Asignatura: Creación de empresas 3

Asunto: cuadro resumen sobre el proceso de organización de una feria de proyectos.

Catedratico: Lic. Walter Noe Aguilera
Presentado por: Lidia Mariela Romero Mejia
Numero de cuenta: 120450072
Sede: Santa Rosa de Copan
Fecha: 30 de marzo 2023
 Cuadro resumen sobre el proceso de organización de una feria de proyectos
Feria de productores
Definir los objetivos
El primer paso a la hora de organizar una feria
comercial es definir los objetivos que se
pretenden conseguir. Hay que marcar unas
prioridades para que, a partir de ellas, podamos
establecer la estrategia que se llevará a cabo
durante el evento.
Establecer un presupuesto
Sabiendo ya lo que pretendemos conseguir con
esa feria, debemos establecer un presupuesto
acorde con los objetivos que nos hemos
marcado previamente. A partir de ahí,
podremos solicitar el stand y todo el material
que se necesite en el evento. La asistencia a
una feria suele suponer un esfuerzo económico
importante, por lo que la medición de la ratio
de coste por impacto real.
Elegir el tipo de evento
No vale cualquier evento, por eso es
recomendable hacer un estudio de las ferias
que se realizan y elegir la más adecuada para
nuestra empresa. Debemos tener en cuenta el
sector, la antigüedad, la dimensión, el
reconocimiento, la periodicidad y el poder de
convocatoria.
La ubicación del stand
Gran parte del éxito dependerá de la posición
del stand. Por ello debemos buscar un espacio
Etapa Pre-feria: organización Etapas de desarrollo de la feria
Debe garantizar que se tenga un recorrido de la El “proyecto feria” podría ser repartido en
feria de forma escrita y señalización del área tres fases distintas: antes, durante y después.
ferial, debe apoyar en la información de Es decir: la preparación para la feria, la
opciones de hospedaje, servicios varios como presencia en la feria y la fase de evaluación
alquileres de muebles necesarios para el y seguimiento (“follow-up”) después de la
montaje. Adicionalmente apoya la distribución feria.
de espacio, el diseño y decoración o
ambientación.
Esta 1ra.Etapa: Pre-Feria (Planificación y
Organización)
describe la forma de cómo planificar y organizar
este tipo de eventos
previo a su ejecución. Especialmente, trata de las
actividades concretas
que debe realizar cada una de las comisiones
asignadas. Así mismo, se
definen las funciones o roles de cada uno de los
miembros que integran el comité
organizador, Coordinación general de evaluación,
Equipo de trabajo
y comisiones.
con gran flujo de gente, normalmente los
pasillos centrales. Suelen ser lugares muy
cotizados, por lo que será fundamental
negociarlos con anticipación.
Elegir un mensaje
Preparar un breve discurso con las claves más
importantes que definen nuestra empresa
puede servir de gran ayuda para tratar con el
público. No debe ser un texto memorizado,
porque entonces perdería la frescura y
espontaneidad necesarias en este tipo de
muestras. Es conveniente adaptarlo al receptor,
ya que no le diremos lo mismo a un posible
proveedor que a un cliente.
Composición del stand
A la hora de preparar el stand, debemos tener
en cuenta una serie de elementos para captar
más la atención del público. Es preciso ofrecer
distintas opciones de información para atraer a
los diferentes tipos de asistentes. Habrá
quienes prefieran los folletos, mientras que a
otros les gustará interactuar en una tablet.
Anunciar la participación
Otro punto importante es contar con un plan de
comunicación y marketing que apoye la
presencia de la empresa en la feria.
Personal cualificado en el stand
Es muy importante que las personas que
atienden en el stand estén plenamente
cualificadas para el tratamiento directo con el
público. Es recomendable, aunque cueste algo
más de dinero, contratar a profesionales en este
campo.

Hacer una evaluación

Una vez finalizada la feria comercial, el trabajo
debe continuar. Realizar un seguimiento de las
acciones realizadas permitirá conocer los
resultados reales de la muestra, si hemos
cumplido o no los objetivos marcados al
principio y establecer mejoras de cara a
próximos eventos.
Control de accesos y seguridad
A través de la tecnología, se puede realizar un
control de los accesos a los recintos feriales.
Mediante la planificación, la tecnología y la
ejecución, podemos mejorar la seguridad de un
evento.
 Actividades complementarias de la feria
El Ayuntamiento de Segorbe ha organizado una serie de
actividades complementarias para dinamizar y potenciar la décima
edición de la Feria del Voluntariado, que está previsto celebrar el
próximo sábado en el Jardín Botánico Pau.
Dichas actividades incluyen la celebración a las seis de la tarde de
un pasacalle de globos y pompas, a cargo del grupo Chanchan
Teatro. Esta actividad partirá desde la plaza General Giménez Salas
de Segorbe y acompañará al público hasta la Feria.
Presupuesto de la feria
El stand supone en torno a un 32%. Este concepto engloba todos
los elementos que generalmente nos incluye la empresa que nos
hace el stand. El diseño del stand, la construcción de todos sus
elementos, el montaje y desmontaje del mismo, la gráfica o el
alquiler del mobiliario. Las tasas de montaje y desmontaje, el
alquiler de maquinaria para carga y descarga también están
considerados dentro del coste del stand ya que son conceptos que
normalmente nos incluye la misma empresa que nos hace el stand.

Además, durante la tarde, se ha organizado un programa de El transporte rondará el 9% de nuestro presupuesto. Esto es el
dinamización para todos los públicos, con zumba, batukada, transporte de los productos o piezas que vamos a exponer y que
peluquería y estética y actividades infantiles. enviamos directamente desde nuestra empresa, así como las tasas,
pagos de aduana, seguros o cualquier otro envío de mercancía que
En la feria está prevista la participación de una veintena de hagamos a la feria. Dentro del transporte se considera el transporte
asociaciones y ONGDs, que presentarán sus obras sociales ante el del stand, aunque nos lo gestione y facture directamente la empresa
público segorbino, entre las 18:00 y 21:00 horas de la tarde que nos hace el stand siempre es un concepto aparte que podemos
controlar o hacer por nuestra cuenta, en numerosas ocasiones se
unifica el transporte del stand y de nuestra mercancía. El
almacenamiento de embalajes durante la feria se incluyen también
en esta partida.

El 18% de nuestro presupuesto es lo que nos cuesta el personal y

los viajes. El personal que va a atender el stand, ya sea personal de
nuestra empresa o personas externas que subcontratamos como
azafatas o intérpretes. Las dietas de esas personas, así como los
gastos de alojamiento, viajes y cualquier otro gastos que generen.
La formación y vestimenta del personal también se incluyen, si las
hay.
Los servicios feriales suponen un 7% del total. Esto son los
servicios que contratamos directamente a la feria, como la
electricidad, agua, puntos de cuelgue, wifi, lectores de tarjetas,
limpieza, o seguridad.

La promoción que hagamos se llevará el 9% del presupuesto.

Contemplamos aquí las acciones de comunicación y publicidad que
llevamos a cabo. Invitaciones, anuncios, promociones, material
grafico, traducciones, campañas, merchandising, hospitality,
sponsorizaciones, etc.

El 5% restante son otros gastos que en cada caso surjen según el

evento. Pases extra, pases de parking, asistencia a conferencias,
entradas a alguna cena o evento paralelo a la feria y cualquier gasto
extra no incluido en los conceptos anteriores