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La Relacin Interdepartamental

Como en todo proyecto el xito se logra con el trabajo en equipo que en


este caso particular no solo es importante el trabajo del equipo de a y b sino
entre los diferentes departamentos involucrados en la gestin del seminario.
Podramos decir que la misma comienza con el primer contacto que tendr
el cliente con nuestro seminario que generalmente se realiza a travs de
inscripciones el cual est encargado por el rea de Consultas y Contacto.
Otro departamento fundamental es el de Eventos que es quien ser
responsable de la operacin del evento en donde estar involucrada los
ponentes, el lugar, las charlas , plan de contingencia entre otros ; el
servicio a cargo del gerente ser el de contactar a posibles expositores
luego enviar invitaciones para que dicten el seminario, estar en contacto
con ellos antes, durante y al finalizar el seminario . Disear un horario al
que puedan acoplarse los expositores , Pedir un tema especfico y un breve
resumen del mismo para luego con esta informacin poder hacer publicidad
, que estar a cargo del rea de marketing.
Adems de ello el rea de eventos se encargar del mantenimiento quien
ser responsable del buen funcionamiento de equipos, luminarias,
refrigeracin/calefaccin, conexiones especiales que haya que realizar , de
la seguridad, quienes velarn por el cuidado de las pertenencias de los
expositores y clientes del seminario, y el de recepcin, quienes brindarn
tanto el servicio a quienes asistan al seminario como informacin sobre el
evento que se est realizando y lugar donde deben concurrir los asistentes.
Prcticamente todos los departamentos del seminario debern trabajar en
equipo para lograr el xito del evento.

El departamento de marketing/ ventas tendr un plan de comunicacin de


eventos organizados por el seminario como podran ser festivales, noches
temticas o visitas tcnicas que se realizar a travs de diferentes medios:
prensa, peridicos, redes sociales y reas pblicas, radio, pgina web, etc.

Herramientas necesarias
Para que un evento sea exitoso debemos:

Conocer el inters del pblico que participar.

Integrarse a la estrategia de comunicacin del anunciante.

Desarrollar una buena convivencia entre el prestador del


servicio(ponentes), organizadores y el pblico .
Identificar los objetivos.
Concebir el evento a medida, personalizado.
Fijar un presupuesto y tratar de mantenerlo.
Nunca decir que es imposible pero asegurarse de la viabilidad del
proyecto.
No tolerar ninguna falla en la logstica.
Preveer los posibles problemas , es decir contar con un plan de
contingencia.

Los pasos a seguir en la organizacin del seminario deberan ser: