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Microsoft Excel II

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s Procesador Microsoft Excel II 2 PAGE AGE 2 1 ocesador de Textos

SYLLABUS DE MICROSOFT EXCEL II

1. DATOS GENERALES.AGE 2 1.1. Curso : Tcnico Operador de Office. 1.2. Asignatura : Microsoft Excel II 1.3. Sesiones : 08 Sesiones. 1 1.4. Frecuencia : L-M-V / M-J-V / S / D 1.5. Horas por Cla. tericas : 08 Horas. 1.6. Horas de Laboratorio : 08 Horas. ocesador 1.7. Horas de Lab. Libre de Textos : 08 Horas. 1.8. Horas de Seminario : 02 Horas.

Prof. Johnny Yaya Ramos 2. DESCRIPCION DE LA ASIGNATURA.Microsoft Office Excel 2007 avanzado, es un potente software de desarrollo que permite automatizar Prof. Johnny Yaya Ramos tareas frecuentes grabando y editando macros; aplicar tcnicas de bases datos: listas, filtros, Procesador dede Textos subtotales, tablas dinmicas, grficos para resumir y analizar datos; personalizar hojas de clculo con de Textos el uso de Procesador formularios, etc. Estas aplicaciones avanzadas permiten solucionar y elaborar informes Organizacin educativa profesionales. 3. CAPACIDADES TERMINALES.Organizacin educativa Formamos profesionales Realizar procesos con grficos y Manejar Funciones de Bsqueda. Realizar bsqueda de datos mediante el uso de criterios. Formamos profesionales Realizar Operaciones en un Base de datos y Manejar la informacin a 1travs de datos dinmicos; Automatiza Operaciones. Identificar y aplicar los1controles de formulario 1 Valorar la importancia del manejo de Bases de Datos.
4.

s en clase, ejecutado en un CONTENIDO TRANSVERSAL.- Tema de reforzamiento, a lo tratado proyecto de trabajo y/o s de acuerdo al cronograma tcnico y fechas cvicas. Procesador

5. TEMAS A TRATAR.PAGE 2 Procesador Creacin de grficos, formato de grficos, Funcin Buscar (BuscarV, BuscarH, Indice), Validacin de PAGE 2 Datos, Ingreso de Datos usando Datos-Formulario. Orden de listas o base de datos (Por un criterio o campo, por varios campos, agregar campos de ordenacin), Filtros (Autofiltro y filtro avanzado), AGE 2de campos a travs del Funciones de base de datos. Tablas Dinmicas (Generacin de resultados asistente para tablasAGE dinmicas), Macros. 2 6. ESTRATEGIAS METODOLOGICAS.1 Las clases tienen la siguiente estructura: una clase de teora y la siguiente de prctica; dictndose 08 horas de teora, 08 horas de prctica con docente, y 08 horas de practicas calificadas sin apoyo ocesador de Textos docente, desarrollndose bajo la utilizacin de mtodos enfocados por CAPACIDADES TERMINALES y tangibilizada en proyectos de trabajo mensuales, en los sistemas de enseanza / ocesador de Textos aprendizaje, aplicando a su vez las tcnicas necesarias para alcanzar los objetivos de dominio laboral del estudiante, aplicando casos prcticos bajo la supervisin y asesora del profesor-Instructor. 7. DESARROLLO DE CONTENIDOS. 1era. Sesin: Conceptual. Creacin de grficos, formato de grficos. Funciones de texto (Izquierda, Derecha, Extrae, Mayusc., Minusc., Reemplazar, Concatenar. 2da. Sesin: Procedimental. (Laboratorio) Personalizacin de grficos (variedad de formatos), funciones aplicadas a ejercicios para obtener valores. Prctica dirigida N 1. (Temas de clase 1 y 2). 3era. Sesin: Conceptual. Funcin Buscar (BuscarV, BuscarH, ndice). Validacin de Datos, Ingreso de Datos usando Datos-Formulario. Orden de listas o base de datos (Por un criterio o campo, por varios campos, agregar campos de ordenacin).

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4ta. Sesin: Procedimental. (Laboratorio) Permitir el ingreso de caracteres y valores para el mejor uso de tablas, as como el uso de las herramientas para ordenar AGEy2uso de funciones de bsqueda. Prctica dirigida N 2. (Temas de clase 3 y 4). 5ta. Sesin: Conceptual. 1 Funciones de base de datos y macros. Filtros (Autofiltro y filtro avanzado). Tablas Dinmicas 6ta. Sesin: Procedimental. (Laboratorio) Generacin de resultados de campos a travs del asistente para tablas dinmicas. Grabar rdenes y ocesador de Textos agregarlas a botones. Prctica dirigida N 3. (Temas de clase 5 y 6). 7ma. Sesin: Conceptual. Controles de formulario (Cuadro de lista, cuadro combinado, botones de opcin, casilla de verificacin, Prof. Johnny Yaya Ramos botn de comando, control de numero, barra de desplazamiento, etc.). 8va. Sesin: Procedimental. (Laboratorio) Procesador de Textos Prctica dirigida por el docente N4. (Temas de clase 7). Evaluacin Final.

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SEMINARIO MENSUAL.- Tema de actualizacin y/o especializacin. 8. EVALUACION.Nota de Laboratorio: 1 + (L4) PL = (L1) + (L2) + (L3)

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Promedio Final:

( PL + PT + IS + PA) + EF 4 sPF = 2

PF = PROMEDIO FINAL Procesador PL = PROMEDIO DE LABORATORIO PAGE 2 PT = PROYECTO DE TRABAJO IS = INFORME DE SEMINARIO EF = EVALUACION FINAL (Terico-Prctico) PA = PROMEDIO ACTITUDINAL AGE 2 9.-FUENTES DE CONSULTA: BIBLIOGRAFA Manuales del usuario www.aulaclic.es

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Prof. Johnny Yaya Ramos Procesador de Textos Organizacin educativa Formamos profesionales 1 1 s Procesador PAGE 2 AGE 2 1 ocesador de Textos

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Captulo
Captulo Captulo Captulo

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Temas AGE 2

1 Creacin de grficos, formato de grficos. Funciones de ocesador de Textos texto (Izquierda, Derecha, Extrae, Mayusc., Minusc., ocesador de Textos Concatenar. Reemplazar,

Personalizacin de grficos (variedad de formatos), Prof. Johnny Yaya Ramos Procesador de Textos valores. funciones aplicadas a ejercicios para obtener
Procesador de Textos Organizacin educativa Formamos profesionales 1 1 Capacidades Organizacin educativa Formamos profesionales 4 4 s Procesador grficos PAGE 2 AGE 2 AGE 2 1 ocesador de Textos ocesador de Textos 4

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Realizar procesos con Funciones de Bsqueda. Procesador


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Manejar

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Introduccin

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Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita 1 su interpretacin. Vamos a ver en esta unidad, cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos de Textos en una hoja ocesador de clculo. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los datos. A menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo: - Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.

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- Como hoja de grfico : Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en Formamos profesionales las hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto.

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CREAR GRFICOS 1
Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la seccin Grficos que se encuentra en la pestaa Insertar.

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Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el grfico, de esta forma, Excel podr generarlo automticamente. En caso contrario, el grfico se mostrar en blanco o no se crear debido a un tipo de error en los datos que solicita. Como puedes ver existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin. Podemos seleccionar un grfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.

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En cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de grfico...

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Hacer clic en esa s opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar grfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la seccin Grficos . Procesador

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Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo.

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Si seleccionaste un rango de celdas vers tu nuevo grfico inmediatamente y lo insertar en la hoja de clculo con las caractersticas predeterminadas del grfico escogido. Si has AGE decidido probar suerte y no tenas celdas seleccionadas, debers 2 seguir leyendo los siguientes apartados.

1
AADIR UNA SERIE DE DATOS Este paso es el ms importante de todos ya que en l definiremos qu datos queremos que aparezcan en el grfico. UnaProf. vez tengamos un grfico sobre la hoja de clculo, aparecern nuevas pestaas Johnny Yaya Ramos para mostrarnos nuevas opciones. Si observamos la pestaa Diseo encontraremos dos opciones muy tiles:

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Primero nos fijaremos en el botn Seleccionar datos. Desde l se abre el siguiente cuadro de dilogo: s

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Observa detenidamente el contenido de esta ventana. Como ya hemos dicho es la ms importante porque se encargar de generar el grfico.

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As pues tenemos s un campo llamado Rango de datos del grfico donde podremos seleccionar el rango de celdas que se tomarn en cuenta para crearlo. En el caso de la imagen, las celdas que se tomaron eran 5 y tenan los valores 445, 453, 545, 453 y Procesador 345. PAGE 2 Pulsa el botn y selecciona las celdas, automticamente se rellenar el campo AGE 2 de texto con el rango correcto.

1
Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociar unos al eje de Textos horizontalocesador (categoras) y otros al eje vertical (series). Ten en cuenta que hay grficos que necesitan ms de dos series para poder crearse (por ejemplo los grficos de superficie), y otros en cambio, (como el que ves en la imagen) se bastan con uno solo.

Utiliza el botn Editar de las series para modificar el literal que se muestra en la leyenda del grfico. Del mismo modo tambin podrs modificar el rango de celdas que se incluirn tanto en las series como en las categoras.

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MODIFICAR LA POSICIN Y EL TAMAO DE UN GRFICO


Para cambiar de posicin un grfico dentro de una hoja de clculo: 1. Seleccione el grfico. 1 2. Site el puntero del mouse sobre el grfico. El puntero del mouse se convertir en una flecha blanca que apunta hacia la izquierda. ocesador de Textos 3. Pulse el botn del mouse y mantenindolo pulsado, arrstralo hasta donde desees colocar el grfico. 4. Suelte el botn del mouse. Para cambiar el tamao de un grfico: 1. Seleccione el grfico.

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2. Site el puntero educativa del mouse sobre cualquiera de los indicadores alrededor del Organizacin cuadro del grfico (como si se deseara cambiar de tamao una ventana). El puntero del mouse se convertir en una flecha de dos puntas. 3. Pulse el botn 1del mouse y mantenindolo pulsado, arrstralo hasta la posicin deseada. Si deseas mantener la relacin de aspecto, es decir, la proporcin de su longitud y su altura, mantn pulsada la tecla CTRL o MAYUS. 4. Suelta el botn del mouse.

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1 s

FUNCIONES DE TEXTO

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Todas estas funciones permiten manipular textos o porciones de textos dentro de una celda. AGE 2 Funcin =IZQUIERDA(cadena;caracteres) 1 Extrae caracteres desde el extremo izquierdo de una cadena. Funcin =DERECHA(cadena;caracteres) ocesador de Textos Extrae caracteres desde el extremo derecho de una cadena. Funcin =EXTRAE(cadena;pos_inicial;caracteres) Extrae caracteres de una cadena, empezando de la pos_inicial. Funcin =HALLAR(cad1;cad2) Devuelve el nmero de posiciones de la ocurrencia de cad1 en cad2. Funcin =LARGO(cad) Devuelve la longitud de una cadena de texto. Los espacios son tomados en cuenta

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As podr incluso combinar funciones. ocesador de Textos

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MANEJO DE TEXTO

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CONCATENAR CELDAS

Formamos profesionales En Excel el smbolo que sirve para concatenar celdas es el operador (&), as podramos usar frmulas de este tipo: 1 =D4 & A4 1 Y el resultado ser s Procesador PAGE 2 AGE 2
Incluso podr unir textos y celdas, as =B4 & , & C4 .el resultado ser

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Al concatenar celdas que contienen slo nmeros, el resultado es tambin un nmero, es as que puede ser utilizado en algn clculo.

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Modificar las caractersticas del grfico


En la pestaa Presentacin AGE 2 podrs encontrar todas las opciones relativas al aspecto del grfico.

1 Por ejemplo, podrs decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrcula de fondo para poder leer mejor los resultados. Todo esto lo encontraras en la seccin Ejes: ocesador de Textos

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Utiliza las opciones de la seccin Etiquetas para establecer qu literales de texto se 1 mostrarn en el grfico:

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De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del grfico y arrastrarlas para colocarlas en la posicin deseada.

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Desde esta seccin tambin podrs configurar la Leyenda del grfico.

Finalmente destacaremos las opciones de la seccin Fondo que te permitirn modificar el modo en el que se integrar el grfico en el cuadro de clculo.

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La primera opcin rea de trazado, slo estar disponible para los grficos bidimensionales (como el de la imagen de ejemplo anterior).

AGE 2 interior del grfico y Giro 3D modifican el aspecto de los Cuadro Grfico , Plano grficos tridimensionales disponibles: 1

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Excel 2007 ha sido diseado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, as que despus de AGE un par 2 de pruebas con cada una de estas opciones entenders perfectamente sus comportamientos y resultados.

1 unos cuantos grficos con datos al azar y vers el provecho que Practica primero con puedes sacarle a estas caractersticas. ocesador de Textos

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Captulo Captulo Captulo

s Procesador PAGE 2 AGE 2 Temas Microsoft Excel II

Funcin Buscar (BuscarV, BuscarH, ndice). 1 Validacin de Datos, Ingreso de Datos usando DatosFormulario. Orden de listas o base de datos (Por un ocesador de Textos criterio o campo, por varios campos, agregar campos de ordenacin). Permitir ingreso de caracteres y valores para el mejor uso de Prof. Johnny Yaya el Ramos tablas, as como el uso de las herramientas para ordenar y uso de funciones de bsqueda. Procesador de Textos

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Realizar bsqueda de datos mediante el uso de Procesador criterios.


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FUNCIONES DE BSQUEDA

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En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las 1 eso existe una agrupacin de funciones especficas para realizar frmulas diseadas. Por bsquedas de datos. Comprendamos qu es en una bsqueda, cuando queremos encontrar alguna informacin ocesador de s Textos de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una bsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto fsico, si Yayade Ramos buscamos Prof. el n Johnny de telfono un restaurante, buscamos en la gua de telfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos Procesador de Textos por eso buscamos por otros datos que s conocemos. Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar bsquedas: Organizacin educativa Funcin

Formamos profesionales 1 1 s

Descripcin Devuelve el nmero de rangos de celdas contiguas Busca valores de un rango de una columna o una fila Busca en la primera fila de la tabla o matriz de valores Busca un valor en la primera columna de la izquierda Devuelve la posicin relativa de un elemento Devuelve el nmero de columna de una referencia Devuelve el nmero de columnas que componen la matriz Devuelve una referencia a un rango Crea una referencia de celda en forma de texto Elige un valor o una accion de una lista de valores Devuelve el nmero de fila Devuelve el nmero de filas Crea un acceso directo a un documento Extrae datos almacenados en una tabla dinmica

AREAS(ref) BUSCAR(...)

BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en; indicador_filas;ordenado) BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en; PAGE 2 indicador_columnas; ordenado)

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AGE 2 COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en; tipo_de_coincidencia) 1


COLUMNA(ref) COLUMNAS(matriz)

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DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho) DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja) ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...) FILA(ref) FILAS(matriz) HIPERvnculo(ubicacin_del_vnculo; nombre_descriptivo) IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos; tablas_dinmicas;campo1;elemento1;

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campo2;elemento2...) INDICE(matriz;num_fila;num_columna)

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Devuelve el valor de una celda en la interseccin de una fila y una columna Devuelve una referencia especificada Intercambia las filas por las columnas en una matriz

INDIRECTO(ref;a1) TRANSPONER(matriz)

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Ejercicio paso a paso. que buscan. Prof. Johnny Yaya Funciones Ramos
1 Si no tienes abierto Excel2007, Procesador de Textosbrelo para realizar el ejercicio. 2 Escribe en la Columna B unos 10 nombres de personas conocidas e imaginarias, por Organizacin educativa ejemplo Jose, Juan, Javi, Maria... Cada uno en una celda, pero ten en cuenta de ponerlos siempre enFormamos la columna profesionales B. 3 Ahora en la Columna C escribe nmeros de telfono al lado de cada nombre que has 1 introducido antes. Vamos a hacer uso de la funcin BUSCAR(), utilizaremos la celda D5 para introducir el nombre a buscar y la celda D11 para albergar el telfono de la persona buscada.

1 s

4 As pues, sitate en la celda D11 y pulsa sobre Procesador y referencia y elige la funcin BUSCAR(). PAGE 2 5 Pulsa Aceptar.

, selecciona la categoria de bsqueda

6 En el parmetro valor_buscado introduce o selecciona la celda D5, en vector_de_comparacin escribe "B:B" o selecciona la Columna B y en el parmetro 1 vector_resultado escribe "C:C" o selecciona la Columna C. 7 Introduce un nombre en la celda D5, un valor que se encuentre en la columna B y mira ocesador de Textos que ocurre. En la celda D11 debe aparecer el telefono de la persona. Ahora vamos a utilizar la funcin TRANSPONER(), que es una poco ms compleja, pero tampoco mucho. Recordemos que transponer significa cambiar filas por columnas y viceversa. Es decir si tenemos los datos en fila, al transponer obtendremos los datos en columna. 8 Sitate en la celda A15 y pulsa sobre , selecciona la categoria de bsqueda y referencia y elige la funcin TRANSPONER(). Pulsa Aceptar. En el nico parmetro que nos pide "Matriz" debemos seleccionar la matriz de filas y columnas que vamos a transponer. 9 Seleccionar la matriz de B1:C10.

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La formula ya est hecha, pero vemos que nos d un error de valor, esto se debe a que la frmula hace referencia a una matriz y no a una nica celda. Para que la transposicin se efectue correctamente repetir la frmula para todas las celdas a transponer AGEdebemos 2 siguiendo los siguientes pasos. 10 A partir de la celda de la frmula ( A15) esta incluida, selecciona las celdas necesarias para cubrir la matriz transpuesta, es decir una matriz de 2 filas por 10 columnas que se correspondern con la matriz A15:J16, pulsar F2 y seguidamente Ctrl+Mayus+Enter. De ocesador de Textos este modo la formula se copia al resto de celdas y se ejecuta correctamente. 11 Guarda el libro de trabajo en la carpeta Mis documentos del disco duro con el nombre de Funciones de bsqueda.

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12 Cierra el libro de trabajo.

VALIDACION DE DATOS

Mediante esta opcin el usuario podr especificar que datos se pueden ingresar en un rango de celdas. De tal manera que se pueden restringir el ingreso de datos a los Formamos profesionales exclusivamente sealados. Ayuda adems la opcin de que al ubicarse en una celda donde se aplique la validacin se 1 presente un mensaje 1. Ingresar los datos en modo lista que sern validados. De preferencia debe 1 datos en una zona de la hoja de clculo donde el usuario que introducirse estos usar0 la base de datos no tenga fcil acceso. Por ejemplo, en la celda A65530 s ingresar lo siguiente.

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Procesador PAGE 2 AGE 2 indicar en que rango de celdas se aplicar la validacin. Por 2. A continuacin debe ejemplo: 1

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3. Seleccionar el rango de celdas g2:g22 que es donde se tendr que colocar En trmite o Sentenciado

AGE 2 Datos. 4. Seleccione el men


5. Seleccione el men 1 Validacin. 6. All debers escoger entre las opciones de Permitir la opcin Lista ocesador de Textos

Prof. Johnny Yaya Ramos Procesador de Textos Organizacin educativa Formamos profesionales 1 1 s digitar el rango de celdas que contienen los datos a validar 7. En la opcin Origen Procesador PAGE 2 AGE el 2 buen funcionamiento de la validacin cuando al seleccionar 8. Se comprobar cualquiera de las celdas donde se aplic dicha opcin, esta mostrar un botn que 1 de datos que van a ser validados contiene la lista
9. lic en el botn y luego clic en cualquiera de las opciones de la lista. Dicha opcin aparecer en la de celda. ocesador Textos

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FORMULARIOS PARA TRABAJAR CON BASE DE DATOS


Es una forma ms ordenada y funcional de ver los registros de una base de datos, AGE 2 mostrando una ventana que contiene la totalidad de campos que conforman su lista. Para usar esta opcin, realizar: 1. Seleccione el men Datos. 2. Seleccione Formularios. 3. Esta opcin despliega la siguiente caja de dilogo: ocesador de Textos

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Se despliega una formula de datos que se puede usar para cambiar registros, poner un Nuevo registro, Eliminar un registro y Buscar registros. Si se hacen cambios, se pueden s Restaurar antes de presionar enter o cambiarse a otro registro. Si se eliminan registros no se podrn recuperar.

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ENCONTRAR LOS REGISTROS


Al hacer clic sobre el botn AGE 2 Criterios se despliega la siguiente caja de dilogo:

1 ocesador de Textos
CRITERIO ha cambiado por FORMULARIO

En esta caja se pueden determinar que registros se estn buscando, estableciendo criterios en cada uno de los campos. Tambin se pueden utilizar operadores de comparacin y comodines. Use los botones Buscar siguiente y buscar anterior para ir visualizando todos los registros que cumplan con el criterio.

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ELIMINAR REGISTROS

Usted puede eliminar registros de su base de datos. En la ventana de formularios, use el AGE 2 botn Eliminar para borrar el registro que se muestra. Esta accin lo que realmente hace es eliminar la fila que contiene dicho registro.

ORDENAR UNA BASE DE DATOS ocesador de Textos

Puede reorganizar las filas o las columnas de una lista basndose en los valores de la lista, ordenndolos. Al ordenarlos, Excel reorganiza las filas, las columnas o las celdas individuales Prof. Microsoft Johnny Yaya Ramos utilizando el orden que especifique. Pueden ordenarse listas en orden ascendente (del 1 al

Procesador de Textos 9, de la A a la Z, de la fecha ms antigua a la ms reciente) o descendente .


Para ordenar datos no es necesario que estn agrupados en la misma forma en que se agrupa una base de datos, puede ser filas o columnas aisladas.

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Sin embargo, uno de los usos ms comunes para las opciones que ordenan los datos es en las 1 bases de datos.

ORDENAR REGISTROS
Pueden ordenar los registros directamente en forma ascendente o descendente, con un solo criterio utilizando los siguientes iconos:

1 s

Procesador PAGE 2 Ascendente


Descendente

Para utilizar la opcin de los iconos es necesario colocarse en algn registro del campo que desea tomar como criterio 1 y hacer clic sobre el icono (ascendente o descendente).

AGE 2

ORDENAR LOS DATOS USANDO MS DE UN CRITERIO ocesador de Textos


Excel permite especificar ms de un criterio para ordenar sus registros. As usted puede especificar hasta 3 criterios distintos para ordenar la tabla.

Realizar lo siguiente: 1. Seleccione el men Datos. 2. Seleccione Ordenar. 3. Se muestra la siguiente ventana:

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En las cajas de Orden por y Luego por se selecciona de la lista, el nombre del campo con el que se quiere ordenar y la prioridad. Excel permite manejar hasta tres prioridades como se puede verAGE con 2los criterios. Cada criterio se puede ordenar Ascendente o Descendente. Si se manejan encabezados en la seleccin se determina en la lista tiene fila de encabezamiento 1. En Primer criterio de ordenacin se elige alguna de las opciones que Excel 2003 tiene creadas. Se pueden crear ms criterios, que se revisarn posteriormente. Tambin se ocesador de Textos puede determinar que sea sensible a las maysculas en Coincidir maysculas / minsculas. Segn se tengan acomodados los datos se debe seleccionar la Orientacin ya sea Ordenar de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha. El resultado de ordenar los Ramos datos del ejemplo siguiente, si le indicamos a Excel que Prof. Johnny Yaya ordene los registros por N el orden sera como se muestra:

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PERSONALIZAR EL TIPO DE ORDEN
Usted puede cambiar el tipo de ordenacin a uno personalizado. Por ejemplo al usar como criterio de ordenacin un campo turno, los registros se ordenaran alfabticamente 1 (maana, noche y tarde), obteniendo un resultado poco real. Para cambiar el tipo de ordenacin se realizara: 1. Crearocesador una lista con el orden que usted quiere. de Textos 2. Aada la lista a la lista personalizada de Excel.

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3. 4. 5. 6.

Seleccione la lista y elija el men Herramientas Seleccione Opciones. Elegir la ficha Listas Personalizadas. Haga clic en el botn Importar

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7. la

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el botn Opciones Organizacin educativa 8. En el cuadro Primer Criterio, seleccione la lista creada. 9. Al Formamos Aceptar, Excel tomar la lista como criterio y ordenar los datos en base a ella profesionales (maana, tarde y noche).

Luego, en ventana Ordenar, haga clic en

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Captulo Captulo Captulo

s Procesador PAGE 2 AGE 2 Temas Microsoft Excel II

Funciones de base de datos y macros. Filtros (Autofiltro y filtro 1 avanzado). Tablas Dinmicas.
ocesador de Textos de resultados de campos a travs del asistente para Generacin

tablas dinmicas. Grabar rdenes y agregarlas a botones.


Prof. Johnny Yaya Ramos Procesador de Textos Organizacin educativa Formamos profesionales 1 1 Capacidades s Realizar Operaciones en un Base de datos y Manejar la informacin a travs de datos dinmicos; Automatiza Operaciones. Procesador PAGE 2 AGE 2 1 ocesador de Textos

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FUNCIONES DE BASE DE DATOS

AGE 2 de datos; Nombre de campo; Criterios) Funcin BDCONTAR(Base 1 que contienen nmeros en una columna de una lista o base de Cuenta las celdas datos y que concuerdan con las condiciones especificadas. El argumento Nombre de campo es opcional. Si se pasa por alto, BDCONTAR cuenta de Textos todos ocesador los registros de la base de datos que coinciden con los criterios.
Funcin BDEXTRAER(Base de datos; Nombre de campo; Criterios)

Prof. un Johnny Extrae nico Yaya valor Ramos de una columna de una lista o base de datos que coincida con las condiciones especificadas. Procesador de Textos
Funcin BDMAX(Base de datos; Nombre de campo; Criterios)

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Devuelve el valor mximo de una columna de una lista o base de datos que coincida Formamos profesionales con las condiciones especificadas. Funcin BDMIN(Base 1 de datos; Nombre de campo; Criterios)

1 mnimo de una columna de una lista o base de datos que coincida Devuelve el valor con las condiciones especificadas. s
Funcin BDPRODUCTO(Base de datos; Nombre de campo; Criterios)

Procesador PAGE 2 Multiplica los valores de una columna de una lista o base de datos que coincidan con
las condiciones especificadas.

Funcin BDPROMEDIO(Base de datos; Nombre de campo; Criterios) Devuelve el promedio de los valores de una columna de una lista o base de datos que coinciden con las condiciones especificadas. Funcin BDSUMA(Base de datos; Nombre de campo; Criterios) Suma los nmeros de una columna de una lista o base de datos que concuerden con las condiciones especificadas.

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BASE DE DATOS
Una base de datos es una serie etiquetadas de filas de hoja de clculo que contienen datos relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto de nombres y nmeros de telfono de clientes. Una lista puede utilizarse como una base de datos, en que las filas corresponden a los registros y las columnas a los campos. La primera fila de la lista tiene los rtulos de columna.

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CREAR UNA BASE DE DATOS


Cuando se tienen varios datos ordenados y clasificados adecuadamente, se tiene una base AGE 2 de datos. Por lo tanto, una base de datos es un conjunto de datos que pertenece a una misma entidad, objeto o individuo. Ejemplo:

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Cada rengln es un registro y cada columna un campo. Los datos de la misma fila, que son un 1 mismo pedido. Cada columna es un campo, contiene todos los datos registro, pertenecen al necesarios para formar un registro y permite clasificarlos y ordenarlos.

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FILTROS AUTOFILTROS

Microsoft Excel II

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Una de las operaciones ms comunes que se hacen con las bases de datos es la consulta. 1 Cuando se hace una consulta, normalmente se estn buscando registros que coincidan con algn valor o criterio. Existen varias formas de buscar esa informacin, los Filtros son una de ellas. Para aplicar un filtro a una base de datos realizar: 1. 2. 3. 4. Seleccione el men Datos. Seleccione Filtro. Seleccione Autofiltro. ElProf. resultado ser similar al siguiente: Johnny Yaya Ramos

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El comando Autofiltro, aplica flechas para abrir mens colgantes en el encabezado de la base de datos. Con estos mens colgantes, se pueden elegir las opciones de consulta.

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Segn el campo, aparecen las posibles combinaciones de los registros que se pueden buscar. La opcin (Todas), va a mostrar todos los registros sin importar ningn criterio. La opcin (Vacas), muestra los registros que estn vacos en ese campo. La opcin (No vacas) realiza la accin Contraria.

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1 s Procesador PAGE 2 AGE 2 1 ocesador de Textos Microsoft Excel II

USAR CRITERIOS COMPUESTOS


Al seleccionar Personalizar, aparece la siguiente caja de dilogo:

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Con el Autofiltro Personalizado se pueden determinar que registros exactamente se estn buscando. Se pueden utilizar operadores de comparacin que ya se encuentran en Organizacin educativa la lista:

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Formamos profesionales OPERADOR

COMPARACIN
Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Diferente a

> <

1 1 s

Procesador PAGE 2

>= <=

AGE <>2 1

Con el operador se selecciona el registro con el que se est comparando tambin de la lista Excel XP permite utilizar ocesador de Textoscomodines que son: ( ?) para representar un carcter individual y (*) para representar cualquier serie de caracteres. Los comodines funcionan de la forma como se muestra en el ejemplo:

CRITERIO

ENCUENTRA

F*

Fe*

Fermn Fernando Fulgencio Federico Fermn Fernando Federico

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1 s Procesador PAGE 2 Microsoft Excel II Fernando Fermn Fernando Fermn Fernando Fermn Fernando Federico

Fer* F?r*
1 AGE 2

?er*
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?e*

Con las opciones Y y O se pueden establecer dos criterios. Con la opcin Y los criterios se suman, es decir que se tienen que cumplir con ambos criterios para que encuentre los Procesador de Textos registros deseados. Con la opcin O va a buscar cualquiera de los registros que cumplan con los criterios establecidos, no tienen que cumplir con ambas. Los botones de los campos donde se establecieron filtros y los encabezados de los reglones cambian de color. En cada uno de los campos se pueden establecer filtros y en Formamos profesionales este caso se suman los criterios, es decir que se debe de cumplir con cada uno de los criterios que se marquen 1 en los filtros de los campos. Para deshabilitar todos los filtros, realizar: 1. Seleccione el men Datos. 2. Seleccione Filtro s. 3. Seleccione Autofiltro.

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SUBTOTALES Procesador
Uno de los clculos ms comunes que se hacen en las listas y en las bases de datos es el de los subtotales. Es decir, que se haga una operacin parcial de los registros que se especifiquen en el rango, AGE 2 as como una operacin general de toda la bsqueda. Para realizar esta operacin, realizar:

PAGE 2

1 Datos. 1. Seleccione el men 2. Seleccione Subtotales. 3. Apareciendo la siguiente caja de dialogo: ocesador de Textos

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Esta opcin va a insertar Subtotales en cada cambio de registro segn se le indique, y al final de la lista va a insertar un gran total. Para utilizar esta opcin es necesario que la base de datos o la lista necesariamente un encabezado. Tambin es conveniente AGE tenga 2 que se ordene la lista antes de utilizar esta opcin, pero no es un requisito primordial para que funcione. 1 Esta lista contiene las funciones utilizadas frecuentemente Suma los elementos ocesador Suma de Textos Cuenta Cantidad de valores que no son blancos Promedio Promedio de los elementos en el grupo del subtotal Mx. Valor numrico ms grande en el grupo del subtotal Min. Prof. JohnnyValor Yayanumrico Ramos ms pequeo en el grupo del subtotal Producto Producto de todos los valores del grupo del subtotal Cuenta num. Cantidad de registros o filas que contienen datos numricos Procesador de Textos Desvest Estimacin de la desviacin estndar Desvest Desviacin estndar Organizacin educativa Var Estimacin de la varianza Varp Varianza de una poblacin Formamos profesionales

1 En la lista Agregar Subtotal se determina que campos ven a contar con Subtotal. Se pueden seleccionar todos si as se desea pero el cambio se va a realizar segn lo determinado en la lista1Para cada cambio en.
Reemplazar Subtotales s Actuales, cambia los subtotales anteriores e inserta los nuevos. Salto de pgina entre grupos inserta automticamente un salto de pgina cada vez que termina un subtotal. Resumen debajo de los datos va a colocar cada Subtotal al finalizar Procesador cada rango, de otra forma PAGE 2 lo coloca al inicio de cada rango. Para quitar todos los Subtotales, utilice el botn Quitar Todos. Crear subtotales da como resultado algo similar a lo que aparece a continuacin:

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A este conjunto de elementos se le conoce como esquema. Ntese que del lado izquierdo, junto al encabezado de la fila, aparecen los botones del esquema o smbolos del esquema con la forma de + AGE y -, que 2 sirve para esconder o aparecer las filas que contienen la informacin y dejar solo las de los Subtotales. Con los botones primero al tercero.

se puede abrir o cerrar automticamente todo el nivel del

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TABLAS DINMICAS
Una tabla dinmica combina lo mejor de un Consolidado y de subtotales, para presentar los datos en una forma simple y con un formato y presentacin flexible.

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Un informe de tabla dinmica es una tabla interactiva que se puede utilizar para resumir Procesador de Textos rpidamente grandes volmenes de datos. Podr girar filas y columnas para ver diferentes resmenes de los datos originales, filtrar los datos mostrando diferentes pginas y ver los Organizacin educativa datos especficos de algn rea de inters. Utilice un informe de tabla dinmica cuando desee comparar totales relacionados, especialmente cuando tenga una lista de nmeros larga para resumir y desee realizar 1 comparaciones distintas con cada nmero. Utilice los informes de tablas dinmicas cuando desee que Microsoft Excel realice automticamente ordenaciones y el clculo de subtotales 1 y totales. Como un informe de tabla dinmica es interactivo, usted u otros usuarios pueden cambiar la presentacin de los datos para ver ms detalles o calcular diferentes s resmenes.

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CREAR UNA TABLA DINMICA

Para crear una tabla dinmica debe realizar lo siguiente: 1. Colocar el puntero de celda sobre una celda de la tabla. 2. Seleccione el men AGE 2 Datos. 3. Seleccione Informe de tablas y grficos dinmicos. 4. El asistente lo llevar paso a paso en el desarrollo de su tabla, as se mostrar: 1 PASO 1: Elija la opcin Lista o Base de datos de Microsoft Office Excel y luego clic en la opcin Tabla dinmica . Si selecciona la opcin Fuente de datos externa usted puede usar ocesador de Textos tablas de algn manejador de base de datos relacional: Access o SQL. Se visualiza la siguiente ventana:

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PASO 2: Seleccione el rango de su base de datos. Excel marca automticamente la base de datos sobre la que se encuentra el puntero de celda. Haga clic en siguiente. Se visualiza la AGE 2 siguiente ventana.

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PASO 3: Use elJohnny botn Diseo para definir los campos de su tabla dinmica. Se visualiza la Prof. Yaya Ramos siguiente ventana:

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DESARROLLO DEL DISEO: En esta ventana distribuya y organice los campos de su tabla AGE 2la informacin requerida. La ventana que presenta es la siguiente: de tal forma que muestre

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Para el resumen que se pide, debe arrastrar el campo Agencia a la seccin Pgina, al igual que los campos Vehculo, Turno y Lugar. Luego el campo Vendedor al sector filas, el campo AGE 2 Marca a la seccin Columna y el campo Cantidad al sector Datos. El diagrama sera el siguiente: 1

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Luego que termine el diseo haga clic en Aceptar. PASO 4: La ventana regresa a la ventana del paso 3, elegir donde desea situar la tabla dinmica y a continuacin haga clic en Finalizar. Su tabla dinmica debe ser similar a la siguiente:

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Captulo
Captulo Captulo Captulo

s Procesador PAGE 2 AGE 2 Temas Microsoft Excel II

Controles de formulario (Cuadro de lista, cuadro combinado, 1 botones de opcin, casilla de verificacin, botn de comando, control de numero, barra de desplazamiento, etc.).
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Generacin de resultados de campos a travs del asistente para tablas dinmicas. Grabar rdenes y agregarlas a botones.
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Identificar y Procesador formulario


PAGE 2 AGE 2 1 ocesador de Textos

aplicar

los

controles

de

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FORMULARIOS PARA TRABAJAR CON BASE DE DATOS


Es una forma ms AGE ordenada y funcional de ver los registros de una base de datos, 2 mostrando una ventana que contiene la totalidad de campos que conforman su lista. Para usar esta opcin, realizar: 1 1. Hacer clic en alguna celda de la lista 2. Seleccione Datos. ocesador el demen Textos 3. Seleccione Formularios. 4. Esta opcin despliega la siguiente caja de dilogo:

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Se despliega una formula de datos que se puede usar para cambiar registros, poner un Nuevo registro, Eliminar un registro y Buscar registros. Si se hacen cambios, se pueden Procesador Restaurar antes dePAGE presionar 2 enter o cambiarse a otro registro. Si se eliminan registros no se podrn recuperar.

ENCONTRAR LOS REGISTROS

AGE 2 1

Al hacer clic sobre el botn Criterios se despliega la siguiente caja de dilogo: En esta caja se pueden determinar que registros se estn buscando, estableciendo criterios en cada uno de los campos.

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Tambin se pueden utilizar operadores de comparacin y comodines. Por ejemplo, el criterio G* en el campo Apellido encontrara todos los apellidos que comiencen por G.

AGE Los operadores lgicos en2los campos de tipo numrico pueden ser: >, <, =etc.
Use los botones Buscar 1 siguiente y Buscar anterior para ir visualizando todos los registros que cumplan con el criterio.

AADIR REGISTROS
1.

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Hacer clic en alguna celda de la lista

2. Seleccione el men Datos Prof. Johnny Yaya Ramos 3. Seleccione Formularios.

4. Clic en ele botn Nuevo.

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5. Digitar los datos del nuevo registro 6. hacer clic en el botn Cerrar. Formamos profesionales

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LIMINAR REGISTROS
Usted puede eliminar registros de su base de datos que no interesen. En la ventana de AGE 2 formularios, use el botn Eliminar para borrar el registro que se muestra. Esta accin lo que realmente hace es 1 eliminar la fila que contiene dicho registro. 1. Hacer clic en alguna celda de la lista ocesador de Textos

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2. Seleccione el men Datos 3. Seleccione Formularios.

Prof. Johnny Yaya Ramos 4. Seleccione un registro


5. Clic en ele botn de Eliminar. Procesador Textos 6. Clic en Aceptar. hacer clic en el botn Cerrar.

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FILTRO AVANZADO

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A pesar de que AGE sea 2 muy til y sencillo de manejo, los filtros automticos, estn limitados a uno o dos criterios por cada campo. Por esto, se tienen los Filtros avanzados 1 y el manejo es similar al de los filtros automticos pero con mayores posibilidades de criterios. Los criterios se definen en la misma hoja de clculo. Los criterios de filtro avanzado pueden incluir varias condicionesocesador aplicadas una sola columna. Ejemplos: de a Textos 1. Crear los criterios. 2. Seleccione una celda de la Base Prof. Johnny Yaya Ramos de Datos. 3. Seleccione el men Datos. Procesador de Textos 4. Seleccione Filtro. 5. Seleccione Filtro avanzado. Organizacin educativa 6. Aparece una ventana igual a la Formamos profesionales que existe en la parte inferior. 7. Si el resultado lo desea en la 1 misma hoja selecciona la opcin: Filtrar la lista sin moverla a 1 otro lugar. s lo desea en otra hoja selecciona la opcin: Copiar a 8. Si el resultado otro lugar. Si es as tienes que seleccionar una celda a insertar el Procesador resultado.PAGE 2 AGE 2 1 ocesador de Textos

Criterios

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