Automatización de Oficinas

AUTOMATIZACION DE OFICINAS Automatización:
Del griego antiguo: guiado por uno mismo) es el uso de sistemas o elementos computarizados para controlar maquinarias y/o procesos industriales substituyendo a operadores humanos.

Automatización de Oficina:
Concepto 1: La Automatización de la Oficina vendría a ser la integración de las funciones de toda la información en la oficina, lo que incluye el procesamiento de texto, procesamiento de datos, gráficos, autoedición (publicaciones de oficina), correo electrónico, así como tecnologías de punta, a nivel de software como de hardware, como es el caso de Windows 95, Office 97, Cliente/Servidor, Backoffice, Internet, Intranet, etc. Concepto 2: ELLI y NUTT (1980) "La utilización de tecnología para mejorar la realización de funciones de oficina"Esta definición amplía el término a tecnología, no sólo como las anteriores a la informática, quizás demasiado amplio el término. Así mismo no se reduce al campo espacial de la oficina, sino que habla de las funciones de ésta. Cada autor utilizará tecnología o entorno de la oficina, dependiendo de lo que cada uno entienda qué son estos términos, ampliando por consiguiente los términos o reduciéndolos. Desde una perspectiva Lo cierto es que, en un sentido amplio, la ofimática debería de ser inscrita como una más de las relaciones complejas del triángulo tecnología-individuo-sociedad.

Introducción
Los programas automatizados para equipos de cómputo personales instalados en las oficinas se han convertido en una parte indispensable de la administración electoral en muchos países. Los programas de procesamiento de textos han reemplazado las máquinas de escribir; los programas de bases de datos han reemplazado a las listas electorales basadas en papel, los inventarios y las listas de personal así como los programas de organización personal han reemplazado a las agendas de papel.

Fig. 1

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incluyendo dictados. Se llama ofimática al equipamiento hardware y software usado para idear y crear. manipular y transmitir digitalmente la información necesaria en una oficina para realizar tareas y lograr objetivos básicos. En el entorno ofimático o de la Automatización de la Oficina no son necesarios grandes equipos. coleccionar. Estos programas han servido para darle a oficiales ordinarios la capacidad de completar internamente tareas que alguna vez tuvieron que ser enviadas fuera de las oficinas para ser completadas por especialistas. los programas para edición en computadores personales permiten que personas relativamente novatas realicen publicaciones con calidad profesional cuando antes incluso las tareas más simples de esta naturaleza tenían que ser enviadas a imprentas profesionales. Todas las funciones propia del trabajo en oficina. cuando los ordenadores de sobremesa se popularizaron. almacenen y utilicen información de formas que alguna vez sólo hubieran sido posibles en grandes equipos de cómputo y por programadores especializados. caen en esta categoría. copias. Los programas de base de datos y de hojas de cálculo que pueden operarse en computadoras personales de gran potencia permiten que usuarios ordinarios introduzcan. formando redes locales. La Ofimática. La columna vertebral de la ofimática es una red de área local (LAN). a través de los años.Automatización de Oficinas Empezando por programas básicos de procesamiento de palabra en la década de 1970. correo electrónico e incluso voz por la red. aparece. Por ejemplo. Las actividades básicas de un sistema ofimático comprenden el almacenamiento de datos en bruto. La velocidad de crecimiento hace necesario que el tratamiento de la información. comenzó a aplicarse a diferentes campos. télex. La ofimática fue un concepto muy popular en los años 1970 y 1980. a nivel local. sino que con computadoras personales conectados entre sí. siendo imprescindibles en la oficina para tener una eficaz gestión de la empresa. de esta manera. fax. La fusión de los trabajos de oficina. fueron reduciendo su tamaño y consumo. se lleve a cabo de forma mecánica o automática. y de la informática ha dado lugar a la Ofimática. almacenar. y definida según se ha visto. operación de los teléfonos y la centralita.[1] La ofimática ayuda a optimizar o automatizar los procedimientos ofimáticos existentes.[2] 2 . tan versátil y variada. denominada Informática. para la de 1990 los programas automatizados para oficina se han vuelto muy sofisticados. en forma casual la solución. se ha convertido en un tema que se usa cada vez más y esta en constante crecimiento. haciéndose asequibles a cualquier tipo de actividad. que permite a los usuarios transmitir datos. como el tratamiento de la información de forma automatizada Ofimática La informática. habiéndose extendido en la actualidad al campo económico y empresarial. microfilmado y gestión de archivos. Las computadoras ocuparon gran espacio y energía. mecanografía. Como origen y causa de este crecimiento exponencial de la información. archivado. la transferencia electrónica de los mismos y la gestión de información electrónica relativa al negocio. empezando en primer lugar al campo militar. compartan información y abaraten los costos.

y WIMAX juegan un papel trascendental. Desarrollar presentaciones para su proyección en pantallas grandes en seminarios o para efectos de capacitación. incluyendo la impresión automatizada de sus logotipos. Automatizar diversos componentes del proceso electoral. Operar un sitio en internet y una red interna. por ejemplo. formatos y cartas informativas. Incorporar. 3 . Envíos personalizados a gran escala para los electores o el personal.Automatización de Oficinas Hacia fines de 2006. como la emisión y recepción de votos por correspondencia. Capturar y analizar resultados electorales. En este aspecto las cada vez más populares WIFI. Los programas más modernos son muy poderosos. la ofimática apunta hacia aplicar todos los procedimientos descritos. almacenar y utilizar información sobre el registro electoral. en forma wireless. Un usuario hábil puede desarrollar productos muy sofisticados. En muchos países se puede recurrir a capacitadores externos. editar e imprimir toda su correspondencia en un estilo corporativo estandarizado. Compartir archivos a través de una red. La mayoría de los paquetes de programas vienen acompañados con manuales para el usuario (en papel o en pantalla). Por fin se puede avizorar una moderna oficina. Organizar un sistema de administración financiera. Una autoridad electoral puede. Conservación de inventarios. muy eficiente pero libre de los desagradables cables. Uso de los programas de automatización Es deseable que todos los usuarios de los programas automatizados sean capacitados para su uso. Almacenar y manipular registros sobre los empleados. Algunas autoridades electorales pueden ser capaces de proveer capacitación interna utilizando a su propio personal. incluyendo libros. Componer. es decir sin cables. folletos. Planear y monitorear todos los aspectos de un proyecto relevante. utilizar los programas automatizados para: • • • • • • • • • • • • • • Producir todas o la mayoría de sus publicaciones de manera interna. Enviar correos electrónicos individuales o grupales a los electores o al personal.

que combinan las aplicaciones más populares en un solo paquete. transforman al documento en algo «vivo». para que pueda dictarle a su microcomputadora. a través del propio procesador. sino de la confirmación de que la unión hace la fuerza. lo que representa un gran campo de batalla de tres de los principales gigantes de la Informática. en la que toman parte activa las nuevas agendas y herramientas de gestión de tiempo y proyectos. La mensajería electrónica como parte de un entorno de trabajo permite la comunicación rápida y eficiente entre distintos miembros de la empresa. relativamente. en la forma de solucionar los problemas. en los que no tenían espacio hasta hace. No se trata de una ciencia-ficción. la comunicación telefónica con grupos. en lo que a oficina se refiere. añadiendo a las tradicionales funciones de llamada en espera.Automatización de Oficinas Un Camino Hacia El Trabajo En Grupo La evolución a lo largo del último año en el entorno de la oficina. apoyándose en nuevos formatos electrónicos y sistemas de almacenamiento más grandes y más rápidos. Se camina hacia el soporte de versiones y permisos a la hora de construir o revisar el documento entre distintos usuarios. permitiendo aplicar nuevas técnicas como el «Groupware». y este concepto hay que entenderlo y comprenderlo bien. el próximo paso importante puede ser la incorporación de reconocimiento de voz continuo. Las nuevas aplicaciones convierten los ordenadores en completos sistemas de telefonía digital. Prueba de la importancia es su inclusión en grupos de aplicaciones mayores. el procesador de textos parece no tener límite. y manos libres. Fig. La colaboración transforma al equipo o grupo de trabajo en la unidad básica de la organización (empresa o institución). No todo acaba ahí. los sistemas de videoconferencia empiezan a hacerse también espacio en los ámbitos más avanzados. han sido las «suites». La conectividad mediante hiperenlaces junto con la inclusión de sistemas de navegación en la World Wide Web. La gestión documental cada vez es más rica en contenidos. desvíos. Como extensión a ellas. con recursos compartidos. 2 Las aplicaciones de este tipo hasta ahora suelen venir por separado si bien se integran en los distintos procesadores. Otra de las tendencias será el empleo de nuevos lenguajes como el Java a la cabeza en el desarrollo de los distintos 4 . Como punto de partida se exige la organización. El programa más significativo de las «suites». bloqueos. lo cual hace entrever una posible feliz unión. Paquetes integrados. Los productos estrella del año. supone un claro mensaje: «no estamos solos». poco.

y dado su carácter indefinido y falto de estructuración. El nivel inferior es el interno o físico (cómo se almacenan los datos físicamente en cintas o discos u otros soportes magnéticos. no por la dificultad técnica que puedan requerir los trabajos en ella realizados. electrónicos u ópticos). autentificando la identidad del usuario. Finalmente. Para un análisis de la oficina. se exportan modelos de comportamiento más productivos que los originales.. sino por su enorme variedad. Perspectivas de la oficina. pone de manifiesto una serie de necesidades básicas comunes al entorno de la oficina. Hemos de tener en cuenta razones para la utilización de una herramienta importante a la hora de realizar la integración del sistema. con facilidad de actualización en un menor tiempo. el qué. La relación de las actividades que se realizan. de red o de tablas de relaciones). La senda marcada incluye la integración así como el diseño para trabajar en grupos. a las bases de datos y aplicaciones de la empresa posibilitan el teletrabajo. La Oficina y Su Complejidad La oficina es un entorno de trabajo complejo.Automatización de Oficinas programas. impresoras). encuentra su medio ideal en las intranets. son éstas las actividades más susceptibles de automatización. La distribución de documentos a toda la empresa sin precisar del papel. hacia dónde se dirige. fotocopiadoras. cómo y porqué se hacen las cosas. de las que hay una buena gama de opciones adaptables a las diversas complejidades de las compañías. Desde una perspectiva analítica. Por otra parte. la opción de color con calidad fotográfica ya está al alcance de la mayoría. de telefonía móvil o del tipo que sea. seguiremos el modelo de complejidad basado en tres niveles. 5 . que supone el manejo de una gran cantidad de información con diferentes tipos de procesamientos. El estudio de la oficina comenzará por un análisis de las diferentes perspectivas por las que se puede optar. o vistas parciales que cada usuario tiene de la base de datos.Se concibe aquí la oficina como un entorno que lleva a cabo actividades encaminadas a apoyar la gestión de una organización. faxes. propuesto por Saez Vacas (1983). Así es un estudio de lo más inmediato en la oficina. soportando múltiples protocolos y opciones de acceso controlado. el acceso remoto desde una conexión telefónica bien de la red básica o RDSI. Después está el nivel de modelos de datos (esquema conceptual según el cual se organizan los datos en forma de árbol. los submodelos de datos. Las Redes de Información y La Informática Muchas de las pautas seguidas por la Informática de oficina se deben al propio concepto de red. Se puede utilizar una arquitectura de 3 niveles de modelos de datos. de amplia implantación en otros países y alternativa de futuro en el Perú a la hora de reducir costos y dinamizar el mercado. nos centramos en un "comportamiento manifiesto y espontáneo" en las tareas operativas. Del contacto con las grandes redes de comunicación. Han surgido nuevos tipos de trabajo. En cuanto al «hardware» de impresión y captura de información (escáneres. ACTIVIDADES. sobre todo Internet.

El programa EDIT. semántica y funciones) se aprecia fácilmente.. La relación jerárquica de las tres formas (actividades. será de gran utilidad para estructurar las tareas de la oficina. borrar. al objeto de facilitar la integración adecuada de todos los componentes y herramientas individuales. Sus tareas fundamentales serán: editar. Un ejemplo sería EDLIN de MS-DOS y ED de UNIX. Editores de pantalla: Se puede manejar toda la pantalla. Es una perspectiva intermedia entre las actividades y el grado superior que suponen las funciones. Trata de explicar el porqué de las cosas. Esta perspectiva. EDIT de MS-DOS y VI de UNIX. Así. facilitando al tiempo una adaptación a los objetivos a conseguir y una capacidad de evolución importante. es decir. EX (UNIX) Procesadores de textos. FUNCIONES. 6 . texto y programas fuente. se utiliza para la creación y edición de archivos tipo texto. eminentemente organizativa. Hay dos tipos: Editores de líneas: Se opera línea a línea. que servirá posteriormente para desarrollar el sistema integrado. insertar y buscar/sustituir caracteres.. se puede descomponer toda la labor realizada en tareas más concretas y definidas y construir un diagrama de bloques de procesos de la oficina. que se agrupan en una lógica. donde hay siempre un objetivo más amplio que la propia tarea a realizar. para formar finalmente las funciones. visualizar. al dotarles de un significado concreto (semántica). Otros programas serían: NORTON EDITOR (DOS).Intenta comprender las razones que hay detrás de las actividades que se realizan. Están pensados para facilitar la elaboración de textos y posibles modificaciones futuras.La oficina se concibe como un conjunto de funciones y procedimientos. mantenimiento de archivos cuyos registros están compuestos de caracteres ASCII imprimibles. Una función se compone de varias actividades elementales. en el nivel inferior están las actividades elementales.Automatización de Oficinas SEMANTICA. Programas mas usuales en el entorno Ofimático Editores de textos Los editores son programas que permiten crear archivos.

imprimirlo o ambas cosas (cuando se edita o crea un texto. de diferentes complejidades. Cuando los procesadores forman parte de un paquete integrado. Una vez finalizada la manipulación del documento. subrayado). La posibilidad de escribir largos o repetitivos documentos. todos los procesadores de texto pueden trabajar con distintos formatos de párrafo. luego sólo permanece temporalmente. Algunos Ejemplos: Microsoft Word 7 . subrayar o repetir párrafos. además de contar con las propiedades de poder. guardar. líneas por página. perdiéndose al desconectar el equipo. Hay una cantidad enorme de procesadores de texto en el mercado.Automatización de Oficinas Por definición. o con las flechas del cursor o con el ratón). definir atributos de texto (negrita. crear y modificar estilos. Los procesadores de textos. es decir tal y como va a imprimirse. También ofrecen la posibilidad de crear de forma sencilla tablas. dibujos e insertar incluso imágenes. definir longitud de páginas. un procesador de texto es un software informático destinado a la creación y edición de documentos de texto y que se muestra como una alternativa a la antigua máquina de escribir. etc. El propio procesador delimitará el tamaño de la hoja. tienen acceso y comunicación con otros programas: bases de datos. cortar y copiar texto. Elegir el más adecuado depende de la experiencia y pretensiones de los usuarios. existen dos tipos de tratamiento de textos: Los que disponen de menúes (se seleccionan las opciones pulsando la tecla que indica el menú. Los que usan órdenes (emplean combinaciones de determinadas teclas para realizar cada una de las opciones deseadas). En principio. copiar o borrar bloques de textos. fijar espacio entre líneas y entre párrafos. tamaño. alinear párrafos. efectos de formato. podemos guardarlo en un soporte magnético. el número de caracteres por línea. definir la anchura del documento. Los procesadores o tratamientos de textos son programas de usuario que permiten realizar todas las operaciones necesarias para crear. Como regla general básica. están catalogados como importantes y necesarios en la utilización de cualquier PC. ni tampoco del final de la página. establecer sangrías y tabulados. Mediante sencillos procedimientos podemos mover. frases y palabras dentro de un texto. corregirlos. borrar. éste reside en la memoria interna. marcar márgenes y tabuladores. activar presentaciones preliminares antes de la impresión o visualizar las páginas editadas. ya que el programa pasa automáticamente a la línea siguiente o a la hoja siguiente cuando una esté completa. Todos los procesadores de textos permiten establecer cabeceras y pies de página. Esta muestra previa es muy interesante para comprobar su aspecto final sin necesidad de imprimirlo. dentro de la gama de programas. se conoce como WYSIWYNG (se obtiene lo que se ve). modificar e imprimir un texto. modificarlos e imprimirlos es una ventaja sustancial del PC sobre la máquina de escribir. diccionarios. Es normal la posibilidad de visualizar el documento en pantalla en su formato definitivo. mover. Al escribir con un procesador de textos. hojas de cálculo. gráficos. otros archivos. recuperar. no hay que preocuparse del final de la línea. Para evitar la pérdida. tamaño y orientación de las fuentes. antes debe guardarse en un soporte magnético. Los procesadores de texto brindan unas u otras posibilidades según la aplicación de que se disponga. si deseamos conservarlo). posibilidades.

Fue el estándar de facto durante muchos años. La versión actual es la de Windows ‘95. Existen otras versiones. pero en la actualidad ha sido eclipsado.0. Hoy Wordperfect se está recuperando en mercados como el de Norteamerica gracias al desarrollo por Corel y las ventajas que su suite ofrece sobre la de Microsoft. Hojas de cálculo Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas). tanto en el uso particular como por parte de las empresas y organismos oficiales.Automatización de Oficinas Este programa es actualmente el más completo dentro de los de su categoría. WordPerfect Es un programa de procesamiento de textos que tuvo su máxima popularidad a finales de los años 1980 y a principios de los años 1990. 8 . y ha iniciado la recuperación en otros mercados. actualmente ha desaparecido en la práctica. lo cual ha dado origen a una gran difusión. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas. WORDSTAR Fue el primero y ampliamente utilizado. Esta documentación está elaborada con Microsoft WORD 6. para Macintosh y para PC´s operando bajo MS-DOS. tanto en ventas como en popularidad. integrada en el conjunto de programas denominado Oficce 97. por Microsoft Word. Actualmente ha logrado superar a su gran competido WordPerfect para Windows.

MS EXCEL para Windows: Es la más difundida debido a su gran potencia y facilidad de uso. donde cada caso originaría un programa distinto. La primera hoja de cálculo. de una idea de un estudiante de administración de empresas de la Universidad de Harvard. Los cálculos empresariales manejan unas cantidades de datos que suelen variar dependiendo de los supuestos.Automatización de Oficinas Las hojas de cálculo (hojas electrónicas) nacieron cuando surgió la necesidad de adaptar los sistemas de planificación utilizados en las grandes computadoras a las nuevas microcomputadoras. se había desechado aplicar la informática a ese entorno de trabajo. Ha desplazado a la tan conocida Lotus 1. Visicalc nació en 1979. lápiz y papel. 3. las convierten en una herramienta de primerísima importancia en el mundo empresarial. que unido a la potencia y capacidad de almacenar datos de los sistemas informáticos. por lo que hasta la invención de la hoja electrónica. Gráficos 9 . en el hogar. Es una combinación de calculadora. 2.

etc. aunque conservando la posibilidad de poder introducirlos con el propio programa. esquemas. Su forma de trabajar también es distinta: los de pantalla lo hacen agrupando puntos (pixels) y se les suele denominar "mapas de bits" o bitmap. rectas y curvas) y funciones de gestión de las imágenes (borrado. PAINTBRUSH. organigramas. ampliaciones. COREL DRAW. Los Gráficos de Gestión pertenecen al área de programas de dibujo para presentaciones de diagramas estadísticos. etc. bases de datos. animación y multimedia. los de memoria trabajan con entidades vectoriales y sus definiciones geométricas como objetos. organizativas) . Cada método tiene sus ventajas y sus inconvenientes respecto a la calidad de representación y facilidad de manipulación o modificación. Existen distintas sub-clasificaciones. procesadores de textos. etc. Son programas integrados o relacionados con otros de gestión de datos: hojas de cálculo. han salido los de retoque fotográfico. AUTOCAD. que requieren tarjetas gráficas de alta resolución y escáner de diseño. así como las teclas de función. traslaciones.). otros. Así. etc. Normalmente serán más abundantes los programas tutores y las ayudas interactivas. ya que necesitaremos un conocimiento preciso y exacto de las posibilidades de cada uno de los programas y de sus potenciales relaciones con los demás. Otro elemento muy relacionado con los gráficos es el entorno WINDOWS. Los primeros son los que dibujan enpantalla y los segundos aquellos que dibujan en memoria y muestran el resultado en pantalla. Se utilizan en dibujo lineal y artístico. POWER POINT. ampliando su potencia a otras actividades de las empresas: autoedición de documentos. Smart Draw. Paquetes integrados Se considera como paquete integrado a un "conjunto se software que incluye las funciones de varios programas en un sistema interrelacionado. videoconferencias. etc. fabricación e ingeniería (CAD/CAM/CAE). sectores y barras. Como ejemplo se tiene el software llamado Visio versión 7. de los tres tipos indicados.0. conociendo en cualquier momento las funciones que podemos realizar. ROBOCAD.Automatización de Oficinas Nos referimos con programas de gráficos tanto a los estadísticos como a los de dibujo y diseño. Normalmente incluyen la posibilidad de importar/exportar datos a o desde otros programas. Gráficos de dibujo y diseño: Se dispone de figuras geométricas (puntos. Cada vez existen más paquetes especializados en la generación de gráficos. diseño de máquinas y herramientas (incluidos los automóviles). esquemas eléctricos y electrónicos. arquitectura y urbanismo. entre otros.) y nuevas (texto libre. de los de dibujo. bien como módulos de cada aplicación o formando varios programas independientes". giros. En un principio podemos clasificar los distintos programas de gráficos como de dibujo o de diseño asistido por computador. Ejemplos de programas de gráficos. Sus tres tipos básicos de representación son diagramas de barras. edición. 10 . la interconexión gráfica de usuario más en boga actualmente. Se han incorporado otras mixtas (barras y líneas. Mezclando ambos obtenemos los programas de presentaciones. son: HARDWARD GRAPHICS. líneas y sectores en 2 y 3 dimensiones. publicidad y artes gráficas. Normalmente se necesita una buena y completa documentación. dependiendo del área de aplicación de cada uno de ellos. mapas y cartografía. centrado.

lo 11 . son aquellos cuya principal misión es mantener de forma debidamente organizada y procesar de modo adecuado. actualmente el único sobreviviente es WORKS en su versión para Windows Programas de Gestión Los programas llamados "de gestión". Gráficos. como los discos magnéticos (u ópticos). Hojas de cálculo. Estas son CONTABILIDAD. o el cierre de un ejercicio económico. También comprueban de forma automática que los tipos de las cuentas que se cargan/abonan. Procesadores de textos. aunque. Comunicaciones. son coherentes (activo/pasivo/neto). como el cuadre de un balance. por supuesto. volúmenes de datos relativamente grandes. También suelen incluir archivos ejemplo que acompañan a cada aplicación o en grupo aparte. Estos programas tradicionalmente se han dividido en cuatro categorías. Aparte. y permiten la creación de subcuentas hasta un cierto nivel. tablas "hash". merecen especial mención los Sistemas de Información de Gestión Administrativa (SIGA). así no permiten hechos como por ejemplo. FACTURACION. usados especialmente en la Administración Pública. Los programas incluidos suelen ser: • • • • • • • • • • Bases de datos. la anotación de un asiento. Agenda Ejemplo de paquetes integrados: ASSISTANT LOTUS SIMPHONY ABILITY WORKS OPEN ACCESS MS OFFICE Actualmente los paquetes integrados han quedado obsoletos. existen programas de gestión que no encajan en estas categorías. búsqueda dicotómica. para los cuales es preciso hacer uso de almacenamiento masivo. Estos programas hacen especial énfasis en optimizar los tiempos de acceso a disco y el tiempo de encontrar datos mediante técnicas de indexación (árboles. Los programas de CONTABILIDAD tienen por objeto el tratamiento automático de los datos contables con la finalidad de descargar al ser humano de tareas intensas y susceptibles de ser efectuadas con algún error numérico. Los programas de contabilidad suelen y deben incluir filtros de los datos de entrada.). dado que bajo el entorno Windows se pueden integrar fácilmente todo tipo de programas sin necesidad de que sean del mismo creador. por citar los más importantes. ALMACEN Y NOMINAS. etc.Automatización de Oficinas especiales. cuyo "debe" y cuyo "haber" no suman lo mismo. Suelen llevar incorporado un "esqueleto" de las cuentas del Plan General de Contabilidad (PGC).

beneficiándose ésta de toda la flexibilidad del PGC. resúmenes en papel. otros). comunicación y sistemas de documentación. Software Administrador de Proyectos Software de administración de proyectos es un concepto que describe varios tipos de software. por ejemplo profesionales (relacionadas con el trabajo). de forma que se adapte fácilmente a las necesidades de cualquier entidad. Las diapositivas se pueden imprimir en transparencias y ser mostradas mediante un proyector de transparencias. asignación de recursos. en función de los albaranes de ese cliente pendientes de facturar. Los programas de presentación pueden servir de ayuda o reemplazar a las formas tradicionales de dar una presentación. sin tener que repetir necesariamente todos los datos (tan sólo aquellos que son diferentes). incluyendo programación. Típicamente incluye tres funciones principales: un editor que permite insertar un texto y darle formato. de forma que se puede obtener fácil y cómodamente la documentación impresa de los datos informáticos.Automatización de Oficinas suficientemente grande. Los programas de FACTURACION llevan un control de las facturas emitidas por la empresa en cuestión. Una vez cada cierto período de tiempo. normalmente mediante una serie de diapositivas. La mayoría de ellos permiten manejar una doble contabilidad (real/oficial) de modo que es muy fácil manejar simultáneamente dos contabilidades de una misma empresa. para educación. Presentador Gráfico Un programa de presentación es un paquete de software usado para mostrar información. software de colaboración. se procede a la emisión de la factura a los clientes. utilizados para ayudar a organizar un proyecto complejo en diferentes tareas y en un tiempo determinado. gráficos. diario. o para comunicar noticias en general. un método para insertar y manipular imágenes y gráficos y un sistema para mostrar el contenido en forma continua. Un programa de presentación permite colocar texto. un dispositivo que se ha quedado obsoleto para estos fines desde la aparición de los programas de presentación. o ser visualizadas directamente en la pantalla del ordenador (o en una pantalla normal usando un proyector de vídeo) bajo 12 . como por ejemplo panfletos. diapositivas o transparencias. El término "diapositiva" es una referencia al proyector de diapositivas. pizarras. Permiten generar informes impresos (listados) de igual morfología que los libros y documentos clásicos de contabilidad (mayor. Hay muchos tipos de presentaciones. películas y otros objetos en páginas individuales o "diapositivas".

es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos. o en inglés e-mail. Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este servicio en Internet. y también se puede animar la aparición de los elementos individuales en cada diapositiva. sonido. navigator o browser) es una aplicación software que permite al usuario recuperar y visualizar documentos de hipertexto. incluido en la suite ofimática OpenOffice. como Impress. desde servidores web de todo el mundo a través de Internet.org. o KeyNote. no solamente texto. La transición de una diapositiva a otra puede ser animada de varias formas. Existe una lista detallada de navegadores. animaciones y programas diversos además del texto y los hipervínculos o enlaces. para ordenadores Apple. El ejemplo más común de un programa de presentación es Microsoft PowerPoint. comúnmente descritos en HTML. Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar. Correo Electrónico Correo electrónico. Navegadotes WEB Un navegador web o explorador web (del inglés. mediante el protocolo SMTP. Su eficiencia. Cualquier navegador actual permite mostrar o ejecutar gráficos. secuencias de vídeo. Esta red de documentos es denominada World Wide Web (WWW). sino todo tipo de documentos.Automatización de Oficinas el control de la persona que da la presentación. Organizador personal 13 . aunque por extensión también puede verse aplicado a sistemas análogos que usen otras tecnologías. Amaya del W3C Internet Explorer y derivados: o Avant Browser o Maxthon o G-Browser Mozilla (SeaMonkey) y derivados: o Mozilla Firefox o Beonex o Navegador web IBM para OS/2. aunque hay alternativas. conveniencia y bajo costo están logrando que el correo electrónico desplace al correo ordinario para muchos usos habituales. motores de renderización y otros temas asociados en la categoría asociada.

ha valido la pena considerar brevemente algunas de las tecnologías consideradas hasta hace poco tiempo como emergentes. que están sólo precisamente comenzando a traducirse en productos del mercado La mayor parte de los avances en los últimos años han sido en el área de la electrónica: estamos ahora registrando una era en la que el uso de la luz y los láseres. más datos en el mismo espacio físico y mayor fiabilidad. será fundamentalmente creciente para comunicaciones. 14 . etc. lista de contactos. crear documentos. Desarrollos Tecnológicos en la Ofimática La mayor parte de esta documentación ha tratado de tecnología y técnicas de las que se dispone. Los factores clave aquí son la facultad de que con los métodos ópticos se consigue velocidades altas. juegos.). es un computador de mano originalmente diseñado como agenda electrónica (calendario. Sin embargo. bloc de notas y recordatorios) con un sistema de reconocimiento de escritura. Hoy día se puede usar como una computadora doméstica (ver películas. archivo e impresión. navegar por Internet.Automatización de Oficinas Personal Digital Assistant. más que las señales eléctricas. reproducir archivos de audio. correo electrónico.

Por otra parte. órdenes de productos y otras cosas similares. que sólo conecta al usuario con computadoras seleccionadas. reportes. organismos. una INTRANET es un site (lugar) privado o un conjunto de sites configurados para el uso exclusivo de una organización. todas ellas con un mismo objetivo de interés común. que se han creado considerando temas específicos y a las que podemos acceder sin ningún costo adicional. así como también podemos enviar la información sobre ese tema o redireccionarlo hacia terceras personas. EL USUARIO MOVIL Y LA OFIMATICA El acceso remoto a la red. una INTRANET es una versión interna. si sus usuarios 15 . Casi todas las redes de negocios necesitan darle a las personas una manera de llamar para leer e intercambiar archivos. Así. Pero sin importar cuál es la aplicación. que puede ser por ejemplo: La Ecología. Las ventas de computadoras portátiles están aumentando a un paso más rápido que los sistemas de escritorios. sociedades. INTERNET Y LA OFIMATICA INTERNET permite suscribirnos a las denominadas “listas de interés” que existen en todo el mundo. y no debe circular públicamente. tal es así que la han considerado como una de las nuevas revoluciones del mundo de la informática. han aprendido que no tienen que estar en la oficina para ser productivos. Un buen porcentaje de la información de una compañía es de carácter exclusivamente interno. instituciones. usan principalmente Internet. cerrada. Las INTRANETS pueden ser de una manera muy específica. especialmente el acceso a Internet. Utilizando la misma tecnología que sustenta el hermano mayor de INTRANET (INTERNET). sismos y olas de frío. Actualmente muchas compañías ya están aprovechando las ventajas de implantar una INTRANET. permitiendo manejar las informaciones internas en una empresa ya que se crean una enorme oportunidad de ahorro al eliminar porcentajes de impresión y reducir costos administrativos asociados con la producción y distribución de la información interna. tanto del país como del extranjero. Querrá control remoto. inundaciones. Mientras INTERNET conecta a millones de usuarios en el mundo. Las INTRANETS se encargan de mantener los derechos de propiedad y permiten establecer niveles de seguridad para información específica. el proceso cae en uno de dos modos: en control remoto o en nodo remoto. podemos recibir toda la información actualizada y disponible en la fecha sobre el tema Ecología. grupos de gente. nos beneficiamos con la suscripción en una lista de interés conociendo a otras personas. los reguladores oficiales y estatales están presionando a los empleadores para que reduzcan la distancia a que se viaja y las personas afectadas por huracanes. estando suscritos a la lista de interés “Ecología” de un país determinado.Automatización de Oficinas INTRANET: LA NUEVA REVOLUCION DE LA OFIMATICA El término INTRANET era casi desconocido hace algunos años en el mundo de la computación pero ha tomado una gran importancia en los diferentes medios que difunden lo referente al mundo de la computación. sigue subiendo de importancia en las listas de todo el mundo. Esos archivos pueden ser correo electrónico.

como las conexiones inalámbricas o celulares. Bajo el control remoto. 16 . envía los golpes de tecla por la línea de teléfono y retorna imágenes en la pantalla. la computadora que llama.Automatización de Oficinas principalmente ejecutan aplicaciones de DOS en sus portátiles o usan las técnicas lentas de transmisión. en la otra dirección.

http://es.ucla.htm 3.aceproject. http://innova.mx/archivos/9/5/9/files/archivos/sip-6376.presidencia.fox.wikipedia.wikipedia. http://mural.org/wiki/Sistemas_de_automatizaci%C3%B3n_de_oficinas 5.org/wiki/Aplicaci%C3%B3n_ofim%C3%A1tica 6.uv. http://es.es/roigmi/exposicion. http://www.pdf 17 .ve/dac/Departamentos/coordinaciones/informaticai/docu mentos/Automatizaci%C3%B3n%20de%20Oficinas%20y%20sistemas %20estrategicos. http://www.gob.edu.org/main/espanol/et/etg.Automatización de Oficinas Bibliografía 1.ppt 2.htm 4.

control de almacén. a todos los niveles de las organizaciones. Intranet: Son redes privadas de valor agregado al interior de las organizaciones utilizando las tecnologías de INTERNET. 18 . porque se refiere a los sistemas automáticos que respaldan las acciones que acompañan a una transacción: facturación. El resultado inmediato es conseguir una mejor y más eficiente comunicación. Las Intranets (o Intra-redes sise quiere) conectan personas a personas. En otras palabras. y personas a la información. emisión del pedido. conectadas a través de una red (internet o intranet). que si falla el backoffice. Groupware: Programa informático colaborativo o Groupware (en inglés) se refiere a los programas informáticos que integran el trabajo en un sólo proyecto con muchos usuarios concurrentes que se encuentran en diversas estaciones de trabajo. con páginas virtuales internas. Suite: Una suite informática o suite de oficina es un conjunto de software para el uso en oficinas y entornos profesionales. Ya puede uno tener un sitio de comercio electrónico excelente --aseguran--. INTRANETS son sitios Web internos en redes locales privados. que permiten la distribución de la información entre los usuarios de redes corporativas.Automatización de Oficinas Glosario Backoffice: En el ámbito del comercio electrónico es una de las palabras más repetidas. etc.