Automatización de Oficinas

AUTOMATIZACION DE OFICINAS Automatización:
Del griego antiguo: guiado por uno mismo) es el uso de sistemas o elementos computarizados para controlar maquinarias y/o procesos industriales substituyendo a operadores humanos.

Automatización de Oficina:
Concepto 1: La Automatización de la Oficina vendría a ser la integración de las funciones de toda la información en la oficina, lo que incluye el procesamiento de texto, procesamiento de datos, gráficos, autoedición (publicaciones de oficina), correo electrónico, así como tecnologías de punta, a nivel de software como de hardware, como es el caso de Windows 95, Office 97, Cliente/Servidor, Backoffice, Internet, Intranet, etc. Concepto 2: ELLI y NUTT (1980) "La utilización de tecnología para mejorar la realización de funciones de oficina"Esta definición amplía el término a tecnología, no sólo como las anteriores a la informática, quizás demasiado amplio el término. Así mismo no se reduce al campo espacial de la oficina, sino que habla de las funciones de ésta. Cada autor utilizará tecnología o entorno de la oficina, dependiendo de lo que cada uno entienda qué son estos términos, ampliando por consiguiente los términos o reduciéndolos. Desde una perspectiva Lo cierto es que, en un sentido amplio, la ofimática debería de ser inscrita como una más de las relaciones complejas del triángulo tecnología-individuo-sociedad.

Introducción
Los programas automatizados para equipos de cómputo personales instalados en las oficinas se han convertido en una parte indispensable de la administración electoral en muchos países. Los programas de procesamiento de textos han reemplazado las máquinas de escribir; los programas de bases de datos han reemplazado a las listas electorales basadas en papel, los inventarios y las listas de personal así como los programas de organización personal han reemplazado a las agendas de papel.

Fig. 1

1

Se llama ofimática al equipamiento hardware y software usado para idear y crear. la transferencia electrónica de los mismos y la gestión de información electrónica relativa al negocio. a nivel local. habiéndose extendido en la actualidad al campo económico y empresarial. cuando los ordenadores de sobremesa se popularizaron. caen en esta categoría. de esta manera. coleccionar. siendo imprescindibles en la oficina para tener una eficaz gestión de la empresa. Los programas de base de datos y de hojas de cálculo que pueden operarse en computadoras personales de gran potencia permiten que usuarios ordinarios introduzcan. y definida según se ha visto. como el tratamiento de la información de forma automatizada Ofimática La informática. La velocidad de crecimiento hace necesario que el tratamiento de la información. para la de 1990 los programas automatizados para oficina se han vuelto muy sofisticados.Automatización de Oficinas Empezando por programas básicos de procesamiento de palabra en la década de 1970. Las actividades básicas de un sistema ofimático comprenden el almacenamiento de datos en bruto. denominada Informática. se lleve a cabo de forma mecánica o automática. Estos programas han servido para darle a oficiales ordinarios la capacidad de completar internamente tareas que alguna vez tuvieron que ser enviadas fuera de las oficinas para ser completadas por especialistas. aparece. los programas para edición en computadores personales permiten que personas relativamente novatas realicen publicaciones con calidad profesional cuando antes incluso las tareas más simples de esta naturaleza tenían que ser enviadas a imprentas profesionales. en forma casual la solución. incluyendo dictados. archivado. mecanografía. manipular y transmitir digitalmente la información necesaria en una oficina para realizar tareas y lograr objetivos básicos. haciéndose asequibles a cualquier tipo de actividad. La fusión de los trabajos de oficina. almacenar. que permite a los usuarios transmitir datos. comenzó a aplicarse a diferentes campos. se ha convertido en un tema que se usa cada vez más y esta en constante crecimiento. La Ofimática. Las computadoras ocuparon gran espacio y energía.[2] 2 . copias. empezando en primer lugar al campo militar. La columna vertebral de la ofimática es una red de área local (LAN). microfilmado y gestión de archivos. correo electrónico e incluso voz por la red. a través de los años. En el entorno ofimático o de la Automatización de la Oficina no son necesarios grandes equipos. operación de los teléfonos y la centralita. tan versátil y variada. La ofimática fue un concepto muy popular en los años 1970 y 1980. almacenen y utilicen información de formas que alguna vez sólo hubieran sido posibles en grandes equipos de cómputo y por programadores especializados. Como origen y causa de este crecimiento exponencial de la información. fueron reduciendo su tamaño y consumo. y de la informática ha dado lugar a la Ofimática. télex. formando redes locales.[1] La ofimática ayuda a optimizar o automatizar los procedimientos ofimáticos existentes. sino que con computadoras personales conectados entre sí. Por ejemplo. Todas las funciones propia del trabajo en oficina. compartan información y abaraten los costos. fax.

Un usuario hábil puede desarrollar productos muy sofisticados. en forma wireless. utilizar los programas automatizados para: • • • • • • • • • • • • • • Producir todas o la mayoría de sus publicaciones de manera interna. Incorporar. Planear y monitorear todos los aspectos de un proyecto relevante. y WIMAX juegan un papel trascendental. formatos y cartas informativas. Enviar correos electrónicos individuales o grupales a los electores o al personal. Desarrollar presentaciones para su proyección en pantallas grandes en seminarios o para efectos de capacitación. Operar un sitio en internet y una red interna. En este aspecto las cada vez más populares WIFI. Conservación de inventarios. como la emisión y recepción de votos por correspondencia.Automatización de Oficinas Hacia fines de 2006. Por fin se puede avizorar una moderna oficina. Almacenar y manipular registros sobre los empleados. En muchos países se puede recurrir a capacitadores externos. editar e imprimir toda su correspondencia en un estilo corporativo estandarizado. Organizar un sistema de administración financiera. Envíos personalizados a gran escala para los electores o el personal. Algunas autoridades electorales pueden ser capaces de proveer capacitación interna utilizando a su propio personal. Una autoridad electoral puede. Automatizar diversos componentes del proceso electoral. Compartir archivos a través de una red. Los programas más modernos son muy poderosos. incluyendo libros. folletos. 3 . muy eficiente pero libre de los desagradables cables. incluyendo la impresión automatizada de sus logotipos. La mayoría de los paquetes de programas vienen acompañados con manuales para el usuario (en papel o en pantalla). almacenar y utilizar información sobre el registro electoral. Componer. Capturar y analizar resultados electorales. es decir sin cables. por ejemplo. Uso de los programas de automatización Es deseable que todos los usuarios de los programas automatizados sean capacitados para su uso. la ofimática apunta hacia aplicar todos los procedimientos descritos.

y manos libres. los sistemas de videoconferencia empiezan a hacerse también espacio en los ámbitos más avanzados. Otra de las tendencias será el empleo de nuevos lenguajes como el Java a la cabeza en el desarrollo de los distintos 4 . han sido las «suites». en la que toman parte activa las nuevas agendas y herramientas de gestión de tiempo y proyectos. supone un claro mensaje: «no estamos solos». y este concepto hay que entenderlo y comprenderlo bien. la comunicación telefónica con grupos. en lo que a oficina se refiere. La mensajería electrónica como parte de un entorno de trabajo permite la comunicación rápida y eficiente entre distintos miembros de la empresa. Fig. Se camina hacia el soporte de versiones y permisos a la hora de construir o revisar el documento entre distintos usuarios. La conectividad mediante hiperenlaces junto con la inclusión de sistemas de navegación en la World Wide Web. Paquetes integrados. relativamente. Como punto de partida se exige la organización. La colaboración transforma al equipo o grupo de trabajo en la unidad básica de la organización (empresa o institución). lo cual hace entrever una posible feliz unión. desvíos. con recursos compartidos. para que pueda dictarle a su microcomputadora. bloqueos. Prueba de la importancia es su inclusión en grupos de aplicaciones mayores. transforman al documento en algo «vivo». el procesador de textos parece no tener límite.Automatización de Oficinas Un Camino Hacia El Trabajo En Grupo La evolución a lo largo del último año en el entorno de la oficina. que combinan las aplicaciones más populares en un solo paquete. No todo acaba ahí. apoyándose en nuevos formatos electrónicos y sistemas de almacenamiento más grandes y más rápidos. No se trata de una ciencia-ficción. El programa más significativo de las «suites». a través del propio procesador. La gestión documental cada vez es más rica en contenidos. en los que no tenían espacio hasta hace. 2 Las aplicaciones de este tipo hasta ahora suelen venir por separado si bien se integran en los distintos procesadores. en la forma de solucionar los problemas. añadiendo a las tradicionales funciones de llamada en espera. sino de la confirmación de que la unión hace la fuerza. el próximo paso importante puede ser la incorporación de reconocimiento de voz continuo. permitiendo aplicar nuevas técnicas como el «Groupware». Como extensión a ellas. Las nuevas aplicaciones convierten los ordenadores en completos sistemas de telefonía digital. lo que representa un gran campo de batalla de tres de los principales gigantes de la Informática. poco. Los productos estrella del año.

cómo y porqué se hacen las cosas. de las que hay una buena gama de opciones adaptables a las diversas complejidades de las compañías. fotocopiadoras.Automatización de Oficinas programas. El estudio de la oficina comenzará por un análisis de las diferentes perspectivas por las que se puede optar. de red o de tablas de relaciones). o vistas parciales que cada usuario tiene de la base de datos. 5 . electrónicos u ópticos). Han surgido nuevos tipos de trabajo. de amplia implantación en otros países y alternativa de futuro en el Perú a la hora de reducir costos y dinamizar el mercado. con facilidad de actualización en un menor tiempo. de telefonía móvil o del tipo que sea. propuesto por Saez Vacas (1983). pone de manifiesto una serie de necesidades básicas comunes al entorno de la oficina. sino por su enorme variedad. la opción de color con calidad fotográfica ya está al alcance de la mayoría. nos centramos en un "comportamiento manifiesto y espontáneo" en las tareas operativas. Se puede utilizar una arquitectura de 3 niveles de modelos de datos. sobre todo Internet. Perspectivas de la oficina. son éstas las actividades más susceptibles de automatización. se exportan modelos de comportamiento más productivos que los originales. y dado su carácter indefinido y falto de estructuración. Finalmente. el acceso remoto desde una conexión telefónica bien de la red básica o RDSI. a las bases de datos y aplicaciones de la empresa posibilitan el teletrabajo. el qué. encuentra su medio ideal en las intranets. Del contacto con las grandes redes de comunicación. impresoras). El nivel inferior es el interno o físico (cómo se almacenan los datos físicamente en cintas o discos u otros soportes magnéticos..Se concibe aquí la oficina como un entorno que lleva a cabo actividades encaminadas a apoyar la gestión de una organización. que supone el manejo de una gran cantidad de información con diferentes tipos de procesamientos. soportando múltiples protocolos y opciones de acceso controlado. autentificando la identidad del usuario. Así es un estudio de lo más inmediato en la oficina. Hemos de tener en cuenta razones para la utilización de una herramienta importante a la hora de realizar la integración del sistema. Para un análisis de la oficina. no por la dificultad técnica que puedan requerir los trabajos en ella realizados. La senda marcada incluye la integración así como el diseño para trabajar en grupos. Desde una perspectiva analítica. Después está el nivel de modelos de datos (esquema conceptual según el cual se organizan los datos en forma de árbol. faxes. hacia dónde se dirige. La relación de las actividades que se realizan. En cuanto al «hardware» de impresión y captura de información (escáneres. Las Redes de Información y La Informática Muchas de las pautas seguidas por la Informática de oficina se deben al propio concepto de red. ACTIVIDADES. seguiremos el modelo de complejidad basado en tres niveles. Por otra parte. La distribución de documentos a toda la empresa sin precisar del papel. los submodelos de datos. La Oficina y Su Complejidad La oficina es un entorno de trabajo complejo.

visualizar. Trata de explicar el porqué de las cosas. facilitando al tiempo una adaptación a los objetivos a conseguir y una capacidad de evolución importante. es decir.. Programas mas usuales en el entorno Ofimático Editores de textos Los editores son programas que permiten crear archivos. La relación jerárquica de las tres formas (actividades. semántica y funciones) se aprecia fácilmente. en el nivel inferior están las actividades elementales. FUNCIONES.La oficina se concibe como un conjunto de funciones y procedimientos. Hay dos tipos: Editores de líneas: Se opera línea a línea. Esta perspectiva. al dotarles de un significado concreto (semántica). se utiliza para la creación y edición de archivos tipo texto. que servirá posteriormente para desarrollar el sistema integrado. Un ejemplo sería EDLIN de MS-DOS y ED de UNIX. que se agrupan en una lógica. insertar y buscar/sustituir caracteres. 6 . EX (UNIX) Procesadores de textos. Es una perspectiva intermedia entre las actividades y el grado superior que suponen las funciones. Una función se compone de varias actividades elementales. Otros programas serían: NORTON EDITOR (DOS). eminentemente organizativa. donde hay siempre un objetivo más amplio que la propia tarea a realizar. El programa EDIT. borrar. al objeto de facilitar la integración adecuada de todos los componentes y herramientas individuales.Automatización de Oficinas SEMANTICA. texto y programas fuente.. se puede descomponer toda la labor realizada en tareas más concretas y definidas y construir un diagrama de bloques de procesos de la oficina. mantenimiento de archivos cuyos registros están compuestos de caracteres ASCII imprimibles.Intenta comprender las razones que hay detrás de las actividades que se realizan. EDIT de MS-DOS y VI de UNIX. Editores de pantalla: Se puede manejar toda la pantalla. Están pensados para facilitar la elaboración de textos y posibles modificaciones futuras. Sus tareas fundamentales serán: editar. será de gran utilidad para estructurar las tareas de la oficina. para formar finalmente las funciones. Así.

si deseamos conservarlo). tienen acceso y comunicación con otros programas: bases de datos. Al escribir con un procesador de textos. recuperar. Una vez finalizada la manipulación del documento. Elegir el más adecuado depende de la experiencia y pretensiones de los usuarios. ni tampoco del final de la página. están catalogados como importantes y necesarios en la utilización de cualquier PC. perdiéndose al desconectar el equipo. se conoce como WYSIWYNG (se obtiene lo que se ve). imprimirlo o ambas cosas (cuando se edita o crea un texto. no hay que preocuparse del final de la línea. además de contar con las propiedades de poder. diccionarios. Algunos Ejemplos: Microsoft Word 7 . También ofrecen la posibilidad de crear de forma sencilla tablas. subrayar o repetir párrafos. El propio procesador delimitará el tamaño de la hoja. otros archivos. un procesador de texto es un software informático destinado a la creación y edición de documentos de texto y que se muestra como una alternativa a la antigua máquina de escribir. etc. fijar espacio entre líneas y entre párrafos. mover. Para evitar la pérdida. modificar e imprimir un texto. podemos guardarlo en un soporte magnético. guardar. Como regla general básica. Los procesadores de textos. ya que el programa pasa automáticamente a la línea siguiente o a la hoja siguiente cuando una esté completa. Mediante sencillos procedimientos podemos mover. Todos los procesadores de textos permiten establecer cabeceras y pies de página. es decir tal y como va a imprimirse. Los que usan órdenes (emplean combinaciones de determinadas teclas para realizar cada una de las opciones deseadas). existen dos tipos de tratamiento de textos: Los que disponen de menúes (se seleccionan las opciones pulsando la tecla que indica el menú. efectos de formato. Es normal la posibilidad de visualizar el documento en pantalla en su formato definitivo. Cuando los procesadores forman parte de un paquete integrado. tamaño y orientación de las fuentes. dentro de la gama de programas. corregirlos. todos los procesadores de texto pueden trabajar con distintos formatos de párrafo.Automatización de Oficinas Por definición. alinear párrafos. En principio. Esta muestra previa es muy interesante para comprobar su aspecto final sin necesidad de imprimirlo. gráficos. Los procesadores o tratamientos de textos son programas de usuario que permiten realizar todas las operaciones necesarias para crear. antes debe guardarse en un soporte magnético. subrayado). modificarlos e imprimirlos es una ventaja sustancial del PC sobre la máquina de escribir. el número de caracteres por línea. definir la anchura del documento. líneas por página. definir longitud de páginas. posibilidades. frases y palabras dentro de un texto. marcar márgenes y tabuladores. activar presentaciones preliminares antes de la impresión o visualizar las páginas editadas. La posibilidad de escribir largos o repetitivos documentos. tamaño. éste reside en la memoria interna. o con las flechas del cursor o con el ratón). de diferentes complejidades. cortar y copiar texto. definir atributos de texto (negrita. Hay una cantidad enorme de procesadores de texto en el mercado. establecer sangrías y tabulados. luego sólo permanece temporalmente. crear y modificar estilos. dibujos e insertar incluso imágenes. borrar. hojas de cálculo. Los procesadores de texto brindan unas u otras posibilidades según la aplicación de que se disponga. copiar o borrar bloques de textos.

Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas. Esta documentación está elaborada con Microsoft WORD 6. para Macintosh y para PC´s operando bajo MS-DOS. tanto en el uso particular como por parte de las empresas y organismos oficiales. La versión actual es la de Windows ‘95. Actualmente ha logrado superar a su gran competido WordPerfect para Windows. por Microsoft Word. Hojas de cálculo Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas). integrada en el conjunto de programas denominado Oficce 97. WordPerfect Es un programa de procesamiento de textos que tuvo su máxima popularidad a finales de los años 1980 y a principios de los años 1990. pero en la actualidad ha sido eclipsado.Automatización de Oficinas Este programa es actualmente el más completo dentro de los de su categoría. tanto en ventas como en popularidad. lo cual ha dado origen a una gran difusión. Fue el estándar de facto durante muchos años. Hoy Wordperfect se está recuperando en mercados como el de Norteamerica gracias al desarrollo por Corel y las ventajas que su suite ofrece sobre la de Microsoft. actualmente ha desaparecido en la práctica.0. 8 . WORDSTAR Fue el primero y ampliamente utilizado. Existen otras versiones. y ha iniciado la recuperación en otros mercados.

Los cálculos empresariales manejan unas cantidades de datos que suelen variar dependiendo de los supuestos. donde cada caso originaría un programa distinto. las convierten en una herramienta de primerísima importancia en el mundo empresarial. se había desechado aplicar la informática a ese entorno de trabajo. por lo que hasta la invención de la hoja electrónica. que unido a la potencia y capacidad de almacenar datos de los sistemas informáticos. Ha desplazado a la tan conocida Lotus 1. Visicalc nació en 1979. Gráficos 9 . 3. MS EXCEL para Windows: Es la más difundida debido a su gran potencia y facilidad de uso. lápiz y papel. de una idea de un estudiante de administración de empresas de la Universidad de Harvard.Automatización de Oficinas Las hojas de cálculo (hojas electrónicas) nacieron cuando surgió la necesidad de adaptar los sistemas de planificación utilizados en las grandes computadoras a las nuevas microcomputadoras. 2. Es una combinación de calculadora. en el hogar. La primera hoja de cálculo.

Los Gráficos de Gestión pertenecen al área de programas de dibujo para presentaciones de diagramas estadísticos. Smart Draw. organigramas. animación y multimedia. Cada vez existen más paquetes especializados en la generación de gráficos. En un principio podemos clasificar los distintos programas de gráficos como de dibujo o de diseño asistido por computador. así como las teclas de función. bien como módulos de cada aplicación o formando varios programas independientes". Cada método tiene sus ventajas y sus inconvenientes respecto a la calidad de representación y facilidad de manipulación o modificación. COREL DRAW. Se utilizan en dibujo lineal y artístico. videoconferencias. que requieren tarjetas gráficas de alta resolución y escáner de diseño. publicidad y artes gráficas. POWER POINT.Automatización de Oficinas Nos referimos con programas de gráficos tanto a los estadísticos como a los de dibujo y diseño. etc. ampliando su potencia a otras actividades de las empresas: autoedición de documentos. Así. Como ejemplo se tiene el software llamado Visio versión 7.) y nuevas (texto libre. han salido los de retoque fotográfico. líneas y sectores en 2 y 3 dimensiones. etc. bases de datos. Son programas integrados o relacionados con otros de gestión de datos: hojas de cálculo. PAINTBRUSH. procesadores de textos. sectores y barras. mapas y cartografía. dependiendo del área de aplicación de cada uno de ellos. Mezclando ambos obtenemos los programas de presentaciones. giros. de los de dibujo. Sus tres tipos básicos de representación son diagramas de barras. aunque conservando la posibilidad de poder introducirlos con el propio programa. otros. Existen distintas sub-clasificaciones. edición. Paquetes integrados Se considera como paquete integrado a un "conjunto se software que incluye las funciones de varios programas en un sistema interrelacionado. esquemas. Gráficos de dibujo y diseño: Se dispone de figuras geométricas (puntos. la interconexión gráfica de usuario más en boga actualmente. diseño de máquinas y herramientas (incluidos los automóviles).). Ejemplos de programas de gráficos. ampliaciones. centrado. Los primeros son los que dibujan enpantalla y los segundos aquellos que dibujan en memoria y muestran el resultado en pantalla. son: HARDWARD GRAPHICS. organizativas) . ROBOCAD. los de memoria trabajan con entidades vectoriales y sus definiciones geométricas como objetos. de los tres tipos indicados. Normalmente se necesita una buena y completa documentación. AUTOCAD. Se han incorporado otras mixtas (barras y líneas. ya que necesitaremos un conocimiento preciso y exacto de las posibilidades de cada uno de los programas y de sus potenciales relaciones con los demás. etc. rectas y curvas) y funciones de gestión de las imágenes (borrado. Otro elemento muy relacionado con los gráficos es el entorno WINDOWS. Su forma de trabajar también es distinta: los de pantalla lo hacen agrupando puntos (pixels) y se les suele denominar "mapas de bits" o bitmap. 10 . etc. entre otros.0. esquemas eléctricos y electrónicos. traslaciones. fabricación e ingeniería (CAD/CAM/CAE). Normalmente serán más abundantes los programas tutores y las ayudas interactivas. conociendo en cualquier momento las funciones que podemos realizar. arquitectura y urbanismo. Normalmente incluyen la posibilidad de importar/exportar datos a o desde otros programas. etc.

Aparte. También suelen incluir archivos ejemplo que acompañan a cada aplicación o en grupo aparte. dado que bajo el entorno Windows se pueden integrar fácilmente todo tipo de programas sin necesidad de que sean del mismo creador.). actualmente el único sobreviviente es WORKS en su versión para Windows Programas de Gestión Los programas llamados "de gestión". Suelen llevar incorporado un "esqueleto" de las cuentas del Plan General de Contabilidad (PGC). tablas "hash". ALMACEN Y NOMINAS. Estos programas hacen especial énfasis en optimizar los tiempos de acceso a disco y el tiempo de encontrar datos mediante técnicas de indexación (árboles. Hojas de cálculo. volúmenes de datos relativamente grandes. FACTURACION. aunque. para los cuales es preciso hacer uso de almacenamiento masivo. como el cuadre de un balance. Gráficos. cuyo "debe" y cuyo "haber" no suman lo mismo. y permiten la creación de subcuentas hasta un cierto nivel. Estos programas tradicionalmente se han dividido en cuatro categorías. así no permiten hechos como por ejemplo. Los programas de CONTABILIDAD tienen por objeto el tratamiento automático de los datos contables con la finalidad de descargar al ser humano de tareas intensas y susceptibles de ser efectuadas con algún error numérico. son aquellos cuya principal misión es mantener de forma debidamente organizada y procesar de modo adecuado. Comunicaciones. existen programas de gestión que no encajan en estas categorías. Agenda Ejemplo de paquetes integrados: ASSISTANT LOTUS SIMPHONY ABILITY WORKS OPEN ACCESS MS OFFICE Actualmente los paquetes integrados han quedado obsoletos. lo 11 . por citar los más importantes. etc. usados especialmente en la Administración Pública. También comprueban de forma automática que los tipos de las cuentas que se cargan/abonan. son coherentes (activo/pasivo/neto). Estas son CONTABILIDAD. Los programas de contabilidad suelen y deben incluir filtros de los datos de entrada. como los discos magnéticos (u ópticos). Procesadores de textos. merecen especial mención los Sistemas de Información de Gestión Administrativa (SIGA). Los programas incluidos suelen ser: • • • • • • • • • • Bases de datos. la anotación de un asiento.Automatización de Oficinas especiales. búsqueda dicotómica. o el cierre de un ejercicio económico. por supuesto.

resúmenes en papel. Una vez cada cierto período de tiempo. gráficos. Permiten generar informes impresos (listados) de igual morfología que los libros y documentos clásicos de contabilidad (mayor. o ser visualizadas directamente en la pantalla del ordenador (o en una pantalla normal usando un proyector de vídeo) bajo 12 . un método para insertar y manipular imágenes y gráficos y un sistema para mostrar el contenido en forma continua. El término "diapositiva" es una referencia al proyector de diapositivas. un dispositivo que se ha quedado obsoleto para estos fines desde la aparición de los programas de presentación. películas y otros objetos en páginas individuales o "diapositivas". o para comunicar noticias en general. sin tener que repetir necesariamente todos los datos (tan sólo aquellos que son diferentes). asignación de recursos. Presentador Gráfico Un programa de presentación es un paquete de software usado para mostrar información. comunicación y sistemas de documentación. diario. software de colaboración. por ejemplo profesionales (relacionadas con el trabajo). para educación.Automatización de Oficinas suficientemente grande. incluyendo programación. como por ejemplo panfletos. se procede a la emisión de la factura a los clientes. normalmente mediante una serie de diapositivas. Los programas de FACTURACION llevan un control de las facturas emitidas por la empresa en cuestión. beneficiándose ésta de toda la flexibilidad del PGC. Las diapositivas se pueden imprimir en transparencias y ser mostradas mediante un proyector de transparencias. Típicamente incluye tres funciones principales: un editor que permite insertar un texto y darle formato. otros). en función de los albaranes de ese cliente pendientes de facturar. Hay muchos tipos de presentaciones. de forma que se adapte fácilmente a las necesidades de cualquier entidad. pizarras. Los programas de presentación pueden servir de ayuda o reemplazar a las formas tradicionales de dar una presentación. La mayoría de ellos permiten manejar una doble contabilidad (real/oficial) de modo que es muy fácil manejar simultáneamente dos contabilidades de una misma empresa. Software Administrador de Proyectos Software de administración de proyectos es un concepto que describe varios tipos de software. Un programa de presentación permite colocar texto. diapositivas o transparencias. utilizados para ayudar a organizar un proyecto complejo en diferentes tareas y en un tiempo determinado. de forma que se puede obtener fácil y cómodamente la documentación impresa de los datos informáticos.

y también se puede animar la aparición de los elementos individuales en cada diapositiva. Esta red de documentos es denominada World Wide Web (WWW).Automatización de Oficinas el control de la persona que da la presentación. mediante el protocolo SMTP. Cualquier navegador actual permite mostrar o ejecutar gráficos. sonido. comúnmente descritos en HTML. Su eficiencia. conveniencia y bajo costo están logrando que el correo electrónico desplace al correo ordinario para muchos usos habituales. Amaya del W3C Internet Explorer y derivados: o Avant Browser o Maxthon o G-Browser Mozilla (SeaMonkey) y derivados: o Mozilla Firefox o Beonex o Navegador web IBM para OS/2. Correo Electrónico Correo electrónico. Existe una lista detallada de navegadores. o KeyNote. navigator o browser) es una aplicación software que permite al usuario recuperar y visualizar documentos de hipertexto. sino todo tipo de documentos. El ejemplo más común de un programa de presentación es Microsoft PowerPoint. no solamente texto. es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos. motores de renderización y otros temas asociados en la categoría asociada. Organizador personal 13 . aunque hay alternativas. o en inglés e-mail. para ordenadores Apple. secuencias de vídeo. Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar. desde servidores web de todo el mundo a través de Internet. Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este servicio en Internet. La transición de una diapositiva a otra puede ser animada de varias formas. incluido en la suite ofimática OpenOffice. Navegadotes WEB Un navegador web o explorador web (del inglés. animaciones y programas diversos además del texto y los hipervínculos o enlaces. aunque por extensión también puede verse aplicado a sistemas análogos que usen otras tecnologías.org. como Impress.

lista de contactos. más datos en el mismo espacio físico y mayor fiabilidad.). Hoy día se puede usar como una computadora doméstica (ver películas. reproducir archivos de audio. es un computador de mano originalmente diseñado como agenda electrónica (calendario. Desarrollos Tecnológicos en la Ofimática La mayor parte de esta documentación ha tratado de tecnología y técnicas de las que se dispone. crear documentos. más que las señales eléctricas. correo electrónico. que están sólo precisamente comenzando a traducirse en productos del mercado La mayor parte de los avances en los últimos años han sido en el área de la electrónica: estamos ahora registrando una era en la que el uso de la luz y los láseres. etc. juegos. archivo e impresión. 14 . Sin embargo. navegar por Internet. ha valido la pena considerar brevemente algunas de las tecnologías consideradas hasta hace poco tiempo como emergentes. Los factores clave aquí son la facultad de que con los métodos ópticos se consigue velocidades altas.Automatización de Oficinas Personal Digital Assistant. será fundamentalmente creciente para comunicaciones. bloc de notas y recordatorios) con un sistema de reconocimiento de escritura.

los reguladores oficiales y estatales están presionando a los empleadores para que reduzcan la distancia a que se viaja y las personas afectadas por huracanes. han aprendido que no tienen que estar en la oficina para ser productivos. podemos recibir toda la información actualizada y disponible en la fecha sobre el tema Ecología. una INTRANET es un site (lugar) privado o un conjunto de sites configurados para el uso exclusivo de una organización. Utilizando la misma tecnología que sustenta el hermano mayor de INTRANET (INTERNET). tanto del país como del extranjero. instituciones. especialmente el acceso a Internet. estando suscritos a la lista de interés “Ecología” de un país determinado. que se han creado considerando temas específicos y a las que podemos acceder sin ningún costo adicional. Las INTRANETS se encargan de mantener los derechos de propiedad y permiten establecer niveles de seguridad para información específica. Mientras INTERNET conecta a millones de usuarios en el mundo. el proceso cae en uno de dos modos: en control remoto o en nodo remoto.Automatización de Oficinas INTRANET: LA NUEVA REVOLUCION DE LA OFIMATICA El término INTRANET era casi desconocido hace algunos años en el mundo de la computación pero ha tomado una gran importancia en los diferentes medios que difunden lo referente al mundo de la computación. sociedades. Las INTRANETS pueden ser de una manera muy específica. reportes. Querrá control remoto. una INTRANET es una versión interna. que puede ser por ejemplo: La Ecología. Así. inundaciones. Un buen porcentaje de la información de una compañía es de carácter exclusivamente interno. organismos. así como también podemos enviar la información sobre ese tema o redireccionarlo hacia terceras personas. Por otra parte. grupos de gente. sigue subiendo de importancia en las listas de todo el mundo. Pero sin importar cuál es la aplicación. todas ellas con un mismo objetivo de interés común. si sus usuarios 15 . INTERNET Y LA OFIMATICA INTERNET permite suscribirnos a las denominadas “listas de interés” que existen en todo el mundo. usan principalmente Internet. que sólo conecta al usuario con computadoras seleccionadas. Casi todas las redes de negocios necesitan darle a las personas una manera de llamar para leer e intercambiar archivos. Actualmente muchas compañías ya están aprovechando las ventajas de implantar una INTRANET. Las ventas de computadoras portátiles están aumentando a un paso más rápido que los sistemas de escritorios. nos beneficiamos con la suscripción en una lista de interés conociendo a otras personas. sismos y olas de frío. Esos archivos pueden ser correo electrónico. EL USUARIO MOVIL Y LA OFIMATICA El acceso remoto a la red. órdenes de productos y otras cosas similares. cerrada. permitiendo manejar las informaciones internas en una empresa ya que se crean una enorme oportunidad de ahorro al eliminar porcentajes de impresión y reducir costos administrativos asociados con la producción y distribución de la información interna. tal es así que la han considerado como una de las nuevas revoluciones del mundo de la informática. y no debe circular públicamente.

Automatización de Oficinas principalmente ejecutan aplicaciones de DOS en sus portátiles o usan las técnicas lentas de transmisión. envía los golpes de tecla por la línea de teléfono y retorna imágenes en la pantalla. Bajo el control remoto. en la otra dirección. 16 . como las conexiones inalámbricas o celulares. la computadora que llama.

org/main/espanol/et/etg.pdf 17 .presidencia.aceproject.fox.wikipedia. http://www.uv. http://www.org/wiki/Aplicaci%C3%B3n_ofim%C3%A1tica 6.wikipedia.htm 3. http://innova.es/roigmi/exposicion.ve/dac/Departamentos/coordinaciones/informaticai/docu mentos/Automatizaci%C3%B3n%20de%20Oficinas%20y%20sistemas %20estrategicos. http://mural.org/wiki/Sistemas_de_automatizaci%C3%B3n_de_oficinas 5.Automatización de Oficinas Bibliografía 1. http://es. http://es.ucla.htm 4.ppt 2.gob.mx/archivos/9/5/9/files/archivos/sip-6376.edu.

etc. emisión del pedido. Ya puede uno tener un sitio de comercio electrónico excelente --aseguran--. control de almacén. Intranet: Son redes privadas de valor agregado al interior de las organizaciones utilizando las tecnologías de INTERNET. 18 . que permiten la distribución de la información entre los usuarios de redes corporativas. que si falla el backoffice. INTRANETS son sitios Web internos en redes locales privados. a todos los niveles de las organizaciones. El resultado inmediato es conseguir una mejor y más eficiente comunicación. y personas a la información. Groupware: Programa informático colaborativo o Groupware (en inglés) se refiere a los programas informáticos que integran el trabajo en un sólo proyecto con muchos usuarios concurrentes que se encuentran en diversas estaciones de trabajo. conectadas a través de una red (internet o intranet). Las Intranets (o Intra-redes sise quiere) conectan personas a personas. con páginas virtuales internas. porque se refiere a los sistemas automáticos que respaldan las acciones que acompañan a una transacción: facturación. En otras palabras.Automatización de Oficinas Glosario Backoffice: En el ámbito del comercio electrónico es una de las palabras más repetidas. Suite: Una suite informática o suite de oficina es un conjunto de software para el uso en oficinas y entornos profesionales.