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AUTOMATIZACION DE OFICINAS

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Automatización de Oficinas

AUTOMATIZACION DE OFICINAS Automatización:
Del griego antiguo: guiado por uno mismo) es el uso de sistemas o elementos computarizados para controlar maquinarias y/o procesos industriales substituyendo a operadores humanos.

Automatización de Oficina:
Concepto 1: La Automatización de la Oficina vendría a ser la integración de las funciones de toda la información en la oficina, lo que incluye el procesamiento de texto, procesamiento de datos, gráficos, autoedición (publicaciones de oficina), correo electrónico, así como tecnologías de punta, a nivel de software como de hardware, como es el caso de Windows 95, Office 97, Cliente/Servidor, Backoffice, Internet, Intranet, etc. Concepto 2: ELLI y NUTT (1980) "La utilización de tecnología para mejorar la realización de funciones de oficina"Esta definición amplía el término a tecnología, no sólo como las anteriores a la informática, quizás demasiado amplio el término. Así mismo no se reduce al campo espacial de la oficina, sino que habla de las funciones de ésta. Cada autor utilizará tecnología o entorno de la oficina, dependiendo de lo que cada uno entienda qué son estos términos, ampliando por consiguiente los términos o reduciéndolos. Desde una perspectiva Lo cierto es que, en un sentido amplio, la ofimática debería de ser inscrita como una más de las relaciones complejas del triángulo tecnología-individuo-sociedad.

Introducción
Los programas automatizados para equipos de cómputo personales instalados en las oficinas se han convertido en una parte indispensable de la administración electoral en muchos países. Los programas de procesamiento de textos han reemplazado las máquinas de escribir; los programas de bases de datos han reemplazado a las listas electorales basadas en papel, los inventarios y las listas de personal así como los programas de organización personal han reemplazado a las agendas de papel.

Fig. 1

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Automatización de Oficinas Empezando por programas básicos de procesamiento de palabra en la década de 1970. a nivel local. almacenar. se ha convertido en un tema que se usa cada vez más y esta en constante crecimiento. la transferencia electrónica de los mismos y la gestión de información electrónica relativa al negocio. siendo imprescindibles en la oficina para tener una eficaz gestión de la empresa. y definida según se ha visto. Como origen y causa de este crecimiento exponencial de la información. correo electrónico e incluso voz por la red. La fusión de los trabajos de oficina. archivado. coleccionar. fax. télex. como el tratamiento de la información de forma automatizada Ofimática La informática. Se llama ofimática al equipamiento hardware y software usado para idear y crear. caen en esta categoría. para la de 1990 los programas automatizados para oficina se han vuelto muy sofisticados. aparece. La velocidad de crecimiento hace necesario que el tratamiento de la información. Las actividades básicas de un sistema ofimático comprenden el almacenamiento de datos en bruto.[2] 2 . Por ejemplo. tan versátil y variada. de esta manera. denominada Informática. La columna vertebral de la ofimática es una red de área local (LAN). Los programas de base de datos y de hojas de cálculo que pueden operarse en computadoras personales de gran potencia permiten que usuarios ordinarios introduzcan. se lleve a cabo de forma mecánica o automática. manipular y transmitir digitalmente la información necesaria en una oficina para realizar tareas y lograr objetivos básicos. microfilmado y gestión de archivos.[1] La ofimática ayuda a optimizar o automatizar los procedimientos ofimáticos existentes. en forma casual la solución. compartan información y abaraten los costos. empezando en primer lugar al campo militar. habiéndose extendido en la actualidad al campo económico y empresarial. Estos programas han servido para darle a oficiales ordinarios la capacidad de completar internamente tareas que alguna vez tuvieron que ser enviadas fuera de las oficinas para ser completadas por especialistas. Las computadoras ocuparon gran espacio y energía. mecanografía. copias. los programas para edición en computadores personales permiten que personas relativamente novatas realicen publicaciones con calidad profesional cuando antes incluso las tareas más simples de esta naturaleza tenían que ser enviadas a imprentas profesionales. sino que con computadoras personales conectados entre sí. cuando los ordenadores de sobremesa se popularizaron. comenzó a aplicarse a diferentes campos. y de la informática ha dado lugar a la Ofimática. operación de los teléfonos y la centralita. fueron reduciendo su tamaño y consumo. almacenen y utilicen información de formas que alguna vez sólo hubieran sido posibles en grandes equipos de cómputo y por programadores especializados. a través de los años. En el entorno ofimático o de la Automatización de la Oficina no son necesarios grandes equipos. formando redes locales. incluyendo dictados. que permite a los usuarios transmitir datos. haciéndose asequibles a cualquier tipo de actividad. La ofimática fue un concepto muy popular en los años 1970 y 1980. Todas las funciones propia del trabajo en oficina. La Ofimática.

formatos y cartas informativas.Automatización de Oficinas Hacia fines de 2006. incluyendo libros. por ejemplo. Organizar un sistema de administración financiera. Conservación de inventarios. utilizar los programas automatizados para: • • • • • • • • • • • • • • Producir todas o la mayoría de sus publicaciones de manera interna. Envíos personalizados a gran escala para los electores o el personal. incluyendo la impresión automatizada de sus logotipos. Un usuario hábil puede desarrollar productos muy sofisticados. Capturar y analizar resultados electorales. 3 . Componer. Incorporar. Operar un sitio en internet y una red interna. Planear y monitorear todos los aspectos de un proyecto relevante. En muchos países se puede recurrir a capacitadores externos. Uso de los programas de automatización Es deseable que todos los usuarios de los programas automatizados sean capacitados para su uso. Enviar correos electrónicos individuales o grupales a los electores o al personal. Almacenar y manipular registros sobre los empleados. folletos. Una autoridad electoral puede. Por fin se puede avizorar una moderna oficina. como la emisión y recepción de votos por correspondencia. En este aspecto las cada vez más populares WIFI. La mayoría de los paquetes de programas vienen acompañados con manuales para el usuario (en papel o en pantalla). y WIMAX juegan un papel trascendental. la ofimática apunta hacia aplicar todos los procedimientos descritos. editar e imprimir toda su correspondencia en un estilo corporativo estandarizado. es decir sin cables. Algunas autoridades electorales pueden ser capaces de proveer capacitación interna utilizando a su propio personal. en forma wireless. Desarrollar presentaciones para su proyección en pantallas grandes en seminarios o para efectos de capacitación. muy eficiente pero libre de los desagradables cables. Automatizar diversos componentes del proceso electoral. Compartir archivos a través de una red. almacenar y utilizar información sobre el registro electoral. Los programas más modernos son muy poderosos.

con recursos compartidos. sino de la confirmación de que la unión hace la fuerza. lo cual hace entrever una posible feliz unión. 2 Las aplicaciones de este tipo hasta ahora suelen venir por separado si bien se integran en los distintos procesadores. Prueba de la importancia es su inclusión en grupos de aplicaciones mayores. permitiendo aplicar nuevas técnicas como el «Groupware». y manos libres. La gestión documental cada vez es más rica en contenidos. relativamente. La mensajería electrónica como parte de un entorno de trabajo permite la comunicación rápida y eficiente entre distintos miembros de la empresa. apoyándose en nuevos formatos electrónicos y sistemas de almacenamiento más grandes y más rápidos. a través del propio procesador. poco. para que pueda dictarle a su microcomputadora. supone un claro mensaje: «no estamos solos». Los productos estrella del año. La colaboración transforma al equipo o grupo de trabajo en la unidad básica de la organización (empresa o institución). lo que representa un gran campo de batalla de tres de los principales gigantes de la Informática. han sido las «suites». los sistemas de videoconferencia empiezan a hacerse también espacio en los ámbitos más avanzados. No se trata de una ciencia-ficción. bloqueos. No todo acaba ahí.Automatización de Oficinas Un Camino Hacia El Trabajo En Grupo La evolución a lo largo del último año en el entorno de la oficina. en lo que a oficina se refiere. desvíos. Las nuevas aplicaciones convierten los ordenadores en completos sistemas de telefonía digital. Paquetes integrados. Se camina hacia el soporte de versiones y permisos a la hora de construir o revisar el documento entre distintos usuarios. la comunicación telefónica con grupos. Como extensión a ellas. transforman al documento en algo «vivo». el procesador de textos parece no tener límite. que combinan las aplicaciones más populares en un solo paquete. Fig. en la forma de solucionar los problemas. El programa más significativo de las «suites». en la que toman parte activa las nuevas agendas y herramientas de gestión de tiempo y proyectos. Otra de las tendencias será el empleo de nuevos lenguajes como el Java a la cabeza en el desarrollo de los distintos 4 . y este concepto hay que entenderlo y comprenderlo bien. el próximo paso importante puede ser la incorporación de reconocimiento de voz continuo. Como punto de partida se exige la organización. en los que no tenían espacio hasta hace. añadiendo a las tradicionales funciones de llamada en espera. La conectividad mediante hiperenlaces junto con la inclusión de sistemas de navegación en la World Wide Web.

o vistas parciales que cada usuario tiene de la base de datos.Se concibe aquí la oficina como un entorno que lleva a cabo actividades encaminadas a apoyar la gestión de una organización. la opción de color con calidad fotográfica ya está al alcance de la mayoría. Se puede utilizar una arquitectura de 3 niveles de modelos de datos.Automatización de Oficinas programas. a las bases de datos y aplicaciones de la empresa posibilitan el teletrabajo. En cuanto al «hardware» de impresión y captura de información (escáneres. Después está el nivel de modelos de datos (esquema conceptual según el cual se organizan los datos en forma de árbol. ACTIVIDADES. impresoras). La distribución de documentos a toda la empresa sin precisar del papel. autentificando la identidad del usuario. Han surgido nuevos tipos de trabajo. fotocopiadoras. soportando múltiples protocolos y opciones de acceso controlado. de las que hay una buena gama de opciones adaptables a las diversas complejidades de las compañías. El estudio de la oficina comenzará por un análisis de las diferentes perspectivas por las que se puede optar. se exportan modelos de comportamiento más productivos que los originales. los submodelos de datos. son éstas las actividades más susceptibles de automatización. La Oficina y Su Complejidad La oficina es un entorno de trabajo complejo. cómo y porqué se hacen las cosas. el qué. La relación de las actividades que se realizan. Del contacto con las grandes redes de comunicación.. Así es un estudio de lo más inmediato en la oficina. de red o de tablas de relaciones). Por otra parte. de telefonía móvil o del tipo que sea. pone de manifiesto una serie de necesidades básicas comunes al entorno de la oficina. no por la dificultad técnica que puedan requerir los trabajos en ella realizados. sobre todo Internet. el acceso remoto desde una conexión telefónica bien de la red básica o RDSI. electrónicos u ópticos). hacia dónde se dirige. Perspectivas de la oficina. y dado su carácter indefinido y falto de estructuración. Las Redes de Información y La Informática Muchas de las pautas seguidas por la Informática de oficina se deben al propio concepto de red. La senda marcada incluye la integración así como el diseño para trabajar en grupos. faxes. de amplia implantación en otros países y alternativa de futuro en el Perú a la hora de reducir costos y dinamizar el mercado. sino por su enorme variedad. encuentra su medio ideal en las intranets. Para un análisis de la oficina. nos centramos en un "comportamiento manifiesto y espontáneo" en las tareas operativas. con facilidad de actualización en un menor tiempo. Hemos de tener en cuenta razones para la utilización de una herramienta importante a la hora de realizar la integración del sistema. 5 . seguiremos el modelo de complejidad basado en tres niveles. propuesto por Saez Vacas (1983). Finalmente. Desde una perspectiva analítica. El nivel inferior es el interno o físico (cómo se almacenan los datos físicamente en cintas o discos u otros soportes magnéticos. que supone el manejo de una gran cantidad de información con diferentes tipos de procesamientos.

El programa EDIT.Intenta comprender las razones que hay detrás de las actividades que se realizan. La relación jerárquica de las tres formas (actividades. es decir. Sus tareas fundamentales serán: editar.Automatización de Oficinas SEMANTICA. FUNCIONES. que servirá posteriormente para desarrollar el sistema integrado. Trata de explicar el porqué de las cosas. se puede descomponer toda la labor realizada en tareas más concretas y definidas y construir un diagrama de bloques de procesos de la oficina. facilitando al tiempo una adaptación a los objetivos a conseguir y una capacidad de evolución importante. Es una perspectiva intermedia entre las actividades y el grado superior que suponen las funciones. mantenimiento de archivos cuyos registros están compuestos de caracteres ASCII imprimibles. Programas mas usuales en el entorno Ofimático Editores de textos Los editores son programas que permiten crear archivos. visualizar. Una función se compone de varias actividades elementales. será de gran utilidad para estructurar las tareas de la oficina. en el nivel inferior están las actividades elementales. Así.. al dotarles de un significado concreto (semántica). 6 . donde hay siempre un objetivo más amplio que la propia tarea a realizar. texto y programas fuente. al objeto de facilitar la integración adecuada de todos los componentes y herramientas individuales. para formar finalmente las funciones. insertar y buscar/sustituir caracteres. eminentemente organizativa. Un ejemplo sería EDLIN de MS-DOS y ED de UNIX. Hay dos tipos: Editores de líneas: Se opera línea a línea. se utiliza para la creación y edición de archivos tipo texto.. borrar. que se agrupan en una lógica. Otros programas serían: NORTON EDITOR (DOS). Editores de pantalla: Se puede manejar toda la pantalla. semántica y funciones) se aprecia fácilmente. Están pensados para facilitar la elaboración de textos y posibles modificaciones futuras. EX (UNIX) Procesadores de textos. EDIT de MS-DOS y VI de UNIX.La oficina se concibe como un conjunto de funciones y procedimientos. Esta perspectiva.

El propio procesador delimitará el tamaño de la hoja. Una vez finalizada la manipulación del documento. Cuando los procesadores forman parte de un paquete integrado. Los que usan órdenes (emplean combinaciones de determinadas teclas para realizar cada una de las opciones deseadas). están catalogados como importantes y necesarios en la utilización de cualquier PC. podemos guardarlo en un soporte magnético. alinear párrafos. Es normal la posibilidad de visualizar el documento en pantalla en su formato definitivo. además de contar con las propiedades de poder. Mediante sencillos procedimientos podemos mover. crear y modificar estilos. efectos de formato. cortar y copiar texto. Esta muestra previa es muy interesante para comprobar su aspecto final sin necesidad de imprimirlo. frases y palabras dentro de un texto. si deseamos conservarlo). recuperar. o con las flechas del cursor o con el ratón). líneas por página. Los procesadores de texto brindan unas u otras posibilidades según la aplicación de que se disponga. corregirlos. no hay que preocuparse del final de la línea. Para evitar la pérdida. todos los procesadores de texto pueden trabajar con distintos formatos de párrafo. Como regla general básica. definir atributos de texto (negrita. activar presentaciones preliminares antes de la impresión o visualizar las páginas editadas. subrayar o repetir párrafos. ya que el programa pasa automáticamente a la línea siguiente o a la hoja siguiente cuando una esté completa. definir longitud de páginas. dentro de la gama de programas. Los procesadores de textos. posibilidades. de diferentes complejidades. existen dos tipos de tratamiento de textos: Los que disponen de menúes (se seleccionan las opciones pulsando la tecla que indica el menú. modificarlos e imprimirlos es una ventaja sustancial del PC sobre la máquina de escribir. establecer sangrías y tabulados. marcar márgenes y tabuladores. subrayado). En principio. Los procesadores o tratamientos de textos son programas de usuario que permiten realizar todas las operaciones necesarias para crear. fijar espacio entre líneas y entre párrafos. tamaño. Elegir el más adecuado depende de la experiencia y pretensiones de los usuarios. definir la anchura del documento. dibujos e insertar incluso imágenes. diccionarios. borrar. ni tampoco del final de la página. Todos los procesadores de textos permiten establecer cabeceras y pies de página. También ofrecen la posibilidad de crear de forma sencilla tablas. Al escribir con un procesador de textos. antes debe guardarse en un soporte magnético. hojas de cálculo. gráficos. guardar. tienen acceso y comunicación con otros programas: bases de datos. otros archivos. perdiéndose al desconectar el equipo. imprimirlo o ambas cosas (cuando se edita o crea un texto. tamaño y orientación de las fuentes. es decir tal y como va a imprimirse. modificar e imprimir un texto. mover. luego sólo permanece temporalmente. se conoce como WYSIWYNG (se obtiene lo que se ve). el número de caracteres por línea.Automatización de Oficinas Por definición. Hay una cantidad enorme de procesadores de texto en el mercado. Algunos Ejemplos: Microsoft Word 7 . etc. éste reside en la memoria interna. copiar o borrar bloques de textos. un procesador de texto es un software informático destinado a la creación y edición de documentos de texto y que se muestra como una alternativa a la antigua máquina de escribir. La posibilidad de escribir largos o repetitivos documentos.

WORDSTAR Fue el primero y ampliamente utilizado. integrada en el conjunto de programas denominado Oficce 97. Hojas de cálculo Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas. lo cual ha dado origen a una gran difusión. actualmente ha desaparecido en la práctica. y ha iniciado la recuperación en otros mercados. Fue el estándar de facto durante muchos años. pero en la actualidad ha sido eclipsado. Existen otras versiones. para Macintosh y para PC´s operando bajo MS-DOS. por Microsoft Word. Hoy Wordperfect se está recuperando en mercados como el de Norteamerica gracias al desarrollo por Corel y las ventajas que su suite ofrece sobre la de Microsoft.0. Actualmente ha logrado superar a su gran competido WordPerfect para Windows. WordPerfect Es un programa de procesamiento de textos que tuvo su máxima popularidad a finales de los años 1980 y a principios de los años 1990. 8 . tanto en ventas como en popularidad. tanto en el uso particular como por parte de las empresas y organismos oficiales. Esta documentación está elaborada con Microsoft WORD 6.Automatización de Oficinas Este programa es actualmente el más completo dentro de los de su categoría. La versión actual es la de Windows ‘95.

Es una combinación de calculadora. donde cada caso originaría un programa distinto. que unido a la potencia y capacidad de almacenar datos de los sistemas informáticos. en el hogar. 3. La primera hoja de cálculo. lápiz y papel.Automatización de Oficinas Las hojas de cálculo (hojas electrónicas) nacieron cuando surgió la necesidad de adaptar los sistemas de planificación utilizados en las grandes computadoras a las nuevas microcomputadoras. las convierten en una herramienta de primerísima importancia en el mundo empresarial. Los cálculos empresariales manejan unas cantidades de datos que suelen variar dependiendo de los supuestos. MS EXCEL para Windows: Es la más difundida debido a su gran potencia y facilidad de uso. Gráficos 9 . Visicalc nació en 1979. Ha desplazado a la tan conocida Lotus 1. por lo que hasta la invención de la hoja electrónica. se había desechado aplicar la informática a ese entorno de trabajo. de una idea de un estudiante de administración de empresas de la Universidad de Harvard. 2.

giros. de los tres tipos indicados. que requieren tarjetas gráficas de alta resolución y escáner de diseño. etc. ya que necesitaremos un conocimiento preciso y exacto de las posibilidades de cada uno de los programas y de sus potenciales relaciones con los demás. Así. edición. ampliaciones.Automatización de Oficinas Nos referimos con programas de gráficos tanto a los estadísticos como a los de dibujo y diseño. animación y multimedia. Los primeros son los que dibujan enpantalla y los segundos aquellos que dibujan en memoria y muestran el resultado en pantalla. aunque conservando la posibilidad de poder introducirlos con el propio programa. Normalmente se necesita una buena y completa documentación. así como las teclas de función. la interconexión gráfica de usuario más en boga actualmente. ROBOCAD. Otro elemento muy relacionado con los gráficos es el entorno WINDOWS. Su forma de trabajar también es distinta: los de pantalla lo hacen agrupando puntos (pixels) y se les suele denominar "mapas de bits" o bitmap. líneas y sectores en 2 y 3 dimensiones. mapas y cartografía. En un principio podemos clasificar los distintos programas de gráficos como de dibujo o de diseño asistido por computador. entre otros. Cada vez existen más paquetes especializados en la generación de gráficos. etc. etc. fabricación e ingeniería (CAD/CAM/CAE). Ejemplos de programas de gráficos. arquitectura y urbanismo. publicidad y artes gráficas.0. de los de dibujo. procesadores de textos. bien como módulos de cada aplicación o formando varios programas independientes". esquemas. rectas y curvas) y funciones de gestión de las imágenes (borrado. han salido los de retoque fotográfico. conociendo en cualquier momento las funciones que podemos realizar. organigramas. 10 . esquemas eléctricos y electrónicos. Sus tres tipos básicos de representación son diagramas de barras. los de memoria trabajan con entidades vectoriales y sus definiciones geométricas como objetos. Mezclando ambos obtenemos los programas de presentaciones. diseño de máquinas y herramientas (incluidos los automóviles). Normalmente incluyen la posibilidad de importar/exportar datos a o desde otros programas. Los Gráficos de Gestión pertenecen al área de programas de dibujo para presentaciones de diagramas estadísticos. sectores y barras. AUTOCAD. traslaciones. Gráficos de dibujo y diseño: Se dispone de figuras geométricas (puntos. Se utilizan en dibujo lineal y artístico. Se han incorporado otras mixtas (barras y líneas. organizativas) . POWER POINT. dependiendo del área de aplicación de cada uno de ellos. Cada método tiene sus ventajas y sus inconvenientes respecto a la calidad de representación y facilidad de manipulación o modificación. otros. etc. COREL DRAW. Smart Draw. son: HARDWARD GRAPHICS.) y nuevas (texto libre. Como ejemplo se tiene el software llamado Visio versión 7. Existen distintas sub-clasificaciones.). Son programas integrados o relacionados con otros de gestión de datos: hojas de cálculo. centrado. Paquetes integrados Se considera como paquete integrado a un "conjunto se software que incluye las funciones de varios programas en un sistema interrelacionado. videoconferencias. Normalmente serán más abundantes los programas tutores y las ayudas interactivas. ampliando su potencia a otras actividades de las empresas: autoedición de documentos. PAINTBRUSH. bases de datos. etc.

y permiten la creación de subcuentas hasta un cierto nivel. Hojas de cálculo. También suelen incluir archivos ejemplo que acompañan a cada aplicación o en grupo aparte. FACTURACION. Estas son CONTABILIDAD. Estos programas tradicionalmente se han dividido en cuatro categorías. como los discos magnéticos (u ópticos). para los cuales es preciso hacer uso de almacenamiento masivo. Estos programas hacen especial énfasis en optimizar los tiempos de acceso a disco y el tiempo de encontrar datos mediante técnicas de indexación (árboles. Procesadores de textos. Los programas de CONTABILIDAD tienen por objeto el tratamiento automático de los datos contables con la finalidad de descargar al ser humano de tareas intensas y susceptibles de ser efectuadas con algún error numérico. etc. existen programas de gestión que no encajan en estas categorías. cuyo "debe" y cuyo "haber" no suman lo mismo. aunque. son aquellos cuya principal misión es mantener de forma debidamente organizada y procesar de modo adecuado.). volúmenes de datos relativamente grandes. por citar los más importantes. Comunicaciones. actualmente el único sobreviviente es WORKS en su versión para Windows Programas de Gestión Los programas llamados "de gestión". como el cuadre de un balance. son coherentes (activo/pasivo/neto). Agenda Ejemplo de paquetes integrados: ASSISTANT LOTUS SIMPHONY ABILITY WORKS OPEN ACCESS MS OFFICE Actualmente los paquetes integrados han quedado obsoletos. merecen especial mención los Sistemas de Información de Gestión Administrativa (SIGA). por supuesto. Suelen llevar incorporado un "esqueleto" de las cuentas del Plan General de Contabilidad (PGC). Gráficos. Aparte. usados especialmente en la Administración Pública.Automatización de Oficinas especiales. lo 11 . Los programas de contabilidad suelen y deben incluir filtros de los datos de entrada. ALMACEN Y NOMINAS. dado que bajo el entorno Windows se pueden integrar fácilmente todo tipo de programas sin necesidad de que sean del mismo creador. o el cierre de un ejercicio económico. búsqueda dicotómica. También comprueban de forma automática que los tipos de las cuentas que se cargan/abonan. tablas "hash". Los programas incluidos suelen ser: • • • • • • • • • • Bases de datos. la anotación de un asiento. así no permiten hechos como por ejemplo.

diario. otros).Automatización de Oficinas suficientemente grande. por ejemplo profesionales (relacionadas con el trabajo). beneficiándose ésta de toda la flexibilidad del PGC. utilizados para ayudar a organizar un proyecto complejo en diferentes tareas y en un tiempo determinado. software de colaboración. películas y otros objetos en páginas individuales o "diapositivas". Hay muchos tipos de presentaciones. como por ejemplo panfletos. un método para insertar y manipular imágenes y gráficos y un sistema para mostrar el contenido en forma continua. Software Administrador de Proyectos Software de administración de proyectos es un concepto que describe varios tipos de software. gráficos. para educación. incluyendo programación. Un programa de presentación permite colocar texto. de forma que se puede obtener fácil y cómodamente la documentación impresa de los datos informáticos. Permiten generar informes impresos (listados) de igual morfología que los libros y documentos clásicos de contabilidad (mayor. pizarras. o ser visualizadas directamente en la pantalla del ordenador (o en una pantalla normal usando un proyector de vídeo) bajo 12 . La mayoría de ellos permiten manejar una doble contabilidad (real/oficial) de modo que es muy fácil manejar simultáneamente dos contabilidades de una misma empresa. Los programas de presentación pueden servir de ayuda o reemplazar a las formas tradicionales de dar una presentación. Las diapositivas se pueden imprimir en transparencias y ser mostradas mediante un proyector de transparencias. o para comunicar noticias en general. de forma que se adapte fácilmente a las necesidades de cualquier entidad. Los programas de FACTURACION llevan un control de las facturas emitidas por la empresa en cuestión. El término "diapositiva" es una referencia al proyector de diapositivas. normalmente mediante una serie de diapositivas. Presentador Gráfico Un programa de presentación es un paquete de software usado para mostrar información. sin tener que repetir necesariamente todos los datos (tan sólo aquellos que son diferentes). comunicación y sistemas de documentación. resúmenes en papel. Una vez cada cierto período de tiempo. un dispositivo que se ha quedado obsoleto para estos fines desde la aparición de los programas de presentación. Típicamente incluye tres funciones principales: un editor que permite insertar un texto y darle formato. diapositivas o transparencias. se procede a la emisión de la factura a los clientes. en función de los albaranes de ese cliente pendientes de facturar. asignación de recursos.

como Impress. La transición de una diapositiva a otra puede ser animada de varias formas. conveniencia y bajo costo están logrando que el correo electrónico desplace al correo ordinario para muchos usos habituales. para ordenadores Apple. comúnmente descritos en HTML. navigator o browser) es una aplicación software que permite al usuario recuperar y visualizar documentos de hipertexto. Su eficiencia. aunque hay alternativas. incluido en la suite ofimática OpenOffice. Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar. o KeyNote. mediante el protocolo SMTP. Navegadotes WEB Un navegador web o explorador web (del inglés. Organizador personal 13 . Correo Electrónico Correo electrónico. Cualquier navegador actual permite mostrar o ejecutar gráficos. El ejemplo más común de un programa de presentación es Microsoft PowerPoint. desde servidores web de todo el mundo a través de Internet. Esta red de documentos es denominada World Wide Web (WWW). sino todo tipo de documentos. sonido. no solamente texto. y también se puede animar la aparición de los elementos individuales en cada diapositiva. o en inglés e-mail. secuencias de vídeo. aunque por extensión también puede verse aplicado a sistemas análogos que usen otras tecnologías.Automatización de Oficinas el control de la persona que da la presentación. es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos.org. motores de renderización y otros temas asociados en la categoría asociada. Existe una lista detallada de navegadores. Amaya del W3C Internet Explorer y derivados: o Avant Browser o Maxthon o G-Browser Mozilla (SeaMonkey) y derivados: o Mozilla Firefox o Beonex o Navegador web IBM para OS/2. Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este servicio en Internet. animaciones y programas diversos además del texto y los hipervínculos o enlaces.

Los factores clave aquí son la facultad de que con los métodos ópticos se consigue velocidades altas. lista de contactos. bloc de notas y recordatorios) con un sistema de reconocimiento de escritura. será fundamentalmente creciente para comunicaciones. Sin embargo. 14 . ha valido la pena considerar brevemente algunas de las tecnologías consideradas hasta hace poco tiempo como emergentes. archivo e impresión. es un computador de mano originalmente diseñado como agenda electrónica (calendario. etc. que están sólo precisamente comenzando a traducirse en productos del mercado La mayor parte de los avances en los últimos años han sido en el área de la electrónica: estamos ahora registrando una era en la que el uso de la luz y los láseres. más que las señales eléctricas. reproducir archivos de audio.).Automatización de Oficinas Personal Digital Assistant. navegar por Internet. Hoy día se puede usar como una computadora doméstica (ver películas. más datos en el mismo espacio físico y mayor fiabilidad. crear documentos. correo electrónico. Desarrollos Tecnológicos en la Ofimática La mayor parte de esta documentación ha tratado de tecnología y técnicas de las que se dispone. juegos.

permitiendo manejar las informaciones internas en una empresa ya que se crean una enorme oportunidad de ahorro al eliminar porcentajes de impresión y reducir costos administrativos asociados con la producción y distribución de la información interna. los reguladores oficiales y estatales están presionando a los empleadores para que reduzcan la distancia a que se viaja y las personas afectadas por huracanes. usan principalmente Internet. que puede ser por ejemplo: La Ecología. organismos. tal es así que la han considerado como una de las nuevas revoluciones del mundo de la informática. órdenes de productos y otras cosas similares. INTERNET Y LA OFIMATICA INTERNET permite suscribirnos a las denominadas “listas de interés” que existen en todo el mundo. sismos y olas de frío. una INTRANET es una versión interna. han aprendido que no tienen que estar en la oficina para ser productivos. Las INTRANETS pueden ser de una manera muy específica. podemos recibir toda la información actualizada y disponible en la fecha sobre el tema Ecología. instituciones. que sólo conecta al usuario con computadoras seleccionadas. sigue subiendo de importancia en las listas de todo el mundo. todas ellas con un mismo objetivo de interés común. Actualmente muchas compañías ya están aprovechando las ventajas de implantar una INTRANET. el proceso cae en uno de dos modos: en control remoto o en nodo remoto. Pero sin importar cuál es la aplicación. grupos de gente. Casi todas las redes de negocios necesitan darle a las personas una manera de llamar para leer e intercambiar archivos. si sus usuarios 15 .Automatización de Oficinas INTRANET: LA NUEVA REVOLUCION DE LA OFIMATICA El término INTRANET era casi desconocido hace algunos años en el mundo de la computación pero ha tomado una gran importancia en los diferentes medios que difunden lo referente al mundo de la computación. inundaciones. Así. Las INTRANETS se encargan de mantener los derechos de propiedad y permiten establecer niveles de seguridad para información específica. tanto del país como del extranjero. Un buen porcentaje de la información de una compañía es de carácter exclusivamente interno. una INTRANET es un site (lugar) privado o un conjunto de sites configurados para el uso exclusivo de una organización. Esos archivos pueden ser correo electrónico. Utilizando la misma tecnología que sustenta el hermano mayor de INTRANET (INTERNET). reportes. estando suscritos a la lista de interés “Ecología” de un país determinado. Mientras INTERNET conecta a millones de usuarios en el mundo. Querrá control remoto. sociedades. así como también podemos enviar la información sobre ese tema o redireccionarlo hacia terceras personas. Las ventas de computadoras portátiles están aumentando a un paso más rápido que los sistemas de escritorios. especialmente el acceso a Internet. EL USUARIO MOVIL Y LA OFIMATICA El acceso remoto a la red. y no debe circular públicamente. nos beneficiamos con la suscripción en una lista de interés conociendo a otras personas. Por otra parte. cerrada. que se han creado considerando temas específicos y a las que podemos acceder sin ningún costo adicional.

como las conexiones inalámbricas o celulares. envía los golpes de tecla por la línea de teléfono y retorna imágenes en la pantalla. Bajo el control remoto.Automatización de Oficinas principalmente ejecutan aplicaciones de DOS en sus portátiles o usan las técnicas lentas de transmisión. en la otra dirección. la computadora que llama. 16 .

fox.org/wiki/Aplicaci%C3%B3n_ofim%C3%A1tica 6.presidencia.edu.pdf 17 . http://innova. http://es.es/roigmi/exposicion.htm 4.org/main/espanol/et/etg. http://mural.mx/archivos/9/5/9/files/archivos/sip-6376.ve/dac/Departamentos/coordinaciones/informaticai/docu mentos/Automatizaci%C3%B3n%20de%20Oficinas%20y%20sistemas %20estrategicos.wikipedia.Automatización de Oficinas Bibliografía 1. http://es.wikipedia.gob. http://www. http://www.ppt 2.htm 3.uv.aceproject.ucla.org/wiki/Sistemas_de_automatizaci%C3%B3n_de_oficinas 5.

control de almacén. Las Intranets (o Intra-redes sise quiere) conectan personas a personas. El resultado inmediato es conseguir una mejor y más eficiente comunicación. conectadas a través de una red (internet o intranet). Groupware: Programa informático colaborativo o Groupware (en inglés) se refiere a los programas informáticos que integran el trabajo en un sólo proyecto con muchos usuarios concurrentes que se encuentran en diversas estaciones de trabajo. emisión del pedido. a todos los niveles de las organizaciones. que permiten la distribución de la información entre los usuarios de redes corporativas. Intranet: Son redes privadas de valor agregado al interior de las organizaciones utilizando las tecnologías de INTERNET. Ya puede uno tener un sitio de comercio electrónico excelente --aseguran--. que si falla el backoffice. etc. porque se refiere a los sistemas automáticos que respaldan las acciones que acompañan a una transacción: facturación. con páginas virtuales internas. y personas a la información.Automatización de Oficinas Glosario Backoffice: En el ámbito del comercio electrónico es una de las palabras más repetidas. En otras palabras. 18 . INTRANETS son sitios Web internos en redes locales privados. Suite: Una suite informática o suite de oficina es un conjunto de software para el uso en oficinas y entornos profesionales.

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