Automatización de Oficinas

AUTOMATIZACION DE OFICINAS Automatización:
Del griego antiguo: guiado por uno mismo) es el uso de sistemas o elementos computarizados para controlar maquinarias y/o procesos industriales substituyendo a operadores humanos.

Automatización de Oficina:
Concepto 1: La Automatización de la Oficina vendría a ser la integración de las funciones de toda la información en la oficina, lo que incluye el procesamiento de texto, procesamiento de datos, gráficos, autoedición (publicaciones de oficina), correo electrónico, así como tecnologías de punta, a nivel de software como de hardware, como es el caso de Windows 95, Office 97, Cliente/Servidor, Backoffice, Internet, Intranet, etc. Concepto 2: ELLI y NUTT (1980) "La utilización de tecnología para mejorar la realización de funciones de oficina"Esta definición amplía el término a tecnología, no sólo como las anteriores a la informática, quizás demasiado amplio el término. Así mismo no se reduce al campo espacial de la oficina, sino que habla de las funciones de ésta. Cada autor utilizará tecnología o entorno de la oficina, dependiendo de lo que cada uno entienda qué son estos términos, ampliando por consiguiente los términos o reduciéndolos. Desde una perspectiva Lo cierto es que, en un sentido amplio, la ofimática debería de ser inscrita como una más de las relaciones complejas del triángulo tecnología-individuo-sociedad.

Introducción
Los programas automatizados para equipos de cómputo personales instalados en las oficinas se han convertido en una parte indispensable de la administración electoral en muchos países. Los programas de procesamiento de textos han reemplazado las máquinas de escribir; los programas de bases de datos han reemplazado a las listas electorales basadas en papel, los inventarios y las listas de personal así como los programas de organización personal han reemplazado a las agendas de papel.

Fig. 1

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Como origen y causa de este crecimiento exponencial de la información. La fusión de los trabajos de oficina. haciéndose asequibles a cualquier tipo de actividad. microfilmado y gestión de archivos.[1] La ofimática ayuda a optimizar o automatizar los procedimientos ofimáticos existentes. sino que con computadoras personales conectados entre sí. La Ofimática. Los programas de base de datos y de hojas de cálculo que pueden operarse en computadoras personales de gran potencia permiten que usuarios ordinarios introduzcan. denominada Informática. cuando los ordenadores de sobremesa se popularizaron. y definida según se ha visto. que permite a los usuarios transmitir datos. formando redes locales. correo electrónico e incluso voz por la red. compartan información y abaraten los costos. La velocidad de crecimiento hace necesario que el tratamiento de la información. La columna vertebral de la ofimática es una red de área local (LAN). comenzó a aplicarse a diferentes campos. manipular y transmitir digitalmente la información necesaria en una oficina para realizar tareas y lograr objetivos básicos. para la de 1990 los programas automatizados para oficina se han vuelto muy sofisticados. fueron reduciendo su tamaño y consumo. a nivel local. empezando en primer lugar al campo militar. almacenen y utilicen información de formas que alguna vez sólo hubieran sido posibles en grandes equipos de cómputo y por programadores especializados. Estos programas han servido para darle a oficiales ordinarios la capacidad de completar internamente tareas que alguna vez tuvieron que ser enviadas fuera de las oficinas para ser completadas por especialistas. Se llama ofimática al equipamiento hardware y software usado para idear y crear. La ofimática fue un concepto muy popular en los años 1970 y 1980. se ha convertido en un tema que se usa cada vez más y esta en constante crecimiento. habiéndose extendido en la actualidad al campo económico y empresarial. siendo imprescindibles en la oficina para tener una eficaz gestión de la empresa. aparece. tan versátil y variada. coleccionar. Las computadoras ocuparon gran espacio y energía. en forma casual la solución. y de la informática ha dado lugar a la Ofimática. caen en esta categoría. de esta manera. fax. archivado. télex. Todas las funciones propia del trabajo en oficina. los programas para edición en computadores personales permiten que personas relativamente novatas realicen publicaciones con calidad profesional cuando antes incluso las tareas más simples de esta naturaleza tenían que ser enviadas a imprentas profesionales. incluyendo dictados. Las actividades básicas de un sistema ofimático comprenden el almacenamiento de datos en bruto. como el tratamiento de la información de forma automatizada Ofimática La informática. se lleve a cabo de forma mecánica o automática. la transferencia electrónica de los mismos y la gestión de información electrónica relativa al negocio. a través de los años.Automatización de Oficinas Empezando por programas básicos de procesamiento de palabra en la década de 1970. almacenar. Por ejemplo. copias. mecanografía. En el entorno ofimático o de la Automatización de la Oficina no son necesarios grandes equipos.[2] 2 . operación de los teléfonos y la centralita.

la ofimática apunta hacia aplicar todos los procedimientos descritos. Enviar correos electrónicos individuales o grupales a los electores o al personal. editar e imprimir toda su correspondencia en un estilo corporativo estandarizado. incluyendo libros. folletos. Planear y monitorear todos los aspectos de un proyecto relevante. Uso de los programas de automatización Es deseable que todos los usuarios de los programas automatizados sean capacitados para su uso. y WIMAX juegan un papel trascendental. muy eficiente pero libre de los desagradables cables. es decir sin cables. como la emisión y recepción de votos por correspondencia. Un usuario hábil puede desarrollar productos muy sofisticados. Por fin se puede avizorar una moderna oficina. Los programas más modernos son muy poderosos. incluyendo la impresión automatizada de sus logotipos. Conservación de inventarios. utilizar los programas automatizados para: • • • • • • • • • • • • • • Producir todas o la mayoría de sus publicaciones de manera interna. Capturar y analizar resultados electorales. La mayoría de los paquetes de programas vienen acompañados con manuales para el usuario (en papel o en pantalla). Almacenar y manipular registros sobre los empleados. Automatizar diversos componentes del proceso electoral. por ejemplo. Envíos personalizados a gran escala para los electores o el personal. en forma wireless. Incorporar. Compartir archivos a través de una red. Operar un sitio en internet y una red interna. Componer. Algunas autoridades electorales pueden ser capaces de proveer capacitación interna utilizando a su propio personal. En este aspecto las cada vez más populares WIFI. 3 .Automatización de Oficinas Hacia fines de 2006. Una autoridad electoral puede. almacenar y utilizar información sobre el registro electoral. En muchos países se puede recurrir a capacitadores externos. Organizar un sistema de administración financiera. Desarrollar presentaciones para su proyección en pantallas grandes en seminarios o para efectos de capacitación. formatos y cartas informativas.

que combinan las aplicaciones más populares en un solo paquete. poco. el próximo paso importante puede ser la incorporación de reconocimiento de voz continuo. Paquetes integrados. a través del propio procesador. La gestión documental cada vez es más rica en contenidos. transforman al documento en algo «vivo». Otra de las tendencias será el empleo de nuevos lenguajes como el Java a la cabeza en el desarrollo de los distintos 4 . sino de la confirmación de que la unión hace la fuerza. bloqueos. lo cual hace entrever una posible feliz unión. en la forma de solucionar los problemas. han sido las «suites». en lo que a oficina se refiere. y manos libres. lo que representa un gran campo de batalla de tres de los principales gigantes de la Informática. relativamente. los sistemas de videoconferencia empiezan a hacerse también espacio en los ámbitos más avanzados. Prueba de la importancia es su inclusión en grupos de aplicaciones mayores. en los que no tenían espacio hasta hace. desvíos. con recursos compartidos. el procesador de textos parece no tener límite. añadiendo a las tradicionales funciones de llamada en espera. Se camina hacia el soporte de versiones y permisos a la hora de construir o revisar el documento entre distintos usuarios. 2 Las aplicaciones de este tipo hasta ahora suelen venir por separado si bien se integran en los distintos procesadores. Fig. para que pueda dictarle a su microcomputadora. La mensajería electrónica como parte de un entorno de trabajo permite la comunicación rápida y eficiente entre distintos miembros de la empresa. y este concepto hay que entenderlo y comprenderlo bien. El programa más significativo de las «suites». La colaboración transforma al equipo o grupo de trabajo en la unidad básica de la organización (empresa o institución). en la que toman parte activa las nuevas agendas y herramientas de gestión de tiempo y proyectos. No se trata de una ciencia-ficción. La conectividad mediante hiperenlaces junto con la inclusión de sistemas de navegación en la World Wide Web. Los productos estrella del año. la comunicación telefónica con grupos. No todo acaba ahí. Como extensión a ellas. Las nuevas aplicaciones convierten los ordenadores en completos sistemas de telefonía digital. apoyándose en nuevos formatos electrónicos y sistemas de almacenamiento más grandes y más rápidos. permitiendo aplicar nuevas técnicas como el «Groupware». supone un claro mensaje: «no estamos solos».Automatización de Oficinas Un Camino Hacia El Trabajo En Grupo La evolución a lo largo del último año en el entorno de la oficina. Como punto de partida se exige la organización.

hacia dónde se dirige. Han surgido nuevos tipos de trabajo. Se puede utilizar una arquitectura de 3 niveles de modelos de datos. Las Redes de Información y La Informática Muchas de las pautas seguidas por la Informática de oficina se deben al propio concepto de red. La senda marcada incluye la integración así como el diseño para trabajar en grupos. sobre todo Internet. de las que hay una buena gama de opciones adaptables a las diversas complejidades de las compañías. de telefonía móvil o del tipo que sea. Hemos de tener en cuenta razones para la utilización de una herramienta importante a la hora de realizar la integración del sistema. El estudio de la oficina comenzará por un análisis de las diferentes perspectivas por las que se puede optar. seguiremos el modelo de complejidad basado en tres niveles. En cuanto al «hardware» de impresión y captura de información (escáneres. los submodelos de datos. El nivel inferior es el interno o físico (cómo se almacenan los datos físicamente en cintas o discos u otros soportes magnéticos.Se concibe aquí la oficina como un entorno que lleva a cabo actividades encaminadas a apoyar la gestión de una organización. impresoras).Automatización de Oficinas programas. Del contacto con las grandes redes de comunicación. que supone el manejo de una gran cantidad de información con diferentes tipos de procesamientos. Desde una perspectiva analítica. Para un análisis de la oficina. electrónicos u ópticos). fotocopiadoras. Perspectivas de la oficina. Por otra parte. de red o de tablas de relaciones). La relación de las actividades que se realizan.. faxes. ACTIVIDADES. La distribución de documentos a toda la empresa sin precisar del papel. encuentra su medio ideal en las intranets. y dado su carácter indefinido y falto de estructuración. soportando múltiples protocolos y opciones de acceso controlado. con facilidad de actualización en un menor tiempo. no por la dificultad técnica que puedan requerir los trabajos en ella realizados. el qué. se exportan modelos de comportamiento más productivos que los originales. propuesto por Saez Vacas (1983). Así es un estudio de lo más inmediato en la oficina. o vistas parciales que cada usuario tiene de la base de datos. el acceso remoto desde una conexión telefónica bien de la red básica o RDSI. 5 . la opción de color con calidad fotográfica ya está al alcance de la mayoría. de amplia implantación en otros países y alternativa de futuro en el Perú a la hora de reducir costos y dinamizar el mercado. cómo y porqué se hacen las cosas. a las bases de datos y aplicaciones de la empresa posibilitan el teletrabajo. Finalmente. La Oficina y Su Complejidad La oficina es un entorno de trabajo complejo. sino por su enorme variedad. nos centramos en un "comportamiento manifiesto y espontáneo" en las tareas operativas. autentificando la identidad del usuario. son éstas las actividades más susceptibles de automatización. Después está el nivel de modelos de datos (esquema conceptual según el cual se organizan los datos en forma de árbol. pone de manifiesto una serie de necesidades básicas comunes al entorno de la oficina.

Así. Hay dos tipos: Editores de líneas: Se opera línea a línea. se puede descomponer toda la labor realizada en tareas más concretas y definidas y construir un diagrama de bloques de procesos de la oficina. al dotarles de un significado concreto (semántica). texto y programas fuente. Sus tareas fundamentales serán: editar. es decir. Editores de pantalla: Se puede manejar toda la pantalla. EDIT de MS-DOS y VI de UNIX.. Un ejemplo sería EDLIN de MS-DOS y ED de UNIX. FUNCIONES. Trata de explicar el porqué de las cosas. en el nivel inferior están las actividades elementales. eminentemente organizativa. El programa EDIT. EX (UNIX) Procesadores de textos. será de gran utilidad para estructurar las tareas de la oficina.. que se agrupan en una lógica. Programas mas usuales en el entorno Ofimático Editores de textos Los editores son programas que permiten crear archivos. borrar. Otros programas serían: NORTON EDITOR (DOS). Están pensados para facilitar la elaboración de textos y posibles modificaciones futuras.La oficina se concibe como un conjunto de funciones y procedimientos. semántica y funciones) se aprecia fácilmente. donde hay siempre un objetivo más amplio que la propia tarea a realizar. que servirá posteriormente para desarrollar el sistema integrado. al objeto de facilitar la integración adecuada de todos los componentes y herramientas individuales. facilitando al tiempo una adaptación a los objetivos a conseguir y una capacidad de evolución importante. se utiliza para la creación y edición de archivos tipo texto. Es una perspectiva intermedia entre las actividades y el grado superior que suponen las funciones. mantenimiento de archivos cuyos registros están compuestos de caracteres ASCII imprimibles. La relación jerárquica de las tres formas (actividades. 6 . visualizar.Intenta comprender las razones que hay detrás de las actividades que se realizan. para formar finalmente las funciones. Una función se compone de varias actividades elementales. Esta perspectiva.Automatización de Oficinas SEMANTICA. insertar y buscar/sustituir caracteres.

diccionarios. definir atributos de texto (negrita. Los procesadores o tratamientos de textos son programas de usuario que permiten realizar todas las operaciones necesarias para crear. activar presentaciones preliminares antes de la impresión o visualizar las páginas editadas. crear y modificar estilos. éste reside en la memoria interna. un procesador de texto es un software informático destinado a la creación y edición de documentos de texto y que se muestra como una alternativa a la antigua máquina de escribir. no hay que preocuparse del final de la línea. de diferentes complejidades. Mediante sencillos procedimientos podemos mover. otros archivos. Elegir el más adecuado depende de la experiencia y pretensiones de los usuarios. subrayar o repetir párrafos. corregirlos. alinear párrafos. imprimirlo o ambas cosas (cuando se edita o crea un texto. recuperar. dibujos e insertar incluso imágenes. hojas de cálculo. todos los procesadores de texto pueden trabajar con distintos formatos de párrafo. o con las flechas del cursor o con el ratón). Una vez finalizada la manipulación del documento. guardar. Hay una cantidad enorme de procesadores de texto en el mercado. ya que el programa pasa automáticamente a la línea siguiente o a la hoja siguiente cuando una esté completa. efectos de formato. Cuando los procesadores forman parte de un paquete integrado. líneas por página. gráficos. Como regla general básica. modificarlos e imprimirlos es una ventaja sustancial del PC sobre la máquina de escribir. definir longitud de páginas. subrayado). perdiéndose al desconectar el equipo. podemos guardarlo en un soporte magnético. fijar espacio entre líneas y entre párrafos. Es normal la posibilidad de visualizar el documento en pantalla en su formato definitivo. Esta muestra previa es muy interesante para comprobar su aspecto final sin necesidad de imprimirlo. La posibilidad de escribir largos o repetitivos documentos. mover. Al escribir con un procesador de textos. frases y palabras dentro de un texto. tamaño y orientación de las fuentes.Automatización de Oficinas Por definición. antes debe guardarse en un soporte magnético. En principio. copiar o borrar bloques de textos. Los procesadores de texto brindan unas u otras posibilidades según la aplicación de que se disponga. Para evitar la pérdida. etc. Los que usan órdenes (emplean combinaciones de determinadas teclas para realizar cada una de las opciones deseadas). tamaño. modificar e imprimir un texto. se conoce como WYSIWYNG (se obtiene lo que se ve). además de contar con las propiedades de poder. Todos los procesadores de textos permiten establecer cabeceras y pies de página. están catalogados como importantes y necesarios en la utilización de cualquier PC. El propio procesador delimitará el tamaño de la hoja. ni tampoco del final de la página. borrar. También ofrecen la posibilidad de crear de forma sencilla tablas. el número de caracteres por línea. cortar y copiar texto. es decir tal y como va a imprimirse. luego sólo permanece temporalmente. si deseamos conservarlo). Los procesadores de textos. posibilidades. Algunos Ejemplos: Microsoft Word 7 . tienen acceso y comunicación con otros programas: bases de datos. marcar márgenes y tabuladores. dentro de la gama de programas. existen dos tipos de tratamiento de textos: Los que disponen de menúes (se seleccionan las opciones pulsando la tecla que indica el menú. definir la anchura del documento. establecer sangrías y tabulados.

Actualmente ha logrado superar a su gran competido WordPerfect para Windows. Existen otras versiones. tanto en el uso particular como por parte de las empresas y organismos oficiales. Esta documentación está elaborada con Microsoft WORD 6. WORDSTAR Fue el primero y ampliamente utilizado. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas. y ha iniciado la recuperación en otros mercados. integrada en el conjunto de programas denominado Oficce 97. La versión actual es la de Windows ‘95. tanto en ventas como en popularidad. para Macintosh y para PC´s operando bajo MS-DOS.Automatización de Oficinas Este programa es actualmente el más completo dentro de los de su categoría. WordPerfect Es un programa de procesamiento de textos que tuvo su máxima popularidad a finales de los años 1980 y a principios de los años 1990.0. pero en la actualidad ha sido eclipsado. por Microsoft Word. Fue el estándar de facto durante muchos años. 8 . Hojas de cálculo Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas). Hoy Wordperfect se está recuperando en mercados como el de Norteamerica gracias al desarrollo por Corel y las ventajas que su suite ofrece sobre la de Microsoft. actualmente ha desaparecido en la práctica. lo cual ha dado origen a una gran difusión.

en el hogar. Es una combinación de calculadora. que unido a la potencia y capacidad de almacenar datos de los sistemas informáticos. donde cada caso originaría un programa distinto. Gráficos 9 . Visicalc nació en 1979. las convierten en una herramienta de primerísima importancia en el mundo empresarial. lápiz y papel.Automatización de Oficinas Las hojas de cálculo (hojas electrónicas) nacieron cuando surgió la necesidad de adaptar los sistemas de planificación utilizados en las grandes computadoras a las nuevas microcomputadoras. MS EXCEL para Windows: Es la más difundida debido a su gran potencia y facilidad de uso. de una idea de un estudiante de administración de empresas de la Universidad de Harvard. La primera hoja de cálculo. se había desechado aplicar la informática a ese entorno de trabajo. 3. Los cálculos empresariales manejan unas cantidades de datos que suelen variar dependiendo de los supuestos. por lo que hasta la invención de la hoja electrónica. Ha desplazado a la tan conocida Lotus 1. 2.

traslaciones. Gráficos de dibujo y diseño: Se dispone de figuras geométricas (puntos. de los tres tipos indicados. mapas y cartografía. entre otros. Normalmente serán más abundantes los programas tutores y las ayudas interactivas. Se utilizan en dibujo lineal y artístico. Paquetes integrados Se considera como paquete integrado a un "conjunto se software que incluye las funciones de varios programas en un sistema interrelacionado. PAINTBRUSH. Cada método tiene sus ventajas y sus inconvenientes respecto a la calidad de representación y facilidad de manipulación o modificación. centrado. la interconexión gráfica de usuario más en boga actualmente. Los Gráficos de Gestión pertenecen al área de programas de dibujo para presentaciones de diagramas estadísticos. ya que necesitaremos un conocimiento preciso y exacto de las posibilidades de cada uno de los programas y de sus potenciales relaciones con los demás. COREL DRAW. son: HARDWARD GRAPHICS. Su forma de trabajar también es distinta: los de pantalla lo hacen agrupando puntos (pixels) y se les suele denominar "mapas de bits" o bitmap. aunque conservando la posibilidad de poder introducirlos con el propio programa. organizativas) . etc. ampliaciones.). han salido los de retoque fotográfico. arquitectura y urbanismo. etc. Normalmente incluyen la posibilidad de importar/exportar datos a o desde otros programas. fabricación e ingeniería (CAD/CAM/CAE). Otro elemento muy relacionado con los gráficos es el entorno WINDOWS. etc. POWER POINT.Automatización de Oficinas Nos referimos con programas de gráficos tanto a los estadísticos como a los de dibujo y diseño. ROBOCAD. Sus tres tipos básicos de representación son diagramas de barras. Existen distintas sub-clasificaciones. otros. edición. Smart Draw. procesadores de textos. bien como módulos de cada aplicación o formando varios programas independientes".) y nuevas (texto libre. Ejemplos de programas de gráficos. Cada vez existen más paquetes especializados en la generación de gráficos. dependiendo del área de aplicación de cada uno de ellos. esquemas eléctricos y electrónicos. de los de dibujo. que requieren tarjetas gráficas de alta resolución y escáner de diseño. Son programas integrados o relacionados con otros de gestión de datos: hojas de cálculo. Así. diseño de máquinas y herramientas (incluidos los automóviles). organigramas. Mezclando ambos obtenemos los programas de presentaciones. los de memoria trabajan con entidades vectoriales y sus definiciones geométricas como objetos. Normalmente se necesita una buena y completa documentación. bases de datos. videoconferencias. ampliando su potencia a otras actividades de las empresas: autoedición de documentos. sectores y barras. etc. conociendo en cualquier momento las funciones que podemos realizar. En un principio podemos clasificar los distintos programas de gráficos como de dibujo o de diseño asistido por computador. etc. AUTOCAD. animación y multimedia. publicidad y artes gráficas. 10 .0. Se han incorporado otras mixtas (barras y líneas. líneas y sectores en 2 y 3 dimensiones. Los primeros son los que dibujan enpantalla y los segundos aquellos que dibujan en memoria y muestran el resultado en pantalla. esquemas. así como las teclas de función. giros. rectas y curvas) y funciones de gestión de las imágenes (borrado. Como ejemplo se tiene el software llamado Visio versión 7.

tablas "hash". Estos programas hacen especial énfasis en optimizar los tiempos de acceso a disco y el tiempo de encontrar datos mediante técnicas de indexación (árboles. existen programas de gestión que no encajan en estas categorías. lo 11 . Los programas de CONTABILIDAD tienen por objeto el tratamiento automático de los datos contables con la finalidad de descargar al ser humano de tareas intensas y susceptibles de ser efectuadas con algún error numérico. dado que bajo el entorno Windows se pueden integrar fácilmente todo tipo de programas sin necesidad de que sean del mismo creador. por supuesto. por citar los más importantes. ALMACEN Y NOMINAS. la anotación de un asiento. aunque. cuyo "debe" y cuyo "haber" no suman lo mismo. Agenda Ejemplo de paquetes integrados: ASSISTANT LOTUS SIMPHONY ABILITY WORKS OPEN ACCESS MS OFFICE Actualmente los paquetes integrados han quedado obsoletos. etc. Los programas de contabilidad suelen y deben incluir filtros de los datos de entrada. Gráficos. como los discos magnéticos (u ópticos). También comprueban de forma automática que los tipos de las cuentas que se cargan/abonan. Aparte. Estas son CONTABILIDAD. volúmenes de datos relativamente grandes. Procesadores de textos. búsqueda dicotómica. Hojas de cálculo.Automatización de Oficinas especiales. Suelen llevar incorporado un "esqueleto" de las cuentas del Plan General de Contabilidad (PGC). usados especialmente en la Administración Pública. o el cierre de un ejercicio económico. Comunicaciones. como el cuadre de un balance.). para los cuales es preciso hacer uso de almacenamiento masivo. son aquellos cuya principal misión es mantener de forma debidamente organizada y procesar de modo adecuado. Los programas incluidos suelen ser: • • • • • • • • • • Bases de datos. Estos programas tradicionalmente se han dividido en cuatro categorías. También suelen incluir archivos ejemplo que acompañan a cada aplicación o en grupo aparte. y permiten la creación de subcuentas hasta un cierto nivel. FACTURACION. actualmente el único sobreviviente es WORKS en su versión para Windows Programas de Gestión Los programas llamados "de gestión". merecen especial mención los Sistemas de Información de Gestión Administrativa (SIGA). son coherentes (activo/pasivo/neto). así no permiten hechos como por ejemplo.

Hay muchos tipos de presentaciones. de forma que se adapte fácilmente a las necesidades de cualquier entidad. Típicamente incluye tres funciones principales: un editor que permite insertar un texto y darle formato. o para comunicar noticias en general. otros). como por ejemplo panfletos. Las diapositivas se pueden imprimir en transparencias y ser mostradas mediante un proyector de transparencias. Los programas de FACTURACION llevan un control de las facturas emitidas por la empresa en cuestión. resúmenes en papel. Presentador Gráfico Un programa de presentación es un paquete de software usado para mostrar información. un método para insertar y manipular imágenes y gráficos y un sistema para mostrar el contenido en forma continua. utilizados para ayudar a organizar un proyecto complejo en diferentes tareas y en un tiempo determinado. un dispositivo que se ha quedado obsoleto para estos fines desde la aparición de los programas de presentación. asignación de recursos. películas y otros objetos en páginas individuales o "diapositivas". El término "diapositiva" es una referencia al proyector de diapositivas. Permiten generar informes impresos (listados) de igual morfología que los libros y documentos clásicos de contabilidad (mayor.Automatización de Oficinas suficientemente grande. Software Administrador de Proyectos Software de administración de proyectos es un concepto que describe varios tipos de software. normalmente mediante una serie de diapositivas. sin tener que repetir necesariamente todos los datos (tan sólo aquellos que son diferentes). por ejemplo profesionales (relacionadas con el trabajo). comunicación y sistemas de documentación. para educación. en función de los albaranes de ese cliente pendientes de facturar. diario. incluyendo programación. Una vez cada cierto período de tiempo. o ser visualizadas directamente en la pantalla del ordenador (o en una pantalla normal usando un proyector de vídeo) bajo 12 . beneficiándose ésta de toda la flexibilidad del PGC. La mayoría de ellos permiten manejar una doble contabilidad (real/oficial) de modo que es muy fácil manejar simultáneamente dos contabilidades de una misma empresa. diapositivas o transparencias. software de colaboración. gráficos. de forma que se puede obtener fácil y cómodamente la documentación impresa de los datos informáticos. Un programa de presentación permite colocar texto. Los programas de presentación pueden servir de ayuda o reemplazar a las formas tradicionales de dar una presentación. pizarras. se procede a la emisión de la factura a los clientes.

motores de renderización y otros temas asociados en la categoría asociada.org. Amaya del W3C Internet Explorer y derivados: o Avant Browser o Maxthon o G-Browser Mozilla (SeaMonkey) y derivados: o Mozilla Firefox o Beonex o Navegador web IBM para OS/2. o KeyNote. conveniencia y bajo costo están logrando que el correo electrónico desplace al correo ordinario para muchos usos habituales. no solamente texto. aunque hay alternativas. es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos. animaciones y programas diversos además del texto y los hipervínculos o enlaces. comúnmente descritos en HTML. mediante el protocolo SMTP. sonido. Existe una lista detallada de navegadores. navigator o browser) es una aplicación software que permite al usuario recuperar y visualizar documentos de hipertexto. sino todo tipo de documentos. desde servidores web de todo el mundo a través de Internet. Navegadotes WEB Un navegador web o explorador web (del inglés. aunque por extensión también puede verse aplicado a sistemas análogos que usen otras tecnologías. secuencias de vídeo. La transición de una diapositiva a otra puede ser animada de varias formas. Esta red de documentos es denominada World Wide Web (WWW). o en inglés e-mail. Cualquier navegador actual permite mostrar o ejecutar gráficos. El ejemplo más común de un programa de presentación es Microsoft PowerPoint. Organizador personal 13 . y también se puede animar la aparición de los elementos individuales en cada diapositiva. Su eficiencia. incluido en la suite ofimática OpenOffice.Automatización de Oficinas el control de la persona que da la presentación. para ordenadores Apple. Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar. como Impress. Correo Electrónico Correo electrónico. Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este servicio en Internet.

). 14 . será fundamentalmente creciente para comunicaciones. navegar por Internet. más datos en el mismo espacio físico y mayor fiabilidad.Automatización de Oficinas Personal Digital Assistant. archivo e impresión. crear documentos. Desarrollos Tecnológicos en la Ofimática La mayor parte de esta documentación ha tratado de tecnología y técnicas de las que se dispone. es un computador de mano originalmente diseñado como agenda electrónica (calendario. más que las señales eléctricas. ha valido la pena considerar brevemente algunas de las tecnologías consideradas hasta hace poco tiempo como emergentes. bloc de notas y recordatorios) con un sistema de reconocimiento de escritura. etc. Los factores clave aquí son la facultad de que con los métodos ópticos se consigue velocidades altas. que están sólo precisamente comenzando a traducirse en productos del mercado La mayor parte de los avances en los últimos años han sido en el área de la electrónica: estamos ahora registrando una era en la que el uso de la luz y los láseres. Hoy día se puede usar como una computadora doméstica (ver películas. juegos. reproducir archivos de audio. Sin embargo. lista de contactos. correo electrónico.

especialmente el acceso a Internet. los reguladores oficiales y estatales están presionando a los empleadores para que reduzcan la distancia a que se viaja y las personas afectadas por huracanes. grupos de gente. podemos recibir toda la información actualizada y disponible en la fecha sobre el tema Ecología. si sus usuarios 15 . Querrá control remoto. una INTRANET es un site (lugar) privado o un conjunto de sites configurados para el uso exclusivo de una organización. que puede ser por ejemplo: La Ecología. nos beneficiamos con la suscripción en una lista de interés conociendo a otras personas. organismos. así como también podemos enviar la información sobre ese tema o redireccionarlo hacia terceras personas. el proceso cae en uno de dos modos: en control remoto o en nodo remoto. permitiendo manejar las informaciones internas en una empresa ya que se crean una enorme oportunidad de ahorro al eliminar porcentajes de impresión y reducir costos administrativos asociados con la producción y distribución de la información interna. todas ellas con un mismo objetivo de interés común. INTERNET Y LA OFIMATICA INTERNET permite suscribirnos a las denominadas “listas de interés” que existen en todo el mundo. Esos archivos pueden ser correo electrónico. Mientras INTERNET conecta a millones de usuarios en el mundo. sigue subiendo de importancia en las listas de todo el mundo. Un buen porcentaje de la información de una compañía es de carácter exclusivamente interno. reportes. EL USUARIO MOVIL Y LA OFIMATICA El acceso remoto a la red. Las INTRANETS pueden ser de una manera muy específica. y no debe circular públicamente. Por otra parte. que sólo conecta al usuario con computadoras seleccionadas. que se han creado considerando temas específicos y a las que podemos acceder sin ningún costo adicional. inundaciones. Casi todas las redes de negocios necesitan darle a las personas una manera de llamar para leer e intercambiar archivos. han aprendido que no tienen que estar en la oficina para ser productivos. Las INTRANETS se encargan de mantener los derechos de propiedad y permiten establecer niveles de seguridad para información específica. Utilizando la misma tecnología que sustenta el hermano mayor de INTRANET (INTERNET). tal es así que la han considerado como una de las nuevas revoluciones del mundo de la informática. órdenes de productos y otras cosas similares. una INTRANET es una versión interna. Pero sin importar cuál es la aplicación. cerrada. sismos y olas de frío.Automatización de Oficinas INTRANET: LA NUEVA REVOLUCION DE LA OFIMATICA El término INTRANET era casi desconocido hace algunos años en el mundo de la computación pero ha tomado una gran importancia en los diferentes medios que difunden lo referente al mundo de la computación. Las ventas de computadoras portátiles están aumentando a un paso más rápido que los sistemas de escritorios. sociedades. instituciones. tanto del país como del extranjero. estando suscritos a la lista de interés “Ecología” de un país determinado. Así. Actualmente muchas compañías ya están aprovechando las ventajas de implantar una INTRANET. usan principalmente Internet.

16 . Bajo el control remoto. en la otra dirección. como las conexiones inalámbricas o celulares. envía los golpes de tecla por la línea de teléfono y retorna imágenes en la pantalla. la computadora que llama.Automatización de Oficinas principalmente ejecutan aplicaciones de DOS en sus portátiles o usan las técnicas lentas de transmisión.

htm 4. http://mural.ve/dac/Departamentos/coordinaciones/informaticai/docu mentos/Automatizaci%C3%B3n%20de%20Oficinas%20y%20sistemas %20estrategicos. http://www. http://www.wikipedia.fox.wikipedia.pdf 17 .htm 3. http://es.edu. http://es.org/main/espanol/et/etg.mx/archivos/9/5/9/files/archivos/sip-6376.es/roigmi/exposicion.presidencia.uv.org/wiki/Sistemas_de_automatizaci%C3%B3n_de_oficinas 5.aceproject.ucla.org/wiki/Aplicaci%C3%B3n_ofim%C3%A1tica 6.ppt 2.Automatización de Oficinas Bibliografía 1. http://innova.gob.

Automatización de Oficinas Glosario Backoffice: En el ámbito del comercio electrónico es una de las palabras más repetidas. control de almacén. que permiten la distribución de la información entre los usuarios de redes corporativas. que si falla el backoffice. Groupware: Programa informático colaborativo o Groupware (en inglés) se refiere a los programas informáticos que integran el trabajo en un sólo proyecto con muchos usuarios concurrentes que se encuentran en diversas estaciones de trabajo. INTRANETS son sitios Web internos en redes locales privados. El resultado inmediato es conseguir una mejor y más eficiente comunicación. Ya puede uno tener un sitio de comercio electrónico excelente --aseguran--. Suite: Una suite informática o suite de oficina es un conjunto de software para el uso en oficinas y entornos profesionales. Las Intranets (o Intra-redes sise quiere) conectan personas a personas. En otras palabras. emisión del pedido. etc. 18 . porque se refiere a los sistemas automáticos que respaldan las acciones que acompañan a una transacción: facturación. conectadas a través de una red (internet o intranet). Intranet: Son redes privadas de valor agregado al interior de las organizaciones utilizando las tecnologías de INTERNET. con páginas virtuales internas. y personas a la información. a todos los niveles de las organizaciones.

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