Automatización de Oficinas

AUTOMATIZACION DE OFICINAS Automatización:
Del griego antiguo: guiado por uno mismo) es el uso de sistemas o elementos computarizados para controlar maquinarias y/o procesos industriales substituyendo a operadores humanos.

Automatización de Oficina:
Concepto 1: La Automatización de la Oficina vendría a ser la integración de las funciones de toda la información en la oficina, lo que incluye el procesamiento de texto, procesamiento de datos, gráficos, autoedición (publicaciones de oficina), correo electrónico, así como tecnologías de punta, a nivel de software como de hardware, como es el caso de Windows 95, Office 97, Cliente/Servidor, Backoffice, Internet, Intranet, etc. Concepto 2: ELLI y NUTT (1980) "La utilización de tecnología para mejorar la realización de funciones de oficina"Esta definición amplía el término a tecnología, no sólo como las anteriores a la informática, quizás demasiado amplio el término. Así mismo no se reduce al campo espacial de la oficina, sino que habla de las funciones de ésta. Cada autor utilizará tecnología o entorno de la oficina, dependiendo de lo que cada uno entienda qué son estos términos, ampliando por consiguiente los términos o reduciéndolos. Desde una perspectiva Lo cierto es que, en un sentido amplio, la ofimática debería de ser inscrita como una más de las relaciones complejas del triángulo tecnología-individuo-sociedad.

Introducción
Los programas automatizados para equipos de cómputo personales instalados en las oficinas se han convertido en una parte indispensable de la administración electoral en muchos países. Los programas de procesamiento de textos han reemplazado las máquinas de escribir; los programas de bases de datos han reemplazado a las listas electorales basadas en papel, los inventarios y las listas de personal así como los programas de organización personal han reemplazado a las agendas de papel.

Fig. 1

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incluyendo dictados. En el entorno ofimático o de la Automatización de la Oficina no son necesarios grandes equipos. correo electrónico e incluso voz por la red. aparece. la transferencia electrónica de los mismos y la gestión de información electrónica relativa al negocio. fueron reduciendo su tamaño y consumo. operación de los teléfonos y la centralita. La fusión de los trabajos de oficina. a nivel local. en forma casual la solución. sino que con computadoras personales conectados entre sí. archivado. se ha convertido en un tema que se usa cada vez más y esta en constante crecimiento. siendo imprescindibles en la oficina para tener una eficaz gestión de la empresa. los programas para edición en computadores personales permiten que personas relativamente novatas realicen publicaciones con calidad profesional cuando antes incluso las tareas más simples de esta naturaleza tenían que ser enviadas a imprentas profesionales. cuando los ordenadores de sobremesa se popularizaron. Los programas de base de datos y de hojas de cálculo que pueden operarse en computadoras personales de gran potencia permiten que usuarios ordinarios introduzcan. fax. mecanografía. y de la informática ha dado lugar a la Ofimática. para la de 1990 los programas automatizados para oficina se han vuelto muy sofisticados. formando redes locales. copias. Las computadoras ocuparon gran espacio y energía. La velocidad de crecimiento hace necesario que el tratamiento de la información. microfilmado y gestión de archivos. caen en esta categoría. haciéndose asequibles a cualquier tipo de actividad. denominada Informática. se lleve a cabo de forma mecánica o automática. manipular y transmitir digitalmente la información necesaria en una oficina para realizar tareas y lograr objetivos básicos. Las actividades básicas de un sistema ofimático comprenden el almacenamiento de datos en bruto. tan versátil y variada. La columna vertebral de la ofimática es una red de área local (LAN). compartan información y abaraten los costos. que permite a los usuarios transmitir datos. almacenar. Estos programas han servido para darle a oficiales ordinarios la capacidad de completar internamente tareas que alguna vez tuvieron que ser enviadas fuera de las oficinas para ser completadas por especialistas. empezando en primer lugar al campo militar. de esta manera. Como origen y causa de este crecimiento exponencial de la información. La Ofimática. como el tratamiento de la información de forma automatizada Ofimática La informática. Se llama ofimática al equipamiento hardware y software usado para idear y crear. télex. coleccionar. y definida según se ha visto. habiéndose extendido en la actualidad al campo económico y empresarial. La ofimática fue un concepto muy popular en los años 1970 y 1980. comenzó a aplicarse a diferentes campos.[1] La ofimática ayuda a optimizar o automatizar los procedimientos ofimáticos existentes. Todas las funciones propia del trabajo en oficina. Por ejemplo.[2] 2 .Automatización de Oficinas Empezando por programas básicos de procesamiento de palabra en la década de 1970. almacenen y utilicen información de formas que alguna vez sólo hubieran sido posibles en grandes equipos de cómputo y por programadores especializados. a través de los años.

Planear y monitorear todos los aspectos de un proyecto relevante. y WIMAX juegan un papel trascendental. en forma wireless. la ofimática apunta hacia aplicar todos los procedimientos descritos. incluyendo libros. por ejemplo. Los programas más modernos son muy poderosos. folletos. Desarrollar presentaciones para su proyección en pantallas grandes en seminarios o para efectos de capacitación. Componer. es decir sin cables. Enviar correos electrónicos individuales o grupales a los electores o al personal. muy eficiente pero libre de los desagradables cables. Un usuario hábil puede desarrollar productos muy sofisticados. como la emisión y recepción de votos por correspondencia. Conservación de inventarios. Automatizar diversos componentes del proceso electoral. La mayoría de los paquetes de programas vienen acompañados con manuales para el usuario (en papel o en pantalla). Incorporar. Uso de los programas de automatización Es deseable que todos los usuarios de los programas automatizados sean capacitados para su uso. 3 . En este aspecto las cada vez más populares WIFI.Automatización de Oficinas Hacia fines de 2006. En muchos países se puede recurrir a capacitadores externos. Almacenar y manipular registros sobre los empleados. Organizar un sistema de administración financiera. formatos y cartas informativas. incluyendo la impresión automatizada de sus logotipos. Compartir archivos a través de una red. Envíos personalizados a gran escala para los electores o el personal. Capturar y analizar resultados electorales. Algunas autoridades electorales pueden ser capaces de proveer capacitación interna utilizando a su propio personal. utilizar los programas automatizados para: • • • • • • • • • • • • • • Producir todas o la mayoría de sus publicaciones de manera interna. almacenar y utilizar información sobre el registro electoral. Por fin se puede avizorar una moderna oficina. editar e imprimir toda su correspondencia en un estilo corporativo estandarizado. Operar un sitio en internet y una red interna. Una autoridad electoral puede.

el procesador de textos parece no tener límite.Automatización de Oficinas Un Camino Hacia El Trabajo En Grupo La evolución a lo largo del último año en el entorno de la oficina. permitiendo aplicar nuevas técnicas como el «Groupware». Las nuevas aplicaciones convierten los ordenadores en completos sistemas de telefonía digital. Los productos estrella del año. el próximo paso importante puede ser la incorporación de reconocimiento de voz continuo. Prueba de la importancia es su inclusión en grupos de aplicaciones mayores. sino de la confirmación de que la unión hace la fuerza. Fig. No todo acaba ahí. y este concepto hay que entenderlo y comprenderlo bien. la comunicación telefónica con grupos. lo que representa un gran campo de batalla de tres de los principales gigantes de la Informática. relativamente. bloqueos. a través del propio procesador. La conectividad mediante hiperenlaces junto con la inclusión de sistemas de navegación en la World Wide Web. Otra de las tendencias será el empleo de nuevos lenguajes como el Java a la cabeza en el desarrollo de los distintos 4 . transforman al documento en algo «vivo». La colaboración transforma al equipo o grupo de trabajo en la unidad básica de la organización (empresa o institución). en lo que a oficina se refiere. Como extensión a ellas. en los que no tenían espacio hasta hace. para que pueda dictarle a su microcomputadora. y manos libres. No se trata de una ciencia-ficción. supone un claro mensaje: «no estamos solos». con recursos compartidos. Paquetes integrados. han sido las «suites». poco. que combinan las aplicaciones más populares en un solo paquete. La gestión documental cada vez es más rica en contenidos. Como punto de partida se exige la organización. Se camina hacia el soporte de versiones y permisos a la hora de construir o revisar el documento entre distintos usuarios. La mensajería electrónica como parte de un entorno de trabajo permite la comunicación rápida y eficiente entre distintos miembros de la empresa. 2 Las aplicaciones de este tipo hasta ahora suelen venir por separado si bien se integran en los distintos procesadores. los sistemas de videoconferencia empiezan a hacerse también espacio en los ámbitos más avanzados. en la forma de solucionar los problemas. añadiendo a las tradicionales funciones de llamada en espera. en la que toman parte activa las nuevas agendas y herramientas de gestión de tiempo y proyectos. desvíos. El programa más significativo de las «suites». apoyándose en nuevos formatos electrónicos y sistemas de almacenamiento más grandes y más rápidos. lo cual hace entrever una posible feliz unión.

sino por su enorme variedad. Desde una perspectiva analítica. cómo y porqué se hacen las cosas. La distribución de documentos a toda la empresa sin precisar del papel. nos centramos en un "comportamiento manifiesto y espontáneo" en las tareas operativas. el acceso remoto desde una conexión telefónica bien de la red básica o RDSI. Para un análisis de la oficina. la opción de color con calidad fotográfica ya está al alcance de la mayoría. pone de manifiesto una serie de necesidades básicas comunes al entorno de la oficina. sobre todo Internet. En cuanto al «hardware» de impresión y captura de información (escáneres. con facilidad de actualización en un menor tiempo. de telefonía móvil o del tipo que sea. Por otra parte. Así es un estudio de lo más inmediato en la oficina. o vistas parciales que cada usuario tiene de la base de datos. ACTIVIDADES. Las Redes de Información y La Informática Muchas de las pautas seguidas por la Informática de oficina se deben al propio concepto de red. se exportan modelos de comportamiento más productivos que los originales. Del contacto con las grandes redes de comunicación. La relación de las actividades que se realizan..Se concibe aquí la oficina como un entorno que lleva a cabo actividades encaminadas a apoyar la gestión de una organización. de red o de tablas de relaciones). seguiremos el modelo de complejidad basado en tres niveles. de amplia implantación en otros países y alternativa de futuro en el Perú a la hora de reducir costos y dinamizar el mercado. 5 . de las que hay una buena gama de opciones adaptables a las diversas complejidades de las compañías.Automatización de Oficinas programas. los submodelos de datos. encuentra su medio ideal en las intranets. La Oficina y Su Complejidad La oficina es un entorno de trabajo complejo. Perspectivas de la oficina. que supone el manejo de una gran cantidad de información con diferentes tipos de procesamientos. soportando múltiples protocolos y opciones de acceso controlado. Se puede utilizar una arquitectura de 3 niveles de modelos de datos. El estudio de la oficina comenzará por un análisis de las diferentes perspectivas por las que se puede optar. hacia dónde se dirige. a las bases de datos y aplicaciones de la empresa posibilitan el teletrabajo. Han surgido nuevos tipos de trabajo. faxes. Hemos de tener en cuenta razones para la utilización de una herramienta importante a la hora de realizar la integración del sistema. propuesto por Saez Vacas (1983). fotocopiadoras. autentificando la identidad del usuario. Finalmente. impresoras). Después está el nivel de modelos de datos (esquema conceptual según el cual se organizan los datos en forma de árbol. el qué. electrónicos u ópticos). no por la dificultad técnica que puedan requerir los trabajos en ella realizados. son éstas las actividades más susceptibles de automatización. La senda marcada incluye la integración así como el diseño para trabajar en grupos. El nivel inferior es el interno o físico (cómo se almacenan los datos físicamente en cintas o discos u otros soportes magnéticos. y dado su carácter indefinido y falto de estructuración.

Es una perspectiva intermedia entre las actividades y el grado superior que suponen las funciones. La relación jerárquica de las tres formas (actividades. texto y programas fuente. Una función se compone de varias actividades elementales.Intenta comprender las razones que hay detrás de las actividades que se realizan. se puede descomponer toda la labor realizada en tareas más concretas y definidas y construir un diagrama de bloques de procesos de la oficina. que servirá posteriormente para desarrollar el sistema integrado. Trata de explicar el porqué de las cosas. Editores de pantalla: Se puede manejar toda la pantalla. borrar. insertar y buscar/sustituir caracteres.Automatización de Oficinas SEMANTICA. Otros programas serían: NORTON EDITOR (DOS). donde hay siempre un objetivo más amplio que la propia tarea a realizar. Hay dos tipos: Editores de líneas: Se opera línea a línea. en el nivel inferior están las actividades elementales. al objeto de facilitar la integración adecuada de todos los componentes y herramientas individuales.. Esta perspectiva. al dotarles de un significado concreto (semántica). Programas mas usuales en el entorno Ofimático Editores de textos Los editores son programas que permiten crear archivos. facilitando al tiempo una adaptación a los objetivos a conseguir y una capacidad de evolución importante. visualizar. Están pensados para facilitar la elaboración de textos y posibles modificaciones futuras. FUNCIONES.La oficina se concibe como un conjunto de funciones y procedimientos. EDIT de MS-DOS y VI de UNIX. EX (UNIX) Procesadores de textos. Un ejemplo sería EDLIN de MS-DOS y ED de UNIX. será de gran utilidad para estructurar las tareas de la oficina. se utiliza para la creación y edición de archivos tipo texto. semántica y funciones) se aprecia fácilmente. que se agrupan en una lógica. eminentemente organizativa. para formar finalmente las funciones. mantenimiento de archivos cuyos registros están compuestos de caracteres ASCII imprimibles. es decir.. 6 . El programa EDIT. Sus tareas fundamentales serán: editar. Así.

Los procesadores de textos. están catalogados como importantes y necesarios en la utilización de cualquier PC. líneas por página. También ofrecen la posibilidad de crear de forma sencilla tablas. existen dos tipos de tratamiento de textos: Los que disponen de menúes (se seleccionan las opciones pulsando la tecla que indica el menú. crear y modificar estilos. Hay una cantidad enorme de procesadores de texto en el mercado. Una vez finalizada la manipulación del documento. Mediante sencillos procedimientos podemos mover. además de contar con las propiedades de poder. corregirlos. ya que el programa pasa automáticamente a la línea siguiente o a la hoja siguiente cuando una esté completa. otros archivos. subrayado). etc. se conoce como WYSIWYNG (se obtiene lo que se ve). frases y palabras dentro de un texto. En principio. definir atributos de texto (negrita.Automatización de Oficinas Por definición. imprimirlo o ambas cosas (cuando se edita o crea un texto. alinear párrafos. un procesador de texto es un software informático destinado a la creación y edición de documentos de texto y que se muestra como una alternativa a la antigua máquina de escribir. gráficos. activar presentaciones preliminares antes de la impresión o visualizar las páginas editadas. modificar e imprimir un texto. dibujos e insertar incluso imágenes. Al escribir con un procesador de textos. El propio procesador delimitará el tamaño de la hoja. todos los procesadores de texto pueden trabajar con distintos formatos de párrafo. éste reside en la memoria interna. dentro de la gama de programas. o con las flechas del cursor o con el ratón). hojas de cálculo. Cuando los procesadores forman parte de un paquete integrado. cortar y copiar texto. diccionarios. La posibilidad de escribir largos o repetitivos documentos. tienen acceso y comunicación con otros programas: bases de datos. guardar. Es normal la posibilidad de visualizar el documento en pantalla en su formato definitivo. borrar. Esta muestra previa es muy interesante para comprobar su aspecto final sin necesidad de imprimirlo. posibilidades. Los procesadores o tratamientos de textos son programas de usuario que permiten realizar todas las operaciones necesarias para crear. Elegir el más adecuado depende de la experiencia y pretensiones de los usuarios. Los que usan órdenes (emplean combinaciones de determinadas teclas para realizar cada una de las opciones deseadas). marcar márgenes y tabuladores. el número de caracteres por línea. podemos guardarlo en un soporte magnético. es decir tal y como va a imprimirse. definir la anchura del documento. establecer sangrías y tabulados. antes debe guardarse en un soporte magnético. mover. Como regla general básica. Para evitar la pérdida. efectos de formato. si deseamos conservarlo). definir longitud de páginas. modificarlos e imprimirlos es una ventaja sustancial del PC sobre la máquina de escribir. fijar espacio entre líneas y entre párrafos. luego sólo permanece temporalmente. no hay que preocuparse del final de la línea. de diferentes complejidades. Los procesadores de texto brindan unas u otras posibilidades según la aplicación de que se disponga. recuperar. perdiéndose al desconectar el equipo. tamaño. ni tampoco del final de la página. copiar o borrar bloques de textos. tamaño y orientación de las fuentes. Todos los procesadores de textos permiten establecer cabeceras y pies de página. Algunos Ejemplos: Microsoft Word 7 . subrayar o repetir párrafos.

y ha iniciado la recuperación en otros mercados. Esta documentación está elaborada con Microsoft WORD 6. para Macintosh y para PC´s operando bajo MS-DOS. tanto en ventas como en popularidad. Fue el estándar de facto durante muchos años. Existen otras versiones. pero en la actualidad ha sido eclipsado. por Microsoft Word. WordPerfect Es un programa de procesamiento de textos que tuvo su máxima popularidad a finales de los años 1980 y a principios de los años 1990. Hoy Wordperfect se está recuperando en mercados como el de Norteamerica gracias al desarrollo por Corel y las ventajas que su suite ofrece sobre la de Microsoft. actualmente ha desaparecido en la práctica.0. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas. WORDSTAR Fue el primero y ampliamente utilizado. Actualmente ha logrado superar a su gran competido WordPerfect para Windows. tanto en el uso particular como por parte de las empresas y organismos oficiales. Hojas de cálculo Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas).Automatización de Oficinas Este programa es actualmente el más completo dentro de los de su categoría. La versión actual es la de Windows ‘95. 8 . lo cual ha dado origen a una gran difusión. integrada en el conjunto de programas denominado Oficce 97.

3. Visicalc nació en 1979. Es una combinación de calculadora. donde cada caso originaría un programa distinto. MS EXCEL para Windows: Es la más difundida debido a su gran potencia y facilidad de uso. por lo que hasta la invención de la hoja electrónica. las convierten en una herramienta de primerísima importancia en el mundo empresarial. La primera hoja de cálculo. de una idea de un estudiante de administración de empresas de la Universidad de Harvard. se había desechado aplicar la informática a ese entorno de trabajo. Los cálculos empresariales manejan unas cantidades de datos que suelen variar dependiendo de los supuestos. Gráficos 9 .Automatización de Oficinas Las hojas de cálculo (hojas electrónicas) nacieron cuando surgió la necesidad de adaptar los sistemas de planificación utilizados en las grandes computadoras a las nuevas microcomputadoras. 2. en el hogar. que unido a la potencia y capacidad de almacenar datos de los sistemas informáticos. Ha desplazado a la tan conocida Lotus 1. lápiz y papel.

bien como módulos de cada aplicación o formando varios programas independientes". de los de dibujo. organizativas) . Normalmente incluyen la posibilidad de importar/exportar datos a o desde otros programas. giros. Los Gráficos de Gestión pertenecen al área de programas de dibujo para presentaciones de diagramas estadísticos. Así. traslaciones. COREL DRAW. Se utilizan en dibujo lineal y artístico. etc. Los primeros son los que dibujan enpantalla y los segundos aquellos que dibujan en memoria y muestran el resultado en pantalla. Smart Draw. han salido los de retoque fotográfico. ya que necesitaremos un conocimiento preciso y exacto de las posibilidades de cada uno de los programas y de sus potenciales relaciones con los demás. etc. así como las teclas de función. Su forma de trabajar también es distinta: los de pantalla lo hacen agrupando puntos (pixels) y se les suele denominar "mapas de bits" o bitmap. 10 . Mezclando ambos obtenemos los programas de presentaciones. centrado. Normalmente se necesita una buena y completa documentación. bases de datos. procesadores de textos. entre otros. otros. rectas y curvas) y funciones de gestión de las imágenes (borrado. fabricación e ingeniería (CAD/CAM/CAE). En un principio podemos clasificar los distintos programas de gráficos como de dibujo o de diseño asistido por computador. etc. ampliaciones. Cada vez existen más paquetes especializados en la generación de gráficos. líneas y sectores en 2 y 3 dimensiones. Se han incorporado otras mixtas (barras y líneas. AUTOCAD.Automatización de Oficinas Nos referimos con programas de gráficos tanto a los estadísticos como a los de dibujo y diseño. la interconexión gráfica de usuario más en boga actualmente. Sus tres tipos básicos de representación son diagramas de barras. que requieren tarjetas gráficas de alta resolución y escáner de diseño. Normalmente serán más abundantes los programas tutores y las ayudas interactivas. mapas y cartografía. diseño de máquinas y herramientas (incluidos los automóviles). son: HARDWARD GRAPHICS. organigramas. Otro elemento muy relacionado con los gráficos es el entorno WINDOWS. los de memoria trabajan con entidades vectoriales y sus definiciones geométricas como objetos. de los tres tipos indicados. esquemas. Son programas integrados o relacionados con otros de gestión de datos: hojas de cálculo. arquitectura y urbanismo. etc. etc. aunque conservando la posibilidad de poder introducirlos con el propio programa. ampliando su potencia a otras actividades de las empresas: autoedición de documentos. sectores y barras. dependiendo del área de aplicación de cada uno de ellos. Paquetes integrados Se considera como paquete integrado a un "conjunto se software que incluye las funciones de varios programas en un sistema interrelacionado. conociendo en cualquier momento las funciones que podemos realizar. POWER POINT. videoconferencias. Existen distintas sub-clasificaciones. Ejemplos de programas de gráficos.0. esquemas eléctricos y electrónicos. edición. animación y multimedia. Cada método tiene sus ventajas y sus inconvenientes respecto a la calidad de representación y facilidad de manipulación o modificación. Como ejemplo se tiene el software llamado Visio versión 7. Gráficos de dibujo y diseño: Se dispone de figuras geométricas (puntos.).) y nuevas (texto libre. publicidad y artes gráficas. ROBOCAD. PAINTBRUSH.

actualmente el único sobreviviente es WORKS en su versión para Windows Programas de Gestión Los programas llamados "de gestión". aunque. Estos programas hacen especial énfasis en optimizar los tiempos de acceso a disco y el tiempo de encontrar datos mediante técnicas de indexación (árboles. así no permiten hechos como por ejemplo. como el cuadre de un balance. FACTURACION. Hojas de cálculo. Estos programas tradicionalmente se han dividido en cuatro categorías. lo 11 . Gráficos. por supuesto. son coherentes (activo/pasivo/neto). búsqueda dicotómica. También suelen incluir archivos ejemplo que acompañan a cada aplicación o en grupo aparte. y permiten la creación de subcuentas hasta un cierto nivel. tablas "hash". merecen especial mención los Sistemas de Información de Gestión Administrativa (SIGA). son aquellos cuya principal misión es mantener de forma debidamente organizada y procesar de modo adecuado. Aparte. o el cierre de un ejercicio económico.). la anotación de un asiento. Los programas de contabilidad suelen y deben incluir filtros de los datos de entrada. volúmenes de datos relativamente grandes. Comunicaciones. dado que bajo el entorno Windows se pueden integrar fácilmente todo tipo de programas sin necesidad de que sean del mismo creador. Los programas incluidos suelen ser: • • • • • • • • • • Bases de datos. como los discos magnéticos (u ópticos). Agenda Ejemplo de paquetes integrados: ASSISTANT LOTUS SIMPHONY ABILITY WORKS OPEN ACCESS MS OFFICE Actualmente los paquetes integrados han quedado obsoletos. Estas son CONTABILIDAD. etc.Automatización de Oficinas especiales. usados especialmente en la Administración Pública. por citar los más importantes. ALMACEN Y NOMINAS. Procesadores de textos. cuyo "debe" y cuyo "haber" no suman lo mismo. Los programas de CONTABILIDAD tienen por objeto el tratamiento automático de los datos contables con la finalidad de descargar al ser humano de tareas intensas y susceptibles de ser efectuadas con algún error numérico. existen programas de gestión que no encajan en estas categorías. para los cuales es preciso hacer uso de almacenamiento masivo. Suelen llevar incorporado un "esqueleto" de las cuentas del Plan General de Contabilidad (PGC). También comprueban de forma automática que los tipos de las cuentas que se cargan/abonan.

Hay muchos tipos de presentaciones. Software Administrador de Proyectos Software de administración de proyectos es un concepto que describe varios tipos de software. o para comunicar noticias en general. utilizados para ayudar a organizar un proyecto complejo en diferentes tareas y en un tiempo determinado. Las diapositivas se pueden imprimir en transparencias y ser mostradas mediante un proyector de transparencias. El término "diapositiva" es una referencia al proyector de diapositivas. en función de los albaranes de ese cliente pendientes de facturar. se procede a la emisión de la factura a los clientes. La mayoría de ellos permiten manejar una doble contabilidad (real/oficial) de modo que es muy fácil manejar simultáneamente dos contabilidades de una misma empresa. Una vez cada cierto período de tiempo. un dispositivo que se ha quedado obsoleto para estos fines desde la aparición de los programas de presentación. incluyendo programación. sin tener que repetir necesariamente todos los datos (tan sólo aquellos que son diferentes). gráficos. asignación de recursos. otros).Automatización de Oficinas suficientemente grande. beneficiándose ésta de toda la flexibilidad del PGC. Los programas de presentación pueden servir de ayuda o reemplazar a las formas tradicionales de dar una presentación. por ejemplo profesionales (relacionadas con el trabajo). diario. comunicación y sistemas de documentación. películas y otros objetos en páginas individuales o "diapositivas". Típicamente incluye tres funciones principales: un editor que permite insertar un texto y darle formato. de forma que se puede obtener fácil y cómodamente la documentación impresa de los datos informáticos. Permiten generar informes impresos (listados) de igual morfología que los libros y documentos clásicos de contabilidad (mayor. un método para insertar y manipular imágenes y gráficos y un sistema para mostrar el contenido en forma continua. para educación. diapositivas o transparencias. resúmenes en papel. Presentador Gráfico Un programa de presentación es un paquete de software usado para mostrar información. normalmente mediante una serie de diapositivas. Los programas de FACTURACION llevan un control de las facturas emitidas por la empresa en cuestión. de forma que se adapte fácilmente a las necesidades de cualquier entidad. Un programa de presentación permite colocar texto. pizarras. software de colaboración. o ser visualizadas directamente en la pantalla del ordenador (o en una pantalla normal usando un proyector de vídeo) bajo 12 . como por ejemplo panfletos.

mediante el protocolo SMTP. para ordenadores Apple. Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar. animaciones y programas diversos además del texto y los hipervínculos o enlaces. Existe una lista detallada de navegadores. incluido en la suite ofimática OpenOffice. conveniencia y bajo costo están logrando que el correo electrónico desplace al correo ordinario para muchos usos habituales. desde servidores web de todo el mundo a través de Internet. aunque por extensión también puede verse aplicado a sistemas análogos que usen otras tecnologías. como Impress. no solamente texto. y también se puede animar la aparición de los elementos individuales en cada diapositiva. Amaya del W3C Internet Explorer y derivados: o Avant Browser o Maxthon o G-Browser Mozilla (SeaMonkey) y derivados: o Mozilla Firefox o Beonex o Navegador web IBM para OS/2. motores de renderización y otros temas asociados en la categoría asociada. es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos. Su eficiencia. Correo Electrónico Correo electrónico. o en inglés e-mail.Automatización de Oficinas el control de la persona que da la presentación. navigator o browser) es una aplicación software que permite al usuario recuperar y visualizar documentos de hipertexto. Navegadotes WEB Un navegador web o explorador web (del inglés. Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este servicio en Internet. Cualquier navegador actual permite mostrar o ejecutar gráficos.org. aunque hay alternativas. o KeyNote. Organizador personal 13 . La transición de una diapositiva a otra puede ser animada de varias formas. sonido. sino todo tipo de documentos. comúnmente descritos en HTML. Esta red de documentos es denominada World Wide Web (WWW). El ejemplo más común de un programa de presentación es Microsoft PowerPoint. secuencias de vídeo.

). más datos en el mismo espacio físico y mayor fiabilidad. es un computador de mano originalmente diseñado como agenda electrónica (calendario. bloc de notas y recordatorios) con un sistema de reconocimiento de escritura. ha valido la pena considerar brevemente algunas de las tecnologías consideradas hasta hace poco tiempo como emergentes. juegos. etc. archivo e impresión. que están sólo precisamente comenzando a traducirse en productos del mercado La mayor parte de los avances en los últimos años han sido en el área de la electrónica: estamos ahora registrando una era en la que el uso de la luz y los láseres. correo electrónico. crear documentos. será fundamentalmente creciente para comunicaciones. Desarrollos Tecnológicos en la Ofimática La mayor parte de esta documentación ha tratado de tecnología y técnicas de las que se dispone. navegar por Internet. reproducir archivos de audio. Los factores clave aquí son la facultad de que con los métodos ópticos se consigue velocidades altas. Hoy día se puede usar como una computadora doméstica (ver películas. más que las señales eléctricas. Sin embargo. 14 .Automatización de Oficinas Personal Digital Assistant. lista de contactos.

reportes. si sus usuarios 15 . Las INTRANETS pueden ser de una manera muy específica. inundaciones. Querrá control remoto. organismos. que puede ser por ejemplo: La Ecología. Las ventas de computadoras portátiles están aumentando a un paso más rápido que los sistemas de escritorios. que sólo conecta al usuario con computadoras seleccionadas. INTERNET Y LA OFIMATICA INTERNET permite suscribirnos a las denominadas “listas de interés” que existen en todo el mundo. grupos de gente. especialmente el acceso a Internet. estando suscritos a la lista de interés “Ecología” de un país determinado. todas ellas con un mismo objetivo de interés común. tanto del país como del extranjero. que se han creado considerando temas específicos y a las que podemos acceder sin ningún costo adicional. los reguladores oficiales y estatales están presionando a los empleadores para que reduzcan la distancia a que se viaja y las personas afectadas por huracanes. instituciones. Casi todas las redes de negocios necesitan darle a las personas una manera de llamar para leer e intercambiar archivos. usan principalmente Internet. nos beneficiamos con la suscripción en una lista de interés conociendo a otras personas. cerrada. Pero sin importar cuál es la aplicación. Así. Mientras INTERNET conecta a millones de usuarios en el mundo. Las INTRANETS se encargan de mantener los derechos de propiedad y permiten establecer niveles de seguridad para información específica. podemos recibir toda la información actualizada y disponible en la fecha sobre el tema Ecología. una INTRANET es una versión interna. sismos y olas de frío. Un buen porcentaje de la información de una compañía es de carácter exclusivamente interno. así como también podemos enviar la información sobre ese tema o redireccionarlo hacia terceras personas. permitiendo manejar las informaciones internas en una empresa ya que se crean una enorme oportunidad de ahorro al eliminar porcentajes de impresión y reducir costos administrativos asociados con la producción y distribución de la información interna.Automatización de Oficinas INTRANET: LA NUEVA REVOLUCION DE LA OFIMATICA El término INTRANET era casi desconocido hace algunos años en el mundo de la computación pero ha tomado una gran importancia en los diferentes medios que difunden lo referente al mundo de la computación. Por otra parte. sociedades. Actualmente muchas compañías ya están aprovechando las ventajas de implantar una INTRANET. y no debe circular públicamente. EL USUARIO MOVIL Y LA OFIMATICA El acceso remoto a la red. órdenes de productos y otras cosas similares. sigue subiendo de importancia en las listas de todo el mundo. han aprendido que no tienen que estar en la oficina para ser productivos. Utilizando la misma tecnología que sustenta el hermano mayor de INTRANET (INTERNET). Esos archivos pueden ser correo electrónico. una INTRANET es un site (lugar) privado o un conjunto de sites configurados para el uso exclusivo de una organización. tal es así que la han considerado como una de las nuevas revoluciones del mundo de la informática. el proceso cae en uno de dos modos: en control remoto o en nodo remoto.

Automatización de Oficinas principalmente ejecutan aplicaciones de DOS en sus portátiles o usan las técnicas lentas de transmisión. como las conexiones inalámbricas o celulares. Bajo el control remoto. envía los golpes de tecla por la línea de teléfono y retorna imágenes en la pantalla. en la otra dirección. 16 . la computadora que llama.

htm 3.fox.presidencia.pdf 17 .aceproject.Automatización de Oficinas Bibliografía 1.ucla.org/wiki/Sistemas_de_automatizaci%C3%B3n_de_oficinas 5.wikipedia. http://es.uv. http://www. http://www. http://mural.wikipedia.es/roigmi/exposicion.org/main/espanol/et/etg.mx/archivos/9/5/9/files/archivos/sip-6376.gob.htm 4.org/wiki/Aplicaci%C3%B3n_ofim%C3%A1tica 6. http://innova.ppt 2. http://es.ve/dac/Departamentos/coordinaciones/informaticai/docu mentos/Automatizaci%C3%B3n%20de%20Oficinas%20y%20sistemas %20estrategicos.edu.

porque se refiere a los sistemas automáticos que respaldan las acciones que acompañan a una transacción: facturación. que si falla el backoffice. y personas a la información. con páginas virtuales internas. Intranet: Son redes privadas de valor agregado al interior de las organizaciones utilizando las tecnologías de INTERNET. Groupware: Programa informático colaborativo o Groupware (en inglés) se refiere a los programas informáticos que integran el trabajo en un sólo proyecto con muchos usuarios concurrentes que se encuentran en diversas estaciones de trabajo. que permiten la distribución de la información entre los usuarios de redes corporativas. control de almacén.Automatización de Oficinas Glosario Backoffice: En el ámbito del comercio electrónico es una de las palabras más repetidas. 18 . emisión del pedido. INTRANETS son sitios Web internos en redes locales privados. conectadas a través de una red (internet o intranet). Las Intranets (o Intra-redes sise quiere) conectan personas a personas. En otras palabras. El resultado inmediato es conseguir una mejor y más eficiente comunicación. Suite: Una suite informática o suite de oficina es un conjunto de software para el uso en oficinas y entornos profesionales. etc. a todos los niveles de las organizaciones. Ya puede uno tener un sitio de comercio electrónico excelente --aseguran--.

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