Automatización de Oficinas

AUTOMATIZACION DE OFICINAS Automatización:
Del griego antiguo: guiado por uno mismo) es el uso de sistemas o elementos computarizados para controlar maquinarias y/o procesos industriales substituyendo a operadores humanos.

Automatización de Oficina:
Concepto 1: La Automatización de la Oficina vendría a ser la integración de las funciones de toda la información en la oficina, lo que incluye el procesamiento de texto, procesamiento de datos, gráficos, autoedición (publicaciones de oficina), correo electrónico, así como tecnologías de punta, a nivel de software como de hardware, como es el caso de Windows 95, Office 97, Cliente/Servidor, Backoffice, Internet, Intranet, etc. Concepto 2: ELLI y NUTT (1980) "La utilización de tecnología para mejorar la realización de funciones de oficina"Esta definición amplía el término a tecnología, no sólo como las anteriores a la informática, quizás demasiado amplio el término. Así mismo no se reduce al campo espacial de la oficina, sino que habla de las funciones de ésta. Cada autor utilizará tecnología o entorno de la oficina, dependiendo de lo que cada uno entienda qué son estos términos, ampliando por consiguiente los términos o reduciéndolos. Desde una perspectiva Lo cierto es que, en un sentido amplio, la ofimática debería de ser inscrita como una más de las relaciones complejas del triángulo tecnología-individuo-sociedad.

Introducción
Los programas automatizados para equipos de cómputo personales instalados en las oficinas se han convertido en una parte indispensable de la administración electoral en muchos países. Los programas de procesamiento de textos han reemplazado las máquinas de escribir; los programas de bases de datos han reemplazado a las listas electorales basadas en papel, los inventarios y las listas de personal así como los programas de organización personal han reemplazado a las agendas de papel.

Fig. 1

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coleccionar.[2] 2 . tan versátil y variada. denominada Informática. Como origen y causa de este crecimiento exponencial de la información. mecanografía. Las actividades básicas de un sistema ofimático comprenden el almacenamiento de datos en bruto. cuando los ordenadores de sobremesa se popularizaron. la transferencia electrónica de los mismos y la gestión de información electrónica relativa al negocio. incluyendo dictados. Todas las funciones propia del trabajo en oficina. télex. aparece. almacenar. como el tratamiento de la información de forma automatizada Ofimática La informática. se ha convertido en un tema que se usa cada vez más y esta en constante crecimiento. Por ejemplo. comenzó a aplicarse a diferentes campos. de esta manera. La velocidad de crecimiento hace necesario que el tratamiento de la información. En el entorno ofimático o de la Automatización de la Oficina no son necesarios grandes equipos. manipular y transmitir digitalmente la información necesaria en una oficina para realizar tareas y lograr objetivos básicos.Automatización de Oficinas Empezando por programas básicos de procesamiento de palabra en la década de 1970. La columna vertebral de la ofimática es una red de área local (LAN). a nivel local. copias. Las computadoras ocuparon gran espacio y energía. para la de 1990 los programas automatizados para oficina se han vuelto muy sofisticados. La fusión de los trabajos de oficina. sino que con computadoras personales conectados entre sí. habiéndose extendido en la actualidad al campo económico y empresarial. que permite a los usuarios transmitir datos. La ofimática fue un concepto muy popular en los años 1970 y 1980. almacenen y utilicen información de formas que alguna vez sólo hubieran sido posibles en grandes equipos de cómputo y por programadores especializados. archivado. se lleve a cabo de forma mecánica o automática. siendo imprescindibles en la oficina para tener una eficaz gestión de la empresa. Se llama ofimática al equipamiento hardware y software usado para idear y crear. correo electrónico e incluso voz por la red. microfilmado y gestión de archivos. los programas para edición en computadores personales permiten que personas relativamente novatas realicen publicaciones con calidad profesional cuando antes incluso las tareas más simples de esta naturaleza tenían que ser enviadas a imprentas profesionales. y definida según se ha visto.[1] La ofimática ayuda a optimizar o automatizar los procedimientos ofimáticos existentes. en forma casual la solución. Estos programas han servido para darle a oficiales ordinarios la capacidad de completar internamente tareas que alguna vez tuvieron que ser enviadas fuera de las oficinas para ser completadas por especialistas. y de la informática ha dado lugar a la Ofimática. Los programas de base de datos y de hojas de cálculo que pueden operarse en computadoras personales de gran potencia permiten que usuarios ordinarios introduzcan. empezando en primer lugar al campo militar. operación de los teléfonos y la centralita. fueron reduciendo su tamaño y consumo. caen en esta categoría. formando redes locales. La Ofimática. a través de los años. fax. haciéndose asequibles a cualquier tipo de actividad. compartan información y abaraten los costos.

Automatizar diversos componentes del proceso electoral. Algunas autoridades electorales pueden ser capaces de proveer capacitación interna utilizando a su propio personal. por ejemplo. Capturar y analizar resultados electorales. Una autoridad electoral puede.Automatización de Oficinas Hacia fines de 2006. Un usuario hábil puede desarrollar productos muy sofisticados. 3 . Organizar un sistema de administración financiera. y WIMAX juegan un papel trascendental. muy eficiente pero libre de los desagradables cables. Uso de los programas de automatización Es deseable que todos los usuarios de los programas automatizados sean capacitados para su uso. la ofimática apunta hacia aplicar todos los procedimientos descritos. como la emisión y recepción de votos por correspondencia. utilizar los programas automatizados para: • • • • • • • • • • • • • • Producir todas o la mayoría de sus publicaciones de manera interna. incluyendo libros. editar e imprimir toda su correspondencia en un estilo corporativo estandarizado. Componer. formatos y cartas informativas. Operar un sitio en internet y una red interna. La mayoría de los paquetes de programas vienen acompañados con manuales para el usuario (en papel o en pantalla). almacenar y utilizar información sobre el registro electoral. incluyendo la impresión automatizada de sus logotipos. En muchos países se puede recurrir a capacitadores externos. Los programas más modernos son muy poderosos. Planear y monitorear todos los aspectos de un proyecto relevante. folletos. Compartir archivos a través de una red. Enviar correos electrónicos individuales o grupales a los electores o al personal. es decir sin cables. Desarrollar presentaciones para su proyección en pantallas grandes en seminarios o para efectos de capacitación. En este aspecto las cada vez más populares WIFI. Incorporar. en forma wireless. Conservación de inventarios. Almacenar y manipular registros sobre los empleados. Por fin se puede avizorar una moderna oficina. Envíos personalizados a gran escala para los electores o el personal.

Se camina hacia el soporte de versiones y permisos a la hora de construir o revisar el documento entre distintos usuarios. la comunicación telefónica con grupos. Los productos estrella del año. El programa más significativo de las «suites». La colaboración transforma al equipo o grupo de trabajo en la unidad básica de la organización (empresa o institución). el procesador de textos parece no tener límite. permitiendo aplicar nuevas técnicas como el «Groupware». añadiendo a las tradicionales funciones de llamada en espera. a través del propio procesador. transforman al documento en algo «vivo». lo cual hace entrever una posible feliz unión. supone un claro mensaje: «no estamos solos». La conectividad mediante hiperenlaces junto con la inclusión de sistemas de navegación en la World Wide Web. en lo que a oficina se refiere. en la forma de solucionar los problemas. Fig. sino de la confirmación de que la unión hace la fuerza. en la que toman parte activa las nuevas agendas y herramientas de gestión de tiempo y proyectos. Como punto de partida se exige la organización. desvíos. y este concepto hay que entenderlo y comprenderlo bien. lo que representa un gran campo de batalla de tres de los principales gigantes de la Informática. 2 Las aplicaciones de este tipo hasta ahora suelen venir por separado si bien se integran en los distintos procesadores. La gestión documental cada vez es más rica en contenidos. Otra de las tendencias será el empleo de nuevos lenguajes como el Java a la cabeza en el desarrollo de los distintos 4 .Automatización de Oficinas Un Camino Hacia El Trabajo En Grupo La evolución a lo largo del último año en el entorno de la oficina. Como extensión a ellas. que combinan las aplicaciones más populares en un solo paquete. apoyándose en nuevos formatos electrónicos y sistemas de almacenamiento más grandes y más rápidos. poco. los sistemas de videoconferencia empiezan a hacerse también espacio en los ámbitos más avanzados. No se trata de una ciencia-ficción. No todo acaba ahí. y manos libres. el próximo paso importante puede ser la incorporación de reconocimiento de voz continuo. en los que no tenían espacio hasta hace. relativamente. para que pueda dictarle a su microcomputadora. con recursos compartidos. Prueba de la importancia es su inclusión en grupos de aplicaciones mayores. han sido las «suites». Paquetes integrados. Las nuevas aplicaciones convierten los ordenadores en completos sistemas de telefonía digital. La mensajería electrónica como parte de un entorno de trabajo permite la comunicación rápida y eficiente entre distintos miembros de la empresa. bloqueos.

La Oficina y Su Complejidad La oficina es un entorno de trabajo complejo. 5 . de las que hay una buena gama de opciones adaptables a las diversas complejidades de las compañías. los submodelos de datos. ACTIVIDADES.. El nivel inferior es el interno o físico (cómo se almacenan los datos físicamente en cintas o discos u otros soportes magnéticos. seguiremos el modelo de complejidad basado en tres niveles. que supone el manejo de una gran cantidad de información con diferentes tipos de procesamientos. hacia dónde se dirige. el acceso remoto desde una conexión telefónica bien de la red básica o RDSI. sino por su enorme variedad. no por la dificultad técnica que puedan requerir los trabajos en ella realizados. autentificando la identidad del usuario. pone de manifiesto una serie de necesidades básicas comunes al entorno de la oficina. son éstas las actividades más susceptibles de automatización. Han surgido nuevos tipos de trabajo.Automatización de Oficinas programas. Después está el nivel de modelos de datos (esquema conceptual según el cual se organizan los datos en forma de árbol. La distribución de documentos a toda la empresa sin precisar del papel. nos centramos en un "comportamiento manifiesto y espontáneo" en las tareas operativas. La senda marcada incluye la integración así como el diseño para trabajar en grupos. se exportan modelos de comportamiento más productivos que los originales. faxes. impresoras). Por otra parte. Se puede utilizar una arquitectura de 3 niveles de modelos de datos. de telefonía móvil o del tipo que sea. o vistas parciales que cada usuario tiene de la base de datos. sobre todo Internet. Hemos de tener en cuenta razones para la utilización de una herramienta importante a la hora de realizar la integración del sistema. Las Redes de Información y La Informática Muchas de las pautas seguidas por la Informática de oficina se deben al propio concepto de red. Desde una perspectiva analítica. El estudio de la oficina comenzará por un análisis de las diferentes perspectivas por las que se puede optar. encuentra su medio ideal en las intranets. Perspectivas de la oficina. La relación de las actividades que se realizan. Así es un estudio de lo más inmediato en la oficina. la opción de color con calidad fotográfica ya está al alcance de la mayoría. el qué.Se concibe aquí la oficina como un entorno que lleva a cabo actividades encaminadas a apoyar la gestión de una organización. Del contacto con las grandes redes de comunicación. soportando múltiples protocolos y opciones de acceso controlado. Finalmente. En cuanto al «hardware» de impresión y captura de información (escáneres. Para un análisis de la oficina. cómo y porqué se hacen las cosas. a las bases de datos y aplicaciones de la empresa posibilitan el teletrabajo. fotocopiadoras. con facilidad de actualización en un menor tiempo. y dado su carácter indefinido y falto de estructuración. electrónicos u ópticos). propuesto por Saez Vacas (1983). de red o de tablas de relaciones). de amplia implantación en otros países y alternativa de futuro en el Perú a la hora de reducir costos y dinamizar el mercado.

al objeto de facilitar la integración adecuada de todos los componentes y herramientas individuales. Otros programas serían: NORTON EDITOR (DOS). para formar finalmente las funciones. Están pensados para facilitar la elaboración de textos y posibles modificaciones futuras. Hay dos tipos: Editores de líneas: Se opera línea a línea. Una función se compone de varias actividades elementales. en el nivel inferior están las actividades elementales. será de gran utilidad para estructurar las tareas de la oficina. texto y programas fuente. mantenimiento de archivos cuyos registros están compuestos de caracteres ASCII imprimibles. se puede descomponer toda la labor realizada en tareas más concretas y definidas y construir un diagrama de bloques de procesos de la oficina. FUNCIONES.La oficina se concibe como un conjunto de funciones y procedimientos. facilitando al tiempo una adaptación a los objetivos a conseguir y una capacidad de evolución importante. Sus tareas fundamentales serán: editar. Trata de explicar el porqué de las cosas.Intenta comprender las razones que hay detrás de las actividades que se realizan. se utiliza para la creación y edición de archivos tipo texto. semántica y funciones) se aprecia fácilmente. donde hay siempre un objetivo más amplio que la propia tarea a realizar. visualizar. La relación jerárquica de las tres formas (actividades.. Así.Automatización de Oficinas SEMANTICA. EX (UNIX) Procesadores de textos.. Programas mas usuales en el entorno Ofimático Editores de textos Los editores son programas que permiten crear archivos. EDIT de MS-DOS y VI de UNIX. eminentemente organizativa. al dotarles de un significado concreto (semántica). que servirá posteriormente para desarrollar el sistema integrado. Editores de pantalla: Se puede manejar toda la pantalla. que se agrupan en una lógica. insertar y buscar/sustituir caracteres. El programa EDIT. Un ejemplo sería EDLIN de MS-DOS y ED de UNIX. Esta perspectiva. es decir. 6 . borrar. Es una perspectiva intermedia entre las actividades y el grado superior que suponen las funciones.

Algunos Ejemplos: Microsoft Word 7 . ya que el programa pasa automáticamente a la línea siguiente o a la hoja siguiente cuando una esté completa. podemos guardarlo en un soporte magnético. Es normal la posibilidad de visualizar el documento en pantalla en su formato definitivo. diccionarios. El propio procesador delimitará el tamaño de la hoja. marcar márgenes y tabuladores. o con las flechas del cursor o con el ratón). si deseamos conservarlo). perdiéndose al desconectar el equipo.Automatización de Oficinas Por definición. crear y modificar estilos. líneas por página. modificarlos e imprimirlos es una ventaja sustancial del PC sobre la máquina de escribir. tienen acceso y comunicación con otros programas: bases de datos. alinear párrafos. Para evitar la pérdida. cortar y copiar texto. antes debe guardarse en un soporte magnético. Los procesadores de textos. luego sólo permanece temporalmente. Al escribir con un procesador de textos. Los que usan órdenes (emplean combinaciones de determinadas teclas para realizar cada una de las opciones deseadas). Los procesadores de texto brindan unas u otras posibilidades según la aplicación de que se disponga. Todos los procesadores de textos permiten establecer cabeceras y pies de página. todos los procesadores de texto pueden trabajar con distintos formatos de párrafo. otros archivos. además de contar con las propiedades de poder. La posibilidad de escribir largos o repetitivos documentos. éste reside en la memoria interna. mover. guardar. Elegir el más adecuado depende de la experiencia y pretensiones de los usuarios. En principio. Hay una cantidad enorme de procesadores de texto en el mercado. dentro de la gama de programas. etc. borrar. están catalogados como importantes y necesarios en la utilización de cualquier PC. imprimirlo o ambas cosas (cuando se edita o crea un texto. modificar e imprimir un texto. un procesador de texto es un software informático destinado a la creación y edición de documentos de texto y que se muestra como una alternativa a la antigua máquina de escribir. frases y palabras dentro de un texto. subrayar o repetir párrafos. no hay que preocuparse del final de la línea. dibujos e insertar incluso imágenes. es decir tal y como va a imprimirse. efectos de formato. el número de caracteres por línea. activar presentaciones preliminares antes de la impresión o visualizar las páginas editadas. Como regla general básica. También ofrecen la posibilidad de crear de forma sencilla tablas. de diferentes complejidades. hojas de cálculo. tamaño y orientación de las fuentes. definir longitud de páginas. subrayado). Una vez finalizada la manipulación del documento. se conoce como WYSIWYNG (se obtiene lo que se ve). corregirlos. Esta muestra previa es muy interesante para comprobar su aspecto final sin necesidad de imprimirlo. posibilidades. definir atributos de texto (negrita. Cuando los procesadores forman parte de un paquete integrado. Los procesadores o tratamientos de textos son programas de usuario que permiten realizar todas las operaciones necesarias para crear. establecer sangrías y tabulados. ni tampoco del final de la página. gráficos. existen dos tipos de tratamiento de textos: Los que disponen de menúes (se seleccionan las opciones pulsando la tecla que indica el menú. fijar espacio entre líneas y entre párrafos. definir la anchura del documento. copiar o borrar bloques de textos. recuperar. tamaño. Mediante sencillos procedimientos podemos mover.

tanto en el uso particular como por parte de las empresas y organismos oficiales. Fue el estándar de facto durante muchos años.0. WORDSTAR Fue el primero y ampliamente utilizado.Automatización de Oficinas Este programa es actualmente el más completo dentro de los de su categoría. pero en la actualidad ha sido eclipsado. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas. La versión actual es la de Windows ‘95. y ha iniciado la recuperación en otros mercados. Esta documentación está elaborada con Microsoft WORD 6. Existen otras versiones. integrada en el conjunto de programas denominado Oficce 97. WordPerfect Es un programa de procesamiento de textos que tuvo su máxima popularidad a finales de los años 1980 y a principios de los años 1990. Hoy Wordperfect se está recuperando en mercados como el de Norteamerica gracias al desarrollo por Corel y las ventajas que su suite ofrece sobre la de Microsoft. por Microsoft Word. lo cual ha dado origen a una gran difusión. actualmente ha desaparecido en la práctica. 8 . tanto en ventas como en popularidad. para Macintosh y para PC´s operando bajo MS-DOS. Hojas de cálculo Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas). Actualmente ha logrado superar a su gran competido WordPerfect para Windows.

que unido a la potencia y capacidad de almacenar datos de los sistemas informáticos. por lo que hasta la invención de la hoja electrónica. La primera hoja de cálculo. Los cálculos empresariales manejan unas cantidades de datos que suelen variar dependiendo de los supuestos. lápiz y papel. MS EXCEL para Windows: Es la más difundida debido a su gran potencia y facilidad de uso. Gráficos 9 . 3. en el hogar. donde cada caso originaría un programa distinto.Automatización de Oficinas Las hojas de cálculo (hojas electrónicas) nacieron cuando surgió la necesidad de adaptar los sistemas de planificación utilizados en las grandes computadoras a las nuevas microcomputadoras. las convierten en una herramienta de primerísima importancia en el mundo empresarial. Visicalc nació en 1979. se había desechado aplicar la informática a ese entorno de trabajo. 2. Ha desplazado a la tan conocida Lotus 1. de una idea de un estudiante de administración de empresas de la Universidad de Harvard. Es una combinación de calculadora.

mapas y cartografía. COREL DRAW.Automatización de Oficinas Nos referimos con programas de gráficos tanto a los estadísticos como a los de dibujo y diseño.). otros. centrado. diseño de máquinas y herramientas (incluidos los automóviles). son: HARDWARD GRAPHICS. líneas y sectores en 2 y 3 dimensiones. ROBOCAD. etc. etc. AUTOCAD. Paquetes integrados Se considera como paquete integrado a un "conjunto se software que incluye las funciones de varios programas en un sistema interrelacionado. aunque conservando la posibilidad de poder introducirlos con el propio programa. sectores y barras. etc. Los Gráficos de Gestión pertenecen al área de programas de dibujo para presentaciones de diagramas estadísticos. Se utilizan en dibujo lineal y artístico. Normalmente serán más abundantes los programas tutores y las ayudas interactivas. que requieren tarjetas gráficas de alta resolución y escáner de diseño. de los de dibujo.0. traslaciones. edición. conociendo en cualquier momento las funciones que podemos realizar. Gráficos de dibujo y diseño: Se dispone de figuras geométricas (puntos. esquemas eléctricos y electrónicos. Mezclando ambos obtenemos los programas de presentaciones. bien como módulos de cada aplicación o formando varios programas independientes".) y nuevas (texto libre. organigramas. giros. procesadores de textos. han salido los de retoque fotográfico. dependiendo del área de aplicación de cada uno de ellos. animación y multimedia. 10 . Smart Draw. Cada método tiene sus ventajas y sus inconvenientes respecto a la calidad de representación y facilidad de manipulación o modificación. etc. ya que necesitaremos un conocimiento preciso y exacto de las posibilidades de cada uno de los programas y de sus potenciales relaciones con los demás. Se han incorporado otras mixtas (barras y líneas. los de memoria trabajan con entidades vectoriales y sus definiciones geométricas como objetos. organizativas) . Así. videoconferencias. PAINTBRUSH. ampliaciones. fabricación e ingeniería (CAD/CAM/CAE). Normalmente se necesita una buena y completa documentación. rectas y curvas) y funciones de gestión de las imágenes (borrado. Ejemplos de programas de gráficos. publicidad y artes gráficas. Normalmente incluyen la posibilidad de importar/exportar datos a o desde otros programas. etc. de los tres tipos indicados. entre otros. ampliando su potencia a otras actividades de las empresas: autoedición de documentos. POWER POINT. Cada vez existen más paquetes especializados en la generación de gráficos. Son programas integrados o relacionados con otros de gestión de datos: hojas de cálculo. Como ejemplo se tiene el software llamado Visio versión 7. Existen distintas sub-clasificaciones. la interconexión gráfica de usuario más en boga actualmente. esquemas. En un principio podemos clasificar los distintos programas de gráficos como de dibujo o de diseño asistido por computador. bases de datos. Sus tres tipos básicos de representación son diagramas de barras. arquitectura y urbanismo. Su forma de trabajar también es distinta: los de pantalla lo hacen agrupando puntos (pixels) y se les suele denominar "mapas de bits" o bitmap. Otro elemento muy relacionado con los gráficos es el entorno WINDOWS. así como las teclas de función. Los primeros son los que dibujan enpantalla y los segundos aquellos que dibujan en memoria y muestran el resultado en pantalla.

Procesadores de textos. Estos programas tradicionalmente se han dividido en cuatro categorías. También comprueban de forma automática que los tipos de las cuentas que se cargan/abonan. o el cierre de un ejercicio económico. lo 11 . Agenda Ejemplo de paquetes integrados: ASSISTANT LOTUS SIMPHONY ABILITY WORKS OPEN ACCESS MS OFFICE Actualmente los paquetes integrados han quedado obsoletos. así no permiten hechos como por ejemplo. aunque. Los programas de contabilidad suelen y deben incluir filtros de los datos de entrada.Automatización de Oficinas especiales. la anotación de un asiento. Comunicaciones. ALMACEN Y NOMINAS. son coherentes (activo/pasivo/neto). volúmenes de datos relativamente grandes. FACTURACION. usados especialmente en la Administración Pública. Los programas incluidos suelen ser: • • • • • • • • • • Bases de datos. existen programas de gestión que no encajan en estas categorías. Los programas de CONTABILIDAD tienen por objeto el tratamiento automático de los datos contables con la finalidad de descargar al ser humano de tareas intensas y susceptibles de ser efectuadas con algún error numérico. como el cuadre de un balance. dado que bajo el entorno Windows se pueden integrar fácilmente todo tipo de programas sin necesidad de que sean del mismo creador. búsqueda dicotómica. actualmente el único sobreviviente es WORKS en su versión para Windows Programas de Gestión Los programas llamados "de gestión". También suelen incluir archivos ejemplo que acompañan a cada aplicación o en grupo aparte. por citar los más importantes.). como los discos magnéticos (u ópticos). Estos programas hacen especial énfasis en optimizar los tiempos de acceso a disco y el tiempo de encontrar datos mediante técnicas de indexación (árboles. para los cuales es preciso hacer uso de almacenamiento masivo. Aparte. merecen especial mención los Sistemas de Información de Gestión Administrativa (SIGA). cuyo "debe" y cuyo "haber" no suman lo mismo. etc. son aquellos cuya principal misión es mantener de forma debidamente organizada y procesar de modo adecuado. Gráficos. Suelen llevar incorporado un "esqueleto" de las cuentas del Plan General de Contabilidad (PGC). Estas son CONTABILIDAD. Hojas de cálculo. y permiten la creación de subcuentas hasta un cierto nivel. tablas "hash". por supuesto.

beneficiándose ésta de toda la flexibilidad del PGC. en función de los albaranes de ese cliente pendientes de facturar. Una vez cada cierto período de tiempo. El término "diapositiva" es una referencia al proyector de diapositivas. un dispositivo que se ha quedado obsoleto para estos fines desde la aparición de los programas de presentación. resúmenes en papel. un método para insertar y manipular imágenes y gráficos y un sistema para mostrar el contenido en forma continua. sin tener que repetir necesariamente todos los datos (tan sólo aquellos que son diferentes). para educación. La mayoría de ellos permiten manejar una doble contabilidad (real/oficial) de modo que es muy fácil manejar simultáneamente dos contabilidades de una misma empresa. o para comunicar noticias en general. Un programa de presentación permite colocar texto. software de colaboración. otros). diario. se procede a la emisión de la factura a los clientes. pizarras. normalmente mediante una serie de diapositivas. como por ejemplo panfletos. o ser visualizadas directamente en la pantalla del ordenador (o en una pantalla normal usando un proyector de vídeo) bajo 12 . Los programas de FACTURACION llevan un control de las facturas emitidas por la empresa en cuestión. utilizados para ayudar a organizar un proyecto complejo en diferentes tareas y en un tiempo determinado. gráficos.Automatización de Oficinas suficientemente grande. Software Administrador de Proyectos Software de administración de proyectos es un concepto que describe varios tipos de software. Típicamente incluye tres funciones principales: un editor que permite insertar un texto y darle formato. de forma que se puede obtener fácil y cómodamente la documentación impresa de los datos informáticos. de forma que se adapte fácilmente a las necesidades de cualquier entidad. Permiten generar informes impresos (listados) de igual morfología que los libros y documentos clásicos de contabilidad (mayor. comunicación y sistemas de documentación. asignación de recursos. Hay muchos tipos de presentaciones. incluyendo programación. Las diapositivas se pueden imprimir en transparencias y ser mostradas mediante un proyector de transparencias. películas y otros objetos en páginas individuales o "diapositivas". Los programas de presentación pueden servir de ayuda o reemplazar a las formas tradicionales de dar una presentación. diapositivas o transparencias. por ejemplo profesionales (relacionadas con el trabajo). Presentador Gráfico Un programa de presentación es un paquete de software usado para mostrar información.

comúnmente descritos en HTML. navigator o browser) es una aplicación software que permite al usuario recuperar y visualizar documentos de hipertexto. Existe una lista detallada de navegadores. Navegadotes WEB Un navegador web o explorador web (del inglés. secuencias de vídeo. animaciones y programas diversos además del texto y los hipervínculos o enlaces. El ejemplo más común de un programa de presentación es Microsoft PowerPoint. es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos. Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este servicio en Internet. Esta red de documentos es denominada World Wide Web (WWW). sonido. Correo Electrónico Correo electrónico. Organizador personal 13 . aunque por extensión también puede verse aplicado a sistemas análogos que usen otras tecnologías. motores de renderización y otros temas asociados en la categoría asociada. como Impress. sino todo tipo de documentos. La transición de una diapositiva a otra puede ser animada de varias formas. no solamente texto. Su eficiencia.org. y también se puede animar la aparición de los elementos individuales en cada diapositiva. Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar. para ordenadores Apple. Amaya del W3C Internet Explorer y derivados: o Avant Browser o Maxthon o G-Browser Mozilla (SeaMonkey) y derivados: o Mozilla Firefox o Beonex o Navegador web IBM para OS/2. mediante el protocolo SMTP. incluido en la suite ofimática OpenOffice. o en inglés e-mail. aunque hay alternativas. Cualquier navegador actual permite mostrar o ejecutar gráficos. desde servidores web de todo el mundo a través de Internet. conveniencia y bajo costo están logrando que el correo electrónico desplace al correo ordinario para muchos usos habituales.Automatización de Oficinas el control de la persona que da la presentación. o KeyNote.

reproducir archivos de audio. crear documentos. lista de contactos. navegar por Internet. Hoy día se puede usar como una computadora doméstica (ver películas.). ha valido la pena considerar brevemente algunas de las tecnologías consideradas hasta hace poco tiempo como emergentes. etc. Los factores clave aquí son la facultad de que con los métodos ópticos se consigue velocidades altas. Desarrollos Tecnológicos en la Ofimática La mayor parte de esta documentación ha tratado de tecnología y técnicas de las que se dispone. más datos en el mismo espacio físico y mayor fiabilidad. 14 . es un computador de mano originalmente diseñado como agenda electrónica (calendario. bloc de notas y recordatorios) con un sistema de reconocimiento de escritura. será fundamentalmente creciente para comunicaciones. más que las señales eléctricas. archivo e impresión. Sin embargo. correo electrónico. juegos. que están sólo precisamente comenzando a traducirse en productos del mercado La mayor parte de los avances en los últimos años han sido en el área de la electrónica: estamos ahora registrando una era en la que el uso de la luz y los láseres.Automatización de Oficinas Personal Digital Assistant.

permitiendo manejar las informaciones internas en una empresa ya que se crean una enorme oportunidad de ahorro al eliminar porcentajes de impresión y reducir costos administrativos asociados con la producción y distribución de la información interna. Esos archivos pueden ser correo electrónico. sociedades. Pero sin importar cuál es la aplicación. EL USUARIO MOVIL Y LA OFIMATICA El acceso remoto a la red. los reguladores oficiales y estatales están presionando a los empleadores para que reduzcan la distancia a que se viaja y las personas afectadas por huracanes. estando suscritos a la lista de interés “Ecología” de un país determinado. Las ventas de computadoras portátiles están aumentando a un paso más rápido que los sistemas de escritorios. organismos. Un buen porcentaje de la información de una compañía es de carácter exclusivamente interno. instituciones. Actualmente muchas compañías ya están aprovechando las ventajas de implantar una INTRANET. que se han creado considerando temas específicos y a las que podemos acceder sin ningún costo adicional. grupos de gente. Por otra parte.Automatización de Oficinas INTRANET: LA NUEVA REVOLUCION DE LA OFIMATICA El término INTRANET era casi desconocido hace algunos años en el mundo de la computación pero ha tomado una gran importancia en los diferentes medios que difunden lo referente al mundo de la computación. Así. así como también podemos enviar la información sobre ese tema o redireccionarlo hacia terceras personas. Utilizando la misma tecnología que sustenta el hermano mayor de INTRANET (INTERNET). Las INTRANETS se encargan de mantener los derechos de propiedad y permiten establecer niveles de seguridad para información específica. órdenes de productos y otras cosas similares. todas ellas con un mismo objetivo de interés común. reportes. han aprendido que no tienen que estar en la oficina para ser productivos. usan principalmente Internet. tanto del país como del extranjero. INTERNET Y LA OFIMATICA INTERNET permite suscribirnos a las denominadas “listas de interés” que existen en todo el mundo. Las INTRANETS pueden ser de una manera muy específica. y no debe circular públicamente. que sólo conecta al usuario con computadoras seleccionadas. una INTRANET es un site (lugar) privado o un conjunto de sites configurados para el uso exclusivo de una organización. Mientras INTERNET conecta a millones de usuarios en el mundo. inundaciones. si sus usuarios 15 . tal es así que la han considerado como una de las nuevas revoluciones del mundo de la informática. una INTRANET es una versión interna. el proceso cae en uno de dos modos: en control remoto o en nodo remoto. cerrada. especialmente el acceso a Internet. podemos recibir toda la información actualizada y disponible en la fecha sobre el tema Ecología. sismos y olas de frío. nos beneficiamos con la suscripción en una lista de interés conociendo a otras personas. Querrá control remoto. que puede ser por ejemplo: La Ecología. sigue subiendo de importancia en las listas de todo el mundo. Casi todas las redes de negocios necesitan darle a las personas una manera de llamar para leer e intercambiar archivos.

envía los golpes de tecla por la línea de teléfono y retorna imágenes en la pantalla.Automatización de Oficinas principalmente ejecutan aplicaciones de DOS en sus portátiles o usan las técnicas lentas de transmisión. 16 . en la otra dirección. Bajo el control remoto. la computadora que llama. como las conexiones inalámbricas o celulares.

org/wiki/Aplicaci%C3%B3n_ofim%C3%A1tica 6.wikipedia.ve/dac/Departamentos/coordinaciones/informaticai/docu mentos/Automatizaci%C3%B3n%20de%20Oficinas%20y%20sistemas %20estrategicos.Automatización de Oficinas Bibliografía 1. http://www. http://es.htm 3.htm 4. http://www.wikipedia. http://es.ppt 2.gob.presidencia.mx/archivos/9/5/9/files/archivos/sip-6376.uv.org/wiki/Sistemas_de_automatizaci%C3%B3n_de_oficinas 5.es/roigmi/exposicion.fox.aceproject. http://mural.org/main/espanol/et/etg.pdf 17 . http://innova.ucla.edu.

control de almacén. En otras palabras.Automatización de Oficinas Glosario Backoffice: En el ámbito del comercio electrónico es una de las palabras más repetidas. que si falla el backoffice. Intranet: Son redes privadas de valor agregado al interior de las organizaciones utilizando las tecnologías de INTERNET. 18 . Groupware: Programa informático colaborativo o Groupware (en inglés) se refiere a los programas informáticos que integran el trabajo en un sólo proyecto con muchos usuarios concurrentes que se encuentran en diversas estaciones de trabajo. a todos los niveles de las organizaciones. emisión del pedido. y personas a la información. El resultado inmediato es conseguir una mejor y más eficiente comunicación. Ya puede uno tener un sitio de comercio electrónico excelente --aseguran--. con páginas virtuales internas. INTRANETS son sitios Web internos en redes locales privados. que permiten la distribución de la información entre los usuarios de redes corporativas. Las Intranets (o Intra-redes sise quiere) conectan personas a personas. porque se refiere a los sistemas automáticos que respaldan las acciones que acompañan a una transacción: facturación. conectadas a través de una red (internet o intranet). etc. Suite: Una suite informática o suite de oficina es un conjunto de software para el uso en oficinas y entornos profesionales.

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