Automatización de Oficinas

AUTOMATIZACION DE OFICINAS Automatización:
Del griego antiguo: guiado por uno mismo) es el uso de sistemas o elementos computarizados para controlar maquinarias y/o procesos industriales substituyendo a operadores humanos.

Automatización de Oficina:
Concepto 1: La Automatización de la Oficina vendría a ser la integración de las funciones de toda la información en la oficina, lo que incluye el procesamiento de texto, procesamiento de datos, gráficos, autoedición (publicaciones de oficina), correo electrónico, así como tecnologías de punta, a nivel de software como de hardware, como es el caso de Windows 95, Office 97, Cliente/Servidor, Backoffice, Internet, Intranet, etc. Concepto 2: ELLI y NUTT (1980) "La utilización de tecnología para mejorar la realización de funciones de oficina"Esta definición amplía el término a tecnología, no sólo como las anteriores a la informática, quizás demasiado amplio el término. Así mismo no se reduce al campo espacial de la oficina, sino que habla de las funciones de ésta. Cada autor utilizará tecnología o entorno de la oficina, dependiendo de lo que cada uno entienda qué son estos términos, ampliando por consiguiente los términos o reduciéndolos. Desde una perspectiva Lo cierto es que, en un sentido amplio, la ofimática debería de ser inscrita como una más de las relaciones complejas del triángulo tecnología-individuo-sociedad.

Introducción
Los programas automatizados para equipos de cómputo personales instalados en las oficinas se han convertido en una parte indispensable de la administración electoral en muchos países. Los programas de procesamiento de textos han reemplazado las máquinas de escribir; los programas de bases de datos han reemplazado a las listas electorales basadas en papel, los inventarios y las listas de personal así como los programas de organización personal han reemplazado a las agendas de papel.

Fig. 1

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La Ofimática. como el tratamiento de la información de forma automatizada Ofimática La informática. correo electrónico e incluso voz por la red. Las actividades básicas de un sistema ofimático comprenden el almacenamiento de datos en bruto. incluyendo dictados. la transferencia electrónica de los mismos y la gestión de información electrónica relativa al negocio. coleccionar. mecanografía.[2] 2 . tan versátil y variada. y de la informática ha dado lugar a la Ofimática. almacenen y utilicen información de formas que alguna vez sólo hubieran sido posibles en grandes equipos de cómputo y por programadores especializados. siendo imprescindibles en la oficina para tener una eficaz gestión de la empresa. fax.[1] La ofimática ayuda a optimizar o automatizar los procedimientos ofimáticos existentes. se lleve a cabo de forma mecánica o automática. a través de los años. fueron reduciendo su tamaño y consumo. Todas las funciones propia del trabajo en oficina. formando redes locales. télex. de esta manera. Estos programas han servido para darle a oficiales ordinarios la capacidad de completar internamente tareas que alguna vez tuvieron que ser enviadas fuera de las oficinas para ser completadas por especialistas. a nivel local. que permite a los usuarios transmitir datos. microfilmado y gestión de archivos. archivado. caen en esta categoría. operación de los teléfonos y la centralita. sino que con computadoras personales conectados entre sí. Las computadoras ocuparon gran espacio y energía. almacenar. empezando en primer lugar al campo militar. La velocidad de crecimiento hace necesario que el tratamiento de la información. manipular y transmitir digitalmente la información necesaria en una oficina para realizar tareas y lograr objetivos básicos. habiéndose extendido en la actualidad al campo económico y empresarial. La columna vertebral de la ofimática es una red de área local (LAN). y definida según se ha visto. denominada Informática. copias. aparece. La fusión de los trabajos de oficina. En el entorno ofimático o de la Automatización de la Oficina no son necesarios grandes equipos. Los programas de base de datos y de hojas de cálculo que pueden operarse en computadoras personales de gran potencia permiten que usuarios ordinarios introduzcan. para la de 1990 los programas automatizados para oficina se han vuelto muy sofisticados. La ofimática fue un concepto muy popular en los años 1970 y 1980. los programas para edición en computadores personales permiten que personas relativamente novatas realicen publicaciones con calidad profesional cuando antes incluso las tareas más simples de esta naturaleza tenían que ser enviadas a imprentas profesionales. Por ejemplo. Se llama ofimática al equipamiento hardware y software usado para idear y crear. comenzó a aplicarse a diferentes campos. cuando los ordenadores de sobremesa se popularizaron. Como origen y causa de este crecimiento exponencial de la información. se ha convertido en un tema que se usa cada vez más y esta en constante crecimiento. compartan información y abaraten los costos.Automatización de Oficinas Empezando por programas básicos de procesamiento de palabra en la década de 1970. haciéndose asequibles a cualquier tipo de actividad. en forma casual la solución.

Almacenar y manipular registros sobre los empleados. Por fin se puede avizorar una moderna oficina. Una autoridad electoral puede. Envíos personalizados a gran escala para los electores o el personal. Uso de los programas de automatización Es deseable que todos los usuarios de los programas automatizados sean capacitados para su uso. Los programas más modernos son muy poderosos. Planear y monitorear todos los aspectos de un proyecto relevante. por ejemplo. La mayoría de los paquetes de programas vienen acompañados con manuales para el usuario (en papel o en pantalla). incluyendo la impresión automatizada de sus logotipos. Compartir archivos a través de una red. En muchos países se puede recurrir a capacitadores externos. muy eficiente pero libre de los desagradables cables. En este aspecto las cada vez más populares WIFI. utilizar los programas automatizados para: • • • • • • • • • • • • • • Producir todas o la mayoría de sus publicaciones de manera interna. Algunas autoridades electorales pueden ser capaces de proveer capacitación interna utilizando a su propio personal. Desarrollar presentaciones para su proyección en pantallas grandes en seminarios o para efectos de capacitación. formatos y cartas informativas. 3 . Organizar un sistema de administración financiera. almacenar y utilizar información sobre el registro electoral. Conservación de inventarios. Automatizar diversos componentes del proceso electoral. Incorporar. y WIMAX juegan un papel trascendental. es decir sin cables. como la emisión y recepción de votos por correspondencia.Automatización de Oficinas Hacia fines de 2006. en forma wireless. folletos. Capturar y analizar resultados electorales. incluyendo libros. Componer. la ofimática apunta hacia aplicar todos los procedimientos descritos. Un usuario hábil puede desarrollar productos muy sofisticados. Operar un sitio en internet y una red interna. editar e imprimir toda su correspondencia en un estilo corporativo estandarizado. Enviar correos electrónicos individuales o grupales a los electores o al personal.

en la que toman parte activa las nuevas agendas y herramientas de gestión de tiempo y proyectos. Paquetes integrados. a través del propio procesador. La gestión documental cada vez es más rica en contenidos. en lo que a oficina se refiere. Como extensión a ellas. La mensajería electrónica como parte de un entorno de trabajo permite la comunicación rápida y eficiente entre distintos miembros de la empresa. han sido las «suites». 2 Las aplicaciones de este tipo hasta ahora suelen venir por separado si bien se integran en los distintos procesadores. desvíos. el procesador de textos parece no tener límite. el próximo paso importante puede ser la incorporación de reconocimiento de voz continuo. apoyándose en nuevos formatos electrónicos y sistemas de almacenamiento más grandes y más rápidos. y manos libres. que combinan las aplicaciones más populares en un solo paquete. bloqueos. con recursos compartidos. supone un claro mensaje: «no estamos solos». relativamente. lo cual hace entrever una posible feliz unión. lo que representa un gran campo de batalla de tres de los principales gigantes de la Informática. No se trata de una ciencia-ficción. añadiendo a las tradicionales funciones de llamada en espera. Como punto de partida se exige la organización. Prueba de la importancia es su inclusión en grupos de aplicaciones mayores. sino de la confirmación de que la unión hace la fuerza. Las nuevas aplicaciones convierten los ordenadores en completos sistemas de telefonía digital. permitiendo aplicar nuevas técnicas como el «Groupware». y este concepto hay que entenderlo y comprenderlo bien. para que pueda dictarle a su microcomputadora. Fig. Se camina hacia el soporte de versiones y permisos a la hora de construir o revisar el documento entre distintos usuarios. La colaboración transforma al equipo o grupo de trabajo en la unidad básica de la organización (empresa o institución). Otra de las tendencias será el empleo de nuevos lenguajes como el Java a la cabeza en el desarrollo de los distintos 4 . los sistemas de videoconferencia empiezan a hacerse también espacio en los ámbitos más avanzados. La conectividad mediante hiperenlaces junto con la inclusión de sistemas de navegación en la World Wide Web. en los que no tenían espacio hasta hace. la comunicación telefónica con grupos. transforman al documento en algo «vivo». Los productos estrella del año.Automatización de Oficinas Un Camino Hacia El Trabajo En Grupo La evolución a lo largo del último año en el entorno de la oficina. El programa más significativo de las «suites». poco. No todo acaba ahí. en la forma de solucionar los problemas.

con facilidad de actualización en un menor tiempo. los submodelos de datos. pone de manifiesto una serie de necesidades básicas comunes al entorno de la oficina. Para un análisis de la oficina. Se puede utilizar una arquitectura de 3 niveles de modelos de datos. seguiremos el modelo de complejidad basado en tres niveles. Hemos de tener en cuenta razones para la utilización de una herramienta importante a la hora de realizar la integración del sistema. o vistas parciales que cada usuario tiene de la base de datos. Del contacto con las grandes redes de comunicación. Han surgido nuevos tipos de trabajo. son éstas las actividades más susceptibles de automatización. la opción de color con calidad fotográfica ya está al alcance de la mayoría. autentificando la identidad del usuario. soportando múltiples protocolos y opciones de acceso controlado. impresoras). 5 . de amplia implantación en otros países y alternativa de futuro en el Perú a la hora de reducir costos y dinamizar el mercado. se exportan modelos de comportamiento más productivos que los originales. no por la dificultad técnica que puedan requerir los trabajos en ella realizados. que supone el manejo de una gran cantidad de información con diferentes tipos de procesamientos. La relación de las actividades que se realizan. de telefonía móvil o del tipo que sea. La Oficina y Su Complejidad La oficina es un entorno de trabajo complejo. ACTIVIDADES. Así es un estudio de lo más inmediato en la oficina. Las Redes de Información y La Informática Muchas de las pautas seguidas por la Informática de oficina se deben al propio concepto de red. encuentra su medio ideal en las intranets. Perspectivas de la oficina. En cuanto al «hardware» de impresión y captura de información (escáneres. sino por su enorme variedad. el qué. hacia dónde se dirige. sobre todo Internet.. fotocopiadoras. El estudio de la oficina comenzará por un análisis de las diferentes perspectivas por las que se puede optar. propuesto por Saez Vacas (1983). Finalmente. La senda marcada incluye la integración así como el diseño para trabajar en grupos. de las que hay una buena gama de opciones adaptables a las diversas complejidades de las compañías. faxes. el acceso remoto desde una conexión telefónica bien de la red básica o RDSI. a las bases de datos y aplicaciones de la empresa posibilitan el teletrabajo. El nivel inferior es el interno o físico (cómo se almacenan los datos físicamente en cintas o discos u otros soportes magnéticos. Por otra parte. La distribución de documentos a toda la empresa sin precisar del papel. de red o de tablas de relaciones).Se concibe aquí la oficina como un entorno que lleva a cabo actividades encaminadas a apoyar la gestión de una organización. cómo y porqué se hacen las cosas. y dado su carácter indefinido y falto de estructuración. Desde una perspectiva analítica.Automatización de Oficinas programas. Después está el nivel de modelos de datos (esquema conceptual según el cual se organizan los datos en forma de árbol. electrónicos u ópticos). nos centramos en un "comportamiento manifiesto y espontáneo" en las tareas operativas.

se puede descomponer toda la labor realizada en tareas más concretas y definidas y construir un diagrama de bloques de procesos de la oficina. Sus tareas fundamentales serán: editar. Programas mas usuales en el entorno Ofimático Editores de textos Los editores son programas que permiten crear archivos. que servirá posteriormente para desarrollar el sistema integrado. facilitando al tiempo una adaptación a los objetivos a conseguir y una capacidad de evolución importante. Hay dos tipos: Editores de líneas: Se opera línea a línea. La relación jerárquica de las tres formas (actividades. al objeto de facilitar la integración adecuada de todos los componentes y herramientas individuales. se utiliza para la creación y edición de archivos tipo texto.Automatización de Oficinas SEMANTICA.. Editores de pantalla: Se puede manejar toda la pantalla. EDIT de MS-DOS y VI de UNIX. borrar. Esta perspectiva. Un ejemplo sería EDLIN de MS-DOS y ED de UNIX. texto y programas fuente.La oficina se concibe como un conjunto de funciones y procedimientos. Trata de explicar el porqué de las cosas.Intenta comprender las razones que hay detrás de las actividades que se realizan. EX (UNIX) Procesadores de textos. será de gran utilidad para estructurar las tareas de la oficina. Están pensados para facilitar la elaboración de textos y posibles modificaciones futuras. El programa EDIT. en el nivel inferior están las actividades elementales. visualizar.. al dotarles de un significado concreto (semántica). eminentemente organizativa. que se agrupan en una lógica. mantenimiento de archivos cuyos registros están compuestos de caracteres ASCII imprimibles. Una función se compone de varias actividades elementales. insertar y buscar/sustituir caracteres. Otros programas serían: NORTON EDITOR (DOS). Es una perspectiva intermedia entre las actividades y el grado superior que suponen las funciones. semántica y funciones) se aprecia fácilmente. 6 . para formar finalmente las funciones. es decir. Así. FUNCIONES. donde hay siempre un objetivo más amplio que la propia tarea a realizar.

están catalogados como importantes y necesarios en la utilización de cualquier PC. alinear párrafos. Los procesadores o tratamientos de textos son programas de usuario que permiten realizar todas las operaciones necesarias para crear.Automatización de Oficinas Por definición. recuperar. fijar espacio entre líneas y entre párrafos. de diferentes complejidades. Algunos Ejemplos: Microsoft Word 7 . definir la anchura del documento. definir longitud de páginas. existen dos tipos de tratamiento de textos: Los que disponen de menúes (se seleccionan las opciones pulsando la tecla que indica el menú. tamaño y orientación de las fuentes. tienen acceso y comunicación con otros programas: bases de datos. Una vez finalizada la manipulación del documento. Los procesadores de textos. definir atributos de texto (negrita. perdiéndose al desconectar el equipo. todos los procesadores de texto pueden trabajar con distintos formatos de párrafo. activar presentaciones preliminares antes de la impresión o visualizar las páginas editadas. hojas de cálculo. antes debe guardarse en un soporte magnético. líneas por página. mover. El propio procesador delimitará el tamaño de la hoja. Para evitar la pérdida. ni tampoco del final de la página. Esta muestra previa es muy interesante para comprobar su aspecto final sin necesidad de imprimirlo. copiar o borrar bloques de textos. no hay que preocuparse del final de la línea. dibujos e insertar incluso imágenes. En principio. Al escribir con un procesador de textos. dentro de la gama de programas. modificar e imprimir un texto. Mediante sencillos procedimientos podemos mover. además de contar con las propiedades de poder. borrar. Como regla general básica. modificarlos e imprimirlos es una ventaja sustancial del PC sobre la máquina de escribir. establecer sangrías y tabulados. corregirlos. un procesador de texto es un software informático destinado a la creación y edición de documentos de texto y que se muestra como una alternativa a la antigua máquina de escribir. podemos guardarlo en un soporte magnético. guardar. tamaño. Cuando los procesadores forman parte de un paquete integrado. subrayar o repetir párrafos. o con las flechas del cursor o con el ratón). frases y palabras dentro de un texto. ya que el programa pasa automáticamente a la línea siguiente o a la hoja siguiente cuando una esté completa. luego sólo permanece temporalmente. Los que usan órdenes (emplean combinaciones de determinadas teclas para realizar cada una de las opciones deseadas). gráficos. Es normal la posibilidad de visualizar el documento en pantalla en su formato definitivo. Los procesadores de texto brindan unas u otras posibilidades según la aplicación de que se disponga. Hay una cantidad enorme de procesadores de texto en el mercado. Elegir el más adecuado depende de la experiencia y pretensiones de los usuarios. éste reside en la memoria interna. posibilidades. otros archivos. si deseamos conservarlo). etc. subrayado). marcar márgenes y tabuladores. se conoce como WYSIWYNG (se obtiene lo que se ve). Todos los procesadores de textos permiten establecer cabeceras y pies de página. crear y modificar estilos. También ofrecen la posibilidad de crear de forma sencilla tablas. La posibilidad de escribir largos o repetitivos documentos. el número de caracteres por línea. imprimirlo o ambas cosas (cuando se edita o crea un texto. diccionarios. es decir tal y como va a imprimirse. cortar y copiar texto. efectos de formato.

y ha iniciado la recuperación en otros mercados. pero en la actualidad ha sido eclipsado. Actualmente ha logrado superar a su gran competido WordPerfect para Windows.0. tanto en ventas como en popularidad. Fue el estándar de facto durante muchos años. Hoy Wordperfect se está recuperando en mercados como el de Norteamerica gracias al desarrollo por Corel y las ventajas que su suite ofrece sobre la de Microsoft. La versión actual es la de Windows ‘95. 8 . Esta documentación está elaborada con Microsoft WORD 6. Existen otras versiones. WORDSTAR Fue el primero y ampliamente utilizado. para Macintosh y para PC´s operando bajo MS-DOS. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas. actualmente ha desaparecido en la práctica. WordPerfect Es un programa de procesamiento de textos que tuvo su máxima popularidad a finales de los años 1980 y a principios de los años 1990. lo cual ha dado origen a una gran difusión.Automatización de Oficinas Este programa es actualmente el más completo dentro de los de su categoría. integrada en el conjunto de programas denominado Oficce 97. Hojas de cálculo Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas). por Microsoft Word. tanto en el uso particular como por parte de las empresas y organismos oficiales.

MS EXCEL para Windows: Es la más difundida debido a su gran potencia y facilidad de uso.Automatización de Oficinas Las hojas de cálculo (hojas electrónicas) nacieron cuando surgió la necesidad de adaptar los sistemas de planificación utilizados en las grandes computadoras a las nuevas microcomputadoras. Gráficos 9 . 3. Ha desplazado a la tan conocida Lotus 1. las convierten en una herramienta de primerísima importancia en el mundo empresarial. Es una combinación de calculadora. se había desechado aplicar la informática a ese entorno de trabajo. que unido a la potencia y capacidad de almacenar datos de los sistemas informáticos. Los cálculos empresariales manejan unas cantidades de datos que suelen variar dependiendo de los supuestos. por lo que hasta la invención de la hoja electrónica. Visicalc nació en 1979. de una idea de un estudiante de administración de empresas de la Universidad de Harvard. 2. donde cada caso originaría un programa distinto. lápiz y papel. La primera hoja de cálculo. en el hogar.

PAINTBRUSH. Los Gráficos de Gestión pertenecen al área de programas de dibujo para presentaciones de diagramas estadísticos. así como las teclas de función. dependiendo del área de aplicación de cada uno de ellos. bases de datos. mapas y cartografía. que requieren tarjetas gráficas de alta resolución y escáner de diseño. arquitectura y urbanismo. Son programas integrados o relacionados con otros de gestión de datos: hojas de cálculo. Cada método tiene sus ventajas y sus inconvenientes respecto a la calidad de representación y facilidad de manipulación o modificación. organigramas. bien como módulos de cada aplicación o formando varios programas independientes". etc. 10 . ampliaciones. traslaciones. Como ejemplo se tiene el software llamado Visio versión 7. Los primeros son los que dibujan enpantalla y los segundos aquellos que dibujan en memoria y muestran el resultado en pantalla. AUTOCAD. Ejemplos de programas de gráficos. animación y multimedia. etc. la interconexión gráfica de usuario más en boga actualmente. centrado. Su forma de trabajar también es distinta: los de pantalla lo hacen agrupando puntos (pixels) y se les suele denominar "mapas de bits" o bitmap. edición. organizativas) . etc. En un principio podemos clasificar los distintos programas de gráficos como de dibujo o de diseño asistido por computador. de los de dibujo. sectores y barras. Sus tres tipos básicos de representación son diagramas de barras. líneas y sectores en 2 y 3 dimensiones. Normalmente serán más abundantes los programas tutores y las ayudas interactivas. Gráficos de dibujo y diseño: Se dispone de figuras geométricas (puntos. procesadores de textos. Mezclando ambos obtenemos los programas de presentaciones. Se han incorporado otras mixtas (barras y líneas. COREL DRAW. ROBOCAD. Así. han salido los de retoque fotográfico. ya que necesitaremos un conocimiento preciso y exacto de las posibilidades de cada uno de los programas y de sus potenciales relaciones con los demás. giros. de los tres tipos indicados. diseño de máquinas y herramientas (incluidos los automóviles).). esquemas. etc. Normalmente se necesita una buena y completa documentación. publicidad y artes gráficas. entre otros. Existen distintas sub-clasificaciones. Normalmente incluyen la posibilidad de importar/exportar datos a o desde otros programas. aunque conservando la posibilidad de poder introducirlos con el propio programa. esquemas eléctricos y electrónicos. otros.0. conociendo en cualquier momento las funciones que podemos realizar. son: HARDWARD GRAPHICS. Paquetes integrados Se considera como paquete integrado a un "conjunto se software que incluye las funciones de varios programas en un sistema interrelacionado. rectas y curvas) y funciones de gestión de las imágenes (borrado. fabricación e ingeniería (CAD/CAM/CAE). videoconferencias. Se utilizan en dibujo lineal y artístico. etc. Smart Draw. Otro elemento muy relacionado con los gráficos es el entorno WINDOWS. POWER POINT. los de memoria trabajan con entidades vectoriales y sus definiciones geométricas como objetos.) y nuevas (texto libre.Automatización de Oficinas Nos referimos con programas de gráficos tanto a los estadísticos como a los de dibujo y diseño. ampliando su potencia a otras actividades de las empresas: autoedición de documentos. Cada vez existen más paquetes especializados en la generación de gráficos.

Aparte. o el cierre de un ejercicio económico. lo 11 . Estos programas hacen especial énfasis en optimizar los tiempos de acceso a disco y el tiempo de encontrar datos mediante técnicas de indexación (árboles. la anotación de un asiento. por supuesto. ALMACEN Y NOMINAS. así no permiten hechos como por ejemplo. son aquellos cuya principal misión es mantener de forma debidamente organizada y procesar de modo adecuado. merecen especial mención los Sistemas de Información de Gestión Administrativa (SIGA). como los discos magnéticos (u ópticos). volúmenes de datos relativamente grandes. Los programas de contabilidad suelen y deben incluir filtros de los datos de entrada. actualmente el único sobreviviente es WORKS en su versión para Windows Programas de Gestión Los programas llamados "de gestión". Estas son CONTABILIDAD. Gráficos.Automatización de Oficinas especiales. Hojas de cálculo. por citar los más importantes. También suelen incluir archivos ejemplo que acompañan a cada aplicación o en grupo aparte. y permiten la creación de subcuentas hasta un cierto nivel. tablas "hash". dado que bajo el entorno Windows se pueden integrar fácilmente todo tipo de programas sin necesidad de que sean del mismo creador. aunque. usados especialmente en la Administración Pública. Suelen llevar incorporado un "esqueleto" de las cuentas del Plan General de Contabilidad (PGC). como el cuadre de un balance. son coherentes (activo/pasivo/neto). Comunicaciones. Procesadores de textos. Los programas de CONTABILIDAD tienen por objeto el tratamiento automático de los datos contables con la finalidad de descargar al ser humano de tareas intensas y susceptibles de ser efectuadas con algún error numérico. etc. Los programas incluidos suelen ser: • • • • • • • • • • Bases de datos. búsqueda dicotómica. FACTURACION. existen programas de gestión que no encajan en estas categorías. Agenda Ejemplo de paquetes integrados: ASSISTANT LOTUS SIMPHONY ABILITY WORKS OPEN ACCESS MS OFFICE Actualmente los paquetes integrados han quedado obsoletos. También comprueban de forma automática que los tipos de las cuentas que se cargan/abonan. cuyo "debe" y cuyo "haber" no suman lo mismo. para los cuales es preciso hacer uso de almacenamiento masivo.). Estos programas tradicionalmente se han dividido en cuatro categorías.

diapositivas o transparencias. pizarras. Hay muchos tipos de presentaciones. sin tener que repetir necesariamente todos los datos (tan sólo aquellos que son diferentes). incluyendo programación. de forma que se adapte fácilmente a las necesidades de cualquier entidad. Los programas de FACTURACION llevan un control de las facturas emitidas por la empresa en cuestión. o ser visualizadas directamente en la pantalla del ordenador (o en una pantalla normal usando un proyector de vídeo) bajo 12 .Automatización de Oficinas suficientemente grande. otros). diario. Una vez cada cierto período de tiempo. normalmente mediante una serie de diapositivas. software de colaboración. o para comunicar noticias en general. asignación de recursos. Presentador Gráfico Un programa de presentación es un paquete de software usado para mostrar información. de forma que se puede obtener fácil y cómodamente la documentación impresa de los datos informáticos. por ejemplo profesionales (relacionadas con el trabajo). Las diapositivas se pueden imprimir en transparencias y ser mostradas mediante un proyector de transparencias. Un programa de presentación permite colocar texto. para educación. un dispositivo que se ha quedado obsoleto para estos fines desde la aparición de los programas de presentación. La mayoría de ellos permiten manejar una doble contabilidad (real/oficial) de modo que es muy fácil manejar simultáneamente dos contabilidades de una misma empresa. como por ejemplo panfletos. películas y otros objetos en páginas individuales o "diapositivas". gráficos. Permiten generar informes impresos (listados) de igual morfología que los libros y documentos clásicos de contabilidad (mayor. Típicamente incluye tres funciones principales: un editor que permite insertar un texto y darle formato. utilizados para ayudar a organizar un proyecto complejo en diferentes tareas y en un tiempo determinado. Los programas de presentación pueden servir de ayuda o reemplazar a las formas tradicionales de dar una presentación. El término "diapositiva" es una referencia al proyector de diapositivas. se procede a la emisión de la factura a los clientes. comunicación y sistemas de documentación. beneficiándose ésta de toda la flexibilidad del PGC. resúmenes en papel. un método para insertar y manipular imágenes y gráficos y un sistema para mostrar el contenido en forma continua. Software Administrador de Proyectos Software de administración de proyectos es un concepto que describe varios tipos de software. en función de los albaranes de ese cliente pendientes de facturar.

aunque hay alternativas. Navegadotes WEB Un navegador web o explorador web (del inglés. Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar.org. La transición de una diapositiva a otra puede ser animada de varias formas. no solamente texto. es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos. aunque por extensión también puede verse aplicado a sistemas análogos que usen otras tecnologías. comúnmente descritos en HTML. sonido. animaciones y programas diversos además del texto y los hipervínculos o enlaces. Organizador personal 13 . Existe una lista detallada de navegadores. o en inglés e-mail. mediante el protocolo SMTP. conveniencia y bajo costo están logrando que el correo electrónico desplace al correo ordinario para muchos usos habituales. El ejemplo más común de un programa de presentación es Microsoft PowerPoint. desde servidores web de todo el mundo a través de Internet. sino todo tipo de documentos. navigator o browser) es una aplicación software que permite al usuario recuperar y visualizar documentos de hipertexto. y también se puede animar la aparición de los elementos individuales en cada diapositiva. secuencias de vídeo. Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este servicio en Internet. Su eficiencia. Amaya del W3C Internet Explorer y derivados: o Avant Browser o Maxthon o G-Browser Mozilla (SeaMonkey) y derivados: o Mozilla Firefox o Beonex o Navegador web IBM para OS/2.Automatización de Oficinas el control de la persona que da la presentación. motores de renderización y otros temas asociados en la categoría asociada. Correo Electrónico Correo electrónico. para ordenadores Apple. o KeyNote. Cualquier navegador actual permite mostrar o ejecutar gráficos. Esta red de documentos es denominada World Wide Web (WWW). como Impress. incluido en la suite ofimática OpenOffice.

Hoy día se puede usar como una computadora doméstica (ver películas. lista de contactos. que están sólo precisamente comenzando a traducirse en productos del mercado La mayor parte de los avances en los últimos años han sido en el área de la electrónica: estamos ahora registrando una era en la que el uso de la luz y los láseres. crear documentos. juegos. más datos en el mismo espacio físico y mayor fiabilidad. etc. 14 . bloc de notas y recordatorios) con un sistema de reconocimiento de escritura. navegar por Internet. ha valido la pena considerar brevemente algunas de las tecnologías consideradas hasta hace poco tiempo como emergentes. más que las señales eléctricas. Sin embargo. correo electrónico. archivo e impresión. Los factores clave aquí son la facultad de que con los métodos ópticos se consigue velocidades altas. reproducir archivos de audio. será fundamentalmente creciente para comunicaciones. Desarrollos Tecnológicos en la Ofimática La mayor parte de esta documentación ha tratado de tecnología y técnicas de las que se dispone.Automatización de Oficinas Personal Digital Assistant.). es un computador de mano originalmente diseñado como agenda electrónica (calendario.

que se han creado considerando temas específicos y a las que podemos acceder sin ningún costo adicional. tanto del país como del extranjero. y no debe circular públicamente. Las INTRANETS se encargan de mantener los derechos de propiedad y permiten establecer niveles de seguridad para información específica. Casi todas las redes de negocios necesitan darle a las personas una manera de llamar para leer e intercambiar archivos. han aprendido que no tienen que estar en la oficina para ser productivos. EL USUARIO MOVIL Y LA OFIMATICA El acceso remoto a la red. sismos y olas de frío. sigue subiendo de importancia en las listas de todo el mundo. Las INTRANETS pueden ser de una manera muy específica. una INTRANET es un site (lugar) privado o un conjunto de sites configurados para el uso exclusivo de una organización. nos beneficiamos con la suscripción en una lista de interés conociendo a otras personas. los reguladores oficiales y estatales están presionando a los empleadores para que reduzcan la distancia a que se viaja y las personas afectadas por huracanes. sociedades. Querrá control remoto. Así. Las ventas de computadoras portátiles están aumentando a un paso más rápido que los sistemas de escritorios. podemos recibir toda la información actualizada y disponible en la fecha sobre el tema Ecología. Mientras INTERNET conecta a millones de usuarios en el mundo. el proceso cae en uno de dos modos: en control remoto o en nodo remoto. Actualmente muchas compañías ya están aprovechando las ventajas de implantar una INTRANET. cerrada. organismos. Esos archivos pueden ser correo electrónico.Automatización de Oficinas INTRANET: LA NUEVA REVOLUCION DE LA OFIMATICA El término INTRANET era casi desconocido hace algunos años en el mundo de la computación pero ha tomado una gran importancia en los diferentes medios que difunden lo referente al mundo de la computación. que sólo conecta al usuario con computadoras seleccionadas. tal es así que la han considerado como una de las nuevas revoluciones del mundo de la informática. órdenes de productos y otras cosas similares. Por otra parte. grupos de gente. Pero sin importar cuál es la aplicación. Un buen porcentaje de la información de una compañía es de carácter exclusivamente interno. INTERNET Y LA OFIMATICA INTERNET permite suscribirnos a las denominadas “listas de interés” que existen en todo el mundo. si sus usuarios 15 . usan principalmente Internet. una INTRANET es una versión interna. que puede ser por ejemplo: La Ecología. permitiendo manejar las informaciones internas en una empresa ya que se crean una enorme oportunidad de ahorro al eliminar porcentajes de impresión y reducir costos administrativos asociados con la producción y distribución de la información interna. reportes. inundaciones. todas ellas con un mismo objetivo de interés común. especialmente el acceso a Internet. estando suscritos a la lista de interés “Ecología” de un país determinado. así como también podemos enviar la información sobre ese tema o redireccionarlo hacia terceras personas. instituciones. Utilizando la misma tecnología que sustenta el hermano mayor de INTRANET (INTERNET).

Automatización de Oficinas principalmente ejecutan aplicaciones de DOS en sus portátiles o usan las técnicas lentas de transmisión. en la otra dirección. 16 . la computadora que llama. Bajo el control remoto. como las conexiones inalámbricas o celulares. envía los golpes de tecla por la línea de teléfono y retorna imágenes en la pantalla.

http://es.wikipedia.org/main/espanol/et/etg.uv.presidencia.edu.mx/archivos/9/5/9/files/archivos/sip-6376.pdf 17 .ppt 2. http://www.org/wiki/Aplicaci%C3%B3n_ofim%C3%A1tica 6. http://es.ve/dac/Departamentos/coordinaciones/informaticai/docu mentos/Automatizaci%C3%B3n%20de%20Oficinas%20y%20sistemas %20estrategicos.Automatización de Oficinas Bibliografía 1.org/wiki/Sistemas_de_automatizaci%C3%B3n_de_oficinas 5.htm 4.wikipedia.es/roigmi/exposicion.fox. http://www. http://innova.htm 3.ucla. http://mural.gob.aceproject.

Las Intranets (o Intra-redes sise quiere) conectan personas a personas. que permiten la distribución de la información entre los usuarios de redes corporativas. emisión del pedido. y personas a la información. conectadas a través de una red (internet o intranet). control de almacén. con páginas virtuales internas. que si falla el backoffice. a todos los niveles de las organizaciones.Automatización de Oficinas Glosario Backoffice: En el ámbito del comercio electrónico es una de las palabras más repetidas. porque se refiere a los sistemas automáticos que respaldan las acciones que acompañan a una transacción: facturación. Suite: Una suite informática o suite de oficina es un conjunto de software para el uso en oficinas y entornos profesionales. 18 . INTRANETS son sitios Web internos en redes locales privados. Intranet: Son redes privadas de valor agregado al interior de las organizaciones utilizando las tecnologías de INTERNET. etc. Ya puede uno tener un sitio de comercio electrónico excelente --aseguran--. En otras palabras. El resultado inmediato es conseguir una mejor y más eficiente comunicación. Groupware: Programa informático colaborativo o Groupware (en inglés) se refiere a los programas informáticos que integran el trabajo en un sólo proyecto con muchos usuarios concurrentes que se encuentran en diversas estaciones de trabajo.

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