Automatización de Oficinas

AUTOMATIZACION DE OFICINAS Automatización:
Del griego antiguo: guiado por uno mismo) es el uso de sistemas o elementos computarizados para controlar maquinarias y/o procesos industriales substituyendo a operadores humanos.

Automatización de Oficina:
Concepto 1: La Automatización de la Oficina vendría a ser la integración de las funciones de toda la información en la oficina, lo que incluye el procesamiento de texto, procesamiento de datos, gráficos, autoedición (publicaciones de oficina), correo electrónico, así como tecnologías de punta, a nivel de software como de hardware, como es el caso de Windows 95, Office 97, Cliente/Servidor, Backoffice, Internet, Intranet, etc. Concepto 2: ELLI y NUTT (1980) "La utilización de tecnología para mejorar la realización de funciones de oficina"Esta definición amplía el término a tecnología, no sólo como las anteriores a la informática, quizás demasiado amplio el término. Así mismo no se reduce al campo espacial de la oficina, sino que habla de las funciones de ésta. Cada autor utilizará tecnología o entorno de la oficina, dependiendo de lo que cada uno entienda qué son estos términos, ampliando por consiguiente los términos o reduciéndolos. Desde una perspectiva Lo cierto es que, en un sentido amplio, la ofimática debería de ser inscrita como una más de las relaciones complejas del triángulo tecnología-individuo-sociedad.

Introducción
Los programas automatizados para equipos de cómputo personales instalados en las oficinas se han convertido en una parte indispensable de la administración electoral en muchos países. Los programas de procesamiento de textos han reemplazado las máquinas de escribir; los programas de bases de datos han reemplazado a las listas electorales basadas en papel, los inventarios y las listas de personal así como los programas de organización personal han reemplazado a las agendas de papel.

Fig. 1

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caen en esta categoría. tan versátil y variada. Se llama ofimática al equipamiento hardware y software usado para idear y crear. La fusión de los trabajos de oficina. y de la informática ha dado lugar a la Ofimática. manipular y transmitir digitalmente la información necesaria en una oficina para realizar tareas y lograr objetivos básicos. en forma casual la solución. haciéndose asequibles a cualquier tipo de actividad. operación de los teléfonos y la centralita. comenzó a aplicarse a diferentes campos. La columna vertebral de la ofimática es una red de área local (LAN). incluyendo dictados. Las actividades básicas de un sistema ofimático comprenden el almacenamiento de datos en bruto. microfilmado y gestión de archivos. copias. almacenen y utilicen información de formas que alguna vez sólo hubieran sido posibles en grandes equipos de cómputo y por programadores especializados.[1] La ofimática ayuda a optimizar o automatizar los procedimientos ofimáticos existentes. télex. La velocidad de crecimiento hace necesario que el tratamiento de la información. mecanografía. aparece. a través de los años. fax. de esta manera. empezando en primer lugar al campo militar. se ha convertido en un tema que se usa cada vez más y esta en constante crecimiento. archivado. para la de 1990 los programas automatizados para oficina se han vuelto muy sofisticados. cuando los ordenadores de sobremesa se popularizaron. compartan información y abaraten los costos.[2] 2 .Automatización de Oficinas Empezando por programas básicos de procesamiento de palabra en la década de 1970. Las computadoras ocuparon gran espacio y energía. sino que con computadoras personales conectados entre sí. habiéndose extendido en la actualidad al campo económico y empresarial. como el tratamiento de la información de forma automatizada Ofimática La informática. siendo imprescindibles en la oficina para tener una eficaz gestión de la empresa. Como origen y causa de este crecimiento exponencial de la información. Estos programas han servido para darle a oficiales ordinarios la capacidad de completar internamente tareas que alguna vez tuvieron que ser enviadas fuera de las oficinas para ser completadas por especialistas. Los programas de base de datos y de hojas de cálculo que pueden operarse en computadoras personales de gran potencia permiten que usuarios ordinarios introduzcan. correo electrónico e incluso voz por la red. denominada Informática. la transferencia electrónica de los mismos y la gestión de información electrónica relativa al negocio. formando redes locales. almacenar. a nivel local. los programas para edición en computadores personales permiten que personas relativamente novatas realicen publicaciones con calidad profesional cuando antes incluso las tareas más simples de esta naturaleza tenían que ser enviadas a imprentas profesionales. Todas las funciones propia del trabajo en oficina. En el entorno ofimático o de la Automatización de la Oficina no son necesarios grandes equipos. se lleve a cabo de forma mecánica o automática. La Ofimática. que permite a los usuarios transmitir datos. La ofimática fue un concepto muy popular en los años 1970 y 1980. fueron reduciendo su tamaño y consumo. coleccionar. y definida según se ha visto. Por ejemplo.

Almacenar y manipular registros sobre los empleados. Planear y monitorear todos los aspectos de un proyecto relevante. Automatizar diversos componentes del proceso electoral. como la emisión y recepción de votos por correspondencia. Un usuario hábil puede desarrollar productos muy sofisticados. Enviar correos electrónicos individuales o grupales a los electores o al personal. Organizar un sistema de administración financiera. es decir sin cables. folletos. incluyendo la impresión automatizada de sus logotipos. Componer. Los programas más modernos son muy poderosos. por ejemplo. y WIMAX juegan un papel trascendental. la ofimática apunta hacia aplicar todos los procedimientos descritos. almacenar y utilizar información sobre el registro electoral. Conservación de inventarios. 3 . Envíos personalizados a gran escala para los electores o el personal.Automatización de Oficinas Hacia fines de 2006. En este aspecto las cada vez más populares WIFI. formatos y cartas informativas. editar e imprimir toda su correspondencia en un estilo corporativo estandarizado. Compartir archivos a través de una red. incluyendo libros. Incorporar. En muchos países se puede recurrir a capacitadores externos. muy eficiente pero libre de los desagradables cables. Una autoridad electoral puede. Desarrollar presentaciones para su proyección en pantallas grandes en seminarios o para efectos de capacitación. La mayoría de los paquetes de programas vienen acompañados con manuales para el usuario (en papel o en pantalla). Uso de los programas de automatización Es deseable que todos los usuarios de los programas automatizados sean capacitados para su uso. en forma wireless. Operar un sitio en internet y una red interna. Capturar y analizar resultados electorales. Por fin se puede avizorar una moderna oficina. Algunas autoridades electorales pueden ser capaces de proveer capacitación interna utilizando a su propio personal. utilizar los programas automatizados para: • • • • • • • • • • • • • • Producir todas o la mayoría de sus publicaciones de manera interna.

Paquetes integrados. La colaboración transforma al equipo o grupo de trabajo en la unidad básica de la organización (empresa o institución). lo cual hace entrever una posible feliz unión. y este concepto hay que entenderlo y comprenderlo bien. lo que representa un gran campo de batalla de tres de los principales gigantes de la Informática. la comunicación telefónica con grupos. La mensajería electrónica como parte de un entorno de trabajo permite la comunicación rápida y eficiente entre distintos miembros de la empresa. desvíos. No todo acaba ahí. Prueba de la importancia es su inclusión en grupos de aplicaciones mayores. La gestión documental cada vez es más rica en contenidos. poco. con recursos compartidos. 2 Las aplicaciones de este tipo hasta ahora suelen venir por separado si bien se integran en los distintos procesadores. en la que toman parte activa las nuevas agendas y herramientas de gestión de tiempo y proyectos. supone un claro mensaje: «no estamos solos». permitiendo aplicar nuevas técnicas como el «Groupware». sino de la confirmación de que la unión hace la fuerza. bloqueos. añadiendo a las tradicionales funciones de llamada en espera. para que pueda dictarle a su microcomputadora. Otra de las tendencias será el empleo de nuevos lenguajes como el Java a la cabeza en el desarrollo de los distintos 4 . el procesador de textos parece no tener límite. transforman al documento en algo «vivo». La conectividad mediante hiperenlaces junto con la inclusión de sistemas de navegación en la World Wide Web. en lo que a oficina se refiere. Como extensión a ellas. a través del propio procesador. en los que no tenían espacio hasta hace. No se trata de una ciencia-ficción. Se camina hacia el soporte de versiones y permisos a la hora de construir o revisar el documento entre distintos usuarios. en la forma de solucionar los problemas. que combinan las aplicaciones más populares en un solo paquete. Como punto de partida se exige la organización. los sistemas de videoconferencia empiezan a hacerse también espacio en los ámbitos más avanzados. relativamente. y manos libres. han sido las «suites». el próximo paso importante puede ser la incorporación de reconocimiento de voz continuo. El programa más significativo de las «suites». Fig.Automatización de Oficinas Un Camino Hacia El Trabajo En Grupo La evolución a lo largo del último año en el entorno de la oficina. Los productos estrella del año. Las nuevas aplicaciones convierten los ordenadores en completos sistemas de telefonía digital. apoyándose en nuevos formatos electrónicos y sistemas de almacenamiento más grandes y más rápidos.

Por otra parte. Han surgido nuevos tipos de trabajo. sino por su enorme variedad. Se puede utilizar una arquitectura de 3 niveles de modelos de datos. propuesto por Saez Vacas (1983). son éstas las actividades más susceptibles de automatización. pone de manifiesto una serie de necesidades básicas comunes al entorno de la oficina. Después está el nivel de modelos de datos (esquema conceptual según el cual se organizan los datos en forma de árbol. Desde una perspectiva analítica. que supone el manejo de una gran cantidad de información con diferentes tipos de procesamientos. no por la dificultad técnica que puedan requerir los trabajos en ella realizados. Hemos de tener en cuenta razones para la utilización de una herramienta importante a la hora de realizar la integración del sistema. el qué. Perspectivas de la oficina. ACTIVIDADES. Para un análisis de la oficina. o vistas parciales que cada usuario tiene de la base de datos. los submodelos de datos. impresoras). encuentra su medio ideal en las intranets. La distribución de documentos a toda la empresa sin precisar del papel.Automatización de Oficinas programas. fotocopiadoras. hacia dónde se dirige. electrónicos u ópticos). La Oficina y Su Complejidad La oficina es un entorno de trabajo complejo.. La senda marcada incluye la integración así como el diseño para trabajar en grupos. con facilidad de actualización en un menor tiempo. El estudio de la oficina comenzará por un análisis de las diferentes perspectivas por las que se puede optar. autentificando la identidad del usuario. 5 . Así es un estudio de lo más inmediato en la oficina. y dado su carácter indefinido y falto de estructuración. faxes. la opción de color con calidad fotográfica ya está al alcance de la mayoría. En cuanto al «hardware» de impresión y captura de información (escáneres. de red o de tablas de relaciones). sobre todo Internet. a las bases de datos y aplicaciones de la empresa posibilitan el teletrabajo. se exportan modelos de comportamiento más productivos que los originales. seguiremos el modelo de complejidad basado en tres niveles. de telefonía móvil o del tipo que sea. de las que hay una buena gama de opciones adaptables a las diversas complejidades de las compañías. cómo y porqué se hacen las cosas. La relación de las actividades que se realizan.Se concibe aquí la oficina como un entorno que lleva a cabo actividades encaminadas a apoyar la gestión de una organización. de amplia implantación en otros países y alternativa de futuro en el Perú a la hora de reducir costos y dinamizar el mercado. El nivel inferior es el interno o físico (cómo se almacenan los datos físicamente en cintas o discos u otros soportes magnéticos. Las Redes de Información y La Informática Muchas de las pautas seguidas por la Informática de oficina se deben al propio concepto de red. Finalmente. el acceso remoto desde una conexión telefónica bien de la red básica o RDSI. soportando múltiples protocolos y opciones de acceso controlado. nos centramos en un "comportamiento manifiesto y espontáneo" en las tareas operativas. Del contacto con las grandes redes de comunicación.

borrar. Están pensados para facilitar la elaboración de textos y posibles modificaciones futuras.Automatización de Oficinas SEMANTICA. Sus tareas fundamentales serán: editar. EDIT de MS-DOS y VI de UNIX. se utiliza para la creación y edición de archivos tipo texto. El programa EDIT. al dotarles de un significado concreto (semántica). Es una perspectiva intermedia entre las actividades y el grado superior que suponen las funciones. facilitando al tiempo una adaptación a los objetivos a conseguir y una capacidad de evolución importante. donde hay siempre un objetivo más amplio que la propia tarea a realizar. que servirá posteriormente para desarrollar el sistema integrado. se puede descomponer toda la labor realizada en tareas más concretas y definidas y construir un diagrama de bloques de procesos de la oficina. al objeto de facilitar la integración adecuada de todos los componentes y herramientas individuales. Una función se compone de varias actividades elementales. EX (UNIX) Procesadores de textos. visualizar.La oficina se concibe como un conjunto de funciones y procedimientos. Trata de explicar el porqué de las cosas. en el nivel inferior están las actividades elementales. Un ejemplo sería EDLIN de MS-DOS y ED de UNIX.. Hay dos tipos: Editores de líneas: Se opera línea a línea. será de gran utilidad para estructurar las tareas de la oficina. Otros programas serían: NORTON EDITOR (DOS). es decir. La relación jerárquica de las tres formas (actividades. Así. eminentemente organizativa.Intenta comprender las razones que hay detrás de las actividades que se realizan. FUNCIONES. que se agrupan en una lógica. semántica y funciones) se aprecia fácilmente. para formar finalmente las funciones.. Esta perspectiva. Programas mas usuales en el entorno Ofimático Editores de textos Los editores son programas que permiten crear archivos. 6 . texto y programas fuente. mantenimiento de archivos cuyos registros están compuestos de caracteres ASCII imprimibles. insertar y buscar/sustituir caracteres. Editores de pantalla: Se puede manejar toda la pantalla.

perdiéndose al desconectar el equipo. subrayar o repetir párrafos. Los procesadores de textos. o con las flechas del cursor o con el ratón). Al escribir con un procesador de textos. El propio procesador delimitará el tamaño de la hoja. de diferentes complejidades. También ofrecen la posibilidad de crear de forma sencilla tablas. copiar o borrar bloques de textos. modificar e imprimir un texto. es decir tal y como va a imprimirse. ni tampoco del final de la página. podemos guardarlo en un soporte magnético. éste reside en la memoria interna. gráficos. un procesador de texto es un software informático destinado a la creación y edición de documentos de texto y que se muestra como una alternativa a la antigua máquina de escribir. Como regla general básica. diccionarios. marcar márgenes y tabuladores. recuperar. definir longitud de páginas. se conoce como WYSIWYNG (se obtiene lo que se ve). cortar y copiar texto.Automatización de Oficinas Por definición. definir la anchura del documento. imprimirlo o ambas cosas (cuando se edita o crea un texto. están catalogados como importantes y necesarios en la utilización de cualquier PC. modificarlos e imprimirlos es una ventaja sustancial del PC sobre la máquina de escribir. alinear párrafos. Todos los procesadores de textos permiten establecer cabeceras y pies de página. Esta muestra previa es muy interesante para comprobar su aspecto final sin necesidad de imprimirlo. En principio. borrar. además de contar con las propiedades de poder. líneas por página. Los que usan órdenes (emplean combinaciones de determinadas teclas para realizar cada una de las opciones deseadas). crear y modificar estilos. antes debe guardarse en un soporte magnético. ya que el programa pasa automáticamente a la línea siguiente o a la hoja siguiente cuando una esté completa. tamaño. Cuando los procesadores forman parte de un paquete integrado. si deseamos conservarlo). La posibilidad de escribir largos o repetitivos documentos. Los procesadores o tratamientos de textos son programas de usuario que permiten realizar todas las operaciones necesarias para crear. frases y palabras dentro de un texto. establecer sangrías y tabulados. dibujos e insertar incluso imágenes. Algunos Ejemplos: Microsoft Word 7 . Hay una cantidad enorme de procesadores de texto en el mercado. tienen acceso y comunicación con otros programas: bases de datos. no hay que preocuparse del final de la línea. subrayado). activar presentaciones preliminares antes de la impresión o visualizar las páginas editadas. fijar espacio entre líneas y entre párrafos. existen dos tipos de tratamiento de textos: Los que disponen de menúes (se seleccionan las opciones pulsando la tecla que indica el menú. definir atributos de texto (negrita. otros archivos. corregirlos. Elegir el más adecuado depende de la experiencia y pretensiones de los usuarios. Es normal la posibilidad de visualizar el documento en pantalla en su formato definitivo. tamaño y orientación de las fuentes. Para evitar la pérdida. luego sólo permanece temporalmente. dentro de la gama de programas. todos los procesadores de texto pueden trabajar con distintos formatos de párrafo. efectos de formato. posibilidades. el número de caracteres por línea. guardar. etc. Los procesadores de texto brindan unas u otras posibilidades según la aplicación de que se disponga. Mediante sencillos procedimientos podemos mover. Una vez finalizada la manipulación del documento. hojas de cálculo. mover.

Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas. Esta documentación está elaborada con Microsoft WORD 6. 8 . WordPerfect Es un programa de procesamiento de textos que tuvo su máxima popularidad a finales de los años 1980 y a principios de los años 1990. Actualmente ha logrado superar a su gran competido WordPerfect para Windows. Hojas de cálculo Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas). Hoy Wordperfect se está recuperando en mercados como el de Norteamerica gracias al desarrollo por Corel y las ventajas que su suite ofrece sobre la de Microsoft. por Microsoft Word. WORDSTAR Fue el primero y ampliamente utilizado. Existen otras versiones. pero en la actualidad ha sido eclipsado. tanto en ventas como en popularidad. integrada en el conjunto de programas denominado Oficce 97.Automatización de Oficinas Este programa es actualmente el más completo dentro de los de su categoría. lo cual ha dado origen a una gran difusión.0. y ha iniciado la recuperación en otros mercados. Fue el estándar de facto durante muchos años. para Macintosh y para PC´s operando bajo MS-DOS. La versión actual es la de Windows ‘95. actualmente ha desaparecido en la práctica. tanto en el uso particular como por parte de las empresas y organismos oficiales.

La primera hoja de cálculo. donde cada caso originaría un programa distinto. se había desechado aplicar la informática a ese entorno de trabajo. de una idea de un estudiante de administración de empresas de la Universidad de Harvard. en el hogar. lápiz y papel. por lo que hasta la invención de la hoja electrónica. 2. MS EXCEL para Windows: Es la más difundida debido a su gran potencia y facilidad de uso. Los cálculos empresariales manejan unas cantidades de datos que suelen variar dependiendo de los supuestos.Automatización de Oficinas Las hojas de cálculo (hojas electrónicas) nacieron cuando surgió la necesidad de adaptar los sistemas de planificación utilizados en las grandes computadoras a las nuevas microcomputadoras. 3. las convierten en una herramienta de primerísima importancia en el mundo empresarial. Es una combinación de calculadora. Visicalc nació en 1979. que unido a la potencia y capacidad de almacenar datos de los sistemas informáticos. Ha desplazado a la tan conocida Lotus 1. Gráficos 9 .

Se utilizan en dibujo lineal y artístico. Otro elemento muy relacionado con los gráficos es el entorno WINDOWS. ROBOCAD. Como ejemplo se tiene el software llamado Visio versión 7. fabricación e ingeniería (CAD/CAM/CAE). aunque conservando la posibilidad de poder introducirlos con el propio programa. de los de dibujo. Se han incorporado otras mixtas (barras y líneas. PAINTBRUSH. Así. así como las teclas de función. etc. Normalmente incluyen la posibilidad de importar/exportar datos a o desde otros programas. videoconferencias. centrado. los de memoria trabajan con entidades vectoriales y sus definiciones geométricas como objetos. Cada vez existen más paquetes especializados en la generación de gráficos. ampliaciones. mapas y cartografía. organizativas) . organigramas. Smart Draw. esquemas. la interconexión gráfica de usuario más en boga actualmente. Los Gráficos de Gestión pertenecen al área de programas de dibujo para presentaciones de diagramas estadísticos. arquitectura y urbanismo. bien como módulos de cada aplicación o formando varios programas independientes". 10 .Automatización de Oficinas Nos referimos con programas de gráficos tanto a los estadísticos como a los de dibujo y diseño. Gráficos de dibujo y diseño: Se dispone de figuras geométricas (puntos. han salido los de retoque fotográfico. Ejemplos de programas de gráficos. Mezclando ambos obtenemos los programas de presentaciones. traslaciones. COREL DRAW. de los tres tipos indicados. esquemas eléctricos y electrónicos. Los primeros son los que dibujan enpantalla y los segundos aquellos que dibujan en memoria y muestran el resultado en pantalla. Sus tres tipos básicos de representación son diagramas de barras. edición. Normalmente se necesita una buena y completa documentación. Son programas integrados o relacionados con otros de gestión de datos: hojas de cálculo. ampliando su potencia a otras actividades de las empresas: autoedición de documentos. En un principio podemos clasificar los distintos programas de gráficos como de dibujo o de diseño asistido por computador. sectores y barras. giros. líneas y sectores en 2 y 3 dimensiones. entre otros. dependiendo del área de aplicación de cada uno de ellos.0. ya que necesitaremos un conocimiento preciso y exacto de las posibilidades de cada uno de los programas y de sus potenciales relaciones con los demás. conociendo en cualquier momento las funciones que podemos realizar. POWER POINT. Normalmente serán más abundantes los programas tutores y las ayudas interactivas. etc. otros. Paquetes integrados Se considera como paquete integrado a un "conjunto se software que incluye las funciones de varios programas en un sistema interrelacionado. rectas y curvas) y funciones de gestión de las imágenes (borrado.). que requieren tarjetas gráficas de alta resolución y escáner de diseño. Su forma de trabajar también es distinta: los de pantalla lo hacen agrupando puntos (pixels) y se les suele denominar "mapas de bits" o bitmap. etc. etc. animación y multimedia. diseño de máquinas y herramientas (incluidos los automóviles). procesadores de textos. Existen distintas sub-clasificaciones. publicidad y artes gráficas.) y nuevas (texto libre. AUTOCAD. Cada método tiene sus ventajas y sus inconvenientes respecto a la calidad de representación y facilidad de manipulación o modificación. son: HARDWARD GRAPHICS. etc. bases de datos.

cuyo "debe" y cuyo "haber" no suman lo mismo. tablas "hash". También suelen incluir archivos ejemplo que acompañan a cada aplicación o en grupo aparte. lo 11 . Estos programas tradicionalmente se han dividido en cuatro categorías. Aparte. etc. son coherentes (activo/pasivo/neto). merecen especial mención los Sistemas de Información de Gestión Administrativa (SIGA).). Gráficos.Automatización de Oficinas especiales. como los discos magnéticos (u ópticos). la anotación de un asiento. Suelen llevar incorporado un "esqueleto" de las cuentas del Plan General de Contabilidad (PGC). Los programas de CONTABILIDAD tienen por objeto el tratamiento automático de los datos contables con la finalidad de descargar al ser humano de tareas intensas y susceptibles de ser efectuadas con algún error numérico. Hojas de cálculo. por supuesto. Estas son CONTABILIDAD. volúmenes de datos relativamente grandes. para los cuales es preciso hacer uso de almacenamiento masivo. y permiten la creación de subcuentas hasta un cierto nivel. búsqueda dicotómica. Los programas de contabilidad suelen y deben incluir filtros de los datos de entrada. ALMACEN Y NOMINAS. existen programas de gestión que no encajan en estas categorías. o el cierre de un ejercicio económico. aunque. como el cuadre de un balance. Procesadores de textos. Comunicaciones. FACTURACION. actualmente el único sobreviviente es WORKS en su versión para Windows Programas de Gestión Los programas llamados "de gestión". También comprueban de forma automática que los tipos de las cuentas que se cargan/abonan. usados especialmente en la Administración Pública. por citar los más importantes. son aquellos cuya principal misión es mantener de forma debidamente organizada y procesar de modo adecuado. Los programas incluidos suelen ser: • • • • • • • • • • Bases de datos. Agenda Ejemplo de paquetes integrados: ASSISTANT LOTUS SIMPHONY ABILITY WORKS OPEN ACCESS MS OFFICE Actualmente los paquetes integrados han quedado obsoletos. así no permiten hechos como por ejemplo. Estos programas hacen especial énfasis en optimizar los tiempos de acceso a disco y el tiempo de encontrar datos mediante técnicas de indexación (árboles. dado que bajo el entorno Windows se pueden integrar fácilmente todo tipo de programas sin necesidad de que sean del mismo creador.

incluyendo programación. pizarras. un dispositivo que se ha quedado obsoleto para estos fines desde la aparición de los programas de presentación. sin tener que repetir necesariamente todos los datos (tan sólo aquellos que son diferentes). gráficos. un método para insertar y manipular imágenes y gráficos y un sistema para mostrar el contenido en forma continua. películas y otros objetos en páginas individuales o "diapositivas". como por ejemplo panfletos. Hay muchos tipos de presentaciones. beneficiándose ésta de toda la flexibilidad del PGC. Software Administrador de Proyectos Software de administración de proyectos es un concepto que describe varios tipos de software. Un programa de presentación permite colocar texto. por ejemplo profesionales (relacionadas con el trabajo). resúmenes en papel. Típicamente incluye tres funciones principales: un editor que permite insertar un texto y darle formato. La mayoría de ellos permiten manejar una doble contabilidad (real/oficial) de modo que es muy fácil manejar simultáneamente dos contabilidades de una misma empresa. diario. Los programas de FACTURACION llevan un control de las facturas emitidas por la empresa en cuestión. El término "diapositiva" es una referencia al proyector de diapositivas. de forma que se puede obtener fácil y cómodamente la documentación impresa de los datos informáticos. software de colaboración. Los programas de presentación pueden servir de ayuda o reemplazar a las formas tradicionales de dar una presentación. comunicación y sistemas de documentación. para educación. Presentador Gráfico Un programa de presentación es un paquete de software usado para mostrar información. en función de los albaranes de ese cliente pendientes de facturar. Una vez cada cierto período de tiempo. o ser visualizadas directamente en la pantalla del ordenador (o en una pantalla normal usando un proyector de vídeo) bajo 12 . de forma que se adapte fácilmente a las necesidades de cualquier entidad. diapositivas o transparencias. otros). asignación de recursos. utilizados para ayudar a organizar un proyecto complejo en diferentes tareas y en un tiempo determinado.Automatización de Oficinas suficientemente grande. o para comunicar noticias en general. Permiten generar informes impresos (listados) de igual morfología que los libros y documentos clásicos de contabilidad (mayor. Las diapositivas se pueden imprimir en transparencias y ser mostradas mediante un proyector de transparencias. se procede a la emisión de la factura a los clientes. normalmente mediante una serie de diapositivas.

Navegadotes WEB Un navegador web o explorador web (del inglés.org. no solamente texto. secuencias de vídeo. La transición de una diapositiva a otra puede ser animada de varias formas. Esta red de documentos es denominada World Wide Web (WWW). navigator o browser) es una aplicación software que permite al usuario recuperar y visualizar documentos de hipertexto. es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos. sonido. conveniencia y bajo costo están logrando que el correo electrónico desplace al correo ordinario para muchos usos habituales. Organizador personal 13 . Amaya del W3C Internet Explorer y derivados: o Avant Browser o Maxthon o G-Browser Mozilla (SeaMonkey) y derivados: o Mozilla Firefox o Beonex o Navegador web IBM para OS/2. Correo Electrónico Correo electrónico. desde servidores web de todo el mundo a través de Internet. animaciones y programas diversos además del texto y los hipervínculos o enlaces. Existe una lista detallada de navegadores. o en inglés e-mail. o KeyNote. motores de renderización y otros temas asociados en la categoría asociada. como Impress. El ejemplo más común de un programa de presentación es Microsoft PowerPoint. y también se puede animar la aparición de los elementos individuales en cada diapositiva. aunque por extensión también puede verse aplicado a sistemas análogos que usen otras tecnologías. Cualquier navegador actual permite mostrar o ejecutar gráficos. para ordenadores Apple. incluido en la suite ofimática OpenOffice. aunque hay alternativas. Su eficiencia.Automatización de Oficinas el control de la persona que da la presentación. Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar. Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este servicio en Internet. mediante el protocolo SMTP. comúnmente descritos en HTML. sino todo tipo de documentos.

Hoy día se puede usar como una computadora doméstica (ver películas. lista de contactos. crear documentos. será fundamentalmente creciente para comunicaciones. más que las señales eléctricas. 14 . que están sólo precisamente comenzando a traducirse en productos del mercado La mayor parte de los avances en los últimos años han sido en el área de la electrónica: estamos ahora registrando una era en la que el uso de la luz y los láseres. Desarrollos Tecnológicos en la Ofimática La mayor parte de esta documentación ha tratado de tecnología y técnicas de las que se dispone. ha valido la pena considerar brevemente algunas de las tecnologías consideradas hasta hace poco tiempo como emergentes.Automatización de Oficinas Personal Digital Assistant. Los factores clave aquí son la facultad de que con los métodos ópticos se consigue velocidades altas. navegar por Internet. juegos. correo electrónico. Sin embargo.). bloc de notas y recordatorios) con un sistema de reconocimiento de escritura. más datos en el mismo espacio físico y mayor fiabilidad. es un computador de mano originalmente diseñado como agenda electrónica (calendario. reproducir archivos de audio. archivo e impresión. etc.

Querrá control remoto. sociedades. si sus usuarios 15 .Automatización de Oficinas INTRANET: LA NUEVA REVOLUCION DE LA OFIMATICA El término INTRANET era casi desconocido hace algunos años en el mundo de la computación pero ha tomado una gran importancia en los diferentes medios que difunden lo referente al mundo de la computación. tal es así que la han considerado como una de las nuevas revoluciones del mundo de la informática. Esos archivos pueden ser correo electrónico. podemos recibir toda la información actualizada y disponible en la fecha sobre el tema Ecología. así como también podemos enviar la información sobre ese tema o redireccionarlo hacia terceras personas. que puede ser por ejemplo: La Ecología. una INTRANET es una versión interna. Las INTRANETS pueden ser de una manera muy específica. y no debe circular públicamente. que sólo conecta al usuario con computadoras seleccionadas. reportes. usan principalmente Internet. nos beneficiamos con la suscripción en una lista de interés conociendo a otras personas. órdenes de productos y otras cosas similares. Un buen porcentaje de la información de una compañía es de carácter exclusivamente interno. especialmente el acceso a Internet. sismos y olas de frío. Mientras INTERNET conecta a millones de usuarios en el mundo. Las INTRANETS se encargan de mantener los derechos de propiedad y permiten establecer niveles de seguridad para información específica. inundaciones. tanto del país como del extranjero. que se han creado considerando temas específicos y a las que podemos acceder sin ningún costo adicional. Así. Casi todas las redes de negocios necesitan darle a las personas una manera de llamar para leer e intercambiar archivos. sigue subiendo de importancia en las listas de todo el mundo. organismos. Actualmente muchas compañías ya están aprovechando las ventajas de implantar una INTRANET. INTERNET Y LA OFIMATICA INTERNET permite suscribirnos a las denominadas “listas de interés” que existen en todo el mundo. han aprendido que no tienen que estar en la oficina para ser productivos. permitiendo manejar las informaciones internas en una empresa ya que se crean una enorme oportunidad de ahorro al eliminar porcentajes de impresión y reducir costos administrativos asociados con la producción y distribución de la información interna. todas ellas con un mismo objetivo de interés común. cerrada. Por otra parte. el proceso cae en uno de dos modos: en control remoto o en nodo remoto. grupos de gente. instituciones. Pero sin importar cuál es la aplicación. EL USUARIO MOVIL Y LA OFIMATICA El acceso remoto a la red. una INTRANET es un site (lugar) privado o un conjunto de sites configurados para el uso exclusivo de una organización. los reguladores oficiales y estatales están presionando a los empleadores para que reduzcan la distancia a que se viaja y las personas afectadas por huracanes. Utilizando la misma tecnología que sustenta el hermano mayor de INTRANET (INTERNET). estando suscritos a la lista de interés “Ecología” de un país determinado. Las ventas de computadoras portátiles están aumentando a un paso más rápido que los sistemas de escritorios.

Bajo el control remoto. en la otra dirección. envía los golpes de tecla por la línea de teléfono y retorna imágenes en la pantalla. como las conexiones inalámbricas o celulares. la computadora que llama. 16 .Automatización de Oficinas principalmente ejecutan aplicaciones de DOS en sus portátiles o usan las técnicas lentas de transmisión.

http://www.uv.mx/archivos/9/5/9/files/archivos/sip-6376. http://innova.edu.pdf 17 .org/main/espanol/et/etg.org/wiki/Sistemas_de_automatizaci%C3%B3n_de_oficinas 5.Automatización de Oficinas Bibliografía 1.wikipedia. http://es.htm 3.htm 4.ppt 2.presidencia. http://mural.aceproject.gob.ve/dac/Departamentos/coordinaciones/informaticai/docu mentos/Automatizaci%C3%B3n%20de%20Oficinas%20y%20sistemas %20estrategicos.wikipedia.ucla. http://www.org/wiki/Aplicaci%C3%B3n_ofim%C3%A1tica 6.fox. http://es.es/roigmi/exposicion.

que permiten la distribución de la información entre los usuarios de redes corporativas. INTRANETS son sitios Web internos en redes locales privados. emisión del pedido. etc. con páginas virtuales internas. Las Intranets (o Intra-redes sise quiere) conectan personas a personas. Suite: Una suite informática o suite de oficina es un conjunto de software para el uso en oficinas y entornos profesionales. y personas a la información. conectadas a través de una red (internet o intranet). Intranet: Son redes privadas de valor agregado al interior de las organizaciones utilizando las tecnologías de INTERNET. a todos los niveles de las organizaciones. que si falla el backoffice. El resultado inmediato es conseguir una mejor y más eficiente comunicación. 18 . Groupware: Programa informático colaborativo o Groupware (en inglés) se refiere a los programas informáticos que integran el trabajo en un sólo proyecto con muchos usuarios concurrentes que se encuentran en diversas estaciones de trabajo.Automatización de Oficinas Glosario Backoffice: En el ámbito del comercio electrónico es una de las palabras más repetidas. porque se refiere a los sistemas automáticos que respaldan las acciones que acompañan a una transacción: facturación. En otras palabras. Ya puede uno tener un sitio de comercio electrónico excelente --aseguran--. control de almacén.

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