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UNIVERSIDAD GALILEO
IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACION ADMINISTRATIVA 2
SILVIA EUGENIA ESCOBAR ESTRADA
SABADO 14:00 HRS.

TALLER No. 2

HONATAN DANIEL TIJE QUIÑONEZ

IDE: 15002644
LICENCIATURA EN TECNOLOGIA Y ADMINISTRACION DE EMPRESAS
ENTREGA SEMANA 8
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CASO 2

La ingeniera Ángela Suárez es gerente de la empresa Impresión S.A qué se dedica a la

fabricación de artículos con impresoras 3D de bajo costo. Este tipo de servicio permite llevar a cabo
un largo proceso de fabricación, más logística y transporte y las impresoras 3 D lo producen todo.
El servicio ha tenido mucha demanda y ha crecido más de lo que esperaban. Debido a la demanda
se ha propuesto que todos los trabajos que se imprimirán deben ser subidos a la nueva plataforma
para generar una orden de trabajo.

El proceso que deben seguir los clientes es el siguiente:

a. Crear un usuario para poder realizar la orden de impresión.

b. Subir el trabajo que se desea imprimir con la información que necesita el cliente.

c. El trabajo es revisado por el equipo de diseño e impresión para analizar la solicitud.

d. Se resuelven dudas sobre el servicio requerido con el cliente para no cometer errores al

generar la impresión.

e. Se envía el diseño del producto final al cliente para su autorización.

f. El cliente autoriza el diseño enviado.

g. El cliente autoriza el diseño enviado.

h. Se emite factura.

i. Se genera la transferencia.

j. Se envía el producto final para entrega a domicilio.

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El encargado de las tiendas en zona 9 y zona 5 han reportado varios problemas en relación a: generación
de usuarios para emitir la orden de impresión, el trabajo se revisa a la ligera y se han cometido errores,
no se logra la comunicación con el cliente para que apruebe el producto final, a menudo los clientes no
reciben el producto final y solicitan la devolución del dinero.

En la reunión de trabajo semanal se dieron a conocer los problemas suscitados. Además, dentro de
los planes financieros de la compañía, el gerente general Ingeniera Suarez informo que existían dos
fondos destinados para la auditoria anual enfocada para llevar a cabo una auditoria interna y otra
destinada al servicio de la auditoria externa.

Varios de los integrantes de la directiva cuestionan que no hay necesidad de dos tipos de auditoria
y le han solicitado como parte del equipo, que realice una propuesta de qué tipo de auditoria
favorecería a la empresa.
Resolución del caso:
Realice un informe de auditoría que incluya:

• El tipo de auditoria propuesta y una descripción que incluya objetivo general y específicos.

• Fundamentación del por qué eligió ese tipo de auditoria.

• Beneficios que representa para la empresa.

• Análisis de puntos de controles sugeridos.

• Conclusiones

• Recomendaciones.
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Ingeniera
Ángela Suárez
Gerente General
Impresiones S.A.

INFORME DE AUDITORIA

En la necesidad de encontrar soluciones inmediatas para los problemas presentado en las

sucursales de la zona 9 y zona 5 respecto a los a los errores en operaciones que han tenido
los empleados se presenta el siguiente informe de auditoría operacional.

ENTIDAD: Impresiones S.A.

AUDITORIA: Operacional

AREA EXAMINADA Y HALLAZGO

1. Escasa revisión y atención al ingreso de usuarios y datos al sistema, por parte del
recurso humano.

OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORIA

Objetivos

General:

Emitir una conclusión sobre la eficacia y eficiencia del proceso de revisión e ingreso de los
usuarios al sistema para lograr un mejor desempeño en las operaciones de la empresa.

Específicos:

- Verificar el grado de eficiencia en la revisión e ingreso de datos para la creación de

usuarios.
- Determinar el grado de eficiencia por parte del personal al ingresar datos.
- Determinar el nivel efectividad al manufacturar un pedido de manera correcta.
- Determinar el grado de calidad en el servicio que se brinda al cliente.
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FUNDAMENTOS DE LA AUDITORIA

La auditoría se fundamente en la revisión de una parte específica del proceso de ingreso de

Usuarios al sistema y en la revisión de la recolección de datos para el mismo, y con esto
lograr mayor eficiencia en las operaciones de la empresa y llegar a obtener la satisfacción del
cliente.

BENEFICIOS QUE REPRESENTA PARA LA EMPRESA

- Mejora en la base de datos y sistemas de información de la empresa.

- Evalúa la eficiencia y precisión del proceso de revisión de datos de ingreso de

usuarios.

- Mejora los procesos de manufacturación de los productos a entregar.

- Asegura que el cliente obtenga el producto que solicito.

- Evalúa el desempeño de los empleados de las sucursales de zona 9 y zona 5.

- la posibilidad de ampliar la auditoria a nivel general en la empresa.

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S 1 . REGISTRO S 2 . REGISTRO 3 . IMPRESION

DE CLIENTES DE ORDEN DE DE LA
TRABAJO FACTURA
CLIENTE CLIENTE

PUNTO DE PUNTO DE PUNTO DE

CONTROL CONTROL CONTROL

PUNTO DE RIESGO

ANALISIS DE PUNTOS DE Nit Usuario PK CONTROLES SUGERIDOS Cod. Orden PK Nit Usuario FK
Nombre Nit Usuario FK Cod Orden FK
E-Mail Producto FK Cantidad
Teléfono requerido Precio
Producto FK Precio Precio final
requerido
 RASTREO DE AUDITORIA RASTREO DE AUDITORIA
CONTROL DESCRIPCIÓN PASOS DEL Registro de Registro de Orden de Impresión de la
Proceso registro de Clientes Implementar mecanismos para la verificación de los datos, SISTEMA Clientes Trabajo Factura
correo de confirmación, llamadas inmediatas, solicitar repetir el PUNTOS DE
número de teléfono para confirmar. CONTROL
Proceso Registro de Orden Solicitar confirmación por medio de vía telefónica o correo
PUNTOS DE
de Trabajo electrónico la confirmación de los pedidos
RIESGO
Proceso Impresión de la Implementar mecanismo de control y revisión antes de emitir las
Factura facturas para evitar hacer cobros innecesarios
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CONCLUSIONES

La auditoría de operacional nos ayudara darle revisión detallada de los procesos por partes y
esta nos beneficiara en gran medida, debido a que en por medio del sistema implementado se
conocen las ordenes de trabajo si en dado caso el cliente tiene un dato de correo electrónico o
teléfono registrado de manera errónea no se podrá verificar el pedido para confirmarlo y tener
la certeza que el producto entregado será el correcto, esto nos ayudará a mantener la
satisfacción del cliente.
 RECOMENDACIONES

Capacitar a los empleados de las sucursales afectadas (zona 9 y zona 5) para el uso del sistema y
enfatizar en la importancia de la revisión de los datos y la verificación e los mismos dentro del
sistema, hacer monitorios constantes de los datos en el sistema y del trabajo de los empleados.