Gestión Eficiente de Almacenes e Inventarios Parte 2 (G.R)

GESTIÓN EXITOSA DE ALMACENES E INVENTARIOS
Licdo. Danny J. Ureña

Master Supply Chain Management.
1
Recursos Humanos en los Almacenes
2
Gestión de Almacenes
Las diferentes funciones de un almacén obliga al personal a

mantener una cultura de formación y entrenamientos para manejar y
afrontar los diferentes métodos de sistematización y metodologías de
trabajo de estas áreas con el fin de poder operar de manera eficiente
las asignaciones de los diferentes requerimientos que se procesan en
los almacenes.
Es de vital importancia la creación de descripciones de puestos y

procedimientos escritos para cada área y actividad que se realiza en
los almacenes, donde se plasman paso a paso los procesos que se
deben cubrir.
3
“El desenvolvimiento en los almacenes requiere conocimiento y

técnica que se van adquiriendo por medio al estudio,
entrenamientos, trabajo y tiempo, pero los seleccionados deben
contar con formación académica”.
4
Al momento de las contrataciones y durante el proceso de estadía de

un colaborador, debemos preparar:
►Una matriz de entrenamiento.

►Una descripción de puesto.
►Un programa de entrenamiento y trabajo.
►El colaborador debe leer todos los procedimientos e instructivos
del área completa.
►Guías necesarias para el manejo de las actividades a
desarrollar.
►Asignarle uno de los colaboradores del área con experiencia
para que haga la función de multiplicador.
►Asignar responsabilidades acorde con su posición.
►Fomentar el estudio y la formación.
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Registro de Entrenamiento y
Medición de Eficacia C415402
Posición: Despachador Fecha Ingreso a Posición:
Nombre Empleado: Código:
Medición de Eficacia
Completado Fecha Firma ¿Eficaz?() Método Realizado Fecha
Destrezas () Entrenam. Empleado Instructor por
Conocimient os Generales
Conocer la Política de Calidad de la Empresa 
Conocer los Requerimientos de los Clientes 
Conocer los Objetivos de Calidad de la Empresa 
Conocer las Normas & Políticas de la Empresa 
Conocer las Normas de Seguridad de la Empresa 
Conocimient os Técnicos
Saber preparar informes de recepcion de


materiales.
Saber manejar e interpretar documentos
(Facturas, Conduces, etc.) para las recepciones 
de materiales.
Saber segregar y designar areas de
almacenamineto para las recepciones de 
materiales.
Conocimient o y manejo de Document ación

Conocer las Buenas Prácticas de Documentación
Dominar procedimiento de manejo de producto no


conforme.
Conocer todos los requerimientos para despachar
los materiales del almacén de Repuestos o Materia 
Prima.
Conocer como se designan zonas de


almacenamiento.
Conocer la instrucción de identificación de


productos.
Conocimient o y manejo de Inst rument os & Equipos
Tener conocimiento de computadoras


Conocer el proceso de localización de items por

medio a las Terminales.
Conocer el proceso de busqueda de informaciones
de items por medio a lasTerminales. 
Conocer el manejo de Pallets Jacks para el

traslado de mercancias en almacenes
Supervisor Gerente Director
Not a: 1. Se requiere haber complet ado el ent renamient o en t odas las dest rezas en un período de 3 meses ant es de fijación del empleado.
2. En caso de no haber sido eficaz el ent renamient o, se procederá a re-ent renar el personal y a evaluar la eficacia de dicho re-
ent renamient o.
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Es de ayuda una vez hemos ido avanzando en la formación de un

equipo de trabajo confiable y seguro de las actividades que operan
esta área, envolverlos con las creaciones e implementaciones de
“indicadores de control” o métricas o KPI’s, para que el grupo
conozca y vea:
Hacia donde va el área.

Conozca los objetivos del área.
Contribuya al alcance de esos objetivos y metas.
Se integre de manera innata a la solución de los problemas.
Hasta donde llega su responsabilidad, a no esperar por la
decisión de algo que deben hacer.
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Control
De Inventarios
•Administración de los Inventarios
•Planeamiento y control de inventarios
•Procedimientos de control
•Factores a considerar para mantener bajo
el inventario.
•Importancia del buen control.
•Eficiencia en el control de los inventarios
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Control de Inventarios
“Administración de los inventarios”
La administración de los inventarios es una actividad que tiene

un profundo efecto en la rentabilidad y la calidad del servicio
que una empresa oferta a sus clientes.
Los objetivos de cualquier sistema de Administración del
inventario son:
“Disponer del articulo en la cantidad en el momento y en
el lugar adecuado con el costo total mas bajo posible”.
9
Definición
A que llamamos Inventario:
Es la realización de un conteo físico directo a la mercancía administrada por

un Almacén, con el objetivo de revisar y validar después de este, cuales de
las mercancías presente coincide con las cantidades que arroja el sistema o
el registro maestro.
•El Inventario Físico es, por lo tanto, un

“INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN”
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Desafío para el control de los inventarios :
“Mantener la cantidad adecuada de inventario para que la empresa alcance sus

prioridades competitivas con la mayor eficiencia”
En el momento que los ítems en un inventario comienzan a descender llegando

hasta la ruptura de stock, inicia el llamado “Stock Out” afectando directamente el
Servicio y alimento para la competencia.
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El planeamiento de los inventarios vendrá dado de un amplio

conocimiento de la capacidad de almacenamiento de la
empresa, un inventario controlado en todas sus etapas, una
buena proyección por parte del pronostico de venta ajustado a
lo mas cerca de la realidad vs un análisis de consumo
(histórico) para evaluar las fluctuaciones de los materiales y
alisar los picos para una buena gestión por parte de Compras
de acuerdo a los “lead times” ya establecidos por el histórico y
el suplidor.
El control de los inventarios a nivel de sistema y para fines de
verificación y monitoreo, se rige por guía establecidas con la
finalidad de alertarnos utilizando los siguientes parámetros:
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Puntos de mantenimiento de los inventarios:
STOCK MÁXIMO: la mayor cantidad autorizada de un producto o referencia

dentro de un plan de control de inventarios. Esta cantidad incluye el tamaño
normal de lote mas el inventario de seguridad.
PUNTO DE RE-ORDEN: Indica cuando es el momento de hacer el requerimiento

se acuerdo al lead time en general.
STOCK MINIMO: la cantidad o el nivel mas bajo planificado de un producto en

inventario.
STOCK DE SEGURIDAD: cantidad planificada para mantener en inventario de

un producto con el objeto de cubrir variaciones en la entrega o en la demanda del
mismo.
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STOCK MÁXIMO:
• Máximo en inventarios = (días de rotación / 365) * consumo anual de productos.
• Días de rotación = 365 / (Ventas anuales / promedio de inventario anual)
STOCK MINIMO:
• Minimun order quantity
SM = TE x DM
Stock Min. = Tpo. Entrega x Demanda Media (Consumo)
PUNTO DE RE-ORDEN:
• Punto de reorden = (consumo promedio diario * tiempo de entrega) + mínimo en
inventario.
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STOCK DE SEGURIDAD:
Para calcular el mínimo de seguridad del inventario se evalúa:
Stock de seguridad = (Plazo máximo garantizado - Plazo de entrega habitual) x Demanda media de
producto.
Es la varianza habitual a la que nos hemos enfrentado respecto al tiempo.
Resumido puede ser:
SS = (PME – PE) x DM
SS es el stock de seguridad.
PME es el plazo máximo de entrega, se calcula siempre considerando los posibles retrasos.
PE es el plazo de entrega normal que suele cumplir el suministrador.
DM es la demanda media, calculada siempre en una situación de absoluta normalidad.
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PUNTOS DE MANTENIMIENTO DE LOS NIVELES DE INVENTARIOS
Cantidades
Máximo
Punto de reorden
Mínimo
Punto de seguridad
0 Tiempo
I-------------- T1 ------------- T2 --------------T3 ------------Ii

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Planeamiento de los inventarios:
La estructura organizativa se refiere a la forma en que las actividades de una

empresa o un área se dividen, organizan y coordinan. Siguiendo la descripción,
supone los siguientes pasos:
1 Definir objetivo que se busca alcanzar con el establecimiento del área.

2 Elaborar un listado de los trabajos que se necesitan realizar
para alcanzar los objetivos establecidos.
3 Combinar las actividades de manera lógica y eficiente. Esto es establecer procesos
y subprocesos de trabajos.
4 Combinar las tareas que de manera lógica y eficiente, puedan ser realizadas por
individuos o grupos.
5 Establecer mecanismos que permitan controlar la efectividad de los procesos y
subprocesos de trabajo.
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Factores que nos ayudan a mantener los inventarios controlados:
Organización
El ejercicio de realizar los Inventarios Físicos debe contar con SU PROPIA
ORGANIZACIÓN, la cual debe contar con, incluir :
1. Su propio Organigrama Estructural en Línea.
2. Identificar las Funciones y Responsabilidades de los Puestos
3. Manuales de Procedimientos
4. Manual de Descripciones de Puestos
5. Programas de Evaluación del Desempeño del Personal
6. Plan Operacional Anual (que incluya Metas y Objetivos generales y
particulares).
7. Programas de Evaluación de Resultados de los Inventarios
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Pasos y procedimientos para el control de los inventarios :
En esta sección mencionaremos algunos factores como:

1. Un inventario depurado y limpio (que no contenga productos vencidos, dañados,
en mal estado, etc. Mezclado con los que son utilizables.
2. Un buen pronóstico de ventas que ajuste a la realidad para buena gestión de
procedimientos.
3. Un sistema confiable que nos muestre las existencias y los consumos con el fin de
poder proyectar las necesidades futuras.
4. Un programa de planificación que utilice la información combinada para dar un
pronostico certero.
5. Tiempos de abastecimientos relativamente cortos y controlados.
6. Tiempos de duración de los pedidos en proceso de gestión con poco margen de
error.
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Los inventarios se manifiestan en diversas fases y diversas son también los

métodos utilizados para su contabilización y control.
Según su cobertura:
Los métodos de control más utilizados son:
PARCIAL - Determinados ítems o sectores seleccionados por muestreo

en forma específica.
CÍCLICO - (Cycle Count) - Varios Inventarios Físicos parciales que dentro

de un periodo contable o cierre fiscal, permiten cubrir la totalidad de la
mercancía.
TOTAL - Toda la mercancía de una sola vez.
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Según su cobertura:
Detallando el de mejores resultados:
Conteo Cíclico - (Cycle Count) - Algunos aspectos claves de

estos inventarios:
• Obedece a un programa gradual que permite realizar VARIOS PARCIALES, pero

con el objetivo final de cubrir la totalidad del Inventario dentro de un período
fiscal o contable.
• Este Método puede ser aplicado independientemente de que también se

planifique la realización de uno o más Inventarios Físicos Parciales o Totales
durante el año.
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“Formulario de inventarios Cíclicos”
PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO CÍCLICO VERSIÓN: 1
REPORTE DE INVENTARIO CÍCLICO CÓDIGO: 57PAD007-F1
Diferencia
Código Producto Lote Vence Cantidad Conteo Diferencia actual Causal Acción
ajustada
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• A medida que se avanza a través de los racks las modificaciones de colocación de

la mercancía no deben alterar las coberturas del Inventario por Método Cíclico.
• Si llevamos una mercancía desde las Áreas a las cuales ya les hemos pasado el
Inventario Físico Cíclico hacia las áreas que todavía no han sido cubiertas,
corremos el riesgo de tomarle 2 veces Inventario Físico dentro del Programa
Cíclico.
• Viceversa, si llevamos una mercancía desde las Áreas a las cuales todavía no les
hemos pasado el Inventario Físico Cíclico hacia las áreas que ya han sido tomadas,
nos arriesgamos a omitirlas para fines del Programa Cíclico...
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ETAPAS QUE COMPONEN AL INVENTARIO FÍSICO
Primera Etapa : PLANIFICACIÓN

Segunda Etapa : PREPARACIÓN
Tercera Etapa : REALIZACIÓN
Cuarta Etapa : INVESTIGACIÓN
Quinta Etapa : AJUSTES CONTABLES
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Etapas que componen el inventario físico:
Primera Etapa: PLANIFICACIÓN

Le corresponde al Departamento de Inventarios Contables conjuntamente con las
Gerencias : General, Finanzas, Informática, Planificación (si existe), Logística, de
Almacén y Auditoría.
Preparación del plan anual de ejecución de los inventarios físicos a todos los
activos.
 Determinación de la metodología que se va a utilizar para realizarlo, tanto en
cuanto a su cobertura, como a su toma física.
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Primera Etapa: PLANIFICACIÓN (Cont.)
 La Metodología define a su vez la Tecnología Automatizada o no para la

realización de los Inventarios.
 Definición del costo para realizar los Inventarios Físicos (incluye costo
aproximado de pérdidas por ventas detenidas) incorporado al plan anual sobre
realización de todos los inventarios.
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Segunda Etapa: PREPARACIÓN por la Gerencia De Almacén:
 Asegurarse que TODA la mercancía esté correcta y debidamente identificada,

físicamente – (ETIQUETADA) – y en sus registros maestros en el Sistema.
 Puesta al dia de todo proceso pendiente; Entradas, Salidas, Devoluciones de
Clientes, Reclamos a Proveedores, Transferencias, etc.
 Asegurarse de que todas las LOCALIZACIONES estén debidamente indicadas, tanto
físicamente en los tramos, como en todos los registros de la mercancía en el Sistema.
 Adecuación del Almacén en cuanto a ORGANIZACIÓN FÍSICA.
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Tercera Etapa: REALIZACIÓN:
 Antes del inicio del Inventario Físico el Supervisor de Inventarios

(Contabilidad), conjuntamente con el Auditor, cuidadosamente toma los últimos
números de todos los documentos operacionales, determinando un corte
numérico en la secuencia de los mismos.
 Se “congelará” toda la mercancía afectada, para impedir que se realicen

transacciones sobre ella, durante el Inventario Físico.
 Las parejas para el conteo regular inician el Inventario Físico a la orden

dada por el Supervisor Contable.
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Tercera Etapa: REALIZACIÓN (Cont.):
 Los digitadores deberán poder iniciar la grabación de datos durante la toma del
Inventario Físico, ha medida que las parejas terminan con el sector asignado.
 El Supervisor del Inventario deberá poder emitir el listado comparativo, aún

parcialmente, mientras se digita la información resultante de la toma física.
 Las diferencias encontradas son las que producirán, un segundo o más conteos con el
fin de reducir estas al mínimo.
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Cuarta Etapa: INVESTIGACIÓN:
• El Supervisor del Inventario decide en función de la capacidad del Sistema, si la

etapa de INVESTIGACION se hará paralela al Conteo Principal (según se explica antes),
o si se inicia esta etapa al FINAL de los conteos físicos y digitación en el Sistema.
• Aunque los “Segundos o Terceros CONTEOS” se realicen durante la ejecución de la

etapa de REALIZACIÓN, en realidad forman y deben considerarse pertenecientes a la
INVESTIGACIÓN.
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Cuarta Etapa: INVESTIGACIÓN (Cont.):

Dependiendo de las anomalías encontradas y el alcance que necesariamente debe
tomar la investigación, esta etapa pudiera ameritar de una revisión de los registros
)Entradas y Salidas) ocurridos en los últimos días, semanas o meses (a veces años),
así como de información de los resultados de otros Inventarios Físicos anteriores.
Para cualquier RE-CONTEO en esta etapa posterior a la conclusión de la
“Realización” se deben:
 Sumar las entradas y salidas hechas para validar los movimientos
del producto partiendo de una referencia previamente establecida.
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Quinta Etapa: AJUSTES CONTABLES:
Este proceso se realiza exactamente como el registro de un asiento de ajuste

contable, implicando al mismo tiempo un traspaso de información en el Sistema.
A partir de ese proceso, vuelven a igualarse los registros físicos y contables del
Registro del Inventario.
El registro que queda sobre el Inventario Físico debe ser preservado para una
posible continuación de las investigaciones, además de utilizarlo en las
correcciones posteriores.
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 Interesante Enfoque sobre las “DESVIACIONES” Mostradas por el Resultado del Inv.
Físico
Es una tradición el enfoque que se le ha dado a través del tiempo a

las DIFERENCIAS que se reflejan como resultado de un Inventario
Físico.
Se centraba la atención en los valores de diferencias netas pues
desde ellas, el monto financiero y contable del inventario se vería
afectado… Ejemplo:
• Monto Total Costo del Inventario: $ 20,000,000.oo 100 %

• Valor de SOBRANTES Encontrados: $ 395,000.oo
• Valor de FALTANTES Encontrados: ($ 850,000.oo )
• VALOR NETO de la Diferencia (B – C): ($ 455,000.oo ) 2.275 %
33
Contablemente es correcto tal diferencia, pues apenas representaban
“MENOS DEL 3 %”
del Valor Total del Costo del Inventario de $20,000,000.oo Es
razonable que esta diferencia se considerase normal.
La razón de este enfoque lo encontramos en el concepto financiero y

contable de la desviación sufrida por el total del costo del inventario
luego del ajuste contable.
ASIENTO DE DIARIO PARA AJUSTE DEL INVENTARIO LUEGO DEL

RESULTADO DEL INVENTARIO FÍSICO:
A. Monto Total Costo del Inventario: $ 20,000,000.00
B. Valor del Ajuste Neto por IF: $ - 455,000.00
C. NUEVO COSTO TOTAL (A – B): ($ 19,545,000.00 )
34
A nivel operacional la sumatoria ABSOLUTA de ambas diferencias es

considerada :
“DISTORSION OPERACIONAL DEL INVENTARIO”
Mostrada por el Inventario Físico
SOBRANTES: 395,000.00
FALTANTES: 850,000.00
DISTORSION OPERACIONAL: 1,245,000.00
SUMATORIA de la Diferencia (B + C): 6.225% Es el valor real

de la diferencia de inventario realizado.
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Factores a considerar para mantener los inventarios bajos :
• Interés o costo de oportunidad:

Interés pagado por financiar la inversión en stocks o el costo de
perder la oportunidad de una inversión atractiva por posible carencia
de liquidez.
• Costo de almacenamiento y manejo:

Incrementa el personal y las actividades operativas.
• Impuestos, seguros y mermas:

Riesgo de obsolescencia por larga estadía.
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Importancia de un buen control de los inventarios :
A. Incremento en el servicio al cliente.

B. Reducción en las roturas de stock.
C. Menor tiempo en las tomas físicas de inventario.
D. Los costos permanecen sin variaciones significativas.
E. Incremento en la credibilidad del área de almacén.
F. Los pronósticos son mas exactos y certeros.
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Eficiencia en el control de los inventarios :

Cuando las áreas de almacén no presentan con frecuencia:
1. Roturas de stock (no prolongadas),
2. Pocas diferencias por conteos,
3. Nivel aceptado de reclamos.
4. Ahorros en costos como buen manejo del presupuesto asignado (-10%)
5. Cumplimiento de los tiempos de entregas.
6. Cumplimiento con los tiempos de recibos y procesamiento de ordenes.
7. Otros.
Estamos frente a un manejo eficiente de recursos asignados e inventarios que

controlamos.
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Logística Inversa
Los elementos más importantes y representativos de la logística

inversa son el tratamiento de mercancías, productos, envases,
embalajes y la disminución en origen, es decir, emplear y utilizar
herramientas en el ciclo de vida del producto para obtener la mínima
cantidad posible de residuos, desechos y materiales no reciclables o
recuperables. Es un nuevo compromiso ambiental en la cadena de
abastecimiento, que propicia el desarrollo de una producción (o
servicio) más limpia, con mejores prácticas ambientales y de
producción.
La logística reversa o inversa se propone como objetivo estratégico

económico, ya que agrega valor y diferenciación en las compañías. El
concepto hace parte de los nuevos retos empresariales de
competitividad y responsabilidad social empresarial frente a la
ecología.
Gestión de Almacenes, Inventarios y Devoluciones
 - Definición de: “Devoluciones”
• Las “DEVOLUCIÓNES” son definidas como el

RETORNO A LA EMPRESA de alguna mercancía
que ha sido previamente vendida y despachada y
que por razones específicas en sus condiciones
físicas o en las condiciones pautadas en la
transacción involucrada provocan una insatisfacción
en quien la recibe o existe el interés de una de las
dos empresas envueltas para que sean retornadas.
40
Las Devoluciones:
Generalmente son vistas desde dos puntos claves en la operatibilidad de la
empresa y por ende en la eficiencia interna:
1. El origen de un error de algún empleado involucrado en el proceso,
tales como vendedores, despachadores, identificadores de mercancía
en compras o en el Almacén, y
2. Como el más importante reto del esfuerzo del Departamento de
Ventas en su función de Servicio al Cliente. Las Devoluciones
activaban una queja o inconformidad del cliente que debería implicar
un reto a dicho departamento. Generalmente se deducen total o
parcialmente del valor originalmente aplicado al vendedor por
concepto de comisiones.
41
• Antiguamente el concepto de las DEVOLUCIONES era visto como una

“INTERRUPCIÓN” de un proceso normal cuya dirección llevaba a la
salida de la mercancía. La devolución provocaba una dirección
contraria al Despacho, estropeando el objetivo de Ventas y de
producción de ingresos y beneficios.
• Modernamente se busca incorporar el concepto de las Devoluciones a

las ACTIVIDADES PROPIAS DE LA LOGISTICA INTEGRAL de
manera que un adecuado tratamiento técnico, profesional y científico
deberá implicar o garantizar para la empresa varios factores
relacionados a causas y consecuencias.
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« La logística inversa es el proceso de planificación, implantación y control

eficiente del flujo efectivo de costos y almacenaje de materiales, inventarios
en curso y productos terminados, así como de la información relacionada,
desde el punto de consumo al punto de origen, con el fin de recuperar valor o
asegurar su correcta eliminación o reproceso. »
43
• Los tres tipos principales de Devoluciones son :
1. Devolución a SUPLIDORES
... de bienes adquiridos a través del departamento de Compras.
2. Devolución de CLIENTES de productos comprados por ellos a
través de las ventas y despachados por el almacén. Este renglón
incluye al “Cliente Interno”.
3. Retorno para RECICLAJE o RE-ENVASE
...de productos originalmente vendidos y despachados por la empresa y
a ser recibidos desde los clientes. No implican una insatisfacción por
parte del destino final. Su nuevo destino puede obedecer a dos
opciones, según el tipo de producto:
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3. Retorno para RECICLAJE o RE-ENVASE ( Continuación )

a) Una re-utilización física o química de productos para
incorporarlos de nuevo al Proceso de Producción y llegar a un
nuevo producto terminado similar o no al anterior e integrado a
un nuevo Lote.
b) Una re-utilización de productos para fines de re-envasar y
vender determinada mercancía. Esto ocurre generalmene con
“Envases” que mediante una depuración específica pueden ser
re-utilizados una o varias veces adicionales a la ocasión
original.
c) Incluye todas las actividades logísticas de recolección,
desensamblaje y proceso de materiales, productos usados y/o
sus partes, para asegurar una recuperación ecológica
sostenida
45
 - Causas de Devoluciones que accionan la “Logística Inversa”
RAZONES DE LA DEVOLUCIÓN DE PRODUCTOS

_______________________________________________________
- No pedido por el cliente

- Error del cliente al pedir
- Envío de cantidades equivocadas
- Pedidos Duplicados por el Cliente al Pedir
- Errores de Envío por Errores en el Picking
- Artículos Despachados Defectuosos y Encontrados por el Cliente y
- Artículos Defectuosos por Daños Durante el Envío
- Pedidos Duplicados por error interno al Procesar o Despachar
- Reparación o Rechazo de Mercancía Defectuosa o sin funcionar
- Mercancía Vencida o cerca de la fecha del Vencimiento (según políticas)
46
 - Causas de Devoluciones que accionan la

“Logística Inversa”
RAZONES DE LA DEVOLUCIÓN DE PRODUCTOS

_______________________________________________________
- Errores de Balances en Stock (Descuadres)

- Prácticas de Marketing (Razones Competitivas)
- Prácticas de Marketing (Insatisfacción de clientes)
- Prácticas de Marketing (Mantenimiento de Imagen)
- Prácticas de Marketing (Retorno de productos estacionales)
- Prácticas de Marketing (Eliminación de excesos en el Inventario del cliente)
- Error del vendedor al asignar la mercancía al momento del acto de venta
- Administración de Asuntos Legales y de Medio Ambiente
- Protección del Margen de Ganancias (Razones Financieras)
- Envío incompleto (o por Falta de componentes o partes)
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 - Puntos Fundamentales a Tomar en Cuenta para Manejar ADECUADAMENTE

las DEVOLUCIONES en el Marco de la “Logística Inversa”
• Definir su Autorización y las Reglas que rigen su

aceptación
• Definir en Procedimientos las labores sobre su manejo y
solución.
• Definición rigurosa de los documentos envueltos y los procesos de
incorporación al Almacén que corresponda.
• Revisión minuciosa de la Mercancía, de SU GARANTÍA y demás
aspectos posibles de ser objeto de reclamos por parte de clientes
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 - Puntos Fundamentales a Tomar en Cuenta para Manejar ADECUADAMENTE

las DEVOLUCIONES en el Marco de la “Logística Inversa”
• Revisión minuciosa de la Mercancía, de SU GARANTÍA y

demás aspectos posibles de ser objeto de reclamos a los
proveedores.
• Decisión sobre su destino inmediato: ¿Vuelve al “Almacenaje”
(Inventario Principal), o va al Taller o vuelve a Producción para ser
reciclada, o sencillamente… se elimina?
• Adecuada emisión de documentos al cliente: Notas de Crédito,
Cancelaciones, nueva Factura, Salida de Almacén, etc.
49
 - Factores a Tomar en Cuenta Relacionados a sus CAUSAS y

CONSECUENCIAS
 Observar que el manejo de las Devoluciones se circunscribe

a lo pautado en los Manuales de Procedimiento sobre las
Devoluciones.
 Identificar adecuadamente las CAUSAS operacionales envueltas.
 Definir el alcance total real de sus consecuencias.
 Definir los aspectos de costos o gastos involucrados en el evento
original.
 Definir los aspectos de costos o gastos involucrados en cada uno de
los pasos relacionados a sus consecuencias.
 Definición exacta de anormalidades en las características físicas y/o
químicas del producto y que provocaron su Devolución.
50
 - Factores a Tomar en Cuenta Relacionados a sus CAUSAS y

CONSECUENCIAS
Nivel de responsabilidades de los empleados involucrados en el proceso de

venta y despacho original con el objetivo primario de:
 Identificar adecuadamente el NIVEL DE CONOCIMIENTO y/o

entrenamiento de dicho personal involucrado.
 Garantizar la SOLUCIÓN DE LAS CAUSAS QUE LA PRODUJERON.
 Incorporar el concepto de Devoluciones a EVENTOS POSIBLES DE
DETERMINAR y por lo tanto de PLANIFICAR o PREVEER en cuanto
al movimiento de los VENDEDORES y REPARTIDORES, sus vehículos
y los gastos que producen.
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Gestión y
Contabilización de
Costos
•La gestión de costos.
•Métodos de evaluación de inventarios.
•Gestión estratégica de costos.
•Método PEPS.
•Método UEPS.
•Método de costos promedios.
•Sistemas y Técnicas para reducir costos.
•Contabilización.
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Gestión y Contabilización de Costos
Antes de explicar los distintos costos existentes en el almacenaje, es preciso

distinguir entre varios conceptos:
Gasto:
Se definen como gasto los bienes y servicios que adquiere la empresa para
fabricar o vender sus productos, o bien para prestar sus servicios. Dentro de
estos gastos se incluirán por tanto, las materias primas o mercaderías adquiridas
por la empresa, los sueldos pagados al personal, las facturas de agua, gas,
teléfono, etc.
53
Costos:
Se define el coste como la medida en términos monetarios de los recursos
sacrificados para conseguir un objetivo.
Ejemplo de esto, una empresa comercial tiene que pagar a sus trabajadores, sufre del
deterioro de sus instalaciones, tiene gastos fijos como alquileres, equipos,
depreciación, servicios básicos, etc., para poder vender sus productos y obtener de esta
forma los ingresos que le permitan cubrir sus gastos, además del beneficio empresarial.
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Activo:
El activo de una empresa comprende los elementos del patrimonio
destinados a servir de forma duradera en la actividad de la empresa, además
de otros elementos que posee la empresa que se espera que no vayan a
permanecer mas de una año (existencias, dinero en efectivo y en cuentas
corrientes, etc.).
Por ejemplo, la compra de un almacén no se considera un gasto, sino

una inversión en inmovilizado, pues este bien formará parte del patrimonio de
una empresa. Si este mismo almacén se hubiese alquilado, el pago del alquiler
sería un gasto, pues el almacén no pertenece a la empresa y por tanto, no
forma parte de su patrimonio.
55
LOS COSTES LOGÍSTICOS
Los costes derivados de la función logística en la empresa se

suelen clasificar en tres grandes grupos:
• Costes de aprovisionamiento: costes derivados de realizar
pedidos.
• Costes de almacenaje: Son los costes derivados de tener
mercancías en el almacén, que estudiaremos en profundidad a
continuación.
• Costes de distribución: Son los costes de transportar los
pedidos.
56
Los costes de aprovisionam iento o de em isión de pedidos
Por el hecho de emitir pedidos, la empresa incurre en una

serie de costes, tales como:
• Costos Fijos: aquí entra en pago de sueldos, salarios, , teléfono,

alquileres y coste financiero de los equipos informáticos,
mobiliario, programas, etc., del personal del departamento de
compras.
57
Los Costes de Alm acenaje
El coste de las instalaciones (Mantenimiento):

Aquí encontramos principalmente las estanterías y el resto de las
instalaciones fijas. Los costes que generan las instalaciones son
muy similares al coste del espacio, e incluyen:
• Alquileres y amortizaciones
• Financiación
• Reparaciones conservación
• Seguros
• Impuestos
58

Coste de Manipulación
Son los recursos empleados para manipular las mercancías en el
almacén. Estos recursos son carretillas, trans-pallets, rodillos, trans-
elevadores, etc. Todos manejados por personal del almacén que
generan un costo de:
• Sueldos y salarios de los trabajadores.
• Seguridad social a cargo de la empresa: Parte de la financiación
de la seguridad social de los trabajadores que paga la empresa.
• Vestuarios, dietas, etc.
59
El coste de posesión del stock

• Inversión Inmovilizada: El stocks en el almacén supone
una inversión inmovilizada y por tanto, suponen un coste
financiero.
• Seguro de las mercancías: Primas de seguros
correspondientes a cubrir los riesgos de robos incendios, etc.,
de los productos almacenados.
60
Coste de Administración
Son los costes derivados de la gestión de las existencias, tales como
la identificación de etiquetas, inventarios periódicos, etc. Incluye:
• Coste de personal de administración: Sueldos, seguridad
social a cargo de la empresa y otros gastos del personal de
administración.
• Coste de los equipos: amortización y alquileres, costes
financieros de los equipos informáticos, programas de estos,
equipos pesados, sistemas de radiofrecuencia, mobiliario, etc.
• Otros costes: tales como material de oficina, la limpieza del
local, los costes de la luz, agua, calefacción, etc..
61
Costes ocultos:
El hecho de tener existencias en el almacén genera otra serie de
costes de difícil cuantificación y de una gran importancia como:
• Rotura de stocks: Mas que un coste por tener existencias es un
coste por no tenerlas, ya que se trata de lo que la empresa pierde
por el hecho de no poder atender los pedidos de sus clientes.
• Obsolescencia: Si el almacenaje dura mucho tiempo, los artículos
pueden sufrir una perdida de valor por quedarse obsoletos.
• Roturas o daños no recuperables, hurtos, averías, etc.
62
El Coste de Transportación
El coste de transportación va a depender de muchas variables,

entre las que se encuentran:
• La distancia del envío: Como es lógico, a mayor distancia, el
coste de transporte será mayor.
• Seguridad: Incrementa de acuerdo al valor de la mercancía y a
mayor seguridad que exijamos, mayor coste tendrá el transporte.
• Tiempo de transporte: Cuanto mas queramos acortar el tiempo
de transporte, mas subirá el precio.
63
CONSECUENCIAS DE LA FALTA DE MEDIDAS

EN LA GESTIÓN
64
Gestión y Contabilización de costos
METODOS DE VALUACION DE LOS INVENTARIOS.
 PRIMERO QUE ENTRA , PRIMERO QUE SALE (PEPS) /

(FIFO) First In First Out.
 ULTIMO QUE ENTRA, PRIMERO QUE SALE (UEPS) /

(LIFO) Last In First Out.
 COSTO PROMEDIO (SIMPLE O PONDERADO).
65
Gestión y Contabilización de costos
First- in, First-out:
Este método presume que las mercancías que entraron primero
serán las primeras que saldrán. El método está estrechamente
relacionado con el flujo físico real de la mercancía, por lo cual el
inventario final estará valorado al costo de las ultimas mercancías
compradas,
Last- in, First-out:

Este método presume que las mercancías que entraron último
serán las primeras que saldrán. Debido a que los artículos
comprados últimos suelen costar más que los adquiridos primero,
este método establece una mejor correspondencia entre los costos
corrientes e ingresos corrientes a los fines de ventas, por
consiguiente el inventario final estará valorado al costo de las
mercancías primeras compradas
Ejemplo:
Primera - Merc. A = $10
Segunda - Merc. B = $12
Adicional: si no se cumple, perdemos el rastreo vía la lotificación.
66
Importancia y objetivo de la gestión de almacenes:
La administración integral de almacenes nos permite un

mejor manejo de las operaciones en estas áreas,
dotándonos con herramientas eficientes, para conseguir
resultados positivos al momento de las mediciones y
cumplimientos tanto con clientes internos como externos,
otorgando un alto grado de credibilidad a la empresa y
visualizando siempre las mejoras continuas. A este nivel
existen varias vertientes que facilitan el manejo de estos
lugares como son los siguientes indicadores:
 ROTACIÓN DE INVENTARIOS.
 CONFIABILIDAD DE LOS INVENTARIOS.
 EXISTENCIAS ÓPTIMAS POR PRODUCTOS.
 REPOSICIÓN DE INVENTARIOS.
 CONFIABILIDAD EN EL REGISTRO DE MOVIMIENTOS.
 ORGANIZACION Y LIMPIEZA (Proyecto 5S).
 PERSONAL ENTRENADO Y CAPACITADO.
 SEGURIDAD EN GENERAL. 67

Gestión Eficiente de Almacenes e Inventarios Parte 2 (G.R)

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GESTIÓN EXITOSA DE ALMACENES E INVENTARIOS

Licdo. Danny J. Ureña

Las diferentes funciones de un almacén obliga al personal a

Es de vital importancia la creación de descripciones de puestos y

“El desenvolvimiento en los almacenes requiere conocimiento y

Al momento de las contrataciones y durante el proceso de estadía de

►Una matriz de entrenamiento.

Posición: Despachador Fecha Ingreso a Posición:

Nombre Empleado: Código:

Conocer la Política de Calidad de la Empresa 

Conocer los Requerimientos de los Clientes 

Conocer los Objetivos de Calidad de la Empresa 

Conocer las Normas & Políticas de la Empresa 

Conocer las Normas de Seguridad de la Empresa 

Saber preparar informes de recepcion de

Conocimient o y manejo de Document ación

Dominar procedimiento de manejo de producto no

Conocer como se designan zonas de

Conocer la instrucción de identificación de

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Supervisor Gerente Director

Es de ayuda una vez hemos ido avanzando en la formación de un

Hacia donde va el área.

“Administración de los inventarios”

La administración de los inventarios es una actividad que tiene

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A que llamamos Inventario:

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•El Inventario Físico es, por lo tanto, un

Desafío para el control de los inventarios :

“Mantener la cantidad adecuada de inventario para que la empresa alcance sus

En el momento que los ítems en un inventario comienzan a descender llegando

“Administración de los inventarios”

El planeamiento de los inventarios vendrá dado de un amplio

“Administración de los inventarios”

STOCK MÁXIMO: la mayor cantidad autorizada de un producto o referencia

PUNTO DE RE-ORDEN: Indica cuando es el momento de hacer el requerimiento

STOCK MINIMO: la cantidad o el nivel mas bajo planificado de un producto en

STOCK DE SEGURIDAD: cantidad planificada para mantener en inventario de

“Administración de los inventarios”

“Administración de los inventarios”

Puntos de mantenimiento de los inventarios:

Es la varianza habitual a la que nos hemos enfrentado respecto al tiempo.

Resumido puede ser:

I-------------- T1 ------------- T2 --------------T3 ------------Ii

La estructura organizativa se refiere a la forma en que las actividades de una

1 Definir objetivo que se busca alcanzar con el establecimiento del área.

En esta sección mencionaremos algunos factores como:

Los inventarios se manifiestan en diversas fases y diversas son también los

PARCIAL - Determinados ítems o sectores seleccionados por muestreo

CÍCLICO - (Cycle Count) - Varios Inventarios Físicos parciales que dentro

TOTAL - Toda la mercancía de una sola vez.

Detallando el de mejores resultados:

Conteo Cíclico - (Cycle Count) - Algunos aspectos claves de

• Obedece a un programa gradual que permite realizar VARIOS PARCIALES, pero

• Este Método puede ser aplicado independientemente de que también se

“Formulario de inventarios Cíclicos”

PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO CÍCLICO VERSIÓN: 1

REPORTE DE INVENTARIO CÍCLICO CÓDIGO: 57PAD007-F1

• A medida que se avanza a través de los racks las modificaciones de colocación de

ETAPAS QUE COMPONEN AL INVENTARIO FÍSICO

Primera Etapa : PLANIFICACIÓN