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LAS 5 ACTIVIDADES QUE REALIZA UNA RECEPCIONISTA DE OFICINA

Los Recepcionistas se tratan del primer contacto de los clientes y empleados con la
empresa u organización con la que desean contactar o donde trabajan. Su función
principal es proporcionar la bienvenida a los visitantes e indicarles a dónde se deben
dirigir. A su vez, se ocupan de responder los requerimientos de clientes y empleados.
Tanto en persona como por vía telefónica. ¿Quieres saber más sobre las actividades que
realiza una recepcionista de oficina?
Las actividades que realiza una recepcionista de oficina tienden a coincidir con las de un
Asistente Administrativo, las cuales, a su vez, pueden incluir funciones de Recursos
Humanos (Contabilidad y Logística).
Estos profesionales suelen ser contratados para trabajar en una variedad de ámbitos
institucionales y comerciales. Tanto del sector público como del privado.
Hoy en día también está muy valorado ser un recepcionista con dotes en la gestión de las
redes sociales. Por lo que disponer de una formación especializada de Community
Manager. Como complemento te garantiza una fácil contratación por parte de las
empresas hoteleras.
1.1 ¿Qué actividades realiza una recepcionista?
La principal función del recepcionista es recibir al público a su llegada a la recepción del
edificio. Sus funciones varían de un puesto a otro, en función del tipo de empresa en la
que trabajen. Por ejemplo, una oficina, un hotel, un centro de salud, una clínica dental, un
hospital, un edificio público. Incluso, un salón de belleza o un centro de ocio entre otros.
¿Conocemos las actividades que realiza una recepcionista de oficina?
1.1.1. Recibir a los visitantes.
La persona recepcionista se encarga de saludar a los visitantes de manera apropiada. De
determinar las necesidades del visitante de manera profesional, de mantener el registro de
visitantes. También se ocupa de dirigirlos correctamente a la persona adecuada. Y de
garantizar una copia de seguridad de su trabajo al director de la empresa cuando se ausente
de la recepción.
1.1.2. Responder a las llamadas telefónicas.
Otra función de la recepcionista de hotel es centrarse en responder y dirigir las llamadas
entrantes de manera educada y oportuna. Conocer la finalidad de llamada, manejar las
consultas y proporcionar información correcta, dirigir las llamadas a la persona adecuada
dentro de la empresa. A su vez, entregando la información a sus compañeros de forma
precisa y completa.
1.1.3. Gestionar el email y las Redes Sociales.
La gestión de Emails se enfoca en ordenar y distribuir correos electrónicos entrantes.
Preparar campañas de correo saliente o el que debe ser recogido físicamente. Así como,
organizando todas las entregas y salidas de mensajería. Ahora, con el avance de las
nuevas tecnologías, una de las funciones de una recepcionista de hotel es atender a las
redes sociales de la empresa.
1.1.4. Monitorizar la Seguridad.
Destaca por monitorear o vigilar a las personas que acceden al hotel y pasan por las
puertas de recepción. Organizando los pases de visitantes si es necesario, reportando
actividades sospechosas si se detectan. Esta función de los recepcionistas de hotel. Puede
traducirse en la gestión del uso de grabación personalizada con cámaras de vigilancia.
1.1.5. Actividades Financieras.
Esta actividad del recepcionista se ocupa en monitorear y registrar los pagos en efectivo,
el saldo de dinero, la preparación de comprobantes de viaje. Así como las funciones
básicas y una gestión contable informatizada en muchos casos.
2. CURSOS DE RECEPCIONISTA DE OFICINA.
2.1. Otras actividades que realiza un recepcionista a lo largo de su jornada laboral
podrían ser:
2.1.1. Actividad de Oficina.
Esta tarea del recepcionista del hotel pasa por la actividad de realizar fotocopias, escanear
documentos y el cotejo de los documentos, el fax. La presentación precisa de los mismos,
el mantenimiento del equipo y el informe de cualquier función mal ejecutada, la
supervisión, el control y el orden de los materiales de la oficina.
2.1.2. Se ocupa de organizar las reuniones.
Dentro de esta función, encontramos agendar correctamente las reuniones, informar a los
participantes, reservar una sala para este fin con el equipo necesario. También, de
organizar la restauración o catering. como siempre estas actividades van en función del
tipo de la empresa en la que se esté desarrollando el trabajo.
2.1.3. Limpieza e Higiene de la Recepción.
El recepcionista tiene la responsabilidad de mantener el área de recepción limpia y
ordenada. Por otro lado, debe organizar el material de lectura. Una correcta higiene del
puesto de trabajo siempre es obligatoria independientemente del oficio.