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AP09-AA10-EV03

Elaboración del manual de usuario y manual de configuración del sistema.

Grupo # 3

Claudia Maritza Ríos Castrillón

Henry David Paredes Soto

Ferney Tenorio Basto

Cristina Andrea Cardona Gómez

Edisson Alexander Mesa Mejía

Servicio Nacional De Aprendizaje

(SENA)

Centro De Servicios Empresariales y Turísticos Regional Santander

Tecnología en Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información

Ficha 2348249

Marzo de 2023
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Claudia Maritza Rios Castrillón

Henry David Paredes Soto

Ferney Tenorio Basto

Cristina Andrea Cardona Gómez

Edisson Alexander Mesa Mejía

Servicio Nacional De Aprendizaje

(SENA)

Instructor (a):

Haydee Liliana Castro Salazar

Centro De Servicios Empresariales y Turísticos Regional Santander

Tecnología en Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información

Ficha 2348249

Marzo de 2023
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TABLA DE CONTENIDO

1. Introducción…………………………………………………………..4

2. Justificación…………………………………………………………..5

3. Objetivo General……………………………………………………..6

4. Objetivos específicos………………………………………………...6

5. Metodología………………………………………………………..6-7

6. Actividades…………………………………………………………..7

7. Requisitos……………………………………………………………8

8. Cronograma y Horario……………………………………………….9

9. Recursos…………………………………………………….......9 a 11

10. Especificaciones Técnicas…………………………………......12 a 14

 Modulo Iniciar Sesión

 Modulo Registro de Usuarios

 Modulo Registro de Clientes

11. Ingreso a la aplicación Web……………………………………..15 a 19

 Registro de Usuarios

 Registro de Clientes

 Ventas de Productos y Servicios

12. Conclusión……………………………………………………………20

13. Referentes Biográficos………………………………………………..21

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INTRODUCCIÓN

The Barber’s House es una aplicación web para la administración de una barbería la

cual cuenta con módulos los cuales son Inicio, la cual nos muestra la interfaz gráfica de

la aplicación, Modulo de registro de clientes, el cual permite tomar los datos básicos del

cliente; el módulo de productos; el módulo de Compras que le permitirá al usuarios del

sistema ingresar los nuevos productos que se han comprado para uso de estética

corporal o sericio a realizar; facturación, el cual tiene dos propósitos que es el de dar

factura a los clientes que lo requieran o soliciten y generar facturas para control de

inventario o contabilidad; inventarios, el cual nos permitirá ingresar los productos que

se compran en la empresa The Barber’s House para mantener un control permanente;

adicionalmente encontraremos registro; y el módulo de seguridad, el cual resulta muy

importante ya que tiene la característica de crear usuarios en el sistema y permitir al

administrador del sistema generar permisos sobre la aplicación, este módulo cuenta con

un nombre de usuario y una contraseña única.

Nuestra aplicación web se caracteriza por tener una interfaz gráfica agradable a la vista

del usuario y de fácil instalación, ya que su base de datos está hecha en MySQL, que es

de fácil instalación y permite almacenamiento de miles de datos.

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JUSTIFICACIÓN

El presente plan de capacitación resulta muy importante para el correcto funcionamiento

de The Barber’s House, ya que los administradores y usuarios del sistema deben tener

pleno conocimiento de para qué sirve cada módulo del sistema de información y la

manera de ingresar datos en ellos, además de los requisitos mínimos de software y

hardware requeridos para que la aplicación pueda funcionar correctamente.

El proyecto se dedica a suplir las necesidades de la empresa The Barber’s House , el

cual quiere contar con un orden en los productos y servicios, los clientes y la

facturación.
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OBJETIVO GENERAL

 Brindar capacitación sobre lo que es The Barber’s House, las instrucciones para la

configuración y puesta en marcha del sistema de información The Barber’s House.

Generar estas capacidades en el manejo y uso de las TIC ́s y de esta manera potenciar

las capacidades productivas del negocio y formas de trabajo.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Que el administrador del sistema y los usuarios conozcan ¿qué es? Y ¿para qué sirve

el sistema de información The Barber’s House?

 Conocer el funcionamiento de cada uno de los módulos del sistema de información.

 Instruir al administrador del sistema de información sobre la creación o eliminación de

un usuario de The Barber’s House.

METODOLOGÍA

Para una adecuada capacitación de los usuarios de The Barber’s House, se contará con

personal con amplios conocimientos en los requerimientos funcionales y no funcionales

del sistema de información, además de su experiencia en el manejo de la aplicación

web. Se explicará lo que es el aplicativo web y para qué sirve, sus módulos y la forma

de utilizarlo, mediante ayudas visuales hechas en PowerPoint.

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Se contará con varios computadores con conexión a internet de banda ancha, con una

base de datos de prueba, para que los asistentes a la capacitación puedan practicar sobre

la misma aplicación. Para mayor efectividad de la capacitación se simulará la operación

de un taller, haciendo usos de todos los módulos, para que así cada encargado pueda

hacer la actividad que le corresponde sobre el módulo indicado.

ACTIVIDADES

 Preparación logística.

 Preparación de los materiales y herramientas de apoyo.

 Conformación de los grupos de capacitación de acuerdo a las áreas donde se

desempeñan.

 Convocatoria a usuarios finales.

 Definición de cronograma de capacitación.

 Elaboración y entrega del programa de trabajo.

 Ejecución del programa de capacitación en el sistema de información The Barber’s

House.

 Corroboración de la comprensión y conocimiento de los asistentes.

 Realización de talleres de evaluación y exámenes para verificar el conocimiento de los

asistentes, los tipos de pruebas son prácticas y escritas.

 Realización de encuesta de satisfacción. Elaboración de acta de capacitación.

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REQUISITOS

Compromiso del equipo de trabajo del Cliente.

 Las personas que operen el sistema deben estar familiarizadas con los computadores e

impresoras.

 Debido a que el sistema está desarrollado en un ambiente gráfico, se requiere que el

personal se encuentre capacitado en la operación de sistemas bajo ambiente Windows.

 Se definirán varios grupos de usuarios de acuerdo a las áreas del área de operación

dentro del taller donde laboren para ser entrenadas en cada una de las funciones del

sistema de información The Barber’s House.

 Es necesaria la adecuación de una sala de capacitación donde se cuente con una red

provisional, computadores conectados a esta red y una impresora.

EL PLAN DE CAPACITACIÓN SE REALIZARÁ DENTRO DE LOS SIGUIENTES

ALCANCES

Capacitación funcional y operativa al personal administrativo y operativo del taller con

el fin de garantizar que los usuarios del sistema de información reciban el soporte

técnico requerido y de igual forma, asegurar que los problemas y requerimientos de

soporte sistema de información, se canalicen adecuadamente hacia The Barber’s House

Capacitación funcional a los usuarios en general, para garantizar la adecuada utilización

de las funcionalidades del sistema por parte del personal de la

Entidad.
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CRONOGRAMA Y HORARIO

PROYECTO: Capacitación The Barber’s House.

MÓDULOS: Registro Clientes, Registro Productos, Registro Compras, Facturación,

inventario, Proveedores y Seguridad.

GRUPO: Personal Administrativo de la empresa The Barber’s House

FECHA INICIAL /FECHA FINAL: Por definir

DURACIÓN -INTENSIDAD: 3 Días (8 horas cada día)

RECURSOS:

 Sistema de Información The Barber’s House

 Documentación para digitación

 Manuales de Usuario

TEMA MÓDULOS DURACIÓN (Hh)

Se realiza una explicación funcional de cada uno de los módulos del sistema The

Barber’s House,: como ingresar, registrar un cliente, como registrar una solicitud de

reserva, como registrar un Producto, registrar un servicio, Registro de clientes. 8 horas

Se explicará cómo Ingresar productos a la aplicación Web, generar facturas, hacer

inventarios y registrar proveedores.

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 Registro de compras.

 Facturación

 Inventario

Proveedores 8 Horas

Ingresar nuevos usuarios del sistema, modificar, consultar, eliminar. Seguridad

6 horas

Evaluación y formalización de la capacitación

TOTAL : 24 horas

Nota 1: Es necesario que se destine una persona como administrador del sistema, en lo

posible Ingeniero de Sistemas, que asista a cada una de las capacitaciones para que

conozca todos los aspectos del software, con la finalidad de que en primera instancia le

dé solución a inquietudes.

Además, esta persona se encargará de manejar el módulo específico de seguridad,

capacitación que se le proporcionará individualmente con una intensidad de seis horas

antes de iniciar la marcha de operaciones y durante la parametrización del sistema.

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Nota 2. Los tiempos de Capacitación son tiempos promedios que pueden variar de

acuerdo con el rendimiento y productividad y avance que se realice durante la ejecución

de las diferentes tareas de este proceso. Sin exceder el tiempo propuesto en el

cronograma de trabajo que se extiende por

el termino de 3 días. Una vez finalizadas las labores de instalación y antes de la

recepción del software, se entregaran los siguientes documentos:

 Manuales técnicos y de usuario final del software.

 Manuales de operación de usuario final y manuales técnicos del sistema.

 Dicha información será entregada al usuario final (refrigeración jk) en medio

magnético.

RECURSOS

Área asignada por el usuario final y/o instalaciones de la empresa proveedora de la

aplicación Web

 Uso de computadoras

 Internet de banda ancha

 Impresoras

 Video Beam

 Cuaderno y bolígrafo
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ESPECIFICACIONES TECNICAS

The Barber’s House es una aplicación web que se desarrolló utilizando PHP versión

7.4.1 lenguaje de scripting. Se requiere de un servidor web para alojar la aplicación. Se

ejecuta sin modificaciones bajo S.O como, Linux, Windows, Mac Os y otros sistemas

que soportan PHP, incluyendo la mayoría de usuarios de almacenamiento en internet.

Los datos almacenados en una sola base de datos SQL. Hace uso total de abstracción de

la base de datos, para que los instaladores puedan elegir entre alguno de los diversos

tipos de servidores de bases de datos (Oracle y Microsoft SQL server son dos ejemplos

de sistemas administradores de datos).

 Módulo de iniciar sesión

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 Modulo Registro de Usuarios

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 Modulo Registro de Clientes

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INGRESO A LA APLICACIÓN WEB

Ingresamos al módulo de apertura del aplicativo

(https://thebarbershopsena.000webhostapp.com/index.php), colocamos usuario y

contraseña, posteriormente damos clic en el botón ingresar.

Luego el sistema nos dará ingreso al módulo principal donde encontraremos todo el

menú de opciones del sistema.

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Acá tendremos acceso a las siguientes Funcionalidades:

 REGISTRO DE USUARIOS

Para hacer el registro de un nuevo usuario colocamos el cursor sobre el ítem de usuarios

del módulo principal, acá se nos despliega las opciones de agregar o eliminar usuarios

así como editarlos.

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En la opción AGREGAR EMPLEADO damos clic y se nos despliega el formulario para

llenar los datos del nuevo usuario.

 REGISTRO DE CLIENTES

En la pestaña CLIENTES en el modulo principal podremos ver los diferentes clientes de

The Barber’s House

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 PRODUCTOS O SERVICIOS

En la pestaña SERVICIOS en el módulo principal podremos ver los diferentes

productos o servicios de The Barber’s House

Acá tenemos la opción de agregar productos o servicios, así como editar y eliminar. Se

nos despliega el formulario para cargar los datos.

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CONCLUSION

Para el correcto funcionamiento de The Barber’s House es necesario que los usuarios

del sistema tomen en cuenta las recomendaciones a aquí expuestas, ya que ellas resultan

de vital importancia para su correcto funcionamiento, además de poder dar garantías

sobre él. El software Xampp como servidor y el gestor de bases de datos MySQL; las

indicaciones de hardware a aquí mencionadas permitirán que la aplicación pueda se

instalada correctamente en un equipo y tendrá el espacio para la almacenar los datos.

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REFERENTES BIOGRAFICOS

 Material de formación SENA: “ Configuración y puesta en marcha del sistema

de información”, “ Manuales técnicos de la aplicación”, “ Capacitación de

usuarios”.

 Material complementario SENA: “ Manual técnico y Manual del usuario”,

https://www.youtube.com/watch?v=LFfbxJK46l0

 Guía para la elaboración del manual de usuario de los sistemas de información,

Departamento nacional de planeación, Oficina de tecnologías y sistemas de

información, Bogotá, año 2020.