AP09-AA10-EV03.

Elaboración del manual de usuario y manual de

configuración del sistema

Álvaro Javier Hernández Quitian

Mayo 2022

Servio Nacional de Aprendizaje.

Bogotá D, C.
Análisis de sistema
 JUSTIFICACIÓN

El presente plan de capacitación resulta muy importante para el correcto funcionamiento del
sistema, ya que los administradores y usuarios del sistema deben tener pleno conocimiento de
para qué sirve cada módulo del sistema de información y la manera de ingresar datos en ellos,
además de los requisitos mínimos de software y hardware requeridos para que la aplicación
pueda funcionar correctamente
OBJETIVO GENERAL
 Brindar capacitación sobre las instrucciones para la configuración y puesta en marcha del
sistema de información. Generar estas capacidades en el manejo y de esta manera
potenciar las capacidades productivas del negocio y formas de trabajo.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Que el administrador del sistema y los usuarios conozcan ¿qué es? Y ¿para qué sirve el
sistema de información?
 Conocer el funcionamiento de cada uno de los módulos del sistema de información.
 Instruir al administrador del sistema de información sobre la creación o eliminación de un
usuario.

CATEGORIZACIÓN DE USUARIOS

Productos Recepcio Registro de

nista 1 Clientes
Recepcio
nista 2 Productos/ser
vicios
Recepcio
nista 3
Servicios Administr Registro de
ador 1 Reservas

Servicios
Auxiliar
AREA CARGO NOMB MODULOS CONOCIMIE
RE NTO
 administr
ador
Compras Auxiliar Registro de
administr compras
ativo Proveedores
Contabilid Contador Facturación
ad Auxiliar Inventarios
contable
Administr Ing de Seguridad
ador del Sistemas
sistema o
de Técnico
informaci de
ón sistemas

METODOLOGÍA

Para una adecuada capacitación de los usuarios, se contará con personal con amplios
conocimientos en los requerimientos funcionales y no funcionales del sistema de información,
además de su experiencia en el manejo de la aplicación web. Se explicará lo que es el aplicativo
web y para qué sirve, sus módulos y la forma de utilizarlo, mediante ayudas visuales hechas en
PowerPoint.

Se contará con varios computadores con conexión a internet de banda ancha, con una base de
datos de prueba, para que los asistentes a la capacitación puedan practicar sobre la misma
aplicación. Para mayor efectividad de la capacitación se simulará la operación de un taller,
haciendo usos de todos los módulos, para que así cada encargado pueda hacer la actividad que le
corresponde sobre el módulo indicado.

ACTIVIDADES

 Preparación logística.
 Preparación de los materiales y herramientas de apoyo.
 Conformación de los grupos de capacitación de acuerdo a las áreas donde se desempeñan.
 Convocatoria a usuarios finales.
 Definición de cronograma de capacitación.
 Elaboración y entrega del programa de trabajo.
 Ejecución del programa de capacitación en el sistema de información
 Corroboración de la comprensión y conocimiento de los asistentes.
 Realización de talleres de evaluación y exámenes para verificar el conocimiento de los
asistentes, los tipos de pruebas son prácticas y escritas.
 Realización de encuesta de satisfacción. Elaboración de acta de capacitación.
 REQUISITOS

Compromiso del equipo de trabajo del Cliente.

 Las personas que operen el sistema deben estar familiarizados con los computadores e
impresoras.
 Debido a que el sistema está desarrollado en un ambiente gráfico, se requiere que el
personal se encuentre capacitado en la operación de sistemas bajo ambiente Windows.
 Se definirán varios grupos de usuarios de acuerdo a las áreas del área de operación dentro
del taller donde laboren para ser entrenadas en cada una de las funciones del sistema de
información.
 Es necesaria la adecuación de una sala de capacitación donde se cuente con una red
provisional, computadores conectados a esta red y una impresora.

EL PLAN DE CAPACITACIÓN SE REALIZARÁ DENTRO DE LOS SIGUIENTES ALCANCES

Capacitación funcional y operativa al personal administrativo y operativo del taller con el fin de
garantizar que los usuarios del sistema de información reciban el soporte técnico requerido y de
igual forma, asegurar que los problemas y requerimientos de soporte sistema de información, se
canalicen adecuadamente hacia AIRARJK Capacitación funcional a los usuarios en general, para
garantizar la adecuada utilización de las funcionalidades del sistema por parte del personal de la
Entidad.
CRONOGRAMA Y HORARIO

PROYECTO: Capacitación

MÓDULOS: Registro Clientes, Registro Compras, Facturación, inventario, Proveedores y

Seguridad.

GRUPO: Personal Administrativo de la empresa

FECHA INICIAL /FECHA FINAL: Por definir

DURACIÓN -INTENSIDAD: 3 Días (8 horas cada día)

RECURSOS:

 Sistema de Información
 Documentación para digitación
 Manuales de Usuario
 TEMA M Ó D U L O S DURACIÓN (Hh)

Se realiza una explicación funcional de cada uno de los módulos del sistema,

como ingresar, registrar un cliente, como registrar una solicitud de reserva, como registrar un
vehículo, registrar un servicio, Registro de clientes. 8 horas

Se explicará cómo Ingresar productos a la aplicación Web, generar facturas, hacer inventarios y
registrar proveedores.

 Registro de compras.
 Facturación
 Inventario

Proveedores 8 Horas

Ingresar nuevos usuarios del sistema, modificar, consultar, eliminar. Seguridad

6 horas

Evaluación y formalización de la capacitación

TOTAL: 24 horas

Nota 1: Es necesario que se destine una persona como administrador del sistema, en lo posible
Ingeniero de Sistemas, que asista a cada una de las capacitaciones para que conozca todos los
aspectos del software, con la finalidad de que en primera instancia le dé solución a inquietudes.
Además, esta persona se encargará de manejar el módulo específico de seguridad, capacitación
que se le proporcionará individualmente con una intensidad de seis horas antes de iniciar la
marcha de operaciones y durante la parametrización del sistema.

Nota 2. Los tiempos de Capacitación son tiempos promedios que pueden variar de acuerdo con el
rendimiento y productividad y avance que se realice durante la ejecución de las diferentes tareas
de este proceso. Sin exceder el tiempo propuesto en el cronograma de trabajo que se extiende
por el termino de 3 días. Una vez finalizadas las labores de instalación y antes de la recepción del
software, se entregarán los siguientes documentos:

 Manuales técnicos y de usuario final del software.

 Manuales de operación de usuario final y manuales técnicos del sistema.
 Dicha información será entregada al usuario final.
 RECURSOS

Área asignada por el usuario final y/o instalaciones de la empresa proveedora de la aplicación Web

 Uso de computadoras
 Internet de banda ancha
 Impresoras
 Cuaderno y bolígrafo

RESUMEN

Para el correcto funcionamiento del sistema es necesario que los usuarios del sistema tomen en
cuenta las recomendaciones a aquí expuestas, ya que ellas resultan de vital importancia para su
correcto funcionamiento, además de poder dar garantías sobre él. El software como servidor y el
gestor de bases de datos MySQL; las indicaciones de hardware a aquí mencionadas permitirán que
la aplicación pueda se instalada correctamente en un equipo y tendrá el espacio para la almacenar
los datos.