Manual Tecnico Usuario Plan Capacitacionusuarios

Manual de usuario y configuración del sistema.
FASE DE IMPLANTACIÓN
AP09-AA10-EV03
Elaboración del manual de usuario y manual de configuración del sistema.
PROYECTO
Desarrollo de un sistema de información para el registro y control de pagos del colegio

Madre Matilde de la localidad Fontibón de la ciudad de Bogotá
Diana Marisol Martínez Rozo

Análisis y desarrollo de sistemas de información
Ficha: 2104589
Dirigido a instructora
Diana Marcela Cruz

Área Técnica
Servicio Nacional de Aprendizaje

SENA
Bogotá, octubre 2021
1
Tabla de contenido
Manual de usuario ............................................................................... 3

Introducción. ................................................................................................................................................. 3
Objetivo del manual. .................................................................................................................................... 3
Convenciones............................................................................................................................................... 3
Especificaciones técnicas. ......................................................................................................................... 4
Ingreso al sistema (paso a paso). ............................................................................................................. 5
Operación del sistema (descripción del paso a paso por funcionalidad). ........................................... 8
Consideraciones o recomendaciones adicionales. .............................................................................. 13
Manual tecnico ...................................................................................15

Introducción. ............................................................................................................................................... 15
Objetivo del manual. .................................................................................................................................. 15
Convenciones............................................................................................................................................. 15
Especificaciones técnicas. ....................................................................................................................... 16
Plan de capacitación a los usuarios ....................................................20

Introducción. ............................................................................................................................................... 20
Objetivo de la capitación. ......................................................................................................................... 20
Objetivos específicos: ............................................................................................................................... 20
Convenciones............................................................................................................................................. 20
Requerimientos. ......................................................................................................................................... 21
Perfil de los usuarios. ................................................................................................................................ 22
Cronograma de capacitación. .................................................................................................................. 23
Consideraciones o recomendaciones adicionales. .............................................................................. 24
Referencias ........................................................................................24
Control del documento .......................................................................24
2
Manual de usuario
Introducción.
Manual ilustrativo para la guía del usuario en la utilización del

S sistema SIPES, que da a conocer el adecuado manejo del
I sistema, creando pautas para el control optimo de los
P resultados esperados, a través de cada uno de los módulos
E que facilitaran a su vez la gestión y control apropiado tanto de
S los registros estudiantiles como de los pagos de pensión.
Estos módulos permitirán a su vez, con un apropiado manejo por parte del usuario,
optimizar tiempos de consulta de datos, así como automatizar la elaboración de
talonarios de pago, otorgándole a la institución un control pleno de los datos
estudiantiles otorgando mayor seguridad y efectividad en relación a los métodos
anteriormente implementados por el cliente.
Objetivo del manual.
Direccionar al usuario, en el paso a paso, de la correcta utilización del sistema, así

como las operaciones que se pueden realizar, para un aprovechamiento optimo del
mismo, dando asistencia en su implementación.
Convenciones.
BBDD: es el acrónimo de base de datos, que es la colección de datos organizados

y estructurados, para facilitar consultas y el manejo de los mismos.
MySQL: sistema de gestión de bases de datos.
SIPES: sistema de pagos estudiantiles, es el sistema de información desarrollado

para el control y gestión de los pagos de pensión para el colegio madre Matilde.
S.O: acrónimo para referirse al sistema operativo que es el software principal.
SQL: lenguaje de dominio especifico utilizado en programación, diseñado para

administrar, y recuperar información de sistemas de gestión de bases de datos
relacionales.
3
Especificaciones técnicas.
N° Descripción Detalle
El presente manual describe las funciones del aplicativo de escritorio

SIPES, que permite el registro de datos de los estudiantes, así como la
visualización, modificación y eliminación de registros, de igual manera la
generación automática de talonarios imprimibles de pensión
Alcance personalizados, con los datos del estudiante, y los datos de pago, con las
fechas estimadas para los mismos.
Si el funcionamiento del sistema SIPES, no es el descrito en este manual,

1
favor contactar al administrador del sistema.
Datos de contacto:
Diana Martinez
Administrador del sistema
dmmartinez@gmail.com
Tel: 479 24 65
Móvil: 310 244 30 40
Horario de atención: lunes a viernes de 8 a.m. a 3 p.m.
Requisitos de Para facilitar el correcto uso del sistema, el usuario debe tener
conocimiento conocimientos básicos en:
2
para manejar el Conocimientos en informática básica.
sistema.
Para la correcta utilización del aplicativo de escritorio SIPES se debe tener

lo siguiente:
Requerimientos Hardware:
de hardware y
Computador con mínimo 4 GB en RAM (teclado y mouse)
software
Espacio libre en disco de 250 MB
3 Impresora convencional inyección de tinta. (impresión de talonarios,
listados de cursos o datos individuales).
Software:
Sistema operativo Windows 10 o posterior, Linux 3.0 o MacOS 10.9

en adelante.
Lector de archivos PDF, como Acrobat Reader 5.0 o posterior.
Resolución grafica mínimo 800*600
4
Ingreso al sistema (paso a paso).
Para ingresar al sistema el usuario debe conocer la contraseña

institucional, asignada por el coordinador administrativo de la institución,
y modificada a disposición por él, una vez la tenga, podrá dirigirse al
icono de acceso del aplicativo que estará en el escritorio del pc o bien
buscarlo dentro de los aplicativos del computador, a través de la tecla
Windows.
Icono del aplicativo
Al ingresar al sistema se encontrará con la siguiente pantalla:
Ingreso al sistema
5
Luego de digitar correctamente la clave institucional, y oprimir el botón

ingresar, se encontrará con el menú del sistema.
SIPES es una aplicación de escritorio desarrollada, utilizando NetBeans

en su versión 12.4, a treves de la creación de formularios JFrame java,
en lenguaje java, se requiere de un computador con S.O. para alojar la
aplicación.
Su interfaz utiliza menús y botones para el control de las operaciones y

Interfaz grafica
procesos necesarios para la ejecución de tareas.
Los formularios son la base del aplicativo, permitiendo la captura de

5 datos para crear, modificar o eliminar registros, permitiendo los botones
la realización de acciones que ejecutan la acción a realizar.
Botones principales:
Cajón de texto permite el ingreso de datos de texto.
Campo selección da un numero restringido de

opciones.
Botón permite ejecutar una acción.
6
El menú principal del sistema es el siguiente:
Mapa de
navegación
6 El botón registrar estudiante permite ingresar a un formulario, que

solicita datos como nombre, apellidos, curso, dirección etc., del
estudiante para ser almacenados en la base de datos.
El botón ver registros permite consultar todos los datos ya almacenados

en la base de datos, ya se de forma individual por nombre de un
estudiante o grupal por curso.
El botón editar registro permite modificar cualquier registro ya

almacenado.
El botón generar talonario permite generar automáticamente los

talonarios de pago de un curso o un estudiante en especifico con los
datos ya almacenados en la BBDD.
7
Operación del sistema (descripción del paso a paso por funcionalidad).
Modulo registrar estudiante.
Permite por medio de un formulario completo, realizar el registro de los datos

principales del estudiante, una vez se dé clic en el botón
ingresará a la siguiente pantalla, en la cual deberá digitar los datos
solicitados.
Registrar
estudiante
7
Deberá dar clic en el botón nuevo para activar las casillas, luego podrá elegir
según corresponda, si desea guardar o cancelar el registro, si guarda el
registro podrá ver como se almacena en la base de datos a través del botón
mostrar que esta en la misma pantalla.
Si el estudiante ya existe le aparecerá activado el botón y

deshabilitado el botón
Si al contrario no existe el estudiante, aparecerá habilitado el botón
Al terminar el registro y guardar, podrá consultar dicho registro con el

botón
8
Modulo ver registros
Permite al usuario hacer una visualización de los registros almacenados, e

igualmente acceder a distintas opciones para editar un registro, o eliminarlo,
al dar clic en el menú al botón lo direccionara a la
siguiente pantalla:
Ver registros
En esta pantalla encontrara los botones jajjj y y y y

que le permitirán acceder a el registro de un estudiante en particular o el de
un grupo de estudiantes según sea el caso.
El botón lo llevara a la siguiente ventana, luego de digitar

el ID del estudiante (número de documento), podrá iniciar la búsqueda
dando clic en YES, si le aparece error podrá limpiar el campo de numero
con el botón NO, he intentarlo de nuevo, para salir de la búsqueda cierre la
ventana dando clic en X.
Ingrese el ID completo del

estudiante que desea buscar.
9
Otra manera de buscar registros es con el botón que lo llevara

a la siguiente ventana emergente.
Seleccione el curso que desea

visualizar.
Al dar clic en la flecha se desplegará un menú de opciones, en el cual

deberá elegir un curso para visualizar los registros que hayan sido
almacenados, con el botón YES podrá acceder a dichos registros, mientras
que el botón NO le permitirá habilitar nuevamente la selección, para cerrar
clic en la X. volverá a la ventana ver registros.
Podrá acceder a todos los datos como:
Luego de tener el registro en pantalla podrá visualizar los datos que se

almacenaron para dicho estudiante o curso.
1028901308 Iván Darío Ruiz Rojas 9 401 4792465 3102443040 Calle 23c #109 ivanruiz@
Modulo editar registro
Editar registro
Permite la modificación de los caracteres, ya ingresados con anterioridad en
la base de datos estudiantil, para de esta manera facilitar el control de datos
9 y las actualizaciones de los mismos.
Al dar clic al botón lo llevará a la siguiente pantalla

en la cual podrá acceder al registro de su interés a través de los bonotes
y
10
El registro seleccionado se resaltará en azul así:
Luego de seleccionar el registro a modificar seleccione las opciones que

desee dándole la facilidad de
Para editar selección el botón le aparecerá en pantalla el formulario

de modificación.
Luego de hacer los ajustes podrá guardar o cancelar las modificaciones.
11
Para otras funciones use los botones que está en la parte inferior de la
pantalla Atrás: le permite regresar entre las pantallas.
Menú: con este botón podrá volver al menú del sistema

(se almacenarán los cambios realizados)
atrás Menú salir Salir: aparecerá una ventana emergente para verificar si
desea cerrar el sistema. (se guardarán cambios).
Modulo generar talonarios
Este módulo le permitirá la creación de PDF imprimible, con los datos del
estudiante guardados en la base de datos, en un formato de talonario para
el pago de pensión mensual.
Al hacer clic en el botón lo direccionara inmediatamente a

la siguiente pantalla:
Generar
10
talonarios
Donde debe digitar en las casillas según corresponda el ID del estudiante o

el curso que desea.
12
Después se abrirá un lector PDF con el o los talonarios para previsualizar,

podrá imprimir o descargar el archivo.
El desprendible de pago posee tres partes una para la institución, otra para
el banco y finalmente la última para el estudiante.
Para salir de la previsualización solo cierre la ventana.
Consideraciones o recomendaciones adicionales.
Para salir adecuadamente del sistema primero asegúrese de guardar los

cambios de los procesos realizados, y diríjase al botón.
salir del sistema Para otras funciones use los botones que está en la parte inferior de la
pantalla Atrás: le permite regresar entre las pantallas.
1 Menú: con este botón podrá volver al menú del sistema

(se almacenarán los cambios realizados)
atrás Menú salir Salir: aparecerá una ventana emergente para verificar si
desea cerrar el sistema. (se guardarán cambios).
13
Luego de realizar una accion no permitida, como no completar los campos

de registro del estudiante, y da clic en el boton guardar aparecera la
siguiente ventana.o al momento de buscar un registro y el numero de ID no
Mensajes de
sea valido.
error
ERROR
Verifique he inténtelo de nuevo
Cierre la ventana y verifique los datos.
14
Manual tecnico
Introducción.
El presente manual especifica las bases para el soporte técnico del aplicativo
SIPES, en él se detallarán los aspectos sobre la estructura del sistema, que facilitara
su mantenimiento, y de igual manera este documento presta una descripción breve
de los componentes que permitieron la creación del sistema.
Objetivo del manual.
Detallar la estructura componencial del sistema, para facilitar la intervención técnica y de

mantenimiento para el soporte y actualizaciones del sistema.
Convenciones.



relacionales.
UML: acrónimo de lenguaje de modelado para procesos de diseño de sistemas.
15
Especificaciones técnicas.
El presente manual describe detalladamente la estructura técnica del aplicativo SIPES,

para la gestión y control de los pagos de pensión estudiantil, que le otorgara al personal
técnico suministrar soporte de primer nivel al aplicativo, que ha sido diseñado y desarrollado
Alcance
utilizando la herramienta NetBeans 12.4, MSQL como almacenador de base de datos,
usado sobre Windows 10.
1
El cual tiene como objetivo principal mejorar los procesos de la institución, facilitando el
almacenamiento y control de datos para su posterior uso en los talonarios de pago, que a
su vez a logrado como objetivos principales reducir tiempos de desempeño administrativo
y generar seguridad en el control financiero.
El sistema SIPES soporta el caso de uso “generar talonarios” de acuerdo al

siguiente grafico:
Descripción de
los procesos
El diagrama de clases del sistema es el siguiente:
Diagramas UML
16
Clase Estudiante
Clase cupos
Clase matricula
El modelo relacional es el siguiente:
Modelo relacional
diagrama de actividades del sistema:
Diagrama de
actividades
17
Diagrama de secuencia del sistema:
Diagrama de
secuencia
6
Diagrama de colaboración del sistema:
Diagrama de
colaboracion
7
SIPES es un aplicativo descargable para escritorio, la interfaz grafica esta

desarrollada en NetBeans 12.4, lenguaje java, para instalar en el servidor
se requiere lo siguiente:
Descripcion de la
plataforma Sistema operativo Windows Sistema operativo Windows 10 o
posterior, Linux 3.0 o MacOS 10.9 en adelante.
8 Lector de archivos PDF, como Acrobat Reader 5.0 o posterior.
Resolución grafica mínimo 800*600
Para el mantenimiento del software se requiere el siguiente ambiente:
IDE NetBeans versión 8.0 en adelante.
18
Descripción de la aplicación
Documentación
del codigo fuente
19
Plan de capacitación a los usuarios
Introducción.
SIPES es un aplicativo de escritorio creado exclusivamente, para la institución

educativa Madre Matilde, que permite el control de la base de datos estudiantil y el
manejo de los pagos de pensión, se caracteriza por su fácil instalación, posee
además de una interface grafica intuitiva y de fácil manejo para el usuario, cuyo
propósito es agilizar los procesos administrativos y financieros de la institución.
Objetivo de la capitación.
Brindar capacitación al personal y final usuario del aplicativo SIPES, dar a conocer
sus funcionalidades operacionales, el método de puesta en marcha del sistema, así
como las generalidades del mismo, para facilitar su implementación y correcto uso.
Objetivos específicos:
Dar a conocer el sistema a cada uno de los potenciales usuarios del mismo.
Proporcionar información funcional del sistema.
Otorgar al usuario los conocimientos necesarios para el uso apropiado del
sistema SIPES.
Instruir en el uso y funcionalidad de cada uno de sus módulos.
Guiar al usuario en el conocimiento de cada uno de los componentes del
sistema.
Convenciones.



relacionales.
UML: acrónimo de lenguaje de modelado para procesos de diseño de sistemas.
20
Requerimientos.
Para la correcta ejecución del plan de capacitación que se dará según cronograma
de manera presencial a los usuarios potenciales del sistema de pagos SIPES,
dentro de las instalaciones de la institución, para ello se requiere de:
Instalador del sistema SIPES.

Documento impreso del plan de capacitación por usuario.
Encuesta sobre dudas e inquietudes.
Documento impreso de requerimientos funcionales y no funcionales.
La asistencia de la totalidad de usuarios a capacitar.
Aula o salón habilitado exclusivamente para su uso de 2 horas diarias por
un periodo de 1 semana.
Sillas y mesa para 7 personas.
Un monitor, teclado y mouse con proyector (ayudas audiovisuales), por
usuario
Impresora.
Lista de chequeo de temas a tratar
Acta de capacitación.
Esferos para firmar acta.
Cuaderno.
Adicionalmente se requiere de compromiso y atención del

personal a capacitar, debido a que el sistema se caracteriza por
ser un ambiente grafico secuencial, y para un correcto
aprovechamiento del mismo, se hace indispensable conocer sus
funcionalidades a cabalidad.
Para ello se adecuará la sala de capacitación con 7 computadores con el sistema

instalado, y uno con proyección mediante video beam, para facilitar la familiarización
del mismo, permitiendo así la explicación de sus módulos sea didáctica y aplicativa
en cada monitor, de forma individual por cada uno de los usuarios en capacitación,
para corroborar la comprensión apropiada del sistema.
De igual manera se llevará a cabo la realización de una encuesta individual al final

de cada sesión, que permitirá identificar las dudas que surgieron en la capacitación,
para posteriormente aclararlas en una próxima sesión.
21
Perfil de los usuarios.
Los usuarios a capacitar tienen conocimientos distintos entre ellos, en el manejo

de las herramientas ofimáticas, de igual forma se requerirá capacitar a la totalidad
del personal administrativo en el manejo del sistema SIPES.
Categorización de usuarios
Rol / Módulos / Competencias en

Usuarios
actor funcionalidades TIC
Recepcionista Registro estudiante/ver Dayana Rojas Medio
1 registros/editar registros
Recepcionista Registro estudiante/ver Lorena Aldana Medio

2 registros/editar registros
secretaria Ver datos/generar Sara Villalba Medio

talonarios.
Secretario ver registros/editar Diego Ospina Alto

Administrativo registros/generar
talonarios
Coordinador Ver registros Luis Arboleda Alto

Académico
Coordinador Ver registros/generar José Medina Medio

Administrativo talonarios
Rector Ver registros/generar Jorge Cuellar Medio

talonarios
22
Cronograma de capacitación.
Proyecto Capacitación sistema SIPES
Registro estudiante
Módulos: Ver registros
Editar registros
Generar Talonarios
Grupo: Personal administrativo de la institución educativa Colegio Madre Matilde.
Inicial Final
Fechas:
08 de noviembre de 2021 12 de noviembre de 2021
Intensidad horaria Total, horas:
Duración: 6 días
2 horas diarias 12 horas
Sistema SIPES instalador
Documento impreso del plan de capacitación por usuario.
Encuesta sobre dudas e inquietudes.
Documento impreso de requerimientos funcionales y no
funcionales.
La asistencia de la totalidad de usuarios a capacitar.
Aula o salón habilitado exclusivamente para su uso de 2 horas
diarias por un periodo de 1 semana.
Recursos: Sillas y mesa para 7 personas.
Un monitor, teclado y mouse con proyector (ayudas
audiovisuales), por usuario
Impresora.
Lista de chequeo de temas a tratar
Acta de capacitación.
Esferos para firmar acta.
Cuaderno.
Instalación
ingreso
uso de cada módulo
imprimir y visualizar talonarios
Temas: almacenamiento de datos
manejo de errores
guardar cambios
cerrar sistema.
Locación: Instalaciones de la institución educativa Colegio Madre Matilde
23
Consideraciones o recomendaciones adicionales.
Los tiempos estimados en el cronograma de capacitación son

tiempos, que están sujetos a posibles variaciones según el
rendimiento y productividad de las sesiones, así que se irá
evaluando al trascurrir cada una de ellas si es necesario
proporcionar un tiempo adicional para enriquecer la capacitación.
Además, en el transcurso de la capacitación, se tomarán documentos de apoyo que

ya han sido entregados al cliente, como lo son los requerimientos funcionales
destinados por el cliente desde el inicio del proyecto, los manuales técnicos y de
usuario.
Referencias
SENA. (octubre de 2021). territorium. Obtenido de material de formación capacitación de usuarios:

https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Titulada/institution/SENA/Tecnologia/228106/
Contenido/DocArtic/AP9_CapUsuario.pdf
SENA. (octubre de 2021). territorium . Obtenido de manuales tecnicos de la aplicación:

https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Titulada/institution/SENA/Tecnologia/228106/
Contenido/DocArtic/AP9_OA_ManTec.pdf
Velasco, L. (2015). manual tecnico y manual de usuario. [Grabado por YouTube]. material complementario
SENA.
Control del documento

INTERFAZ WEB HTML
Redacto Diana Marisol Martinez
Asesor pedagógico Diana Marcela Cruz
Fecha 06 octubre 2021
24

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Desarrollo de un sistema de información para el registro y control de pagos del colegio

Diana Marisol Martínez Rozo

Diana Marcela Cruz

Servicio Nacional de Aprendizaje

Manual de usuario ............................................................................... 3

Manual tecnico ...................................................................................15

Plan de capacitación a los usuarios ....................................................20

Manual ilustrativo para la guía del usuario en la utilización del

Objetivo del manual.

Direccionar al usuario, en el paso a paso, de la correcta utilización del sistema, así

BBDD: es el acrónimo de base de datos, que es la colección de datos organizados

MySQL: sistema de gestión de bases de datos.

SIPES: sistema de pagos estudiantiles, es el sistema de información desarrollado

S.O: acrónimo para referirse al sistema operativo que es el software principal.

SQL: lenguaje de dominio especifico utilizado en programación, diseñado para

El presente manual describe las funciones del aplicativo de escritorio

Si el funcionamiento del sistema SIPES, no es el descrito en este manual,

Para la correcta utilización del aplicativo de escritorio SIPES se debe tener

Sistema operativo Windows 10 o posterior, Linux 3.0 o MacOS 10.9

Ingreso al sistema (paso a paso).

Para ingresar al sistema el usuario debe conocer la contraseña

Icono del aplicativo

Al ingresar al sistema se encontrará con la siguiente pantalla:

Luego de digitar correctamente la clave institucional, y oprimir el botón

SIPES es una aplicación de escritorio desarrollada, utilizando NetBeans

Su interfaz utiliza menús y botones para el control de las operaciones y

Los formularios son la base del aplicativo, permitiendo la captura de

Cajón de texto permite el ingreso de datos de texto.

Campo selección da un numero restringido de

Botón permite ejecutar una acción.

El menú principal del sistema es el siguiente:

6 El botón registrar estudiante permite ingresar a un formulario, que

El botón ver registros permite consultar todos los datos ya almacenados

El botón editar registro permite modificar cualquier registro ya

El botón generar talonario permite generar automáticamente los

Operación del sistema (descripción del paso a paso por funcionalidad).

Modulo registrar estudiante.

Permite por medio de un formulario completo, realizar el registro de los datos

Si el estudiante ya existe le aparecerá activado el botón y

Al terminar el registro y guardar, podrá consultar dicho registro con el

Modulo ver registros

Permite al usuario hacer una visualización de los registros almacenados, e

En esta pantalla encontrara los botones jajjj y y y y

El botón lo llevara a la siguiente ventana, luego de digitar

Ingrese el ID completo del

Otra manera de buscar registros es con el botón que lo llevara

Seleccione el curso que desea

Al dar clic en la flecha se desplegará un menú de opciones, en el cual

Podrá acceder a todos los datos como:

Luego de tener el registro en pantalla podrá visualizar los datos que se

Modulo editar registro

Al dar clic al botón lo llevará a la siguiente pantalla

El registro seleccionado se resaltará en azul así:

Luego de seleccionar el registro a modificar seleccione las opciones que

Para editar selección el botón le aparecerá en pantalla el formulario

Luego de hacer los ajustes podrá guardar o cancelar las modificaciones.

Menú: con este botón podrá volver al menú del sistema

Modulo generar talonarios

Al hacer clic en el botón lo direccionara inmediatamente a

Donde debe digitar en las casillas según corresponda el ID del estudiante o

Después se abrirá un lector PDF con el o los talonarios para previsualizar,