GP-CC-PR-001 GESTIÓN DE PRODUCCIÓN

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ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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1. OBJETIVO

Establecer la creación, distribución, manejo y control de la documentación del Sistema de Aseguramiento

y control de calidad, para que el personal involucrado en los procesos cuente con el acceso oportuno,
claridad en el contenido, entrenamiento y buena aplicación de la documentación.

2. ALCANCE

Este procedimiento está dirigido a todo el personal de MELYAK INTERNATIONAL SERVICES S.A.S.,
que por el desarrollo de sus actividades deben elaborar y controlar los documentos y registros. Este
procedimiento es aplicable a toda la documentación interna que se desarrolle para los Sistemas de
Gestión y a la documentación externa que haga parte de estos.

3. DEFINICIONES

 Documento: Cualquier información o instrucción que pueda incluir políticas, procedimientos,

especificaciones, tablas, diagramas, libros, planos, memorandos, etc. De origen interno y externo
que hacen parte del Sistema de Calidad en cualquier medio: escrito, electrónico, o fotográfico
entre otros.

 Procedimiento Operativo Estándar: Documento que describe ordenada y secuencialmente los

pasos a seguir para desarrollar un proceso o actividad.

 Formulario: Esquema que permite realizar un seguimiento ordenado y claro de una actividad u
operación. Cuando el formulario se diligencia se convierte en REGISTRO.

 Listado: Documento que recopila datos de referencia como guía de un proceso.

 Ficha Técnica: Documento que contiene la información mínima necesaria sobre un producto,
una sustancia, reactivo químico y sus precauciones de manejo.

 Control de Documentos: Conjunto de actividades que genera un mecanismo que permite

mantener organizada, actualizada y claramente controlada la documentación generada.

 Documento Controlado: Documento para el manejo de procesos y actividades de origen interno

que por su incidencia en el Sistema de aseguramiento y control de calidad debe ser supervisado.

 Documento Externo: Documento de origen externo que no influye directamente en el Sistema

de aseguramiento y control de calidad y puede ser de conocimiento público. Ejemplo: Libros,
decretos, metodologías oficiales de análisis y normas entre otros.

 Documento obsoleto: documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.

 Copia Controlada: Documento que se requiere en varias áreas o puntos de la empresa. DEBE
ESTAR ACTUALIZADO AL IGUAL QUE EL ORIGINAL. Están identificados con el respectivo
sello.

 Listado Maestro de documentación: Registro de todos los documentos internos existentes que
son parte del Sistema de Aseguramiento de Calidad, en el que se relaciona el Área al que
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pertenece, Código, Nombre, Fecha de Aprobación y fecha de revisión; este se debe mantener
actualizado.

 Revisión documental: Proceso continuo de inspección a todos los documentos en su etapa de

elaboración y posterior implementación. Toda revisión de documentos debe ser registrada aún si
no existe ninguna modificación.

 Modificación: Cambio que tiene un documento. Cuando esto ocurra, se debe realizar de
inmediato el cambio en el número de la versión.

 Versión: Relaciona las modificaciones significativas que ha tenido un documento. En su versión

inicial el documento será versión 1.

 Fecha de Vigencia: Indica la fecha en que el documento empieza a regir, después de su revisión
y aprobación. La fecha se cambia cada vez que se modifica o se revisa o actualizada el
documento.

 Gestión: forma de identificar las diferentes actividades dentro del Grupo Melyak.

 Mapa de procesos: Representación gráfica de la operación de Grupo Melyak.

4. RESPONSABLES

Dirección Técnica:

 Verificar la implementación y desarrollo de este procedimiento y de los lineamientos para el

Sistema documental de MELYAK INTERNATIONAL SERVICES S.A.S.

Coordinador de calidad:

 Elaborar los documentos del Sistema documental de MELYAK INTERNATIONAL SERVICES

S.A.S. Según los requerimientos que se presenten en los procesos.

 Actualizar los documentos del Sistema documental de MELYAK INTERNATIONAL SERVICES

S.A.S. Según los requerimientos que se presenten en los procesos.

 Mantener la documentación organizada, vigente y disponible para quienes las requieran, tanto en
formato digital como físico, debe guardar coherencia con el listado maestro de documentación.

 Colocar los sellos de documento original y copia controlada a todos los documentos según las
características de los mismos.

 Revisar la documentación y actualizarla cada tres (3) años o en el momento que se requiera,
después de aplicar alguna modificación informar a los involucrados en los procesos sobre los
cambios.

Involucrados en el Proceso:

 Custodiar las copias controladas de los procedimientos entregadas a su proceso.

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 Recoger los documentos obsoletos físicos cuando se requiera.

 Supervisar la aplicación de la documentación física VIGENTE del proceso.

5. CONSIDERACIONES PREVIAS

5.1 Para la elaboración, actualización y organización general de los documentos definidos en el

Sistema documental de MELYAK INTERNATIONAL SERVICES S.A.S., se deben aplicar los pasos
de este procedimiento.

5.2 El responsable de la elaboración del documento debe conocer la actividad a documentar y

preferiblemente estar involucrado en el proceso.

5.3 El responsable de la revisión u posterior aprobación debe ser otra persona diferente a la que lo
elabora y debe conocer la actividad documentada o comprobar en la práctica la coherencia de los
pasos de la descripción del procedimiento.

5.4 Este procedimiento se debe seguir siempre que se deba actualizar, controlar y organizar cualquier
documento nuevo, modificado u obsoleto.

5.5 La documentación que hace parte del Sistema documental de MELYAK INTERNATIONAL
SERVICES S.A.S., se debe mantener en archivos digitales y físicos de acceso controlado. Todo
documento impreso es oficial solo si tiene firmas y fechas de elaboración, revisión, aprobación y
sello de Documento original o Copia Controlada.

5.6 Los documentos que deba diligenciarse de manera permanente y sean en formato digital (ej.:
matrices) deben ser custodiadas por el responsable y verificadas constantemente por el
coordinador de calidad.

5.7 El Proceso documental cuenta con dos (2) tipos de documentos:

Vigentes: Son aquellos documentos oficiales que tienen plena aplicabilidad en los procesos.

Obsoletos: Son los documentos que no tienen validez o han perdido vigencia por haber sido sometidos
a actualización. Éstos deben ser archivados en una carpeta destinada para tal fin.

5.8 El nombre del archivo electrónico de cada documento debe indicar: el código, nombre del
documento y la versión de la siguiente manera: GP-CC-PR-002 ELABORACIÓN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS V1

5.9 A excepción de los documentos que son versión 01, todo documento vigente debe tener la versión
obsoleta física y digital.

5.10 En el control de cambios que se encuentra en cada documento se debe justificar la modificación
realizada y por la cual se generó la nueva versión.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1. IDENTIFICACION DE DOCUMENTOS.

6.1.1. A cada gestión del Grupo Melyak le corresponde una abreviatura con la que se debe
identificar y así mismo generar la documentación correspondiente.
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MELYAK INTERNATIONAL SERVICES S.A.S. pertenece a la gestión de producción (GP)

Dentro de la gestión de producción existen diferentes departamentos que garantizan el

correcto funcionamiento.
GESTIÓN POR PROCESOS
GD GESTIÓN DIRECCIONAMIENTO
GSI GESTIÓN DE SISTEMAS INTEGRADOS
GC GESTIÓN COMERCIAL
GO GESTIÓN OPERATIVA
GF GESTIÓN FINANCIERA
GA GESTIÓN ADMINISTRATIVA
GP GESTIÓN DE PRODUCCIÓN
DEPARTAMENTOS
GOC GESTION OPERATIVA - CARGA
GOA GESTIÓN OPERATIVA - ADUANAS
GOT GESTIÓN OPERATIVA - TRANSPORTE
GOAL GESTIÓN OPERATIVA - ALMACENAMIENTO
GOSL GESTIÓN OPERATIVA – SERVICIOS LOGISTICOS
CC CONTROL DE CALIDAD
DT DIRECTOR TECNICO
AC ACONDICIONAMIENTO
MT MANTENIMIENTO
TH TALENTO HUMANO
SST SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
CO COMPRAS

6.1.2. Según el tipo de documento, se maneja una abreviatura para reconocer cada uno de ellos:

PR PROCEDIMIENTO
FO FORMULARIO
DI DIAGRAMA
LI LISTADO
RO ROTULO
IN INSTRUCTIVOS
OP ORDEN DE PRODUCCION
FT FICHA TÉCNICA
MA MATRIZ
MN MANUAL
CR CRONOGRAMA

6.1.3. Para generar el código de cada documento se debe tener en cuenta que debe inicialmente
nombrarse la abreviatura asignada por gestión, seguido de la abreviatura del departamento
(aplica excepciones) el tipo de documento y finalmente el consecutivo de creación del
documento. Así: GP-CC-PR-001

6.1.3.1. Todos los formatos, listados, rótulos, instructivos de manufactura y ordenes

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de producción, deben estar ligados a un POE, por lo que la generación del código se hace
igual que el numeral anterior, agregándole un guion (-) seguido de la abreviatura del tipo de
documento así: GP-CC-PR-001-FO01

6.2. ESTRUCTURA GENERAL DEL DOCUMENTO.

Toda la documentación del Sistema documental de MELYAK INTERNATIONAL SERVICES S.A.S., debe
contar con una estructura guía para la generación de los mismos:

6.2.1. Encabezado

En todas las páginas, el encabezado incluye el logo., en la columna central, la gestión a la que pertenece
y el título del documento, y en una tercera columna el código del documento, numeración (con
excepciones) y el número de versión.

CÓDIGO DEL
GESTIÓN
DOCUMENTO

VERSIÓN DEL
DOCUMENTO
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Página X de Y

6.2.2 Tipo y Tamaño de la Letra

 Para el encabezado toda la letra debe ser tipo Arial, tamaño 10 y en Negrilla.
 Para el cuerpo del documento toda la letra debe ser tipo Arial, tamaño 10.
 En el cuerpo del documento todos los títulos y subtítulos deben estar en negrilla y el resto de
texto sin negrilla.
 El tamaño de letra puede variar en rótulos o formularios, dependiendo el tamaño del documento.

6.2.3 Registro de la Fecha

En todos los documentos del sistema documental, se debe firmar con fecha tanto de elaboración y
aprobación, de la siguiente manera, separado por un guion (-):

 Primera Posición: Corresponde a los dígitos del día

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

 Segunda Posición: Corresponde al mes (en número)

MES NÚMERO
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ENERO 01
FEBRERO 02
MARZO 03
ABRIL 04
MAYO 05
JUNIO 06
JULIO 07
AGOSTO 08
SEPTIEMBRE 09
OCTUBRE 10
NOVIEMBRE 11
DICIEMBRE 12

 Tercera Posición: Corresponde a los dos últimos dígitos del año en cuestión.

2020 20
2021 21
2022 22

Por lo anterior todo registro de fecha debe quedar de la siguiente forma:

Fecha: 22-08-20

6.3 ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO.

La elaboración de documentos del Sistema Documental de MELYAK INTERNATIONAL SERVICES

S.A.S., debe ser realizada por el personal que conozca el proceso y/o las actividades que en ellos se
describen, con supervisión del Coordinador de Calidad y Aprobación por Dirección Técnica.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE(S)

Involucrado en el
6.3.2 Según la necesidad de cada área, evaluar cuál es el proceso
documento que se debe crear.

6.3.3 Tomar el formulario GP-CC-PR-001-FO01 “PLANTILLA PARA

ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS” e iniciar el diligenciamiento de cada uno de los
numerales con la información relacionada a la actividad
realizada Coordinador de
calidad
6.3.3.1 En caso que alguno de los numerales no sea aplicable a la
actividad descrita, escribir N.A. (No Aplica).

6.3.4 Cambio de versión: todo cambio dentro del documento

principal (es decir procedimiento, manual, entre otros) de
forma y/o contenido genera una nueva versión, los
documentos relacionados no tienen registro de cambios, se
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE(S)

asume que su revisión se hace en conjunto con el documento
principal.

6.3.5 Revisar que todos los numerales estén completos y registrar

en el numeral 9. REGISTRO DE CAMBIOS, la creación de la
versión, si se aplicaron cambios diligenciar debajo del mismo,
los datos para la generación de la nueva versión. El cambio de
versión de los documentos relacionados se lleva a cabo en el
numeral 9.

6.3.5.1 Si el documento es generado por un “Involucrado en el

Proceso”, pasar el documento en formato digital
Coordinador de calidad, para su revisión inicial.

6.3.5.2 Después de que el Coordinador de calidad revise el

documento lo debe hacer llegar en formato digital a la
Dirección Técnica, con los comentarios iniciales.

6.3.5.3 Si el documento es generado por el Coordinador de

calidad, pasar el documento en formato digital a la
Dirección Técnica.

6.3.6 Revisar el contenido estructural y técnico del documento y

comprobar en la práctica la coherencia de los pasos de la
descripción de las actividades.
Dirección Técnica
6.3.6.1 En caso de existir algún tipo de cambio, agregarlos al
documento como comentarios para ser aplicados o
corregidos por el Coordinador de calidad.

6.3.6.2 Si el documento cumple con todos los criterios para su

implementación, Aprobar e informar Coordinador de
Dirección Técnica
calidad, para su impresión.

Involucrado en el
6.3.7 Una vez revisado/corregido el documento con respecto a las proceso
observaciones, el documento debe ser:

 Impreso

 Firmado por el Involucrado en el proceso o Coordinador de

calidad en el espacio de ELABORADO POR, y firmado por Coordinador de
Dirección técnica en el espacio de APROBADO POR. calidad

 Convertir a PDF el documento generado y ubicar en carpeta

digital según el área al que este dirigido el documento.

 En caso de ser un documento distinto al de Versión 1,

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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE(S)

mover la versión a reemplazar a la carpeta de Obsoletos
que se encuentra en cada una de las carpetas digitales por
departamento.

 Almacenado por el Coordinador de calidad, en la carpeta física de

los documentos según el departamento al que este dirigido el
documento.
Dirección Técnica
 En caso de ser un documento distinto al de Versión 1,
mover la versión a reemplazar a la carpeta física de
Obsoletos, con el sello “obsoleto” y ubicar en el
departamento al que corresponda.

6.3.8 Divulgar a todo el personal involucrado en el proceso

documentado, el documento generado. Involucrados en el
proceso
6.3.8.1 El personal al que se le haya divulgado el documento
debe registrarse en el formulario GP-CC-PR-001-FO02
“REGISTRO DE CONOCIMIENTO DEL DOCUMENTO”. Coordinador de
calidad
6.3.8.2 Almacenar el formato CP-CC-PR-001-FO02 “REGISTRO
DE CONOCIMIENTO DEL DOCUMENTO” diligenciado en
la parte posterior del documento físico Aprobado.
Coordinador de
6.3.9 Toda la documentación original debe quedar archivada bajo calidad
custodia del departamento de control de calidad y/o Dirección
Técnica. Dirección Técnica

6.3.10 En caso de que el documento requiera ser distribuido a otras

Coordinador de
áreas, sacar copia del documento original y sellar con el sello
calidad
de “copia controlada”.
.

6.4 SEGUIMIENTO DE LA DOCUMENTACION.

Con el objetivo de verificar el buen manejo y control de los documentos Sistema Documental de MELYAK
INTERNATIONAL SERVICES S.A.S., se establece una revisión de cada tres (3) años, con la cual se
debe verificar periódicamente las versiones vigentes en los puntos de uso y su actualización en formato
GP-CC-PR-001-LT01 “LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS”.

6.4.2 Los documentos entran en vigencia, a partir de la fecha en que son aprobados y divulgados. El
término de vigencia es de dos (2) años.
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6.4.3 Los documentos que han perdido su vigencia, por variaciones en el proceso o vencimiento de
vigencia, se identificaran como DOCUMENTOS OBSOLETOS. El tiempo de conservación de los
obsoletos será:

 Dos (2) años en condiciones normales

 Tres (3) años en caso de ser objeto de fiscalización
 Tres (3) años si son documentos relacionados con asuntos regulatorios.

Transcurridos los tiempos mencionados se destruyen.

6.4.4 Cuando se retira una copia controlada de un documento obsoleto, ésta debe ser destruida por el
involucrado en el Proceso al que pertenece el documento.

6.5 ALMACENAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN

 Los documentos originales se encuentran en un archivo físico custodiado por el
coordinador de calidad y se identifican con el sello “ORIGINAL”.

 Cuando un documento deba ser divulgado y compartido de forma física debe identificarse
con el sello “COPIA CONTROLADA”

 La documentación identificada con el sello “OBSOLETO” debe permanecer en el archivo

físico debidamente identificada.

 Cualquier documento que se encuentre identificado en el listado maestro de documentos

como “digital” así como los documentos editables deben encontrarse custodiados
debidamente por el coordinador de calidad.

 Con el objetivo de estandarizar procesos se recomienda rotular las “AZ” o el archivo físico
con el rotulo sugerido en el anexo 1 del presente documento.

6.6 DILIGENCIAMIENTO DE LA DOCUMENTACION.

Al momento de diligenciar la documentación que se deba llenar por alguna actividad o proceso, se deben
tener en cuenta ciertas recomendaciones.

6.6.2 Diligenciar todas las casillas en letra legible.

6.6.3 Diligenciar los formatos con esfero de tinta negra indeleble. NO UTILIZAR LÁPIZ.

6.6.4 No dejar espacios en blanco.

6.6.5 Cuando no aplique la información allí solicitada trazar una línea anulando el espacio en
blanco o escribir las letras N.A (No Aplica).

6.6.6 Registrar la información inmediatamente al realizar la actividad.

6.6.7 Prohibido el uso del corrector.

6.6.8 No se debe tachar ni hacer enmendaduras.

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6.6.9 La firma con la que se debe trabajar en el diligenciamiento de la documentación interna,

consiste en la letra inicial del nombre seguido de un punto y el primer apellido así, el
registro de firmas se debe incluir en el Formulario GP-CC-PR-001-FO03 REGISTRO
FIRMAS DILIGENCIAMIENTO DE LA DOCUMENTACION INTERNA:
Juan Ruiz J. Ruiz

6.6.10 Para corregir un error cometido en el diligenciamiento de información, se debe: Pasar

una línea diagonal por encima del dato que ha sido mal consignado, permitiendo ver cuál
fue el error cometido. Si el espacio lo permite, anotar el dato verdadero junto al dato
errado, con firma y fecha de la persona que hizo la corrección. Si el espacio no lo
permite, se coloca un asterisco numerado y en el pie de página se hace la corrección con
firma y fecha.

2018-MAY-10

( 2018-MAR-10 *
* J. Ruiz
2018-MAY-10

7. ANEXOS

Rotulo para identificar “AZ” de archivo físico

GESTIÓN
MELYAK
INTERNATIONAL
SERVICES S.A.S.
 

DEPARTAMENTO O
DESCRIPCIÓN
 
GP-CC-PR-001 GESTIÓN DE PRODUCCIÓN

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8. DOCUMENTOS RELACIONADOS
 GP-CC-PR-001 ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REIGISTROS
 GP-CC-PR-001-LT01 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
 GP-CC-PR-001-FO01 PLANTILLA PARA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
 GP-CC-PR-001-FO02 REGISTRO DE CONOCIMIENTO DEL DOCUMENTO
 GP-CC-PR-001-FO03 REGISTRO FIRMAS DILIGENCIAMIENTO DE LA DOCUMENTACION
INTERNA
9. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.

NORMA ISO 9001:2015

10. REGISTRO DE CAMBIOS

FECHA VERSION MOTIVO / RESUMEN CAMBIO RESPONSABLE

Coordinador de
22-08-20 01 Creación del documento
calidad

11. REGISTRO ELABORACIÓN Y APROBACIÓN.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

FIRMA: FIRMA: FIRMA:

FECHA: FECHA: FECHA: