INSTRUCTIVO CONCILIACIÓN DE GLOSAS Y/O DEVOLUCIÓNES

FECHA ACT: Mayo 2017 VERSIÓN: 002 COD: A-DAC-I-002 PAG: 1 / 3

1. OBJETIVO

Describir los pasos a seguir en el proceso de conciliación de glosas y devoluciones con las
diferentes EAPB(s).

2. ALCANCE

Aplica para el personal de Auditoria de Cuentas Médicas, Auditores Médicos internos y de las
EAPB(s).

3. DESCRIPCIÓN

1. Se solicita al proceso de Cartera un cruce de información con los saldos pendientes a

pagar de las diferentes EAPB(s), este es previamente solicitado a las Aseguradoras.

2. Cuando se tenga la información (cruce de Cartera), se realiza un filtro de los datos de

glosas pendientes por conciliar. Con este se realiza un cruce de información con las glosas
que estén pendientes en el sistema, dicho cruce debe ser igual, en caso que no coincida la
información y hagan falta glosas se debe llamar a la Aseguradora para solicitarla.

3. Después que la información coincida se analiza el archivo para filtrar las glosas pendientes
por respuesta y se inicia el proceso de respuesta de las mismas. (Nota: En el momento de
llegar el proceso a la respuesta diaria de las glosas y/o devoluciones este punto se omitirá
del instructivo).

▪ Para dar respuesta a las glosas y devoluciones se debe solicitar a Archivo Clínico los
soportes de la Historia Clínica (ayudas diagnósticas, notas quirúrgicas, resultados de
laboratorio etc.).
▪ Separar las Glosas y/o devoluciones de pertinencia médica, las cuales deberán ser
entregadas con anterioridad a la Coordinadora de Cuentas Médicas para su respectiva
respuesta o entrega a los Auditores concurrentes según sea necesario con el fin de
tener la respuesta antes del día de conciliación.

4. Cuando las glosas y/o devoluciones llegan por segunda vez (en los casos que la
aseguradora se ratifica en la glosa y/o devolución, no aceptando la respuesta dada por la
Clinica), se debe verificar si están solicitando una nueva respuesta o una ampliación de la
misma, o si por el contrario solicitan la conciliación. En este caso también se debe verificar
con Cartera los saldos pendientes.

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5. Cuando se tenga el 100% de soporte a las glosas y devoluciones a conciliar se programa

una cita de conciliación con la EAPB respectiva.

6. Tener claro el histórico de aceptación por parte de la clínica para el Asegurador a conciliar.

7. Informar al Auditor concurrente encargado de la aseguradora fecha y lugar de la

conciliación en caso de necesitar la presencia de este.

8. El día antes de la conciliación se debe solicitar al Archivo Clínico el listado de Historias

Clínicas que serán objeto de revisión durante la conciliación y se organizarán los soportes
para dar respuesta a la glosa. Ver Procedimiento de préstamo y devolución de la Historia
Clinica. COD: A-RM-P-003.

9. Durante la reunión de conciliación siempre deben estar presentes los representantes de la

Aseguradora y representante de la Clínica.

10. Al iniciar la conciliación se debe dejar clara la metodología (si va ser una a una de las
glosas y/o devoluciones, basados en un Pareto, por porcentajes etc.).

11. Se da inicio al proceso respondiendo las glosas o devoluciones generadas según la

metodología planteada, se levantará la glosa y/o devolución en caso que los soportes
presentados sean suficientes o se acepta la glosa o devolución en caso que los soportes
no sean suficientes.

12. Se genera la respuesta a glosa según lo conciliado; en caso de aceptar la glosa por
carencia de soportes, la respuesta se pasará a Cartera para la respectiva realización de la
nota crédito.

13. Al final de la reunión se realiza un acta, donde se registra fecha, monto conciliado, valor
aceptado por la IPS y valor aceptado por la EAPB, esta debe ser firmada por los asistentes
a la conciliación.

14. Se entrega copia de acta al proceso de Cartera para su respectivo cobro.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y REGISTROS.

▪ Contrato con las EAPB y anexos del mismo.
▪ Cruce de Cartera de los saldos pendientes por Asegurador.
▪ Informe de glosas y/o devoluciones.
▪ Historia Clinica y ayudas diagnósticas.

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▪ Facturas de compra de materiales con un monto de más de $1.000.000.

▪ Radicados de CTC ante el Asegurador.

5. CONTROL DE CAMBIOS.

Versión Fecha Descripción Elaboró Revisó Aprobó

Natalia Olarte
Coordinadora de Natasha Molina V.
Elaboración de Carlos Agudelo
001 Abril 2013 Cuentas Médicas Directora de
Documento Auditor Médico.
Sindia Restrepo A Calidad
Asistente de Calidad
Dra. Luz Marina
Estrada
002 Viviana Restrepo
Mayo 2017 Actualización documento Directora Comité de cartera
Edwin Piedrahita
Administrativa y
Financiera

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