¿CÓMO ORGANIZAR LA ADMINISTRACIÓN DE MI

EMPRESA?
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4 de junio de 2020

Una gran proporción de administradores y dueños de negocios inician sus empresas

inmersos en la incertidumbre y en un mar de dudas permanentes. Ellos hacen parte de un
admirable ejército de empresarios, dueños de pequeñas y medianas empresas, los cuales se
constituyen en verdaderos generadores de empleo en los Estados Unidos y en el mundo
entero. Al menos 65 de cada 100 empleos directos son creados por este tipo de empresas
desde los sectores de: servicios (Consultorios, restaurantes, salones de belleza, etc.), desde las
pequeñas industrias (Fabricas, talleres, tortillerías, etc.) y desde todo tipo de
establecimientos comerciales (Almacenes, tiendas de conveniencia, Estaciones de gasolina,
etc.) Aportan en gran medida con empleo e impuestos, al producto interno bruto de los
Estados Unidos.

Sin embargo, ser administrador o dueño de un negocio es una posición bastante solitaria, con
frecuencia se cuenta con muy poco apoyo administrativo y no hay a quien consultarle las
decisiones estratégicas y cotidianas más importantes que se deben tomar. Entonces cabe
preguntarse: ¿Cómo puedo administrar mi negocio de una manera más acertada y
estratégica?, ¿Cómo puedo organizar mi agenda cotidiana para ser más efectivo
en el ejercicio de mi labor gerencial? Lo primero que debemos entender es que nuestro
negocio está compuesto por cinco aéreas claramente definidas: Administración,

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Recursos Humanos, Comercialización, Finanzas y Operaciones. Un error muy
frecuente es que el administrador se dedique casi por completo al Área de Operaciones y
termine descuidando las demás cuatro áreas. Esto se da porque las urgencias del día a día, los
problemas por resolver a los clientes y las necesidades de atención en los procesos de
producción o de prestación de servicios no dan tregua.

El primer principio para administrar adecuadamente nuestros negocios es aprender a

«Delegar» y esto suena fácil, pero conlleva un gran esfuerzo, ya que implica confiar en que
sus colaboradores pueden hacer las cosas tan bien como usted y quizá mejor. Para ello,
entienda que usted no puede realizar todas las funciones y rodéese bien. Contrate gente con
experiencia o personal con demostrada disposición y compromiso de aprender. Asigne a ese
personal instrucciones claras y funciones concretas por escrito. Aclare a cada colaborador
que es lo que espera de él.

Aquí cabe un consejo: Delegue la ejecución de las tareas, pero no el Control sobre ellas; es
decir, usted no se encargue de «Hacer», pero siempre asegúrese que las cosas están
quedando de acuerdo con lo que los clientes esperan. Además, asigne el tiempo adecuado de
entrenamiento para que su gente aprenda a ejecutar correctamente cada tarea. Premie la
buena gestión, motive a su personal todos los días para que haga las cosas mejor y pague
bien. Recuerde que un equipo de trabajo bien remunerado le ahorrará mucho tiempo y
dinero y reducirá la probabilidad de tener que entrenar personal nuevo con frecuencia.

La «Rotación de Personal» le cuesta miles de dólares a los negocios anualmente, los

errores en el trabajo por parte del personal nuevo tienen un gran impacto negativo en las
utilidades de las empresas. Una vez empiece a delegar, divida sus horas semanales de trabajo
gerencial en cada una de las áreas estratégicas del negocio y hágalas cumplir tal como cuando
usted iba a la escuela y en unas horas veía matemáticas, en otra geografía y en otra historia.

Es decir, dentro de su negocio dedique horas concretas a capacitación y desarrollo del

personal que realiza labores administrativas tales como control financiero y contable (¡Si
usted no lo hace, nadie lo hará!), dedique también tiempo a gestionar la relación con clientes
actuales y a la consecución de nuevos clientes y tiempo específico a planear con criterio la
captación y distribución de los recursos financieros de la compañía. Gestione las cinco áreas
de manera balanceada, contrate el mejor personal, delegue funciones claras y conviértase así
en un administrador efectivo.

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