Informe Final de Trabajo de Grado

I
Propuesta de un sistema control interno para el área de ventas en la

Asociación Casamata de la cuidad de Bogotá.
Sonia Juditth Aya Navas

Christian Camilo Rozo Rueda
Emiliano Alfonso Zuleta Roca
Compensar Unipanamericana Institución Universitaria

Facultad de ciencias empresariales
Contaduría Pública
Bogotá
2017
II
Propuesta de un sistema de control interno para el área de ventas en la
Asociación Casamata de la cuidad de Bogotá.
Sonia Judith Aya Navas
Christian Camilo Rozo Rueda
Proyecto de trabajo de grado presentado como requisito para optar el título de
Contador Público
Profesor:
Norvey Bohrquez Sierra
Contador Público Magister en Gerencia Financiera
Línea de investigación:
Gerencia empresarial
Compensar Unipanamericana Institución Universitaria

Facultad de ciencias empresariales
Contaduría Pública
Bogotá
2017
Nota de aceptación
III
Aprobado por el Comité de grado en el

cumplimiento de los requisitos exigidos por la
Fundación Universitaria Unipanamericana para optar
el título de Contador Público.
NORVEY BOHORQUEZ SIERRA
JOSE JACOBO PARDO ALONSO

Dedicatoria
Inicialmente deseo dedicarle este proyecto a Dios, por guiarme, darme la fuerza y la
sabiduría, a mis padres que día a día son mi apoyo, mi pilar y motivación para cumplir todas mis
metas, a mi hermana que es mi concejera, mi guía y mi mejor amiga, a mi esposo que es mi
bastón y compañero de todos mis proyectos, a mi hija que es el motor de mi vida y mi fortaleza.
Sonia Aya Navas

IV
El presente proyecto de investigación es dedicado principalmente a Dios, a mis padres
por su apoyo incondicional, emocional, por su amor y acompañamiento en mi crecimiento como
profesional, por inculcar mis valores, principios y perseverancia para conseguir mis objetivos.
También es dedicado a la Fundación Universitaria Panamericana por brindarnos la
oportunidad de comenzar nuestra vida universitaria y a nuestros profesores, entre otros que nos
han acompañado en este proceso de crecimiento profesional, por trasmitir su conocimiento por
su apoyo moral e incondicional y motivación para culminar nuestros estudios profesionales.
Christian Camilo Rozo Rueda.
Dedico este proyecto a Dios que me brindo la sabiduría para salir adelante en mi carrera,
a mi familia y amigos que han sido un apoyo constante en todo mi proceso de formación
profesional lo cual ha sido clave para alcanzar esta meta.
Emiliano Zuleta
Declaración
Los autores certifican que el presente trabajo es de su autoría, para su elaboración
se han respetado las normas de citación tipo APA, de fuentes textuales y de parafraseo de
la misma forma que las cita de citas y se declara que ninguna copia textual supera las 400
palabras. Por tanto, no se ha incurrido en ninguna forma de plagio, ni por similitud ni por
identidad. Los autores son responsables del contenido y de los juicios y opiniones
emitidas.
V
Se autoriza a los interesados a consultar y reproducir parcialmente el contenido
del trabajo de investigación titulado Propuesta de un sistema de control interno para el
área de ventas en la Asociación Casamata, siempre que se haga la respectiva cita
bibliográfica que dé crédito al trabajo y sus autores.
Sonia Aya Navas

Resumen
La Asociación Casamata es entidad sin ánimo de lucro, dedicada a realizar actividades
culturales, sociales y deportivas, con sede principal ubicada en la cuidad de Bogotá. Después de
realizar una verificación en todo el desarrollo de su operación, se evidencio la falta de control en
la ejecución de los procesos y políticas del departamento de ventas, lo que ha llevado al
descubrimiento de fraudes, que han deteriorado el patrimonio de la institución y la fidelidad de
sus clientes y proveedores, por lo tanto este proyecto busca brindar una propuesta que prevenga
esta problemática. Adicionalmente se evidencia una falta de políticas y procesos determinados
para la ejecución de la operación de ventas ya que los funcionarios que se involucran directa o
VI
indirectamente en la operación de ventas se guían por su conocimiento empírico, sin un rol o
procedimiento definido.
Por esta razón el proyecto “Propuesta de un sistema de control interno para el área de
ventas en la Asociación Casamata”, busca determinar una base para el control de los
procedimientos de ventas, brindando principio tanto para directivos, en pro de una auditoria
permanente a estos procesos y una toma de decisiones asertiva para las políticas de ventas, como
también para los funcionarios en ese mismo sentido podrán tener una base para el desarrollo de
sus funciones; se utilizó en el desarrollo de este proyecto una investigación de campo
deductivadescriptiva, toda vez que se fundamenta en una base documental real (entrevistas,
encuestas, observación directa) para definir una problemática y ofrecer como finalidad una
mejora para la misma.
El sistema de control propuesto para la compañía tendrá como objetivo un mejoramiento en los
procedimientos, generando un impacto positivo organizacional, económico y de fidelización de
clientes y proveedores de la compañía.
Palabras clave
• Control interno
• Fraude
• Procedimiento
• Seguimiento
• Investigación
• Plan organizacional
• Métodos
VII
• Objetivos
• Planeación
Abstract
The Casamata Association is a non-profit organization dedicated to cultural, social and
sports activities, with its main headquarters located in the city of Bogotá. After conducting a
verification in the whole development of its operation, it was evidenced the lack of control in the
execution of the processes and policies of the sales department, which has led to the discovery of
frauds, which have deteriorated the patrimony of the institution and The loyalty of its clients and
suppliers, therefore this project seeks to offer a proposal that prevents this problem.
Additionally, there is evidence of a lack of specific policies and processes for the execution of
the sales operation, since the employees who are directly or indirectly involved in the sales
operation are guided by their empirical knowledge, without a definite role or procedure.
For this reason, the project "Proposal of an internal control system for the sales area in
the Casamata Association", seeks to determine a basis for the control of sales procedures,
providing a principle for both managers, for a permanent audit to These processes and assertive
decision-making for sales policies, as well as for officials in the same sense, may have a basis for
the development of their functions; A deductive-descriptive field research was used in the
development of this project, since it is based on a real documentary base (interviews, surveys,
direct observation) to define a problem and offer an improvement purpose for it.
The control system proposed for the company will aim to improve procedures, generating a
positive organizational, economic and loyalty impact of customers and suppliers of the company.
VIII
Keywords
• Internal control
• Fraud
• Process
• Tracing
• Investigation
• Organizational plan
• Methods
• Goals
• Planning
IX
Tabla de Contenido
Dedicatoria................................................................................................................................................IV
Declaración................................................................................................................................................V
Resumen....................................................................................................................................................VI
Abstract...................................................................................................................................................VIII
Introducción............................................................................................................................................XIII
Justificación.............................................................................................................................................XV
Planteamiento del problema..................................................................................................................XVI
Objetivos................................................................................................................................................XVII
Objetivo General...............................................................................................................................XVII
Objetivos Específicos........................................................................................................................XVII
Capítulo I.................................................................................................................................................18
1. Marco Referencial...........................................................................................................................18
1.1. Antecedentes..............................................................................................................................18
1.2. Marco Teórico...........................................................................................................................19
1.3. Características del control interno..........................................................................................20
1.4. Elementos del control interno..................................................................................................21
1.5. Componentes del control interno.............................................................................................22
1.6. Clasificación del control interno..............................................................................................23
1.7. Concepto de riesgo....................................................................................................................24
1.8. Determinación del riesgo..........................................................................................................25
1.9. Marco legal................................................................................................................................25
2. Marco Contextual............................................................................................................................27
2.1. Objeto social..............................................................................................................................27
2.2. Gobierno administrativo..........................................................................................................28
Capitulo II................................................................................................................................................29
3. Diseño de Metodología....................................................................................................................29
3.1. Aspectos metodológicos............................................................................................................29
3.2. Delimitación del problema.......................................................................................................31
X
3.3. Fuentes de información............................................................................................................31

3.4. Procesamiento de datos............................................................................................................32
3.5. Recursos.....................................................................................................................................33
Capitulo III..............................................................................................................................................35
4. Generalidades de la empresa..........................................................................................................35
4.1. Gerencia........................................................................................................................................35
4.2. Departamento de ventas...............................................................................................................36
Capitulo IV..............................................................................................................................................38
5. Resultados........................................................................................................................................38
5.1. Análisis DOFA..............................................................................................................................38
5.2. Encuestas a funcionarios..............................................................................................................41
Conclusiones............................................................................................................................................50
Recomendaciones....................................................................................................................................52
Bibliografía..............................................................................................................................................53
Web grafía................................................................................................................................................54
Glosario....................................................................................................................................................55
Anexos......................................................................................................................................................57
XI
Índice tablas
Tabla 1. Recursos Financiero 34

Tabla 2. Cronograma 34
Tabla 3. Análisis DOFA 38
Tabla 4. Encuestas 42
Tabla 5. Tabulación de encuestas 43
Tabla 6. Pregunta 1 encuesta 43
Introducción
Para toda compañía el control interno cumple con un papel muy importante, en
efecto este brinda una herramienta necesaria que establece estándares de calidad y
cumplimiento en las diferentes políticas y procedimiento que rigen a una compañía,
necesarias para alcanzar las metas y objetivos en el ámbito social y económico,
propuestos inicialmente.
Por consiguiente, el presente proyecto se realiza con el objeto de aportar con la
implementación de este sistema de control, vital para el desarrollo organizacional,
financiero y social de la Asociación Casamata en el área de ventas, una herramienta útil

XII
para su seguimiento por parte de la gerencia administrativa y aplicación por parte de
empleados y colaboradores, con el fin de prevenir las situaciones de fraude que se
presentaron en el mal manejo de las negociaciones con clientes y proveedores,
irregularidades en el manejo del efectivo y falta de control en la cartera.
En el desarrollo del tema denominado “Propuesta de un sistema de control interno para el
área de ventas en la Asociación Casamata”, se clasifica en tres capítulos de la siguiente manera:
El primer capítulo, comprende el marco teórico donde se especifica el objetivo y
características del control interno, basándonos es el informe Comité de Organización
Patrocinadas de la Comisión de Normas (Committee of Sponsoring Organizations of the
Treadway Commissio) COSO1 y se relaciona el marco legal por el que se guio este proyecto.
El segundo capítulo comprende la metodología y el tipo de investigación que se
implementó, los fundamentos y fuentes de información requeridas para el desarrollo de la
investigación, por último en el capítulo tercero se analizan los resultados obtenidos y se generan
las conclusiones y recomendaciones propias del trabajo de grado.
1 Iniciativa de 5 organismos para la mejora del control interno dentro de las organizaciones
XIII
Justificación
Con base en esta problemática se identificó en la operación de la Asociación Casamata,
una entidad dedicada a coordinar y planear eventos sociales y otras actividades de tipo
recreacional. Las principales dificultades reconocidas fueron la perdida de dinero en efectivo, la
mala toma de decisiones en la operación con proveedores y la centralización de procesos en un
solo colaborador, el cual además carece de un control efectivo sobre sus actividades,
presentándose en la organización el robo de dinero en efectivo, y la mala negociación con
proveedores incrementando así el costo de la operación.
Por lo anterior se decidió estudiar a detalle diferentes propuestas, y métodos de
control existentes que se alineen adecuadamente con las necesidades de la compañía para
minimizar el riesgo operacional en cuanto al manejo del dinero en efectivo, facturación,
compra de insumos y trato comercial transparente con proveedores, ya que en nuestra
investigación previa, se evidencio que en este segmento de los procesos es donde se están
presentando falencias por falta de control en el manejo de los recursos.
Siguiendo la problemática del párrafo anterior, se formuló la siguiente pregunta, la
cual se considera es el centro de dichas falencias ¿Qué medidas y controles debe tomar
Asociación Casamata para minimizar y afrontar los riesgos en el normal desarrollo
de su operación en el área ventas? Para dar respuesta a los inconvenientes ya
mencionados, se está haciendo una revisión de los protocolos en el área de facturación y
coordinación de eventos para dar soluciones puntuales, como se deben reforzar estos
XIV
protocolos y así presentar una propuesta adecuada para minimizar riesgos en la operación
y tener filtros de control adecuados en los procesos.
Planteamiento del problema
¿Qué medidas y controles debe tomar Asociación Casamata para minimizar y
afrontar los riesgos en el normal desarrollo de su operación en el área de ventas?
La Asociación Casamata es una entidad sin ánimo de lucro, constituida legalmente el 19
de noviembre de 1969, es una entidad de derecho social para fines recreativos, sociales y
culturales, con el propósito de fortalecer lazos de amistad, compañerismo y espíritu del arma
entre los Oficiales y sus familias pertenecientes al Arma de Infantería.
Basándonos en la investigación previa que se realizó a la compañía, se evidenciaron
falencias en el control de los procedimientos para el área de ventas, generando situaciones de
fraude que afectaron su patrimonio, es evidente entonces que la entidad no cuenta con un
adecuado control. Por este motivo se propone la elaboración de un sistema de control interno que
brinde una mejora y una base para la ejecución de los procedimiento que intervengan en la
operación del área de ventas de la Asociación Casamata, cumpliendo con las necesidades de la
compañía con el fin de prevenir riesgos de fraude y demás existentes para este tipo de empresas.
XV
Objetivos
Objetivo General
Elaborar una propuesta de un sistema control interno sólido en el área de ventas de
la Asociación Casamata, con el fin de contribuir al mejoramiento de sus procesos y
control de los mismos.
Objetivos Específicos
• Establecer políticas fundamentales para lograr una gestión eficiente y transparente que
oriente el accionar administrativo en el área de ventas de la Asociación Casamata.
• Definir e implementar los controles necesarios y relevantes para llevar a cabo los
procesos contables y administrativos de la operación, en el área de ventas de la
Asociación Casamata de forma adecuada.
• Establecer los elementos básicos de evaluación y seguimiento permanentes en el área
de ventas de la Asociación Casamata.

Propuesta sistema de control interno para el área de ventas en la Asociación Casamata
16
Capítulo I
1. Marco Referencial
Damos como referencia el análisis de antecedentes, teorías, fuentes e investigaciones que
consideramos válidos para el desarrollo de este proyecto concerniente a control interno.
1.1. Antecedentes.
Desde épocas primitivas el ser humano ha utilizado distintas estrategias para ejercer
control en todas las actividades y/o pertenencias, herramientas que permiten definir e identificar
un plan de acción oportuno para cada situación.
Sin embargo, la primera definición formal de control interno fue establecida por el
(instituto nacional de contadores publico, 1949), en el que lo definen como un Plan de
organización que utiliza métodos y medidas acordes para cada organización, con el fin de
salvaguardar activas y promover la eficiencia operacional.
En 1971 el Seminario Internacional de Auditoria Gubernamental de Austria define
control interno, bajo el patrocinio de la Organización de las Naciones Unidas (ONU) y la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), como un
conjunto de planes, métodos y procedimientos, que ofrecen una garantía razonable para cumplir
unos objetivos: Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces, así como
productos y servicios de la calidad esperada, Preservar el patrimonio, respetar las leyes.

17
En 1992 en el informe COSO queda expresado que el control interno se entiende
como: “El proceso que ejecuta la administración con el fin de evaluar operaciones
específicas con seguridad razonable en tres principales categorías: efectividad y eficiencia
operacional, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de políticas, leyes
y normas.” ((Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), 1992).
1.2. Marco Teórico
Con el fin de suministrar una idea de la necesidad del control interno en las
organizaciones relacionamos los siguientes conceptos, objetivos y características
relevantes para el ejercicio de este proyecto:
Concepto 1 Control Interno: “Es el plan de organización y todo los métodos y
procedimientos que adoptan la administración de una entidad para ayudar al logro del
objetivo administrativo de asegurar, en cuanto sea posible, la conducción ordenada y
eficiente de su negocio, incluyendo la adherencia a las políticas administrativas, la
salvaguardia de los activos, la prevención y detección de fraudes y errores, la corrección
de los registros contables y preparación oportuna de la información financiera contable”
(Luna, 2005)
Concepto 2 Control interno: “los procedimientos de control interno representan las
políticas adicionales del ambiente de control y del sistema contable establecidos por la
gerencia para proporcionar una seguridad razonable de que sean logrados los objetivos
establecidos por la entidad; éstos son aplicados a lo largo y ancho de toda la organización y en
18
los diferentes ciclos de transacciones, no obstante su existencia no implica que éstos operen
satisfactoriamente” (Gonzales, 2003)
Concepto 3 Control: “Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan
adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin
señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.”
(Fayol, 1986)
Objetivos del control interno
El control interno se basa en tres objetivos fundamentales, así;
• Suficiencia y confiabilidad de la información financiera: Toda información financiera
será útil si su contenido es confiable, comparable y oportuna, esta será necesaria para la
toma de decisiones eficiente.
• Efectividad y eficiencia de las operaciones: En todo sistema se debe tener la seguridad de
que todas las actividades se cumplan a cabalidad.
• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
1.3. Características del control interno
Un sistema de control interno es el proceso por el cual las organizaciones examinan las
actividades operacionales de la gerencia y de los empleados; estas actividades se evalúan bajo
unas características que garanticen el debido procedimiento y la utilización eficaz de los
recursos, entre esas características se definen las siguientes:

19
• La integridad de administración: Esta se basa en el carácter moral de los funcionarios con
autoridad, la capacitación de los empleados, el adecuado seguimiento de los manuales de
funciones y procedimientos, y el compromiso en general de todos los colaboradores para
con la entidad.
• Separación y jerarquía de funciones: La segregación de funciones entre funcionarios es
fundamental para un control interno efectivo, ya que reduce el riesgo de errores y
acciones inapropiadas.
• La gestión de registros: La administración y protección de la información tangible y/o
electrónica.
• La salvaguardia: Políticas claras y definidas sobre los funcionarios autorizados para el
acceso a los activos de la compañía.
• El seguimiento: Evaluaciones y análisis constantes de la eficiencia del sistema de control
interno y sus disposiciones.
1.4. Elementos del control interno
Son mecanismos que emplea una organización, para garantizar el cumplimiento
adecuado de todos sus objetivos, entre ellos encontramos:
• Estatutos.
• Estructura organizacional.
• Manuales de funciones.
• Manuales de Procedimientos.
20
• Políticas internas.
En relación con la base y enfoque de este proyecto, citamos los elementos de control
instaurados por el informe COSO2:
• Autocontrol: Entendido como la capacidad de todos los funcionarios para evaluar y controlar
su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos en el ejercicio y cumplimiento de sus
funciones, así como para mejorar sus tareas y responsabilidades. Así mismo, se refiere al
deber de los funcionarios de procurar el cumplimiento de los objetivos trazados por la
dirección, siempre sujetos a los límites por ella establecidos.
• Autorregulación: Entendido como la capacidad de la empresa para aplicar métodos, normas y
procedimientos que permitan el desarrollo, implementación y mejoramiento del SCI, dentro
del marco de las disposiciones legales que le son aplicables.
• Autogestión: Es la capacidad de la empresa para interpretar, coordinar, ejecutar y evaluar de
manera efectiva, eficiente y eficaz su funcionamiento.
1.5. Componentes del control interno
Un sistema de control interno basado en el Informe COSO, se encuentra conformado por
los siguientes componentes:
• Ambiente de Control: Conjunto de factores del ambiente organizacional, que todos los
funcionarios deben establecer y mantener para generar una actitud positiva y de apoyo.
2 ((Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), 1992)

21
• Gestión de Riesgos: Es la identificación, análisis y administración de los riesgos
relevantes en los que puede incurrir la empresa para el logro de sus objetivos.
• Actividades de Control: Políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de
que se llevan a cabo las disposiciones emitidas para consecución de los objetivos del
sistema de control interno.
• Información y Comunicación: Es lo que soporta la base para identificar, capturar e
intercambiar información en una forma y período de tiempo que permita al personal
cumplir con sus responsabilidades. La comunicación debe de fluir hacia abajo, hacia
arriba y a través de la organización.
• Monitoreo: El control interno es un proceso permanente que debe llegar a convertirse en
una actitud de todos los funcionarios, quienes deben percibirlo como un medio para el
cumplimiento de los objetivos de la organización. Por lo tanto debe observarse y
evaluarse el funcionamiento de los diversos controles, con el fin de determinar la vigencia
y la calidad del control interno y emprender las modificaciones que sean pertinentes para
mantener su efectividad.
1.6. Clasificación del control interno
Dentro del ámbito de control se puede catalogar en dos sentidos3; control administrativo y
control contable.
3 (Perdomo, 2004)
22
• Control administrativo: Comprende el plan de organización, todos los métodos y
procedimientos relacionados en la eficiencia de las operaciones de la compañía y velar
por el adecuado seguimiento de las políticas definidas.
• Control Contable: Comprende directamente todos los métodos necesarios para
salvaguardar los activos de la compañía y la confiabilidad de los registros financieros.
1.7. Concepto de riesgo
Con el fin de dar una claridad y una conceptualización al significado de riesgo,
analizaremos los siguientes conceptos:
Concepto 1: “Riesgo es la vulnerabilidad ante un potencial perjuicio o daño para las
unidades, personas, organizaciones o entidades. Cuanto mayor es la vulnerabilidad mayor es el
riesgo, pero cuanto más factible es el perjuicio o daño, mayor es el peligro. Por tanto, el riesgo se
refiere sólo a la teórica "posibilidad de daño" bajo determinadas circunstancias.” (Rodriguez,
2015)
Concepto 2: “El riesgo es la probabilidad de que una o varias amenazas se convierta en un
desastre. La vulnerabilidad o las amenazas, por separado, pueden no representar un peligro. Pero
si se juntan, se convierten en un riesgo, o sea, en la probabilidad de que ocurra un desastre.”
(cartaya, 2014)
23
1.8. Determinación del riesgo.
Según la norma internacional de auditoria NIA 6 – Evaluación de riesgo y control
interno, norma que se aplicara a la Asociación Casamata en el área de ventas para
determinar los riesgos a los que está expuesta; “El auditor deberá obtener una
comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno suficiente para planear
la auditoría y desarrollar un enfoque de auditoría efectivo. El auditor debería usar juicio
profesional para evaluar el riesgo de auditoría y diseñar los procedimientos de auditoría
para asegurar que el riesgo se reduce a un nivel aceptablemente bajo.”, en relación a lo
dispuesto en la norma internacional la determinación del riesgo se divide en tres
componentes:
• Riesgo inherente: Es la interpretación errónea de un saldo, cuenta o transacción que
pudiera ser de importancia relativa.
• Riego de control: Es el riesgo de representación de un saldo, cuenta o transacción que
no sea prevenido, detectado o corregido, con oportunidad por los sistemas de
contabilidad y control interno.
• Riesgo de detección: Se presenta cuando los procedimientos sustantivos de una
auditoria no detecten una representación errónea de un saldo cuenta o transacción.

24
1.9. Marco legal.
1.9.1. Decreto 2649 de 1993 “Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden
los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en
Colombia”, En el cual se conceptualiza y reglamenta las disposiciones y principias
generales de la contabilidad en Colombia. Herramienta necesaria para el adecuado
registro de todas las transacciones financieras en el país.
1.9.2. Ley 83 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno
en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones’, Instrumento
en el que se define y se establece las disposiciones y objetivos del control interno en
las organizaciones.
1.9.3. Norma internacional de auditoria 6 sección 400, 1996 “Evaluación de riesgo y
control interno”. Esta norma es la ilustración de las habilidades, destrezas que debe
tener un auditor para realizar un control adecuado en una compañía.
1.9.4. Resolución 48 del 10 Febrero de 2004 “Por la cual se dictan disposiciones
relacionadas con el Control Interno Contable” Herramienta que fundamenta las

practicas que debería tener el sistema de control interno que propongamos a la
Asociación Casamata.
25
2. Marco Contextual.
La Asociación Casamata obtiene la personería el 19 de noviembre de 1969, es una
persona jurídica de Derecho privado sin ánimo de lucro NIT: 860028253-9, tiene
domicilio en la cuidad de Bogotá, su sede en la dirección antigua Calle 193 N° 35 B 50,
teléfono 7448992, celular administrativo 3214919747, correo electrónico
info@asocasamata.com, www.asocasamata.com.
2.1. Objeto social
La Asociación Casamata Es una entidad de derecho social, la cual fue constituida
para fines recreativos, sociales y culturales, con el propósito de fortalecer los vínculos de
amistad, valores humanos, compañerismo, espíritu de armas y convivencia entre Oficiales
en servicio activo, de la reserva activa y sus familias pertenecientes al Arma de Infantería
del Ejército Nacional.
Para el logro de los objetivos se establecen como actividades principales como las siguientes:
• Realizar actividades culturales y sociales tendientes a incrementar el bienestar de los
asociados y beneficiarios.
• Realizar actividades deportivas tendientes a incentivar los vínculos de la amistad y
convivencia.
26
• Desarrollar actividades económicas con fines lucrativos que permitan incrementar el
patrimonio de la Asociación con entidades de derecho público, privado, personas naturales o
jurídicas.
2.2. Gobierno administrativo
La Asociación Casamata estará dirigida y administrada por los siguientes órganos.
Gráfica 1. Organigrama Asociación Casamata
Fuente. Acta comité administrativo N° 187 de 11 de Febrero de 2016.

27
Capitulo II
3. Diseño de Metodología.
A continuación se muestra el diseño metodológico empleado para la elaboración
del presente proyecto
3.1. Aspectos metodológicos
Este capítulo se refiere al proceso metodológico que se llevó a cabo para el
desarrollo de la presente investigación, en el que se realizó un análisis de los procesos,
con la finalidad de detectar fallas y riesgos existentes, para recomendar mejoras en los
procesos.
3.1.1. Método de investigación.
La presente investigación se clasifica en un método inductivo, el cual se define
como un método que alcanza conclusiones, partiendo de hipótesis o antecedentes en
particular (Concepto definicion, 2015), El método inductivo suele basarse en la
observación y la experimentación de hechos y acciones concretas para así poder llegar a
una resolución o conclusión general sobre estos en relación a los objetivos presentados
anteriormente en la que se pretende elaborar una propuesta de un sistema de control
interno para el área de ventas de la Asociación Casamata y basándonos en hechos
históricos de fraude, observando un fenómeno para después proceder a su análisis
respectivo.
28
3.1.2. Tipo de estudio.
Este proyecto es una investigación de campo, debido a que se apoyó en información que
proviene de entrevistas, cuestionarios, observaciones; así bien, es aplicada para alguna situación,
necesidad o problema en un contexto determinado, en este caso un fraude que llevo al detrimento
patrimonial de la Asociación Casamata.
3.1.3. Línea de investigación.
El presente proyecto se basa en la línea de investigación de Gerencia Empresarial, puesto que
con esta propuesta se pretende responder a una problemática en el área de ventas de la
Asociación Casamata, por falta de control administrativo y contable.
3.1.4. Enfoque de la investigación.
Este proyecto tiene un enfoque mixto, debido a que el diseño de la investigación está
orientado a la cuantificación de un problemática representada en la perdida de dinero y de igual
manera depende de la recolección y análisis de datos, para la comprensión de este fraude.
3.1.5. Viabilidad de la investigación.
Este proyecto reúne características, condiciones técnicas y operativas, viables para el proceso
de la Asociación Casamata, contribuyendo a su mejoramiento y desarrollo, tanto financiero como
administrativo.
29
3.2. Delimitación del problema
3.2.1. Espacio
El área de estudio comprende las instalaciones de la Asociación Casamata en la
cuidad de Bogotá, centrándonos principalmente en el área de ventas, incluyendo todos los
procesos que intervengan directa o indirectamente en su operación.
3.2.2. Universo
Se cuenta con la participación y colaboración de todo el personal administrativo
clientes y proveedores de la Asociación Casamata, necesarios para hacer la investigación
pertinente en el desarrollo de este proyecto de grado.
3.3. Fuentes de información.
A continuación se relacionan las técnicas para la recolección de información así:
3.3.1. Fuentes Primarias.
“Las fuentes de información primaria, son las que contienen información original
no abreviada ni traducida: tesis, libros, nomografías, artículos de revista, manuscritos. Se
llama también fuentes de información de primera mano.” (D., 1980), en este contexto,
para el desarrollo de esta investigación se utilizaron instrumentos de información los
cuales se dividieron en dos grupos:

30
El primero serán los documentos oficiales, obtenidos de la organización como son
estatutos, manual de funciones y procedimientos, con esta información y la investigación
pertinente se realiza un análisis DOFA4 de las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas
encontradas en el trabajo de campo.
El segundo instrumento son las encuestas y entrevistas realizadas a los funcionarios que
interviene en el proceso de ventas de la Asociación Casamata, con el fin de visualizar el
concepto y ambiente de control que poseen.
3.3.2. Fuentes secundarias.
Se manejaran entre otros libros y textos relacionados con el control interno, publicaciones
en cuanto a leyes, decretos y resoluciones que tengan que ver directamente con el tema de la
presente investigación.
3.4. Procesamiento de datos
La información fue recopilada y procesada por el equipo investigador de la siguiente
manera:
• Análisis y recopilación de la información según trabajo de campo en la Asociación
Casamata, derivado de la observación en distintos ambientes y procesos.
• Creación de las encuestas y entrevistas según información requerida, tomando en
cuenta las variables determinantes para esta investigación.
4 herramienta analítica que le permitirá trabajar con toda la información que posea sobre su negocio, útil
para examinar sus Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.
31
• Aplicación de las encuestas y entrevistas a los funcionarios.
Después de este procedimiento se continuó con la tabulación y análisis de los resultados
obtenidos.
3.5. Recursos
En la ejecución del presente proyecto de grado se utilizaron los siguientes
recursos.
3.5.1. Recursos humanos
Los recursos humanos utilizados para el desarrollo de este proyecto fueron los
investigadores que se relacionan en la presentación de este documento, los asesores y
profesores dispuestos por la Unipanamericana Institución Universitaria.
3.5.2. Recursos Materiales
Se contaron con materiales de papelería y tecnología como los siguientes:
(Computador, impresora, teléfono celular, grabadora, hojas de papel, esferos, lápiz,
borradores, libros, internet).
3.5.3. Recursos Financieros
Se utilizaron los siguientes recursos financieros como se especifican a
continuación:
32
Tabla 1 Recursos Financieros.

RECURSOS VALOR
Impresión
Copia Digital
Anillado
Fotocopias
Transportes
Gastos varios
Elaboración Propia
7.8. Cronograma de actividades.
A continuación especificaremos las actividades a realizar para dar cumplimiento con
nuestro objetivo.
Tabla 2. Cronograma.
CRONOGRAMA DE TRABAJO
2017
ACTIVIDAD
Febrer Marzo Abril Mayo
o
Conformación del grupo de trabajo x
Definición de temas a trabajar en el proyecto de grado x
Elaboración ficha técnica proyecto de grado x
Determinacion de Marco teorico, Marco de referencia y marco legal en la x

elaboracion del proyecto
Visita a la Asociación Casamata x
Analisis DOFA a la Asocaición x

33
Indagación y entrevistas sobre los procesos y sistema de control interno x
Elaboración de encuestas a los funcionarios que intervienes en el proceso de x

ventas
Procesamiento de datos de las fuentes de información x
Análisis del control interno de las ventas x
Establecer las falencias del control interno de las ventas x
Definir los controles que podrían mejorar los procesos de las ventas x
Elaboración de propuesta de control interno en las ventas x
Presentación de la propuesta a la Asociación Casamata x
Elaboración Propia
Capitulo III
4. Generalidades de la empresa
4.1. Gerencia.
La Asociación Casamata está dirigida por tres figuras administrativas así,

Presidente Ejecutivo El señor Teniente Coronel Jose Luis Agudelo Jaimes, quien a su vez
es el Director de la escuela de Infantería, en representación de los oficiales en servicio
activos, tiene como funciones principales:
• Ejecutar y hacer cumplir las políticas generales por la Asamblea General de Asociados y
Junta directiva, Presentar proyectos.
• Planes y programas para la aportación de la junta directiva.
• Cumplir y hacer cumplir estrictamente los estatutos.
• Ordenar, controlar y supervisar las adquisiciones, contratos y gastos necesarios a través del
Representante Legal.
• Ordenar y evaluar permanentemente la actividad desarrollada por el personal que labora en la
Asociación.
• Ejercer control sobre los bienes muebles e inmuebles que hacen parte del patrimonio de la
Asociación.
34
• Ejecutar bajo la dirección de la junta Directiva las labores administrativas de la Asociación.

• Planear, organizar y ejecutar la gestión de la Asociación Casamata. Entre otros.
Representante Legal la señora Jaqueline Valencia Diaz quien desempeña las siguientes
funciones:
• Celebrar sin excepción alguna los actos y contratos para el desarrollo del objeto social de la
Asociación, previa revisión y supervisión del presidente Ejecutivo.
• Establecer conjuntamente con la Junta Directiva, Presidente Ejecutivo, Revisor Fiscal y
Control Interno, los mecanismos y procedimientos que garanticen un debido control y
custodia de los bienes y activos de la Asociación.
• Revisar y Firmar los contratos de trabajo de los cargos creados y aprobados por la Junta
Directiva y la Asamblea.
• Suscribir las pólizas de seguros y de manejo que la Asociación requiera o sean solicitadas.
• Presentar en conjunto con el presidente Ejecutivo y Gerente, a la Junta Directiva un informe
mensual sobre la marcha de la Asociación, sus programas y proyectos.
• Crear, analizar y proponer nuevos proyectos de servicios o de inversión, realizando sus
correspondientes estudios de factibilidad. Entre otros.
El secretario El señor Capitán Arsecio Sánchez Riaño, desempeñando las siguientes funciones:
• Asistir al Presidente Ejecutivo en la administración interna de la Asociación.

• Coordinar la realización de las actividades con todas las entidades con las cuales se celebren
contratos.
• Realizar todas las actividades, programas y proyectos que se desarrollen en la Asociación
Casamata.
• Ejercer como jefe de la seguridad integridad de la Asociación, seguridad física, personal,
documental, comunicaciones, electrónica y otras que se requieran para el excelente
funcionamiento de la Asociación. Entre Otras.
35
4.2. Departamento de ventas.
Liderado por la Señora Monica Rivera jefe de Mercadeo y Ventas, su equipo de trabajo está
conformado por: la señora Lina Maria Pérez Asistente de eventos y la auxiliar de eventos quien
es un aprendiz del SENA, las funciones que desempeña el área son las siguientes:
Registrar llamadas para atender las solicitudes de los clientes.

Cotizar Eventos para asociados, institucionales y particulares.
Recibir las solicitudes de los clientes de los eventos que se van a realizar.
Recepción de clientes en el show room.
Recibir anexos en cambios de servicios para los eventos que se van a llevar a cabo.
Conocer el nivel de satisfacción de los clientes para tener lecciones aprendidas.
Atención llamadas telefónicas, para fidelizar a nuestros clientes actuales y generar nuevos.
Atención correos electrónicos para realizar cotizaciones, verificar los eventos y realizar
los ajustes de las ordenes de servicio.
Evaluar proveedores, para siempre brindar el mejor servicio a nuestros clientes.
Archivar para mantener un historial del departamento.
Realizar los paquetes de eventos para entregar al departamento de Alimentos y Bebidas.
Asistir a las reuniones de Eventos para mantener actualizada la información sobre los
eventos.
Realizar semanalmente los cronogramas de eventos y reservas.
Hacer mensualmente el cuadro de ventas y presentarlo a contabilidad para su auditoria semanal.
El departamento de ventas trabaja en conjunto con el área de Alimentos y Bebidas en cabeza del
señor William Arias, con su equipo de trabajo el señor Camilo Vargas Maître y el señor Roberto
Coronado Chef.
36
Capitulo IV
5. Resultados
5.1. Análisis DOFA.
Atendiendo a los análisis previos que se realizaron en la Asociación Casamata, se definieron

los siguientes resultados:
Tabla 3. Análisis DOFA.
Elaboración Propia
Las principales causas que generaron el problema y se lograron determinar son:
1. El manejo inadecuado de los contratos con proveedores de servicios, ya que no se sustenta
con los soportes necesarios para la relación comercial, y las negociaciones con
37
los mismos no se sometían a la verificación necesaria según el nivel jerárquico, descrito
en la organización de la entidad.; atendiendo a la revisión que se realizó a la
documentación de cada contrato se pudo definir que del 100% de los contratos ejecutados
durante el año 2014 y el primer semestre del año 2015 el 45% de estos no estaban
soportados legalmente, con los documentos y firmas necesarios, como son: remisión,
orden de compra, cotización, firma del contratante y firma del Gerente de la Asociación.
Por lo tanto estos documentos no tenían validez y se analizó según conversaciones con
proveedores que se realizaban negociones extralegales con el personal que manejaba el
área de ventas, como una contraprestación por contratar el servicio con ellos.
2. Se idéntico que la contabilización de las facturas de venta para eventos sociales, no se
realizada antes de la ejecución del mismo, por lo tanto no se identificaba a tiempo en el área
de cajas el valor adeudado por el asociado; atendiendo a la investigación que campo se
analizó una falta grave por en el proceso de facturación , ya que según políticas de la
Asociación todo evento social debe estar facturado y cancelado antes de la ejecución del
mismo, políticas que en su mayoría no se aplican, puesto que se identificaron varios eventos
los cuales no estaba cancelados en su totalidad el día de su ejecución y tampoco se veían
reflejados en el sistema de Facturación New Hotel, por lo tanto no fue viable para el capitán
de servicio definir si se adeudaba o no este evento.
3. El manejo de efectivo para el pago de eventos no se centralizaba en el área de cajas y/o
tesorería, por lo tanto se presenta un desvió de dineros. Respeto a la investigación y la
identificación del valor total del fraude, según carpetas de cada caso, en total 36, se pudo
identificar que la desviación de dinero se efectuó así:

38
• En el momento de la reserva del salón y el evento social, según políticas y
procedimientos, previamente revisados por el grupo e investigación, se debe realizar un
anticipo por parte del Asociado de un total del 50% del valor del contrato, este dinero
debía ser recaudado directamente en las cajas y/o tesorería cuando fuere el caso, se
identificó, que este proceso nos e realizaba , la persona jefe de eventos realizaba estos
cobros y luego “legalizaba” el dinero en la tesorería de la Asociación semanalmente,
según lo analizado en planillas entregadas por esta funcionaria cuando desempeñaba este
cargo.
• El día de la ejecución del evento como no se seguían la políticas de facturación el
contrato se cancelaba en su totalidad al finalizar el evento, este dinero se recibía en
efectivo, incurriendo también en una falta a las políticas de la Asociación, en las que dice
que no puede recibir dinero en efectivo ninguna otra persona ajena a las cajas o a la
tesorería, siendo el caso que estos funcionarios ya habrían terminado su jornada laboral
en la terminación de la mayoría de eventos, los capitanes de servicio y hasta la misma
jefe de eventos recibía este dinero.
4. Se evidenció que no se segregaron funciones a cada empleado para el efectivo control de las
operaciones; dentro de nuestra observación a las circunstancias que llevaron a este fraude, se
evidencia que a la persona encargada del área de ventas se le delegaron funciones que debían
desempeñarse en varios funcionarios, precisamente para determinar un punto de control, esta
persona se atribuyó el cargo de ventas, el cargo de jefe de alimentos y bebidas, realizaba
funciones de compras y como se mencionó anteriormente también de caja, generando una
falta de control total en todas las operaciones de realizada.

39
5. La falta de información oportuna para la toma de decisiones, debido a lo enunciado en los
numerales anteriores, como es la facturación tardía, el proceso de recibir efectivo en
condiciones que no permitían a los Asociados tener un soporte legal para dicha transacción,
género que la información transmitida a cartera en cuentas por cobrar de estos 36 eventos no
fuera clara ni oportuna, adicionalmente a esto también esta información de cartera se vio en
una falta grave a las políticas de la Asociación, procesos de cartera y actas de junta directiva
revisadas por este grupo de investigación, donde se dice que no está permitido dar crédito a
los eventos sociales a excepción de los contratados con instituciones militares, por lo tanto la
cartera de eventos era una falta grave, también se vio un actuar muy lento por parte de las
directivas y revisoría fiscal, en buscar una solución a esta problemática ya que se dejó pasar
casi 8 meses para indagar sobre el tema de esta cartera, cuando en el total de los 36 casos los
Asociados afirmaron que la totalidad del evento contratado lo cancelaron en efectivo a la jefe
de eventos y no guardan dentro de sus documentos los soportes de dichos pagos.
Según lo analizado por este grupo de investigación el valor total que la Asociación dejo
de percibir con estos 36 casos fue de ($124.001.243), valor que según acta de junta
directiva del mes de Junio del año 2016, se realizó castigo de cartera y se aprobó una
investigación penal para la persona responsable de dicho fraude.
5.2. Encuestas a funcionarios.
Se realizaron encuestas a un total de 20 funcionarios, con el fin de determinar el ambiente
de control dentro de la compañía y el conocimiento de los funcionarios en cuenta al control
interno, a continuación se muestra el resultado de esta actividad:

40
Tabla 4. Encuestas.
ENTREVISTADO: _______________________________________
CARGO:________________________________________________
FECHA:_________________________________________________
ÁREA:___________________________________________________
NO
N° PREGUNTAS SI NO
SABE
¿Sabe usted si existe un ambiente de control interno
1
dentro de la compañía?
2 ¿Conoce usted el codigo de Etica para los empleados ?
¿Sabe usted si existe reglamento administrativo con sus

3 procedimientos para cada una de la areas de la
compañía?
¿Sabe usted si actualizan las politicas de la compañía
4
cada vez que las circunstancias lo ameritan?
¿Sabe usted si existe metodo de control en el proceso de
5
ventas?
¿Existe capacitacion al personal acerca del mecanismo
6 implentado por la gerencia para implantar las politicas
de la compañia?
¿Se implementan politicas para cada area establecidad
7
en la compañía?
¿Se realizan capacitaciones para dar a conocer las
8
politicas de control interno dentro de la compañia?
¿Se tienen politicas claras para el manejo de la
9
informacion de la compañía?
¿La compañía tiene politicas de acceso restringido para
10
personas no responsables?
Elaboración Propia
Tabla 5. Tabulación de encuesta.
41
Elaboración Propia
Análisis de la en cuenta:
Tabla 6. Pregunta 1 Encuesta
NO
N° PREGUNTAS SI NO
SABE
¿Sabe usted si existe un ambiente de control interno dentro de la
1 15 5 0
compañía?
Fuente cuestionario dirigido a los funcionarios de la Asociación Casamata
Esta pregunta muestra que los funcionarios visualizan en un 75% un ambiente de
control bueno dentro de la Asociación Casamata, sin embargo, cabe anotar que dentro de
la investigación realizada, el grupo investigador no noto un ambiente de control ideal
dentro de la Asociación.
Tabla 7. Pregunta 2 Encuesta

42
NO
N° PREGUNTAS SI NO
SABE
2 ¿Conoce usted el codigo de Etica para los empleados ? 8 12 0
Se evidencia una falta en el conocimiento de los empleados en las políticas
fundamentales de la Asociación, de un total de 20 empleados encuetados solo 8 los conocen,
estos empleados son los más antiguos de la Asociación , por lo tanto se determina que no está
haciendo la inducción necesaria a los empleados nuevos.
Tabla 8. Pregunta 3 Encuesta.

NO
N° PREGUNTAS SI NO
SABE
¿Sabe usted si existe reglamento administrativo con sus
3 10 3 7
procedimientos para cada una de las áreas de la compañía?
Esta pregunta muestra que los funcionarios de la Asociación en un 50% no conocen el
reglamento para los procedimientos que desempeñan en su cargo, por lo tanto estos procesos no
se realizan, con el 100% de los requerimientos pretendidos por la Asociación.

NO
N° PREGUNTAS SI NO
SABE
¿Sabe usted si actualizan las politicas de la compañía cada vez que
4 0 0 20
las circunstancias lo ameritan?
43
En efecto, como se observó en la investigación el grupo de trabajo de la
Asociación Casamata. La falta de conocimiento de las políticas internas y de los cambios
en esta, ha generado un inadecuado seguimiento de los objetivos de la Asociación.
NO
N° PREGUNTAS SI NO
SABE
5 ¿Sabe usted si existe metodo de control en el proceso de ventas? 5 0 15
Dentro de las personas encuestadas se identifica que de las tres personas
encargadas del área de ventas solo una conoce los métodos de control, establecidos por
las directivas de la Asociación para el área de ventas, en lo que se puede observar una
falta de comunicación dentro del equipo de trabajo y un desconocimiento de la jerarquía
de la información.
NO
N° PREGUNTAS SI NO
SABE
¿Existe capacitacion al personal acerca del mecanismo implentado
6 17 3 0
por la gerencia para implantar las politicas de la compañia?
Fuente cuestionario dirigido a los funcionarios de la Asociación Casamata.
En esta pregunta de la encuesta, se ve una contrariedad en las respuesta obtenidas
anteriormente identificando, que los funcionarios no tiene claro cuáles son las políticas de
la Asociación.

44
NO
N° PREGUNTAS SI NO
SABE
¿Se implementan politicas para cada area establecidad en la
7 2 0 18
compañía?
Se evidencia que no hay políticas definidas para cada área, especialmente para el área de
ventas, no existe un protocolo de políticas y procedimientos tangible para conocimiento de los
funcionarios.
NO
N° PREGUNTAS SI NO
SABE
¿Se realizan capacitaciones para dar a conocer las politicas de
8 5 15 0
control interno dentro de la compañia?
Se observa que un 75% de los encuestados, no fueron capacitados por la Asociación, en
cuanto al conocimiento de las políticas y procedimientos de su área.

NO
N° PREGUNTAS SI NO
SABE
¿Se tienen politicas claras para el manejo de la informacion de la
9 20 0 0
compañía?
No se maneja un control adecuado en cuanto al manejo de la información, y un
desconocimiento de las políticas internas, en cuanto a la jerarquía que debe tener la información
de la Asociación.

45
NO
N° PREGUNTAS SI NO
SABE
¿La compañía tiene políticas de acceso restringido para
10 20 0 0
personas no responsables?
En esta pregunta, se determina un factor a favor ya que no todo el mundo debe tener
acceso a la información de la Asociación, sin embargo, las políticas internas se deben socializar
con los empleados, para su debido seguimiento.
Conclusión:
Se evidenció una falta en el manejo de la implementación del control interno de la
compañía ya que los colaboradores no conocen y no tienen claras las políticas de la empresa para
implementar un buen control interno.
Con el fin de analizar y dar una base para la implementación de la propuesta del
sistema de control, se comparó los componentes del control interno según el informe
COSO, en la Asociación Casamata, dando como resultado los siguientes aspectos:
Ambiente de Control: Dado los resultados de las encuestas realizadas, se puede
deducir que los funcionarios de la Asociación Casamata, asimilan en un ambiente de control en
un 75%, según las encuestas, aunque en la investigación de campo realizada no se visualiza
este porcentaje realmente.
Gestión de riesgo: Según la observación y la revisión de la documentación pertinente a
esta investigación, la Asociación Casamata no cuenta con un mapa de riesgos, esto hace que no
46
se tengo una percepción clara de a qué riesgo está expuesta la Asociación Casamata en cada
proceso de su operación.
Actividades de control: Si bien la Asociación Casamata si cuenta con Políticas claras en
algunos casos y en específico para el área de ventas, dichas políticas no se han cumplir por parte
de ningún funcionarios y en la mayoría de las ocasiones los funcionarios que desempeñan cargos
en esta área, no las conocen en su totalidad.
Información y comunicación: Dentro de este ítem se analizó dos factores, como son las
tengo logias de información con las que cuenta la Asociación Casamata y la comunicación entre
los funcionarios y el ambiente laboral, así:
• Tecnologías de la Información: la Asociación Casamata cuenta con un software
llamado New Hotel, herramienta que fue adquirida en el año 2014, y según lo
investigado se adquirió con el fin de generar un control más adecuado a cada
proceso, pero según lo que se observó el software no se está utilizando
adecuadamente, se determinó que esta desaprovechado en un 55%.
• Ambiente laboral, se comprobó que se vive un ambiente laboral un poco tensó,
por lo tanto la comunicación con entre funcionarios no la adecuada para un equipo
de trabajo, generando falta de información en algunas áreas.
Monitoreo: Se evidencio una falta de seguimiento a cada proceso de la
Asociación, específicamente en el área de ventas, puesto que en el tiempo que se realizó
el trabajo de campo no se vieron medidas adecuadas para realizar el seguimiento y
monitoreo de la adecuada aplicación de las políticas de la Asociación.

47
Conclusiones
En la elaboración de este proyecto con base en la Asociación Casamata, se confirmó la
necesidad de un adecuado sistema de control interno en el área de ventas, puesto que se
identificaron falencias de control, que pueden afectar significativamente a la Asociación
Casamata, tanto operacional como económicamente, el objetivo de este proyecto es que los
directivos pongan en funcionamiento los controles propuestos en este documento para prevenir
estos riesgos.
De igual manera se analizó a raíz de la investigación que se realizó en la Asociación, que
la herramienta de control interno no debe estar plasmada simplemente en un papel, es un
instrumento que va de la mano de un seguimiento permanente y para hacer efectivo dicho
control se debe regir minuciosamente, ya que sin un adecuada implementación del mismo, no es
viable la identificación de los riesgos que permanente se tiene en cualquier proceso.
Por lo tanto se concluye en este proyecto, que para un eficiente sistema de control
interno, se debe tener el compromiso total de los funcionarios encargados de administrar el
proceso de control, generando un ambiente de control dentro de la organización, vital para la
reducción de los riesgos inherentes a su operación.
Por otro lado para la Asociación Casamata, la implementación de la propuesta de control
interno realizada en este proyecto, si bien no es la solución para los problemas totales de la
organización, es una herramienta que permite prevenir los riesgos para identificar con mayor
eficiencia las falencias que se puedan presentar en cada proceso del área de ventas, la cual es un
área que centraliza en 90% de la operación de la Asociación.

48
Para finalizar y como conclusión personal y profesional, la realización y ejecución de este
proyecto nos permitió como grupo e individualmente, concientizarnos sobre la importancia
del control en cada proceso de nuestra vida bien sea personal o profesionalmente, ya que
ejerce un papel muy importante para la prevención a tiempo de los problemas y/o dificultades
que se presentan diariamente.

49
Recomendaciones
• La entidad está en un proceso de crecimiento constante, debe tener en cuenta los
controles recomendados en este proyecto, para prevenir los distintos riesgos a los que está
expuesta la Asociación Casamata en el área de ventas.
• Debe dar capacitación constante a sus colaboradores no solo para el conocimiento de sus
procesos y políticas, sino para un adecuado cumplimiento de estas.
• La no implementación de los controles recomendados puede llevar a que en Asociación
Casamata, se aumente la probabilidad de sufrir nuevamente un fraude.
• Es necesario que la Asociación Casamata, determine un mapa de riesgos en cada uno de
sus procesos, con el fin de tomar decisiones oportunas para prevenirlos.
• Se recomienda a la Asociación Casamata, la implementación de los controles y políticas
plasmadas en la propuesta de sistema de control interno para el área de ventas, entregado
por este grupo investigador, según anexo N° 2, con el fin de desarrollar un mejoramiento
para el área y una prevención a los riesgos que presenta diariamente.
Bibliografía
Contaduría general de la nación (2015). Procedimiento de control interno

contable y de reporte de informe anual de evaluación a la CGN. Colombia,
Minhacineda. Obtenido de la Resolución 193 de 05 de Mayo de 2016
Integrated Framework (2013). Resumen control interno COSO II.

50
Fonseca, L. O. (2011). Sistemas de control interno para organizaciones Guía

práctica y orientaciones para evaluar el control interno. Lima, Perú:
Publicidad & Matiz.
D., B. (1980). Fuentes Bibiograficas primarias y secundarias. Marymar.
Fayol, H. (1986). Planificacion y programacion.
Gonzales, J. R. (2003). Establecimiento de sistema de control interno. thomson learing.
Luna, Y. B. (2005). Auditoria del control interno. ecoe.
Perdomo, A. M. (2004). Fundamentos del control interno. Cengage Learning Editores.
Rodriguez, I. (2015). diplomado en alta gerencia de seguros y derechos de seguros.
Web grafía
Instituto nacional de contadores publico. (1949). Obtenido de
http://www.incp.org.co/incp/document-author/aicpa/
(Sponsoring Organizations of the Treadway Commission). (1992) Obtenido de
https://www.coso.org/Pages/default.aspx
51
Glosario
Checklist: Las “listas de control”, “listas de chequeo”, “check-lists” u “hojas de
verificación”, son formatos creados para realizar actividades repetitivas, controlar el cumplimiento de
una lista de requisitos o recolectar datos ordenadamente y de forma sistemática. Se usan para hacer
comprobaciones sistemáticas de actividades o productos asegurándose de que el trabajador o
inspector no se olvida de nada importante.
Auditor: Se llama auditor/a a la persona capacitada y experimentada que se designa por
una autoridad competente o por una empresa de consultoría, para revisar, examinar y evaluar con
coherencia los resultados de la gestión administrativa y financiera de una dependencia
(institución gubernamental) o entidad (empresa o sociedad) con el propósito de informar o
dictaminar acerca de ellas, realizando las observaciones y recomendaciones pertinentes para
mejorar su eficacia y eficiencia en su desempeño.
Eficacia: Es la capacidad de lograr un efecto deseado, esperado o anhelado.
Eficiencia: Es la capacidad de lograr ese efecto en cuestión con el mínimo de recursos
posibles o en el menor tiempo posible
Efectividad: Es el equilibrio entre eficacia y eficiencia, es decir, se es efectivo si se es
eficaz y eficiente.
52
Procedimiento: Es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la
misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias.
Procesos: Conjunto de actividades que se realizan en una dependencia, encaminadas a
producir los cambios y los resultados requeridos para la prestación de un servicio.

53
Anexos
Anexo 1. Certificación de la empresa

58
Anexo 2. Propuesta de sistema de control interno para el área de ventas de la Asociación Casamata

Informe Final de Trabajo de Grado

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I

Propuesta de un sistema control interno para el área de ventas en la

Sonia Juditth Aya Navas

Compensar Unipanamericana Institución Universitaria

Propuesta de un sistema de control interno para el área de ventas en la

Asociación Casamata de la cuidad de Bogotá.

Sonia Judith Aya Navas

Christian Camilo Rozo Rueda

Emiliano Alfonso Zuleta Roca

Proyecto de trabajo de grado presentado como requisito para optar el título de

Norvey Bohrquez Sierra

Contador Público Magister en Gerencia Financiera

Compensar Unipanamericana Institución Universitaria

Aprobado por el Comité de grado en el

NORVEY BOHORQUEZ SIERRA

JOSE JACOBO PARDO ALONSO

metas, a mi hermana que es mi concejera, mi guía y mi mejor amiga, a mi esposo que es mi

Sonia Aya Navas

El presente proyecto de investigación es dedicado principalmente a Dios, a mis padres

por su apoyo incondicional, emocional, por su amor y acompañamiento en mi crecimiento como

También es dedicado a la Fundación Universitaria Panamericana por brindarnos la

su apoyo moral e incondicional y motivación para culminar nuestros estudios profesionales.

Christian Camilo Rozo Rueda.

profesional lo cual ha sido clave para alcanzar esta meta.

Los autores certifican que el presente trabajo es de su autoría, para su elaboración

Se autoriza a los interesados a consultar y reproducir parcialmente el contenido

del trabajo de investigación titulado Propuesta de un sistema de control interno para el

área de ventas en la Asociación Casamata, siempre que se haga la respectiva cita

bibliográfica que dé crédito al trabajo y sus autores.

Sonia Aya Navas

Emiliano Alfonso Zuleta Roca

La Asociación Casamata es entidad sin ánimo de lucro, dedicada a realizar actividades

realizar una verificación en todo el desarrollo de su operación, se evidencio la falta de control en

la ejecución de los procesos y políticas del departamento de ventas, lo que ha llevado al

descubrimiento de fraudes, que han deteriorado el patrimonio de la institución y la fidelidad de

esta problemática. Adicionalmente se evidencia una falta de políticas y procesos determinados

indirectamente en la operación de ventas se guían por su conocimiento empírico, sin un rol o

sus funciones; se utilizó en el desarrollo de este proyecto una investigación de campo

mejora para la misma.

procedimientos, generando un impacto positivo organizacional, económico y de fidelización de

clientes y proveedores de la compañía.

The Casamata Association is a non-profit organization dedicated to cultural, social and

3.3. Fuentes de información............................................................................................................31

Tabla 1. Recursos Financiero 34

cumplimiento en las diferentes políticas y procedimiento que rigen a una compañía,

necesarias para alcanzar las metas y objetivos en el ámbito social y económico,

Por consiguiente, el presente proyecto se realiza con el objeto de aportar con la

implementación de este sistema de control, vital para el desarrollo organizacional,

financiero y social de la Asociación Casamata en el área de ventas, una herramienta útil

para su seguimiento por parte de la gerencia administrativa y aplicación por parte de

empleados y colaboradores, con el fin de prevenir las situaciones de fraude que se

presentaron en el mal manejo de las negociaciones con clientes y proveedores,

irregularidades en el manejo del efectivo y falta de control en la cartera.

En el desarrollo del tema denominado “Propuesta de un sistema de control interno para el

área de ventas en la Asociación Casamata”, se clasifica en tres capítulos de la siguiente manera:

El primer capítulo, comprende el marco teórico donde se especifica el objetivo y

características del control interno, basándonos es el informe Comité de Organización

Patrocinadas de la Comisión de Normas (Committee of Sponsoring Organizations of the

El segundo capítulo comprende la metodología y el tipo de investigación que se

implementó, los fundamentos y fuentes de información requeridas para el desarrollo de la

las conclusiones y recomendaciones propias del trabajo de grado.

Con base en esta problemática se identificó en la operación de la Asociación Casamata,

recreacional. Las principales dificultades reconocidas fueron la perdida de dinero en efectivo, la