ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANIFICACIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL

Es la parte de la
Es el proceso por el cual administración donde Elemento de la Es la etapa que nos
se obtiene una visión del intervienen elementos administración en el que permite comparar
futuro, en donde es fundamentales para la se logra la realización de resultados durante y
posible determinar y asignación de funciones y todo lo planeado, después de los procesos,
CONCEPTO lograr los objetivos, delimitación de mediante una eficiente los cuales sirven para
mediante la elección de responsabilidades administración que tomar decisiones y aplicar
un curso de acción. mediante los cargos, con conduce al logro de lo los correctivos
el fin del logro de propuesto. necesarios.
objetivos.

La naturaleza esencial de
la Planeación se resalta
al examinar sus cuatro
aspectos principales:

La contribución de la
Planeación a los
propósitos y objetivos:
Planes de apoyo,
propósitos y los objetivos
de la empresa.
NATURALEZA Supremacía: Ejecuciones
y las funciones
administrativas.
Generalización: La
Planeación es una
función de todos los jefes.
La Eficiencia de los
Planes: Eficientes si
logran su propósito en
tiempo, producción
(razonable).

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  La planeación  Organización lineal: Es  Control previo
estratégica: Es una forma donde existe o precontrol. Al ser
responsabilidad del una jerarquización de la previos a la acción,
nivel directivo más alto autoridad. Su aseguran que ésta
de la organización. La organización es simple y responda a los
planeación estratégica piramidal, donde las recursos
requiere establecer líneas de autoridad y (humanos, materiales y
objetivos y metas claros responsabilidad son financieros)
con el fin de lograrlos directas y únicas. La planificados. Esto pasa
durante periodos comunicación sigue por identificar los
específicos de tiempo. estrictamente las líneas gastos financieros
La planeación formales del presupuestados,
estratégica es de largo organigrama. anticipar las actividades
plazo y da respuesta a  Organización por realizar y prever lo
la pregunta de qué debe funcional: En esta que costará llevarlas a
hacer la organización o organización las cabo.
la empresa. personas se agrupan en  Control directivo o de
 La planeación táctica: departamentos. Las dirección. Se les
Es el proceso que toma tareas son agrupadas conoce como controles
TIPOS
en cuenta los recursos por funciones. La de avance o controles
de la organización para autoridad es funcional, cibernéticos, y
realizar la planeación no solo existe un jefe supervisan el recorrido
estratégica. La superior sino varios, de los procesos
planeación táctica debe cada uno en su organizacionales antes
concentrarse en lo que especialidad. La de que acaben, para
debe hacerse en el comunicación entre tener tiempo de tomar
mediano plazo a fin de cada uno de los niveles medidas o forzar un
ayudar a la es directa y sin cambio de ruta. Estos
organización a que intermediarios. Las controles sólo dan
logre sus objetivos a decisiones son resultado si se posee
largo plazo. delegadas a cada uno una retroalimentación
 La planeación de los cargos adecuada.
operativa: Consiste de funcionales, aportando  Control a
actividades muy cada cargo a la corriente. Este control
detalladas que deben organización una se lleva a cabo a lo
ejecutar los últimos asesoría de su largo del proceso
niveles jerárquicos de la especialidad. empresarial, es decir, a
organización. la par que están

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 La planificación
operativa convierte los
conceptos generales del
plan táctico en cifras
claras, en pasos
concretos y en objetivos
evaluables a corto plazo.
La planificación operativa
demanda una aplicación
de recursos que sea
eficiente y efectiva en
costos en la solución de
problemas y consecución
de los objetivos
establecidos.
 Organización en
 Organización en
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 Organización transcurriendo, de la
matricial: Se basa en la mano de directivos o
creación de equipos, del propio personal
integrados por operario.
empleados de diversas  Control posterior. Se
áreas que tienen un llevan a cabo una vez
proyecto como objetivo finalizada la acción
común. Para ejecutar el productiva y se dan de
proyecto se reúnen manera retrospectiva,
varios expertos en un evaluando todo el
equipo de trabajo, por lo recorrido y extrayendo
que la jerarquía queda las conclusiones
reducida, existiendo pertinentes de lo que
mayor grado de salió bien y lo que no
flexibilidad y autonomía. tanto. Luego se recoge
Debido a que están un informe que sirve
involucrados varios para futuras gestiones
departamentos, la y para recompensar o
comunicación es directa alentar a
entre estos. los trabajadores.
comités: El comité está
constituido por un grupo
de personas con
autoridad de línea y de
staff, los cuales tienen a
su cargo el estudio de
una situación específica.
trébol: Tiene como
objetivo focalizar sus
esfuerzos en propuestas
y funciones claves,
dejándoles a
profesionales externos
el cumplimiento de las
actividades
complementarias. Esta
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 organización se
encuentra actualmente
en boga, debido a que
los directivos están
reduciendo sus costos
operacionales
contratando empresas
externas para que
realicen ciertos trabajos.

La planificación propicia La organización A través de ella se

el desarrollo de la
empresa, reduce al
máximo los riesgos,
maximiza el
aprovechamiento de los
recursos y tiempo.
IMPORTANCIA
desempeña una parte
fundamental para
conseguir el éxito en
cualquier gestión
empresarial. Una
adecuada organización
proporciona los métodos
para que las tareas se
realicen de una manera
correcta, reduciendo así
los costos, evitando la
lentitud y la duplicidad de
esfuerzos al determinar
las responsabilidades de
cada trabajador.
establece la
comunicación necesaria
para que la organización
funcione. La dirección
eficiente es determinante
en la moral de los
empleados y,
consecuentemente, en la
productividad.
Su calidad se refleja en el
logro de los objetivos, la
implementación de
métodos de organización,
y en la eficacia de los
sistemas de control.

 Señala necesidades de
cambios futuros.
 Proporciona una base
para el control.
 Fomenta el logro de los
VENTAJAS objetivos.
 Obliga a la visualización
de un todo
 Aumenta y equilibra la
utilización de las
instalaciones.

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  Ayuda al gerente a
ganar status.

 La planeación cuesta
demasiado.
 La planeación tiene
barreras psicológicas.
 La planeación ahoga
la iniciativa.
DESVENTAJAS  La planeación demora
las acciones.
 Las personas que
planean exageran
 La planeación tiene un
valor práctico limitado.

 Análisis FODA: Nos

permite identificar las
fortalezas, debilidades,
oportunidades y
amenazas a las que se
enfrenta una empresa
clasificando los
elementos que influyen
en el como factores
externos e internos.
 Carta de distribución
INSTRUMENTOS
de trabajo: Su objetivo
es describir de manera
sencilla y clara las
funciones de cada
puesto, ordenarlos de
mayor a menor; otros
datos que se incluyen son
el nombre del supervisor
y la fecha de elaboración.
 Diagrama de hilo:
Permite ver una serie de

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 actividades, a través de
una serie de pasos
asignando a cada
actividad un tiempo
estimado previamente.
 Diagrama de PERT: Es
una representación
gráfica de las relaciones
entre las tareas del
proyecto que permite
calcular los tiempos del
proyecto de forma
sencilla.
 Manual de
procedimiento: Su
elaboración logra
mediante la recolección
de datos relevantes en
los diferentes
departamentos. nos
ayuda a determinar las
diferentes fallas, para así
poderlas remediar de una
manera pronta y
oportuna, antes de que
puedan afectar la
productividad de la
empresa.
 Manual departamental:
Es un documento que
contiene información
clasificada valida sobre la
estructura de una
compañía, sus funciones
y productos
departamentales.

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 El proceso de organizar
busca establecer la
estructura orgánica más
eficiente y eficaz,
utilizando los principios
científicos de la
administración. En ese
sentido los pasos
esenciales en el proceso
de organizar son:
1. Identificar las
funciones, actividades y
tareas necesarias para
alcanzar los objetivos
principales de la
organización.
2. Preparar el
organigrama funcional de
la organización que
PROCESO DE
muestre las distintas
ORGANIZAR
actividades o funciones a
realizar por la institución.
3. Definir las funciones
con sus correspondientes
deberes en términos de la
descripción de las
diferentes clases de
cargos que existirán
dentro de la organización.
4. Seleccionar al personal
adecuado para cubrir los
cargos.
5. Preparar el manual de
la organización y el
manual descriptivo de las
clases de cargos, con las
funciones, tareas y
actividades a realizar por
las personas que los
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 ocupen.
6. Preparar el manual de
normas y procedimientos
para la ejecución de las
actividades a realizar por
las personas que ocupen
los cargos.
7. Identificar y cuantificar
los recursos materiales
necesarios para la
ejecución de las
actividades.
8. Conseguir y
acondicionar el área
física para los
funcionamientos de la
organización.
 El liderazgo el liderazgo
organizacional se
entiende como esa
habilidad enfocada en
las circunstancias en las
que trabaja cada
individuo.
 La motivación: Es la
necesidad o impulso
interno de un individuo,
ELEMENTOS que lo mueve hacia la
realización de sus
labores.
 Comunicación: Es la
clave para lograr
confianza y
entendimiento mutuo y/o
buenas relaciones
humanas. En la
empresa, la información
que se transmite entre

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 los miembros del equipo
debe ser clara y
comprensible para que
las actividades se
realicen efectivamente.
 Coordinación: Proceso
que consiste en integrar
todas las actividades y
departamentos de la
empresa, facilitando su
trabajo y sus resultados.
Sincroniza acciones y
adapta los medios a los
fines.

Etapa 1. Evaluar las Fase 1: Establecer

condiciones actuales. estándares. En esta fase
Esta evaluación incluye inicial se afinan y definen
los recursos de la los parámetros de
empresa, las tendencias medición o evaluación,
del mercado, los sin los cuales sería
indicadores económicos y imposible saber qué tan
los factores competitivos, bien o mal sale el
para fijar objetivos a largo producto. Esto implica
plazo, que la organización cuatro tipos de
debe tratar de alcanzar estándares: cantidad,
ETAPAS para sacar provecho de calidad, tiempo y
las oportunidades y evitar de costos.
las hipotéticas amenazas. Fase 2: Evaluación del
Etapa 2. Determinar desempeño. La medición
objetivos y metas. propiamente dicha de los
Los objetivos son fines procesos
específicos, medibles, organizacionales.
planteados a corto plazo Fase 3: Comparación de
y su consecución previa desempeño. Se cotejan
es precisa para poder los márgenes esperados
alcanzar las metas de la del desempeño con
organización. aquellos obtenidos, se les

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Las metas hacen compara con los
referencia a los que es estándares iniciales para
importante para una determinar el margen de
organización y dan al éxito u error.
personal de plantilla un Fase 4: Acción
sentido de propósito. correctiva. Se elabora un
Etapa 3. Establecer un informe que registre todo
plan de acción. lo anterior y se arrojan las
Para el logro de los acciones necesarias para
objetivos se necesita un mejorar o perfeccionar el
plan de acción. Las proceso, como determinar
acciones son medios a qué altura de la
específicos prescritos estructura empresarial
para el logro de los están los problemas y
objetivos. cuáles son sus posibles
Etapa 4. Asignar soluciones.
recursos.
Asignar recursos está
relacionado con la
presupuestación y
posterior entrega de
recursos. Un presupuesto
es una cantidad
predeterminada de
recurso relacionada con
una actividad. Existe una
relación entre la
presupuestación como
técnica de planificación y
la presupuestación como
técnica de control.
Etapa 5. Ejecución
La ejecución tiene que
ver con la delegación de
tareas, con la acción
impulsada por los
objetivos y con la
obtención de datos para
la retroalimentación.
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 Etapa 6. Control
Se debe controlar la
decisión de planificación,
para asegurar que se
cumplan los objetivos, o
en algunos casos, se
reajusten para poder
cumplirlos.
Es un proceso
sistemático y racional a
través del cual se
selecciona una
alternativa de entre
varias, siendo la
TOMA DE DECISIONES seleccionada la
optimizadora (la mejor
para nuestro propósito).
Las decisiones en las
organizaciones pueden
ser programadas y no
programadas.
 Individuales: Se dan
cuando el problema es
bastante fácil de
resolver y se realiza
con absoluta
independencia, se da a
nivel personal y se
soluciona con la
TIPOS DE DECISIONES experiencia.
 Gerenciales: Son las
que se dan en niveles
altos (niveles
ejecutivos), para ello se
ha de buscar
orientación, asesorías,
etc.

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  Programables: Son
tomadas de acuerdo
con algún hábito, regla,
procedimiento es parte
de un plan establecido,
comúnmente basado
en datos estadísticos
de carácter repetitivo.
 Decisiones en
condiciones de
certidumbre: Son
aquellas que se
tomaran con certeza de
lo que sucederá (se
cuenta con información
confiable, exacta,
medible). La situación
es predecible, para la
toma de decisión se
utilizan técnicas
cuantitativas y
cualitativas.
 Decisiones en
condiciones de
Incertidumbre: Son
aquellas que se
tomaran cuando no
exista certeza de lo que
sucederá (falta de
información, datos,
etc.). La situación es
impredecible, para la
toma de decisión es
común utilizar las
técnicas cuantitativas.
 Decisiones en
condiciones de
riesgo: Aquí se

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 conocen las
restricciones y existe
información incompleta
pero objetiva y
confiable, se da cuando
dos o más factores que
afectan el logro de los
objetivos especificados
son relevantes
comúnmente para la
toma de decisión se
aplican técnicas
cuantitativas.
 Rutinarias: Se toman a
diario, son de carácter
repetitivo, se dan en el
nivel operativo y para
elegirlas se común usar
técnicas cualitativas.
 Emergencia: Se da
ante situaciones sin
precedentes, se toman
decisiones en el
momento, a medida
que transcurren los
eventos. Pueden tomar
la mayor parte del
tiempo de un gerente.
 Operativas: Se
generan en niveles
operativos, se
encuentran
establecidas en las
políticas y se aplican
mediante técnicas
cualitativas y
cuantitativas.

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