Administración

Proceso Administrativo
✦ La administración es el proceso de coordinación de recursos para
obtener la máxima productividad, calidad, e cacia, e ciencia y
competitividad en el logro de los objetivos de una organización.

✦ Una organización es un acuerdo deliberado de personas para llevar a

cabo un propósito especi co, sirven a la sociedad y preservan el
conocimiento

Todas las organizaciones tienen 3 características en común

01. Un proposito de nido, metas, objetivos

02. Estar formadas por personas que realicen el trabajo para lograr las
metas

03. Estructura deliberada dentro de la que las personas trabajan, puede

ser abierta, especi ca, exible, estricta, etc.

✦ Una empresa es una organización con nes de lucro

tipos de empresas:

➢ Por geograf a (local, nacional, regional, global)

➢ Por tama o (peque as, medianas, grandes)

➢ Por composici n del capital (privada, publica, mixta;

nacional, extranjera)

➢ Por actividad econ mica (primaria, industria, servicios)

➢ Por modalidad de ventas (minorista, mayorista)

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Acto de administrar = arte (porque los que la practican lo hacen mediante

experiencia)

Administración = ciencia (porque esta metódicamente fundamentado)

La administración es INDISPENSABLE en cualquier organización.

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 Objetivos —> admin siempre se enfoca en lograr resultados

E ciencia —> se obtiene cuando se logran objetivos de calidad en el tiempo

dado

E cacia —> hacer las cosas correctas y lograr objetivo aunque no sea con
uso optimo de recursos

Competitividad —> capacidad de generar prod./servicios de valor en

comparación de otras empresas

Calidad —> cumplimiento de requisitos que logran satisfacción de las

expectativas del cliente

Coordinación de recursos —> optimización de recursos necesarios para

lograr la operación de las empresas

Productividad —> obtención de los máximos resultados con el mínimo de

recursos.

VENTAJAS DE LA ADMINISTRACIÓN

➡ Logra mayor rapidez, efectividad y simpli cación (ahorro de tiempo y

costo).

➡ Ayuda a la productividad, e ciencia, calidad y competitividad.

➡ Contribuye a obtener el máximo rendimiento y la permanencia en el

mercado.

CARACTERÍSTICAS DE LA DISCIPLINA ADMINISTRATIVA

✴ Universalidad, indispensable en cualquier grupo social/institución

✴ Valor instrumental, formas de actuar para lograr los objetivos de un

grupo

✴ Multidisciplina, utiliza y aplica conocimientos de varias ciencias y

técnicas

✴ Especi cidad, tiene un campo de acción especi co , no se confunde con

otras disciplinas

✴ Versatilidad, sus principios son exibles y se adaptan a las

necesidades de cada grupo
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 CIENCIAS Y DISCIPLINAS EN LAS QUE SE FUNDAMENTA LA

ADMIN

CIENCIAS SOCIALES

Sociología industrial : conocimientos de la estructura social de las

organizaciones

Psicología industrial : estudia el comportamiento en el trabajo

Derecho : marco normativo

Economía : conocer leyes y variables de mercado/marco económico es

fundamental

Antropología : estudia la cultura y el desarrollo del SH en la sociedad,

CIENCIAS EXACTAS

Matemáticas : proporcionan herramientas para la toma de decisiones

DISCIPLINA TÉCNICAS

Ingeniería industrial: n de optimizar recursos

Contabilidad: registra y analiza los movimientos nancieros

Información y telecomunicaciones : aporta conocimiento sobre los

sistemas de información y transferencia de datos

COMPETITIVIDAD Y ADMINISTRACIÓN

✦ La competitividad es la capacidad de una organización para generar

productos con valor agregado en cuanto a costos, bene cios,
características y calidad, respecto a otras empresas.

Factores que promueven la competitividad ademas de calidad son, precio,

estrategia de mercado y el servicio.

Ventajas competitivas —> características del producto que le dan

supremacía sobre la competencia

GERENTES

Un gerente es alguien que coordina y supervisa el trabajo de otras

personas para lograr los objetivos de la organización.

Si los gerentes desempe an debidamente su trabajo, es probable que la

organizaci n alcance sus metas

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 La tecnologia, las amenazas de seguridad (discriminación, balance de

vida privada y trabajo) la énfasis en la ética (nuevos valores, nuevas
responsabilidades) y el aumento de la competencia están cambiando el
trabajo de los gerentes

Clasi cación de los gerentes

Gerentes de primera linea —> nivel mas bajo, involucrado en la

producción o la atención al cliente

Gerentes de nivel medio —> dirigen el trabajo de los gerentes de primera

linea

Alta gerencia —> responsables de la toma de decisiones en la empresa,

establecen planes y objetivos

Roles gerenciales de Mitzberg

Un rol gerencial es la acción especi ca que se espera de un gerente.

Interpersonales —> representante (simbolo), lider (motivador,

entrenador) y enlace (intermediario entre niveles altos y bajos)

Informativos —> monitor (recopilador de información), difusor (transmite

información) y portavoz (comunicador, vocero)

Decisorio —> emprendedor (diseñador e iniciador de cambios),

solucionador de con ictos (maneja desacuerdos), asignador de recursos
(controla el uso de recursos) y negociador (negociaciones con otras org o
individuos)

ROLES DE LOS GERENTES SEGÚN ULRICH

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 Retos y recompensas de los gerentes

Retos

Lidiar con muchos tipos de personalidades

Trabajar con recursos limitados

Motivar trabajadores en situaciones difíciles

Que su éxito dependa del trabajo de otros

Recompensas

Oportunidades de ser creativos y usar la imaginación

Ayudar a otros a encontrar satisfacción

Recibir reconocimiento

Recibir remuneraciones

PROCESO ADMINISTRATIVO

➡ Conjunto de fases sucesivas a través de las cuales se efectúa la

administración

Dos fases:

✓ Estructural/mecánica (planeación y organización) se determina la

mejor forma de llegar a los resultados

✓ Operacional/dinámica (integración, dirección y control) se ejecuta lo

establecido en la fase 1

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

01 planeación, Que se quiere obtener?

02 Organización, Como se hace?

03 Integración, Con quién?

04 Dirección, Ver que se haga

05 Control, Cómo de ha efectuado?

 PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN

✦ Son verdades de carácter universal que surgen a partir de la

experiencia, están debidamente comprobadas. Sirven para aplicar la
administración con un mínimo margen de error.

ETICA Y VALORES EN LA ADMIN

Los valores éticos, le proporcionan al administrador un sustento para

orientar su conducta.

VALORES SOCIALES

Son los de mayor importancia, contribuyen las bienestar de la sociedad.

VALORES ORGANIZACIONALES

Con el n de mejorar la organización de recursos

VALORES ECONÓMICOS

Con el n de obtener bene cios económicos

PLANEACIÓN
✦ La planeación es la determinación del rumbo hacia el que se dirige la
organización y los resultados que se pretende obtener mediante el
análisis de entorno y la de nición de estrategias para minimizar
riesgos sobre la misión y visión organizacional.

3 tipos de planeación

Estratégica —> se realiza en los altos niveles de la organización, es la

planeación general a mediano y largo plazo. A partir de esta se elaboran
los planes de las distintas áreas.

Táctica —> los planes de las distintas áreas de la empresa con la nalidad
de lograr el plan estratégico

Operativa —> se realiza en los niveles operativos de acuerdo con los

planes tácticos

Los planes pueden ser a corto o largo plazo, pueden ser generales o
especi co y su uso puede ser de una sola vez o ser permanentes

ELEMENTOS DEL PLAN ESTRATÉGICO

✦ El plan estratégico o plan de negocios es en el cual se plasman los

elementos del proceso de planeación.
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 ELEMENTOS DEL PLAN ESTRATEGICO

Filoso a organizacional —> visión —> misión —> objetivos —> políticas —>
estrategias —> programas —> presupuestos

A. FILOSOFIA ORGANIZACIONAL

✦ La losofía organizacional es el conjunto de valores, creencias y

compromisos que rigen la vida de la empresa y sus integrantes

Valores—> pautas de conducta o principios que orientan el

comportamiento de los individuos de la empresa. Ejemplos de estos
valores son: efectividad y trabajo en equipo, sustentabilidad

B. MISIÓN Y VISIÓN

✦ La misión es la de nición amplia del propósito de la empresa y la

descripción del negocio al que se dedica

Preguntas básicas para de nir la misión:

+ A que nos dedicamos?

+ Cuál es nuestra ventaja competitiva?

Requisitos que debe reunir una misión:

+ debe ser amplia pero fácil de entender y lograr

+ Ser motivadora, ser inspiradora y alcanzable.

+ Permanente inspirar a la empresa durante todo su ciclo de vida

+ Tiene que ser congruente, coherente

✦ La visión es el enunciado del estado deseado en el futuro, plantea retos,

provee dirección/rumbo y estimula las acciones para lograrla.
También, coordina esfuerzos

Una visión debe tener las siguientes características:

+ Breve

+ Fácil de captar y recordar

+ Inspiradora
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 C. DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS

✴ Los objetivos representan los resultados que la empresa espera

obtener, son nes por alcanzar, establecidos cuantitativamente a un
tiempo especí co

Un objetivo debe reunir las siguientes características:

+ Establecerse a un tiempo especí co

+ Determinarse cuantitativamente

+ Que su redacción comience con un verbo en in nitivo

Objetivo — largo plazo

Meta — corto plazo

D. DISEÑO DE ESTRATEGIAS

✦ Las estrategias son alternativas o cursos de acción que muestran los

medios y recursos que deben emplearse para lograr los objetivos.
Existen tantas estrategias como objetivos

Antes de diseñar estrategias es conveniente recordar:

• Cada decisión implica un riesgo

• Para cada objetivo deben establecerse estrategias correspondientes

• Si se permite que personas incapacitadas tomen desiciones los errores

son inevitables

Estrategias competitivas según Porter

1. Costos de producción menores

2. Diferenciación de productos

3. Segmentación de mercados
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 5 FUERZAS DE PORTER

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ENFOQUE ESTRATEGICO BSG

Boston consulting group, permite evaluar las unidades de negocio de una

organización

Estrellas → gran
participación y gran
crecimiento,
requieren fuertes
inversiones para
nanciar el
crecimiento
acelerado.

Vacas generadoras
de dinero → alta
participación y bajo
crecimiento, UEN ya
establecidas y
exitosas, no
necesitan tanto
efectivo.

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 Interrogaciones → baja participación en el mercado y gran crecimiento,

necesitan gran cantidad de efectivo para mantener su participación.

Perros → bajo crecimiento y baja participación, genera ingresos

su cientes para mantenerse.

E. POLÍTICAS

✦ Las políticas son guías generales para orientar la acción, son

lineamientos a observar en la toma decisiones acerca de situaciones
que se repiten.

Regla — mandatos precisos

Política — exible

Ambas, políticas y reglas, determinan un esquema de conducta a seguir

por el personal.

F. ELABORACIÓN DE LOS PROGRAMAS

✦ Un programa es el documento en el que se plasman el tiempo

requerido, la secuencia de actividades y las personas responsables de
las actividades que deben realizarse

Lineamientos a tener en cuenta para elaborar un programa:

• Ordenar las actividades en una secuencia cronológica, saber que

actividad debe realizarse antes que otra

• Designar un responsable

G. PRESUPUESTOS

✦ El presupuesto es un documento en el que se determina por anticipado,

en términos cuantitativos, el origen y asignación de los recursos para
un periodo especí co. Se calculan con pronósticos y datos numéricos
de resultados anteriores.

Un sistema presupuestal integral debe incluir:

• Presupuestos de operación, ventas, producción, compras, mano de

obra y gastos diversos

• Presupuestos de capital, inversiones capitalizables y activos jos

(maquinaria, edi cios, equipo)

• Presupuesto nanciero, balance, estado de resultados y de aplicación

de recursos
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 Técnicas de planeación

01 análisis FODA

Consiste en detectar situaciones que pueden afectar el logro de los planes

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Fortalezas —> puntos fuertes propios de la org que facilitan el logro de

objetivos

Oportunidades —> factores del entorno externo que facilitan el logro de

objetivos

Debilidades —> factores propios de la empresa que obstaculizan el logro de

objetivos

Amenazas —> factores externos que impiden el logro de objetivos

La nalidad es convertir las debilidades en fortalezas y las amenazas en

oportunidades

02 grá ca de Grant

La grá ca de barras.

Se anotan las actividades y los responsables y con una linea se marcan las
fechas de inicio y terminación. Con una linea de distinto color se señala el
progreso real de las actividades para comparar con lo planeado.
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 ORGANIZACIÓN

✦ La organización consiste en el diseño y determinación de las

estructuras, procesos, sistemas, métodos y procedimientos para lograr
que el funcionamiento de la empresa sea sencillo

Ventajas de la organización

> reduce los costos e incrementa la productividad

> reduce la duplicidad

> establece arquitectura a la empresa

> simpli ca el trabajo

PROCESO DE ORGANIZACIÓN

2 etapas:

A. División de trabajo

B. Coordinación

Proceso —> es la secuencia de etapas para realizar una actividad

Macroproceso —> agrupan a los procesos que comparten un objetivo

común

Microproceso —> procesos mas especí cos, por area

✦ La división del trabajo consiste en la delimitación de las funciones con

el n de realizar actividades con mayor e ciencia y precisión

Etapas de la división del trabajo

01 describir los procesos (descripción de las funciones principales de la

org)

02 de nir (las funciones mas importantes)

03 clasi car (funciones de acuerdo con los macroprocesos)

04 establecer (lineas de comunicación)

05 de nir (los microprocesos, procesos de cada departamento)

✦ La coordinación es el proceso de sincronizar y armonizar las

actividades para realizarlas y que los resultados y funciones se
realicen con e cacia
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 Elementos clave para la estrategia organizacional:

Jerarquización es la disposición de las funciones de una organización por

grado de importancia

Los niveles jerárquicos deben ser los mínimos indispensables. Se debe

establecer claramente el tipo de autoridad de cada nivel (lineal, funciona,
staff)

Niveles jerárquicos son el conjunto de áreas agrupadas de acuerdo con el

grado de autoridad y responsabilidad que poseen

Departamentalización es la división y agrupamiento de las funciones y

actividades en unidades especi cas dependiendo de su similitud

Para realizar la departamentalización se deben listar las funciones,

clasi carlas, ordénalas jerárquicamente estableciendo relaciones de
autoridad y establecer lineas de comunicación entre departamentos

Cadena de mando: L nea de autoridad. Qui n reporta a qui n. Autoridad,

responsabilidad y unidad de mando.

Tramo de control: Cantidad de empleados que puede dirigir un gerente en

forma e caz y e ciente

Descripción de actividades/ formalización consiste en determinar y

clasi car todos los factores y actividades necesarios para llevar a cabo un
trabajo de la mejor manera

ESTRUCTURAS DE ORGANIZACIÓN

Organigramas

✦ Un organigrama es una representación grá ca de la estructura formal

de la empresa, muestra las interrelaciones, las funciones, los niveles
jerárquicos, las obligaciones y las lineas de autoridad.

Formas de representar un organigrama:

Vertical—> de arriba hacia abajo por importancia

Horizontal —> de izquierda a derecha

Circular —> del centro hacia afuera

Mixto —> horizontal y vertical

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 Tipos de organigramas:

๏ Funcional: agrupar las actividades según su función primordial para

lograr especialización y e ciencia del personal

๏ Por productos: la departamentalización se hace con base en un

producto o grupo de productos relacionados entre si

๏ Geográ ca o por territorio: Se utiliza sobre todo en el área de ventas

cuando las áreas de la organización realizan actividades en sectores
sicamente alejados

๏ Clientes: establecer departamentos cuyo objetivo es servir a los

distintos tipos de compradores o clientes (edad, genero, gustos)

๏ Por procesos o equipo: se separa por enfoque en equipos si estas

separaciones reportan ventajas de e ciencia y ahorro de tiempo

๏ Turno de trbbajo: departamentalización por secuencias alfabéticas,

numéricas o de tiempo se utiliza en niveles intermedios/operativos

También existe la estructura matricial que permite combinar los tipos de

organización anteriores.

Diagramas de proceso

✦ Los diagramas de proceso son la representación grá ca del conjunto de

actividades para realizar una función

Los diagramas permiten, simpli car el trabajo, mejorar procesos y

eliminar demoras

Primero se realiza un diagrama con las actividades realizadas

actualmente, describir y proponer un nuevo proceso para elaborar un
nuevo cuadro. Obtener aprobación para las nuevas instrucciones e
implantar el nuevo procedimiento

✦ Procedimiento, es una serie de actividades de carácter repetitivo que

se realiza en forma cronología y secuencia.

MODELOS DE ORGANIZACIÓN JERÁRQUICOS

La estructura, patrón de formas que rigen la organización , decide la

asignación de responsabilidades, la coordinación de tareas y la asignación
de empleados.

๏ Lineal : la autoridad se concentra en una sola persona que toma todas

las decisiones, todos los subalternos tienen 1 solo jefe, quien reporta a
1 solo jefe y así
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 ๏ Funcional: agrupar de acuerdo a las áreas funcionales de la empresa

(rrhh, nanzas, etc). 3 departamentos pueden reportar al mismo jefe.

๏ Staff, surge cuando una empresa requiere de la ayuda de especialistas

expertos para el manejo de situaciones. Este tipo de organización se
combina con otros, es un paso intermedio en la linea entre directores y
subdirectores x ejemplo

๏ Comités: asignar proyectos a un grupo de personas que se

comprometen a decidir en común el asunto que se les encomienda, son
de carácter temporal

๏ Multidivisional: la organización se subdivide en unidades con base en

productos, servicios, área geográ ca.

๏ Holding: una compañía holding es una que esta constituida por

diversas empresas de rubros diferentes que tienen administración
independiente

๏ Transnacionales o globales:

Divisiones internacionales — se mantiene la estructura del país de origen

Sucursales internacionales — actúan independientemente, se estructuran

de manera regional

Integrada — la empresa se fracciona en divisiones que se dirigen desde

una base única internacional

Estructuras mixtas — la empresa central dirige la red global y mantiene la

cultura pero cada empresa nacional funciona independientemente

7S DE MCKINCEY

Sirven para facilitar el cambio organizacional, identi car cómo cada área
podría evolucionar y facilitar la fusión de organizaciones.

Style —> cultura de la organización

Staff —> los empleados, como van a ser reclutados, motivados, etc

Systems —> procesos y procedimientos internos que de nen el

funcionamiento de la empresa, sistemas de información (canales por los
que transcurre la información)

Strategy —> manera de organizar recursos para conseguir objetivos

Structure —> como se organizan las unidades de negocio

Skills —> capacidades y competencias de los miembros

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 Shared values —> normas que guían a los empleados y a la compañía

INTEGRACIÓN

✦ La integración es la función a través de la cual se eligen y obtienen los

recursos necesarios para ejecutar los planes.

ETAPAS DE LA INTEGRACIÓN

01 de nición de necesidades y requerimientos de los recursos

02 establecimiento de estándares de calidad, tiempos y características

03 determinación de fuentes de abastecimiento

04 elección del proveedor mas con able

05 selección de recursos de acuerdo con los estándares de calidad

Integración de recursos humanos

Etapas

01 reclutamiento —> puede ser interno o externo

02 selección de personal

✦ La selección de personal es un conjunto de etapas mediante las cuales

se realiza una evaluación de las características, aptitudes,
conocimientos, competencias de los candidatos y se elige al idóneo

Se realizan 3 entrevistas en esta etapa, una previa (evaluación rápida),

una profunda (evaluación de características especí cas) y una de
selección (constatar que reúne todos los requisitos)

Integración de recursos materiales

Tiene como nalidad seleccionar los proveedores con ables que

garanticen materiales de calidad y en tiempo requerido y a buen costo.

Un buen proveedor debe dar buena calidad, ser capaz de producir lo que
pide la empresa y ser able

Integración de recursos informáticos

Todas las empresas requieren una infraestructura con tecnología de

información. Se deben considerar los recursos nancieros disponibles, la
velocidad requerida, el tamaño de organización y la seguridad informática
entre otras cosas.
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 Integración de recursos nancieros

Conseguir fuentes de nanciamiento internas o externas así como

invertir los excedentes de dinero.

Se deben optimizar los recursos monetarios y manejar el dinero buscando

los mejores rendimientos.

DIRECCIÓN Y LIDERAZGO
✦ La dirección es la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura
organizacional, ejecutando propiamente todos los elementos con el
ejercicio de liderazgo

Rumbo, brújula para lograr mis objetivos y saber como llegar de la

manera mas efectiva

ELEMENTOS DEL PROCESO DE DIRECCIÓN

01 toma de decisiones, parte de los gerentes, es el proceso a través del

cual se selecciona entre varias alternativas el curso de acción optimo.

Etapas de la toma de decisiones

01.1 de nición del problema y planteamiento de alternativas de solución

01.2 determinación de alternativas (se identi ca la alternativa mas

optima basándose en costo-bene cio)

01.3 Implementación (establecer actividades para efectuar la alternativa

optima)

01.4 evaluación

La toma de decisiones con racionalidad limitada, no pueden analizar

todas las alternativas.

Tipos de decisiones:
> programadas, frecuentes

> no programadas, no frecuentes, únicas

La toma de decisiones tiene un contexto tanto de certidumbre por tener

información exacta como de incertidumbre por la limitación de
información disponible, también hay un contexto de riesgo por no saber
con certeza los resultados

Estilos de pensamiento a la hora de tomar decisiones:

Pensamiento linea, procesamiento racional y lógico de datos.

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 Pensamiento no lineal, uso de información con intuiciones y corazonadas

02 motivación, parte dirigida al trabajador, por medio de estas se logra

que los empleados ejecuten su trabajo con responsabilidad

Buena motivación = buena performance, éxito, metas alcanzadas

Teoría de la jerarquía de motivación de Maslow, teoría X e Y. De McGregor

Teoría de las necesidades de Mc Clelland

Logro: grado al cual una persona quiere hacer tareas desa adoras, buscar
excelencia

A liación: buscar relaciones interpersonales con otros, trabajar en equipo

Poder: buscar estar a cargo, busca prestigio

Teoría de los dos factores de Herzberg

Intrínsecos —> motivadores — satisfacción laboral, incentivo propio, motivo

interno (crecimiento, reconocimiento, logros)

Extrínsecos —> higiénicos — insatisfacción laboral, incentivo externo,

motivación x parte de la empresa (políticas de la empresa, relaciones en el
trabajo, salario)

Satisfacción. No satisfacción

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motivadores

No insatisfacción Insatisfacción

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Higiénicos

03 comunicación, proceso a través del cual se transmite y recibe

información.

Atraviesa toda la organización, mala comunicación = mal feedback,

problemas

La comunicación consta del emisor, el transmisor y el receptor.

Otros elementos de comunicación son, el mensaje, el contexto(para elegir

el lenguaje del mensaje), los ruidos (disturbios en la comunicación,
interferencias, pueden ser físicas o psicológicas) y la retroalimentación
(ver que se entienda lo comunicado)
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 Tipos de comunicación

- formal —> estructura formal de la org, manuales, ordenes

- Informal —> grupos informales de la org, comentarios, opiniones

- Vertical —> de un nivel administrativo superior a uno inferior o

viceversa

- Horizontal —> niveles jerárquicos semejantes

- Verbal —> oralmente

- No verbal —> actitudes, gestos

- Escrita —> escrito o grá co

- La comunicación efectiva debe transmitirse en tiempo y forma, debe ser

sencilla y clara, ser concisa e servir como lazo integrador entre
empleados. Debe ser con able.

04 LIDERAZGO

✦El liderazgo es la capacidad que posee una persona para in uir y guiar a
sus seguidores hacia la consecución de una visión

El líder (gerente) debe tener:

✓ Conocimientos tecnológicos (producto, area) — word, excel, programas

✓ Conocimientos administrativos (organizaciones, procesos, empresa)

✓ Competencias personales:

Vision — apasionados y comprometidos con una vision

Autocontrol — control de impulsos y mantenimiento de serenidad

Seguridad en sí mismo — la con anza en uno mismo genera con anza en

los demás

Creatividad e iniciativa — tener iniciativas que proporcionen y faciliten el

logro de los objetivos

Sentido común — para delegar y ejecutar correctamente

Actitud positiva — el optimismo se traduce en gentileza y amabilidad

✦El estilo de liderazgo se re ere a una serie de comportamientos

relativamente duraderos en la forma de dirigir que caracterizan al
dirigente

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 Grid gerencial de estilos de liderazgo

Ayuda a los dirigentes a determinar su estilo de liderazgo. Y el estilo

predominante de la empresa

1.9 paternalista

9.9 transformador

5.5 democratico

1.1 burocratico

9.1 autocratico

Autoridad

La autoridad es la facultad de dar ordenes y exigir que sean cumplidas y

es indispensable para la ejecución y el logro de objetivos

Responsabilidad

Es la obligación de una persona a cumplir una misión asignada

 Delegación

Es la concesión de autoridad y responsabilidad para tomar y ejecutar

decisiones. La delegación motiva a los subordinados y permite que el
ejecutivo se enfoque en temas estratégicos

Para delegar es necesario marcar claramente la autoridad y

responsabilidad delegada y capacitar al personal

La responsabilidad NO se delega

Mando

Dos formas de mando: ordenes o instrucciones

Orden — ejercicio de autoridad mediante el cual el directivo transmite la

indicación al subordinado. Una orden efectiva debe ser clara, precisa y
motivadora.

Instrucciones — conjunto de pasos a realizar en situaciones de carácter

repetitivo

PROCESO DE EVALUACIÓN Y CONTROL

✦ La evaluación y control es la fase del proceso administrativo en la que

se establecen los estándares para medir los resultados obtenidos con el
n de corregir desviaciones, corregirlas y mejorar el desempeño a
futuro.

El control permite controlar la e cacia de la gestión, garantizar el

cumplimiento de los planes y detectar las causas de las desviaciones para
que no se repitan

EL PROCESO DE CONTROL

Etapas:

O1 establecimiento de estándares e indicadores (para la medición de

resultados, un patrón de control)

02 medición y detección de desviaciones (medir resultados en base a los

estándares establecidos con los sistemas de información)

Una desviación es la diferencia entre lo planeado y la realidad.

03 corrección (aplicación de medidas para eliminar desviaciones con

respecto a los estándares)
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 04 retroalimentación (informa los resultados para efectuar mejorar y

prever fallas)

INDICADORES

✦ Los indicadores de estándares son un patrón para evaluar resultados y

marcar ciertos limites, minimizando errores.

DESVIACIONES

✦ Las desviaciones son la diferencia entre el estándar y el desempeño

Tipos de control

Preliminar (antes de las actividades)

Concurrente (simultaneo a las actividades)

Posterior (después de las actividades)

SISTEMAS DE CONTROL

Para elegir un sistema de control hay que contar con los estándares y
objetivos. También, hay que capacitar al personal para que entienda estos
controles.

Los sistemas mas comunes son:

Reportes e informes

Un reporte debe:
Ser con able, claro, conciso, tener elementos grá cos, realizarse con la
frecuencia justa, entregarse a tiempo y estar actualizados

Sistemas de información

✦ Los sistemas de información comprenden todos aquellos medios a

través de los cuales se procesan los datos e informes relativos al
funcionamiento de todas las actividades de la organización

Formas

Son elementos indispensables para la transmisión y registro de datos

relativos a las actividades de cada departamento, facilitan la transmisión
de información y sirven para registrar las operaciones

Auditoria

✦ La auditoria es la revisión sintomática de los resultados de la empresa,

puede ser contable o administrativa
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 -Auditoria contable, control aplicado al control nanciero para dictaminar

si la información nanciera y los resultados son auténticos

-Auditoria administrativa — mediante esta se establecen métodos que

permiten evaluar el comportamiento del proceso administrativo con el n
de alcanzar mayor e cacia y completar los objetivos

DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL

Son resultados acumulados de todas las actividades de la organización

Se miden por e ciencia en el logro de objetivos (productividad), por

efectividad y por posicionamiento en el mercado.

DESEMPEÑO DE LOS EMPLEADOS

Análisis de desempeño: sirve para supervisar y dirigir el trabajo del

personal. Busca el desarrollo de los colaboradores para la mejora de la
organización y un mejor aprovechamiento de RRHH.

TABLERO DE CONTROL

Herramienta que permite realizar el seguimiento y control de la situación

de la empresa mediante medición de indicadores.

Sirven para la toma de decisiones ya que la información generada para

estos es actualizada y permite identi car desviaciones.

GESTION DE CAMBIO Y LA INNOVACIÓN

Desarrollo organizacional

✦ Proceso de conocer y cambiar la salud, la cultura y el desempe o de la

organizaci n.

Est dise ado para mejorar las habilidades, el conocimiento y la

efectividad individual de una empresa en t rminos de todos sus objetivos.

Implica la modi caci n de la cultura y estructura organizacional para

lograr un cambio planeado, analizar fortalezas y debilidades de los
individuos para ver dónde pueden realizarse mejoras.

Que los empleados desarrollen habilidades, formarlos, para mejorar el

desempeño general de la organización.
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 Etapas del desarrollo organizacional

01 Diagnostico, los lideres analizan como trabaja el grupo

02 Planeamiento de estrategias, desarrollo de equipos y jación de nuevos

objetivos

03 educación, cambiar la conducta de los empleados

04 Asesoría, entrenamiento y consultoría, se entrena y ayuda al grupo a

adaptarse a los nuevos cambios y objetivos

05 Evaluación, retroalimentar el cambio del proceso

- Los cambios pueden ser vistos como algo negativo cuando la persona no
esta capacitada para las nuevas funciones que tiene que cumplir

Calidad total

✦ La Calidad Total, tambi n conocida como Excelencia se puede de nir

como una estrategia de gesti n de la organizaci n, cuyo objetivo
principal es satisfacer de una manera equilibrada las necesidades y
expectativas de todos sus grupos de inter s

Normas ISO

Normas internacionales que de nen elementos para controlar y evaluar

la calidad de las organizaciones.

Fijan requisitos m nimos que deben cumplir los sistemas de gesti n de la

calidad

Sistema de gestión de calidad —> controlar y mejorar aquellos elementos

de una organización que afectan o in uyen en la satisfacción del cliente

- Norma ISO 9000 -

Establece lineamientos generales para los Sistemas de Gesti n de la

Calidad.

Trata de:

01 Total quality management, control de calidad en toda la empresa

mediante auditorias y feedback

02 Mejora continua, constancia en la mejora de los productos y servicios

rechazo absoluto a los defectos

03 Cero defectos, eliminar las causas del error, realizar acciones

correctivas educando al personal

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 - Norma ISO 9001 -

Establece los requisitos m nimos que debe cumplir un Sistema de Gesti n

de la Calidad.

- Norma ISO 9004 -

Proporciona orientación para la mejora continua del sistema de gestión de

calidad, mejorar el desempeño de la gente para brindar mejor calidad de
servicios

PROCESO DE CAMBIO

Implica la resistencia al cambio y la aceptación del nuevo status quo.

Las causas de cambio pueden ser internas (nueva estrategia, nuevo

equipo) o externas (cambios en las necesidades del cliente, cambios
económicos)

Cambio organizacional: Es la modi caci n de estructura, de tecnolog a o

de personal. Suelen requerir agentes de cambio que manejen este proceso

Cambios de estructura —> departamentalización, cambios en la cadena de

mando o en el diseño de puestos, etc.

Cambios de tecnología —> automatización, nuevos procesos de trabajo,

etc.

Cambios de personal —> tipos de comportamiento y actitudes del personal

grupal o individual.

Resistencia al cambio:

La gente se resiste al cambio ya que el cambio:

Causa incertidumbre

Hace al empleado salir de la zona de confort

Forzar la inercia (no dar opción, imponer)

Da encuentros con lideres negativos

> Acciones que los agentes de cambio llevan adelante con el personal
frente a los cambios:

Positivas —> apoyo, educación y elegir a personas que les guste el cambio

Negativas —> manipulación (distorsionar hechos, retener información) y

coerción (amenazas)

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 CREATIVIDAD E INNOVACIÓN

Creatividad: Habilidad de combinar ideas de manera nica o llevar a cabo

asociaciones inusuales entra las ideas.

Dejar que los empleados traigan ideas nuevas a la organización para tener
ideas innovadoras.

Innovación: cuando los resultados del proceso creativo se llevan a la

acción y se convierten en productos útiles o métodos de trabajo nuevos.

Organización innovadora: organización con habilidad de canalizar la

creatividad en resultados

Proceso de innovación

Aportes —> que la organización conste con individuos creativos

Transformación —> que los individuos den ideas sobre procesos

Resultados —> nuevos productos y métodos innovadores en practica

LA ADMINISTRACIÓN Y SUS ESCUELAS

01 antecedentes

—> En 1776, Adam Smith (economista y losofo escocés)

en su libro the wealth of nations, planteó las ventajas económicas que las
organizaciones y la sociedad obtendrían a partir de la división del trabajo
(especialización laboral).
Esta división consiste en la separación de trabajo en tareas especi cas y
repetitivas.

—> La revolución industrial la cual inició en el siglo XVIII con la

sustitución de la fuerza humana por las maquinas y se volvió mas
económico manufacturar los productos en las fabricas que en los hogares.

Que son las escuelas de la administración?

— son las diversas corrientes o enfoques a través de los cuales se aplica la
administración.

02 enfoque clásico

+ administración cientí ca

+ Proceso administrativo, administración general

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 Administración cientí ca

✦ La administración cientí ca es la aplicación de métodos de ingeniería y

experimentación a la administración, orientados hacia el incremento de
la productividad.

Principales exponentes:

FREDERIK W. TAYLOR

Buscó generar un cambio en la mentalidad de los trabajadores y gerentes

al de nir parámetros para mejorar la e ciencia de la producción.

Principios de la teoría cientí ca de Taylor

> Desarrollar una ciencia para cada elemento del trabajo de un individuo
para remplazar el antiguo método de la regla del dedo pulgar.

> Seleccionar cientí camente y luego capacitar, enseñar y perfeccionar al

trabajador.
> Cooperar con los empleados para asegurarse de que todo el trabajo se
haga de acuerdo con los principios de la ciencia que ha desarrollado.

> Dividir el trabajo y las responsabilidades de forma casi equitativa entre

la administración y los trabajadores.

FRANK Y LILIAN GILBRETH

estudiaron el trabajo para eliminar movimientos manuales y corporales
ine cientes.
también experimentaron con el diseño y el uso de herramientas y equipo
adecuados para optimizar el rendimiento laboral.
Microcronometro —> grababa los movimientos de un trabajador y el
tiempo de cada movimiento. De esta manera se identi caban los
movimientos inútiles y eliminarlos.

HENRY FORD
formado como técnico maquinista, hacía 1885 cuando Daimler y Benz
lanzaron sus automóviles, Ford se interesó por el invento y empezó a
construir sus prototipos.
La clave del éxito residió en su procedimiento para reducir costos de
fabricación: la producción en serie, conocida también como fordismo.

abarataba la producción por vía de la estandarización del producto.

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 HENRY GANTT
➢implementó un sistema de incentivos para obreros y supervisores.

➢Incentivó la publicación de los resultados de los empleados en pizarras

públicas, dando origen luego a las grá cas para calendarizar la
producción. Sentó las bases del Método de la Ruta Crítica (CPM) y la
Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas (PERT).

Principales aportaciones de la administración cientí ca

✓ Incentivos
✓Estándares
✓Tiempos y movimientos
✓Ingeniería de métodos
✓Selección cienti ca de personal

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Administración general

—> La administración desde la perspectiva de la organización como centro

de todo.

HENRI FAYOL

la atención de Fayol se dirigió hacia las actividades de todos los gerentes,

Fayol describió la practica de la administración con su creencia en que la
administración es una actividad común para todos los negocios.

Lo llevó a desarrollar 14 principios de la administración:

(1) División del trabajo: especialización aumenta el rendimiento y hace

e cientes a los empleados
(2) Autoridad: los gerentes deben poder dar ordenes y la autoridad les da
este derecho
(3) Disciplina: los empleados deben obedecer y respetar las reglas que
rigen la organización
(4) Unidad de mando: todo empleado debe recibir ordenes de un solo
superior
(5) Unidad de dirección: la organización debe tener un solo plan de acción
para guiar a gerentes y trabajadores
(6) Subordinación de los intereses individuales al interés general: los
intereses de cualquier empleado no deben tener prioridad sobre los
intereses de la organización como un todo
(7) Remuneración: los empleados deben recibir una remuneración por
sus servicios
(8) Centralización: grado en que los empleados se involucran en la toma
de decisiones
(9) Escalafón: línea de autoridad desde el gerente en el nivel mas alto al
mas bajo
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 (10) Orden: las personas y materiales deben estar en el lugar y momento

adecuado
(11) Equidad: los gerentes deben ser amables y justos con sus
subordinados
(12) Estabilidad en los puestos del personal: la administración debe
realizar un planeamiento ordenado del personal y garantizar que haya
reemplazos disponibles para las vacantes
(13) Iniciativa: los empleados que tengan originalidad y lleven a cabo los
planes tendrá un mayor nivel de esfuerzo
(14) Espíritu de grupo: promover el espíritu de equipo generara armonía
y unidad dentro de la organización

MAX WEBER

BUROCRACIA WEBERIANA:
Una forma de organización caracterizada por la división del trabajo, una
jerarquía claramente de nida, normas y reglamentos detallados y
relaciones impersonales.
Weber reconoció que esta “burocracia ideal” en realidad no existe, sino
que pretendía que fuera la base para teorizar sobre cómo se podría
realizar un trabajo en grupos grandes.
La burocracia, tal como la describió, es muy parecida a la administración
cientí ca en cuanto a su ideología.
Ambas enfatizan la racionalidad, previsibilidad, impersonalidad,
competencia técnica y autoritarismo

UNA BUROCRACIA DEBE CONTAR CON:

DIVISION DEL TRABAJO: Los trabajos se dividen en tareas sencillas, de

rutina, y bien de nidas.

JERARQUIA DE AUTORIDAD: Las posiciones se organizan en una

jerarquía con una clara cadena de mando

SELECCIÓN FORMAL: Personal seleccionado para los trabajos de acuerdo

con sus habilidades técnicas

NORMAS Y REGLAMENTOS FORMALES: Sistema de reglas escritas y

procedimientos de operación estándar.IMPERSONALIDAD: Aplicación
uniforme de reglas y controles, no según las personalidades.

ORIENTACION PROFESIONAL: Los gerentes son profesionales de carrera,

no dueños de las unidades qué dirigen.

Estructuralismo

Tiene como precursor a Max Weber

Esta escuela pretende equilibrar las funciones de la organización
prestando atención tanto a su estructura como al recurso humano, y
poniendo énfasis en los aspectos de autoridad y comunicación.
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 Considera que existen cuatro elementos comunes en todas las

organizaciones:

AUTORIDAD.

En todas las organizaciones hay un grupo de personas que tienen la

función de dirección.

COMUNICACIÓN.

En las organizaciones existen sistemas de transmisión y recepción de

información formal e informal para lograr los objetivos.

COMPORTAMIENTO.

Esta estructura se re ere a la división del trabajo y al comportamiento del

personal.

ESTRUCTURA.

Normas, reglas y políticas que se establecen para operar la empresa.

Principales aportes de la administración general

✓ Proceso administrativo
✓Areas funcionales
✓Principios de la administración

03 enfoque cuantitativo

La Escuela matemática parte del principio de que la administración es

una entidad lógica cuyos elementos pueden expresarse en términos de
símbolos matemáticos, relaciones y datos que se pueden medir.
El enfoque cuantitativo contribuye directamente al manejo de la toma de
decisiones en las áreas de planeación y control.
Utilización de técnicas cuantitativas para el uso de decisiones.

ACT (administración de la calidad total)

Area en la que utilizan técnicas cuantitativas
Es una losofía de administración comprometida con la mejora continua
para responder a las necesidades especi cas del cliente.

Principales aportes
✓ Pronósticos
✓ Investigación de operaciones
✓ Métodos cuantitativos
✓ Modelos matemáticos
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 04 enfoque conductual

Escuela humano-relacionista

• Postula la necesidad de mejorar las relaciones humanas a través de la

aplicación de las ciencias de la conducta a la administración.
El objetivo es la satisfacción de necesidades psicológicas y de grupo del
trabajador para lograr motivación y así, mayor productividad

ELTON MAYO
Psicólogo y sociólogo australiano.
Su interés primordial se enfocaba en los efectos psicológicos que podían
provocar las condiciones físicas del trabajo en relación con la
productividad.

—> Teoría del descubrimiento del hombre

Demostró que, sin la cooperación y solidaridad del grupo de trabajo, y la

comunicación como elemento fundamental, es difícil incrementar la
productividad.

—> Conclusiones de la teoría

‣ La moral y la productividad de los trabajadores se relacionan con

aspectos de tipo afectivo y social, tales como el reconocimiento, ser
escuchados y formar parte de un grupo de trabajo.
‣ Los factores sociales en ocasiones son más motivadores que los
económicos.
‣ La solidaridad y la cohesión son de suma importancia para el
desempeño del individuo en su trabajo.
‣ La comunicación es un elemento fundamental para lograr la
productividad e in uir en el comportamiento de los trabajadores

ROBERT OWEN
Difundió la idea de la necesidad de mantener el bienestar social de los
empleados y demostró que estos implican costos, son una inversión.

Escuela neohumano- relaicionista

—> parte del humano-relacionismo, dice que para el éxito de las empresas
adaptarse a las necesidades del personal y saber motivarlos es
determinante

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 DOUGLAS MCGREGOR

Propone lograr un equilibrio entre las necesidades del trabajador y las de

la empresa mediante la participación del trabajador en la jación de
objetivos.

Propone que existen dos estilos básicos de trabajadores: la

administración tradicional, a la que denomina Teoría X, y otro estilo al
que considera la naturaleza del ser humano, la Teoría Y (la que él
considera adecuada, pero ambas son ciertas).

TEORÍA X
✴ El ser humano es, por naturaleza, indolente, perezoso, le desagrada el
trabajo y lo evitará siempre que pueda.
✴ Las personas tienen que ser dirigidas, controladas, obligadas a
trabajar y motivadas para lograr los objetivos de la empresa.
✴ Los trabajadores pre eren ser dirigidos, les disgusta la
responsabilidad y son poco ambiciosos.

TEORÍA Y
✴ Al ser humano le agrada el trabajo.
✴ Las personas no son pasivas por naturaleza, se han vuelto así a raíz de
las estructuras de organización que han propiciado esta actitud. La
responsabilidad, la iniciativa, el potencial de desarrollo y la disposición
para dirigir la conducta hacia las metas de organización se encuentran
latentes en todo ser humano.
✴ Es responsabilidad de la administración desarrollar las
potencialidades de los trabajadores.
✴ La administración debe establecer las condiciones para que el personal
pueda alcanzar sus objetivos mediante la consecución de los objetivos
de las empresa

MASLOW

—> propone que la motivación se origina en las necesidades y que estas

necesidades tienen una jerarquía

PIRAMIDE DE MASLOW

La jerarquía de Maslow incluye cuatro necesidades básicas y una de

crecimiento
1. AUTOREALIZACION: Son necesidades que se encuentran en la cima de
la jerarquía. Las personas encuentran un sentido de vida en el trabajo
mediante el desarrollo de sus potencialidades. Es el estado ideal para
lograr la automotivación.
2. RECONOCIMIENTO: Surgen de la necesidad de que el trabajo sea
debidamente reconocido como algo importante.
3. AMOR O PERTENENCIA: Son las necesidades afectivas tales como la
asociación, participación y aceptación en el grupo de trabajo.

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 4. SEGURIDAD: Se re ere a la necesidad de las personas de sentirse

seguras y protegidas.
5. FISIOLOGICAS: Son la base de la pirámide de las necesidades: la
necesidad de alimentación, sueño y vestido.

Estas necesidades deben satisfacerse desde la numero 5 hasta la 1 en

orden.

Principales aportes
✓ Motivación y moral en los trabajadores
✓ Estudio de las necesidades del personal
✓ Liderazgo
✓ comunicación

05 enfoque contemporáneo

—> de ne a la org como un sistema de múltiples actividades y relaciones y

desarrolla un esquema para el ámbito de la administración

CHESTER BARNARD

- de ne que una organización funcionaba como un sistema cooperativo.

SISTEMA: Conjunto de partes interrelacionadas e interdependientes

dispuestas de tal forma que se produce un todo
uni cado.

De nía a las organizaciones como sistemas abiertos, quiere decir que, se

ven in uenciados por su entorno y propician la interacción.
El enfoque sist mico implica que las decisiones y acciones en un rea de la
organizaci n afectar n a otras reas, reconoce que las organizaciones no
est n aisladas.

ENFOQUE DE CONTINGENCIAS O SITUACIONAL: plantea que las

organizaciones no son iguales, sino que enfrentan situaciones distintas
(contingencias)

Variables de contingencia:

‣ TAMAÑO DE LA ORGANIZACIÓN. Cuando el tamaño aumenta, también

lo hacen los problemas de coordinación.
Ejemplo: es probable que el tipo de estructura organizacional adecuada
para una empresa de 50000 empleados sea ine ciente para una de 50.
‣ TECNOLOGÍA PARA TAREAS RUTINARIAS. Para lograr sus metas, una
organización utiliza tecnología. Las tecnologías de rutina requieren
estructuras organizacionales, estilos de liderazgo y sistemas de
control que di eren de lo que necesitan las tecnologías personalizadas
o que no son de rutina.
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 ‣ INCERTIDUMBRE AMBIENTAL. El grado de incertidumbre ocasionado

por cambios ambientales in uye en el proceso de administración. Lo
que funciona bien en un entorno estable y predecible puede ser
totalmente inapropiado en otro.
‣ DIFERENCIAS INDIVIDUALES. Los individuos di eren en términos de
sus deseos de crecimiento, autonomía, tolerancia a la ambigüedad y
expectativas. Estas y otras diferencias individuales son
particularmente importantes cuando los gerentes seleccionan técnicas
de motivación, estilos de liderazgo y diseños de labores.

Principales aportes
✓ Cibernetica
✓ Sistemas abiertos
✓ Empresa como sistema

O6 escuela estructuralista

Tiene como precursora a Max Weber

Considera que existen 4 elementos comunes en todas las organizaciones:

1. Autoridad — personas con la función de dirección

2. Comunicación — sistemas de trasmición y recepción de información
3. Comportamiento — división de trabajo y comportamiento del personal
4. Estructura — normas reglas y políticas de operación

RENATE MAYNTZ
Clasi ca a las organizaciones de acuerdo a su estructura
3 formas de estructura por autoridad:
jer rquica — 1 autoridad toma la decisiones
democr tica — tiene en cuenta lo que opina la mayoría
t cnica — libertad de acción de acuerdo a los conocimientos

AMITAI ETZIONI
tipolog a y comportamiento en las organizaciones.

Dice que las org son —> unidades que buscan un n especi co
Las clasi ca en:
Coercitivas — nivel superior tiene toda la autoridad
Normativas — proporcionan bene cios a la sociedad
Utilitarias — objetivo de lucro
Mixtas — dan bene cio pero buscan lucro
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 RALPH DAHRENDORF

An lisis estructural, comportamiento, con icto y tipolog a del

mismo.

Considera que una organización puede tener 5 tipos de con ictos:

Industriales — entre empleados y la org
Informales — trato no formal en la empresa entre empleados
Derivados — x situaciones ajenas a la org
Mani estos — con partes externas, sindicatos
Subyacentes — causan malestar sin con icto

Principales aportes
✓ Descentralización
✓ Tipos de autoridad
✓ Tipos de estructuras y organizaciones
✓ Análisis de con icto

07 escuela neoclásica

—> Su objetivo es evitar errores bas ndose en situaciones pasadas.

PETER F. DRUCKER

APO — administración por objetivos

Postula que los objetivos principales de la empresa deben coordinarse con
los objetivos personales de autorrealización

Ventajas de APO
a. Objetivos conocidos con precisión
b. Fomenta el autocontrol
c. El personal sabe hacia donde se dirigen los esfuerzos
d. Retroalimentación

Pasos de APO

1. De nición de los objetivos de la organización

2. 2. De nición de los objetivos por departamento

3. Objetivos individuales

3. Seguimiento del rendimiento y avance

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