PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

Guía de aprendizaje: No 4 Soportes Contables

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Tecnólogo en Gestión Contable y

Financiera
 Código del Programa de Formación: 123102 versión 1
 Nombre del Proyecto: Estructuración de procesos financieros y tributarios en las
MYPES del Huila
 Fase del Proyecto: Fundamentación
 Actividad de Proyecto: 2. Contextualizar el entorno empresarial y su sistema
contable - financiero, según el marco económico - jurídico
 Competencia: 210301019 - Contabilizar Los Recursos De Operación, Inversión Y
Financiación De Acuerdo Con Las Normas Y Políticas Organizacionales
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: 588980 - 3. Codificar y diligenciar
documentos de acuerdo con el puc del sector
 Duración de la Guía: 40 horas, 32 horas presenciales y 8 horas
desescolarizadas

2. PRESENTACIÓN

Querido Aprendiz:

El manejo y control de la información, garantiza la sostenibilidad de las empresas en el

mercado, facilitando una planeación operativa y estratégica que le permita competir y
garantizar su desarrollo continuo.

Es importante conocer las características, la normatividad y el diligenciamiento de los

documentos comerciales y los títulos valores, teniendo en cuenta que son los
comprobantes de constancia de las operaciones que realizan los entes económicos en su
actividad comercial.

Esta guía le facilita el conocimiento y manejo de los documentos comerciales y de los

títulos valores de uso general en Colombia. La formación por competencias se desarrolla
a partir de un proceso auto-formativo, y la condición fundamental es la motivación,
disciplina, responsabilidad GFPI-F-135 V01

Además de las habilidades y destrezas que se logran dentro de las competencias

específicas; también involucra actitudes de compromiso, responsabilidad, respeto,
trabajo en equipo, trabajo colaborativo, comunicación asertiva, uso y manejo de las
TIC, aplicación de buenas prácticas en seguridad y salud en el trabajo, hablar una
segunda lengua, elementos de las competencias básicas y transversales del perfil
profesional

Esperamos su activa participación en la construcción y transferencia del

conocimiento, para mejorar las competencias de cada uno de ustedes.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. Actividades de Reflexión inicial: Duración 1 horas (autodiagnóstico)

Generalmente todas las personas tenemos algún medio de prueba que homologa, valida
o certifica cierta información o eventos de nuestras vidas, como lo es nuestra
documentación personal. Nos referimos a documentos como: registro civil, cedula de
ciudadanía, libreta militar, constancias laborales, partida de matrimonio, entre otros. Con
ellos podemos demostrar nuestro nacimiento, estado civil, situación militar, estudios,
experiencia laboral.

GFPI-F-135 V01
 Tomado de: https://www.google.com/search?
q=registro+civil&rlz=1C1CHBF_esCO881CO881&sxsrf=ALeKk03ogFIyuMLXcWTOMhM0
mYW3b3EkcQ:1613667823701&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=2ahUKEwja46qL9fP
uAhXGtlkKHcyZBzcQ_AUoAXoECAUQAw&biw=911&bih=379#imgrc=Et-
cQhyc5Gh3aM&imgdii=P5j29AA_VpueyM

Teniendo en cuenta lo anterior, considere lo siguiente:

1 ¿Qué pasaría si no hubiese forma de probar la información de una persona como
verdadera?

2 ¿Es pertinente tener algún medio de prueba que soporte las operaciones de las
personas como son: comprar una casa, cancelar un dinero, recibir un préstamo del
banco? ¿Porqué?

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios

para el aprendizaje.

Reúnase con su GAES y construyan de manera

colaborativa un mapa mental que contenga
experiencias
que haya tenido con el manejo de títulos valores y
documentos comerciales. Cuáles conocen y en qué
momento los han utilizado.

GFPI-F-135 V01
Cuenta con 30 minutos y cada grupo contará con 5
minutos para socializarlo en plenaria.

Este informe debe ser guardado en su carpeta de

evidencias, para luego confrontarlo con los
resultados obtenidos en el desarrollo de las
actividades propuestas.

3.3. Actividades
de apropiación del conocimiento (Conceptualización y
Teorización).

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No. 1

3.3.1.1 Aplicar las normas legales sobre la elaboración de los documentos

comerciales y no comerciales como soportes que intervienen en el proceso
contable, (Contables y no Contables).
Prepare una exposición para presentarla empleando la herramienta Prezi, de losV01
GFPI-F-135
documentos contables y no contables, que contenga:
 DOCUMENTOS EMPRESARIALES
DOCUMENTOS CONTABLES: Todos los documentos de tipo contable sirven de
respaldo a transacciones que realiza la empresa y se utilizan en la contabilidad,
para calcular ingresos, egresos y patrimonios. Teniendo así documentos contables
internos y documentos contables externos.
Documentos contables internos:
Estos documentos se elaboran directamente por la empresa y se priorizan a la
hora de llevar la contabilidad; dentro de ellos están:
 La factura de venta: es un documento que respalda las actividades
comerciales, puede ser venta de productos o servicios y la expide un
vendedor a su cliente.
La factura de venta incluye también los apellidos y nombre o razón social y
NIT- como se denomina en el contexto colombiano- del vendedor o de
quien presta el servicio: en toda factura se debe identificar claramente quien
es el vendedor o prestador del servicio. Si es una persona natural, que por
la naturaleza de su actividad está obligada a emitir facturación debe indicar
sus nombres y NIT. Si se trata de una empresa debe quedar registrada su
razón social y número de identificación tributaria. En la mayoría de los
casos, es importante que se registren los apellidos y nombres o la razón
social del comprador o beneficiario del servicio y su identificación tributaria.

o Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración

consecutiva de facturas de venta. Esta numeración es aprobada por la
autoridad correspondiente.
o Fecha de expedición de la factura.
o Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios
prestados.
o Valor total de la operación.

o recibos de pago: Es un documento que certifica el pago por un servicio o

producto. El recibo lo emite el acreedor o la persona que generó la factura
y, por tanto, proporciona el servicio o producto y se dirige al receptor de
dicho bien o servicio
o Título: Debe ser recibo o recibo de pago para indicar la naturaleza del
documento.
o Mención a la factura o al concepto al que se ha pagado
o Importe que ha sido cobrado GFPI-F-135 V01
o Importe pendiente
o Fecha en la que se recibió el cobro
 o Nombre y razón social del emisor

Otros elementos como el logo, el e-mail o incluso el número de teléfono de

la empresa emisora son también relevantes a la hora de identificar al
emisor.

 presupuestos: Documento en el que se contiene una previsión generalmente

anual de los ingresos y gastos relativos a una determinada actividad económica. 
o Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de
la empresa en forma integral.
o Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.
o Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.
o Coordinar y relacionar las actividades de la organización.
o Lograr los resultados de las operaciones periódicas.
vales: Es utilizado como promesa de pago, a través del cual el deudor contrae un
compromiso de pago con su acreedor, sobre cierta cantidad de dinero, en el lugar y fecha
que se estipule en el mismo documento. Un vale debe contener: fecha, nombre del
deudor, nombre del acreedor, cantidad de objetos o dinero que se presta, datos de los
objetos dados en préstamo, incluyendo el estado físico en que se encuentren; finalmente
GFPI-F-135 V01
la firmas de los involucrados.
El vale es una promesa de pago; el recibo es una constancia de un pago efectuado.
El vale obliga al deudor; el recibo libera al deudor.

Documentos contables externos:

A diferencia con los internos es que, como su nombre lo indica, son elaborados por otra
empresa o por otro servicio que se adquiera y que no haga parte de la estructura interna
de la compañía. Algunos de los ejemplos de documentos contables externos son:

 Recibo de caja;

Es un documento contable que se utiliza para registrar los diferentes recaudos de

dinero que tenga la empresa por concepto de cualquier transacción comercial.

 Fecha de elaboración: corresponde a la fecha en la que se registra el recibo en

el programa.
 Cliente: Permite relacionar la cuenta (Tercero) que está realizando el pago y/o
abono.
 Valor recibido: En este campo se digita el valor por el cual se va a registrar el
ingreso de dinero
 Medio de pago: muestra la lista de formas de pagos por las cuales el cliente
podrá cancelar la factura.
 Observaciones: En este campo se registrarán los comentarios adicionales que
se deseen incluir en el recibo.
 Adjuntos: aquí se podrán incluir documentos o imágenes que estarán adjuntas
como soporte del pago de la factura.
 Abonar a deuda: El sistema trae el valor total de la deuda del tercero, el sistema
toma el valor digitado y lo aplica a la primer factura vencida a la más reciente;
de igual forma
 permite conocer el detalle de las facturas pendientes por cancelar.

GFPI-F-135 V01
  comprobante de pago

Es un documento que certifica el traspaso de algún bien o que se generó un servicio en

cambio de algún valor acordado.
El comprobante de pago se genera con el fin de que haya una constancia de las
transacciones.

 El encabezado debe contener el concepto ‘Comprobante de pago‘ escrito de la

forma más clara posible. No dejes espacio para ningún tipo de confusión.
 Datos fiscales, razón social y/o nombre de la persona que emite el recibo.
 Fecha en la que se realiza la transacción.
 Número del documento.
 ‘Recibí de‘ con los datos del emisor a continuación.
 ‘La cantidad de’ con espacio para apuntar las cantidades de producto -en el
caso de que sea aplicable-.
 ‘Por concepto de‘ para especificar de manera detallada cuál ha sido el
producto o servicio que ha dado base a la transacción que queda reflejada en el
recibo de pago.
 Nombre y firma del receptor.

 comprobante de devolución;

El cual reversa todos los movimientos contabilizados en la factura de venta y

reintegra las cantidades al inventario. GFPI-F-135 V01

 letras de cambio;
 es un documento mercantil que garantiza que una persona pagará a otra una
cantidad de dinero en una fecha determinada.

 Especificar el lugar de emisión.

 Denominación de la moneda en la que se ha emitido.
 Monto en letras y números.
 Fecha en que se ha emitido el documento.
 Fecha de vencimiento.
 Datos del emisor (Librador).
 Dirección de la entidad bancaria donde habrá de hacerse efectivo el pago (no obligatorio).
 Datos de la persona que debe hacer el pago (librado).
 Aceptación explícita del que debe hacer el pago.
 Firma del emisor de la letra de cambio.
 Tasa de impuesto por timbres.
 Identificación del documento utilizado para su cumplimentación

DOCUMENTOS NO CONTABLES: Los documentos no contables sirven para dar

información sobre una operación mercantil.

 Cotización u orden de compra.

En la cotización aparecen los siguientes datos: descripción y precio del artículo;
fecha de entrega; forma de pago y tiempo durante el cual tiene vigencia. Es pues
un documento de carácter informativo y puede presentarse en forma de carta o en
GFPI-F-135 V01
otros formatos. En definitiva, un archivo importante para llevar la contabilidad de
toda empresa.
  Remisión

Es un documento soporte de la entrega de mercancías en el que se indican las

cantidades que han salido de forma física del inventario y han sido entregadas al cliente,
pero no han sido facturadas.

1. Datos de la empresa:
o Nombre o razón social.
o Logotipo.
o Dirección.
o Teléfono.
o Web o correo electrónico.
2. Fecha de compra.
3. Número o folio de la nota de remisión.
4. Datos del cliente:
o Nombre o razón social.
o Dirección.
5. Descripción de productos vendidos.
o Cantidad.
o Nombre de producto.
o Precio por unidad.
o Importe total.
6. Totales de la compra:
o Subtotal: cantidad antes de impuestos o cobros extra.
o IVA: en caso de aplicarse.
o Total: Total a pagar por los productos e impuestos o cobros extra.
7. Firma de conformidad:
o Nombre y firma del cliente.

a) Concepto
b) Características
c) Normatividad vigente en las áreas contables y no contables
d) Procedimiento contable (Lineamiento o instructivos)
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e) Soportes contables:
1. Definición
2. Ejemplo Formato Diligenciado
f) Importancia de los soportes contables en la contabilización.
Un Documento contable puede tener muchas funciones, pudiendo servir sólo para la
empresa, o para personas u organizaciones fuera de ella.

Por lo tanto un Documento contable sirve para:

 Dejar constancia de las operaciones mercantiles.

 Calcular los ingresos, egresos o reflejar el patrimonio de la empresa.
 Reflejar movimientos internos que no tengan que ver con lo mercantil.
 Respaldar datos y emitir presupuestos.
 Llevar un registro completo que permita el cálculo de impuestos o faciliten
procesos de fiscalización o auditoría.
De modo que estos documentos acreditan un asiento contable o lo justifican. En
ellos se registra una relación jurídica entre dos partes.

https://www.egafutura.com/glosario/documento-contable

https://www.siigo.com/blog/contador/tipos-de-documentos-contables/

https://empresayeconomia.republica.com/contabilidad/que-son-los-documentos-no-
contables.html#:~:text=%C2%BFQu%C3%A9%20son%20documentos%20no
%20contables,necesaria%20sobre%20la%20posible%20transacci%C3%B3n.

https://nubex.com.co/factura-de-venta-definicion-y-caracteristicas/

https://es.wikipedia.org/wiki/Presupuesto#Usos_del_presupuesto

3.3.1.3 A continuación deben leer activamente las artículos que se relacionan y realizar un
cuardo con la información legal aplicable a los soportes contables.

Estatuto tributario
Artículos 615, 616-1, 616-2, 616-3, 617, 618, 618-2, 619, 652, 652-1, 653 y 657. 3.3.2.3.

Decreto 2649 de 1993

Artículos 56, 123 y 124

Normatividad Varias:
Ley 1231 del 2008 Resolución 8934 del 2014 de la Superintendencia de Industria yGFPI-F-135 V01
Comercio.
 Artículo 615: Obligados a expedir y entregar factura o documento
equivalente.

Artículo 616-1: Factura o documento equivalente.

Artículo 616-2: Casos en los cuales no se requiere la expedición de

factura.

Artículo 616-3: Sanción del establecimiento por un día

Artículo 616-4: Proveedores tecnológicos, obligaciones e infracciones.

ESTATUTO Artículo 617: Requisitos de la factura para efectos tributarios.

TRIBUTARIO Artículo 618: Deber de exigir factura o documento equivalente, exigible
por los adquirentes.

Artículo 618-2: Las personas o entidades que elaboren facturas o

documentos equivalentes, deberán cumplir

Artículo 632: Deber de conservar informaciones y pruebas.

Artículo 652: Sanción por expedir facturas sin requisitos.

Artículo 657: Sanción de clausura del establecimiento.

DECRETO 2649 ARTÍCULO 56. ASIENTOS. Con fundamento en comprobantes

DE 1993 debidamente soportados, los hechos económicos se deben registrar en
libros en idioma castellano, por el sistema de partida doble.

Pueden registrarse varias operaciones homogéneas en forma global,

siempre que su resumen no supere las operaciones de un mes. Las
operaciones deben registrarse cronológicamente. Sin perjuicio de lo
dispuesto en normas especiales, los asientos respectivos deben
hacerse en los libros a más tardar en el mes siguiente a aquel en el cual
las operaciones se hubieren realizado.

ARTÍCULO 123. SOPORTES. Teniendo en cuenta los requisitos legales

que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos
económicos deben documentarse mediante soportes, de GFPI-F-135
origen interno
V01
o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan
en ellos o los elaboren.
 Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad
respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia,
conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea
posible su verificación.

ARTÍCULO 124. COMPROBANTES DE CONTABILIDAD. Las partidas

asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en
orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en
comprobantes de contabilidad elaborados previamente.

Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los

soportes, por cualquier medio y en idioma castellano. Los comprobantes
de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación
del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado
y autorizado.

En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las

operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.

Ley 1231 de 2008 - Colombia. " LEY 1231 DE 2008 (julio 17) por la cual
se unifica la factura como título valor como mecanismo de financiación
para el micro, pequeño y mediano empresario, y se dictan otras
disposiciones.
NORMATIVIDA
La Resolución 8934 de 2014, establece una serie de procedimientos e
D VARIAS instrumentos archivísticos que se deben cumplir e implementar en el
plazo establecido. No señala plazos adicionales ni implementación
parcial de los procedimientos e instrumentos archivísticos. La
Resolución no establece multas.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No. 2

3.3.2 Interpretar la ley general de archivos para la conservación de documentos y su

aplicación en el área contable.

GFPI-F-135 V01
3.3.2.1 Elaborar de forma colaborativa un informe sobre El Archivo y la conservación de
documentos en el área financiera y contable de las empresas, que contenga:
a) Los archivos administrativos, definición, clases y características.
b) Selección de los documentos de archivo
c) Importancia de la organización del archivo y la conservación documental en las
áreas financieras y contables de las empresas.
d) Manejo automatizado de la información frente a las ayudas de la tecnología, el
internet, las redes sociales, los correos electrónicos y al exceso de información
disponible.

El archivo son un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada,
en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información. Dentro de los archivos se encuentran los archivos
administrativos, los cuales son un conjunto de documentos producidos por personas
naturales o jurídicas, públicas o privadas que se originan en el ejercicio de sus funciones y
actividades; estos claramente siendo conservados, clasificados, organizados y
administrados. Dentro de los archivos administrativos encontramos diferentes clases que
son muy importantes, tenemos:

 Archivo de gestión o de oficina: Se encarga de concentrar, ordenar y clasificar

los documentos que ingresan para facilitar la posibilidad de consulta. En este
archivo se encuentran los archivos generados en los procesos de gestión
administrativa. El tiempo de permanencia depende del trámite y normas internas
indicadas en las TRD (Tablas de retención documental)
 Archivo central o intermedio: Unidad que administra, custodia y conserva en
buen estado los documentos de cualquier tipo o valor administrativo legal,
permanente e histórico que son transferidos por las diferentes oficinas o entidades.
 Archivo histórico o permanente: Custodia y gestiona fondos documentales para
la tercera etapa o edad de los documentos del archivo central o del archivo de
gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación.

GFPI-F-135 V01
Sólo serán conservados a largo plazo si se considera que estos poseen un valor o
carácter histórico. Esto puede ser difícil de determinar, lo importante aquí es entender que
 un fondo documental no puede conservar ni conserva la totalidad de los documentos
creados.

Los documentos de archivo no son creados con la intención explícita de que estos tengan
un valor histórico. El hecho de que sean instrumentos que registran hechos
contemporáneos es lo que les da su importancia, su potencial histórico debe ser
ponderado en base a quién los creó, por qué y para qué.

Un documento no tiene que ser necesariamente “viejo” para constituirse como documento
de archivo, sino que tiene que tiene que ver su función de origen cumplimentada.

Podemos encontrar documentos en una amplia gama de soportes y formatos analógicos

y digitales. Es así que tenemos: documentos escritos, recursos digitales (correos
electrónicos, páginas web), fotografías, películas, grabaciones de audio por mencionar
solo algunos.

https://www.ica.org/es/que-es-un-documento-de-archivo

https://prezi.com/8kjzvxaggolz/archivos-administrativos/

Se evalúan las series a partir de sus valores primarios y secundarios para fijar el tiempo
de su conservación y destino final. En este sentido, los valores primarios se relacionan
con la génesis del documento, con su  finalidad o su uso (fiscal, judicial, legal,
administrativo); mientras que los valores secundarios responden en términos informativos,
trascienden el motivo por el cual se originó el documento (para la investigación, la historia,
etc.).

TIPOS DE CLASIFICACIÓN
 Clasificación funcional: Se tienen en cuenta las funciones de la entidad que genera los
documentos. Los documentos se agrupan según la función del que son reflejo o bien
según las actividades de las que son resultado.
 Clasificación orgánica: La entidad necesita de una estructura organizativa que le
permita su funcionamiento. Los documentos se agrupan siguiendo las distintas
estructuras administrativas de la institución de la que emanan.
 Clasificación por materias: Este elemento no deriva directamente de la entidad sino de
la percepción que se tenga de la misma o de sus actividades. Los documentos se
agrupan tras analizar el contenido de los mismos, para después establecer grupos según
GFPI-F-135 V01
los asuntos de los que traten.
 Independientemente del sistema de clasificación elegido en los Archivos, los
documentos se clasifican:
 por fondos, conjunto documental producido por una institución o entidad.
 por series, dentro de los fondos. Cada serie agrupa documentos del mismo tipo, reflejo
de cada una de las actividades repetitivas que desarrolla la entidad.
 por expedientes, dentro de las series. El expediente lo integra el conjunto de
documentos referidos al procedimiento de un mismo asunto.
 por documentos sueltos.
 
MÉTODOS DE ORDENACIÓN
 Ordenación Cronológica: El criterio de ordenación lo determina la fecha de los
documentos (año, mes y día), de mayor a menor, del más antiguo al más reciente. Dentro
de cada año por meses y dentro de éstos por días.
 Ordenación alfabética: Los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto.
Este método se aplica a documentos referidos a personas, entidades y lugares.
 Ordenación numérica: Los documentos se ordenan siguiendo el número de registro
correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos.
 Ordenación por conceptos: los documentos se ordenan siguiendo un índice
previamente confeccionado. Este sistema es válido por ejemplo para la correspondencia
donde se ordenan los documentos por conceptos y dentro de estos, por orden
cronológico.
https://www.bibliopos.es/organizacion-archivos-clasificacion-ordenacion-instalacion/

Características
Para que los documentos tengan valor para la sociedad deben constituirse como un
fuente de información fiable y para ello tienen que contar con las siguientes
cualidades:

 Autenticidad: El documento es lo que afirma ser, se puede comprobar que ha

GFPI-F-135 V01
sido creado por la persona o la institución que alega haberlo hecho y en el
tiempo que dice que fue creado.
  Fiabilidad: Se representa de forma exacta el evento que dice testimoniar, se
debe tener en cuenta que esta representación siempre ocurre a través de la
perspectiva de la persona u organización que generó el documento.
 Integridad: El documento se encuentra completo e inalterado y su contenido
es suficiente como para proporcionar una visión coherente de los hechos que
representa. Desafortunadamente no todos los documentos de archivo
conservan 100% su integridad.
 Utilidad: El documento debe ser físicamente accesible y estar en condiciones
óptimas para poder ser utilizado y servido a quien lo necesite. La catástrofes
naturales y las guerras pueden tornar a los documentos de archivo en algo
inservible y por lo tanto inaccesible.

Para preservar la autenticidad y confiabilidad de un documento de archivo es

primordial respetar tanto el contexto en el que fue generado (esto nos permitirá
entender quien lo creó, para qué y la forma), como su contenido y formato (la manera
en la que es representado el documento).

https://www.ica.org/es/que-es-un-documento-de-archivo
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No.3

3.3.3 Identificar características, normas técnicas y legales en la expedición y manejo de los títulos
valores, títulos nominativos, títulos a la orden y títulos al portador.

3.3.3.1 Consulte la bibliografía propuesta para esta

actividad, y elabore individualmente un cuadro
sinóptico sobre los títulos valores, que contenga:
a) Definición y elementos
b) Requisitos legales
c) Circulación y transferencia
d) Clasificación
e) Clases

GFPI-F-135 V01
3.3.3.2 Elabore un mentefacto conceptual para una letra de cambio, un pagaré, un cheque, un bono, y
una factura de venta

Realice la consulta en los siguientes apartados del código de comercio así:

 Libro Tercero-Titulo III–Capítulo V-Distintas especies de Títulos valores. Sección I- Letra de Cambio-
Subsección I.
 Libro Tercero-Titulo III–Capítulo V-Distintas especies de Títulos valores. Sección II- Pagare
 Libro Tercero-Titulo III–Capítulo V-Distintas especies de Títulos valores. Sección III- Cheque-
Subsección I
 Libro Tercero-Titulo III–Capítulo V-Distintas especies de Títulos valores. Sección IV- Bonos.
 Libro Tercero-Titulo III–Capítulo V-Distintas especies de Títulos valores. Sección V- Certificados de
Depósito y Bono de Prenda
 Libro Tercero-Titulo III–Capítulo V-Distintas especies de Títulos valores. Sección VII-Facturas
Cambiarias.

GFPI-F-135 V01
GFPI-F-135 V01
3.4 Actividades de transferencia del conocimiento:

Felicitaciones, estimado Aprendiz, luego de haber construido saber, en conjunto con tus compañeros e
instructor, es momento que demuestres todo lo que has asimilado acerca de esta Guía.

Recordemos que nuestro reto es desarrollar un proyecto formativo ESTRUCTURACIÓN DE PROCESOS

FINANCIEROS Y TRIBUTARIOS EN LAS MYPES DEL HUILA, está enfocado en pequeños empresarios
que crean empresas desconociendo las escasas probabilidades de supervivencia, por la carencia de
herramientas como la planeación y organización entre otros.

Su objetivo es contribuir con su conocimiento para que los empresarios lleven un buen control de todas
sus operaciones, de tal forma que les permita la toma de decisiones adecuadas para que las
organizaciones tomen el mejor rumbo hacia la sostenibilidad y crecimiento.
GFPI-F-135 V01
3.4.1 En grupo elaboren una matriz, con los soportes que requiere una empresa en el diario desarrollo de
actividades y deben indicar que área de la organización debe archivarlos.
.
Nombre del Hecho que lo Contable o no Procedimiento a Área de archivo
documento origina contable seguir
Factura de venta Ventas Contable Ventas factura y Contabilidad
se pasa a
contabilidad
Documento Compras a no Contable Compras y luego Contabilidad
equivalente responsables del pasa a
IVA contabilidad
Tesorería

3.4.2 Por tanto, desarrolle el taller práctico propuesto por su instructor y consérvelo dentro de su
portafolio de evidencias. Este atento a la estrategia de revisión y valoración que plantee su instructor.

Reflexión final:

Tomado: https://www.google.com/search?
q=imagen+de+penar&rlz=1C1CHBF_esCO881CO881&sxsrf=ALeKk028sWtdJHcCttmEumse32r7HtPrQQ:1613685090062&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=2ahUKEwjw58m0tfTuAhVCjlkKHQtz
CPUQ_AUoAXoECAMQAw&biw=1366&bih=568#imgrc=a9xpxnH5Ss84LM

Responda estas preguntas reflexionando sobre el ejercicio planteado:

1. ¿Qué cosas nuevas, aprendió, cuáles reaprendió y cuales reforzó en este ejercicio?
2. ¿Considera que son importante los temas desarrollados?

 Ambiente Requerido: Virtual, residencia de cada aprendiz, Aplicativo Sofía, Biblioteca Sena,
Biblioteca Virtual Sena, WEB, Trabajo independiente
 Materiales: Conectividad, Equipo de cómputo, celular, cuaderno de apuntes.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación
GFPI-F-135 V01
Evidencias de Conocimiento: 1- diferencia y describe las Técnica: Prueba oral
características comerciales y
 Documentación contable y no legales de los diferentes
contable, títulos valores como documentos manejados en una
soporte contable. empresa comercial. Instrumento: Cuestionario.

2. Archivo y conservación de - precisa las principales Instrumento: Taller práctico.

documentos: Ley general de características de los diversos
archivos, consecutivos, títulos valor.
cronológicos, por asuntos.

3. Contratos, títulos valores,

escisión, fusión y transformación
de empresas

4. Clasificación de títulos valores.

5. Clasificación de documentos
comerciales.

Evidencias de Desempeño:

Diligenciar documentos

Esquema de los documentos

contables y no contables que Técnica: Observación del
necesita en el desarrollo de su aprendiz
proyecto
Instrumento: Guía de
Evidencias de Producto: observación

Carpeta con documentos

diligenciados.
Técnica: Valoración del producto

Instrumento: Lista de chequeo

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

 Documentos comerciales: Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por
escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de
acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.
 Clasificar: Ordenar o poner por clases o conjuntos de elementos con características comunes.
 Archivo: El término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado
de documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una
entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, "archivo" es una palabra
polisémica que se refiere a:

• El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o
jurídica en el ejercicio de sus actividades. GFPI-F-135 V01
• El lugar donde se custodia dicho fondo.
• La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.
 Títulos valores: Son documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autónomo
que en ellos se incorpora. Teniendo en cuenta que deben llenar los siguientes requisitos: La mención
del derecho que en el título se incorpora, y La firma de quién lo crea.
 CDPcertificado de disponibilidad presupuestal: Es un documento expedido por el jefe de
presupuesto o por quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación
presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al
presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto
mientras se perfecciona el compromiso.

 RP Registro Presupuestal de Compromiso (RP): Se entiende por registro presupuestal del

compromiso la imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación,
garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin. Esta operación indica el valor y el plazo de las
prestaciones a las que haya lugar. El acto del registro perfecciona, por tanto, el compromiso. (Art. 71,
Decreto 111/96).
 Programa Anual Mensualizado de Caja PAC: El programa anual mensualizado de caja —PAC—, es
un instrumento mediante el cual se estima el monto mensual de recursos a recaudar y se fija el monto
máximo para efectuar pagos de los compromisos asumidos en desarrollo de las apropiaciones
presupuestales incorporadas en el Presupuesto, teniendo en cuenta los fondos disponibles en la
Tesorería.

6.1 BIBLIOGRAFÍA

Actividad de aprendizaje no. 1

Contabilidad Comercial. Cesar Bolaño y Jorge Álvarez. Editorial Norma. Última edición. Unidad 4 “Los
Comprobantes”
Estatuto Tributario Nacional. Consulte: Art. 615 a 618
Decreto 2649/93.Consulte: Titulo III. Art. 123 “Soportes”, Capítulo 11 “Soportes y Libros de Contabilidad”.
Contabilidad Universitaria”. Coral – Gudiño. Ed. McGraw Hill. Última Edición Consulte: Unidad 5 “Soportes
de Contabilidad”

Actividad de aprendizaje no. 2

Ley general de archivos, ley 594 del 04/07/2000

Actividad de aprendizaje no. 3

Código de Comercio. Libro III Título III “De los Títulos Valores” Generalidades Títulos Nominativos, Título a
la Orden, Títulos al Portador Distintas Especies de Títulos Valores.
www.prezi.com inscribirse para usar la APLICACIÓN

6.2 WEBGRAFÍA
Para toda consulta realizada en internet debe verificar que aplique al entorno colombiano y que corresponda
y se ajuste a la normatividad actual.
GFPI-F-135 V01
6.3 INFOGRAFÍA
Biblioteca virtual SENA Ingrese a la base de datos SENA. Puede acceder a colecciones de libros, revistas,
artículos, índices bibliográficos, resúmenes y tesis en texto completo en inglés y español, que pueden ser
consultadas desde la red del SENA.

http://biblioteca.sena.edu.co/ dar clic en bases de datos y puede acceder a: e-brary, Gale, Galé Cengage
Learning, Océano para administración, Knovel, Océano universitas P&M, Proquest.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Irma Trujillo Sáenz Instructora Centro de la Industria Marzo 28/2017
la Empresa y los
Servicios

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio

Autor (es) Irma Trujillo Sáenz Instructora Centro de la Noviembre Actualizar datos
Industria la 2017 básicos del
Contabilidad y Empresa y los Tecnólogo
Finanzas Servicios,
Regional Huila
Erika Paola Cruz
Lugo

Irma Trujillo Sáenz Instructora Centro de la Febrero Ajustar

Industria la 2021 contenidos y
Empresa y los programa de
Servicios formación

YOBANNY AROCA Instructora Centro de la Febrero Ajustar

LUGO Industria la 2021 contenidos y
Empresa y los programa de
Servicios formación

https://www.egafutura.com/glosario/documento-contable

https://www.siigo.com/blog/contador/tipos-de-documentos-contables/

https://empresayeconomia.republica.com/contabilidad/que-son-los-documentos-no-
GFPI-F-135 V01
contables.html#:~:text=%C2%BFQu%C3%A9%20son%20documentos%20no
%20contables,necesaria%20sobre%20la%20posible%20transacci%C3%B3n.
https://nubex.com.co/factura-de-venta-definicion-y-caracteristicas/

https://es.wikipedia.org/wiki/Presupuesto#Usos_del_presupuesto

GFPI-F-135 V01