PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

GUIA DE APRENDIZAJE No. 1 “RECONOCIMIENTO DE RECURSOS CONTABLES Y FINANCIEROS”

 Denominación del Programa de Formación: Técnico en Asistencia Administrativa

 Código del Programa de Formación: 134102 V2
 Nombre del Proyecto: Desarrollar técnicas administrativas en los proyectos productivos
realizados en las instituciones educativas articuladas en el área de influencia de CTDPE – código
2710117.
 Fase del Proyecto: Ejecución
 Actividad de Proyecto: Aplicar criterios de reconocimiento y medición en los hechos
económicos de acuerdo con normativa y políticas contables.
 Competencia: Reconocer recursos financieros de acuerdo con metodología y normativa
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
 01 interpretar las políticas de contabilidad y de información financiera, teniendo en cuenta la
normativa y las políticas institucionales.
 02 clasificar los documentos generados en los hechos económicos, teniendo en cuenta las políticas de
contabilidad, de información financiera y la normativa.
 03 registrar la información contable y financiera de la empresa contenida en los documentos y soportes
contables, teniendo en cuenta la clasificación y las normas de la organización de forma manual o
sistematizada
 Duración de la Guía: 74 horas

2. PRESENTACION

Apreciado aprendiz: Cada vez que un nuevo integrante llega a la familia, el primer paso que realizan los padres es formalizar
su nacimiento, a partir de ahí se debe continuar con diferentes trámites ante las entidades correspondientes que le den una
identidad.
GFPI-F-135 V01
Así mismo, las organizaciones requieren formalizar su existencia a través de unos formatos que deben solicitar con las
autoridades respectivas que le garanticen su sostenibilidad y le facilite su planeación y ejecución de objetivos.
De la misma manera, las organizaciones cuales pueden desarrollar sus actividades diarias. A través de esta guía, usted
requieren de unos documentos con los obtendrá los conocimientos y habilidades necesarias para lograr la
formalización de una organización y parametrizar los diferentes documentos que se requieren para el desarrollo de
sus actividades.

Lo invitamos a que haga su plan de trabajo y lo ejecute de forma colaborativa en las actividades que se requiera.

“Siempre sueña y apunta más alto de lo que sabes que puedes lograr”
William Faulkner

- CONCEPTO DE, SOCIEDAD COMERCIAL CLASIFICACIÓN, ACTIVIDADES ECONÓMICAS, REQUISITOS DE CONSTITUCIÓN,

PERSONA NATURAL Y JURÍDICA.
- CONCEPTO Y PROPÓSITOS DE CONTABILIDAD,
- ENTIDADES DE REGISTRO CONTROL E INSPECCIÓN: - PRIVADO (CÁMARAS DE COMERCIO) - PÚBLICO (ENTIDADES DE
FISCALIZACIÓN NACIONAL O MUNICIPAL, ALCALDÍAS)
- CÓDIGO DE COMERCIO: CALIFICACIÓN Y DEBERES DE LOS COMERCIANTES.
- ACTOS MERCANTILES - REGISTRO MERCANTIL - CÁMARAS DE COMERCIO - REQUISITOS LEGALES PARA
CONSTITUCIÓN Y FUNCIONAMIENTO.
- TIPOS DE CONTRIBUYENTE - REGISTROS Y TRÁMITES ANTE ENTIDADES DE CONTROL., REGISTROS FISCALES
NACIONALES Y MUNICIPALES, REGISTROS COMERCIALES.

CONCEPTO DE OPERACIONES CONTABLES - PRINCIPIOS CONTABLES - OBJETIVOS Y CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN

CONTABLE.
CONCEPTO Y MARCO CONCEPTUAL DE LAS NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD (NIC) Y NORMAS
INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA (NIIF) APLICADAS AL SECTOR PÚBLICO Y PRIVADO
- POLÍTICAS CONTABLES EN LAS ORGANIZACIONES.
- NORMATIVA Y CONCEPTO DE ESTADOS FINANCIEROS Y SUS ELEMENTOS.

GFPI-F-135 V01
- IDENTIFICAR EL CONCEPTO DE SOCIEDAD COMERCIAL, SU CLASIFICACIÓN Y ACTIVIDAD ECONÓMICA.
- IDENTIFICAR LAS RESPONSABILIDADES COMERCIALES Y TRIBUTARIAS DE UNA SOCIEDAD COMERCIAL.
- DIFERENCIAR ENTRE ACTOS MERCANTILES Y NO MERCANTILES.
- IDENTIFICAR LA CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS POR GRUPOS.
- IDENTIFICAR LOS PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD - RECONOCER LAS POLÍTICAS DE CONTABLES EN LAS ORGANIZACIONES.

DILIGENCIAR LOS DOCUMENTOS COMERCIALES Y SOPORTES CONTABLES.

- UTILIZAR LA TAXONOMÍA CORRESPONDIENTE A CADA TIPO DE TRANSACCIÓN.
- REGISTRAR LA INFORMACIÓN CONTABLE EN EL DOCUMENTO SOPORTE CONTABLE CORRESPONDIENTE
- TRAMITAR LOS DOCUMENTOS COMERCIALES Y SOPORTES CONTABLES ELABORADOS

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial

Estimado Aprendiz:
Todas las personas tenemos algún soporte que demuestra o certifica información relacionada con habilidades o rasgos
como persona, algunos de ellos pueden ser registro civil, cédula de ciudadanía, libreta militar, constancias laborales,
partida de matrimonio, entre otros; estos documentos pueden demostrar nuestro nacimiento, estado civil, situación
militar, estudios, experiencia laboral y demás condiciones o habilidades adquiridas.

Así mismo, las personas tienen algunos elementos que los identifican a la
hora de adquirir un compromiso, hacer un acuerdo, entregar un testimonio o
presentarse a una vacante de empleo. Un ejemplo de ello es: su firma, huella
dactilar, fotografía, documento de identificación. Con esos elementos la
persona logra demostrar su rol como individuo en las diferentes
interacciones por la que atraviesa a lo largo de su vida.
Imagen 2 – Tomado de: https://goo.gl/yV5PX1

3.1.1 Elabore un flujograma con los soportes que usted cree debe tener
una persona en el transcurso de su vida desde su nacimiento hasta
obtener su título profesional, para lograr una plena identificación y
desarrollo como individuo dentro de la sociedad.

Imagen 3 – Tomado de: Catálogo de estrategias y recursos didácticos.

NOTA: la evidencia de esta actividad debe encontrarse en su portafolio

físico o digital según su realización. Según fecha indicada.

3.2 Contextualización e identificación de conocimientos

Lea atentamente el siguiente texto tomado del libro Contabilidad General Enfoque Práctico y responda las actividades

DOCUMENTOS COMERCIALES

Los Documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las
operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las
GFPI-F-135 V01
disposiciones de la ley.

Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una
compañía o empresas. Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes
que intervienen en una determinada operación.

También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para
la contabilización de tales acciones. Finalmente, estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por
la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

GFPI-F-135 V01
La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:

· En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea
sus derechos y obligaciones, por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos
de comercio

· Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones. · Permiten el control
de las operaciones practicadas por la empresa el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

LOS TÍTULOS VALORES.

Un Título Valor es un documento mercantil en el que está incorporado un derecho privado patrimonial, por lo que el
ejercicio del derecho está vinculado jurídicamente a la posesión del documento.

En las compraventas que se realizan dentro del tráfico mercantil está muy extendida la utilización de algunos títulos
valores como medio de pago y, en ocasiones, como instrumento de crédito.
En concreto los títulos valores más utilizados en el tráfico mercantil son: - La letra - El cheque - El pagaré.

Estos títulos valores se encuentran regulados en la Ley Cambiaria y del Cheque, Ley 19/1985, de 16 de julio (B.O.E.
núm. 172, de 19 de julio).

Clasificación de los Títulos Valores.

1.- Títulos valores a la orden:

Son aquellos que se extienden a favor de una persona determinada, pudiendo ésta transmitirlos a otra persona
por medio de la fórmula del endoso.

No es necesario notificar a la persona obligada al pago (deudor) la transmisión efectuada. Debiendo responder el
endosante (acreedor original o posteriores) frente al endosatario (acreedor actual) de la solvencia económica de la
persona obligada al pago.

A este tipo de título valor pertenece la letra de cambio.

2.- Títulos valores al portador:

Son aquellos que reconocen un derecho a favor de la persona indeterminada que posea el documento.

Se pueden transmitir estos títulos valores por la mera entrega del documento a otra persona. Debiendo abonar el
crédito el emitente (deudor) en la fecha del vencimiento a cualquier poseedor legítimo.

A este tipo de título valor pertenece el cheque al portador.

3.- Títulos valores nominativos:

Son aquellos que reconocen un derecho a favor de una persona determinada.

Para la transmisión de estos títulos valores, además de la entrega del documento, es necesaria notificación al
emitente (deudor) para la inscripción de la misma en su libro registro de títulos.

A este tipo de título valor pertenece el pagaré y el cheque nominativo.

GFPI-F-135 V01
Son títulos valores:
- La letra de cambio
- El pagare
- El cheque
- Los bonos
- Los certificados de deposito
- Los bonos de prenda
- La carta de porte y conocimiento de embarque
- Acciones

Ver cartilla títulos valores

SOPORTES DE CONTABILIDAD

Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una
empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.

Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos
económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y
autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal
circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.

DESCRIPCIÓN Y PROCEDIMIENTO CONTABLE

Todos los asientos contables, para su justificación, deben tener un soporte con los siguientes datos:

● Nombre o razón social de la empresa que lo emite

● Nombre, número y fecha del comprobante
● Descripción del contenido del documento
● Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

Además de lo dispuesto para cada soporte en particular los títulos-valores deber llenar los requisitos siguientes:

● La mención del derecho que en el titulo se incorpora, y

● La firma de quien lo crea.

La firma podrá sustituirse, bajo la responsabilidad del creador del título, por un signo o contraseña que puede ser
mecánicamente impuesto. (Art 621 Código de Comercio).

PRINCIPALES SOPORTES CONTABLES

RECIBO DE CAJA O COMPROBANTES DE INGRESO

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la
empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para
anexar al comprobante diario de contabilidad.

GFPI-F-135 V01
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto
del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por
conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

RECIBO DE CONSIGNACIÓN

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al
consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora,
sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro
para consignar remesas o cheques de otras plazas.

GFPI-F-135 V01
FACTURA DE VENTA

La factura es una clase de título valor, la cual es expedida por el vendedor o prestador de un servicio, al
comprador o beneficiario del servicio, en la cual está estipulado el producto o servicio adquirido, el valor
que el comprador debe pagar al vendedor, y plazo para realizar dicho pago.

La factura es emitida siempre por el vendedor o prestador del servicio.

Requisitos de la factura

Los requisitos que debe tener la factura para constituya título valor están señalados en el artículo 774 del estatuto
tributario, que además señala que debe cumplir los requisitos que señala el artículo 621 del código de comercio y el
artículo 617 del estatuto tributario.

Art. 621 Co de Co. - Mención del derecho que incorpora.

- Firma de quien crea la factura.

Art. 774 Co de Co. - Fecha de vencimiento.

- Fecha de recibo de la factura.
- El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original
de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del
pago si fuere el caso.

Art. 617 E. T - Estar denominada como factura de venta.

- Apellidos, nombre o razón social, y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto
con la discriminación del IVA pagado.
- Numeración consecutiva.
- Fecha de expedición.
- Descripción detallada de los artículos vendidos o del servicio prestado.
- Valor total de la operación.
- El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
- Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA: SON DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA:

Un documento equivalente a la factura, es el documento elaborado por quien no está obligado a expedir factura, o que
estándolo se le permite generar un documento equivalente en los casos expresamente señalados por la ley.
También se conoce como documento equivalente, al elaborado por el contribuyente que adquiere productos o servicios
a personas que no están obligas a expedir factura.

Documento equivalente. Descripción.

El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., lo podrán expedir los

1. El tiquete de máquina sujetos obligados a facturar; salvo que el adquiriente del bien y/o servicio exija
registradora con sistema P.O.S. la expedición de la factura de venta, caso en el cual se deberá expedir factura
electrónica de venta.

GFPI-F-135 V01

2. La boleta de ingreso al cine.
3. El tiquete de transporte de
pasajeros.
4. El extracto.
5. El tiquete o billete de
transporte aéreo de pasajeros.
6. El documento en juegos
localizados.
7. La boleta, fracción,
formulario, cartón, billete o
instrumento en juegos de
suerte y azar diferentes de los
juegos localizados.
8. El documento expedido para
el cobro de peajes.
La boleta de ingreso al cine la podrán expedir los sujetos obligados a facturar
por los ingresos que obtengan por concepto de la entrada a las salas de
exhibición cinematográfica.
El tiquete de transporte de pasajeros lo podrán expedir los sujetos obligados a
facturar que hayan sido autorizados para prestar el servicio de transporte de
pasajeros, por los ingresos que obtengan en dichas operaciones.
El extracto lo podrán expedir los obligados a facturar que sean sociedades
fiduciarias, fondos de inversión colectiva, fondos de capital privado, fondos de
inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de
pensiones y de cesantías, por los ingresos que obtengan por concepto de
depósitos y demás recursos captados del público y en general por las
operaciones de financiamiento efectuadas por las cajas de compensación, y
entidades del Estado que realizan las citadas operaciones.
El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros lo podrán expedir los
obligados a facturar por el servicio de transporte aéreo de pasajeros, incluido
el tiquete o billete electrónico (ETKT), el bono de crédito (MCO Miscellaneous
Charges Order), el documento de uso múltiple o multipropósito -MPD, EMD, el
documento de cobro de la tasa administrativa por parte de las agencias de
viajes TASF (Ticket Agency Service Fee), así como los demás documentos que
se expidan de conformidad con las regulaciones establecidas por la Asociación
Internacional de Transporte Aéreo - IATA, sean estos virtuales o físicos.
El documento en juegos localizados lo podrán expedir los sujetos obligados a
facturar por los ingresos que obtengan como operadores en los juegos
localizados tales como máquinas tragamonedas, bingos, video-bingos, los
operados en casino y similares.
La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento que constituye el
documento equivalente en juegos de suerte y azar, diferentes de los juegos
localizados lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos
que obtengan en la venta de los citados juegos efectuadas al público.
El documento para el cobro de peaje, lo podrán expedir los sujetos obligados a
facturar por los ingresos que obtengan por el cobro de peajes.
GFPI-F-135 V01
 9. El comprobante de
El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de
liquidación de operaciones
Valores lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que
expedido por la Bolsa de Va-
por comisiones y otras remuneraciones obtengan estas entidades.
lores.

10. El documento de
El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities
operaciones de la bolsa
lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que por
agropecuaria y de otros
comisiones y otras remuneraciones, obtengan estas entidades.
commodities.

El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios lo podrán

expedir los sujetos obligados a facturar que correspondan a empresas
11. El documento expedido para
prestadoras de servicios públicos domiciliarios reguladas por la Ley 142 del 11
los servicios públicos
de julio de 1994 y las disposiciones que la reglamentan, modifican o
domiciliarios.
adicionan, por los ingresos que obtengan estas entidades de conformidad con
las disposiciones que las regulan.

La boleta de ingreso a espectáculos públicos la podrán expedir los sujetos

obligados a facturar por los ingresos por la entrada a los espectáculos públicos
12. La boleta de ingreso a
y artes escénicas que se encuentran reguladas en la Ley 1493 del 26 de
espectáculos públicos.
diciembre de 2011 y las disposiciones que la reglamentan, modifican o
adicionan.

El documento equivalente electrónico es el documento que podrá comprender

los documentos equivalentes de los numerales 1 a 12 del presente artículo y
que será desarrollado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de
13. El documento
Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) donde se establecerán los plazos,
equivalente electrónico.
requisitos, condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos. En
todo caso la implementación del documento equivalente electrónico deberá
realizarse a más tardar el treinta (30) de junio del año 2021.

OBLIGADOS A FACTURAR

Art. 615 E.T- Obligación de expedir factura. Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad
de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de
la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por
cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no de los impuestos
administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

GFPI-F-135 V01
Personas naturales o jurídicas responsables del Impuesto sobre las ventas (Responsabilidad 11)
Personas naturales o jurídicas responsables del impuesto al consumo (Decreto 803 de 2013 articulo 6 literal D
(Responsabilidades 33, 34)
Personas naturales del régimen simplificado, con las actividades económicas 1811, 1812, 1820 (Litógrafos, tipógrafos)
Personas naturales que supere los montos establecidos y personas jurídicas obligados a facturar por bienes o servicios
excluidos de IVA (Responsabilidad 16)
Personas naturales o jurídicas voluntarios u obligados por modalidad electrónica (Responsabilidades 37, 38)

QUIÉNES NO ESTÁN OBLIGADOS A FACTURAR: No se encuentran obligados a expedir factura en sus

operaciones:

 Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.

 Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares
del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las
operaciones financieras que realicen tales entidades.
 Las personas naturales de que tratan los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del Estatuto Tributario, siempre que
cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, como no responsable del impuesto
sobre las ventas – IVA.
 Las personas naturales de que trata el artículo 512-13 del Estatuto Tributario, siempre y cuando cumplan la
totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, para ser no responsables del impuesto nacional
al consumo.
 Las empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público
urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.
 Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación
en con los ingresos que se deriven estas actividades.
 Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el impuesto
sobre las - IVA, que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior
o en el año en curso inferiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades Valor Tributario - UVT. Dentro de los
ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o y reglamentaria, pensiones, ni ganancia
ocasional.
 Los prestadores de servicios desde el exterior sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios
electrónicos o digitales.

FACTURACIÓN ELECTRONICA

Definición

Es la evolución de la factura tradicional, para efectos legales tiene la misma validez que el papel, sin embargo, se
genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente, lo que representa mayores ventajas.
Tributariamente es un soporte de transacciones de venta de bienes y/o servicios.

Es el documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de
sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las características y
condiciones que se establecen de la presente Sección en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación. La
expedición de la factura electrónica comprende la generación por el obligado a facturar y su entrega al adquirente

Marco Normativo

Ley de crecimiento - Ley 2010 de 2019

Decreto 000358 del 5 de marzo de
GFPI-F-135 V01
2020

GFPI-F-135 V01
Obligados a expedir factura electrónica

 Los responsables del impuesto sobre las ventas -IVA.

 Los responsables del impuesto nacional al consumo.
 Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o
presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera,
independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados
por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, con excepción de
los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente previstos en los artículos 616-
2, inciso 4 del parágrafo 2 y parágrafo 3 del artículo 437 y 512-13 del Estatuto Tributario y en el artículo
1.6.1.4.3., del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
 Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
 Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas -IVA, de acuerdo con lo
previsto en el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario, por el servicio prestado de conformidad
con lo previsto en el artículo 618-2 del Estatuto Tributario.
 Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación -SIMPLE.

Los requisitos de la factura electrónica en Colombia

La factura electrónica de venta exigida por la DIAN tiene una serie de condiciones diferentes a las señaladas en el
artículo 617 del Estatuto Tributario, esto se debe a que tu como empresario debes utilizar herramientas tecnológicas
para expedir factura electrónica.

La DIAN estableció los siguientes requisitos según el artículo 2 de la Resolución 000030 de 2019 para expedir factura
electrónica.

1. Indicar que se trata de una factura electrónica de venta.

2. Los apellidos y nombre de quien preste el servicio o NIT del vendedor.
3. Los apellidos y nombre del comprador o NIT del comprador. Si no se encuentra registrado en el RUT
es necesario incluir tipo y número de documento de identidad.
4. Incluir el sistema de numeración consecutiva para las facturas electrónicas. Este debe tener la autorización de
numeración, rango autorizado y vigencia.
5. Fecha y hora de generación.
6. Fecha y hora de expedición, la cual corresponde a la validación realizada por la DIAN.
7. Cantidad y descripción específica de los bienes vendidos o servicios prestados. Deben tener un código que
permita la identificación y relación de los mismos.
8. Valor total de la operación.
9. Forma de pago, según sea de contado o crédito.
10. Medio de pago: indicar si es efectivo, tarjeta de débito, de crédito o transferencia electrónica.
11. Indicar la calidad de retenedor del IVA.
12. Discriminación del IVA y la tarifa correspondiente.
13. Discriminación del Impuesto al Consumo y la tarifa correspondiente.
14. Incluir firma digital.
15. Indicar CUFE (Código Único de Factura Electrónica).
16. Incluir código QR, cuando se trate de la representación gráfica digital o impresa (PDF).

GFPI-F-135 V01
CHEQUE

Es un título valor por medio del cual una persona llamada girador (quien posee una cuenta corriente bancaria) ordena
a un banco llamado girado, que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado beneficiario.

Librador o Girador: Es la persona que emite el cheque y ordena su pago al banco.

Librado o Girado: Es el banco o entidad de crédito a la que se le ordena pagar el cheque con los fondos que el librador
tiene.

Tenedor, Tomador o Beneficiario: Es la persona que posee el cheque (tomador es el primer tenedor). Como queda
dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de pago como el caso del pagaré; entonces se deduce que
debe ejecutarse por el banco a la presentación del documento con las modalidades particulares establecidas para
cada tipo de cheque.

COMPORBANTE DE EGRESO

El comprobante de egreso es un documento contable que permite registrar el pago de las diferentes obligaciones que
adquiere el ente económico como: cuentas por pagar a proveedores, obligaciones laborales, cancelación de los
diferentes gastos operacionales (servicios, papelería, etc.), transacciones comerciales, causar anticipos, etc.

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una
determinada cantidad de dinero. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al
comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.

GFPI-F-135 V01
LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio es un título valor a la orden que consiste en la orden incondicional dada al deudor o aceptante de la
letra, de pagar un valor determinado en favor del girador. En la letra de cambio, quien la acepta se compromete a
pagar el valor incluido en la letra en el plazo fijado en ella, por ejemplo:

Señor: Juan

Sírvase pagar la suma de cien pesos ($100), a la orden de María, el día 25 de febrero de 2021.

Atentamente…Felipe.

Aquí juan está aceptando la orden de pagar a Felipe la suma de $100 el día 25 de febrero de 2021.

 Partes que intervienen en la creación de la letra de cambio.

Al crear una letra de cambio intervienen tres personas, pero pueden ser dos:

El girador es la persona que crea la letra de cambio, que corresponde al acreedor o el que presta el dinero.

El girado es la persona que se obliga a pagar, a quien se le da la orden de hacer el pago.

El beneficiario es la persona a la que se le debe pagar, que puede ser el mismo acreedor o girador, o a una tercera
persona que indique el girador.

GFPI-F-135 V01
PAGARÉ

El pagaré es un título valor de contenido crediticio, en el que una persona llamada otorgante asume el compromiso de
pagar una suma de dinero a otra persona llamada beneficiaria, en una fecha determinada.

El pagaré, para que constituya valor, debe cumplir con los requisitos generales de los títulos valores, y además de los
requisitos particulares del pagaré.

Los requisitos generales los encontramos en el artículo 621 del código de comercio de Colombia, y son:

 La mención del derecho que en el título se incorpora.

 La firma de quién lo crea.

Los requisitos particulares del pagaré los encontramos en el artículo 709 del código de comercio, que son:

 La promesa incondicional de pagar una suma determinante de dinero.

 El nombre de la persona a quien deba hacerse el pago.
 La indicación de ser pagadero a la orden o al portador.
 La forma de vencimiento.

Partes que intervienen en el pagaré

 El otorgante es el creador del pagaré quien promete pagar la suma convenida o insertada en el pagare.
 El beneficiario es la persona a quien el otorgante debe pagar.

GFPI-F-135 V01
NOTA DÉBITO

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de
omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus
obligaciones.

GFPI-F-135 V01
NOTA CRÉDITO

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen
devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota
crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

RECIBO DE CAJA MENOR

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el
giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.

GFPI-F-135 V01
NOTA DE CONTABILIDAD

La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa que es utilizado para hacer registros contables
cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u operaciones para las cuales no existen documentos
internos específicos.

Para las operaciones en las que no existen documentos externos ni internos específicos, se utiliza entonces la nota de
contabilidad. Ejemplo de esto puede ser la contabilización de la depreciación, la amortización, correcciones, los comunes
ajustes contables resultantes al momento de preparar el cierre contable, etc.

COMPROBANTE DE CONTABILIDAD

El comprobante de contabilidad es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación
y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas
con el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen.

Los comprobantes de contabilidad deben estar debidamente soportados, numerados en forma consecutiva. Los
comprobantes pueden elaborarse por resúmenes periódicos, máximo por operaciones de un mes.

Procedimiento:

1. Clasificación, análisis y codificación de los soportes

2. Preparación del comprobante de contabilidad teniendo en cuenta los siguientes pasos:
 Escribir el código de la cuenta principal, en orden consecutivo; el detalle, el nombre de la cuenta
 Escribir el código de la subcuenta y el nombre en el detalle, el valor correspondiente al movimiento debito se
escribe al frente de la subcuenta.

GFPI-F-135 V01
  Terminado el registro débito con las subcuentas de cada cuenta principal, se continua con el movimiento
crédito.
 Al final de cada cuenta principal, se suman los débitos y créditos cuyos valores deben presentar sumas iguales.

3.2.1. Una vez realizada la lectura del punto 3.2 actividades de contextualización, elabore un cuadro comparativo donde
mencione: definición, diferencia y semejanzas entre:

Título Valor Documento Comercial Soporte Contable

Definición
Diferencias
Semejanza

NOTA: la evidencia de esta actividad debe encontrarse en su portafolio físico o digital según su realización

3.3 Actividades de apropiación y transferencia del conocimiento

Apreciado aprendiz, lo invitamos a construir conocimiento a través del desarrollo de las siguientes actividades en
colaboración de su instructor de forma individual y desescolarizada:

GFPI-F-135 V01
 3.3.1. Desarrolle una matriz de conceptos donde indique la definición, función, clasificación (de acuerdo con la Lectura
en la actividad 3.2.) de los siguientes documentos:

• Factura de venta •Recibo de caja menor •Documento equivalente •Cheque •Comprobante de

egreso •Letra de cambio •Consignación •Recibo de caja •Nota débito
• Nota crédito

Para ampliar sus conocimientos sobre este tema apóyese en el siguiente video “Soportes Contables”
https://www.youtube.com/watch?v=97-4jLdJmK8 el cual también puede encontrar en el material de apoyo actividad

3.2. Tome como ejemplo el cuadro presentado a continuación para continuar desarrollando los siguientes soportes y
títulos valores.

Documento Definición Función Clasificación

Soporte
Factura de Venta Es un título Valor que el vendedor Soportar la venta de un bien o Titulo Valor
o prestador del servicio podrá servicio. Negociable
entregar al comprador del bien o Soporte Interno
servicio. Lo emite quien vende

3.4. Actividades de transferencia del conocimiento

Felicitaciones estimado aprendiz:

Luego de haber construido toda una serie de conocimientos teóricos y prácticos, es momento que demuestre todo lo
que ha asimilado acerca de esta Guía de aprendizaje. Por lo tanto, desarrolle la siguiente actividad donde debe
enunciar que documentos soporte debe utilizar la empresa que realiza la operación de acuerdo con la transacción y
que documento debe exigir de la entidad con quien se realiza la operación.

TRANSACCION ENTIDAD QUE REALIZA ENTIDAD CON QUIEN

LA OPERACION SE REALIZA LA
OPERACION
Compra de mercancías por $400.000, se realiza traslado Comprobante de egreso Factura
bancario de Bancolombia
Venta de mercancías por $600.000 al contado
Compra de papelería para el uso de la empresa por
$400.000 a crédito
Pago del arrendamiento del mes por la suma de
$1.600.000 mediante traslado bancario de Bancolombia
Pago del servicio de energía por valor de $300.000
mediante traslado bancario de Bancolombia
Venta de mercancías por $600.000 a crédito
Consignación en Bancolombia por $3.000.000
Se reciben $300.000 por mercancías vendidas a crédito
Compra de mercancías por $800.000, se cancelan
$400.000 con cheque y el saldo a crédito
Venta de mercancías por $700.000, nos cancelan
$200.000 con cheque y el saldo a crédito

GFPI-F-135 V01
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Para la demostración de su aprendizaje de acuerdo a los resultados y las evidencias de aprendizaje, se han
elaborado instrumentos de evaluación que permiten ser aplicados en los procesos de verificación del
aprendizaje, ya sea de manera individual o colectiva durante el proceso formativo, las cuales deberá
guardar en su portafolio de aprendiz, en forma digital o física.

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos

de Evaluación

Evidencias de Conocimiento: Conocimiento:

Instrumento: Cuestionario
● Documentación contable y no contable. ● Indica los pasos en la Técnica: Formulación de
● Títulos valores como soporte contable, Preguntas
legalización de la organización,
(Concepto de instrumento financiero,
clasificación). según normativa.

Evidencias de Desempeño ● Reconoce los títulos valores, y

● Diligencia los documentos requeridos documentos contables según Desempeño:
en el proceso de formalización normativa. Instrumento: Lista de
empresarial en Colombia por las chequeo
● Identifica requisitos legales de
entidades de vigilancia y control.
los soportes contables y títulos Técnica: Observación
● Diligencia los documentos comerciales,
valores en las transacciones Sistemática
de acuerdo con los requerimientos
organizacionales. comerciales, según normativa.
● Precisar e interpretar las normas ● Clasifica los documentos de
relativas a los acuerdo con normativa.
documentoscomerciales.  Aplica las tablas de retención Producto:
● Archivar y conservar los documentos documental según normativa. Instrumento: Lista de
comerciales, de acuerdo con lasnormas chequeo
y procedimientos
Técnica: Taller proyecto
institucionales y las normas legales en
formativo
Colombia.
Evidencias de Producto:
● Diligencia de forma correcta la
documentación para la formalización
empresarial de su proyecto formativo.
● Presenta el esquema de los
documentos contables y no contables
que necesita en el desarrollo de su
proyecto con los requisitos legales y
organizacionales.
 Elabora y diligencia los documentos
contables y no contables, títulos valores
de acuerdo con las operaciones
comerciales de su empresa

GFPI-F-135 V01
5. GLOSARIO DE TERMINOS

CLASIFICAR: Ordenar o poner por clases o conjuntos de elementos con características comunes.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar

la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

DOCUMENTOS COMERCIALES: Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito
en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos
y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.

INFORMALIDAD: Llevar a cabo un negocio o actividad económica sin estar sujetos a las normas del Estado, como
tener el registro mercantil, afiliar a los trabajadores a la seguridad social, pagar impuestos, entre otros; y por lo
tanto no obtener los beneficios que brinda el Estado y las diversas instituciones económicas tanto públicas como
privadas.

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Se define como el conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación

y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.

6. REFERENTES BIBLIOGRAFICOS

● Cámara de Comercio de Bogotá. (2009). Conoce los pasos para crear empresa. Bogotá. Recuperado el 30 de
Agosto de 2017, de
http://www.empresario.com.co/recursos/be/portalninos/contenido/doc3conocelospasosparacrearempresa.pdf
● Cámara de Comercio de Bogotá. (s.f.). Fortalecimiento Empresarial. Recuperado el 28 de Agosto de 2017,
de http://www.ccb.org.co/Preguntas-frecuentes/Fortalecimiento-Empresarial/Formalizacion-Empresarial
● en Colombia. (s.f.). Guía para el Trámite de Creación y Formalización de Una Empresa. Recuperado el 28
de agostode 2017, de https://encolombia.com/economia/economiacolombiana/emprendimiento/
guiaparaeltramitedecreacion/
● Ley 594 de 2000: “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.
Recuperado de: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275
● Luzardo, A. M. (17 de enero de 2017). EN 2017 PUEDES FORMALIZAR TU EMPRESA CON ESTAS HERRAMIENTAS
DIGITALES. Recuperado el 28 de agosto de 2017, de Enter.co: http://www.enter.co/especiales/empresas-del-
futuro/en-2017-puedes-formalizar-tu-empresa-con-estas-herramientas-digitales/
● Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. (s.f.). ABC de la Formalización. Recuperado el 30 de agosto de
2017, de Colombia se Formaliza: http://colombiaseformaliza.com/abc-de-formalizacion/
● Resolución 8934 del 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio: “Por la cual se establecen las
directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por
la Superintendencia de Industria y Comercial”: Recuperado de:
http://www.sic.gov.co/sites/default/files/normatividad/Resolucion_8934_2014.pdf

GFPI-F-135 V01
WEBGRAFÍA:

● Página Biblioteca SENA: http://www.biblioteca.sena.edo.co

● Página Cámara de Comercio de Bogotá: http://www.ccb.org.co
● Página Ministerio de Comercio, Industria y Turismo: http://www.mincit.gov.co/
● Página Superintendencia Financiera: http://www.superfinanciera.gov.co
● Página Secretaria de Hacienda Distrital: http://www.shd.gov.co/shd/
Página Superintendencia de sociedades: http://www.supersociedades.gov.co

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es) Sandra Constanza Ramírez Instructora Comercio y Servicio
Posada Comercio y Servicio
Erika Alexandra Pérez Niño Instructora Mayo Formación
Angélica Yulieth Castro Instructora Comercio y Servicio 2020 desescolarizada –
Morales Cuarentena COVID-
Claudia Marcela Bautista Instructora Comercio y Servicio
19
Chaparro
Alver Muñoz García Instructor Comercio y Servicio

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es) Lina Rocío Vargas Instructora Comercio y Servicio Marzo Formación
Mendoza 2021 desescolarizada
Jesús Alberto Marzo Actualización
Villegas Narváez Instructor Comercio y Servicio 2022

GFPI-F-135 V01