Unidad 1 - Tarea 2 - Manual de control interno

Control Interno y Aseguramiento de la Información 106014

Ayda Orozco Código 40.614.763

Maira Elena Peña Correa. 1.006.502.209
Leidy Yadira Tovar Castillo 1.118.028.519

Tutora: Ana Ruth Embus

Grupo 55

Escuela de Ciencias Administrativa, Contables, Económicas y de Negocios (ECACEN),

Universidad Nacional Abierta y a Distancia – UNAD
Septiembre 2022
 MANUAL DE CONTROL INTERNO
PRIMAX COLOMBIA SA
NIT 860.002.554-8
Matricula mercantil No 19126
Creada el 22 de junio del 1955
Tipo de sociedad: Sociedad Anónima
Sector industrial de combustible
Código CIIU No G4661
Objeto social: Distribución mayorista de combustible
Dirección principal Calle 90 # 19c – 32
Ciudad Bogotá DC
Email corporativo notificaciones@primax.com.co
Celular corporativo 3142868739
Comportamientos
Nacimos con la clara orientación de satisfacer las necesidades de cada uno de los miles de
clientes que atendemos día a día, garantizando su seguridad, innovando para estar siempre un
paso adelante
Somos Primax, una corporación líder del mercado con más de quince años de presencia en el
Perú, Ecuador y desde el 2018 en Colombia
En el Grupo Primax nos especializamos en la distribución de combustible y sus derivados
Figura 1 Grupo romero

Fuente: Presentación Primax Colombia SA

 Tabla de contenido
Introducción...............................................................................................................................................4
1. Organigrama......................................................................................................................................5
1.1 Organigrama estructural....................................................................................................................5
1.2 Organigrama funcional......................................................................................................................5
1.3 Organigrama posicional.....................................................................................................................6
1.4 Visión................................................................................................................................................6
1.5 Misión...............................................................................................................................................6
2. Definición de control interno y del manual de control interno.......................................................8
3. Objetivos..........................................................................................................................................11
3.1 Objetivo general.............................................................................................................................11
3.2 Objetivo especifico...................................................................................................................11
4 Descripción detallada de todo el sistema de control interno a implementar en la organización
con: 12
4.1 Área financiera y contable............................................................................................................12
4.2 Área comercial...................................................................................................................................12
4.3 Área de sistemas.............................................................................................................................12
4.4 Área de talento humano................................................................................................................13
Área de seguridad y medio ambiente.................................................................................................13
5 Descripción del procedimiento definido para la actualización del manual.................................14
 Introducción

Todos sabemos la importancia de contar con un buen sistema de control interno en las
diferentes organizaciones y su uso se ha incrementado con los años ya que es muy práctico para
medir la eficacia, la eficiencia y la productividad. Para usarlo, la mejor forma es en actividades
básicas de la empresa, porque de esto depende la permanencia en el mercado.

Una empresa que maneja controles internos en sus operaciones conocerá la situación real en la
que se encuentra la empresa, por eso es fundamental tener un buen plan, poder observar y
verificar que todos los controles sean seguidos y cumplidos a cabalidad le dará mejor
administración.
Los controles internos incluyen los planes que una organización maneja en todos los
procedimientos para proteger los activos, así como para verificar la confiabilidad y actitud de
estos datos contables.
Todos los departamentos que conforman una empresa son importantes, pero, existen
dependencias que siempre van a estar en constante cambios con la finalidad de frenar su función
dentro de la organización.
 1. Organigrama
1.1 Organigrama estructural
Figura 2 Organigrama estructural

Fuente: Muñoz Suárez, A (2015) Propuesta de mejoramiento

1.2 Organigrama funcional

Figura 3 Organigrama funcional

Fuente: Muñoz Suárez, A (2015) Propuesta de mejoramiento

1.3 Organigrama posicional
Figura 4 organigrama posicional

Fuente: Muñoz Suárez, A (2015) Propuesta de mejoramiento

1.4 Visión
“Proveer calidad y Excelencia para facilitar la vida de todos” (Presentación Primax Colombia
SA)

1.5 Misión
“Ser lideres en Latinoamérica por la Calidad de nuestros productos y la Excelencia en nuestros
servicios, enfocándonos en la creación de Valor para Todos”. (Presentación Primax Colombia
SA)
Valores Corporativos
Innovación: Este valor va asociado con entidad, ya que producto a esta innovación es
generar un cambio y al hacer un cambio eso genera un valor, por lo que debe de ser muy bien
organizado, tener inspiración y visualización, el cual genere un propósito de oportunidades y
crecimiento organizacional en nuestro país. En nuestro factor principal planteado con el cambio.
Debe ir dirigido a la moda y tendencia.
Cumplimiento: Cumple con la legislación vigente que es rígida por la superintendencia,
para su respectiva para prevenir los lavados de activos, la corrupción, entre otras. Esta da
cumplimento a las normas y políticas que se manejan en el territorio colombiano.
Honestidad: Nos gusta trabajar y contratar personas honestas por eso buscamos de igual
forma empresas que se representen por ser integras, y por supuesto no con nada que represente la
ilegalidad a nuestra empresa.
Respecto: El respecto es fundamental para el debido funcionamiento de la entidad por lo
que es importante mantenerlo con nuestros clientes, proveedores y todos los representativos y
trabajadores de nuestra empresa.
Calidad: implementamos las debidas soluciones y sostenimiento para todos nuestros
clientes.
2. Definición de control interno y del manual de control interno
Objetivos básicos de los controles internos.

 Con respecto con la autorización en general o específicamente, son generadas o

ejecutadas las transacciones.
 Se debe tener el debido monto, el periodo y cuenta correcta de todas las respectivas
transacciones.
 Que, en los procesos de activos y registros, deben de ser permitidos con solo
consentimiento de la entidad admirativa.
 Las entradas económicas de la entidad son registradas, deberían ser paralelos las entradas
económicas o “activos “que existen a intermedios de razonamiento y en determinar
decisiones para una ejecución eficaz, con respecto a cualquier diferencia.

Control Interno

Definición: es aquel procedimiento de cargos del personal de la empresa, con el propósito

de generar protección justa, en el logro de las relevantes categorías.

 Eficiencia. Poder lograr las actividades, adecuadamente en las operaciones.

 Los informes financieros crean una situación creíble económicamente.
 Logra hacer cumplir las leyes, que estipule las políticas y normas aplicadas en la entidad
financiera.

Conceptos fundamentales del control interno

Proceso: es mecanismo encargado en el alcance de un fin.

Personas: Son las tareas y ejecuciones procesados por el personal de la entidad.

Grado de seguridad razonable: es algo que como su propio nombre se caracteriza por
brindar seguridad razonable a su tarea, pero al igual no es brinda total seguridad.

Alcance de los objetivos: son los objetivos que plantea la organización para poderlos
alcanzar.

Importancia del control interno

 Se relaciona con la certeza que clasifica el sistema contable que aplica la entidad Primax
Colombia S.A. Ya que se encarga de ejercer y evaluar su cumplimiento, tanto en su
procedimiento administrativo, contable y financiero, por lo que ayuda a la empresa al
cumplimento de actividad eficaz.

Se encarga de detectar irregularidades, busca soluciones, trata del cumplimiento de las

políticas, metas y actividades se ejecuten como deben ser.

Evaluación de los riesgos

Las entidades se ponen al frente a diferentes riesgos ya sean a nivel interno o externo los
cuales deberían de ser evaluados. Una establecida evaluación de riesgos es de carácter de
prevención y es muy importante tenerlo en cuenta en la planeación de la empresa.

En esa planeación se deben identificar los riesgos relevantes para así poder hacer una
evaluación para ver cómo se pueden ejecutar, por lo que esta evaluación debe de ser de manera
continua, de igual forma en sus sistemas de información del mejoramiento de sus
procedimientos.

Actividades de control

Se puede identificas como las políticas y proceso de ejecución que hace proseguir con sus
enseñanzas del mando de la entidad Primax Colombia S.A, lo cual hace mantener restricciones
que se deben cumplir para así poder prevenir riesgos que ponen en peligro objetividad
organizacional.

Actividades de control: Aprobación, autorización, verificación, conciliación, del poder

hacer su operativa, poder confiar las entradas económicas “activos” y división de sus
funcionalidades de control interno.

Información y comunicación

Es un sistema relevante realización de ganancia representativa a la finalidad de la

inquisición financiera. Del cual permite que el sistema de contabilidad, establezca procedimiento
de registros y estándar de niveles de certeza que son importantes para la contabilización.
 La eficacia del sistema ayuda a la formular la información, las cuales llegan afectar
establecida para determinar una decisión asignadas a la utilización del control de los
procedimientos de la entidad en la gerencia y representación de información financieros concisa.

La difusión de información lleva a cabo aprender a comprender unos recursos de papeleo

individual del cual requiere la entidad, el propiciamiento de un establecido de papeles
individuales y de responsabilidad con relación al manejo que le dan al control interno de la
compañía, con relación del informe financiero.

Supervisión y monitoreo

La supervisión ayuda a que el sistema de control interno trabaje adecuadamente, puede

llegar a adaptar necesidades y los cambios, esta supervisión se puede visualizar atreves
actividades, o realización de evaluaciones recurrentes o específicas.

Manual de procedimiento

Está relacionada con detallar muy definidamente la información se encarga del orden y
sistematiza, es aquella que contine instrucción, responsabilidad, información de políticas,
funcionamiento, sistema y procesos distintas actividades, que son realizadas en la entidad. Se
puede decir que los Manuales establecen procesos integrales establecido responsabilidad en
todas las tareas o cargos de todas las áreas.
 3. Objetivos
3.1 Objetivo general

Diseñar el manual de control interno para la empresa Primax Colombia SA, afrontando como
futuros contadores, los conocimientos de los principales fundamentos teóricos tradicional y de
manejo básico de las respectivas directrices aplicando Normas internacionales para así diseñar un
manual de control interno, teniendo en cuenta la empresa escogida por los integrantes, para así
comprenda la estatura de normatividad que ejerce la Contaduría publica en su labor profesional.
Determinando su dimensión de los diferentes puestos laborales de la empresa.

3.2 Objetivo especifico

 Seleccionar una empresa del respectivo sector, del cual es escogido dentro el aplicativo
Legis Comex.
 Diseño del manual de control interno de la empresa Primax Colombia S.A.
 Indagar la cultura organizacional (misión, visión, valores) de la empresa.
 Plasmar los procesos desarrollados en cada área de la empresa.
 Realización de opinión respecto al tema los riegos para el contador público, frente a los
intereses patrimoniales y legales de la empresa.
4 Descripción detallada de todo el sistema de control interno a implementar en la
organización con:
4.1 Área financiera y contable
La empresa Primax Colombia SA maneja un software contable que le permite tener el control de
las ventas que se realizan en cada isla de la gasolinera de manera instantánea, este software se
encuentra diseñado por módulos para tener un mejor orden y control. Está área es fundamental
en la empresa ya que por medio de los informes presentados permiten y facilitan a la gerencia en
la toma de decisiones.

El área contable es la encargada de desarrollar las siguientes actividades:

 Registro en el programa contable de los gastos de la empresa.

 Entrega de informes financieros cada mes.
 Realizar el pago de la nómina cada mes.
 Realizar la presentación y pago de los impuestos.
 Practicar las retenciones que aplique en cada compra.
 Verificar el registro de las ventas del día que el sistema las haya tomado.
 Realizar el arqueo de caja diario.
 Realizar las conciliaciones bancarias cada mes.

4.2 Área comercial

Esta área es encarga de que la empresa despliegue sus estrategias de ventas, marketing,
relaciones públicas y todos aquellos esfuerzos para alcanzar la mejor posición en el mercado. Su
objetivo principal es vender y garantizar la satisfacción de los clientes de la empresa, cosa que se
logra analizando el perfil de consumo de los clientes y entendiendo sus necesidades.

4.3 Área de sistemas

Es el área que se encarga de proveer información, así como de proporcionar las herramientas
necesarias para manipularla. La mayor parte de la actividad que se desarrolla forma parte de la
administración de los sistemas operativos y dar soporte a los usuarios de las computadoras e
infraestructura informática de la empresa, con el objetivo de garantizar el buen funcionamiento
de los equipos y tener el software al máximo rendimiento para facilitar la utilización a todos los
sectores de la empresa.
4.4 Área de talento humano
Esta área es la encargada de realizar el debido proceso de contratación de nuevo personal,
realizando lo siguiente:

 Diseñar cada formulario requerido para diligenciar al momento de contratar un nuevo

empleado.
 Diseñar y publicar el cargo a ofertar con sus respectivos requisitos a cumplir y funciones
a desempeñar el empleado.
 Realizar las respectivas pruebas.
 Organizar toda la documentación presentada por los nuevos empleados.
 Presentar el informe a la gerencia para tomar la decisión de quien cumple y puede
contratar.

Área de seguridad y medio ambiente

Es el área que busca prevenir las lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo, y
proteger y promocionar la salud de los empleados; por tanto, su principal objetivo es mejorar las
condiciones y el entorno laboral del personal con relación al bienestar en la salud.
5 Descripción del procedimiento definido para la actualización del manual

Obligaciones que se deben tener en cuenta para actualización de manual interno

corporativo de Primax Colombia S.A. ante las respectiva Dirección y el comité que maneja
la auditoría.

Plan de año (anual): El plan anual de la entidad, es capaz afrontar los objetivos que se
plasmas en la entidad, con respecto a los fundamentales procedimientos que son enfocados a los
riesgos que se pueden identificar dentro del área de actividades, priorizando la comunicación de
Auditoria interna, por lo que esto hace el comunicado al Gerente Financiero, involucrando
también al Comité de Auditoria y por consecuente a la Junta directiva de la entidad Primax
Colombia S.A.

Por lo que el jefe del manejo de Auditoria interna de la entidad verificara y adaptara el
proceso cuando en realidad crea que es necesario hacerlo, del cual ajustara innovación a la
negación, las exposiciones, intervenciones, programaciones, sistemas y verificación de la
institución empresarial. Por lo que un mínimo error relevante hace proceder al plan anual de la
Auditoría interna, Por lo que una aprobación obligatoriamente debe de ser dirigida al Gerente
Financiero y también al Comité de la Auditoria, mediante los informes realizados por las
actividades periódicas.
Requisitos de solitud: Determinar los recursos requeridos para realización de actividad
laboral, informar a la Gerencia Financiera interna, la proyección para obtener una eficaz
comprobación, acontecimiento y aprobación, de tal forma que debe ser información del impacto
que contenga la limitación de los recursos.
Políticas: Las políticas indican los procesos y requisitos que debe manejar la labor de la
Auditoría interna de la entidad, con el propósito de prevenir a la empresa acciones no
convenientes. Al igual distribuye información de que conduce actividades semejantes a
diferentes medios de control interno.
Para Obtener una cobertura eficaz se debe disminuir la complicación de esfuerzos.
Condición que requiere un informe: todo informe que se arrojado por el respectivo Auditor
Interno, deben de ser: puntuales, concisos, beneficioso, de igual forma deben de ser completos,
conveniente, también justo. Apoyado con bastantes pruebas donde se haga la realización de las
medidas administrativas aptas a dar respuesta la siguiente información.
Información de Resultado: El establecido Auditor de la entidad se debe encarga de informar el
trabajo que le corresponde de tal manera que sea, necesaria, clara, que proporcione finalidad, sea
breve, completamente y oportuna, Se puede codiciar que, en el fin del ejercicio, el Auditor es el
encargado de representar un informe que muestre su gestión y apreciación que clarifique eficacia
del control interno del sistema organizacional, que teniendo en cuenta sus elementos son los
siguientes:
 Identificación de los establecidos temas, procedimientos, espacios o áreas que contienen
materias que objetivas para realización de exámenes.
 Determinación de las evaluaciones que se gestionaron de acuerdo a la medición, de las
estipuladas políticas precisas y hechas por la Junta Directiva y sus fundamentales
prácticas que maneja la Auditoria corporativa interna de la empresa Primax Colombia
S.A. (Contraloría).
 “Evaluación de la confiabilidad de los sistemas de información contable, financiera y
administrativa; evaluación sobre el funcionamiento y confiabilidad del Sistema de
Control Interno; evaluación de la calidad y adecuación de los sistemas establecidos para
garantizar el cumplimiento con las leyes, regulaciones, políticas y procedimientos.
 Resultados de la evaluación realizada en relación a la existencia del trabajo en marcha,
efectividad, eficacia, confiabilidad y razonabilidad de los Sistemas de Control Interno”.
Independencia
La establecida Auditoría Interna de entidad, se encarga de mantener la perspectiva de
independencia con las con respecto a las actividades que logren evaluar, del cual logra
mantenerse en las diferentes actividades al ser independiente, relativo y carencia de conflictos de
interes, con postura imparcial y neutral con los auditados. No hacerse cargo de responsabilidad
de intervención de operacionales. Se puede entender que no es un medio ejecutor por lo tanto no
sustenta autoridad, ni capacidad sobre áreas de negociación, ni actividad de entidad Primax
Colombia S.A, también trata de monitorear y llevar el control del mejoramiento y por supuestos
de las sugerencias propuestas.
 Conclusiones

Se puede concluir con respecto con la actividad a presentar, que los manuales de control
interno, de una empresa es prioridad para toda entidad, ya que por medio de él se ejecuta su
supervivencia. Por lo que el manual interno platea las reglas y procesos que conlleva el eficaz
desarrollo organizacional de la institución.

Por lo que también es importante tener en cuenta las funciones de cada operario o integrante
de la organización ya que esto crea confiabilidad y eficiencia al trabajador, por lo que menciona
como se gestiona cada perspectiva para prevenir errores que traigan grandes consecuencias
económicas.

Al igual un manual de control interno, no solo gestiona confianza al trabajador sino

también al consumidor porque se podria evidenciar su orden organizacional en cualquier
consecuencia, Por lo que es revélate la actividad realizada tanto para las empresas, personas
naturales, jurídicas, entre otras, y sobre todo me sirve para tener en cuenta como futura contadora
para saber la gestión que se debe tener en cuenta para funcionalidad organizacional.
 Bibliografías

Blanco, Y. (2015). Auditoría integral: normas y procedimientos (2a. ed.). Ecoe Ediciones
https://elibro-net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/69204?page=52

Ibarra, D. C., Vega, L. O., & Carmenate, H. J. (2019). Auditoría y control interno en el control
empresarial. Folletos Gerenciales, 23(2), 82– 92
https://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login?url=https://search.ebscohost.com/login.aspx?
direct=true&db=asn&AN=139928417&lang=es&site=eds-live&scope=site
Cuello, M. (2020). Control Interno. Repositorio Institucional
UNAD. https://repository.unad.edu.co/handle/10596/37891
Muñoz S, A (2015) Propuesta de mejoramiento
http://www.dspace.uce.edu.ec/bitstream/25000/9146/1/T-UCE-0003-CA228-2015.pdf