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Capítulo

Administración es la ciencia del sen tido común.

Lou.rdes Münch

;_-::ft;/riv:c;..,.,-.::,.,,,\'~~:,-,_•,,,.

Objetivo general ~~Objet ivos específicos

El lector aplicará las etapas del proceso admi- El lector desarrollará habilidades para:
nistrativo.
? Explicar los elementos primordiales del concepto de
administración.
t Definir el concepto de administración y gestión.
'l Describir cuatro caracteristicas de la administración.
': Explicar las causas que fundamenten la importancia de la
administración de las empresas.
? Explicar en qué consiste el proceso administrativo.
1 Enumerar las etapas y elementos del proceso administrativo.
1 Analizar la importancia del compromiso, colaboración y
responsabi lidad en la aplicación del proceso administrativo.
20 Capítulo 2 ♦ Proceso administrativo

Mapa conceptual

Ciencias Disciplinas
exactas técnicas

Que le confieren
características distintivas:

,fJ{;,:t}:Y :·.".:''""' ~ -. . .·. ~ ·,

-~~~Y:/f;' La adm1rnstrac1on
t~1Ji posee un·a _
;
':::i::;;__>.... metodología básica ,.,./
~- k""'
---,- ....... .,. -~
,_,./'

Integrado po r las et apas:

Control
 2.1 Administración, concepto e importancia 21

2.1 Administración, concepto e importancia

La administració n es una activi dad indispensable en cualquier organización, de
hecho es la manera más efectiva para garantizar su compet it ividad. Existen di-
versos conceptos de administración, coloquialmente se dice que: " administra-
ción es hacer algo a través de otros", otra acepción es lo que se conoce como la
"ley de oro de la administración", entendida como hacer más con menos.
Para entender el concepto de admin istración basta con analizar en qué con-
sisten cada uno de los elementos de la definición:

• Objetivos. La administración siempre está enfocada a lograr fines o re-

sultados.
• Eficiencia. Se obtiene cuando se logran los objetivos en t iempo y con la
máxima calidad.
• Competitividad. Es la capacidad de una organización para generar pro-
ductos y/o servicios con valor agregado en cuanto a costos, beneficios,
características y calida d, con respecto a los de otras empresas de produc-
tos similares.
• Calidad. Implica la satisfacción de las expect ativas del cliente mediante el
cumplimiento de los requ isitos.
• Coordinación de recursos. Consiste en la optimización de los recursos
necesarios para lograr la operación de cualquier empresa a través de la
administración . La administración es el proceso
• Productividad. Implica la obtención de los máximos resultados con el de coordinación de recursos
para obtener la máxima pro-
mínimo de recursos. La product ividad es la relación que existe entre la
ductividad, calidad, eficacia,
cantidad de insumos necesarios para producir un determinado bien o eficiencia y competividad en el
servicio y los resultados obten idos. Es la obtención de los máximos resul- logro de los objetivos de una
tados con el mínimo de recursos, en términos de eficiencia y eficacia. De organización.
esta forma se aplica la administración como disciplina.

Si se analizan los elementos ant eriores es posible concluir que la administra-

ción es la herram ienta más poderosa para la permanencia y competitividad de
cualquier organización.
La impo rtancia de la administración es indiscutible debido a que reporta
múltiples ventajas:

• A través de sus técnicas y procesos se logra mayor rapidez, efectividad

y simplificación en el trabajo con los consecuentes ahorros de t iempo y
costo.
• De acuerdo con lo anterior, incide en la productividad, eficiencia, calidad
y competit ividad de cualquier organización.
• Propicia la obtención de los máximos rendimientos y la permanencia en
el mercado.

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tus conocimientos. Analiza el video del capítulo 2 que se
Refuerza
encuentra en el sit io web y elabora un ensayo.
22 Capítulo 2 ♦ Proceso administrat ivo

2 .2 Características inherentes
Unive~alidad de la disciplina adm inistrativa
La administración posee ciertas características que la diferen-
cian de otras disciplinas:
Valor
Multidisciplina instrumental
Características de • Universalidad. Es indispensable en cualquier gru po social,
't a administración ya sea una empresa pública o privada o en cua lquier tipo de
institución.
•-' NaJor instr..ummt.at5JJ J)r:i.io'J)J;/aq l:s ernin,;>n,tf'mt;>l]t~_Q.@c;;t\c;.B·
~~[,!~~ 'fJí;gi;l:mfüftl~~~?J ¡,,¡t. moo10 parad~~ar~~ ~~~
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a~áptao, l'?s M(es:íd'a~~~; d~ 't-o'da grupo soi::ial :-Em don..íle
se a·piicarr,

2.3 Ciencias y disciplinas en las que

se fundament a la administración
La admin istración se fundamenta y se relaciona con diversas ciencias y técnicas,
tales como:

2 .3.1 Ciencias sociales

Sociología. La sociología industria l aporta conocimientos acerca de la estructu-
ra social de las organizaciones así como de las características de los grupos y las
interacciones que surgen en los fenómenos sociales.
Psicología. La psicología industrial tiene por objeto el estudio del comporta-
miento humano en el trabajo. Contri buye con técni cas en las áreas de selección
de persona l, pruebas psicométricas, recursos humanos, técnicas de motivación,
incentivos, conflictos, encuestas de actitud, entrevistas de orientación y estudios
sobre ausentismo, entre otras.
Derecho. El derecho es el conjunto de ordenamientos jurídicos que rigen a la
sociedad. Las organizaciones operan dentro de un marco normativo. De esta for-
ma, la estructura organizacional de la empresa, así como los principios de la ad-
ministración, deben respetar el marco legal donde se desarrollen. El ejercicio de
la administración implica el conocimiento de las disciplinas legales vigentes en
materia de derecho civil, mercantil, fiscal, constitucional y laboral, a fi n de poder
manejar adecuadamente cualquier tipo de organización.
Economía. Las organizaciones existen dentro de un entorno económico, por
lo que el conocimiento de las variables y leyes del mercado así como del marco
económico son fundamentales para la aplicación de algunas herramientas admi-
nistrativas. La economía aporta valiosos datos a la gestión de las organizaciones,
 2.3 Ciencias y disciplinas en las que se fundamenta la administración 23

tales como estudios de factibilidad, disponibilidad, competencia, problemas de

exportació n e importación, balanza de pagos, indicadores económicos y proyec-
ciones, entre otros.
Antropología. El objetivo de esta disciplina es el estudio de la cultura y el desa-
rrollo del ser humano en sociedad. La cultura de un país, sus valores, tradiciones
e historia influyen en la cultura de las organizaciones y consecuentemente, esta
ciencia es de gran valía para la administración.

2.3.2 Ciencias exactas

M atemáticas. Las matemáticas y la estadística proporcionan herramientas para la
toma de decisiones en todas y cada una de las etapas del proceso administrativo.
Las aportaciones más importantes de esta ciencia son: las matemáticas aplicadas,
específicamen te en modelos probabilísticos; simulación; estadística e investigación
de operaciones, que auxilian al directivo en la toma de decisiones.

2.3.3 Discip linas técnicas

Ingen iería industrial. La administración como disciplina surgió a principios del
siglo xx junto con la ingeniería industrial, y la últ ima agrupa una serie de cono-
cimientos cuya f inalidad es la optimización de recursos. Ambas disciplinas están
íntimamente ligadas, se interrelacionan y han intercambiado valiosas técnicas.
Contabilidad. Disciplina indispensable para la administración, ya que a través
de ésta se registran y analizan los movimientos financieros de una organ ización.
La contabilidad es básica en la toma de decisiones.
Informática y telecomunicaciones. La administració n está íntimamente re-
lacionada con las tecnologías de información y comunicación ya que en la ac-
tuali dad es indispensable para la operación eficiente de cualquier organización.
La informática aporta conocimientos, sobre todo en lo que se refiere a sistemas
de información; asimismo, con las telecomunica ciones la empresa posee la in-
fraestructura tecnológica para el manejo y la t ransferencia de datos. Ambas dis-
ciplinas, soporte de la inteligencia de negocios, de la robótica y de los sistemas
integrados, son básicas en el mundo global.

- Sooología - Derecho
Ciencias
- Psicología - Eco,,omía
sociales
- Antropología

Ciencias - Matemát icas

exactas - Estadística

- Ingeniería - Informática
D isciplinas ( Figura 2.2 ).
industrial - Telecomunicaciones
técnicas
- Contabilidad
Ciencias y disciplinas auxiliares
de la administración
•·... ' ................ ·••-'• •········ ········· .......... •················· ............................................................................................... , .................................................•·
24 Capítulo 2 ♦ Proce so administ rativo
La competitividad es la capaci-
dad de una organización para
gene rar productos con valor
agregado en cuanto a costos,
beneficios, caracte rísticas y
ca lidad, respe cto a los de otras
empresas de productos simi-
lares.
Las ventajas competitivas son las
características del producto o
servicio que le confieren supre-
macía sobre la compet encia.
El proceso administrativo
es el conjunto de fases o
etapas sucesivas a través de
las cuales se efectúa la adminis-
tración.
Un proceso es e l conjunto de
pasos o etapas para llevar a
cabo una actividad.
2 .4 Competitividad y administración
Además de la calidad del product o o servicio, exist en múlti-
ples factores que promueven una mayor competitividad, por
ejemplo, el precio, las estrategias de mercado y el servicio. Un
excelente producto o servicio, sin el soport e de una adecuada
administración no tendrá permanencia en el mercado. De ahí
la importancia de esta disciplina y sus t écnicas para garantizar la
competit ividad y el éxito empresarial .
Los productos o servicios deben reunir ciertas características
particulares que los diferencien de otros similares, de t al forma
que cumplan con las expectativas del cliente, con la f inalidad de asegurar su
aceptación en el mercado global.
2 .5 Proceso administrativo
La administración comprende una serie de fases, etapas o funciones, cuyo co-
nocimiento resu lta esencial para aplicar el método, los principios, las técnicas y
los enfoques de gestión.
En la administración de cualquier empresa existen dos fases: una estructural,
en la que a partir de uno o más f ines se det ermina la mejor forma de obtenerlos;
y ot ra operacional, en la que se ejecutan t odas las actividades necesarias para
lograr lo establecido durante el periodo de estruct uración.
Lyndall F. Urwick llama a estas dos fases de la administración mecánica y
dinámica. La mecánica administrativa es la parte de diseño y arqu itectura de la
administración en la que se establece lo que debe hacerse. Mientras que duran-
te la dinámica se implanta lo est ablecido durante la mecánica, en pocas palabras
se refiere a la operación de la empresa.
2 .6 Etapas del proceso administrativo
Exist en diversos criterios acerca del número de etapas que constituyen el pro-
ceso administrativo aunque, de hecho, para todos los autores los elementos o
funciones de la administración sean los mismos. A continuación se menciona el
criterio que se utilizará en este texto.
Planeación. Es la determ inación de los escenarios f ut uros y el rumbo hacia
donde se dirige la empresa, así como la definición de los resultados que se pre-
tenden obtener y las estrategias para lograrlos min imizando riesgos.
Organización. Consiste en el diseño y determinación de las estructuras, proce-
sos, funciones y responsabilidades, así como el establecimiento de mét odos, y la
aplicación de técnica s tendientes a la simplificación del trabajo.
Integración . Es la función a través de la cual se el igen y obtienen los recursos
necesarios para poner en marcha las operaciones.
Dirección. Consiste en la ejecución de todas las fases del proceso adm in is-
t rativo mediante la conducción y orientación de los recursos, y el ejercicio del
liderazgo.
 2.6 Etapas de l p roceso ad min istrativo 25

Control. Es la fase del proceso administrativo a través de la cual se esta-

blecen estándares para evaluar los resultados obtenidos con el obje-
tivo de correg ir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente
las operaciones.
En esta obra se estudia el criterio de las cinco etapas porque
es uno de los más aceptados, además de que ofrece mayor cla-
ridad para fines didácticos.
El proceso administrativo es la metodología básica pa ra
aplicar cualquier enfoque de administración o gestión. Es de-
cir, el hecho de que exist an nuevas corrientes administrativas,
requiere para su implementación la apl icación del proceso ad-
ministrativo.
Un resumen de las fases, etapas y elementos y principios
que conforman el proceso administrativo, se presenta en la fi-
gura 2.4.

Etapas del proceso administrativo

o>·· ·· ··•·· .. · .... .. .............................. ... ...... .......... ... ....... ...... ......... . .•

r Filosoffa
- Misión
-Visió n
_. - Valores
Estrategias
El proceso ad ministrativo es e l
conjunto de etapas a través
de las cuales se lleva a cabo la
administración.
- Polrticas
~ -Programas
-Presupuestos {
_ -Jerarquización
· -Organización _J -División del trabajo . -Departamentalización
1-Coordinación -Descripción de funciones

r:::Recursos humanos
{ -Recursos materiales
-I ntegración
-Recursos técnicos
-Recursos financieros

-Dirección
o ejecución
J !
Toma de decisiones
-Integración
, -Motivación
-Comunicación
i~
-L, derazgo

- Control
J..... -Establecimiento de estándares
- Medición

l -Corrección
:Retroalimentación
-r7:::.-7
:L _~_!l':'~3:~ l
Fases, etapas y elementos del )
proceso admin istrativo
& ·• ···· ···" ''''········•·•· ··· " ' ' ' ''"•' "' -···•······ .... ............. ···· •···· ·· ...... , . .... . ............ ,.......... ········· ..... . .. ... ................ , ...... ..... .
26 Capítulo 2 ♦ Proceso administrativo

Principios de administración
De la misma manera que en otras ciencias y disciplinas existen principios y le-
Los princip ios de adm inistra- yes que se observan durante su aplicación en el proceso administrativo, existen
ción son verdades de carácter
ciertos principios que han sido debidamente comprobados y que promueven la
univer sal que surgen a partir de
la experiencia y que han sido
competitividad y el éxito de la empresa.
debidamente comprobados.
Sirven para ap licar la adm inis-
tración con un mínimo margen
~~ Revisa el capítulo 2 y ana liza en qué consisten los principios de admi-
de error.
,.w nistración que se encuentran en el sitio web de este libro.

Principios de administración

Etapa Principio

- Factibilidad
- Objetividad
- Flexibilidad
- Cuantificación
- Unidad
- Del cambio de estrategias

- De la misión
- Simplificación
- Especialización
- Jerarquía
- Paridad de autoridad y responsabilidad
- Unidad de mando
- D ifusión
-Amplitud o tramo de control
- De la coordinación
- Adecuación

- Provisión de elementos necesarios

lntegrici_ón - Calidad de los proveedores
- El hombre adecuado para el puesto
adecuado

- De la resolución del conflicto

-Aprovechamiento del conflicto
Dirección - Impersonalidad de mando
- Coordinación de intereses
- De la vía jerárquica
- Ganar-Ganar

- Equilibrio
- Indicadores o estándares
- Oportunidad
- Desviaciones
- Costeabilidad
- Excepción
- Función controlada

r ~igura 2.5 J
Principios de administración
...................................................................................................... ···································································•
 2.8 Ética y valores en la administració n 27

ff~~.,,~:~u-.;.~
t¡1
\
2.8 Ética y valores en la administración
La administración se rige por una serie de valores que proporcionan el sustento
ético que permite orientar la conducta del administrador durante su ejercicio. La
observancia de estos valores influye directamente en el bienestar de la sociedad.
De hecho, todas las organizaciones deben de poseer un código de ética y una
fi losofía organizacional que oriente todas sus acciones.
Los valores éticos de la administración son:

2.8.1 Sociales
Son los de mayor importancia, ya que contribuyen al bienestar de la comunidad
a través de:

• Calidad del producto y/o servicio para satisfacer adecuadamente las ne-
cesidades de la sociedad .
• Mejoramiento de la situación socioeconómica de la población.
• Cumplimiento de obligaciones fiscales que permiten sostener al gobierno.
• Promoción del desarrollo a través de la creación de f uentes de t rabajo.
• Increment ar y preservar las riquezas naturales y culturales de la sociedad.

2.8.2 Organizacionales
Su fin alidad es mejorar la organización de los recursos con que cuent a el grupo
social :

• Impulsar la innovación, investigación y desarrollo t ecnológicos.

• Optimizar la coordinación de recursos.
0 Maximizar la eficiencia en métodos, sistemas y procedimientos.
• Proporcionar servicios y productos.

2.8 .3 Económicos
Se orientan a la obtención de beneficios económicos:

• Generar riqueza para la sociedad y los accionistas.

• Máxima obtención de utilidades .
.. Manejo adecuado de recursos financieros.
• Desarrollo económico del grupo social.
• Promover la inversión .

f~~!': Refuerza tus conocimientos. Resuelve los casos y ejercicios que para
·-~·••..:/
·- este tema se encuentran en el capítulo 2 del sitio w eb.
28 Capítulo 2 ♦ Proceso administrativo
Determinación de
escenarios futuros y
del rumbo. a donde
se dirige la empresa,
y de los resultados
que se pretenden
obtener para minimi- f •
zar riesgos y definir 1
las estrategias para
lograr la misión de la
organización con una.
mayor probabilidad
de é?(ito.
Organización
Consiste en el diseño
y determinación de
las estructuras, pro-
cesos, funciones y
responsabilidades, así
como del estableci-
miento de métodos, y
la aplicación de técnicas
tendientes a la simplifi-
cación del trabajo.
Integración
• Selección y obtención
de los recursos ne-
cesarios para ejecutar
los planes.
• Comprende recursos
materiales. humanos
tecnológicos y
financieros.
Dirección • Ejecución de activida-
Es la ejecución de
todas las etapas del
proceso administrati-
vo mediante la con-
ducción y orientación
del factor humano, y
el ejercicio del lide-
razgo hacia el logno
de la misión y visión de
la empresa.
Control
Establecimiento de
los estándares para
evaluar los resulta-
dos obtenidos, con el
objeto de comparar.
corregir desviaciones,
preveni as y
mejorarlas
continuamente.
c:~guillJ
Etapas, principios y técnicas del proceso administrativo
Permite encam inar y .
apnovechar'mejor los •. VaÍores
esfuerzos y recursos. · Visión
Reduce los niveles de · Misión ·
incertidumbre. , Propósitos· . ·. cualitativas
Permite hacer frente a l • Premisas Del cambio de Gráfica de Gantt
las_contingencias_. ¡•
Investigación 1 estrategias Anáfisis FODA
Es un sistema rac10- · Objetivos . • Flexibilidad · Uso de software
nal para la toma de • Estrategias
decisiones, evitando • Políticas
las .corazonadas: ·Pr._ogramas
Es la base para el ·
sistema de control.
Suministra los mé- División del trabajo • Vía jerárquica Organigramas
todos para que se • Jerarqu ización Tramo de control Manuales
puedan desempeñar Departamenta- Delegación Diagramas de fl ujo o
las actividades efi- lización Simplificación de procedimiento
cientemente. Descripción de Unidad de mando • Carta de distribución
Reduce costos e in- funciones Especialización del trabajo
crementa la producti - Análisis de puestos Análisis de puestos
vidad. Coordinación Uso de software
Reduce o elimina la
duplicidad de funcio-
nes.
De la calidad de los • Definición de ne- Cumplimientó de Recursos humanos
insumos dependen cesidades y:reque• requisitos .- ·- Exámenes
los resultados; implicá rimientos de los Proveedor confiable psicométricos
una reducción de rec.ursos, estándares Adecuación · La entrevista
costos. . ._ de ·calidad y tiempos ·. Cal_idad El análisis de puestos
Correcta selección de • Determinación de
recursos humanos. ·· · fuentes de abastecí- ' Otros recursos
Especificación de las. miento . ·. Cuantitativas
características, cantida- • Elección de provee- Cualitativas
des y calidad de los dores • Uso de software
recursos. Selección de recur-
Incrementa la sos ·de acuerdo a
optimización. estándares
Toma de decisiones Aprovechamiento Cuantitativas
des. Motivación del conflicto Modelos matemáticos
Toma de decisiones. • Comunicación Resolución del Programación lineal
Comportamiento, Liderazgo conflicto Estadística
acttudes y conductas Del objetivo de la Camino crítico
adecuadas. supervisión directa
Influir. guiar o dirigir a De la vía jerárquica ' Cualitativas
grupos de trabajo. Tormenta de ideas
• Delphi
Sirve para comprobar Establecim iento De 1~ .función - • ,: sistemas de
la efectividad de la de estándares conÚ-olada , información
gestión . . e indicadores • De las desviaciones Gráficas y diagramas
Pi-amueve ef ·asegura- Medición Auté:,control · Estudio de métodos .
miento de la calidad. Corrección Excepción Indicadores
Protege los activos de · Ret.roalimentación Control interno
la empresa; · Métodos
Establece las medidas cuantitativos
para prevenir errores, Indicadores
reducir costos y .l • ·Uso de software
tiempo. ;
'
····· ····· ·· ·················.. ········ ······ ·······················'"··· ············· ··· ·········"··············•· .Q