MANUAL DE USUARIO

SOFTWARE

PRODUCTO

CONTROLDOC COMMUNICATIONS
CONTROLDOC MANAGEMENT
CONTROLDOC REPORTS

Versión 6
2016
Update 2

Licencia de uso para:

ALCALDÍA DE VILLAVICENCIO
Septiembre 2016
 INTRODUCCION

Este documento está diseñado para ser una guía fácil y de rápida compresión
para los usuarios de ControlDoc. Se exponen aquí los principales aspectos de
utilización.
 CONTENIDO

PAG.

CONSULTAR/LISTA DE DOCUMENTOS ………………………………………………….. 5

RADICACION DE CORRESPONDENCIA………………………………………………… 10

CONTROLDOC CAPTURE (DIGITALIZACION)……………………………….………… 22

SALIR DE CONTROLDOC……………………….……………………………….………… 26
 MODULOS O FUNCIONALIDADES DE CONTROLDOC

Para el ingreso a CONTROLDOC, se digita el USUARIO – LOGIN y el PASSWORD o

CONTRASEÑA, en los campos correspondientes; información previamente
informada por el administrador del sistema.

Cuando se olvida el usuario o password, es necesario escribir el mail o correo

corporativo en el campo situado en la parte inferior de la ventana y hacer clic
en el botón RECORDAR. Obteniendo como resultado un correo de notificación
con la información de usuario y password de ingreso.
 MODULO CONTROLDOC COMMUNICATIONS

Modulo en que se realiza la consulta y radicación de documentos o solicitudes

realizadas en la entidad.

CONSULTAR/LISTA DE DOCUMENTOS

La opción del menú de communications “Radicados-Formatos”, Permite listar y

consultar documentos específicos según los diferentes criterios de búsqueda luego
de llenado esto de clic en “Buscar”. Para la edición o visualización se hace clic en
el icono debajo de +INFORMACION ubicado sobre la parte izquierda de cada
registro.
 Nota: Dentro de Consulta Radicados se visualizan los botones vincular, +
Información, Rotulo, Ampliar términos

  Muestra un la información detallada del radicado.

  Genera el Rotulo del Radicado.

  Nos permite ampliar los términos de vencimiento del radicado.

Al dar clic en el icono como resultado de este evento se carga la ventana

de Información general del documento, en la cual es posible realizar visualización
del documento digital a través del botón IMAGEN TIFF y consultar la trazabilidad
haciendo clic en el botón FLUJO TRABAJO, ver la siguiente imagen.

Dar clic en Imagen TIFF

Muestra la imagen digital de cada documento realizada desde el proceso de
radicación.
Dar clic en Flujo de Trabajo (Flujo De Gestión Documental)

Muestra la trazabilidad o movimientos que tiene cada documento en su proceso

de gestión desde que es radicado hasta que finaliza el proceso o se da respuesta.
 Dar clic en Docs. Asociados
Ventana que muestra los documentos adjuntos o asociados al documento que se
gestionó. El botón i abre la ventana de información general del documento.

Adjuntos

Muestra documentos o archivos que se hayan adjuntado a la asignación o a la

finalización de cada trámite.

PDF
Opción que permite convertir la imagen a formato PDF; el cual se visualiza en una
nueva ventana haciendo clic en el link que se muestra al frente del logo de Adobe.
RADICACION DE COMUNICACIONES

Correspondencia Recibida-Entrada.

En la parte superior de la ventana que aparece al ingresar a ControlDoc, se puede

observar unos módulos para el acceso directo a radicación y a la bandeja de
gestión que es la misma que se encuentra en gestión de correspondencia
encontrada en el menú de Control Magnagement.

Al hacer clic en R (radicación) se despliega un menú de radicación de

correspondencia recibida ya sea E (enviada), I (interna), R (recibida), N
(correspondencia no oficial) como se muestra en la siguiente imagen.
Para la radicación de cada documento se realiza una serie de pasos enumerados
que finalizan con la generación del número de radicado y digitalización del
documento.
PASO1. Seleccionar la clase de correspondencia que se va a radicar, haciendo
clic en la flecha señalada.

PASO2. Seleccionar el medio de recepción de la correspondencia y la prioridad

de la solicitud.

PASO 3. Al seleccionar el medio de recepción se abre el buscador de Tipologías,

usando filtros de búsqueda como el Nombre de la Tipología, la Unidad
Administrativa u Oficina Productora. Para seleccionar la tipología se hace clic
sobre el icono ubicado a la izquierda de cada resultado.
Al seleccionar la Tipología se puede editarla dando clic en el icono lupa ubicado
al lado derecho donde dice Indique la Tipología Documental y se puede observar
a quien se le asigna.

Como resultado de la selección de la tipología, muestra un mensaje de

confirmación sobre el cual se hace clic en SI para afirmar que se eligió la tipología
correctamente.
PASO 4. Diligenciar la información básica del documento que se está radicando;
como Fecha, Resumen del Contenido, Folios, Anexos, Tipo de Notificación, País,
Departamento, Municipio, Número de cuenta, Numero de Guía/Código Postal si se
presentan.

Imagen 82. Paso 4.

PASO 5. El sistema le pide que ingrese Destinatario en la ventana buscador de

funcionarios permite usar criterios de búsqueda como Unidad, Oficina Cargo,
también por Nombres y Apellidos y finaliza dando clic en Buscar. Solo es necesario
seleccionar el recuadro señalado en la parte izquierda de cada registro y hacer
clic en el botón “aceptar”.
PASO 6. Seleccionar el firmante, persona o entidad que presenta la solicitud, a
través del icono lupa, señalado en la imagen; para esta acción se crea y
almacena en la base de datos de remitentes y en la cual ya solo será necesaria
buscar en futuras acciones de radicación.
Para seleccionar el remitente se hace clic en el icono ubicado en la parte
izquierda de cada registro como muestra la imagen. Luego se confirma haciendo
clic en SI cuando emerge la ventana de confirmación.

PASO 7. RADICAR; se hace clic en el botón indicado para que el documento sea
radicado y el sistema genere el número de radicación dependiendo de la
radicación el rotulo saldría con R, E, I o N seguido del consecutivo, el año y el
número que asigna la aplicación a cada radicado.
PASO 8. ROTULO; se hace clic en el botón para que sea generado el rotulo que se
debe imprimir sobre el documento físico como evidencia que ha sido radicado y
recibido por los funcionarios de la entidad.
Este rotulo se imprime sobre el mismo documento con cualquier tipo de impresora,
el cual queda impreso en el lateral derecho de la hoja y muestra información de la
entidad, numero de radicado, fecha de radicación, remitente, destinatario, fecha
de vencimiento, cantidad de folios y anexos.

PASO 9. Digitalizar el documento radicado a través del software de digitalización

CONTROLDOC CAPTURE.

CONTROLDOC CAPTURE (DIGITALIZADOR)

Software que permite escanear, asociar y almacenar la imagen digital de todos los
documentos que son radicados y que hacen parte del proceso de gestión
documental de la entidad. Este software se instala en los equipos cliente
autorizado.
CONFIGURACION DEL DIGITALIZADOR

La configuración consiste en hacer clic sobre el menú herramientas y seleccionar

el escáner que tenga la opción WIA o TWAIN. De esta manera ya se puede iniciar
el proceso de digitalización correctamente.

DIGITALIZACION DE UN DOCUMENTO

Para iniciar la digitalización se selecciona en la barra de herramientas en la parte

superior izquierda el icono nuevo.

Como resultado de este evento se abre la ventana inicial de digitalización; PASÓ

1, hacer clic en la opción DIGITALIZAR, para esta acción ya debe estar el
documento o documentos físicos debidamente ordenados y ubicados en la
bandeja o alimentador del escáner.
Como resultado se abre una ventana de propiedades en la cual se selecciona
IMAGEN A ESCALA DE GRISES, el tamaño de la hoja del documento a digitalizar
según el original o físico y nuevamente clic en DIGITALIZAR.
PASO 2. En el campo IDCONTROL O NUMERO DE PROCESO se digita el número de
ID control que fue generado en el momento de la radicación del documento en el
sistema, este número se muestra en color negro y de mayor tamaño que el número
de radicación. De esta manera se almacena en el servidor y se relaciona la
imagen digital con la información ingresada del documento radicado.

PASO3. Para finalizar se hace clic en la opción GENERAR, este muestra dos
mensajes de confirmación; el almacenamiento de la imagen localmente y la
subida de la imagen al repositorio de imágenes del servidor.

PASO 10. VISUALIZAR; se hace clic en este botón para ver la imagen digitalizada y
corroborar que se hizo el procedimiento correctamente.
Buscar
Botón que direcciona hacia la ventana de búsqueda y consulta de radicados,
explicada anteriormente.

Nuevo
Botón que es utilizado para iniciar un nuevo proceso de radicación de
documentos, mostrando de nuevo el PASO 1.

Mantener Datos
Botón usado para agilizar el proceso cuando se presentan casos en que la
información no varía en su totalidad, es decir se hacen solicitudes con las mismas
características en las cuales solo cambian los remitentes o destinatarios. Permite
mantener toda la información y generar un nuevo número de radicado al hacer
clic nuevamente en el PASO 7.
 SALIR DE CONTROLDOC

Se hace clic para salir completamente del sistema o para iniciar sesión con otro
usuario.

Clic en SI, para confirmar la acción de salir del sistema. Se abre de nuevo a la
ventana de Login y password.