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MANUAL DE USUARIO DE PROCESO APLICATIVO ONBASE

1. INGRESO A ONBASE
1.1 Al hacer doble click sobre el icono de OnBase aparecerá la siguiente ventana en la que debe
ingresar el usuario y contraseña, luego presione el botón de login.

1.2 Esta es la venta inicial del aplicativo OnBase.


2. RADICACION
2.1 Radicación Correspondencia

El primer paso a seguir es la generación del número de radicación para la correspondencia que acaba
de llegar. En el siguiente ejemplo se generara un número para la radicación de una correspondencia
producida.

Para iniciar debe hacer click en el icono de WorKflow que encontrara en la barra superior.

2.2 En ese momento se despliega la siguiente ventana:

2.3 En la parte izquierda encontrará un listado, haga click en el más del link que dice RADICACION
DOCUMENTOS, en ese momento se despliega una nueva lista, busque el link que dice Radicación
(FISICO) Producida y aparecerá lo siguiente:
2.4 Aparecerá un aviso en el que se indica el número de radicación que se acaba de generar, haciendo
click en aceptar el número quedara al lado izquierdo esperando la orden de impresión.

2.5 Para imprimir el número de radicado en la comunicación seleccione el radicado que acaba de
generar y oprima doble click sobre el icono Imprimir Rotulo de Radicación que se encuentra al lado
izquierdo.

2.6 Aparecerá un cuadro de diálogo en el que se le debe indicar el número de impresiones de


radicado, el cual usted ingresará según el número de copias. Paso siguiente es colocar la
comunicación en soporte papel en la impresora de radicados.

Nota: Si no tiene impresora de radicado, el número de copias que debe indicar es CERO y colocar
el número de radicación manualmente (Numerador automatico o numerador de caucho) .
3. DIGITALIZACION

3.1 Para el proceso de digitalización (Escaneo) de la correspondencia haga click en Processing


(Procesando) y selecione la opción Scan/Index (Scanear/Indexar).

3.2 Aparecerán las colas de escaneo al lado derecho, para este ejemplo seleccionamos
correspondencia producida haciendo doble click en CORRESP PRODUCIDA.
3.3 Ahora aparece la siguiente pantalla en la que el lado derecho queda en blanco, haga click
derecho y seleccione la opción scan (escanear).

3.4 Aparecerá un cuadro de dialogo en el que pregunta el nombre del lote que se va a digitalizar,
puede registrar los datos que crea convenientes para referenciar las comunicaciones o
simplemente dejar la opción que está predeterminado.

3.5 Automáticamente el escáner empezará a digitalizar hoja por hoja hasta finalizar el lote que
luego será indexado.

Nota: es posible que aparezca un cuadro de diálogo que le pregunte la configuración que
desea para la digitalización en este caso deje la opción que esta predeterminada y seleccione
aceptar.
3.6 Al finalizar la digitalización aparecerá el lote al lado derecho, selecciónelo, haga click derecho y
elija la opción Index Batch (Indexar Lote).

3.7 Al lado derecho inferior está la opción Documet Type (Tipo de Documento) seleccione la única
opción que se despliega 01.-Correspondencia Recibida (PAPEL).
3.8 En la parte inferior aparecerán una serie de campos llamados Keywords (palabras clave), los
cuales describen el documento está en el aplicativo.

o SE ESCRIBE EL MUMERO DE RADICADO EXTERNO:1-2007-000000 Y SE CIERRA LA LLAVE


o CODIGO DE LA REGIONAL: Se ingresa el numero de la regional en la que estoy.
o SI ES A LA MANO: SI O NO.
o FECHA: la fecha de procedencia del documento que se esta indexando.
o TIPO DE DOCUMENTO: este campo es de selección según el aplicativo.
o No. ANEXOS: se coloca solo en números.
o DESCRIPCIÓN ANEXOS: hoja, diskettes, sobre, carpeta.
o TIPO DE DIGITALIZACION: si es parcial o total
o ASUNTO: Los asuntos están predeterminados. Se puede escribir la primera letra de un asunto y
luego F5 para que aparezcan todos los asuntos que inician por esa letra.
o DESCRIPCION DE ASUNTO : se escribe de forma abreviada el asunto de la comunicación
o REMITENTE NOMBRE ENTIDAD EXTERNA: (APARECE UNA +) se le da click y aparecen los siguientes
datos que se deben llenar

o REMITENTE: espacio destinado para escribir siempre el nombre de la empresa.


o NOMBRE: espacio donde se registra el nombre del que firma.
o CARGO: si tiene, si no, no se escribe nada.
o MUNICIPIO: se escribe la primera letra y luego F5 y automáticamente aparece el municipio.

LA PANTALLA DONDE SE INDEXA LA INFORMACION:


3.9 Verifique que el número de radicado que ingresó corresponda al que tiene el documento que
aparece en la imagen del documento.

Después de terminar de indexar el lote la pantalla se cierra automáticamente. Para indexar un


nuevo lote, se sigue el mismo procedimiento.

Nota: Para verificar que la indexación se hizo correctamente se debe ir a Workflow y revisar el
link de Validación Correspondencia Recibida o Producida según el caso y verificar que los
contadores de Indexación incompleta e Indexación Duplicada estén en CERO.
4 GENERACION DE REPORTES

Para la generación de reportes debe ir al icono de Document Retrieval (Recuperación de


Documentos).

4.1 Seleccione el grupo de documentos: Reportes y el tipo de documento:


01-PLANTILLA- Asignaciones a Recorrido y haga click en Find (Buscar).
4.2 Haga doble click en el icono que aparece al lado derecho Asignación a recorrido

4.3 Aparece una ventana de internet explorer en la que debe escoger que tipo de reporte desea
realizar, Para este caso seleccione: Recorrido Interno.
4.4 Aparecerá la siguiente pantalla en la que debe seleccionar Generar.

Al terminar la generación aparecerá el listado de documento y en la parte inferior un botón que


dice Asignar haga click en él y finalizara el proceso, al cerrar esta ventana volverá a la aplicación
OnBase.

5 IMPRESIÓN DE REPORTES
5.1 Para imprimir el reporte que se acaba de generar se vuelve a Document Retireval
(Recuperación de Documentos), se selecciona Reportes, 01-RTE-Asignacion a recorrido Diario y
la fecha en la que se genero el reporte Find (Buscar)
5.2 A continuación aparecerá el reporte que se a generado, haga click derecho sobre el reporte y
seleccione la opción de imprimir. Con esto finaliza el proceso de Generación e impresión de
reportes.

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