Manual Usuario Control Do C

MANUAL DE USUARIO
SOFTWARE
PRODUCTO
CONTROLDOC COMMUNICATIONS
CONTROLDOC MANAGEMENT
CONTROLDOC REPORTS
Versión 6
2016
Update 2
Licencia de uso para:

ALCALDÍA DE VILLAVICENCIO
Septiembre 2016
Version Nº 1 Agosto 2016
MANUAL DEL
Página 2 de 106
ADMINISTRADOR 2
Elaboró Revisó Aprobó
Fecha:00-00-000 Fecha:00-00-000 Fecha:00-00-000

3
La información contenida en este documento es de propiedad del

CONTROL ONLINE S.A.S. y/o Alcaldía de Villavicencio, la cual no podrá ser
reproducida, mostrada o divulgada fuera de CONTROL ONLINE S.A.S. y/o
Alcaldía de Villavicencio, esta información es altamente sensible y de
naturaleza competitiva.
1. INTRODUCCION .................................................................................................................................. 6
2. ALCANCE ............................................................................................................................................... 6
3. CAMPO DE APLICACIÓN .................................................................................................................. 6
4. OBJETIVO .............................................................................................................................................. 6
5. META ...................................................................................................................................................... 6
6. PROCEDIMIENTOS ............................................................................................................................. 7
6.1. REGISTRO DE USUARIO ............................................................................................................. 7
7. MODULOS O FUNCIONALIDADES DE CONTROLDOC ............................................................. 8
4
7.1. MODULO DE ADMINISTRACION DEL SISTEMA.................................................................... 9
7.1.1. DATOS DE LA ENTIDAD ......................................................................................................... 9
7.1.2. SUCURSALES DE LA ENTIDAD ............................................................................................. 11
7.1.3. CENTROS DE COSTO ........................................................................................................... 13
7.1.4. PERFILES DE FUNCIONARIOS ............................................................................................. 14
7.1.5. NIVELES DE FUNCIONARIOS .............................................................................................. 15
7.1.6. CARGOS DE FUNCIONARIOS ............................................................................................ 17
7.1.7. UNIDADES ADMINISTRATIVAS ............................................................................................ 18
7.1.8. OFICINAS PRODUCTORAS ................................................................................................. 19
7.1.9. FUNCIONARIOS DIRECTORIO ACTIVO ............................................................................ 21
7.1.10. PERMISOS .......................................................................................................................... 24
7.1.11. REMPLAZOS....................................................................................................................... 25
7.1.12. AUDITOR CONTROLDOC............................................................................................... 29
7.2. MODULO CONTROLDOC_PARAMETRIZACION ................................................................. 29
7.2.1. ENTORNO GENERAL ..................................................................................................................... 30
7.2.1.1. BOLSAS – BOLSAS DE TIPOLOGIAS DOCUMENTALES .................................................. 30
7.2.1.2. SERIES DOCUMENTALES ...................................................................................................... 34
7.2.1.3. SUBSERIES DOCUMENTALES ............................................................................................... 35
7.2.1.4. TIPOLOGIAS DOCUMENTALES .......................................................................................... 36
7.2.2. ENTORNO GENERAL GESTION DOCUMENTAL ....................................................................... 42
7.2.2.1. CLASES DE COMUNICACION ........................................................................................... 42
7.2.2.2. ACCIONES ............................................................................................................................. 43
7.2.2.3. INSTRUCCIONES .................................................................................................................... 44
7.2.2.4. RADICADOS-FORMATOS ................................................................................................... 45
7.2.2.5. MEDIOS DE RECEPCION / ENVIO ..................................................................................... 46
7.2.2.6. ANEXOS .................................................................................................................................. 47
7.2.2.7. DIAS NO LABORALES ........................................................................................................... 48
7.2.2.8. RUTAS ...................................................................................................................................... 49
7.3. MODULO CONTROLDOC COMMUNICATIONS .................................................................... 51
7.3.1. CONSULTAR/LISTA DE DOCUMENTOS ................................................................................... 52
7.3.2. RADICACION DE COMUNICACIONES ............................................................................... 55
7.3.2.1. Correspondencia Recibida-Entrada. ............................................................................ 55
7.3.2.2. CORRESPONDENCIA NO OFICIAL O NO RADICABLE ................................................ 66
7.3.2.3. CORRESPONDENCIA INTERNA.......................................................................................... 70
7.3.2.4. CORRESPONDENCIA ENVIADA-SALIDA ......................................................................... 75
7.3.3. ANULAR DOCUMENTOS ........................................................................................................ 80
7.4. MODULO CONTROLDOC MAGNAGEMENT ......................................................................... 80
7.4.1. GESTION DE CORRESPONDENCIA ...................................................................................... 81
PARA FINALIZAR SE HACE CLIC EN GENERAR RESPUESTA; ACCIÓN QUE CONVIERTE ESTE
ARCHIVO DE FORMATO WORD A PDF. ................................................................................................... 85
7.4.2. TAREAS DOCUMENTALES ....................................................................................................... 88
7.5. CONTROLDOC PROCESS MAGNAGEMENT ......................................................................... 97
7.5.1. TABLERO DE CONTROL .......................................................................................................... 97
7.6. CONTROLDOC REPORTS ......................................................................................................... 100
5
7.6.1. PLANILLAS DE DISTRIBUCION POR RUTAS PREDEFINIDAS ......................................... 100
7.6.2. RADICADOS VENCIDOS A LA FECHA ........................................................................... 101
7.6.3. RADICADOS POR VENCER .............................................................................................. 102
7.6.4. RADICADOS CONTESTADOS DENTRO DEL TERMINO ................................................ 102
7.6.5. RADICADOS CONTESTADOS FUERA DEL TÉRMINO ................................................... 103
7.6.6. RADICADOS ANULADOS EN UN PERIODO DE TIEMPO............................................. 103
7.6.7. RADICADOS POR TRD ....................................................................................................... 104
7.6.8. PENDIENTES POR FUNCIONARIO(S) ............................................................................... 104
7.6.9. CONSOLIDADO PQR......................................................................................................... 105
7.6.10. RADICADOS EN UN PERIODO DE TIEMPO .............................................................. 105
8. SALIR DE CONTROLDOC .............................................................................................................. 106
1. INTRODUCCION
Este documento está diseñado para ser una guía fácil y de rápida compresión
para los administradores de la herramienta ControlDoc sobre las funciones que
pueden realizar en nuestra plataforma. Se exponen aquí los principales aspectos
de utilización.
6
2. ALCANCE
El alcance para este manual es dirigido a la Alcaldía de Villavicencio y ha sido

definido en función de los requerimientos expresados en los estudios
correspondientes al contrato No. 684 de 2016 dando cumplimiento a estos y
satisfacción del cliente.
3. CAMPO DE APLICACIÓN
El presente manual aplica para los administradores que manejen la herramienta

de ControlDoc, en la Alcaldía de Villavicencio.
4. OBJETIVO
Este manual tiene como objetivo contextualizar a los administradores de la

Alcaldía de Villavicencio con respecto al funcionamiento y uso del programa
ControlDoc de la empresa Control Online.
5. META
Cumplir con el objetivo propuesto para los administradores, tomando a

ControlDoc como una herramienta para el fácil manejo de la documentación en
la Alcaldía de Villavicencio.
6. PROCEDIMIENTOS
6.1. REGISTRO DE USUARIO
Al ingresar al link de ControlDoc el sistema despliega la ventana de registro de

usuario, en la cual debe digitar el usuario de Red y la contraseña, luego dar
clic en el Botón “Ingresar al sistema”.
7
Imagen 1. Inicio
Una vez que el sistema valida las credenciales de los usuarios en el Directorio
Activo de la Alcaldía, abre la ventana de bienvenida de los usuarios, en la
cual muestra la información básica de registro y activa las opciones de menú
respectivas al rol asociado a cada usuario. (Ver imagen 2).
8
Imagen 2. Ventana de Bienvenida
7. MODULOS O FUNCIONALIDADES DE CONTROLDOC
Dando clic en el icono “Inicie Aquí” puede ver el menú de las distintas
aplicaciones que tiene CONTROLDOC él cuenta con un menú ubicado en la
esquina superior izquierda donde se puede ejecutar.
Imagen 3. Menú de inicio.

7.1. MODULO DE ADMINISTRACION DEL SISTEMA
Esta opción del menú contiene 12 funciones como los puede observar en
siguiente imagen (ver imagen 4).
Esas funciones permiten al Administrador de la aplicación, configurar y

parametrizar la información general de la empresa, de los usuarios del
sistema, asignar roles, definir permisos y parametrizar la demás información 9
relevante dentro del proceso de correspondencia de la Alcaldía.
Imagen 4. Menú administración del sistema.
7.1.1. DATOS DE LA ENTIDAD
La opción del menú de administración del sistema “Datos de la Entidad”,

permite configurar y administrar en el aplicativo ControlDoc, los datos básicos
de la entidad (Razón Social, Teléfonos, mail, etc.), como se muestra la
imagen 5.
10
Imagen 5. Datos de la entidad.
Dentro de la Ventana de Datos de la Entidad los campos asociados al país,

departamento y municipio son listas desplegables que permiten seleccionar
información paramétrica previamente cargada en la aplicación (Ver imagen
6). Los demás campos son de tipo Texto para registrar la información
respectiva, excepto el campo “Activo” que es una casilla de chequeo, la
cual sólo permite activar o inactivar.
Imagen 6. Información del País, Dpto. y Municipio

Además permite configurar el logo de la entidad con el botón “Modificar
Logo” que aparecen en la parte inferior derecha de la ventana de Datos de
la Entidad (ver imagen 5). Al dar clic sobre ese botón el sistema permite
seleccionar un archivo desde una unidad de disco o de red.
11
Imagen 7. Abrir Archivo
7.1.2. SUCURSALES DE LA ENTIDAD
En el menú de administración del sistema “Sucursales de la Entidad” permite

administrar los datos de las sucursales de la entidad.
Como resultado de este evento se carga la ventana de Creación y Edición,

en la cual es posible realizar las modificaciones. Para la creación de nuevos
registros el sistema genera el ID automáticamente, solo es necesario
diligenciar el campo CODIGO, NOMBRE de la Sucursal y chequear la Casilla
de activo, para habilitar su uso en la aplicación; finaliza haciendo clic en el
botón “Guardar”.
Imagen 8. Creación y edición. 12
En la ventana anterior en el botón “ir a buscar”, permite visualizar y gestionar
las diferentes Sucursales que tiene la entidad, para crear nuevos registros
haciendo clic en el botón “agregar”.
Imagen 9. Reporte de Sucursales
Para editar un registro de sucursal creado, se debe activar primero la consulta

de sucursales como se indica en el punto anterior, ubicar el registro que
desea modificar y dar clic en el icono “Editar” ubicado a la izquierda del
registro, con el cual el sistema abre en modo de edición la venta con la
información de la sucursal.
13
Imagen 10. Sucursales.
7.1.3. CENTROS DE COSTO
La opción del menú de administración del sistema “Centros de Costo de la

Entidad”, permite administrar los datos de los Centros de Costo de la entidad.
Dando clic CENTROS DE COSTOS DE LA ENTIDAD se carga la ventana de

Creación y Edición, en la cual es posible realizar las modificaciones. Para la
creación de nuevos registros el sistema genera el ID automáticamente, solo es
necesario diligenciar el campo CODIGO, NOMBRE del Centro de Costo y
chequear la casilla de activo, para habilitar su uso en la aplicación; finaliza
haciendo clic en el botón “guardar”.
Imagen 11. Creación Costos.

En la ventana anterior en el botón “Buscar”, permite visualizar y gestionar los
diferentes Centros de Costo que tiene la entidad, Para crear nuevos registros
haciendo clic en el botón “Agregar” como se señala en la siguiente imagen.
14
Imagen 12. Creación Costos.
Para la consulta o modificación se hace clic en el icono EDITAR ubicado a la

izquierda de cada registro.
7.1.4. PERFILES DE FUNCIONARIOS
La opción del menú de administración del sistema “Perfiles de Funcionarios”,

permite administrar los datos de los Perfiles configuradas para administrar los
permisos y niveles de acceso de los usuarios a la aplicación ControlDoc.
Dando clic sobre este se carga la ventana de Creación y Edición, en la cual

es posible realizar las modificaciones. Para la creación de nuevos registros el
sistema genera el ID automáticamente, solo es necesario diligenciar el campo
CODIGO, NOMBRE del Perfil y chequear la casilla de activo, para habilitar su
uso en la aplicación; finaliza haciendo clic en el botón “guardar”.
15
Imagen 13. Perfiles.
En la ventana anterior en el botón “Ir a buscar”, permite visualizar y gestionar

los diferentes Perfiles de usuarios que ingresan al aplicativo. Para crear nuevos
registros haciendo clic en el botón “agregar” señalado en la siguiente
imagen.
Imagen 14. Filtros de perfiles.

izquierda de cada registro como se observa en la imagen anterior. Finaliza
dando clic en “Guardar”
7.1.5. NIVELES DE FUNCIONARIOS
La opción del menú de administración del sistema “Niveles de Funcionarios”,

permite administrar los datos de los Niveles de Funcionarios para asociarlas a
los funcionarios.
Dando clic en este se carga la ventana de Creación y Edición, en la cual es
posible realizar las modificaciones. Para la creación de nuevos registros el
CODIGO, NOMBRE del Nivel y chequear la casilla de activo, para habilitar su
uso en la aplicación; finaliza haciendo clic en el botón “guardar”.
16
Imagen 15. Niveles.

imagen.
Imagen 16. Edición de Niveles.

dando clic en “Guardar”.
7.1.6. CARGOS DE FUNCIONARIOS
La opción del menú de administración del sistema “Cargos de Funcionarios”,

permite administrar los datos de los Cargos para asociarlas a los funcionarios.
17
Dando clic en este se carga la ventana de Creación y Edición, en la cual es
posible realizar las modificaciones. Para la creación de nuevos registros el
CODIGO, NOMBRE del Nivel y chequear la casilla de activo, para habilitar su
uso en la aplicación; finaliza haciendo clic en el botón “Guardar”.
Imagen 17. Cargos.

imagen.
18
Imagen 18. Edición de cargos.

7.1.7. UNIDADES ADMINISTRATIVAS
La opción del menú de administración del sistema “Unidades Administrativas”,

permite administrar los datos de las Gerencias de la Entidad.
Dando clic se carga la ventana de Creación y Edición, en la cual es posible

realizar las modificaciones. Para la creación de nuevos registros el sistema
genera el ID solo es necesario diligenciar el campo CODIGO según las tablas
de retención, NOMBRE de la Unidad Administrativa y chequear la casilla de
activo, para habilitar su uso en la aplicación; finaliza con clic en el botón
“Guardar”.
Imagen 19. Unidades Administrativas.
19
imagen.
Imagen 20. Edición Unidades Administrativas.

7.1.8. OFICINAS PRODUCTORAS
La opción del menú de administración del sistema “Oficinas Productoras”,

permite administrar los datos de las Direcciones asociadas a las Gerencias de
la Entidad.
Dando clic se carga la ventana de Creación y Edición, en la cual es posible
realizar las modificaciones. Para la creación de nuevos registros el sistema
genera el ID solo es necesario diligenciar el campo CODIGO según las tablas
de retención, NOMBRE de la Unidad Administrativa y chequear la casilla de
activo, para habilitar su uso en la aplicación; finaliza con clic en el botón
“Guardar”.
20
Imagen 21. Oficinas productoras.

imagen.
21
Imagen 22. Oficinas Productoras

7.1.9. FUNCIONARIOS DIRECTORIO ACTIVO
La opción del menú de administración del sistema “Funcionarios Directorio

Activo”, permite administrar el registro los Funcionarios de la Entidad dentro de
la aplicación ControlDoc, para lo cual el sistema está vinculado con el
Directorio Activo de la Entidad, de forma que de allí se cargan los datos
básicos de los usuarios y en ControlDoc se configura el resto de la información
requerida por el proceso de Correspondencia (Unidad Administrativa, Oficina
Productora y las Firmas), además de permitir asociarle los perfiles de usuario
con el cual podrá operar el sistema.
En esta ventana permite a través del Id del directorio activo de cada

funcionario buscarlo para cambiar su perfil y funciones dentro del aplicativo
ControDoc.
22
Imagen 23. Funcionarios.
Dando clic en “Buscar”, como se señala en la imagen anterior, luego de

haber escrito el ID del directorio activo, se carga una ventana con la UNIDAD
ADMINISTRATIVA, LA OFICINA PRODUCTORA, ESTADO, EXPIRACION-
CONTRATO, REGISTRO, CARGO, E-MAIL Y PERFILES del funcionario que se
buscó, tales funciones son editables, también se puede observar la foto del
funcionario y si aparece o no en el directorio activo, para terminar la edición
del funcionario se da clic en “enviar” como señala la siguiente imagen.
Imagen 24. Edición de funcionarios.

Si el usuario registrado no es encontrado en Directorio Activo, el sistema
muestra el mensaje de error de ID no existente.
23
Imagen 25. Error ID no valido en Directorio Activo
Luego se debe cargar la información requerida por ControlDoc: Unidad

Administrativa, Oficina Productora (relacionadas con la
TRD) y las Firmas; además asociarle los perfiles de usuario con el cual podrá
operar el sistema.
Imagen 26. Firmas en ControlDoc

7.1.10. PERMISOS
La opción del menú de administración del sistema “Permisos”, permite

configurar los Permisos de acceso, y Acciones por funcionalidad en el
aplicativo para cada perfil de usuario en ControlDoc.
En esta ventana permite configurar los PERMISOS de acceso en el aplicativo

según los perfiles de usuarios creados. Para la consulta o modificación se 24
debe seleccionar el perfil en la flecha señalada y hacer clic en el icono
ubicado sobre la parte izquierda de cada registro.
Imagen 27.Permisos.
Como resultado de este evento se carga la “funcionalidad” en la parte

inferior de la ventana y en la cual es posible realizar las modificaciones. Para
la creación de nuevos registros, se debe seleccionar la Funcionalidad
haciendo clic en la flecha señalada; los permisos que sea necesario otorgar
según el perfil y chequear la casilla de acceso, para habilitar su uso en la
aplicación; finaliza con clic en el botón “Guardar”.
Imagen 28. Funcionalidad. 25
7.1.11. REMPLAZOS
La opción del menú de administración del sistema “Remplazos”, permite

configurar en ControlDoc las autorizaciones a otros funcionarios (Remplazo),
para el uso de otra cuenta en el tiempo que especifique el funcionario como
motivo de la ausencia.
Debe llenar los espacios con la información requerida, FUNCIONARIO,
REMPLAZO el MOTIVO de usencia FECHA INICIO, FECHA FIN Y “Guardar”.
Imagen 29. Remplazos.

Para seleccionar el funcionario y el remplazo aparecen la siguiente ventana,
se busca el funcionario y el remplazo en sus determinadas casillas en la parte
izquierda junto a cada funcionario o remplazo hacer clic en el icono como se
muestra en la imagen.
Desde esta ventana se pueden buscar los funcionarios asociados a una

Unidad administrativa y a una Oficina Productora o Dirección, para lo cual se
deben seleccionar valores en los campos indicados y dar clic en el botón
buscar.
26
Imagen 30. Parámetros de búsqueda.
Como resultado el sistema retorna el reporte con los funcionarios que

cumplen con esos filtros.
Imagen 31. Resultado búsqueda Funcionarios
27
Luego se debe seleccionar el usuario que se desea consultar y dar clic en el
ícono que aparece a la izquierda del registro para que cargue el nombre del
funcionario en la ventana de Consultas de Remplazos.
Imagen 32. Seleccionar Funcionario
Al realizar esta acción el sistema despliega un mensaje de validación para

que indiquemos si la persona seleccionada es la correcta o para que nos
permita cambiar la selección.
Imagen 33. Mensaje de Validación

Una vez se confirme la selección, el sistema carga el nombre en el campo
Funcionario de la ventana de Consultas de Remplazos.
28
Imagen 34. Seleccionar Funcionario
Finalmente se debe dar clic en el botón “Buscar” que está en la parte superior
derecha de la ventana con lo cual el sistema consulta los registros de
remplazos configurados en ControlDoc para ese usuario y los muestra en la
tabla de resultados.
Si el sistema no encuentra registros para el nombre indicado, visualiza el

siguiente mensaje de lo contrario envía un mensaje de confirmación.
Imagen 35. Mensaje
Imagen 36. Confirmación Creación

7.1.12. AUDITOR CONTROLDOC
La opción del menú de administración del sistema “Auditor ControlDoc”,
permite desplegar la consulta de auditoría de la aplicación ControlDoc.
Ventana en la que través del icono BUSCAR se realiza la consulta y auditoria

de todos los movimientos o acciones realizadas por los usuarios en el
aplicativo CONTROLDOC. Se puede usar criterios de búsqueda como usuario,
rangos de fechas y contenido, como se observa en la imagen 37. Auditor
29
ControDoc.
Imagen 37. Auditor ControDoc.
7.2. MODULO CONTROLDOC_PARAMETRIZACION
Este icono contiene 2 funciones dentro de estas se encuentra el ítem

ENTORNO GENERAL que tiene 6 funciones y ENTORNO GENERAL GESTIÓN
DOCUMENTAL que tiene 9 funciones.
30
Imagen 38. ControlDoc_parametrizacion.
7.2.1. ENTORNO GENERAL
Imagen 39. Entorno General.
7.2.1.1. BOLSAS – BOLSAS DE TIPOLOGIAS DOCUMENTALES
En este módulo se realiza la parametrización de la información inherente a las

tablas de retención documental (TRD), siendo el insumo más fundamental en
el funcionamiento del aplicativo CONTROLDOC, puede acceder a él
haciendo clic en cada icono señalado en la imagen anterior.
En esta ventana se crea el listado general de TIPOLOGIAS DOCUMENTALES

incluidas en las tablas de retención y que hacen parte del flujo documental
de la entidad.
Dando clic en bolsas tipológicas documentales se carga la ventana de
Creación y Edición, en la cual es posible realizar las modificaciones. Para la
creación de nuevos registros el sistema genera el ID, se debe diligenciar el
campo CODIGO, NOMBRE y chequear la casilla de activo para habilitar su
acceso en la aplicación; finaliza con clic en el botón “Guardar”.
31
Imagen 40. Bolsas Tipologías.
A través del botón “buscar”, se visualiza y gestiona los registros existentes. Para
la consulta o modificación se hace clic en el icono EDITAR ubicado sobre la
parte izquierda de cada registro.
Imagen 41. Documentos Tipologías.

Nota: Dentro del Reporte de Tipologías se visualizan los botones vincular,
DOCS SGC y Metadatos, los cuales si se ingresa desde la opción de menú
Bolsa de tipologías, no están funcionando
  Muestra un mensaje de validación para confirmar la

selección, pero luego se sale a la pantalla de bienvenida y no
ejecuta ningún proceso particular
32
  Esta opción se usa para vincular a las TRD las plantillas

de los documentos, pero desde este menú aunque permite
vincularle una plantilla a una tipología, no usa es referencia al
registrar documentos de esa tipología. Esta funcionalidad sólo
debería estar activa para las consultas de las TRD.
  Esta opción se usa para asociar metadatos a una

tipología, sin embargo cuando se desea asociar metadatos, ese
campo no despliega ningún valor. No es clara cuál es su
funcionalidad.
Haciendo clic sobre este icono DOCS. SGC se puede realizar la asociación de
los documentos o plantillas del sistema de gestión de calidad (SGC) a cada
tipología documental, los cuales se almacenan en el servidor central y están a
disposición de todos los usuarios para futuras descargas en la gestión de
documentos. En esta ventana de Documentos del SGC es necesario
diligenciar el campo CODIGO del formato, NOMBRE, VERSION, hacer clic
sobre el icono señalado para realizar el cargue desde cualquier ubicación;
finalizar haciendo clic en el botón “Guardar”.
33
Imagen 42. Documentos.
El botón “buscar” nos muestra una lista los formatos del SGC que ya han sido
asociados, para editar el formato se da clic en el icono que aparece en la
parte izquierda.
Imagen 43. Documentos SGC.

7.2.1.2. SERIES DOCUMENTALES
La opción del menú de ControlDoc parametrización “Series Documentales”,

despliega la ventana de Creación y/o Edición de las Series Documentales
establecidas para las TRD de la Alcaldía.
Para la creación de nuevos registros el sistema genera el ID, se debe
seleccionar la unidad administrativa y la oficina productora haciendo clic en
cada flecha señalada; diligenciar el campo CODIGO según las tablas de
retención, NOMBRE de la Serie y chequear la casilla de activo, para habilitar
su uso en la aplicación; finaliza con clic en el botón “Guardar”. 34
Adicionalmente existe el botón Configurar Retención para establecer los
tiempos de retención en gestión, archivo central y acción a realizar en la
disposición final de dicho documento que se encuentre en esta SERIE.
Imagen 44. Series Documentales.
A través del botón “buscar” de la ventana anterior, se visualizan y gestionan

las Series Documentales partiendo de las unidades administrativas y oficinas
productoras ya creadas. El botón “agregar” permite crear nuevos registros.
Para la consulta o modificación se hace clic en el icono ubicado sobre la
35
Imagen 45. SD.
7.2.1.3. SUBSERIES DOCUMENTALES
La opción del menú de ControlDoc parametrización “Subseries

Documentales”, despliega la ventana de Creación y/o Edición de las
Subseries Documentales establecidas para las TRD de la AGN.
Para la creación de nuevos registros el sistema genera el ID, se debe

seleccionar la unidad administrativa, la oficina productora y la serie haciendo
clic en cada flecha señalada; diligenciar el campo CODIGO según las tablas
de retención, NOMBRE de la Sub Serie y chequear la casilla de activo, para
habilitar su uso en la aplicación; finaliza con clic en el botón “guardar”.
Adicionalmente existe el botón Configurar Retención para establecer los
tiempos de retención en gestión, archivo central y acción a realizar en la
disposición final de dicho documento que se encuentre en esta SUBSERIE.
36
Imagen 46. Subseries documentales.
En esta ventana permite a través del botón “Buscar”, visualizar y gestionar las
Sub Series Documentales partiendo de las unidades administrativas, oficinas
productoras y series ya creadas. El botón “Agregar” permite crear nuevos
registros. Para la consulta o modificación se hace clic en el icono ubicado
sobre la parte izquierda de cada registro.
Imagen 47. Subseries doc.
7.2.1.4. TIPOLOGIAS DOCUMENTALES
La opción del menú de ControlDoc parametrización “Tipologías

Documentales” se abre una ventana para la creación de nuevos registros se
debe seleccionar la unidad administrativa, la oficina productora, la serie y la
Subseries haciendo clic en cada flecha señalada, y luego dar clic en
“agregar”.
En esta ventana permite a través del botón “buscar”, visualizar y gestionar las
Tipologías Documentales partiendo de las unidades administrativas, oficinas
productoras, Series y Subseries ya creadas. Para la consulta o modificación se
hace clic en el icono ubicado sobre la parte izquierda de cada registro.
37
Imagen 48. Tipologías documentales.
Para vincular la Tipología Documental desde la bolsa de Tipologías a través

del icono con doble selección de la izquierda como muestra la imagen
anterior, el icono de la derecha es usado también para realizar la asociación
de los documentos del SGC de igual manera como se explicó anteriormente;
finaliza con clic en el botón “guardar”.
38
Imagen 49. TipologíasDoc.
Al abrirse la ventana bolsa de Tipologías solo es necesario hacer clic en el

icono VINCULAR, ubicado en la parte izquierda de cada registro.
Imagen 50. Bolsa de tipologías.

Ahora se debe configurar el comportamiento de la tipología según la clase
de correspondencia; esta acción se lleva a cabo haciendo clic en el icono
ubicado en la opción CORRESPONDENCIA. De allí se abre la ventana
de comportamiento en la cual se configura para cada clase de
correspondencia su comportamiento en el sistema, si es RADICABLE, FUJO
CONTROLADO, REQUISITOS, DIAS DE RESPUESTA, PQR, TIPOLOGÍA, CLASE DE
CORRESPONDENCIA verifique la casilla ACTIVO y finaliza dando clic en
“Guardar”.
39
Imagen 51. Correspondencia.
Al dar clic en COMPORTAMIENTO DE LA CAPTURA/DIGITALIZACIÓN, se

despliega la siguiente ventana, seleccione si se CAPTURA, y el modo en que
se ENVIA.
Imagen 52. Comportamiento captura.

Seleccione el ORDEN y finalice dando clic en “Guardar” verifique la casilla de
activo.
40
Imagen 53. Orden.
Seleccione gestor líder y finalice dando clic en “guardar” verifique la casilla

de activo.
Imagen 54. Gestor Líder.
Selecciones en archivo para editar el comportamiento del archivo y finalice

dando clic en “guardar” verifique la casilla de activo.
41
Imagen 55. En archivo.
Selecciones alarmas para editar el tipo de alarmas para la tipología y finalice

dando clic en “guardar” verifique la casilla de activo.
Imagen 56. Alarmas.

7.2.2. ENTORNO GENERAL GESTION DOCUMENTAL
Se realiza la configuración de los parámetros inherentes al proceso de gestión

de documentos para acceder a este icono haga clic en cada selección que
se muestra en la imagen siguiente imagen.
42
Imagen 57. Entorno general.
7.2.2.1. CLASES DE COMUNICACION
La opción del menú de ControlDoc parametrización “Clases de

Comunicación”, se carga la ventana para la creación de nuevos registros se
diligenciar el campo CODIGO, NOMBRE de la clase de correspondencia y
con clic en el botón “guardar”.
Imagen 58. Clases de correspondencia.

Como se observa en la anterior ventana a través del botón “ir a buscar”,
aparece una ventana donde se visualizan y administran las Clases de
Correspondencia usadas en la radicación de documentos. El botón
“agregar” permite crear nuevos registros. Para la consulta o modificación se
43
Imagen 59. Clases Edición.
7.2.2.2. ACCIONES
La opción del menú de ControlDoc parametrización “Acciones”, para la

creación de nuevos registros se debe seleccionar la clase de
correspondencia haciendo clic en la flecha señalada, diligenciar el campo
CODIGO, NOMBRE de la acción, seleccionar el estado según su
comportamiento en la gestión y chequear la casilla de activo, para habilitar
su uso en la aplicación; finaliza con clic en el botón “guardar”.
44
Imagen 60. Acciones.
Esta ventana permite a través del botón “ir a buscar”, visualizar y administrar
las Acciones usadas en la gestión de correspondencia partiendo de cada
clase de correspondencia.
El botón “agregar” permite crear nuevos registros. Para la consulta o
modificación se hace clic en el icono ubicado sobre la parte izquierda de
cada registro.
Imagen 61. Edición de acciones.
7.2.2.3. INSTRUCCIONES
La opción del menú de ControlDoc parametrización “Instrucciones”, para la

creación de nuevos registros se debe seleccionar la clase de
correspondencia haciendo clic en la flecha señalada, diligenciar el campo
CODIGO, NOMBRE de la instrucción y chequear la casilla de activo, para
Imagen 62. Instrucciones. 45
Esta ventana permite a través del botón “buscar”, visualizar y administrar las
Instrucciones usadas en la gestión de correspondencia partiendo de cada
clase de correspondencia.
El botón “agregar” permite crear nuevos registros. Para la consulta o
modificación se hace clic en el icono ubicado sobre la parte izquierda de
cada registro.
Imagen 63. Instrucciones edición.
7.2.2.4. RADICADOS-FORMATOS
La opción del menú de ControlDoc parametrización “Radicados-Formatos”

Dando a través del botón “agregar”, aparece una nueva ventana en esta
puede llenar los espacios de ID, CLASE, AÑO, PREFIJO, SEPARADOR, AJUSTE,
POSTFIJO, y chequear la casilla activo, y finaliza con clic en “guardar”.
46
Imagen 64. Agregar R-F.
Dentro del icono RADICADOS-FORMATOS dando clic en el icono “buscar” se

encuentran el listado de los radicados- formatos como se parametrizaron los
correos, para la consulta o modificación se hace clic en el icono ubicado
sobre la parte izquierda de cada registro y para revisar el consecutivo dado
se oprime clic en el icono “probar”.
Imagen 65. Radicados-Formatos.
7.2.2.5. MEDIOS DE RECEPCION / ENVIO
La opción del menú de ControlDoc parametrización “Radicados-Formatos”

para la creación de nuevos registros se debe, diligenciar el campo CODIGO,
NOMBRE del Medio de Recepción y chequear la casilla de activo, para
47
Imagen 66. Medios de recepción/envíos.
los Medios de Recepción / Envío usados en la radicación de documentos. El
botón agregar permite crear nuevos registros. Para la consulta o modificación
se hace clic en el icono ubicado sobre la parte izquierda de cada registro.
Imagen 67. Edición de R/E.
7.2.2.6. ANEXOS
La opción del menú de ControlDoc parametrización “Anexos”, para la

creación de nuevos registros se debe diligenciar el campo CODIGO, NOMBRE
del Tipo de Anexo y chequear la casilla de activo, para habilitar su uso en la
aplicación; finaliza con clic en el botón “guardar”.
48
Imagen 68. Anexos.
los tipos de Anexos usados en la radicación de documentos. El botón
“agregar” permite crear nuevos registros. Para la consulta o modificación se
Imagen 69. Edición de Anexos.
7.2.2.7. DIAS NO LABORALES
La opción del menú de ControlDoc parametrización “Días no Laborales” para

la creación de nuevos registros se debe seleccionar la fecha haciendo clic en
icono del calendario, seleccionar el MOTIVO usando la flecha señalada y
con clic en el botón GUARDAR.
49
los días no laborales para que el sistema los excluya en el cálculo de fechas
de vencimiento de trámites. El botón “agregar” permite crear nuevos registros.
Para la consulta o modificación se hace clic en el icono ubicado sobre la
7.2.2.8. RUTAS
La opción del menú de ControlDoc parametrización “Rutas” Para la creación de

nuevos registros se debe diligenciar el campo CODIGO, NOMBRE de la ruta,
DETALLE y chequear la casilla de activo, para habilitar su uso en la aplicación;
finaliza con clic en el botón GUARDAR. A cada ruta creada se debe asociar o
agregar Detalles, es decir direcciones o ubicaciones que hacen parte del
recorrido y que tienen un orden especifico; esta acción se realiza haciendo clic
en el botón AGREGAR DETALLES. Cada detalle o ubicación asociada a las rutas
se puede editar, eliminar y mover u ordenar según su recorrido a través de cada
icono correspondiente como muestra la imagen
50
Para agregar detalles o asociarlos a una ruta es necesario diligenciar el campo

nombre del EDIFICIO o lugar, DETALLE y seleccionar la unidad administrativa y
oficina productora que está ubicada o hace parte de dicho edificio o lugar
usando la flecha señalada, chequear la casilla de activo, para habilitar su uso en
la aplicación; finaliza con clic en el botón GUARDAR.
diferentes rutas de distribución que se llevan a cabo para el reparto de
correspondencia. El botón “agregar” permite crear nuevos registros. Para la
consulta o modificación se hace clic en el icono ubicado sobre la parte
51
7.3. MODULO CONTROLDOC COMMUNICATIONS
El menú de “Communications”, contiene diferentes módulos como

Consultar/Lista de Documentos, Radicación de Comunicaciones, Planilla de
Distribución y Anular Documentos.
Imagen 70. Communications.
Modulo en que se realiza la consulta y radicación de documentos o

solicitudes realizadas en la entidad.
7.3.1. CONSULTAR/LISTA DE DOCUMENTOS
La opción del menú de communications “Radicados-Formatos”, Permite listar

y consultar documentos específicos según los diferentes criterios de búsqueda
luego de llenado esto de clic en “Buscar”. Para la edición o visualización se
hace clic en el icono debajo de +INFORMACION ubicado sobre la parte
52
Imagen 71. Información.
Nota: Dentro de Consulta Radicados se visualizan los botones vincular, +

Información, Rotulo, Ampliar términos
  Muestra un la información detallada del radicado.
  Genera el Rotulo del Radicado.
  Nos permite ampliar los términos de vencimiento del

radicado.
Al dar clic en el icono como resultado de este evento se carga la

ventana de Información general del documento, en la cual es posible realizar
visualización del documento digital a través del botón IMAGEN TIFF y consultar
la trazabilidad haciendo clic en el botón FLUJO TRABAJO, ver la siguiente
imagen.
53
Imagen 72. Información del documento
Dar clic en Imagen TIFF

Muestra la imagen digital de cada documento realizada desde el proceso de
radicación.
Imagen 73. Imagen TIFF

Dar clic en Flujo de Trabajo (Flujo De Gestión Documental)
Muestra la trazabilidad o movimientos que tiene cada documento en su

proceso de gestión desde que es radicado hasta que finaliza el proceso o se
da respuesta.
54
Imagen 74. Flujo.
Dar clic en Docs. Asociados

Ventana que muestra los documentos adjuntos o asociados al documento
que se gestionó. El botón i abre la ventana de información general del
documento.
Imagen 75. Documentos Asociados

Adjuntos
Muestra documentos o archivos que se hayan adjuntado a la asignación o a la

finalización de cada trámite.
55
PDF
Opción que permite convertir la imagen a formato PDF; el cual se visualiza en una
nueva ventana haciendo clic en el link que se muestra al frente del logo de
Adobe.
7.3.2. RADICACION DE COMUNICACIONES
7.3.2.1. Correspondencia Recibida-Entrada.
En la parte superior de la ventana que aparece al ingresar a ControlDoc, se

puede observar unos módulos para el acceso directo a radicación y a la
bandeja de gestión que es la misma que se encuentra en gestión de
correspondencia encontrada en el menú de Control Magnagement.
Imagen 76. Accesos directos.
Al hacer clic en R (radicación) se despliega un menú de radicación de 56

correspondencia recibida ya sea E (enviada), I (interna), R (recibida), N
(correspondencia no oficial) como se muestra en la siguiente imagen.
Imagen 77. Radicación.
Para la radicación de cada documento se realiza una serie de pasos

enumerados que finalizan con la generación del número de radicado y
digitalización del documento.
PASO1. Seleccionar la clase de correspondencia que se va a radicar,
haciendo clic en la flecha señalada.
Imagen 78. Paso 1.
PASO2. Seleccionar el medio de recepción de la correspondencia y la

prioridad de la solicitud.
Imagen 79. Paso 2.
57
PASO 3. Al seleccionar el medio de recepción se abre el buscador de
Tipologías, usando filtros de búsqueda como el Nombre de la Tipología, la
Unidad Administrativa u Oficina Productora. Para seleccionar la tipología se
hace clic sobre el icono ubicado a la izquierda de cada resultado.
Imagen 80. Paso 3.

Al seleccionar la Tipología se puede editarla dando clic en el icono lupa
ubicado al lado derecho donde dice Indique la Tipología Documental y se
puede observar a quien se le asigna.
Como resultado de la selección de la tipología, muestra un mensaje de

confirmación sobre el cual se hace clic en SI para afirmar que se eligió la
tipología correctamente.
58
Imagen 81. SI.
PASO 4. Diligenciar la información básica del documento que se está

radicando; como Fecha, Resumen del Contenido, Folios, Anexos, Tipo de
Notificación, País, Departamento, Municipio, Número de cuenta, Numero de
Guía/Código Postal si se presentan.
Imagen 82. Paso 4.
PASO 5. El sistema le pide que ingrese Destinatario en la ventana buscador de

funcionarios permite usar criterios de búsqueda como Unidad, Oficina Cargo,
también por Nombres y Apellidos y finaliza dando clic en Buscar. Solo es
necesario seleccionar el recuadro señalado en la parte izquierda de cada
registro y hacer clic en el botón “aceptar”.
59
Imagen 83. Buscador de funcionarios.
PASO 6. Seleccionar el firmante, persona o entidad que presenta la solicitud, a

través del icono lupa, señalado en la imagen; para esta acción se crea y
almacena en la base de datos de remitentes y en la cual ya solo será
necesaria buscar en futuras acciones de radicación.
Imagen 84. Firmante.

Para seleccionar el remitente se hace clic en el icono ubicado en la parte
izquierda de cada registro como muestra la imagen. Luego se confirma
haciendo clic en SI cuando emerge la ventana de confirmación.
60
Imagen 85. Editar.
Imagen 86. Confirmar.
PASO 7. RADICAR; se hace clic en el botón indicado para que el documento

sea radicado y el sistema genere el número de radicación dependiendo de
la radicación el rotulo saldría con R, E, I o N seguido del consecutivo, el año y
el número que asigna la aplicación a cada radicado.
61
Imagen 87. Paso 7.
PASO 8. ROTULO; se hace clic en el botón para que sea generado el rotulo
que se debe imprimir sobre el documento físico como evidencia que ha sido
radicado y recibido por los funcionarios de la entidad.
Imagen 88. Paso 8.

Este rotulo se imprime sobre el mismo documento con cualquier tipo de
impresora, el cual queda impreso en el lateral derecho de la hoja y muestra
información de la entidad, numero de radicado, fecha de radicación,
remitente, destinatario, fecha de vencimiento, cantidad de folios y anexos.
62
PASO 9. Digitalizar el documento radicado a través del software de

digitalización CONTROLDOC CAPTURE.
CONTROLDOC CAPTURE (DIGITALIZADOR)
Imagen 89. Control Capture.
Software que permite escanear, asociar y almacenar la imagen digital de

todos los documentos que son radicados y que hacen parte del proceso de
gestión documental de la entidad. Este software se instala en los equipos
cliente autorizado.
CONFIGURACION DEL DIGITALIZADOR
La configuración consiste en hacer clic sobre el menú herramientas y

seleccionar el escáner que tenga la opción WIA o TWAIN. De esta manera ya
se puede iniciar el proceso de digitalización correctamente.
63
Imagen 90. Configuración.
DIGITALIZACION DE UN DOCUMENTO
Para iniciar la digitalización se selecciona en la barra de herramientas en la

parte superior izquierda el icono nuevo.
Imagen 91. Documento.
Como resultado de este evento se abre la ventana inicial de digitalización;

PASÓ 1, hacer clic en la opción DIGITALIZAR, para esta acción ya debe estar
el documento o documentos físicos debidamente ordenados y ubicados en
la bandeja o alimentador del escáner.
64
Imagen 92. Digitalizar.
Como resultado se abre una ventana de propiedades en la cual se

selecciona IMAGEN A ESCALA DE GRISES, el tamaño de la hoja del
documento a digitalizar según el original o físico y nuevamente clic en
DIGITALIZAR.
Imagen 93. Escala de Grises.

PASO 2. En el campo IDCONTROL O NUMERO DE PROCESO se digita el número
de ID control que fue generado en el momento de la radicación del
documento en el sistema, este número se muestra en color negro y de mayor
tamaño que el número de radicación. De esta manera se almacena en el
servidor y se relaciona la imagen digital con la información ingresada del
documento radicado.
Imagen 94. Número. 65
PASO3. Para finalizar se hace clic en la opción GENERAR, este muestra dos
mensajes de confirmación; el almacenamiento de la imagen localmente y la
subida de la imagen al repositorio de imágenes del servidor.
PASO 10. VISUALIZAR; se hace clic en este botón para ver la imagen
digitalizada y corroborar que se hizo el procedimiento correctamente.
Imagen 95. Paso 10.

Buscar
Botón que direcciona hacia la ventana de búsqueda y consulta de
radicados, explicada anteriormente.
Nuevo
Botón que es utilizado para iniciar un nuevo proceso de radicación de
documentos, mostrando de nuevo el PASO 1.
Mantener Datos
66
Botón usado para agilizar el proceso cuando se presentan casos en que la
información no varía en su totalidad, es decir se hacen solicitudes con las
mismas características en las cuales solo cambian los remitentes o
destinatarios. Permite mantener toda la información y generar un nuevo
número de radicado al hacer clic nuevamente en el PASO 7.
Imagen 96. Documento radicado.
7.3.2.2. CORRESPONDENCIA NO OFICIAL O NO RADICABLE
Al hacer clic en N correspondencia no radicable se despliega una ventana

para correspondencia que no es radicable para llenar estos campos se
siguen los siguientes pasos.
PASO 1: seleccione la clase de correspondencia.

Imagen 97. CNO.
PASO 2: seleccione el medio de recepción de la comunicación y la prioridad.

67
Imagen 98. Recepción y prioridad.
PASÓ 3: seleccione la tipología dando clic en la lupa como señala la imagen

recuerde que la tipología depende de la tabla de retención que maneja
cada funcionario, debe llenar los campos como nombre de la tipología,
unidad administrativa y oficina productora luego de clic en buscar y para
seleccionar la tipología de clic en la parte izquierda inferior, en el cuadro rojo
como se señala en la imagen y luego clic en SI para aceptar.
Imagen 99. Tipología I.
PASO 4: luego de seleccionar la tipología debe llenar una información

requerida como se muestra en la siguiente imagen , recuerde llenar todos los
campos requeridos para que el sistema valide la información y siga con la
gestión de correspondencia.
Imagen 100, Información I.
PASO 5: ingrese el destinatario haciendo clic en la lupa como señala la

imagen y luego aparece la ventana de buscador de funcionarios puede
buscar por unidad, oficina, cargo o por nombres y apellidos, de clic en buscar 68
y luego seleccione el destinatario dando clic como señala el cuadro rojo y en
envió de copia a que funcionario.
Imagen 101. Destinatarios I.
PASÓ 6: ingrese el firmante dando clic en la lupa como señala la imagen y

luego busque el funcionario por unidad, oficina, cargo o por nombres y
apellidos, de clic en buscar y luego seleccione el firmante en el icono
señalado con el cuadro rojo debajo de agregar y luego de clic en SI para
confirmar.
69
Imagen 102. Firmante I.
PASO 7: para radicar de clic en el icono radicar y luego en aceptar para

confirmar, esto muestra el número de radicado que arroja el sistema para la
correspondencia que se está realizando.
70
Imagen 103. Radicación I.
PASO 8: siga los pasos 8, 9 y 10 explicados en el punto 7.3.2.1 correspondencia

Recibida-Entrada, en Rotulo, ControlDoc capture y visualizar.
Imagen 104. Paso 8.
7.3.2.3. CORRESPONDENCIA INTERNA
Al hacer clic en la letra I del menú de radicación que se encuentra en la

parte superior de la ventana al abrir ControlDoc, se despliega una ventana de
radicación de correspondencia interna y siga los siguientes pasos.
Imagen 105. Radicación interna.
71
PASO 1: Al hacer clic en la lupa, se despliega un menú para buscar las
tipologías se deben llenar unos campos como nombre de la tipología, unidad
administrativa oficina productora, o dar clic en ir a buscar para ver el menú
de las tipologías, luego haga clic en el cuadro rojo de la parte izquierda para
seleccionarla y luego clic en si para aceptar.
Imagen 106. Tipologías internas.
PASÓ 2: Luego de seleccionar la tipología el sistema le muestra la opción para

seleccionar el destinatario.
Imagen 107. Destinatario. 72
PASO 3: al dar clic en la lupa se carga la opción para seleccionar el

destinatario ya sea por unidad, oficina, cargo o por nombres y apellidos como
se señala en la siguiente imagen al dar clic en buscar aparece el funcionario
y a quienes enviar una copia selecciones en el icono como se muestra en la
imagen y de clic en aceptar para finalizar la tarea de selección de
funcionarios.
Imagen 108. Destinatario seleccionado.
PASÓ 4: luego de seleccionar el destinatario él se debe indicar la instrucción,

introducción y el plazo de la correspondencia.
Imagen 109. Instrucción, justificación y plazo.
PASÓ 5: luego de llenar los campos del paso anterior se muestra la opción de
73
generar y radicar el documento digital dando clic en la lupa como se señala
en la imagen.
Imagen 110. GR documento digital.
PASO 6: al dar clic en la lupa aparece la opción de la plantilla al

seleccionarla aparece el documento en digital para realizar las
modificaciones necesarias y radicarlo.
74
Imagen 111. Plantilla CI.
PASÓ 7: luego de seleccionar la plantilla el sistema muestra la gestión, con la

opción para ver el documento y el número de radicado que se le asignó a la
correspondencia.
Imagen 112. Ver documentos.
Al dar clic en la opción ver documento se puede observar el documento en

PDF dando clic en el cuadro rojo señalado en la siguiente imagen.
Imagen 113. PDF.
75
7.3.2.4. CORRESPONDENCIA ENVIADA-SALIDA
En el momento de hacer clic en la letra E que se encuentra en la parte

superior de la ventana al abrir la aplicación se despliega un menú de
radicación enviada, para realizar este proceso siga los siguientes pasos.
Imagen 114. Radicación enviada.
PASO 1: Al hacer clic en la lupa, se despliega un menú para buscar las

tipologías se deben llenar unos campos como nombre de la tipología, unidad
administrativa oficina productora, o dar clic en ir a buscar para ver el menú
de las tipologías, las tipologías son las mismas que se manejan en la tabla de
retención de cada funcionario.
76
Imagen 115. Buscador de tipologías.
PASO 2: cuando seleccione la tipología el sistema le arroja una confinación

usted debe dar clic en si para seguir con la radicación si está seguro de la
elección de la tipología, haga clic en el cuadro rojo señalado en la siguiente
imagen.
Imagen 116. Confirmación de tipologías.
PASO 3: en este paso debe seleccionar el firmante de la correspondencia

enviada, haciendo clic en la lupa que se señala en la siguiente imagen.
Imagen 117. Buscar firmante.
77
PASO 4: al hacer clic en la lupa como se menciona en el paso anterior se
despliega un menú en el cual usted puede buscar el firmante ya sea como
PERSONA NATURAL o JURÍDICA, buscarla por la CEDULA, el RUT o los NOMBRES
y APELLIDOS; también tiene la opción de BUSCAR donde aparecen todos los
firmantes del sistema de clic en la opción CARGAR como se señala en la
imagen, luego clic en SI para confirmar y seguir con el trámite.
78
Imagen 118. Confirmación de firmante.
PASÓ 5: luego de seleccionar el firmante la aplicación muestra la opción de

indicar la justificación o asunto de la comunicación.
Imagen 119. Generar y radicar documento.
PASO 6: PLANTILLA, al dar clic en la lupa aparece la opción de la plantilla al

seleccionarla aparece el documento en digital para realizar las
modificaciones necesarias, radicar y enviar.
79
Imagen 120. Plantilla.
PASÓ 7: luego de generar la plantilla el sistema da la opción de ver el

documento radicado dando clic en el cuadro rojo señalado en la imagen y
el número de radicado arrojado por el sistema.
Imagen 121. Ver documento.
Imagen 122. Ver documento en PDF.

7.3.3. ANULAR DOCUMENTOS
Ventana que permite realizar la anulación de radicados; cuando sea

necesario. Para esta acción los usuarios deben tener la autorización o permiso
respectivo; digitar el ID Control del radicado que se va a anular, hacer una
descripción del motivo de la anulación y finalmente clic en el botón ANULAR.
Haciendo clic en el icono de Buscar señalado es posible verificar el detalle o
información del radicado antes de proceder a su anulación en el sistema.
80
Imagen 123. Anular.
7.4. MODULO CONTROLDOC MAGNAGEMENT
Imagen 124. Magnagement.

7.4.1. GESTION DE CORRESPONDENCIA
Esta ventana muestra la bandeja de documentos que se asignan o han sido

asignados a cada funcionario según su responsabilidad sobre este. Consta de
tres estados; SIN INICIAR TRAMITE (Rojo) son los documentos que no se les ha
realizado acciones o no se han tramitado; EN TRANSITO (amarillo) los
documentos que llegan a un funcionario y este a su vez asigna a otro para la
elaboración o colaboración en el desarrollo del trámite; y GESTION EXITOSA
(verde) los documentos que ya han desarrollado o finalizado el tramite o
solicitud. 81
Imagen 125. Gestión de documentos.
Filtro de Búsqueda dentro de la bandeja

En la bandeja de gestión se tiene la opción de filtrar de manera rápida los
trámites por los criterios de prioridad, tipología documental, clase de
comunicación, año, mes, día, idcontrol y numero de radicado.
Imagen 126. Filtro radicados.
82
Buscar Documentos Por Filtro
Opción que permite realizar la búsqueda de un documento especifico o de varios
documentos y realizar desde esta misma ventana el trámite, si y solo si el
documento pertenece o está asignado al funcionario.
+ Información
Icono que permite ver información más detallada del documento, ya
explicado en la sección de comunicaciones.
TRAMITE DE UN RADICADO
Al dar clic en el icono ubicado en la parte izquierda en la columna TRAMITAR
aparece una ventana de trámite, debe seguir los siguientes pasos:
Paso 1: seleccionar la acción dada para el radicado, según sea el caso.
83
Imagen 127. Tramite.
Paso 2: si es asignación a otro funcionario se selecciona esté desde la

ventana de búsqueda de funcionarios haciendo clic en la lupa, luego se
selecciona la instrucción, justificación, plazo y se hace clic en tramitar.
Imagen 128. Comentario.
Paso 3: El icono adjuntar como señala la imagen anterior y permite

seleccionar documentos de cualquier formato WORD, EXCEL, PDF, etc. para
que sean soporte de la asignación se consulta por la opción Anexos/Adjuntos.
Imagen 129. Documentos Adjuntos. 84
Si se va a finalizar trámite, en el PASO 2 se selecciona dicha acción. El sistema

muestra la ventana de proyectar respuesta si el documento lo requiere
(configuración realizada desde la parametrización del comportamiento de
las tipologías documentales) en caso contrario se procede a justificar como
se finalizó el proceso.
Imagen 130. Finalizar Tramite.
Haciendo clic en la opción cargar documento, se abre el formato de SGC en

el editor de texto propio del sistema donde se podrá realizar la respectiva
proyección, o también ABRIR un archivo que ya este elaborado en formato
.docx desde cualquier ubicación o disco de almacenamiento del equipo
haciendo clic en el botón con el signo [ ] ubicado en la esquina superior
izquierda; o también se podrá insertar la imagen del documento escaneado
(formato jpg, png, y demás formatos de imagen) a través de la opción
Insertar – Imagen.
Imagen 131. Cargar documento.
85
Para finalizar se hace clic en GENERAR RESPUESTA; acción que convierte este
archivo de formato Word a PDF.
Imagen 132. Proyección respuesta.
El sistema internamente realiza la radicación de ese documento de respuesta

como correspondencia enviada. Se genera un numero de radicado nuevo y
se relaciona al radicado de correspondencia recibida. Dejando de esta
manera el trámite en estado GESTION EXITOSA. En esta ventana de
proyección a través de los botones i se puede abrir la información general del
documento que está radicado como correspondencia recibida y del nuevo
documento que se creó como correspondencia enviada.
86
Imagen 133. Radicado de Salida.
Para consultar los documentos finalizados se hace clic sobre el estado

GESTION EXITOSA de la bandeja de gestión documentos. Usando el botón i
de cada radicado abre la ventana de información general del documento.
Para ver el documento asociado a la respuesta se hace clic en el botón
FLUJO DE TRABAJO.
Imagen 134. Flujo de trabajo.
También se puede consultar la respuesta usando la opción DOCS.

ASOCIADOS, opción adjuntos – documentos.
Imagen 135. Documentos asociados.
87
Al momento en que se selecciona el documento PDF el sistema abre el visor
del documento digital, si se requiere imprimir se hace clic en el icono imprimir
como se señala en la imagen, enviar por correo electrónico se hace clic en el
icono en forma de sobre y también permite guardar el documento, dando
clic en el icono Guardar.
Imagen 136. Documento PDF.
Al dar clic en enviar por correo puede seleccionar si envía por PDF la
respuesta, seleccionar para quien va dirigido, si requiere copia o copia oculta
dando clic en el icono que parece en la parte derecha de acción, agregar
la descripción del asunto y finaliza dando clic en “enviar”.
88
Imagen 137. Enviar documento electrónico.
7.4.2. TAREAS DOCUMENTALES
Proceso para la elaboración de la documentación interna o enviada de la

entidad, permite producir documentos electrónicos con los procedimientos
de proyección, revisión, y aprobación.
Crear una tarea documental
Se puede iniciar haciendo clic en el icono de cero papel ubicado en la

esquina superior derecha o haciendo clic en la Bolsa de Formatos para usar
los diferentes formatos del SGC.
Imagen 138. Inicio tareas D.
Seleccionar el formato o plantilla a utilizar haciendo clic en el icono como

muestra la imagen
Imagen 139. Bolsa Formatos. 89
Se abre el editor de texto el cual permite crear, editar y/o firmar el respectivo
documento digital. Modificando directamente la plantilla o abriendo un
documento ya elaborado desde la opción [ ] como se ve en la imagen
Imagen 140. Editar Tarea D.
Asignación de la tarea documental
Una vez finalizada la edición del documento, este se puede asignar la tarea
para revisión, aprobación y firma.
Imagen 141. Asignación Tarea D.
Paso 1. Seleccionar el funcionario a quien se le delega la revisión, aprobación

o firma del documento; haciendo clic en la lupa. 90
Paso 2. Seleccionar de la lista desplegable la acción que se está realizando

(lo que yo estoy haciendo)
Paso 3. Seleccionar clase de correspondencia, interna o enviada.

Paso 4. Clasificar el documento de acuerdo a la tabla de retención
documental de la entidad.
91
Paso 5. Seleccionar destinatario de la comunicación; de acuerdo a la clase

de correspondencia el sistema mostrara la ventana de búsqueda de
funcionarios o persona naturales/jurídicas.
Paso 6. Insertar firma rubrica. Para poder insertar la firma el sistema solicita al
funcionario una segunda clave de seguridad, haciendo así que las firmas
estén correctamente salvaguardadas
Paso 7. Hacer clic en boto Guardar/Enviar. El documento se guarda y queda 92
cargado en la bandeja de tareas documentales del funcionario
seleccionado.
Finalmente se diligencia el asunto de la tarea documental.
Imagen 142. Asunto Tarea D.

Gestión de Tareas Documentales
Las tareas documentales se consultan y gestionan haciendo clic en el botón

ubicado en la parte inferior de la bandeja de gestión, como muestra la
imagen.
93
Imagen 143. Tareas D.
Esta ventana muestra el tablero de las tareas documentales; las cuales se

clasifican en proyectadas, revisadas y firmadas. Permite saber a través de la
columna LEÍDO si ya fue revisada o no la tarea ya que el icono
cambia de gris a azul cuando la tarea fue leída.
Imagen 144. Tablero Tareas D.

Para revisar y gestionar una tarea se hace clic en el icono VER DOCS. En esta
ventana se puede consultar las diferentes versiones y modificaciones que se
han realizado sobre el documento digital inicial creado.
94
Imagen 145. Documentos Tareas D.
Haciendo clic en DOCUMENTO-DOC se abre el editor de texto para realizar el

respectivo ajuste. Finalmente a través de la opción tareas documentales del
menú se puede proceder a enviar el documento al funcionario respectivo
como se explicó en el paso 1 de la sección anterior.
Firma de tareas documentales
Una vez revisado y aprobado el documento en el editor de texto y enviado al

funcionario respectivo y encargado de firmar y radicar; se ubica en el menú
superior la opción de tareas documentales
 Seleccionar la actividad que se está realizando (Firmar)

 Seleccionar Firma mecánica principal
 Ingresar la segunda contraseña para insertar la firma
 Clic en botón Confirmar
95
 Se visualiza el documento con la firma digital del funcionario y se

procede a hacer clic en el botón radicar, finaliza con aceptar.
Imagen 146. Radicación Tareas D.

Una vez finalizada la tarea y radicada, si se desea es posible enlazar este
documento creado como respuesta a otro radicado de correspondencia
recibida. Desde el editor de texto se va al menú inicio, botón enlaces. En el
cual solo se debe digitar el idcontrol a enlazar.
96
Imagen 147. Enlazar Tareas D.
La tarea documental radicada es identificada con su respectivo idcontrol y

numero de radicado; además será enviada automáticamente a la respectiva
bandeja de gestión del destinatario seleccionado en el paso 5 durante la
creación del documento en el editor.
7.5. CONTROLDOC PROCESS MAGNAGEMENT
Este módulo nos permite ver las estadísticas del control documental que se
tiene en cuanto a las comunicaciones, se accede a través del menú opción
Process Management como muestra la imagen.
97
Imagen 148. Process Magnagement.
7.5.1. TABLERO DE CONTROL
Haciendo clic en la opción TABLERO DE CONTROL aparece la siguiente

ventana que nos indica las estadísticas y gestión de los trámites sin iniciar, en
tránsito y gestión exitosa de toda la entidad. Se puede usar filtros de
búsqueda por año, mes, día o tipología documental. Esa opción se habilita
para los perfiles de usuario directivos.
Imagen 149. Tablero de control

Graficar
Este icono muestra la gráfica estadística de los trámites según la oficina
seleccionada en forma de torta.
Oficinas
Permite realizar la consulta de los trámites de manera más detallada por
oficina y a su vez específicamente por funcionario.
98
Imagen 150. Tablero Funcionario
Cumplimiento
Opción que permite graficar el consolidado de trámites gestionados dentro y
fuera de los términos establecidos por ley.
99
Imagen 151. Cumplimiento
Bandeja
Permite ingresar a consultar la bandeja de gestión de cualquier funcionario. Es
decir no podrá realizar ninguna gestión sobre los trámites de dicha bandeja.
Imagen 152. Bandeja funcionario

7.6. CONTROLDOC REPORTS
Este módulo permite ver las planillas de distribución por rutas, los radicados
vencidos a la fecha, radicados por vencer, radicados contestados dentro del
término, radicados contestados fuera del término, radicados anulados en un
periodo de tiempo, pendientes por funcionario, consolidado PQR, radicados
en un periodo de tiempo y radicados en un periodo de tiempo por usuario.
100
Imagen 153. Control Reports.
7.6.1. PLANILLAS DE DISTRIBUCION POR RUTAS PREDEFINIDAS
Haciendo clic en planillas de distribución por rutas predefinidas aparece una

ventana que nos permite generar las planillas de entrega de los radicados
realizados según cada funcionario radicador; se debe seleccionar la RUTA,
seleccionar el RANGO DE FECHAS y finalmente clic en el botón GENERAR
REPORTE, como señala la siguiente imagen.
101
Imagen 154. Rutas Predefinidas.
7.6.2. RADICADOS VENCIDOS A LA FECHA
En este reporte podemos generar el listado de los radicados vencidos a la

fecha seleccionando la fecha, el tipo de documento (PQRD o todos) y
opcionalmente se puede listar cualquier tipología documental específica.
Finalmente clic en GENERAR REPORTE.
Imagen 155. Vencidos a la fecha.

7.6.3. RADICADOS POR VENCER
En este reporte podemos ver los radicados por vencer seleccionando la

fecha y el tipo de documento (PQRD o todos) y opcionalmente se puede
listar cualquier tipología documental específica. Finalmente clic en GENERAR
REPORTE.
102
Imagen 156. Radicados por vencer.
7.6.4. RADICADOS CONTESTADOS DENTRO DEL TERMINO
En este reporte podemos ver los radicados contestados dentro del término
seleccionando la fecha y el tipo de documento (PQRD o todos) y
Imagen 157. Radicados Contestados DT.

7.6.5. RADICADOS CONTESTADOS FUERA DEL TÉRMINO
En este reporte podemos ver los radicados contestados fuera del término
seleccionando la fecha y el tipo de documento (PQRD o todos) y
103
Imagen 158. Radicados Contestados FT.
7.6.6. RADICADOS ANULADOS EN UN PERIODO DE TIEMPO
En este reporte podemos ver los radicados anulados en un periodo de tiempo

seleccionando el rango de fechas y finalmente clic en GENERAR REPORTE.
Imagen 159. Radicados anulados.

7.6.7. RADICADOS POR TRD
En este reporte podemos ver los documentos radicados por TRD (tabla de
retención documental); se selecciona la unidad administrativa, la oficina
productora, la serie, la Subserie y el rango de fechas. Finalmente clic en
generar reporte.
104
Imagen 160. Radicados por TRD.
7.6.8. PENDIENTES POR FUNCIONARIO(S)
En este reporte se muestra la cantidad de trámites pendientes que tiene cada

funcionario; tiene filtros de búsqueda por Funcionario específico, por Unidad
Administrativa y Oficina Productora. Finalmente se hace clic en BUSCAR.
Imagen 161. Pendientes.

7.6.9. CONSOLIDADO PQR
En este reporte podemos observar el consolidado de radicados por tipología

documental (PQR y derecho de petición); se selecciona el rango de fechas y
clic en generar reporte.
105
Imagen 162. Consolidado PQR.
7.6.10. RADICADOS EN UN PERIODO DE TIEMPO
Este reporte muestra el listado de radicados en un periodo de tiempo; se

selecciona el rango de fechas, el tipo de documento (PQRD o todos) y
permite usar los criterios de búsqueda por tipología documental, unidad
administrativa, oficina productora. Finalmente clic en GENERAR REPORTE.
Imagen 163. Radicados en periodo de tiempo.

8. SALIR DE CONTROLDOC
106
Imagen 156. Salir ControlDoc.
Se hace clic en esta opción para salir completamente del sistema o para
iniciar sesión con otro usuario.
Imagen 157. Salir.
Clic en SI, para confirmar la acción de salir del sistema. Se abre de nuevo a la
ventana de Login y password.

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6.1. REGISTRO DE USUARIO

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7. MODULOS O FUNCIONALIDADES DE CONTROLDOC

Imagen 3. Menú de inicio.

Esas funciones permiten al Administrador de la aplicación, configurar y

Imagen 4. Menú administración del sistema.

7.1.1. DATOS DE LA ENTIDAD

La opción del menú de administración del sistema “Datos de la Entidad”,

Imagen 5. Datos de la entidad.

Dentro de la Ventana de Datos de la Entidad los campos asociados al país,

Imagen 6. Información del País, Dpto. y Municipio

Imagen 7. Abrir Archivo

7.1.2. SUCURSALES DE LA ENTIDAD

En el menú de administración del sistema “Sucursales de la Entidad” permite

Como resultado de este evento se carga la ventana de Creación y Edición,

Imagen 9. Reporte de Sucursales

Para editar un registro de sucursal creado, se debe activar primero la consulta

7.1.3. CENTROS DE COSTO

La opción del menú de administración del sistema “Centros de Costo de la

Dando clic CENTROS DE COSTOS DE LA ENTIDAD se carga la ventana de

Imagen 11. Creación Costos.

Imagen 12. Creación Costos.

Para la consulta o modificación se hace clic en el icono EDITAR ubicado a la

7.1.4. PERFILES DE FUNCIONARIOS

La opción del menú de administración del sistema “Perfiles de Funcionarios”,

Dando clic sobre este se carga la ventana de Creación y Edición, en la cual

En la ventana anterior en el botón “Ir a buscar”, permite visualizar y gestionar

Imagen 14. Filtros de perfiles.

Para la consulta o modificación se hace clic en el icono EDITAR ubicado a la

7.1.5. NIVELES DE FUNCIONARIOS

La opción del menú de administración del sistema “Niveles de Funcionarios”,

Imagen 15. Niveles.

En la ventana anterior en el botón “Ir a buscar”, permite visualizar y gestionar

Imagen 16. Edición de Niveles.

7.1.6. CARGOS DE FUNCIONARIOS

La opción del menú de administración del sistema “Cargos de Funcionarios”,

Imagen 17. Cargos.

En la ventana anterior en el botón “Ir a buscar”, permite visualizar y gestionar

Imagen 18. Edición de cargos.

Para la consulta o modificación se hace clic en el icono EDITAR ubicado a la

7.1.7. UNIDADES ADMINISTRATIVAS

La opción del menú de administración del sistema “Unidades Administrativas”,

Dando clic se carga la ventana de Creación y Edición, en la cual es posible

Imagen 20. Edición Unidades Administrativas.

Para la consulta o modificación se hace clic en el icono EDITAR ubicado a la

7.1.8. OFICINAS PRODUCTORAS

La opción del menú de administración del sistema “Oficinas Productoras”,

Imagen 21. Oficinas productoras.

En la ventana anterior en el botón “Ir a buscar”, permite visualizar y gestionar

Imagen 22. Oficinas Productoras

Para la consulta o modificación se hace clic en el icono EDITAR ubicado a la

7.1.9. FUNCIONARIOS DIRECTORIO ACTIVO