Libros Contables.

Los libros contables son aquellos archivos o documentos donde se plasma la

información financiera de la empresa, operaciones que se realizan durante un periodo
de tiempo determinado, y los cuales hay que legalizar de manera periódica.

Tipos de libros contables

Los libros contables pueden ser de carácter obligatorio o voluntario.

Los libros obligatorios son:

 Libro Diario o Libro de cuentas: también se le denomina Libro de primera

entrada. Es un libro contable donde se registran, día a día, los hechos
económicos de una empresa. La anotación de un hecho económico en el libro
diario se llama asiento o partida; es decir, en él se registran todas las
transacciones realizadas por una empresa.

En el Libro Diario se elabora el asiento de cada transacción. Un asiento es la anotación

detallada de cada operación mercantil, indicando una serie de datos de carácter
informativo como estos:

1) Fecha de la operación.

2) Numero de orden de la operación.

3) Nombre de las cuentas afectadas, deudoras y acreedoras.

4) Importe de la operación, cantidad en pesos.

5) Concepto para el manejo del Libro Diario se deben observar ciertas reglas a los
fines de su correcta manipulación.

Características:

 Es un libro obligatorio exigido por el código de comercio.

 Por ser obligatorio debe ser sellado, foliado y firmado por el tribunal de
comercio.
 En él se registran las operaciones diarias realizadas por un ente u organización.
 Las operaciones tienen el mismo equilibrio de valor, es decir, el mismo monto
en la columna de débito debe estar en la columna de crédito.
 Es la herramienta esencial para la elaboración del libro mayor general.
 En él se registran todas las cuentas sin excepción alguna. (Cuentas reales,
nominales, de orden y de valuación).
 En el libro diario se elabora el asiento de cada transacción. Un asiento puede
ser simple o compuesto.
Fundamentos Legales:

1. Código de Comercio:

Artículo 33: Establece la obligatoriedad de llevar un sistema de contabilidad como

mejor le convenga a cada negocio.

Artículo 37: Establece que los registros se lleven en castellano.

Artículo 38: Establece que se deberán conservar los comprobantes de las

operaciones por un plazo mínimo de diez años.

2. Código Fiscal de la Federación:

En este código se encuentran obligaciones en materia contable, como en El

Artículo 28, Fracción II: Establece que los asientos de contabilidad serán analíticos y
deberán efectuarse dentro de los dos meses siguientes a la fecha en que se realicen las
actividades respectivas.

3. Reglamento del Código Fiscal de la Federación:

En este reglamento se encuentran las reglas en materia de sistemas y registros

contables como en los Artículos 26, 27, 28 Y 29.

Artículo 26: Establece que los sistemas de registros contables deberán llevarse por
los contribuyentes mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y
procesamiento que mejor les convengan.

Artículo 27: Señala se podrán usar los sistemas de registro manual y electrónico,
llevando por lo menos el libro diario y mayor.

Artículo 28: Señala que aquellos contribuyentes que lleven el registro en forma
manual, deberán llevar sus libros diario, mayor y los que estén obligados a llevar por
otras disposiciones fiscales, debidamente encuadernados, empastados y foliados

Cuando el contribuyente adopte los sistemas de registro mecánico o electrónico,

las fojas que se destinen a formar los libros diario y o mayor, podrán encuadernarse,
empastarse y foliarse consecutivamente.

Artículo 29: Señala que se deberán anotar las operaciones en forma descriptiva y
en orden cronológico.

4. Ley del Impuesto al Valor Agregado

En esta ley se encuentran las obligaciones de los contribuyentes, específicamente en el

Artículo 32, Fracción I.
Artículo 32. El impuesto causado a favor de la República, en los términos de esta Ley,
será determinado por períodos de imposición de un mes calendario, de la siguiente
forma: al monto de los débitos fiscales, debidamente ajustados si fuere el caso, que
legalmente corresponda al contribuyente por las operaciones gravadas
correspondientes al respectivo período de imposición, se deducirá o restará el monto de
los créditos fiscales, a cuya deducibilidad o sustracción tenga derecho el mismo
contribuyente, según lo previsto en esta Ley. El resultado será la cuota del impuesto a
pagar correspondiente a ese período de imposición.

 Libro De Inventario Y Cuentas Anuales:

El contenido del Libro de Inventarios es el siguiente: balance inicial detallado, balance

de comprobación de sumas y saldos e inventario de cierre.

El Balance Inicial detallado de la empresa es una relación valorada de todos

los bienes, derechos y obligaciones de la empresa al comienzo del ejercicio. Éste debe
coincidir con el inventario de cierre del ejercicio anterior. La normativa, pese a
requerir que sea detallado, no específico el nivel de detalle.

El balance de comprobación de sumas y saldos presentará todas las cuentas

con saldo de la empresa, esto es, tanto las cuentas de balance como las de gastos e
ingresos. En el balance de comprobación se transcribirá la suma del Debe y la suma del
Haber de cada cuenta, así como los saldos de cada una de ellas. El saldo acreedor tiene
que coincidir con el saldo deudor.

Este estado contable se realizará, al menos, trimestralmente.

El inventario de cierre comprende una relación detallada y valorada de los

distintos elementos que componen el patrimonio de la empresa al final del ejercicio
económico. Recoge una valoración de los bienes y derechos del activo, incluyendo una
descripción, con la cantidad y el valor de las existencias al final del ejercicio, así como
el detalle de las obligaciones en el pasivo.

Para su formulación, presentaremos un balance de comprobación de sumas y

saldos (al máximo nivel de detalle), al que adjuntaremos un inventario de existencias a
fecha de cierre del ejercicio económico.

Este inventario de existencias supone el recuento físico de todas las unidades

que componen las existencias de la empresa junto con su precio y valor total.

El inventario de existencias, propiamente dicho, consta de tres partes:

encabezamiento con los datos de la empresa y la fecha, cuerpo con el detalle del
inventario y pie donde el gerente o dueño de la empresa certifica que está conforme
con el este.
Características:

El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales es un documento contable formado

por los siguientes documentos:

1. Balance inicial detallado de la empresa,

2. Balances de sumas y saldos de comprobación con una periodicidad trimestral
como máximo,
3. Inventario de cierre de ejercicio, y
4. Un ejemplar de las cuentas anuales.

Se elaborarán el último día del ejercicio económico de la empresa tomando como

base dicho periodo.

Las cuentas anuales, compuestas a su vez por un conjunto de documentos

contables, estarán formadas por:

1. El "Balance De Situación",
2. La "Cuenta De Pérdidas Y Ganancias"
3. El "Estado De Cambios En El Patrimonio Neto" (ECPN)
4. El "Estado De Flujos De Efectivo" Y
5. La "Memoria".

No será obligatorio realizar el Estado de Flujos de Efectivo:

1. Si la empresa aplica el Plan General de Contabilidad de PYMES o

2. Si la empresa aplica el Plan General de Contabilidad y reúne las características
para presentar Balance o ECPN abreviado.

Además la Ley de Sociedades de Capital, en su artículo 253, impone la obligación

de elaborar un “informe de gestión”, el cual no será obligatorio si la empresa reúne las
características para presentar Balance o ECPN abreviado.

El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales debe ser llevado con claridad, por orden
de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras, sin
abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso ni conforme al orden
mercantil. Los errores u omisiones en las anotaciones deben ser corregidos tan pronto
sean advertidos. Las anotaciones contables deben realizarse en euros.

Se admite la elaboración en papel, el Registro Mercantil Provincial admite este

formato para su diligenciado y legalización, pero actualmente se puede decir que
prácticamente la totalidad de las obligaciones contables se confeccionan en formato
electrónico con la ayuda de aplicaciones informáticas.

Los documentos incluidos en el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales deben

realizarse siguiendo las normas que, en última instancia, dictan los Planes Contables:
Plan General de Contabilidad o Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas
Empresas.

Características 2…. se caracterizan por estar conformados de la siguiente manera

Balance: Comprende con la debida separación, el activo, el pasivo y el patrimonio

neto de la empresa. A diferencia del balance de sumas y saldos, este es un balance de
situación, con información estática de la empresa a final del ejercicio.

Cuenta de pérdidas y ganancias: Recoge el resultado de la empresa, formado por los

ingresos y gastos del ejercicio.

Estado de cambios en el patrimonio neto: Recoge los cambios en el patrimonio neto,

variaciones en las diferentes masas patrimoniales y las causas de dichas variaciones.

Estado de flujos de efectivo: Informa sobre el origen y la utilización de los activos

monetarios.

Memoria: Documento que completa y amplía la información contenida en otros

documentos que integran las cuentas anuales.

Fundamentos Legales:

Los libros contables voluntarios son:

 Libro Mayor
 Libros Auxiliares
 Según el Código de Comercio, todo empresario deberá llevar una contabilidad
ordenada que permita el orden cronológico de sus operaciones.

Los empresarios deberán conservar los libros contables y cualquier

documentación relativa durante seis años, además de legalizar los libros mediante su
presentación en el Registro Mercantil donde la empresa tenga su domicilio social.

El fin de legalizar los libros contables es el de sellar la información presentada,

de manera que no sea posible su manipulación posteriormente.

A parte de los libros contables, recordad que existen otros libros de carácter
obligatorio cuya presentación no es periódica, como por ejemplo: el libro de registro de
socios, libro de actas o libro de acciones nominativas, los cuales se legalizan una única
vez al comienzo de la actividad de la empresa.

Plazo de presentación de los libros oficiales

La presentación de los libros contables obligatorios se debe realizar en el plazo

de 4 meses contados desde el cierre el ejercicio contable. Por ejemplo, si una empresa
cierra su ejercicio el 31 de diciembre, podrá presentar sus libros contables en plazo
legal hasta el 30 de abril del siguiente año.

Forma de presentación de los libros oficiales

Los libros contables se podrán presentar por diferentes métodos:

 Papel: libros encuadernados con páginas enumeradas para evitar

modificaciones en la composición.
 Soporte magnético: entrega de cd o DVD que contenta la información a
legalizar.
 Presentación por vía telemática: a través de la web del Colegio de
Registradores y disponiendo siempre de firma electrónica.