Generalidades del control

Riesgo y control
2.1 Generalidades del control : el control es una de las fases del proceso
administrativo y se encarga de evaluar que los resultados obtenidos durante
el ejercicio se hayan cumplido de acuerdo con los planes y programas
previamente determinados, a fin de retroalimentar sobre el cumplimiento
adecuado de las funciones y actividades que se reportan como las
desviaciones encontradas; todo ello para incrementar la eficiencia y eficacia
de una institucin. Las siguientes son algunas de las definiciones de
control: [1]
"Inspeccin, vigilancia que se ejerce sobre personas o cosas [...] Conjunto
de operaciones encaminadas a comprobar el funcionamiento, productividad,
etc., de algn mecanismo [...]. " [2]
"Control es verificar que todo ocurra de acuerdo a las reglas establecidas y
las rdenes impartidas [...]. [3]
"Dentro del concepto de sistemas, el control es definido como un medio de
obtener mayor flexibilidad operativa y como un medio de evitar el
planteamiento de operaciones cuando las variables sean desconocidas [...].
" [4]
"El control es la fase del proceso administrativo que debe mantener la
actividad organizacional dentro de los lmites permisibles, de acuerdo con
las expectativas. El control organizacional est irremediablemente
relacionado con la planeacin. Los planes son el marco de referencia dentro
del cual funciona el proceso de control [...] La palabra control tiene varios
significados: [...] verificar, regular, comparar con un estndar, ejercer
autoridad sobre (dirigir u ordenar), limitar o restringir [...] Cuando menos
tres lneas relativas quedan claras de su definicin: 1) limitar o restringir, 2)
dirigir u ordenar, y 3) regular[...]" [5]


2.1.1 Clasificacin general de los controles:
Controles Preventivos:
Son aquellos que reducen la frecuencia con que ocurren las causas del
riesgo, permitiendo cierto margen de violaciones.
Ejemplos: Letrero "No fumar" para salvaguardar las instalaciones
Sistemas de claves de acceso
Controles detectivos:
Son aquellos que no evitan que ocurran las causas del riesgo sino que los
detecta luego de ocurridos. Son los mas importantes para el auditor. En
cierta forma sirven para evaluar la eficiencia de los controles preventivos.
Ejemplo: Archivos y procesos que sirvan como pi stas de auditoria
Procedimientos de validacin
Controles Correctivos:
Ayudan a la investigacin y correccin de las causas del riesgo. La
correccin adecuada puede resultar difcil e ineficiente, siendo necesaria la
implantacin de controles detectivos sobre los controles correctivos, debido
a que la correccin de errores es en si una actividad altamente propensa a
errores.
.1.2 Objetivos del control
Para comprender la importancia del control en las empresas, lo primero es
entender cules son los objetivos que se pretenden satisfacer con su
adopcin, aunque stos sean muy variados y especficos de acuerdo con el
tipo de institucin donde se establezcan y a las caractersticas especficas
de la misma. A continuacin se proponen, de manera general, los
siguientes objetivos del control:
Se adopta para poder establecer estndares, medir su cumplimiento y
evaluar el alcance real de los planes y programas, comparado con lo
realmente alcanzado.
Con su adopcin se ayuda en la proteccin y salvaguarda de los bienes y
activos de las empresas.
Con su adopcin se contribuye a la planeacin y evaluacin correctas del
cumplimiento de las funciones, actividades y operaciones de las empresas.
Ayuda permanentemente a la buena marcha de la empresa, pues
retroalimenta la trayectoria de la misma.
Junto a la planeacin, el control es una parte indispensable en las
actividades de direccin de cualquier empresa.
2.1.3 Elementos del control
Conocer los elementos fundamentales del control, permite identificar la
forma de utilizar el control interno en las empresas y as poder aplicar ese
conocimiento al control interno en sistemas, y ms concretamente a las
aplicaciones especificas de auditoria de sistemas computacionales.
Para los autores Kast y Rosenzweig, en su tratado Administracin en las
organizaciones, los elementos bsicos del control son ms que una simple
funcin que responde a los cambios del medio ambiente, debido a que
tambin nos sirven para retroalimentar a lo que est cambiando; su
aportacin es la siguiente:
"Los elementos bsicos del control:
1. Una caracterstica medible y controlable para la que se conocen
estndares
2. Un medio (instrumento censor) para medir las caractersticas
3. Un medio para comparar los resultados reales con los estndares y
evaluar las diferencias
4.
Un medio para efectuar cambios en el sistema a fin de ajustarlos a las
necesidades"[1]
2.1.4 Utilidad del control
El control en las instituciones tiene una razn de ser, de acuerdo con los
planes y programas de cada empresa, ya que inicialmente nos permite
establecer los estndares que ayudarn a obtener la informacin necesaria
para evaluar el cumplimiento adecuado de los planes y programas
previamente definidos; ms tarde, con la informacin recopilada, ayudar a
comparar lo que se alcanz realmente contra lo esperado; por ltimo, esta
evaluacin sirve para retroalimentar con mejoras y correcciones los planes
y programas que servirn de base para el futuro.
Con base en el anlisis anterior, se puede concentrar la utilidad del control
en los siguientes conceptos:
Permite disear y establecer las normas, estndares y criterios de medicin
para poder evaluar el cumplimiento de planes y programas.
Ayuda a evaluar el cumplimiento y desempeo de las funciones,
actividades y tareas de los integrantes de una empresa, comparando lo
alcanzado contra lo esperado.
Permite medir la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de las
operaciones de una empresa, al comparar lo realmente alcanzado contra lo
esperado.
Contribuye a la deteccin de fallas y desviaciones, as como a la
correccin de errores en el desempeo de las actividades y operaciones de
una empresa.
Ayuda a modificar los planes y programas como consecuencia de la
valoracin de los resultados.
Retroalimenta la planeacin y programacin de las empresas. [2]
stas son algunas de las muchas utilidades que puede tener el
establecimiento del control en las empresas; dichas utilidades se pueden
ampliar conforme a las caractersticas y necesidades de cada institucin.
2.1.5 Caractersticas del control
Para que el control en las empresas sea verdaderamente efectivo, es
obligatorio considerar algunas de sus caractersticas fundamentales al
momento de establecerlo. Entre algunas de esas caractersticas estn:
Oportuno
sta caracterstica es la esencia del control, debido a que es la
presentacin a tiempo de los resultados obtenidos con su aplicacin; es
importante evaluar dichos resultados en el momento que se requieran, no
antes porque so desconoceran sus verdaderos al cances, ni despus
puesto que ya no serviran para nada.
Cuantificable
Para que verdaderamente se puedan comparar los resultados alcanzados
contra los esperados, es necesario que sean medbles en unidades
representativas de algn valor numrico para as poder cuantificar,
porcentual o numricamente lo que se haya alcanzado.
Calificable
As como los valores de comparacin deben ser numricos para su
cuantificacin, en auditoria en sistemas computacionales, se dan casos de
evaluaciones que no necesariamente deben ser de tipo numrico, ya que,
en algunos casos especficos, en su lugar se pueden sustituir estas
unidades de valor por conceptos de calidad o por medidas de cualidad;
mismas que son de carcter subjetivo, pero pueden ser aplicados para
evaluar el cumplimiento, pero relativos a la calidad; siempre y cuando en la
evaluacin sean utilizados de manera uniforme tanto para planear como
para medir los resultados.
Confiable
Para que el control sea til, debe sealar resultados correctos sin
desviaciones ni alteraciones y sin errores de ningn tipo, a fin de que se
pueda confiar en que dichos resultados siempre son valorados con los
mismos parmetros.
Estndares y normas de evaluacin
Al medir los resultados alcanzados, stos debern compararse de acuerdo
con los estndares y normas previamente establecidos, a fin de contemplar
las mismas unidades para planear y controlar; con esto se logra una
estandarizacin que permite valorar adecuadamente los alcances
obtenidos.
Control Interno
2.2 Control interno
El control interno es la adopcin de una serie de medidas que se establecen
en las empresas, con el propsito de contar con instrumentos tendientes a
proteger la integridad de los bienes institucionales y as ayudar a la
administracin y cumplimiento correctos de las actividades y operaciones
de las empresas. Con la implantacin de tales medidas se pueden
conseguir los siguientes beneficios:
Proteger y salvaguardar los bienes de la empresa y a su personal.
Prevenir y, en su caso, descubrir la presencia de fraudes, robos y acciones
dolosas.
Obtener la informacin contable, financiera y administrativa de manera
confiable y oportuna.
Promover el desarrollo correcto de las funciones, operaciones y
actividades de la empresa.
2.2.1 Definiciones de control interno
Para entender cmo funciona el control interno en las empresas es
conveniente conocer los marcos conceptuales de este trmino. A
continuacin se presentan las aportaciones de algunos autores al respecto:
JOS ANTONIO ECHENIQUE
"El control interno comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y
procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para
salvaguardar sus actividades, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su
informacin financiera, promover la eficiencia operacional y provocar la
adherencia a las polticas prescritas por la administracin."
HOLMES R- ARTHUR
"El control interno es una funcin de la gerencia que tiene por objeto
salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos
indebidos de fondos, y ofrecer la seguridad de que no se contraen
obligaciones sin autorizacin."
L. HALL
"El control interno comprende la organizacin sistemtica del trabajo
administrativo y de los procedimientos de rutina, con el objeto de provenir el
fraude, los errores y los trbalos intiles mediante el efecto disuasivo de los
controles ejercidos."
El control interno es especialmente importante en las empresas, debido a
que proporciona el grado de confiabilidad que se requiere para:
Proteger los activos.
Asegurar la validez de la informacin.
Promover la eficiencia en las operaciones.
Estimular y asegurar el cumplimiento de las polticas y directrices
emanadas de la direccin.
Para el diseo e implantacin del sistema de control interno, se cuenta con
el apoyo de las siguientes tcnicas:
Ejecucin del cuestionario do control.
Anlisis del flujo de transacciones.
Realizacin de pruebas de cumplimiento.
Resultados.
Medidas de correccin."
Una vez hecho el anlisis de las anteriores contribuciones, se puede
deducir su concepto:
"El control interno es el establecimiento de los mecanismos y estndares de
control que se adoptan en las empresas, a fin de ayudarse en la
administracin correcta de sus recursos, en la satisfaccin de sus
necesidades de seguridad, en la salvaguarda y proteccin de los activos
institucionales, en la ejecucin adecuada de sus funciones, actividades y
operaciones, y en el registro correcto de sus operaciones contables y
reportes de resultados financieros; todo ello para el mejor cumplimiento del
objetivo institucional." [1]

Objetivos control interno
2.2.2 Objetivos del control interno
Establecer la seguridad y proteccin de los activos de la empresa.
Incrementar la eficiencia y eficacia en el desarrollo de las operaciones y
actividades de la empresa.
Establecer y hacer cumplir las normas, polticas y procedimientos que
regulan las actividades de la empresa.
Implantar los mtodos, tcnicas y procedimientos que permitan desarrollar
adecuadamente las actividades, tareas y funciones de la empresa.
Evitar o reducir fraudes.
Salvaguarda contra el desperdicio y contra la insuficiencia.
Comprobar la correccin y veracidad de los informes contables.
Salvaguardar los activos de la empresa.
Promover la eficiencia en operacin y fortalecer la adherencia a las
normas fijadas por la administracin.
2.2.3 Importancia del control interno para la auditoria
Todas las empresas, sean publicas, privadas, deben contar con
instrumentos adecuados de control que les permitan llevar su
administracin con eficiencia y eficacia. Por esta razn es tan importante
contar con un control interno en la empresa, para satisfacer sus
expectativas en cuanto a la salvaguarda y custodia de sus bienes, a la
promocin de la confiabilidad, oportunidad y veracidad de sus registros
contables y la emisin de su informacin financiera, a la implantacin
correcta de los mtodos, tcnicas y procedimientos que le permitan de-
sarrollar adecuadamente sus actividades, tareas y funciones, as como al
establecimiento y cumplimiento de las normas, polticas y procedimientos
que regulan sus actividades.
El establecimiento de un sistema de control interno facilita a las autoridades
de la empresa la evaluacin y supervisin y, en su caso, la correccin de
los planes, presupuestos y programas que determinarn el rumbo a seguir
en la institucin, de acuerdo con la misin, visin y objetivos de sta. Con
slo cumplir lo anterior se justificara la importancia del control interno.
Sin embargo, se puede agregar que la utilidad del control interno se
distingue por el establecimiento y vigilancia del cumplimiento de reglas,
mtodos y procedimientos que se determinan para mantener la integridad y
seguridad de los bienes de la empresa, as como para el manejo adecuado
de los datos, para la confiabilidad en los registros y archi vos contables,
para la emisin de resultados financieros y para la definicin de normas,
lineamientos, procedimientos y reglas de actuacin para el desarrollo de las
actividades de la empresa. Adems, con el control interno se establecen un
conjunto de medidas y reglas concretas, que definen concretamente los
alcances y limitaciones de actuacin de los funcionarios y empleados de la
institucin.
Es precisamente en esas consideraciones donde se fundamenta la importancia de
la auditoria, debido a que por medio del control interno se determinan las
actividades, acciones y dems elementos que permiten satisfacer las necesidades
de las instituciones. Adems, recordemos que de la definicin de la auditoria se
desprende lo siguiente: es la revisin de las funciones, acciones, operaciones o de
cualquier actividad de una entidad administrativa. Por esta razn, se evalan la
existencia y el cumplimiento del control interno en la empresa, as como la forma
en que se aplica; tambin se evala su utilidad en la salvaguarda y proteccin de
archivos y en el desarrollo de las actividades de la empresa, adems de la
existencia de los elementos que integran el sealado control interno.
Control interno informatico
2.3 Control interno informtico:
controla diariamente que todas las actividades de sistemas de informacin
sean realizadas cumpliendo los procedimientos, estndares y normas
fijados por la Direccin de la Organizacin y/o la Direccin de Informtica,
as como los requerimientos legales. [1]
La misin del Control Interno Informtico es asegurarse de que las medidas
que se obtienen de los mecanismos implantados por cada responsable
sean correctas y vlidas.
2.3.1 Objetivos del control interno informtico.
Como principales objetivos podemos indicar los siguientes:
Controlar que todas las actividades se realizan cumpliendo los
procedimientos y normas fijados, evaluar su bondad y asegurarse del
cumplimiento de las normas legales.
Asesorar sobre el conocimiento de las normas.
Colaborar y apoyar el trabajo de Auditoria Informtica, as como de las
auditorias externas al Grupo.
Definir, implantar y ejecutar mecanismos y controles para comprobar el
logro de los grados adecuados del servicio informtico, lo cual no debe
considerarse como que la implantacin de los mecanismos de medida y la
responsabilidad del logro de esos niveles se ubique exclusivamente en la
funcin de Control Interno, sino que cada responsable de objetivos y
recursos es responsable de esos niveles, as como de la implantacin de
los medios de medida adecuados.
Realizar en los diferentes sistemas (centrales, departamentales, redes
locales, PC's, etc.) y entornos informticos (produccin, desarrollo o
pruebas) el control de las diferentes actividades operativas sobre:
El cumplimiento de procedimiento, normas y controles dictados. Merece
resaltarse la vigilancia sobre el control de cambios y versiones del
software.
Controles sobre la produccin diaria.
Controles sobre la calidad y eficiencia del desarrollo y mantenimiento del
software y del servicio informtica.
Controles en las redes de comunicaciones.
Controles sobre el software de base.
Controles en los sistemas microinformticos.
La seguridad informtica (su responsabilidad puede estar asignada a
control interno o bien puede asignrsele la responsabilidad de control dual
de la misma cuando est encargada a otro rgano):
- Usuarios, responsables y perfiles de uso de archivos y bases de datos.
- Normas de seguridad.
- Control de informacin clasificada.
- Control dual de la seguridad informtica.
Asesorar y transmitir cultura sobre el riesgo informtico.
2.3.2 Elementos del control interno informtico .
En particular, se analizar los elementos que se pueden aplicar como
control interno informtico en el rea de sistemas:
Controles internos sobre la organizacin del rea de informtica.
Controles internos sobre el anlisis, desarrollo e implementacin de
sistemas
Controles internos sobre la operacin del sistema
Controles internos sobre los procedimientos de entrada de datos, el
procesamiento de informacin y la emisin de resultados
Controles internos sobre la seguridad del rea de sistemas
El siguiente cuadro resume los elementos del control interno aplicable a la
informtica: [2]