UNIDAD 1

EL CONTADOR PUBLICO Y AUDITOR FRENTE A LA SISTEMATIZACION

Perfil del Contados Público y Auditor
Es el profesional universitario experto en contabilidad, auditoria, impuestos, sistemas de
procedimientos de información, contraloría y finanzas.

Su preparación incluye materias como: Contabilidad, Auditoría, control Interno, Costos,

Presupuestos, Sistematización. Materias complementarías como: Matemáticas, Economía y
Derecho.

La Sistematización
En las sociedades existen empresas agropecuarias, industriales, comerciales, bancarias, de
servicios, etc. Estos se dedican a satisfacer necesidades humanas.

Las actividades de la empresa están sujetos a un crecimiento acelerado, y como consecuencia de

ello o una constante modernización, para no caer en obsolescencia y por lo tanto o desaparecer
del mercado.

Por el crecimiento acelerado de actividades se hace necesario una perfecta organización, con el
objeto de funcionar eficazmente. En consecuencia, una organización no puede funcionar sin
sistemas y procedimientos.

La sistematización se ocupa de desarrollar sistemas y procedimientos eficientes, entendiéndose

por eficiencia, la MAXIMIZACION en la utilización de los recursos humanos, materiales y
financieros. Es decir, con el menor esfuerzo, en el menor tiempo y al menor costo.

El Contador Público y Auditor y la Sistematización

El CPA está llamado a jugar un papel importante en el campo de la sistematización, su misión no se
debe únicamente o problemas contables y financieros de la empresa.

Su actividad debe evaluar si se aprovechan los recursos de la empresa para un buen

funcionamiento.

El CPA está obligado a adentrarse en el conocimiento de los sistemas que funcionan en la

empresa, utilizando su ingenio y creatividad para llevar a cabo innovaciones y mejoras.

Debe tener capacidad y entrenamiento para crear, administrar o evaluar una organización.

En una Auditoria Administrativa deberá analizar aspectos de la organización como: simplicidad,

efectividad y economía de la estructura organizativa.

En una Auditoria Operacional, su labor consiste en evaluar si los procedimientos son adecuados,
económicos, consistente, razonables, prácticos, eficientes y con un control adecuado.

En síntesis, el CPA puede brindar asesoría en materia administrativa en general y en forma

específica en ciertas áreas en materia de sistemas y procedimientos. Por lo tanto, deberá estar
bien preparado para estas actividades o de lo contrario, dejará este campo en manos de otros
profesionales.

DEFINICIONES

¿Qué es un objetivo? Ejemplos de objetivos. Un objetivo es el fin o meta que se pretende

alcanzar, ya sea con la realización de una sola operación, de una actividad concreta, de un
procedimiento, de una función completa o de todo el funcionamiento de la institución.

De la Institución: operar con la máxima eficiencia.

De la función “Administración de personal”: Tener el personal más eficiente.

Del procedimiento “Selección de personal”: Encontrar al mejor candidato para cada puesto
vacante.

De la Actividad “Examen Médico”: Seleccionar candidatos sanos.

De la operación “Tomar el Pulso”: Seleccionar candidatos sin deficiencias circulatorias.

¿Qué es una política?

Una política es una norma de carácter general que guía la actuación de los integrantes de la
institución sobre una función determinada para alcanzar los objetivos.
Así, existen políticas comerciales, financieras, de personal, de producción, etc.

De personal:
Proporcionar adiestramiento intensivo a todos los empleados, en el trabajo que han de
desempeñar.

Comercial:
Proporcionar a los consumidores una combinación de precios, calidad, variedad y servicio, en
forma eficiente y amable.

¿Qué es un procedimiento?
Un procedimiento o proceso, es la sucesión cronológica o secuencia de operaciones concatenadas,
y su método de ejecución, que realizadas por una o varias personas, constituyen una unidad y son
necesarias para realizar una función o un aspecto de ella.

Un procedimiento es una rutina de trabajo.

Se puede hablar de un procedimiento de “manejo de correspondencia”, “selección de personal”,

etc.

Qué: planeación Quién: Organización, Cuándo: Dirección Cómo: Procedimiento.

¿Qué es una Actividad?

En un sentido genérico, actividad es un conjunto de actos, así se habla de actividad administrativa
en general, como un conjunto de actos administrativos que realiza una institución o parte de ella.
En un sentido más restringido, actividad es un sinónimo de labor. Cuando un procedimiento puede
subdividirse en varios grupos de operaciones afines y sucesivas, ejecutadas por una misma
persona o unidad administrativa, cada uno de estos grupos de operaciones constituyen una
actividad o labor.

Dentro del procedimiento de “manejo de correspondencia” se realizan las actividades o labores de

“engrapado”, “foliado”, “sellado”, “envase”,” franqueo” y “despacho”.

¿Qué es una operación?

Una operación es cada una de las acciones, físicas o mentales, pasos o etapas que es necesario
ejecutar para llevar a cabo un actividad o labor determinada.

La operación es la división mínima del trabajo administrativo.

Hasta que grado de detalle debe llegarse en la descripción y análisis de una operación que
depende del formato y del objeto del diagrama, así como del destino del manual de que se trata.

La actividad “engrapado” comprende las siguientes operaciones.

1. Tomar una engrapadora

2. Juntar las hojas de que se compone una carta
3. Colocarla dentro de la engrapadora en la posición en que deben quedar unidas
4. Presionar la engrapadora

¿Qué es un método?
Un método es la manera de efectuar una operación o una secuencia de operaciones.

Así, por ejemplo, podrá hacer un método manual. Mecánico, o electrónico para el registro o
fotográfico para sacar las copias, etc.

¿Qué es un sistema?
Un sistema es un conjunto ordenado de procedimientos operacionales y métodos relacionados
entre sí, que contribuyen a realizar una función.

Existe un “sistema contable”, “sistema financiero”, “sistema de archivo”, etc.

¿Qué es una Función?

Una función es un grupo de actividades afines y coordinadas necesarias para alcanzar los objetivos
de la institución, de cuyo ejercicio generalmente es responsable un órgano o unidad
administrativa.

En instituciones pequeñas, puede encomendarse a un órgano el cumplimiento de dos o más

funciones, que no sean incompatibles.

¿Qué relación hay entre los conceptos anteriores?

La operación, la actividad y la función se refieren a “lo que se hace” y a “quien lo hace”. El método,
el procedimiento y el sistema, se refieren además a “como se hace” y “en qué orden o con que
secuencia se hace”.
Una descripción de labores o actividades es una relación de lo que hace una persona o una unidad
administrativa, sin que contenga necesariamente la secuencia ni el método conforme a los cuales
deban ser ejecutadas.

Un procedimiento es una relación de operaciones, agrupadas en actividades que indican siempre

una secuencia u orden en que deben ejecutarse y muchas veces la manera de hacerlo.

La operación siempre es realizada por una persona. La actividad o labor se refiere, según el caso, a
unidades administrativas de varios miembros o a personas.

La función siempre se asigna a un órgano, para que las actividades que la componen sean
ejecutadas por las personas que integran en órgano, en forma de labores individuales, aplicando el
principio de división de trabajo.

Un objeto es una meta, una función es un conjunto de actividades que se realizan de acuerdo con
un sistema o conjunto de procedimientos.

¿Qué es una plaza?

Un mismo puesto puede ser desempeñado por varias personas, a la vez que realicen las mismas
operaciones, con las mismas responsabilidades en las mismas condiciones de trabajo, a cada una
de estas unidades administrativas personales se les llama plaza.

Podría decirse que plaza es un conjunto de labores, responsabilidades y condiciones de trabajo,

asignadas de manera permanente a un empleado en particular, en determinada adscripción.

El número de empleado que desempeñan el puesto es el número de plazas que tiene.

 UNIDAD 2
EL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS

El departamento de sistemas
Concepto
Es el análisis de todos los planes de acción colectivos, procedimientos, forma de equipo, con el fin
de simplificar y estandarizar las operaciones de oficina.

Es el área que cuenta con el conjunto de elementos destinados a dar respuestas técnicas o
tecnológicas a diversas situaciones dentro de una entidad en esta area desarrollan proyectos de
forma integral que permiten ejecutar actividades colectivas con procedimientos más eficientes y
eficaces.

Objetivos e Importancia
El objetivo del departamento de sistema es desarrollar sistemas y procedimientos eficientes, es
decir, la maximización en la utilidad de los recursos humanos, materiales y financieros. Esto es
efectuar una labor con el menor esfuerzo, con el menor tiempo y con el menor costo.

Los cuatros puntos fundamentales de la importancia del departamento son:

 El campo de acción del departamento de operación.
 La profundidad del estudio que va a ejecutarse.
 El volumen y el complejo de las operaciones de la compañía.
 Si la función de los sistemas va a ser centralizada o descentralizada.

Se ha intentado determinar el número del personal asesor de los métodos en relación con el
número total del personal de la compañía. Es probable que el mejor camino para enfocar este
hecho sea de establecer un modelo basado en los problemas de sistemas que van a encontrarse,
por ejemplo, con los especialistas en los siguientes campos se consideran como parte del personal
necesario de asesoría.

 Modelo de formas y coordinación

 Archivo y manejo de informes
 Examen y análisis de procedimientos y equipos Standard, incluyendo tarjetas perforadas y
equipo de computados electrónico.

LOCALIZACION
La mayoría de los departamentos de asesoría preferirían que se los instalara en lugar preferente
de la jefatura de dirección, en donde estarían rodeados y con el apoyo de la Gerencia. Sin
embargo, las necesidades peculiares de la organización en particular deben tomarse en cuenta.
Hay varias razones de peso por las que el departamento de sistemas y procedimientos deberá más
bien informar al jefe Ejecutivo o a un vicepresidente. Una de ellas es porque la labor de este
departamento se incorpora a totas las funciones colectivas y penetra a través de todos los asuntos
departamentales.
  En muchas organizaciones importantes en vez de informar al jefe Ejecutivo, este
departamento se coloca en la información financiera informando por lo general al
Contralor. Puesto que muchos proyectos del Departamento de Sistemas se relacionan con
las actividades financieras y dado que el contralor tiene a su cargo promover la más alta
eficiencia dentro de los terrenos de su responsabilidad funcional, es lógico colocar al
departamento dentro de esta esfera de acción.
 La selección objetiva de la localización del departamento debe estar basada en la lógica de
colocarlo tan alto como sea posible de la empresa con objeto de ganar la aceptación
rápida y universal.
 En donde quiera que se sitúe la responsabilidad de los sistemas, el alcance de sus
actividades deberá definirse claramente por la gerencia ejecutiva y también comprenderte
claramente por todos los segmentos de la organización.
 No debe existir misterio acerca de lo que va a hacer cada empleado. Ahora viene el
problema de la unidad del sistema centralizada, Contra la descentralizada. deberá
ejecutarse esta labor por un centro de dirección del personal de asesoría que circule por el
campo del trabajo o deberá hacerse por asesores de métodos divisionales cuyos
programas y técnicas serían coordinados por un pequeño grupo constructor de sistemas
en la oficina matriz. En esto podemos recurrir a un principio fundamental: la unidad
deberá ser “hecha la medida” para que se ajuste a la compañía en particular. el número, la
variedad de productos y la distribución de las oficinas de la compañía indicará el camino a
seguir a favor o en contra de la centralización del personal de sistemas.
 Son varias las ventajas de la centralización de las unidades de sistema. Puesto que los
problemas de los sistemas y procedimientos con frecuencia atraviesan los métodos de
departamento, un grupo centralizado está en la posición de reconocer estas relaciones y
de continuar planes y proyectos con un esfuerzo mínimo. Se elimina duplicar el trabajo y
se reduce los costos.
 Las principales ventajas de la descentralización sin la familiaridad obtenida por el grupo
con una operación determinada y la atención rápida y con frecuencia se les pide dar a los
problemas que se van presentando.

OPCIONES
DEPARTAMENTO PROPIO
Es muy importante que las empresas cuenten con un departamento de sistemas. Dicha
importancia varía de una empresa a otra y existirá solo cuando la empresa sea grande. El
departamento de sistemas y procedimientos trabaja estrechamente y ayuda a todos los otros
departamentos en los problemas de sistemas conforme se le solicita.

La función de los sistemas y procedimientos es la de un personal de asesoría con las

responsabilidades normales y la autoridad de la asignación usual de un personal directivo. El
personal de asesoría trabaja como un complemento de las unidades de operación. Los principios
aceptados acerca del trabajo eficiente del personal de asesoría, proyectos que se formulan, así
como de su actuación completa se aplican también a la función de los sistemas.
El departamento de sistemas no espera que el de operación le presente sus problemas más
importantes: el hace planes para solucionarlos, la procura prever los problemas y explorar campos
de acción Antes de que aquellos lleguen, en realidad a ser “problemas”. Actuación completa
asesoría quiere decir ejecutar un trabajo con toda la comprensión como sea posible, sin dejar
datos sueltos.

A) CUALIDADES REQUERIDAS PARA EL PERSONAL DE SISTEMAS

La persona perfecta para los sistemas debe reunir varias cualidades clave que son necesarias para
triunfar sin diferentes campos de acción.

 Debe tener un espíritu interrogador.

 Es el tipo de persona que busca la respuesta al qué, cuándo, por qué, dónde, quién y como
al igual que en la profesión del periodismo.
 Capacidad para utilizar la información por medio de análisis, la correlación y el poder
creativo.
 Capacidad para escuchar los hechos, dirigirse a los indispensable, ajustar en su lugar las
piezas y atender al todo, así como a las partes.

La persona que dirige las actividades del departamento de sistemas y procedimientos debe ser un
profesional experimentado que ha hecho el recorrido y puede guiar a su personal en medio de la
multitud de escollos. Deberá poseer todas aquellas cualidades que el espera encontrar en los
miembros de su persona.

 Don de mando y personalidad.

 Capacidad analítica.
 Facilidad de hablar y escribir.
 Paciencia.
 Voluntad.
 Sentido común.
 Habilidad necesaria para contratar, congeniar con personas de todo tipo.
 Debe reconocer por su voluntad, el mérito de otros y ser capaz de lograr la ejecución de
un trabajo usando solo autoridad del jefe del personal.

B) FASES DE LOS PROGRAMAS

Cuando en una organización se implanta un departamento de sistemas y procedimientos, hay por
lo general numerosas oportunidades para su realización en campos productivos. El departamento
correspondiente descubre que su fase final se concentra, al principio en la producción de
manuales que abarquen el plan de acción y los procedimientos involucrados para llevar a cabo los
programas básicos del departamento y en segundo lugar, en la revisión de los procedimientos
básicos de la compañía y en la redacción de los manuales que los abarcan.

Por lo común hay 6 programas diferentes:

 1) Sistemas de Oficina:
Dirige los estudios acerca de los procedimientos y relaciones de organización en términos de
alcance la estandarización practicable, simplificación y medición de la producción. El programa se
desarrollan unidades de cálculo de trabajo relacionándolas con el número de empleados que se
necesitan para la ejecución de cierto volumen de trabajo.

2) Normas para Equipo:

Dirigir estudios detallados y probar la manufactura y modelos de las máquinas para oficina y del
equipo para el propósito para hacer recomendaciones específicas para la aplicación práctica, el
aprovechamiento adecuado y a operación económica del equipo que se recomiende. Establecer
los requisitos básicos para la justificación de la compra se norma de equipo es más técnico de
todos los programas interviene en la mejor aplicación del equipo de oficina, de acuerdo con lo que
requieren los procedimientos en los cuales se emplea dicho equipo.

3) Manejo de Registros:
Desarrollo de sistemas de archivo y normas para el manejo eficaz de los registros. El programa de
manejo de registros comprende los sistemas de archivo y la administración de los registros en
general, incluyendo su colaboración, accesibilidad y conservación.

4) Avaluó del Trabajo de Oficina:

Continuar la implementación de nuevos métodos y la revisión periódica sobre bases comparativas,
de la efectividad de los sistemas de oficina, utilizando los datos resultantes de la fase estimada de
la producción del programa de los sistemas de oficina. El programa de evalúo del trabajo de
oficina, aunque podría considerarse como la fase final del programa de sistema de oficina, se
desarrolla por separado.

5) Coordinación:
Establece los medios sistemáticos de correlacionar las formas e informes con los procedimientos
administrativos relacionados y coordina la divulgación de los informes que se refieren a planes de
acción y procedimientos.

 Coordinación de Formas Impresas: Dentro de los requerimientos que existan en la

compañía, desarrolla y mantiene un sistema para revisar y corregir las formas impresas
con el objeto de analizarlas y uniformarlas. Coordina la estandarización con el programa
de sistemas de oficina.

 Coordinación de Informes y Estados Periódicos: Desarrollar y mantener un sistema para

revisar y corregir los informes y estados periódicos iniciados o solicitados así como
coordinar el funcionamiento del plan con el programa de sistemas de oficina.

 Coordinación de Publicaciones: Desarrollar y mantiene un sistema para revisar, corregir y

estandarizar el formato y la compatibilidad del contenido de los manuales, instrucciones y
de las otras publicaciones referentes a los planes de acción, procedimientos, organización,
 informes y la presentación de las formas. La coordinación de las formas, informes y
publicaciones repetidas es básica para el manejo administrativo.

6) Investigación y Capacitación:
Establece y mantiene relaciones con sociedades profesionales de direcciones de los negocios y
otras compañías para el cambio mutuo de informes relativos al progreso de los cambios de acción,
dirección, organización, procedimientos, equipos y métodos de perfeccionamiento de técnicas.
Desarrolla, por métodos de laboratorio, la aplicación de sistemas a los problemas de la compañía
también prepara material de capacitación en todas las fases de los trabajos de sistemas para el
uso normal de los empleados que trabajan en este campo.

2) COMITÉS
Son pequeños grupos de empleados a los cuales se les confiere determinada actividad, deben ser
personas con conocimiento en sistemas y su función debe ser la misma que la de departamento
de sistemas.

Normalmente los comités estarán presido por aquellas personas que más experiencia posea.

a) Tipos de Comités:
Los comités se pueden clasificar de distintas maneras hay unos que poseen carácter permanente y
se encargan de problemas recurrente y hay otros para fines especiales, que se nombran para
servir solo temporalmente, existen comités ejecutivos cuyos miembros pertenecen a la junta
directiva estos suelen tener mucha influencia dentro de la Sociedad Anónima. El comité Ejecutivo
viene a ser un subcomité de la junta directiva. Esta última es el comité principal para la
formulación de políticas en la organización.

b) Ventajas de los Comités

 opinión Combinada.
Esta ventaja se basa en el supuesto de que dos cabezas son mejores que una. Sin embargo,
hay muchas pruebas a favor de las personas que trabajan por su propia cuenta. El comité, si
tiene un líder eficiente, puede usarse para reunir diversas habilidades y conocimientos y los
errores y prejuicios de los miembros individuales se hacen en el grupo más evidente.

 Coordinación
Los comités son útiles para promover la coordinación entre los departamentos. Escuchando
los problemas y las ideas de los demás individuos toma mejor conciencia del propósito y
problemas de los otros departamentos.

 Cooperación
Permitir a las personas participar en la toma de decisiones para aumentar la aceptabilidad de
la decisión final, haciendo sentir a los miembros del comité que han tenido la oportunidad de
participar en dicha decisión. Las reuniones pueden contribuir a la aceptación de la decisión y a
lograr la cooperación de todos los miembros para ejecutar los planes.
  Desarrollo Gerencial
Muchas compañías destinan a los ejecutivos en perspectivas a “Juntas Menores” para darles
experiencia en la formulación de políticas. Además, el pertenecer a un comité le da a una
persona practica para expresar sus propias ideas, hablar ante un grupo y defender sus puntos
de vistas.

c) Desventajas de los comités

Pérdida de tiempo: Si no se tiene la certeza del objetivo que se persigue el comité caerá en
pérdida de tiempo que incurriera inclusive en un incremento de costos para la empresa.
Peligro de Dominación y Compromiso. Como lo hemos visto ya siempre existe dificultad de
fijar la responsabilidad.

3) Asesoría Externa:
El empleo de consultores en la dirección de los negocios es, por lo general, aceptado. El consultor
debe formar parte de una organización establecida con el único propósito de aconsejar a las
compañías sobre los problemas específicos del funcionamiento de los negocios tales como
relaciones públicas, propaganda, promoción de ventas, organización financiamiento,
procedimiento de datos o sistemas. También debe pertenecer a una organización con otras
funciones primordiales como la educación o la contaduría.

El departamento de sistemas en una organización amplia que investiga la aplicación de un

procedimiento de datos electrónicos para las operaciones de la compañía puede llamar a una
autoridad en este terreno, para un evalúo preliminar antes de hacer a conciencia el propio.

También se llama a los consultores para ejecutar un trabajo especial cuando la preferencia de
otros proyectos de sistemas no permite la asignación de los miembros permanentes del personal
de asesoría al desarrollo de un nuevo proyecto. Las recomendaciones desagradables algunas veces
son aceptadas con más facilidad y por completo por los ejecutivos de la compañía, cuando hacen
por un grupo imparcial externo.

El contenido que se usa con frecuencia a seleccionar un consultor incluye la reputación de la firma,
los resultados divulgados por otros y la capacidad, en general del personal. También es importante
saber si quienes van a ejecutar el trabajo son tan competentes como quienes firmaron el contrato.
El consultor debe estar dispuesto y listo para dar un presupuesto justo y exacto del costo total del
proyecto y el tiempo en que va a ejecutarse, así como de los resultados que se esperan.

ORGANIZACIÓN Y METODOS
Es el termino empleado para referirse a la función que persigue la óptima eficiencia en las
operaciones de la empresa, mediante la aplicación del método científico, en el estudio de la
estructura y sus procedimientos.

Es la parte de la administración que busca asegurar la máxima eficiencia en las funciones de las
empresas tanto públicas como privadas. Esto llega a realizarse por medio de la aplicación continua
y experta de métodos científicos en el empleo de hombres y materiales.
Desglosando esta definición encontramos tres elementos principales:

 Optima eficiencia en las operaciones.

 Aplicación de Método Científico.
 Estudio de la estructura y sus procedimientos.

Organización y Métodos actúa como asesor y ayudante de los jefes administrativos en cuanto a la
forma como deben agrupar individuos y deberes, dividir actividades, organizar procedimientos y
llevar a cabo operaciones de oficina en los que se refiere a normas políticas, formularios, sistemas
y procedimientos de manera tal que los servicios a rendir sean aumentados y su costo reducido.

Según O.I.T (1980) introducción al estudio del trabajo en su libro los procesos administrativos,
dice: “el estudio de métodos es el registro y examen critico sistemáticos de los modos existentes y
proyectados de llevarse a cabo un trabajo, como medio de idear y aplicar, métodos más sencillos y
eficaces y de reducir los costos” (p 18)

Esta actividad se realiza a través de propuestas que elaboran los Analistas de Organización y
Métodos, después de haber realizado los estudios respectivos a los procedimientos que utiliza la
empresa, tratando de buscar hacerlos más sencillos y efectivos, lo cual trae como consecuencia
reducción de costos y esfuerzos innecesarios para lograr la simplificación del trabajo.

Las propuestas deberán ser analizadas por el nivel gerencia y será allí en donde se decida si se
pone en práctica o si son denegadas.

Los estudios de organización y métodos son útiles para cualquier empresa, ya sea industrial,
comercial o de servicios.

La asistencia y asesoría de organización y métodos a la dirección de la empresa, puede darse a

nivel externo y a nivel interno de la misma. Siendo de esta forma:

 Externamente: Existen oficinas consultoras de asesoría, cuya labor fundamental es realizar

estudios de Organización y Métodos.
 Internamente: El departamento de O&M, realiza permanentemente estudios de
organización y métodos.

Los estudios de Organización y Métodos representan el análisis de los problemas estructurales y

de los sistemas de trabajo de la administración, con el propósito fundamental de asesorar a las
unidades administrativas para el mejoramiento de sus métodos de trabajo y el aprovechamiento
óptimo de los recursos disponibles y por adquirir para lograr eficiencia y eficacia en el desarrollo
de sus funciones.

El alcance de los estudios de organización & métodos comprende desde los cambios estructurales
de la organización, hasta las menores modificaciones introducidas en los métodos de trabajo de
una pequeña unidad administrativa, va desde la simplificación de trámites hasta la reforma total
de la organización

DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA
A través de procedimientos básicos

 SELECCIONAR el trabajo que se va a estudiar.

 REGISTRAR todo lo que sea pertinente del método actual por observación directa.
 EXAMINAR con espíritu crítico lo registrado, en sucesión ordenada, con las técnicas más
apropiadas en cada caso.
 IDEAR el método más práctico, económico y eficaz, que considere todas las contingencias
previsibles.
 DEFINIR el nuevo método para poderlo reconocer en todo momento.
 IMPLANTAR ese método como practica normal.
 MANTENER EN USO dicha práctica instituyendo inspecciones regulares.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
J. Rodríguez Valencia; expresa que es un examen detallado, metódico y completo practicado por
un profesional de la administración sobre la gestión de un organismo social.

Consiste en la aplicación de diversos procedimientos, con el fin de evaluar la eficiencia de sus

resultados en la relación con las metas fijadas; sus recursos humanos, financieros y materiales
empleados; la organización, utilización y coordinación de dichos recursos; los métodos y controles
establecidos y su forma de operar.

Em muchas empresas, considerando como base aspectos de control interno, se separan las dos
funciones: sin embargo, la comunicación entre ambas debe ser constante y fluida, so pena de
tener constante de fuente de fricción entre ambas, pues auditoría administrativa se convertirá en
un policía encargado de señalar los errores de S y P, ambas son funciones complementarias y que
solo con el concurso de las dos la empresa tendrá mejores sistemas y procedimientos.

METODOS Y PROCEDIMIENTOS Y SISTEMAS

METODOS
Se entiende por método a la manera de efectuar una operación o una sucesión de operaciones.

PROCEDIMIENTOS
Es la sucesión cronología o secuencia de operaciones conectadas y su método de ejecución que
realizadas con una o varias personas constituyen una unidad y son necesarias para realizar una
función.

SISTEMA
Conjunto ordenado de procedimientos que relacionados entre sí contribuyen a realizar una
función. Tiene como objetivo liberar a los ejecutivos de la toma de decisiones rutinarias.
Sistemas también se puede definir así:
 Conjunto de variables que intervienen, interactuando para la consecución de un objetivo.
 Conjunto o arreglo de partes dispuestas con orden y de acuerdo con un plan o esquema.
 Siempre que un conjunto de variables se interconecta para satisfacer cierto objetivo
forman un sistema: si no poseen estas características, simplemente será un agrupamiento
de elementos.

CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS EN GENERAL

a) Jerarquía ilimitada: Cada sistema es parte de un sistema mayor y a cada una de esas
partes se le denomina subsistema. Así cómo es posible ampliar un sistema para abarcar
una perspectiva de mayor alcance, también se puede reducirlo a una versión más
pequeña. La empresa u organización de negocios se considera como el sistema o “el
sistema total” cuando se atiende al estudio y análisis de los subsistemas de producción, de
distribución de artículo, de administración, de información, etc.

b) Interconexión de sus elementos: Los elementos son los entes capaces de producir las
acciones que debidamente combinadas puede lograr el objetivo. Las interrelaciones son
las transacciones entre los elementos de modo que sus acciones o disposiciones
conduzcan al objetivo deseado. No todas las relaciones que pueden existir entre los
elementos son significativas para un sistema, sino solo aquellas que en alguna forma
contribuyen a que los fenómenos que experimenta el elemento se integre con los
fenómenos que se realizan en otros elementos para producir en conjunto un resultado
característico que justifica la participación de cada elemento en el conjunto.

c) Organización interna: A cada sistema en particular le corresponde una organización o

modo específico de interconexión e interacción de los componentes que lo forman.
Cuanto más complejo es un sistema, tanto más compleja será su estructura.

d) Interdependencia: Las partes o subsistemas de un sistema son mutuamente dependientes

y por lo tanto los cambios que sucedan en alguno de ellos, afectarán el comportamiento
de los otros.

e) Evolución constante: Un sistema no es estático, sino que evoluciona constantemente

según se lo exijan las circunstancias. La supervivencia de un sistema depende de los
cambios que se le introduzcan en la medida que sea evaluado y rediseñado para adecuar
su funcionamiento a los cambios que se dan en el ambiente.

Elementos y operación de un sistema:

Los elementos que funcionan y operacionalmente son básicos y comunes a todos los sistemas son:
la entrada o insumos, el proceso de conversión o procesador, y la salida o producto.

Objetivos de los sistemas

Como ya se ha indicado en la conceptualización de los sistemas, estos siempre buscarán la
consecución de algún objetivo, estos pueden ser:
a) Liberar a los ejecutivos de la toma de decisiones rutinarias,
b) Aumentar la productividad de la fuerza de trabajo,
c) Reducir errores con el establecimiento de controles,
d) Aumentar el valor de la información al hacerla más significativa, oportuna y exacta,
e) Reducir los costos del proceso,
f) Reducir necesidades de espacio,
g) Utilizar más efectivamente los recursos humanos.

Principios de los sistemas:

Para servir de guía a quienes tienen a su cargo la evaluación, diseño e implementación de
sistemas, se reconocen los principios siguientes:

a) Suministro de servicio operacional y económico,

b) Ubicar las funciones a manera de minimizar la comunicación y el papeleo,
c) Crear armonía entre las distintas unidades de la organización,
d) Tratar en lo posible de colocar unidas las actividades necesarias,
e) Las actividades que se desarrollan en secuencia deben ubicarse cerca tanto física como
organizativamente,
f) Delegar adecuadamente las funciones en grupos de organización,
g) Evitar funciones innecesarias,
h) Un sistema de control debe ahorrar por lo menos el dinero que cuesta,
i) Las funciones interdependientes deben ubicarse con la mayor proximidad,
j) Delegar la autoridad para cumplir con la consiguiente responsabilidad,
k) No excederse en delegar autoridad cuando la responsabilidad no lo requiere,
l) Evitar conflictos de responsabilidad,
m)Independencia de las funciones controladoras de las que se van a controlar.
n) Unidad de mando,
ñ) Flexibilidad,
o) Objetivos no afectados por habilidades particulares,
p) La expansión vertical y horizontal debe mantenerse al mínimo,
q) Deben ser tan automáticos como sea posible,
r) Deben darse a conocer por escrito a los afectados,
s) Unidad de objetivos realizada en forma simple, clara y comprensible,
t) Deben basarse en hechos verídicos y no en supuestos,
u) Debe considerarse la posibilidad de error del personal, así como las imperfecciones del equipo.
Clasificación

Inicialmente se conocen dos clases de sistemas:

- Los naturales son los que encontramos en la naturaleza; los que no han sido creados por
el hombre, por ejemplo, el sistema planetario, el sistema nervioso.
 - Los artificiales son los creados por hombre, ejemplo: sistemas políticos, sistema bancario.
Los sistemas artificiales pueden ser: Formales e Informales: Los formales son los planeados
y controlados. Los informales son los espontáneos.

Existen otras clasificaciones, como por ejemplo aquellas que se hace atendiendo los métodos de
ejecución de los procesos.

Sistema Manual: Los datos son registrados manualmente, con el uso de lápiz o pluma sobre
documentos, empleando caracteres numéricos y alfabéticos. Los documentos son
transferidos de un lugar a otro en forma manual; pueden ser almacenados en carpetas de archivos
(folders). La búsqueda en los archivos es manual.

Los datos son almacenados, arreglados y editados manualmente. Con frecuencia cierta
información debe ser asentada sobre varios documentos a la vez, en este caso, el auxilio del papel
carbón nos permite una mayor aceleración en los procesos.

Los sistemas manuales tienen sus ventajas: son de bajo costo, son flexibles, adaptándose
fácilmente a los cambios. Los sistemas administrativos manuales resultan lentos y engorrosos en
empresas que manejan gran volumen de operaciones que son repetitivas y con cálculos
complejos.

Sistema Mecánico: Este sistema emplea dispositivos mecánicos que permiten, en comparación
con los manuales, un proceso de datos más eficiente. No obstante, debemos considerar que estos
mecanismos no desplazan totalmente los procesos manuales. La recopilación de datos fuente se
logra a través de mecanismos como máquina de escribir, caja registradora, impresora de cheques,
fotocopiadora, relojes marcadores, máquinas de contabilidad, etc.

La transmisión de datos a cortas distancias puede llevarse a cabo por medio de tubos neumáticos,
intercomunicadores, bandas sin fin, etc. y a larga distancia a través del telégrafo, teléfono, radio,
etc.

Los sistemas manuales, pero los datos contenidos en ellos están impresos o mecanografiados en
vez de escritos a mano. Como ventaja podría considerarse el hecho de que permite incrementar
grandemente la velocidad y exactitud de los procesos. Una de las desventajas es que el proceso no
es continuo, pues operaciones entre proceso y proceso se realizan muchas veces manualmente,
tomando resultados de las máquinas, transfiriéndolas a otras, con la consiguiente posibilidad de
error.

Se ha escrito algo sobre los sistemas electromecánicos, esencialmente asociados a las máquinas
que constituyeron lo que era el inicio del progreso de la electrónica, cuyo desarrollo dejó dichas
máquinas, básicamente las de tarjetas perforadas, en la obsolescencia.

Esto se debe al hecho de que el procesamiento en computación se logra mediante la transmisión

de impulsos electrónicos a través de microcircuitos, en lugar de efectuarse por el movimiento de
partes mecánicas. Por medio de instrucciones que se programan desde un teclado, un disco, una
cinta magnética, se pueden realizar miles de operaciones complejas en segundos.

Sistema Electrónico: Son los sistemas en los que se utilizan computadoras. el desarrollo más
reciente en el procesamiento de datos lo constituye la computadora electrónica que merece gran
interés debido a su capacidad muy superior para efectuar cálculos y otras funciones a velocidades
increíbles.

Generalmente, las computadoras pueden efectuar en forma automática todos los pasos
manipulativos en el ciclo de procesamiento de datos. Sin embargo, a pesar de la tremenda
velocidad con la que operan, el procesamiento es menos impresionante que en otros sistemas
porque no se puede ver lo que está ocurriendo: la manipulación de los datos se efectúa
enteramente dentro de la computadora. Las operaciones de la computadora se clasifican,
normalmente, bajo tres fases: entrada, procesamiento y salida.

TIPOS DE SISTEMAS según sistemas de negocios y de información Se clasifican en cierto número

de categorías y pueden resultar algunas confusiones si hablamos de características y
comportamientos de sistemas.

Sistemas Conceptuales y Empíricos

Los sistemas conceptuales son sistemas de explicación o de clasificación. Los empíricos son
generalmente sistemas concretos de operación compuestos de personas, materiales, Máquinas,
energía y otras cosas físicas estos pueden obtenerse de los sistemas conceptuales o basarse en
ellos, representan la conversión de los conceptos en práctica.

Sistemas Naturales y Hechos por el Hombre

Estos sistemas son muy abundantes en La naturaleza. Toda la ecología de la vida es un sistema
natural, cada organismo es un sistema natural único y propio. Los sistemas hechos por el hombre
se formaron cuando los hombres se reunieron por primera vez en grupos para vivir y para cazar
juntos. Sus objetivos son enormemente variados, uno puede ocuparse de la defensa nacional y
otro puede ser un sistema de transportación.

Sistemas Sociales, de Hombres y Máquinas

Los sistemas compuestos de personas pueden considerarse solamente coma sistemas sociales,
aparte de los objetivos y procesos de otros sistemas. La mayor parte de los sistemas empíricos
quedan bajo la categoría de sistemas de hombres y máquinas ya que es difícil pensar en un
sistema compuesto tan solo de hombres que no utilicen equipo de alguna clase para lograr sus
metas. Los sistemas puros de máquinas tendrán que obtener sus propias entradas y mantenerse a
sí mismos.

Sistemas Abiertos y Cerrados

Un sistema abierto es el que interactúa con su ambiente, es decir que todos los sistemas que
contienen organismos vivientes son evidentemente abiertos,
porque los afecta lo que siente el organismo. Las organizaciones son, sistemas que funcionan
dentro de otros más grandes. por lo que se consideran abiertas. El hecho que una compañía
interactúe con su ambiente hace que la compañía individual sea un sistema abierto.

Sistemas Permanentes y Temporales

Existen muy pocos sistemas creados por el hombre que sean permanentes, pero puede decirse
que los sistemas que resisten durante un período prolongado con respecto a las operaciones de
los seres humanos que hay en el sistema sor permanentes. Los sistemas verdaderamente
temporales se diseñan para que tenga una duración especifica y luego se disuelvan.

Sistemas Estacionarios Y No Estacionarios

Un sistema estacionario es aquel cuyas propiedades y operaciones varían significativamente o bien
sólo varían en ciclos repetidos. Sistemas no estacionados son aquellos que varían.

Subsistemas y Supersistemas
Cada sistema está contenido en otro mayor, dentro de la jerarquía el sistema que nos interesa más
estudiar y controlar se llama ordinariamente el “sistema” la empresa de negocios se considera
como el sistema o "el sistema total”, este sistema se compone de todos los objetivos, atributos y
relaciones indispensables para lograr un objetivo dado cierto número de restricciones el término
sistema se usa más frecuentemente en el sentido de sistema total.
 UNIDAD 3
SISTEMAS DE INFORMACIÓN

INFORMACIÓN Y DATOS
En la vida diaria los términos “información” y “datos” se utilizan indistintamente, lo cual es hasta
cierto punto razonable, porque como veremos más adelante, la calidad de información o datos la
da el usuario. En sistemas, los datos son la materia prima de la cual se deriva la información.

Los datos son señales, hechos, cifras, palabras o gráficas que representan una idea, objeto,
condición o situación, pero que no afecta el comportamiento. Al ser procesados, manipulados o
simplemente si afectan el comportamiento (si se toman decisiones por ellos), se convierten en
información.

La información es el conjunto de datos seleccionados y organizados con respecto al usuario. La

conversión de datos a información es la principal función del procesamiento de datos sea este
manual, mecánico o electrónico.

DATO INFORMACION
PROCESO

RETROALIMENTACION

La disponibilidad de datos e información en una empresa es de vital importancia. Se compara con

el torrente sanguíneo en el cuerpo humano.

Sistema de información es el conjunto de elementos y procedimientos que íntimamente ligados,

interactuando entre sí y con las demás partes de la organización a la que pertenecen (el sistema
mayor), llevan a cabo el proceso de captación de datos y entrega de información con el objeto de
proporcionar los conocimientos necesarios a las personas indicadas, para que puedan decidir la
actitud más adecuada a tomar frente a determinadas alternativas o circunstancias.

CICLO DE VIDA DE LOS DATOS

Los datos, dentro del sistema de información, tienen su propio ciclo vital. Tres aspectos de este
ciclo son especialmente importantes para el desarrollo, diseño y operación de los sistemas.
a) ¿Cómo se GENERAN los datos?
b) ¿Qué clase de MANIPULACIÓN o PROCESAMIENTO de datos se lleva a cabo?
c) ¿Cómo se lleva a cabo la COMUNICACIÓN de información, el ALMACENAMIENTO y la
RECUPERACIÓN de datos?

En el siguiente diagrama se presenta el ciclo vital de los datos, según

Murdick y Ross.
 Almacenamiento Recuperación Distribución

Generación Valoración Manipulacó Utilización

Distribución
Síntesis

GENERACIÓN: El resultado de algún fenómeno del ambiente o de la compañía, se observa y

registra.

ALMACENAMIENTO: Por lo menos brevemente se guarda el dato, en la mente del hombre, en un

documento o en un dispositivo de alguna clase, hasta que el dato pueda aplicarse o utilizarse.

RECUPERACIÓN: Consiste en la conversión del dato en un código inteligible para el usuario,

generalmente presentados en reportes.

VALORACIÓN: El valor de los datos depende de su exactitud, confiabilidad y oportunidad. También

existe el aspecto económico, toda vez que el almacenamiento tiene un costo, por lo que hay que
vigilar constantemente los archivos de datos para eliminar los que sean inútiles.

TRANSPORTACIÓN (las flechas): Los datos se transportan constantemente de la fuente al

almacenamiento, al procesamiento, al usuario y al almacenamiento.

DISTRIBUCIÓN: Antes de hacer llegar a los usuarios, pueden o no ocurrir dos subfases: La
reproducción y la clasificación. Reproducción cuando del almacenamiento en algún medio debe
reproducirse en otro. Ejemplo: de cinta a cinta, de ésta a disco, etc. o bien el requerimiento de
más copias que las que hay almacenadas. Clasificación: a menudo los datos se acumulan en forma
aleatoria y hay que acomodarlos para que sean útiles. Aun aquellos que pudieron haber sufrido
distribución y clasificación pueden luego necesitar un orden distinto, por ejemplo: los datos de
ventas pueden almacenarse por agente vendedor, pero luego puede requerirse una clasificación
por producto o por cliente.

MANIPULACIÓN: Cambios en los datos cuantitativos, mediante sumas, restas, otros cálculos, para
cambiarlos de forma o para ampliar su significado mediante fórmulas o ecuaciones. Ejemplo:
cálculo de proporciones financieras.

SÍNTESIS: El conjunto de muchos trozos de datos, para estructurar un todo significativo o un

informe completo, es algo que requiere sintetizar todo aquello. Los informes individuales de los
agentes vendedores que se encuentran en un general, pueden ser un
ejemplo.

DESTRUCCIÓN: Los registros de datos pueden volver a almacenarse o bien destruirse, después de
su valoración o su uso. La destrucción de los registros de datos puede llevarse a cabo por
rutina, después de usarlos una vez, o puede ocurrir durante la revisión de los registros antiguos.
Obviamente la destrucción es el fin del ciclo de vida.

NECESIDADES ADMINISTRATIVAS Y DE INFORMACIÓN

Quién no ha escuchado una o muchas veces quejas de los ejecutivos o leído algún artículo en el
que el tema es: un mar de documentos sepulta a la empresa moderna. Esta avalancha de
papeles constituye la “información administrativa”. Aun cuando el director o ejecutivo pueda
lamentarse del número de informes que tiene que leer, además de las juntas a las que tiene que
asistir o que convoca para obtener información, ¿qué diría si no llegara a su escritorio o a sus oídos
informe alguno y que por lo tanto estuviese al margen de toda noticia o información? No es difícil
imaginarse de inmediato un suspiro de alivio al contemplar por primera vez vacía su papelera de
ingreso. Pero inmediatamente después vendría la pregunta a sí mismo: “Y sin informes, ¿cómo voy
a saber qué pasa, cómo podré planear, tomar decisiones y controlar mis
responsabilidades y funciones?”

La información “es el fluido vital de toda compañía y la materia prima básica en la toma de
decisiones, resolución de problemas y análisis de oportunidades” (Revista Dirección y Control,
México 1979, p. 21).
La información es la herramienta principal con la que se verifica el
proceso administrativo.

PLANEAR

CONTROLAR ORGANIZAR

DIRIGIR INTEGRAR

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y LA PIRÁMIDE

ORGANIZACIONAL
Es evidente que la dirección necesita saber lo que pasa para poder realizar su labor. En los
distintos niveles de la empresa, la información debe fluir más o menos detallada, esto es: a niveles
más altos más resumida y a niveles más bajos más detallada. (5-10)

BASES DE DATOS
Las actividades de procesamiento de datos en los negocios por Costumbre han sido agrupadas por
departamentos y aplicaciones.
Muchas de las primeras computadoras utilizadas en los negocios fueron instaladas para procesar
unos cuantos trabajos de gran volumen en un pequeño número de departamentos. Preparar las
facturas de los clientes y mantener un archivo de cuentas por cobrar eran algunas de aquellas
primeras aplicaciones. Otras de éstas, tratadas en forma independiente fueron añadidas a lo largo
de los años.
Una base de datos es una colección de datos (un archivo) que es compartida en forma centralizada
e integrada. En la base de datos debe distinguirse bien qué son los programas y qué son los datos.
La base de datos existe en un computador, en un archivo de acceso directo. Las transacciones se
introducen al sistema solamente una vez. Todos los registros de la base de datos que puedan
afectar una transacción se actualizan en el instante en que entra la transacción
al sistema (tiempo real).
Los datos así presentados son un recurso neutral respecto a cualquier programa y los elementos
específicos están al alcance de todas las aplicaciones autorizadas y los usuarios de la base de
datos.

Los objetivos de la base de datos son:

❑ Evitar duplicidad innecesaria del manejo de datos.
❑ Garantizar consistencia.
❑ Estandarizar el manejo de datos.
❑ Flexibilizar el acceso.
❑ Seguridad en acceso.
❑ Garantizar concurrencia adecuada, en el caso de multiusuarios.
❑ Consistencia después de una falla del sistema (no deja transacciones a medias).

Manejador de base de datos

Se requieren programas de computadora para almacenar y consultar el contenido de una base de
datos. Por lo que el manejador de base de datos (Data Base Management System DBMS) es un
paquete de computación (software) que logra los objetivos antes mencionados en forma
automática, excepto la estandarización de datos, lo cual se define en el sistema cuando se
diseña.

Un DBMS puede organizar, procesar y presentar los datos seleccionados de una base de datos.
Esta capacidad permite a quienes toman decisiones rastrear, probar y consultar el contenido
de la base de datos para extraer las respuestas a las preguntas no recurrentes y no previstas en los
informes regulares. Estas preguntas pueden inicialmente ser vagas o indefinidas, pero se puede
indagar en la base de datos hasta encontrar la información necesaria.

CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN
El diseño de sistemas de información requiere la consideración de algunas características de la
información:
❑ Objetivo. La información debe tener un propósito en el momento en que se transmite a una
persona o a una máquina, de lo contrario sólo será ruido o datos. Los propósitos básicos son: dar a
conocer, valores, persuadir u organizar otra información. En los negocios podrían ser: creación de
nuevos conceptos, la identificación y solución de problemas; la toma de decisiones, el
planteamiento, la iniciación, el control y la búsqueda. El propósito de suministro de información a
las máquinas es dar instrucciones o proporcionar información para que las instrucciones
almacenadas puedan ejecutarse.
❑ Modo y formato inteligible. Los modos de comunicación de la información al ser humano son
sensoriales (vista, oído, gusto, tacto y olfato). En las organizaciones de negocios generalmente se
dan los medios visuales y auditivos.
Las máquinas pueden recibir información de muchos modos distintos, dentro de los que se
cuentan algunos equivalentes de las percepciones sensoriales. Las máquinas pueden recibir
información en el formato de patrones de energía, cintas magnéticas, tarjetas o aun en forma
escrita y oral.

❑ Redundancia y eficiencia. La redundancia es el exceso de información que se lleva por conjunto

de datos. La redundancia es una salvaguarda contra errores del proceso de comunicación. Un
ejemplo sencillo lo encontramos en la emisión de un cheque en donde la suma librada se anota en
números y en letras. El concepto de redundancia en el diseño de sistemas es muy importante.
Cuando el costo de los errores, interpretación equivocada de las instrucciones o falla de una
porción del sistema son muy críticos, puede incluirse una gran dosis de redundancia en el sistema.
La eficiencia de los sistemas es el complemento de la redundancia.

Eficiencia = 1 – Redundancia

Es lógico que en los sistemas, la alta eficiencia (mínima redundancia), favorece la velocidad de
operación y la economía. En las computadoras la eficiencia se logra con la utilización de lenguajes
de programación no redundantes.

❑ Proporción. La cantidad de información debe ser adecuada al asunto de que se trate, medida
en términos de tiempo. Para los humanos la proporción puede medirse por la cantidad de
caracteres numéricos transmitidos por minuto o por el número de mensaje cortos (ideas) por
unidad de tiempo. Para las máquinas, la proporción puede hacerse en el número de bits por
unidad de tiempo. El componente humano del sistema de información fácilmente se sobrecarga.

❑ Frecuencia. La frecuencia de transmisión o recepción de la información afecta su valor.

Informes financieros preparados semanalmente pueden mostrar tan poco cambio que resulten de
muy poco valor, en tanto que los informes mensuales pueden indicar cambios de tamaño
suficiente para mostrar tendencias o problemas. Además, la información que aparece con
demasiada frecuencia tiende a actuar como interferencia, ruido o distracción y
a sobrecargar al receptor. Naturalmente, la frecuencia con que se transmite la información debe
relacionarse con la necesidad. La información en un banco sobre su situación de encaje (depósito
legal), por ejemplo, debe estar sobre el escritorio del Gerente Financiero a primera hora, todos los
días.

❑ Determinista o probabilista. La información puede conocerse con certidumbre, como ocurre

ordinariamente con la información histórica. La información concerniente al futuro por el
contrario, tiene un elemento de duda, es una probabilidad, en cuyo caso debe
divulgarse tal situación.
❑ Costo. El costo es un factor limitativo para obtener información. Tanto el diseñador de sistemas
como el gerente, deben valorar o desechar constantemente el valor de la información,
comparándola con su costo.

❑ Confiabilidad. Es el grado de confianza que el tomador de decisiones otorga a la información. A

menudo esta característica debe ponerse al extremo de la balanza y en el otro el costo.

❑ Validez. Es una medida del grado en que la información representa lo que pretende
representar.

❑ Oportunidad. La información para que cumpla su cometido debe ser transmitida y recibida
cuando se necesita.

❑ Constante o dinámica. Estas características se refieren básicamente a las máquinas. La

información que no varía con el tiempo se llama de estado constante. Una máquina de control
numérico puede recibir información de una cinta que le ordena cortar 1/8” de unidad de cada una
en el proceso. 7-10

❑ Informe es una comunicación que proporciona datos acerca de un asunto determinado y que se
transmite de una oficina a otra, bien sea oralmente, por escrito, por medio de cuadros, etc. y que
puede utilizarse para tomar una decisión.

❑ Los informes son las comunicaciones formales requeridas por un superior con autoridad para
decidir sobre el tema del informe. Se refieren a las razones para la naturaleza de: los resultados
de; las conclusiones de; un método de acción o investigación en particular, etc. En quienes
requieren el informe, existe la obligación implícita de definir el uso que se le va a dar. Por parte de
la persona que escribe el informe, existe la obligación de dar toda la información adecuada en
forma clara.

❑ Consecuentemente, el informe debe orientarse al usuario.

Aspectos para tomar en cuenta en la preparación de

informes:
Debido a la gran variedad de informes que se pueden producir, para tratar este tema, tomaremos
de modelos los informes de sistematización. No obstante, su contenido puede ser usado en
otras materias.

Los informes se utilizan para persuadir a determinada persona o personas para que comiencen a,
o dejen de hacer ciertas cosas; por lo que los mismos deberán estar orientados a las personas
que los van a recibir.

Los informes deben ser objetivos. Se acostumbra a escribirlos en estilo impersonal. Uso de
oraciones cortas, concisas, aun cuando se entre en conflicto con los gramáticos, pero
generalmente no se escriben informes en las oficinas para ellos.
CONTENIDO:
El tema y objetivo de un informe es muy variado, pero de manera genérica se pueden mencionar
las partes siguientes:

a) Introducción. En donde se resume el propósito, enfoque, limitaciones y el plan de estudio.

b) Antecedentes. Lo que se conoce del asunto a tratar.
c) El cuerpo o parte principal en la que se consignan los hechos, argumentos y justificaciones.
Se pueden dividir en secciones en secuencia lógica.
d) Conclusiones.
e) Recomendaciones.
f) Apéndices y anexos. Que es donde se incluyen las gráficas, cuadros demás instrumentos
de análisis administrativo que ilustran de manera adecuada, en apoyo de las propuestas y
recomendaciones. Se hacen por separado para interrumpir el flujo principal del informe en
el que únicamente se hace referencia.

Al tener el borrador del informe y sus recomendaciones, es necesaria una revisión pormenorizada
del mismo en su estructura, en su contenido (revisión del objetivo del estudio) y en su forma
técnica de presentación, recordando que debe ser: claro, sencillo, objetivo, comprensible y
convincente para conseguir la aprobación.

TIPOS DE INFORMES
Existe una gran variedad de informes, pero para los propósitos de nuestro estudio, podemos
clasificarlos bajo los tipos siguientes:

a) Informe periódico: Es un informe que cubre esencialmente cierto tipo de informaciones,

por lo regular a ciertos intervalos de tiempo (diario, semanal, mensual, anual, etc.).
b) Informe obligatorio: Es un informe prescrito que debe prepararse cuando se dan ciertas
circunstancias. (Un caso de accidente, por ejemplo).
c) Informe único: Es un informe especial que se prepara solamente una vez. (Ejemplo: el
informe de liquidación de una empresa).
d) Informe por excepción: Se produce cuando a la dirección le preocupa más conocer y
mejorar las condiciones anormales de operación de la empresa.

MANEJO DE INFORMES
Los objetivos que se persiguen para la implantación de un programa de manejo y control de
informes son:

a) Crear los métodos más económicos y eficaces para la preparación de informes.

b) Investigar y evaluar las peticiones de informes.
c) Disminuir el número y el costo de los informes al mínimo.
d) Eliminar los informes no esenciales y no autorizados.
e) Mejorar la calidad de los informes.
f) Comprobar periódicamente los informes para determinar la utilidad que quienes para
quienes lo reciben.
 g) Identificar los informes con un número y un título, y
h) Determinar el costo de cada uno de los informes y el costo total de proporcionar
información.

REVISIÓN BÁSICA DE LOS INFORMES

 Utilizando las técnicas de investigación, principalmente la entrevista y la inspección, el analista
debe:

a) Determinar la necesidad del informe:

❖ Comprobar con los usuarios la finalidad para la que se utiliza la
información.
❖ Comprobar los puntos contenidos para evitar repeticiones respecto a otros informes.
b) Comprobar la oportunidad del informe:
❖ Comprobar lo adecuado de la frecuencia.
❖ Determinar si puede reducirse la frecuencia.
❖ Determinar si el tiempo de su presentación es suficiente para reunir la información.
c) Al revisar los informes periódicos, debe cerciorarse:
❖ Si el informe sigue necesitándose.
❖ Si es posible eliminar algo de la información presentada, sin disminuirse utilidad.

PRESENTACIÓN A LA EMPRESA
El informe de sistematización debe ser presentado a la alta dirección (gerencia), así como al
personal involucrado, tanto en su aprobación como en su ejecución. Para hacer la presentación es
conveniente ensayar, promoviendo reuniones, conferencias, de preferencia con
ayudas audiovisuales, en donde el énfasis sea en los beneficios que el personal obtendrá con los
nuevos procedimientos y métodos.

COMUNICACIÓN
En todas las etapas del trabajo, el analista de sistemas tendrá la necesidad de comunicar a otras
personas sus ideas y diseños. Dicha comunicación puede ser formal o informal. Como ejemplo de
métodos formales tenemos los informes de progresos y las especificaciones completas de un
sistema para entregar a programador. Los métodos informales van desde conversaciones dentro
del Departamento de Computación con otros analistas para producir un intercambio de opiniones
acerca de los nuevos sistemas, hasta las comunicaciones con el personal operativo en el área del
usuario. Como ya se advertirá, el analista debe poseer mucha habilidad para comunicarse, para así
poder convencer a otras personas que sus ideas son prácticas y razonables.
Veamos a continuación dos sistemas de comunicación (Fuente: Murdick y Ross).

Ruido Generador de Imágenes de Ruido

Psicológico conceptos psicológico
concepto

Fuente de Ruido de Receptor de

mensajes Canal mensajes

Ruido de Puesta en Canal de Decodificador Ruido de

superficie de
superficie de Clave Señal contacto
contacto
Sistema de comunicación genérico

Acti. Creen. Hombre Hombre Acti. Creen.

Anteced es de Antec. Estado
animo emocional

Disturbios
Órganos Oídos
ambientales y de
vocales equipo

Distorsión de Teléfono Alambre de Teléfono Distorsión de

instrumento instrumento
teléfono

Sistema de comunicación telefónico

Los canales de comunicaciones, conocidos como “líneas”, usan una o más de las tecnologías
siguientes:

a) Conexión física a las líneas

❖ Por entorchado de alambres de cobre.
❖ Cables coaxiales.
❖ Fibras ópticas.
b) Líneas de microondas
❖ Por línea vista.
❖ Radio.
❖ Satélite.

BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN
Para lograr el mejoramiento de las comunicaciones, el diseñador de sistemas debe tener en
cuenta determinadas barreras que se oponen a la misma, para superarlas adecuadamente.

a) Mensajes mal expresados: La falta de claridad y precisión en mensajes de toda especie es

causa de una gran cantidad de comunicación deficiente. La definición de formatos
comprensibles y entrenamiento de los emisores tiende a minimizar el problema.
b) Retransmisión defectuosa: Ocurre cuando una persona hace el doble papel de receptor y
transmisor de mensajes. Se necesita habilidad y percepción para que se reduzca al mínimo
la deformación y la consiguiente pérdida de eficiencia. El entrenamiento y la capacitación
son buenos aliados para subsanar la deficiencia.
c) Falta de atención: Esta es una falla humana crónica y muy costosa para las comunicaciones
eficaces. Es necesario poner atención y no sólo escuchar o leer los informes. Las técnicas
de motivación pueden ayudar, además del entrenamiento adecuado.
d) Supuestos no aclarados: Los supuestos que a menudo hacen los transmisores de que los
receptores poseen conocimientos previos acerca de alguna cuestión, pueden conducir a
interpretaciones equivocadas y falta de comprensión. La definición de formatos
adecuados a cada medio minimiza los riesgos de esta barrera.
 e) Desconfianza al transmisor: Los sentimientos de desconfianza o desagrado hacia quien
transmite un mensaje pueden matizar su contenido. Aumentar la redundancia puede
ayudar pero eventualmente el problema es más grave que puede estar en la selección del
personal.
f) Evaluación prematura: Tendencia a emitir juicios con información parcial.
g) Escuchar objetiva e imparcialmente un mensaje hasta que se le ha recibido en su
totalidad, facilitará su transmisión exacta y completa. Es necesario el entrenamiento y la
capacitación.
h) Temor: Debido al temor a las consecuencias a menudo hay subordinados que
deliberadamente omiten información vital y solamente comunican mensajes parciales. La
concientización de la importancia de sus labores es necesaria.
i) Omisión de comunicación: Muchas veces se da por supuesto que todo el mundo está
enteradado de algo y esto lleva a no comunicar decisiones, lo cual constituye una falla.

ESPECIALIZACÍON EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN

En el campo de la informática inicialmente no se hizo énfasis en la necesidad de una educación

formal como preparación. Pero, el campo ahora es tan extenso y complejo que se está haciendo
imperativo la educación formal para una carrera en sistemas de información. Las dos opciones
son: la ciencia de la computación y los sistemas de información gerencial.

No obstante, lo útil de la ciencia de la computación, de por sí no es suficiente para el especialista

en sistemas de información. Se requiere básicamente la compresión de las funciones
organizacionales (administración, manufactura, mercadeo, contabilidad, finanzas, etc.). La
comprensión de la toma de decisiones y el comportamiento humano en la interacción con los
sistemas de computación es tan importante como el conocimiento de la programación. La
comprensión de la dinámica de los cambios en la organización es tan
importante como las habilidades técnicas. 12-10