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La Mecánica administrativa

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La Mecánica administrativa Los tres elementos que integran la "mecánica administrativa" son: La PREVISIÓN. La PLANIFICACIÓN. La ORGANIZACIÓN.

El primer elemento es la PREVISIÓN (pre: antes, y visión): se refiere a todo aquello que tiene que fijarse hasta determinar lo que podemos hacer, según Steward Thompson, "la previsión identifica una gama de posibilidades y nos prepara para ellas". Dentro de la previsión consideramos nosotros tres aspectos principales: los objetivos, las investigaciones y las alternativas. Los objetivos: la importancia de este aspecto es máxima en la Administración, porque el resto de los elementos habrá de orientarse por los objetivos. Las investigaciones: no hay organización moderna que no las realice para saber con qué elementos cuenta, y cuales le obstaculizan para alcanzar los objetivos. Así, se investigan los mercados, los créditos, los nuevos productos, los avances científico-técnicos, al personal que asumirá, etc. Las alternativas: todo dirigente, en todos sus actos, está vinculado necesariamente con la toma de decisiones. Y toda decisión implica necesariamente elegir entre dos o más alternativas. Debemos señalar que los sistemas modernos de Administración buscan estimular y ayudar la creatividad del dirigente y sus subordinados, para que no se sienta limitado a escoger entre un "se hace, o no se hace", ya que, en la mayoría de los casos, hay otras muchas y variadas posibilidades, no solo intermedias sino distintas, por lo que es muy importante entrenar y estimular la creatividad en el personal, especialmente en los dirigentes. Según los estudios realizados y los criterios de directivos exitosos y de autores prestigiosos, el éxito del dirigente moderno radica en gran parte en su capacidad para presentar diversas alternativas, señalando a cada una sus ventajas y limitaciones. Esto es mucho más importante cuando se cuenta con todas las modernas técnicas que, sobre la base de métodos cuantitativos, estudian por

además. reducir el diez porciento de los costos. La etimología indica. son expresiones muy frecuentemente utilizadas y. Los planes de tipo administrativo son muy diversos.. así. "Lo más rápido que se pueda". que lo que hacemos es fijar "planos" para orientar nuestra acción. De ahí. Uno de los errores más comunes. que. que suelen cometerse en la dirección es el de dejar "abierto" el tiempo en que cada actividad debe realizarse. "lo más pronto posible". Los programas: su esencia es determinar (fijar) el factor tiempo o sea. para cada tiempo. y a la vez de los más graves. de simulaciones. ya sea que estas se fijan en número. pese a que indican aparentemente urgencia. dejan a una interpretación subjetívale qué debe entenderse por "pronto. mencionaremos para entender mejor los más referidos a la Administración que son: los programas. y asegurarnos después de que estos tiempos se cumplan con exactitud. las muy diversas alternativas posibles. "para el próximo día diez". que los programas sean una de las actividades esenciales en la administración. . Los programas establecen. más efectivo sería decir: "para hoy mismo". o que se estimen en su aspecto monetario y financiero por ejemplo: ciento cincuenta mil pesos en inversiones al año. Es por esto que los programas bien formulados son esencialmente para la Administración. El segundo elemento es la PLANIFICACIÓN (plan deriva de plano). los procedimientos y las políticas. como es frecuente hacerlo en los departamentos de producción por ejemplo: mil unidades diarias.. Los presupuestos representan uno de los aspectos más útiles en la Administración. la lista de funciones y actividades que deben realizarse. "a la mayor brevedad que sea factible". Todos pueden tener relación con la Administración. Los presupuestos: son planes estimados en cantidades. etc. se han desarrollado las técnicas de trabajo en grupo y otras que estimulan eldesarrollo creativo para buscar posibles soluciones a problemas no estructurados. los presupuestos. breve". cien kilos al mes. rápido. "para dentro de ocho días".medio de modelos matemáticos. estos pueden determinar de manera general o por toda precisión y técnica. fijar tiempos precisos a cada actividad concreta. etc. Además. para escoger la más adecuada.

"Los objetivos en acción".la fijación de niveles jerárquicos.el análisis de los puestos. que surgió de la valuación de los puestos. Esto lo entendemos por supuesto. tendrán muchas veces que cambiarse o suprimirse. el análisis es un aspecto clave en la Administración. Las políticas: son cursos generales de acción. A diferencia de lo que algunos autores especializados señalan. Terry. del análisis que se realiza. Esto significa que la política contiene. El tercer elemento es la ORGANIZACIÓN. La fijación de niveles jerárquicos equivale a la determinación de la autoridad y autoridad correspondiente a cada nivel. . . .la determinación y división de las funciones. La determinación y división de las funciones. existen tres grandes campos de la organización vinculadas a la Administración. sino para el funcionamiento de la Administración. Finalmente el análisis de los puestos determina las tareas y labores concretas que se encomiendan a cada dirigente. estos son: . por el "como" concreto de cada actividad.Los procedimientos: se caracterizan esencialmente por la fijación de pasos y secuencias. Dado que la delegación adecuada es uno de los requisitos de la Administración. Son como las llama R. es decir. ya que la delegación de autoridad no puede realizarse eficazmente sin políticas bien establecidas. inclusive marca los cambios o criterios para lograrlo. fácilmente se comprenderá el papel que tiene la fijación de políticas. sino. con su concepto integral. especialista y a cada trabajador. confundiendo a nuestro juicio el análisis de puestos. en forma tal que pueda existir una adecuada delegación de autoridad. lo que es indispensable para la Administración. al establecer un sistema de Administración. no solo la orden de alcanzar el objetivo. no para valuar puestos.

la Sociología y la Administración. que comprende en este caso el adiestramiento práctico. La INTEGRACIÓN comprende los siguientes aspectos básicos: el reclutamiento y selección del personal adecuado. son adecuados para las tareas que se le encomiendan en las condiciones que exigen los sistemas de Administración modernos. en las condiciones actuales.La Dinámica administrativa Dentro de la dinámica administrativa existen tres funciones: La INTEGRACIÓN El MANDO El CONTROL. En nuestro enfoque la Administración actual constituye un nuevo modo de concebir y ejercer la autoridad más acorde con los tiempos modernos y con la naturaleza misma del ser humano. la delegación y la comunicación como aspectos esenciales. La siguiente función dentro de la dinámica es el MANDO. junto con la determinación de cantidades. sean adecuados a su nuevo puesto de trabajo. y su fuerza motivadora. En la filosofía de la Administración. a nuestro juicio. o dirigente. la capacitación teórica y la formación de trabajadores y dirigentes. tiene mucha trascendencia y debe recibir especiales modalidades y atención dentro de la Administración. sobre todo los dirigentes. y de alguna forma. en el que se encuentran: la autoridad. Por otra parte. una organización se encuentra en riesgo de sufrir serios problemas en su funcionamiento. muchos piensan que la autoridad es algo meramente teórico. La introducción consiste en todas las técnicas que se utilizan para buscar que un nuevo trabajador. Por último. estas constituyen pilares de la Administración moderna. . Aún cuando. la introducción y el desarrollo del personal. en este aspecto se aplican hoy los resultados científicos más modernos de la Psicología. nos encontramos ante todo con la autoridad. mientras no exista ese cambio. El reclutamiento y selección del personal se encarga de buscar si los trabajadores. No pensamos exagerar si decidimos que. el desarrollo. acoplarlo constantemente a él.

plan. los que pueden ser negativos. planes. por técnicos especialistas por ejemplo: control de costos. así como para el logro de resultados. Por eso es que existen discusiones. partiendo de que el control es un elemento esencial de la Administración. el cual planteamos realizar en tres pasos: . en la forma y el tiempo planificado. que en muchas organizaciones (empresas e instituciones) la Administración no produce resultados efectivos mientras no mejore la comunicación.su fijación y establecimiento. y eventualmente. Por último. Una parte de lo previsto (deseado. el control tiene que realizarse por todos los dirigentes. y por la otra. . la comunicación. positivos o indiferentes. Pero lo más importante radica en la interpretación de los resultados. de ello puede resultar cuatro variantes: Se obtuvo exactamente lo que se deseaba. para la eficaz Gestión Empresarial. Como señalan todos los autores. y cuales serán efectivos. En el primer paso de fijación y establecimiento se analizará qué controles deberán ser establecidos. etc. La tercera función de la dinámica es el CONTROL. esta última parte del proceso administrativo es tan importante como la primera etapa. debido a que se miden los resultados. sin perder por ello la responsabilidad correspondiente.La delegación consiste en hacer partícipes a otros de la autoridad que hemos recibido. tanto vertical como horizontal. no fue obtenida. además de los esperados. de los requisitos esenciales. . criterios sobre si debe llamarse Administración por objetivos o Administración por resultados y algunos autores como Morrisey la . Se obtuvo más de lo que se esperaba (deseaba) en uno o varios aspectos. ya hemos señalado que es uno de los frutos naturales. planificado.). Se obtuvieron otros resultados. con lo que se obtuvo (resultados). para aspectos muy específicos. tan importante. norma).su operación. al mejorarse esta rendirá inmediatamente sus frutos. es para la determinación de objetivos. en todos los niveles. En cuanto a la operación. que se trata de comparar lo que se esperaba (objetivos. por una parte.interpretación de los resultados. etc. valuación de los puestos.

Entendemos que en el fondo. El punto ideal de la teoría de Maslow sería aquel en el cual el hombre se sienta "autorrealizado" pero esto es muy raro. el individuo no se torna apático sino que más bien encuentra en las necesidades del siguiente nivel su meta próxima de satisfacción. Así pues. los servicios y principalmente. en lugar de que la APO supere y haga obsoletos los conceptos tradicionales de Administración. la cual muestra una serie de necesidades que atañen a todo individuo y que se encuentran organizadas de forma de pirámide. En el análisis que haremos se demostrará como. como en los concretos de la producción. requiere de todos ellos y solo se comprenden bien. y en la realidad. en le más amplio y fecundo general del personal. que suelen ser teóricos y abstractos. tanto en los campos de la Alta Gerencia. puede aplicarse. En esta asignatura analizaremos los conceptos. se podría decir que menos del 1% de las personas llegan a la plena realización. de acuerdo a una determinación biológica causada por la constitución genética del individuo. En la parte más baja de la estructura se ubican las necesidades más prioritarias y en la superior las de menos prioridad. Por otra parte la APO al igual que la Administración General. se traduzcan desde el principio en resultados concretos. al ser satisfechas las necesidades de determinado nivel. lo que se trata es de hacer que los objetivos. clases y principios de los objetivos.llaman Administración por objetivos y resultados. . ABRAHAM MASLOW Maslow planteó en su libro Motivation and Personality (Motivación y Personalidad) el concepto de la Jerarquía de Necesidades. cuando se le estudia a través de éstos. dentro de esta estructura.

el clima de las relaciones entre las directivas y los empleados. la de pertenecer a un grupo y sentirse aceptado dentro de él. el tipo de supervisión recibida. realizar su propia obra. * Seguridad: con su satisfacción se busca la creación y mantenimiento de un estado de orden y seguridad. el saciar la sed. con su aspecto afectivo y su participación social. Dentro de éstas encontramos. Dentro de estas necesidades tenemos la de comunicarse con otras personas. la de establecer amistad con ellas. Herzberg basta su teoría en el ambiente externo y en el trabajo del individuo (enfoque orientado hacia el exterior). La teoría de los dos factores de la motivación. etc. en la cual se dice que tanto la satisfacción como la insatisfacción laboral derivan de dos series diferentes de factores. necesidades como la homeóstasis (esfuerzo del organismo por mantener un estado normal y constante de riego sanguíneo). el mantenimiento de una temperatura corporal adecuada. Factores higiénicos (motivación extrínseca). la alimentación. la maternidad o las actividades completas. entre otras. implican las condiciones físicas y ambientales de trabajo. dejar huella. de igual manera se incluyen la autovaloración y el respeto a sí mismo. * Reconocimiento: también conocidas como las necesidades del ego o de la autoestima. las políticas de la empresa. la motivación se da por las necesidades sociales. Estas tienen relación con la necesidad de compañía del ser humano. Por un lado tenemos a los factores higiénicos o de insatisfacción. la de manifestar y recibir afecto. entre otras. Son las condiciones que rodean al individuo cuando trabajan. . los reglamentos internos. Dentro de estas encontramos la necesidad de estabilidad. y por el otro a los motivantes o satisfactores. desarrollar su talento al máximo. entre otras. las oportunidades existentes. tener prestigio y destacar dentro de su grupo social. los beneficios sociales. también se encuentran necesidades de otro tipo como el sexo. HERZBERG Mientras Maslow sustenta su teoría de la motivación en las diversas necesidades humanas (enfoque orientado hacia el interior). * Sociales: una vez satisfechas las necesidades fisiológicas y de seguridad. la de tener orden y la de tener protección. Este grupo radica en la necesidad de toda persona de sentirse apreciado. fue desarrollada por Herzberg a finales de los años cincuenta. el salario.De acuerdo con la pirámide. las necesidades identificadas por Maslow son: * Fisiológicas: estas necesidades constituyen la primera prioridad del individuo y se encuentran relacionadas con su supervivencia. la de vivir en comunidad. * Auto superación: Es el ideal de cada individuo. En este nivel el ser humano requiere trascender.

simplemente evitan la insatisfacción. de crecimiento. elevan la satisfacción de modo sustancial. producen insatisfacción y se denominan entonces factores de insatisfacción. Cuando son precarios. Tiene que ver con el contenido del cargo. Sin embargo. Ellos incluyen: y y y y y y y Condiciones de trabajo y comodidad Políticas de la empresa y la administración Relaciones con el supervisor Competencia técnica del supervisor Salarios Estabilidad en el cargo Relaciones con el colega Estos factores constituyen el contexto del cargo. cuando son precarios. Cuando los factores motivacionales son óptimos. las tareas y los deberes relacionados con el cargo en sí. Factores motivacionales (motivación intrínseca). provocan la pérdida de satisfacción y se denominan factores de satisfacción. manifiestos en la ejecución de tareas y actividades que constituyen un gran desafío y tiene bastante significación para el trabajo. produce un efecto de satisfacción duradera y un aumento de la productividad muy por encima de los niveles normales.Corresponden a la perspectiva ambiental y constituyen los factores que las empresas han utilizado tradicionalmente para lograr la motivación de los empleados. Constituye el contenido del cargo en sí e incluyen: y y y y y Delegación de la responsabilidad Libertad de decidir como realizar un trabajo Ascensos Utilización plena de las habilidades personales Formulación de objetivos y evaluación relacionada con estos . puesto que su influencia en el comportamiento no logran elevar la satisfacción de manera sustancial y duradera. los factores higiénicos poseen una capacidad muy limitada para influir en el comportamiento de los trabajadores. y muestra que solo se destinan a evitar fuentes de insatisfacción en el ambiente como amenazas potenciales que puedan romper su equilibrio. La expresión ³higiene´ refleja con exactitud su carácter preventivo y profiláctico. El término motivación encierra sentimientos de realización. Cuando estos factores son óptimos. y de reconocimiento profesional.

y y . sus actividades deben ser dirigidas. Según esta teoría la concepción tradicional de la disposición y del carácter del ser humano descansa en las siguientes suposiciones: y El hombre. Hay que persuadirlas. es propietaria del dinero. Quiere seguridad sobre todo. como por ejemplo hacer uso de la motivación. recompensarlas. las personas serían pasivas e inclusive renuentes con respecto de las necesidades organizativas. no está predispuesto al trabajo y huye de él cuando puede. material. la mayor parte de las personas deben ser obligadas a trabajar por la fuerza. Debido a la tendencia humana a rehuir el trabajo. controladas y amenazadas con castigos para que desarrollen el esfuerzo adecuado para cumplir los objetivos de las empresas. En cambio Herzberg nos habla de factores y diferencia entre factores higiénicos y factores motivacionales. controlar sus acciones y también modificando su conducta para ajustarlas a las necesidades de las organizaciones. es que el primero basa su estudio en las necesidades del ser humano.y y Simplificación del cargo (por quien lo desempeña) Ampliación o enriquecimiento del cargo (horizontal o verticalmente) La diferencia básica entre Maslow y Herzberg. Respecto a las personas. evita la responsabilidad y tiene poca ambición. DOUGLAS MC GREGOR Aporto dos teorías: Teoría X expone cual es el punto de vista tradicional sobre la dirección y el control. equipo. en general. personas. controlarlas. se debe de seguir un proceso para encaminar sus esfuerzos. El hombre adocenado quiere ser conducido. McGregor dice que las organizaciones tradicionales parten de tres supuestos o postulados básicos para someter al hombre a la organización y controlar su conducta: La gerencia es responsable de la organización de los elementos de una empresa productiva. Sin esta intervención activa de la gerencia. es decir. castigarlas. es decir. todo en interés de sus fines económicos.

intolerantes. puede conseguir una satisfacción total en él. sino que busca incluso mayor responsabilidad. sobre todo. Por el contrario. indiferentes. no muy vivo. pero con ello no se le da al trabajador una posibilidad mínima de satisfacción de sus necesidades como persona. reacios a aceptar responsabilidad es culpa de los métodos utilizados en cuanto a organización y control. Consiguientemente. El hombre medio no rechaza básicamente el trabajo.y Es intrínsecamente organizativas. Se pude conseguir que el ser humano dirija sus esfuerzos a la realización de objetivos de la empresa sin controles ni amenazas. el trabajo es un mal necesario que se debe aceptar para la satisfacción de las necesidades físicas. Su compromiso depende de la utilidad o el beneficio que significa para él la realización del objetivo. Este beneficio consiste. es decir. uno ha de trabajar en la medida de lo posible en lo que le gusta. presa fácil del charlatán y del demagogo. tiene iniciativa. Se compromete a la realización de los objetivos de la empresa por las compensaciones asociadas con su logro. el trabajo en sí mismo no tiene ningún carácter motivador. Es crédulo. Teoría Y dice que si los empleados son vagos. castigos y el empleo de todo tipo de controles de la empresa garantizan un comportamiento del trabajador óptimo para las necesidades de la empresa. El dinero se considera como el único incentivo efectivo. Si esta interesado en la realización de los objetivos. y y y . en la satisfacción de motivos más altos que puede experimentar totalmente con la realización de los objetivos de la empresa. autodirige sus esfuerzos incluso para sí mismo hacia ellos y ejercita un autocontrol. únicamente la presión. Según esta teoría la concepción de la disposición y del carácter del ser humano descansa en los siguientes puntos: y El trabajo corporal e intelectual es tan natural como el juego o el descanso. e indiferente a las actividades y y Por naturaleza es reacio al cambio. El ser humano. no sólo se encuentra dispuesto a admitir responsabilidades. Según la teoría X. egocéntrico.

y Un gran número de personas poseen suficiente capacidad intelectual y creatividad como para aportar una contribución importante a la solución de los problemas de la empresa. .

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