La Mecánica administrativa Los tres elementos que integran la "mecánica administrativa" son: La PREVISIÓN. La PLANIFICACIÓN. La ORGANIZACIÓN.

El primer elemento es la PREVISIÓN (pre: antes, y visión): se refiere a todo aquello que tiene que fijarse hasta determinar lo que podemos hacer, según Steward Thompson, "la previsión identifica una gama de posibilidades y nos prepara para ellas". Dentro de la previsión consideramos nosotros tres aspectos principales: los objetivos, las investigaciones y las alternativas. Los objetivos: la importancia de este aspecto es máxima en la Administración, porque el resto de los elementos habrá de orientarse por los objetivos. Las investigaciones: no hay organización moderna que no las realice para saber con qué elementos cuenta, y cuales le obstaculizan para alcanzar los objetivos. Así, se investigan los mercados, los créditos, los nuevos productos, los avances científico-técnicos, al personal que asumirá, etc. Las alternativas: todo dirigente, en todos sus actos, está vinculado necesariamente con la toma de decisiones. Y toda decisión implica necesariamente elegir entre dos o más alternativas. Debemos señalar que los sistemas modernos de Administración buscan estimular y ayudar la creatividad del dirigente y sus subordinados, para que no se sienta limitado a escoger entre un "se hace, o no se hace", ya que, en la mayoría de los casos, hay otras muchas y variadas posibilidades, no solo intermedias sino distintas, por lo que es muy importante entrenar y estimular la creatividad en el personal, especialmente en los dirigentes. Según los estudios realizados y los criterios de directivos exitosos y de autores prestigiosos, el éxito del dirigente moderno radica en gran parte en su capacidad para presentar diversas alternativas, señalando a cada una sus ventajas y limitaciones. Esto es mucho más importante cuando se cuenta con todas las modernas técnicas que, sobre la base de métodos cuantitativos, estudian por

de simulaciones. son expresiones muy frecuentemente utilizadas y. El segundo elemento es la PLANIFICACIÓN (plan deriva de plano). De ahí. estos pueden determinar de manera general o por toda precisión y técnica. Es por esto que los programas bien formulados son esencialmente para la Administración.medio de modelos matemáticos. La etimología indica. breve". rápido. "a la mayor brevedad que sea factible". pese a que indican aparentemente urgencia. Uno de los errores más comunes. . se han desarrollado las técnicas de trabajo en grupo y otras que estimulan eldesarrollo creativo para buscar posibles soluciones a problemas no estructurados. dejan a una interpretación subjetívale qué debe entenderse por "pronto. reducir el diez porciento de los costos. "lo más pronto posible". para escoger la más adecuada. y a la vez de los más graves. cien kilos al mes. Los presupuestos representan uno de los aspectos más útiles en la Administración. la lista de funciones y actividades que deben realizarse. fijar tiempos precisos a cada actividad concreta. Además. mencionaremos para entender mejor los más referidos a la Administración que son: los programas. o que se estimen en su aspecto monetario y financiero por ejemplo: ciento cincuenta mil pesos en inversiones al año. para cada tiempo. que suelen cometerse en la dirección es el de dejar "abierto" el tiempo en que cada actividad debe realizarse. Los programas establecen. los presupuestos. "Lo más rápido que se pueda". "para dentro de ocho días". etc. Los programas: su esencia es determinar (fijar) el factor tiempo o sea. y asegurarnos después de que estos tiempos se cumplan con exactitud. las muy diversas alternativas posibles. además. los procedimientos y las políticas. más efectivo sería decir: "para hoy mismo".. así. que. "para el próximo día diez". Los presupuestos: son planes estimados en cantidades. etc. ya sea que estas se fijan en número. como es frecuente hacerlo en los departamentos de producción por ejemplo: mil unidades diarias. Todos pueden tener relación con la Administración.. Los planes de tipo administrativo son muy diversos. que los programas sean una de las actividades esenciales en la administración. que lo que hacemos es fijar "planos" para orientar nuestra acción.

. al establecer un sistema de Administración. del análisis que se realiza. fácilmente se comprenderá el papel que tiene la fijación de políticas. sino. especialista y a cada trabajador. Dado que la delegación adecuada es uno de los requisitos de la Administración. . existen tres grandes campos de la organización vinculadas a la Administración. estos son: . en forma tal que pueda existir una adecuada delegación de autoridad. Esto significa que la política contiene. con su concepto integral. "Los objetivos en acción". inclusive marca los cambios o criterios para lograrlo. . no solo la orden de alcanzar el objetivo. ya que la delegación de autoridad no puede realizarse eficazmente sin políticas bien establecidas. el análisis es un aspecto clave en la Administración. tendrán muchas veces que cambiarse o suprimirse. es decir. por el "como" concreto de cada actividad. sino para el funcionamiento de la Administración. confundiendo a nuestro juicio el análisis de puestos. A diferencia de lo que algunos autores especializados señalan. lo que es indispensable para la Administración. Son como las llama R. que surgió de la valuación de los puestos. El tercer elemento es la ORGANIZACIÓN.Los procedimientos: se caracterizan esencialmente por la fijación de pasos y secuencias.la fijación de niveles jerárquicos. La determinación y división de las funciones. Las políticas: son cursos generales de acción. no para valuar puestos. La fijación de niveles jerárquicos equivale a la determinación de la autoridad y autoridad correspondiente a cada nivel.la determinación y división de las funciones. Finalmente el análisis de los puestos determina las tareas y labores concretas que se encomiendan a cada dirigente. Esto lo entendemos por supuesto.el análisis de los puestos. Terry.

En nuestro enfoque la Administración actual constituye un nuevo modo de concebir y ejercer la autoridad más acorde con los tiempos modernos y con la naturaleza misma del ser humano. el desarrollo. que comprende en este caso el adiestramiento práctico. o dirigente. la introducción y el desarrollo del personal. En la filosofía de la Administración. la Sociología y la Administración. son adecuados para las tareas que se le encomiendan en las condiciones que exigen los sistemas de Administración modernos. Aún cuando. y de alguna forma. estas constituyen pilares de la Administración moderna. La introducción consiste en todas las técnicas que se utilizan para buscar que un nuevo trabajador. la delegación y la comunicación como aspectos esenciales. Por otra parte. sobre todo los dirigentes. muchos piensan que la autoridad es algo meramente teórico. sean adecuados a su nuevo puesto de trabajo. La siguiente función dentro de la dinámica es el MANDO.La Dinámica administrativa Dentro de la dinámica administrativa existen tres funciones: La INTEGRACIÓN El MANDO El CONTROL. acoplarlo constantemente a él. junto con la determinación de cantidades. No pensamos exagerar si decidimos que. nos encontramos ante todo con la autoridad. a nuestro juicio. una organización se encuentra en riesgo de sufrir serios problemas en su funcionamiento. tiene mucha trascendencia y debe recibir especiales modalidades y atención dentro de la Administración. en este aspecto se aplican hoy los resultados científicos más modernos de la Psicología. . en el que se encuentran: la autoridad. la capacitación teórica y la formación de trabajadores y dirigentes. mientras no exista ese cambio. y su fuerza motivadora. en las condiciones actuales. Por último. El reclutamiento y selección del personal se encarga de buscar si los trabajadores. La INTEGRACIÓN comprende los siguientes aspectos básicos: el reclutamiento y selección del personal adecuado.

partiendo de que el control es un elemento esencial de la Administración.interpretación de los resultados. de los requisitos esenciales. así como para el logro de resultados. que en muchas organizaciones (empresas e instituciones) la Administración no produce resultados efectivos mientras no mejore la comunicación. en la forma y el tiempo planificado. Se obtuvo más de lo que se esperaba (deseaba) en uno o varios aspectos. En cuanto a la operación. Por eso es que existen discusiones.La delegación consiste en hacer partícipes a otros de la autoridad que hemos recibido. planificado. norma). el control tiene que realizarse por todos los dirigentes. tanto vertical como horizontal. la comunicación. en todos los niveles. es para la determinación de objetivos. por técnicos especialistas por ejemplo: control de costos. criterios sobre si debe llamarse Administración por objetivos o Administración por resultados y algunos autores como Morrisey la . por una parte. los que pueden ser negativos. que se trata de comparar lo que se esperaba (objetivos.su operación. Se obtuvieron otros resultados. además de los esperados. La tercera función de la dinámica es el CONTROL. ya hemos señalado que es uno de los frutos naturales. con lo que se obtuvo (resultados). y eventualmente.su fijación y establecimiento. positivos o indiferentes. . y por la otra. Como señalan todos los autores. esta última parte del proceso administrativo es tan importante como la primera etapa.). etc. plan. En el primer paso de fijación y establecimiento se analizará qué controles deberán ser establecidos. Pero lo más importante radica en la interpretación de los resultados. . etc. no fue obtenida. de ello puede resultar cuatro variantes: Se obtuvo exactamente lo que se deseaba. valuación de los puestos. para la eficaz Gestión Empresarial. para aspectos muy específicos. tan importante. el cual planteamos realizar en tres pasos: . planes. al mejorarse esta rendirá inmediatamente sus frutos. y cuales serán efectivos. Por último. Una parte de lo previsto (deseado. sin perder por ello la responsabilidad correspondiente. debido a que se miden los resultados.

clases y principios de los objetivos. en le más amplio y fecundo general del personal. los servicios y principalmente. lo que se trata es de hacer que los objetivos. Así pues. El punto ideal de la teoría de Maslow sería aquel en el cual el hombre se sienta "autorrealizado" pero esto es muy raro. Por otra parte la APO al igual que la Administración General. En la parte más baja de la estructura se ubican las necesidades más prioritarias y en la superior las de menos prioridad. En esta asignatura analizaremos los conceptos. que suelen ser teóricos y abstractos. dentro de esta estructura. tanto en los campos de la Alta Gerencia. En el análisis que haremos se demostrará como. como en los concretos de la producción. cuando se le estudia a través de éstos. Entendemos que en el fondo. se traduzcan desde el principio en resultados concretos. la cual muestra una serie de necesidades que atañen a todo individuo y que se encuentran organizadas de forma de pirámide. . se podría decir que menos del 1% de las personas llegan a la plena realización. el individuo no se torna apático sino que más bien encuentra en las necesidades del siguiente nivel su meta próxima de satisfacción. puede aplicarse.llaman Administración por objetivos y resultados. de acuerdo a una determinación biológica causada por la constitución genética del individuo. en lugar de que la APO supere y haga obsoletos los conceptos tradicionales de Administración. al ser satisfechas las necesidades de determinado nivel. requiere de todos ellos y solo se comprenden bien. y en la realidad. ABRAHAM MASLOW Maslow planteó en su libro Motivation and Personality (Motivación y Personalidad) el concepto de la Jerarquía de Necesidades.

Dentro de éstas encontramos. las políticas de la empresa. necesidades como la homeóstasis (esfuerzo del organismo por mantener un estado normal y constante de riego sanguíneo). Son las condiciones que rodean al individuo cuando trabajan. la de pertenecer a un grupo y sentirse aceptado dentro de él. las oportunidades existentes.De acuerdo con la pirámide. entre otras. la alimentación. de igual manera se incluyen la autovaloración y el respeto a sí mismo. el salario. la motivación se da por las necesidades sociales. y por el otro a los motivantes o satisfactores. la de manifestar y recibir afecto. . los reglamentos internos. implican las condiciones físicas y ambientales de trabajo. Este grupo radica en la necesidad de toda persona de sentirse apreciado. las necesidades identificadas por Maslow son: * Fisiológicas: estas necesidades constituyen la primera prioridad del individuo y se encuentran relacionadas con su supervivencia. Estas tienen relación con la necesidad de compañía del ser humano. entre otras. el clima de las relaciones entre las directivas y los empleados. el mantenimiento de una temperatura corporal adecuada. etc. HERZBERG Mientras Maslow sustenta su teoría de la motivación en las diversas necesidades humanas (enfoque orientado hacia el interior). Herzberg basta su teoría en el ambiente externo y en el trabajo del individuo (enfoque orientado hacia el exterior). la de establecer amistad con ellas. * Seguridad: con su satisfacción se busca la creación y mantenimiento de un estado de orden y seguridad. los beneficios sociales. desarrollar su talento al máximo. * Reconocimiento: también conocidas como las necesidades del ego o de la autoestima. Por un lado tenemos a los factores higiénicos o de insatisfacción. entre otras. la maternidad o las actividades completas. realizar su propia obra. * Auto superación: Es el ideal de cada individuo. la de tener orden y la de tener protección. La teoría de los dos factores de la motivación. En este nivel el ser humano requiere trascender. * Sociales: una vez satisfechas las necesidades fisiológicas y de seguridad. Dentro de estas encontramos la necesidad de estabilidad. también se encuentran necesidades de otro tipo como el sexo. el saciar la sed. dejar huella. la de vivir en comunidad. en la cual se dice que tanto la satisfacción como la insatisfacción laboral derivan de dos series diferentes de factores. con su aspecto afectivo y su participación social. el tipo de supervisión recibida. tener prestigio y destacar dentro de su grupo social. fue desarrollada por Herzberg a finales de los años cincuenta. Factores higiénicos (motivación extrínseca). Dentro de estas necesidades tenemos la de comunicarse con otras personas.

provocan la pérdida de satisfacción y se denominan factores de satisfacción. Sin embargo. puesto que su influencia en el comportamiento no logran elevar la satisfacción de manera sustancial y duradera. los factores higiénicos poseen una capacidad muy limitada para influir en el comportamiento de los trabajadores. elevan la satisfacción de modo sustancial. cuando son precarios. Constituye el contenido del cargo en sí e incluyen: y y y y y Delegación de la responsabilidad Libertad de decidir como realizar un trabajo Ascensos Utilización plena de las habilidades personales Formulación de objetivos y evaluación relacionada con estos . de crecimiento. producen insatisfacción y se denominan entonces factores de insatisfacción. Cuando estos factores son óptimos. Cuando son precarios. simplemente evitan la insatisfacción. Ellos incluyen: y y y y y y y Condiciones de trabajo y comodidad Políticas de la empresa y la administración Relaciones con el supervisor Competencia técnica del supervisor Salarios Estabilidad en el cargo Relaciones con el colega Estos factores constituyen el contexto del cargo. El término motivación encierra sentimientos de realización. y muestra que solo se destinan a evitar fuentes de insatisfacción en el ambiente como amenazas potenciales que puedan romper su equilibrio. y de reconocimiento profesional. manifiestos en la ejecución de tareas y actividades que constituyen un gran desafío y tiene bastante significación para el trabajo. La expresión ³higiene´ refleja con exactitud su carácter preventivo y profiláctico. Cuando los factores motivacionales son óptimos.Corresponden a la perspectiva ambiental y constituyen los factores que las empresas han utilizado tradicionalmente para lograr la motivación de los empleados. Tiene que ver con el contenido del cargo. produce un efecto de satisfacción duradera y un aumento de la productividad muy por encima de los niveles normales. Factores motivacionales (motivación intrínseca). las tareas y los deberes relacionados con el cargo en sí.

controlar sus acciones y también modificando su conducta para ajustarlas a las necesidades de las organizaciones. personas. es decir. Quiere seguridad sobre todo. es propietaria del dinero. castigarlas. Respecto a las personas. y y . controlarlas. es decir. todo en interés de sus fines económicos. recompensarlas. Según esta teoría la concepción tradicional de la disposición y del carácter del ser humano descansa en las siguientes suposiciones: y El hombre. material. equipo. Debido a la tendencia humana a rehuir el trabajo. Sin esta intervención activa de la gerencia. controladas y amenazadas con castigos para que desarrollen el esfuerzo adecuado para cumplir los objetivos de las empresas. Hay que persuadirlas. las personas serían pasivas e inclusive renuentes con respecto de las necesidades organizativas. McGregor dice que las organizaciones tradicionales parten de tres supuestos o postulados básicos para someter al hombre a la organización y controlar su conducta: La gerencia es responsable de la organización de los elementos de una empresa productiva. en general. como por ejemplo hacer uso de la motivación. se debe de seguir un proceso para encaminar sus esfuerzos. es que el primero basa su estudio en las necesidades del ser humano. sus actividades deben ser dirigidas. la mayor parte de las personas deben ser obligadas a trabajar por la fuerza. En cambio Herzberg nos habla de factores y diferencia entre factores higiénicos y factores motivacionales. DOUGLAS MC GREGOR Aporto dos teorías: Teoría X expone cual es el punto de vista tradicional sobre la dirección y el control.y y Simplificación del cargo (por quien lo desempeña) Ampliación o enriquecimiento del cargo (horizontal o verticalmente) La diferencia básica entre Maslow y Herzberg. evita la responsabilidad y tiene poca ambición. no está predispuesto al trabajo y huye de él cuando puede. El hombre adocenado quiere ser conducido.

y Es intrínsecamente organizativas. puede conseguir una satisfacción total en él. tiene iniciativa. Se pude conseguir que el ser humano dirija sus esfuerzos a la realización de objetivos de la empresa sin controles ni amenazas. Según la teoría X. intolerantes. no muy vivo. Este beneficio consiste. e indiferente a las actividades y y Por naturaleza es reacio al cambio. egocéntrico. Su compromiso depende de la utilidad o el beneficio que significa para él la realización del objetivo. Si esta interesado en la realización de los objetivos. Se compromete a la realización de los objetivos de la empresa por las compensaciones asociadas con su logro. sino que busca incluso mayor responsabilidad. Consiguientemente. Teoría Y dice que si los empleados son vagos. Según esta teoría la concepción de la disposición y del carácter del ser humano descansa en los siguientes puntos: y El trabajo corporal e intelectual es tan natural como el juego o el descanso. pero con ello no se le da al trabajador una posibilidad mínima de satisfacción de sus necesidades como persona. y y y . presa fácil del charlatán y del demagogo. indiferentes. el trabajo es un mal necesario que se debe aceptar para la satisfacción de las necesidades físicas. El hombre medio no rechaza básicamente el trabajo. El ser humano. autodirige sus esfuerzos incluso para sí mismo hacia ellos y ejercita un autocontrol. Es crédulo. no sólo se encuentra dispuesto a admitir responsabilidades. Por el contrario. el trabajo en sí mismo no tiene ningún carácter motivador. El dinero se considera como el único incentivo efectivo. reacios a aceptar responsabilidad es culpa de los métodos utilizados en cuanto a organización y control. únicamente la presión. es decir. castigos y el empleo de todo tipo de controles de la empresa garantizan un comportamiento del trabajador óptimo para las necesidades de la empresa. en la satisfacción de motivos más altos que puede experimentar totalmente con la realización de los objetivos de la empresa. uno ha de trabajar en la medida de lo posible en lo que le gusta. sobre todo.

.y Un gran número de personas poseen suficiente capacidad intelectual y creatividad como para aportar una contribución importante a la solución de los problemas de la empresa.

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