La Mecánica administrativa Los tres elementos que integran la "mecánica administrativa" son: La PREVISIÓN. La PLANIFICACIÓN. La ORGANIZACIÓN.

El primer elemento es la PREVISIÓN (pre: antes, y visión): se refiere a todo aquello que tiene que fijarse hasta determinar lo que podemos hacer, según Steward Thompson, "la previsión identifica una gama de posibilidades y nos prepara para ellas". Dentro de la previsión consideramos nosotros tres aspectos principales: los objetivos, las investigaciones y las alternativas. Los objetivos: la importancia de este aspecto es máxima en la Administración, porque el resto de los elementos habrá de orientarse por los objetivos. Las investigaciones: no hay organización moderna que no las realice para saber con qué elementos cuenta, y cuales le obstaculizan para alcanzar los objetivos. Así, se investigan los mercados, los créditos, los nuevos productos, los avances científico-técnicos, al personal que asumirá, etc. Las alternativas: todo dirigente, en todos sus actos, está vinculado necesariamente con la toma de decisiones. Y toda decisión implica necesariamente elegir entre dos o más alternativas. Debemos señalar que los sistemas modernos de Administración buscan estimular y ayudar la creatividad del dirigente y sus subordinados, para que no se sienta limitado a escoger entre un "se hace, o no se hace", ya que, en la mayoría de los casos, hay otras muchas y variadas posibilidades, no solo intermedias sino distintas, por lo que es muy importante entrenar y estimular la creatividad en el personal, especialmente en los dirigentes. Según los estudios realizados y los criterios de directivos exitosos y de autores prestigiosos, el éxito del dirigente moderno radica en gran parte en su capacidad para presentar diversas alternativas, señalando a cada una sus ventajas y limitaciones. Esto es mucho más importante cuando se cuenta con todas las modernas técnicas que, sobre la base de métodos cuantitativos, estudian por

como es frecuente hacerlo en los departamentos de producción por ejemplo: mil unidades diarias. dejan a una interpretación subjetívale qué debe entenderse por "pronto. etc. que suelen cometerse en la dirección es el de dejar "abierto" el tiempo en que cada actividad debe realizarse. El segundo elemento es la PLANIFICACIÓN (plan deriva de plano).. De ahí. son expresiones muy frecuentemente utilizadas y. ya sea que estas se fijan en número. Los planes de tipo administrativo son muy diversos. estos pueden determinar de manera general o por toda precisión y técnica. "para el próximo día diez". así. "a la mayor brevedad que sea factible". los procedimientos y las políticas. Los presupuestos representan uno de los aspectos más útiles en la Administración. La etimología indica. "lo más pronto posible".. para escoger la más adecuada. Además. que los programas sean una de las actividades esenciales en la administración. reducir el diez porciento de los costos. Todos pueden tener relación con la Administración. cien kilos al mes. Los presupuestos: son planes estimados en cantidades. la lista de funciones y actividades que deben realizarse.medio de modelos matemáticos. etc. más efectivo sería decir: "para hoy mismo". las muy diversas alternativas posibles. rápido. Los programas establecen. que lo que hacemos es fijar "planos" para orientar nuestra acción. mencionaremos para entender mejor los más referidos a la Administración que son: los programas. los presupuestos. Los programas: su esencia es determinar (fijar) el factor tiempo o sea. se han desarrollado las técnicas de trabajo en grupo y otras que estimulan eldesarrollo creativo para buscar posibles soluciones a problemas no estructurados. Es por esto que los programas bien formulados son esencialmente para la Administración. que. fijar tiempos precisos a cada actividad concreta. y asegurarnos después de que estos tiempos se cumplan con exactitud. de simulaciones. además. o que se estimen en su aspecto monetario y financiero por ejemplo: ciento cincuenta mil pesos en inversiones al año. para cada tiempo. Uno de los errores más comunes. breve". pese a que indican aparentemente urgencia. "para dentro de ocho días". y a la vez de los más graves. . "Lo más rápido que se pueda".

A diferencia de lo que algunos autores especializados señalan. Son como las llama R. el análisis es un aspecto clave en la Administración.el análisis de los puestos. Terry. Esto lo entendemos por supuesto. Dado que la delegación adecuada es uno de los requisitos de la Administración.la determinación y división de las funciones. Finalmente el análisis de los puestos determina las tareas y labores concretas que se encomiendan a cada dirigente.Los procedimientos: se caracterizan esencialmente por la fijación de pasos y secuencias. . estos son: . existen tres grandes campos de la organización vinculadas a la Administración. especialista y a cada trabajador. fácilmente se comprenderá el papel que tiene la fijación de políticas. El tercer elemento es la ORGANIZACIÓN. lo que es indispensable para la Administración. La determinación y división de las funciones. La fijación de niveles jerárquicos equivale a la determinación de la autoridad y autoridad correspondiente a cada nivel. al establecer un sistema de Administración. que surgió de la valuación de los puestos. tendrán muchas veces que cambiarse o suprimirse. por el "como" concreto de cada actividad. Las políticas: son cursos generales de acción.la fijación de niveles jerárquicos. con su concepto integral. inclusive marca los cambios o criterios para lograrlo. "Los objetivos en acción". confundiendo a nuestro juicio el análisis de puestos. . sino para el funcionamiento de la Administración. no para valuar puestos. no solo la orden de alcanzar el objetivo. . del análisis que se realiza. es decir. ya que la delegación de autoridad no puede realizarse eficazmente sin políticas bien establecidas. Esto significa que la política contiene. en forma tal que pueda existir una adecuada delegación de autoridad. sino.

La introducción consiste en todas las técnicas que se utilizan para buscar que un nuevo trabajador. muchos piensan que la autoridad es algo meramente teórico. . estas constituyen pilares de la Administración moderna. en este aspecto se aplican hoy los resultados científicos más modernos de la Psicología. el desarrollo. la capacitación teórica y la formación de trabajadores y dirigentes. acoplarlo constantemente a él. La siguiente función dentro de la dinámica es el MANDO. y de alguna forma. y su fuerza motivadora. en el que se encuentran: la autoridad. Por último. tiene mucha trascendencia y debe recibir especiales modalidades y atención dentro de la Administración. que comprende en este caso el adiestramiento práctico. la Sociología y la Administración. El reclutamiento y selección del personal se encarga de buscar si los trabajadores. sobre todo los dirigentes. la delegación y la comunicación como aspectos esenciales. En la filosofía de la Administración. la introducción y el desarrollo del personal.La Dinámica administrativa Dentro de la dinámica administrativa existen tres funciones: La INTEGRACIÓN El MANDO El CONTROL. una organización se encuentra en riesgo de sufrir serios problemas en su funcionamiento. a nuestro juicio. No pensamos exagerar si decidimos que. sean adecuados a su nuevo puesto de trabajo. en las condiciones actuales. En nuestro enfoque la Administración actual constituye un nuevo modo de concebir y ejercer la autoridad más acorde con los tiempos modernos y con la naturaleza misma del ser humano. Por otra parte. son adecuados para las tareas que se le encomiendan en las condiciones que exigen los sistemas de Administración modernos. mientras no exista ese cambio. Aún cuando. La INTEGRACIÓN comprende los siguientes aspectos básicos: el reclutamiento y selección del personal adecuado. o dirigente. nos encontramos ante todo con la autoridad. junto con la determinación de cantidades.

que se trata de comparar lo que se esperaba (objetivos. los que pueden ser negativos. y eventualmente. de los requisitos esenciales. La tercera función de la dinámica es el CONTROL. valuación de los puestos. para aspectos muy específicos. Se obtuvo más de lo que se esperaba (deseaba) en uno o varios aspectos.). para la eficaz Gestión Empresarial. por técnicos especialistas por ejemplo: control de costos. y por la otra. de ello puede resultar cuatro variantes: Se obtuvo exactamente lo que se deseaba. Por eso es que existen discusiones. y cuales serán efectivos. Como señalan todos los autores. así como para el logro de resultados. con lo que se obtuvo (resultados).interpretación de los resultados. el control tiene que realizarse por todos los dirigentes. . al mejorarse esta rendirá inmediatamente sus frutos. el cual planteamos realizar en tres pasos: . por una parte. planes. Pero lo más importante radica en la interpretación de los resultados. En el primer paso de fijación y establecimiento se analizará qué controles deberán ser establecidos. plan. en la forma y el tiempo planificado. etc. . no fue obtenida. positivos o indiferentes. Se obtuvieron otros resultados. sin perder por ello la responsabilidad correspondiente. norma). criterios sobre si debe llamarse Administración por objetivos o Administración por resultados y algunos autores como Morrisey la . Por último. partiendo de que el control es un elemento esencial de la Administración. debido a que se miden los resultados. la comunicación. Una parte de lo previsto (deseado.La delegación consiste en hacer partícipes a otros de la autoridad que hemos recibido.su fijación y establecimiento. además de los esperados.su operación. es para la determinación de objetivos. tan importante. en todos los niveles. esta última parte del proceso administrativo es tan importante como la primera etapa. etc. planificado. tanto vertical como horizontal. En cuanto a la operación. que en muchas organizaciones (empresas e instituciones) la Administración no produce resultados efectivos mientras no mejore la comunicación. ya hemos señalado que es uno de los frutos naturales.

Entendemos que en el fondo. . de acuerdo a una determinación biológica causada por la constitución genética del individuo.llaman Administración por objetivos y resultados. En el análisis que haremos se demostrará como. Por otra parte la APO al igual que la Administración General. requiere de todos ellos y solo se comprenden bien. se podría decir que menos del 1% de las personas llegan a la plena realización. Así pues. En esta asignatura analizaremos los conceptos. clases y principios de los objetivos. la cual muestra una serie de necesidades que atañen a todo individuo y que se encuentran organizadas de forma de pirámide. como en los concretos de la producción. en le más amplio y fecundo general del personal. cuando se le estudia a través de éstos. los servicios y principalmente. dentro de esta estructura. que suelen ser teóricos y abstractos. El punto ideal de la teoría de Maslow sería aquel en el cual el hombre se sienta "autorrealizado" pero esto es muy raro. el individuo no se torna apático sino que más bien encuentra en las necesidades del siguiente nivel su meta próxima de satisfacción. tanto en los campos de la Alta Gerencia. al ser satisfechas las necesidades de determinado nivel. ABRAHAM MASLOW Maslow planteó en su libro Motivation and Personality (Motivación y Personalidad) el concepto de la Jerarquía de Necesidades. lo que se trata es de hacer que los objetivos. en lugar de que la APO supere y haga obsoletos los conceptos tradicionales de Administración. se traduzcan desde el principio en resultados concretos. y en la realidad. En la parte más baja de la estructura se ubican las necesidades más prioritarias y en la superior las de menos prioridad. puede aplicarse.

los beneficios sociales. la de vivir en comunidad. Por un lado tenemos a los factores higiénicos o de insatisfacción. la de manifestar y recibir afecto. necesidades como la homeóstasis (esfuerzo del organismo por mantener un estado normal y constante de riego sanguíneo). en la cual se dice que tanto la satisfacción como la insatisfacción laboral derivan de dos series diferentes de factores. La teoría de los dos factores de la motivación.De acuerdo con la pirámide. tener prestigio y destacar dentro de su grupo social. las políticas de la empresa. la de pertenecer a un grupo y sentirse aceptado dentro de él. la de tener orden y la de tener protección. la de establecer amistad con ellas. también se encuentran necesidades de otro tipo como el sexo. las oportunidades existentes. los reglamentos internos. Herzberg basta su teoría en el ambiente externo y en el trabajo del individuo (enfoque orientado hacia el exterior). Dentro de estas encontramos la necesidad de estabilidad. el tipo de supervisión recibida. las necesidades identificadas por Maslow son: * Fisiológicas: estas necesidades constituyen la primera prioridad del individuo y se encuentran relacionadas con su supervivencia. realizar su propia obra. entre otras. con su aspecto afectivo y su participación social. desarrollar su talento al máximo. * Sociales: una vez satisfechas las necesidades fisiológicas y de seguridad. y por el otro a los motivantes o satisfactores. Factores higiénicos (motivación extrínseca). el saciar la sed. fue desarrollada por Herzberg a finales de los años cincuenta. * Auto superación: Es el ideal de cada individuo. entre otras. etc. la motivación se da por las necesidades sociales. HERZBERG Mientras Maslow sustenta su teoría de la motivación en las diversas necesidades humanas (enfoque orientado hacia el interior). la alimentación. el salario. de igual manera se incluyen la autovaloración y el respeto a sí mismo. dejar huella. * Reconocimiento: también conocidas como las necesidades del ego o de la autoestima. Dentro de éstas encontramos. el clima de las relaciones entre las directivas y los empleados. Este grupo radica en la necesidad de toda persona de sentirse apreciado. * Seguridad: con su satisfacción se busca la creación y mantenimiento de un estado de orden y seguridad. Son las condiciones que rodean al individuo cuando trabajan. Dentro de estas necesidades tenemos la de comunicarse con otras personas. la maternidad o las actividades completas. el mantenimiento de una temperatura corporal adecuada. entre otras. implican las condiciones físicas y ambientales de trabajo. . Estas tienen relación con la necesidad de compañía del ser humano. En este nivel el ser humano requiere trascender.

Ellos incluyen: y y y y y y y Condiciones de trabajo y comodidad Políticas de la empresa y la administración Relaciones con el supervisor Competencia técnica del supervisor Salarios Estabilidad en el cargo Relaciones con el colega Estos factores constituyen el contexto del cargo. Cuando son precarios. Sin embargo. los factores higiénicos poseen una capacidad muy limitada para influir en el comportamiento de los trabajadores. puesto que su influencia en el comportamiento no logran elevar la satisfacción de manera sustancial y duradera. Cuando los factores motivacionales son óptimos. producen insatisfacción y se denominan entonces factores de insatisfacción. y de reconocimiento profesional. Tiene que ver con el contenido del cargo. de crecimiento. La expresión ³higiene´ refleja con exactitud su carácter preventivo y profiláctico. las tareas y los deberes relacionados con el cargo en sí. simplemente evitan la insatisfacción. Cuando estos factores son óptimos. provocan la pérdida de satisfacción y se denominan factores de satisfacción. produce un efecto de satisfacción duradera y un aumento de la productividad muy por encima de los niveles normales. manifiestos en la ejecución de tareas y actividades que constituyen un gran desafío y tiene bastante significación para el trabajo. elevan la satisfacción de modo sustancial. Factores motivacionales (motivación intrínseca). y muestra que solo se destinan a evitar fuentes de insatisfacción en el ambiente como amenazas potenciales que puedan romper su equilibrio. El término motivación encierra sentimientos de realización. Constituye el contenido del cargo en sí e incluyen: y y y y y Delegación de la responsabilidad Libertad de decidir como realizar un trabajo Ascensos Utilización plena de las habilidades personales Formulación de objetivos y evaluación relacionada con estos .Corresponden a la perspectiva ambiental y constituyen los factores que las empresas han utilizado tradicionalmente para lograr la motivación de los empleados. cuando son precarios.

Respecto a las personas. la mayor parte de las personas deben ser obligadas a trabajar por la fuerza. controladas y amenazadas con castigos para que desarrollen el esfuerzo adecuado para cumplir los objetivos de las empresas. es propietaria del dinero. En cambio Herzberg nos habla de factores y diferencia entre factores higiénicos y factores motivacionales. Hay que persuadirlas. Debido a la tendencia humana a rehuir el trabajo. recompensarlas. castigarlas. Según esta teoría la concepción tradicional de la disposición y del carácter del ser humano descansa en las siguientes suposiciones: y El hombre. es que el primero basa su estudio en las necesidades del ser humano. todo en interés de sus fines económicos. controlarlas. DOUGLAS MC GREGOR Aporto dos teorías: Teoría X expone cual es el punto de vista tradicional sobre la dirección y el control. las personas serían pasivas e inclusive renuentes con respecto de las necesidades organizativas. y y . Quiere seguridad sobre todo. equipo. El hombre adocenado quiere ser conducido. no está predispuesto al trabajo y huye de él cuando puede. material. evita la responsabilidad y tiene poca ambición. controlar sus acciones y también modificando su conducta para ajustarlas a las necesidades de las organizaciones. Sin esta intervención activa de la gerencia. es decir.y y Simplificación del cargo (por quien lo desempeña) Ampliación o enriquecimiento del cargo (horizontal o verticalmente) La diferencia básica entre Maslow y Herzberg. personas. sus actividades deben ser dirigidas. McGregor dice que las organizaciones tradicionales parten de tres supuestos o postulados básicos para someter al hombre a la organización y controlar su conducta: La gerencia es responsable de la organización de los elementos de una empresa productiva. en general. es decir. se debe de seguir un proceso para encaminar sus esfuerzos. como por ejemplo hacer uso de la motivación.

egocéntrico. presa fácil del charlatán y del demagogo. únicamente la presión. Si esta interesado en la realización de los objetivos. Se compromete a la realización de los objetivos de la empresa por las compensaciones asociadas con su logro. Es crédulo. puede conseguir una satisfacción total en él. intolerantes. Por el contrario. tiene iniciativa. pero con ello no se le da al trabajador una posibilidad mínima de satisfacción de sus necesidades como persona. no sólo se encuentra dispuesto a admitir responsabilidades. y y y . Este beneficio consiste. autodirige sus esfuerzos incluso para sí mismo hacia ellos y ejercita un autocontrol. Se pude conseguir que el ser humano dirija sus esfuerzos a la realización de objetivos de la empresa sin controles ni amenazas. indiferentes. en la satisfacción de motivos más altos que puede experimentar totalmente con la realización de los objetivos de la empresa. sino que busca incluso mayor responsabilidad. Su compromiso depende de la utilidad o el beneficio que significa para él la realización del objetivo. El dinero se considera como el único incentivo efectivo. Según la teoría X. El hombre medio no rechaza básicamente el trabajo. reacios a aceptar responsabilidad es culpa de los métodos utilizados en cuanto a organización y control. el trabajo es un mal necesario que se debe aceptar para la satisfacción de las necesidades físicas. uno ha de trabajar en la medida de lo posible en lo que le gusta. El ser humano. e indiferente a las actividades y y Por naturaleza es reacio al cambio. Según esta teoría la concepción de la disposición y del carácter del ser humano descansa en los siguientes puntos: y El trabajo corporal e intelectual es tan natural como el juego o el descanso. Teoría Y dice que si los empleados son vagos. Consiguientemente.y Es intrínsecamente organizativas. es decir. sobre todo. castigos y el empleo de todo tipo de controles de la empresa garantizan un comportamiento del trabajador óptimo para las necesidades de la empresa. el trabajo en sí mismo no tiene ningún carácter motivador. no muy vivo.

y Un gran número de personas poseen suficiente capacidad intelectual y creatividad como para aportar una contribución importante a la solución de los problemas de la empresa. .

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