La Mecánica administrativa Los tres elementos que integran la "mecánica administrativa" son: La PREVISIÓN. La PLANIFICACIÓN. La ORGANIZACIÓN.

El primer elemento es la PREVISIÓN (pre: antes, y visión): se refiere a todo aquello que tiene que fijarse hasta determinar lo que podemos hacer, según Steward Thompson, "la previsión identifica una gama de posibilidades y nos prepara para ellas". Dentro de la previsión consideramos nosotros tres aspectos principales: los objetivos, las investigaciones y las alternativas. Los objetivos: la importancia de este aspecto es máxima en la Administración, porque el resto de los elementos habrá de orientarse por los objetivos. Las investigaciones: no hay organización moderna que no las realice para saber con qué elementos cuenta, y cuales le obstaculizan para alcanzar los objetivos. Así, se investigan los mercados, los créditos, los nuevos productos, los avances científico-técnicos, al personal que asumirá, etc. Las alternativas: todo dirigente, en todos sus actos, está vinculado necesariamente con la toma de decisiones. Y toda decisión implica necesariamente elegir entre dos o más alternativas. Debemos señalar que los sistemas modernos de Administración buscan estimular y ayudar la creatividad del dirigente y sus subordinados, para que no se sienta limitado a escoger entre un "se hace, o no se hace", ya que, en la mayoría de los casos, hay otras muchas y variadas posibilidades, no solo intermedias sino distintas, por lo que es muy importante entrenar y estimular la creatividad en el personal, especialmente en los dirigentes. Según los estudios realizados y los criterios de directivos exitosos y de autores prestigiosos, el éxito del dirigente moderno radica en gran parte en su capacidad para presentar diversas alternativas, señalando a cada una sus ventajas y limitaciones. Esto es mucho más importante cuando se cuenta con todas las modernas técnicas que, sobre la base de métodos cuantitativos, estudian por

que lo que hacemos es fijar "planos" para orientar nuestra acción. Uno de los errores más comunes. la lista de funciones y actividades que deben realizarse. Los presupuestos: son planes estimados en cantidades. mencionaremos para entender mejor los más referidos a la Administración que son: los programas. que los programas sean una de las actividades esenciales en la administración. y a la vez de los más graves. Los presupuestos representan uno de los aspectos más útiles en la Administración. estos pueden determinar de manera general o por toda precisión y técnica. rápido. Los programas: su esencia es determinar (fijar) el factor tiempo o sea. pese a que indican aparentemente urgencia. fijar tiempos precisos a cada actividad concreta.. de simulaciones. Es por esto que los programas bien formulados son esencialmente para la Administración.. que suelen cometerse en la dirección es el de dejar "abierto" el tiempo en que cada actividad debe realizarse. son expresiones muy frecuentemente utilizadas y. "para dentro de ocho días". "para el próximo día diez". además. . ya sea que estas se fijan en número. etc. así. La etimología indica. Todos pueden tener relación con la Administración. Los planes de tipo administrativo son muy diversos. los presupuestos. breve". El segundo elemento es la PLANIFICACIÓN (plan deriva de plano). "lo más pronto posible". etc. los procedimientos y las políticas. las muy diversas alternativas posibles. "a la mayor brevedad que sea factible".medio de modelos matemáticos. Además. Los programas establecen. que. como es frecuente hacerlo en los departamentos de producción por ejemplo: mil unidades diarias. cien kilos al mes. y asegurarnos después de que estos tiempos se cumplan con exactitud. "Lo más rápido que se pueda". para cada tiempo. se han desarrollado las técnicas de trabajo en grupo y otras que estimulan eldesarrollo creativo para buscar posibles soluciones a problemas no estructurados. dejan a una interpretación subjetívale qué debe entenderse por "pronto. reducir el diez porciento de los costos. o que se estimen en su aspecto monetario y financiero por ejemplo: ciento cincuenta mil pesos en inversiones al año. De ahí. para escoger la más adecuada. más efectivo sería decir: "para hoy mismo".

Finalmente el análisis de los puestos determina las tareas y labores concretas que se encomiendan a cada dirigente. en forma tal que pueda existir una adecuada delegación de autoridad. tendrán muchas veces que cambiarse o suprimirse. por el "como" concreto de cada actividad. confundiendo a nuestro juicio el análisis de puestos. no solo la orden de alcanzar el objetivo. La fijación de niveles jerárquicos equivale a la determinación de la autoridad y autoridad correspondiente a cada nivel. el análisis es un aspecto clave en la Administración. estos son: . especialista y a cada trabajador. "Los objetivos en acción". del análisis que se realiza.el análisis de los puestos.la fijación de niveles jerárquicos. El tercer elemento es la ORGANIZACIÓN. Dado que la delegación adecuada es uno de los requisitos de la Administración. lo que es indispensable para la Administración. Son como las llama R. La determinación y división de las funciones. Las políticas: son cursos generales de acción.la determinación y división de las funciones. es decir. que surgió de la valuación de los puestos. sino para el funcionamiento de la Administración. Esto significa que la política contiene. Terry. con su concepto integral. . . ya que la delegación de autoridad no puede realizarse eficazmente sin políticas bien establecidas. al establecer un sistema de Administración. inclusive marca los cambios o criterios para lograrlo. fácilmente se comprenderá el papel que tiene la fijación de políticas. existen tres grandes campos de la organización vinculadas a la Administración. Esto lo entendemos por supuesto.Los procedimientos: se caracterizan esencialmente por la fijación de pasos y secuencias. no para valuar puestos. . A diferencia de lo que algunos autores especializados señalan. sino.

Por último. La siguiente función dentro de la dinámica es el MANDO. muchos piensan que la autoridad es algo meramente teórico. junto con la determinación de cantidades. en este aspecto se aplican hoy los resultados científicos más modernos de la Psicología. que comprende en este caso el adiestramiento práctico. y de alguna forma. acoplarlo constantemente a él. la capacitación teórica y la formación de trabajadores y dirigentes. estas constituyen pilares de la Administración moderna. tiene mucha trascendencia y debe recibir especiales modalidades y atención dentro de la Administración. son adecuados para las tareas que se le encomiendan en las condiciones que exigen los sistemas de Administración modernos.La Dinámica administrativa Dentro de la dinámica administrativa existen tres funciones: La INTEGRACIÓN El MANDO El CONTROL. En nuestro enfoque la Administración actual constituye un nuevo modo de concebir y ejercer la autoridad más acorde con los tiempos modernos y con la naturaleza misma del ser humano. El reclutamiento y selección del personal se encarga de buscar si los trabajadores. En la filosofía de la Administración. una organización se encuentra en riesgo de sufrir serios problemas en su funcionamiento. y su fuerza motivadora. La introducción consiste en todas las técnicas que se utilizan para buscar que un nuevo trabajador. sobre todo los dirigentes. a nuestro juicio. en las condiciones actuales. sean adecuados a su nuevo puesto de trabajo. . nos encontramos ante todo con la autoridad. la introducción y el desarrollo del personal. o dirigente. la Sociología y la Administración. el desarrollo. mientras no exista ese cambio. No pensamos exagerar si decidimos que. la delegación y la comunicación como aspectos esenciales. La INTEGRACIÓN comprende los siguientes aspectos básicos: el reclutamiento y selección del personal adecuado. Por otra parte. Aún cuando. en el que se encuentran: la autoridad.

su fijación y establecimiento. . y por la otra. de los requisitos esenciales. en la forma y el tiempo planificado.su operación.interpretación de los resultados. el control tiene que realizarse por todos los dirigentes. Por eso es que existen discusiones. así como para el logro de resultados. es para la determinación de objetivos. esta última parte del proceso administrativo es tan importante como la primera etapa. Una parte de lo previsto (deseado. planes. Se obtuvo más de lo que se esperaba (deseaba) en uno o varios aspectos. con lo que se obtuvo (resultados). etc. y cuales serán efectivos. además de los esperados. criterios sobre si debe llamarse Administración por objetivos o Administración por resultados y algunos autores como Morrisey la . la comunicación. tan importante. por técnicos especialistas por ejemplo: control de costos. no fue obtenida. Pero lo más importante radica en la interpretación de los resultados. sin perder por ello la responsabilidad correspondiente. debido a que se miden los resultados. tanto vertical como horizontal. norma). En cuanto a la operación. La tercera función de la dinámica es el CONTROL. de ello puede resultar cuatro variantes: Se obtuvo exactamente lo que se deseaba. el cual planteamos realizar en tres pasos: . plan. para aspectos muy específicos. en todos los niveles. al mejorarse esta rendirá inmediatamente sus frutos.). etc. que se trata de comparar lo que se esperaba (objetivos. valuación de los puestos. .La delegación consiste en hacer partícipes a otros de la autoridad que hemos recibido. los que pueden ser negativos. que en muchas organizaciones (empresas e instituciones) la Administración no produce resultados efectivos mientras no mejore la comunicación. y eventualmente. planificado. Se obtuvieron otros resultados. partiendo de que el control es un elemento esencial de la Administración. para la eficaz Gestión Empresarial. ya hemos señalado que es uno de los frutos naturales. positivos o indiferentes. por una parte. En el primer paso de fijación y establecimiento se analizará qué controles deberán ser establecidos. Como señalan todos los autores. Por último.

ABRAHAM MASLOW Maslow planteó en su libro Motivation and Personality (Motivación y Personalidad) el concepto de la Jerarquía de Necesidades. puede aplicarse. como en los concretos de la producción. la cual muestra una serie de necesidades que atañen a todo individuo y que se encuentran organizadas de forma de pirámide. en lugar de que la APO supere y haga obsoletos los conceptos tradicionales de Administración. Entendemos que en el fondo. En el análisis que haremos se demostrará como. clases y principios de los objetivos. lo que se trata es de hacer que los objetivos. en le más amplio y fecundo general del personal. de acuerdo a una determinación biológica causada por la constitución genética del individuo. . tanto en los campos de la Alta Gerencia. que suelen ser teóricos y abstractos. El punto ideal de la teoría de Maslow sería aquel en el cual el hombre se sienta "autorrealizado" pero esto es muy raro. cuando se le estudia a través de éstos. se traduzcan desde el principio en resultados concretos. En la parte más baja de la estructura se ubican las necesidades más prioritarias y en la superior las de menos prioridad. los servicios y principalmente. al ser satisfechas las necesidades de determinado nivel. y en la realidad. Así pues.llaman Administración por objetivos y resultados. requiere de todos ellos y solo se comprenden bien. Por otra parte la APO al igual que la Administración General. se podría decir que menos del 1% de las personas llegan a la plena realización. dentro de esta estructura. el individuo no se torna apático sino que más bien encuentra en las necesidades del siguiente nivel su meta próxima de satisfacción. En esta asignatura analizaremos los conceptos.

etc. la maternidad o las actividades completas. también se encuentran necesidades de otro tipo como el sexo. los beneficios sociales. Por un lado tenemos a los factores higiénicos o de insatisfacción. las oportunidades existentes. implican las condiciones físicas y ambientales de trabajo. desarrollar su talento al máximo. el salario. fue desarrollada por Herzberg a finales de los años cincuenta. entre otras. la motivación se da por las necesidades sociales. el saciar la sed. Este grupo radica en la necesidad de toda persona de sentirse apreciado. HERZBERG Mientras Maslow sustenta su teoría de la motivación en las diversas necesidades humanas (enfoque orientado hacia el interior). * Auto superación: Es el ideal de cada individuo. la de manifestar y recibir afecto.De acuerdo con la pirámide. La teoría de los dos factores de la motivación. * Reconocimiento: también conocidas como las necesidades del ego o de la autoestima. Factores higiénicos (motivación extrínseca). de igual manera se incluyen la autovaloración y el respeto a sí mismo. * Sociales: una vez satisfechas las necesidades fisiológicas y de seguridad. y por el otro a los motivantes o satisfactores. Estas tienen relación con la necesidad de compañía del ser humano. los reglamentos internos. Son las condiciones que rodean al individuo cuando trabajan. realizar su propia obra. necesidades como la homeóstasis (esfuerzo del organismo por mantener un estado normal y constante de riego sanguíneo). entre otras. la de pertenecer a un grupo y sentirse aceptado dentro de él. En este nivel el ser humano requiere trascender. * Seguridad: con su satisfacción se busca la creación y mantenimiento de un estado de orden y seguridad. tener prestigio y destacar dentro de su grupo social. dejar huella. las políticas de la empresa. en la cual se dice que tanto la satisfacción como la insatisfacción laboral derivan de dos series diferentes de factores. las necesidades identificadas por Maslow son: * Fisiológicas: estas necesidades constituyen la primera prioridad del individuo y se encuentran relacionadas con su supervivencia. el clima de las relaciones entre las directivas y los empleados. Herzberg basta su teoría en el ambiente externo y en el trabajo del individuo (enfoque orientado hacia el exterior). el tipo de supervisión recibida. Dentro de éstas encontramos. el mantenimiento de una temperatura corporal adecuada. Dentro de estas encontramos la necesidad de estabilidad. la de tener orden y la de tener protección. la de establecer amistad con ellas. Dentro de estas necesidades tenemos la de comunicarse con otras personas. la alimentación. la de vivir en comunidad. entre otras. con su aspecto afectivo y su participación social. .

los factores higiénicos poseen una capacidad muy limitada para influir en el comportamiento de los trabajadores. cuando son precarios. Cuando los factores motivacionales son óptimos. produce un efecto de satisfacción duradera y un aumento de la productividad muy por encima de los niveles normales. elevan la satisfacción de modo sustancial.Corresponden a la perspectiva ambiental y constituyen los factores que las empresas han utilizado tradicionalmente para lograr la motivación de los empleados. puesto que su influencia en el comportamiento no logran elevar la satisfacción de manera sustancial y duradera. Cuando estos factores son óptimos. y de reconocimiento profesional. Factores motivacionales (motivación intrínseca). El término motivación encierra sentimientos de realización. provocan la pérdida de satisfacción y se denominan factores de satisfacción. Ellos incluyen: y y y y y y y Condiciones de trabajo y comodidad Políticas de la empresa y la administración Relaciones con el supervisor Competencia técnica del supervisor Salarios Estabilidad en el cargo Relaciones con el colega Estos factores constituyen el contexto del cargo. producen insatisfacción y se denominan entonces factores de insatisfacción. Cuando son precarios. Sin embargo. manifiestos en la ejecución de tareas y actividades que constituyen un gran desafío y tiene bastante significación para el trabajo. Tiene que ver con el contenido del cargo. simplemente evitan la insatisfacción. y muestra que solo se destinan a evitar fuentes de insatisfacción en el ambiente como amenazas potenciales que puedan romper su equilibrio. las tareas y los deberes relacionados con el cargo en sí. La expresión ³higiene´ refleja con exactitud su carácter preventivo y profiláctico. de crecimiento. Constituye el contenido del cargo en sí e incluyen: y y y y y Delegación de la responsabilidad Libertad de decidir como realizar un trabajo Ascensos Utilización plena de las habilidades personales Formulación de objetivos y evaluación relacionada con estos .

y y . no está predispuesto al trabajo y huye de él cuando puede. en general. Hay que persuadirlas. controlarlas. McGregor dice que las organizaciones tradicionales parten de tres supuestos o postulados básicos para someter al hombre a la organización y controlar su conducta: La gerencia es responsable de la organización de los elementos de una empresa productiva. la mayor parte de las personas deben ser obligadas a trabajar por la fuerza. recompensarlas. controlar sus acciones y también modificando su conducta para ajustarlas a las necesidades de las organizaciones. Respecto a las personas. todo en interés de sus fines económicos. castigarlas. evita la responsabilidad y tiene poca ambición. es decir. es decir. las personas serían pasivas e inclusive renuentes con respecto de las necesidades organizativas. Quiere seguridad sobre todo. como por ejemplo hacer uso de la motivación. DOUGLAS MC GREGOR Aporto dos teorías: Teoría X expone cual es el punto de vista tradicional sobre la dirección y el control. personas. es que el primero basa su estudio en las necesidades del ser humano. El hombre adocenado quiere ser conducido. sus actividades deben ser dirigidas. equipo. controladas y amenazadas con castigos para que desarrollen el esfuerzo adecuado para cumplir los objetivos de las empresas. material. se debe de seguir un proceso para encaminar sus esfuerzos. Sin esta intervención activa de la gerencia. En cambio Herzberg nos habla de factores y diferencia entre factores higiénicos y factores motivacionales. Debido a la tendencia humana a rehuir el trabajo.y y Simplificación del cargo (por quien lo desempeña) Ampliación o enriquecimiento del cargo (horizontal o verticalmente) La diferencia básica entre Maslow y Herzberg. es propietaria del dinero. Según esta teoría la concepción tradicional de la disposición y del carácter del ser humano descansa en las siguientes suposiciones: y El hombre.

Su compromiso depende de la utilidad o el beneficio que significa para él la realización del objetivo. intolerantes. e indiferente a las actividades y y Por naturaleza es reacio al cambio. Según esta teoría la concepción de la disposición y del carácter del ser humano descansa en los siguientes puntos: y El trabajo corporal e intelectual es tan natural como el juego o el descanso. presa fácil del charlatán y del demagogo. Según la teoría X. puede conseguir una satisfacción total en él. Es crédulo. Por el contrario. egocéntrico. El ser humano. el trabajo es un mal necesario que se debe aceptar para la satisfacción de las necesidades físicas. Teoría Y dice que si los empleados son vagos. en la satisfacción de motivos más altos que puede experimentar totalmente con la realización de los objetivos de la empresa. Se compromete a la realización de los objetivos de la empresa por las compensaciones asociadas con su logro. el trabajo en sí mismo no tiene ningún carácter motivador. El hombre medio no rechaza básicamente el trabajo. indiferentes. pero con ello no se le da al trabajador una posibilidad mínima de satisfacción de sus necesidades como persona. Consiguientemente. autodirige sus esfuerzos incluso para sí mismo hacia ellos y ejercita un autocontrol. Se pude conseguir que el ser humano dirija sus esfuerzos a la realización de objetivos de la empresa sin controles ni amenazas.y Es intrínsecamente organizativas. no sólo se encuentra dispuesto a admitir responsabilidades. sobre todo. castigos y el empleo de todo tipo de controles de la empresa garantizan un comportamiento del trabajador óptimo para las necesidades de la empresa. es decir. no muy vivo. Si esta interesado en la realización de los objetivos. reacios a aceptar responsabilidad es culpa de los métodos utilizados en cuanto a organización y control. únicamente la presión. y y y . El dinero se considera como el único incentivo efectivo. Este beneficio consiste. uno ha de trabajar en la medida de lo posible en lo que le gusta. tiene iniciativa. sino que busca incluso mayor responsabilidad.

.y Un gran número de personas poseen suficiente capacidad intelectual y creatividad como para aportar una contribución importante a la solución de los problemas de la empresa.

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