La Mecánica administrativa Los tres elementos que integran la "mecánica administrativa" son: La PREVISIÓN. La PLANIFICACIÓN. La ORGANIZACIÓN.

El primer elemento es la PREVISIÓN (pre: antes, y visión): se refiere a todo aquello que tiene que fijarse hasta determinar lo que podemos hacer, según Steward Thompson, "la previsión identifica una gama de posibilidades y nos prepara para ellas". Dentro de la previsión consideramos nosotros tres aspectos principales: los objetivos, las investigaciones y las alternativas. Los objetivos: la importancia de este aspecto es máxima en la Administración, porque el resto de los elementos habrá de orientarse por los objetivos. Las investigaciones: no hay organización moderna que no las realice para saber con qué elementos cuenta, y cuales le obstaculizan para alcanzar los objetivos. Así, se investigan los mercados, los créditos, los nuevos productos, los avances científico-técnicos, al personal que asumirá, etc. Las alternativas: todo dirigente, en todos sus actos, está vinculado necesariamente con la toma de decisiones. Y toda decisión implica necesariamente elegir entre dos o más alternativas. Debemos señalar que los sistemas modernos de Administración buscan estimular y ayudar la creatividad del dirigente y sus subordinados, para que no se sienta limitado a escoger entre un "se hace, o no se hace", ya que, en la mayoría de los casos, hay otras muchas y variadas posibilidades, no solo intermedias sino distintas, por lo que es muy importante entrenar y estimular la creatividad en el personal, especialmente en los dirigentes. Según los estudios realizados y los criterios de directivos exitosos y de autores prestigiosos, el éxito del dirigente moderno radica en gran parte en su capacidad para presentar diversas alternativas, señalando a cada una sus ventajas y limitaciones. Esto es mucho más importante cuando se cuenta con todas las modernas técnicas que, sobre la base de métodos cuantitativos, estudian por

o que se estimen en su aspecto monetario y financiero por ejemplo: ciento cincuenta mil pesos en inversiones al año. de simulaciones. estos pueden determinar de manera general o por toda precisión y técnica. pese a que indican aparentemente urgencia. que suelen cometerse en la dirección es el de dejar "abierto" el tiempo en que cada actividad debe realizarse. la lista de funciones y actividades que deben realizarse. más efectivo sería decir: "para hoy mismo". las muy diversas alternativas posibles. y a la vez de los más graves. son expresiones muy frecuentemente utilizadas y. fijar tiempos precisos a cada actividad concreta. . reducir el diez porciento de los costos. Los presupuestos: son planes estimados en cantidades. La etimología indica. Uno de los errores más comunes. "lo más pronto posible". los procedimientos y las políticas. Los presupuestos representan uno de los aspectos más útiles en la Administración. etc.medio de modelos matemáticos. cien kilos al mes. "para el próximo día diez". los presupuestos. se han desarrollado las técnicas de trabajo en grupo y otras que estimulan eldesarrollo creativo para buscar posibles soluciones a problemas no estructurados. como es frecuente hacerlo en los departamentos de producción por ejemplo: mil unidades diarias. que. El segundo elemento es la PLANIFICACIÓN (plan deriva de plano). "a la mayor brevedad que sea factible". ya sea que estas se fijan en número. dejan a una interpretación subjetívale qué debe entenderse por "pronto. breve". que los programas sean una de las actividades esenciales en la administración. para cada tiempo. Todos pueden tener relación con la Administración.. Los programas: su esencia es determinar (fijar) el factor tiempo o sea. De ahí. Los programas establecen. etc. así. "para dentro de ocho días". además. Además. mencionaremos para entender mejor los más referidos a la Administración que son: los programas. Es por esto que los programas bien formulados son esencialmente para la Administración.. que lo que hacemos es fijar "planos" para orientar nuestra acción. Los planes de tipo administrativo son muy diversos. rápido. para escoger la más adecuada. y asegurarnos después de que estos tiempos se cumplan con exactitud. "Lo más rápido que se pueda".

el análisis de los puestos. confundiendo a nuestro juicio el análisis de puestos. El tercer elemento es la ORGANIZACIÓN. . . por el "como" concreto de cada actividad. Las políticas: son cursos generales de acción. no para valuar puestos. en forma tal que pueda existir una adecuada delegación de autoridad. Finalmente el análisis de los puestos determina las tareas y labores concretas que se encomiendan a cada dirigente. fácilmente se comprenderá el papel que tiene la fijación de políticas. ya que la delegación de autoridad no puede realizarse eficazmente sin políticas bien establecidas. existen tres grandes campos de la organización vinculadas a la Administración. con su concepto integral.Los procedimientos: se caracterizan esencialmente por la fijación de pasos y secuencias. el análisis es un aspecto clave en la Administración. Esto lo entendemos por supuesto. tendrán muchas veces que cambiarse o suprimirse. al establecer un sistema de Administración. sino. . "Los objetivos en acción". La fijación de niveles jerárquicos equivale a la determinación de la autoridad y autoridad correspondiente a cada nivel. inclusive marca los cambios o criterios para lograrlo. La determinación y división de las funciones. Esto significa que la política contiene. del análisis que se realiza. que surgió de la valuación de los puestos. especialista y a cada trabajador. es decir. Terry.la determinación y división de las funciones. no solo la orden de alcanzar el objetivo. A diferencia de lo que algunos autores especializados señalan. estos son: . lo que es indispensable para la Administración. Son como las llama R. sino para el funcionamiento de la Administración. Dado que la delegación adecuada es uno de los requisitos de la Administración.la fijación de niveles jerárquicos.

muchos piensan que la autoridad es algo meramente teórico. Por último. Por otra parte. una organización se encuentra en riesgo de sufrir serios problemas en su funcionamiento. y su fuerza motivadora. Aún cuando. tiene mucha trascendencia y debe recibir especiales modalidades y atención dentro de la Administración. son adecuados para las tareas que se le encomiendan en las condiciones que exigen los sistemas de Administración modernos. la introducción y el desarrollo del personal. y de alguna forma. que comprende en este caso el adiestramiento práctico. en las condiciones actuales. junto con la determinación de cantidades. La INTEGRACIÓN comprende los siguientes aspectos básicos: el reclutamiento y selección del personal adecuado. el desarrollo. La introducción consiste en todas las técnicas que se utilizan para buscar que un nuevo trabajador. a nuestro juicio. La siguiente función dentro de la dinámica es el MANDO. mientras no exista ese cambio. la Sociología y la Administración. la capacitación teórica y la formación de trabajadores y dirigentes. En la filosofía de la Administración. sobre todo los dirigentes. acoplarlo constantemente a él. o dirigente. la delegación y la comunicación como aspectos esenciales. estas constituyen pilares de la Administración moderna. No pensamos exagerar si decidimos que.La Dinámica administrativa Dentro de la dinámica administrativa existen tres funciones: La INTEGRACIÓN El MANDO El CONTROL. El reclutamiento y selección del personal se encarga de buscar si los trabajadores. en este aspecto se aplican hoy los resultados científicos más modernos de la Psicología. nos encontramos ante todo con la autoridad. en el que se encuentran: la autoridad. sean adecuados a su nuevo puesto de trabajo. . En nuestro enfoque la Administración actual constituye un nuevo modo de concebir y ejercer la autoridad más acorde con los tiempos modernos y con la naturaleza misma del ser humano.

es para la determinación de objetivos. criterios sobre si debe llamarse Administración por objetivos o Administración por resultados y algunos autores como Morrisey la . y eventualmente. el control tiene que realizarse por todos los dirigentes. valuación de los puestos. para aspectos muy específicos. norma). . de los requisitos esenciales. sin perder por ello la responsabilidad correspondiente. etc.La delegación consiste en hacer partícipes a otros de la autoridad que hemos recibido. tanto vertical como horizontal.su operación. la comunicación. En cuanto a la operación. con lo que se obtuvo (resultados). tan importante. además de los esperados. que se trata de comparar lo que se esperaba (objetivos.). y cuales serán efectivos.interpretación de los resultados.su fijación y establecimiento. Como señalan todos los autores. por técnicos especialistas por ejemplo: control de costos. partiendo de que el control es un elemento esencial de la Administración. Pero lo más importante radica en la interpretación de los resultados. planificado. por una parte. plan. . para la eficaz Gestión Empresarial. etc. esta última parte del proceso administrativo es tan importante como la primera etapa. de ello puede resultar cuatro variantes: Se obtuvo exactamente lo que se deseaba. Una parte de lo previsto (deseado. positivos o indiferentes. La tercera función de la dinámica es el CONTROL. debido a que se miden los resultados. en la forma y el tiempo planificado. en todos los niveles. Por último. que en muchas organizaciones (empresas e instituciones) la Administración no produce resultados efectivos mientras no mejore la comunicación. Se obtuvo más de lo que se esperaba (deseaba) en uno o varios aspectos. Se obtuvieron otros resultados. En el primer paso de fijación y establecimiento se analizará qué controles deberán ser establecidos. el cual planteamos realizar en tres pasos: . ya hemos señalado que es uno de los frutos naturales. al mejorarse esta rendirá inmediatamente sus frutos. Por eso es que existen discusiones. y por la otra. planes. no fue obtenida. los que pueden ser negativos. así como para el logro de resultados.

En la parte más baja de la estructura se ubican las necesidades más prioritarias y en la superior las de menos prioridad.llaman Administración por objetivos y resultados. tanto en los campos de la Alta Gerencia. En esta asignatura analizaremos los conceptos. de acuerdo a una determinación biológica causada por la constitución genética del individuo. . clases y principios de los objetivos. la cual muestra una serie de necesidades que atañen a todo individuo y que se encuentran organizadas de forma de pirámide. ABRAHAM MASLOW Maslow planteó en su libro Motivation and Personality (Motivación y Personalidad) el concepto de la Jerarquía de Necesidades. El punto ideal de la teoría de Maslow sería aquel en el cual el hombre se sienta "autorrealizado" pero esto es muy raro. al ser satisfechas las necesidades de determinado nivel. En el análisis que haremos se demostrará como. los servicios y principalmente. puede aplicarse. requiere de todos ellos y solo se comprenden bien. se traduzcan desde el principio en resultados concretos. y en la realidad. cuando se le estudia a través de éstos. Entendemos que en el fondo. el individuo no se torna apático sino que más bien encuentra en las necesidades del siguiente nivel su meta próxima de satisfacción. que suelen ser teóricos y abstractos. dentro de esta estructura. en le más amplio y fecundo general del personal. en lugar de que la APO supere y haga obsoletos los conceptos tradicionales de Administración. Por otra parte la APO al igual que la Administración General. lo que se trata es de hacer que los objetivos. se podría decir que menos del 1% de las personas llegan a la plena realización. como en los concretos de la producción. Así pues.

* Auto superación: Es el ideal de cada individuo. Por un lado tenemos a los factores higiénicos o de insatisfacción. Factores higiénicos (motivación extrínseca). necesidades como la homeóstasis (esfuerzo del organismo por mantener un estado normal y constante de riego sanguíneo). Dentro de estas necesidades tenemos la de comunicarse con otras personas. la de manifestar y recibir afecto. * Seguridad: con su satisfacción se busca la creación y mantenimiento de un estado de orden y seguridad. los beneficios sociales. la alimentación. etc. Dentro de éstas encontramos. también se encuentran necesidades de otro tipo como el sexo. las políticas de la empresa. la de pertenecer a un grupo y sentirse aceptado dentro de él. Estas tienen relación con la necesidad de compañía del ser humano. la motivación se da por las necesidades sociales. en la cual se dice que tanto la satisfacción como la insatisfacción laboral derivan de dos series diferentes de factores. tener prestigio y destacar dentro de su grupo social. entre otras. * Reconocimiento: también conocidas como las necesidades del ego o de la autoestima. fue desarrollada por Herzberg a finales de los años cincuenta. La teoría de los dos factores de la motivación. de igual manera se incluyen la autovaloración y el respeto a sí mismo. la de tener orden y la de tener protección. dejar huella. el salario. entre otras. Son las condiciones que rodean al individuo cuando trabajan. los reglamentos internos. Herzberg basta su teoría en el ambiente externo y en el trabajo del individuo (enfoque orientado hacia el exterior). el saciar la sed. Este grupo radica en la necesidad de toda persona de sentirse apreciado. la maternidad o las actividades completas. el clima de las relaciones entre las directivas y los empleados.De acuerdo con la pirámide. . las necesidades identificadas por Maslow son: * Fisiológicas: estas necesidades constituyen la primera prioridad del individuo y se encuentran relacionadas con su supervivencia. entre otras. la de vivir en comunidad. HERZBERG Mientras Maslow sustenta su teoría de la motivación en las diversas necesidades humanas (enfoque orientado hacia el interior). el tipo de supervisión recibida. la de establecer amistad con ellas. con su aspecto afectivo y su participación social. En este nivel el ser humano requiere trascender. * Sociales: una vez satisfechas las necesidades fisiológicas y de seguridad. Dentro de estas encontramos la necesidad de estabilidad. implican las condiciones físicas y ambientales de trabajo. el mantenimiento de una temperatura corporal adecuada. y por el otro a los motivantes o satisfactores. las oportunidades existentes. realizar su propia obra. desarrollar su talento al máximo.

y muestra que solo se destinan a evitar fuentes de insatisfacción en el ambiente como amenazas potenciales que puedan romper su equilibrio. La expresión ³higiene´ refleja con exactitud su carácter preventivo y profiláctico. elevan la satisfacción de modo sustancial. provocan la pérdida de satisfacción y se denominan factores de satisfacción. Factores motivacionales (motivación intrínseca). Ellos incluyen: y y y y y y y Condiciones de trabajo y comodidad Políticas de la empresa y la administración Relaciones con el supervisor Competencia técnica del supervisor Salarios Estabilidad en el cargo Relaciones con el colega Estos factores constituyen el contexto del cargo. los factores higiénicos poseen una capacidad muy limitada para influir en el comportamiento de los trabajadores. Constituye el contenido del cargo en sí e incluyen: y y y y y Delegación de la responsabilidad Libertad de decidir como realizar un trabajo Ascensos Utilización plena de las habilidades personales Formulación de objetivos y evaluación relacionada con estos . Cuando son precarios. puesto que su influencia en el comportamiento no logran elevar la satisfacción de manera sustancial y duradera. manifiestos en la ejecución de tareas y actividades que constituyen un gran desafío y tiene bastante significación para el trabajo. simplemente evitan la insatisfacción.Corresponden a la perspectiva ambiental y constituyen los factores que las empresas han utilizado tradicionalmente para lograr la motivación de los empleados. produce un efecto de satisfacción duradera y un aumento de la productividad muy por encima de los niveles normales. Sin embargo. y de reconocimiento profesional. Cuando los factores motivacionales son óptimos. Tiene que ver con el contenido del cargo. El término motivación encierra sentimientos de realización. Cuando estos factores son óptimos. cuando son precarios. de crecimiento. producen insatisfacción y se denominan entonces factores de insatisfacción. las tareas y los deberes relacionados con el cargo en sí.

El hombre adocenado quiere ser conducido. las personas serían pasivas e inclusive renuentes con respecto de las necesidades organizativas. equipo.y y Simplificación del cargo (por quien lo desempeña) Ampliación o enriquecimiento del cargo (horizontal o verticalmente) La diferencia básica entre Maslow y Herzberg. como por ejemplo hacer uso de la motivación. controlar sus acciones y también modificando su conducta para ajustarlas a las necesidades de las organizaciones. McGregor dice que las organizaciones tradicionales parten de tres supuestos o postulados básicos para someter al hombre a la organización y controlar su conducta: La gerencia es responsable de la organización de los elementos de una empresa productiva. es decir. Según esta teoría la concepción tradicional de la disposición y del carácter del ser humano descansa en las siguientes suposiciones: y El hombre. es que el primero basa su estudio en las necesidades del ser humano. es propietaria del dinero. es decir. En cambio Herzberg nos habla de factores y diferencia entre factores higiénicos y factores motivacionales. recompensarlas. evita la responsabilidad y tiene poca ambición. Sin esta intervención activa de la gerencia. y y . se debe de seguir un proceso para encaminar sus esfuerzos. Debido a la tendencia humana a rehuir el trabajo. castigarlas. Respecto a las personas. Quiere seguridad sobre todo. material. la mayor parte de las personas deben ser obligadas a trabajar por la fuerza. DOUGLAS MC GREGOR Aporto dos teorías: Teoría X expone cual es el punto de vista tradicional sobre la dirección y el control. controlarlas. sus actividades deben ser dirigidas. personas. Hay que persuadirlas. controladas y amenazadas con castigos para que desarrollen el esfuerzo adecuado para cumplir los objetivos de las empresas. no está predispuesto al trabajo y huye de él cuando puede. todo en interés de sus fines económicos. en general.

Por el contrario.y Es intrínsecamente organizativas. el trabajo es un mal necesario que se debe aceptar para la satisfacción de las necesidades físicas. El hombre medio no rechaza básicamente el trabajo. Según la teoría X. Su compromiso depende de la utilidad o el beneficio que significa para él la realización del objetivo. El dinero se considera como el único incentivo efectivo. egocéntrico. es decir. reacios a aceptar responsabilidad es culpa de los métodos utilizados en cuanto a organización y control. El ser humano. no muy vivo. únicamente la presión. el trabajo en sí mismo no tiene ningún carácter motivador. Este beneficio consiste. puede conseguir una satisfacción total en él. e indiferente a las actividades y y Por naturaleza es reacio al cambio. sobre todo. Si esta interesado en la realización de los objetivos. Según esta teoría la concepción de la disposición y del carácter del ser humano descansa en los siguientes puntos: y El trabajo corporal e intelectual es tan natural como el juego o el descanso. Teoría Y dice que si los empleados son vagos. autodirige sus esfuerzos incluso para sí mismo hacia ellos y ejercita un autocontrol. Se compromete a la realización de los objetivos de la empresa por las compensaciones asociadas con su logro. intolerantes. y y y . presa fácil del charlatán y del demagogo. castigos y el empleo de todo tipo de controles de la empresa garantizan un comportamiento del trabajador óptimo para las necesidades de la empresa. no sólo se encuentra dispuesto a admitir responsabilidades. tiene iniciativa. indiferentes. Consiguientemente. uno ha de trabajar en la medida de lo posible en lo que le gusta. pero con ello no se le da al trabajador una posibilidad mínima de satisfacción de sus necesidades como persona. sino que busca incluso mayor responsabilidad. en la satisfacción de motivos más altos que puede experimentar totalmente con la realización de los objetivos de la empresa. Se pude conseguir que el ser humano dirija sus esfuerzos a la realización de objetivos de la empresa sin controles ni amenazas. Es crédulo.

y Un gran número de personas poseen suficiente capacidad intelectual y creatividad como para aportar una contribución importante a la solución de los problemas de la empresa. .