La Mecánica administrativa

La Mecánica administrativa Los tres elementos que integran la "mecánica administrativa" son: La PREVISIÓN. La PLANIFICACIÓN. La ORGANIZACIÓN.

El primer elemento es la PREVISIÓN (pre: antes, y visión): se refiere a todo aquello que tiene que fijarse hasta determinar lo que podemos hacer, según Steward Thompson, "la previsión identifica una gama de posibilidades y nos prepara para ellas". Dentro de la previsión consideramos nosotros tres aspectos principales: los objetivos, las investigaciones y las alternativas. Los objetivos: la importancia de este aspecto es máxima en la Administración, porque el resto de los elementos habrá de orientarse por los objetivos. Las investigaciones: no hay organización moderna que no las realice para saber con qué elementos cuenta, y cuales le obstaculizan para alcanzar los objetivos. Así, se investigan los mercados, los créditos, los nuevos productos, los avances científico-técnicos, al personal que asumirá, etc. Las alternativas: todo dirigente, en todos sus actos, está vinculado necesariamente con la toma de decisiones. Y toda decisión implica necesariamente elegir entre dos o más alternativas. Debemos señalar que los sistemas modernos de Administración buscan estimular y ayudar la creatividad del dirigente y sus subordinados, para que no se sienta limitado a escoger entre un "se hace, o no se hace", ya que, en la mayoría de los casos, hay otras muchas y variadas posibilidades, no solo intermedias sino distintas, por lo que es muy importante entrenar y estimular la creatividad en el personal, especialmente en los dirigentes. Según los estudios realizados y los criterios de directivos exitosos y de autores prestigiosos, el éxito del dirigente moderno radica en gran parte en su capacidad para presentar diversas alternativas, señalando a cada una sus ventajas y limitaciones. Esto es mucho más importante cuando se cuenta con todas las modernas técnicas que, sobre la base de métodos cuantitativos, estudian por

para escoger la más adecuada. "para dentro de ocho días". más efectivo sería decir: "para hoy mismo". Uno de los errores más comunes. . de simulaciones. Todos pueden tener relación con la Administración. dejan a una interpretación subjetívale qué debe entenderse por "pronto. la lista de funciones y actividades que deben realizarse. Los presupuestos: son planes estimados en cantidades. para cada tiempo. que suelen cometerse en la dirección es el de dejar "abierto" el tiempo en que cada actividad debe realizarse. Los presupuestos representan uno de los aspectos más útiles en la Administración. además. Los programas establecen. que los programas sean una de las actividades esenciales en la administración.. pese a que indican aparentemente urgencia. son expresiones muy frecuentemente utilizadas y. se han desarrollado las técnicas de trabajo en grupo y otras que estimulan eldesarrollo creativo para buscar posibles soluciones a problemas no estructurados. como es frecuente hacerlo en los departamentos de producción por ejemplo: mil unidades diarias. Los planes de tipo administrativo son muy diversos. El segundo elemento es la PLANIFICACIÓN (plan deriva de plano).medio de modelos matemáticos. estos pueden determinar de manera general o por toda precisión y técnica. etc. que lo que hacemos es fijar "planos" para orientar nuestra acción. rápido. fijar tiempos precisos a cada actividad concreta. Los programas: su esencia es determinar (fijar) el factor tiempo o sea. etc. "a la mayor brevedad que sea factible". ya sea que estas se fijan en número. y asegurarnos después de que estos tiempos se cumplan con exactitud. "para el próximo día diez". las muy diversas alternativas posibles. y a la vez de los más graves. La etimología indica. De ahí. "Lo más rápido que se pueda". Es por esto que los programas bien formulados son esencialmente para la Administración. mencionaremos para entender mejor los más referidos a la Administración que son: los programas.. los procedimientos y las políticas. breve". que. Además. reducir el diez porciento de los costos. los presupuestos. "lo más pronto posible". cien kilos al mes. o que se estimen en su aspecto monetario y financiero por ejemplo: ciento cincuenta mil pesos en inversiones al año. así.

Esto lo entendemos por supuesto. . sino. con su concepto integral. por el "como" concreto de cada actividad. confundiendo a nuestro juicio el análisis de puestos. La determinación y división de las funciones. A diferencia de lo que algunos autores especializados señalan. Esto significa que la política contiene.Los procedimientos: se caracterizan esencialmente por la fijación de pasos y secuencias. especialista y a cada trabajador. que surgió de la valuación de los puestos. ya que la delegación de autoridad no puede realizarse eficazmente sin políticas bien establecidas. Dado que la delegación adecuada es uno de los requisitos de la Administración. Finalmente el análisis de los puestos determina las tareas y labores concretas que se encomiendan a cada dirigente. sino para el funcionamiento de la Administración. al establecer un sistema de Administración. La fijación de niveles jerárquicos equivale a la determinación de la autoridad y autoridad correspondiente a cada nivel. .la fijación de niveles jerárquicos. no solo la orden de alcanzar el objetivo. no para valuar puestos. Las políticas: son cursos generales de acción. lo que es indispensable para la Administración. inclusive marca los cambios o criterios para lograrlo. es decir. Terry. existen tres grandes campos de la organización vinculadas a la Administración. fácilmente se comprenderá el papel que tiene la fijación de políticas. Son como las llama R. el análisis es un aspecto clave en la Administración.el análisis de los puestos. estos son: . en forma tal que pueda existir una adecuada delegación de autoridad. tendrán muchas veces que cambiarse o suprimirse. del análisis que se realiza. .la determinación y división de las funciones. El tercer elemento es la ORGANIZACIÓN. "Los objetivos en acción".

La Dinámica administrativa Dentro de la dinámica administrativa existen tres funciones: La INTEGRACIÓN El MANDO El CONTROL. y de alguna forma. en el que se encuentran: la autoridad. la capacitación teórica y la formación de trabajadores y dirigentes. . La INTEGRACIÓN comprende los siguientes aspectos básicos: el reclutamiento y selección del personal adecuado. Por otra parte. Aún cuando. la Sociología y la Administración. estas constituyen pilares de la Administración moderna. En nuestro enfoque la Administración actual constituye un nuevo modo de concebir y ejercer la autoridad más acorde con los tiempos modernos y con la naturaleza misma del ser humano. mientras no exista ese cambio. sobre todo los dirigentes. En la filosofía de la Administración. la introducción y el desarrollo del personal. la delegación y la comunicación como aspectos esenciales. acoplarlo constantemente a él. tiene mucha trascendencia y debe recibir especiales modalidades y atención dentro de la Administración. en las condiciones actuales. son adecuados para las tareas que se le encomiendan en las condiciones que exigen los sistemas de Administración modernos. en este aspecto se aplican hoy los resultados científicos más modernos de la Psicología. muchos piensan que la autoridad es algo meramente teórico. o dirigente. La siguiente función dentro de la dinámica es el MANDO. una organización se encuentra en riesgo de sufrir serios problemas en su funcionamiento. y su fuerza motivadora. El reclutamiento y selección del personal se encarga de buscar si los trabajadores. que comprende en este caso el adiestramiento práctico. junto con la determinación de cantidades. sean adecuados a su nuevo puesto de trabajo. el desarrollo. a nuestro juicio. No pensamos exagerar si decidimos que. La introducción consiste en todas las técnicas que se utilizan para buscar que un nuevo trabajador. nos encontramos ante todo con la autoridad. Por último.

En cuanto a la operación.). en la forma y el tiempo planificado. norma).su operación. tanto vertical como horizontal. positivos o indiferentes. que en muchas organizaciones (empresas e instituciones) la Administración no produce resultados efectivos mientras no mejore la comunicación. criterios sobre si debe llamarse Administración por objetivos o Administración por resultados y algunos autores como Morrisey la . es para la determinación de objetivos. y por la otra.interpretación de los resultados. además de los esperados. la comunicación. planes. de ello puede resultar cuatro variantes: Se obtuvo exactamente lo que se deseaba. al mejorarse esta rendirá inmediatamente sus frutos. Pero lo más importante radica en la interpretación de los resultados. ya hemos señalado que es uno de los frutos naturales. esta última parte del proceso administrativo es tan importante como la primera etapa. para aspectos muy específicos. no fue obtenida. el cual planteamos realizar en tres pasos: . los que pueden ser negativos. con lo que se obtuvo (resultados). el control tiene que realizarse por todos los dirigentes.su fijación y establecimiento. de los requisitos esenciales. sin perder por ello la responsabilidad correspondiente. y eventualmente. que se trata de comparar lo que se esperaba (objetivos. . Se obtuvo más de lo que se esperaba (deseaba) en uno o varios aspectos. así como para el logro de resultados. tan importante. etc. Se obtuvieron otros resultados. en todos los niveles. partiendo de que el control es un elemento esencial de la Administración. Por eso es que existen discusiones. Por último. plan. En el primer paso de fijación y establecimiento se analizará qué controles deberán ser establecidos. por técnicos especialistas por ejemplo: control de costos. Como señalan todos los autores. planificado. etc. debido a que se miden los resultados. La tercera función de la dinámica es el CONTROL. y cuales serán efectivos. Una parte de lo previsto (deseado. para la eficaz Gestión Empresarial. valuación de los puestos. por una parte.La delegación consiste en hacer partícipes a otros de la autoridad que hemos recibido. .

la cual muestra una serie de necesidades que atañen a todo individuo y que se encuentran organizadas de forma de pirámide. y en la realidad. tanto en los campos de la Alta Gerencia. ABRAHAM MASLOW Maslow planteó en su libro Motivation and Personality (Motivación y Personalidad) el concepto de la Jerarquía de Necesidades. puede aplicarse. . En la parte más baja de la estructura se ubican las necesidades más prioritarias y en la superior las de menos prioridad. lo que se trata es de hacer que los objetivos.llaman Administración por objetivos y resultados. de acuerdo a una determinación biológica causada por la constitución genética del individuo. en le más amplio y fecundo general del personal. los servicios y principalmente. Así pues. dentro de esta estructura. El punto ideal de la teoría de Maslow sería aquel en el cual el hombre se sienta "autorrealizado" pero esto es muy raro. clases y principios de los objetivos. en lugar de que la APO supere y haga obsoletos los conceptos tradicionales de Administración. como en los concretos de la producción. En esta asignatura analizaremos los conceptos. Entendemos que en el fondo. requiere de todos ellos y solo se comprenden bien. En el análisis que haremos se demostrará como. Por otra parte la APO al igual que la Administración General. se traduzcan desde el principio en resultados concretos. que suelen ser teóricos y abstractos. el individuo no se torna apático sino que más bien encuentra en las necesidades del siguiente nivel su meta próxima de satisfacción. cuando se le estudia a través de éstos. al ser satisfechas las necesidades de determinado nivel. se podría decir que menos del 1% de las personas llegan a la plena realización.

realizar su propia obra. el mantenimiento de una temperatura corporal adecuada. * Reconocimiento: también conocidas como las necesidades del ego o de la autoestima. los beneficios sociales. la de vivir en comunidad. Herzberg basta su teoría en el ambiente externo y en el trabajo del individuo (enfoque orientado hacia el exterior). Dentro de estas encontramos la necesidad de estabilidad. la alimentación.De acuerdo con la pirámide. Por un lado tenemos a los factores higiénicos o de insatisfacción. en la cual se dice que tanto la satisfacción como la insatisfacción laboral derivan de dos series diferentes de factores. la maternidad o las actividades completas. también se encuentran necesidades de otro tipo como el sexo. fue desarrollada por Herzberg a finales de los años cincuenta. etc. necesidades como la homeóstasis (esfuerzo del organismo por mantener un estado normal y constante de riego sanguíneo). entre otras. Dentro de estas necesidades tenemos la de comunicarse con otras personas. Estas tienen relación con la necesidad de compañía del ser humano. el tipo de supervisión recibida. entre otras. las oportunidades existentes. la de manifestar y recibir afecto. el clima de las relaciones entre las directivas y los empleados. la de establecer amistad con ellas. Dentro de éstas encontramos. * Seguridad: con su satisfacción se busca la creación y mantenimiento de un estado de orden y seguridad. Este grupo radica en la necesidad de toda persona de sentirse apreciado. las políticas de la empresa. La teoría de los dos factores de la motivación. el salario. de igual manera se incluyen la autovaloración y el respeto a sí mismo. con su aspecto afectivo y su participación social. entre otras. . HERZBERG Mientras Maslow sustenta su teoría de la motivación en las diversas necesidades humanas (enfoque orientado hacia el interior). tener prestigio y destacar dentro de su grupo social. Son las condiciones que rodean al individuo cuando trabajan. y por el otro a los motivantes o satisfactores. * Auto superación: Es el ideal de cada individuo. las necesidades identificadas por Maslow son: * Fisiológicas: estas necesidades constituyen la primera prioridad del individuo y se encuentran relacionadas con su supervivencia. dejar huella. la de tener orden y la de tener protección. el saciar la sed. los reglamentos internos. * Sociales: una vez satisfechas las necesidades fisiológicas y de seguridad. Factores higiénicos (motivación extrínseca). la de pertenecer a un grupo y sentirse aceptado dentro de él. En este nivel el ser humano requiere trascender. la motivación se da por las necesidades sociales. implican las condiciones físicas y ambientales de trabajo. desarrollar su talento al máximo.

elevan la satisfacción de modo sustancial. produce un efecto de satisfacción duradera y un aumento de la productividad muy por encima de los niveles normales. producen insatisfacción y se denominan entonces factores de insatisfacción. Cuando son precarios. puesto que su influencia en el comportamiento no logran elevar la satisfacción de manera sustancial y duradera. provocan la pérdida de satisfacción y se denominan factores de satisfacción. y de reconocimiento profesional. Cuando estos factores son óptimos. Sin embargo. manifiestos en la ejecución de tareas y actividades que constituyen un gran desafío y tiene bastante significación para el trabajo. Ellos incluyen: y y y y y y y Condiciones de trabajo y comodidad Políticas de la empresa y la administración Relaciones con el supervisor Competencia técnica del supervisor Salarios Estabilidad en el cargo Relaciones con el colega Estos factores constituyen el contexto del cargo. de crecimiento. simplemente evitan la insatisfacción. las tareas y los deberes relacionados con el cargo en sí. y muestra que solo se destinan a evitar fuentes de insatisfacción en el ambiente como amenazas potenciales que puedan romper su equilibrio. La expresión ³higiene´ refleja con exactitud su carácter preventivo y profiláctico. los factores higiénicos poseen una capacidad muy limitada para influir en el comportamiento de los trabajadores. Constituye el contenido del cargo en sí e incluyen: y y y y y Delegación de la responsabilidad Libertad de decidir como realizar un trabajo Ascensos Utilización plena de las habilidades personales Formulación de objetivos y evaluación relacionada con estos . Cuando los factores motivacionales son óptimos. El término motivación encierra sentimientos de realización.Corresponden a la perspectiva ambiental y constituyen los factores que las empresas han utilizado tradicionalmente para lograr la motivación de los empleados. Tiene que ver con el contenido del cargo. cuando son precarios. Factores motivacionales (motivación intrínseca).

material. DOUGLAS MC GREGOR Aporto dos teorías: Teoría X expone cual es el punto de vista tradicional sobre la dirección y el control. evita la responsabilidad y tiene poca ambición. es decir. En cambio Herzberg nos habla de factores y diferencia entre factores higiénicos y factores motivacionales. controladas y amenazadas con castigos para que desarrollen el esfuerzo adecuado para cumplir los objetivos de las empresas. castigarlas. es decir. equipo. Según esta teoría la concepción tradicional de la disposición y del carácter del ser humano descansa en las siguientes suposiciones: y El hombre. recompensarlas. como por ejemplo hacer uso de la motivación. todo en interés de sus fines económicos. Quiere seguridad sobre todo. Hay que persuadirlas. se debe de seguir un proceso para encaminar sus esfuerzos. El hombre adocenado quiere ser conducido. en general. las personas serían pasivas e inclusive renuentes con respecto de las necesidades organizativas. controlar sus acciones y también modificando su conducta para ajustarlas a las necesidades de las organizaciones. es que el primero basa su estudio en las necesidades del ser humano. no está predispuesto al trabajo y huye de él cuando puede. Sin esta intervención activa de la gerencia. personas. sus actividades deben ser dirigidas. y y . controlarlas.y y Simplificación del cargo (por quien lo desempeña) Ampliación o enriquecimiento del cargo (horizontal o verticalmente) La diferencia básica entre Maslow y Herzberg. Respecto a las personas. la mayor parte de las personas deben ser obligadas a trabajar por la fuerza. McGregor dice que las organizaciones tradicionales parten de tres supuestos o postulados básicos para someter al hombre a la organización y controlar su conducta: La gerencia es responsable de la organización de los elementos de una empresa productiva. Debido a la tendencia humana a rehuir el trabajo. es propietaria del dinero.

únicamente la presión. El ser humano. intolerantes. el trabajo es un mal necesario que se debe aceptar para la satisfacción de las necesidades físicas. presa fácil del charlatán y del demagogo. Es crédulo. no muy vivo. El dinero se considera como el único incentivo efectivo. puede conseguir una satisfacción total en él. reacios a aceptar responsabilidad es culpa de los métodos utilizados en cuanto a organización y control. Si esta interesado en la realización de los objetivos. Consiguientemente. uno ha de trabajar en la medida de lo posible en lo que le gusta. y y y . El hombre medio no rechaza básicamente el trabajo. Su compromiso depende de la utilidad o el beneficio que significa para él la realización del objetivo.y Es intrínsecamente organizativas. no sólo se encuentra dispuesto a admitir responsabilidades. Según la teoría X. autodirige sus esfuerzos incluso para sí mismo hacia ellos y ejercita un autocontrol. castigos y el empleo de todo tipo de controles de la empresa garantizan un comportamiento del trabajador óptimo para las necesidades de la empresa. indiferentes. Por el contrario. tiene iniciativa. es decir. e indiferente a las actividades y y Por naturaleza es reacio al cambio. el trabajo en sí mismo no tiene ningún carácter motivador. egocéntrico. Se pude conseguir que el ser humano dirija sus esfuerzos a la realización de objetivos de la empresa sin controles ni amenazas. sino que busca incluso mayor responsabilidad. pero con ello no se le da al trabajador una posibilidad mínima de satisfacción de sus necesidades como persona. sobre todo. Se compromete a la realización de los objetivos de la empresa por las compensaciones asociadas con su logro. Este beneficio consiste. Según esta teoría la concepción de la disposición y del carácter del ser humano descansa en los siguientes puntos: y El trabajo corporal e intelectual es tan natural como el juego o el descanso. Teoría Y dice que si los empleados son vagos. en la satisfacción de motivos más altos que puede experimentar totalmente con la realización de los objetivos de la empresa.

y Un gran número de personas poseen suficiente capacidad intelectual y creatividad como para aportar una contribución importante a la solución de los problemas de la empresa. .

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