La Mecánica administrativa Los tres elementos que integran la "mecánica administrativa" son: La PREVISIÓN. La PLANIFICACIÓN. La ORGANIZACIÓN.

El primer elemento es la PREVISIÓN (pre: antes, y visión): se refiere a todo aquello que tiene que fijarse hasta determinar lo que podemos hacer, según Steward Thompson, "la previsión identifica una gama de posibilidades y nos prepara para ellas". Dentro de la previsión consideramos nosotros tres aspectos principales: los objetivos, las investigaciones y las alternativas. Los objetivos: la importancia de este aspecto es máxima en la Administración, porque el resto de los elementos habrá de orientarse por los objetivos. Las investigaciones: no hay organización moderna que no las realice para saber con qué elementos cuenta, y cuales le obstaculizan para alcanzar los objetivos. Así, se investigan los mercados, los créditos, los nuevos productos, los avances científico-técnicos, al personal que asumirá, etc. Las alternativas: todo dirigente, en todos sus actos, está vinculado necesariamente con la toma de decisiones. Y toda decisión implica necesariamente elegir entre dos o más alternativas. Debemos señalar que los sistemas modernos de Administración buscan estimular y ayudar la creatividad del dirigente y sus subordinados, para que no se sienta limitado a escoger entre un "se hace, o no se hace", ya que, en la mayoría de los casos, hay otras muchas y variadas posibilidades, no solo intermedias sino distintas, por lo que es muy importante entrenar y estimular la creatividad en el personal, especialmente en los dirigentes. Según los estudios realizados y los criterios de directivos exitosos y de autores prestigiosos, el éxito del dirigente moderno radica en gran parte en su capacidad para presentar diversas alternativas, señalando a cada una sus ventajas y limitaciones. Esto es mucho más importante cuando se cuenta con todas las modernas técnicas que, sobre la base de métodos cuantitativos, estudian por

para cada tiempo. etc. Los presupuestos representan uno de los aspectos más útiles en la Administración. La etimología indica. mencionaremos para entender mejor los más referidos a la Administración que son: los programas. como es frecuente hacerlo en los departamentos de producción por ejemplo: mil unidades diarias. "Lo más rápido que se pueda". que suelen cometerse en la dirección es el de dejar "abierto" el tiempo en que cada actividad debe realizarse. que. los presupuestos. pese a que indican aparentemente urgencia. "para dentro de ocho días". Además. Es por esto que los programas bien formulados son esencialmente para la Administración. . etc. ya sea que estas se fijan en número. dejan a una interpretación subjetívale qué debe entenderse por "pronto. Los programas: su esencia es determinar (fijar) el factor tiempo o sea. rápido. estos pueden determinar de manera general o por toda precisión y técnica. las muy diversas alternativas posibles. de simulaciones. para escoger la más adecuada. y a la vez de los más graves. que lo que hacemos es fijar "planos" para orientar nuestra acción. más efectivo sería decir: "para hoy mismo". la lista de funciones y actividades que deben realizarse.. El segundo elemento es la PLANIFICACIÓN (plan deriva de plano).. fijar tiempos precisos a cada actividad concreta. Todos pueden tener relación con la Administración. son expresiones muy frecuentemente utilizadas y. y asegurarnos después de que estos tiempos se cumplan con exactitud. así. "para el próximo día diez". "lo más pronto posible". Los presupuestos: son planes estimados en cantidades. o que se estimen en su aspecto monetario y financiero por ejemplo: ciento cincuenta mil pesos en inversiones al año. se han desarrollado las técnicas de trabajo en grupo y otras que estimulan eldesarrollo creativo para buscar posibles soluciones a problemas no estructurados. además. "a la mayor brevedad que sea factible". Los programas establecen. breve". Los planes de tipo administrativo son muy diversos. reducir el diez porciento de los costos. De ahí. Uno de los errores más comunes.medio de modelos matemáticos. cien kilos al mes. los procedimientos y las políticas. que los programas sean una de las actividades esenciales en la administración.

"Los objetivos en acción". lo que es indispensable para la Administración. Son como las llama R. el análisis es un aspecto clave en la Administración. sino para el funcionamiento de la Administración. fácilmente se comprenderá el papel que tiene la fijación de políticas. especialista y a cada trabajador. del análisis que se realiza. tendrán muchas veces que cambiarse o suprimirse.Los procedimientos: se caracterizan esencialmente por la fijación de pasos y secuencias. confundiendo a nuestro juicio el análisis de puestos. con su concepto integral. Esto lo entendemos por supuesto. . al establecer un sistema de Administración. no para valuar puestos. Dado que la delegación adecuada es uno de los requisitos de la Administración. ya que la delegación de autoridad no puede realizarse eficazmente sin políticas bien establecidas.la fijación de niveles jerárquicos. inclusive marca los cambios o criterios para lograrlo. sino. por el "como" concreto de cada actividad. La determinación y división de las funciones. Terry. A diferencia de lo que algunos autores especializados señalan. es decir. en forma tal que pueda existir una adecuada delegación de autoridad. estos son: . existen tres grandes campos de la organización vinculadas a la Administración. La fijación de niveles jerárquicos equivale a la determinación de la autoridad y autoridad correspondiente a cada nivel. . Finalmente el análisis de los puestos determina las tareas y labores concretas que se encomiendan a cada dirigente. El tercer elemento es la ORGANIZACIÓN.el análisis de los puestos. no solo la orden de alcanzar el objetivo. Esto significa que la política contiene.la determinación y división de las funciones. que surgió de la valuación de los puestos. . Las políticas: son cursos generales de acción.

muchos piensan que la autoridad es algo meramente teórico. en este aspecto se aplican hoy los resultados científicos más modernos de la Psicología. o dirigente. tiene mucha trascendencia y debe recibir especiales modalidades y atención dentro de la Administración. que comprende en este caso el adiestramiento práctico. En nuestro enfoque la Administración actual constituye un nuevo modo de concebir y ejercer la autoridad más acorde con los tiempos modernos y con la naturaleza misma del ser humano. La introducción consiste en todas las técnicas que se utilizan para buscar que un nuevo trabajador. La INTEGRACIÓN comprende los siguientes aspectos básicos: el reclutamiento y selección del personal adecuado. la introducción y el desarrollo del personal. Por último. la delegación y la comunicación como aspectos esenciales. junto con la determinación de cantidades. el desarrollo. Aún cuando. Por otra parte.La Dinámica administrativa Dentro de la dinámica administrativa existen tres funciones: La INTEGRACIÓN El MANDO El CONTROL. El reclutamiento y selección del personal se encarga de buscar si los trabajadores. una organización se encuentra en riesgo de sufrir serios problemas en su funcionamiento. La siguiente función dentro de la dinámica es el MANDO. . En la filosofía de la Administración. y su fuerza motivadora. son adecuados para las tareas que se le encomiendan en las condiciones que exigen los sistemas de Administración modernos. acoplarlo constantemente a él. mientras no exista ese cambio. sean adecuados a su nuevo puesto de trabajo. estas constituyen pilares de la Administración moderna. a nuestro juicio. en las condiciones actuales. la capacitación teórica y la formación de trabajadores y dirigentes. y de alguna forma. No pensamos exagerar si decidimos que. en el que se encuentran: la autoridad. nos encontramos ante todo con la autoridad. sobre todo los dirigentes. la Sociología y la Administración.

en todos los niveles.su operación. el control tiene que realizarse por todos los dirigentes.La delegación consiste en hacer partícipes a otros de la autoridad que hemos recibido. en la forma y el tiempo planificado. Pero lo más importante radica en la interpretación de los resultados. sin perder por ello la responsabilidad correspondiente. planes. por una parte. partiendo de que el control es un elemento esencial de la Administración. es para la determinación de objetivos. etc. para la eficaz Gestión Empresarial. positivos o indiferentes. no fue obtenida. criterios sobre si debe llamarse Administración por objetivos o Administración por resultados y algunos autores como Morrisey la . con lo que se obtuvo (resultados). En el primer paso de fijación y establecimiento se analizará qué controles deberán ser establecidos. y por la otra.interpretación de los resultados. La tercera función de la dinámica es el CONTROL. Se obtuvo más de lo que se esperaba (deseaba) en uno o varios aspectos. Se obtuvieron otros resultados. que se trata de comparar lo que se esperaba (objetivos. etc. ya hemos señalado que es uno de los frutos naturales.su fijación y establecimiento. Por último. y cuales serán efectivos. tan importante. Una parte de lo previsto (deseado.). norma). así como para el logro de resultados. planificado. Por eso es que existen discusiones. los que pueden ser negativos. además de los esperados. esta última parte del proceso administrativo es tan importante como la primera etapa. Como señalan todos los autores. debido a que se miden los resultados. al mejorarse esta rendirá inmediatamente sus frutos. la comunicación. el cual planteamos realizar en tres pasos: . tanto vertical como horizontal. que en muchas organizaciones (empresas e instituciones) la Administración no produce resultados efectivos mientras no mejore la comunicación. . plan. de ello puede resultar cuatro variantes: Se obtuvo exactamente lo que se deseaba. de los requisitos esenciales. y eventualmente. por técnicos especialistas por ejemplo: control de costos. En cuanto a la operación. para aspectos muy específicos. . valuación de los puestos.

el individuo no se torna apático sino que más bien encuentra en las necesidades del siguiente nivel su meta próxima de satisfacción. En esta asignatura analizaremos los conceptos. y en la realidad. la cual muestra una serie de necesidades que atañen a todo individuo y que se encuentran organizadas de forma de pirámide. dentro de esta estructura. al ser satisfechas las necesidades de determinado nivel. Entendemos que en el fondo. en le más amplio y fecundo general del personal. puede aplicarse. se podría decir que menos del 1% de las personas llegan a la plena realización. ABRAHAM MASLOW Maslow planteó en su libro Motivation and Personality (Motivación y Personalidad) el concepto de la Jerarquía de Necesidades. .llaman Administración por objetivos y resultados. cuando se le estudia a través de éstos. Así pues. como en los concretos de la producción. clases y principios de los objetivos. requiere de todos ellos y solo se comprenden bien. que suelen ser teóricos y abstractos. Por otra parte la APO al igual que la Administración General. El punto ideal de la teoría de Maslow sería aquel en el cual el hombre se sienta "autorrealizado" pero esto es muy raro. los servicios y principalmente. En la parte más baja de la estructura se ubican las necesidades más prioritarias y en la superior las de menos prioridad. en lugar de que la APO supere y haga obsoletos los conceptos tradicionales de Administración. lo que se trata es de hacer que los objetivos. En el análisis que haremos se demostrará como. se traduzcan desde el principio en resultados concretos. de acuerdo a una determinación biológica causada por la constitución genética del individuo. tanto en los campos de la Alta Gerencia.

las necesidades identificadas por Maslow son: * Fisiológicas: estas necesidades constituyen la primera prioridad del individuo y se encuentran relacionadas con su supervivencia. también se encuentran necesidades de otro tipo como el sexo. las oportunidades existentes. la de establecer amistad con ellas. Factores higiénicos (motivación extrínseca). * Sociales: una vez satisfechas las necesidades fisiológicas y de seguridad. las políticas de la empresa. fue desarrollada por Herzberg a finales de los años cincuenta. Son las condiciones que rodean al individuo cuando trabajan. el clima de las relaciones entre las directivas y los empleados.De acuerdo con la pirámide. Herzberg basta su teoría en el ambiente externo y en el trabajo del individuo (enfoque orientado hacia el exterior). . la motivación se da por las necesidades sociales. en la cual se dice que tanto la satisfacción como la insatisfacción laboral derivan de dos series diferentes de factores. dejar huella. los beneficios sociales. la de pertenecer a un grupo y sentirse aceptado dentro de él. * Reconocimiento: también conocidas como las necesidades del ego o de la autoestima. la maternidad o las actividades completas. entre otras. el saciar la sed. los reglamentos internos. la de tener orden y la de tener protección. * Seguridad: con su satisfacción se busca la creación y mantenimiento de un estado de orden y seguridad. desarrollar su talento al máximo. entre otras. de igual manera se incluyen la autovaloración y el respeto a sí mismo. etc. Estas tienen relación con la necesidad de compañía del ser humano. necesidades como la homeóstasis (esfuerzo del organismo por mantener un estado normal y constante de riego sanguíneo). La teoría de los dos factores de la motivación. el mantenimiento de una temperatura corporal adecuada. implican las condiciones físicas y ambientales de trabajo. el tipo de supervisión recibida. tener prestigio y destacar dentro de su grupo social. Dentro de estas necesidades tenemos la de comunicarse con otras personas. el salario. Dentro de estas encontramos la necesidad de estabilidad. la de vivir en comunidad. * Auto superación: Es el ideal de cada individuo. la de manifestar y recibir afecto. En este nivel el ser humano requiere trascender. realizar su propia obra. HERZBERG Mientras Maslow sustenta su teoría de la motivación en las diversas necesidades humanas (enfoque orientado hacia el interior). Por un lado tenemos a los factores higiénicos o de insatisfacción. Este grupo radica en la necesidad de toda persona de sentirse apreciado. con su aspecto afectivo y su participación social. y por el otro a los motivantes o satisfactores. Dentro de éstas encontramos. la alimentación. entre otras.

Cuando son precarios. simplemente evitan la insatisfacción. provocan la pérdida de satisfacción y se denominan factores de satisfacción. los factores higiénicos poseen una capacidad muy limitada para influir en el comportamiento de los trabajadores. Cuando estos factores son óptimos. Constituye el contenido del cargo en sí e incluyen: y y y y y Delegación de la responsabilidad Libertad de decidir como realizar un trabajo Ascensos Utilización plena de las habilidades personales Formulación de objetivos y evaluación relacionada con estos . y de reconocimiento profesional. El término motivación encierra sentimientos de realización. de crecimiento. Ellos incluyen: y y y y y y y Condiciones de trabajo y comodidad Políticas de la empresa y la administración Relaciones con el supervisor Competencia técnica del supervisor Salarios Estabilidad en el cargo Relaciones con el colega Estos factores constituyen el contexto del cargo. Tiene que ver con el contenido del cargo. Factores motivacionales (motivación intrínseca). elevan la satisfacción de modo sustancial. manifiestos en la ejecución de tareas y actividades que constituyen un gran desafío y tiene bastante significación para el trabajo. cuando son precarios. produce un efecto de satisfacción duradera y un aumento de la productividad muy por encima de los niveles normales. Cuando los factores motivacionales son óptimos. y muestra que solo se destinan a evitar fuentes de insatisfacción en el ambiente como amenazas potenciales que puedan romper su equilibrio. las tareas y los deberes relacionados con el cargo en sí. producen insatisfacción y se denominan entonces factores de insatisfacción.Corresponden a la perspectiva ambiental y constituyen los factores que las empresas han utilizado tradicionalmente para lograr la motivación de los empleados. Sin embargo. puesto que su influencia en el comportamiento no logran elevar la satisfacción de manera sustancial y duradera. La expresión ³higiene´ refleja con exactitud su carácter preventivo y profiláctico.

todo en interés de sus fines económicos. y y . se debe de seguir un proceso para encaminar sus esfuerzos. material. Hay que persuadirlas. McGregor dice que las organizaciones tradicionales parten de tres supuestos o postulados básicos para someter al hombre a la organización y controlar su conducta: La gerencia es responsable de la organización de los elementos de una empresa productiva. evita la responsabilidad y tiene poca ambición. DOUGLAS MC GREGOR Aporto dos teorías: Teoría X expone cual es el punto de vista tradicional sobre la dirección y el control. es decir. Quiere seguridad sobre todo. las personas serían pasivas e inclusive renuentes con respecto de las necesidades organizativas. controladas y amenazadas con castigos para que desarrollen el esfuerzo adecuado para cumplir los objetivos de las empresas. controlar sus acciones y también modificando su conducta para ajustarlas a las necesidades de las organizaciones. como por ejemplo hacer uso de la motivación. El hombre adocenado quiere ser conducido. Debido a la tendencia humana a rehuir el trabajo. controlarlas. es decir. castigarlas. en general. equipo. no está predispuesto al trabajo y huye de él cuando puede. En cambio Herzberg nos habla de factores y diferencia entre factores higiénicos y factores motivacionales. la mayor parte de las personas deben ser obligadas a trabajar por la fuerza. recompensarlas.y y Simplificación del cargo (por quien lo desempeña) Ampliación o enriquecimiento del cargo (horizontal o verticalmente) La diferencia básica entre Maslow y Herzberg. Sin esta intervención activa de la gerencia. Respecto a las personas. Según esta teoría la concepción tradicional de la disposición y del carácter del ser humano descansa en las siguientes suposiciones: y El hombre. personas. es propietaria del dinero. sus actividades deben ser dirigidas. es que el primero basa su estudio en las necesidades del ser humano.

El hombre medio no rechaza básicamente el trabajo. sobre todo. Por el contrario. Se pude conseguir que el ser humano dirija sus esfuerzos a la realización de objetivos de la empresa sin controles ni amenazas. es decir. indiferentes. El dinero se considera como el único incentivo efectivo. Es crédulo. uno ha de trabajar en la medida de lo posible en lo que le gusta. Según la teoría X. intolerantes. puede conseguir una satisfacción total en él. e indiferente a las actividades y y Por naturaleza es reacio al cambio. no muy vivo. reacios a aceptar responsabilidad es culpa de los métodos utilizados en cuanto a organización y control. presa fácil del charlatán y del demagogo. Se compromete a la realización de los objetivos de la empresa por las compensaciones asociadas con su logro. el trabajo es un mal necesario que se debe aceptar para la satisfacción de las necesidades físicas. el trabajo en sí mismo no tiene ningún carácter motivador. Según esta teoría la concepción de la disposición y del carácter del ser humano descansa en los siguientes puntos: y El trabajo corporal e intelectual es tan natural como el juego o el descanso. pero con ello no se le da al trabajador una posibilidad mínima de satisfacción de sus necesidades como persona. egocéntrico. únicamente la presión. autodirige sus esfuerzos incluso para sí mismo hacia ellos y ejercita un autocontrol. Consiguientemente.y Es intrínsecamente organizativas. Teoría Y dice que si los empleados son vagos. sino que busca incluso mayor responsabilidad. tiene iniciativa. castigos y el empleo de todo tipo de controles de la empresa garantizan un comportamiento del trabajador óptimo para las necesidades de la empresa. en la satisfacción de motivos más altos que puede experimentar totalmente con la realización de los objetivos de la empresa. Este beneficio consiste. no sólo se encuentra dispuesto a admitir responsabilidades. y y y . Si esta interesado en la realización de los objetivos. Su compromiso depende de la utilidad o el beneficio que significa para él la realización del objetivo. El ser humano.

y Un gran número de personas poseen suficiente capacidad intelectual y creatividad como para aportar una contribución importante a la solución de los problemas de la empresa. .