La Mecánica administrativa Los tres elementos que integran la "mecánica administrativa" son: La PREVISIÓN. La PLANIFICACIÓN. La ORGANIZACIÓN.

El primer elemento es la PREVISIÓN (pre: antes, y visión): se refiere a todo aquello que tiene que fijarse hasta determinar lo que podemos hacer, según Steward Thompson, "la previsión identifica una gama de posibilidades y nos prepara para ellas". Dentro de la previsión consideramos nosotros tres aspectos principales: los objetivos, las investigaciones y las alternativas. Los objetivos: la importancia de este aspecto es máxima en la Administración, porque el resto de los elementos habrá de orientarse por los objetivos. Las investigaciones: no hay organización moderna que no las realice para saber con qué elementos cuenta, y cuales le obstaculizan para alcanzar los objetivos. Así, se investigan los mercados, los créditos, los nuevos productos, los avances científico-técnicos, al personal que asumirá, etc. Las alternativas: todo dirigente, en todos sus actos, está vinculado necesariamente con la toma de decisiones. Y toda decisión implica necesariamente elegir entre dos o más alternativas. Debemos señalar que los sistemas modernos de Administración buscan estimular y ayudar la creatividad del dirigente y sus subordinados, para que no se sienta limitado a escoger entre un "se hace, o no se hace", ya que, en la mayoría de los casos, hay otras muchas y variadas posibilidades, no solo intermedias sino distintas, por lo que es muy importante entrenar y estimular la creatividad en el personal, especialmente en los dirigentes. Según los estudios realizados y los criterios de directivos exitosos y de autores prestigiosos, el éxito del dirigente moderno radica en gran parte en su capacidad para presentar diversas alternativas, señalando a cada una sus ventajas y limitaciones. Esto es mucho más importante cuando se cuenta con todas las modernas técnicas que, sobre la base de métodos cuantitativos, estudian por

y a la vez de los más graves. cien kilos al mes. que lo que hacemos es fijar "planos" para orientar nuestra acción. para escoger la más adecuada. . "lo más pronto posible". mencionaremos para entender mejor los más referidos a la Administración que son: los programas. breve".. reducir el diez porciento de los costos. para cada tiempo. se han desarrollado las técnicas de trabajo en grupo y otras que estimulan eldesarrollo creativo para buscar posibles soluciones a problemas no estructurados. El segundo elemento es la PLANIFICACIÓN (plan deriva de plano). ya sea que estas se fijan en número. las muy diversas alternativas posibles. Los planes de tipo administrativo son muy diversos. etc. La etimología indica. los presupuestos.medio de modelos matemáticos. Uno de los errores más comunes. además. los procedimientos y las políticas. pese a que indican aparentemente urgencia. Los programas: su esencia es determinar (fijar) el factor tiempo o sea. como es frecuente hacerlo en los departamentos de producción por ejemplo: mil unidades diarias. que. De ahí. que suelen cometerse en la dirección es el de dejar "abierto" el tiempo en que cada actividad debe realizarse. y asegurarnos después de que estos tiempos se cumplan con exactitud. "a la mayor brevedad que sea factible". Es por esto que los programas bien formulados son esencialmente para la Administración. "para dentro de ocho días". la lista de funciones y actividades que deben realizarse. Además. fijar tiempos precisos a cada actividad concreta. son expresiones muy frecuentemente utilizadas y.. más efectivo sería decir: "para hoy mismo". rápido. que los programas sean una de las actividades esenciales en la administración. Todos pueden tener relación con la Administración. "Lo más rápido que se pueda". "para el próximo día diez". así. o que se estimen en su aspecto monetario y financiero por ejemplo: ciento cincuenta mil pesos en inversiones al año. etc. de simulaciones. estos pueden determinar de manera general o por toda precisión y técnica. dejan a una interpretación subjetívale qué debe entenderse por "pronto. Los presupuestos: son planes estimados en cantidades. Los programas establecen. Los presupuestos representan uno de los aspectos más útiles en la Administración.

Esto lo entendemos por supuesto. . La determinación y división de las funciones. sino para el funcionamiento de la Administración. "Los objetivos en acción". A diferencia de lo que algunos autores especializados señalan. con su concepto integral. fácilmente se comprenderá el papel que tiene la fijación de políticas. por el "como" concreto de cada actividad. sino. inclusive marca los cambios o criterios para lograrlo. tendrán muchas veces que cambiarse o suprimirse. en forma tal que pueda existir una adecuada delegación de autoridad. Son como las llama R. no solo la orden de alcanzar el objetivo.el análisis de los puestos.la determinación y división de las funciones. que surgió de la valuación de los puestos. . ya que la delegación de autoridad no puede realizarse eficazmente sin políticas bien establecidas. no para valuar puestos. lo que es indispensable para la Administración. Finalmente el análisis de los puestos determina las tareas y labores concretas que se encomiendan a cada dirigente. Terry. Dado que la delegación adecuada es uno de los requisitos de la Administración. del análisis que se realiza. Esto significa que la política contiene. La fijación de niveles jerárquicos equivale a la determinación de la autoridad y autoridad correspondiente a cada nivel. existen tres grandes campos de la organización vinculadas a la Administración. . especialista y a cada trabajador. Las políticas: son cursos generales de acción. estos son: . al establecer un sistema de Administración. El tercer elemento es la ORGANIZACIÓN. confundiendo a nuestro juicio el análisis de puestos.Los procedimientos: se caracterizan esencialmente por la fijación de pasos y secuencias. el análisis es un aspecto clave en la Administración.la fijación de niveles jerárquicos. es decir.

sobre todo los dirigentes. en las condiciones actuales. No pensamos exagerar si decidimos que. Por último. el desarrollo. a nuestro juicio. sean adecuados a su nuevo puesto de trabajo. Por otra parte. mientras no exista ese cambio. son adecuados para las tareas que se le encomiendan en las condiciones que exigen los sistemas de Administración modernos. La siguiente función dentro de la dinámica es el MANDO. junto con la determinación de cantidades. En nuestro enfoque la Administración actual constituye un nuevo modo de concebir y ejercer la autoridad más acorde con los tiempos modernos y con la naturaleza misma del ser humano. o dirigente. en el que se encuentran: la autoridad. y su fuerza motivadora. y de alguna forma. La introducción consiste en todas las técnicas que se utilizan para buscar que un nuevo trabajador. La INTEGRACIÓN comprende los siguientes aspectos básicos: el reclutamiento y selección del personal adecuado. en este aspecto se aplican hoy los resultados científicos más modernos de la Psicología. una organización se encuentra en riesgo de sufrir serios problemas en su funcionamiento. la capacitación teórica y la formación de trabajadores y dirigentes. . Aún cuando. tiene mucha trascendencia y debe recibir especiales modalidades y atención dentro de la Administración. la introducción y el desarrollo del personal. En la filosofía de la Administración.La Dinámica administrativa Dentro de la dinámica administrativa existen tres funciones: La INTEGRACIÓN El MANDO El CONTROL. estas constituyen pilares de la Administración moderna. que comprende en este caso el adiestramiento práctico. la delegación y la comunicación como aspectos esenciales. la Sociología y la Administración. El reclutamiento y selección del personal se encarga de buscar si los trabajadores. muchos piensan que la autoridad es algo meramente teórico. nos encontramos ante todo con la autoridad. acoplarlo constantemente a él.

En cuanto a la operación. en todos los niveles. . sin perder por ello la responsabilidad correspondiente. positivos o indiferentes. de los requisitos esenciales. que se trata de comparar lo que se esperaba (objetivos. con lo que se obtuvo (resultados). norma).su fijación y establecimiento. y eventualmente.La delegación consiste en hacer partícipes a otros de la autoridad que hemos recibido. Pero lo más importante radica en la interpretación de los resultados. valuación de los puestos. debido a que se miden los resultados. y cuales serán efectivos. etc. partiendo de que el control es un elemento esencial de la Administración. los que pueden ser negativos.interpretación de los resultados. en la forma y el tiempo planificado. así como para el logro de resultados. Se obtuvo más de lo que se esperaba (deseaba) en uno o varios aspectos. Como señalan todos los autores. para la eficaz Gestión Empresarial. Por eso es que existen discusiones. En el primer paso de fijación y establecimiento se analizará qué controles deberán ser establecidos. y por la otra. tanto vertical como horizontal. Una parte de lo previsto (deseado. ya hemos señalado que es uno de los frutos naturales. que en muchas organizaciones (empresas e instituciones) la Administración no produce resultados efectivos mientras no mejore la comunicación. . esta última parte del proceso administrativo es tan importante como la primera etapa. por una parte.). planes. es para la determinación de objetivos. además de los esperados.su operación. La tercera función de la dinámica es el CONTROL. de ello puede resultar cuatro variantes: Se obtuvo exactamente lo que se deseaba. al mejorarse esta rendirá inmediatamente sus frutos. tan importante. criterios sobre si debe llamarse Administración por objetivos o Administración por resultados y algunos autores como Morrisey la . no fue obtenida. Se obtuvieron otros resultados. el cual planteamos realizar en tres pasos: . la comunicación. por técnicos especialistas por ejemplo: control de costos. para aspectos muy específicos. el control tiene que realizarse por todos los dirigentes. Por último. plan. planificado. etc.

requiere de todos ellos y solo se comprenden bien. que suelen ser teóricos y abstractos. se traduzcan desde el principio en resultados concretos. Por otra parte la APO al igual que la Administración General. En la parte más baja de la estructura se ubican las necesidades más prioritarias y en la superior las de menos prioridad. tanto en los campos de la Alta Gerencia. El punto ideal de la teoría de Maslow sería aquel en el cual el hombre se sienta "autorrealizado" pero esto es muy raro. como en los concretos de la producción. y en la realidad. los servicios y principalmente. Así pues. En esta asignatura analizaremos los conceptos. en le más amplio y fecundo general del personal. al ser satisfechas las necesidades de determinado nivel. se podría decir que menos del 1% de las personas llegan a la plena realización. clases y principios de los objetivos. . ABRAHAM MASLOW Maslow planteó en su libro Motivation and Personality (Motivación y Personalidad) el concepto de la Jerarquía de Necesidades. dentro de esta estructura. el individuo no se torna apático sino que más bien encuentra en las necesidades del siguiente nivel su meta próxima de satisfacción. lo que se trata es de hacer que los objetivos.llaman Administración por objetivos y resultados. En el análisis que haremos se demostrará como. en lugar de que la APO supere y haga obsoletos los conceptos tradicionales de Administración. Entendemos que en el fondo. puede aplicarse. la cual muestra una serie de necesidades que atañen a todo individuo y que se encuentran organizadas de forma de pirámide. de acuerdo a una determinación biológica causada por la constitución genética del individuo. cuando se le estudia a través de éstos.

la de vivir en comunidad. el saciar la sed. el clima de las relaciones entre las directivas y los empleados. Dentro de estas encontramos la necesidad de estabilidad. En este nivel el ser humano requiere trascender. implican las condiciones físicas y ambientales de trabajo. HERZBERG Mientras Maslow sustenta su teoría de la motivación en las diversas necesidades humanas (enfoque orientado hacia el interior). los beneficios sociales. el salario. Este grupo radica en la necesidad de toda persona de sentirse apreciado. dejar huella. * Auto superación: Es el ideal de cada individuo. con su aspecto afectivo y su participación social. fue desarrollada por Herzberg a finales de los años cincuenta. . Herzberg basta su teoría en el ambiente externo y en el trabajo del individuo (enfoque orientado hacia el exterior). la motivación se da por las necesidades sociales. Son las condiciones que rodean al individuo cuando trabajan. realizar su propia obra. Dentro de éstas encontramos. la maternidad o las actividades completas. etc. la de establecer amistad con ellas. las políticas de la empresa. el tipo de supervisión recibida. la de pertenecer a un grupo y sentirse aceptado dentro de él. los reglamentos internos. entre otras. las oportunidades existentes. en la cual se dice que tanto la satisfacción como la insatisfacción laboral derivan de dos series diferentes de factores. la alimentación. de igual manera se incluyen la autovaloración y el respeto a sí mismo. tener prestigio y destacar dentro de su grupo social. entre otras. la de manifestar y recibir afecto. * Reconocimiento: también conocidas como las necesidades del ego o de la autoestima. * Seguridad: con su satisfacción se busca la creación y mantenimiento de un estado de orden y seguridad. Factores higiénicos (motivación extrínseca). necesidades como la homeóstasis (esfuerzo del organismo por mantener un estado normal y constante de riego sanguíneo). * Sociales: una vez satisfechas las necesidades fisiológicas y de seguridad. La teoría de los dos factores de la motivación. y por el otro a los motivantes o satisfactores. la de tener orden y la de tener protección. las necesidades identificadas por Maslow son: * Fisiológicas: estas necesidades constituyen la primera prioridad del individuo y se encuentran relacionadas con su supervivencia.De acuerdo con la pirámide. también se encuentran necesidades de otro tipo como el sexo. el mantenimiento de una temperatura corporal adecuada. Estas tienen relación con la necesidad de compañía del ser humano. Por un lado tenemos a los factores higiénicos o de insatisfacción. entre otras. desarrollar su talento al máximo. Dentro de estas necesidades tenemos la de comunicarse con otras personas.

de crecimiento. y muestra que solo se destinan a evitar fuentes de insatisfacción en el ambiente como amenazas potenciales que puedan romper su equilibrio. manifiestos en la ejecución de tareas y actividades que constituyen un gran desafío y tiene bastante significación para el trabajo. los factores higiénicos poseen una capacidad muy limitada para influir en el comportamiento de los trabajadores. Ellos incluyen: y y y y y y y Condiciones de trabajo y comodidad Políticas de la empresa y la administración Relaciones con el supervisor Competencia técnica del supervisor Salarios Estabilidad en el cargo Relaciones con el colega Estos factores constituyen el contexto del cargo. cuando son precarios. Sin embargo. Cuando los factores motivacionales son óptimos. La expresión ³higiene´ refleja con exactitud su carácter preventivo y profiláctico. simplemente evitan la insatisfacción. puesto que su influencia en el comportamiento no logran elevar la satisfacción de manera sustancial y duradera. Cuando estos factores son óptimos. provocan la pérdida de satisfacción y se denominan factores de satisfacción. El término motivación encierra sentimientos de realización.Corresponden a la perspectiva ambiental y constituyen los factores que las empresas han utilizado tradicionalmente para lograr la motivación de los empleados. producen insatisfacción y se denominan entonces factores de insatisfacción. Factores motivacionales (motivación intrínseca). Constituye el contenido del cargo en sí e incluyen: y y y y y Delegación de la responsabilidad Libertad de decidir como realizar un trabajo Ascensos Utilización plena de las habilidades personales Formulación de objetivos y evaluación relacionada con estos . las tareas y los deberes relacionados con el cargo en sí. Tiene que ver con el contenido del cargo. elevan la satisfacción de modo sustancial. Cuando son precarios. produce un efecto de satisfacción duradera y un aumento de la productividad muy por encima de los niveles normales. y de reconocimiento profesional.

es que el primero basa su estudio en las necesidades del ser humano. En cambio Herzberg nos habla de factores y diferencia entre factores higiénicos y factores motivacionales. la mayor parte de las personas deben ser obligadas a trabajar por la fuerza. en general. recompensarlas. evita la responsabilidad y tiene poca ambición. y y . equipo. material. se debe de seguir un proceso para encaminar sus esfuerzos. Quiere seguridad sobre todo. Según esta teoría la concepción tradicional de la disposición y del carácter del ser humano descansa en las siguientes suposiciones: y El hombre. no está predispuesto al trabajo y huye de él cuando puede. El hombre adocenado quiere ser conducido. es decir.y y Simplificación del cargo (por quien lo desempeña) Ampliación o enriquecimiento del cargo (horizontal o verticalmente) La diferencia básica entre Maslow y Herzberg. Hay que persuadirlas. es propietaria del dinero. DOUGLAS MC GREGOR Aporto dos teorías: Teoría X expone cual es el punto de vista tradicional sobre la dirección y el control. es decir. controladas y amenazadas con castigos para que desarrollen el esfuerzo adecuado para cumplir los objetivos de las empresas. como por ejemplo hacer uso de la motivación. personas. McGregor dice que las organizaciones tradicionales parten de tres supuestos o postulados básicos para someter al hombre a la organización y controlar su conducta: La gerencia es responsable de la organización de los elementos de una empresa productiva. sus actividades deben ser dirigidas. Sin esta intervención activa de la gerencia. las personas serían pasivas e inclusive renuentes con respecto de las necesidades organizativas. todo en interés de sus fines económicos. Respecto a las personas. controlarlas. castigarlas. Debido a la tendencia humana a rehuir el trabajo. controlar sus acciones y también modificando su conducta para ajustarlas a las necesidades de las organizaciones.

el trabajo es un mal necesario que se debe aceptar para la satisfacción de las necesidades físicas. intolerantes. Según la teoría X. sobre todo. presa fácil del charlatán y del demagogo. e indiferente a las actividades y y Por naturaleza es reacio al cambio. y y y . únicamente la presión. El ser humano. Es crédulo. autodirige sus esfuerzos incluso para sí mismo hacia ellos y ejercita un autocontrol. egocéntrico. puede conseguir una satisfacción total en él. tiene iniciativa. el trabajo en sí mismo no tiene ningún carácter motivador. uno ha de trabajar en la medida de lo posible en lo que le gusta. Por el contrario. Se pude conseguir que el ser humano dirija sus esfuerzos a la realización de objetivos de la empresa sin controles ni amenazas. en la satisfacción de motivos más altos que puede experimentar totalmente con la realización de los objetivos de la empresa.y Es intrínsecamente organizativas. El dinero se considera como el único incentivo efectivo. Su compromiso depende de la utilidad o el beneficio que significa para él la realización del objetivo. reacios a aceptar responsabilidad es culpa de los métodos utilizados en cuanto a organización y control. es decir. El hombre medio no rechaza básicamente el trabajo. sino que busca incluso mayor responsabilidad. Teoría Y dice que si los empleados son vagos. pero con ello no se le da al trabajador una posibilidad mínima de satisfacción de sus necesidades como persona. indiferentes. Según esta teoría la concepción de la disposición y del carácter del ser humano descansa en los siguientes puntos: y El trabajo corporal e intelectual es tan natural como el juego o el descanso. no sólo se encuentra dispuesto a admitir responsabilidades. castigos y el empleo de todo tipo de controles de la empresa garantizan un comportamiento del trabajador óptimo para las necesidades de la empresa. Si esta interesado en la realización de los objetivos. Consiguientemente. Se compromete a la realización de los objetivos de la empresa por las compensaciones asociadas con su logro. no muy vivo. Este beneficio consiste.

.y Un gran número de personas poseen suficiente capacidad intelectual y creatividad como para aportar una contribución importante a la solución de los problemas de la empresa.

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