ORGANIZACIÓN Y

SISTEMATIZACIÓN
UNIDAD 1

EL CONTADOR PÚBLICO Y AUDITOR FRENTE A LA

SISTEMATIZACIÓN
Perfil del Contador
Público y Auditor

Es el profesional universitario
experto en contabilidad,
auditoría, impuestos, sistemas
de procedimientos de
información, contraloría y
finanzas.

Su preparación incluye materias

como: Contabilidad, Auditoría,
Control Interno, Costos,
Presupuestos, Sistematización.
Materias complementarias
como:
Matemáticas, Administración,
Economía y Derecho.
La sistematización

En las sociedades existen empresas

agropecuarias, industriales, comerciales,
bancarias, de servicios, etc. Estas se
dedican a satisfacer necesidades
humanas.

Las actividades de las empresas están

sujetas a un crecimiento acelerado, y
como consecuencia de ello a una
constante modernización, para no caer en
obsolescencia y por lo tanto a
desaparecer del mercado.

Por el crecimiento acelerado de

actividades se hace necesario una
perfecta organización, con el objeto de
funcionar eficientemente. En
consecuencia, una organización no puede
funcionar sin sistemas y procedimientos.
 La sistematización

La sistematización se ocupa de
desarrollar sistemas y
procedimientos eficientes;
entendiéndose por eficiencia, la
MAXIMIZACIÓN en la utilización
de los recursos humanos, materiales
y financieros. Es decir, con el
menor esfuerzo, en el menor tiempo
y al menor costo.
El Contador Público y
Auditor y la
sistematización

•El CPA está llamado a jugar un papel

importante en el campo de la
sistematización, su misión no se debe
únicamente a problemas contables y
financieros de la empresa.

•Su actividad debe evaluar si se

aprovechan los recursos de la empresa para
un buen funcionamiento.

•El CPA está obligado a adentrarse en el

conocimiento de los sistemas que
funcionan en la empresa, utilizando su
ingenio y creatividad para llevar a cabo
innovaciones y mejoras.
 El Contador Público y
Auditor y la sistematización

•Debe tener capacidad y entrenamiento necesarios

para crear, administrar o evaluar una organización.

•En una Auditoría Administrativa deberá analizar

aspectos de la organización como: simplicidad,
efectividad y economía de la estructura organizativa.

•En una Auditoría Operacional, su labor consiste en

evaluar si los procedimientos son adecuados,
económicos, consistentes, razonables, prácticos,
eficientes y con un control adecuado.

•En síntesis, el CPA puede brindar asesoría en

materia administrativa en general y en forma
específica en ciertas áreas en materia de sistemas y
procedimientos. Por lo tanto, deberá estar bien
preparado para estas actividades o de lo contrario,
dejará este campo en manos de otros profesionales.
ORGANIZACIÓN Y
SISTEMATIZACIÓ
N

Unidad No 1
Definiciones
 Ejemplos de objetivos. Un objetivo es el fin o meta que se
pretende alcanzar, ya sea con la realización de una sola
¿QUÉ ES UN operación, de una actividad concreta, de un procedimiento,
OBJETIVO? de una función completa o de todo el funcionamiento de la
institución.

De la Institución Operar con la máxima

eficiencia

De la función Tener el personal más

“Administración de eficiente
personal”

Del procedimiento Encontrar al mejor

“Selección de Personal” candidato para cada puesto
vacante

De la Actividad “Examen Seleccionar candidatos

médico” sanos

De la Operación “Tomar el Seleccionar candidatos sin

pulso” deficiencias circulatorias
 ¿QUÉ ES UNA
POLÍTICA?
Una política es una norma de carácter general
que guía la actuación de los integrantes de la
institución sobre una función determinada para
alcanzar los objetivos. Así, existen políticas
comerciales, financieras, de personal, de
producción, etc.

Ejemplos de políticas:

• De personal:

Proporcionar adiestramiento intensivo a todos

los empleados, en el trabajo que han de
desempeñar.

• Comercial:

Proporcionar a los consumidores una

combinación de precios, calidad, variedad y
servicio, en forma eficiente y amable.
¿QUÉ ES UN
PROCEDIMIENTO?

•Un procedimiento o proceso, es la sucesión

cronológica o secuencia de operaciones
concatenadas, y su método de ejecución, que
realizadas por una o varias personas, constituyen
una unidad y son necesarias para realizar una
función o un aspecto de ella.

•Un procedimiento es una rutina de trabajo.

• Se puede hablar de un procedimiento de

“manejo de correspondencia”, “compra de
equipo”, “selección de personal”, etc.

• Qué: Planeación; Quién: Organización, Cuándo:

Dirección, Cómo: Procedimiento.
¿QUÉ ES UNA
ACTIVIDAD?
•En un sentido genérico, actividad es un conjunto de
actos, así se habla de actividad administrativa en
general, como el conjunto de actos administrativos que
realiza una institución o parte de ella.

•En un sentido más restringido, actividad es un

sinónimo de labor. Cuando un procedimiento puede
subdividirse en varios grupos de operaciones afines y
sucesivas, ejecutadas por una misma persona o una
misma unidad administrativa, cada uno de estos grupos
de operaciones constituyen una actividad o labor.

•Dentro del procedimiento de “manejo de

correspondencia” se realizan las actividades o labores
de “engrapado”, “foliado”, “sellado”, “envase”,
“franqueo” y “despacho”.
 ¿QUÉ ES UNA
OPERACIÓN?

❖ Una operación es cada una de las acciones, físicas

o mentales, pasos o etapas que es necesario
ejecutar para llevar a cabo una actividad o labor
determinada.

❖ La operación es la división mínima del trabajo

administrativo.

❖ Hasta que grado de detalle debe llegarse en la

descripción y análisis de una operación que
depende del formato y del objeto del diagrama así
como del destino del manual de que se trata.

❖ La actividad “engrapado” comprende las

siguientes operaciones:
• 1. Tomar una engrapadora.
• 2. Juntar las hojas de que se compone una carta.
• 3. Colocarla dentro de la engrapadora en la
posición en que deben quedar unidas.
• 4. Presionar la engrapadora.
 ¿QUÉ ES UN
MÉTODO?

•Un método es la manera de efectuar

una operación o una secuencia de
operaciones.

•Así, por ejemplo, podrá hacer un

método manual, mecánico o
electrónico para el registro de
operaciones contables; un método
mecanográfico o fotográfico para sacar
copias, etc.
¿QUÉ ES UN SISTEMA?
Un sistema es un conjunto ordenado
de procedimientos operacionales y
métodos relacionados entre sí, que
contribuyen a realizar una función.
Existe un “sistema contable”, “sistema
financiero”, “sistema de archivo”, etc.

¿QUÉ ES UNA FUNCIÓN?

Una función es un grupo de
actividades afines y coordinadas
necesarias para alcanzar los objetivos
de la institución, de cuyo ejercicio
generalmente es responsable un órgano
o unidad administrativa.
En instituciones pequeñas, puede
encomendarse a un órgano el
cumplimiento de dos o más funciones,
que no sean incompatibles.
 La operación, la actividad y la función se
refieren a “lo que se hace” y a “quién lo
hace”. El método, el procedimiento y el
sistema, se refieren, además, a “cómo se
hace” y “en qué orden o con qué
secuencia se hace”.
¿QUÉ RELACIÓN
HAY ENTRE LOS Una descripción de labores o actividades
es una relación de lo que hace una
CONCEPTOS persona
• o una unidad administrativa, sin
que contenga necesariamente la
ANTERIORES? secuencia ni el método conforme a los
cuales deban ser ejecutados.

Un procedimiento es una relación de

operaciones, agrupadas en actividades,
que indican siempre una secuencia u
orden en que deben ejecutarse y muchas
veces la manera de hacerlo.
¿QUÉ RELACIÓN HAY ENTRE LOS CONCEPTOS
ANTERIORES?

La operación siempre es realizada por una persona. La

actividad o labor se refiere, según el caso, a unidades
administrativas de varios miembros o a personas.

La función siempre se asigna a un órgano, para que

las actividades que la componen sean ejecutadas por
las personas que integran el órgano, en forma de
labores individuales, aplicando el principio de división
del trabajo.

Un objeto es una meta; una función es un conjunto de

actividades que se realizan de acuerdo con un sistema
o conjunto de procedimientos.
¿QUÉ ES UNA PLAZA?

Un mismo puesto puede ser desempeñado por varias personas, a

la vez, que realicen las mismas operaciones, con las mismas
responsabilidades en las mismas condiciones de trabajo, a cada
una de estas unidades administrativas personales se les llama
plaza.

Podría decirse que plaza es el conjunto de labores,

responsabilidades y condiciones de trabajo, asignadas de manera
permanente a un empleado en particular, en determinada
adscripción.

El número de empleado que desempeñan el puesto, es el número

de plazas que tiene.
Universidad de San Carlos de Guatemala
Facultad de Ciencias Económicas
Escuela de Auditoria
Curso: Organización y Sistematización

2022
CONCEPTO

Es el análisis de los planes de acción

colectivos, procedimientos, formas de equipo,
con el fin de simplificar y estandarizar las
operaciones de oficina.
• Sin importar el nivel a que se encuentre, el
departamento de SyP requerirá mantener
contacto permanente con todas las áreas
de toda la organización, para estar al tanto
de las necesidades de cada una de ellas
para este tipo de estudios, conocer e
informar el trabajo que estén en tramite y
evaluar el resultado obtenido con los
procedimientos ya implantados
Informática - Sistemas y Procedimientos

• A la primera función en varias empresas

se le designa con el nombre de sistemas,
lo cual puede prestarse a con fundir las
labores de ambos.
• El primero se enfoca al procesamiento
electrónico de datos y a la operación de
los sistemas de información
• En cambio el segundo ve los sistemas
administrativos
INFORMATICA
 Organización – Sistemas y
Procedimientos
• La primera construye la estructura orgánica de
la institución, la subdivide en grandes y
pequeñas partes hasta llegar a los puestos y
asigna a estos , a manera enunciativa, las
tareas a cumplir ; en otras palabras responde las
preguntas ¿Quién y que ?
• SyP analiza la manera de hacer las cosas ¿
como? Cualquier cambio en organización
repercutirá en sistemas y procedimientos y
viceversa
 El Objetivo del departamento de sistemas es desarrollar. sistemas y
procedimientos eficientes, es decir, la maximización en la utilidad de
los recursos humanos, materiales, y financieros. Esto es efectuar una
labor con el menor esfuerzo, con el menor tiempo y al menor costo

Los cuatro puntos fundamentales de la importancia del departamento

son:

❑ El campo de acción del departamento de operación

❑ La profundidad del estudio que va a ejecutarse
❑ El volumen y el complejo de las operaciones de la compañía
❑ Si la función de los sistemas va a ser centralizada o descentralizada
 Se ha intentado determinar el número del personal asesor de los
métodos en relación con el número total del personal de
la compañía. Es probable que el mejor camino para
enfocar este hecho sea de establecer un modelo basado
en los problemas de sistemas que van a encontrarse,
por ejemplo con los especialistas en los siguientes
campos se consideran como parte del personal
necesario de asesoría.

❑ Modelo de formas y coordinación

❑ Archivo y manejo de informes
❑ Examen y análisis de procedimientos y equipos
Standard, incluyendo equipo de computo electrónico.
La mayoría de los departamentos de asesoría preferirían que se
les instalara en lugar preferente de la jefatura de dirección, en
donde estarían rodeados y con el apoyo de la Gerencia. Sin
embargo, las necesidades peculiares de la organización en
particular deben tomarse en cuenta. Hay varias razones de
peso por las que el departamento de sistemas y procedimientos
deberá más bien informar al Jefe Ejecutivo o a un
vicepresidente. Una de ellas es porque la labor de este
departamento se incorpora a todas las funciones colectivas y
penetra a través de todos los asuntos departamentales.
 En muchas organizaciones importantes en vez de informar al
Jefe Ejecutivo, este departamento se coloca en la información
financiera informando por lo general al Contralor. Puesto que
muchos proyectos del Departamento de Sistemas se relacionan
con las actividades financieras y dado que el contralor tiene a
su cargo promover la más alta eficiencia dentro do los terrenos
de su responsabilidad funcional, es lógico colocar al
departamento dentro de esta esfera de acción.

La selección objetiva de la localización del

departamento debe estar basada en la lógica de
colocarlo tan alto como sea posible de la empresa con
objeto de ganar la aceptación rápida y universal.
 En donde quiera que se sitúe la responsabilidad de los sistemas, el alcance
de sus actividades deberá definirse claramente por la Gerencia Ejecutiva y
también comprenderse claramente por todos los segmentos de la
organización.
No debe existir misterio acerca de lo que va a hacer cada empleado. Ahora
viene el problema de la unidad de sistemas centralizada, contra la
descentralizada. Deberá ejecutarse esta labor por un centro de dirección del
personal de asesoría que circule por el campo de trabajo o deberá hacerse
por asesores de métodos divisionales cuyos programas y técnicas serian
coordinados por un pequeño grupo consultor de sistemas en la oficina
matriz. En esto podemos recurrir a un principio fundamental: la unidad
deberá ser “HECHA LA MEDIDA” para que se ajuste a la compañía en
particular. El número, la variedad de productos y la distribución de las
oficinas de la compañía indicará e camino a seguir a favor o en contra de la
centralización del personal de sistemas.
Son varias las ventajas de la centralización de las
unidades de sistemas. Puesto que los problemas de los
sistemas y procedimientos con frecuencia atraviesan los
métodos de departamento, un grupo centralizado está en
la posición de reconocer estas relaciones y de coordinar
planes y proyectos con un esfuerzo mínimo. Se elimina
duplicar el trabajo y se reducen los costos.

Las principales ventajas de la descentralización sin la

familiaridad obtenida por el grupo con una operación
determinada y la atención rápida y con frecuencia se les
puede dar a los problemas que se van presentando.
❖ DEPARTAMENTO PROPIO

Es muy importante que las empresas cuenten con un

departamento de sistemas. Dicha importancia varía de una
empresa a otra y existirá sólo cuando la empresa sea grande.
El departamento de sistemas y procedimientos trabaja
estrechamente y ayuda a todos los otros departamentos en los
problemas de sistemas conforme se le solicita.
La función de los sistemas y procedimientos es la de un
personal de asesoría con las responsabilidades normales y la
autoridad de la asignación usual de un personal directivo. El
personal de asesoría trabaja como un complemento de las
unidades de operación. Los principios aceptados acerca del
trabajo eficiente del personal de asesoría, proyectos que este
formula, así como de su actuación completa se aplican también
a la función de los sistemas.

El departamento de sistemas no espera que el de operación le

presente sus problemas más importantes: él hace planes para
solucionarlos, él procura prever los problemas y explorar
campos de acción antes de que aquellos lleguen, en realidad, a
ser “problemas”. Actuación completa de asesoría quiere decir
ejecutar un trabajo con tal comprensión como sea posible, sin
dejar datos sueltos.
 La persona perfecta para los sistemas debe reunir varias cualidades clave
que son necesarias para triunfar en diferentes campos de acción.

❑ Debe tener un espíritu interrogador.

❑ Es el tipo de persona que busca la respuesta al qué, cuándo, por qué,
dónde, quién y como al igual que en la profesión del periodismo.
❑ Capacidad para utilizar la información por medio del análisis. la correlación
y el poder creativo.
❑ Capacidad para escudriñar los hechos, dirigirse a lo indispensable, ajustar
en su lugar las piezas y atender al todo, así como a las partes.
La persona que dirige las actividades del departamento de sistemas y
procedimientos debe ser un profesional experimentado que ha hecho el
recorrido y puede guiar a su personal en medio de la multitud de escollos.
Deberá poseer todas aquellas cualidades que él espera encontrar en los
miembros de su persona.

❖ Don de mando y personalidad.

❖ Capacidad analítica.
❖ Facilidad de hablar y escribir.
❖ Paciencia.
❖ Voluntad.
❖ Sentido Común.
❖ Habilidad necesaria para contratar, congeniar con personas de todo
tipo.
❖ Debe reconocer por su voluntad. el mérito de otros y ser capaz de
lograr la ejecución de un trabajo usando solo autoridad del jefe del
personal .
Cuando en una organización se implanta un
departamento de sistemas y procedimientos, hay por lo
general numerosas oportunidades para su realización en
campos productivos. El departamento correspondiente
descubre que su fase inicial se concentra, al principio,
en la producción de manuales que abarquen el plan de
acción y los procedimientos involucrados para llevar a
cabo los programas básicos del departamento y en
segundo lugar, en la revisión de los procedimientos
básicos de la compañía y en la redacción de los
manuales que los abarcan.
Por lo común hay seis programas diferentes::
Sistemas de Oficina:
Dirige los estudios acerca de los procedimientos
y relaciones de organización en términos de
alcance la estandarización practicable,
simplificación y medición de la producción. En el
programa se desarrollan unidades de cálculo de
trabajo relacionándolas con el número de
empleados que se necesitan para la ejecución
de cierto volumen de trabajo.
Normas para Equipo. Dirigir estudios detallados y
probar la manufactura y modelos de las máquinas para
oficina y del equipo para el propósito para hacer
recomendaciones especificas para la aplicación práctica,
el aprovechamiento adecuado y a operación económica
del equipo que se recomiende. Establecer los requisitos
básicos para la justificación de la compra y para el
propósito de controlar el presupuesto. El programa se
norma de equipo es mas técnico de todos los.
Programas. Interviene en la mejor aplicación del equipo
de oficina, de acuerdo con lo que requieren los
procedimientos en los cuales se emplea dicho equipo.
Manejo de Registros:
Desarrollo de sistemas de archivo y normas
para el manejo eficaz de los registros. El
programa de manejo de registros comprende los
sistemas de archivo y la administración de los
registros en general, incluyendo su
colaboración, accesibilidad y conservación.
Avalúo del Trabajo de Oficina:
Continuar la implementación de nuevos métodos
y la revisión periódica sobre bases
comparativas, de la efectividad de los sistemas
de oficina, utilizando los datos resultantes de la
fase estimada de la producción del programa de
los sistemas de oficina. El programa de evalúo
del trabajo de oficina, aunque podría
considerarse como la fase final del programa del
sistema de oficina, se desarrolla por separado.
Coordinación:
Establece los medios sistemáticos de
correlacionar las formas e informes con los
procedimientos administrativos relacionados y
coordina la divulgación de los informes que se
refieren a planes de acción y procedimientos
Coordinación de Formas Impresas: Dentro de los
requerimientos que existan en la compañía, desarrolla y
mantiene un sistema para revisar y corregir las formas
impresas con el objeto de analizarlas y uniformarlas.
Coordina la estandarización con el programa de
sistemas de oficina

Coordinación de Informes y Estados Periódicos:

Desarrollar y mantener un sistema para revisar y corregir
Los informes y estados periódicos iniciados o solicitados
así como coordinar el funcionamiento del plan con el
programa de sistemas de oficina.
Coordinación de Publicaciones:
Desarrollar y mantiene un sistema para revisar,
corregir y estandarizar el formato y la
compatibilidad del contenido de los manuales,
instrucciones y de las otras publicaciones
referentes a los planes de acción,
procedimientos, organización, informes y la
presentación de las formas. La coordinación de
las formas, informes y publicaciones repetidas
es básica para el manejo administrativo.
Investigación y Capacitación:
Establece y mantiene relaciones con sociedades
profesionales de direcciones de los negocios y otras
compañías para el cambio mutuo de informes relativos
al progreso de los cambios de acción, dirección,
organización, procedimientos, equipos y métodos de
perfeccionamiento de técnicas. Desarrolla, por métodos
de laboratorio, la aplicación de sistemas a los problemas
de la-compañía también prepara material de
capacitación en todas las fases de los trabajos de
sistemas para el uso normal de los empleados que
trabajan en este campo.
C-2- COMITES:
Son pequeños grupos de empleados a los cuales se les
confiere determinada actividad, deben ser personas con
conocimiento en sistemas y su función debe Ser la
misma que la del Departamento de Sistemas.

Normalmente los comités estarán presididos por aquella

persona que más experiencia posea.
C.2.1. TIPOS DE COMITES:
Los comités se pueden clasificar de distintas maneras
Hay unos que poseen carácter permanente y se
encargan de problemas recurrentes, y hay otros para
fines especiales, que se nombran para servir sólo
temporalmente Existen comités ejecutivos cuyos
miembros pertenecen a las Juntas Directivas estos
suelen tener mucha influencia dentro de la Sociedad
Anónima. El comité Ejecutivo viene a ser un subcomité
de la Junta Directiva. Esta última es el comité principal
para la formulación de políticas en la organización.
C.2.2. VENTAJAS DE LOS COMITES

Opinión Combinada.
Esta ventaja se basa en el supuesto de que dos
cabezas son mejores que una. Sin embargo,
hay muchas pruebas a favor de las personas
que trabajan-por su propia cuenta El comité, si
tiene un líder eficiente, puede usarse para reunir
diversas habilidades y conocimientos, y los
errores y prejuicios de los miembros individuales
se hacen en el grupo más evidente.
Coordinación
Los comités son útiles para promover la coordinación
entre los departamentos. Escuchando los problemas y
las ideas de los demás el individuo toma mejor
conciencia del propósito y problemas de los otros
departamentos.

Cooperación
Permitir a las personas participar en la toma de
decisiones para aumentar la aceptabilidad de la decisión
final, haciendo sentir a los miembros del comité que han
tenido la oportunidad de participar en dicha decisión. Las
reuniones pueden contribuir a la aceptación de la
decisión y a lograr la cooperación de todos los miembros
para ejecutar los planes.
Desarrollo Gerencial
Muchas compañías destinan a los ejecutivos en
perspectivas a “Juntas Menores” para darles
experiencia en la formulación de políticas.
Además, el pertenecer a un comité le da a una
persona práctica para expresar sus propias
ideas, hablar ante un grupo y defender sus
puntos de vista.
C.2.3. DESVENTAJAS DE LOS COMITÉS

Pérdida de Tiempo:
Si no se tiene la certeza del objetivo que se
persigue el comité caerá en pérdida de tiempo
que Incurrirá inclusive en un incremento de
costos para la empresa.

Peligro de Dominación y Compromiso. Como lo

hemos visto ya siempre existe dificultad de fijar
la responsabilidad.
C.3- ASESORIA EXTERNA:

El empleo de consultores en la dirección delos negocios

es, por lo general, aceptado. El. Consultor debe formar
parte le una organización establecida con el único
propósito de aconsejar a las compañías sobre los
problemas específicos del funcionamiento de los
negocios. tales como relaciones públicas, propaganda,
promoción de ventas. organización financiamiento.
procedimiento de datos o sistemas- También debe
pertenecer a una organización con otras funciones
primordiales como la educación o la contaduría.
El departamento de sistemas en una organización
amplia que investiga la aplicación de un procedimiento
de datos electrónicos para-las operaciones de-la
compañía puede llamar a una autoridad en este terreno,
para un avalúo preliminar antes de hacer a conciencia el
propio.
También se llama a los consultores para ejecutar un
trabajo especial cuando la preferencia de otros
proyectos de sistemas no permite la asignación de los
miembros permanentes- del personal de asesoría al
desarrollo de un nuevo proyecto.. Las recomendaciones
desagradables algunas veces son aceptadas con más
facilidad y por completo por los ejecutivos de la
compañía, cuando hacen por un grupo imparcial
externo.
El contenido que se usa con frecuencia a
seleccionar un consultor incluye la reputación de
la firma, los resultados divulgadas por otros y la
capacidad, en general del personal. También es
importante saber si quienes van a ejecutar el
trabajo son tan competentes como quienes
firmaron el contrato. El consultor debe estar
dispuesto y listo para dar un presupuesto justo y
exacto del costo total del proyecto y el tiempo en
que va a ejecutarse, así como de los resultados
que se esperan.
Universidad de San Carlos de Guatemala
Facultad de Ciencias Económicas
Escuela de Auditoria
Curso: Organización y Sistematización Contable

UNIDAD No. 3
SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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 INFORMACIÓN Y DATOS

En la vida diaria los términos “información” y “datos” se utilizan indistintamente,

lo cual es hasta cierto punto razonable, porque como veremos más adelante, la
calidad de información o datos la da el usuario. En sistemas, los datos son la
materia prima de la cual se deriva la información.
Los datos son señales, hechos, cifras, palabras o gráficas que representan una idea,
objeto, condición o situación, pero que no afecta el comportamiento. Al ser
procesados, manipulados o simplemente si afectan el comportamiento (si se toman
decisiones por ellos), se convierten en información.

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La información es el conjunto de datos seleccionados y organizados con respecto al
usuario. La conversión de datos a información es la principal función del
procesamiento de datos, sea este manual, mecánico o electrónico.

DATOS PROCESO INFORMACIÓN

RETROALIMENTACIÓN

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La disponibilidad de datos e información en una empresa es de vital importancia.
Se compara con el torrente sanguíneo en el cuerpo humano.
Sistema de información es el conjunto de elementos y procedimientos que
íntimamente ligados, interactuando entre sí y con las demás partes de la
organización a la que pertenecen (el sistema mayor), llevan a cabo el proceso de
captación de datos y entrega de información con el objeto de proporcionar los
conocimientos necesarios a las personas indicadas, para que puedan decidir la
actitud más adecuada a tomar frente a determinadas alternativas o circunstancias.

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 CICLO DE VIDA DE LOS DATOS

Los datos, dentro del sistema de información, tienen su propio ciclo vital. Tres
aspectos de este ciclo son especialmente importantes para el desarrollo, diseño y
operación de los sistemas.
a) ¿Cómo se GENERAN los datos?
b) ¿Qué clase de MANIPULACIÓN o PROCESAMIENTO de datos se lleva a
cabo?
c) ¿Cómo se lleva a cabo la COMUNICACIÓN de información, el
ALMACENAMIENTO y la RECUPERACIÓN de datos?

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En el siguiente diagrama se presenta el ciclo vital de los datos, según Murdick y Ross.

ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN DISTRIBUCIÓN

GENERACIÓN VALORACIÓN MANIPULACIÓN UTILIZACIÓN

DESTRUCCIÓN SINTESIS

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GENERACIÓN: El resultado de algún fenómeno del ambiente o de la compañía,
se observa y registra.
ALMACENAMIENTO: Por lo menos brevemente se guarda el dato, en la mente
del hombre, en un documento o en un dispositivo de alguna clase, hasta que el dato
pueda aplicarse o utilizarse.
RECUPERACIÓN: Consiste en la conversión del dato en un código inteligible
para el usuario, generalmente presentados en reportes.
VALORACIÓN: El valor de los datos depende de su exactitud, confiabilidad y
oportunidad. También existe el aspecto económico, toda vez que el
almacenamiento tiene un costo, por lo que hay que vigilar constantemente los
archivos de datos para eliminar los que sean inútiles.

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TRANSPORTACIÓN (las flechas): Los datos se transportan constantemente de
la fuente al almacenamiento, al procesamiento, al usuario y al almacenamiento.

DISTRIBUCIÓN: Antes de hacer llegar a los usuarios, pueden o no ocurrir dos

subfases: La reproducción y la clasificación. Reproducción cuando del
almacenamiento en algún medio debe reproducirse en otro. Ejemplo: de cinta a
cinta, de ésta a disco, etc. o bien el requerimiento de más copias que las que hay
almacenadas. Clasificación: a menudo los datos se acumulan en forma aleatoria y
hay que acomodarlos para que sean útiles. Aun aquellos que pudieron haber sufrido
distribución y clasificación pueden luego necesitar un orden distinto, por ejemplo:
los datos de ventas pueden almacenarse por agente vendedor, pero luego puede
requerirse una clasificación por producto o por cliente.

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MANIPULACIÓN: Cambios en los datos cuantitativos, mediante sumas, restas,
otros cálculos, para cambiarlos de forma o para ampliar su significado mediante
fórmulas o ecuaciones. Ejemplo: cálculo de proporciones financieras.
SÍNTESIS: El conjunto de muchos trozos de datos, para estructurar un todo
significativo o un informe completo, es algo que requiere sintetizar todo aquello.
Los informes individuales de los agentes vendedores que se encuentran en un
general, pueden ser un ejemplo.
DESTRUCCIÓN: Los registros de datos pueden volver a almacenarse o bien
destruirse, después de su valoración o su uso. La destrucción de los registros de
datos puede llevarse a cabo por rutina, después de usarlos una vez, o puede ocurrir
durante la revisión de los registros antiguos. Obviamente la destrucción es el fin del
ciclo de vida.

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 NECESIDADES ADMINISTRATIVAS Y DE
INFORMACIÓN
Quién no ha escuchado una o muchas veces quejas de los ejecutivos o leído algún
artículo en el que el tema es: un mar de documentos sepulta a la empresa moderna.
Esta avalancha de papeles constituye la “información administrativa”. Aun cuando
el director o ejecutivo pueda lamentarse del número de informes que tiene que leer,
además de las juntas a las que tiene que asistir o que convoca para obtener
información, ¿qué diría si no llegara a su escritorio o a sus oídos informe alguno y
que por lo tanto estuviese al margen de toda noticia o información? No es difícil
imaginarse de inmediato un suspiro de alivio al contemplar por primera vez vacía
su papelera de ingreso. Pero inmediatamente después vendría la pregunta a si
mismo: “Y sin informes, ¿cómo voy a saber qué pasa, cómo podré planear, tomar
decisiones y controlar mis responsabilidades y funciones?”

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La información “es el fluido vital de toda compañía y la materia prima básica en
la toma de decisiones, resolución de problemas y análisis de oportunidades”
(Revista Dirección y Control, México)
La información es la herramienta principal con la que se verifica el proceso
administrativo.

PLANEAR

CONTROLA
R ORGANIZAR

DIRIGIR
INTEGRAR

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 LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y LA
PIRÁMIDE ORGANIZACIONAL

Es evidente que la dirección necesita saber lo que pasa para poder realizar su labor.
En los distintos niveles de la empresa, la información debe fluir más o menos
detallada, esto es: a niveles más altos más resumida y a niveles más bajos más
detallada.

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 BASES DE DATOS
Las actividades de procesamiento de datos en los negocios por costumbre han sido
agrupadas por departamentos y aplicaciones. Muchas de las primeras computadoras
utilizadas en los negocios fueron instaladas para procesar unos cuantos trabajos de
gran volumen en un pequeño número de departamentos. Preparar las facturas de los
clientes y mantener un archivo de cuentas por cobrar eran algunas de aquellas
primeras aplicaciones. Otras de éstas, tratadas en forma independiente fueron
añadidas a lo largo de los años.

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Your
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Una base de datos es una colección de datos (un archivo) que es compartida en
forma centralizada e integrada. En la base de datos debe distinguirse bien qué son
los programas y qué son los datos. La base de datos existe en un computador, en un
archivo de acceso directo. Las transacciones se introducen al sistema solamente una
vez. Todos los registros de la base de datos que puedan afectar una transacción se
actualizan en el instante en que entra la transacción al sistema (tiempo real).
Los datos así presentados son un recurso neutral respecto a cualquier programa y
los elementos específicos están al alcance de todas las aplicaciones autorizadas y
los usuarios de la base de datos.

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 Los objetivos de la base de datos son:

❑ Evitar duplicidad innecesaria del manejo de datos.

❑ Garantizar consistencia.
❑ Estandarizar el manejo de datos.
❑ Flexibilizar el acceso.
❑ Seguridad en acceso.
❑ Garantizar concurrencia adecuada, en el caso de multiusuarios.
❑ Consistencia después de una falla del sistema (no deja transacciones a medias).

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 Manejador de base de datos
Se requieren programas de computadora para almacenar y consultar el contenido de
una base de datos. Por lo que el manejador de base de datos (Data Base
Management System DBMS) es un paquete de computación (software) que logra
los objetivos antes mencionados en forma automática, excepto la estandarización
de datos, lo cual se define en el sistema cuando se diseña.
Un DBMS puede organizar, procesar y presentar los datos seleccionados de una
base de datos. Esta capacidad permite a quienes toman decisiones rastrear, probar y
consultar el contenido de la base de datos para extraer las respuestas a las preguntas
no recurrentes y no previstas en los informes regulares. Estas preguntas pueden
inicialmente ser vagas o indefinidas, pero se puede indagar en la base de datos
hasta encontrar la información necesaria.

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 CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN
El diseño de sistemas de información requiere la consideración de algunas
características de la información:
❑ Objetivo. La información debe tener un propósito en el momento en que se
transmite a una persona o a una máquina, de lo contrario sólo será ruido o datos.
Los propósitos básicos son: dar a conocer, valores, persuadir u organizar otra
información. En los negocios podrían ser: creación de nuevos conceptos, la
identificación y solución de problemas; la toma de decisiones, el planteamiento ,
la iniciación, el control y la búsqueda. El propósito de suministro de información
a las máquinas es dar instrucciones o proporcionar información para que las
instrucciones almacenadas puedan ejecutarse.

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❑ Modo y formato inteligible. Los modos de comunicación de la información al ser
humano son sensoriales (vista, oído, gusto, tacto y olfato). En las organizaciones de
negocios generalmente se dan los medios visuales y auditivos.
Las máquinas pueden recibir información de muchos modos distintos, dentro de los
que se cuentan algunos equivalentes de las percepciones sensoriales. Las máquinas
pueden recibir información en el formato de patrones de energía, cintas magnéticas,
tarjetas o aun en forma escrita y oral.

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❑ Redundancia y eficiencia. La redundancia es el exceso de información que se
lleva por conjunto de datos. La redundancia es una salvaguarda contra errores del
proceso de comunicación. Un ejemplo sencillo lo encontramos en la emisión de un
cheque en donde la suma librada se anota en números y en letras. El concepto de
redundancia en el diseño de sistemas es muy importante. Cuando el costo de los
errores, interpretación equivocada de las instrucciones o falla de una porción del
sistema son muy críticos, puede incluirse una gran dosis de redundancia en el
sistema. La eficiencia de los sistemas es el complemento de la redundancia.
Eficiencia = 1 - Redundancia
Es lógico que en los sistemas, la alta eficiencia (mínima redundancia), favorece la
velocidad de operación y la economía.
En las computadoras la eficiencia se logra con la utilización de lenguajes de
programación no redundantes.

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❑ Proporción. La cantidad de información debe ser adecuada al asunto de que se
trate, medida en términos de tiempo. Para los humanos la proporción puede
medirse por la cantidad de caracteres numéricos transmitidos por minuto o por el
número de mensaje cortos (ideas) por unidad de tiempo. Para las máquinas, la
proporción puede hacerse en el número de bits por unidad de tiempo. El
componente humano del sistema de información fácilmente se sobrecarga.

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❑ Frecuencia. La frecuencia de transmisión o recepción de la información afecta su
valor. Informes financieros preparados semanalmente pueden mostrar tan poco
cambio que resulten de muy poco valor, en tanto que los informes mensuales
pueden indicar cambios de tamaño suficiente para mostrar tendencias o problemas.
Además, la información que aparece con demasiada frecuencia tiende a actuar
como interferencia, ruido o distracción y a sobrecargar al receptor. Naturalmente, la
frecuencia con que se transmite la información debe relacionarse con la necesidad.
La información en un banco sobre su situación de encaje (depósito legal), por
ejemplo, debe estar sobre el escritorio del Gerente Financiero a primera hora, todos
los días.

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❑ Determinista o probabilista. La información puede conocerse con certidumbre,
como ocurre ordinariamente con la información histórica. La información
concerniente al futuro por el contrario, tiene un elemento de duda, es una
probabilidad, en cuyo caso debe divulgarse tal situación.

❑ Costo. El costo es un factor limitativo para obtener información. Tanto el diseñador

de sistemas como el gerente, deben valorar o desechar constantemente el valor de
la información, comparándola con su costo.

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❑ Confiabilidad. Es el grado de confianza que el tomador de decisiones otorga a la
información. A menudo esta característica debe ponerse al extremo de la balanza y
en el otro el costo.
❑ Validez. Es una medida del grado en que la información representa lo que pretende
representar.
❑ Oportunidad. La información para que cumpla su cometido debe ser transmitida y
recibida cuando se necesita.
❑ Constante o dinámica. Estas características se refieren básicamente a las
máquinas. La información que no varía con el tiempo se llama de estado constante.
Una máquina de control numérico puede recibir información de una cinta que le
ordena cortar 1/8” de unidad de cada una en el proceso.

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 INFORMES
❑ Informe es una comunicación que proporciona datos acerca de un asunto
determinado y que se transmite de una oficina a otra, bien sea oralmente, por
escrito, por medio de cuadros, etc. y que puede utilizarse para tomar una decisión.
❑ Los informes son las comunicaciones formales requeridas por un superior con
autoridad para decidir sobre el tema del informe. Se refieren a las razones para la
naturaleza de: los resultados de; las conclusiones de; un método de acción o
investigación en particular, etc. En quienes requieren el informe, existe la
obligación implícita de definir el uso que se le va a dar. Por parte de la persona que
escribe el informe, existe la obligación de dar toda la información adecuada en
forma clara.
❑ Consecuentemente, el informe debe orientarse al usuario.

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Aspectos a tomar en cuenta en la preparación de
informes:
Debido a la gran variedad de informes que se pueden producir, para tratar este
tema, tomaremos de modelos los informes de sistematización. No obstante, su
contenido puede ser usado en otras materias.
Los informes se utilizan para persuadir a determinada persona o personas para
que comiencen a, o dejen de hacer ciertas cosas; por lo que los mismos deberán
estar orientados a las personas que los van a recibir.
Los informes deben ser objetivos. Se acostumbra escribirlos en estilo
impersonal. Uso de oraciones cortas, concisas, aún cuando se entre en conflicto
con los gramáticos, pero generalmente no se escriben informes en las oficinas
para ellos.

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 CONTENIDO:

El tema y objetivo de un informe es muy variado, pero de manera genérica se

pueden mencionar las partes siguientes:
a) Introducción. En donde se resume el propósito, enfoque, limitaciones y el plan
de estudio.
b) Antecedentes. Lo que se conoce del asunto a tratar.
c) El cuerpo o parte principal en la que se consignan los hechos, argumentos y
justificaciones. Se pueden dividir en secciones en secuencia lógica.
d) Conclusiones.
e) Recomendaciones.

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f) Apéndices y anexos. Que es donde se incluyen las gráficas, cuadros y demás
instrumentos de análisis administrativo que ilustran de manera adecuada, en apoyo
de las propuestas y recomendaciones. Se hacen por separado para interrumpir el
flujo principal del informe en el que únicamente se hace referencia.
Al tener el borrador del informe y sus recomendaciones, es necesaria una revisión
pormenorizada del mismo en su estructura, en su contenido (revisión del objetivo
del estudio) y en su forma técnica de presentación, recordando que debe ser: claro,
sencillo, objetivo, comprensible y convincente para conseguir la aprobación.

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 TIPOS DE INFORMES
Existe una gran variedad de informes, pero para los propósitos de nuestro estudio,
podemos clasificarlos bajo los tipos siguientes:
a) Informe periódico: Es un informe que cubre esencialmente cierto tipo de
informaciones, por lo regular a ciertos intervalos de tiempo (diario, semanal,
mensual, anual, etc.).
b) Informe obligatorio: Es un informe prescrito que debe prepararse cuando se dan
ciertas circunstancias. (Un caso de accidente, por ejemplo).
c) Informe único: Es un informe especial que se prepara solamente una vez.
(Ejemplo: el informe de liquidación de una empresa).
d) Informe por excepción: Se produce cuando a la dirección le preocupa más conocer
y mejorar las condiciones anormales de operación de la empresa.

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 MANEJO DE INFORMES
Los objetivos que se persiguen para la implantación de un programa de manejo y control
de informes son:
a) Crear los métodos más económicos y eficaces para la preparación de informes.
b) Investigar y evaluar las peticiones de informes.
c) Disminuir el número y el costo de los informes al mínimo.
d) Eliminar los informes no esenciales y no autorizados.
e) Mejorar la calidad de los informes.
f) Comprobar periódicamente los informes para determinar la utilidad que tienen para
quienes lo reciben.
g) Identificar los informes con un número y un título, y
h) Determinar el costo de cada uno de los informes y el costo total de proporcionar
información.

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 REVISIÓN BÁSICA DE LOS INFORMES
Utilizando las técnicas de investigación, principalmente la entrevista y la inspección, el
analista debe:
a) Determinar la necesidad del informe:
❖ Comprobar con los usuarios la finalidad para la que se utiliza la información.
❖ Comprobar los puntos contenidos para evitar repeticiones respecto a otros informes.
b) Comprobar la oportunidad del informe:
❖ Comprobar lo adecuado de la frecuencia.
❖ Determinar si puede reducirse la frecuencia.
❖ Determinar si el tiempo de su presentación es suficiente para reunir la información.

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c) Al revisar los informes periódicos, debe cerciorarse:
❖ Si el informe sigue necesitándose.
❖ Si es posible eliminar algo de la información presentada, sin disminuirse
utilidad.

PRESENTACIÓN A LA EMPRESA
El informe de sistematización debe ser presentado a la alta dirección (gerencia), así
como al personal involucrado, tanto en su aprobación como en su ejecución. Para
hacer la presentación es conveniente ensayar, promoviendo reuniones,
conferencias, de preferencia con ayudas audiovisuales, en donde el énfasis sea en
los beneficios que el personal obtendrá con los nuevos procedimientos y métodos.

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 COMUNICACIÓN
En todas las etapas del trabajo, el analista de sistemas tendrá la necesidad de
comunicar a otras personas sus ideas y diseños. Dicha comunicación puede ser
formal o informal. Como ejemplo de métodos formales tenemos los informes de
progresos y las especificaciones completas de un sistema para entregar a
programador. Los métodos informales van desde conversaciones dentro del
Departamento de Computación con otros analistas para producir un intercambio de
opiniones acerca de los nuevos sistemas, hasta las comunicaciones con el personal
operativo en el área del usuario. Como ya se advertirá, el analista debe poseer
mucha habilidad para comunicarse, para así poder convencer a otras personas que
sus ideas son prácticas y razonables.
Veamos a continuación dos sistemas de comunicación (Fuente: Murdick y Ross).

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Los canales de comunicaciones, conocidos como “líneas”, usan una o más de las
tecnologías siguientes:
a) Conexión física a las líneas
❖ Por entorchado de alambres de cobre.
❖ Cables coaxiales.
❖ Fibras ópticas.
b) Líneas de microondas
❖ Por línea vista.
❖ Radio.
❖ Satélite.

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 BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN
Para lograr el mejoramiento de las comunicaciones, el diseñador de sistemas debe
tener en cuenta determinadas barreras que se oponen a la misma, para superarlas
adecuadamente.
a) Mensajes mal expresados: La falta de claridad y precisión en mensajes de toda
especie es causa de una gran cantidad de comunicación deficiente. La definición de
formatos comprensibles y entrenamiento de los emisores tiende a minimizar el
problema.
b) Retransmisión defectuosa: Ocurre cuando una persona hace el doble papel de
receptor y transmisor de mensajes. Se necesita habilidad y percepción para que se
reduzca al mínimo la deformación y la consiguiente pérdida de eficiencia. El
entrenamiento y la capacitación son buenos aliados para subsanar la deficiencia.

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c) Falta de atención: Esta es una falla humana crónica y muy costosa para las
comunicaciones eficaces. Es necesario poner atención y no sólo escuchar o leer los
informes. Las técnicas de motivación pueden ayudar, además del entrenamiento
adecuado.
d) Supuestos no aclarados: Los supuestos que a menudo hacen los transmisores de que
los receptores poseen conocimientos previos acerca de alguna cuestión, pueden
conducir a interpretaciones equivocadas y falta de comprensión. La definición de
formatos adecuados a cada medio minimiza los riesgos de esta barrera.
e) Desconfianza al transmisor: Los sentimientos de desconfianza o desagrado hacia
quien transmite un mensaje pueden matizar su contenido. Aumentar la redundancia
puede ayudar pero eventualmente el problema es más grave que puede estar en la
selección del personal.

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f) Evaluación prematura: Tendencia a emitir juicios con información parcial.
g) Escuchar objetiva e imparcialmente un mensaje hasta que se le ha recibido en su
totalidad, facilitará su transmisión exacta y completa. Es necesario el entrenamiento
y la capacitación.
h) Temor: Debido al temor a las consecuencias a menudo hay subordinados que
deliberadamente omiten información vital y solamente comunican mensajes
parciales. La concientización de la importancia de sus labores es necesaria.
i) Omisión de comunicación: Muchas veces se da por supuesto que todo el mundo
está enteradado de algo y esto lleva a no comunicar decisiones, lo cual constituye
una falla.

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ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
En el campo de la informática inicialmente no se hizo énfasis en la necesidad de una
educación formal como preparación. Pero, el campo ahora es tan extenso y complejo que se
está haciendo imperativo la educación formal para una carrera en sistemas de información.
Las dos opciones son: la ciencia de la computación y los sistemas de información gerencial.

No obstante lo útil de la ciencia de la computación, de por sí no es suficiente para el

especialista en sistemas de información. Se requiere básicamente la compresión de las
funciones organizacionales (administración, manufactura, mercadeo, contabilidad, finanzas,
etc.). La comprensión de la toma de decisiones y el comportamiento humano en la interacción
con los sistemas de computación es tan importante como el conocimiento de la programación.
La comprensión de la dinámica de los cambios en la organización es tan importante como las
habilidades técnicas.

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