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ETAPAS ESPECIFICAS DE LA ADMINISTRACIN Puesto que la administracin se desarrolla precisamente dentro de un proceso concreto, es indispensable dar una idea

somera de sus etapas. Aunque el numero y el nombre de estas varia, segn los autores, lo importante radica en que en ellas se comprendan todos los actos esencialmente administrativos y que el manera de ordenarlos permita de modo mas fcil y practico, tanto su comprensin, como su aplicacin. Se trata en realidad de un mero problema de metodologa, por lo que no importa si se divide a la administracin en tres, cuatro o seis etapas distintas, sino ver si esto ayuda mas a una persona concreta a entender, separar y aplicar mejor los principios, reglas y tcnicas que utiliza la administracin, la que en realidad, forma en todo caso una unidad continua, que nosotros dividimos y separamos para los fines mencionados. Debemos sealar, adems, que ni es obligatorio dar los pasos en el orden que presentamos, ni forzosamente un acto administrativo tendr la caractersticas de un solo elemento, sino que frecuentemente rene las de varios; esto ocurre sobre todo, tratndose de aquellos elementos conexos, en los puntos limtrofes de ambos; fcilmente se comprender que en muchas ocasiones es difcil dividir un problema concreto en sus distintos aspectos, o determinar si pertenece a uno de ellos, al que le sigue, o a ambos a la vez. Segn las teoras de Urwick, existen dos aspectos fundamentales en la administracin, que el llam: mecnica administrativa y dinmica administrativa. La mecnica se refiere a investigar, analizar y determinar cmo debe ser, y cmo debe operar una organizacin, se refiere a la coordinacin terica de las relaciones que deben existir; a la formulacin de planes y programas. La dinmica se refiere al como se manejarn, o se manejan de hecho, esas relaciones, en forma tal que produzcan y pongan en accin, eficaz y eficientemente, los planes, programas y estructuras estudiados y previstos en la primera parte.

Existir necesariamente una doble interaccin: la de la teora influyendo la prctica; y la de la prctica obligando a regresar a la teora para modificarla, ajustarla y complementarla, de acuerdo con los resultados obtenidos. Esta divisin, tiene aplicacin y utilidad en la Administracin; la primera parte del proceso tpico de la Administracin radica en todo el procedimiento para sealar metas y objetivos, medios para conseguirlos y planes para llegar a ellos. De hecho esta primera parte implica coordinaciones y retroalimentacin -feed back-, hasta quedar precisado lo que va a hacerse o buscarse en la parte siguiente. En cambio, en la segunda parte se estudia cmo se van a poner en prctica, cmo van a operar, dentro del tiempo dedicado al logro o realizacin de los objetivos, las revisiones, correcciones, supresiones o aumentos que deban hacerse. 4. LA MECNICA ADMINISTRATIVA. Los tres elementos que integran la mecnica administrativa son: 1. La PREVISIN. 2. La PLANIFICACIN. 3. La ORGANIZACIN. El primer elemento es la PREVISIN (pre: antes, y visin): se refiere a todo aquello que tiene que fijarse hasta determinar lo que podemos hacer, segn Steward Thompson, la previsin identifica una gama de posibilidades y nos prepara para ellas. Dentro de la previsin consideramos nosotros tres aspectos principales: los objetivos, las investigaciones y las alternativas. Los objetivos: la importancia de este aspecto es mxima en la Administracin, porque el resto de los elementos habr de orientarse por los objetivos. Las investigaciones: no hay organizacin moderna que no las realice para saber con qu elementos cuenta, y cuales le obstaculizan para alcanzar los objetivos. As, se investigan los mercados, los crditos, los nuevos productos, los avances cientfico-tcnicos, al personal que asumir, etc.

Las alternativas: todo dirigente, en todos sus actos, est vinculado necesariamente con la toma de decisiones. Y toda decisin implica necesariamente elegir entre dos o ms alternativas. Debemos sealar que los sistemas modernos de Administracin buscan estimular y ayudar la creatividad del dirigente y sus subordinados, para que no se sienta limitado a escoger entre un se hace, o no se hace, ya que, en la mayora de los casos, hay otras muchas y variadas posibilidades, no solo intermedias sino distintas, por lo que es muy importante entrenar y estimular la creatividad en el personal, especialmente en los dirigentes. Segn los estudios realizados y los criterios de directivos exitosos y de autores prestigiosos, el xito del dirigente moderno radica en gran parte en su capacidad para presentar diversas alternativas, sealando a cada una sus ventajas y limitaciones. Esto es mucho ms importante cuando se cuenta con todas las modernas tcnicas que, sobre la base de mtodos cuantitativos, estudian por medio de modelos matemticos, de simulaciones, etc., las muy diversas alternativas posibles, para escoger la ms adecuada. Adems, se han desarrollado las tcnicas de trabajo en grupo y otras que estimulan el desarrollo creativo para buscar posibles soluciones a problemas no estructurados. El segundo elemento es la PLANIFICACIN (plan deriva de plano). La etimologa indica, as, que lo que hacemos es fijar planos para orientar nuestra accin. Los planes de tipo administrativo son muy diversos. Todos pueden tener relacin con la Administracin, mencionaremos para entender mejor los ms referidos a la Administracin que son: los programas, los presupuestos, los procedimientos y las polticas. Los programas: su esencia es determinar (fijar) el factor tiempo o sea, fijar tiempos precisos a cada actividad concreta, y asegurarnos despus de que estos tiempos se cumplan con exactitud. De ah, que los programas sean una de las actividades esenciales en la administracin. Uno de los errores ms comunes, y a la vez de los ms graves, que suelen cometerse en la direccin es el de dejar abierto el tiempo en que cada actividad

debe realizarse. Lo ms rpido que se pueda, lo ms pronto posible, a la mayor brevedad que sea factible; son expresiones muy frecuentemente utilizadas y, que, pese a que indican aparentemente urgencia, dejan a una interpretacin subjetvale qu debe entenderse por pronto, rpido, breve, ms efectivo sera decir: para hoy mismo, para dentro de ocho das, para el prximo da diez. Los programas establecen, adems, para cada tiempo, la lista de funciones y actividades que deben realizarse. Es por esto que los programas bien formulados son esencialmente para la Administracin. Los presupuestos: son planes estimados en cantidades, ya sea que estas se fijan en nmero, como es frecuente hacerlo en los departamentos de produccin por ejemplo: mil unidades diarias, cien kilos al mes, etc., o que se estimen en su aspecto monetario y financiero por ejemplo: ciento cincuenta mil pesos en inversiones al ao, reducir el diez porciento de los costos. Los presupuestos representan uno de los aspectos ms tiles en la Administracin, estos pueden determinar de manera general o por toda precisin y tcnica. Los procedimientos: se caracterizan esencialmente por la fijacin de pasos y secuencias, es decir, por el como concreto de cada actividad. Las polticas: son cursos generales de accin. Son como las llama R. Terry, Los objetivos en accin. Esto significa que la poltica contiene, no solo la orden de alcanzar el objetivo, sino, inclusive marca los cambios o criterios para lograrlo, en forma tal que pueda existir una adecuada delegacin de autoridad. Dado que la delegacin adecuada es uno de los requisitos de la Administracin, fcilmente se comprender el papel que tiene la fijacin de polticas, ya que la delegacin de autoridad no puede realizarse eficazmente sin polticas bien establecidas. El tercer elemento es la ORGANIZACIN, existen tres grandes campos de la organizacin vinculadas a la Administracin, estos son:

1. la determinacin y divisin de las funciones. 2. la fijacin de niveles jerrquicos. 3. el anlisis de los puestos. La determinacin y divisin de las funciones, tendrn muchas veces que cambiarse o suprimirse, al establecer un sistema de Administracin. La fijacin de niveles jerrquicos equivale a la determinacin de la autoridad y autoridad correspondiente a cada nivel, lo que es indispensable para la Administracin. Finalmente el anlisis de los puestos determina las tareas y labores concretas que se encomiendan a cada dirigente, especialista y a cada trabajador. A diferencia de lo que algunos autores especializados sealan, confundiendo a nuestro juicio el anlisis de puestos, que surgi de la valuacin de los puestos, con su concepto integral, el anlisis es un aspecto clave en la Administracin. Esto lo entendemos por supuesto, del anlisis que se realiza, no para valuar puestos, sino para el funcionamiento de la Administracin. 5. LA DINMICA ADMINISTRATIVA. Dentro de la dinmica administrativa existen tres funciones: 1. La INTEGRACIN 2. El MANDO 3. El CONTROL. La INTEGRACIN comprende los siguientes aspectos bsicos: el reclutamiento y seleccin del personal adecuado, la introduccin y el desarrollo del personal. El reclutamiento y seleccin del personal se encarga de buscar si los trabajadores, sobre todo los dirigentes, son adecuados para las tareas que se le encomiendan en las condiciones que exigen los sistemas de Administracin modernos.

La introduccin consiste en todas las tcnicas que se utilizan para buscar que un nuevo trabajador, o dirigente, sean adecuados a su nuevo puesto de trabajo, y de alguna forma, acoplarlo constantemente a l. Por ltimo, el desarrollo, que comprende en este caso el adiestramiento prctico, la capacitacin terica y la formacin de trabajadores y dirigentes, tiene mucha trascendencia y debe recibir especiales modalidades y atencin dentro de la Administracin. La siguiente funcin dentro de la dinmica es el MANDO, en el que se encuentran: la autoridad, la delegacin y la comunicacin como aspectos esenciales. En la filosofa de la Administracin, nos encontramos ante todo con la autoridad, y su fuerza motivadora. An cuando, muchos piensan que la autoridad es algo meramente terico, a nuestro juicio, junto con la determinacin de cantidades, estas constituyen pilares de la Administracin moderna. En nuestro enfoque la Administracin actual constituye un nuevo modo de concebir y ejercer la autoridad ms acorde con los tiempos modernos y con la naturaleza misma del ser humano. No pensamos exagerar si decidimos que, mientras no exista ese cambio, una organizacin se encuentra en riesgo de sufrir serios problemas en su funcionamiento, en las condiciones actuales. Por otra parte, en este aspecto se aplican hoy los resultados cientficos ms modernos de la Psicologa, la Sociologa y la Administracin. La delegacin consiste en hacer partcipes a otros de la autoridad que hemos recibido, sin perder por ello la responsabilidad correspondiente, ya hemos sealado que es uno de los frutos naturales, por una parte, y por la otra, de los requisitos esenciales, para la eficaz Gestin Empresarial. Por ltimo, la comunicacin, tanto vertical como horizontal, es para la determinacin de objetivos, planes, as como para el logro de resultados, tan importante, que en muchas organizaciones (empresas e instituciones) la Administracin no produce resultados efectivos mientras no mejore la comunicacin; al mejorarse esta rendir inmediatamente sus frutos.

La tercera funcin de la dinmica es el CONTROL, el cual planteamos realizar en tres pasos: 1. su fijacin y establecimiento. 2. su operacin. 3. interpretacin de los resultados. En el primer paso de fijacin y establecimiento se analizar qu controles debern ser establecidos, y cuales sern efectivos, partiendo de que el control es un elemento esencial de la Administracin. En cuanto a la operacin, el control tiene que realizarse por todos los dirigentes, en todos los niveles, y eventualmente, para aspectos muy especficos, por tcnicos especialistas por ejemplo: control de costos, valuacin de los puestos, etc. Pero lo ms importante radica en la interpretacin de los resultados, que se trata de comparar lo que se esperaba (objetivos, plan, norma), con lo que se obtuvo (resultados), de ello puede resultar cuatro variantes: a) Se obtuvo exactamente lo que se deseaba, en la forma y el tiempo planificado. b) Una parte de lo previsto (deseado, planificado, etc.), no fue obtenida. c) Se obtuvo ms de lo que se esperaba (deseaba) en uno o varios aspectos. d) Se obtuvieron otros resultados, adems de los esperados, los que pueden ser negativos, positivos o indiferentes. Como sealan todos los autores, esta ltima parte del proceso administrativo es tan importante como la primera etapa; debido a que se miden los resultados. Por eso es que existen discusiones, criterios sobre si debe llamarse Administracin por objetivos o Administracin por resultados y algunos autores como Morrisey la llaman Administracin por objetivos y resultados. Entendemos que en el fondo, y en la realidad, lo que se trata es de hacer que los objetivos, que suelen ser tericos y abstractos, se traduzcan desde el principio en resultados concretos. En esta asignatura analizaremos los conceptos, clases y principios de los objetivos. En el anlisis que haremos se demostrar como, en lugar de que la APO supere y haga obsoletos los conceptos tradicionales de Administracin, requiere de todos ellos y solo se comprenden bien, cuando se le estudia a travs

de stos. Por otra parte la APO al igual que la Administracin General, puede aplicarse, tanto en los campos de la Alta Gerencia, como en los concretos de la produccin, los servicios y principalmente, en le ms amplio y fecundo general del personal. CONCLUSIONES La realizacin de este trabajo nos ha permitido concluir que: 1) La Administracin moderna va exigiendo cada da ms especializacin y con ello implica que el dirigente sea capaz de coordinar una serie de elementos humanos y tcnicos, que de forma eficaz y eficiente logren los resultados que se pretenden. 2) Existe diversidad de criterios por parte de los autores sobre las etapas del ciclo administrativo, sin embargo no es tan importante el nmero de etapas sino ver en que medida ayuda al dirigente a entender, separar y aplicar mejor los principios, reglas y tcnicas de la administracin. 3) La ltima etapa del ciclo administrativo es tan importante como la primera pues es en sta donde logran los resultados del proceso y se volver a la etapa inicial para modificarla, ajustarla o complementarla, de acuerdo con los resultados obtenidos. BIBLIOGRAFA 1) Aguirre Sdaba, Alfredo A; Castillo Clavelo, Ana Mara y Tous Zamora, Dolores (1999) La Previsin, en su: Administracin de organizaciones, fundamentos y aplicaciones. Capitulo 3 Planificacin y previsin empresarial. Mxico: Ediciones Pirmides. Pg. 90 95. 2) Carnota Lauzn, Orlando (1987) El ciclo de la administracin en su: Teora y prctica de la direccin socialista. Capitulo 6. La Habana. Editado por la Universidad de La Habana. Pgs.: III-3 a III-6 1) Koonts, Harold y Weihrich, Heinz () Funciones de los Administradores, en su: Elementos de Administracin. Capitulo 2. Formas de Anlisis en Administracin. Pgs. 31-35 2) Reyes Ponce, Agustn (1996) Concepto de la Administracin, en su: Administracin por Objetivos. Capitulo I. Mxico: Editorial LIMUSA, Pg. 11 26.