CASO PRÁCTICO 4: LAQUIFA S.A.

EQUIPO 7: CAPITANA: PAMELA ESTEFANIA FALCON RODRÍGUEZ

LAQUIFA S.A. es una empresa netamente nacional que tiene 50 años de
permanencia en el mercado de elaboración y comercialización de medicamentos a
farmacias. Es una PYME de 40 personas en total, que nació, creció y se mantiene
como una empresa familiar. A su frente existe un Directorio integrado por su
fundador Sergio Gutiérrez y sus hijos Oscar y Rosa. Sergio Gutiérrez (70 años) es
Químico Farmacéutico y posee una larga trayectoria en el mercado. Oscar (42
años) es Licenciado en Administración y Rosa (39 años) es Maestra.

Del Directorio dependen la Gerencia General que ocupa Oscar y la Dirección

Técnica a cargo de Sergio.

De la Dirección Técnica dependen dos Departamentos: Producción (20

empleados, incluido el Jefe) y Calidad (3 empleados, incluido el Jefe). Del
Departamento de Producción dependen cuatro Sectores: Fabricación (10
empleados, incluido el Encargado), Mantenimiento (3 empleados, incluido el
Encargado), Depósito (2) empleados, incluido el Encargado) y Expedición (4
empleados, incluido el Encargado).

El Sector Mantenimiento tiene a su cargo el cuidado de los equipos de producción.

Por disposición legal, la Dirección Técnica tiene la responsabilidad técnica de toda
la elaboración de medicamentos. Sergio se ocupa, además, de supervisar
directamente a los empleados del Departamento de Calidad en la realización de
los controles de calidad sobre los medicamentos producidos. También se ocupa
de las importaciones de materias primas para la producción y da instrucciones al
personal del Departamento de Ventas.

De la Gerencia General dependen tres Departamentos: Ventas, Distribución y

Administración. El Departamento de Ventas cuya jefatura se encuentra vacante
desde hace dos años, está integrado por 5 vendedores. El Departamento de
Distribución cuenta con una flota de 3 vehículos y está integrado por 3 choferes y
el Jefe respectivo. El Departamento de Administración está integrado por 2
personas, (1 Jefe y 1 auxiliar).

El Directorio cuenta con el apoyo de una Secretaría, integrada por una Jefa y dos
auxiliares y una unidad asesora en temas financiero-contables, que tiene un
contador part-time y dos auxiliares.
Oscar supervisa directamente a los Vendedores y visita personalmente a los
principales clientes. Viaja continuamente al exterior para asistir a ferias
relacionadas con la industria del medicamento.

Al frente de la administración se encuentra Rosa Gutiérrez quien concurre a la

empresa solamente dos veces por semana.

LAQUIFA S.A. contrata los servicios de una microempresa que elabora para ella 4
de los 10 medicamentos de mayor venta de su stock. La supervisión de la calidad
de dicha producción se realiza por muestreo, conjuntamente por Sergio y Oscar.

Hace algunos meses se vienen detectando problemas en los tiempos de entrega

de los medicamentos a los clientes. Estos se quejan que los pedidos demoran en
ser entregados, que los vendedores se los prometen para una fecha que casi
nunca se cumple y que, cuando se pregunta a los vendedores o al Departamento
de Administración, les responden que eso es asunto de Producción, que ellos no
saben qué pasa y que no pueden hacer nada.

Frente a las reiteradas quejas de los clientes, Sergio consultó a los Encargados de
los Sectores Fabricación, Depósito y Expedición, quienes señalaron que en
Producción existen varios problemas:

¸ Cuando llegan pedidos de medicamentos que no existen en stock, Sergio

demora en realizar las solicitudes de importación de materias primas, por lo que se
enlentece la producción de los mismos.

¸ La propuesta reiterada de realizar una encuesta para conocer la opinión de los

clientes sobre la calidad de los medicamentos y los servicios de entrega fue
desestimada por el Director Técnico en varias oportunidades.

¸ La microempresa contratada, que elabora para LAQUIFA S.A. los medicamentos

de mayor venta, generalmente entrega lo solicitado con una semana de retraso.

¸ No se realiza una planificación de las importaciones que asegure existencias

razonables de materias primas, por lo que frente a pedidos urgentes puede
atrasarse la producción al no contarse con la materia prima necesaria.

¸ Algunos lotes de medicamentos, dados por aceptables por el Departamento de

Calidad, son devueltos por los clientes por no cumplir con los requisitos
solicitados.
¸ En los últimos meses, se han detectado problemas con los equipos de
producción. Los bienes de uso afectados a la producción son de cierta antigüedad
y no hubo nuevas inversiones en los últimos 7 años. La producción habitual
requiere al menos el 80% de la capacidad instalada en funcionamiento.

Mientras tanto el Jefe del Departamento de Producción solicitó una reunión con
Rosa.

- Siempre hay algún equipo fuera de servicio, las reparaciones demoran más de lo
debido, las caídas de los equipos han sido una constante. La semana pasada
estuvimos trabajando al 50% -dijo-. Preocupada por la situación, Rosa decidió
contratar a su prima Ana, estudiante de la Carrera de Licenciado en
Administración-Contador, a fin de rediseñar la estructura organizativa de la
empresa y efectuar una revisión a fondo del proceso de reparación de equipos.

Ana inició las tareas con mucho entusiasmo. Distribuyó un cuestionario entre todo
el personal y mantuvo numerosas reuniones con Rosa. Sergio (Director Técnico)
fue entrevistado una vez y Oscar (Gerente General), que estaba de viaje, no fue
entrevistado.

Con la información obtenida, Ana realizó una propuesta de una nueva estructura,
que plasmó en un nuevo organigrama y un Manual de Organización y Funciones.

El nuevo organigrama propuesto por Ana es el siguiente:

DIRECCIÓN

En este nuevo esquema de organización, Oscar, Rosa y Sergio Gutiérrez

mantienen los cargos que desempeñaban anteriormente.

Las restantes unidades administrativas, sin perjuicio de los cambios propuestos

en los niveles jerárquicos y en las líneas de dependencia, mantienen la misma
integración de personal. El cargo de Jefe del Departamento Comercial permanece
vacante. Ana sugiere para dicho cargo la contratación de un profesional
especializado en Marketing.

Por otro lado para realizar la revisión del proceso de reparación de equipos, Ana
entrevistó a todos los empleados del Sector Mantenimiento y Reparaciones su
Jefe; Sr. Juan Mante; al Técnico Electricista (con más de 20 años de experiencia);
al Técnico Mecánico; a los dos Operarios de Mantenimiento y al Ayudante.
De las entrevistas Ana extrajo información importante para detallar el
procedimiento vigente de reparación de equipos y rápidamente lo redactó en
forma literal de la siguiente manera:

1. El Ayudante del Sector Mantenimiento y Reparaciones recibe por teléfono el

pedido de Producción para reparar un equipo, y anota dicho pedido en un pizarrón
de novedades.

2. Cuando el Técnico Mecánico del Sector está libre, va a la planta de Producción

y revisa el equipo cuya reparación se solicitó.

SECTOR

DEPARTAM.

GERENCIA GENERAL

DIRECTORIO

GERENCIA GENERAL

COMERCIAL ADMINISTRACION

PRODUCCION

VENTAS DISTRIBUCIÓN

TESORERIA

CONTADURIA

DIRECCIÓN TECNICA

ASESORIA

CONT.-FIN.

CONTROL

CALIDAD

FABRICA MANT. Y REPARACIONES

DEPOSITO
3. Emite el formulario Orden de Trabajo (OT), en una única vía, registrando:
diagnóstico preliminar efectuado, estimación horas hombre y repuestos
necesarios.

4. Entrega la OT a Juan Mante, quien, de acuerdo a los trabajos solicitados,

decide si se efectuará en forma interna o se asignará a una empresa externa.

5. Si se asigna a terceros, anota en la OT el nombre de la empresa a la que se

asignará el trabajo y se la entrega al Jefe de Producción para su seguimiento.

6. Si la reparación se realiza en forma interna, de acuerdo a los trabajos previstos

establece la fecha de inicio de los trabajos y la fecha prevista de entrega del
equipo, que anota en la OT.

7. Pregunta al Jefe de Depósito si existen los repuestos en stock. Si hay stock,

solicita al Jefe que le sean enviados.

8. Si no hay repuestos en stock, solicita a Tesorería los fondos necesarios para

comprarlos y firma un “Vale a Rendir” por el importe recibido.

9. Juan Mante adquiere el repuesto y deja el formulario OT en una bandeja de

Solicitudes pendientes, hasta la fecha en la cual se efectuará la reparación.

Guarda en su escritorio la Boleta por la compra de los repuestos y el dinero

sobrante, si hubiere.

10. Finalizada la reparación Juan registra en la OT la cantidad de horas insumidas

discriminadas por empleado.

11. Avisa telefónicamente al Jefe del Departamento de Producción que el equipo

fue reparado.

12. Entrega la OT al Ayudante del Sector Mantenimiento, quien las archiva en un

biblio rato de “Reparaciones por mes” por orden cronológico de fecha prevista de
entrega.

13. A fin de mes Juan rinde los vales por compra de repuestos, entregando el
dinero sobrante y los comprobantes de compra.

Rosa se entusiasmó con la propuesta y, descontando la aprobación de su

hermano Oscar, que continuaba de viaje, la aprobó y decidió ponerla en práctica.
Imprimió copias del nuevo organigrama, del manual y del procedimiento y las
distribuyó entre el personal, notificándoles el cambio.
SE SOLICITA:

1) ANALIZAR la estructura organizativa propuesta

2) ELABORAR nueva propuesta de estructura organizacional.

3) FORMULAR las recomendaciones para eliminar las fallas analizadas.

4) En función a las recomendaciones realizadas, ¿Usted cambiaría la estructura

del Departamento de Producción?. En un caso u otro FUNDAMENTAR.

BIBLIOGRAFÍA:

¸ Garbarino, Daniel y Pintos, Gabriela: Análisis de estructuras organizativas.

Oficina de Apuntes. CECEA. 2004

¸ Penengo, Miguel: Metodología de los procesos de mejoramiento administrativo.

Edit. Técnica S.R.L., Montevideo, 1997.

¸ Pini, José: Teoría y diseño organizacional.. Oficina de Apuntes CECEA.

¸ Pini, José: Departamentalización. Oficina de Apuntes CECEA.

¸ Penengo, Miguel y Pérez Bravo, M: Aspectos Comportamentales del Cambio

Organizacional. Edit. Técnica. S.R.L.. Montevideo, 2000.