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ejercicio No 1 Grupo No 1
ejercicio No 2 Grupo No 2
ejercicio No 3 Grupo No 3
ejercicio No 4 Grupo No 4
Ubicación de la empresa - La empresa “Industria “X”, S .A.” está ubicada en la ciudad de Bogotá lugar que
fue seleccionado por estar cerca del mercado más grande del país. La empresa cuenta con una planta y
oficinas administrativas.
En la decisión para determinar el lugar en que debería estar la empresa, nunca se llevo a cabo ningún
estudio; el único argumento que se tomó en cuenta fue el anotado de estar cerca del mercado más grande
existente.
Presidente de la compañía.
Al mismo nivel gerente de ventas, gerente de producción, gerente de compras, gerente de finanzas y
gerente de personal.
Dependiendo de estos gerentes existe un Subgerente, en ocasiones llamado ayudante o asistente, y abajo
de ellos el resto del personal
No existe ninguna gráfica de organización que la defina, y es muy común que exista invasión de funciones
y que los empleados y obreros, en ocasiones se encuentren confundidos en cuanto a quién es su jefe; en
épocas de reajuste en que ha llegado a faltar el gerente de producción, el gerente de ventas a intervenido
en las funciones de producción por acuerdo de la presidencia, sin que ello se haya notificado al personal de
manufactura.
Los procedimientos que la empresa tiene para dar fluidez a su funcionamiento (compras, ventas,
contratación de personal, e t c.) siempre han quedado al juicio del gerente respectivo. Esto ha originado
que en ocasiones en que se ha cambiado algún gerente, este imponga un nuevo estilo y cambie los
procedimientos a seguir, creando confusión en el personal subordinado.
En algunas entrevistas con supervisores de producción, contabilidad y ventas, encontramos quejas de que
en ocasiones se les exigen responsabilidades que nunca se le habían notificado, sin habérseles concedido
tampoco la autoridad correspondiente, por ejemplo:
A un supervisor de producción se le llamó la atención porque tres hombres bajo sus órdenes no estaban
trabajando pues su máquina se había descompuesto. El supervisor, desde dos días antes, había pedido
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A un supervisor de ventas se le llamó la atención porque sus vendedores no habían cumplido la cuota
asignada, sin embargo esta cuota no se les había notificado y en su determinación, nunca se les consulto.
Al supervisor de cuentas por pagar en el departamento de contabilidad e le llamó la atención por no haber
pagado tres facturas a un proveedor muy importante el cual dejó de surtir por este hecho. Estas facturas si
habían sido aprobadas por ese departamento un mes antes pero en la programación de pagos no había
sido incluida porque, por órdenes del gerente de finanzas, todos los pagos mayores a $ 50.000 deberían
ser detenidos.
Instalaciones productivas - La compañía cuenta con una planta la cual se ha ampliado por órdenes de
expansión debido al desarrollo de nuevos productos y a la mayor demanda de los ya existentes. El
crecimiento de la planta ha sido desordenado e improvisado.
Obreros 8,800
Empleados 400.
La mano de obra no requiere ser muy calificada, y generalmente se le entrena dentro de la empresa y no
existen problemas para hacer contrataciones.
Ha sido costumbre de la empresa el estricto cumplimiento de las disposiciones laborales, que se rigen por
medio de un contrato colectivo firmado con el sindicato al que se encuentran afiliados los obreros. En lo
que a los empleados administrativos se refiere, las relaciones se rigen por contratos individuales firmados
con ellos y las disposiciones de la ley del trabajo.
Los sueldos del personal se encuentran dentro de los niveles que pagan las industrias del ramo.
Abastecimiento de materia prima: El 60% de la materia prima se compra en el país y el resto es importada
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Ventas: Las ventas son realizadas a través de agentes. Existen centros de distribución (bodegas atendidas
por un almacenista) en las ocho ciudades más importantes del país.
Sistema de información: Existe una organización contable bien definida que permite la captación de
información requerida para procesar los estados financieros necesarios a la empresa.
Mensualmente se procesan estados financieros, que se terminan 20 días después al que pertenecen.
Los estados financieros de referencia se presentan en un legajo que incluye Balance General, Estado de
Resultados, Estado de costo de producción, y relaciones de todas las cuentas; este legajo asciende
aproximadamente 100 hojas tamaño carta.
La información que se muestra sólo tiene la información del mes y no se compara con nada; ni se incluye
ninguna explicación; sólo anualmente se comparan los estados financieros con el presupuesto.
Auditoría interna: Dependiendo del gerente de finanzas, existe un departamento de Auditoría interna que
cuenta con 5 personas y que invierte anualmente el tiempo como sigue :
Revisión de Conciliaciones 5 %
Revisión de todas las cuentas por pagar que aprueba la contabilidad 10%
Revisión de: 45 %
COMPRAS (ABASTECIMIENTOS)
PLANEAMIENTO:
Usted como Auditor operacional va a llevar a cabo la revisión de la función de compras de la empresa
“Industria X S.A.” cuyas características ya señaladas indican que se dedican a la manufactura de productos
farmacéuticos y que la materia prima se adquiere en un 60 % en el país y el resto es importado de
Inglaterra, Alemania y Estados Unidos.
Programación de compras.
Existe una continua queja del Gerente de producción por falta de abastecimientos que continuamente
interrumpe la producción. El Gerente de Compras señala que la culpa es de producción porque no le
informan oportunamente sus requerimientos a causa de no tener programada la producción.
En el examen del procedimiento de compras que se realizó haciendo pruebas selectivas de las compras
hechas en todo el año, se observaron las siguientes fallas generales :
COMPRAS LOCALES
PRODUCCION
(Primera Parte)
Usted como auditor Operacional, va a llevar a cabo la revisión de la función de producción de la empresa
“Industrial X, S.A.” Cuyas características ya señaladas indican que se dedican a la manufactura de
productos farmacéuticos.
Manejo de planta y equipo, planeación de las necesidades de nuevo equipo y mantenimiento del equipo
con que se cuenta en el afán de obtener su óptimo aprovechamiento.
II. Se pide:
Con base en los aspectos que implica la función de producción, señale los puntos básicos que debe cubrir
su programa de relación desde el punto de vista operacional; tomando en cuenta la previa división de
funciones operacionales hechas para su revisión.
(nota para el instructor: Una vez resuelta esta primera parte pasar a la segunda. No leer simultáneamente.)
PRODUCCIÓN
(Segunda parte)
La producción fue planeada conforme al presupuesto anual, Dicho presupuesto señalo la necesidad de
producir, durante el año:
En el producto de su revisión han transcurrido 6 meses del ejercicio y se ha llevado a cada producción
como sigue:
al investigar si existe alguna variación entre el plan y lo hasta ahora producido se encuentra con que no
existe plan mensual de producción.
3. Asimismo en su recorrido de la planta usted observó que 4 obreros estaban esperando que se diese
mantenimiento a sus maquinas para empezar a trabajar. Platicó con los obreros de mantenimiento y
explicaron que este servicio lo prestan a solicitud de los supervisores de planta cuando ellos lo juzgan
conveniente.
Al platicar usted con el gerente de la planta sobre los problemas de producción le indico:
que tiene un déficit de 10 obreros desde hace 8 meses y que por ello a tenido que pagar tiempo extra.
Que durante el año ha tenido que suspender 3 veces la producción del producto del producto B por falta de
materia prima.
.Durante su revisión observó que existe reproceso de producto que es rechazado por estar mal empacado.
Al investigar se encontró que se controla la calidad del producto pero no
del empaque.
El espacio del almacenamiento es pequeño y en ocasiones es necesario
sacar todo el material que se tiene al frente para surtir el que se tiene en
el fondo del almacén.
Durante su visita a la planta observó que continuamente los obreros tienen que atravesar una explanada
para ir por la materia prima que se encuentra en un almacén situado a aproximadamente 150 metros del
edificio de producción.
Asimismo observó que en el edificio de producción, este se inicia en el 3 piso, pasa al proceso en el primer
piso y se empaca en el 2 piso.
Se pide:
Definir los problemas.
Señalar el defecto que tiene en la operación.
Indique que investigaciones adicionales haría.
Señale las posibles recomendaciones.
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Ventas
PLANTEAMIENTO:
Usted como auditor operacional, va a llevar a cabo la revisión de la función de ventas de la empresa
“Industrias X, S.A.” cuyas características ya señaladas indican que se dedica a la manufactura y venta de
productos farmacéuticos.
Coordinación con ingeniería de planta para la planeación de mejoras y necesidades de nuevo equipo, así
Como mantenimiento del que ya se tiene.
SITUACIONES ENCONTRADAS:
Comparo el importe de ventas por los primeros cuatro meses de los ejercicios 2010 y 2009 como sigue:
El presupuesto de ventas para 2009, sumaba para todo el ejercicio $50,000,000 cantidad que en opinión de
los gerentes de ventas y agentes vendedores era exageradamente fácil cubrir, no así para el presupuesto
de 2010 que alcanzaba la cifra de $ 100,000,000 y que se han considerado difícil de alcanzar.
Que para cumplir el presupuesto de ventas de 2009 se contaba con 15 agentes vendedores más que en
2010, no obstante que en este último salieron al mercado nuevos productos con patentes de la Compañía.
2. Los agentes vendedores trabajan a base de sueldo fijo sin comisiones ni incentivos y la presión que se
ejerce sobre ellos en amenazante para cubrir sus cuotas según presupuesto.
Varios pedidos de clientes nuevos fueron detenidos hasta semana y media a falta de la autorización de
crédito, ya que solo el gerente de crédito y cobranza tiene asignada esta función.
Continuamente los clientes cancelan sus pedidos por el retraso considerable en que les son surtidos. La
razón de lo anterior es que no tiene stocks de inventarios suficientes para cubrir las necesidades de ventas.
La política de crédito (promedio) ha sido de 90 días , existiendo autorizaciones variables que van de 40 a
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4. No cuentan con información que permita conocer el monto de las ventas por cada centro de distribución.
5- Al visitar los centros de distribución observó lo siguiente:
Que una de las ciudades donde está ubicado uno de los centros de distribución de la Compañía, existe una
compañía de la competencia, cuyos planes de expansión han sido notoriamente ganar en primer lugar el
mercado de la localidad, razón por la cual observó una disminución paulatina en las ventas.
Que por razones de urbanización, otra de las bodegas de la Compañía quedó prácticamente atrapada entre
pasos a desnivel y calles de un solo sentido, que dificultan la localización de la misma y el acceso de
camionetas y/o camiones para recibir la mercancía.
6. Observó que para efectos de determinar los precios de venta , el departamento de ventas sólo consideró
aquellos que rigen en el mercado y que no se encuentran con análisis de utilidad por producto o línea de
productos.
7. En relación con el estudio de los medios de publicidad de la compañía notó que solo se canaliza a través
de revistas médicas.
Se pide:
Definir los problemas.
Señalar el defecto que tiene en la operación.
Indique que investigaciones adicionales haría.
Señale las posibles recomendaciones.
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PERSONAL
PLANTEAMIENTO:
Usted como auditor operacional va a llevar a cabo la revisión de la función “PERSONAL” de la empresa
“Industria X, S.A.” cuyas características ya señaladas indica que se dedica a la manufactura de productos
farmacéuticos y que cuenta con 400 empleados contrato individual y 8,880 obreros con contrato colectivo
de trabajo, y están situados en la planta y oficinas en el mismo edificio en la ciudad de Bogotá.
SITUACIONES PLANTEADAS:
El 90% de las contrataciones son urgentes y se solicita a personal en forma verbal o telefónica.
La mayoría del personal contratado es por medio de periódico o bolsas de trabajo, así como por familiares
de empleados y obreros de la Compañía.
Los aumentos de sueldo a los empleados se efectúan cuando cada jefe de departamento as í lo determina.
Durante su revisión Determinó que existe personal de mejor jerarquía que tiene sueldo superior al jefe de
departamento por ser más antiguo en la empresa.
Durante la revisión y pláticas con la gerencia de relaciones industriales determino que los cursos de
capacitación son para empleados de más de un año de trabajo en la empresa.
A los funcionarios y empleados se les paga en efectivo, con cheque o se les deposita en sus cuentas
bancarias según les sean más convenientes.
En el departamento de nóminas, usted encontró que existe solo lista de prestaciones y una nomina de
funcionarios y empleados.
Encontró déficit de obreros en ciertas operaciones de producción, sin embargo el número de obreros de la
planta es superior al presupuesto. El número de personal ha aumentado considerablemente y la venta por
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persona es: 2010 $ 410,000 – 2009 $ 494,000. La producción por obrero es de $ 280,000 en 2010 y
315,000 en el 2009.
El reloj marcador se descompone continuamente sin embargo cuando esto sucede controlan entradas y
salidas los policías de guardia.
El número de accidentes de los obreros se ha reducido mediante campañas de seguridad, sin embargo la
gravedad de los accidentes a sido superior.
Las variaciones contra presupuesto de este departamento se revisan cada año y se da explicaciones de
ellas a la gerencia general.
Se pide:
Definir los problemas.
Señalar el defecto que tiene en la operación.
Indique que investigaciones adicionales haría.
Señale las posibles recomendaciones.