INSTITUTO DE DEPORTE Y RECREACIÓN DE SOGAMOSO

NIT.

RESOLUCIÓN

POR MEDIO DE LA CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

CONTABLES DEL CLUB DEPORTIVO DE SOGAMOSO - SUAMOX

EL DIRECTOR MUNICIPAL DE DEPORTE Y RECREACIÓN DE SOGAMOSO, en uso de sus

atribuciones legales y,

CONSIDERANDO

A. Que el Instituto de Deportes y Recreación del Municipio de Sogamoso – SUAMOX, está

sujeto a la aplicación de los principios, normas técnicas y procedimientos fijados en el
Régimen de la Contabilidad Pública e3stablecido por la Contaduría General de Nación.

B. Que el SUAMOX debe dar cumplimiento al proceso de convergencia a la nueva

normativa contable bajo las normas internacionales de información financiera NIIF,
NICSP emitidas por la IFAC y a los parámetros establecidos por la Contaduría General de
la Nación en la resolución 533 del 08 de octubre de 2015 y modificada por la resolución
693 del 06 de diciembre de 2016 y 484 de 2017.

C. Que el Instituto de Deportes y Recreación de Sogamoso – SUAMOX, por medio de la

Resolución No. 084 del 15de Diciembre de 2017, estableció unas políticas contables para
su aplicación en la Entidad.

D. Que es deber la Entidad, realizar las actualizaciones de su Manual de Políticas Contables

y de los procedimientos contables.

En mérito de lo anteriormente expuesto.

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar el siguiente Manual de Políticas y Procedimientos Contables de

aplicación en el Instituto de Deportes y Recreación de Sogamoso – SUAMOX.

ARTÍCULO SEGUNDO: Adoptase cada uno de los elementos, secciones y capítulos establecidos
en el Manual de Políticas y Procedimientos Contables
 MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
 INSTITUTO DE
MANUAL DE POLITICAS, PROCESOS
DEPORTES Y
Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
RECREACIÓN
SOGAMOSO
Versión: 02 Emisión: 30 Noviembre 2019 Página 3 de 121

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................................5
JUSTIFICACIÓN........................................................................................................................................6
OBJETIVOS.................................................................................................................................................7
OBJETIVO GENERAL..........................................................................................................................7
OBJETIVOS ESPECÍFICOS.................................................................................................................7
ALCANCE....................................................................................................................................................8
INVENTARIO NORMATIVO...................................................................................................................9
1. SECCIÓN I: PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA......................................................................9
1.1. Generalidades...............................................................................................................................9
1.2. Planeación estratégica...............................................................................................................10
1.3. Funciones de SUAMOX............................................................................................................10
1.4. Órganos de dirección y control.................................................................................................13
1.4.1. Junta directiva....................................................................................................................13
1.4.2. Director general.................................................................................................................14
1.5. Entidades reguladoras...............................................................................................................15
2. SECCIÓN II: PRÁCTICAS Y POLITICAS CONTABLE DE SUAMOX.................................16
2.1. CAPÍTULO 1: MARCO CONCEPTUAL ENTIDADES DE GOBIERNO.........................16
2.1.1. Usuarios de la información financiera.............................................................................16
2.1.2. Objetivos de la información financiera............................................................................16
2.1.3. Características cualitativas de la información financiera..............................................17
2.1.4. Principios de la contabilidad pública – hipótesis fundamentales..................................19
2.1.5. Definición, reconocimiento, medición y revelación de los elementos que constituyen
los estados financieros.......................................................................................................................21
2.2. CAPÍTULO 2: PRACTICAS CONTABLES GENERALES................................................33
2.2.1. Nuevos hechos económicos................................................................................................36
2.2.2. Análisis de la información.................................................................................................36
2.2.3. Divulgación y actualización de procedimientos..............................................................37
2.2.4. Soportes documentales......................................................................................................37
2.2.5. Control interno a las políticas contables..........................................................................37
2.2.6. Presentación de los estados financieros............................................................................37
2.2.7. Aspectos técnicos de las políticas contables.....................................................................33
2.2.8. Sistema documental contable SUAMOX.........................................................................42
2.3. CAPÍTULO 3: POLITICAS CONTABLES SUAMOX.........................................................49
2.3.1. Moneda funcional...............................................................................................................49
2.3.2. Moneda de presentación....................................................................................................49
2.3.3. Moneda extranjera.............................................................................................................49
2.3.4. Efectivo y equivalente al efectivo......................................................................................49
2.3.5. Cuentas por cobrar............................................................................................................53
 2.3.6. Inventario............................................................................................................................56
2.3.7. Propiedad planta y equipo y bienes de uso público........................................................57
2.3.8. Bienes de uso publico.........................................................................................................65
2.3.9. Propiedades de inversión...................................................................................................67
2.3.10. Intangibles.......................................................................................................................71
2.3.11. Cuentas por pagar..........................................................................................................79
2.3.12. Beneficios a empleados..................................................................................................81
2.3.13. Provisiones, pasivos y activos contingentes..................................................................87
2.3.14. Ingresos...........................................................................................................................95
3. SECCIÓN III: PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES SUAMOX.....................100
3.1. CAPÍTULO 1: MARCO CONCEPTUAL.............................................................................100
3.2. CAPÍTULO 2: PROCESOS CONTABLES SUAMOX.......................................................100
3.2.1. Cargos y responsables. – planta de cargos y funciones de SUAMOX.........................101
3.2.2. Presentación, elaboración y aprobación del presupuesto del periodo........................102
3.2.3. Presentación, elaboración, examen y aprobación de los estados financieros
del periodo 107
3.2.4. Presentación de informe anual........................................................................................108
3.2.5. Autorización y aprobación de transacciones del periodo.............................................109
3.3. CAPÍTULO 3: PROCEDIMIENTOS CONTABLES SUAMOX.......................................110
3.3.1. Activos...............................................................................................................................110
3.3.2. Pasivos...............................................................................................................................117
3.3.3. Ingresos.............................................................................................................................118
3.3.4. Indicadores financieros....................................................................................................119
INTRODUCCIÓN

El manual de políticas y procedimientos contables es una herramienta de facilitación del proceso contable
en cuanto a la preparación y presentación de la información financiera y así mismo contribuye a su
interpretación y comparación para efectos de control y toma de decisiones de la entidad, ya que su
contenido expone el reconocimiento (identificación, clasificación, registro e incorporación), medición
inicial, medición posterior, revelaciones y presentación de información contable y financiera y los
correspondientes procedimientos contables de los hechos económicos o partidas en los estados
financieros.

Las políticas y prácticas contables adoptadas por la entidad dan a conocer información muy importante y
vital a la hora de llevar un proceso contable tales como, las fechas de cierre o corte para la preparación de
información definitiva, métodos de depreciación aplicados, vidas útiles aplicables, periodos de
amortización, métodos de provisión, porcentajes de provisión, tipos de comprobantes utilizados, fechas de
publicación o exhibición de información contable, períodos de actualización de valores, forma de
conservar los libros y demás soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios por la
entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables, fechas de presentación de información a los
entes de control y Criterios de identificación, clasificación de las operaciones1, entre otros.

Las políticas contables se basan en el régimen de contabilidad pública que incorporó, la estructura del
marco normativo para entidades de gobierno, la cual está conformada por el marco conceptual para la
preparación y presentación de información financiera, las normas para el reconocimiento, medición,
revelación y presentación de hechos económicos, los procedimientos contables, las guías de aplicación, el
catálogo general de cuentas y la doctrina contable pública, expedido por la resolución 533 del 08 de
octubre de 2015 y modificada por la resolución 693 del 06 de diciembre de 2016 y 484 de 2017.

El trabajo se desarrolla en tres secciones, presentación de la empresa, prácticas y políticas contables de y

procesos y procedimientos contables de SUAMOX, en las cuales se presenta los marcos conceptuales
normativos, lo definido por la entidad y otra información importante todo con el propósito de cumplir con
la normatividad establecida.

Los aspectos no previstos en este manual se regirán por lo establecido, en orden descendente, por: a) lo
señalado en el régimen de contabilidad pública en lo referente a las normas para el reconocimiento,
medición, revelación y presentación de los hechos económicos, b) las definiciones, Criterios de
reconocimiento y conceptos de medición para activos, pasivos, ingresos y gastos, y del marco conceptual
de tales estándares, y c) el modelo contable de igual valor normativo a nivel internacional. Además en el
presente manual se reproducen y adaptan extractos de las normas internacionales de información
financiera, publicadas por el consejo de normas internacionales de contabilidad (IASB).2

1 Empresa de Vivienda de Antioquia (2014). VIVA, MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES.

2 Ministerio del Interior (2017) MANUAL DE POLITICAS CONTABLES.
JUSTIFICACIÓN

El Instituto De Deportes Y Recreación Del Municipio De Sogamoso “SUAMOX”, es un instituto de

descentralizado del orden municipal, Creado por medio del decreto municipal no. 100 – 044b – 09 de
abril 13 de 2009. La inspección, vigilancia y control del instituto la ejerce la contraloría general de la
república, la contraloría general de Santander y la contaduría general de la nación. Para efectos fiscales, el
instituto se ubica como una entidad del estado.

SUAMOX está sujeto a la aplicación de los principios, normas técnicas y procedimientos fijados en el
régimen de la contabilidad pública y al control de los diferentes órganos de vigilancia y fiscalización y a
la rendición de cuentas por el manejo y uso de sus recursos. Conforme a lo anterior la información
financiera debe presentar características cualitativas, al igual que ser oportuna, razonable, confiable,
relevante y comprensible, con el fin de servir de instrumento para la toma de decisiones por parte de los
usuarios internos y externos; relacionadas con el control y optimización de los recursos públicos.

Las características cualitativas de la información financiera, buscan la representación razonable de la

realidad económica de la entidad, en la medida que incluye todas las transacciones, hechos y operaciones
financieras.3

Para lograr o contribuir al cumplimiento de este objetivo es importante contar con instrumentos que guíen
a los ejecutores en el proceso de registro, preparación y consolidación de informes financieros y además
guíen a los usuarios internos y externos a su interpretación, SUAMOX considera como instrumento vital
para ello la elaboración del manual de políticas y procedimientos contables, permitiendo proporcionar a la
entidad, los elementos necesarios que le permitan contabilizar sus operaciones con Criterio unificado.

Por otro lado, SUAMOX es consciente de la necesidad de dar cumplimiento al proceso de convergencia a
la nueva normativa contable bajo las normas internacionales de información financiera NIIF, NICSP
emitidas por la IFAC y mediante los parámetros establecidos por la contaduría general de la nación se
acoge los parámetros establecidos en la resolución 533 del 08 de octubre de 2015 y modificada por la
resolución 693 del 06 de diciembre de 2016 y 484 de 2017.

3
Empresa de Vivienda de Antioquia (2014). VIVA, MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Elaborar el manual de políticas y procedimiento contables de SUAMOX describiendo las políticas,

principios, metodología y procedimientos necesarios para la preparación y presentación de los estados
financieros que permitan un adecuado reconocimiento, medición, clasificación, presentación e
información a revelar de las transacciones, hechos económicos y operaciones realizadas por la entidad en
el desarrollo de su objeto misional, con el fin de proporcionar información oportuna, razonable, confiable,
relevante y comprensible que muestre la situación financiera, el rendimiento y los flujos de efectivo reales
de la entidad para la toma de decisiones económicas de una amplia gama de usuarios.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Darle cumplimiento al marco normativo para entidades de gobierno.

 Establecer las políticas contables que el instituto debe seguir para el reconocimiento, medición,
revelación de sus transacciones económicas.
 Mantener actualizadas las políticas contables utilizadas por el instituto de acuerdo a los cambios
presentados por la CGN.
 Servir para que las transacciones económicas que surgen en el desarrollo de la actividad con
características similares, tengan el mismo tratamiento contable
 Servir como elemento de consulta al tomar decisiones sobre el tratamiento contable de transacciones
económicas realizadas por el instituto.
 Servir como elemento de entrenamiento al personal nuevo que sea responsable de los procesos
contables
 Servir de soporte acerca de la forma en que el instituto reconoce, mide, revela y presenta las
transacciones económicas en los estados financieros de acuerdo a las normas internaciones para entidades
de gobierno.4

4
Corporación Autónoma Regional de Santander (2018). POLITICAS CONTABLES PARA RECONOCIMIENTO,
MEDICION, REVELACION Y PRESETACION DE LA INFORMACION FINANCIERA.
ALCANCE

Se tomarán las cuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos para la elaboración del manual
además este está dirigido a los usuarios internos y externos de la entidad específicamente a los ejecutores
del proceso contable, proveedores de la información contable, clientes del proceso contable y a todos los
terceros que requieran del mismo, no solamente para darle aplicación sino también de consulta de la
información aquí plasmada.
INVENTARIO NORMATIVO

El inventario normativo está conformado por el estatuto general o régimen de contabilidad pública - RCP
de la contaduría general de la nación y demás normas tanto externas como internas (circulares,
instructivos, cartas circulares, entre otras), ley 1111 del 2006 - estatuto tributario, y normas aplicables al
sector público, especialmente las emitidas por los organismos de control.

Entre otras se relacionan las siguientes normas:

Norma Numero/ fecha Titulo

Por la cual se incorpora por la cual se incorpora, en el régimen
de contabilidad pública, el marco normativo aplicable para
533 del 8 de
Resolución entidades de gobierno y se dictan otras
Octubre de 2015
Disposiciones, es decir, reglamenta la ley 1314 de 2009 para
entidades de gobierno.
Modificación del Cronograma establecido para la
Resolución 693 del 06 de dic de implementación de normas internacionales de contabilidad
2016 para entidades de gobierno mediante la
Resolución 533 de 2015
Modificación del marco normativo aplicable para entidades de
Resolución 484 de 2017.
gobierno y se dictan otras disposiciones.
002 de 8 de Por el cual se incorporan instrucciones para la transición al
Instructivo
Octubre de 2015 marco normativo para entidades de gobierno.
Por la cual se incorpora el catálogo de general de cuentas al de
Resolución 079 de 2019 las empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no
captan ni administran ahorro del público
Marco conceptual para la preparación y presentación de
Resolución, 414 de 2014
información financiera de las entidades de gobierno. CGN.
Normas para el reconocimiento, medición, revelación y
presentación de los hechos económicos de las empresas que no
Resolución 047 de 2019
cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni
administran
ahorro del público
Resolución 525 de 2016 Proceso contable y sistema documental
Ley 1314 de 2009 Normas internacionales de información financiera NIIF.
Estrategias de convergencia de la regulación contable publica
Artículo de CGN
hacia normas internacionales del sector público (NICSP)

1. SECCIÓN I: PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA

1.1. Generalidades

 Denominación: el instituto de deportes y recreación del municipio de Sogamoso “SUAMOX”

 NIT: 900.297.213-1

 Página web: http://SUAMOX.gov.co/

 Duración: indefinida
 Decreto de Creación: instituto de descentralizado del orden municipal, Creado por medio del
decreto municipal no. 100 – 044b – 09 de abril 13 de 2009.

 Domicilio: para efectos legales y administrativos y de todo orden la sede principal del SUAMOX,
será en el municipio de Sogamoso, departamento de Santander y por determinación de la junta directiva,
podrá establecer sedes por fuera de su domicilio, tanto al interior del país como en el exterior para el cabal
cumplimiento de su objeto social. Actualmente se establece como dirección, la carrera 4 con calle 12,
coliseo Lorenzo Alcantuz, Int. 1 y 2.

 Objeto: el objeto del INDER será planear, programar, ejecutar, y hacer seguimiento y control a las
actividades deportivas y recreativas, así como aquellas sobre el uso del tiempo libre, conforme a las
necesidades detectadas. Fomentar la práctica del deporte y su difusión, coordinar el desarrollo de
programas y proyectos con los diferentes organismos deportivos y tendrá a su cargo la administración,
mantenimiento, construcción y adecuación de los escenarios deportivos entregados al municipio para su
administración. Así mismo, apoyar el deporte escolar y popular.

 Estructura orgánica:
La estructura organizacional del instituto está conformada por:
1) Director general

1.2. Planeación estratégica

 Misión
El instituto de deportes y recreación del municipio de Sogamoso, fundamenta el aprovechamiento del
tiempo libre, la recreación y el deporte de toda la comunidad Sangileña, promoviendo el buen uso de sus
escenarios deportivos, aplicando valores de sana competencia, mejoramiento de la calidad de vida de sus
habitantes, manteniendo una buena relación y armonía con el medio ambiente.

 Visión
El instituto de deportes y recreación del municipio de Sogamoso, se comprometerá a mantener los
escenarios que se encuentran en el municipio y será el gestor de políticas deportivas donde se vincule la
gestión de la empresa privada, con la finalidad de promover con el deporte la buena salud de la
comunidad y conciencia competitiva de nuestros deportistas, en aras de obtener un gran reconocimiento a
nivel departamental y nacional.

 Política de calidad
El instituto de deportes y recreación de Sogamoso – SUAMOX, como entidad que lidera el sector en la
formulación e implementación concertada de políticas, planes, programas y proyectos deportivos,
recreativo y de aprovechamiento del tiempo libre, se compromete en su gestión a : satisfacer las
perspectivas de la comunidad y partes interesadas, cumplir con los requisitos legales aplicables,
consolidar una cultura de mejoramiento continuo, prevenir la contaminación y realizar las acciones de
mitigación y/o compensación necesarias, garantizar un ambiente de trabajo adecuado, proteger la
confidencialidad, integridad, disponibilidad y autenticidad de la información y administrar y conservar los
documentos producidos en el ejercicio de su gestión para preservar la memoria institucional.

1.3. Funciones de SUAMOX

Al instituto de deportes y recreación de Sogamoso, le corresponde:
1) Formular el plan del deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre, efectuando su
seguimiento y evaluación con la participación comunitaria que establece la ley 181 de 1995 y demás
normas que la modifiquen.

2) Proponer los planes y proyectos que deban incluirse en el plan sectorial nacional.

3) Estimular la participación comunitaria y la integración funcional en los términos de la constitución

política, la ley 181 de 1995 y las demás normas que la modifiquen.

4) Integrar la educación y las actividades físicas, deportivas y recreativas en el municipio en todos sus
niveles.

5) Apoyar el desarrollo y coordinar la gestión deportiva y recreativa con las funciones propias con las
entidades del municipio.

6) Apoyar el deporte escolar y popular.

7) Desarrollar programas y actividades que permitan fomentar la práctica del deporte, la recreación, el
aprovechamiento del tiempo libre y la educación física en su territorio.
8) Cooperar con otros entes públicos y privados para el cumplimiento de los objetivos previstos por el
sistema nacional del deporte.

9) Velar por el cumplimiento de las normas urbanísticas sobre reserva de áreas en las nuevas
urbanizaciones y en los proyectos de renovación urbana, para la construcción de escenarios para el
deporte y la recreación.

10) Fomentar, proteger y apoyar todas las manifestaciones de asociación deportiva, como marco idóneo
para las prácticas deportivas y de recreación.

11) Formular y ejecutar programas especiales para la educación física, el deporte, la recreación y el uso
del tiempo libre de las personas con discapacidades físicas, síquicas, sensoriales, de la tercera edad y de
los sectores sociales más necesitados del municipio, orientándolos hacia su rehabilitación e integración
social.

12) Fomentar la Creación de espacios que faciliten la práctica de la educación físicas, el deporte, la
recreación y el uso del tiempo libre, como hábito de salud y mejoramiento de la calidad de vida y el
bienestar social.

13) Difundir el conocimiento y la enseñanza del deporte y la recreación.

14) Velar por el cumplimiento de las normas establecidas para la seguridad de los participantes y
espectadores en las actividades deportivas, por el control médico de los deportistas y las condiciones
físicas y sanitarias de los escenarios deportivos.

15) Garantizas que la elaboración de los proyectos y programas propios del instituto se realicen de
acuerdo con las necesidades de la comunidad.
16) Definir pautas para la promoción, asesoría y capacitación en los campos recreativos y deportivos con
el propósito de incentivas y fortalecer la participación de la comunidad en el desarrollo de los proyectos y
programas del instituto.

17) Velar porque la práctica deportiva esté exenta de violencia y de toda acción o manifestación que
pueda alterar por vías extradeportivas los resultados de las competencias.

18) Buscar que la práctica del deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre, sirvan de
estrategia de paz y convivencia para el municipio.

19) Planificar, programar y ejecutar, la construcción de instalaciones deportivas con los equipamientos
necesarios, debiendo incluir facilidades de acceso para niños, personas de la tercera edad y discapacitados
en silla de ruedas conforme a lo establecido en el artículo 42 de la ley 181 de 1995, procurando su óptima
utilización y uso de los equipos y materiales destinados a la práctica del deporte y la recreación.

20) Adquirir por enajenación voluntaria o expropiación los inmuebles requeridos, para dar cumplimiento
a su objeto social.

21) Favorecer las manifestaciones del deporte y la recreación en las expresiones culturales y
tradicionales y en las fiestas típicas arraigadas en el territorio municipal, así como apoyar los actos que
Creen conciencia del deporte y reafirmen la identidad nacional.

22) Contribuir al desarrollo de la educación familiar, escolar y extraescolar de la niñez y la juventud,

para que utilicen el tiempo libre, el deporte y la recreación como elementos fundamentales en su proceso
de formación integral en lo personal y comunitario.

23) Coordinar acciones y programas con institutos de deportes, ligas deportivas y demás organismos
públicos y privados, con el fin de garantizar una programación integral para la jurisdicción de Sogamoso
en los aspectos relacionados con las actividades deportivas, recreativas y el uso del tiempo libre.

24) Coadyuvar en la realización de las actividades de las organizaciones deportivas, recreativas de

manera que se garantice un proceso de integración en la realización de los planes y programas del
instituto.

25) Fomentar y llevar a cabo campañas de difusión de sus planes y programas.

26) Coordinar acciones y programas que garanticen la articulación del deporte, la recreación y el
aprovechamiento del tiempo libre, con los procesos educativos formales y no formales de los
establecimientos educativos.

27) Determinar las directrices a seguir para la correcta y eficaz administración de los espacios deportivos
y recreativos a su cargo.

28) Romper fronteras sociales a través del desarrollo de sus programas, los cuales permitan disminuir los
índices de violencia en la ciudad.

29) Servir como herramienta en la prevención y promoción de la salud.

30) Colaborar en la recuperación del espacio público para el deporte y la recreación.

31) Generar en los habitantes de la ciudad, la cultura deportiva y recreativa.

32) Autorizar y controlar, conforme al reglamento que para el efecto se dicte, el funcionamiento de las
academias gimnasios y demás organizaciones comerciales en áreas y actividades deportivas, de educación
física y de artes marciales.

33) Las demás que le señale la legislación sobre deporte, recreación y aprovechamiento del tiempo libre,
que se expida por parte del gobierno nacional.

1.4. Órganos de dirección y control

1.4.1. Junta directiva

La junta directiva está integrada por:

 Alcalde principal quien la presidirá

 Representante del ente deportivo departamental
 Secretario general y de gobierno del municipio de Sogamoso
 Un representante de los clubes que se encuentren legalmente constituidos dentro del municipio de
Sogamoso
 Un representante de las juntas de acción comunal del municipio de Sogamoso

Funciones:

 Formular la iniciativa del representante legal, las políticas generales del instituto, los planes y
programas que, conforme a la ley debe proponer para su incorporación al plan sectorial y el plan de
desarrollo municipal.

 Formular propuestas del representante legal, las políticas de mejoramiento continuo de la entidad, así
como los programas orientados a garantizar el desarrollo administrativo.

 Conocer las evaluaciones semestrales de ejecución presentadas por la administración de la entidad.

 Proponer al alcalde del municipio de Sogamoso las modificaciones de la estructura orgánica y

su funcionalidad.

 Determinar la iniciativa del director general, la planta de cargos con las respectivas funciones y
asignaciones.

 Adoptar los estatutos internos de la entidad y cualquier reforma que a ellos se introduzca.
 Aprobar el proyecto de presupuesto anual del respectivo organismo.

 Autorizar la participación del SUAMOX en la conformación de otras entidades públicas o

cualquier otra forma de asociación permitida por la ley para el cumplimiento de su objeto.

 Aprobar la transacción de las diferencias de SUAMOX con terceros de conformidad con las
normas vigentes cuya cuantía de superen los 300 salarios mínimos legales vigentes.
 Examinar, aprobar o improbar los estados financieros de fin de ejercicio y las cuentas que le va
rendir el gerente.

 Señalar las cuantías dentro de las cuales el director general podrá delegar la competencia para
adjudicar y celebrar contratos.

 Autorizar la constitución de garantías, reales o personales para respaldar sus obligaciones y la de las
empresas en las que tenga alguna inversión de capital, pero limitado es hasta el porcentaje de la
participación de su capital.

 Fijar las tarifas y precios por los servicios que preste el SUAMOX que no estén asignados por norma
superior a otro órgano o autoridad.

 Dictar su propio reglamento interno.

 Expedir la reglamentación para el control de gimnasios, academias y centros de educación física.

 Las demás que la ley señale.

1.4.2. Director general

El director general tiene voz, pero no voto.
El director general es libre de nombramiento y remoción, es nombrado por el alcalde de Sogamoso,
de conformidad con las disposiciones legales.

Funciones:

 Representar legalmente a SUAMOX en todos sus asuntos.

 Expedir y ejecutar actos y celebrar los contratos que sean de su competencia, de acuerdo con la
normatividad.
 Celebrar y ejecutar los contratos en SUAMOX sean parte de conformidad con lo establecido en la
ley 80 de 1993.

 Realizar la transacción de las diferencias de SUAMOX con terceros cuya cuantía no supere los 300
salarios mínimos legales vigentes de conformidad con las disposiciones legales.

 Constituir mandatarios que representen al SUAMOX en asuntos administrativos judiciales y

extrajudiciales.

 Presentar para aprobación de la junta directiva un informe anual de actividades.

 Presentar para la aprobación de la junta directiva de los estados financieros de fin de ejercicio.

 Dirigir organizar y controlar las actividades del SUAMOX.

 Administrar y coordinar las distintas dependencias del establecimiento asegurando el cumplimiento

de las orientaciones y decisiones de la junta directiva.
 Elaborar el presupuesto anual y los planes mensuales de gastos para aprobación de la junta directiva.

 Rendir informes generales o periódicos y particulares a la junta directiva sobre las actividades
desarrolladas, la situación general de la entidad y las medidas adoptadas que puedan afectar el curso de la
política de gobierno.

 Presentar a consideración de la junta directiva del consejo municipal y de la secretaría de hacienda

municipal un informe anual de las actividades que contenga la evaluación de la gestión y de las cuentas
del ejercicio fiscal correspondiente, así como la ejecución del presupuesto.

 Atender el funcionamiento administrativo y financiero del SUAMOX realizar las proyecciones de

necesidades y el manejo de sus recursos y bienes.

 Presentar a consideración de la junta directiva los proyectos sobre reglamentación modificación a la

estructura orgánica del instituto de su planta de cargos.

 Dirigir y controlar todas las actividades de carácter administrativo requeridos para el funcionamiento
del SUAMOX.

 Emitir actos administrativos y realizar las operaciones necesarias para el cumplimiento de las
decisiones de la junta directiva de conformidad con las disposiciones legales y estatutarias.
 Orientar las labores relacionadas con la administración del personal en cuanto a selección
clasificación inducción a fin de lograr disponibilidad y utilización óptima del recurso humano necesario
para el funcionamiento del SUAMOX.
 Nombrar y remover el personal conforme a las normas vigentes.

 Designar el funcionamiento que ejercerá las funciones del secretario de la junta directiva.

 Actuar como agente del alcalde del municipio de Sogamoso para dar cumplimiento a sus
políticas y programas de gobierno.

 Ordenar los gastos del instituto.

 Los demás que le señalen la junta directiva y la ley.

1.5. Entidades reguladoras

 Contraloría general de la república,

 Contraloría general de Santander,
 Contaduría general de la nación - reportes financieros
 Dian - reportes fiscales
2. SECCIÓN II: PRÁCTICAS Y POLITICAS CONTABLE DE SUAMOX

2.1. CAPÍTULO 1: MARCO CONCEPTUAL ENTIDADES DE GOBIERNO.

2.1.1. Usuarios de la información financiera

De acuerdo con las necesidades y usos de la información financiera de las entidades de gobierno, los
usuarios son, entre otros, los siguientes:

 La comunidad y los ciudadanos: (cuyo bienestar y convivencia es el objetivo fundamental de las

funciones de cometido estatal) quienes, en su condición de contribuyentes y beneficiarios de os bienes y
servicios públicos, tienen interés en información financiera que les permita conocer la gestión, el uso y la
condición de los recursos y el patrimonio públicos.

 Los organismos de planificación y desarrollo de la política económica y social: los cuales

requieren información financiera para orientar la política pública; coordinar los cursos de acción de las
entidades de gobierno según el interés general y mejorar la gestión eficiente de los recursos públicos, así
como para efectos de compilar, evaluar y analizar las políticas y estadísticas fiscales; evaluar el resultado
fiscal y la situación del endeudamiento público, del ahorro y de la inversión pública; tomar decisiones con
respecto a la regulación de los precios y las tarifas; y planear la redistribución de la renta y la riqueza.

 Las propias entidades y sus gestores: quienes están interesados en realizar seguimiento y control
interno a sus operaciones, así como en preparar estados financieros con el fin de conocer su situación
financiera, para realizar una gestión eficiente de los recursos públicos y rendir cuentas a los órganos de
control administrativo, fiscal, político y ciudadano.

 Las agencias que efectúan donaciones a entes de gobierno, los prestamistas que suministran
recursos a la entidad de gobierno o realizan transacciones con esta y los que financian los servicios
que presta: quienes requieren información para decidir si continúan o no apoyando o financiando las
actividades presentes y futuras del gobierno.

 Los órganos de representación política como el congreso, las asambleas y los concejos: que
exigen la información contable para conocer el uso de los recursos públicos con el fin de ejercer control
político y decidir sobre la financiación de programas, nuevas obras o proyectos por medio de la
asignación de dichos recursos a través del presupuesto público.

 Los organismos de control externo: que demandan información financiera para formar un juicio en
relación con el manejo, uso, gestión, conservación y salvaguarda de los recursos y el patrimonio públicos.

 La contaduría general de la nación que requiere información para los fines de consolidación y
gestión de la información financiera del sector público, la cual es utilizada por otros usuarios en la toma
de decisiones y en el ejercicio del control.

2.1.2. Objetivos de la información financiera

Los objetivos de la información financiera buscan que esta sea útil, a partir de la satisfacción de las
necesidades de sus usuarios. En ese sentido, los objetivos de la información financiera de las entidades de
gobierno son: rendición de cuentas, toma de decisiones y control.
El objetivo de rendición de cuentas implica que la información financiera sirve a los gestores públicos
para suministrar información, a los destinatarios de los servicios y a quienes proveen los recursos, sobre
el uso y gestión de estos y el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que regulan la actividad
de la entidad.

El objetivo de toma de decisiones implica que la información financiera sirve a la entidad que la produce
para la gestión eficiente de sus recursos y a los usuarios externos, para la definición de la política pública,
la asignación de recursos y el otorgamiento de financiación.

El objetivo de control implica que la información financiera sirve para el ejercicio del control en dos
niveles: interno y externo. A nivel interno, el control se ejerce mediante el sistema de control interno y a
nivel externo, a través de diferentes instancias tales como la ciudadanía, las corporaciones públicas, el
ministerio público y los órganos de control, inspección y vigilancia.

2.1.3. Características cualitativas de la información financiera

Las características cualitativas de la información financiera son los atributos que esta debe tener para que
sea útil a los usuarios; es decir, para que contribuya con la rendición de cuentas, la toma de decisiones y
el control. Estas se dividen en características fundamentales y de mejora.

2.1.3.1. Características fundamentales

Las características fundamentales son aquellas que la información financiera debe cumplir
necesariamente para que sea útil a sus usuarios. Se consideran características fundamentales de la
información financiera, las siguientes: relevancia y representación fiel.
La presentación de información financiera que es relevante y representa fielmente lo que pretende
representar ayuda a los usuarios a tener una mayor seguridad a la hora de tomar las decisiones. Si la
información financiera pretende ser útil, deberá ser relevante (es decir, capaz de generar una diferencia en
las decisiones tomadas por los usuarios debido a que tiene valor predictivo, valor confirmatorio o ambos,
y representa fielmente lo que pretende representar).

Las características de información más importantes se definen así:

 Relevancia:
La información financiera es relevante si es capaz de influir en las decisiones que han de tomar sus
usuarios. La información financiera influye en los usuarios si es material y si tiene valor predictivo, valor
confirmatorio, o ambos.

La información es material si su omisión o expresión inadecuada puede influir en las decisiones de los
usuarios. La materialidad o importancia relativa es un aspecto de la relevancia específico de la entidad
que está basado en la naturaleza o magnitud (o ambas) de las partidas a las que se refiere la información
en el contexto del informe financiero de una entidad.

La información financiera tiene valor predictivo si puede utilizarse como una variable de entrada en los
procesos empleados por los usuarios para pronosticar resultados futuros. La información financiera tiene
valor confirmatorio si ratifica o cambia evaluaciones anteriores. Los valores predictivos y confirmatorios
de la información generalmente están interrelacionados; así, la información que tiene valor predictivo
habitualmente tiene también valor confirmatorio.

 Fiabilidad:
Para ser útil, la información financiera debe representar fielmente los hechos económicos. La
representación fiel se alcanza cuando la descripción del fenómeno es completa, neutral, y libre de error
significativo.

Una descripción completa incluye toda la información necesaria para que un usuario comprenda el hecho
que está siendo representado, y todas las descripciones y explicaciones pertinentes.

Una descripción neutral no tiene sesgo en la selección o presentación de la información financiera ni de

ningún otro tipo; tampoco está ponderada, enfatizada, atenuada o manipulada para incrementar la
probabilidad de que la información financiera se reciba de forma favorable o adversa por los usuarios. Sin
embargo, información neutral no significa información sin propósito o influencia sobre el
comportamiento de los usuarios, sino que es útil y, por tanto, es, por definición, capaz de influir en las
decisiones de los usuarios.

Una descripción libre de error significativo quiere decir que no hay errores u omisiones que sean
materiales, de forma individual o colectiva, en la descripción del hecho económico y que el proceso
utilizado para producir la información presentada se ha seleccionado y aplicado sin errores. En este
contexto, libre de errores no significa exacto en todos los aspectos.
Dado que, para ser útil, la información debe ser relevante y representar fielmente aquello que pretende
representar, ni una representación fiel de un hecho irrelevante ni una representación no fidedigna de un
hecho relevante ayudan a los usuarios a tomar decisiones adecuadas.

2.1.3.2. Características de mejora

Las características de mejora son aquellas que, sin ser indispensables para que la información financiera
sea útil, incrementan la utilidad de dicha información. Se consideran características de mejora de la
información financiera, las siguientes: verificabilidad, oportunidad, comprensibilidad y comparabilidad.

En general, las características cualitativas que mejoran la utilidad de la información financiera deben
maximizarse en la medida de lo posible. Sin embargo, estas (individualmente o en grupo) no pueden
hacer que la información sea útil si es irrelevante y no representa fielmente los hechos económicos de la
entidad.

La aplicación de las características cualitativas que mejoran la utilidad de la información financiera es un

proceso que no sigue un orden determinado. Algunas veces, una característica cualitativa puede haber
tenido que disminuirse para maximizar otra característica. Por ejemplo, una reducción temporal de la
comparabilidad que resulte de la aplicación prospectiva de una norma nueva puede justificarse por el
mejoramiento de la relevancia o la representación fiel de un hecho a largo plazo; así, la información
adecuada a revelar puede compensar, parcialmente, la falta de comparabilidad.

Las características de mejora son las siguientes: verificabilidad, oportunidad, comprensibilidad y

comparabilidad

 Verificabilidad:
La verificabilidad ayuda a asegurar, a los usuarios, que la información financiera representa fielmente los
hechos económicos que pretende representar. Verificabilidad significa que diferentes observadores
independientes y debidamente informados podrían alcanzar un acuerdo, aunque no necesariamente
completo, sobre la fidelidad de la representación de una descripción particular. Para ser verificable, la
información cuantificada no necesita ser una estimación única, también puede verificarse un rango de
posibles valores y probabilidades relacionadas.

La verificación puede ser directa o indirecta. Verificación directa significa comprobar un valor u otra
representación mediante observación directa como, por ejemplo, cuando se cuenta efectivo. Verificación
indirecta significa comprobar las variables de un modelo, fórmulas u otra técnica y recalcular el resultado
utilizando la misma metodología como, por ejemplo, cuando se verifica el valor del inventario
comprobando las variables (cantidades y costos) y se recalcula el saldo final utilizando una misma
suposición de flujo de costo (por ejemplo, el método primera entrada, primera salida).

Puede suceder que no sea posible verificar algunas explicaciones e información financiera prospectiva
hasta un periodo futuro. Por ello, para ayudar a los usuarios a decidir si quieren utilizar esa información,
es necesario revelar las hipótesis subyacentes, los métodos de recopilación de la información, y otros
factores y circunstancias que la respaldan.

 Oportunidad:
La oportunidad significa tener, a tiempo, información disponible para los usuarios con el fin de que pueda
influir en sus decisiones. Cierta información puede continuar siendo oportuna durante bastante tiempo
después del cierre del periodo contable porque, por ejemplo, algunos usuarios pueden necesitar identificar
y evaluar tendencias, así como analizar información financiera de un periodo anterior.

 Comprensibilidad:
La comprensibilidad significa que la información está clasificada, caracterizada y presentada de forma
clara y concisa.

La información financiera se prepara para usuarios que tienen un conocimiento razonable del sector
público, las entidades de gobierno y las actividades económicas, quienes revisan y analizan la
información con diligencia. No obstante, a veces, incluso usuarios diligentes y bien informados pueden
necesitar la ayuda de un asesor para comprender información sobre hechos económicos complejos.

 Comparabilidad:
La comparabilidad es la característica cualitativa que permite a los usuarios identificar y comprender
similitudes y diferencias entre partidas. Para que la información financiera sea comparable, elementos
similares deben verse parecidos y elementos distintos deben verse diferentes. La comparabilidad de la
información financiera no se mejora al mostrar elementos diferentes como similares ni viceversa.

La información es más útil si puede compararse con información de la misma entidad de periodos
anteriores y con información similar de otras entidades.

La aplicación de Criterios uniformes contribuye a que la información sea comparable. Sin embargo,
cuando un cambio en un Criterio mejora la representación fiel, es necesario revelar esta circunstancia de
tal manera que permita a los usuarios identificar los efectos producto del cambio y realizar los análisis
comparativos correspondientes.

2.1.4. Principios de la contabilidad pública – hipótesis fundamentales:

La información financiera de las entidades debe ser útil y para que sea útil, debe ser relevante y
representar fielmente los hechos económicos. A fin de preparar información financiera que cumpla con
estas características cualitativas, las entidades observan pautas básicas o macro reglas que orientan el
proceso contable, las cuales se conocen como principios de contabilidad.

Los principios de contabilidad se aplican en las diferentes etapas del proceso contable; por tal razón,
hacen referencia a los Criterios que se deben tener en cuenta para reconocer, medir, revelar y presentar los
hechos económicos en los estados financieros de la entidad.

Los principios de contabilidad que observarán las entidades en la preparación de los estados financieros
de propósito general son: entidad en marcha, devengo, esencia sobre forma, asociación, uniformidad, no
compensación y periodo contable.

 Entidad en marcha:
Se presume que la actividad de la entidad se lleva a cabo por tiempo indefinido conforme a la ley o acto
de Creación; por tal razón, la regulación contable no está encaminada a determinar su valor de
liquidación. Si por circunstancias exógenas o endógenas se producen situaciones de transformación o
liquidación de una entidad, se deben observar los Criterios que se definan para tal efecto.

 Devengo:
Los hechos económicos se reconocen en el momento en que suceden, con independencia del instante en
que se produce el flujo de efectivo o equivalentes al efectivo que se deriva de estos, es decir, el
reconocimiento se efectúa cuando surgen los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u
operación originada por el hecho incide en los resultados del periodo.

 Esencia sobre forma:

Las transacciones y otros hechos económicos de las entidades se reconocen atendiendo a su esencia
económica, independientemente de la forma legal que da origen a los mismos.

 Asociación:
El reconocimiento de los ingresos con contraprestación está asociado con los costos y gastos en los que se
incurre para producir tales ingresos.

 Uniformidad:
Los Criterios de reconocimiento, medición, revelación y presentación, se mantienen en el tiempo y se
aplican a los elementos de los estados financieros que tienen las mismas características, en tanto no
cambien los supuestos que motivaron su elección. Si se justifica un cambio en la aplicación de tales
Criterios para mejorar la relevancia y la representación fiel, la entidad debe revelar los impactos de dichos
cambios, de acuerdo con lo establecido en las normas.

 No compensación:
No se reconocen ni se presentan partidas netas como efecto de compensar activos y pasivos del estado de
situación financiera, o ingresos, gastos y costos que integran el estado de resultados, salvo en aquellos
casos en que, de forma excepcional, así se regule.

 Periodo contable:
Corresponde al tiempo máximo en que la entidad mide los resultados de sus hechos económicos y el
patrimonio bajo su control, efectuando las operaciones contables de ajustes y cierre. El periodo contable
es
el lapso transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. No obstante, se pueden solicitar estados
financieros intermedios e informes y reportes contables para propósitos especiales, de acuerdo con las
necesidades o requerimientos de las autoridades competentes sin que esto signifique, necesariamente, la
ejecución de un cierre.

En caso de conflicto entre los anteriores principios contables, prevalecerá el principio que mejor
conduzca a la representación fiel y relevancia de la información financiera de la entidad.

2.1.5. Definición, reconocimiento, medición y revelación de los elementos que constituyen los
estados financieros

2.1.5.1. Definición de los elementos de los Estados financieros

Los estados financieros representan los efectos de las transacciones y otros sucesos agrupados en
categorías que comparten características económicas comunes y que corresponden a los elementos de los
estados financieros. Los elementos relacionados directamente con la medida de la situación financiera son
los activos, los pasivos y el patrimonio. Los elementos directamente relacionados con la medida del
rendimiento financiero son los ingresos, los gastos y los costos

2.1.5.1.1. Activos
Los activos son recursos controlados por la entidad que resultan de un evento pasado y de los cuales se
espera obtener un potencial de servicio o generar beneficios económicos futuros. Un recurso controlado
es un elemento que otorga, entre otros, un derecho a:
 Usar un bien para prestar servicios,
 Ceder el uso para que un tercero preste un servicio,
 Convertir el recurso en efectivo a través de su disposición,
 Beneficiarse de la revalorización de los recursos, o
 Recibir una corriente de flujos de efectivo.

El control implica la capacidad de la entidad para usar un recurso o definir el uso que un tercero debe
darle, para obtener potencial de servicio o para generar beneficios económicos futuros. Al evaluar si
existe o no control sobre un recurso, una entidad debe tener en cuenta, entre otros aspectos: la titularidad
legal, el acceso al recurso o la capacidad de un tercero para negar o restringir su uso, la forma de
garantizar que el recurso se use para los fines previstos y la existencia de un derecho exigible sobre el
potencial de servicio o sobre la capacidad de generar beneficios económicos derivados del recurso.

En algunas circunstancias, el control del activo es concomitante con la titularidad jurídica del recurso; no
obstante, esta última no es esencial a efecto de determinar la existencia del activo y el control sobre este.
La titularidad jurídica sobre el activo no necesariamente es suficiente para que se cumplan las condiciones
de control. Por ejemplo, una entidad puede ser la dueña jurídica del activo, pero si los riesgos y beneficios
asociados al activo se han transferido sustancialmente, dicha entidad no pude reconocer el activo así
conservé la titularidad jurídica del mismo.

Los eventos pasados que dan origen a un activo pueden ser producto de diferentes sucesos; por ejemplo,
una entidad puede obtener activos en una transacción de intercambio, por un desarrollo interno o producto
de transacciones sin contraprestación incluidas en el ejercicio del poder soberano. El control sobre un
recurso puede surgir de eventos como: la capacidad general de una entidad para establecer un derecho, el
ejercicio del poder a través de una ley que le otorga un derecho a una entidad o el suceso que da lugar al
derecho a recibir recursos procedentes de un tercero. Las transacciones o sucesos que se espera ocurran
en el futuro no dan lugar por sí mismos a activos; así, por ejemplo, la intención de comprar inventarios no
cumple, por sí misma, la definición de activo.

El potencial de servicio de un activo es la capacidad que tiene dicho recurso para prestar servicios que
contribuyen a la consecución de los objetivos de la entidad sin generar, necesariamente, flujos de
efectivo.

Los beneficios económicos futuros incorporados a un activo son el potencial que tiene dicho activo para
contribuir, directa o indirectamente, a generar flujos de efectivo y otros equivalentes al efectivo. Estos
beneficios también pueden traducirse en la capacidad que tiene un recurso para reducir los flujos futuros
de salida de efectivo.

Los beneficios económicos futuros pueden fluir por diferentes vías; por ejemplo, un activo se puede
intercambiar por efectivo o por otros activos o servicios, utilizar para liquidar un pasivo, distribuir entre
las entidades controladoras, o utilizar aisladamente o en combinación con otros activos para la producción
de bienes o la prestación de servicios de los cuales se va a obtener una contraprestación.

Para determinar si un recurso cumple con las condiciones para el reconocimiento como activo, las
entidades realizarán juicios profesionales que aborden, de manera integral, los elementos de la definición
de activo, anteriormente referidos. Cuando se presenten transacciones de traslado o intercambio de
activos entre entidades públicas, se establecerá la entidad que debe reconocer el activo, a fin de que se
garantice el reconocimiento en una sola entidad.

Cuando un activo se gestiona fundamentalmente para generar, directamente o a través de la unidad a la

que pertenece, flujos de caja y obtener un rendimiento comercial que refleje el riesgo que implica la
posesión del mismo, este activo se considera generador de efectivo. Son ejemplos de estos bienes, las
propiedades de inversión y los activos utilizados en la producción y venta de bienes y servicios a valor de
mercado.

Cuando una entidad gestiona un activo con el fin de prestar un servicio y no con el propósito de obtener
flujos de caja ni un rendimiento comercial que refleje el riesgo que implica su posesión, el activo se
considera no generador de efectivo. Los bienes y servicios generados por estos activos pueden ser para
consumo individual o colectivo y se suministran en mercados no competitivos. El uso y disposición de
tales activos se puede restringir dado que muchos activos que incorporan potencial de servicio son
especializados y, en algunos casos, de uso privativo por parte de las entidades de gobierno. Son ejemplos
de estos bienes, los bienes de uso público, los bienes históricos y culturales, los bienes destinados a la
recreación, el deporte y la salvaguarda de la soberanía nacional y, en general, los activos utilizados para
distribuir bienes y servicios en forma gratuita o a precios de no mercado.

2.1.5.1.2. Pasivos
Un pasivo es una obligación presente producto de sucesos pasados para cuya cancelación, una vez
vencida, la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos o un potencial
de servicio.

Al evaluar si existe o no una obligación presente, la entidad se basa en la información disponible al cierre
del periodo para establecer si existe la probabilidad de tener o no la obligación; si es mayor la
probabilidad de no tenerla, no hay lugar al reconocimiento de un pasivo. Se considera que existe una
obligación presente cuando la entidad evalúa que tiene poca o ninguna alternativa de evitar la salida de
recursos.
Los pasivos proceden de transacciones u otros sucesos pasados. Así, por ejemplo, la adquisición de bienes
y servicios da lugar a cuentas por pagar (a menos que el pago se haya anticipado o se haya hecho al
contado) y la recepción de un préstamo bancario da lugar a la obligación de reembolsar la cantidad
prestada. Sin embargo, los pasivos también pueden originarse en obligaciones sobre las cuales existe
incertidumbre en relación con su cuantía y/o fecha de vencimiento.

Las obligaciones pueden ser exigibles legalmente como consecuencia de la ejecución de un contrato o de
un mandato contenido en una norma legal; también pueden ser producto de acuerdos formales que,
aunque no son exigibles legalmente, Crean una expectativa válida de que la entidad está dispuesta a
asumir ciertas responsabilidades frente a terceros.

La cancelación de una obligación presente implica que la entidad entrega unos recursos que llevan
incorporados beneficios económicos o un potencial de servicio. La extinción de una obligación presente
puede llevarse a cabo de varias maneras, entre otras, el pago en efectivo; la transferencia o traslado de
otros activos; la prestación de servicios; la sustitución de esa obligación por otra; y la prescripción de la
obligación de acuerdo con la normatividad sobre la materia.

2.1.5.1.3. Patrimonio
El patrimonio comprende el valor de los recursos públicos (representados en bienes y derechos)
deducidas las obligaciones, que tiene la entidad de gobierno para cumplir las funciones de cometido
estatal.

El patrimonio de las entidades de gobierno está constituido por los aportes para la Creación de la entidad,
los resultados y otras partidas que, de acuerdo con lo establecido en las normas para el reconocimiento,
medición, revelación y presentación de los hechos económicos, deben reconocerse en el patrimonio.

2.1.5.1.4. Ingresos
Los ingresos son los incrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio producidos a
lo largo del periodo contable (bien en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien
como salidas o decrementos de los pasivos) que dan como resultado aumentos del patrimonio y no están
relacionados con los aportes para la Creación de la entidad.

Los ingresos de las entidades de gobierno surgen de transacciones con y sin contraprestación.

La mayoría de los ingresos del gobierno provienen de transacciones sin contraprestación. Un ingreso
producto de una transacción sin contraprestación es aquel que recibe la entidad sin que deba entregar a
cambio una contraprestación que se aproxime al valor de mercado del recurso recibido, es decir, la
entidad no entrega nada a cambio del recurso recibido o, si lo hace, el valor entregado es menor al valor
de mercado del recurso recibido. Son ejemplos de estos ingresos, los impuestos y las transferencias, tales
como traslado de recursos entre entidades de gobierno, asunción de pasivos por parte de terceros,
préstamos con tasas subsidiadas y donaciones.

Eventualmente, las entidades de gobierno obtienen ingresos con contraprestación que son aquellos
originados en la venta de bienes, en la prestación de servicios o en el uso que terceros hacen de activos
que producen intereses, regalías, arrendamientos, dividendos o participaciones, entre otros.

2.1.5.1.5. Gastos
Los gastos son los decrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio producidos a lo
largo del periodo contable (bien en forma de salidas o disminuciones del valor de los activos, o bien por
la
generación o aumento de los pasivos) que dan como resultado decrementos en el patrimonio y no están
asociados con la adquisición o producción de bienes y la prestación de servicios, vendidos, ni con la
distribución de excedentes.

Los gastos pueden surgir del consumo de activos (depreciación), de la disminución del potencial de
servicio y la capacidad de generar beneficios económicos (deterioro), del ajuste de activos al valor de
mercado, del ajuste de pasivos por variaciones en su valor, de las pérdidas por siniestros o de la venta de
activos no corrientes que deban reconocerse en el resultado del periodo.

2.1.5.1.6. Costos
Los costos son los decrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio producidos a lo
largo del periodo contable, los cuales están asociados con la adquisición o producción de bienes y la
prestación de servicios, vendidos (con independencia de que, en el intercambio, se recuperen o no los
costos) y que dan como resultado decrementos en el patrimonio.

2.1.5.2. Reconocimiento de los elementos de los Estados financieros

Se denomina reconocimiento al proceso de incorporación, en el estado de situación financiera o en el

estado de resultados, de un hecho económico que cumpla la definición de activo, pasivo, patrimonio,
ingreso, costo o gasto, que tenga la probabilidad de generar una entrada o salida de beneficios
económicos o potencial de servicio asociado y que tenga un valor que se pueda medir con fiabilidad.

La probabilidad, como condición para el reconocimiento, se utiliza con referencia al grado de

incertidumbre con que los beneficios económicos futuros o el potencial de servicio asociados llegarán o
saldrán de la entidad. La evaluación del grado de incertidumbre correspondiente al flujo de los beneficios
futuros o del potencial de servicio se hace a partir de la evidencia disponible cuando se preparan los
estados financieros. Así, por ejemplo, cuando es probable que el deudor cancele una cuenta por cobrar, es
justificable reconocer tal cuenta por cobrar como un activo. No obstante, algunas cuentas por cobrar
podrían no ser canceladas y, por tanto, se reconoce un gasto que represente la reducción esperada en el
valor del recurso.

La medición fiable, como Criterio para el reconocimiento, implica que un elemento tiene un valor que se
puede determinar con razonabilidad. En muchas ocasiones, el valor se debe estimar; por ello, la
utilización de estimaciones razonables es una parte esencial en la elaboración de los estados financieros y
no menoscaba su fiabilidad. Sin embargo, cuando no se puede hacer una estimación razonable, la partida
no se reconoce. Así, por ejemplo, aunque las indemnizaciones asociadas a un litigio en contra de la
entidad cumplan, tanto las definiciones de pasivo y gasto como la condición de probabilidad para ser
reconocidas, no se reconoce ni el pasivo ni el gasto si no es posible medir de forma fiable la
indemnización a pagar.

El no reconocimiento de un elemento en el estado de situación financiera o en el estado de resultado no se

subsana revelando las políticas contables seguidas ni a través de notas u otro material explicativo. Sin
embargo, la revelación puede proporcionar información sobre los elementos que cumplen algunas, aunque
no todas, las características de su definición. La revelación también brinda información sobre los
elementos que cumplen la definición pero que no se pueden medir fiablemente; en estos casos, la
revelación es apropiada porque proporciona información relevante para la evaluación de la situación
financiera neta de la entidad.

2.1.5.2.1. Activo
Se reconocerán como activos, los recursos controlados por la entidad, que resulten de un evento pasado y
de los cuales se espere obtener un potencial de servicio o generar beneficios económicos futuros, siempre
que el valor del recurso pueda medirse fiablemente.

Cuando no exista probabilidad de que el recurso tenga un potencial de servicio o genere beneficios
económicos futuros, la entidad reconocerá un gasto en el estado de resultados. Este tratamiento contable
no indica que, al hacer el desembolso, la entidad no tuviera la intención de generar un potencial de
servicio o beneficios económicos en el futuro, sino que la certeza, en el presente periodo, es insuficiente
para justificar el reconocimiento del activo.

2.1.5.2.2. Pasivo
Se reconocerán como pasivos, las obligaciones presentes que tenga la entidad, que hayan surgido de
eventos pasados y que, para liquidarlas, la entidad deba desprenderse de recursos que incorporan un
potencial de servicio o beneficios económicos futuros, siempre que el valor de la obligación pueda
medirse fiablemente.

2.1.5.2.3. Ingresos
Se reconocerán como ingresos, los incrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio
producidos a lo largo del periodo contable (bien en forma de entradas o incrementos de valor de los
activos, o bien como salidas o decrementos de los pasivos) que dan como resultado aumentos del
patrimonio y que no están relacionados con los aportes para la Creación de la entidad. Para que el ingreso
se pueda reconocer, la partida debe medirse fiablemente.

Esto significa que el reconocimiento del ingreso ocurre simultáneamente con el reconocimiento de
incrementos en el valor de los activos o con la disminución de los pasivos; por ejemplo, el
reconocimiento del ingreso ocurre junto con el incremento neto de activos derivado de una venta de
bienes o servicios, o junto con la disminución en los pasivos resultado de la renuncia o extinción del
derecho de cobro por parte del acreedor.

Cuando la entidad tenga ingresos por transacciones con contraprestación, estos se reconocerán sobre la
base de una asociación directa con los cargos en los que se haya incurrido para la obtención de tales
ingresos. Este proceso implica el reconocimiento simultáneo de unos y otros si surgen directa y
conjuntamente de las mismas transacciones u otros sucesos. Así, por ejemplo, el ingreso derivado de la
venta de los bienes se reconocerá al mismo tiempo que los diversos componentes del costo de las
mercancías vendidas.

La aplicación del principio de devengo es coherente con la condición de que el ingreso se reconoce si ha
surgido un incremento en el potencial de servicio de un activo o en los beneficios económicos, dado que
tiene como objetivo restringir el reconocimiento solo a aquellas partidas que, además de poder medirse
con fiabilidad, poseen un grado de certidumbre suficiente

2.1.5.2.4. Gastos y costos

Se reconocerán como costos o gastos, los decrementos en los beneficios económicos o en el potencial de
servicio relacionados con la salida o la disminución del valor de los activos o con el incremento en los
pasivos, cuando el costo o el gasto pueda medirse con fiabilidad.

Esto significa que el reconocimiento de los costos y los gastos ocurre simultáneamente con el
reconocimiento de aumentos en los pasivos o disminuciones en los activos; por ejemplo, el devengo de
salarios o la depreciación de los bienes.
Si la entidad distribuye bienes o servicios, en forma gratuita, los gastos se reconocerán cuando se
entreguen los bienes o se presten los servicios.

Si el potencial de servicio de un activo o los beneficios económicos que provienen del mismo cubren más
de un periodo contable, los costos y gastos se reconocerán utilizando procedimientos sistemáticos y
racionales de distribución. Esto es necesario para el reconocimiento de los costos y gastos relacionados
con el uso de activos, tales como propiedades, planta y equipo e intangibles.

En estos casos, el costo o gasto correspondiente se denomina depreciación o amortización. Los

procedimientos de distribución estarán diseñados a fin de que se reconozca el costo o gasto en los
periodos contables en que se consuma el potencial de servicio o se generen los beneficios económicos
relacionados con estos recursos.

2.1.5.3. Medición de los elementos de los Estados Financieros

Para reconocer un elemento en los estados financieros, este debe tener un valor que se haya determinado
con fiabilidad. La medición es el proceso mediante el cual se asigna un valor monetario al elemento. Este
proceso se lleva a cabo en dos momentos diferentes: en el reconocimiento y en la medición posterior.

En el reconocimiento, la medición de un elemento permite su incorporación en los estados financieros.

Dependiendo de lo establecido en las normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación
de los hechos económicos y con el fin de lograr una representación fiel, el valor de este elemento puede
ser objeto de ajuste según un Criterio de medición diferente al utilizado en el reconocimiento.

Los Criterios de medición se pueden clasificar dependiendo si son valores de entrada o salida, si son
observables o no en un mercado abierto, y si son mediciones específicas o no para una entidad

 Valores de entrada y de salida

Los Criterios de medición pueden ser valores de entrada o de salida. Los valores de entrada reflejan los
costos en los que se incurre o en los que se podría incurrir para adquirir o reponer un activo. Los valores
de salida reflejan el potencial de servicio o los beneficios económicos derivados del uso continuado de un
activo o de su venta. Los valores de entrada y de salida pueden diferir por aspectos tales como:
 Recursos que se transan en mercados intermediados;
 Activos adaptados a los requisitos de funcionamiento particulares de la entidad por los cuales otros
participantes del mercado no estarían dispuestos a pagar un precio similar;
 Costos de transacción en los que se haya incurrido;
 Existencia de mercados activos para transar activos y
 Existencia de activos especializados.

Los Criterios de medición para pasivos también se pueden clasificar en términos de si son valores de
entrada, o de salida. Los valores de entrada se refieren al valor de las transacciones a través de las cuales
una obligación se recibe. Los valores de salida reflejan el valor que se requiere para cumplir una
obligación o el valor que se requiere para liberar a la entidad de una obligación.

 Mediciones observables y no observables

Algunas mediciones pueden clasificarse dependiendo de si son o no observables en un mercado abierto,
activo y ordenado. Las mediciones que son observables en un mercado, probablemente, son más
comprensibles y verificables que las mediciones no observables y pueden representar más fielmente el
fenómeno que están midiendo.

 Medición específica y no específica para una entidad

Las mediciones se pueden clasificar dependiendo de si son o no específicas para una entidad. Las
mediciones específicas para una entidad reflejan las limitaciones económicas y las condiciones actuales
que afectan los posibles usos de un activo y la liquidación de un pasivo por parte de una entidad; además,
pueden reflejar oportunidades económicas que no están disponibles para otras entidades y riesgos que no
tienen otras entidades. Las mediciones que no son específicas para una entidad reflejan oportunidades y
riesgos del mercado general.

2.1.5.3.1. Activos
Las bases de medición aplicables a los activos son costo, costo reexpresado, costo amortizado, costo de
reposición, valor de mercado, valor neto de realización y valor en uso.

 Costo
El costo corresponde al importe de efectivo o equivalentes al efectivo pagados, o bien al valor de la
contraprestación entregada, para adquirir un activo en el momento de su adquisición o desarrollo. El costo
es un valor de entrada observable y específico para la entidad.

Según este Criterio, los activos se reconocen inicialmente por el efectivo y otros cargos pagados o por
pagar para la adquisición, formación y colocación de los bienes en condiciones de utilización o
enajenación.

Con posterioridad al reconocimiento inicial, el costo de algunos activos se puede asignar al resultado a
través de la depreciación o amortización, pero también pueden ser objeto de ajuste por el reconocimiento
de pérdidas. La pérdida es el grado en que el potencial de servicio o la capacidad de generar beneficios
económicos provenientes de un activo han disminuido debido a cambios en la economía u otras
condiciones diferentes de las de su consumo. Por el contrario, el valor de un activo se puede incrementar
para reflejar el costo de adiciones y mejoras.

El costo, como Criterio de medición de los servicios, refleja el valor de los recursos empleados (activos
adquiridos o desarrollados) que se consumen en la prestación de los servicios. El costo, generalmente,
proporciona un vínculo directo con las transacciones efectivamente realizadas por la entidad.

Si un activo ha sido adquirido en condiciones de mercado, el costo basado en el precio de adquisición

proporciona información sobre los recursos disponibles para suministrar servicios en periodos futuros. En
el momento en que un activo es comprado o desarrollado, se puede asumir que el valor del potencial de
servicio es al menos equivalente al costo de la compra o el desarrollo; pero si un activo es adquirido en
una transacción sin contraprestación, el costo no proporcionará información sobre la capacidad de
operación; por esta razón, se deben emplear otros Criterios para reconocer activos en estas circunstancias.

 Costo reexpresado
El costo reexpresado corresponde a la actualización del costo de los activos con el fin de reconocer
cambios de valor ocasionados por la exposición a fenómenos económicos exógenos. Para tal efecto, se
emplea la tasa de cambio de la moneda extranjera, los pactos de ajuste, la unidad de valor real o cualquier
otra modalidad admitida formalmente. Cuando se adquieran bienes o servicios en moneda extranjera, el
valor de la transacción debe reexpresarse en moneda legal colombiana, según la norma aplicable. El costo
reexpresado es un valor de entrada observable y específico para la entidad.
 Costo amortizado
El costo amortizado corresponde al valor del activo inicialmente reconocido más el rendimiento efectivo
menos los pagos de capital e intereses menos cualquier disminución por deterioro del valor. El costo
amortizado es un valor de entrada observable y específico para la entidad.

 Costo de reposición
El costo de reposición corresponde a la contraprestación más baja requerida para reemplazar el potencial
de servicio restante de un activo o los beneficios económicos incorporados a este. El costo de reposición
es un valor de entrada observable y específico para la entidad.

Según este Criterio, los activos se miden por los recursos que se tendrían que sacrificar para reponer un
activo que proporcione el mismo potencial de servicio o los beneficios económicos del activo existente.
El costo de reposición refleja la situación específica de un activo para la entidad. Por ejemplo, el costo de
reposición de un vehículo es menor para una entidad que usualmente adquiere un número muy elevado de
vehículos en una única transacción y es, regularmente, capaz de negociar descuentos que para una entidad
que compra vehículos individualmente.

Dado que las entidades usualmente adquieren sus activos por los medios más económicos disponibles, el
costo de reposición refleja los procesos de adquisición o construcción que la entidad sigue generalmente.

Aunque en muchos casos, la sustitución más económica del potencial de servicio será comprando un
activo que sea similar al que se controla, el costo de reposición se basa en un activo alternativo si esa
opción proporciona el mismo potencial de servicio o los mismos beneficios económicos a un precio más
bajo. La determinación del costo de reposición de un activo según las bases de una decisión óptima refleja
las necesidades potenciales del servicio prestado por el activo.

El potencial de servicio restante es aquel que la entidad es capaz de utilizar o espera utilizar, teniendo en
cuenta la necesidad de mantener la capacidad de servicio suficiente para hacer frente a contingencias.
Esto es así porque en determinadas circunstancias, se requiere mantener una mayor capacidad que la
demandada por razones de seguridad o por otros motivos. Por ejemplo, el servicio de bomberos necesita
disponer de equipos en reserva para prestar servicios en caso de emergencia. Tal sobrecapacidad o
capacidad de reserva forma parte del potencial de servicio que requiere la entidad.

Cuando el costo de reposición se utiliza, el costo de los servicios refleja el valor de los activos en el
momento en que se consumen para la prestación de los servicios (y no el costo de adquisición). Esto
proporciona una base válida para evaluar el costo futuro de la prestación de servicios y los recursos que se
necesitarán en periodos futuros.

 Valor de mercado
El valor de mercado es el valor por el cual un activo puede ser intercambiado entre partes interesadas y
debidamente informadas, en una transacción realizada en condiciones de independencia mutua. Cuando el
valor se obtiene en un mercado abierto, activo y ordenado, el valor de mercado puede ser un valor de
entrada o de salida observable y un valor no específico para la entidad.

En una transacción en condiciones de mercado, el valor de mercado y el costo será el mismo si no existen
costos asociados a la negociación. El grado en que el valor del mercado cumple los objetivos de la
información financiera y las necesidades de información de los usuarios depende de la calidad de la
información del mercado y esta, a su vez, depende de las características del mercado en el cual se negocia
el activo. El valor del mercado es adecuado cuando se considera improbable que la diferencia entre los
valores de entrada y de salida sea significativa o cuando el activo se mantiene para la venta.

Para la determinación del valor de mercado, el mercado en el cual se negocia un recurso debe ser abierto,
activo y ordenado. Un mercado es abierto cuando no existen obstáculos que impidan a la entidad realizar
transacciones en él, es activo si la frecuencia y el volumen de transacciones es suficiente para suministrar
información sobre el precio y es ordenado si tiene muchos compradores y vendedores bien informados
que actúan sin coacción, de modo que haya garantía de “imparcialidad” en la determinación de los precios
actuales (incluyendo aquellos precios que no representan ventas a precios desfavorables).

En un mercado abierto, activo y ordenado, el valor de mercado proporciona información útil, dado que
refleja fielmente el valor de los activos de la entidad porque estos no pueden valer menos que el valor de
mercado (puesto que la entidad puede obtener ese valor vendiéndolo) ni pueden valer más que el valor de
mercado (debido a que la entidad puede obtener un potencial de servicio equivalente o la capacidad de
generar beneficios económicos comprando el mismo activo).

 Valor neto de realización

El valor neto de realización es el valor que la entidad puede obtener por la venta de los activos menos los
costos estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo su venta.

El valor neto de realización, a diferencia del valor de mercado, no requiere un mercado abierto, activo y
ordenado o la estimación de un precio en tal mercado. El valor neto de realización es un valor de salida
observable y específico para la entidad.

La utilidad potencial de medir los activos al valor neto de realización es que un activo no debe tener un
valor inferior para la entidad que el valor que podría obtener por la venta del mismo. Sin embargo, este
Criterio de medición no es adecuado si la entidad es capaz de utilizar los recursos en forma alternativa de
una manera más eficiente; por ejemplo, al usarlos en la prestación de servicios.

El valor neto de realización es, por lo tanto, útil cuando la alternativa más eficiente para la entidad es la
venta del activo.

El valor neto de realización proporciona información que permite evaluar la capacidad financiera que
tiene una entidad, al reflejar el valor que podría recibirse por la venta de un activo.

 Valor en uso
El valor en uso equivale al valor presente de los beneficios económicos que se espera genere el activo,
incluido el flujo que recibiría la entidad por su disposición al final de la vida útil. El valor en uso es un
valor de salida no observable y específico para la entidad.
El valor en uso es aplicable a los activos generadores de efectivo y refleja el valor que puede obtenerse de
un activo a través de su operación y de su disposición al final de la vida útil.

Los activos que se emplean en actividades de generación de efectivo, con frecuencia, proporcionan flujos
de efectivo conjuntamente con otros activos. En tales casos, el valor en uso solo puede estimarse al
calcular el valor presente de los flujos de efectivo de un grupo de activos.

2.1.5.3.2. Pasivos
Las bases de medición aplicables a los pasivos son costo, costo reexpresado, costo amortizado, costo de
cumplimiento y valor de mercado.

 Costo
El costo de un pasivo es la contraprestación recibida a cambio de la obligación asumida, esto es, el
efectivo o equivalentes al efectivo pagados, o el valor de la contraprestación recibida, en el momento de
incurrir en el pasivo. El costo es un valor de entrada observable y específico para una entidad.

La medición al costo es adecuada cuando es probable que los pasivos se liquiden en las condiciones
establecidas. Sin embargo, el costo no es apropiado para medir pasivos que no surgen de una transacción,
tal como la obligación de pagar los daños causados a terceros. También es difícil aplicar el costo a
pasivos que subyacen de una transacción sin contraprestación dado que este no proporciona una
representación fiel de la obligación que tendría la entidad; o a los pasivos cuyo valor cambia a través del
tiempo, tales como aquellos relacionados con pensiones a cargo de la entidad.

 Costo reexpresado
El costo reexpresado corresponde a la actualización del costo de los pasivos con el fin de reconocer
cambios de valor ocasionados por la exposición a fenómenos económicos exógenos. Para tal efecto, se
emplea la tasa de cambio de la moneda extranjera, los pactos de ajuste, la unidad de valor real o cualquier
otra modalidad admitida formalmente. Cuando se contraigan obligaciones en moneda extranjera, el valor
de la transacción debe reexpresarse en moneda legal colombiana, según la norma aplicable. El costo
reexpresado es un valor de entrada observable y específico para la entidad.

 Costo amortizado
El costo amortizado corresponde al valor del pasivo inicialmente reconocido más el costo efectivo menos
los pagos de capital e intereses. El costo amortizado es un valor de entrada observable y específico para la
entidad.
 Costo de cumplimiento
El costo de cumplimiento representa la mejor estimación de los costos en que la entidad incurriría para
cumplir las obligaciones representadas por el pasivo. Es un valor de salida no observable y específico
para una entidad.

Cuando el costo de cumplimiento dependa de eventos futuros, todos los resultados posibles se tendrán en
cuenta para estimar el valor requerido para cumplir la obligación, este método se conoce como el valor
esperado y tiene como objetivo reflejar imparcialmente todos los desenlaces posibles. Cuando los efectos
del valor del dinero en el tiempo sean significativos, el flujo de efectivo deberá descontarse.

Cuando el cumplimiento se lleve a cabo por la entidad, el costo no debe incluir ningún excedente que esta
pueda obtener por ejecutar directamente las actividades correspondientes, porque este no representa un
uso de recursos por parte de la entidad. Cuando la obligación se liquide por medio de un tercero, el valor
incluirá implícitamente el ingreso requerido por el contratista, dado que el valor total cobrado por el
mismo será cancelado con recursos de la entidad.

 Valor de mercado
El valor de mercado de un pasivo es el valor por el cual la obligación puede ser liquidada o transferida
entre partes interesadas y debidamente informadas, en una transacción realizada en condiciones de
independencia mutua. Cuando el valor se obtiene en un mercado abierto, activo y ordenado, el valor de
mercado puede ser un valor de entrada o de salida observable y un valor no específico para la entidad.
El valor de mercado puede ser un Criterio de medición adecuado cuando el valor de la liquidación del
pasivo es atribuible a cambios en una tasa, precio o índice determinados en un mercado abierto, activo y
ordenado. Sin embargo, en los casos en que la capacidad de transferir un pasivo está restringida y los
términos de tal transferencia no están claros, un valor de mercado es significativamente menos
importante, incluso si este existe. Particularmente, este es el caso para pasivos surgidos por obligaciones
de transacciones sin contraprestación porque es improbable que exista un mercado abierto, activo y
ordenado para tales pasivos.

2.1.5.4. Revelación de los elementos de los Estados financieros

La información financiera se revela en la estructura de los estados financieros, así como en sus notas
explicativas.

La revelación hace referencia a la selección, ubicación y organización de la información financiera. Las

decisiones sobre estos tres asuntos se deben tomar teniendo en cuenta las necesidades que tienen los
usuarios de conocer acerca de los hechos económicos que influyen en la estructura financiera de una
entidad de gobierno.

Las decisiones sobre la selección, ubicación y organización de la información están relacionadas y, en la

práctica, es probable que se consideren conjuntamente.

 Selección de la información
La selección de la información tiene como objetivo determinar qué información se reporta en los estados
financieros y en las notas.

La información se selecciona para exponer, en la estructura de los estados financieros, los mensajes
claves acerca de la situación financiera, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo de la entidad,
mientras que la información para revelar en las notas a los estados financieros se selecciona para hacer
que la información expuesta sea más útil y proporcione detalles que ayudarán a los usuarios a entenderla.
La información a revelar en las notas no sustituye la información a exponer en la estructura de los estados
financieros.

Por lo general, se debe evitar la repetición de información en los estados financieros, sin embargo, en
ocasiones, la misma información puede estar a la vez expuesta y revelada. Por ejemplo, un total expuesto
en el cuerpo de los estados financieros puede repetirse en las notas, cuando estas proporcionan una
desagregación del total expuesto. De forma análoga, la misma información puede presentarse en
diferentes estados financieros para abordar objetivos diferentes.

La información a revelar incluye, entre otras, lo siguiente: políticas aplicables o metodologías utilizadas
para reconocer y medir la información expuesta; desagregaciones de la información expuesta;
información sobre partidas que cumplen algunas características de la definición de un elemento e
información sobre partidas que cumplen la definición de un elemento, pero no el Criterio de
reconocimiento.

 La información revelada en las notas a los estados financieros tiene las siguientes características:
 Es necesaria para que los usuarios comprendan los estados financieros,
 Proporciona información que presentan los estados financieros de manera contextualizada y según el
entorno en que opera la entidad, y
 Tiene, generalmente, una relación clara y demostrable con la información expuesta en el cuerpo de
los estados financieros a los que pertenece.

Las decisiones sobre selección de información requieren una revisión Crítica y continua. Las
transacciones materiales, sucesos y otras partidas presentadas se deben reflejar de forma que transmitan
su esencia en lugar de su forma legal, a fin de que se cumplan las características cualitativas de la
información financiera de relevancia y representación fiel.

 Ubicación de la información
La ubicación de la información tiene un impacto en la contribución que esta pueda realizar al logro de los
objetivos de la información financiera. La ubicación puede afectar la comparabilidad de la información y
la manera en que los usuarios la interpretan. La ubicación puede usarse para lo siguiente:

 Trasmitir la importancia relativa de la información y su conexión con otros elementos de información,

 Trasmitir la naturaleza de la información,
 Vincular elementos diferentes de información que se combinan para cumplir una necesidad concreta
del usuario y
 Distinguir entre la información seleccionada para exponer e información seleccionada para revelar.

La ubicación de la información en los estados financieros contribuye a comunicar una imagen financiera
integral de la entidad. Para los estados financieros, la información expuesta se muestra en el cuerpo del
estado respectivo, mientras que la información a revelar se muestra en las notas.

 Organización de la información
La organización de la información se refiere a la clasificación y agrupación que debe tener en los estados
financieros. La manera como se organiza la información puede afectar la interpretación por parte de los
usuarios.

La organización de la información ayuda a garantizar que los mensajes claves sean comprensibles,
identifica claramente las relaciones importantes, destaca apropiadamente la información que comunica
los mensajes claves y facilita las comparaciones.

Al organizar la información, se deben tomar una serie de decisiones que tienen que ver con el uso de
referencias Cruzadas, tablas, gráficos, encabezados, numeración y disposición de las partidas dentro de un
componente concreto del informe.

La información reconocida en el cuerpo de los estados financieros usualmente se organiza en totales y

subtotales numéricos. Esta organización proporciona una visión estructurada de temas como la situación
financiera, el resultado y los flujos de efectivo, de la entidad.

En el caso de los estados financieros, las relaciones pueden darse entre los siguientes elementos:

 Subconjuntos de valores expuestos o cambios en los valores expuestos y su efecto sobre la situación
financiera, el resultado y los flujos de efectivo de una entidad;
 Diferentes valores presentados en los estados financieros que reflejen el impacto de un evento
externo común, o que contribuyan juntos a la comprensión de un aspecto de la situación financiera o el
resultado de la entidad; y
 Valores presentados y notas relacionadas de información a revelar que proporcionen información
que explique o apoye la comprensión, por parte de los usuarios, de las partidas reconocidas.

La organización de la información en los estados financieros incluye decisiones sobre lo siguiente:

 Desagregación de totales en categorías que tengan sentido;

 Ordenación y agrupación de partidas expuestas dentro de cada estado;
 Identificación de agregados; y
 Identificación de otra información a introducir en el cuerpo del estado.

La información revelada en las notas a los estados financieros se organiza de modo que las relaciones con
las partidas presentadas en el cuerpo de los estados financieros sean claras.

En todo caso, las exigencias mínimas de revelación estarán contenidas en las normas para el
reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos.

2.1.6. Aspectos técnicos de las políticas contables

2.1.6.1. Políticas contables

Son políticas contables los principios, bases, convenciones, reglas y procedimientos específicos adoptados
por una entidad al preparar y presentar estados financieros.

Las políticas contables establecidas por la contaduría general de la nación y contenidas en el marco
normativo para entidades de gobierno dan lugar a estados financieros que contienen información
relevante y fiable sobre los hechos económicos.

Las políticas contables serán aplicadas por la entidad de manera uniforme para transacciones, hechos y
operaciones que sean similares. No obstante, en algunos casos específicos, se permitirá que la entidad,
considerando lo definido en dicho marco y a partir de juicios profesionales, seleccione y aplique una
política contable para el reconocimiento de un hecho económico. En este caso, la entidad seleccionará y
documentará la política atendiendo las características de representación fiel y relevancia de la
información financiera.

Ante hechos económicos que no se encuentren regulados en el marco normativo para entidades de
gobierno (marco conceptual; normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los
hechos económicos; procedimientos contables; guías de aplicación; catálogo general de cuentas y doctrina
contable pública), la entidad solicitará a la contaduría general de la nación, el estudio y la regulación del
tema, para lo cual allegará la información suficiente y pertinente.

La entidad cambiará una política contable cuando se realice una modificación al marco normativo para
entidades de gobierno o cuando, en los casos específicos que este lo permita, la entidad considere
pertinente un cambio de política que conlleve a la representación fiel y a la relevancia de la información
financiera.

Los cambios en las políticas contables originados en cambios en el marco normativo para entidades de
gobierno se aplicarán observando lo dispuesto en la norma que los adopte. Por su parte, los cambios en
las políticas contables que, en observancia del marco normativo para entidades de gobierno, adopte la
entidad se aplicarán de manera retroactiva, es decir, la nueva política se aplicará como si se hubiera
aplicado
siempre. Para tal efecto, la entidad registrará el ajuste al valor de las partidas de activos, pasivos y
patrimonio, que se vean afectadas por el cambio de política, en el periodo en el que este ocurra y
reexpresará, para efectos de presentación de los estados financieros, los saldos iniciales al principio del
periodo más antiguo para el que se presente información, así como los saldos de los periodos
comparativos de los activos, pasivos y patrimonio afectados por el cambio de política.

El ajuste de los activos, pasivos y patrimonio afectados por el cambio de política, de los periodos previos
a los presentados en los estados financieros, se registrará, por lo general, contra las utilidades acumuladas
y, para efectos de presentación, se reexpresarán las utilidades acumuladas y la utilidad del ejercicio de los
periodos comparativos. Lo anterior, sin perjuicio de que el ajuste se efectúe en otro componente del
patrimonio cuando resulte apropiado.

Cuando sea impracticable determinar los efectos que se derivan, en cada periodo específico, del cambio
de una política contable sobre la información comparativa en uno o más periodos anteriores para los que
se presente información, la entidad aplicará la nueva política contable a los saldos iniciales de los activos
y pasivos al principio del periodo más antiguo para el que la aplicación retroactiva sea practicable (el cual
puede ser el inicio del propio periodo corriente) y efectuará el correspondiente ajuste a los saldos iniciales
de cada componente del patrimonio que se vea afectado por el cambio.

Cuando sea impracticable determinar el efecto acumulado al principio del periodo corriente por la
aplicación de una nueva política contable a todos los periodos anteriores, la entidad ajustará la
información comparativa aplicando la nueva política contable de forma prospectiva, es decir, a partir de la
fecha en que se cambie la política.

El cumplimiento de un requisito será impracticable cuando la entidad no pueda satisfacerlo tras efectuar
todos los esfuerzos razonables para hacerlo. Así, para un periodo anterior en particular, será impracticable
aplicar un cambio en una política contable retroactivamente si los efectos de la aplicación retroactiva no
son determinables; o si la aplicación retroactiva implica establecer suposiciones acerca de cuáles hubieran
podido ser las intenciones de la gerencia en ese periodo.

También será impracticable aplicar un cambio en una política contable retroactivamente si dicha
aplicación requiere estimaciones de valores significativos y si es imposible identificar, objetivamente, en
tales estimaciones:

 Información que suministre evidencia de las circunstancias existentes en la fecha en que tales valores
se reconocieron o midieron o, de la fecha en que la correspondiente información se reveló; y
 Información que hubiera estado disponible cuando se autorizó la publicación de los estados
financieros de los periodos anteriores.

De acuerdo con la norma de presentación de estados financieros, cuando la entidad haga un cambio en las
políticas contables, presentará los efectos en el estado de cambios en el patrimonio del periodo.

Cuando la entidad adopte un cambio en una política contable, revelará lo siguiente:

 La naturaleza del cambio;

 Las razones por las cuales la aplicación de la nueva política contable contribuye a la representación
fiel y suministra información relevante;
 El valor del ajuste para cada partida de los estados financieros afectada, tanto en el periodo actual
como en periodos anteriores a los presentados, de forma agregada y en la medida en que sea practicable;
y
 Una justificación de las razones por las cuales no se realizó una aplicación retroactiva por efecto del
cambio en las políticas contables.

2.1.6.2. Cambios en una estimación contable

Una estimación contable es un mecanismo utilizado por la entidad para medir un hecho económico que,
dada la incertidumbre inherente al mismo, no puede medirse con precisión, sino que solamente puede
estimarse. Ello implica la utilización de juicios basados en la información fiable disponible y en técnicas
o metodologías apropiadas. Son estimaciones contables, entre otras, el deterioro del valor de los activos,
el valor de mercado de los activos financieros, el valor residual y la vida útil de los activos depreciables,
las obligaciones por beneficios posempleo y las obligaciones por garantías concedidas.

El uso de estimaciones razonables constituye una parte fundamental del proceso contable y no menoscaba
la confiabilidad de la información financiera. No obstante, si como consecuencia de obtener nueva
información o de poseer más experiencia, se producen cambios en las circunstancias en que se basa la
estimación, esta se revisará y, de ser necesario, se ajustará. Lo anterior, no implica que esta se encuentre
relacionada con periodos anteriores ni tampoco que constituya la corrección de un error, por lo cual su
aplicación es prospectiva.

Un cambio en una estimación contable es el resultado de nueva información o nuevos acontecimientos

que afectan, bien el valor en libros de un activo o de un pasivo, o bien el consumo periódico de un activo.
Estos cambios se producen tras la evaluación de la situación actual del elemento, de los beneficios
económicos futuros o del potencial de servicio esperados y de las obligaciones asociadas con los activos y
pasivos correspondientes.

Un cambio en los Criterios de medición aplicados implicará un cambio en una política contable y no un
cambio en una estimación contable. Cuando sea difícil distinguir entre un cambio de política contable y
un cambio en una estimación contable, se tratará como si fuera un cambio en una estimación contable.

Los efectos que se deriven de un cambio en una estimación contable se aplicarán de manera prospectiva
afectando, bien el resultado del periodo en el que tenga lugar el cambio si afecta solamente este periodo, o
bien el resultado del periodo del cambio y de los periodos futuros que afecte. No obstante, si el cambio en
una estimación contable origina cambios en activos o pasivos o se relaciona con una partida del
patrimonio, este se reconocerá a través de un ajuste en el valor en libros del activo, pasivo o patrimonio
en el periodo en el que se presente el cambio.
Cuando la entidad realice un cambio en una estimación contable, revelará lo siguiente:

 La naturaleza del cambio;

 El valor del cambio en una estimación contable que haya producido efectos en el periodo actual o
que se espere los produzca en periodos futuros; y
 La justificación de la no revelación del efecto en periodos futuros.

2.1.6.3. Corrección de errores de periodos anteriores

Los errores son las omisiones e inexactitudes que se presentan en los estados financieros de la entidad,
para uno o más periodos anteriores, como resultado de un fallo al utilizar información fiable que
estaba
disponible cuando los estados financieros para tales periodos fueron formulados y que podría esperarse
razonablemente que se hubiera conseguido y tenido en cuenta en la elaboración y presentación de
aquellos estados financieros. Se incluyen, entre otros, los efectos de errores aritméticos, errores en la
aplicación de políticas contables, la inadvertencia o mala interpretación de hechos y los fraudes.

Los errores del periodo corriente, descubiertos en este mismo periodo, se corregirán antes de que se
autorice la publicación de los estados financieros.

La entidad corregirá los errores de periodos anteriores, sean materiales o no, en el periodo en el que se
descubra el error, ajustando el valor de las partidas de activos, pasivos y patrimonio, que se vieron
afectadas por este. En consecuencia, el efecto de la corrección de un error de periodos anteriores en
ningún caso se incluirá en el resultado del periodo en el que se descubra el error.

En caso de errores de periodos anteriores que sean materiales, para efectos de presentación, la entidad
reexpresará de manera retroactiva la información comparativa afectada por el error. Si el error ocurrió con
antelación al periodo más antiguo para el que se presente información, se reexpresarán los saldos iniciales
de los activos, pasivos y patrimonio para el periodo más antiguo para el que se presente información, de
forma que los estados financieros se presenten como si los errores no se hubieran cometido nunca.

Cuando sea impracticable determinar el efecto acumulado al principio del periodo más antiguo para el
que se presente información, la entidad reexpresará la información desde la fecha en la cual dicha
reexpresión sea practicable, o de forma prospectiva si no es practicable hacer la reexpresión.

En caso de errores de periodos anteriores que sean inmateriales no se requerirá su reexpresión retroactiva.

De acuerdo con la norma de presentación de estados financieros, cuando la entidad corrija errores
materiales de periodos anteriores, presentará los efectos en el estado de cambios en el patrimonio del
periodo.

Cuando la entidad efectúe una corrección de errores de periodos anteriores revelará lo siguiente:
 La naturaleza del error de periodos anteriores;
 El valor del ajuste para cada periodo anterior presentado, si es posible;
 El valor del ajuste al principio del periodo anterior más antiguo sobre el que se presente
 Información; y
 Una justificación de las razones por las cuales no se realizó una reexpresión retroactiva por
 Efecto de la corrección del error.

2.2. CAPÍTULO 2: PRACTICAS CONTABLES GENERALES

2.2.1. Nuevos hechos económicos

Todos los funcionarios de SUAMOX son responsables de informar al contador público contratado los
nuevos hechos económicos que se presenten en desarrollo de los negocios y en general de los hechos que
se pudieran generar, en cumplimiento de su objeto social, con el objetivo de establecer el procedimiento
contable a que haya lugar.

2.2.2. Análisis de la información

Corresponde al contador público contratado, analizar todas las inquietudes que se presenten en materia
contable, en caso de que esto origine una nueva política contable, debe realizar las respectivas
actualizaciones en el manual.

2.2.3. Divulgación y actualización de procedimientos

Es responsabilidad del contador público contratado, velar por la actualización del manual de políticas
contables, revisión y publicación de los cambios que se le realicen de manera anual, además de promover
la observación permanente de las prácticas vigentes en el reconocimiento y revelación contable de los
hechos económicos.

2.2.4. Soportes documentales

La totalidad de las operaciones registradas por SUAMOX deben estar respaldadas con documentos
idóneos susceptibles de verificación y comprobación. No podrán registrarse contablemente hechos
económicos, financieros y sociales que no estén debidamente soportados.

2.2.5. Control interno a las políticas contables

Es un proceso que se adelanta con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de
control y verificación de las actividades propias del proceso contable, capaces de garantizar
razonablemente que la información financiera cumpla con las características cualitativas de la
información contable y financiera, esto es la representación fiel y la relevancia (fundamentales), así como
las características de comparabilidad, verificabilidad, oportunidad y comprensibilidad (de mejora), que
deberá realizarse de acuerdo con el sistema de control interno de SUAMOX.

2.2.6. Presentación de los estados financieros

Para la preparación y presentación de estados financieros con propósito de información general, ya sean
consolidados o individuales, la entidad aplicará los Criterios establecidos en esta norma. Los estados
financieros con propósito de información general son aquellos que pretenden cubrir las necesidades de
usuarios que no están en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades específicas de
información.

Los estados financieros consolidados son informes financieros en los que los activos, pasivos, patrimonio,
ingresos, gastos, costos y flujos de efectivo de la controladora y sus controladas se presentan como si se
tratara de una sola entidad económica, con independencia de la actividad a la cual se dedique cada
entidad. Por su parte, los estados financieros individuales son los que presenta una entidad que no posee
control, influencia significativa ni control conjunto en otra entidad o, que, teniendo inversiones en
controladas, asociadas o negocios conjuntos, las mide por el método de participación patrimonial.

2.2.6.1. Finalidad de los estados financieros

Los estados financieros constituyen una representación estructurada de la situación financiera, del
rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de la entidad. Su objetivo es suministrar información
que sea útil a una amplia variedad de usuarios para tomar sus decisiones económicas. Los estados
financieros también muestran los resultados de la gestión realizada por los administradores con los
recursos que se les han confiado.
Para cumplir este objetivo, los estados financieros suministrarán información acerca de los siguientes
elementos de la entidad: activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y flujos de efectivo.

2.2.6.2. Conjunto completo de los estados financieros

Un juego completo de estados financieros comprende lo siguiente:

 Estado de situación financiera

 Estado de resultados
 Estado de cambios en el patrimonio
 Notas a los estados financieros

Estado de situación financiera al inicio del primer periodo comparativo cuando la entidad aplique una
política contable retroactivamente, cuando realice una re-expresión retroactiva de partidas en sus estados
financieros para corregir un error o cuando reclasifique partidas en sus estados financieros.

2.2.6.3. Estructura y contenido de los estados financieros

 Identificación de los estados financieros:

La entidad diferenciará cada estado financiero y las notas de cualquier otro tipo de información que
presente y destacará la siguiente información:

 El nombre de la entidad, así como cualquier cambio ocurrido desde el estado financiero anterior;
 El hecho de que los estados financieros correspondan a la entidad individual o a un grupo de entidades;
 La fecha del cierre del periodo al que correspondan los estados financieros o el periodo cubierto;
 La moneda de presentación; y
 El grado de redondeo practicado al presentar las cifras de los estados financieros.

 Estado de situación financiera

El estado de situación financiera (antes denominado balance general) presenta en forma clasificada,
resumida y consistente, la situación financiera de la entidad a una fecha determinada y revela la totalidad
de sus bienes, derechos y obligaciones, y la situación del patrimonio.

Como mínimo, el estado de situación financiera incluirá partidas que presenten los siguientes
Importes:
 Efectivo y equivalentes al efectivo;
 Inversiones de administración de liquidez;
 Cuentas por cobrar por transacciones sin contraprestación;
 Cuentas por cobrar por transacciones con contraprestación;
 Préstamos por cobrar; inventarios;
 Inversiones en controladas, asociadas y negocios conjuntos;
 Propiedades, planta y equipo;
 Propiedades de inversión;
 Activos intangibles;
 Activos biológicos;
 Cuentas por pagar;
 Préstamos por pagar;
 Títulos emitidos;
 Provisiones;
 Pasivos por beneficios a los empleados;
 Pasivos y activos por impuestos corrientes;
 Pasivos y activos por impuestos diferidos; y
 Participaciones no controladoras presentadas dentro del patrimonio

La entidad presentará sus activos corrientes y no corrientes, así como sus pasivos corrientes y no
corrientes, como categorías separadas en su estado de situación financiera.

La entidad clasificará un activo, como corriente cuando espere realizar el activo dentro de los 12 meses
siguientes a la fecha de los estados financieros, o consumirlo en su ciclo normal de operación (este último
es el periodo comprendido entre la adquisición de los activos que entran en el proceso productivo y su
realización en efectivo o equivalentes al efectivo).

Respecto al efectivo o equivalente al efectivo, serán corrientes a menos que este se encuentre restringido
y no pueda intercambiarse ni utilizarse para cancelar un pasivo por un plazo mínimo de 12 meses
siguientes a la fecha de los estados financieros.

La entidad clasificará un pasivo como corriente cuando a) espere liquidar el pasivo en su ciclo normal de
operación; b) liquide el pasivo dentro de los 12 meses siguientes a la fecha de los estados financieros; o c)
no tenga un derecho incondicional de aplazar la cancelación del pasivo durante, al menos, los 12 meses
siguientes a la fecha de los estados financieros.

La entidad clasificará todos los demás activos y pasivos como no corrientes.

La entidad revelará, ya sea en el estado de situación financiera o en las notas, desagregaciones de las
partidas adicionales a las presentadas, clasificadas según sus operaciones. Para el efecto, tendrá en cuenta
los requisitos de las normas, así como el tamaño, la naturaleza y la función de los importes afectados.

 Estados de resultados:
El estado de resultados presenta las partidas de ingresos, gastos y costos de la entidad, con base
En el flujo de ingresos generados y consumidos durante el periodo.

Como mínimo, el estado de resultados incluirá partidas que presenten los siguientes importes:
 Los ingresos sin contraprestación;
 Los ingresos con contraprestación;
 Los gastos de administración y operación;
 Los gastos de ventas;
 El gasto público social;
 El costo de ventas;
 Las ganancias y pérdidas que surjan de la baja en cuentas de activos;
 La participación en el resultado del periodo de las controladas, asociadas y negocios conjuntos; y
 Los costos financieros.
 Estado del resultado integral

El estado de resultado integral presenta las partidas de ingresos, gastos y costos de la entidad, con base en
el flujo de ingresos generados y consumidos durante el periodo. Además, muestra de forma separada, la
información correspondiente al resultado del periodo, al otro resultado integral y al resultado integral
total.

La entidad presentará el resultado integral total para un periodo en un único estado de resultado integral,
en el cual se presentarán tanto las partidas de ingreso y gasto reconocidas en el resultado del periodo
como las partidas reconocidas en el patrimonio que deban presentarse en el otro resultado integral.

La entidad presentará un desglose de los gastos reconocidos en el resultado, utilizando una clasificación
basada en su función dentro de la entidad. Según esta clasificación, como mínimo, la entidad presentará
su costo de ventas separado de otros gastos. Igualmente, se revelará información adicional sobre la
naturaleza de los gastos que incluya, entre otros, los gastos por depreciación, amortización y el gasto por
beneficios a los empleados.

La entidad no presentará ninguna partida de ingreso o gasto como partidas extraordinarias en el estado de
resultados o en las notas.

Cuando las partidas de ingreso o gasto sean materiales, la entidad revelará de forma separada,
información sobre su naturaleza e importe. En todo caso, con independencia de la materialidad, la entidad
revelará de forma separada, las partidas de ingresos o gastos relacionadas con lo siguiente:

 Impuestos.
 Transferencias.
 Ingresos por venta de bienes y prestación de servicios.
 Ingresos y gastos financieros.
 Beneficios a los empleados.
 Depreciaciones y amortizaciones de activos.
 Deterioro del valor de los activos, reconocido o revertido durante el periodo contable.

 Estado de cambios en el patrimonio

El estado de cambios en el patrimonio presenta las variaciones de las partidas del patrimonio en forma
detallada, clasificada y comparativa entre un periodo y otro.

El estado de cambios en el patrimonio incluirá la siguiente información:

 Cada partida de ingresos y gastos del periodo que se hayan reconocido directamente en el
patrimonio, según lo requerido por otras normas, y el total de estas partidas.
 El resultado del periodo mostrando, de forma separada, los importes totales atribuibles a las
participaciones no controladoras y a la entidad controladora.
 Los efectos de la aplicación o re-expresión retroactiva, reconocido de acuerdo con la norma de
políticas contables, cambios en las estimaciones contables y corrección de errores, para cada componente
de patrimonio.
 La entidad presentará, para cada componente del patrimonio, ya sea en el estado de cambios en el
patrimonio o en las notas, la siguiente información:
 El valor de los incrementos de patrimonio por excedente o disminución por déficit.
 El saldo de los resultados acumulados al inicio y al final del periodo contable, y los cambios durante
el periodo.
 Una conciliación entre los valores en libros al inicio y al final del periodo contable para cada
componente del patrimonio, informando por separado cada cambio.

 Estado de cambios en el patrimonio:

El estado de cambios en el patrimonio presenta las variaciones de las partidas del patrimonio
en Forma detallada, clasificada y comparativa entre un periodo y otro.

 Estado de flujo de efectivo

El estado de flujos de efectivo presenta los fondos provistos y utilizados por la entidad, en desarrollo de
sus actividades de operación, inversión y financiación, durante el periodo contable.

 Notas a los estados financieros o revelaciones

Las notas son descripciones o desagregaciones de partidas de los estados financieros presentadas en forma
sistemática.

 Estructura

Se revelará en notas a los estados financieros, lo siguiente:

o Información acerca de las bases para la preparación de los estados financieros y de las políticas
contables específicas utilizadas.
o Información requerida por las normas que no se haya incluido en otro lugar de los estados financieros.
o Información que sea relevante para entender los estados financieros y que no se haya presentado en
los mismos.
La entidad presentará las notas de forma sistemática; para tal efecto, referenciará cada partida incluida en
los estados financieros con cualquier información relacionada en las notas.

 Información a revelar
La entidad revelará la siguiente información:

o Naturaleza jurídica y funciones de cometido estatal. Para tal efecto indicará su denominación; su
naturaleza y régimen jurídico indicando los órganos superiores de dirección y administración, y la entidad
a la cual está adscrita o vinculada, cuando sea el caso; su domicilio y la dirección del lugar donde
desarrolla sus actividades; una descripción de la naturaleza de sus operaciones y de las actividades que
desarrolla con el fin de cumplir con las funciones de cometido estatal asignadas; y los cambios ordenados
que comprometen su continuidad como supresión, fusión, escisión o liquidación.
o La declaración explícita y sin reservas del cumplimiento del marco normativo para entidades de
gobierno, el cual hace parte integral del régimen de contabilidad pública.
o Las bases de medición utilizadas para la elaboración de los estados financieros y las otras políticas
contables utilizadas que sean relevantes para la comprensión de los estados financieros, en el resumen de
políticas contables significativas.
o Los juicios, diferentes de aquellos que involucren estimaciones, que la administración haya realizado
en el proceso de aplicación de las políticas contables de la entidad y que tengan un efecto significativo
sobre los importes reconocidos en los estados financieros, en el resumen de las políticas contables
significativas
o en otras notas.
o Las limitaciones y deficiencias generales de tipo operativo o administrativo que tienen impacto en el
desarrollo normal del proceso contable o en la consistencia y razonabilidad de las cifras.

2.2.7. Sistema documental contable SUAMOX

El sistema documental contable tiene como objetivo establecer los Criterios para garantizar la
inalterabilidad, integridad, verificabilidad, seguridad y conservación de la información financiera,
regulando aspectos relativos a los documentos contables, los cuales corresponden a los soportes,
comprobantes y libros de contabilidad.

En el reconocimiento se afectan las cuentas contables acorde con el hecho; con posterioridad al
reconocimiento, las entidades ajustan las partidas inicialmente reconocidas siguiendo los Criterios
establecidos en los marcos normativos correspondientes. En cada una de las anteriores circunstancias, los
hechos económicos que dan origen al reconocimiento, a la medición posterior y a las revelaciones deben
estar documentados para ser incorporados en los estados financieros.

Los hechos económicos se documentan a través de soportes, comprobantes y libros de contabilidad; estos
documentos deben cumplir con tres características: autenticidad, integridad y veracidad. Es auténtico un
documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado. Un
documento es íntegro cuando no se encuentra alterado, es decir, cuando no se ha eliminado o adicionado
información a la inicialmente establecida en el documento, o cuando no se han modificado los archivos
electrónicos. La veracidad de un documento está relacionada con el contenido del mismo, en este sentido,
se considera que un documento cumple con esta característica cuando la declaración que contiene
corresponde a la realidad.

Los documentos contables pueden encontrarse impresos o en archivos electrónicos. Un archivo

electrónico es un documento que contiene información recibida, generada, enviada y almacenada por
medios electrónicos, ópticos o similares.
La base esencial del registro contable son los documentos que lo soportan o respaldan, son la esencia de
la historia de los hechos económicos de una persona natural o jurídica obligados a llevar contabilidad.
Como son documentos que soportan las transacciones contables derivadas de los hechos económicos
realizados estos deben llenar los requisitos exigidos por la ley de acuerdo a la clase de documento
expedido que origina movimientos contables.

 Requisitos de los documentos de contabilidad.

Los documentos de contabilidad mínimo deben contener los datos siguientes:
 Nombre o razón social de la persona natural o jurídica obligada a llevar contabilidad.
 Numeración ascendente del documento.
 Descripción del contenido del documento.
 Número de identificación tributaria.
 Nombre del responsable.
 Firmas del responsable de preparar, autorizar, revisar, y contabilizar.
 Fecha.
 Dirección de quien expide el documento.
 Tratándose de soportes de actos escritos generados en la aplicación del artículo 826 de c. Co, los
requisitos son los exigidos por la ley según el caso.

 Cualidades de los documentos de contabilidad.

Los documentos de contabilidad deben satisfacer las siguientes cualidades:
 Autenticidad
 Integridad
 Veracidad

La información contable contenida en los documentos soporte después de ser resumida en los
comprobantes de contabilidad, se procede a ser trasladada para ser registrada en los diferentes libros de
contabilidad, operación que se conoce como asientos de contabilidad.

2.2.7.1. Proceso contable

El proceso contable es el conjunto ordenado de etapas, que tiene como propósito el registro de los hechos
económicos conforme a los Criterios de reconocimiento, medición y revelación establecidos en los
respectivos marcos normativos, de tal manera que la información financiera que se genere atienda las
características cualitativas definidas en los mismos. Un hecho económico es un suceso derivado de las
decisiones de gestión de los recursos de la entidad, que da origen, modifica o extingue algún elemento de
los estados financieros.

En el proceso contable se capturan datos originados en los hechos económicos de manera Cronológica
haciendo uso de la partida doble y la base de devengo, convirtiéndolos en informes financieros útiles para
los diferentes usuarios.

El desarrollo del proceso contable implica la observancia del marco normativo, contenido en el régimen
de contabilidad pública, que le sea aplicable a la entidad.

La captura y procesamiento de los datos, así como la generación de informes financieros, se pueden llevar
a cabo por medios electrónicos o manuales, empleando aplicativos informáticos, intercambio electrónico
de datos (EDI), internet y correo electrónico, para recibir, generar, enviar y comunicar información.

Etapas del proceso contable

El proceso contable está compuesto por etapas y subetapas que permiten la preparación y presentación de
información financiera, mediante el uso de sistemas y procedimientos internos que garanticen el
cumplimiento de las características cualitativas de dicha información financiera, como lo son las
siguientes:

 Reconocimiento
Es la etapa en la cual se incorpora, en el estado de situación financiera o en el estado de resultados (estado
de resultado integral en el caso de las empresas), un hecho económico que cumpla la definición de los
elementos de los estados financieros (activo, pasivo, patrimonio, ingreso, costo o gasto); que sea probable
que genere flujos de entrada o salida de recursos que incorporen beneficios económicos o potencial de
servicio; y que sea susceptible de medición monetaria fiable. El reconocimiento de un hecho económico
implica identificación, clasificación, medición y registro.
La captura de los datos originados en los hechos económicos se analiza desde la óptica del origen y
aplicación de recursos, dando cumplimiento al principio de devengo, es decir que los hechos económicos
se deben reconocer en el momento en que suceden, con independencia del instante en que se produce el
flujo de efectivo o equivalentes al efectivo que se deriva de estos.

 Identificación
Es la subetapa en la que la entidad selecciona aquellos sucesos que han ocurrido, que son de carácter
económico y que son susceptibles de ser reconocidos. Lo anterior, considerando que no todos los hechos
económicos implican un aumento en los beneficios, en los sacrificios económicos, o en el potencial de
servicio que obtendrá o deberá asumir la entidad, respectivamente.

 Clasificación
Es la subetapa en la que, de acuerdo con las características del hecho económico, se determina el
elemento de los estados financieros y las partidas específicas a afectar, según el marco normativo
aplicable a la entidad.

Al interior de cada uno de estos elementos se requiere subclasificar la partida contable que surge del
hecho económico, de acuerdo con los Criterios de reconocimiento establecidos en el marco normativo
aplicable a la entidad, es decir, establecer qué clase de activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos o
gastos surgen del hecho económico.

 Medición inicial
Es la subetapa en la que, de acuerdo con los Criterios establecidos en el marco normativo aplicable a la
entidad, se asigna un valor monetario a las partidas específicas de los elementos de los estados financieros
determinadas en la subetapa de clasificación.

 Registro
Es la subetapa en la que se generan los comprobantes de contabilidad y se efectúan los asientos en los
libros respectivos, utilizando el catálogo general de cuentas aplicable a la entidad. El registro contable
materializa la incorporación de los hechos económicos a la información financiera y permite el
seguimiento Cronológico, la clasificación en cuentas contables como herramientas de acumulación, la
aplicación del importe de medición y la centralización de información descriptiva de la operación. Todos
los registros quedan soportados a través de los comprobantes de contabilidad y consignados en los libros
de contabilidad, permitiendo el control y seguimiento de los recursos de la entidad.

 Medición posterior
Es la etapa en la que se actualiza la medición de los elementos de los estados financieros conforme al
marco normativo aplicable a la entidad. Esta etapa incluye la valuación y registro de los ajustes al valor
de la partida específica del elemento correspondiente. La medición posterior se convierte en un paso
fundamental del proceso contable al actualizar los valores monetarios reconocidos en el momento en el
que se incorporan los hechos económicos en la contabilidad por primera vez, con el propósito de lograr
una representación fiel de la información financiera de la entidad.

 Valuación
Es la subetapa en la que se determina el nuevo valor de la partida específica de los elementos de los
estados financieros conforme al marco normativo aplicable a la entidad.
Se emplean las bases de medición de acuerdo con el marco normativo aplicable, permitiendo cuantificar
los cambios financieros de los elementos incorporados en la información, bien sea derivados de
condiciones externas a la entidad o de transformaciones internas que afectan su posición financiera.
 Registro de ajustes contables
Es la subetapa en la que se generan los comprobantes de contabilidad y se efectúan los asientos de los
ajustes en los libros respectivos utilizando el catálogo general de cuentas aplicable a la entidad.

 Revelación
Es la etapa en la que la entidad sintetiza y representa la situación financiera, los resultados de la actividad
y la capacidad de prestación de servicios o generación de flujos de recursos, en estados financieros.
Incluye la presentación de estados financieros y la presentación de notas explicativas.

 Presentación de estados financieros

Es la subetapa en la que se estructuran los estados financieros, conforme al marco normativo aplicable a
la entidad, los cuales constituyen una representación de la situación financiera, del rendimiento financiero
y de los flujos de efectivo de la entidad.

 Presentación de notas a los estados financieros

Es la subetapa en la que se integra información cuantitativa y cualitativa que explica los hechos
económicos presentados en la estructura de los estados financieros, con el fin de proporcionar
información relevante para un mejor entendimiento e interpretación de la posición financiera y el
desempeño de la entidad.

Las notas explicativas permiten conocer situaciones que caracterizan particularmente a la entidad y a las
realidades de su proceso contable; también presentan información adicional sobre situaciones que no
necesariamente afectan la estructura de los estados financieros pero que son relevantes para los usuarios
de la información.

2.2.7.2. Documentos contables

2.2.7.2.1. Soportes de contabilidad

Los soportes de contabilidad son documentos que contienen información sobre los hechos económicos.

Las operaciones realizadas por la entidad deberán estar respaldadas en documentos, de manera que la
información registrada sea susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria, por lo cual,
no podrán registrarse contablemente los hechos económicos que no se encuentren debidamente
soportados.

Los soportes de contabilidad pueden ser de origen externo o interno. Son documentos de origen externo
los que provienen de terceros como consecuencia de las operaciones llevadas a cabo con la entidad, tales
como, escritos, contratos, facturas de compra, títulos valores, cuentas de cobro, extractos bancarios,
escrituras y matrículas inmobiliarias. Los documentos de origen interno son los elaborados por la entidad,
como conciliaciones, nóminas, resúmenes, estadísticas y cuadros comparativos.
Los documentos de origen interno son los emitidos por la persona natural o jurídica obligados a llevar
contabilidad, con el fin de organización interna de la contabilidad, dentro de estos documentos
encontramos los siguientes: reembolsos de caja menor, notas de contabilidad, nota Crédito y nota débito,
depreciaciones de propiedad planta y equipo, distribución de costos, utilidades, movimiento de reservas
entre otros.
Los documentos de origen externo son aquellos que son elaborados o emiten las personas naturales o
jurídicas obligados a llevar contabilidad como resultado de operaciones que hace con terceros interesados,
dentro de estos se clasifican los documentos soporte de actos escritos. Entre otros documentos de origen
externo encontramos los siguientes: comprobantes de egresos, recibos de caja, ordenes de compras,
facturas de compraventa manuales y electrónicas, notas débito y de Crédito bancarias, compras de
seguros, soportes de títulos valores, cheques, comprobantes de ventas con tarjetas débito y de Crédito.

Los soportes de contabilidad pueden ser producto de eventos transaccionales o no transaccionales. Un

evento transaccional surge de una operación con un tercero y el soporte de contabilidad (por ejemplo,
entradas y salidas de almacén y consignaciones), prueba la ocurrencia del hecho. Un evento no
transaccional surge de nueva información sobre la condición de un recurso que conlleva a un ajuste en la
medición por conceptos tales como depreciaciones, amortizaciones, agotamiento, deterioro y provisiones
y el soporte de contabilidad corresponde a los documentos de origen interno que son elaborados por la
entidad.

Los soportes de contabilidad de origen externo, que surgen de eventos transaccionales, deben contener
como mínimo la fecha, la cuantía, la descripción de la transacción y los datos básicos que permitan
identificar el tercero con quien la entidad llevó a cabo la operación; adicionalmente, los soportes deberán
cumplir con los requisitos establecidos por las autoridades competentes.

Los soportes de contabilidad de origen interno, producto de eventos no transaccionales, deben contener
como mínimo la fecha, la cuantía y el concepto; así mismo, el sistema de información deberá permitir
identificar la trazabilidad del soporte de contabilidad, identificando como mínimo quién lo elaboró y
aprobó.

2.2.7.2.2. Comprobantes de contabilidad

Los comprobantes de contabilidad son los documentos en los cuales se registran los hechos económicos y
sirven de fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente. Los comprobantes de
contabilidad pueden ser, entre otros, comprobante de ingreso, egreso y general.

El comprobante de ingreso resume las operaciones relacionadas con el recaudo de efectivo o equivalentes
al efectivo. El comprobante de egreso constituye la síntesis de las operaciones relacionadas con el pago de
efectivo o equivalentes al efectivo. Por su parte, el comprobante general resume las operaciones
relacionadas con estimaciones, reclasificaciones y ajustes.
Teniendo en cuenta el cometido estatal de las entidades de gobierno y el negocio al cual se dedican las
empresas, y como parte de las políticas contables, se deberán definir los comprobantes para el
reconocimiento de los hechos económicos, lo cual implica, entre otros aspectos: determinar cuáles van a
ser los comprobantes y sus denominaciones; la forma en que se van a generar, es decir, por medios
electrónicos, mecánicos o manuales; las operaciones que se van a resumir, y la periodicidad con la cual se
elaborarán, que en ningún caso podrá exceder de un mes.

Los comprobantes de contabilidad deben elaborarse en español, en forma Cronológica y como mínimo se
debe identificar: la entidad, la fecha, el número, una descripción del hecho económico, la cuantía, el
código y la denominación de las cuentas afectadas; de igual forma, el sistema de información financiera
empleado debe permitir identificar la trazabilidad del comprobante contable, identificando como mínimo
el nombre de la persona que lo elaboró y aprobó.
De acuerdo con el sistema de gestión documental implementado por la entidad, los comprobantes de
contabilidad pueden tener, o no, anexos los soportes. Se entiende como sistema de gestión documental el
conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de
la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el
objeto de facilitar su utilización y conservación.

En los comprobantes de contabilidad se debe hacer una referencia a los soportes que sustentan la
transacción, con independencia de que estos se adjunten o no a dichos comprobantes.

2.2.7.2.3. Libros de contabilidad

Los libros de contabilidad son los documentos que sistematizan Cronológicamente los hechos económicos
que afectan las partidas de los estados financieros. Los asientos que se realizan en los libros de
contabilidad deben estar respaldados en comprobantes de contabilidad.

Los libros de contabilidad deben llevarse en español e identificar la entidad a la cual pertenecen. Estos
libros se clasifican en libros principales y auxiliares. La entidad deberá definir los controles internos que
permitan garantizar que los hechos económicos se registren en los libros de contabilidad.
A. Libros principales

Los libros principales sintetizan información sobre los recursos, obligaciones, ingresos, costos y gastos de
una entidad y resumen las operaciones llevadas a cabo durante un periodo contable determinado. Los
libros principales son: el libro diario y el libro mayor.

 Libro diario
El libro diario registra Cronológicamente los movimientos diarios de cada una de las cuentas afectadas.
En este libro se debe identificar como mínimo: la fecha a la cual corresponde el movimiento de la cuenta,
el código y la denominación de la cuenta y el movimiento diario débito y Crédito de la partida contable.
Los movimientos débitos y Créditos de las cuentas del libro diario deben ser producto de las afectaciones
contables realizadas por medio de los comprobantes de contabilidad. De esta forma, no puede existir
registro en el libro diario que no tenga vinculado un comprobante de contabilidad y este a su vez debe
tener un soporte de contabilidad.

 Libro mayor
El libro mayor resume por mes el saldo inicial, el movimiento y el saldo final de las cuentas. En este libro
se debe identificar como mínimo: el mes al cual corresponden los saldos iniciales, el movimiento débito y
Crédito y el saldo final de la cuenta. Las cuentas se deben presentar de acuerdo con la secuencia
establecida en la estructura del catálogo general de cuentas y los movimientos mensuales débitos y
Créditos de cada una de estas deben corresponder con las cifras registradas en el libro diario

B. Libros auxiliares

Los libros auxiliares detallan Cronológicamente los hechos económicos registrados en los comprobantes
de contabilidad. En los libros auxiliares se debe identificar como mínimo: el periodo que comprende el
libro auxiliar; la fecha, clase y número del comprobante de contabilidad que originó el registro; la
descripción general del hecho o hechos económicos que se registran en el comprobante de contabilidad; el
valor por el cual se afecta la cuenta, y el saldo inicial y final de la misma.
Teniendo en cuenta el cometido estatal de las entidades de gobierno y el negocio al cual se dedican las
empresas, se deberán definir los libros auxiliares que, como mínimo, requerirá la entidad para llevar a
cabo el registro de los hechos económicos; no obstante, cuando existan bases de datos administradas por
diferentes áreas de la entidad, estas se asimilarán a los auxiliares de las cuentas y subcuentas que
conforman los estados financieros, por lo que, en aras de la eficiencia operativa de las entidades, no se
requerirá que el detalle de la información que administre una determinada dependencia se encuentre
registrado en la contabilidad.

2.2.7.3. Prohibiciones relacionadas con los documentos contables.

En los documentos contables no se puede tachar, mutilar, enmendar, eliminar, alterar las denominaciones
y cuantías ni adicionar información a la inicialmente establecida en el documento.

Si un soporte de contabilidad debe ser corregido, la entidad debe anular el documento inicial y solicitar al
tercero que lo expidió uno nuevo o, en el evento en que sea originado internamente, deberá ser
reproducido de acuerdo con el procedimiento que para tal efecto se haya definido.
Tratándose de comprobantes y libros de contabilidad, está prohibido alterar el orden Cronológico en que
se presentan los hechos económicos. En los comprobantes de contabilidad, los errores se corrigen por
medio de un nuevo comprobante, ajustando las partidas afectadas; en este caso, los asientos contables que
se realicen en los libros auxiliares deben reflejar los movimientos correspondientes producto del ajuste
efectuado.

Cuando la captura y procesamiento de datos se lleve a cabo en forma manual, la corrección de errores en
los libros se debe hacer anulando el folio o el asiento contable, según corresponda, y realizando la
anotación respectiva. En este evento, se debe indicar la causa, la fecha de la anulación del folio o asiento
y el nombre y firma del funcionario que autoriza la anulación.

2.2.7.4. Conservación de los documentos contables

La tenencia, conservación y custodia de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad tiene como
finalidad la consulta y verificación de la información financiera, así como su reproducción de acuerdo con
las necesidades de información.

2.2.7.4.1. Medios y tiempo de conservación

La entidad deberá definir los controles internos que permitan garantizar la tenencia, conservación y
reproducción de la documentación contable. Por tanto, toda la documentación que constituya evidencia de
los hechos económicos debe estar a disposición de los usuarios de la información. En el caso de las
entidades que se encuentran bajo el ámbito del sistema integrado de información financiera (SIIF nación)
y del sistema de presupuesto y giro de regalías (SPGR), la responsabilidad de cada entidad por la
conservación y reproducción de la documentación contable, será la que se establezca de acuerdo con las
normas que regulan dichos sistemas.

Con independencia de quién administre el sistema de información, la entidad deberá establecer políticas
de conservación que le permitan realizar copias de seguridad, de manera que minimice el riesgo por
pérdida o daño de la información financiera.

Los soportes, comprobantes y libros de contabilidad pueden conservarse impresos o en cualquier otro
medio electrónico, magnético, óptico o similar, siempre y cuando: a) se garantice su reproducción exacta;
b) sean accesibles para su posterior consulta; c) sean conservados en el formato en que se hayan
generado, o en
algún formato que permita demostrar que se reproduce con exactitud la información generada, y d) se
conserve toda información que permita determinar el origen, la fecha y la hora en que fue producido el
documento.

En el caso de documentos impresos, las entidades deberán conservar de manera ordenada los soportes,
comprobantes y libros de contabilidad; para tal efecto, deberán tener en cuenta las tablas de retención
documental establecidas en desarrollo del sistema de gestión documental.

El término de conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad es de diez (10) años
contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el
efecto, a elección de la entidad, cualquier medio de conservación que garantice su reproducción exacta.
Transcurrido este tiempo, la entidad observará las políticas que haya desarrollado para la gestión
documental, en el marco de las disposiciones legales que rigen la materia.

2.2.7.4.2. Pérdida y reconstrucción de documentos

Cuando se presente la pérdida de soportes, comprobantes o libros de contabilidad, deberá activarse el plan
de contingencia y de continuidad establecido por la entidad, en desarrollo del sistema de gestión de
calidad y administración del riesgo. Lo anterior, sin prejuicio de las acciones administrativas y legales que
se deban adelantar como consecuencia de este hecho.
En todo caso, deberá ordenarse de inmediato, por parte del representante legal, la reconstrucción de la
información, partiendo de los estados financieros más recientes reportados a las diferentes instancias, los
informes de terceros, la información archivada en medios electrónicos, magnéticos, ópticos o similares, y
demás información que se considere pertinente

2.3. CAPÍTULO 3: POLITICAS CONTABLES SUAMOX

2.3.1. Moneda funcional

La moneda funcional de la entidad, es el peso colombiano, lo anterior debido a que la totalidad de sus
actividades son desarrolladas en Colombia, fijando los ingresos en pesos colombianos y gastos también
denominados en pesos colombianos.

2.3.2. Moneda de presentación

La moneda de presentación es el peso colombiano. El nivel de precisión de las cifras es en pesos, sin
decimales.

2.3.3. Moneda extranjera

Las transacciones en moneda extranjera son trasladadas a pesos colombianos usando la tasa de cambio
prevaleciente en la fecha de la transacción. Activos y pasivos monetarios en moneda extranjera son
convertidos a la moneda funcional empleando la tasa de cambio prevaleciente en la fecha de corte del
estado de situación financiera. Los ingresos y gastos incurridos en moneda extranjera, así como los flujos
de efectivo, se reconocen a la tasa de cambio del día en el cual estas transacciones tienen lugar. Las
ganancias o pérdidas que resulten en el proceso de conversión de transacciones en moneda extranjera son
incluidas en el estado de resultados.

2.3.4. Efectivo y equivalente al efectivo

2.3.4.1. Política contable general y definiciones

 El efectivo: la definición de efectivo comprende tanto el efectivo en caja como los depósitos
bancarios a la vista. Los depósitos a la vista incluyen aquellos realizados en entidades financieras que son
exigibles y están disponibles de inmediato sin penalización alguna (por ejemplo, una cuenta corriente
tradicional en un banco comercial). El efectivo incluye los billetes disponibles de bancos extranjeros y los
depósitos a la vista denominados en moneda extranjera.

 Equivalentes al efectivo: los equivalentes al efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez
que se mantienen para cumplir con los compromisos de pago a corto plazo más que para propósitos de
inversión u otros. Por tanto, una inversión cumplirá las condiciones de equivalente al efectivo solo cuando
tenga vencimiento próximo, por ejemplo, de tres meses o menos desde la fecha de adquisición. Los
sobregiros bancarios se consideran normalmente actividades de financiación similares a los préstamos.
Sin embargo, si son reembolsables a petición de la otra parte y forman una parte integral de la gestión de
efectivo de una entidad, los sobregiros bancarios son componentes del efectivo y equivalentes al efectivo.

 Según la definición se identifican cuatro Criterios:

 Son de corto plazo;
 Son inversiones de gran liquidez;
 Son fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo; y
 Están sujetos a un riesgo insignificante de cambios en su valor.

 Efectivo restringido: corresponde a recursos que en algún momento llegue a poseer el para cancelar
un pasivo específico, o donde se deban cumplir exigencia de nivel de saldos en algunas cuentas bancarias
para cumplir convenios o para administrar recursos de terceros.

 Valor razonable: es el precio que se recibirá por vender un activo o que se pagaría por transferir un
pasivo en una transacción ordenada entre participantes del mercado en la fecha de medición.

 Costo amortizado: es la medida inicial de dicho activo menos los reembolsos del principal, más o
menos la amortización acumulada – calculada con el método de tasa de interés efectiva - de cualquier
diferencia entre el importe inicial y el valor de reembolso en el vencimiento y menos cualquier
disminución por deterioro de valor.
 Costo de transacción: son los costos incrementales atribuibles a la adquisición, emisión o
disposición del activo.

 Deterioro de valor: un activo estará deteriorado solo cuando exista evidencia objetiva del deterioro
del valor en activos financieros medidos al costo amortizado, el importe de la perdida se medirá como la
diferencia entre el importe en libros del activo y el valor presente de los flujos de efectivo futuros
estimados (excluyendo las perdidas Crediticias futuras en las que no se haya incurrido. El importe en
libros del activo se reducirá directamente, o mediante una cuenta correctora. El importe de la perdida se
reconocerá en el resultado del periodo.

2.3.4.2. Reconocimiento

El efectivo y sus equivalentes, son considerados activos financieros que representan un medio de pago y
constituyen la base sobre la que se valoran y reconocen todas las transacciones en los estados financieros.
Una entidad sólo reconocerá un activo financiero cuando se convierta en una parte de las condiciones
contractuales del instrumento.

Un depósito de efectivo en un banco o entidad financiera representa un derecho contractual para obtener
efectivo o para girar un cheque u otro instrumento similar contra el saldo del mismo, a favor de un
acreedor.

Estos activos son reconocidos en la contabilidad en el momento en que el efectivo es recibido o es

transferido a una entidad financiera a manera de depósitos a la vista, cuentas corrientes o de ahorros y su
valor es el importe nominal, del total de efectivo o el equivalente del mismo.

En el evento de existir restricciones en el efectivo o en cuentas de caja y bancos de SUAMOX, que por
disposiciones legales no esté disponible para su uso inmediato no se reconocerá estos recursos de efectivo
como disponibles sino en una subcuenta contable para efectivo restringido, que permita diferenciarlo de
otros saldos de efectivo, dada la destinación limitada de dichos montos y deberá revelarse en las notas a
los estados contables esta situación

El efectivo y equivalentes al efectivo incluyen el efectivo en caja, en bancos, los depósitos a plazo en
entidades financieras, fondos mutuos y otras inversiones a corto plazo de gran liquidez con un
vencimiento original de tres meses o menos y con bajo nivel de riesgo en cuanto a cambios en su valor y
por ende en los flujos que estos generan. En SUAMOX estos son:

11 Efectivo y equivalentes al efectivo

1105 Caja
11050201 0348 Caja menor SUAMOX
1110 Depósitos en instituciones financieras
111005 Cuenta corriente
1110050101 0606 Banco popular no. 110-520-02438-1
1110050207 0617 BBVA no. 70100002415. Recursos ley 1289 de 2009
1110050301 0005 Davivienda no. 47969999813
1110050401 0675 Banco de Bogotá no. 311274047-sgp
1110050501 0131 Banco de occidente no. 665-80270-8

2.3.4.3. Medición inicial

En el reconocimiento inicial, una entidad medirá y un activo o un pasivo financiero, por su valor
razonable más o menos los costos de transacción que sean directamente atribuibles a la adquisición o
emisión del activo financiero.

El valor razonable de un instrumento financiero, en el momento de su reconocimiento inicial, es –

normalmente- el precio de la transacción (es decir, el valor razonable de la contraprestación pagada o
recibida).

Estos activos son reconocidos en el momento en que el efectivo es recibido o éste sea trasladado a
equivalentes de efectivo, tales como cuentas corrientes o de ahorros.
Sin embargo, si el valor razonable del activo financiero en el reconocimiento inicial difiere del precio de
transacción, cuando una entidad utilice la contabilidad de la fecha de liquidación para un activo que sea
posteriormente medido al costo amortizado, el activo se reconocerá por su valor razonable en la fecha de
contratación

Un activo financiero deberá medirse a valor razonable a menos de que se mida al costo amortizado de
acuerdo a las condiciones establecidas.

Un activo financiero deberá medirse al costo amortizado si se cumplen las dos condiciones siguientes:
 El activo se mantiene dentro de un modelo de un modelo de negocio cuyo objetivo es mantener los
activos para obtener los flujos de efectivo contractuales
 Las condiciones contractuales del activo financiero dan lugar, en fechas específicas, a flujos de
efectivo que son únicamente pagos del principal e intereses sobre el importe del principal pendiente.

2.3.4.4. Medición posterior

Al igual que en la medición inicial, una entidad medirá un activo financiero por su valor razonable o por
su costo amortizado.

Si la entidad está midiendo su activo financiero por costo amortizado aplicará los requerimientos de
deterioro de valor.

2.3.4.5. Presentación y revelación

SUAMOX deberá revelar los componentes de las partidas de efectivo y equivalente al efectivo con sus
respectivos saldos por separado, el plazo de los equivalentes al efectivo, las tasas de interés en caso de
que aplique y las condiciones en las cuales se tienen los equivalentes. Además, cuando se presenten
saldos de efectivo restringido se revelará en sus notas acerca de la existencia, valor y tipo de restricción
que afecta a dichos montos, acompañado de un comentario sobre estos importes de efectivo y
equivalentes de efectivo que no estén disponibles para ser utilizados.

2.3.4.6. Controles

Los controles de los saldos de efectivo y equivalentes deben estar encaminados a:

 Controlar la entrada y salida de efectivo.

 Toda operación de entrada y salida de dinero debe contar con el correspondiente reconocimiento
contable.
 Toda operación de entrada y salida de dinero debe contar con el correspondiente soporte para su
registro contable.
 Toda operación de entrada y salida de dinero es verificada con la realización mensual de las
conciliaciones bancarias.
 Las cajas menores deben contar con un control periódico realizado a través de arqueos.

 Controlar los saldos de efectivo.

 Reconocimiento contable de todas las cajas menores y cuentas bancarias.
 En el caso de cuentas corrientes y de ahorros: la realización de la conciliación y revisión del extracto
enviado por la entidad financiera.
 Todo pago debe estar causado antes de ser desembolso

2.3.4.7. Referencia normativa

 NIC 7 estado de flujo de efectivos

 Módulo 7 NIIF para pymes estado de flujo de efectivo.
 NIIF 9 instrumentos financieros
 Módulo 11 NIIF para pymes instrumentos financieros.

2.3.5. Cuentas por cobrar

2.3.5.1. Política contable general y definiciones:

 Cuentas por cobrar: son derechos adquiridos por la entidad en el desarrollo de sus actividades, de
los cuales se espera a futuro, la entrada de un flujo, financiero fijo o determinable, a través de efectivo,
equivalentes al efectivo u otro instrumento. Estas partidas incluyen los derechos originados con o sin
prestación. Las transacciones con prestación incluyen las ventas de bienes y servicios, y las transacciones
sin contraprestación incluyen impuestos, tasas, multas y transferencias.

 Valor en libros: en el caso de las cuentas por cobrar, corresponde a los saldos del costo inicial,
menos los recaudos recibidos, menos el deterioro acumulado más las reversiones de deterioro
acumuladas, a la fecha de corte de la información contable.

 Transacción sin contraprestación: es una operación en la que no hay intercambio de activos y/o
servicios, es decir, una de las partes no recibe nada; o si se presenta el intercambio, una de las partes
entrega un valor menor al del mercado del recurso recibido.

2.3.5.2. Reconocimiento

Las cuentas por cobrar representan aquellos derechos a favor de la entidad, son generados principalmente
en aquellas transacciones sin contraprestación, tales como impuestos y transferencias. También están
representados en los saldos acumulados de convenios causados y no recaudados

El reconocimiento procederá siempre que previa evaluación de las circunstancias, se evidencie, que se
cumple con las siguientes condiciones:
 Se tiene control sobre el activo asociado a la transacción,
 Es probable que la entidad perciba beneficios económicos o potencial de servicio relacionado al
activo de la transacción,
 El valor del activo puede ser medido con fiabilidad.

La entidad reconoce una cuenta por cobrar cuando este cumpla con su definición, es decir, cuando
adquiere el derecho a recibir un beneficio producto del desarrollo de sus actividades, ya sea que se han
originado en transacciones con o sin contraprestación.
Se reconocerá las cuentas por cobrar cuando quedan en firme los respectivos derechos de cobro, esto es
cuando se tenga un derecho claro, expreso y exigible, si estas condiciones no se han dado se deberá
controlar la información del hecho económico en cuentas de orden deudoras.

SUAMOX es responsable de la causación oportuna las cuentas por cobrar generadas en desarrollo de su
actividad misional, no se entenderá que cede el control de las cuentas por cobrar por el hecho que no
adelante directamente la gestión de cobro de las mismas.

2.3.5.3. Clasificación

Las cuentas por cobrar se clasificarán en la categoría del costo independiente de si son con
contraprestación o sin contraprestación.

2.3.5.4. Medición inicial

Las cuentas por cobrar se medirán inicialmente por el valor de la transacción determinado en los soportes
documentales correspondientes

2.3.5.5. Medición posterior

Las cuentas por cobrar se mantendrán por el valor de la transacción y serán objeto de deterioro.

2.3.5.6. Deterioro de valor

Se reconoce deterioro de cuentas por cobrar cuando existe evidencia objetiva de que la entidad no será
capaz de cobrar todos los importes que se le adeudan de acuerdo con los términos originales de las
cuentas a cobrar, del incumplimiento de los pagos a cargo del deudor o del desmejoramiento de sus
condiciones Crediticias.

El deterioro corresponderá al exceso del valor en libros de la cuenta por cobrar con respecto al valor
presente de sus flujos de efectivo futuros estimados (excluyendo las pérdidas Crediticias futuras en las
que no se haya incurrido).

El deterioro se reconoce de forma separada, como un menor valor de la cuenta por cobrar, afectando en el
balance inicial la cuenta de impactos por la transición del nuevo marco.

Si en mediciones posteriores las pérdidas por este concepto disminuyen, se podrá reconocer un menor
valor del deterioro, contra el gasto afectado inicialmente, sí el deterioro fue reconocido durante el periodo
contable, o contra un ingreso por recuperaciones, cuando el valor deteriorado fue registrado en periodos
anteriores. En ningún caso estas reversiones serán superiores a las pérdidas previamente registradas.

Dado su origen y características, las cuentas por cobrar por concepto de ingresos por transferencias no
serán objeto de evaluación de deterioro.

2.3.5.7. Baja en cuentas

Una cuenta por cobrar será retirada cuando:

 Cuando expiren los derechos
 El deudor cancele la deuda y quede en paz y salvo con sus obligaciones
 Después de los análisis pertinentes la deuda es incobrable. En este caso se debe retirar la proporción
o la totalidad de la cuenta que sea incobrable
 La entidad renuncie a los derechos. Situación en la cual, se debe soportar adecuadamente la
naturaleza legal y administrativa de dicha decisión.
 Los riesgos y ventajas inherentes a las cuentas por cobrar se transfieren. En este caso, se deben
registrar por separado los activos o pasivos que se puedan llegar a producir en la transacción".

Para el efecto, se disminuirá el valor en libros de la cuenta por cobrar y la diferencia entre este y el valor
recibido se reconocerá como ingreso o gasto en el resultado del periodo.

En cualquiera de los tres escenarios planteados, se debe retirar el saldo de la cuenta por cobrar, los
Intereses, el deterioro acumulado y demás conceptos relacionados con el derecho, afectando las
Cuentas de resultado.

La baja en cuentas debe estar sustentada con los soportes idóneos que permitan verificar, que previamente
se ha realizado un estudio de las razones, que motivan la decisión y las acciones ejecutadas.

2.3.5.8. Presentación y revelación

Se revelará información relativa al valor en libros y a las condiciones de la

Cuenta por cobrar, tales como:
 Plazo
 Tasa de interés
 Vencimiento y
 Restricciones que las cuentas por cobrar le impongan a la entidad.

Se revelará el valor de las pérdidas por deterioro, o de su reversión, reconocidas durante el periodo
contable, así como el deterioro acumulado. Adicionalmente, se revelará:

 Un análisis de la antigüedad de las cuentas por cobrar que estén en mora, pero no deterioradas al
final del periodo.
 Un análisis de las cuentas por cobrar que se hayan determinado individualmente como deterioradas
al final del periodo, incluyendo los factores que la entidad haya considerado para determinar su deterioro.

Si se ha transferido cuentas por cobrar a un tercero en una transacción que no cumpla las condiciones para
la baja en cuentas, la entidad revelará, para cada clase de estas cuentas por cobrar, lo siguiente:
 La naturaleza de las cuentas por cobrar transferidas
 Los riesgos y ventajas inherentes a los que la entidad continúe expuesta y
 El valor en libros de los activos o de cualesquiera pasivos asociados que la entidad
 Continúe reconociendo.

2.3.5.9. Controles

Los controles contables deben estar encaminados a:

 Garantizar que se reconozcan todos los derechos a favor de SUAMOX y asegurar que se
reconozcan las reclamaciones, ajustes y perdidas.
 Asegurar que los saldos deudores se reconozcan por sus valores acordados
 Asegurar que los saldos deudores son derechos ciertos, determinados en forma razonable y valuados
al valor neto de su recuperación
 Asegurar que los saldos estén debidamente soportados
 Asegurar el cumplimiento de la política de cuentas por cobrar de SUAMOX

2.3.5.10. Referencia normativa

Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos para
entidades de gobierno capítulo de activos, titulo 2 – cuentas por cobrar.

2.3.6. Inventario

2.3.6.1. Política contable general y definiciones:

 Inventarios: los inventarios son los activos adquiridos, los que se encuentren en proceso de
transformación y los producidos, así como los productos agrícolas, que se tengan con la intención de:
 Comercializarse en el curso normal de la operación, o
 Distribuirse en forma gratuita o a precios de no mercado en el curso normal de la operación, o
 Transformarse o consumirse en actividades de producción de bienes o prestación de servicios.

2.3.6.2. Reconocimiento

Se reconocerá como inventarios los activos que cumplan la definición del elemento, teniendo en cuenta
que SUAMOX no comercializa ningún producto ni presta un servicio pagado, todo es a beneficio gratuito
de la comunidad.

2.3.6.3. Medición inicial

Los inventarios se medirán por el costo de adquisición. Los inventarios de un prestador de servicios se
medirán por los costos en los que se haya incurrido y que estén asociados con la prestación del servicio.

El costo de adquisición de los inventarios incluirá el precio de compra, los aranceles y otros impuestos no
recuperables, el transporte y otras erogaciones necesarias para colocar los inventarios en condiciones de
uso o comercialización.

Los descuentos, las rebajas y otras partidas similares afectarán el valor del inventario, del costo de ventas
o del ingreso, dependiendo de si el inventario que los originó se encuentra en existencia, se vendió o se
consumió en la prestación del servicio y de si dicha venta o consumo se efectuó durante el periodo
contable o en periodos anteriores.

 Sin contraprestación:
Cuando se adquiera un inventario en una transacción sin contraprestación, la entidad medirá el activo
adquirido de acuerdo con la norma de ingresos de transacciones sin contraprestación. En todo caso, al
valor determinado se le adicionará cualquier desembolso que sea directamente atribuible a la preparación
del activo para el uso previsto
2.3.6.4. Medición posterior

Los inventarios que se mantengan para ser distribuidos en forma gratuita o a precios de no mercado, así
como los que se tengan para consumir en la producción de bienes o la prestación servicios que van a ser
distribuidos en forma gratuita o a precios de no mercado, se medirán al menor valor entre el costo y el
costo de reposición.

2.3.6.5. Deterioro de valor

Si el valor neto de realización o el costo de reposición, según corresponda, es inferior al costo del
Inventario, la diferencia corresponderá al deterioro. El reconocimiento inicial del deterioro del inventario,
así como cualquier aumento de este, afectará el gasto en el resultado del periodo.

Cuando las circunstancias que causaron el deterioro dejen de existir, se revertirá su valor, de manera que
el nuevo valor contable sea el menor entre el costo y el valor neto de realización o costo de reposición,
según corresponda. El valor del deterioro que se revierta se reconocerá como ingreso en el resultado del
periodo.

2.3.6.6. Baja en cuentas

Las mermas, sustracciones o vencimiento de los inventarios, implicarán el retiro de estos y su

reconocimiento como gastos en el resultado del periodo.

2.3.6.7. Presentación y revelación

La entidad revelará los principales conceptos que hacen parte del costo de adquisición o transformación y
las erogaciones significativas necesarias para colocar los inventarios en condiciones de uso o
comercialización.
Además de ello, revelará lo siguiente:
 El valor de las materias primas, materiales y suministros, productos en proceso, productos
terminados, y mercancía en tránsito y en poder de terceros;
 El método o métodos de valuación utilizados para cada clase de inventarios;
 Las pérdidas por deterioro del valor de los inventarios reconocidas o revertidas;
 Las circunstancias o eventos que hayan producido la reversión del deterioro de los inventarios;
 El valor en libros de los inventarios que garanticen el cumplimiento de pasivos;
 El valor en libros de los inventarios que se lleven al valor de mercado menos los costos de disposición;
 El valor de los productos agrícolas y minerales cuando se midan al valor neto de realización;
 El valor del inventario recibido en transacciones sin contraprestación, así como el distribuido en
forma gratuita o a precios de no mercado

2.3.6.8. Referencia normativa

Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos para
entidades de gobierno capítulo de activos, titulo 9 – inventario.

2.3.7. Propiedad planta y equipo y bienes de uso público.

2.3.7.1. Política contable general y definiciones:

 Propiedad planta y equipo:

Las propiedades, planta y equipo son activos tangibles que:
 Se mantienen para su uso en la producción o el suministro de bienes o servicios, para arrendarlos a
terceros o con propósitos administrativos,
 Los bienes muebles que se tengan para generar ingresos producto de su arrendamiento; y
 Los bienes inmuebles arrendados por un valor inferior al valor de mercado del arrendamiento.
 Los bienes inmuebles con uso futuro indeterminado y
 Las plantas productoras utilizadas para la obtención de productos agrícolas
 Estos activos se caracterizan porque no se espera venderlos en el curso de las actividades ordinarias
de la entidad y se prevé usarlos durante más de un periodo contable

Las propiedades, planta y equipo no incluyen:

 Los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola (véase la sección 34actividades
especiales), o
 Los derechos mineros y reservas minerales tales como petróleo, gas natural y recursos no renovables
similares

Clases de propiedades, planta y equipo:

 Terrenos
 Edificaciones
 Equipos de transporte, tracción y elevación
 Equipos de cómputo
 Equipos de comunicación
 Muebles y enseres
 Equipo de oficina
 Equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería

 Adiciones y mejoras: erogaciones en que incurre la entidad para aumentar la vida útil del activo,
ampliar su capacidad productiva y eficiencia operativa, mejorar la calidad de los productos y servicios, o
reducir significativamente los costos.

 Mantenimiento de un activo: erogaciones en que incurre la entidad con el fin de conservar la

capacidad normal de uso del activo.

 Reparaciones: erogaciones en que incurre la entidad con el fin de recuperar la capacidad normal de
uso del activo.

 Repuesto: representa el valor de los componentes de las propiedades, planta y equipo que se utilizan
durante más de un periodo contable y se capitalizan en el respectivo elemento, previa baja del
componente sustituido.
 Importe en libros: es el importe por el cual se reconoce el activo una vez deducido la depreciación
acumulada y las perdidas por deterioro del valor acumuladas.

 Costo: es el importe de efectivo o equivalentes del efectivo pagados o bien al valor razonable de la
contraprestación entrega.
 Depreciación: es la distribución sistemática del importe depreciable de un activo a lo largo de su
vida útil.

 Valor razonable: es el precio que se recibirá por vender un activo o que se pagaría por transferir un
pasivo en una transacción ordenada entre participantes del mercado en la fecha de medición.

 Perdida por deterioro: es el exceso del importe en libros de un activo sobre su importe recuperable.

 Importe recuperable: es el mayor entre el valor razonable menos los costos de venta de un activo y
su valor en uso.

 Valor residual: el valor residual de un activo es el importe estimado que la entidad podría obtener
actualmente por la disposición del elemento, después de deducir los costos estimados por la disposición.

 Vida útil: el periodo durante el cual se espera utilizar el activo por parte de la entidad, el número de
unidades de producción o similares que se espera obtener del mismo por parte de la entidad.

2.3.7.2. Reconocimiento

Un elemento de propiedad planta y equipo solo se reconocerá si cumple con su definición, es decir, si y
solo si:
 Sea probable que la entidad obtenga beneficios económicos futuros derivados del mismo y
 El costo del elemento puede medirse con fiabilidad
 Se mantienen para su uso en la producción o el suministro de bienes o servicios, para arrendarlos a
terceros o con propósitos administrativos, y otros.
 Se esperan usar durante más de un periodo.

SUAMOX cuenta con los siguientes PPYE:

16 Propiedades, planta y equipo

1655 Maquinaria y equipo
165505 0417 Equipos de música
1665 Muebles, enseres y equipos de oficina
16650101 0233 Muebles y enseres
16659001 0103 Otros muebles y enseres
1670 Equipos de comunicación y computación
16700101 0236 Equipos de comunicación
16700201 0237 Equipos de computación
1675 Equipos de transporte, tracción y elevación
16750201 0241 Transporte terrestre
1685 Depreciación acumulada (CR)
16850401 0048 Maquinaria y equipo
16850601 0050 Muebles, enseres y equipos de oficina
 16850701 0051 Equipos de comunicación y computación
16850801 0246 Equipos de transporte, tracción y elevación

2.3.7.3. Costos posteriores

Los costos posteriores se incluyen en el valor del activo inicial, sólo cuando es probable que los
beneficios económicos futuros asociados con los elementos del activo fijo vayan a fluir a la entidad, y el
costo del elemento pueda determinarse de forma fiable.

 Adiciones y mejoras:
Las adiciones y mejoras efectuadas a una propiedad, planta y equipo se reconocerán como mayor valor de
esta y, en consecuencia, afectarán el cálculo futuro de la depreciación. Las adiciones y mejoras son
erogaciones en que incurre la entidad para aumentar la vida útil del activo, ampliar su capacidad
productiva y eficiencia operativa, mejorar la calidad de los productos y servicios, o reducir
significativamente los costos

 Reparaciones:
Por su parte, las reparaciones de las propiedades, planta y equipo se reconocerán como gasto en el
resultado del periodo. Las reparaciones son erogaciones en que incurre la entidad con el fin de recuperar
la capacidad normal de uso del activo.

 Mantenimiento:
El mantenimiento de las propiedades, planta y equipo se reconocerá como gasto en el resultado del
periodo, salvo que deba incluirse en el valor en libros de otros activos de acuerdo con la norma de
inventarios. El mantenimiento corresponde a erogaciones en que incurre la entidad con el fin de conservar
la capacidad normal de uso del activo.

Los costos de mantenimiento diario son principalmente costos de mano de obra y los consumibles que
pueden incluir el costo de pequeños componentes el desembolso de estos se describe a menudo como
reparaciones y conservación del elemento PYPE.

 Repuestos:
Las piezas de repuesto y el equipo auxiliar se registran habitualmente como inventarios, y se reconocen
en el resultado del periodo cuando se consumen. Sin embargo, las piezas de repuesto importantes y el
equipo de mantenimiento permanente son propiedades, planta y equipo cuando la entidad espera
utilizarlas durante más de un periodo. De forma similar, si las piezas de repuesto y el equipo auxiliar solo
pueden ser utilizados con relación a una partida de propiedades, planta y equipo, se considerarán también
propiedades, planta y equipo.

La entidad reconocerá dentro del importe en libros de un elemento de PYPE el costo de la sustitución de
parte de dicho elemento cuando se incurra en el costo. La parte vieja se dará baja en cuentas.

En conclusión:

Clase de erogación Clasificación Reconocimiento

Mantenimiento Preventivo y correctivo Gasto
Normales y mayores
 Clase de erogación Clasificación Reconocimiento
Menores y normales Gasto
Reparaciones Mayores y con beneficios Mayor valor del activo
económicos adicionales
Separable e identificable al Es un activo distinto asociado al
activo principal y se deberá depreciar en
la vida útil estimada de la adición
Identificable pero no separable y Mayor valor del activo deberá
Adiciones genera beneficios económicos depreciarse con el resto de la
adicionales vida
útil recalculada del activo.
Identificable pero no separable y Mayor valor del activo deberá
no genera beneficios depreciarse con el resto de la
económicos adicionales vida útil original del activo
Implica: A) se descarga el costo de la
a) Cambio de partes parte antigua y se carga el costo
Mejoras
b) Adiciones en el activo de la nueva.
B)tratamiento de adiciones.

2.3.7.4. Medición inicial – momento del reconocimiento:

Los elementos del activo incluidos en propiedades, planta y equipos y en bienes de uso público se
medirán por el costo más todos los costos directamente atribuibles a la ubicación del activo en el lugar y
en las condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la administración de la
entidad.

SUAMOX para determinar el valor justo de algunos de los activos fijos adquiridos y/o construidos, su
valor residual y vida útil restante, a la fecha de transición, se utilizará la base catastral del IGAC, con la
finalidad de individualizar cada bien y determinar un valor, además se tendrá en cuenta los contratos de
obra celebrados en vigencias anteriores actualizando su valor a precios reales para vincular las
edificaciones que generan un mayor valor del activo, se opta por este mecanismo ya que la entidad carece
de recursos para realizar avalúos técnicos.

La vida útil corresponde a la mejor estimación posible del uso futuro esperado del activo, y su valor
residual a la estimación del posible valor de venta del activo al término de la vida útil.

Los importes de las propiedades, planta y equipo se revisan cuando los acontecimientos o cambios en las
circunstancias indican que la recuperabilidad del importe en libros de un activo puede verse afectado. El
importe recuperable de un activo generador de efectivo se estima como el mayor entre el valor razonable
menos los costos de venta y el valor de uso, con un cargo por deterioro a ser reconocido siempre que el
importe supere el valor recuperable.

El valor de uso se calcula utilizando un modelo de flujo de caja descontado que es más sensible a la tasa
de descuento usada, así como los flujos de efectivo futuros esperados.

A su vez, el importe de servicio recuperable de un activo no generador de efectivo, se estima como el

mayor entre el valor de mercado menos los costos de disposición, y el costo de reposición.
La entidad mide a valor razonable algunos instrumentos financieros en los que se invierte para
administrar la liquidez, y aquellos que conforman los fondos destinados al pago exclusivo de los pasivos.
 Los costos directamente atribuibles son:
 El precio de adquisición, incluidos los aranceles de importación y los impuestos indirectos no
recuperables que recaigan sobre una adquisición, después de deducir cualquier descuento o rebaja del
precio;
 La estimación inicial de los costos de desmantelamiento y retiro del elemento, así como la
rehabilitación del lugar sobre el que asista.
 Los costos de beneficios a los empleados que procedan directamente de la construcción o
adquisición de un elemento de propiedades, planta y equipo;
 Los costos de preparación del lugar para su ubicación física; los costos de entrega inicial y los de
manipulación o transporte posterior;
 Los costos de instalación y montaje;
 Los costos de comprobación del adecuado funcionamiento del activo originados después de deducir
el valor neto de la venta de los elementos producidos durante el proceso de instalación y puesta a punto
del activo (por ejemplo, las muestras producidas mientras se prueba el equipo);
 Los honorarios profesionales;
 Todos los costos directamente atribuibles a la ubicación del activo en el lugar y en las condiciones
necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la gerencia.

 Costos no atribuibles:
No se reconocerán como parte del elemento, los siguientes conceptos:
 Los costos de puesta en marcha (a menos que sean necesarios para poner la propiedad en las
condiciones necesarias para que opere de la manera prevista por la administración de la entidad);
 Las pérdidas de operación en las que se incurra antes de que la propiedad, planta y equipo logre el
nivel planeado de ocupación;
 Ni las cantidades anormales de desperdicios, de mano de obra o de otros recursos en los que se
incurra para la construcción de la propiedad.
Cualquier descuento o rebaja del precio se reconoce como un menor valor del activo correspondiente

 PPYE adquiridos en financiación:

Los costos de financiación asociados con la adquisición o construcción de una propiedad, planta y equipo
que, de acuerdo con lo estipulado en la norma de costos de financiación, cumpla con los requisitos
establecidos para calificarse como activo apto, se capitalizarán atendiendo lo establecido en la citada
norma.

 PPYE adquiridos en concesión:

Los elementos de propiedades, planta y equipo construidos en virtud de la ejecución de contratos de
concesión se medirán, de acuerdo con lo establecido en la norma de acuerdos de concesión desde la
perspectiva de la entidad concedente

 PPYE adquiridos sin contraprestación:

Cuando se adquiera una propiedad, planta y equipo en una transacción sin contraprestación, la entidad
medirá el activo adquirido de acuerdo con la norma de ingresos de transacciones sin contraprestación. En
todo caso, al valor determinado, se le adicionará cualquier desembolso que sea directamente atribuible a
la preparación del activo para el uso previsto

 PPYE adquiridos en permuta:

Las propiedades, planta y equipo que se reciban en permuta se medirán por su valor de mercado. A falta
de este, se medirán por el valor de mercado de los activos entregados y, en ausencia de ambos, por el
valor en libros de los activos entregados. En todo caso, al valor determinado se le adicionará cualquier
desembolso que sea directamente atribuible a la preparación del activo para el uso previsto.

 PPYE adquiridos en arrendamiento financiero:

Las propiedades, planta y equipo producto de un arrendamiento financiero se medirán de acuerdo con lo
establecido en la norma de arrendamientos

2.3.7.5. Medición posterior

Después del reconocimiento, la propiedad, planta y equipo se medirán por el costo menos la depreciación
acumulada menos el deterioro acumulado.

2.3.7.6. Depreciación

SUAMOX opta por dar aplicación al método de depreciación lineal, el cual se aplicará uniformemente en
todos los periodos, a menos que se produzca un cambio en el potencial de servicio.

La depreciación se determinará sobre el valor del activo o sus componentes menos el valor residual y se
distribuirá sistemáticamente a lo largo de su vida útil. El importe depreciable de un activo se distribuirá
sistemáticamente a lo largo de su vida útil.

La depreciación de las propiedades, planta y equipo se inicia cuando el activo esté disponible para su uso,
esto es, cuando se encuentre en la ubicación y en las condiciones necesarias para ser capaz de operar de la
forma prevista por SUAMOX. El cargo por depreciación de un periodo se reconocerá como gasto.

La depreciación de un activo cesará cuando se produzca la baja de los bienes. La depreciación no cesará
cuando el activo esté sin utilizar o se haya retirado del uso, o sea objeto de reparación y/o mantenimiento.

Los terrenos no serán objeto de depreciación, salvo que se demuestre que tienen una vida útil finita, es
decir que, por el uso dado al terreno, sea factible establecer el tiempo durante el cual estará en
condiciones de generar beneficios económicos o de prestar el servicio previsto.

El método de depreciación se revisará se revisa, y ajustarán si es necesario, en cada cierre de balance, esto
de acuerdo con especificaciones técnicas.

SUAMOX registra las depreciaciones en las siguientes cuentas:

1685 Depreciación acumulada (CR)

16850401 0048 Maquinaria y equipo
16850601 0050 Muebles, enseres y equipos de oficina
16850701 0051 Equipos de comunicación y computación
16850801 0246 Equipos de transporte, tracción y elevación

2.3.7.7. Vida residual

El valor residual de la propiedad, planta y equipo es el valor estimado que la entidad podría obtener
actualmente por la disposición del elemento después de deducir los costos estimados por tal disposición si
el activo ya hubiera alcanzado la antigüedad y las demás condiciones esperadas al término de su vida útil.
Si la entidad considera que, durante la vida útil del activo, se consumen sus beneficios económicos o su
potencial de servicio en forma significativa, el valor residual puede ser cero; de lo contrario, la entidad
estimará dicho valor

2.3.7.8. Vida útil

Con el fin de determinar la vida útil, se tendrán en cuenta, entre otros, los siguientes factores:
 La utilización prevista del activo, evaluada con referencia a la capacidad o al producto físico que se
espere de este;
 El desgaste físico esperado, que depende de factores operativos, tales como: el número de turnos de
trabajo en los que se utiliza el activo, el programa de reparaciones y mantenimiento, y el cuidado y
conservación que se le da al activo mientras no se está utilizando;
 La obsolescencia técnica o comercial procedente de los cambios o mejoras en la producción, o de los
cambios en la demanda del mercado de los productos o servicios que se obtienen con el activo; y
 Los límites legales o restricciones similares sobre el uso del activo, tales como, las fechas de
caducidad de los contratos de arrendamiento relacionados.
El valor residual y la vida útil de los activos se revisan, y ajustan si es necesario, en cada cierre de
balance, esto de acuerdo con especificaciones técnicas. No se encuentran determinadas en la entidad.

SUAMOX tiene establecidas las siguientes vidas útiles:

Propiedades, planta y equipo Rango de vida útil (años)

Terrenos. Indefinida
Edificaciones 40 – 70
Plantas, ductos y túneles 50 – 70
Maquinaria y equipo. 10 – 20
Muebles, enseres y equipos de oficina. 5 – 10
Equipos de comunicación y computación. 3–6
Equipos de transporte, tracción y elevación. 10 – 20
Equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería. 2–5

2.3.7.9. Deterioro de valor

Para efectos de determinar el deterioro de una propiedad, planta y equipo, la entidad aplicará lo
establecido en las normas de deterioro del valor de los activos generadores de efectivo o de deterioro del
valor de los activos no generadores de efectivo. La compensación procedente de terceros por elementos
deteriorados de propiedades, planta y equipo, o por indemnizaciones recibidas producto de pérdidas o
abandonos se reconocerá como ingreso en el resultado del periodo en el momento en que la
compensación sea exigible.

Al final del periodo contable, la entidad debe asegurar que el costo neto en libros de los activos no exceda
su valor recuperable y/o su valor del servicio recuperable, y en tal caso se debe reconocer y medir la
perdida por deterioro del valor.
2.3.7.10. Baja en cuentas

Un elemento de propiedad planta y equipo será retirado del balance cuando:

 El elemento quede permanentemente retirado de su uso.

 No se espere tener beneficios económicos del activo o potencial de servicio.
 Se disponga para la venta;
Es de mencionar que la pérdida o ganancia originada en la baja en cuentas de un elemento de
propiedades, planta y equipo se calculará como la diferencia entre el valor neto obtenido por la
disposición del activo y su valor en libros, y se reconocerá como ingreso o gasto en el resultado del
periodo.

2.3.7.11. Presentación y revelación

SUAMOX revelará, los siguientes aspectos:

 Los métodos de depreciación utilizados;

 Las vidas útiles o las tasas de depreciación utilizadas;
 El valor en libros y la depreciación acumulada, incluyendo las pérdidas por deterioro del valor.
Acumuladas, al principio y final del periodo contable;
 Una conciliación entre los valores en libros al principio y al final del periodo contable, que muestre
por separado lo siguiente: adquisiciones, adiciones realizadas, disposiciones, retiros, sustitución de
componentes, inspecciones generales, reclasificaciones a otro tipo de activos, pérdidas por deterioro del
valor reconocidas o revertidas, depreciación y otros cambios;
 El efecto en los resultados producto de la baja en cuentas de un elemento de propiedades, planta y
equipo;
 El cambio en la estimación de la vida útil, del valor residual y de los costos estimados de
desmantelamiento, así como el cambio en el método de depreciación;
 El valor de las propiedades, planta y equipo en proceso de construcción, y el estado de avance y la
fecha estimada de terminación;
 El valor en libros de las propiedades, planta y equipo cuya titularidad o derecho de dominio tenga
alguna restricción o de aquellas que estén garantizando el cumplimiento de pasivos;
 La información de bienes que se hayan reconocido como propiedades, planta y equipo o que se
hayan retirado, por la tenencia del control, independientemente de la titularidad o derecho de dominio
(esta información estará relacionada con: la entidad de la cual se reciben o a la cual se entregan, el monto,
la descripción, la cantidad y la duración del contrato, cuando a ello haya lugar);
 El valor en libros de los elementos de propiedades, planta y equipo, que se encuentran
temporalmente fuera de servicio;
 Las propiedades, planta y equipo, adquiridas en una transacción sin contraprestación.
 La información sobre su condición de bien histórico y cultural,
 La información sobre su condición de activo en concesión, cuando a ello haya lugar.

2.3.7.12. Referencia normativa

 Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos para
entidades de gobierno capítulo de activos, titulo 10 – propiedad planta y equipo.
 NIC 16 propiedad planta y equipo
 Módulo 17 NIIF para pymes propiedad planta y equipo.
2.3.8. Bienes de uso publico
2.3.8.1. Reconocimiento
Se reconocerán como bienes de uso público, los activos destinados para el uso, goce y disfrute de la
colectividad y que, por lo tanto, están al servicio de esta en forma permanente, con las limitaciones que
establece el ordenamiento jurídico y la autoridad que regula su utilización. Con respecto a estos bienes, el
estado cumple una función de protección, administración, mantenimiento y apoyo financiero. Los bienes
de uso público se caracterizan porque son inalienables, imprescriptibles e inembargables.

Son ejemplos de bienes de uso público, las redes de la infraestructura de transporte, los parques
recreativos, las bibliotecas y hemerotecas públicas, y las plazas.

 Mejoramientos y rehabilitación:
El mejoramiento y rehabilitación de un bien de uso público se reconocerá como mayor valor de este y, en
consecuencia, afectará el cálculo futuro de la depreciación. El mejoramiento y rehabilitación son
erogaciones en que incurre la entidad para aumentar la vida útil del activo, ampliar su eficiencia
operativa, mejorar la calidad de los servicios o reducir significativamente los costos.

 Mantenimiento y conservación:
Por su parte, el mantenimiento y la conservación de los bienes de uso público se reconocerán como gasto
en el resultado del periodo. El mantenimiento y conservación son erogaciones en que incurre la entidad
con el fin de conservar la capacidad normal de uso del activo.

2.3.8.2. Medición inicial

Los bienes de uso público se medirán al costo más todos los costos atribuibles.

El tratamiento contable igual al de propiedad planta y equipo.

 Adquiridos en financiación:
Los costos de financiación asociados con la adquisición o construcción de un bien de uso público que, de
acuerdo con lo estipulado en la norma de costos de financiación, cumpla con los requisitos establecidos
para calificarse como activo apto, se capitalizarán atendiendo lo establecido en la citada norma.

 Adquiridos en concesión:
Los bienes de uso público construidos en virtud de la ejecución de contratos de concesión se medirán, de
acuerdo con lo establecido en la norma de acuerdos de concesión desde la perspectiva de la entidad
concedente.

 Adquiridos sin contraprestación:

Cuando se adquiera un bien de uso público en una transacción sin contraprestación, la entidad medirá el
activo adquirido de acuerdo con la norma de ingresos de transacciones sin contraprestación. En todo caso,
al valor determinado, se le adicionará cualquier desembolso que sea directamente atribuible a la
preparación del activo para el uso previsto.

2.3.8.3. Medición posterior

Después del reconocimiento, los bienes uso público se medirán por el costo menos la depreciación
acumulada menos el deterioro acumulado.
El tratamiento contable igual al de propiedad planta y equipo incluyendo, deterioro, depreciación, vida
útil, vida residual.

2.3.8.4. Reclasificaciones

Cuando se determine el cambio de uso de un bien reconocido como bien de uso público y se configuren
los elementos para que se reconozca en otra categoría de activo, la entidad reclasificará el valor en libros
del activo a la nueva categoría.

2.3.8.5. Baja en cuentas

El tratamiento contable igual al de propiedad planta y equipo.

2.3.8.6. Presentación y revelación

La entidad revelará información sobre los siguientes aspectos:

 El método de depreciación utilizado;
 Las vidas útiles o las tasas de depreciación utilizadas;
 El valor en libros, la depreciación acumulada y la pérdida por deterioro, al principio y final del
periodo contable;
 Una conciliación entre los valores en libros al principio y al final del periodo contable, que muestre
por separado lo siguiente: adquisiciones, mejoramientos, rehabilitaciones, retiros, sustitución de
componentes, inspecciones generales, reclasificaciones a otro tipo de activos, pérdidas por deterioro del
valor reconocidas, depreciación y otros cambios;
 El cambio en la estimación de la vida útil de los bienes de uso público, los costos estimados de
desmantelamiento y el método de depreciación de los bienes de uso público;
 El valor de los bienes de uso público en proceso de construcción, el estado de avance y la fecha
estimada de terminación;
 El valor en libros de los bienes de uso público entregados en comodato;
 La información de los bienes de uso público que se encuentren en construcción o servicio, bajo la
modalidad de contratos de concesión; e
 Las características cualitativas especiales tales como la condición de ser bienes declarados como
bienes históricos y culturales, entre otras

2.3.8.7. Referencia normativa

Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos para
entidades de gobierno capítulo de activos, titulo 11 – bienes de uso público.

2.3.9. Propiedades de inversión

2.3.9.1. Política contable general y definiciones

 Propiedad de inversión: son propiedades (terrenos o edificios, considerados en su totalidad o en

parte o en ambos) que se tienen (por parte del dueño o por parte del arrendatario que haya acordado un
arrendamiento financiero) para obtener rentas, apreciación del capital o ambas y no para:
 Su uso en la producción o suministro de bienes y servicios o bien para fines administrativos.
 Su venta en el curso ordinario de sus operaciones

 Propiedad ocupada por el dueño: son las propiedades que se tienen (por parte del dueño o por
parte del arrendatario que haya acordado un arrendamiento financiero) para su uso de producción o
suministro de bienes o servicios o bien para usos administrativos.

2.3.9.2. Reconocimiento

Se reconocerán los activos de propiedad de inversión aquellos que cumplan con su definición.

En SUAMOX las propiedades de inversión corresponden a terrenos y construcciones entregados a

terceros mediante contratos de arriendo operativo. Se reconocerá como propiedades de inversión, los
activos representados en terrenos y edificaciones que se tengan con el objetivo principal de generar rentas
en condiciones de mercado, plusvalías o ambas.

En las propiedades de uso mixto se separará entre propiedades de inversión y propiedades, planta y
equipo. Sin embargo, si el valor razonable del componente de propiedades de inversión no se puede medir
con fiabilidad sin costo o esfuerzo desproporcionado, se contabilizará la propiedad en su totalidad como
propiedades, planta y equipo.
Una participación en una propiedad, que se mantenga por un arrendatario dentro de un acuerdo de
arrendamiento operativo, se podrá clasificar y contabilizar como propiedad de inversión utilizando esta
sección si, y sólo si, la propiedad cumpliese, de otra forma, la definición de propiedades de inversión, y el
arrendatario pudiera medir el valor razonable de la participación en la propiedad sin costo o esfuerzo
desproporcionado, en un contexto de negocio en marcha. Esta clasificación alternativa estará disponible
para cada una de las propiedades por separado.

Los terrenos sobre los que se construyan las propiedades de inversión se reconocerán por separado.

 Adiciones y mejoras:
Las adiciones y mejoras efectuadas a una propiedad de inversión se reconocerán como mayor valor de
esta y, en consecuencia, afectarán el cálculo futuro de la depreciación. Las adiciones y mejoras son
erogaciones en que incurre la entidad para aumentar la vida útil del activo, ampliar su capacidad
productiva y eficiencia operativa, mejorar la calidad de los productos y servicios, o reducir
significativamente los costos.

 Mantenimiento y reparaciones:
Por su parte, el mantenimiento y reparaciones de las propiedades de inversión se reconocerán como gasto
en el resultado del periodo. El mantenimiento y reparaciones son erogaciones en que incurre la entidad
con el fin de conservar o recuperar la capacidad normal de uso del activo.

2.3.9.3. Medición inicial

Una entidad medirá las propiedades de inversión por su costo en el reconocimiento inicial más los costos
atribuibles:

 Costos atribuibles:
 El precio de adquisición,
 Los impuestos por traspaso de la propiedad,
 Los costos de beneficios a los empleados que procedan directamente de la construcción o
adquisición de un elemento de propiedades de inversión,
 Los costos de los suministros empleados en la construcción,
 Los costos de preparación del lugar para su ubicación física,
 Los honorarios profesionales por servicios legales
 Y todos los costos necesarios para dejar la propiedad en las condiciones de operación previstas por la
administración de la entidad.

 Costos no atribuibles:
No se reconocerán como parte del elemento, los siguientes conceptos:
 Los costos de puesta en marcha (a menos que sean necesarios para poner la propiedad en las
condiciones necesarias para que opere de la manera prevista por la administración de la entidad);
 Las pérdidas de operación en las que se incurra antes de que la propiedad, planta y equipo logre el
nivel planeado de ocupación;
 Ni las cantidades anormales de desperdicios, de mano de obra o de otros recursos en los que se
incurra para la construcción de la propiedad

Cualquier descuento o rebaja del precio se reconocerá como un menor valor de las propiedades de
inversión y afectará la base de depreciación.

El costo de una propiedad de inversión comprada comprende su precio de compra y cualquier gasto
directamente atribuible.

 Adquiridos en financiación:
Los costos de financiación asociados con la adquisición o construcción de una propiedad de inversión
que, de acuerdo con lo estipulado en la norma de costos de financiación, cumpla con los requisitos
establecidos para calificarse como activo apto, se capitalizarán atendiendo lo establecido en la citada
norma.

 Adquiridos sin contraprestación:

cuando se adquiera una propiedad de inversión en una transacción sin contraprestación, la entidad medirá
el activo adquirido de acuerdo con la norma de ingresos de transacciones sin contraprestación. En todo
caso, al valor determinado, se le adicionará cualquier desembolso que sea directamente atribuible a la
preparación del activo para el uso previsto.

 Adquiridos por permuta:

Las propiedades de inversión que se reciban en permuta se medirán por su valor de mercado; a falta de
este, se medirán por el valor de mercado de los activos entregados y en ausencia de ambos, por el valor en
libros de los activos entregados. En todo caso, al valor determinado, se le adicionará cualquier
desembolso que sea directamente atribuible a la preparación del activo para el uso previsto.

 Adquiridos por arrendamiento financiero:

Las propiedades de inversión producto de un arrendamiento financiero se medirán de acuerdo con lo
establecido en la norma de arrendamientos.

Los costos del derecho sobre una propiedad en arrendamiento financiero y clasificado como propiedad de
inversión se reconocerán por el menor importe entre el valor razonable de la propiedad planta y equipo y
el valor presente de los pagos mínimos por arrendamiento.
2.3.9.4. Medición posterior

Después del reconocimiento, las propiedades de inversión se medirán por el costo menos la depreciación
acumulada menos el deterioro acumulado. Para tal efecto, se aplicarán los Criterios definidos en la
política de propiedades, planta y equipo y en la política de deterioro del valor de los activos generadores
de efectivo para la medición posterior.

2.3.9.5. Reclasificación

Se realizará una reclasificación hacia propiedades de inversión cuando exista un cambio en su uso, que se
haya evidenciado por:
 El fin o inicio de la ocupación por parte de la entidad (en el caso de la reclasificación de una
propiedad, planta y equipo a una propiedad de inversión o viceversa)
 El inicio de una operación de arrendamiento operativo de un activo que estaba destinado para la
venta en el curso normal de la operación (en el caso de la reclasificación de un inventario a propiedad de
inversión).
 Por el inicio de un desarrollo con intención de venta en el curso normal de la operación (en el caso de
la reclasificación de una propiedad de inversión a inventarios).

Las reclasificaciones desde y hacia propiedades de inversión se tratarán de la siguiente forma:

 Para la reclasificación entre propiedades de inversión y propiedades, planta y equipo, el valor en

libros del activo en esa fecha será el valor en libros del activo en la nueva clasificación. En consecuencia,
la depreciación acumulada y las pérdidas por deterioro acumuladas no serán eliminadas. A partir de esta
fecha, la entidad aplicará los requisitos que la norma correspondiente le exija.
 Para la reclasificación entre propiedades de inversión e inventarios, el valor en libros del activo en la
fecha de reclasificación será el costo del activo en la nueva clasificación. A partir de esta fecha, la entidad
aplicará los requerimientos que la norma correspondiente le exija.

2.3.9.6. Baja en cuentas

Se dará de baja una propiedad de inversión cuando no cumpla con los requisitos establecidos para que se
reconozca como tal, esto puede ser cuando:

 El elemento quede permanentemente retirado de su uso.

 No se espere tener beneficios económicos del activo o potencial de servicio.
 Se disponga para la venta;

Es de mencionar que la pérdida o ganancia originada en la baja en cuentas de un elemento de

propiedades, planta y equipo se calculará como la diferencia entre el valor neto obtenido por la
disposición del activo y su valor en libros, y se reconocerá como ingreso o gasto en el resultado del
periodo.
2.3.9.7. Presentación y revelación

La entidad revelará la siguiente información para las propiedades de inversión:

 Los métodos de depreciación utilizados;
 Las vidas útiles o las tasas de depreciación utilizadas;
 El valor en libros y la depreciación acumulada, incluyendo las pérdidas por deterioro del valor
acumuladas, al principio y final del periodo contable;
 Una conciliación entre los valores en libros al principio y al final del periodo contable, que muestre
por separado lo siguiente: adquisiciones, adiciones realizadas, disposiciones, retiros, sustitución de
componentes, reclasificaciones a otro tipo de activos, pérdidas por deterioro del valor reconocidas o
revertidas, depreciación y otros cambios;
 El efecto en los resultados producto de la baja en cuentas de un elemento de propiedades de inversión;
 El cambio en la estimación de la vida útil y del valor residual, así como el cambio del método de
depreciación;
 El valor de las propiedades de inversión en proceso de construcción, el estado de avance y la fecha
estimada de terminación;
 El valor en libros de las propiedades de inversión que tengan alguna restricción, bien sea, para llevar
a cabo su disposición o para cobrar los ingresos que producen;
 El valor de las propiedades de inversión que garanticen el cumplimiento de pasivos;
 La información de bienes que se hayan reconocido como propiedades de inversión o que se hayan
retirado por la tenencia del control, independientemente de la titularidad o derecho de dominio (esta
información estará relacionada con: la entidad de la cual se reciben o a la cual se entregan, el monto, la
descripción, la cantidad y la duración del contrato, cuando a ello haya lugar);
 Las propiedades de inversión adquiridas en una transacción sin contraprestación; y
 La información de su condición de bien histórico y cultural, cuando a ello haya lugar.

2.3.9.8. Controles

Asegurar que los activos sean clasificados o reclasificados correctamente teniendo en cuenta el
reconocimiento de propiedades de inversión y propiedad planta y equipo, teniendo claro las mediciones al
costo.

2.3.9.9. Referencia normativa

 Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos para
entidades de gobierno capítulo de activos, titulo 14 – propiedades de inversión.
 NIC 40 propiedades de inversión.
 Módulo 16 NIIF para pymes propiedad de inversión.

2.3.10. Intangibles

2.3.10.1. Política contable general y definiciones:

 Amortización: es la distribución sistemática del importe depreciable de un activo intangible durante

los años de su vida útil.

 Importe depreciable: es el costo de un activo, u otro importe que lo haya sustituido, menos su valor
residual.

 Desarrollo: es la aplicación de los resultados de la investigación o de cualquier otro tipo de

conocimiento científico, a un plan o diseño en particular para la producción de materiales, productos,
métodos, procesos o sistemas nuevos, o sustancialmente mejorados, antes del comienzo de su producción
o utilización comercial.
 Valor específico: para una entidad es el valor presente de los flujos de efectivo que la entidad espera
obtener del uso continuado de un activo y de su disposición al término de su vida útil, o bien de los
desembolsos que espera realizar para cancelar un pasivo.

 Una pérdida por deterioro: es el exceso del importe en libros de un activo sobre su importe
recuperable.

 Un activo intangible: es un activo identificable, de carácter no monetario y sin apariencia física.

Son activos monetarios tanto el dinero en efectivo como otros activos, por los que se van a recibir unas
cantidades fijas o determinables de dinero.

 Investigación: es todo aquel estudio original y planificado, emprendido con la finalidad de obtener
nuevos conocimientos científicos o tecnológicos.

 Valor residual de un activo intangible: es el importe estimado que la entidad podría obtener de un
activo por su disposición, después de haber deducido los costos estimados para su disposición, si el activo
tuviera ya la edad y condición esperadas al término de su vida útil.

 Costos de disposición: costos que incluyen entre otros, costos de carácter legal, timbres y otros
impuestos de la transacción similares, así como todos los demás costos incrementales para dejar el activo
en condiciones para la venta.
 Costo de reposición: corresponde a la contraprestación más baja requerida para reemplazar el
potencial de servicio restante de un activo o los beneficios económicos incorporados a este.

 Valor de mercado: valor por el cual un activo puede ser intercambiado entre partes interesadas y
debidamente informadas, en una transacción realizada en condiciones de independencia mutua.

 Valor del servicio recuperable: es el mayor valor entre el valor de mercado del activo menos los
costos de disposición y el costo de reposición.

2.3.10.2. reconocimiento

Se reconocerá un activo intangible cuando cumpla su definición, es decir, los recursos identificables, de
carácter no monetario y sin apariencia física, sobre los cuales la entidad tiene el control, espera obtener
beneficios económicos futuros o potencial de servicio, y puede realizar mediciones fiables. Estos activos
se caracterizan porque no se espera venderlos en el curso de las actividades de la entidad y se prevé
usarlos durante más de un periodo contable

 Un activo es identificable si:

 Es separable, es decir, es susceptible de ser separado o escindido de la entidad y vendido, transferido,
dado en explotación, arrendado o intercambiado, ya sea individualmente o junto con un contrato, activo
identificable o pasivo con los que guarde relación, independientemente de que la entidad tenga la
intención de llevar a cabo la separación; o
 Surge de derechos contractuales o de otros derechos de tipo legal, con independencia de que esos
derechos sean transferibles o separables de la entidad o de otros derechos y obligaciones.

 Recursos sobre los cuales la entidad tiene el control:

Se controla un activo intangible cuando:
 Puede obtener los beneficios económicos futuros o el potencial de servicio de los recursos derivados
de este y puede restringir el acceso de terceras personas a tales beneficios o a dicho potencial de servicio.
 Decide el propósito para el cual se destina el activo
 La empresa asume sustancialmente los riesgos derivados el activo
 se espera obtener beneficios económicos futuros o potencial de servicio
 Un activo intangible produce beneficios económicos futuros o potencial de servicio cuando:
 Puede generar ingresos procedentes de la venta de bienes o servicios en los cuales se usa el activo
intangible,
 Puede generar rendimientos diferentes de los derivados del uso del activo por parte de la entidad, c)
le permite, a la entidad, disminuir sus costos o gastos de producción o de prestación de servicios,
 Le permite, a la entidad, mejorar la prestación de los servicios.
La entidad evaluará la probabilidad de obtener beneficios económicos futuros utilizando hipótesis
razonables y fundadas, que representen las mejores estimaciones de la gerencia respecto al conjunto de
condiciones económicas que existirán durante la vida útil del activo.
Estos activos se caracterizan porque no se espera venderlos en el curso de las actividades de la entidad y
se prevé usarlos durante más de un periodo contable. Si no cumple alguna de las anteriores condiciones se
reconocerán como gasto.

A. Intangibles adquiridos:
Se reconocerá cuando cumpla con las características de intangible y sea obtenido externamente.

B. Intangibles generados internamente:

No se reconocerá activos intangibles generados internamente, excepto cuando estos sean producto de una
fase de desarrollo. En consecuencia, para esta clase de activos intangibles, la entidad identificará qué
desembolsos hacen parte de la fase de investigación y cuáles corresponden a la fase de desarrollo.

Sin embargo, si se contrata terceros que realicen la investigación y desarrollo de un activo intangible, se
considerará como activo adquirido de forma independiente y no como un desarrollo interno.

Se reconocerá los desembolsos que se realicen en la fase de desarrollo como activos intangibles, si puede
demostrar lo siguiente:
 Su posibilidad técnica para completar la producción del activo intangible de forma que pueda estar
disponible para su utilización o su venta;
 Su intención de completar el activo intangible para usarlo o venderlo;
 Su capacidad para utilizar o vender el activo intangible;
 Su disponibilidad de recursos técnicos, financieros o de otro tipo para completar el desarrollo y para
utilizar o vender el activo intangible;
 Su capacidad para medir, de forma fiable, el desembolso atribuible al activo intangible durante su
desarrollo; y
 La forma en que el activo intangible va a generar probables beneficios económicos futuros o
potencial de servicio.

Para esto último, se demostrará, bien la existencia de un mercado para la producción que genere el activo
intangible o para el activo en sí, o bien la utilidad que este le genere en caso de que vaya a utilizarse
internamente.

C. No son activos intangibles:

No se reconocerán como activos intangibles:
 Las marcas, las cabeceras de periódicos o revistas, los sellos o denominaciones editoriales, ni otras
 Partidas similares que se hayan generado internamente.
 Los desembolsos por actividades de capacitación;
 La publicidad y actividades de promoción;
 Los desembolsos por reubicación o reorganización de una parte o la totalidad de la entidad;
 Los costos legales y administrativos generados en la Creación de la entidad.

D. Otros:
Cuando un activo esté conformado por elementos tangibles e intangibles, se determinará cuál de los dos
elementos tiene un peso más significativo con respecto al valor total del activo, con el fin de tratarlo como
propiedades, planta y equipo o como activo intangible, según corresponda.

Las adiciones y mejoras efectuadas a un activo intangible se reconocerán como mayor valor de este y, en
consecuencia, afectarán el cálculo futuro de la amortización. Las adiciones y mejoras son erogaciones en
que incurre para aumentar la vida útil del activo, ampliar su capacidad productiva y eficiencia operativa,
mejorar la calidad de los servicios, o reducir significativamente los costos.

No se reconocen ni se revelan como activos intangibles propios, los softwares y las licencias, cuando
éstas no cuentan con el registro de derechos de autor de su propiedad o los contratos de desarrollo o
adquisición no establecen claramente su propiedad y derechos sobre los mismos.

Los software de los cuales la entidad no sea dueña de sus fuentes y cuando los mismos no generen
ingresos o beneficios económicos futuros, no puedan identificarse o su medición monetaria no sea
confiable o cuando sean software y licencias para el cumplimiento de las funciones y operaciones
administrativas u operativas; el tratamiento, reconocimiento y revelación se hace al gasto incluidas las
erogaciones necesarias para su mantenimiento, actualización y desarrollos posteriores, sin importar la
cuantía y el tiempo de su vida útil establecido.

2.3.10.3. Medición inicial

Se medirá inicialmente los activos intangibles al costo, el cual dependerá de la forma en que se obtenga el
intangible.

A. Activos intangibles adquiridos

El costo de un activo intangible que se adquiere en forma separada estará conformado por:

 El precio de adquisición, incluidos los aranceles de importación y los impuestos no recuperables que
recaigan sobre la adquisición, después de deducir los descuentos comerciales y las rebajas; y
 Cualquier costo directamente atribuible a la preparación del activo para su uso previsto
Cualquier descuento o rebaja del precio se reconocerá como un menor valor del activo intangible y
afectará la base de amortización.
El costo de un activo intangible adquirido de forma independiente puede, habitualmente, ser medido con
fiabilidad. Esto es particularmente válido cuando la contrapartida por la compra adopta la forma de
efectivo o de otros activos monetarios.

Las licencias para programas informáticos, se capitalizan sobre la base de los costos en que se ha
incurrido para adquirirlas y prepararlas para usar el programa específico. Los costos se amortizan durante
sus vidas útiles estimadas, la que corresponde a la estimación de uso futuro.
 Adquiridos en financiación:
Los costos de financiación asociados con la adquisición de un activo intangible que, de acuerdo con lo
estipulado en la norma de costos de financiación, cumpla con los requisitos establecidos para calificarse
como activo apto se capitalizarán atendiendo lo establecido en la citada norma.

 Adquiridos en concesión:
Los activos intangibles adquiridos o desarrollados en virtud de la ejecución de contratos de concesión se
medirán, de acuerdo con lo establecido en la norma de acuerdos de concesión desde la perspectiva de la
entidad concedente.

Se medirá al costo, esto es, por el valor de la inversión privada, más los aportes que realice la entidad
concedente, siempre que estos valores se relacionen con la construcción del activo, o con adiciones o
mejoras que se hagan a este. Las adiciones y mejoras a un activo en concesión comprenden las
erogaciones que amplían sus condiciones de servicio. Por su parte, la inversión privada corresponde al
valor que espera recibir el concesionario por concepto de la inversión efectuada y por su rentabilidad.

 Adquiridos sin contraprestación:

Cuando se adquiera un activo intangible en una transacción sin contraprestación, la entidad medirá el
activo adquirido de acuerdo con la norma de ingresos de transacciones sin contraprestación. En todo caso,
al valor determinado, se le adicionará cualquier desembolso que sea directamente atribuible a la
preparación del activo para el uso previsto

Se medirá el activo adquirido por el valor de mercado del activo recibido y, en ausencia de este, por el
costo de reposición. Si no es factible obtener alguna de las anteriores mediciones, las transferencias no
monetarias se medirán por el valor en libros que tenía el activo en la entidad que transfirió el recurso. En
todo caso, al valor determinado, se le adicionará cualquier desembolso que sea directamente atribuible a
la preparación del activo para el uso previsto.

 Adquiridos por permuta:

Los activos intangibles adquiridos mediante permuta se medirán por su valor de mercado; a falta de este,
por el valor de mercado de los activos entregados y en ausencia de ambos, por el valor en libros de los
activos entregados. En todo caso, al valor determinado, se le adicionará cualquier

 Adquirido bajo arrendamiento financiero:

Cuando la adquisición de un intangible se lleve a cabo a través de una operación de arrendamiento
financiero, el arrendatario medirá el activo de acuerdo con lo establecido en la norma de arrendamientos.

B. Activos intangibles generados internamente

Los desembolsos que se realicen en la fase de investigación se separarán de aquellos que se realicen en la
fase de desarrollo. Los primeros se reconocerán como gastos en el resultado del periodo en el momento en
que se produzcan y los segundos formarán parte de los componentes del costo de los activos intangibles
desarrollados internamente siempre y cuando cumplan con los Criterios de reconocimiento para la fase de
desarrollo. Si no es posible separar los desembolsos en las fases de investigación y desarrollo, estos se
tratarán como si se hubieran realizado en la fase de investigación.
En el caso de no poder identificar y separar los desembolsos en las fases de investigación y desarrollo, se
tratarán todos los desembolsos como gastos y no podrán reconocer ningún valor como un activo
intangible.

 Desembolsos fase de desarrollo:

El costo de un activo intangible que surja en la fase de desarrollo estará conformado por todos los
desembolsos realizados que sean directamente atribuibles y necesarios en la Creación, producción y
preparación del activo para que pueda operar de la forma prevista por la administración de la entidad.
Estos desembolsos comprenderán, entre otros los siguientes:
 Costos de materiales y servicios utilizados o consumidos en la generación del activo intangible,
 Los costos de beneficios a los empleados relacionados con la generación del activo intangible,
 Honorarios para registrar los derechos legales,
 Y amortización de patentes
 Y licencias que se utilizan para generar activos intangibles.

No formarán parte del costo de los activos intangibles generados internamente los gastos administrativos
de venta u otros gastos indirectos de carácter general no atribuibles a la preparación del activo para su
uso.

2.3.10.4. Medición posterior

Se medirá los activos intangibles al costo menos cualquier amortización acumulada y cualquier pérdida
por deterioro de valor acumulada.

Los gastos relacionados con mantenimiento de programas informáticos se reconocen como gasto cuando
se incurre en ellos.

2.3.10.5. Amortización

La amortización acumulada de un activo intangible estará en función del valor residual, la vida útil y el
método de amortización

Para la determinación de la amortización, de los activos intangibles con vida útil finita, se utilizará el
método de línea recta, la cual iniciará cuando el intangible esté disponible para su utilización, es decir,
cuando se encuentre en la ubicación y condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista.

El cargo por amortización de un periodo se reconocerá como gasto en el resultado de este, salvo que deba
incluirse en el valor en libros de otros activos

La amortización iniciará cuando el activo esté disponible para su utilización, es decir, cuando se
encuentre en la ubicación y condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la
administración de la entidad.

Sin embargo, la amortización cesará cuando:

 Se produzca la baja del activo; y
 Si el valor residual del activo intangible supera el valor en libros.

Se revisará el valor residual, la vida útil y el método de amortización, como mínimo, al término del
periodo contable, es decir, a 31 de diciembre de cada periodo, y si existiera un cambio significativo
en estas
variables, se ajustarán para reflejar el nuevo patrón de consumo de los beneficios económicos futuros o
del potencial de servicio.

2.3.10.6. Vida útil

La vida útil de un activo intangible dependerá del periodo durante el cual se espere recibir los beneficios
económicos o el potencial de servicio asociados al activo. Esta se determinará en función del tiempo
durante el cual se espere utilizar el activo o del número de unidades de producción o similares que
obtendría de él. Si no es posible hacer una estimación fiable de la vida útil de un activo intangible, se
considerará que este tiene vida útil indefinida y no será objeto de amortización.

La vida útil de los activos intangibles estará dada por el menor periodo entre el tiempo en que se
obtendrían los beneficios económicos o el potencial de servicios esperados y el plazo establecido
conforme a los términos contractuales, siempre y cuando el activo intangible se encuentre asociado a un
derecho contractual o legal.

2.3.10.7. Valor residual

El valor residual de un activo intangible es el valor estimado que la entidad podría obtener por la
disposición del activo intangible si el activo tuviera la edad y condición esperadas al término de su vida
útil. Este valor se determinará con referencia a un mercado o al compromiso que se haya pactado con un
tercero. Para determinar el valor residual, se deducirán los costos estimados de disposición del activo.

Se asumirá que el valor residual del activo intangible es nulo o igual a cero si no existe un compromiso,
por parte de un tercero, de comprar el activo al final de su vida útil o si no existe un mercado activo para
el intangible que permita determinar con referencia al mismo, el valor residual al final de la vida útil. Un
valor residual distinto de cero implica que la entidad espera disponer del activo intangible antes de que
termine su vida económica, entendida como el periodo durante el cual se espera que un activo sea
utilizable económicamente, por parte de uno o más usuarios, o como la cantidad de unidades de
producción o similares que uno o más usuarios esperan obtener de él.

2.3.10.8. Deterioro

Para efectos de determinar el deterioro de un activo intangible, se aplicará lo establecido en la norma de

deterioro del valor de los activos generadores de efectivo o en la norma de deterioro del valor de los
activos no generadores de efectivo. La compensación procedente de terceros por elementos deteriorados
de activos intangibles o por indemnizaciones recibidas producto de pérdidas o abandonos se reconocerá
como ingreso en el resultado del periodo en el momento en que la compensación sea exigible.

2.3.10.9. Baja en cuentas

Un activo intangible se dará de baja cuando no cumpla con los requisitos establecidos para que
Se reconozca como tal. Esto se puede presentar cuando:

 El activo intangible quede permanentemente retirado de uso.

 No se espere obtener beneficios económicos del activo o potencial de servicio.
 El valor de los activos intangibles enajenados. En este caso la pérdida o ganancia originada en la baja
en cuentas de un activo intangible se calculará como la diferencia entre el valor neto obtenido por la
disposición del activo y su valor en libros, y reconocerá como ingreso o gasto en el resultado del periodo.

2.3.10.10. Presentación y revelación

La entidad revelará, para cada clase de activos intangibles, lo siguiente:

 Las vidas útiles o las tasas de amortización utilizadas;
 Los métodos de amortización utilizados;
 La descripción de si las vidas útiles de los activos intangibles son finitas o indefinidas;
 Las razones para estimar que la vida útil de un activo intangible es indefinida;
 El valor en libros bruto y la amortización acumulada, incluyendo las pérdidas por deterioro del valor
acumuladas, al principio y final del periodo contable;
 El valor de la amortización de los activos intangibles reconocida en el resultado durante el periodo;
 Una conciliación entre los valores en libros al principio y al final del periodo contable que muestre
por separado lo siguiente: adiciones realizadas, disposiciones o ventas, adquisiciones, amortización,
pérdidas por deterioro del valor y otros cambios;
 El valor por el que se hayan reconocido inicialmente los activos intangibles adquiridos mediante una
transacción sin contraprestación;
 El valor en libros de los activos intangibles cuya titularidad o derecho de dominio tenga alguna
restricción o de aquellos que estén garantizando el cumplimiento de pasivos;
 La descripción, valor en libros y periodo de amortización restante de cualquier activo intangible
individual que sea significativo para los estados financieros de la entidad;
 El valor de los desembolsos para investigación y desarrollo que se hayan reconocido como gasto
durante el periodo; y
 La información sobre su condición de activo en concesión, cuando a ello haya lugar.

2.3.10.11. Controles

Los controles de los saldos de los activos intangibles deben estar encaminados a:
 Determinar que se ha reconocido y medidos correctamente los activos intangibles
 Determinar que la vida útil estimada es apropiada y el método de amortización es concordante con
los beneficios económicos esperados y si este es calculado correctamente.
 Determinar la fiabilidad de los soportes sea contratos o facturas de los intangibles poseídos.
 Determinar que existan los derechos legales para uso del software y licencias
 Asegurar que los desembolsos para en la generación de un intangibles sean reconocidos
correctamente y de acuerdo a la política.
 Determinar que los cambios realizados a la vida útil y amortizaciones se hayan realizado
correctamente y bajo las bases apropiadas.

2.3.10.12. Referencia normativa

 Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos para
entidades de gobierno capítulo de activos, titulo 15 – intangibles.
 NIC 38 – activos intangibles
 Módulo 18 NIIF – activos intangibles diferentes a plusvalía
2.3.11. Cuentas por pagar

2.3.11.1. Reconocimiento

Se reconocerán como cuentas por pagar las obligaciones adquiridas por la entidad con terceros, originadas
en el desarrollo de sus actividades y de las cuales se espere, a futuro, la salida de un flujo financiero fijo o
determinable a través de efectivo, equivalentes al efectivo u otro instrumento.

Se consideran como cuentas por pagar, entre otras:

 La adquisición de bienes y servicios que generen obligación de pago
 Los recursos que sean recaudados o pendientes de recaudo que son de propiedad de otras entidades
públicas, privadas o personas naturales siempre que la entidad tenga el derecho de cobro o de retención de
dichos recursos.
 Los descuentos de nómina de los trabajadores y retenciones por impuestos y contribuciones, que son
propiedad de otras entidades u organizaciones y que son reintegrados a estas en los plazos y condiciones
convenidos.

En SUAMOX las cuentas que componen estas obligaciones con terceros son:

24 Cuentas por pagar

2401 Adquisición de bienes y servicios nacionales
24010101 0001 Adquisición de bienes
24010102 0062 Prestación de servicios
2407 Recursos a favor de terceros
240722 Estampillas
24072201 0042 Pro-adulto mayor municipal
24072202 0043 Pro-cultura municipal
24072203 0044 Fondo de seguridad ciudadana 5%
2424 Descuentos de nómina
24240101 0127 Aporte al fondo colpensiones
24240201 0128 Aporte a la nueva EPS
2436 Retención en la fuente e impuesto de timbre
24360501 0017 Servicios generales declarantes
24360801 0021 Compras en general - declarantes
24360802 0524 Compras de combustibles derivados del petróleo
24360803 0132 Compras en general - no declarantes
24362501 0023 IVA retenido
24362601 0387 Contratos de construcción
2436270101 0139 Retención de industria y comercio 6*1000
24369001 0022 Otras retenciones
2440 Impuestos, contribuciones y tasas
24402001 0164 GMF - banco de Bogotá
 24402002 0172 GMF - banco BBVA
24402003 0192 GMF - banco de Bogotá
24402004 0193 GMF - banco de occidente
2490 Otras cuentas por pagar
24902701 0056 Viáticos y gastos de viaje
24902801 0058 Seguros
24903401 0135 Aportes a escuelas industriales e institutos técnicos
24903402 0136 Aportes a la E.S.A.P.
24905001 0154 Aportes al ICBF
24905002 0161 Aportes al SENA
24905101 0047 Servicios de energía
24905102 0046 Servicios de acueducto, alcantarillado y aseo
24905103 0055 Servicio de telefonía

2.3.11.2. Clasificación

Se clasificará las cuentas por pagar en la categoría del costo

2.3.11.3. Medición inicial

Las cuentas por pagar comerciales y las otras cuentas por pagar, se reconocen inicialmente al valor de la
transacción.

2.3.11.4. Medición posterior

Con posterioridad al reconocimiento, las cuentas por pagar se mantendrán por el valor de la
Transacción.

2.3.11.5. Baja en cuentas

Se deja de reconocer una cuenta por pagar cuando se extingan las obligaciones que la originaron, esto es,
cuando la obligación se pague, expire, el acreedor renuncie a ella o se transfiera a un tercero.

La diferencia entre el valor en libros de la cuenta por pagar que se da de baja y la contraprestación
pagada, incluyendo cualquier activo transferido diferente del efectivo o pasivo asumido, se reconocerá
como ingreso o gasto en el resultado del periodo.

Cuando el acreedor renuncie al derecho de cobro o un tercero asuma la obligación de pago, se aplicará la
norma de ingresos de transacciones sin contraprestación del marco normativo para las entidades de
gobierno.

2.3.11.6. Presentación y revelación

Revelará información relativa al valor en libros y a las condiciones de la Cuenta por pagar, tales como:
 Plazo,
 Tasa de interés,
 Vencimiento
 Y restricciones que estas le impongan a la entidad.

Así mismo, revelará el valor de las cuentas por pagar que se hayan dado de baja por causas
Distintas a su pago.

Si la entidad infringe los plazos o incumple con el pago del principal, intereses o cláusulas de
Reembolso, revelará:
 Los detalles de esa infracción o incumplimiento,
 El valor en libros de las cuentas por pagar relacionadas al finalizar el periodo contable y
 La corrección de la infracción o renegociación de las condiciones de las cuentas por pagar antes de la
fecha de autorización para la publicación de los estados financieros.

2.3.11.7. Referencia normativa

Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos para
entidades de gobierno capítulo de pasivos título 3 – cuentas por pagar.

2.3.12. Beneficios a empleados

2.3.12.1. Política contable general

 Beneficios a los empleados: son todas las formas de contraprestación concedida por una entidad a
cambio de los servicios prestados por los empleados o por indemnizaciones por cese.

Los beneficios a los empleados se clasificarán en:

 Beneficios a los empleados a corto plazo, son beneficios a los empleados (diferentes de las
indemnizaciones por cese) que se espera liquidar totalmente antes de los doce meses siguientes al final
del periodo anual sobre el que se informa en el que los empleados hayan prestado los servicios
relacionados.

 Beneficios post-empleo son beneficios a los empleados (diferentes de las indemnizaciones por cese
y beneficios a los empleados a corto plazo) que se pagan después de completar su periodo de empleo.

 Otros beneficios a los empleados a largo plazo, son todos los beneficios a los empleados diferentes
de los beneficios a los empleados a corto plazo, beneficios posteriores al periodo de empleo e
indemnizaciones por cese.

 Beneficios por terminación son los beneficios a los empleados proporcionados por la terminación
del periodo de empleo de un empleado como consecuencia de:
o Una decisión de la entidad de terminar el contrato del empleado antes de la fecha normal de retiro; o
o La decisión del empleado de aceptar una oferta de beneficios a cambio de la terminación de un
contrato de empleo.
2.3.12.2. Reconocimiento

Los beneficios a los empleados comprenden todas las retribuciones que la entidad proporciona a sus
trabajadores a cambio de sus servicios, incluyendo, cuando haya lugar, beneficios por terminación del
vínculo laboral o contractual. Estos beneficios abarcan tanto los suministrados directamente a los
empleados, como los que se proporcionan a sus sobrevivientes, beneficiarios y/o sustitutos, según lo
establecido en la normatividad vigente, en los acuerdos contractuales o en las obligaciones implícitas que
dan origen al beneficio.

Las retribuciones suministradas a los empleados podrán originarse por lo siguiente:

 Acuerdos formales, legalmente exigibles, celebrados entre la entidad y sus empleados;
 Requerimientos legales en virtud de los cuales la entidad se obliga a efectuar aportes o asumir
obligaciones; o
 Obligaciones implícitas asumidas por la entidad, de manera excepcional, producto de acuerdos
formales que, aunque no son exigibles legalmente, Crean una expectativa válida de que la entidad está
dispuesta a asumir ciertas responsabilidades frente a terceros

Los beneficios a los empleados se clasificarán en

 Beneficios a los empleados a corto plazo,
 Beneficios a los empleados a largo plazo,
 Beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual y
 Beneficios posempleo.

A. Beneficios a los empleados a corto plazo:

Se reconocerán como beneficios a los empleados a corto plazo, aquellos otorgados a los empleados que
hayan prestado sus servicios a la entidad durante el periodo contable, cuya obligación de pago vence
dentro de los doce (12) meses siguientes al cierre del mismo. Hacen parte de dichos beneficios, los
sueldos, salarios y aportes a la seguridad social, incentivos pagados y beneficios no monetarios, entre
otros.

Los beneficios a los empleados a corto plazo se reconocerán como un gasto y un pasivo cuando la entidad
consuma el beneficio económico procedente del servicio prestado por el empleado a cambio de los
beneficios otorgados.

En caso de que la entidad efectúe pagos por beneficios a corto plazo que estén condicionados al
cumplimiento de determinados requisitos por parte del empleado y este no los haya cumplido parcial o
totalmente, la entidad reconocerá un activo por dichos beneficios.

Dentro de esta categoría se clasifican los siguientes:

 Salarios, remuneración, recargos.

 Horas extras y festivos.
 Prima de vacaciones.
 Prima de navidad.
 Vacaciones.
 Bonificación especial de recreación.
 Bonificaciones.
 Auxilio de transporte.
 Cesantías.
 Dotación y suministro a trabajadores.
 Bonificación por servicios prestados.
 Prima de servicios.
 Otras primas.
 Aportes al sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales SUAMOX

cuenta en su plan de cuentas con los siguientes beneficios a corto plazo:

25 Beneficios a los empleados

2511 Beneficios a los empleados a corto plazo
25110101 0059 Nómina por pagar
25110201 0194 Cesantías
25110301 0068 Intereses sobre cesantías
25110401 0196 Vacaciones pagas
25110501 0195 Prima de vacaciones
25110601 0075 Prima de servicios
25110701 0126 Prima de navidad
25110901 0082 Bonificaciones
25111101 0070 Aportes a la ARL positiva
25111301 0072 Remuneración por servicios técnicos
25111501 0203 Capacitación y bienestar social
25111801 0071 Contratos de personal temporal
25112201 0063 Aportes a colpensiones - empleador
25112301 0065 Aportes a la nueva EPS - empleador
25112401 0061 Aportes A CAJASAN

B. Beneficios a los empleados a largo plazo:

Se reconoce como beneficios a los empleados a largo plazo, los diferentes de los de corto plazo, de los
correspondientes a la terminación del vínculo laboral o contractual, que se hayan otorgado a los
empleados con vínculo laboral vigente y cuya obligación de pago no venza dentro de los 12 meses
siguientes al cierre del periodo en el cual los empleados hayan prestado sus servicios

Los beneficios a los empleados a largo plazo, se les reconoce como un gasto o costo y como un pasivo
cuando se consuma el beneficio económico o el potencial de servicio procedente del servicio prestado por
el empleado a cambio de los beneficios otorgados.

En caso de que se efectúe pagos por beneficios a largo plazo que estén condicionados al cumplimiento de
determinados requisitos por parte del empleado y este no los haya cumplido parcial o totalmente, la
entidad reconocerá un activo por los beneficios pagados por anticipado
Si al final del periodo contable existen activos con los cuales se liquidarán directamente las obligaciones,
estos se reconocerán de manera independiente.

Dentro de estos se encuentran, por ejemplo:

 Ausencias remuneradas a largo plazo, tales como vacaciones especiales tras largos periodos de vida
inactiva o años sabáticos
 Primas de antigüedad u otros beneficios por largo tiempo de servicio
 Participación de ganancias e incentivos a partir de los doce meses de cierre del periodo en que los
empleados han prestados sus servicios
 Beneficios por invalidez permanente.

C. Beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual:

Los beneficios por terminación del vínculo laborar se reconocerán como un pasivo y un gasto.
Se debe reconocer el gasto y el pasivo solo si:
 Hay compromiso de rescindir el vínculo con el empleado antes de la fecha de retiro.
 Hay compromisos por ley, por contrato o por cualquier otro acuerdo o por una obligación implícita.
 Hay compromiso por pagar beneficio por terminación como incentivo por retiro voluntario por los
empleados por un plan formar para ellos.

D. Beneficios post-empleo:

Reconocerá como beneficios pos empleo, los beneficios distintos de aquellos por terminación del vínculo
laboral o contractual que se paguen después de completar el periodo de empleo en la entidad.

Entre los beneficios posempleo se incluirán:

 Las pensiones a cargo de la entidad relacionadas con sus empleados, así como aquellas que, por
disposiciones legales, hayan sido asumidas por la entidad, incluidas las de los extrabajadores de sus
entidades liquidadas, adscritas o vinculadas; y
 Otros beneficios posteriores al empleo como los seguros de vida y los beneficios de asistencia
médica o de cobertura educativa.
Si en calidad de responsable del pasivo pensional, debe reconocer y asumir el pago de los beneficios pos
empleo, reconocerá un gasto o costo y un pasivo cuando la entidad consuma el beneficio económico o el
potencial de servicio procedente del servicio prestado por el empleado a cambio de los beneficios
otorgados afectando el resultado del periodo.

Si al final del periodo contable existen activos con los cuales se liquidarán directamente las obligaciones,
estos se reconocerán de manera independiente.

2.3.12.3. Medición inicial

A. Beneficios a los empleados a corto plazo:

El pasivo por beneficios a los empleados a corto plazo se medirá por el valor de la obligación derivada de
los beneficios definidos al final del periodo contable, después de deducir cualquier pago anticipado si lo
hubiera.
El activo reconocido cuando la entidad efectúe pagos por beneficios a corto plazo que estén
condicionados al cumplimiento de determinados requisitos por parte del empleado y este no los haya
cumplido parcial o totalmente, se medirá por el valor equivalente a la proporción de las condiciones no
cumplidas con respecto al beneficio total recibido por el empleado.

 Los salarios se medirán por el valor establecido entre las partes que no debe ser inferior al sueldo
básico fijado por la ley
 La prima de servicios se reconocerá como un salario mínimo mensual por cada año o proporcional al
tiempo laborado, este beneficio se liquida en dos cuotas durante el año, una en junio y otra en diciembre.
 El auxilio de cesantías equivale a un salario por año laborado, este beneficio debe consignare al
fondo de cesantías en el periodo siguiente a su reconocimiento.
 Los intereses a las cesantías son igual al 1% de las cesantías mensuales, los intereses se les cancelan
a los empleados al año siguiente de su causación
 Las vacaciones corresponden a quince días de salario por cada año laborado.

B. Beneficios a los empleados a largo plazo:

Es necesario medir a valor presente los beneficios a largo plazo para esto se debe:

Los beneficios a los empleados a largo plazo se medirán, como mínimo, al final del periodo contable por
el valor presente de la obligación derivada de los beneficios definidos, utilizando como factor de
descuento la tasa de mercado de los TES emitidos por el gobierno nacional con plazos similares a los
estimados para el pago de las obligaciones. El costo del servicio presente, el costo por servicios pasados,
el interés sobre el pasivo, así como las ganancias y pérdidas actuariales y el rendimiento de los activos del
plan de beneficios, se reconocerán como ingreso o gasto en el resultado del periodo.

Para el efecto y dependiendo del tipo de beneficio, se considerarán variables como los sueldos, la rotación
de los empleados y las tendencias en los costos de los beneficios otorgados. A fin de medir el valor
presente de las obligaciones por beneficios de largo plazo, así como el costo relativo al periodo corriente,
se aplicará un método de medición actuarial, se distribuirán los beneficios entre los periodos de servicio y
se realizarán suposiciones actuariales. El costo del servicio presente, el costo por servicios pasados, el
interés sobre el pasivo, así como las ganancias y pérdidas actuariales y el rendimiento de los activos del
plan de beneficios, se reconocerán como ingreso o gasto en el resultado del periodo.

Realizar suposiciones actuariales: las suposiciones actuariales serian insesgadas y compatibles entre sí.

En el caso del reconocimiento por permanencia, se efectúa el cálculo de la estimación del beneficio
durante los periodos en los cuales la entidad consuma el beneficio económico o el potencial de servicio
procedente del servicio prestado por los empleados, de conformidad con la "guía para la medición del
reconocimiento por permanencia en entidades de gobierno.

El costo por el servicio presente es el incremento en el valor presente de la obligación por beneficios a los
empleados que procede de servicios prestados por los empleados durante el periodo contable. El costo por
servicios pasados es el cambio en el valor presente de la obligación que se deriva de servicios prestados
por los empleados en periodos anteriores, el cual se origina en una modificación de los beneficios
otorgados a los empleados. El interés sobre el pasivo es el cambio que este experimenta por el paso del
tiempo. Las ganancias y pérdidas actuariales son cambios en el valor presente de la obligación que
procede de los ajustes por nueva información y los efectos de los cambios en las suposiciones actuariales.
El activo reconocido cuando la entidad efectúe pagos por beneficios a largo plazo que estén
condicionados al cumplimiento de determinados requisitos por parte del empleado y este no los haya
cumplido parcial o totalmente, se medirá por el valor equivalente a la proporción de las condiciones no
cumplidas con respecto al beneficio total recibido por el empleado.

La entidad determinará el valor de mercado de cualquier activo destinado a financiar el pasivo, con la
regularidad suficiente para asegurar que los valores reconocidos en los estados financieros no difieran
significativamente de los que podrían determinarse al final del periodo contable.

C. Beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual:

Los beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual se miden por la mejor estimación del
desembolso que se requeriría para cancelar la obligación al finalizar el periodo contable.
En caso de existir una oferta de la entidad para incentivar la rescisión voluntaria del contrato, la medición
de los beneficios por terminación se basará en el número de empleados que se espera acepten tal
ofrecimiento.

Cuando los beneficios por terminación se deban pagar a partir de los 12 meses siguientes a la finalización
del periodo contable, se medirán por el valor presente de la obligación derivada de los beneficios
definidos, utilizando como factor de descuento la tasa de mercado de los TES emitidos por el gobierno
nacional con plazos similares a los estimados para el pago de las obligaciones.

D. Beneficios post-empleo:

Los beneficios pos empleo se medirán por el valor presente de la obligación derivada de los beneficios
definidos, utilizando como factor de descuento la tasa de mercado de los TES emitidos por el gobierno
nacional con plazos similares a los estimados para el pago de las obligaciones. Para el efecto, y de
acuerdo con el tipo de beneficio, se tendrán en cuenta
Variables tales como:
 Sueldos y salarios
 Expectativa de vida del beneficiario
 Costo promedio de los planes pos empleo e
 Información histórica de utilización de los beneficios.
Se realizará evaluaciones actuariales con una frecuencia no mayor a tres años. En caso de que no se haya
hecho una evaluación actuarial en la fecha de los estados financieros, se utilizará la evaluación más
reciente y se indicará la fecha en que fue realizada.

Cuando por disposiciones legales, una entidad tenga la competencia para realizar el cálculo actuarial de
otras entidades, la entidad responsable del pasivo pensional medirá la obligación con base en la
información reportada por la entidad que realiza el cálculo actuarial.

Se determinará el valor de mercado de cualquier activo destinado a financiar el pasivo, con la regularidad
suficiente para asegurar que los valores reconocidos en los estados financieros no difieran
significativamente de los que podrían determinarse al final del periodo contable.

El reconocimiento del costo del servicio presente, el costo por servicios pasados, el interés sobre el pasivo
y el interés sobre los activos del plan de beneficios afectarán el gasto o el ingreso en el resultado del
periodo
según corresponda. Por su parte, las ganancias y pérdidas actuariales y el rendimiento de los activos del
plan de beneficios afectarán el patrimonio.

2.3.12.4. Presentación y revelación

A. Beneficios a los empleados a corto plazo:

 La naturaleza de los beneficios a corto plazo y

 La naturaleza, cuantía y metodología que sustenta la estimación de los beneficios otorgados a los
empleados por incentivos.

B. Beneficios a los empleados a largo plazo:

 La naturaleza de los beneficios a largo plazo y

 La cuantía de la obligación y el nivel de financiación al finalizar el periodo contable.

C. Beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual:

 Las características del plan formal emitido por la entidad para efectos de la rescisión del vínculo
laboral o contractual y
 La metodología aplicada para la estimación de los costos a incurrir por efecto de la aplicación del
plan de rescisión del vínculo laboral o contractual.

D. Beneficios post-empleo:

 Una descripción general del tipo de beneficio, incluyendo la política de financiación

 El valor del pasivo y la naturaleza y valor de los activos destinados a financiarlo
 La cuantía de las ganancias o pérdidas actuariales reconocida durante el periodo en el patrimonio
 La metodología aplicada para la medición de la obligación de este tipo de beneficios con relación a
los empleados actuales, si a ello hubiera lugar
 Una conciliación de los saldos de apertura y cierre de la obligación por beneficios definidos que
muestre, por separado, los beneficios pagados y todos los demás cambios
 Los supuestos actuariales principales utilizados, incluyendo cuando sea aplicable, las tasas de
descuento, las tasas de rendimiento esperadas de los activos que respaldan los beneficios de largo plazo
para los periodos presentados en los estados financieros y las tasas esperadas de incrementos salariales y
 Cualquier otra suposición actuarial significativa utilizada.

2.3.12.5. Referencia normativa

 Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos para
entidades de gobierno capítulo de pasivos título 5 – beneficios a empleados.
 NIC 19 beneficios a empleados
 Módulo 28 NIIF para pymes – beneficios a empleados.

2.3.13. Provisiones, pasivos y activos contingentes

2.3.13.1. Política contable general o definiciones:

 Activos contingentes: activo de naturaleza posible surgido a raíz de sucesos pasados, cuya
existencia se confirmará solo por la ocurrencia o, en su caso, por la no ocurrencia de uno o más eventos
inciertos en el futuro que no están enteramente bajo el control de la entidad.

 Activos de naturaleza remota: activo por concepto de litigios y demandas y mecanismos

alternativos de solución de conflictos, cuya existencia o probabilidad de generar un derecho para la
entidad es prácticamente nula.

 Conciliación: es un mecanismo de resolución de conflictos a través del cual, dos o más personas
gestionan por sí mismas la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado,
denominado conciliador.

 Desmantelamiento de activos: proceso por el cual al finalizar la vida útil de un activo sea necesario
su "desarme" para su traslado o abandono.

 Obligaciones contingentes: de acuerdo con el parágrafo del artículo 1 de la ley 448 de 1998, se
entiende por obligaciones contingentes las obligaciones pecuniarias sometidas a condición. Es decir,
aquellas obligaciones en virtud de las cuales una entidad debe pagar una suma de dinero a un tercero por
la ocurrencia de un evento futuro e incierto

 Obligación legal: aquella que se deriva de un contrato, de la legislación o de otra causa de tipo legal.

 Obligación implícita: aquella que asume la entidad, de manera excepcional, producto de acuerdos
formales que, aunque no son exigibles legalmente, Crean una expectativa válida de que la entidad está
dispuesta a asumir ciertas responsabilidades frente a terceros.

 Obligación posible: cuando la probabilidad de ocurrencia es menor que la probabilidad de no

ocurrencia.

 Obligación probable: cuando la probabilidad de ocurrencia es más alta que la probabilidad de que
no ocurra.

 Obligación remota: cuando la probabilidad de ocurrencia del evento es prácticamente nula.

 Pasivo contingente: corresponde a una obligación posible surgida a raíz de sucesos pasados, cuya
existencia quedará confirmada solo si llegan a ocurrir o si no llegan a ocurrir uno o más sucesos futuros
inciertos que no estén enteramente bajo el control de la entidad.

 Provisión: pasivo a cargo de la entidad que está sujeto a condiciones de incertidumbre en relación
con su cuantía y/o vencimiento.

2.3.13.2. Reconocimiento - provisiones, pasivos y activos contingentes

El reconocimiento estará determinado por:

Las obligaciones pueden ser probables, posibles o remotas

%certeza de
Concepto Definición Reconocimiento Revelación
ocurrencia
 Se revela
Se reconoce como
Cierto 95% + Se debe pagar. información del
pasivo
pasivo.
La eventualidad de que
ocurra el suceso futuro
Se reconocer como
es alta. Cuando la Se debe revelar la
provisión por el
Probable 50 a 95% probabilidad de información sobre
valor total de la
ocurrencia es más alta la provisión.
obligación.
que la probabilidad de
que no ocurra,
Cuando la probabilidad Se debe revelar
de ocurrencia es menor No se reconoce información sobre
Posible 10 a 50%
que la probabilidad de como provisión el pasivo
no ocurrencia contingente
Cuando la probabilidad No se exige revelar
No se reconoce
Remoto 0 a 10% de ocurrencia del evento ningún tipo de
como provisión
es prácticamente nula. información.

A. Provisiones

Se reconocerán como provisiones, los pasivos a cargo de la entidad que estén sujetos a condiciones de
incertidumbre en relación con su cuantía y/o vencimiento.

Se reconocerá una provisión solo cuando se cumplan todas y cada una de las siguientes condiciones:
 Tiene una obligación presente, ya sea legal o implícita, como resultado de un suceso pasado;
 Probablemente, debe desprenderse de recursos que incorporen beneficios económicos o potencial de
servicio para cancelar la obligación; y
 Puede hacerse una estimación fiable del valor de la obligación

Son ejemplos de hechos que pueden ser objeto de reconocimiento como provisiones, los litigios y
demandas en contra de la entidad, las garantías otorgadas por la entidad, la devolución de bienes
aprehendidos o incautados, los contratos onerosos, las reestructuraciones y los desmantelamientos.

Las provisiones se reconocerán como un pasivo y un gasto en el resultado del periodo.

Las provisiones se reconocerán como un pasivo y un gasto, éstas se reclasificarán al pasivo que
corresponda cuando ya no exista incertidumbre en relación con su cuantía y/o vencimiento.

Las provisiones se utilizarán solo para afrontar los desembolsos para los cuales fueron reconocidas
Inicialmente.

En caso de que se espere que una parte o la totalidad del desembolso necesario para liquidar la provisión
le será reembolsado por un tercero, el derecho a cobrar tal reembolso se reconocerá como una cuenta por
cobrar y como ingreso en el resultado del periodo cuando sea prácticamente segura su recepción. El valor
reconocido para el activo no excederá el valor de la provisión. En el estado de resultados, el gasto
relacionado con la provisión podrá ser objeto de presentación como una partida neta del valor reconocido
como reembolso a recibir.
 Obligaciones implícitas:
Respecto a las provisiones originadas en obligaciones implícitas, el instituto deberá considerar los
acuerdos formales que, aunque no son exigibles legalmente, han Creado una expectativa valida frente a
terceros: verificando que dicho acuerdo haya sido comunicado a los afectados de manera específica y
explicita, bien sea mediante acto administrativo o documento equivalente que reconozca la obligación, en
el que se consigne el tiempo de cumplimiento y el tipo de obligación, entre otros.

 Litigios y demandas:
Los litigios y demandas en contra de la entidad reportados y valorados se reconocerán como provisión,
cuando las obligaciones derivadas de los mismos sean clasificadas como probables, esto es, que tengan
una probabilidad final de pérdida superior al 50%, o cuyo fallo más reciente sea desfavorable, con
independencia de su probabilidad final.

 Contratos onerosos:
Si la entidad tiene un contrato oneroso (pérdida futura), las obligaciones que se deriven del mismo
Serán reconocidas y medidas como provisiones, reconociendo previamente cualquier pérdida por
deterioro del valor de los activos dedicados a cumplir las obligaciones derivadas del contrato, según los
lineamientos establecidos en la política contable de deterioro de bienes muebles e inmuebles.

 Reestructuraciones:
Se entiende que una reestructuración es un programa planeado y controlado por la administración de la
entidad, el cual conlleva a una variación significativa, ya sea en el alcance o en la forma como la entidad
lleva a cabo su actividad. Este tipo de programas puede abarcar uno o varios de los siguientes sucesos:
 Terminación o disposición de una actividad o servicio;
 Cierre de una sucursal, terminación de las actividades de la entidad en una localidad o región
específica, o la reubicación de las actividades de una región a otra;
 Cambios en la estructura administrativa; y
 Reorganizaciones importantes que tienen un efecto significativo en la naturaleza y enfoque de las
operaciones de la entidad.

La entidad reconocerá una provisión por costos de reestructuración cuando se cumplan las condiciones
generales de reconocimiento de provisiones establecidas en esta norma, a partir de los siguientes
elementos:
 La entidad tiene un plan formal y detallado para proceder a la reestructuración, en el que se
identifican, por lo menos, los siguientes aspectos: la actividad o unidad de operación, o la parte de la
misma involucrada; las principales ubicaciones afectadas; la ubicación, función y número aproximado de
empleados que se indemnizarán por prescindir de sus servicios; los desembolsos que se llevarán a cabo; y
el momento en que se espera implementar el plan; y
 Se ha producido, entre los afectados, una expectativa válida de que la reestructuración se llevará a
cabo, ya sea por haber comenzado a implementar el plan o por haber anunciado sus principales
características a los que van verse afectados por este.

Las provisiones por reestructuración surgen por los cambios en la estructura de la administración o las
reorganizaciones, que tienen un efecto significativo sobre la naturaleza y enfoque de las actividades de la
entidad. Esta situación está condicionada a la tenencia de un plan formal y detallado para proceder a la
reestructuración y a la generación de una expectativa válida entre los afectados, de que este proceso se
llevará a cabo.
El plan formal desarrollado por la administración de la entidad o por el área encargada de organizar la
reestructuración, servirá de soporte para el reconocimiento de la provisión por reestructuración y en él se
deberán identificar como mínimo las actividades de la entidad implicadas en la reestructuración, las
fechas de implementación, la ubicación, función y número de empleados que serán objeto de
indemnización, y los respectivos desembolsos a que haya lugar.

La expectativa valida por su parte, se dará porque se haya empezado a ejecutar el plan de
reestructuración, situación que se podrá evidenciar por el desmantelamiento de oficinas o venta de
Activos, entre otros; o porque se han dado a conocer sus principales características y su ejecución este
planeada para realizarse a la mayor brevedad y adicionalmente no existe la posibilidad de realizar
cambios en lo proyectado inicialmente.

 Desmantelamientos:
Se reconocerá provisiones por costos de desmantelamiento, cuando la entidad incurra en costos para
desmantelar, retirar y/o rehabilitar el lugar en el que se asienta un activo durante un periodo de tiempo.

Las provisiones por desmantelamientos se reconocerán como un pasivo y como un mayor valor del activo
al cual se asocie el desmantelamiento (propiedad, planta y equipo, propiedad de inversión, bien de uso
público).

 Resultados negativos de resultados negativos netos futuros derivados de las operaciones:

No se reconocerán provisiones por resultados negativos netos futuros derivados de las operaciones de la
entidad. Si existiera una posibilidad válida de pérdidas futuras asociadas con la operación, la entidad
evaluará la existencia de evidencia objetiva del deterioro del valor de los activos, con base en los Criterios
definidos en la política de deterioro del valor de los activos generadores de efectivo y en la política de
deterioro del valor de los activos no generadores de efectivo.

B. Pasivos contingentes
Los pasivos contingentes no serán objeto de reconocimiento en los estados financieros. Un pasivo
contingente corresponde a una obligación posible surgida a raíz de sucesos pasados, cuya existencia
quedará confirmada solo si llegan a ocurrir o si no llegan a ocurrir uno o más sucesos futuros inciertos
que no estén enteramente bajo el control de la entidad. Un pasivo contingente también corresponde a toda
obligación presente, surgida a raíz de sucesos pasados, pero no reconocida en los estados financieros, bien
sea porque no es probable que, para satisfacerla, se requiera que la entidad tenga que desprenderse de
recursos que incorporen beneficios económicos o potencial de servicio; o bien sea porque no puede
estimarse el valor de la obligación con la suficiente fiabilidad.

De acuerdo con la política definida, las obligaciones cuya probabilidad de pago esté entre el 11 – 50%
serán reveladas como pasivos contingentes.

Adicionalmente, se revelan como pasivos contingentes aquellas obligaciones presentes cuyo valor no
pueda estimarse con suficiente probabilidad. Cuando la probabilidad de pago de la obligación sea inferior
al 10%, esta será clasificada como remota y no será objeto de reconocimiento ni revelación.

Los pasivos contingentes se evaluarán cuando la entidad obtenga nueva información de hechos
económicos asociados o, como mínimo, al final del periodo contable, con el fin de asegurar que su
evolución se refleje apropiadamente en los estados financieros
 Litigios y demandas:
Los litigios y demandas en contra de la entidad, clasificados en el reporte como una obligación posible, es
decir que tengan una probabilidad final de pérdida mayor al 10% y hasta el 50%, serán clasificados como
pasivos contingentes, se revelarán en cuentas de orden acreedoras, y se medirán por su cuantía de
valoración.

 Obligaciones por mecanismo de solución de conflictos:

Las obligaciones posibles surgidas por mecanismos alternativos de solución de conflictos en contra, se
clasificarán como pasivos contingentes cuando en el reporte, tengan asignada una cuantía a su pretensión
inicial (siendo este el valor de medición), y su revelación se hará en cuentas de orden acreedoras. La
actualización del contingente judicial dará lugar al ajuste respectivo del reconocimiento del pasivo
contingente en las cuentas de orden acreedoras, por el valor actualizado de la obligación

C. Activos contingentes
Los activos contingentes no serán objeto de reconocimiento en los estados financieros. Un activo
contingente es un activo de naturaleza posible surgido a raíz de sucesos pasados, cuya existencia se
confirmará solo por la ocurrencia o, en su caso, por la no ocurrencia de uno o más eventos inciertos en el
futuro que no están enteramente bajo el control de la entidad. Y darán lugar a revelación en cuentas de
orden deudoras.

Los activos contingentes se evaluarán cuando la entidad obtenga nueva información de hechos
económicos asociados o, como mínimo, al final del periodo contable, con el fin de asegurar que su
evolución se refleje apropiadamente en los estados financieros.

 Litigios y demandas – mecanismo de solución de conflictos:

De este modo, los litigios y demandas y mecanismos alternativos de solución de conflictos iniciados por
las entidades de gobierno, que den origen a un activo de naturaleza posible, serán revelados en cuentas de
orden deudoras, como activos contingentes, por el valor de la cuantía de la pretensión inicial.

2.3.13.3. Medición inicial - provisiones

Las provisiones se medirán por el valor que refleje la mejor estimación del desembolso que se requeriría
para cancelar la obligación presente o para transferirla a un tercero en la fecha de presentación. Dicha
estimación tendrá en cuenta los desenlaces asociados de mayor probabilidad, la experiencia que se tenga
en operaciones similares, los riesgos e incertidumbres y los informes de expertos, entre otros.
El riesgo implica considerar la variabilidad en los desenlaces posibles. Un ajuste por la existencia de
riesgo puede aumentar el valor por el que se mide una obligación. Será preciso tener precaución al
realizar juicios en condiciones de incertidumbre, de manera que no se sobreestimen los activos o los
ingresos y que no se subestimen los pasivos o los gastos. No obstante, la incertidumbre no será una
justificación para la Creación de provisiones excesivas, o para la sobrevaloración deliberada de los
pasivos.

Cuando el efecto del valor del dinero en el tiempo resulte significativo, el valor de la provisión será el
valor presente de los valores que se espera sean requeridos para liquidar la obligación. La tasa de
descuento utilizada para este cálculo será la tasa antes de impuestos que refleje las evaluaciones actuales
del mercado correspondientes al valor del dinero en el tiempo.

 Litigios y demandas:
Las provisiones por litigios y demandas en contra se medirán por la valoración inicial registrada en el
reporte.

 Obligaciones contingentes:
Las obligaciones contingentes generadas por el otorgamiento de garantías pactadas en contractos
administrativos se medirán por el valor de la obligación pecuniaria estipulada contractualmente.

 Contratos onerosos:
Las provisiones originadas en contratos de carácter oneroso se medirán por el valor presente de la pérdida
esperada asociada al contrato, previa deducción de las recuperaciones del mismo.

 Reestructuración:
En el caso de la provisión por reestructuración, la entidad incluirá solo los desembolsos que surjan
directamente de esta, los cuales corresponden a aquellos que, de forma simultánea, se deriven de dicho
proceso y no estén asociados con las actividades que continúen en la entidad

En el caso de la provisión por reestructuración, la entidad debe realizar el análisis financiero de las
circunstancias que la originan y medir su impacto económico incluyendo solo los desembolsos originados
en la misma, que no estén asociados con las actividades normales que se continúan desarrollando en la
entidad. Es decir, que los costos asociados a la gestión de la entidad en un futuro, como la formación o
reubicación del personal que continúe en la entidad, la adquisición de nuevos sistemas informáticos o de
redes, o la publicidad, no forman parte de la provisión por este concepto.

 Desmantelamientos:
La provisión por costos de desmantelamiento se medirá por el valor presente de los costos estimados en
los que incurrirá la entidad para llevar a cabo este proceso, de acuerdo con las normas de propiedades,
planta y equipo, según corresponda.
2.3.13.4. Medición posterior – provisiones

Se revisará las provisiones como mínimo al final del periodo contable esto es, a 31 de diciembre o cuando
se tenga evidencia de que el valor ha cambiado sustancialmente, y se ajustarán afectando el resultado del
periodo para reflejar la mejor estimación disponible.

Cuando el valor de la provisión se calcule como el valor presente de la obligación, el valor de esta se
aumentará en cada periodo para reflejar el valor del dinero en el tiempo. Tal aumento se reconocerá como
gasto en el resultado del periodo.

 Litigios y demandas:
Para la actualización periódica de las provisiones por litigios y demandas en contra, se tendrán en
Cuenta las variaciones en la información registrada en el reporte del aplicativo diseñado para la
administración y control la de los procesos judiciales de la entidad., en relación con la modificación de la
cuantía de valoración, los cambios en la probabilidad final de pérdida o en el estado procesal de la
demanda.

Por otra parte, la actualización de la provisión por efecto de reflejar el valor del dinero en el tiempo, se
medirá al final de cada vigencia, y se reconocerá como un gasto financiero (actualización financiera de
provisiones).

 Desmantelamiento:
Para el caso, de las provisiones constituidas por desmantelamiento, el ajuste se realizará como mínimo en
la fecha de cierre del ejercicio,
 Registrándose como un gasto por actualización financiera, si el ajuste obedece al reconocimiento del
valor del dinero en el tiempo,
 Como costo del activo, si el ajuste corresponde a la revisión de los costos estimados en los que
incurrirá la entidad para llevar a cabo el desmantelamiento, situación que puede dar origen tanto a un
ingreso como a un gasto.

Cuando ya no sea probable la salida de recursos que incorporen beneficios económicos o potencial de
servicio, para cancelar la obligación correspondiente, bien sea porque se convierte en una obligación real,
o porque desaparecen las causas que dieron origen al reconocimiento de la provisión, se procederá a
cancelar la provisión y a constituir el pasivo, o a cancelar la provisión, respectivamente

2.3.13.5. Presentación y revelación – provisión, pasivo y activo contingente

A. Provisiones
Para cada tipo de provisión, se revelará la siguiente información:
 La naturaleza del hecho que la origina;
 Una conciliación que muestre el valor en libros al inicio y al final del período:
 Las adiciones realizadas durante el período, incluidos los ajustes procedentes de los cambios en la
medición del valor descontado
 Los valores cargados contra la provisión durante el período y
 Los valores no utilizados que hayan sido objeto de liquidación o reversión en el período.
 Una descripción acerca de la naturaleza de la obligación contraída, así como del valor
y Fecha esperada de cualquier pago resultante
 Una indicación acerca de las incertidumbres relativas al valor o a las fechas de salida de recursos
 Los Criterios considerados para la estimación y el valor de cualquier reembolso esperado que esté
asociado con la provisión constituida.

B. Pasivos contingentes
Se revelará los pasivos contingentes en cuentas de orden acreedoras contingentes cuando sea posible
medirlos. Además, para cada tipo de pasivo contingente, en las notas a los estados financieros, revelará la
siguiente información:
 Una descripción de la naturaleza del pasivo contingente;
 Una estimación de los efectos financieros, la indicación de las incertidumbres relacionadas con el
valor o las fechas de salida de recursos y la posibilidad de cualquier reembolso; lo anterior, en la medida
en que sea practicable obtener la información; y
 El hecho de que sea impracticable revelar una o más información contenida en el literal

Adicionalmente, cuando sea posible realizar una medición, estos se registrarán en cuenta de orden
acreedoras contingentes.

C. Activos contingentes
Se revelará los activos contingentes en cuentas de orden deudoras cuando sea posible realizar una
medición. Además, para cada tipo de activo contingente, revelará la siguiente información:
 Una descripción de la naturaleza del activo contingente;
 Una estimación de los efectos financieros y una indicación de las incertidumbres relacionadas con el
valor o las fechas de entrada de recursos; lo anterior, en la medida en que sea practicable obtener la
información; y
 El hecho de que sea impracticable revelar una o más información contenida en el literal
Adicionalmente, cuando sea posible realizar una medición, estos se registrarán en cuenta de orden
deudoras contingentes

2.3.13.6. Controles – provisiones, pasivos y activos contingentes

 Determinar que se han reconocido de forma apropiada y por los montos correctos las provisiones.
 Revisar los pasivos y provisiones para garantizar que los saldos son vigentes y que se mantienen las
condiciones que los originaron, reportar los posibles ajustes para que se reconozcan los nuevos hechos
económicos.
 Validar la clasificación adecuada de las demandas y litigios.
 Revisar los contratos con terceros con el fin de validar que estos no correspondan a contratos onerosos

2.3.13.7. Referencia normativa

Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos para
entidades de gobierno capítulo de pasivos título 6 –provisiones y capitulo de activos y pasivos
contingentes título 1 – activos contingente y título 2 – pasivos contingentes.

2.3.14. Ingresos

2.3.14.1. Política contable general y definiciones:

 Ingresos: son los incrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio producidos
a lo largo del periodo contable (bien en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien
como salidas o decrementos de los pasivos) que dan como resultado aumentos del patrimonio y no están
relacionados con los aportes para la Creación de la entidad.

 Ingresos por transferencias: corresponde a ingresos por transacciones sin contraprestación

recibidos de terceros, por conceptos tales como: recursos que recibe la entidad de otras entidades
públicas, condonaciones de deudas por partes de terceros, entre otros.

 Transacción con contraprestación: es una situación de intercambio de activos y/o servicios

monetarios o no monetarios, en la cual, dos o más entidades se entregan una contraprestación que
equivale al valor de mercado del bien o servicio recibido.

 Transacción sin contraprestación: es una operación en la que no hay intercambio de activos y/o
servicios, es decir, una de las partes no recibe nada; o si se presenta, una de las partes entrega un valor
menor al del mercado del recurso recibido.

2.3.14.2. Reconocimiento

Se reconocerán como ingresos de transacciones sin contraprestación, los recursos, monetarios o no

monetarios, que se reciba sin que deba entregar a cambio una contraprestación que se aproxime al valor
de mercado del recurso que se recibe, es decir, no entrega nada a cambio del recurso recibido o si lo hace,
el
valor entregado es menor al valor de mercado del recurso recibido. También se reconocerán como
ingresos de transacciones sin contraprestación aquellos que se obtenga dada la facultada legal que esta
tenga para exigir cobros a cambio de bienes, derechos o servicios que no tienen valor de mercado y que
son suministrados únicamente por el gobierno.

Los ingresos de transacciones con contraprestación se generan de la venta de bienes, la prestación de

servicios o el uso por parte de terceros de activos de la entidad, que producen intereses, arrendamientos,
dividendos o participaciones, entre otros

Los ingresos de transacciones sin contraprestación, corresponden a los impuestos, las transferencias, las
donaciones, la toma de pasivos por parte de terceros, las retribuciones (tasas, derechos de explotación,
derechos de tránsito, entre otros).

Un ingreso de una transacción sin contraprestación se reconocerá cuando:

 Se tenga el control sobre el activo
 Sea probable que fluyan, a la entidad, beneficios económicos futuros o potencial de servicio
asociados con el activo y
 El valor del activo pueda ser medido con fiabilidad

Los recursos que reciba la entidad a favor de terceros no se reconocerán como ingresos de transacciones
sin contraprestación, sino como pasivos.

Se es responsable del reconocimiento de los ingresos generados en desarrollo de su actividad misional.

Para llevar a cabo un adecuado reconocimiento de los ingresos en la información financiera, se observará
la esencia de la transacción, el origen y el hecho generador que permita definir su clasificación en:
ingresos originados de transacciones sin contraprestación y los producidos en transacciones con
contraprestación.

Los descuentos y rebajas relacionadas a los ingresos, ya sean sin contraprestación o contraprestación, se
reconocerán como un menor valor de los mismos.

A. Trasferencias
Los ingresos por transferencias corresponden a ingresos por transacciones sin contraprestación, recibidos
de terceros, por conceptos tales como: recursos que recibe la entidad de otras entidades públicas,
condonaciones de deudas, asunción de deudas por parte de terceros, bienes declarados a favor de la
nación, bienes expropiados y donaciones.

Los ingresos por transferencias pueden o no estar sometidos a estipulaciones, en relación con la
aplicación o el uso de los recursos recibidos. Dichas estipulaciones afectan el reconocimiento de la
transacción.

Las estipulaciones comprenden las especificaciones sobre el uso o destinación de los recursos transferidos
a la entidad receptora de los mismos, las cuales se originan en la normatividad vigente o en acuerdos de
carácter vinculante. Las estipulaciones relacionadas con un activo transferido pueden ser restricciones o
condiciones.

Existen restricciones cuando se requiere que la entidad receptora de los recursos, los use o destine a una
finalidad particular, sin que ello implique que dichos recursos se devuelvan al cedente en el caso de que
se incumpla la estipulación. En este caso, si la entidad beneficiaria del recurso transferido evalúa que
su
transferencia le impone simplemente restricciones, reconocerá un ingreso en el resultado del periodo
cuando se den las condiciones de control del recurso.

Existen condiciones cuando se requiere que la entidad receptora de los recursos los use o destine a una
finalidad particular y si esto no ocurre, dichos recursos se devuelven a la entidad que los transfirió, quien
tiene la facultad administrativa o legal de hacer exigible la devolución. Por consiguiente, cuando una
entidad receptora de los recursos reconozca inicialmente un activo sujeto a una condición, también
reconocerá un pasivo. El pasivo inicialmente reconocido se reducirá en la medida que la entidad receptora
del recurso cumpla las condiciones asociadas a su uso o destinación, momento en el cual se reconocerá el
ingreso en el resultado del periodo

Si la entidad beneficiaria de un recurso transferido evalúa que la transferencia del recurso no impone
estipulaciones, reconocerá un ingreso en el resultado del periodo cuando se den las condiciones de control
del recurso.

En consecuencia, solo se reconocerá el activo, y el ingreso o pasivo correspondiente, cuando exista un

derecho exigible por ley o por acuerdo contractual vinculante y cuando la entidad evalúe que es probable
que la entrada de recursos ocurra

Las transferencias en efectivo entre entidades de gobierno se reconocerán como ingreso en el resultado
del periodo cuando la entidad cedente expida el acto administrativo de reconocimiento de la obligación
por concepto de la transferencia, salvo que esta esté sujeta a condiciones, caso en el cual se reconocerá un
pasivo

Las condonaciones de deudas se reconocerán como ingreso en el resultado del periodo cuando el
proveedor de capital renuncie a su derecho de cobrar una deuda en la que haya incurrido la entidad.

Las deudas de la entidad asumidas por un tercero se reconocerán como ingreso en el resultado del periodo
cuando este pague la obligación o cuando la asuma legal o contractualmente, siempre que no existan
contragarantías.

Los bienes que reciba la entidad de otras entidades del sector público y las donaciones se reconocerán
como ingreso en el resultado del periodo, cuando quien transfiere el recurso se obligue, de manera
vinculante, a la transferencia.

Los bienes declarados a favor de la nación y los expropiados se reconocerán como ingreso en el resultado
del periodo, cuando la autoridad competente expida el acto administrativo o la sentencia judicial, según
corresponda.

Los legados se reconocerán como ingreso en el resultado del periodo, cuando legalmente la entidad
adquiera el derecho sobre ellos.

En SUAMOX las transferencias con restricciones se reconocen como ingreso cuando se adquiere el
derecho a percibirlas, es decir existe la condición de control. A su vez las transferencias con condiciones,
inicialmente se reconocen como un pasivo cuando se adquiere el derecho a percibirlas, y una vez que tales
condiciones son cumplidas se registran como ingreso.

B. Subvenciones
En SUAMOX cuando el ingreso se origina en una subvención, se reconoce el ingreso cuando se obtiene
el derecho a recibirlo y en la medida que no tenga condiciones. Si dicha subvención impone condiciones a
la entidad en términos del uso de la subvención, el ingreso se reconoce cuando tal condición se cumple.

Los ingresos que maneja SUAMOX son:

4 Ingresos
44 Transferencias y subvenciones
4428 Otras transferencias
442802 Para proyectos de inversión
44280201 0255 S.G.P. deporte y recreación
44280202 0310 Recursos propios de la administración central
44280203 0329 Fondo municipal del deporte
44280204 0330 Transferencia de ley 1289 de 2009
44280205 0343 Recursos de IVA de telefonía móvil
442803 Para gastos de funcionamiento
44280301 0207 De la administración central para funcionamiento
48 Otros ingresos
4802 Financieros
48020101 0085 Rendimientos financieros

2.3.14.3. Medición inicial

Las transferencias en efectivo se medirán por el valor recibido. El ingreso se registra por el valor nominal
respectivo para activos monetarios

Las condonaciones de deudas y las deudas asumidas por terceros, se medirán por el valor de la deuda que
sea condonada o asumida.

Las transferencias no monetarias (inventarios; propiedades, planta y equipo; propiedades de inversión;

activos intangibles; bienes de uso público; y bienes históricos y culturales) se medirán al valor razonable
del bien recibido y en caso de no ser un valor posible de determinar, se miden al costo de reposición, y en
última instancia al valor contable que tenía en la entidad de origen de la transferencia.

Cuando la transferencia esté sometida a condiciones, el pasivo se medirá inicialmente por el valor del
activo reconocido y, posteriormente, por la mejor estimación del valor requerido para cancelar la
obligación presente al cierre del periodo contable y la diferencia se reconocerá como ingreso o gasto en el
resultado del periodo. La estimación tendrá en cuenta los riesgos y las incertidumbres relacionados con
los sucesos que hacen que se reconozca un pasivo. Cuando el valor del dinero en el tiempo sea
significativo, el pasivo se medirá por el valor presente del valor que se estima será necesario para cancelar
la obligación.
Cuando el valor del dinero en el tiempo es significativo, el pasivo se mide por el valor presente del valor
que se espera sea necesario para cancelar la obligación.

2.3.14.4. Presentación y revelación

La entidad revelará la siguiente información:

 El valor de los ingresos de transacciones sin contraprestación reconocidos durante el periodo
contable mostrando, por separado, los impuestos, las transferencias, las retribuciones, los aportes sobre la
nómina y las rentas parafiscales, detallando en cada uno, los principales conceptos;
 El valor de las cuentas por cobrar reconocidas con respecto a los ingresos sin contraprestación;
 El valor de los pasivos reconocidos originados en los recursos recibidos sujetos a condiciones; y
 La existencia de cualquier cobro anticipado con respecto a las transacciones sin contraprestación.

2.3.14.5. Referencia normativa

Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos para
entidades de gobierno capítulo 4 de ingresos, titulo 1 – ingresos sin contraprestación.
3. SECCIÓN III: PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES SUAMOX

3.1. CAPÍTULO 1: MARCO CONCEPTUAL

3.1.1. Definiciones.

 Proceso: un proceso es un conjunto de actividades planificadas que implican la participación de un

número de personas y de recursos materiales coordinados para conseguir un objetivo previamente
identificado.

 Procedimientos: consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de manera
eficaz. Su objetivo debería ser único y de fácil identificación, aunque es posible que existan diversos
procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan
más o menos eficiencia.

 Manual de procesos y procedimientos contables: es un compendio de acciones documentadas que

contienen en esencia la descripción de las actividades que se realizan producto de las funciones de una
unidad administrativa. En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica
referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la
evaluación y control interno y su vigilancia.

3.2. CAPÍTULO 2: PROCESOS CONTABLES SUAMOX

 Simbología utilizada:
Con el fin de tener más claridad en los procesos y actividades a realizar dentro de la empresa a
continuación se presentan los símbolos y explicación del flujo gramas a utilizar

Símbolo Definición

INICIO Indica el inicio o finalización de una actividad.

Representa la ejecución de una o más actividades

ACTIVIDAD
dentro de un proceso.

Utilizado para representar el enlace de actividades

CONECTOR con otras dentro de un procedimiento.

Utilizado para indicar posibles alternativas dentro del

DECISIÓN
diagrama de flujo

Representa cualquier tipo de documento que entre o

DOCUMENTO
salga dentro del proceso.
3.2.1. Cargos y responsables. – planta de cargos y funciones de SUAMOX

Inicio

El director general presenta a la junta un

iniciativa de modificación a la estructura
orgánica del Instituto de la planta de cargos y
funciones

La junta aprueba la iniciativa del director

SI No

Se hacen los cambios Fin

correspndientes.

Documento formal y modificacion

de estatutos de los cambios de la
planta de cargos y sus funciones

Fin
3.2.2. Presentación, elaboración y aprobación del presupuesto del periodo
3.2.2.1. Determinación de ingresos

Inicio

El Director General elabora

el presupuesto anual y los
planes mensuales de gastos

El Director general
presenta el presupuesto y
planes de gastos mensuales
a la junta directiva

La junta directiva aprueba el

presupuesto y los planes
mensuales de gastos

Si
Se sugieren modificacione s

Presupuesto y planes de El director modifica el

presupuesto y planes de
gastos definidos para el periodo determinado
gastos.

El director presenta
Fin nuevamente el presupuesto y
planes a la junta directiva

La junta directiva aprueba el

presupuesto y los planes
mensuales de gastos

Presupuesto y planes de
gastos definidos y ajustados para el periodo determinado.

Fin
 Ingresos

Ingresos corrientes Recursos de capital

No Tributarios De Balance

Trasnferencias municipales Trasnferencias Departamentales

Trasferencias del Municipio

- Transferencias Ley 1289 de 2009

Transferencias para Funcionamiento Para funcionamiento
S.G.P. Deportes y Recreacion Para inversión con
Fondo Municipal del Deporte S.G.P. Deporte y Recreación
Inversion con Recursos Propios del Municipio - Para inversión con recursos propios

Un ejemplo de la determinación de ingresos en presupuesto. (2018)

3.2.2.2. Determinación de gastos e inversión
 Gastos e Inversion

Inversion Gastos

Adminitracion y Operacion Gasto publico social Otros

- Sueldos y salarios
- Contribuciones Efectivas Deporte y Recreación- Financieros
- Aportes sobre nomina
-Prestaciones sociales
- Gastos de personal
diversos
- Generales
un ejemplo de la determinación de gastos en presupuesto. (2018)
3.2.3. Presentación, elaboración, examen y aprobación de los estados financieros del periodo
 Inicio

El contador entrega al
director general los
estados financieros del
periodo.

El Director general
presentan a la junta
directiva los
estados financieros

La junta directiva aprueba

los estados financieros

Se sugieren modificacion es
Si

El contador realiza las

correciones pertinentes
Estados financieros para la correcta
definidos del periodo interpretacion de la
informacion financiera

El director presenta
Fin nuevamente los estados
financieros

La junta directiva aprueba

el presupuesto y los
planes mensuales de
gastos

Estados financieros
definidos del periodo

Fin

3.2.4. Presentación de informe anual

El director presente un informe anual de las actividades que contenga la evaluación de la gestión y de las
cuentas del ejercicio fiscal correspondiente, así como la ejecución del presupuesto.
 Inicio

El Director elabora informes periodicos

de las actividades, cuentas y ejecucion
del presupuesto del periodo que
deban ser reportados.

El Director elabora un informe anual

de las actividades, cuentas y ejecucion
del presupuesto del periodo a la junta
directiva

La junta directiva aprueba sobre las

transacciones del periodo para
correciones el proximo perioro.

Se sugieren
Si modificacion es

Informe anual definido del El contador realiza las

periodo correciones pertinentes

El director presenta
Fin nuevamente el informe
anual del periodo

La junta directiva aprueba

el informe

Informe anual definido del

periodo

Fin

3.2.5. Autorización y aprobación de transacciones del periodo

 Inicio

Se presenta un gasto en el periodo

(si el gasto supera el valor facultado por la junta al director, el gasto debe ser aprobado por la junta)

Monto del gasto Monto del Gasto

facultado al Director superior al facultado al Director.
igual o inferior a 300 SMLV Superior a 300 SMLV

Aprobado No aprobado
La junta debe aprobar el gasto

Fin Aprobado No aprobado

Realiación del gasto

Fin Fin
Realiación del gasto

Fin

3.3. CAPÍTULO 3: PROCEDIMIENTOS CONTABLES SUAMOX

3.3.1. Activos

3.3.1.1. Efectivo

3.3.1.1.1. Caja menor

Como entidad pública descentralizada con autonomía administrativa, presupuestal y financiera SUAMOX
cuenta con una (1) caja menor autorizada y aprobada el director de SUAMOX, persona facultada por la
junta directiva de SUAMOX para tomar decisiones financieras como ajustes presupuestales, ejecuciones
contractuales, ejecuciones de presupuesto, entre otros como por ejemplo la Creación de cajas menores.
Los recursos de la caja menor son para atender gastos que se tengan de carácter de urgente y definidos en
el presupuesto de la entidad.
A: Requisitos de legalización
 Los gastos deben ser previamente autorizados por el director de SUAMOX
 Los pagos deben estar agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en
la relación anexa y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución.
 Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con
identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o ni, objeto y cuantía.
 Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.
 Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la caja menor según el
caso.

A. Registro contable:

 Constitución y reembolso: transferencia de fondos de cuentas bancaria a la caja menor.

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

11050201 Caja menor XXX
111005 Cuentas corriente XXX

 Registro pago caja menor:

 Ejemplo: pago de internet de telefonía e internet

Ro
Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito
51111701 Telefonía fija e internet XXX
24905103 Telefonía fija e internet XXX

Pago
Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito
24905103 Telefonía fija e internet XXX
24072201 Pro-adulto mayor municipal XXX
24072202 Pro-cultura municipal XXX
24360501 Retención servicios generales declarantes XXX
2436270101 Retención de industria y comercio 6*1000 XXX
11050201 Caja menor XXX

3.3.1.2. Bancos

SUAMOX maneja 5 cuentas corrientes:

Banco popular no. 110-520-02438-1

BBVA no. 70100002415. Recursos ley 1289 de 2009
Davivienda no. 47969999813
Banco de Bogotá no. 311274047-sgp
Banco de occidente no. 665-80270-8
En estas cuentas se reciben las transferencia y subvenciones del municipio, registro contable que será
explicado en el ítem de ingresos. Y se realizan los diferentes egresos superiores al valor que pago de la
caja menor, registro contable que será explicado en el ítem de gastos.

3.3.1.3. Cuentas por cobrar

A. Registro contable

 Viáticos y gastos de viaje dados anticipadamente

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

14 Avances para viáticos y gastos de viaje XXX
2401 Adquisición de bienes y servicios nacionales XXX

 Pago viáticos y gastos de viaje dados anticipadamente

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

2401 Adquisición de bienes y servicios nacionales XXX
111005 Bancos – cuenta corriente XXX

 Legalización de anticipo y gastos de viaje

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

51111901 Viáticos y gastos de viaje XXX
14 Avances para viáticos y gastos de viaje XXX

3.3.1.4. Propiedad planta y equipo

A. Requisitos de legalización
Como entidad pública descentralizada con autonomía administrativa, presupuestal y financiera SUAMOX
tiene la libertad de comprar los instrumentos de propiedad, planta y equipo necesarios para el
cumplimiento de sus funciones públicas, resaltando que debe ser autorizada y aprobada por el director de
SUAMOX, persona facultada por la junta directiva de SUAMOX para tomar decisiones financieras como
ajustes presupuestales, ejecuciones contractuales, ejecuciones de presupuesto, entre otros.

B. Registro contable

 Adquisición:

Adquisición por compra de propiedad, planta y equipo

Ro
Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito
16 Propiedad, planta y equipo XXX
24010101 Adquisición de bienes XXX
Pago
Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito
24010101 Adquisición de bienes XXX
24072201 Pro-adulto mayor municipal XXX
24072202 Pro-cultura municipal XXX
24360801 Retención compras en general - declarantes XXX
2436270101 Retención de industria y comercio 6*1000 XXX
111005 Bancos – cuenta corriente XXX

Adquisición por obtención por transferencia sin contraprestación

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

16 Propiedad, planta y equipo XXX
3 Superávit por donación XXX

 Adiciones y mejoras: (mayor valor del activo)

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

16 Propiedad, planta y equipo XXX
2401 Adquisición de bienes y servicios nacionales XXX

 Reparaciones:

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

5111 Reparaciones de bienes XXX
111005 Bancos – cuenta corriente XXX

 Mantenimiento:

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

51111501 Mantenimiento de bienes XXX
111005 Bancos – cuenta corriente XXX

 Capitalización de los costos de endeudamiento: (mayor valor del activo)

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

16 Propiedad, planta y equipo XXX
2422 Intereses por pagar o comisiones por pagar XXX

 Depreciación:

 Sin provisión, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

5360 Depreciación de propiedades, planta y equipo XXX
1685 Depreciación acumulada (CR) XXX
 Con provisión, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

3270 Provisiones, depreciaciones y amortizaciones XXX
1685 Depreciación acumulada (CR) XXX

 Actualización

 Valorizaciones:

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

16 Propiedad, planta y equipo XXX
3240 Superávit por valorizaciones XXX
O
Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito
1999 Valorizaciones XXX
3240 Superávit por valorizaciones XXX

 Desvalorización

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

3240 Superávit por valorizaciones XXX
16 Propiedad, planta y equipo XXX
O
Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito
3240 Superávit por valorizaciones XXX
1999 Valorizaciones XXX

 Venta de activos

Si el valor de la venta es mayor al valor en libros

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

1685 Depreciación acumulada (CR) XXX
1695 Provisiones para protección de propiedades, XXX
Planta y equipo (CR)
16 Propiedad, planta y equipo XXX
4808 Utilidad en venta de XXX
Activos – otros ingresos ordinarios

Si el valor de la venta es menor al valor en libros

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

1685 Depreciación acumulada (CR) XXX
1695 Provisiones para protección de propiedades, XXX
Planta y equipo (CR)
 16 Propiedad, planta y equipo XXX
5808 Pérdida en venta de XXX
Activos, de la cuenta – otros gastos ordinarios

Si el valor de la venta es igual al valor en libros

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

1685 Depreciación acumulada (CR) XXX
1695 Provisiones para protección de propiedades, XXX
Planta y equipo (CR)
16 Propiedad, planta y equipo XXX

Sea mayor, menor o igual valor, si se registró valorización de ese activo entonces,

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

3240 Superávit por valorizaciones XXX
16 Propiedad, planta y equipo XXX
O
Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito
3240 Superávit por valorizaciones XXX
1999 Valorizaciones XXX

 Baja de cuentas por activos inservibles y obsoletos

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

1685 Depreciación acumulada (CR) XXX
1695 Provisiones para protección de propiedades, XXX
Planta y equipo (CR)
16 Propiedad, planta y equipo XXX
5808 Pérdida en retiro de activos, de la cuenta – otros XXX
gastos ordinarios

Si se registró valorización de ese activo entonces,

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

3240 Superávit por valorizaciones XXX
16 Propiedad, planta y equipo XXX
O
Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito
3240 Superávit por valorizaciones XXX
1999 Valorizaciones XXX

 Traslado de bienes entre entidades contable publicas

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

1685 Depreciación acumulada (CR) XXX
1695 Provisiones para protección de propiedades, XXX
 Planta y equipo (CR)
16 Propiedad, planta y equipo XXX
580808 Bienes y derechos trasladados por las empresas a XXX
otras entidades contables públicas – otros gastos
ordinarios

Si se registró valorización de ese activo entonces,

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

3240 Superávit por valorizaciones XXX
16 Propiedad, planta y equipo XXX
O
Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito
3240 Superávit por valorizaciones XXX
1999 Valorizaciones XXX

La entidad contable pública que recibe los bienes debita la subcuenta de la cuenta que identifique la
naturaleza del bien, del grupo 16-propiedades, planta y equipo, por el valor convenido, el cual puede ser
el valor en libros o uno estimado mediante avalúo técnico y acredita la subcuenta 312525-bienes, de la
cuenta 3125- patrimonio público incorporado o la subcuenta 325525-bienes, de la cuenta 3255-
patrimonio institucional incorporado.

 Reclasificaciones:
Los bienes inmuebles que se destinen a generar ingresos como producto de su arrendamiento, las
depreciaciones, provisiones y valorizaciones continuarán registrándose conforme a la naturaleza del bien.

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

1682 Propiedades de inversión XXX
16 Edificaciones o terrenos XXX

3.3.1.5. Intangibles

A. Registro contable

 Intangible no identificable: los intangibles no identificables se reconoce como gasto lo incurrido en

su adquisición.

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

5111 Generales - intangibles XXX
2401 Adquisición de bienes y servicios nacionales XXX

 Fase de investigación: los desembolsos correspondientes a la fase de investigación para desarrollar

un activo intangible se reconocerán contablemente como gastos.

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

5111 Generales XXX
111005 Bancos – cuenta corriente XXX
O si se está incurriendo en una deuda

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

5111 Generales XXX
2 Pasivo XXX

 Intangible adquirido que cumple su reconocimiento

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

19 Intangibles XXX
2401 Adquisición de bienes y servicios nacionales XXX

 Intangible formado que cumple con su reconocimiento

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

19 Intangibles XXX
3227 Superávit por formación de intangibles XXX

 Depreciaciones o amortizaciones

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

53 Amortización de intangibles XXX
1975 Amortizaciones acumulada de intangibles XXX

 Baja en cuentas: cuando un activo intangible no satisfaga los requerimientos para su

reconocimiento, pero haya sido reconocido previamente como un activo, éste deberá ser retirado del
balance general.

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

31 Capital fiscal XXX
1975 Amortizaciones acumulada de intangibles XXX
1970 Intangibles XXX

 Ajustes: cuando los desembolsos para desarrollar un activo intangible satisfagan los Criterios para
su reconocimiento como activo, pero éstos se hubieran reconocido previamente como gastos, la entidad
contable pública deberá proceder a incorporarlo en su balance general.

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

1970 Intangibles
3125 Patrimonio público incorporado

3.3.2. Pasivos

3.3.2.1. Cuentas por pagar

 Generales
Ro
 Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito
5111 Gastos generales - administración y operación XXX
55 Gasto público social XXX
58 Otros gastos XXX
24 Cuentas por pagar XXX
Pago
Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito
24 Cuentas por pagar XXX
24072201 Pro-adulto mayor municipal XXX
24072202 Pro-cultura municipal XXX
24360801 Retención compras en general - declarantes XXX
2436270101 Retención de industria y comercio 6*1000 XXX
111005 Bancos – cuenta corriente XXX

 Nomina
Ro
Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito
5101 Sueldos y salarios XXX
5103 Contribuciones efectivas XXX
5104 Aportes sobre nomina XXX
5107 Prestaciones sociales XXX
5108 Gastos de personal diversos XXX
2511 Beneficios a los empleados a corto plazo XXX
2424 Descuentos de nomina XXX
2490 Otras cuentas por pagar XXX

Pago
Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito
2511 Beneficios a los empleados a corto plazo XXX
2424 Descuentos de nomina XXX
2490 Otras cuentas por pagar XXX
111005 Bancos – cuenta corriente XXX

3.3.2.2. Provisiones para prestaciones sociales

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

51 Gastos de administración y operación XXX
27 Provisión para prestaciones sociales XXX

3.3.2.3. Provisiones y pasivos contingentes

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

27 Provisión litigios y demandas XXX
51 Litigios y demandas XXX

3.3.3. Ingresos
 Ingresos recibidos anticipadamente

Cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

29 Ingresos recibidos anticipadamente XXX
111005 Bancos – cuenta corriente XXX

3.3.4. Indicadores financieros

Indicador financiero corresponde al resultado de establecer la relación numérica entre dos cifras o cuentas
diferentes del balance general y/o estado de actividad financiera, económica, social y ambiental.

Los indicadores financieros se deben aplicar de acuerdo a la clase de negocio y con el objetivo para el
cual se elabora el análisis, señalan los puntos fuertes y débiles de la entidad e indican probabilidades o
tendencias.

En tal sentido la entidad aplicará indicadores de liquidez e indicadores de flujos de efectivo.

 Capital de trabajo: es la diferencia entre el activo corriente y el pasivo corriente. Constituye los
recursos de que dispone un negocio para cancelar su pasivo a corto plazo y sirve para medir la capacidad
de una empresa para pagar oportunamente sus deudas en un período no mayor del ejercicio fiscal.

Capital de trabajo = activo corriente - pasivo corriente

 Razón circulante o índice de liquidez: significa las veces que el activo corriente cubre al pasivo
corriente, o sea los pesos que hay en el activo corriente para cubrir el pasivo corriente o deudas a corto
plazo.

Índice de liquidez = activo corriente

pasivo corriente

 Solidez: está representada por la relación entre el activo total y el pasivo total o es la capacidad de
pago del ente público a corto y largo plazo, para demostrar su consistencia financiera.

Solidez = activo total

pasivo total

 Endeudamiento: está representado por la relación entre pasivo total y activo

total Endeudamiento = pasivo total * 100

activo total

 Otros indicadores que la entidad podría adoptar en forma particular:

ARTÍCULO TERCERO: La presente resolución rige a partir de la fecha de expedición y derogas las
disposiciones que le sean contrarias, en especial las establecidas en la Resolución No. 084 de
Diciembre 15de 2017.

COMUNIQUESE Y CUMPLASE

Dada en Sogamoso, a los treinta (30) días del mes de Noviembre de dos mil diecinueve (2019).

MAURICIO REYES RIVERA

Director

Proyectó: Luz Amparo Bernal Benítez

Contadora Pública SUAMOX