INTRODUCCION

Para nadie es desconocido que los Sistemas de Información han cambiado la forma en que

operan las organizaciones actuales. Desde hace un tiempo que las organizaciones han sido

consideradas en sí mismas sistemas de información y la información se ha posicionado

como un elemento primordial dentro de los recursos que posee una empresa. A través del

uso de los Sistemas de Información se logran importantes mejoras en la gestión

empresarial, pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de

información necesaria para la toma de decisiones y, lo más importante, su utilización nos

encamina a las tan cotizadas “ventajas competitivas”.

Sin embargo, estos constantes cambios y avances implementados al interior de la

organización repercuten de diversas maneras en los distintos componentes de la ésta,

trayendo consigo consecuencias negativas que pueden afectar la integridad de la

organización.

A partir de esta premisa y con la intención de profundizar en esta problemática el

presente ensayo tiene como objetivo dar respuesta a la siguiente interrogante:

¿Cuáles son las principales desventajas de la implementación de Sistemas de Información al

interior de una empresa?

SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y EMPRESA

Desde hace ya algunos años las organizaciones se ven enfrentadas a entornos cada vez más

complejos, donde factores como la globalización de los mercados, la competitividad y la

eficiencia, las incitan a adoptar herramientas e implementar estructuras para competir en

esta nueva era impregnada de conocimiento y tecnología, denomina como: era de la

información.

Actualmente –en la mayoría de los casos- las empresas han comprendido la importancia

de la información como uno de sus principales recursos. Los encargados de las tomas de

decisiones han comenzado a comprender que la información no es sólo un fruto de la

gestión empresarial, sino que a la vez alimenta a los negocios y puede ser uno de los tantos

factores críticos para la determinación del éxito o fracaso de éstos.

Para obtener y aprovechar los beneficios que nos brinda “la información”, ésta debe ser

manejada de forma correcta y eficiente, al igual como se manejan los demás recursos con

los que cuenta la organización. Cabe señalar, que se requiere un previo entendimiento por

parte de los administradores en materia de los costos asociados con “la producción,

distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de toda la información” que es

manejada en la organización. Debido a que a pesar que la información se encuentra a

nuestro alrededor, debemos entender que ésta no es gratis, y su uso es estrictamente

estratégico para posicionar de forma ventajosa la empresa dentro de una industria.

Es aquí donde juega un papel fundamental los Sistemas de Información, entendiéndose

dicho concepto como: “el conjunto formal de procesos que, operando sobre

una colección de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de una empresa,

recopila, elabora y distribuye (parte de) la información necesaria para la operación de dicha

empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando al menos

en parte, la toma de decisiones necesarias para desempeñar las funciones y procesos de

negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia”.

Gracias a que existen diferentes intereses y especialidades en las organizaciones (diversas

áreas que la conforman) existen a su vez diferentes tipos de sistemas para proveer la

información necesaria. Encontramos cuatro clases de Sistemas de Información que sirven

a diferentes niveles organizacionales: Sistemas de Niveles Operacionales ( apoya a la

gerencia operacional manteniéndolos al tanto de las actividades elementales y las

transacciones de la organización, tales como ventas, recibos de depósitos, nóminas, entre

otros), Sistemas de Niveles de Conocimiento ( son el apoyo al conocimiento y trabajo con

datos en la empresa), Sistemas de Niveles Administrativos (monitoreo, control, toma de

decisiones y actividades administrativas de la gerencia mediana) y Sistemas de Niveles

Estratégicos(ayudan a la alta gerencia a crear e implantar nuevas estrategias y tendencias a

largo plazo).

Cuando la organización decide gestionar y hacer uso de la información, el Sistema de

Información a implementar (independiente del nivel de la organización en el cual se desea

integrar el sistema) debe ser un fiel reflejo de las necesidades y requerimientos de la

empresa. Es decir, no basta solamente con contar con la información sino que se requiere
del diseño de un“sistema integrado que relacione la información obtenida por las diversas

aplicaciones de la empresa”. Para ello, se requiere elegir la Tecnología de Información

adecuada, como componente fundamental en la implementación de este sistema y como

generador de ventajas estratégicas.

Actualmente las nuevas tecnologías hacen posible que la información viaje a gran

velocidad a cualquier lugar del mundo, incorporando a nuestro vocablo habitual términos

tales como: e- business, e-commerce, TI (Tecnología de Información), entre otros. Esto

debido a que cada vez son más las empresas que se sumergen en el mundo de los sistemas

de información, que no sólo nos abre las puertas al mundo de los negocios en Internet, sino

también al intensivo abanico de posibilidades de ejecución en la diversas áreas al interior

de la organización, como los son: Marketing, Ventas, R.R.H.H, Producción, entre otros.

La implementación de los Sistemas de Información entrelazados con la TI adecuada nos

brinda múltiples beneficios que se ven reflejados en mejoras tales como: la optimización

de la relación de la empresa con sus clientes, conocer cómo está respondiendo la empresa a

las consultas y quejas (servicio al cliente), identificar quiénes son realmente sus clientes,

conocer qué compran sus clientes, cómo y cuándo, detectar nuevas tendencias a partir de

los hábitos de compra (marketing), el proveedor recibe la información de pedidos en un

tiempo muy corto, eliminación de papeles y faxes ya que todo se hace por medio del

software, 

reducción de costos, integración establecida de todas las funciones del negocio, 

facilidad de compartir amplia información de la empresa, proceso mejorado del trabajo,

aumento en el acceso a los datos disponibles para la toma de decisiones, 

información oportuna y exacta, respuesta rápida a la operación de negocio y a las

condiciones de mercado que cambian; dando por resultado ventajas competitivas

mejoradas.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y SUS DESVENTAJAS

En el punto anterior se presentaron las principales aplicaciones y ventajas asociadas al uso

e implementación de los sistemas de información al interior de una organización. Ahora

bien, cuando una empresa decide realizar transformaciones es inherente el surgimiento de

resistencias al cambio y por consiguiente dificultades que ponen en peligro el sistema

organizacional.

Los sistemas de información como hemos señalado anteriormente, mejoran la efectividad

gerencial y profesional formando parte de la estrategia de un negocio. Sin embargo,  así

como existen múltiples ventajas al implementar un sistema de información, también es

cierto que se presenten ciertas desventajas o problemas con la implantación de este tipo de

sistemas.

En primer lugar, el sólo hecho de implementar un sistema de información debe incluir

costos de capacitación del personal, ya que si los individuos no poseen los conocimientos

necesarios para utilizar dicho sistema, se genera inoperancia y exclusión al interior de la

empresa.

En relación con lo anterior, existe una amenaza asociada con el fracaso de los proyectos

ejecutados por la organización, debido al mal uso de la información que se recolecta y a la

deficiente utilización que le dan las empresas a las herramientas que les otorgan los

sistemas de información (como por ejemplo, bases de datos).

Existe también una dificultad relacionada con la negativa de ciertas áreas de la empresa a

compartir información con otras, lo cual afecta el manejo fluido de la información al

interior de la organización.

Otro obstáculo que presenta la implementación de los sistemas de información son las

dificultades de cambiar las formas tradicionales de hacer negocios, lo cual se asocia

directamente a la resistencia al cambio que afecta primordialmente a las pequeñas y

medianas empresas.

Por último, existe una amenaza que se relaciona con el manejo de los datos y su adecuada

confidencialidad, lo cual debe mantener siempre alerta a los sistemas de resguardo de la

información de la organización, ya que de no existir seguridad en el manejo de los sistemas

de información, se corre el riesgo de infiltración externa y pérdida de información.

 CONCLUSIÓN

Al poner en una balanza las ventajas y desventajas que proporciona la implementación de

los Sistemas de Información en la organización, no podemos obviar los obstáculos que se

presentan debido a la resistencia propia al cambio. Sin embargo, se manifiesta de manera

evidente el éxito de las empresas que son capaces de comprender el constante avance y

dinamismo de las Tecnologías de Información y vencer la resistencia al cambio, logrando

identificar de manera correcta los problemas y las oportunidades asociadas a la

información con la cual cuentan para el proceso de toma de decisiones.

Es importante señalar, que los Sistemas de Información deben estar al servicio de la

empresa y de esta forma establecer su enfoque o estrategia de negocios. Para que esto

suceda los Sistemas de información deben ser considerados como uno de los subsistemas

que conforman la organización, es decir, como un área funcional principal dentro de la

empresa, que es tan importante para el éxito empresarial como las funciones de

contabilidad, finanzas, administración de operaciones, marketing, y administración de

recursos humanos.

BIBLIOGRAFIA

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