Matriz DOFA sobre las diferentes Aplicaciones de Organización y Gestión Empresarial

PRESENTADO

NATALIA RODRIGUEZ JARAMILLO ID:732309

HECTOR GEOVANI RODRIGUEZ BRAVO ID:732701

LUIS EDUARDO BETANCOURT BOTERO ID:736272

EFIGENIA VALENCIA GOMEZ ID: 737619

DOCENTE

JORGE ENRIQUE CASTELLANOS

COMPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS SANTIAGO DE CALI

MAYO 11/ 2020

 INTRODUCCIÓN

Las empresas evolucionan de manera constante y paulatina, tanto internamente como en las relaciones establecidas con los clientes y proveedores, de forma
que ha sido imprescindible la incorporación de herramientas informáticas que den apoyo a los sistemas de información empresariales. Es de vital importancia
que las empresas se adapten e introduzcan las aplicaciones necesarias, ya que cada día los mercados y negocios son más complejos haciendo necesario
diseñar e implementar herramientas informáticas para que la producción de su trabajo sea más eficiente.
En este trabajo exponemos las diferentes aplicaciones informáticas mediante la aplicación de la matriz DOFA, como estas han impactado en la gestión
empresarial. Estos sistemas han conseguido que las organizaciones, con independencia de a que se dediquen, mejoren la planificación, organización y gestión.
La matriz DOFA nos permitirá reforzar los conocimientos ya estudiados en actividades anteriores de los sistemas de información (ERP, CRM, BSC,
WORKFLOW, SGD).
El tema a tratar, en el presente trabajo, es de especial interés debido a la influencia que ha tenido la incorporación de estas herramientas en las organizaciones.
Supone un gran ahorro en costes, tanto humano como económico. Gracias a estos sistemas los diferentes departamentos que forman la empresa pueden
acceder a la información y seguimiento de todos los clientes, lo que permite realizar un exhaustivo seguimiento de todos los aspectos.
 Matriz DOFA sobre las diferentes Aplicaciones de Organización y Gestión Empresarial

• ¿Cree que una aplicación informática de gestión empresarial podría soportar la operación de organizaciones que basan su operación en
diferentes sectores de aplicación?

Si, una aplicación informática soporta la operación de organizaciones que basan su operación en diferentes sectores, solo que dicha aplicación debe ser la
adecuada para la organización, dependiendo del sector en el que se desarrolle (salud, comercial, educación, turismo), la aplicación debe acomodarse a la
organización, no viceversa. Los sistemas de información se han convertido en una de los piezas claves en la gestión y organización de empresas, en especial
en los denominados sistemas de gestión por procesos. La globalización ha empujado a las organizaciones a operar en un ambiente cada vez más complejo,
internacionalizado y competente. En este contexto, la gestión de la información se ha convertido en una cuestión fundamental para el éxito empresarial.
Gracias al desarrollo de las Tecnologías de la Información la gestión de los procesos de negocio y la información ha conseguido aumentar su eficacia e
importancia, hasta el punto de convertirse en el factor que puede llegar a marcar la diferencia y el punto de ventaja competitiva entre una organización u otra.
Los programas más efectivos y utilizados para gestionar adecuadamente la gran cantidad de información que una empresa genera son los ERP (Sistema de
Planificación de Recursos).
Se trata de programas informáticos en los que se integran todos los procesos e informaciones de una empresa. De esta forma, todas las funciones de un
negocio se automatizan, quedando integradas en un sistema que tiene una única base de datos compartida.
Tradicionalmente, el ERP tradicional se basaba en desempeñar las funciones básicas de las organizaciones: contabilidad, finanzas, producción, costes,
información sobre clientes, proveedores, etc. Pero más tarde llegó la evolución natural de los ERP hacia un sistema mucho más amplio y global que ya no se
limita a integrar los procesos internos de la empresa, sino que además interactúa con su entorno, incluyendo la información de proveedores y de la necesidad
de agilidad en la interacción entre empresa, colaboradores y clientes.
A esta evolución de los ERP se les conoce como Sistemas Extendidos de Planificación de Recursos o ERP II, los cuales no sólo buscan la optimización de
recursos y procesos internos, sino que además impulsan el intercambio de información entre empresas.
la evolución de los ERP y su universalización ha provocado que no solamente las grandes compañías hagan uso de los mismos, sino que las PYMES también
puedan optimizar su información y procesos gracias a estas aplicaciones.
Estos sistemas de gestión son cada vez más relevantes en el funcionamiento de una empresa, siendo necesarios profesionales cada vez más especializados
en la programación y uso de estos software de gestión empresarial. Existen en el mercado gran cantidad de sistemas ERP. Para elegir el más adecuado para
una organización o negocio se tiene que determinar cuáles son las necesidades, el presupuesto con el que se cuenta, el número de departamentos que hay
en la empresa y el volumen de trabajo que se puede ahorrar.
Además del ERP, la gestión integral de las empresas requiere de aplicaciones informáticas especializadas en Gestión de las Normas ISO, Balanced Scorecard
(BSC) y Business Process Management (BPM).
El Software ISO se desarrolla un entorno web con el objetivo de dar cumplimiento a los requisitos de las normas ISO. Es un software ideal, facilita a las
organizaciones la implementación, mantenimiento y mejora continua de los Sistemas de Gestión ISO como: Sistemas de Calidad (ISO 9001), Medio Ambiente
(ISO 14001), Seguridad y Salud en el Trabajo (OHSAS 18001) y Seguridad de la Información (ISO 27001). El Software BSC es la herramienta perfecta para
automatizar la planificación estratégica y conseguir se ejecute en función de las metas establecidas. El Balanced Scorecard, también conocido como Cuadro
de Mando Integral o CMI, facilita el desarrollo, estructura y puesta en marcha de la estrategia a medio y largo plazo de una organización.
Por su parte, el Software BPM aporta los siguientes beneficios: conseguir que las organizaciones administren de un modo más fácil los procesos y simplificar
la gestión de proyectos y de cada uno de los procesos que intervienen.
Compuesta de diferentes módulos, la Plataforma ISOTools es un software escalable, flexible y adaptable a las necesidades de cada empresa u
organización independientemente del tamaño y del sector en el que opere. Es un software que favorece la agilización y la mejora de los procesos, así como la
accesibilidad y búsqueda rápida y fácil de la información.

• ¿Qué características o aspectos considera que debería contemplarse para determinar el tipo de aplicación informática para implementar en
una organización?

Cualquier empresa que quiera ser competitiva debe ser capaz de acceder a toda la información que existe en el sistema de gestión de los elementos de una
base de datos de una manera eficiente. Los datos y la información que está allí almacenada es algo que se puede utilizar para ayudar a fijar o alcanzar
objetivos, analizar proyectos o procesos pasados, o proporcionar información de valor a accionistas, asesores u otras partes interesadas.
Por esa razón, la elección adecuada de ese sistema de gestión de base de datos (SGBD) es muy importante. Seleccionar el correcto permite a la empresa
aprovechar toda su información de una manera rápida, precisa y segura.

1. QUE SEA FÁCIL DE USAR

La primera cosa a tener en cuenta al elegir un sistema de gestión de los elementos de una base de datos para una organización es la facilidad de uso. Hay
que Asegurarse que el sistema sea fácil de usar para todos los miembros del personal que van a necesitar utilizarlo. Por ejemplo, en algunas empresas tendrán
que utilizarlo programadores, resto del personal de IT y la gente de marketing. Si estos grupos de personas van a tener que acceder al SGBD se debe
comprobar que se trata de un SGBD conveniente y fácil de utilizar según sus habilidades.

2. SEGURIDAD DE LOS DATOS

La seguridad de datos es un aspecto integral en la implementación de una base de datos. Toda la información, tanto personal como de negocios, debe tener
carácter confidencial y debe estar almacenada de forma segura, protegida de robo o pérdida. Por lo tanto, hay que tener en cuenta tanto los riesgos físicos
como puede ser un robo, como los riesgos derivados de errores humanos, como el facilitar la piratería o la corrupción de datos no intencional, antes de elegir
un sistema de gestión de base de datos si se quiere mantener los datos seguros y protegidos.
 3. FUNCIONALIDAD
Asegurarse de que todos los módulos que están disponibles en el SGBD cumplen los requisitos del negocio. Al menos debería de tener los siguientes módulos
o funcionalidades:
Gestión del ROI
Planificador de campañas
Consultas y análisis de resultados
Estrategia de predicción
Automatización de datos
Capacidad de modelado y segmentación de datos
Filtrar y extraer datos

4. CAPACIDAD DE INTEGRACIÓN
Puede que en un futuro se quiera integrar un sistema de gestión de base de datos con otros sistemas que se estén utilizando. Asegurarse de que el sistema
tiene la capacidad de integrarse con ellos, por ejemplo, con un sistema de CRM, o de e-mail marketing.

5. SOPORTE Y DESARROLLO
Pensar en el servicio de soporte que la compañía de software ofrece para el sistema de gestión de base de datos. ¿Se trata de un servicio que está disponible
durante las horas en las que es probable que se necesite ayuda? Proporcionan apoyo a través de correo electrónico, teléfono u otros medios? Asegurarse de
que existe un plan de desarrollo para el software seleccionado de modo que se pueda estar seguro que a medida que aparecen nuevas tecnologías éste
crecerá con ellas. Confirmar que se va a recibir las actualizaciones mientras se utiliza el software.

6. ESCALABILIDAD
Asegurarse de que el SGBD seleccionado tiene capacidad para crecer con los datos y la empresa, pensando en que constantemente se van añadiendo datos.

7. COSTE E IDONEIDAD
El coste es un factor importante, pero se debe asegurar que la decisión está basada sobre todo en que el SGBD que se selecciona sea el adecuado para la
empresa. Si se escoge uno barato pensando solo en el precio se podría cometer un error todavía mayor ya que podría verse obligada a invertir pronto en uno
nuevo asumiendo otra vez los costes del software y su implementación. Tampoco elegir el más caro si no se va a utilizar la mayor parte de su funcionalidad.

• Elabore un texto de conclusiones en el que incluya las principales estrategias de intervención y su viabilidad en el desarrollo de aplicaciones
o modelos de organización y gestión empresarial. Explique de forma puntual, los aportes más significativos de la matriz DOFA en el abordaje
de su temática.

La estrategia es un elemento fundamental para que cualquier organización pueda lograr sus metas y objetivos de todo tipo. El éxito de cualquier modelo de
gestión depende, en primer lugar, de una correcta planificación, pero para poder ejecutar la misma también son necesarias una serie de herramientas que
permitan optimizar su desarrollo, encauzándolo en la dirección más adecuada. Las herramientas de gestión más importantes con los que cuentan las empresas
son los sistemas y modelos de gestión.

Estos sistemas facilitan el control de todos los procesos y actividades de una empresa, apoyándose en sistemas informáticos con el objetivo de automatizar
los procesos, integrar los diversos profesionales y áreas de la empresa, facilitar el trabajo colaborativo, alinear objetivos y, en definitiva, ganar en eficacia y
productividad.

Las principales herramientas de gestión empresarial son las siguientes:

Balanced Scorecard

El Balanced Scorecard (BSC) o Cuadro de Mando Integral (CMI) es una herramienta de gestión que, a través de la medición del cumplimiento de los
objetivos estratégicos de las empresas permite evaluar, mediante una serie de indicadores controlados por un software específico, el desempeño global de
la organización.

Los principales aspectos que controla el BSC son: las finanzas (ingresos y costos), la calidad (producto, atención al cliente, servicio postventa), los procesos
internos y la capacitación del personal.

Calidad Total

La calidad total, también conocida como gestión de la calidad total, es una filosofía, cultura o estilo de gerencia que involucra a todos los miembros de una
organización en el mejoramiento continuo de la calidad en todos los aspectos de la empresa.
En la calidad total todos los miembros de la organización buscan mejorar la calidad de forma continua y gradual, no sólo en los productos, sino también en
todos los aspectos de la empresa tales como: en los trabajadores, en los insumos, en los procesos, en la atención al cliente, y en los proveedores.

Reingeniería de procesos

La reingeniería o reingeniería de procesos es una técnica o herramienta de gestión que consiste en reinventar o rediseñar los procesos de una empresa
de una forma radical, poniendo en marcha medidas críticas es aspectos básicos y altamente influyentes como los costos, la calidad, el servicio y la rapidez.

No se trata de hacer algunas mejoras o implantar pequeñas correcciones y modificaciones sobre procesos ya implementados, sino de poner en marchas
sistemas y circuitos de funcionamiento totalmente nuevos, que implican importantes cambios tecnológicos, nuevas inversiones y replanteamientos muy
importantes en la forma de funcionar y realizar los diversos trabajos y tareas.

Empowerment

El empowerment o empoderamiento consiste en delegar, otorgar o transmitir poder, autoridad y responsabilidad a los trabajadores o equipos de trabajo de
una empresa para aumentar su autonomía para que puedan tomar decisiones importantes y ejecutar tareas sin necesidad de consultar u obtener la aprobación
de sus superiores.

Outsourcing

El outsourcing, también conocido como subcontratación o externalización, se basa en la contratación de terceros (profesionales u otras empresas) para que
realicen actividades, funciones o procesos complementarios.

El outsourcing posibilita transferir actividades, funciones o procesos a empresas especializadas, lo que puede redundar en un trabajo de mayor calidad y a
menor costo, logrando así una mayor eficiencia y eficacia, permite a las empresas concentrarse en sus actividades, funciones o actividades principales o
esenciales, evitando la dispersión y permitiendo una mayor concentración de esfuerzos y objetivos, lo que permite la generación de ventaja competitiva.

Benchmarking

Una técnica o herramienta que consiste en el seguimiento y comparación de empresas similares o del mismo ámbito sector de actividad. El fin del Benchmarking
es evaluar sus productos, servicios, procesos y otros aspectos y realizar una comparación minuciosa y detallada y de carácter analítico con los nuestros y con
los de las otras empresas. Se identifican los puntos fuertes de la competencia y adaptarlos a la nuestra, poniendo en marcha las mejoras oportunas. Esto no
significa una acción de simple copia, sino que la intención debe ser tomar como referencia los mejores aspectos de otras empresas con el fin de detectar
errores propios o áreas de mejora.
Para lograr el objetivo de desarrollo organizacional se pueden aplicar distintas técnicas. Su elección dependerá del tipo de organización, las metas
fijadas, los recursos, el apoyo de la gerencia y la predisposición de todas las partes. Alguna de las que más habitualmente se ponen en práctica son:

• Encuestas: este método de recogida de información es el más popular y ampliamente utilizado de recopilación de datos. Partiendo del conocimiento
adquirido, desde la gerencia se pueden tomar decisiones más acertadas al conocer la realidad acerca de las condiciones de trabajo, la calidad del
trabajo, horarios, sueldos y salarios; todo ello enriquecido con la percepción de los empleados ante ello, que aporta una visión extra sobre su actitud y
lo que motiva sus hábitos. De esta forma es más sencillo detectar problemas o áreas susceptibles de mejora, evaluar los resultados y encontrar
soluciones eficaces que, invariablemente, siempre deberán pasar por las reuniones con las partes interesadas para discutir la información y las
propuestas de cambio.
• Fortalecimiento del equipo: el "team building" es otro método de desarrollo organizacional que está diseñado específicamente para hacer mejoras en
la capacidad de los empleados y motivarlos a trabajar juntos. Para su éxito es importante la formación de los miembros de los equipos y el cuidadoso
diseño e los grupos de trabajo, que debe siempre buscar mejorar la eficacia de la organización. Cada equipo ha de estar formado por empleados del
mismo valor y un supervisor, que guía sin participar. Los resultados de esta técnica van desde una mayor apertura de mente de las personas, hasta la
creación del entorno adecuado para permitir a cada individuo expresarse abiertamente ante compañeros y superiores, logrando por supuesto una mayor
consistencia y solidez a nivel de equipo, que se nota en el rendimiento.
• Dirección por objetivos: aunque más que una técnica de desarrollo organizacional se trata de un modelo de gestión (presentado por Peter Drucker
hace más de sesenta años), consigue mejorar la consecución de metas, facilitar la evaluación y sentar las bases para una correcta monitorización del
rendimiento. Se trata de un sistema en el que gerencia y plantilla identifican de forma conjunta sus objetivos comunes, definen las áreas principales de
cada individuo de la responsabilidad en cuanto a los resultados que se esperan de él y utilizan estas medidas como guía para hacer un seguimiento del
funcionamiento de la organización, evaluando los beneficios de contribución de cada uno de sus miembros. Este procedimiento no sólo aumenta la
precisión del proceso de planificación a nivel de organización, sino que minimiza la brecha entre el empleado y los objetivos corporativos, impulsando
su nivel de satisfacción laboral y otorgándole las herramientas adecuadas para saber cómo mejorar su rendimiento y resultados. Además, está probado
que, en la práctica, promueve la coordinación y mejora la tasa de resolución de problemas.

• Procesos de consulta: se aplican para mejorar la eficacia de la organización mediante el tratamiento de los problemas interpersonales, con una
orientación siempre enfocada a la formación de la sensibilidad. Bajo esta técnica, el consultor o experto, que debe provenir del exterior de la
organización; proporciona al individuo que lo necesita el asesoramiento necesario acerca de las diferentes opciones de resolución de un problema
puntual, en base a un diagnóstico. La guía que ofrece ayuda al empleado a percibir, comprender y actuar sobre las circunstancias que se dan en su
entorno, contribuyendo a solucionar cada cuestión presente y dotándole de los recursos necesarios para poder hacerlo solo, ya sin su guía, en el futuro.

• Círculos de calidad: esta técnica propone reuniones grupales de frecuencia semanal en las que discutir los problemas y proponer soluciones para la
gestión de la ejecución. Es importante que estos equipos no sean ni muy grandes ni muy pequeños, por lo que la cifra ideal está entre los cinco y los
diez participantes.

• Análisis transaccional: esta herramienta mejora la comprensión de las circunstancias y actitudes de los demás. No sólo es útil para el desarrollo
organizacional, sino que tiene diversas aplicaciones en la formación, el asesoramiento, la comunicación interpersonal y la dinámica de grupos.

La estrategia de sistemas de información debe entenderse como un complemento de la del negocio, contribuyendo a través de la mejor aplicación de la
tecnología al refuerzo de los fines y de las ventajas competitivas que se persigan. Como toda estrategia, debe identificar las situaciones futuras en las que uno
quiere encontrarse (posiblemente marcando una distancia con la situación actual), definiendo un marco en el que encuadrar los objetivos (coherencia) y
proyectando, a través de la planificación estratégica, la dirección adecuada de los movimientos que habrán de ejecutarse para alcanzar dichas metas.
La relevancia de contar con una adecuada estrategia de sistemas de información, es decir, la cuota de preocupaciones que su diseño ocupa en la alta
dirección, no debería venir únicamente dada por la representatividad del coste de IT sobre el total de la organización: es preciso contemplar el beneficio de
disponer de una forma sistemática de planificar estrategias de negocio con los sistemas de información adecuados para soportarlas.
Conceptualmente una estrategia de sistemas de información se compone, de forma similar a cualquier estrategia de negocio, de una componente externa que
mira al mercado y la forma en que va a incorporarse a este y otra interna que adapta su organización y medios para alcanzar sus objetivos.
Desde un punto de vista externo, la estrategia de sistemas de información se puede descomponer en:
Ámbito de la Tecnología. De forma análoga al ámbito empresarial del negocio, en el que se toman decisiones relativas a los productos y servicios que se
ofertan al mercado, el ámbito de tecnología versa sobre las tecnologías que son críticas para el desarrollo y consolidación del negocio al que da soporte.
Competencias de la Tecnología. Se trata de aquellos atributos de las TI que contribuyen al desarrollo o consolidación del negocio del mismo modo en que lo
hacen las competencias que marcan una diferencia comparativa con la competencia en los productos y servicios que la empresa lanza al mercado. Se trata
por ejemplo, de la estabilidad, interconectividad, flexibilidad, etc.
Desde un punto de vista interno, tres principales componentes podrían ser:
Arquitectura de las TI. Agrupa a las configuraciones de hardware, software y de comunicaciones sobre las que se definen políticas, reglas y estándares.
Análogamente a la infraestructura del negocio, se trataría de la estructura administrativa.
Procesos de TI. Determinan la cartera de aplicaciones que soportan las operaciones del negocio.
Capacidades de TI, pertenecientes a la contratación, formación y desarrollo de las personas que manejan y operan las TI.

La importancia de la matriz DOFA radica en que nos hace un diagnóstico real de nuestra empresa o negocio, nos dice cómo estamos, cómo vamos, lo que
nos brinda el principal elemento requerido para tomar decisiones, que no es otro que la conciencia de la realidad, pues cuando conocemos nuestra realidad,
casi siempre sabemos qué hacer.

La realización de la matriz DOFA nos permitió recopilar información detallada e importante de las aplicaciones informáticas empresariales, conociendo sus
beneficios, desventajas, características, usos, usuarios, diferencias, similitudes, eficiencia hasta el punto de convertirse en el factor que puede llegar a marcar
la diferencia y el punto de ventaja competitiva entre una organización u otra. Estos sistemas garantizan la gestión de todos los movimientos que se llevan a
cabo en una organización, mejorando la capacidad y rendimiento en los diferentes departamentos que forman una empresa. Gracias a estos sistemas los
directivos y empleados pueden controlar e intervenir durante todo el proceso que se lleva a cabo para la consecución de su actividad. Al unificar toda la
información de la organización es fácil definir las amenazas, fortalezas, debilidades y oportunidades, así poder realizar el análisis DAFO.

Este aporte se aplica a nuestra vida o situación de una empresa, si conocemos las debilidades, sabemos de qué somos capaces y de qué no. Nos permite ser
objetivos lo que nos evita asumir riesgos que luego no podemos cubrir. Conocer nuestras debilidades nos evita “meternos en camisa de 11 varas”.
Adicionalmente, sí conocemos cuales son nuestros puntos débiles, sabremos qué es lo que necesitamos mejorar. Las soluciones a los problemas sólo son
posibles cuando hemos identificado los problemas, y eso no los da la matriz DOFA.
Cuando conocemos nuestras oportunidades, tenemos claro hacia donde encaminar nuestros recursos y esfuerzos, de tal manera que podamos aprovechar
esas oportunidades antes de que desaparezcan o antes de que alguien más las aproveche. Generalmente un negocio fracasa cuando no es capaz de identificar
ninguna oportunidad, y en eso hay empresas y personas expertas, que ven oportunidades donde los demás ven dificultades, problemas, de modo que si somos
capaces de identificar nuestras oportunidades y plasmarlas en la matriz DOFA hemos hecho buena parte del trabajo.

Al conocer nuestras fortalezas, al saber qué es lo que mejor hacemos, podemos diseñar objetivos y metas claras y precisas, que bien pueden estar encaminadas
para mejorar nuestras debilidades y/o para aprovechar nuestras oportunidades. Cuando tenemos claro qué es lo que sabemos hacer, cuando sabemos en qué
nos desempeñamos mejor, estamos en condiciones de ver con mayor facilidad las oportunidades, o podemos sortear con mayor facilidad nuestras debilidades.
Se supone que lo primero que una empresa o persona se debe preguntar, es cuáles son sus fortalezas, una vez identificadas, sólo resta explotarlas.

Por último tenemos las amenazas. Si se quiere sobrevivir, debemos ser capaces de identificar, de anticipar las amenazas, lo que nos permitirá definir las
medidas para enfrentarlas, o para minimizar sus efectos. Si una empresa no anticipa que le llegará una fuerte competencia, cuando esta llegue no habrá forma
de reaccionar oportunamente, y sobre todo, no se podrá actuar con efectividad puesto que nunca estuvimos preparados para ello. Si no se conoce una
amenaza, mucho menos se sabe cómo reaccionar frente a ella, de allí la importancia de conocer el medio, el camino al que tenemos que enfrentar.

Como se observa, es imprescindible elaborar concienzudamente una matriz DOFA, pues en ella está casi todo lo necesario para tomar las decisiones oportunas
y apropiadas a cada situación que se presente, y es probable que muy pocas situaciones nos tomarán por sorpresa.

• Reflexione sobre la importancia de un análisis estructurado para la elaboración de una matriz DOFA teniendo en cuenta el grado de dificultad
de la actividad y sus habilidades para el desarrollo de la misma.

Para realizar la matriz DOFA de las aplicaciones informáticas o los modelos de organización y gestión empresarial debimos recolectar información de conceptos,
características, clasificaciones de diversas fuentes como material de lectura de la biblioteca virtual de la universidad y artículos de internet. Gracias a la
recopilación de toda esta información logramos establecer las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades, para plantear las estrategias adecuadas.

El conocerse así mismo ha sido siempre algo fundamental tanto para el hombre como para las empresas, de la misma manera que lo es el conocimiento del
entorno. Una real consciencia sobre lo que somos, lo que tenemos, lo que podemos ofrecer, impedirá sea alto el impacto en nuestra vida y accionar, de
impedimentos como defectos internos o problemas externos, siendo aquí donde reside la importancia del diagnóstico.

La toma de decisiones es un proceso cotidiano mediante el cual se realiza una elección entre diferentes alternativas a los efectos de resolver las más variadas
situaciones a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial, etc., es decir, en todo momento se deben toman decisiones. Para realizar una acertada toma de
decisión sobre un tema en particular, es necesario conocerlo, comprenderlo y analizarlo, para así poder darle solución. Es importante recordar que “sin problema
no puede existir una solución”.
Por lo anterior, y antes de tomar cualquier decisión, las empresas deberían analizar la situación teniendo en cuenta la realidad particular de lo que se está
analizando, las posibles alternativas a elegir, el costo de oportunidad de elegir cada una de las alternativas posibles, y las consecuencias futuras de cada
elección. Lo significativo y preocupante, es que existe una gran cantidad de empresas que enfrentan sus problemas tomando decisiones de forma automática
e irracional (no estratégica), y no tienen en cuenta que el resultado de una mala o buena elección puede tener consecuencias en el éxito o fracaso de la
empresa. Las organizaciones deberían realizar un proceso más estructurado que les pueda dar más información y seguridad para la toma de decisiones y así
reducir el riesgo de cometer errores. El proceso que deberían utilizar las empresas para conocer su situación real es la Matriz de análisis FODA. La importancia
de confeccionar y trabajar con una matriz de análisis FODA reside en que este proceso nos permite buscar y analizar, de forma proactiva y sistemática, todas
las variables que intervienen en el negocio con el fin de tener más y mejor información al momento de tomar decisiones.

Si bien la herramienta estratégica ideal para plasmar la misión, la visión, las metas, los objetivos y las estrategias de una empresa es el Plan de Negocios,
realizando correctamente el análisis FODA se pueden establecer las estrategias Ofensivas, Defensivas, de Supervivencia y de Reordenamiento necesarias
para cumplir con los objetivos empresariales planteados.

• ¿Qué características considera que debe tener el sistema de gestión documental (SGD) para una organización de turismo?

Todas las organizaciones son diferentes, nunca un sistema de gestión documental servirá para un mismo tipo de organización, no hay un modelo genérico,
siempre son personalizados.
Un eficiente sistema de gestión documental ayudará a la empresa a aumentar su eficiencia, su productividad, ayudará a prever problemas relacionados
con la información y la documentación y reducirá costes en recursos.
La gestión de la documentación y de la información de una organización (cualquiera que sea el sector en el que opere: salud, educación, comercio, turismo,
etc) tiene que ir orientada a las personas que la utilizarán, sea proveedor, cliente o trabajador de la empresa. Dependiendo de su procedencia, la información
de una organización se puede categorizar en tres tipologías: Ambiental. Son las fuentes de información que se utiliza. Es el material que forma el conjunto
de documentación de la empresa, normalmente en el centro de documentación o biblioteca. Aporta información externa. Interna. Es la documentación
operativa (ofertas, facturas, recibos, etc.). Aporta información interna. Corporativa. Es la información que la empresa comunica al exterior, por ejemplo
encontramos: folletos, presentación corporativa, catálogos, memorias públicas, la web, etc.
El SGD permite a la empresa tener mayor control sobre los documentos que maneja y registra en sus bases y centros de archivo a diario. El objetivo central
de este tipo de procesos es garantizar no solo la seguridad de la información, sino que también brindarles a las empresas alternativas de fácil acceso a las
matrices de documentación.
Dicha gestión es un proceso que en sí mismo requiere de experticia y correcto manejo, por ello se lleva a cabo una serie de pasos que ayudan a determinar
las estrategias y sus enfoques, todo en pro de las necesidades de la empresa.

I. Análisis de caso particular:

Cada empresa maneja de manera deferente la creación, gestión y administración de la documentación; de igual modo la información que registra y su valor de
importancia depende de la visión, objetivos y estructuras de la organización. Todas estas características hacen que la revisión al detalle de cada una de las
organizaciones sea una tarea necesaria, ya que esto nos permite determinar las estrategias más propicias para el manejo de la información y así respetar su
integridad.
El análisis nos determina los puntos de énfasis, la categorización de la información, el planteamiento de estrategias y demás factores que nos ayudarán a
realizar un buen trabajo de gestión documental.
II. Estimación de estrategias:
Una vez realizado el análisis se lleva a cabo la planeación de las estrategias y de los procesos a seguir para el desarrollo de la gestión documental. Lo anterior
con la finalidad de establecer puntos de relevancia que nos faciliten el desarrollo de deberes, todo en función de las necesidades del cliente. Dichas estrategias
de gestión documental establecen categorías, organigramas, matrices de gestión y acceso a la documentación, dependiendo de su relevancia, archivo histórico
y manejabilidad para la evolución de la empresa.

III. Aplicación y jerarquización:

Cuando se conoce a profundidad la estructura organizacional de la empresa se pueden definir canales de control para la documentación, una vez establecidos
los caminos y procesos se lleva a cabo la categorización de la información, tanto de los documentos físicos como de los electrónicos. En el ejercicio de la
gestión documental se hace uso de instrumentos archivísticos que ayudan a determinar la administración, el tiempo de archivo y su disposición final.

IV. Desarrollo:
Ya establecidos los parámetros, procesos y demás factores en pro del manejo adecuado de la información de la empresa, se procede a la ejecución de los
deberes que garanticen los parámetros establecidos y contratados.
Una de las características más destacadas de nuestra época es, sin duda, la creciente
importancia que reviste la información como instrumento de progreso socioeconómico,
tecnológico y cultural a escala mundial. Al igual que en los demás sectores, la información constituye, en el ramo turístico, un elemento determinante para
planificar y programar este sector de actividad a corto, medio y largo plazo.
A este respecto, los actores públicos y privados del turismo son cada vez más conscientes de la necesidad de contar con elementos de información, y con
datos cualitativos y cuantitativos sobre la evolución y perspectivas de la actividad turística, tanto en lo concerniente a la oferta y la demanda como a las medidas
institucionales que hayan influido en su desarrollo a escala nacional e internacional. En este contexto, un centro de información y de documentación para el
turismo puede ser un mecanismo útil para facilitar la transferencia de conocimientos, favoreciendo al mismo tiempo la centralización y disponibilidad inmediata
de las informaciones. Por consiguiente, una estructura de gestión y formación de este tipo puede responder eficazmente a las necesidades de los diferentes
usuarios, en particular los responsables de las políticas turísticas, al proporcionarles los datos que probablemente les ayuden a formular
estrategias para el desarrollo sostenible del sector.
En este sentido, se propone facilitar a las administraciones responsables del turismo tanto elementos básicos como directrices destinadas a la creación de un
servicio de formación y documentación dentro de dichas administraciones, para que puedan recopilar, procesar y difundir las informaciones técnicas cualitativas
que revistan interés para la actividad turística y para las disciplinas conexas. Por último, tiene por objeto ofrecer elementos que permitan normalizar la actividad
de estos servicios, al ofrecer instrumentos comunes para el procesamiento y la difusión de la información, es decir, lenguajes comunes y de léxico de
recomendaciones en materia de programas documentales, y normas comunes para la introducción de datos y la presentación de la información. La utilización
de estos instrumentos comunes y de las nuevas tecnologías de la información deberá facilitar finalmente la creación de un portal mundial de información
turística.
La cadena documental se basa en “las técnicas documentales”, es decir, en “el conjunto de conocimientos y experiencias técnicas que permiten actuar en el
sistema documental y en cada uno de sus elementos, fabricarlos, configurarlos y transformarlos para responder debidamente a cualquier solicitud de
información que formule el usuario”. Esto conduce, necesariamente, a la creación y suministro de productos informativos. Sin embargo, la actividad
documental no sólo es una actividad técnica, sino también, y sobre todo, una actividad de comunicación cuya finalidad (la búsqueda de información) está
preestablecida.
El desarrollo de Internet y de la nueva economía (la red-economía) han revolucionado la función documental. Internet es un sistema de información que permite
acceder a la información y editarla, sin necesidad de gestionarla o ampliarla. El internauta no sólo dispone de una biblioteca mundial, sino también de motores
de búsqueda que le facilitan orientación. Internet, como nuevo e influyente intermediario entre el usuario y la información, constituye una amenaza inminente
para la cadena documental y para el trabajo que desempeña el documentalista, considerado hasta ahora como un intermediario privilegiado entre el usuario
y la información.

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL (SGD)

CONFORMIDAD Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE),
deben respaldar la gestión de la información a partir de los procesos administrativos de las entidades.
INTEROPERABILIDAD Los sistemas de gestión documental deben permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de
información, a lo largo del tiempo, basado en el principio de neutralidad tecnológica, el uso de formatos
abiertos y estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o instancias
competentes. integrable con otros sistemas (web, fax, correo electrónico, otras bases de datos, etc.),
SEGURIDAD Los sistemas de gestión documental deben mantener la información administrativa en un entorno seguro.
METADESCRIPCIÓN Se debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean manuales o automatizados, desde los
Datos sobre un documento electrónico que mismos sistemas y aplicativos.
permiten identificarlo y registrar sus
características a largo plazo.
ADICIÓN DE CONTENIDOS El sistema de gestión documental debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentos,
en forma de metadatos, sin que se altere la autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos.
DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO La creación y captura de documentos en el sistema debe ser de fácil manejo para los usuarios, haciéndola
tan simple como sea posible. Se deben controlar los permisos de acceso de los usuarios del sistema; que
de acceso simultáneo a varios usuarios a la vez; con recuperación instantánea de la documentación
localizada
GESTIÓN DISTRIBUIDA Los sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades para importar y exportar masivamente
los documentos (series, subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros sistemas de
gestión documental).
DISPONIBILIDAD Y ACCESO Un sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad,
inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto
original, así como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento. Que opere con
cualquier formato de archivo (texto, imagen, sonido, etc.); que permita duplicar documentos entre
servidores situados en diferentes lugares geográficos; que disponga de un sistema de avisos y alertas vía
correo electrónico; que tenga buscador básico y avanzado; que incluya índice de contenidos de cada
documento; de fácil publicación de la documentación en canales externos (por ej. en la web)
NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos
y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan
fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la
 Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica
con el desarrollo ambiental sostenible.

El Programa de Gestión Documental, surge a partir de la elaboración del diagnóstico, por medio del cual se identifican las necesidades de gestión documental
del Instituto en cada uno de las fases que comprenden el proceso de gestión documental, como son la planeación, producción, gestión y trámite, organización,
transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración; independientemente del soporte y medio de registro (análogo o digital) en
que se produzcan, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental –TRD, así como todos los soportes en que se producen y reciben
los documentos de la entidad de acuerdo con lo establecidos en el Artículo 2.8.2.5.2 del Decreto 1080 de 2015. El programa normaliza el flujo documental al
interior del IDT y optimizar la gestión documental para asegurar su manejo eficaz y eficiente y a su vez, permita la toma oportuna de decisiones; como también,
disponer la información para consulta por parte de los usuarios y la documentación producida por las dependencias en desarrollo de sus funciones.
Publico al cual está Dirigido El Programa de Gestión Documental se encuentra dirigido a todo el personal que labora en el Instituto Distrital de Turismo,
ciudadanos y entidades externas; y que por tratarse de una herramienta regulada por la normatividad archivística vigente; es de obligatorio cumplimiento y
aplicación, en todos los niveles del Instituto y en todas las dependencias que lo conforman; para el desarrollo de todas las actividades concernientes a procesos
de gestión documental.
Ejemplo de un SGD en el sector turístico:
A continuación, se describirán uno a uno los requerimientos necesarios para el desarrollo del Programa de Gestión Documental en el Instituto Distrital de
Turismo (IDT):
• Normativos: El Instituto Distrital de Turismo –IDT cuenta con un Normograma donde se reflejan las normas en materia archivística, el cual se encuentra
publicado tanto en la Página Web como en la intranet en la siguiente dirección electrónica:
http://www.bogotaturismo.gov.co/normatividad http://intranet.bogotaturismo.gov.co/node/133.
• Económicos: El Programa de Gestión Documental contará con el presupuesto necesario para cumplir con los lineamientos para la planeación,
producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y Valoración de la documentación,
para el desarrollo de proyectos encaminados al fortalecimiento de la función archivística; igualmente, el proceso de gestión documental está encaminado
a la reducción de costos derivados de la acertada aplicación de las Tablas de Retención Documental, a partir de las cuales se evitará la conservación
de documentos innecesarios y la optimización de los recursos destinados para la gestión documental.
• Administrativos El Programa de Gestión Documental (PGD), integra todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de
información, con las aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en aspectos como la transparencia, la simplificación
de trámites y la eficiencia de la administración en atención a las siguientes consideraciones: La Gestión de Documentos debe inscribirse como un
programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección. Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad; en especial la
alta dirección, quien deberá garantizar los recursos necesarios y la expedición de las políticas internas, acordes con la normatividad vigente del orden
nacional y distrital; con el fin de desarrollar todos los programas y subprogramas que hacen parte del Programa de Gestión Documental. Para el
desarrollo del proceso de gestión documental, el Instituto Distrital de Turismo – IDT, se cuenta con el personal idóneo requerido en todos sus niveles
(profesional, técnico y de apoyo); que cumple con los requisitos y competencias laborales necesarias que le permiten garantizar el desarrollo de la
gestión archivística, lo cual también requiere la dedicación exclusiva para realizar dicha labor.
• Tecnológicos El IDT, necesita establecer las condiciones tecnológicas de la entidad y ajustar la arquitectura TI para que interoperen con los Sistemas
de información existentes con el fin de responder a las características técnicas de infraestructura tecnológica, conectividad, soporte y prestación de
servicios por medios electrónicos que señala el artículo 17 del Decreto 2609 de 2012, garantizando la autenticidad, integridad, confidencialidad y la
 conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo de acuerdo con las Tablas de Retención Documental así como su disponibilidad,
legibilidad, independientemente de las tecnologías utilizadas en la creación y almacenamiento de los documentos según lo señala el artículo 18 del
mismo Decreto. Los procesos misionales y de apoyo del IDT se encuentran soportados por los sistemas de información que se ilustran en la siguiente
imagen e identifican y señalan las herramientas tecnológicas de software con las que cuenta la entidad actualmente y su propósito.

ITEM SOFTWARE CARACTERÍSTICAS ARTICULACIÓN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1 ERP SiCapital Sistema ERP, Administrativo y Financiero. Correspondencia Distrital-CORDIS
Soporta todos los procesos del IDT
2 RED DE TURISMO ACCESIBLE Plataforma e-learning que permite a sus usuarios Gestión de Administración turística.
capacitarse en temas turismo accesible, cursos para
discapacitados, personas de la tercera edad o personas con
algún tipo de discapacidad.
3 WEBGATE- QPOLL/DISPÓSITOS Aplicativo para captura de información (encuestas de Gestión de Administración turística.
MÓVILES viajeros)
4 SISTEMA DE CONTROL DE Software para análisis, evaluación y calificación de los Soporta todos los procesos del IDT.
RIESGOS riesgos de los procesos de la entidad.
5 www.bogotaturismo.gov.co Portales WEB- Soporta todos los procesos del IDT.
www.sitbog.gov.co
www.datacitycolombia.com

6 Sistemas de Gestión de Permite gestionar las actividades y metas para todos los Soporta todos los procesos del IDT.
Actividades y Metas períodos de las diferentes dependencias del IDT.

El Sistema de Gestión documental cobra mayor importancia si se tiene en cuenta que la gestión en las empresas turísticas posee particularidades que la
diferencian de la gestión en empresas manufactureras debido, en primer lugar, a las características de los productos que se crean y a la forma de su consumo,
descritas a continuación:

• Intangible. No se puede tocar, simplemente se disfruta.

• Perecedero. No se puede almacenar, por lo tanto un servicio no utilizado es una pérdida irrecuperable para el prestador de servicios.
• Se requiere de la presencia del cliente, ya que éste hace parte del proceso de prestación del servicio, es decir, no se puede expedir.
• Rígido. Un bien turístico carece de elasticidad, es decir la oferta no se ajusta en igual proporción a la demanda. La capacidad instalada de un hotel, las
mesas en restaurantes, la infraestructura, genera costos fijos independientemente del número de turistas que utilicen sus servicios.
• Heterogéneo y complementario. Un producto turístico no se consume solo, sino en un paquete de servicios heterogéneos entre sí, pero
complementarios. Si falla uno, puede afectar a los demás.
• Una gran cantidad se consume y produce simultáneamente, como la atención en una oficina de turismo.
 Modelo - matriz DOFA

MATRIZ DOFA Fortalezas: Debilidades:

SOBRE: Aplicaciones o modelos de
organización y gestión empresarial. 1. 1.La información a la que se accede está ahí en tiempo1. 1.No garantiza el éxito total de la empresa.
real y es absolutamente confiable.
2. 2.No hay registros duplicados ni reproducción de las 2. 2.LA EFECTIVIDAD DEL SISTEMA ERP puede
operaciones, es decir, se evita la redundancia. disminuir si hay resistencia en compartir la
SISTEMA ERP 3. 3. AL MEJORAR EL RENDIMIENTO Y AHORRAR información entre las unidades de negocio o
TIEMPO, optimizar el control y el análisis de las departamentos.
decisiones gerenciales hay, a largo plazo, reducción de
costos para la empresa. 3. 3.LOS BENEFICIOS DE CONTAR CON UN
4. 4.El servicio al cliente, se reduce el tiempo de SISTEMA ERP no se presentan de inmediato con la
respuesta en la atención a ellos. implementación del software, éstos serán evidentes
5. 5.Cuando una empresa cuenta con un SISTEMA ERP tiempo después de que el sistema esté en ejecución.
ES MÁS COMPETITIVA en el medio en el que se
desarrolla. 4. 4.La culminación de la implementación depende de la
6. 6.El objetivo de los ERP es coordinar los negocios de capacidad y destreza de la mano de obra, implica
la empresa, de la evaluación de proveedores hasta la también la educación y capacitación, para hacer que
facturación de los clientes. Además se utiliza para el sistema se aplique correctamente.
centralizar la base de datos ayudando a que el flujo de
información circule por las diferentes áreas de la
empresa como lo son producción, mercadeo, finanzas, 4. 5.Es tan complejo que muchas compañías no pueden
y recursos humanos. ajustarse a él.
7. 7. Sirve de plataforma o base para la implementación
de otros sistemas que permitan que la empresa 6.Requiere de procesos actuales (en curso), por lo
evolucione a un negocio electrónico. Entre los sistemas cual la implementación puede nunca ser completada.
que están sobre un ERP podemos mencionar:
7.En el mercado los expertos en Sistemas ERP son
• Datawarehouses limitados, por lo cual se pueden presentar problemas
• Sistemas de Soporte a las Decisiones en la contratación
• CRM
• SCM
• E-Procurement
• Sistemas Expertos
• Sistemas de Información Ejecutivos
• Otros
Oportunidades: Estrategias FO Estrategias DO

1.Transacciones de procesos empresariales F1O1. El usar una sola base de datos común para D1. La cultura organizacional, saber cómo involucrar
procesadas en forma de unidades lógicas. - Base todas las unidades de trabajo. Cada módulo del al personal y prever los cambios que sin duda sufrirá
de datos gestionada por ERP para garantizar la sistema ERP entra en tiempo real a la misma base de la organización al usar este sistema de
consistencia de los datos, su actualización datos. administración, son elementos muy importantes para
permanente y en tiempo real y su coherencia con la culminación de la implementación.
los requerimientos empresariales. F2. Se aumenta el rendimiento de todas las unidades
de trabajo que conforman su negocio porque se D2. Debido a los fuertes cambios que la
2.Conversiones entre monedas de todos los aprovecha mejor el tiempo. Si antes tenían que hacer implementación del sistema ERP conlleva en la
países. informes y llevarlos de un lugar a otro, ahora este cultura de trabajo, es posible que haya personal poco
tiempo se usa en otras actividades. capacitado o desinteresado en hacer uso del mismo.
3.Varios idiomas. Por eso es importante la capacitación y motivación en
F5. Contar con que el ERP que se va a implementar en los empleados.
4.Documentos e informes específicamente la empresa es el adecuado para sus necesidades
configurados para cada país Sistemas contables potencializa su objetivo que es mayor competitividad. O6.La primera pregunta es económica y se refiere a
y fiscales específicos de cada país. la capacidad de la empresa para adquirir un paquete
A6. Desafortunadamente, muchos ERP fallan por de este tipo, además del costo en si del paquete, se
5.Según los casos, pueda haber soporte técnico a problemas en su presupuesto. Es necesario que como debe considerar el o los equipos en que debe
nivel mundial y oficinas del ERP en la mayoría de líder de negocio se establezca un presupuesto realista instalarse el paquete y los equipos para todos los que
las naciones industrializadas. que incluya todos los costos asociados al ERP y van a ser participes en la operación del sistema o sea
mantener un control estricto del mismo. Al mismo las estaciones (usuarios); el tercero y a veces más
6.ERP, su costo debe ir de acuerdo al presupuesto tiempo, es necesario que durante la implementación no costoso factor económico de la compra de una
de la organización y que realmente sea se reduzcan los destinados a la gestión del cambio, la solución de estas es lo que se llama la "implantación"
aprovechado en su totalidad. capacitación y la administración del proyecto. del sistema, que va desde la instalación de los
equipos de cómputo, hasta el cambio de cultura
7.Proceso de las entradas de diferentes usuarios operativa de la empresa, pasando por capacitación,
y transmisión simultánea de todo cambio a la adecuación de procedimientos, cambios
base de datos. estructurales, eliminación de personal que no se
adapta a los cambios y contratación de otros, que
8.Portabilidad, mediante estándares para seguro tendrán menos experiencia en la operación y
interfaces que permiten la acción combinada de mercados.
aplicaciones, datos e interfases de usuario.

9.Estandarización, mediante utilización de

tecnologías tales como - TCP/IP (Internet) -EDI
(Electronic Data Interchange) - OLE (Object
Linking and Embedding) para integrar
aplicaciones de PC con el sistema ERP.
10.Coyuntura de crisis económica: creación de
nuevas empresas y nuevas necesidades.
Amenazas:
1.ERP Obsoleto, sin soporte de actualizaciones,
provoca riesgos de seguridad y problemas
de compatibilidad.
¿Por qué esto es importante? Porque las
versiones de ERP más antiguas no serán
compatibles y no se integrarán con el resto de
aplicaciones que puede tener en la empresa.
Incluso los servidores y navegadores pueden
verse afectados de manera adversa:
incompatibilidades, obsolescencia, problemas de
integración.
2.La falta de informes adecuados, puede conducir
a la realización de informes externos y una
pérdida de control de datos. Una de las
principales razones que impulsan a renovar el
ERP es la falta de un sistema de reporting
adecuado. Como resultado, los usuarios
recurren a herramientas externas para
“atacar” la base de datos y poder construir la
información que necesitan. Estos accesos sin
controles de seguridad son un riesgo crítico
para la empresa, y esta información se acaba
difundiendo dentro de la organización sin
control.
Y hay un riesgo mayor, ya que este sistema de
reporting externo, se construye al margen del
ERP, y se acaba dependiendo de personas
que tienen el control de la información más
importante de la empresa.
Estrategias FA
F5. Al momento de desarrollar un proyecto
de implementación ERP es importante que los
objetivos estén bien claros ¿Cuáles son los principales
desafíos del negocio? ¿Cuáles son las áreas del
negocio que necesitan más ayuda?
Todo esto se reduce al hecho de que si no se entiende
cómo funciona la empresa, qué cambios desea y qué
objetivos futuros se buscan es probable que no se
obtengan resultados favorables con el ERP.
A1. El éxito de una implementación de este tipo de
tecnologías depende en que tan preparado este el
negocio para enfrentar y gestionar los cambios y las
actualizaciones que produce.
Para ello, es necesario identificar los cambios clave en
los sistemas, procesos y estructura organizacional,
comprender cómo los roles y las responsabilidades
cambiarán e incorporar esos cambios en las
comunicaciones y el material de entrenamiento.
También, es importante crear guías de impacto para
que los usuarios finales puedan entender claramente
cómo sus roles cambiarán y se verán beneficiados.
Estrategias DA
D1. Para que un proyecto ERP sea exitoso, es
importante que todos los involucrados comprendan la
necesidad del cambio y el valor que el sistema tendrá
para el negocio. Para eso es necesario explicarles a
todos cómo es que la empresa se verá beneficiada
de esta iniciativa y despertar el entusiasmo por la
implementación para que todos estén 100%
comprometidos con el proyecto.
D2. La comunicación es clave. Una de las principales
razones por las cuales un proyecto ERP falla es por
la mala comunicación, asegúrate de contar con
canales de comunicación multidireccionales que
garanticen la información oportuna para todos los
involucrados, además de eso es importante organizar
reuniones para mantener el compromiso y ofrecer
monitoreo y retroalimentación durante todo el
proceso.
A1. Las Modificaciones y personalizaciones. La
mayoría de los ERP están diseñados en base a las
mejores prácticas integradas sin embargo, durante
el proceso de implementación ERP es necesario
mantener un control estricto sobre las
personalizaciones, una mala configuración del ERP
podría arruinar por completo el proyecto.
Es recomendable realizar un análisis sobre las
personalizaciones que necesita y tener expectativas
claras con respecto a ellas. Además, el negocio debe
estar preparado para mantener estas modificaciones
a medida que el proveedor de software libere nuevas
versiones.
A1. Durante una implementación ERP pueden ocurrir
situaciones inevitables que podrían afectar la
adopción de la solución; sin embargo, cuando se
3.El personal técnico y los proveedores tienen acceso
a realizar cambios a gran escala en el comportamiento
del ERP. Muchas organizaciones centran
la gestión de riesgos del ERP principalmente en
las amenazas externas. Pero no se considera
como un riesgo el acceso directo de un
desarrollador de software externo al ERP. Tomar
medidas para controlar su capacidad de hacer
cambios en el ERP o evitar una actualización no
autorizada, puede ser necesario. Pero lo que más
a menudo se pasa por alto es su acceso a
la configuración del ERP, a los parámetros que
definen el funcionamiento de todo el ERP.
cuenta con el apoyo de una empresa de consultoría
ERP aumentan las posibilidades de éxito.
Un partner de ERP de amplia experiencia puede
ofrecerle a la compañía un mejor aprovechamiento
del software, un alto nivel de servicio, soporte,
capacitación y todo aquello que sea necesario para
lograr un proceso más ágil y agradable.
Para triunfar durante una implementación de un
sistema ERP es importante buscar el cumplimiento
de estos factores clave tanto dentro de la empresa
como por parte del proveedor de la solución.

4.Un retraso en aplicar “parches” o actualizaciones

pueden conducir a vulnerabilidades. Existe
una amenaza clara a la seguridad al retrasar
actualizar nuestros sistemas operativos.

5.La falta de cumplimiento de las normas de seguridad.

Un riesgo importante es no cumplir con
el Estándar de Seguridad de Datos de la Industria
de Tarjetas de Pago (PCI DSS), esto implica que
en el ERP no se pueden almacenar números de
tarjetas de crédito de los clientes si no están
encriptados.

MATRIZ DOFA Fortalezas: Debilidades:

SOBRE: Aplicaciones o modelos de
organización y gestión empresarial.

SISTEMA CRM
1. RELACIONES MÁS PERSONALES Y FIELES
CON LOS CLIENTES. Ofrece la oportunidad de que,
gracias a la interacción de la empresa con el
cliente mediante diferentes canales, la relación
entre ambas partes mejore.
Como toda la información queda almacenada en el
CRM, podemos conocer mejor a nuestros clientes
y saber cuáles son sus verdaderas necesidades y, por
tanto, ofrecerle lo que realmente le interesa, logrando
así una mayor fidelización.
2.CAMPAÑAS DE MARKETING SEGMENTADAS Y
PERSONALIZADAS. Ayuda a persuadir a los
clientes que son más receptivos a ciertos productos
y permite realizar acciones de marketing clave.
Dependiendo de cuáles sean nuestros objetivos
comerciales, podemos segmentar a nuestro público de
manera que más nos convenga (ubicación, número de
compras, edad, etc.) y así crear comunicaciones y
campañas de marketing más personalizadas.
3.DATOS CENTRALIZADOS. El CRM reúne toda la
información de los clientes en una única base de
datos, de forma que la tendremos organizada y
accesible para toda la empresa. Así obtenemos una
visión completa de todos nuestros
clientes (actuales, pasados o potenciales) y nos
podremos dirigir a ellos de una manera o de otra,
ofreciendo diferentes productos y servicios.
4.IDENTIFICA A LOS MEJORES CLIENTES. Un
CRM puede ayudar a identificar a los clientes que
han contactado con la empresa en alguna ocasión y,
accediendo a estos datos, podemos actualizar su
información en tiempo real y crear acciones de cross
selling (venta cruzada, vender productos
1.FORMACIÓN DE LOS EMPLEADOS. Como
cualquier programa, el CRM requiere un periodo
de aprendizaje para conocer cómo funciona y
cómo usarlo. Por lo que el tiempo que necesitemos
para formar al personal, que aprendan a utilizarlo y
que se acostumbren a él, puede convertirse en una
desventaja
2.CUMPLIR CON EL REGLAMENTO GENERAL
DE PROTECCIÓN DE DATOS. No debemos olvidar
que un CRM cuenta con un montón de datos
personales de los clientes, por lo que debemos ser
cautelosos y cuidar de ellos como si fueran
nuestros hijos. Además, el usuario siempre nos
deberá dar su consentimiento y en todas nuestras
comunicaciones debemos dar la opción a los
usuarios a darse de baja en acciones de marketing
online.
3. COSTES DEL SOFTWARE Y EQUIPO
TÉCNICO
En muchas ocasiones los planes de precio de
algunos CRM se convierten en barreras. Si la
compañía no puede destinar ese presupuesto, hay
que probar algunos gratuitos, ver cómo funcionan
otros en sus planes de prueba a intentar gestionar de
la mejor manera posible a los clientes para llegar a
construir uno propio.
4.RESISTENCIA A SU UTILIZACIÓN. Es normal,
cuando se está acostumbrado a trabajar de una
forma y, de repente, se presentan nuevas
herramientas o programas, puede crear cierto
rechazo. Es importante que, como jefe de una
empresa, se motive a los empleados a que cambien
su visión, presentándoles, por ejemplo, una lista de
complementarios a los que se consume) en el ventajas del CRM que les ayudarán en sus tareas
momento adecuado para la persona adecuada. cotidianas.

5. AUTOMATIZAR Y SINCRONIZAR 5.PUEDE NO ADAPTARSE A TODOS LOS

COMUNICACIONES. Permite la integración de NEGOCIOS. Tener en cuenta que un sistema
herramientas de automatización para que se pueda CRM sirve para mejorar las relaciones con un
lanzar las acciones comerciales que lleve a cabo el cliente y cuando se requiere una personalización en
negocio y optimizar el ciclo de vida del cliente, desde las interacciones entre la empresa y el cliente. Así
que la captación, la conversión hasta la fidelización. que en grandes empresas como McDonald’s, por
De esta manera nos ahorramos el tiempo que lleva ejemplo, tampoco le beneficia tanto contar con un
este proceso y mantenemos la comunicación con los CRM ya que las comunicaciones que hace están
clientes a través de distintos canales, como redes dirigidas a un público amplio y sin divisiones, no a
sociales o SMS.
segmentos concretos. Por lo que, antes de
implementarlo en un negocio, se debe revisar los
6. MAYOR EFICIENCIA PARA MÚLTIPLES
objetivos y preguntarse si es ventajoso para la
EQUIPOS. Con este software se puede disponer de
empresa.
todos los datos de los clientes en un solo lugar y es
accesible para todos los trabajadores, lo cual les
permite ser más eficientes, ganar en rapidez y
mejorar la gestión de la información. Toda la
empresa podrá trabajar de manera
conjunta teniendo más control sobre las ventas, y
podrá medir el rendimiento global y por separado de
cada una de las áreas y miembros del equipo
comercial.

7.AYUDA CON LAS TAREAS DEL DÍA A DÍA. En una

empresa existen cientos de tareas que, por muy
pequeñas que sean, deben completarse para que
todo funcione correctamente, tales como rellenar
formularios, enviar informes, abordar problemas
legales, etc. Los CRM también están diseñados
para quitar cargas de trabajo de este tipo a los
equipos que conforman el negocio, gracias a la
automatización de tareas. De esta forma, los
trabajadores podrán ocuparse de cerrar clientes
 potenciales, mientras que el CRM se ocupa de otros
detalles empresariales.

8.INFORMES Y ANALÍTICA DE VENTAS EN

TIEMPO REAL. Almacenan información para
después ver un histórico del rendimiento de las
ventas, hacer un análisis de esos datos y tomar
decisiones y efectivas para conseguir cumplir tus
objetivos empresariales.
Esta información facilita a las empresas
determinar qué acciones de marketing han tenido más
éxito y cuáles necesitan mejorar.

9. AUMENTO DE VENTAS. Sirve para aumentar las

ventas, conseguir una mejor comunicación con los
clientes, crear un sentimiento de cercanía y
confianza con ellos, y así garantizar que vuelvan a
contar con nosotros para su próxima compra,
incrementando así las ventas de la empresa.

10. MEJORA EL SERVICIO POST VENTA. El

contacto con el cliente no termina con la venta, sino
que debemos seguir manteniendo una relación con
él, es decir, seguir ofreciéndole una buena
atención tras haber consumido nuestro producto o
servicio.
El servicio post venta es una enorme fuente de
ingresos, ya que ayuda a fidelizar clientes y da la
oportunidad de conseguir nuevos, y gracias al CRM
podemos seguir ofreciendo un servicio de calidad,
ahorrar tiempo de trabajo y aumentar la productividad
de la organización.

Oportunidades: Estrategias FO Estrategias DO

F6. No Exigir perfección. Las personas asignadas D4. No existe apoyo del equipo directivo. El
como jefes de proyecto, que a menudo tienen poca proyecto CRM está compuesto de la tecnología, los
experiencia implantando sistemas de gestión, suelen procesos y las personas. Si el proyecto no cuenta con
 demandar que el sistema sea perfecto y debe de
1. Se obtienen nuevos clientes. adaptarse al modelo de procesos de la empresa de
forma “perfecta”. En muchas ocasiones ni siquiera se
2.Se retienen a los clientes actuales. ha considerado la posibilidad de que los procesos
actuales de la empresa se puedan mejorar, o que al
mismo tiempo puedan satisfacer otras necesidades de
3.Se Mejoran las relaciones con los clientes la gestión, como puede ser la de recoger información
actuales. adecuada para realizar análisis. El resultado de este
acercamiento es que las especificaciones funcionales
del software terminan siendo de alta complejidad,
4.Se logra vender más a los clientes actuales. resultando en un coste elevado y baja rentabilidad
(desperdicio de recursos). Adicionalmente, aumenta la
5. Permite la venta cruzada, consiste en poder complejidad técnica para la evolución del sistema, su
integración y su sostenibilidad. Asegurarse de que el
vender productos complementarios a los que se
sistema se pone en marcha de forma ágil aportando
han vendido anteriormente a los clientes. Disponer valor en una fase temprana de la implantación, la
de un registro de los productos que han sido “perfección”, vendrá con el tiempo gracias a la
vendidos a los distintos clientes permite saber de evolución de los requerimientos que aparecerán tras el
uso del día a día por parte de los usuarios.
manera rápida y eficaz que productos podrían
interesarles, haciendo que se incrementen las F7. Saber decidir. Todos opinan, nadie decide. En
ventas. los proyectos participan muchas personas, todas
opinan para asegurar el éxito del proyecto, sin
embargo muchas de las discusiones pueden tardar
mucho tiempo en dar a luz decisiones y nadie toma
responsabilidad sobre las decisiones. Esta falta de
consenso suele tomar lugar cuando existe
incertidumbre sobre la información aportada y
analizada, generalmente porque las personas no
toman propiedad del proyecto, es decir, no se
involucran. Finalmente las decisiones se toman de
forma ambigua y no consolidada, esto implica dos
riesgos: 1. que las decisiones se hayan tomado de
forma errónea y 2. nadie se encarga de que se lleven
a cabo cuando deben ejecutarse. La caída de la
implantación es inminente.
Amenazas Estrategias FA
1.No hay una estrategia de relación. En primer A1.Una condición indispensable para que un programa D3. Cuanta más tecnología, mejor. Las empresas
lugar, hay empresas que intentan implementar un de marketing relacional sea plenamente eficaz es que, piensan que cuanta más tecnología, mejor. Se tiende
el suficiente apoyo y empuje del equipo de dirección,
de forma consistente antes, durante y después de la
implementación, el riesgo de caída es una importante
amenaza para su éxito. Adjudicar el tiempo y
recursos necesarios, es decir no subestimar el
esfuerzo requerido, hará posible la viabilidad logística
de las personas involucradas en sacar adelante el
proyecto. Las tareas derivadas suelen añadir una
carga importante a la carga normal del día a día, si
los recursos no están bien dimensionados incluso los
jefes se quemarán y el proyecto se hundirá.
D1. Las personas no se involucran. Un sistema
CRM es tan bueno como la gente que lo utiliza. Si las
personas no hacen uso del sistema la inversión
nunca se amortizará; apalancar en el software como
herramienta para crear una ventaja competitiva es
imposible si los datos no están al día.
La lección: En la fase final previa al lanzamiento del
sistema asegurarse de darle suficiente énfasis a la
gestión del cambio y a la formación. Permite un
periodo de pruebas para que los usuarios entren y
“jueguen” con la herramienta sin temor a equivocarse.
Establecer un equipo de apoyo, una fuente de
consulta, una base de conocimiento para consultas
de los usuarios. Hacer entender la responsabilidad
que tiene cada persona sobre el uso del sistema. Así
mismo a la hora de escoger el software es importante
conocer el grado de usabilidad del mismo.
Estrategias DA
CRM sin haber diseñado antes una estrategia de
relación con sus clientes y sin definir claramente
su proposición de valor, es decir, el conjunto de
productos y servicios que se ofrecen al cliente.
2. Los cambios en la organización. Otras
empresas intentan implementar un CRM sin tener
suficientemente en cuenta los cambios que deben
introducir en su organización. Se suele caer en el
error de pretender dar servicio al cliente y
establecer una relación a largo plazo sin que los
empleados tengan la mentalidad y las habilidades
necesarias para ello y sin que los procesos y la
cultura de la propia organización lo faciliten.
antes de su implantación, se realice una segmentación
adecuada de clientes y se establezcan unos objetivos
de ventas y satisfacción claros y razonables.
Los beneficios de implementar un CRM son tan
cautivadores que muchas empresas se olvidan de la
importancia de conocer cuáles son los clientes más
rentables de la compañía, con qué clientes se va
intentar establecer una relación y qué se pretende
conseguir con ella. En el peor de los casos, muchas
compañías acaban desarrollando estrategias de
marketing supeditadas al CRM ya implementado,
cuando lo correcto debería ser lo contrario. Se procede
a implementar un CRM que no aportan nada a la
proposición de la empresa y se delega en los directores
de informática su diseño e implementación, cuando lo
conveniente sería que éstos trabajaran codo con codo
con los responsables de marketing y ventas.
A2.El marketing relacional requiere que las
organizaciones que lo ponen en marcha tengan una
clara orientación al cliente, es decir, que lo consideren
el aspecto más importante del negocio y que orienten
todos los servicios y procesos a satisfacer sus
necesidades. Una empresa con una orientación hacia
los resultados es aquella que vende cualquier producto
a sus clientes, con independencia de que se adecue o
no su perfil. En cambio, una empresa orientada al
cliente es aquella capaz de recomendar no comprar
determinado producto si no se adapta a las
necesidades del cliente. Otro error frecuente es que
implementar un CRM no se refleje en un cambio de los
nuevos perfiles a contratar. No se tienen en cuenta la
capacidad de escuchar y el saber atender
correctamente en un potencial empleado, los sistemas
de compensación no están alineados con la
consecución de determinados niveles de calidad y
satisfacción de los clientes, y los programas de
formación continúan anclados en los cursos
tradicionales de venta agresiva.
a caer en el error de pensar que implementar un CRM
es, por definición, tecnológicamente intensivo, y que
la tecnología es el factor clave en el éxito de estos
programas. Por el contrario, la realidad demuestra
que los objetivos de implementar un CRM pueden
alcanzarse sin tener que invertir grandes sumas de
dinero en tecnología. También es habitual decidir
implementar un CRM estándar que no se ajusta a las
necesidades concretas de la compañía, así como la
introducción rápida de una solución sin establecer
unas fases de implantación gradual que faciliten su
adopción y aceptación por los empleados.
D2. Muchas empresas intentan abrumar, acechar y
acorralar a sus clientes, en vez de informarles,
atraerles, convencerles y enamorarse. Las empresas
dan por hecho que los clientes están deseando
mantener una relación y, por tanto, dispuestos a
hacer una parte del trabajo y a complicarse la vida.
La predisposición de un cliente depende del tipo de
empresa y de la clase de relaciones que se
establecen entre ellos. Si el cliente es quien
habitualmente se pone en contacto con la empresa
cada vez que surge un problema, es natural que no
esté muy interesado en mantener una relación a largo
plazo. Sí por el contrario, el cliente tiene un
sentimiento de pertenencia a la compañía, cuando
ésta intente relacionarse con él lo tendrá más fácil.
Otro error muy común relacionado con implementar
un CRM es confundir satisfacción con fidelidad. La
experiencia de muchas empresas y las conclusiones
de diversos estudios han demostrado que la
satisfacción de los clientes no conlleva
necesariamente su lealtad: no tienen porqué ser
justos y equitativos ni continuar con una compañía
por el hecho de recibir un buen servicio, sino que en
muchas ocasiones otros factores pesan mucho más.
Es habitual que se confunda a un cliente “rehén” (el
que sigue comprando a regañadientes porque no le
queda otro remedio), con un cliente “leal” (el que

MATRIZ DOFA
SOBRE: Aplicaciones o modelos de 1. Reduce la necesidad de manipular, almacenar y
organización y gestión empresarial.
SISTEMA SGD
Oportunidades:
1. Garantiza la fiabilidad. Utilizar un gestor
documental implica cumplir una serie de reglas ya
implícitas dentro del mismo sistema. Implica
asegurarse de que la información almacenada
está de acuerdo con las últimas leyes aprobadas.
Al almacenar toda la información en formato físico
es más probable que se nos pase comprobar si
sigue cumpliendo con las últimas actualizaciones
o directamente si son legales. Si se digitalizan
todos los documentos, se estará invirtiendo en la
fiabilidad de la empresa.
Fortalezas:
recuperar la documentación en papel
2.Reduce el coste del proceso de creación,
almacenamiento y conservación de los documentos.
3.Asegura la eficiencia de los documentos al facilitar su
recuperación y su acceso.
4.Permite la reutilización de la información ya obtenida
y permite compartirla con toda la organización.
5.Reduce costes de operaciones
6. Agiliza los procesos de trabajo y así mejora la
productividad.
7.Acelera el flujo de información, dando más
oportunidades de respuesta al servicio de los clientes
8. Asegura la óptima utilización de los recursos y el
espacio físico.
9.Reduce costes de mantenimiento y apoyo.
10.Ofrece apoyo en la toma de decisiones
11.Documenta las actuaciones de la empresa.
12.Ofrece apoyo ante acciones legales.
13.Asegura su preservación histórica.
Estrategias FO
F6. Lograr que la alta dirección manifieste su
compromiso y apoyo con el desarrollo e
implementación del SGD, al igual que para la mejora
continua, esto se puede alcanzar a través de: • Definir
el alcance y la ruta de implementación. • Involucrar a la
alta dirección en el proceso. • Dar a conocer la
importancia y beneficios del SGD. • Asegurar la
disponibilidad de recursos -físicos, financieros,
tecnológicos y de personal para su ímplementación. •
Comunicar a la dirección el avance de la
implementación. • Establecer compromiso en el
sigue comprando porque está satisfecho, a pesar de
tener otras opciones a su alcance).
Debilidades:
1.El factor económico, como toda innovación
importante tiene un valor monetario costoso sino es
gestionada correctamente.
2.El coste de la implementación en la empresa y las
capacitaciones de personal necesarios para su
correcto manejo.
3.El tiempo, pese a que este no es muy importante
vale la pena mencionarlo porque si una empresa no
ha implementado nunca un DMS y tiene muchos
documentos almacenados, llevaría mucho tiempo
digitalizarlos.
4.Hay que definir planes de redundancia de
documentos, puesto que cabe la posibilidad de
digitalizar documentos que ya están en la base de
datos.
Estrategias DO
D3. Uno de los grandes retos para alcanzar los
objetivos en el desarrollo e implementación del
SGDEA. es la descomposición jerárquica de sus
fases orientándolas a la generación de productos,
servicios y que permitan satisfacer las expectativas
de los responsables y usuarios internos y externos,
así como los supuestos y restricciones que se van a
manejar en el desarrollo del proyecto, esto se puede
alcanzar a través de: Medir el nivel de apropjación
tecnológica por parte de los usuarios. Identificar las
aptitudes necesarias que deben adquirir cada uno de
ellos para el manejo de las nuevas tecnologías.
 2. Junto con la tecnología, el ser respetuoso con el
medio ambiente está a la orden del día. Ya no es
sostenible el mantener toda la información
guardada en formato físico principalmente por el
increíble gasto de papel que esto supone.
Mejora la imagen de la empresa frente a los
clientes más ecológicos apostando por un sistema
de gestión de documentos que no contamine y que
evite el uso innecesario de miles de papeles.
3. Menos dinero y más ingresos
Si pensamos en una de las consecuencias a largo
plazo de las ventajas del SGD entenderemos al
momento lo que esto implica a nivel económico.
Conseguiremos ahorrar mucho dinero. Menos
papel, más tiempo, mayor productividad.
Debido al aumento de la productividad que supone
utilizar un SGD estaremos ganando más dinero.
4. Mayor movilidad
El poder llevar la información de un lado a otro sin
dificultad. Resulta mucho más cómodo y efectivo
el poder hacer llegar los documentos a través de
una red de documentos compartida que el
transportarlos físicamente.
Esto, además de salvar tiempo contribuye a la
mejora de la comunicación interna y externa.
Los intercambios entre el cliente y la empresa
serán más productivos al igual que los procesos
dentro de la misma.
Amenazas:
1.Información no confiable, la información es un
activo importante para toda organización facilita la
toma de decisiones asegura la transparencia de la
gestión y constituye su memoria institucional.
▪ variables.
▪ 2. Clientes insatisfechos. Mal servicio a los
clientes. El tener grandes cantidades de
cambio de la cultura organizacional. • Generar Generar estrategia de gestión del cambio. Dar a
estrategia de gestión del cambio. conocer la importancia y beneficios a los usuarios e
involucrarlos en el proceso de implementación.
F2. Materializar un documento formal o Modelo de ldentificación de la infraestructura necesaria para su
Requisitos en el que se articulen las especificaciones y implementación. Identificar los riesgos técnicos y de
los requisitos necesarios respecto al mantenimiento, seguridad asociados al manejo de información.
tratamiento y conservación de los documentos y Generar ambiente de pruebas antes de salir a un
respecto al propio SGD. Incorporar el Modelo que se ambiente de producción.
ajuste a las necesidades de nuestra organización en
materia de gestión y tratamiento archivístico de los D4. Recopilar y analizar la información previa
documentos. Utilizar parcialmente los Modelos de necesaria en relación a los requisitos pertinentes para
Requisitos ya existentes suprimiendo la correcta implementación de un SGD. Realizando
funcionalidades opcionales y/o completando los entrevistas al personal de la organización implicado
mismos con requisitos específicos adicionales en cualquier ámbito relativo a la gestión de
necesarios para nuestra organización. Incluir documentos, para determinar ciertos requisitos
requisitos y funcionalidades en el SGD que implícitos.
salvaguarden la autenticidad, fiabilidad, integridad y
la accesibilidad a largo plazo de los propios archivos
y documentos, el contexto de producción de los
documentos y de los metadatos necesarios
asociados a los mismos.
Estrategias FA Estrategias DA
F11. La formulación y definición de un conjunto de D1. Se debe capacitar al personal en la realización de
actividades relacionadas, enfocadas a la obtención de transferencias documentales primarias y/o
un resultado concreto y específico dentro de unos secundarias de expedientes electrónicos entre
límites establecidos con unos insumos específicos diferentes Sistemas de Gestión de Documentos
(alcance, objetivo, presupuesto, tiempo), entre otras Electrónicos de Archivos, ya sea por supresión,
fusión, liquidación, cambio o traslado de
competencias, actividades o funciones entre
entidades o porque se cumplieron los tiempos de
documentos y los trámites que conlleva cada uno F4. Antes de comenzar con el proceso de
hace que más de una persona esté involucrada en implementación se debe evaluar el elemento clave de
el proceso, retrasando tiempos de respuesta, toda organización, sus empleados. No todos los
desconocimiento de su ubicación y demoras en la trabajadores realizan el mismo uso de la información.
respuesta. Identificar a los empleados y el uso que éstos hacen de
los documentos está estrechamente relacionado con el
éxito del proyecto. Los trabajadores deben formar parte
3.Sanciones legales: por ley todas las empresas del plan de implementación y mantenerles, en todo
colombianas que estén reguladas por la momento, informados e involucrados en el proceso.
Superintendencia de La Economía Solidaria y la Una forma de conseguirlo es a través de pruebas.
Superintendencia de Industria y Comercio,
deben cumplir con la Ley, la cual establece las
directrices en materia de gestión documental y
organización de archivos. Las compañías que no
cumplan con esta resolución deben pagar altas
sumas de dinero.
Fortalezas:
MATRIZ DOFA
SOBRE: Aplicaciones o modelos de
organización y gestión empresarial. 1. Favorece la evaluación constante y por lo tanto las
transformaciones estratégicas. Un elemento
fundamental en términos de beneficios de un
Software de BSC es que permite hacer
un seguimiento de la estrategia en tiempo real. Esto
SISTEMA BSC quiere decir que este tipo de revisiones favorecerá
que su organización esté bien encaminada en tanto
las acciones de mejora pueden ser implementadas al
mismo ritmo con que se va ejecutando la estrategia
y los errores pueden ser detectados a tiempo.
Detectar errores en la ejecución y en los resultados.
2.Vincula a la gerencia con la gestión estratégica
Un Software de Balanced Scorecard permite que los
gerentes y líderes de las organizaciones tengan un
contacto mayor y estén más involucrados e informados
sobre la gestión y ejecución de la estratégica. De este
retención en el Archivo Central y se debe transferir la
documentación a otros sistemas de gestión de
información de otras entidades. Es importante seguir
las directrices que sobre la materia ha definido el
Archivo General de la Nación, teniendo en cuenta que
los sistemas de gestión documental deben permitir la
interoperabilidad con los otros sistemas de gestión a
lo largo del tiempo, bajo el principio de neutralidad
tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares
nacionales e internacionales adoptados por las
autoridades o instancias competentes, así como
definiendo un procedimiento claro para efectos de
realizar la transferencias documentales bajo
principios de ética y transparencia, asegurando la
integridad de la información en todo momento y lugar.
Debilidades:
1. Puede parecer un sistema muy rígido
Es importante que durante el proceso de comprar un
software de Balanced Scorecard tener en cuenta la
cultura de la organización y asegurarse de hacerle
todas las preguntas necesarias a cada proveedor.
2. No es igual que utilizar Excel o Powerpoint
Una situación parecida a la anterior puede ocurrir
cuando se está acostumbrado a la flexibilidad casi
ilimitada que proporciona Excel y PowerPoint, en
estas ocasiones los usuarios suelen estar
acostumbrados a la facilidad de poder añadir o quitar
una columna, algo que es difícil de lograr cuando se
trabaja con un software ya construido. Sin embargo,
algunas de las herramientas disponibles en el
mercado permiten adaptarse a las necesidades y a la
manera de trabajar de cada cliente.
modo, existirá un mejor seguimiento de los procesos 3. Involucra una inversión significativa
desde el punto de vista directivo.
Una queja frecuente de los gerentes y de los jefes de
3. Fomenta una mejor comunicación planeación es que el buen software de Balanced
Scorecard es muy costoso. El software de alta calidad
Un Software de Balanced Scorecard ayuda a involucra un precio alto debido al costo creciente que
la implementación del mapa estratégico que facilita involucra contratar personas talentosas en el área de
que la estrategia sea visible y comprensible para todos ciencias, tecnología e innovación. Esto no es una
los miembros de la organización. En este sentido, el barrera para empresas que tienen ambición y el
software ofrece la posibilidad de hacer seguimiento de deseo de ser grandes, pues de nada sirve invertir
procesos individuales y colectivos, fomentando un miles o millones en una planeación estratégica con
mayor nivel de colaboración mayor. Además de alinear BCG para después hacer una ejecución mediocre.
al equipo de trabajo, hace posible una visualización de
la manera en que cada miembro interviene
activamente en la ejecución de la estrategia y cómo
sus actividades diarias inciden en el cumplimiento de
metas. A través de un Software de BSC cada persona
puede conocer claramente de qué manera sus
responsabilidades diarias contribuyen en la misión
global de la organización.

Oportunidades:
1.Administrar basados en una estrategia
2.Toma de decisiones basados en datos
3.Gestionar los procesos bajo una relación causa
efecto.
4. Alinear los procesos en forma horizontal entre
áreas y vertical.
5. Aplicación del concepto de la Cadena de Valor
6. Dar seguimiento a la estrategia de forma simple.
4. Ayuda a establecer relaciones causa-efecto entre
los objetivos. Coordinar al equipo de trabajo para la
ejecución del BSC-CMI. Sabemos que la densidad
de la información que se deriva del método puede
ser abrumadora, este tipo de software permite
navegación ordenada entre las relaciones causa-
efecto de la estrategia, analizando con precisión
relaciones causales entre objetivos, indicadores
e iniciativas. Se logrará la posibilidad de tener
objetividad para establecer los procesos y corregir
los errores.
5. Optimiza la distribución de tareas . Para ejecutar la
estrategia es fundamental que todos los miembros
trabajen como un engranaje con el objetivo de
alcanzar las metas. Permite establecer un sistema
de distribución de tareas y responsabilidades, de
modo que no existan esfuerzos desperdiciados en la
organización.
6. Mejora el seguimiento de actividades específicas .
Seguimiento de actividades más fácil. Un sistema de
este tipo eliminará la necesidad de estar pidiendo
constantemente informes de gestión y proporcionará
métricas, por ejemplo, del avance porcentual de
cada actividad que se realiza en la organización,
permite visualizar quién está encargado de cierta
actividad y en qué estado se encuentra la ejecución
de esta.
Estrategias FO Estrategias DO
F1.Realizar la definición estratégica. D1. Asignar los objetivos al siguiente nivel jerárquico
a) Misión: Este estatuto es el que comunica la razón de El director asigne a cada uno de sus gerentes los
existir de tu empresa, el propósito para el que fue objetivos que les corresponden según su área de
creada. operación, por ejemplo al gerente comercial se le
b) Visión: Es una declaración que señala hacia dónde asignan los objetivos pertenecientes al área de
se dirige una empresa, un vistazo al futuro de cómo se ventas.
ve en 10, 15 ó 20 años. Cada uno de los integrantes de la plantilla laboral
c) Valores: Son pilares muy importantes en una debe tener su propio formato de Balanced
empresa, constituyen la filosofía y forma de trabajar así
como la manera en que se conduce la gente que labora Scorecard con sus objetivos, metas, métricas, pesos
en ella, y los comportamientos que se promueven tanto y planes de acción definidos.
de manera interna como hacia afuera de la
organización. Contar con fuentes de información confiables para la
d) Estrategia: Es el plan que determina los objetivos a obtención de los datos
largo plazo así como las acciones y recursos Asegurarse de contar con las fuentes de información
requeridos para lograrlos. La estrategía debe de más fidedignas y confiables de las cuales obtener los
contestar la preguna cómo se va lograr concretar la datos de los resultados de cada una de las métricas
misión, visión y valores. para llevar a cabo las revisiones periódicas del
Balanced Scorecard. Las fuentes de información:
Liderazgo en costos: Esta estrategia se enfoca en Confiables, tener la información accesible y con
ofrecer el precio más bajo del mercado a través de la facilidad de obtención, estar actualizadas o en línea.
reducción de tus costos.
Diferenciación: Consiste en ofrecer productos o
servicios que el mercado perciba como únicos y con
atributos que los hacen distinguirse con respecto a la
competencia.
Enfoque: Al concentrarse en un segmento específico
del mercado y lograr la especialización en cuanto a
necesidades o preferencias de este grupo se logra
mayor eficiencia.

2. Establecer objetivos estratégicos a corto, mediano y

largo plazo.
a) Financieros / numéricos: objetivos relacionado a los
indicadores financieros, por ejemplo, incrementar
ventas, mejorar rentabilidad e incrementar el flujo libre
de efectivo.
b) Enfocados en el cliente: mejorar la satisfacción del
cliente, cumplir con expectativas, mejorar tiempos de
entrega, aumentar porcentaje de clientes existentes
que recompran.
c) Procesos: Define las actividades y procedimientos
clave que se llevan a cabo en las operaciones del
negocio y que influyen en la eficiencia de la empresa
como son: mejorar o mantener los niveles de calidad,
mejorar eficiencias en procesos, aumento de
productividad, etc.
d) Desarrollo y aprendizaje: Se identifica la
infraestructura para generar valor a largo plazo, se
enfoca en tres áreas principales: equipo de trabajo,
 sistemas y clima laboral. Objetivos como desarrollar a
tu capital humano, innovación de productos o servicios
y nuevos modelos de negocio.
Amenazas: Estrategias FA
1.Mala implementación F5. Si la entidad quiere incrementar las ventas, decide
intentarlo ofreciendo un menor precio a sus clientes
2.Falta de claridad de la estrategia. (perspectiva de clientes), debe mejorar los procesos
operativos relacionados con la producción del producto
3. Software complicado. (perspectiva de procesos internos) e invertir en
capacitaciones para sus empleados con el objetivo de
▪ que mejoren procesos que reduzcan costos
▪ (perspectiva de aprendizaje y crecimiento).
Estrategias DA
El sistema de gestión de la estrategia es
frecuentemente tomado como un requisito o un mal
necesario, pero no es una herramienta central en la
consecución de los objetivos. En estos casos lo más
frecuente es que las personas no apoyan el sistema
porque no es algo tangible y porque no ven
claramente de qué manera sus acciones contribuyen
al éxito global de la organización. A través de un
Software para el Cuadro de Mando Integral CMI se
materializa el sistema de gestión, y se ayuda a que
los usuarios entiendan de qué manera sus acciones
resultan trascendentales.
 CONCLUSIONES

Se adquirió un conocimiento básico de la importancia de la utilización de las aplicaciones informáticas, estas se utilizan para automatizar los procesos operativos
y su evolución hacia fuentes importantes de información que sirven de base para la toma de decisiones como apoyo a los niveles medio y alto gerenciales,
para finalmente convertirse en herramientas para obtener ventajas competitivas mediante su implantación y uso apoyando el máximo nivel de la organización.

Cada día se utiliza en mayor grado las TI para apoyar y automatizar las actividades de una empresa. Es importante como recomendación contar con un plan
adecuado para lograr mayores ventajas del uso de los Sistemas de Información.

La matriz FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas), permite conocer las realidades sociales, organizativas, empresariales, es decir en base
a la aplicación de técnicas como la observación, la entrevista, y grupos focales, principalmente, se obtiene información misma que se detalla en dicho
instrumento de análisis, en muchos casos en este tipo de matriz se utiliza el método cualitativo y cuantitativo

La Matriz DAFO es una radiografía que nos ayuda a identificar y entender los aspectos tanto internos como externos del objeto de estudio (una empresa, un
proyecto, un servicio, una persona, en este caso de las aplicaciones informáticas empresariales).
 BIBLIOGRAFIA

Luis F. Díaz Domínguez. Miguel A. Navarro Huerga. Sistemas de Gestión Integrada para las empresas (ERP).
Russo, Patricia. “Gestión documental en las organizaciones”. Primera edición en lengua castellana: octubre 2009
https://www.isotools.org/2015/07/08/las-aplicaciones-informaticas-en-los-sistemas-de-gestion-empresarial/
https://www.informaticaparatunegocio.com/blog/tips-elegir-sistema-gestion-elementos-base-datos/
https://www.e-unwto.org/doi/pdf/10.18111/9789284407736
https://www.isotools.org/2015/04/27/principales-herramientas-de-gestion-empresarial-funcionamiento-y-caracteristicas/
https://gestion.pensemos.com/cuales-son-los-beneficios-y-desventajas-de-un-software-de-bsc-cmi