¿Qué es archivo?

El concepto de archivo proviene del latín archivum, y se refiere

al conjunto de documentos producidos por personas físicas o jurídicas,
públicas o privadas, en ejercicio de su actividad. Esta definición es la
propuesta por el Consejo Internacional de Archivos, y contrasta con la de
Elsevier (que se detiene en la conservación del documento), y con la de la Ley
de Patrimonio Histórico Español (que se refiere a la utilización del archivo).
Los documentos pueden ser libros, fotos, recortes de diarios, y resultan de
suma importancia cuando se emprende una actividad de investigación
histórica. Las bibliotecas son los reservorios de archivos por excelencia, y
deben tener una buena clasificación y distribución para un uso eficiente.
La palabra, sin embargo, ha extendido su uso y los lugares que se
encuentran preparados para albergar y custodiar grandes cantidades
de información son conocidos como archivos. Algunos países cuentan con
Archivos Generales, que albergan de una forma organizada información con
respecto a la historia y la cultura de sus pueblos.
En muchos casos, los archivos también cumplen con la función de conservar
y ayudar a la restauración de la documentación con la que cuentan. A
menudo se utiliza el verbo “archivar” para dar a entender el cierre de
un proceso, como por ejemplo, al decir ‘se ha ordenado el archivo del caso’.
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Según el Consejo Internacional de Archivos (ICA / CIA), la palabra
“archivo”tiene tres acepciones:
1. Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su
soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral,
y por todo servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su
actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores
para sus propia necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos
competente en razón de su valor archivístico.
2. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado,
conservación y servicio de los documentos.
3. Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y
servidos.
Es decir, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere tanto a:
• El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos
por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
• La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico
del fondo.
• El edificio o local donde se custodia dicho fondo.
Clases de archivos
Más adecuado parece clasificar los archivos según el tipo de derecho al que se
adscribe el organismo productor de los fondos documentales. De esta forma
podemos distinguir:
• Archivos que se adscriben al Derecho Público, que según el ámbito de
actuación del organismo serían:
o todos los archivos de la administración internacional. Ejemplo: archivos
de la OTAN.
o todos los archivos de la administración europea. Ejemplo: archivos de la
Unión Europea.
o todos los archivos de las diferentes administraciones españolas.
Administración central. Ejemplo: el Archivo General de la
Administración.
Administración autonómica. Ejemplo: el Archivo de la Generalitat
Administración local (municipales). Ejemplos: el Archivo Municipal
de Valencia y el Archivo de la Diputación Provincial de Valencia
• Archivos que se adscriben al Derecho Privado. Dejando a un lado a los
archivos militares, tendríamos: o
o Archivos civiles: todos los archivos privados.
de empresa u organismo público o privado (incluyendo los
hospitales). Ejemplo: archivos de colegios profesionales
de asociaciones (archivos sindicales).
familiares.
personales.
 o Archivos religiosos: entre los que distinguiremos:
Archivos de culto católico: parroquias, catedrales, monasterios...
Archivos de otros cultos -no católicos
Según el ciclo vital o distintas edades de los documentos, podemos distinguir
entre:
• Archivos de gestión o de oficina (conserva 5 o 6 años: 1ª edad del
documento)
• Archivos centrales: recoge la documentación de los distintos archivos de
gestión (conserva 10 años: 1ª edad del documento). Puede estar unificado
en un único archivo intermedio.
• Archivos intermedios: se le transfiere la documentación desde los distintos
archivos centrales, y es el paso previo de la documentación hacia el archivo
histórico (conserva 15-30 años: 2ª edad del documento).
• Archivos históricos (conserva indefinidamente: 3ª edad del documento)

Asociado a la anterior clasificación, es posible distinguir también archivos

según la frecuencia de consulta.
• Archivos activos: aquellos donde los documentos son consultados
frecuntemente o que la documentación por su valor administrativo, legal,
operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los
registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al
mes. Corresponden a los archivos de gestión
• Archivos semiactivos: aquellos que conservan los documentos que han sido
retirados del archivo activo finalizado la vigencia administrativa, legal,
operativa o fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar
operaciones realizadas. Corresponden a los archivos centrales y/o intermedios.
• Archivo inactivo: aquellos que conservan los documentos de consulta poco
frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan
allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su
función o su conservación definitiva. Corresponden a los archivos centrales
y/o intermedios
Según la metodología y carácter del material, podríamos distinguir entre
archivos tradicionales, y “Nuevos archivos”. Entre estos nuevos archivos,
deberíamos distinguir entre:
• Los que se ocupan de documentación cartográfica: planos y mapas,
manuscritos e impresos.
• Los que se ocupan de documentación iconográfica y audiovisual:
ilustraciones, grabados, calendarios, fotografías, postales, diapositivas,
películas y vídeos, entre otros.
• Los que se ocupan de documentos orales o sonoros.
• Los que se ocupan de material textual impreso que por su naturaleza es
coherente con otras series orgánicas.
Archivo (informática)
En el campo de la informática, se llama “archivo” al elemento de
información compuesto por una suma de registros (combinaciones de
bytes). Llevan este nombre por ser los equivalentes digitalizados de los
archivos antes descriptos. Tanto es así que muchos de los archivos “en papel”
se están actualmente digitalizando, para reducir su tamaño físico y facilitar su
organización y búsqueda. Los archivos informáticos, en general, tienen
algunas características en común:
 Nombre. 
 Extensión. 
 Tamaño. 
 Descripción. 
 Ubicación. 
 Formato. 
La forma en la que las computadoras organizan los archivos suelen
llamarse sistemas de archivos y dependen del sistema operativo con el que
se esté trabajando. Los archivos pueden ser ejecutables o no ejecutables,
según si funcionan en sí mismos (como puede ser un juego de PC) o si
necesitan de otra aplicación que los cargue (como un documento de Word).
Biografía
Antonia Heredia Herrera
Antonia Heredia Herrera (Sevilla, 4 de noviembre de 1934) Doctora en
Historia de América por la Universidad de Sevilla, con premio extraordinario.
Es Académica de la Real Academia Hispanoamericana de Cádiz. Pertenece al
Cuerpo Facultativo de archiveros del Estado (Ministerio de Cultura) en
situación de excedencia. Académica de la Real Academia Hispanoamericana
de Cádiz. (El discurso de ingreso en 1985). Ostenta la Orden del Congreso de
Colombia con el grado de Gran Cruz de Caballero, impuesta el 24 de mayo de
2007, por orden nº 113 de 2007 de dicha institución. Le ha sido impuesta la
medalla de ANABAD en el VIII Congreso de dicha asociación, el 15 de
febrero de 2008. Le han sido impuestas la medalla de oro de la ciudad de
Sevilla el 30 de mayo de 2008 y la medalla de oro de la provincia, el 23 de
mayo de 2010. Es miembro fundador y vocal de la Cátedra General Castaños.
Ha sido profesora colaboradora de la Cátedra de Derecho indiano en la
Universidad de Sevilla. Ha sido nombrada socia honoraria de la AAPA por
acuerdo de 3 de diciembre de 2008. Desde 1954 hasta la fecha ha vinculado su
actividad profesional a los Archivos que ha compatibilizado con la
investigación de la Historia de América. Pertenece al Cuerpo Facultativo de
archiveros del Estado (Ministerio de Cultura) en situación de excedencia. Ha
sido Jefe de sección en el Archivo General de Indias, durante treinta años. En
ese tiempo fue responsable de los siguientes fondos: Audiencia de Filipinas,
Audiencia de Quito, Correos marítimos, Capitanía General de Cuba y
Consulados mercantiles. De todos ellos ha publicado la correspondiente Guía
e inventario. Ha sido Directora del Archivo de la Diputación Provincial de
Sevilla que organizó, elaborando un cuadro de clasificación para el fondo de
la Diputación Provincial y otro para los fondos de instituciones benéficas
sevillanas conservados en dicho Archivo. Uno y otro y toda la labor realizada
están publicados. Ha sido Directora de la Revista “Archivo Hispalense”,
siendo responsable de la edición de los Nºs 170 al 236. Ha sido Directora del
Servicio de Publicaciones de la Diputación Provincial de Sevilla
enriqueciendo la bibliografía hispalense con 248 títulos y creando, durante el
tiempo de su dirección, el premio de monografías “Nuestra América”.
Ha sido Directora del Archivo General de Andalucía por concurso de
méritos(1995-
2004). Ha tenido una participación decisiva en la la redacción del texto del
Reglamento de Archivos andaluces del año 2000, actualmente vigente. Ha
sido vocal de la Comisión andaluza calificadora de documentos
administrativos de cuyos textos normativos es en buena medida responsable.
Ha sido vocal de la Comisión de valoración del Consejo Internacional de
Archivos (2000-2004).
Fue invitada por la UNESCO, dentro del PNUD a una consultoría en Santiago
de Chile
sobre “Organización de Archivos Históricos”. Diseñó y dirigió el “Plan de
Organización y descripción de Archivos municipales de la provincia de
Sevilla” cuyos resultados están publicados en la colección “Archivos
municipales sevillanos” (13 volúmenes con todos los inventarios realizados en
62 Ayuntamientos).
Ha dirigido y coordinado el Proyecto para el 92, de Catalogación de la serie
“consultas
del Consejo de Indias” conservada en el Archivo General de Indias. El número
de consultas catalogadas, para el período 1600-1675, alcanza las 30.000. Los
12 volúmenes editados se añaden a los dos volúmenes correspondientes a las
consultas del s.XVI que con anterioridad tenía publicados la misma autora.
A su instancia, en 1987; se constituyó el grupo de trabajo, del que forma parte
desde entonces,“Mesa de Archivos de Administración Local” que lleva
funcionando ininterrumpidamente y ha celebrado ya sus XX Jornadas. Ha
participado en las monografías publicadas por esta Mesa sobre Propuesta de
cuadro de clasificación de fondos de Ayuntamientos (1996) y Propuesta de
identificación y valoración para la selección de documentos en los archivos de
la Administración Local (2001), Indicadores de gestión en los Archivos
municipales (2010). Ha formado parte de numerosos grupos de trabajo. Entre
los últimos: el coordinado por el Ministerio de Cultura, en representación de
Andalucía, para la elaboración de las Normas Nacionales de descripción
archivística (2002-2004). Ha sido nombrada por Orden ministerial de Cultura
de 25 de mayo de 2007 como experta en la Comisión de Normas españolas de
descripción archivística en la que actualmente trabaja(CNEDA).
Ha sido nombrada miembro de la Comisión para la redacción de una nueva
ley de Archivos en Andalucía (2008).
Viene impartiendo docencia archivística en numerosos cursos, seminarios,
jornadas, maestrías, masters y cursos de expertos (Sevilla, Madrid, Barcelona,
Tarragona, Bilbao,
Burgos, Granada,Huelva, Jaca, Pamplona, Salamanca, Vitoria, Zaragoza,
Valencia, etc.,
etc.). Ha extendido su docencia a otros paises a los que ha sido invitada
(México, Perú, Costa Rica, Colombia,Chile, Argentina, Brasil, Uruguay,
Portugal).
Actualmente codirige la Maestría en “Gestión documental y administración de
Archivos” para archiveros hispanoamericanos, en la Universidad Internacional
de
Andalucía. De dicha Maestría van celebradas cinco ediciones (2003, 2005,
2006, 2009 y 2010) y está prevista la sexta para este año de 2011. Viene
participando con ponencias y comunicaciones en los principales Congresos
Nacionales e Internacionales sobre Historia de América y sobre Archivos.
Entre los segundos ha participado como invitada en los cuatro últimos de
MERCOSUR, en Córdoba (Argentina) , en Sao Paulo (Brasil) , Viña del Mar
(Argentina) y Montevideo (Uruguay) impartiendo conferencias magistrales. El
pasado 2010 estuvo en el Congreso Nacional de Costa Rica y en el Seminario
Internacional de Archivos en Rio de Janeiro. En Caracas estuvo invitada por la
Escuela de Biblioteconomía de la Universidad Nacional, y asistió también al I
seminario internacional sobre Administración de Archivos y gestión
electrónica de documentos, organizado por la Universidad Simón Bolivar
donde participó con la conferencia:!La eadministración y la e-gestión
documental”. En relación con la Historia de América y con los Archivos, los
títulos de sus publicaciones, entre monografías y artículos de revista, superan
los doscientos cincuenta además de variados artículos de periódico, reseñas
bibliográficas y prólogos a libros.
Su tesis doctoral: La renta del azogue en Nueva España, fue publicada en 1981
y su
trabajo más reciente en Historia de América”Casa de la Contratación y
Consulado de
cargadores a Indias: afinidad y confrontación“ (2003) publicado en las Actas
del Congreso Internacional sobre los 500 años de creación de la Casa de la
Contratación.
Tiene publicados numerosos artículos sobre el Consulado de cargadores a
Indias y sobre las relaciones mercantiles Sevilla-América. En total sobre
historia de América tiene editados cinco monografías y treinta artículos en
revistas especializadas.

Concepto de archivo
Entre las definiciones más completas del término “archivo”, según la
archivera sevillana Antonia Heredia Herrera (Archivística general : teoría y
práctica, 1989) se encuentra la siguiente:
Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha,
su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión,
conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e
información para la persona o institución que lo produce, para los
ciudadanos o para servir de fuentes de historia.
Como síntesis de varias definiciones de otros tratadistas, para Antonia Herrera
el “archivo” sería
El depósito donde se guardan organizada y ordenadamente los
testimonios escritos, gráficos o audiovisuales, producidos por cualquier
institución pública o privada, conservados con el doble fin de garantizar
los derechos de los administrados o de servir de fuentes para la
investigación.
Definición de sistema archivístico
En su trabajo Archivística general: teoría y práctica, citado anteriormente,
Antonia Heredia Herrera define sistema de archivos como “un conjunto de
actividades articuladas a través de una red de centros y de servicios técnicos,
para estructurar la recogida, transferencia, depósito, organización, descripción
y servicio de los documentos”.
Oporto Ordoñez, Luis (Llallagua, Potosí, Bolivia, 1953).- Historiador y
archivista.
Estudió historia en la UMSA y es diplomado en la organización y
administración de archivos históricos en España. Fue Director y Jefe de la
Biblioteca y Archivo Histórico de la Asamblea Legislativa Plurinacional con
sede en La Paz  desde 2002. Organizó la Biblioteca Jurídica y Archivo del
Ministerio de Justicia y Derechos Huma-nos (como consultor del Banco
Mundial). Organizó el Archivo General del Ministerio de Defensa Nacional.
Fue director de la Biblioteca y Archivo del Museo Nacional de Etnografía y
Folklore; jefe del Centro de Documentación Antropológica (Ministerio de
Educación y Cultura. Trabajó como investigador visitante en Smithsonian
Institution (Was-hington D.C. EE.UU.) y en la Biblioteca del Musée de
l’Homme (París, Francia). Presidente del Comité Nacional de Archivistas,
Bibliotecarios y Documentalistas de Bolivia, Presidente de la Asociación de
Archivistas ex becarios de la OEA. Presidente de la Asociación de Archivistas
del Estado Plurinacional de Bolivia. Miembro del Comité Regional de
América Latina y el Caribe del Programa Memoria del Mundo de la Unesco.
Catedrático titular de Archivística de la Carrera de Historia (UMSA).   Ejerció
la docencia en las Carreras de Bibliotecología y Ciencias de la Información,
Antropología-Arqueología y Sociología (UMSA). Docente de la Universidad
PIEB. Docente de postgrado en los Diplomados en Administración de
Archivos Históricos y Gestión Documental (UMSA, 2004),  fue condecorado
por la Prefectura del Departamento de La Paz con la Orden “Franz Tamayo”
en el grado de “Oficial” en 2005 Organización de Archivos de la Universidad
Nuestra Señora de La Paz (2008). el Gobierno Municipal de La Paz le entregó
la “Tea de la Libertad” en 2013. Sus libros publicados: Historia del
Movimiento Fabril de Bolivia. A través el testimonio de sus protagonistas
1950-1980 (2018), Diccionario Biográfico de Archivistas de Bolivia (2012),
Destrucción de la Riqueza Documental y Bibliográfica y la necesidad de su
rescate para el desarrollo nacional. La Biblioteca y Archivo Histórico del
Congreso Nacional. Las bibliotecas a través de la Historia (2008), Uncía y
Llallagua, Empresa Minera Capitalista. Es-trategias de Apropiación Real del
Espacio, 1900-1935 (2007); Legislación Archivística Boliviana. El ABC
normativo del archivero boliviano (2007); Archivos mineros de Bolivia. El
rescate de la memoria social (2006); Historia de la archivística boliviana
(2006); Historia de la memoria política y administrativa de Bolivia (2005);
Diagnóstico de los archivos de Oruro, Tarija y Cochabamba (2004); ¿Un país
desinformado? Estudios sobre información científica, cultural y educa-tiva en
Bolivia (2004); Gunnar Mendoza y la Construcción de la Archivística
Boliviana (2004); Las Mujeres en la historia de Bolivia. Imágenes y realidades
del Siglo XX (1900-1950) (2001); Bolivia en las principales bibliotecas de los
EE.UU. (1996); Pueblos indígenas de las tierras bajas de Bolivia. Museos,
parques naturales y educación en Bolivia (1988). Desde 1982, ha publicado
550 artículos de su especialidad, en revistas, periódicos, nacionales y
extranjeros.
Concepto de archivo
El valor de cada documento de archivo es determinado por el grado de
información que contenga y su importancia. Oporto y Campos afirman que:
“la documentación nace con valores intrínsecos, que le otorgan, en primera
instancia su carácter de original o único en su género y legítimo. A partir de
estas características surgen un conjunto de valores que le asignan a la
documentación el carácter de información estratégica para el desarrollo
socioeconómico… los valores documentales no nacen como resultado de una
praxis archivística, sino, más bien por el carácter testimonial… la vigencia de
estos valores determina su uso exclusivo, para garantizar los derechos
jurídicos de las partes que actúan en un proceso“
Descripcion de archivística
Oporto y Campos, afirman que “para hacer más accesibles los archivos deben
estar administrados científicamente, es decir que su organización responde a
los mayores niveles de eficiencia, eficacia, economía y disponibilidad. Tres
son las operaciones fundamentales de la archivística: La clasificación… la
ordenación… y la descripción”

Gunnar Mendoza Loza

Gunnar Mendoza Loza, archivista, bibliógrafo e historiador. (Uncía, Potosí, 3
de septiembre de 1914-Sucre, 1994). Hijo del prestigioso médico y escritor
Jaime Mendoza y de Matilde Loza.
Estudió en el Colegio del Sagrado Corazón de Sucre y en la Universidad de
San Francisco Xavier de Chuquisaca, habiendo egresado de la carrera de
Derecho. Entre 1958 y 1959 estudió Archivología en el Instituto de Archivos
de The American University y el Archivo Nacional de los Estados Unidos.
Ejerció como director del Archivo y Biblioteca Nacionales de Bolivia, entre
1944 y 1994. Organizó los fondos documentales del Archivo Nacional y la
Biblioteca Nacional, desarrollando una fecunda actividad en materia de
descripción de los mismos. Adicionalmente, se desempeñó como Consultor de
la UNESCO en El Salvador sobre la Situación y planificación del Servicio de
Documentos Públicos, coorganizador del Primer Seminario Interamericano
sobre Archivos, Archivo Nacional de los Estados Unidos, Washington, D.C. ,
Director del Programa para la producción de la "Guía a los documentos
inéditos sobre América Latina en los Estados Unidos" (Instituto de Estudios
Latinoamericanos, Universidad de Texas), Consultor del Instituto de Estudios
Latinoamericanos de la Universidad de Texas sobre Bibliografía Boliviana,
Austin, Texas y Profesor visitante de Archivología en la Escuela de
Bibliotecarios de la Universidad de Texas.
El 5 de marzo de 2019 se recordaron 25 años de su muerte. En
conmemoración a esa fecha, el Archivo y Biblioteca Nacionales de Bolivia
(ABNB) montó una exposición sobre la vida y obra de este estudioso,
destinada sobre todo a estudiantes de colegios con el fin de que puedan
conocer al “padre de la archivística”.
Concepto Archivo
Según Gunnar Mendoza en problemas de orden archivística:
“Si se acepta que los archivos no deben ser cementerios de documentos sino
centros de servicio colectivo por medio de documentos, la ordenación y la
descripción se constituye en instrumentos específicos para que el archivo
cumpla ese propósito de servicio”
“La razón de ser del archivo es el servicio a la colec- tividad a que
pertenece, por medio de los documentos. Este imperativo de servicio
determinará el orden de las cuestiones más vitales para la colectividad, y, en
consecuencia, el orden del plan de la obra descriptiva”