Manual CVOSOFT Curso Consultor Funcional Modulo FI Nivel Inicial Unidad 2

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Manual de estudios Curso Consultor Funcional Módulo FI Nivel Inicial
IInniicciioo N
Nuueevvaa U
Unniiddaadd::
Unidad 2: GL - Registraciones contables
En esta unidad conoceremos la base de la Contabilidad principal, su estructura y las
operaciones contables que lo conforman.
Curso: Consultor Funcional Módulo FI Nivel Inicial
CVOSOFT IT Academy - Formación en Sistemas.
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Unidad
Unidad 2:
2: GL
GL -- Registraciones
Registraciones
contables
contables
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Descripción de
de Unidad
Unidad
Carrera Consultor Funcional en Módulo FI
MODULO:
MODULO: Consultor
Consultor Funcional
Funcional FI
FI Nivel
Nivel Inicial
Inicial
UNIDAD:
UNIDAD: GL
Registraciones contables
contables
Presentación e Inicio de Unidad

:::: Lecciones
Lecciones Unidad
Unidad 2:
2: GL
Registraciones contables
contables
Las siguientes lecciones componen a esta unidad de estudios:
Lección: Cuentas de Mayor

Aprenderemos a dar de alta, modificar, visualizar y bloquear de cuentas de mayor.
Lección: Introducción al concepto de documento contable

Estructura de Documentos, Datos de Cabecera, Datos de Posición.
Lección: Contabilizar con modelo

Conoceremos las herramientas que posee SAP que nos permiten Contabilizar con Modelo, Modelos de Imputación y Documentos Periódicos.
Lección: Documento contable posterior

Introducción - Documentos Retenidos - Documentos Preliminares
Lección: Gestión de documentos

Visualizar documentos - Modificar documento - Modificar documento por posición - Visualizar modificaciones
Lección: Anulación de documentos

Anulación de documentos - Anulación Individual - Anulaciones masivas
Lección: Compensaciones de Cuentas de Mayor

En esta lección aprenderemos a compensar cuentas contables, veremos los distintos procesos de compensación y anulación de compensaciones.
Lección: Visualización de saldos y partidas

Luego de haber conocido los circuitos de contabilizaciones básicos, en esta lección aprenderemos a consultar reportes de saldos y partidas, donde veremos reflejado
todo lo que hemos hecho en las lecciones anteriores.

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LLeecccciióónn::
Cuentas de Mayor
Aprenderemos a dar de alta, modificar, visualizar y bloquear de cuentas de mayor.

Unidad: Unidad 2: GL - Registraciones contables
1 | Crear Cuenta de Mayor
En la unidad 1 hemos aprendido que la Cuenta de Mayor es un dato maestro dentro de SAP que representa a las cuentas
contables de un plan de cuentas. En los siguientes puntos conoceremos como se deben administrar en SAP.
Transacción
Transacción FS00
FS00
> Finanzas
|-> Gestión Financiera
|-> Libro Mayor
|-> Datos Maestros
|-> Cuenta de Mayor
|-> Tratamiento Individual
|-> Central
1.1
1.1 || Definiciones
Definiciones de
de los
los principales
principales campos
campos aa completar
completar
A continuación iremos repasando cada una de las solapas que forman parte de los datos que contiene una Cuenta de Mayor,
conociendo sus principales características.
Solapa
Solapa Tipo
Tipo // Denominación
Denominación

Imagen 2.1.1 - Solapa Denominación
Los principales campos de la solapa Tipo/Denominación son:
Número de la cuenta mayor: El número de cuenta identifica unívocamente la cuenta de mayor en un plan de cuentas.
Sociedad: identifica a la Sociedad FI en la cual se está creando la cuenta contable.
Grupo de Cuentas: El grupo de cuentas es una característica clasificadora dentro de los registros maestros de cuentas de
mayor. (Ejemplo: Cuentas Bancarias, Gastos, Ingresos, Inventarios, Pasivos, etc.). Esta característica permite delimitar el rango
de numeración de una cuenta y define que datos son obligatorios, opcionales u ocultos en la creación de la cuenta. En la
creación de una cuenta de mayor, el grupo de cuentas es una entrada obligatoria.
Tipo de Cuenta: se utiliza para encuadrar una cuenta de mayor en una de las siguientes clasificaciones:
Balance: Identifica a las cuentas patrimoniales.
Beneficio: Identifica a las cuentas de resultados.
Texto Breve: Texto breve que describe a la cuenta de mayor (20 caracteres).
Texto Explicativo: Texto largo que describe la naturaleza de la cuenta de mayor (50 caracteres).
La solapa Tipo/Denominación corresponde al Segmento Plan de Cuentas. Esto quiere decir, que sus
datos son válidos para todas las sociedades.

Solapa
Solapa Datos
Datos de
de Control
Control
Imagen 2.1.2 - Solapa Datos de Control
Los principales campos de la solapa Datos de Control son:
Moneda: identifica la moneda en la cual se gestiona la cuenta de mayor para la sociedad respectiva. Si la cuenta se
gestiona en la moneda local de la Sociedad FI, entonces la cuenta podrá recibir imputaciones en cualquier moneda. Si el
campo se completa con una moneda extranjera, entonces las imputaciones que reciba esa cuenta solo podrán ser en la
moneda especificada.
Ejemplo: Si una sociedad tiene como moneda local dólares y la cuenta se ha definido con moneda Euros, la cuenta contable
solo podrá imputarse en Euros.
Categoría Fiscal: determina si la cuenta de mayor es relevante para impuestos o no, o, si es una cuenta de impuestos.
Ejemplo, la cuenta Gastos de limpieza es relevante para impuestos, ya que puede utilizarse como base para el cálculo de
Impuestos. La Cuenta IVA Crédito Fiscal es una cuenta de impuestos.
Permite contabilizar s/ Impuestos: este indicador permite que una cuenta pueda contabilizarse sin tener que introducir un
indicador de impuestos a pesar de que la cuenta se haya definido como relevante para impuestos en el campo anterior.
Ejemplo, la cuenta Gastos Bancarios no siempre es una cuenta que esta sujeta a impuestos como el IVA.
Cuenta asociada para clase de cuenta: indica que es una cuenta que se utiliza como vinculo con los submodulos de
cuentas a pagar, cuentas a cobrar y activos fijos. Las cuentas definidas como asociadas nunca pueden imputarse de manera
directa en un asiento contable sino que debe realizarse siempre a través de un dato maestro de acreedor, deudor o activo fijo.
Partidas Individuales: la definición de partidas individuales permite visualizar todos movimientos que recibe una cuenta de
mayor. Si no se marca este tilde solo podrán visualizarse los saldos de las cuentas pero no así sus movimientos.
Gestión de Partidas abiertas: permite que los movimientos de una cuenta contable se puedan compensar entre si, de esta
manera, el saldo de una cuenta siempre esta compuesto por las partidas abiertas. Ejemplo, la cuenta Provisiones de Facturas a
recibir puede tener imputaciones en el haber por las contabilizaciones de la provisiones y una vez que llegan las facturas, la
cuenta recibe imputaciones en el debe, esas partidas pueden compensarse de manera que el saldo refleje la composición de
las facturas que aun no se han recibido

Las solapas Datos Control y Entrada/Banco/ Intereses, corresponden al Segmento Sociedad. Esto quiere
decir, que sus datos son válidos solo para la sociedad en que se está creando la cuenta.
Solapa
Solapa Entrada
Entrada // Banco
Banco // Intereses
Intereses
Imagen 2.1.3 - Solapa Entrada/Banco/Intereses
Los principales campos de la solapa Entrada/Banco/Intereses son:
Grupo de Status Campo: permite definir que imputaciones adicionales puede recibir una cuenta de mayor al momento de
registrar una operación contable. Además define que campos son obligatorios, opcionales u ocultos. Ejemplo, en las cuentas
bancarias la fecha valor es un dato obligatorio, en las cuentas de gastos, la fecha valor es un campo que ni siquiera se
visualiza al momento de ingresar un documento.
Relevante para el movimiento de Caja: este tilde permite identificar las cuentas bancarias y de efectivo relevantes para las
operaciones de pago.
Banco Propio: es el vinculo de la cuenta contable de bancos con el dato maestro de banco propio. El concepto de Banco
Propio y su utilización lo veremos en la unidad 4, en las lecciones correspondientes a pagos y cobranzas.
ID Cuenta: En combinación con la clave de banco propio, esta clave identifica el número de cuenta bancaria.
Si hacemos un resumen de éstos dos últimos conceptos, decimos que la cuenta de mayor es un dato
maestro, para este caso en especial estamos hablando de una cuenta de Banco, que a su vez, esta
relacionada con otro dato maestro que es el conjunto de Banco Propio ID Cuenta que representa al mismo
banco pero en el módulo de Tesorería.

Solapa
Solapa Palabra
Palabra Clave
Clave // Traducción
Traducción
Imagen 2.1.4 - Solapa Traducción según idioma
Esta solapa se utiliza para traducir la denominación de una cuenta contable en otros idiomas. De acuerdo al idioma en que
ingrese un usuario al sistema es el texto en el cual se verá la descripción de la cuenta. Si no completamos las traducciones, el
texto de la cuenta se verá en el idioma en el cual fue ingresado.
Solapa
Solapa Información
Información Plan
Plan de
de Cuentas
Cuentas // Solapa
Solapa Información
Información Sociedad
Sociedad
Imagen 2.1.5 - Solapa Información
En estas solapas se pueden visualizar cuándo se creó una cuenta de mayor a nivel Plan de Cuentas y a nivel Sociedad FI y
qué usuario la creó.
Podremos visualizar un botón denominado "Docs. Modificación" que mostrara en caso de que corresponda, todas los
modificaciones que se le haya realizado a una cuenta de mayor especificando el usuario que modificó, cuándo y qué valores
poseía antes y después de la modificación.

Crear
Crear con
con Modelo
Modelo
Existe la posibilidad de crear una cuenta de mayor tomando como modelo una ya existente. El sistema
copia todos los datos de la cuenta modelo permitiendo modificar los datos propios de la nueva cuenta.
2 | Modificación y Visualización de una cuenta
Para modificar o visualizar se utiliza la misma transacción que vimos en el punto anterior, sólo que deberemos presionar alguno
de los siguiente íconos
Modificar: habilita los campos que pueden modificarse.
Visualizar: permite ver las diferentes características que posee una cuenta.
Si se ingresa a la opción de modificar y/o visualizar, presionando el botón (Crear) se habilita nuevamente la posibilidad de
crear una cuenta contable.

3 | Bloqueo de una cuenta
Una cuenta puede bloquearse a fin evitar que se siga utilizando para registrar imputaciones contables. El procedimiento para
bloquear o desbloquear es presionando el ícono del Candado y se deberán grabar los cambios.
Imagen 2.1.6 - Bloquear Cuenta de Mayor

LLeecccciióónn::
Introducción al concepto de documento contable
Estructura de Documentos, Datos de Cabecera, Datos de Posición.

1 | Estructura de documentos
SAP funciona según el principio del registro por documentos, es decir, para cada contabilización se genera un documento. El
documento permanece como una unidad completa en el sistema hasta su archivo.
Cada documento se identifica de forma única gracias a los siguientes campos:
Número de documento
Sociedad
Ejercicio
Los Documentos de SAP se dividen en dos partes:
Una Cabecera (información válida para todo el documento).
Múltiples posiciones (entre 2 y 999 posiciones).
Imagen 2.2.1 - Relación Cabecera y Posiciones de Documentos
SAP registra como mínimo un documento por cada operación. Cada documento recibe un número de documento único. El
Sistema puede asignar los números de documento (asignación de números interna) o el usuario puede asignar el número en el
ingreso de documentos (asignación de números externa).

2 | Datos de Cabecera
Los datos de cabecera cuentan con un dato clave de control muy importante denominado Clase de Documento.
La Clase de Documento controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contables que se
registran, por ejemplo, facturas de acreedores, pagos de deudores, etc.
Las clases de documento son válidas para todas las Sociedades Fi y a su vez definen el rango de números que se asignará a
los documentos cuando sean grabados y el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento contable.
Imagen 2.2.1 - Clases de Documento

Otras
Otras características
características relevantes
relevantes de
de los
los datos
datos de
de cabecera:
cabecera:
Fecha Documento: se utiliza para reflejar en el sistema la fecha del documento físico que se está registrando. Ejemplo,
fecha de la factura del acreedor.
Fecha Contabilización: es la fecha contable y se utiliza para determinar en que periodo del ejercicio fiscal se registrará el
asiento.
Sociedad: Identifica la Sociedad FI en la cual se registra el asiento contable.
Moneda: se refiere a la moneda del documento. Puede ser la moneda local de la sociedad o una moneda extranjera.
Fecha de conversión: se utiliza para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y se desee utilizar
un tipo de cambio referente a una fecha distinta de la fecha del documento.
Tipo de cambio: se utiliza para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y desee utilizar un tipo de
cambio específico.
Referencia: es una campo de entrada libre que habitualmente en documentos que representan facturas se almacena el
número de documento legal. En Argentina se utiliza el siguiente formato 0000A00000000 Punto de Venta (4) Letra (1) Numero
Legal (8).
Texto de Cabecera: es un texto libre que se puede visualizar en diferentes reportes.
Tienda: se utiliza para representar la tienda o punto de venta en caso de emitir facturas por SAP.
Moneda
Moneda Extranjera
Extranjera
Los tipos de cambio se guardan en una tabla, en caso de imputar en moneda extranjera y no especificar
ninguno de los campos mencionados, el Tipo de Cambio se tomará de la tabla mencionada. Transacción
S_BCE_68000174.

3 | Datos de Posición
Los datos de posición cuentan con un dato clave de control muy importante denominado Clave de Contabilización.
La clave de contabilización determina varias cosas:
a. Si la imputación va al Debe o Haber
b. El tipo de cuenta que se está imputando, para SAP los tipos de cuenta son los siguientes:
S: Cuentas de Mayor
D: Cuentas de deudores o clientes
K: Cuentas de acreedores o proveedores

M: Cuentas de Materiales
A: Cuentas de Activos Fijos
Imagen 2.2.2 - Claves de Contabilización
Otras
Otras características
características relevantes
relevantes de
de los
los datos
datos de
de posición:
posición:
Los datos de posición están conformados por una gran cantidad de campos, en esta lección, enumeraremos los necesarios
para generar un documento contable:
Posición: número que identifica el número de renglón dentro de un asiento contable. Este campo es automático y lo
determina SAP, no es necesario ingresarlo manualmente.
Cuenta: dependiendo de la clave de contabilización utilizada, la cuenta será un dato maestro de Cuenta de Mayor, Cuenta
de Deudor, Cuenta de Acreedor ó Cuenta de Activo Fijo.
Indicador CME: indica que en el caso de utilizar un acreedor o deudor, se puede contabilizar en una cuenta distinta de la
cuenta asociada que tiene almacenada en el dato maestro.

Importe: corresponde al importe en la moneda del documento. (Moneda que se ingresó en los datos de cabecera).
Centro de costo: Objeto de imputación del Módulo CO, esta imputación adicional se utiliza en el caso de estar registrando
en una cuenta de resultado.
Texto de Posición: Texto libre que puede visualizarse en los reportes.
Asignación: Campo de entrada libre que puede completarse de manera automática con determinados datos, de acuerdo a
como se complete el campo Clave de Clasificación en el dato maestro que se este imputando.
Datos
Datos de
de Cabecera
Cabecera yy Posición
Posición en
en SAP
SAP
Las imágenes que se encuentran a continuación corresponden de las pantallas de SAP de ingreso de documentos, aquí
veremos como se diferencian los datos de cabecera y posición.
Imagen 2.2.3 - Ingreso de documentos - Datos de Cabecera y primera posición
Los datos de posición comienzan completandose en la primer pantalla con el ingreso de la clave de contabilización y la cuenta
de mayor.
Una vez seleccionados estos datos se pasa a la siguiente pantalla donde el sistema solicitará información adicional respecto a
esta posición. Recordemos que las cuentas de mayor, en su dato maestro, tienen el Grupo de Status Campo que determina
que datos son obligatorios, opcionales u ocultos.

Imagen 2.2.4 - Ingreso de documentos - Datos de posición
Aquí vemos la pantalla con los datos adicionales que el sistema solicita para la cuenta seleccionada en la pantalla anterior.
También podremos observar que el sistema nos solicita que ingresemos la clave de contabilización y cuenta de la próxima
posición. Luego de confirmar pasaremos a un pantalla similar a ésta pero con los campos correspondientes a datos adicionales
de acuerdo al grupo de status campos que posea la cuenta que hayamos elegido.

LLeecccciióónn::
Contabilizar con modelo
Conoceremos las herramientas que posee SAP que nos permiten Contabilizar con Modelo,
Modelos de Imputación y Documentos Periódicos.

1 | Contabilizar con Modelo
La opción de contabilizar con modelo la tendremos disponible en cualquier transacción de ingreso de documento. Lo que nos
permite esta manera de contabilizar es acelerar los pasos, ya que se tomará como base un documento ya contabilizado al cual
se le podrán modificar los datos que correspondan. (Ejemplo: fechas de contabilización).
Tomaremos como ejemplo la transacción F-02 para conocer los pasos necesarios para realizar esta actividad.
Si queremos acceder por el menú SAP, el acceso es el siguiente:
Transacción
Transacción F-02
F-02
> Finanzas
|-> Libro Mayor
|-> Contabilización
|-> Contabilización General
Imagen 2.4.1 - Acceso a Contabilizar con Modelo
En la pantalla de ingreso de documentos, encontraremos un ícono denominado "Contabilizar con Modelo", presionandolo
accederemos a la siguiente pantalla que solicita los datos del documento que se utilizará como base para crear el nuevo
asiento contable.

Imagen 2.4.2 - Datos de Entrada
Además de los datos básicos del documento que utilizaremos como modelo, tenemos opciones adicionales para contabilizar el
nuevo documento:
Crear asiento inverso: esta opción contabilizará el mismo asiento pero con signos contrarios.
Entrar apuntes de cuentas de mayor: esta opción cambia la manera de visualizar de las posiciones. Si no marcamos este
tilde veremos un resumen de las posiciones, si lo marcamos veremos una grilla con las claves de contabilización, cuentas de
mayor e importes.
No proponer importes: se copiarán todos los datos excepto los importes. Luego, los importes se deberán ingresar para
cada posición del asiento. (Si no se ingresa el importe en alguna posición, no se registrará esa posición).
Recalcular días y porcentajes: si el asiento que se esta copiando posee posiciones de deudores o acreedores, esta opción
permite que se recalculen los días de vencimiento en base a la fecha del nuevo documento.
Visualizar posiciones copiadas: Este indicador hace que las posiciones copiadas se visualicen una por una. Este
procedimiento se utiliza cuando se desea modificar los valores propuestos. Si no se marca el tilde, todas las posiciones se
copian sin visualizarlas y solo se visualiza un resumen de las posiciones copiadas.
Copiar Textos: copia los textos largos que posee el documento que se está copiando.
Calcular importes en moneda local de nuevo: si el documento es en moneda extranjera, se volverá a calcular la
conversión en moneda local nuevamente. Si la fecha de documento se modifica en el nuevo documento, se calculará el importe
en moneda local en base a ésta nueva fecha.
Una vez que se completen los datos básicos, Documento / Sociedad / Ejercicio, y si fuera necesario, algunas de las opciones
mencionadas anteriormente, deberemos presionar la tecla Enter para pasar a la siguiente pantalla, el sistema mostrará el
asiento con todos los datos del documento que se utiliza como modelo habilitando los campos que pueden ser modificados.

Imagen 2.4.3 - Contabilizar con Modelo
Nuevamente con la tecla Enter, se continua con la copia del documento. Las pantallas que se presenten dependerán de las
opciones que se hayan marcado en el inicio de la transacción. Si se seleccionó la opción No proponer importes o Visualizar
posiciones, el sistema irá recorriendo cada una de las posiciones para modificar los datos que sean necesarios. Sino, mostrará
directamente la pantalla resumen que vemos a continuación.
No obstante, a pesar de estar en la pantalla resumen y no haber marcado ninguno de las opciones de la pantalla inicial de la
transacción se podrán modificar datos de las posiciones haciendo doble clic sobre la posición correspondiente.
Imagen 2.4.4 - Resumen Asiento
Una vez realizados todos los cambios, deberemos grabar la operación y se habrá generado en el sistema un nuevo documento.
En el sistema no queda registro de que el nuevo asiento generado fue creado con copia de otro
documento.

2 | Modelos de Imputación
Se pueden crear Modelos de Imputación los cuales también pueden ser utilizados al momento de crear un asiento contable.
Esta es una de las herramientas que proporciona SAP para agilizar y facilitar el ingreso de documentos. Para acceder a crear
modelos de imputación deberemos seguir los siguientes pasos:
2.1
2.1 || Crear
Crear el
el Modelo
Modelo
Transacción
Transacción FKMT
FKMT
> Finanzas
|-> Libro Mayor
|-> Documento de Referencia
|-> Modelo de Imputación
Datos
Datos de
de cabecera
cabecera (Crear
(Crear presionando
presionando el
el icono
icono Hoja
Hoja en
en blanco)
blanco)
En este paso, le daremos un nombre al modelo y le definiremos la moneda y el plan de cuentas.
Imagen 2.4.5 - Crear Modelo de Imputación

Datos
Datos de
de Posición
Posición (Accedemos
(Accedemos con
con el
el ícono
ícono Lupa)
Lupa)
En este paso deberemos ingresar todos los datos de posición del asiento que estamos creando, claves de contabilización
(Debe / Haber), Cuentas de mayor, Centro de Costos, Divisiones e Importes.
Imagen 2.4.6 - Ingreso de Posiciones
Finalizada la carga de datos se procede a guardar el documento.
2.2
2.2 || Utilización
Utilización de
de los
los Modelos
Modelos de
de Imputación
Imputación
Volviendo a la misma transacción de ingreso de documentos que vimos al principio de la lección, observaremos el icono Modelo
de Imputación, si presionamos sobre el mismo, podremos visualizar la lista disponible de Modelos Imputación.
Cuando creamos el Modelo en el paso anterior, no especificamos ni fechas, ni clase de documento, ni sociedad. Como éstos
datos no están en el modelo, deberán ingresarse al momento de crear cada documento.
Imagen 2.4.7 - Contabilizar con un Modelo de Imputación
Con el matchcode podremos buscar todos los modelos de imputación disponibles.

Imagen 2.4.8 - Selección de modelo
Luego de seleccionar el Modelo deseado veremos en la pantalla el detalle de las imputaciones que contiene el Modelo. La
transacción nos permitirá realizar las modificaciones que sean necesarias, como agregar cuentas, modificar importes, centros de
costos, etc.
Finalmente se graba el documento.
La diferencia entre las alternativas de contabilizar con modelos se basa en la periodicidad con la que se realicen los
asientos contables.
Si eventualmente hay que repetir un asiento se puede utilizar la opción de Contabilizar con Modelo, no obstante, si los asientos
tienen una periodicidad mensual, quincenal o diaria, resultará más útil crear Modelos de Imputación.

3 | Modelos de trabajo en transacciones Enjoy o simples
Las operaciones que hemos visto en los puntos anteriores, también las tendremos disponibles en las transacciones enjoy o
simples.
Veamos las distintas posibilidades:
Transacción
Transacción FB50
FB50
> Finanzas
|-> Libro Mayor
|-> Registrar documentos en cuentas de mayor
Contabilizar
Contabilizar con
con Modelo
Modelo
De la misma manera que hemos visto en la transacción clásica la posibilidad de Contabilizar con Modelo, en las transacciones
enjoy se podrá elegir un documento para copiarlo y crear otro igual, o tomarlo como base y realizarle los cambios que sean
necesarios.
Se podrá acceder a esta opción desde el Menú Pasar Contabilizar con Modelo o presionando las teclas Shift F9.
Imagen 2.4.9 - Acceso a Contabilizar con Modelo
El sistema nos llevará a la misma pantalla de selección de documentos que hemos visto en el punto 1 de esta lección. A partir
de allí el procedimiento es el mismo.

Imagen 2.4.10 - Selección de documento para Contabilizar con Modelo
Modelos
Modelos de
de Imputación
Imputación
Los modelos de imputación en las transacciones Enjoy se crean y utilizan desde la misma transacción FB50. A diferencia de la
transacción FKMT para poder crear un modelo de imputación deberemos ingresar un documento con todos los datos
obligatorios, inclusive fechas y antes de grabar el documento se accede al Menú Tratar Modelos de Imputación Grabar
modelo de imputación o presionando las teclas Control F5.
Imagen 2.4.11 - Registrar con un Modelo de Imputación
Se abrirá una ventana emergente en la cual se colocará el nombre del Modelo de Imputación que estamos creando. También
podemos utilizar el matchcodce para buscar algún modelo ya creado, en este caso estaremos reemplazando el modelo ya
existente por el que se está creando.
Imagen 2.4.12 - Ventana Emergente

Si al ingresar a la transacción deseamos seleccionar un modelo de imputación, debemos acceder al Menú Tratar Modelos
de Imputación Seleccionar modelo de imputación o presionando las teclas Control F7.
Nuevamente se abrirá la ventana emergente que nos permitirá seleccionar el modelo que buscamos.
También podremos acceder a los modelos de imputación presionando el ícono de la barra de herramientas Modelo de trabajo
en el cual habilitará sobre el lado izquierdo de la pantalla la lista de los modelos de imputación.
Imagen 2.4.13 - Modelo de Imputación desde Modelos de Trabajos
Con doble clic en el Modelo de imputación se copiarán en la pantalla de la transacción FB50 todas las posiciones y datos que
contiene el modelo seleccionado.
Modelo
Modelo de
de Imputación
Imputación
Antes de seleccionar un modelo de imputación se deberán ingresar los datos de cabecera como fechas y
clase de documento.

4 | Documento Periódico
El documento periódico es una alternativa para contabilizar de manera rápida y masiva una cantidad de asientos modelos. Es
muy útil cuando debemos registrar documentos a lo largo de un tiempo solo modificando las fechas de contabilización. Un claro
ejemplo son los devengamientos o los contratos. Se pueden crear todos los documentos que sean necesarios y luego, se
ejecuta la contabilización por medio de un programa que busca todos los documentos periódicos que estén vigentes.
Esta alternativa consta de dos pasos:
Crear los Documentos Periódicos
Transacción
Transacción FBD1
FBD1
> Finanzas
|-> Libro Mayor
|-> Documentos de Referencia
|-> Documento Periódico
Imagen 2.4.14 - Creación de Documentos Periódicos

La creación del documento periódico consta de tres partes
Planes de ejecución: en esta parte se colocan los datos referentes a los intervalos de ejecución como primera y
última fecha de ejecución, intervalo en meses y día del mes en el cual se contabilizará.
Datos de Cabecera: No se guardarán fechas de contabilización, ni de documento ya que las mismas se generarán en
cada ejecución. Como dato de cabecera se ingresarán Clase de Documento, Moneda y textos.
Datos de Posición: se deberán ingresar todos los datos necesarios para contabilizar un documento. Clave de
Contabilización, Cuenta, importe. Si la cuenta necesitase una imputación adicional como Centro de Costo, también deberá
ingresarse sino el documento no se generará.
Imagen 2.4.15 - Datos de posición en Documentos periódicos
Con el icono Resumen podemos ver todas las posiciones ingresadas, finalmente se deberá grabar el documento periódico
Modificar Documentos periódicos
Todos los documentos periódicos se pueden modificar. A diferencia de los documentos reales que pueden sufrir mínimas
modificaciones, a los documentos periódicos se les puede realizar modificaciones a cualquiera de sus datos.
Transacción
Transacción FBD2
FBD2
> Finanzas
|-> Libro Mayor
|-> Documento

La primer pantalla nos solicitará el documento que queremos modificar. Una vez seleccionado el documento ingresaremos a la
siguiente pantalla que contiene el resumen de posiciones del documento periódico.
Imagen 2.4.16 - Resumen de Posiciones
Podremos ver los datos de Intervalos de Ejecución accediendo al Menú Pasar a Datos Periódicos.
Imagen 2.4.17 - Datos Periódicos
Si marcamos el Indicador de Borrado podremos borrar el documento periódico en la transacción de borrado.
Borrar Documentos Periódicos
Los documentos periódicos también pueden borrarse para que no sigan contabilizandose en las sucesivas ejecuciones.

Transacción
Transacción F.56
F.56
> Finanzas
|-> Libro Mayor
|-> Documento
|-> Borrar
La pantalla de selección para borrado de documento periódicos permite seleccionar los documentos o un rango de documentos.
Se puede correr primero en Modo Test a fin de verificar los documentos que se borrarán. Para que un documento pueda
borrarse debe tener el tilde de Indicador de borrado en la cabecera del documento. (Imagen 2.4.16)
Imagen 2.4.18 - Borrar Documentos Periódicos
Ejecutar el proceso de contabilización
Una de las tareas de cierre será la ejecución de los documentos periódicos. Este proceso generará documentos reales
contabilizados masivamente en el Libro Mayor. Para la ejecución, el sistema seleccionará todos aquellos documentos que estén
dentro del intervalo de liquidación.
Transacción
Transacción F.14
F.14
> Finanzas
|-> Libro Mayor
|-> Operaciones Periódicas
|-> Contabilizaciones Periódicas
|-> Ejecutar

Imagen 2.4.19 - Ejecutar Proceso de Contabilización de documentos

LLeecccciióónn::
Documento contable posterior
Introducción - Documentos Retenidos - Documentos Preliminares

1 | Introducción
Cuando se registran asientos contables, el usuario puede ser interrumpido o no contar con todos los datos necesarios para
grabar un documento. Esta situación no necesariamente obliga al usuario a borrar o cancelar todos los datos introducidos sino
que cuenta con dos opciones de grabar temporalmente el asiento sin que esto genere una contabilización en el Libro Mayor.
Estas opciones son:
Retener Documentos
Documentos preliminares
A continuación veremos las principales características de ambas opciones de registración, al final de la unidad veremos un
vídeo de cómo utilizarlas en el sistema.
2 | Retener Documentos
RETENER
RETENER DOCUMENTOS
DOCUMENTOS
Esta funcionalidad permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar
posteriormente con la entrada de datos.

La opción de Retener documentos posee las siguientes características:
Los documentos retenidos no actualizan los saldos de los mayores contables.
Los documentos retenidos no se visualizan en reportes.
El sistema no le asigna ningún número de documento.
Luego de seleccionar la opción de retener documento, el sistema solicitará una denominación para identificar
posteriormente al documento retenido.
Los documentos retenidos pueden tratarse posteriormente contabilizandolos o borrandolos.
La imagen que vemos a continuación corresponde a la transacción Enjoy FB50, en la misma podemos ver donde se encuentra
el icono Retener que permite guardar un documento es un estado borrador, para continuar con su tratamiento en un momento
posterior.
Imagen 2.5.1 - Transacción FB50 - Icono Retener Documento
El sistema abrirá una ventana emergente que habilitará a ingresar un nombre que identifique al documento retenido. (Apartar
Documento es sinónimo de Retener Documento).

Imagen 2.5.2 - Nombre del Documento Retenido
Cuando deseemos retomar el tratamiento de un documento retenido, deberemos abrir el panel Modelos de Trabajos en donde
encontraremos la lista de documentos retenidos pendientes de contabilizar.
Imagen 2.5.3 - Selección del Documento Retenido
La lista de documentos retenidos del panel Modelos de Trabajo sólo se visualizarán en el usuario que
creó el documento retenido.
Finalizada la contabilización de un documento retenido el mismo desaparece de la lista de Documentos Apartados.
En las transacciones clásicas, por ejemplo F-02, la opción de grabar un documento retenido la encontramos en la barra de
Menú Documento Retener.
A su vez, si ya esta grabado y lo que deseamos es continuar con la carga de datos, deberemos acceder a la barra de Menú
Documento Traer Documento Apartado.

3 | Documentos Preliminares
DOCUMENTOS
DOCUMENTOS PRELIMINARES
PRELIMINARES
Mediante la entrada preliminar podremos grabar documentos inconclusos en el sistema, aún cuando haya
validaciones o datos obligatorios pendientes.
La función de Entrada Preliminar tiene las siguientes características:
El sistema le asigna un número de documento de acuerdo a la clase de documento que se haya seleccionado.
Los documentos no actualizan los saldos de los mayores contables.
Los documentos preliminares podrán visualizarse en reportes (con un status que los identifica como documentos
preliminares).
Los documentos podrán completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse posteriormente incluso por otro usuario,
también, en caso de que corresponda, los documentos podrán ser borrados.
La imagen que vemos a continuación corresponde a la transacción Enjoy FV50, en la misma podemos ver donde se encuentra
el ícono Registrar de forma Preliminar que permite guardar un documento es un estado previo a la contabilización.
Imagen 2.5.4 - Transacción FV50 - Icono Registrar de Forma Preliminar
Cuando un documento se graba de forma preliminar se genera un Número de Documento. El número es el correlativo que
corresponde según la clase de documento. No hay un rango especial para preliminares, ya que cuando el documento realmente
se contabiliza conserva el mismo número de documento.

4 | Tratamiento posterior de documentos preliminares
Con la registración preliminar de documentos es posible introducir y grabar documentos incompletos en SAP sin necesidad de
verificar todas las entradas. También, es posible verificar si un documento preliminar ya está completo. Se puede comprobar,
por ejemplo, si el saldo del documento es cero y si se han ingresado todos los campos obligatorios como número de cuenta,
centros de costos, etc.
Los documentos preliminares tienen un tratamiento posterior y su mayor utilidad radica en realizar procesos más eficientes con
un doble control, donde un usuario registra un documento de manera preliminar y otro usuario controla y contabiliza. De esta
manera se definen responsabilidades diferenciadas.
Modificaciones
Modificaciones de
de documentos
documentos preliminares
preliminares
Pueden modificarse tanto datos de posición como de cabecera, excepto la Moneda y la Clase de documento. Un documento
preliminar puede modificarse todas las veces que sea necesario. Las fechas, las imputaciones, los importes, son datos
susceptibles de modificaciones.
Los documentos preliminares pueden tratarse de forma individual o masivamente a través de una lista de selección.
Transacción
Transacción FBV2
FBV2
> Finanzas
|-> Libro Mayor
|-> Documento
|-> Documentos preliminares
|-> Modificar
La transacción para acceder a modificar permite la selección de un documento, o presionando el ícono Lista de documentos se
abre una pantalla de selección que permite filtrar por diferentes criterios.
Imagen 2.5.5 - Selección de documentos para modificar

La siguiente imagen corresponde a la transacción de modificación de documentos preliminares en la cual podemos observar
que tiene completo el campo Número de documento y donde la moneda no es un campo modificable. Al documento se le
pueden realizar las modificaciones necesarias y luego volver a grabarse de forma preliminar.
Imagen 2.5.6 Modificación de documentos preliminares
Existe una diferencia muy importante entre Grabar y Grabar Completamente.
Grabar implica guardar los cambios que se hayan realizado sin que el sistema verifique si el documento esta completo o no.
Grabar Completamente verifica que el documento contenga todos los datos obligatorios completos, el sistema realiza todas las
verificaciones como si el fuera a contabilizarse realmente. El documento queda en un estado en el cual estaría listo para ser
contabilizado a menos que se detecte algún error.
Contabilización
Contabilización de
de documentos
preliminares
Los documentos preliminares pueden contabilizarse o borrarse.
Si se contabilizan actualizarán los saldos contables e impactará en la contabilidad.
Si se borra, quedará el número de documento con los datos de cabecera y con un status de borrado. Las posiciones se
borrarán.
Transacción
Transacción FBV0.
FBV0.
> Finanzas
|-> Libro Mayor
|-> Documento
|-> Documentos preliminares
|-> Contabilizar/Borrar.

La pantalla de acceso a la contabilización es similar a la de modificación de documentos, donde podremos seleccionar un

documento preliminar o una lista de documentos.
Imagen 2.5.7 - Selección de documentos para contabilizar
Una vez seleccionados los documentos podrán realizarse modificaciones si correspondiere y finalmente contabilizarse como
documentos reales que impactan en la contabilidad.
Imagen 2.5.8 - Contabilización de documentos preliminares
Borrar
Borrar documentos
preliminares
Desde la misma transacción de contabilizar FBV0, un documento preliminar se puede borrar si por algún motivo no
correspondiere su contabilización. Para proceder a borrar se debe acceder a la barra de Menú Documento Borrar
Documento Preliminar.

Imagen 2.5.9 - Menú de acceso para borrar documentos preliminares
Los documentos preliminares borrados se pueden consultar, ya que los números de documentos generados no se eliminan. La
consulta de éstos documentos muestra los datos de cabecera del documento original con un status de Anulado y sin
posiciones.
Imagen 2.5.10 - Cabecera de documentos preliminares borrados

5 | Visualización en reportes
En las próximas lecciones aprenderemos a consultar reportes de saldos y de partidas individuales. No obstante veremos aquí
como se diferencian los documentos preliminares de los documentos contabilizados en el libro mayor en un reporte de partidas
individuales.
En la pantalla de selección del reporte deberemos seleccionar el tilde de visualizar partidas preliminares.
Imagen 2.5.11 - Pantalla de selección de mayores contables
El resultado de la selección nos mostrará los mismos datos para un documento real y uno preliminar, pero se podrán diferenciar
por el status. El triangulo amarillo identifica a las partidas preliminares.
Imagen 2.5.12 - Lista de partidas individuales con documentos preliminares

LLeecccciióónn::
Gestión de documentos
Visualizar documentos - Modificar documento - Modificar documento por posición - Visualizar
modificaciones

1 | Visualizar Documentos
Todos los documentos grabados en SAP se pueden visualizar de manera individual o a través de un reporte. En ambos casos
se accede por la misma transacción.
Transacción
Transacción FB03
FB03
> Finanzas
|-> Libro Mayor
|-> Documento
|-> Visualizar
Imagen 2.6.1 - Seleccionar un documento a visualizar
En ésta pantalla, el sistema nos solicita los datos claves para acceder a un documento. Los datos claves son el Número de
Documento, la Sociedad y el Ejercicio.
Si no contamos con los datos claves para acceder a un documento en particular, presionando el ícono Lista Documentos, se
accede a un reporte que se inicia con una pantalla de selección que nos permite ingresar filtros que delimiten los documentos
que mostrará el reporte.

Imagen 2.6.2 - Pantalla de selección de documentos
Ejecutamos el reporte y nos arrojará un listado con los documentos que cumplen las condiciones ingresadas en los
parámetros de selección.
Los datos que podemos visualizar en este reporte son sólo los datos de cabecera.
Imagen 2.6.3 - Reporte de documentos
Ya sea ingresando directamente con el número de documento en la transacción o haciendo doble clic sobre los documentos
que muestra el reporte de consulta, veremos la siguiente imagen conocida como resumen de documento.

Imagen 2.6.4 - Resumen de documento
En el Resumen de Documentos veremos los principales datos de cabecera, y los datos de posición.
Principales
Principales íconos
íconos que
que encontraremos
encontraremos en
en el
el resumen
resumen de
de documentos:
documentos:
Visualizar / Modificar: Nos permite pasar del modo visualización al modo Modificación y viceversa.
Visualizar otro Documento: Nos permite cambiar de documento. Al seleccionar este icono se abrirá una ventana
emergente solicitando el nuevo número de documento.
Imagen 2.6.5 - Otro documento
Seleccionar posiciones: Nos permite visualizar una posición con información más detallada. Abrirá la posición sobre la cual
estemos posicionados. En la siguiente imagen veremos los datos correspondientes a una posición.

Imagen 2.6.6 - Datos de Posición
Recordemos que los datos adicionales que vemos en una posición depende del grupo de status campo que posee el dato
maestro de la cuenta de mayor.
Seleccionar Cabecera: Nos permite visualizar los datos de cabecera completo.
Imagen 2.6.7 - Datos de Cabecera
Los datos de cabecera contienen los datos que ingresó el usuario al momento de registrar el documento y también, posee otros
datos que se completan de manera automática al contabilizarse el documento, como código de la transacción, autor del
documento, fecha y hora de entrada.
Moneda de Visualización: Nos permite visualizar el asiento en las distintas monedas que tiene
configurada la sociedad. Al seleccionar este icono se abrirá una ventana emergente que contiene las distintas moneda en las
cuales se puede visualizar el documento.

Imagen 2.6.8 - Moneda de Visualización
Moneda del documento: es la moneda en la que se registro la operación. Puede ser la moneda local o una moneda
extranjera.
Moneda Local: es la moneda en la cual la sociedad administra su contabilidad
Moneda de Grupo y Moneda fuerte: son las monedas paralelas en las cuales se contabilizan todas las operaciones.
SAP es un sistema multi-moneda y puede administrar sus libros contables hasta en tres monedas.
Desde la visualización del resumen de documento también podemos pasar a otra visualización que se denomina Presentación
Preliminar. Esta opción nos permite hacer una impresión del documento. Para acceder a la presentación preliminar debemos ir
a la barra de Menú Doc. Presentación Preliminar.
Imagen 2.6.9 - Presentación Preliminar del Resumen de Documentos
En el primer recuadro se podrán observar los datos de cabecera, los cuales, son válidos para todo el documento.
En el segundo recuadro se visualizan todos las posiciones que forman parte de un documento.

Las columnas que muestran los datos correspondientes a las posiciones son modificables, es decir, se pueden mostrar más
o menos columnas, como por ejemplo Texto y/o ocultar aquellos que no son necesarios. Esta funcionalidad esta disponible
utilizando los íconos de Seleccionar o Modificar Layout.
Los iconos de "Layout", que permiten modificar los datos que vemos en pantalla los tendremos presente en muchísimos
reportes y los encontraremos en diferentes versiones:
a) Modificar Layout (Disposición de columnas)
b) Modificar Layout (Disposición de columnas)
Cuando presionemos alguno de estos íconos se abrirá una ventana con las columnas que se visualizan en el reporte
(izquierda) y las columnas que se encuentran ocultas (derecha). Con las flechas bidireccionales se pasan campos de un lado a
otro según necesitemos. También podremos elegir en que orden deseamos que se muestren las columnas y podemos delimitar
el ancho de las columnas (Longitud).
Imagen 2.6.10 - Modificación de disposición de columnas
Una vez que hayamos seleccionado la disposición de las columnas que necesitamos podemos grabar esta disposición para
esta opción con algunos de los siguientes íconos:
a) Grabar Layout o disposición.
b) Grabar Layout o disposición.
Con cualquiera de los dos iconos, se abrirá una ventana que solicitará una clave y denominación que identifique al layout. Si a
la clave se le antepone la barra / significa que éste layout es válido para todos los usuarios. Para que sea especifico del
usuario que lo esta creando, no debe colocarse la barra y se deberá tildar la opción Especifico Usuario.

Imagen 2.6.11 - Grabar Disposición
En un momento posterior, si ingresamos a la transacción y deseamos ver una disposición distinta de la que trae el sistema por
defecto, se deberá seleccionar la disposición deseada presionando el ícono Seleccionar layout.
a) Seleccionar layout o disposición
b) Seleccionar layout o disposición
Imagen 2.6.12 - Seleccionar disposición
Dependiendo del reporte o transacción, también nos podemos encontrar con el siguiente icono, donde en un único ícono
tenemos las tres opciones (Modificar, grabar y seleccionar layout).

Imagen 2.6.13 - Gestionar disposiciones
La opción gestionar disposiciones permite borrar o modificar disposiciones existentes. También permite elegir la disposición que
aparecerá por defecto.
Existen diversas maneras de acceder a la visualización de un documento, no solo desde la transacción

FB03, sino también desde reportes de partidas individuales. Todas estas opciones las conoceremos a lo
largo del curso y con práctica sobre el sistema.

2 | Modificar Documentos
Se pueden modificar documentos que ya han sido contabilizados, sin embargo, dependiendo de la configuración solo son
modificables algunos campos. Se pueden realizar modificaciones de datos a nivel cabecera y a nivel de posiciones.
Transacción
Transacción FB02
FB02
> Finanzas
|-> Libro Mayor
|-> Documento
|-> Modificar
La pantalla de acceso es igual a la transacción FB03 que vimos en el punto anterior, sólo que, al ingresar con el número de
documento se habilitarán los campos editables.
La primer pantalla que aparece por default es la correspondiente al Resumen de Documento, presionado el ícono de Datos de
Cabecera (Sombrerito) accederemos a la ventana que permite modificar los datos de cabecera. Aquí, los datos que se pueden
modificar son el campo Referencia y el campo Texto de Cabecera.
Imagen 2.6.14 - Modificar Datos de Cabecera
A nivel de posición nunca podrán modificarse datos como Cuentas Contables, importes e imputaciones adicionales.
Los datos que habitualmente están permitidos modificar son el campo Asignación, el campo Texto de Posición, la Condición de
Pago y otros campos que estén parametrizados como modificables.
Para acceder a la pantalla de modificación se deberá realizar doble clic en alguna de las posiciones del documento. El sistema
habilitará los campos modificables, una vez finalizados los cambios en el documento se deberá grabar para que los cambios
queden guardados.

Imagen 2.6.15 - Modificar datos de Posición
3 | Modificar Documento por posición
En SAP, cuando se accede a un documento se puede visualizar un resumen del documento (todas las posiciones), solo la
cabecera del documento o sólo una posición del documento.
La transacción que nos permite modificar documentos por posición habilita la posibilidad de realizar un filtro en la pantalla de
selección para que solo nos habilite las posiciones que cumplan con determinadas características. Luego de acceder, el
procedimiento de modificación es igual al que hemos visto en el punto anterior.
Transacción
Transacción FB09
FB09
> Finanzas
|-> Libro Mayor
|-> Documento
|-> Modificar Posición
Imagen 2.6.16 - Modificar posición

4 | Visualizar Modificaciones
Todas las modificaciones que se realicen en algún documento, SAP las guarda en un log que está siempre disponible para el
usuario con la siguiente información:
El campo que se ha modificado.
Los valores nuevos y antiguos.
El usuario que ha realizado la modificación.

Fecha y hora de la modificación.
El log de modificaciones puede visualizarse individualmente por cada documento o través de un reporte.
Para visualizarlo de manera individual deberemos acceder a la transacción de visualización de un documento, ir al Menú
Entorno, desplegar la lista y elegir la opción Modificaciones de Documento, aparecerá la siguiente pantalla:
Imagen 2.6.17 - Visualizar modificaciones de documento
El sistema nos mostrará una pantalla con los campos modificados, en este caso en particular, podremos ver el campo Texto.
Imagen 2.6.18 - Campos Modificados

Haciendo doble clic sobre el campo Texto accederemos a la visualización del valor antiguo que tenía el campo antes de la
modificación y también veremos el valor nuevo.
Imagen 2.6.19 - Detalle de las modificaciones
Si una vez más hacemos doble clic sobre la linea de modificación, veremos información ampliada referente a usuario, fecha y
hora correspondiente a cuando se realizó la modificación.
Imagen 2.6.20 - Datos de quién y cuándo realizó las modificaciones
Para visualizar las modificaciones por medio de un reporte deberemos acceder por el Menú Usuario a través de la siguiente
ruta:
Transacción
Transacción S_ALR_87012293
S_ALR_87012293
> Finanzas
|-> Libro Mayor
|-> Sistema de Información
|-> Informes para Libro Mayor (nuevo)
|-> Documento
|-> General
|-> Visualizar Modificaciones Documento

Aparecerá la siguiente pantalla de selección de datos que nos permitirá ingresar filtros que delimiten los documentos del
reporte.
Imagen 2.6.21 - Pantalla de selección de documentos modificados
Presionando el ícono de Ejecutar obtenemos el reporte con los siguientes datos:
Imagen 2.6.22 - Lista de documentos modificados

LLeecccciióónn::
Anulación de documentos
Anulación de documentos - Anulación Individual - Anulaciones masivas

1 | Anulación de Documentos
Los documentos que han sido contabilizados con errores pueden anularse. Es importante entender que en SAP NO se eliminan
documentos contables, todas las anulaciones implican la reversión de la contabilización por medio de un contraasiento.
Al anular un documento se debe indicar un Motivo de Anulación que explica el motivo por el cual se anuló un documento. El
Motivo de Anulación también controla la fecha de registración de la anulación.
El sistema trae parametrizado de manera estándar los siguientes motivos de anulación:
01 Anulación en Periodo Actual: registra la anulación del documento con la misma fecha del documento original que se
está anulando.
02 Anulación en periodo anterior: este motivo de anulación obliga a especificar una fecha de registración, la cual debe
encontrarse dentro del periodo contable abierto. Esta modalidad de anulación se utiliza cuando el documento original se
encuentra contabilizado en un periodo contable cerrado. De esta manera el documento original se encontrará en un
periodo contable y el asiento de anulación en otro periodo.
Imagen 2.7.1 - Anulación de documentos

2 | Anulación Individual
Para anular un documento deberemos seguir los siguientes pasos:
Transacción
Transacción FB08
FB08
> Finanzas
|-> Libro Mayor
|-> Documento
|-> Anular
Imagen 2.7.2 - Anular un documento
En esta transacción se deberán ingresar los datos claves que identifican al documento y el motivo de anulación. Si el motivo de
anulación es 01 Anulación en Periodo Actual no será necesario completar la fecha de contabilización de la anulación (si la
completamos el sistema tampoco la tendrá en cuenta) debido a que el motivo 01 toma la fecha del documento que se está
anulando.
Con el ícono Visualizar antes de anular podremos ver el documento de manera de verificar que sea el que queremos
anular. Luego con la flecha verde retornamos a la pantalla de anulación y continuamos con el proceso.
Para grabar esta operación solo se deberá presionar el botón Guardar y el sistema arrojará un mensaje con el número de
documento generado.
Antes de finalizar con este punto de la lección vamos a visualizar los datos de cabecera de ambos documentos.
Si visualizamos el documento que anulamos, veremos que se generó un campo que nos indica que dicho documento fue
anulado, el motivo de anulación y cual es el número de documento que lo anuló.

Imagen 2.7.3 - Documento original anulado
Desde este mismo documento, si hacemos doble clic sobre el número de documento de anulación accederemos a la
visualización del documento de anulación.
Imagen 2.7.4 - Documento de anulación

Visualizando los datos de cabecera del documento de anulación, el sistema nos informa cual es el número de documento que
anuló.
Dependiendo de la configuración que posea la sociedad, el documento de anulación se puede generar con
una clase de documento diferente. (Ejemplo, clase de documento XK).
3 | Anulación Masiva
SAP también permite anular un lote de documentos, se puede anular masivamente siempre que todos los documentos puedan
llevar el mismo motivo de anulación. Para realizar una anulación en masa, deberemos seguir los siguientes pasos:
Transacción
Transacción F.80
F.80
> Finanzas
|-> Libro Mayor
|-> Documento
|-> Anular
|-> Anulación Masiva
Si observamos, en la transacción de anulación individual FB08, tenemos disponible un ícono que nos lleva a la transacción de
anulación masiva.
Luego de acceder a la transacción, veremos una pantalla de selección con campos que podremos utilizar para delimitar los
documentos que deseamos anular.

Imagen 2.7.5 - Pantalla de selección de anulación masiva
Podemos utilizar el rango de números de documentos para filtrar en combinación con la clase de documento, no obstante, la
utilización de estos datos dependerá de la información que posea el usuario sobre los documentos que debe anular.
El programa de anulación masiva se puede ejecutar primero en modo test a fin de verificar que ningún documento genera error.
Los errores más comunes pueden ser que el documento ya haya sido anulado, que esté compensado o que sea parte de un
circuito posterior.
Imagen 2.7.6 - Resultado de la ejecución del reporte
Luego de ejecutar el reporte en modo test el sistema nos mostrará los documentos que son anulables y los no anulables con
detalle del error.
Si nos posicionamos en un documento y presionamos el ícono de la lupa podremos acceder a la visualización del
documento.
Si presionamos el ícono Log podremos ver la lista de errores tal como lo vemos en la siguiente imagen.

Imagen 2.7.7 - Log del programa de anulación masiva
Finalmente, si subsanamos los errores, o deseamos anular los documentos que se encuentran en la lista de anulables,
debemos ejecutar el reporte en modo real (destildando la opción Modo Test). Si no deseamos hacer ninguna corrección a los
datos de la pantalla de selección se podrá desde la misma pantalla que contiene la lista de documentos anulables presionar el
botón anular documentos para llevar a cabo la anulación.
El resultado de este proceso nos mostrará la lista de los documentos anulados y sus correspondientes documentos de
anulación. (En el ejemplo de la imagen 2.7.8, el documento 100000037 fue anulado con el documento 100000068).
Imagen 2.7.8 - Resultado de la anulación
Anulación
Anulación
Las transacciones que hemos visto en esta lección son validas para anular documentos que contengan
posiciones no solo de cuentas de mayor, sino también de acreedores, deudores y/o activos fijos.

LLeecccciióónn::
Compensaciones de Cuentas de Mayor
En esta lección aprenderemos a compensar cuentas contables, veremos los distintos
procesos de compensación y anulación de compensaciones.

1 | Compensaciones de Cuentas Contables
En la lección de 1 de esta unidad aprendimos que una de las características que puede tener una cuenta contable es la
gestión de partidas abiertas. En esta lección conoceremos los procedimientos para compensar las partidas abiertas o
pendientes.
Se puede utilizar esta función para compensar operaciones del Debe y el Haber cuyo saldo es cero. Este concepto de
compensación de cuentas es muy similar a una cuenta corriente de proveedores, donde tenemos facturas que se compensan
con pagos o notas de créditos. Aquellas partidas que estén abiertas son las que formarán el saldo contable de una cuenta.
Imagen 2.8.1 - Concepto de Compensación
Un ejemplo de cuentas que gestionan partidas abiertas es la Provisión de facturas a recibir, donde la composición de las
partidas abiertas refleja las facturas de proveedores que aun no se han recibido.
En SAP, hay dos formas de compensar las cuentas:
Compensación de cuentas: Simplemente compensa las partidas abiertas. Se da aquellos casos donde el debe y el
haber suman cero.
Contabilización con compensación: Es cuando se compensan las partidas y además se genera una o mas
posiciones adicionales en la compensación. Por ejemplo si las sumas de las partidas no poseen un saldo cero se puede
generar una posición que ajuste el saldo.
Veamos en detalle las diferencias entre éstas dos formas de compensar.
Compensación
Compensación de
de Cuenta
Cuenta
Tal como mencionamos anteriormente, un proceso no se encuentra finalizado mientras haya partidas pendientes de
compensarse. Realizar dicha compensación implica tomar dos o mas partidas abiertas cuya suma de cero y aplicarlas entre si
(Imagen 2.8.1).

Transacción
Transacción F-03
F-03
> Finanzas
|-> Libro Mayor
|-> Cuenta
|-> Compensar.
Cuando ingresemos a la transacción, estaremos accediendo a la pantalla de selección de datos.
Imagen 2.8.2 - Pantalla de selección de partidas a compensar
La pantalla de selección solicita los siguientes datos:
Cuenta a compensar (solo se puede elegir una cuenta).
Fecha en que se registrará la compensación.

Sociedad en la cual se registrará la operación.
Moneda en la cual se contabilizará la operación.
El sector Otras Delimitaciones nos permitirá acotar la búsqueda de documentos que deseamos compensar, por defecto viene
marcado con la opción Ninguna lo que hará que el sistema traiga todas las partidas abiertas que posea la cuenta. En cambio
si filtramos, por ejemplo, por fecha de contabilización, se abrirá una nueva ventana que permitirá ingresar el rango de fechas
correspondientes.
Presionando Enter o el icono de confirmación accederemos a la siguiente pantalla.

Imagen 2.8.3 - Tratar Partidas abiertas
El sistema mostrará todas las partidas pendiente, si los importes de las partidas están en color negro significan que aun no han
sido consideradas para ser compensadas. Si están en azul es porque el usuario que realiza la transacción las eligió para ser
tratadas. En la imagen 2.8.3 podemos ver que están todas seleccionadas.
Iconos
Iconos importantes
importantes dentro
dentro de
de esta
esta transacción:
transacción:
Permite seleccionar todas las partidas.
Permite des-seleccionar todas las partidas.
Permite ordenar las partidas. Primero se marca la columna por la cual se quiere ordenar y luego se presiona, el ícono
de orden ascendente y descendente.
Permite buscar algún documento. Cuando se presione este ícono se abrirá una nueva ventana para ingresar el
campo por el cual se desea realizar la búsqueda.
Cambia los importes de moneda de documento a moneda local.
Permite activar partidas para ser compensadas las partidas seleccionadas (colocar en azul).
Permite desactivar partidas las partidas seleccionadas (colocar en negro).
Campo
Campo "Asignados"
"Asignados"
Muestra la sumatoria de las partidas que se van seleccionando considerando los signos. Para finalizar una
compensación el campo 'Asignados' debe estar en cero.

Una vez finalizada la selección de partidas a compensar y que las mismas den cero se deberá acceder a:
Menú Documento Simular, para ver el asiento que el sistema realizará.
Imagen 2.8.4 - Simular
La simulación permite verificar que no haya errores en los documentos previos a grabarlos, verifica que el asiento este
balanceado, valida que no falten datos obligatorios. La simulación también nos permite ver como quedará el asiento.
Una operación de compensación siempre crea un documento de compensación, aunque éste documento puede no contener
posiciones, tal como lo muestra la imagen 2.8.5.
Imagen 2.8.5 - Visualización de documento sin posiciones
Se deberá grabar la operación para que la compensación se registre .
El número de documento de compensación se guarda en las partidas que se compensaron. Si visualizamos el documento
1200000000 / 3000 / 2010 veremos que en la posición correspondiente a la cuenta 220101 se guardó el número de documento
100000006 que generó la compensación.

Imagen 2.8.7 - Relación entre el documento compensado y el documento de compensación
Si estamos visualizando un documento compensado y hacemos doble clic en el documento de

compensación, accederemos a visualizar el mismo.
Contabilización
Contabilización con
con compensación
compensación
La diferencia cuando se utiliza esta funcionalidad, es que se seleccionan las partidas abiertas y se ingresa manualmente la
contrapartida. Esta forma de contabilizar y compensar simultáneamente tiene las siguientes características:
La cuenta de contrapartida puede ser la misma cuenta que se está compensando o una diferente.
La operación puede ejecutarse al mismo tiempo para varias cuentas, clases de cuentas y diferentes monedas.
Transacción FB05.
Simularemos un ejemplo en el que haremos una reclasificación de partidas contabilizadas en una cuenta
de banco. Como las cuentas de mayor de bancos son de partidas abiertas, seleccionaremos y
compensaremos las partidas y luego contabilizaremos la contrapartida en la cuenta de banco que
corresponde.

Imagen 2.8.8 - Contabilizar y compensar
En la pantalla de selección encontraremos los datos de cabecera con el mismo formato que posen las transacciones de
contabilizaciones clásicas. Un poco más arriba tendremos disponible el ícono Seleccionar Partidas abiertas que nos permitirá
elegir la cuenta que queremos compensar.
Luego tendremos que elegir el tipo de operación a tratar, para este caso de contabilización con compensación, marcaremos la
opción Traslados con Compensación.
Finalmente en la parte de abajo, el sistema habilita los campos necesarios para agregar una posición a un documento. Es
indistinto el orden en que ingresemos los datos, si conocemos el monto de la/las cuenta de contrapartida que se va a imputar
se puede ingresar primero y luego se seleccionan las cuentas y partidas a compensar. En el ejemplo que se visualiza a
continuación se elige primero la cuenta a compensar.

Imagen 2.8.9 - Selección de cuenta a compensar
Cuando se presiona el icono Seleccionar PAs (Partidas Abiertas) el sistema nos habilita una pantalla donde deberemos
seleccionar la cuenta y el tipo de cuenta. Para este caso en especial elegimos el tipo de cuenta 'S' Cuentas de Mayor y la
cuenta de mayor de bancos (Banco HSBC) que según nuestro ejemplo posee las imputaciones incorrectas.
Al igual que en las operaciones de Solo compensar, a la derecha de la pantalla tenemos las opciones que nos permiten
delimitar la cantidad de partidas abiertas que nos mostrará el sistema.
Imagen 2.8.10 - Tratamiento de partidas abiertas
La pantalla que vemos aquí es idéntica a la que vimos en el punto anterior, en las operaciones de solo compensación.

Seleccionaremos dos partidas abiertas, recordemos que cuando los importes están en color azul es porque están seleccionadas
para ser compensadas. Los documentos con los importes en color negro no serán considerados en la compensación.
Como ambas partidas seleccionadas poseen el mismo signo (ambas son positivas), nos queda una diferencia por ingresar de $
2.500.-. Este importe será el que vamos a ingresar en la cuenta del banco Francés.
Presionamos el ícono de Resumen de Documentos para ingresar los datos de la contrapartida.
Imagen 2.8.11 - Resumen de documentos e ingreso de una nueva posición
Ingresaremos los datos de la nueva posición comenzando con la clave de contabilización y la cuenta de contrapartida, en
nuestro ejemplo, es la cuenta del banco Francés. Para este caso en particular ingresamos la clave de contabilización 40 porque
las partidas que seleccionamos también son positivas, o sea están en el debe, al compensarlas las estaremos pasando al
haber, por lo tanto nuestra contrapartida debe ir al debe.
Otro punto que nos puede ayudar a determinar la clave de contabilización es el saldo del campo Sin Asignar que vimos en la
imagen 2.8.10, ese saldo negativo representa a las partidas seleccionadas por lo tanto necesitamos ingresar un saldo positivo
para que el asiento quede balanceado. Presionando Enter pasaremos a la siguiente pantalla donde continuaremos completando
los datos de la posición de contrapartida.
Imagen 2.8.12 - Datos de posición

No es necesario que completemos el campo importe con el valor de la pantalla de tratamiento de partidas abiertas, colocando
un asterisco (*) y presionando Enter el sistema completa automáticamente el importe de acuerdo a la selección de partidas que
hayamos hecho.
Imagen 2.8.13 - El sistema completa automáticamente el importe
Una vez que hayamos completado el importe, tenemos varias opciones para continuar:
Simular el documento y grabar. De esta manera habremos finalizado con la operación.
En la parte superior de la pantalla (Barra de herramientas de la transacción) tenemos dos íconos importantes:
Seleccionar PAs: Seleccionar nuevas Partidas Abiertas, nos llevará nuevamente a la pantalla de la imagen 2.8.9 y
permitirá seleccionar otras cuentas (de mayor, deudor, acreedor) para continuar compensando.
Tratar PAs: Tratar Partidas abiertas (las que ya hemos seleccionado antes) y nos llevará a la pantalla de tratamiento de
partidas (imagen 2.8.10). Al retornar a esta pantalla veremos que se ha modificado el Status de Tratamiento y que el
campo Importe Entrado ha tomado el valor de la posición de contrapartida. El campo Asignados tiene el valor de las
partidas compensadas y el campo Sin Asignar se encuentra en cero, lo cual nos indica que podemos grabar el
documento.
Imagen 2.8.14 - Status de Tratamiento
Antes de finalizar con la operación, simulamos el documento para visualizar como quedarían las posiciones dentro del
documento. Si presionamos en icono Resumen de documento solo veremos la posición que ingresamos manualmente (Banco

Francés), en cambio si realizamos la simulación, veremos la o las posiciones que genera el sistema por la compensación de las
partidas.
Recordemos que la simulación muestra como quedará un documento, contemplando la contabilización de las partidas
automáticas. Es muy común que en las compensaciones se registren diferencias por Tipo de Cambio.
Accedemos a Menú Documento Simular.
Imagen 2.8.15 - Resumen del documento simulado
Para finalizar grabamos el documento. El número de documento que se genere se guardará en las posiciones compensadas del
Banco HSBC. Si vemos un reporte de partidas individuales del Banco Francés lo veremos identificado con este mismo número
de documento generado.
Pueden realizarse compensaciones parciales, pero este tema lo abordaremos en la unidad 4 en las
lecciones de pagos.

2 | Compensaciones Automáticas
Las compensaciones automáticas forman parte del cierre contable. Una de las tareas es compensar de manera masiva aquellas
cuentas que poseen un proceso definido.
Las cuentas que pueden compensarse automáticamente están definidas por parametrización, donde se especifica bajo qué
criterios deberán compensarse. Dependiendo de la cuenta de mayor y de la naturaleza de sus imputaciones se toma esta
definición.
Ejemplos muy claros de compensaciones automáticas son las cuentas de banco, donde generalmente se pueden compensar
por importe y número de cheque.
En esta lección conoceremos como se ejecuta el proceso de compensaciones automáticas, en el módulo avanzado se explica
todo lo referente a la parametrización para ejecutar esta función.
Transacción
Transacción F.13
F.13
> Finanzas
|-> Libro Mayor
|-> Operaciones Periódicas
|-> Compensar automáticamente
|-> Sin modelo de Moneda de Compensación
La pantalla de selección consta de cuatro partes:
Delimitaciones de los documentos a compensar: en esta parte se ingresarán los parámetros que permitirán al
programa seleccionar las partidas a compensar.
Selección de cuentas: el programa compensa no solo cuentas de mayor sino también cuentas de acreedores y
deudores. En esta parte de la pantalla de selección se deberán ingresar las cuentas que se desean compensar, tildando
primero el tipo de cuenta y luego la/s cuentas propiamente dichas.
Parámetros de Contabilización: aquí se ingresara básicamente la fecha con la cual queremos que se registre la
compensación. También podremos seleccionar que primero el programa se ejecute en modo test para analizar los
resultados.
Log de Salida: nos permite seleccionar qué deseamos visualizar cuando se ejecute el programa. Podremos elegir
entre solo ver los documentos que se compensarán, los que no se compensarán y el detalle de errores en caso de que
existan.

Imagen 2.8.16 - Delimitaciones Generales
Imagen 2.8.17 - Parámetros de Contabilización y Log de Salida
Luego de ejecutar el programar podremos visualizar la siguiente información
Partidas no compensadas: el sistema nos muestra todas las partidas que no puede compensar. Para que puedan ser
compensables la suma de todas las partidas que posean criterios comunes debe dar cero.
Partidas compensadas: el sistema agrupa las partidas que se compensan entre si. Si el programa se ejecutó en
modo real entonces coloca el número de documento como código agrupador y muestra la fecha con la cual se contabilizó
el documento de compensación.

Imagen 2.8.18 - Resultado de la ejecución del programa de compensación automática
Diferencia
Diferencia de
de Tipo
Tipo de
de Cambio
Cambio..
Cuando compensamos las partidas, puede haber diferencias en los tipos de cambio que se registraron
entre el momento de origen y el momento de la compensación. La contabilización de las diferencias de
tipo de cambio son automáticas. El requisito es que las cuentas a compensar tengan asignadas por

3 | Anulación de compensaciones
Como hemos visto, las compensaciones generan documentos de compensación, y estos documentos están enlazados con las
partidas que compensan. Es por ello, que si queremos realizar la anulación de una compensación debemos acceder por una
transacción diferente de la que hemos aprendido en la lección anterior.
Transacción
Transacción FBRA
FBRA
> Finanzas
|-> Libro Mayor
|-> Documento
|-> Anular Compensación.
La pantalla de selección solicitará los datos claves del documento que se desea anular.
Imagen 2.8.19 - Selección de documento a anular
Previo a generar la anulación, tenemos disponibles dos botones que brindan información sobre el documento a anular.
Cuentas: Permite visualizar cuales son las cuentas compensadas en el documento seleccionado para anular.

Imagen 2.8.20 - Cuentas compensadas
Partidas: Permite visualizar las partidas que fueron compensadas con dicho documento.
Imagen 2.8.21 - Partidas compensadas con el documento de compensación
Luego de verificar las cuentas y las partidas compensadas se graba la operación .
Haciendo un repaso hemos visto que hay dos formas de compensar, solo compensar y contabilizar y compensar. Cuando solo
compensamos, y si el documento no genera posiciones, la anulación de la compensación no genera un nuevo documento por
la anulación, sino que en la cabecera del documento de compensación se marca con un status de borrado.
La consecuencia de anular un documento de compensación implica que las partidas que habían sido compensadas vuelvan a
su estado de partidas abiertas.

Imagen 2.8.22 - Cabecera del documento de compensación anulado
Si se trata de un documento que se generó con la opción de Contabilizar y Compensar, entonces el sistema nos solicitará que
definamos bajo que modalidad queremos anular:
Solo anulación de la compensación: esta opción implica que solo se anulará la compensación pero no sus
posiciones. Esto quiere decir que el asiento se mantendrá igual y solo se desvinculará el número de documento de
compensación de las partidas que compensó, quedando nuevamente como partidas abiertas o pendientes.
Anulación de la compensación: Implica que no solo se anula la compensación sino también el asiento. Esta opción
genera un documento de anulación.
Imagen 2.8.23 - Anulación de doc. de compensación
Si optamos por realizar la Anulación de la Compensación, el sistema nos solicitará que ingresemos el motivo de anulación.

Imagen 2.8.24 - Solicitud motivo de la anulación
La operación se finalizará mostrando dos mensajes, el documento que se anuló y el número de documento de anulación.

LLeecccciióónn::
Visualización de saldos y partidas
Luego de haber conocido los circuitos de contabilizaciones básicos, en esta lección
aprenderemos a consultar reportes de saldos y partidas, donde veremos reflejado todo lo que
hemos hecho en las lecciones anteriores.

1 | Visualización de Saldos de cuenta contables
En este punto conoceremos una transacción que nos permitirá visualizar los saldos de una o varias cuentas contables. En la
unidad 5, que hace referencia a todas las actividades de cierre, conoceremos otros reportes que también nos brindarán los
saldos de las cuentas contables pero con una estructura más relacionada a los balances.
Transacción
Transacción FAGLB03
FAGLB03
> Finanzas
|-> Libro Mayor
|-> Cuenta
|-> Visualizar Saldos (Nuevo).
Pantalla
Pantalla de
de selección
selección
Imagen 2.9.1 - Pantalla de selección de cuentas

La pantalla de selección la completaremos con los siguientes datos:
Número de Cuenta: completaremos el campo con la cuenta o el rango de cuentas que se desea visualizar.
(Deberemos tener en cuenta que, como es un informe de visualización de saldos, si colocamos un rango de cuentas
veremos los saldos sumarizados y no aperturados por cada una de las cuentas).
Sociedad: completaremos el campo con la sociedad para la cual queremos visualizar el saldo de la cuenta.
Ejercicio: completaremos con el año fiscal en el que queremos visualizar el saldo.
Una vez que se han completado los datos de la pantalla inicial ejecutamos el reporte.
Imagen 2.9.2 - Visualización de saldos por periodos
En la imagen que nos aparece como resultado del reporte podemos ver los siguientes datos:
Periodo: corresponde al periodo contable. Si el ejercicio fiscal esta parametrizado como año natural, entonces cada periodo
será igual a los meses del año. Además de los periodos que componen el ejercicio visualizamos dos campos más
Arrastre de saldos: identifica en las cuentas patrimoniales el saldo del ejercicio anterior.
Total: esta linea totaliza los importes de cada una de las columnas (Debe / Haber / Saldo).
Debe: Corresponde a los importes que se han contabilizados en el debe para el periodo visualizado.
Haber: Corresponde a los importes que se han contabilizados en el haber para el periodo visualizado.
Saldos: Corresponde al saldo del periodo (Debe menos haber).
Saldo Acumulado: Corresponde al saldo del periodo más el saldo de los periodos anteriores, incluido el arrastre de saldos.

Datos
Datos importantes
importantes dentro
dentro del
del reporte:
reporte:
Composición
Composición
El reporte de visualización de saldos nos permite ver los saldos sumarizados por periodo, no obstante, si hacemos doble clic
sobre cualquiera de los saldos que visualizamos, accederemos a la composición de los mismos.
Imagen 2.9.3 - composición del saldo
Cuentas
Cuentas
Si en la pantalla de selección se ingresó un rango de cuentas, en la cabecera del reporte veremos los nombres de los campos
representados por asteriscos y en la grilla del reporte vemos los datos correspondientes a todas las cuentas, sin embargo, si
presionamos el icono Cuenta Individual, podremos elegir ver los saldos de manera individual de cada una de las cuentas que
pertenecen al rango de cuentas.
Imagen 2.9.4 - Cuentas seleccionadas en la pantalla de selección
Moneda
Moneda
Si presionamos el ícono Moneda de Documento tendremos acceso a la visualización de los saldos en las monedas paralelas
que se gestiona la sociedad FI.

Imagen 2.9.5 - Monedas del reporte
Moneda Local: se refiere a la moneda de la sociedad. El reporte siempre esta expresado en moneda local, a menos
que en esta opción elijamos otro tipo de moneda.
Monedas Paralelas: SAP es un sistema multimonetario y si posee definidas monedas paralelas, podremos visualizar
los reportes en algunas de éstas monedas ya que todas las operaciones se graban en la moneda local y en las monedas
paralelas.
Moneda de la transacción: ver el reporte en la moneda de la transacción puede brindar datos que no sean
homogéneos, ya que cada operación puede estar en una moneda distinta, es decir en diferentes monedas extranjeras.

2 | Visualización de Partidas abiertas y compensadas
En esta lección aprenderemos a utilizar el reporte de partidas individuales que nos permitirá hacer un análisis de las partidas
que conforman las cuentas, como así también, realizar modificaciones masivas a determinados campos de los documentos
contables.
Transacción
Transacción FBL3N
FBL3N
> Finanzas
|-> Libro Mayor
|-> Cuenta
|-> Visualizar / Modificar Partidas
Accederemos la pantalla de selección la cual se encuentra dividida en tres partes importantes.
Selección
Selección de
de Cuentas
Cuentas
Imagen 2.9.6 - Selección de Cuentas
En esta parte del reporte elegiremos las cuentas sobre las cuales deseamos ver las partidas individuales. Se podrá elegir una
cuenta, un rango, o una selección a través del ícono de selección múltiple. Otro requisito fundamental es elegir la/las sociedad
FI.
Selección
Selección de
de Partidas
Partidas

Imagen 2.9.7 - Selección de Partidas
Podemos optar por tres estados de partidas:
Partidas abiertas a una fecha clave: El sistema mostrará todas aquellas partidas que aun no han sido compensadas.
Si la cuenta es solo de partidas individuales veremos todas las partidas que haya en el mayor hasta esa fecha.
Partidas compensadas: en esta opción el sistema mostrará solo las partidas que ya han sido compensadas.
Adicionalmente se podrá agregar un filtro que delimite por fecha de compensación.
Todas las partidas: esta opción muestra todas las partidas, abiertas y compensadas. Adicionalmente se puede agregar
un filtro de fecha de contabilización para reducir la cantidad de aciertos del reporte.
Solo podremos elegir un tipo de partidas.
Se pueden agregar más filtros para acotar la lista de partidas presionando el ícono Delimitaciones
Opcionales.
Clase
Clase de
de Partida
Partida
Imagen 2.9.8 - Clase de partidas y Opciones de Salida

Aquí podremos elegir tipos de partidas (se puede elegir mas de una opción):
Partidas normales: corresponden a los asientos comunes de cualquier operación en SAP
Apuntes estadísticos: son registraciones que nos permite ingresar SAP pero que no afectan los saldos contables,
sirven a modo de recordatorio. Veremos este tema en las siguientes unidades.
Partidas preliminares: son aquellos documentos preliminares que se han ingresado al sistema pero que aun no están
contabilizados de manera definitiva.
Opciones
Opciones de
de Salida
Salida
No son campos obligatorios, no obstante, ayudan a la visualización del reporte.
Layout: si para el reporte tenemos un layout o disposición de columnas personalizado, podemos seleccionarlo desde
la pantalla de selección.
Cantidad máxima de partidas: permite colocar un tope a la cantidad de partidas que mostrará el reporte.
Una vez finalizado el ingreso de los parámetros de la pantalla de selección ejecutamos el reporte.
Imagen 2.9.9 - Resultado del Reporte
En la imagen podemos ver el estado de la cuenta 220101 con la opción 'Todas las Partidas' del Tipo 'Normales y preliminares'.
Las partidas marcadas con el icono amarillo corresponden a los documentos preliminares.
Las partidas marcadas con el icono rojo corresponden a las partidas abiertas.
Las partidas marcadas con el icono verde corresponden a las partidas compensadas. Adicionalmente, este tipo de
partidas tienen completo un campo más que es el Documento de Compensación el cual indica con que documento se han
compensado dichas partidas.

Desde este reporte podemos acceder a la visualización y modificación de los documentos. Para acceder a estas
funcionalidades podemos utilizar los íconos de la barra de herramientas o acceder desde el Menú Entorno.
Información
Información Adicional
Adicional
Aprovecharemos esta lección para conocer algunas opciones que estarán presentes en la mayoría de los reportes que brinda
SAP y que hemos mencionado en los puntos anteriores.
Icono
Icono Delimitaciones
Delimitaciones Opcionales
Opcionales
Podremos encontrar este icono en distintos reportes, el cual nos permitirá acotar el resultado de los reportes de acuerdo a
nuestra necesidad.
Imagen 2.9.10 - Delimitaciones Opcionales
Cuando presionemos este icono se abrirá una pantalla adicional que del lado izquierdo contiene carpetas, si vamos abriendo
estas carpetas nos encontramos con campos. Si los marcamos los podemos pasar del lado derecho de la pantalla de modo
que estén disponible para utilizarlos como filtros en el reporte. Los campos que se encuentran resaltados en verde son los que
ya han sido pasados al lado derecho de la pantalla.
Si volvemos a presionar el ícono Delimitaciones Opcionales se cerrará la ventana, sin embargo, si hemos utilizado algún
campo para refinar la búsqueda de datos, el sistema lo indicará tal como podemos ver en la siguiente imagen.

Imagen 2.9.11 - Íconos selecciones múltiples
Icono
Icono Selecciones
Selecciones Múltiples
Múltiples
Este icono nos permitirá seleccionar datos de una manera más personalizada. Dependiendo de cual es el campo en el cual
estemos posicionados serán los valores que podemos elegir. Ejemplo, Cuentas, fechas, clases de documentos, etc. Cuando
presionemos este icono se abrirá una ventana con cuatro solapas. Solo podremos completar una sola de ellas.
Seleccionar Valores Individuales: nos permite elegir distintos valores independientes.
Seleccionar Intervalos: Nos permite seleccionar varios intervalos de valores. Generalmente en el campo de la
pantalla de selección tenemos la opción de rangos pero desde aquí podremos elegir más de un rango. (Ejemplo, De
100000 a 100999 y De 200500 a 200999).
Excluir Valores Individuales: Nos permite excluir determinados valores, es decir, el sistema mostrará todas las
opciones menos los indicados en este sector.
Excluir Intervalos: nos permite excluir uno o varios intervalos de valores.
Imagen 2.9.12 - Selecciones Múltiples

Manual CVOSOFT Curso Consultor Funcional Modulo FI Nivel Inicial Unidad 2

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Carrera Consultor Funcional en Módulo FI

Presentación e Inicio de Unidad

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Las siguientes lecciones componen a esta unidad de estudios:

Lección: Cuentas de Mayor

Lección: Introducción al concepto de documento contable

Lección: Contabilizar con modelo

Lección: Documento contable posterior

Lección: Gestión de documentos

Lección: Anulación de documentos

Lección: Compensaciones de Cuentas de Mayor

Lección: Visualización de saldos y partidas

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Curso: Consultor Funcional Módulo FI Nivel Inicial

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1 | Crear Cuenta de Mayor

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Imagen 2.1.1 - Solapa Denominación

Los principales campos de la solapa Tipo/Denominación son:

Sociedad: identifica a la Sociedad FI en la cual se está creando la cuenta contable.

Balance: Identifica a las cuentas patrimoniales.

Beneficio: Identifica a las cuentas de resultados.

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Imagen 2.1.2 - Solapa Datos de Control

Los principales campos de la solapa Datos de Control son:

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Imagen 2.1.3 - Solapa Entrada/Banco/Intereses

Los principales campos de la solapa Entrada/Banco/Intereses son:

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Imagen 2.1.4 - Solapa Traducción según idioma

Imagen 2.1.5 - Solapa Información

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2 | Modificación y Visualización de una cuenta

Modificar: habilita los campos que pueden modificarse.

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3 | Bloqueo de una cuenta

Imagen 2.1.6 - Bloquear Cuenta de Mayor

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Curso: Consultor Funcional Módulo FI Nivel Inicial

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Cada documento se identifica de forma única gracias a los siguientes campos:

Los Documentos de SAP se dividen en dos partes:

Una Cabecera (información válida para todo el documento).

Múltiples posiciones (entre 2 y 999 posiciones).

Imagen 2.2.1 - Relación Cabecera y Posiciones de Documentos

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Imagen 2.2.1 - Clases de Documento

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Sociedad: Identifica la Sociedad FI en la cual se registra el asiento contable.

Texto de Cabecera: es un texto libre que se puede visualizar en diferentes reportes.

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La clave de contabilización determina varias cosas:

a. Si la imputación va al Debe o Haber

D: Cuentas de deudores o clientes

K: Cuentas de acreedores o proveedores