BPD_FI_02_Cierre Contable

I. Información General

Rainer Basurto No. de 1.0 Fecha de la 17.12.2018

Elaborado por:
versión: versión:

Código del Proceso BPD_FI_02

Nombre del Proceso: Cierre Contable

II. Desarrollo del Documento

Paso Fecha de Responsable del Paso Comentario
Realización
Presentación 21.01.2019 Rainer Basurto
Relevamiento 21.01.2019 Rainer Basurto
Análisis 14.02.2019 Richard Tomasto / Aldo Adrianzén
Documentación 14.02.2019 Richard Tomasto / Aldo Adrianzén
Exposición 19.02.2019 Richard Tomasto
Aprobación 19.02.2019 Jorge Márquez

III. Historia de los cambios

Fecha de Responsable de la Breve descripción del (los) cambio(s)
modificación modificación

IV. Aprobación del Proceso

Proceso de Revisión Responsable(s) Firma(s) Fecha

a) Gerente Proyecto ANABI Oscar Samatelo

b) Gerente de Proyecto Seidor Erika Salazar

c) Dueño de Proceso Jorge Márquez Bazán

d) Líder Funcional Richard Tomasto / Aldo Adrianzén

e) Consultor Seidor Rainer Basurto

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V. Descripción Solución Propuesta

Introducción

Dada las necesidades de las empresas, Aruntani, Anabi, Apumayo, Anubia, Minera del Norte, Arget, Cultinor, Erced, Torrine,
Rillo, CEDEC, ADC y RC Hydro que en delante de le denominara la Compañía, y haciendo uso de las mejores prácticas
identificadas por SAP, así como también cumpliendo con las normas de control interno, se proponen los siguientes procesos
para la ejecución del cierre contable.

Actividades de cierre contable

Todo proceso de cierre contable se inicia con la revisión del calendario de cierre mensual o anual. Se identifican las
siguientes actividades que se llevan a cabo para la ejecución de un cierre contable.

1. Registro de documentos (Regularización).

Los registros que alimentan la contabilidad provienen de transacciones de los distintos módulos y son contabilizados
en línea, es decir, desde el momento en que se registran se afectan los libros de la contabilidad.

Los documentos de contabilidad son principalmente los siguientes:

- Documentos de proveedores (AP- cuentas por pagar).

Documentos con orden de compra. Se originan con orden de compra u orden de servicio por los siguientes
conceptos:
 Compras Materiales
 Compras de servicios
 Compras importadas
 Compra de activos fijos

Documentos sin orden de compra. Registrados directamente en contabilidad por compras de los siguientes
conceptos:
 Alquileres de inmuebles
 Servicios por contrato
 Servicios públicos
 Seguros
 Operaciones financieras
 Reembolsos de gastos
 Otros

- Documentos de facturación (AR - cuentas por cobrar).

Producto de la facturación del módulo SD a través de un pedido de venta. Se generan por la venta de los
siguientes conceptos:

 Venta de servicios
 Venta de materiales
 Venta de activos fijos

Para las sociedades que no tienen SD, el ingreso se realizará por el módulo de FI.

- Documentos de tesorería (TR - Tesorería).

Documentos que se generan producto de operaciones de tesorería, principalmente cobranzas, pagos,
conciliación bancaria, compra y venta de divisas.

- Documentos de logística (MM – Gestión de materiales).

Documentos que se generan producto de movimientos de materiales en almacenes o servicios. Los registros
contables se generan internamente con las transacciones generadas en el módulo de gestión de materiales MM.
Los registros contables que se generan son por ejemplo: Ingresos de materiales, salidas de materiales,
conformidad de servicio, ingresos de activos fijos.

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V. Descripción Solución Propuesta

- Documentos de contabilidad (GL – Contabilidad General).

Se registran asientos en contabilidad general, por ejemplo, asientos de diario, reclasificaciones, devengue de
gastos y otros, se podrán adjuntar documentos sustentatorios de estos registros. Los supervisores contables
solo podrán hacer registros preliminares los cuáles serán aprobados por los Contador General.

2. Desplazamiento de periodo logístico.

Esta actividad se ejecuta en el módulo MM y permite habilitar un periodo contable para operaciones de logística, por
ejemplo generación de Órdenes de compra o Servicio (OC/OS), ingresos a almacenes, conformidades de servicio,
etc. Es decir, operaciones que se registren en el módulo MM.

El desplazamiento de periodo logístico mantiene abierto el periodo actual y anterior y bloquea los anteriores para
cualquier contabilización. Por ejemplo, al desplazar el periodo al mes de Marzo, mantiene abierto Febrero y bloquea
Enero.

3. Apertura y Cierre de Periodos Contables.

Se debe abrir un período contable para permitir contabilizaciones. Los periodos contables se pueden abrir o bloquear
de forma segmentada por Clase de Cuenta (De Mayor, Material, Acreedores, Deudores, Activos Fijos).

El sistema permitirá cerrar periodos contables por clase de cuenta de manera que se bloquean para contabilización
en el periodo restringiendo a las demás áreas ingresar información.

No hay restricción para la apertura de un período y se pueden manejar hasta 2 rangos diferentes, aunque debe
considerarse la restricción de 2 períodos (actual y anterior) para el módulo logístico (MM).

De esta forma, según la necesidad de las empresas y avance de sus tareas de cierre pueden bloquearse y/o abrirse
selectivamente las cuentas y los períodos contables. Esto permitirá un mejor control sobre las operaciones por parte
del equipo de Contabilidad, en especial de los asistentes de dicha área.

4. Contabilización de diferidos

Los gastos de seguros, licencias de software y otros que ocurren en un mes determinado, es diferido de acuerdo a
su vigencia en los meses correspondiente. Esto permite reconocer el gasto de forma proporcional.

El caso de ingresos diferidos se origina por venta de servicios e intereses por cuentas por cobrar. Se devengan de
acuerdo a lo indicado al contrato.

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V. Descripción Solución Propuesta

5. Registros de asientos modelos

- Permite copiar asientos registrados con anterioridad.

- Se configura para la generación de asientos periódicos, estableciendo rangos de fechas y montos.

6. Registro Depreciación/Amortización de Activos Fijos o intangibles

Toda gestión de activos fijos se dará desde el módulo de AA (activos fijos). Todo movimiento (altas, bajas, traslados
contables) será gestionado desde dicho módulo. Como parte del proceso de cierre se encuentra la generación del
asiento de depreciación en el módulo de AA.

El cálculo de la depreciación es en base a la clase de activo, la vida útil matriculada para cada activo, el valor de
adquisición, la depreciación acumulada a la fecha, método de depreciación (lineal, horaria).

Se consideran los métodos de depreciación línea y horaria. Además, áreas de valoración para los siguientes casos:

- Depreciación Financiera
- Depreciación Tributaria
- Depreciación de la Revaluación
- Depreciación de la Desvalorización

7. Registro Asiento de Nómina

El cálculo y contabilización es automática y se efectúa en el módulo HCM. El módulo HCM controla el detalle por
persona mientras que en FI se visualizan valores totales.

Para las Sociedades en donde no se tendrá implementado la gestión humana en SAP (HCM), se propone registrar el
asiento contable mediante una herramienta de carga masiva.

8. Análisis y Compensación de Cuentas

El análisis de los saldos contables se realiza a través de los reportes de Partidas Abiertas y Partidas Individuales de
las cuentas analíticas.

Las Partidas Abiertas representan los movimientos en cuentas de balance que normalmente pueden ser depuradas
con un proceso de Compensación, el cual tiene el objetivo de simplificar el análisis de los saldos. La compensación
automática solo es permitida si se definen los criterios con anterioridad, de esta manera por ejemplo si dos
documentos mantienen la misma información en un criterio determinado (campo), serán compensados. El encargado
responsable será el analista o asistente cuentas por pagar o cuentas por cobrar, dependiendo a que área
corresponda la partida abierta (cuentas, acreedores o deudores).

Las Partidas Individuales representan los movimientos en cuentas de balance o resultados que no manejan un
esquema analítico y por ende no requieren ser compensadas. Son contabilizadas directamente a través de la misma
cuenta. El encargado responsable será el Analista de Contabilidad.

PARTIDA ABIERTA PARTIDA COMPENSADA

Cuentas por Pagar Cuentas por Pagar
1,000.00 1,000.00 1,000.00

En el ejemplo siguiente se muestra en el gráfico a continuación:

1. Se contabilizan varias facturas en la cuenta de deudor que ascienden a 5.000. Esta factura se considera
una partida abierta, puesto que en este momento no ha sido pagada.
2. El deudor paga la factura y el pago se asigna a la partida abierta.

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V. Descripción Solución Propuesta

3. La factura se compensa con el pago y el saldo es cero.

9. Valoración de Moneda Extranjera (VME)

El proceso de Valoración de Moneda Extranjera se realiza para ajustar la valoración de los saldos de las cuentas de
balance (cuentas por cobrar, cuentas por pagar, bancos y tanta cuenta analítica como se mantenga) en moneda
extranjera (USD y otras monedas). Con este paso, se reflejan los saldos actualizados en moneda local, teniendo en
cuenta el tipo de cambio ingresado al cierre del periodo, dicho tipo de cambio será manejado a través del tipo de
cotización MC (T.C Compras) y MV (T.C. Ventas).

El proceso genera la contabilización automática en las cuentas de gasto o ingreso (según corresponda) por la
diferencia en cambio contra una cuenta de valoración para cada tipo de cuenta en el balance.

Estos documentos de ajuste se contabilizan con fecha del último día del periodo y son extornados también de forma
automática el primer día del periodo siguiente.

Es posible definir que las diferencias de cambio contabilizadas se anulen automáticamente un día después de la
ejecución de valoración mediante una contabilización inversa.

10. Traslación

Se aclara que el sistema manejara también las monedas dólares y soles como una moneda de gestión para todas
las empresas de ANABI, por lo que cada transacción se registrara en al menos 2 monedas. SAP aplica las reglas de
conversión de moneda de acuerdo a las normas contables, utiliza el tipo de cambio compra para los activos y venta
para los pasivos en los saldos al cierre para partidos monetarias, las partidas no monetarias se convierten al tipo de
cambio histórico y las cuentas de resultado siempre se convierte al tipo de cambio venta de las operaciones diarias.
Los tipos de moneda que usa son: moneda del documento, moneda de la sociedad, moneda fuerte y moneda de
grupo.

La conversión de estados financieros se da de la siguiente manera:

1) Las cuentas de balance van acumulando saldos en 3 monedas, producto de la sumatoria de dichas
transacciones, y se desdoblan en dos conjuntos:

 Partidas monetarias.- Son unidades monetarias mantenidas en efectivo, así como activos y pasivos que se
van a recibir o pagar, mediante una cantidad fija o determinable de unidades monetarias. Estas partidas se
valorizan a fin de mes con el TC de cierre.

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V. Descripción Solución Propuesta

 Efecto en moneda local.- Las cuentas cuyo origen es moneda extranjera (dólares, euro, toda moneda
distinta a la moneda local) el proceso de valoración le agrega la diferencia de cambio en moneda local
necesaria para que los saldos en moneda extranjera queden expresados en moneda local al tipo de cambio
de cierre.

 Efecto en moneda de grupo. - Las cuentas cuyo origen en moneda distinta al dólar (soles, euros, etc.) a las
cuales el proceso de traslación le agrega la diferencia de cambio en moneda extranjera (USD) para que los
saldos en moneda local queden expresados en moneda extranjera (USD) al tipo de cambio de cierre.

 Efecto en moneda fuerte. - Las cuentas cuyo origen en moneda distinta al sol (dólares, euros, etc.) a las
cuales el proceso de traslación le agrega la diferencia de cambio en moneda extranjera (PEN) para que los
saldos en moneda local queden expresados en moneda extranjera (PEN) al tipo de cambio de cierre.

 Asiento de diferencia de cambio. - Como contrapartida de estos procesos SAP genera en forma automática
un asiento de diferencia de cambio para los saldos en moneda local, cada cuenta con contrapartida al
resultado financiero (diferencia de cambio). También genera diferencia de cambio para los saldos en
moneda fuerte y moneda de grupo, cada cuenta con contrapartida al resultado financiero (diferencia de
cambio).

Se considera partidas monetarias a:

 Efectivo y equivalente de efectivo.

 Cuentas por cobrar.
 Cuentas por pagar comerciales.
 Otras cuentas por pagar.
 Anticipos
 Obligaciones Financieras.
 Impuestos por recuperar y gastos pagado por anticipado. (NM)
 Activo diferido por Impuesto a la renta. (NM)

Tasa de Activo monetario en Pasivo monetario en

cambio moneda extranjera moneda extranjera
Sube Ganancia por Pérdida por diferencia
diferencia de cambio de cambio
Baja Pérdida por diferencia Ganancia por
de cambio diferencia de cambio

 Partidas no monetarias. - Es la ausencia de un derecho a recibir (o una obligación de entregar) una

cantidad fija o determinable de unidades monetarias. Estas partidas no se valorizan, es decir que acumulan
las dos monedas históricas por la sumatoria de transacciones de cada momento y su saldo refleja siempre
esa acumulación. Se convierten al tipo de cambio de cada transacción.

Se considera partidas no monetarias a:

 Existencias.
 Activos mantenidos para la venta.
 Impuestos por recuperar y gastos pagado por anticipado.
 Inversiones.
 Inmueble, maquinaria y equipo.
 Intangibles.
 Activo diferido por Impuesto a la renta.
 Depreciación y amortización acumulada.
 Cuentas de patrimonio.

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V. Descripción Solución Propuesta

2) Las cuentas de resultados, pueden tener origen en moneda local o moneda extranjera y se convierten al tipo de
cambio venta de cada transacción, ya que son consideradas partidas no monetarias.

Tener en cuenta lo siguiente:

Efecto en moneda local. - Se menciona la conversión para compras en dólares, euros y toda moneda distinta a
la moneda local.

 Consumo de suministros – existencias. (Se debe convertir al tipo de cambio de la fecha de ingreso del
material, en el caso del consumo de un material que haya ingresado en distintas fechas se calculará el
costo promedio)
 Depreciación. (Se debe convertir considerando el tipo de cambio de la fecha de adquisición del activo fijo)
 Amortización. (Se debe convertir considerando el tipo de cambio de la fecha de adquisición del intangible)

Efecto en moneda extranjera. - Se menciona la conversión para compras en soles, euros y toda moneda
distinta al dólar

 Consumo de suministros – existencias. (Se debe convertir al tipo de cambio de la fecha de ingreso del
material, en el caso del consumo de un material que haya ingresado en distintas fechas se calculará el
costo promedio)
 Depreciación. (Se debe convertir considerando el tipo de cambio de la fecha de adquisición del activo fijo)
 Amortización. (Se debe convertir considerando el tipo de cambio de la fecha de adquisición del intangible)

11. Provisiones

Luego de que el área de oficina técnica de los proyectos envíe el archivo con el detalle de las provisiones, tanto de
costos como ventas, y ésta tenga las aprobaciones necesarias, contabilidad se encargará de ingresar dichas
provisiones en el sistema. Las provisiones ingresadas serán extornadas el primer día del periodo siguiente.

12. Reportes

Una vez finalizados todos los procesos de cierre es posible emitir los reportes necesarios y los Estados Financieros
de acuerdo a las estructuras definidas, estos se podrán visualizar en soles y dólares.

Es posible definir Estructuras de Balance y/o Resultados de acuerdo a los fines de presentación, criterios de
clasificación y/o destino de la información. Por ejemplo, se pueden tener estructuras para manejo de información
interna, información legal e información de Auditoria.

Algunos reportes estándar además de los estructurados para Balance General y Resultados son:

 Lista de saldos por cuenta de mayor, que muestra un resumen de movimientos por periodo: saldo inicial,
total movimientos Debe, total movimientos haber, saldo final.
 Visualización de partidas individuales por cuenta de mayor, que muestra en detalle las partidas y registros
generados para las cuentas de mayor.
 Visualización de partidas abiertas por acreedor, que muestra en detalle las partidas y registros generados
para los acreedores.
 Visualización de partidas abiertas por deudor, que muestra en detalle las partidas y registros generados
para los deudores.

Se deben considerar que los reportes de partidas individuales deben mostrar el cliente o proveedor relacionado, así
como centro de costo o centro de beneficio.

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V. Descripción Solución Propuesta

13. Estados financieros

El sistema podrá emitir los siguientes estados financieros cada fin de periodo:

- Estado de situación financiera

- Estado de resultados por naturaleza
- Estado de resultados por función
- Estado de cambios en el patrimonio

14. EEFF Comparativos

Para la emisión de EEFF, se necesita que estos sean comparados con el mes anterior, Diciembre del ejercicio
anterior y el mismo periodo del ejercicio anterior, por ejemplo, si emito los EEFF del mes de marzo del 2018 este
debe ser comparado con Febrero 2018, Diciembre 2017 y Marzo 2017.

Después del Go Live, SAP no tendrá la información de los ejercicios anteriores (2017), por tanto, la comparación de
EEFF en estos periodos tendrá que ser manual, posterior a estos periodos se podrá emitir los EEFF comparativos
desde SAP. Las funciones estándar de SAP solo permiten comparar 2 periodos a la vez.

15. Cierre Anual:

 Arrastre de saldos

Esta tarea corresponde exclusivamente al cierre de ejercicio. El saldo de las cuentas de resultado del ejercicio a
cerrarse se traslada hacia el balance como parte del resultado del nuevo ejercicio. El saldo de las cuentas de
balance se traslada hacia el nuevo ejercicio como parte de los saldos iniciales.

Este proceso es adicional al cierre y arrastre de saldos en cada libro auxiliar en el que también debe ejecutarse
un proceso similar. Con estos procesos se actualizan el saldo inicial para cada código de acreedor, deudor,
activo fijo.

VI. Requerimientos de Configuración

Se identifican los siguientes requerimientos:

 Variante de periodos contables.
 Valoración de moneda extranjera y traslación.
 Depreciación de activos fijos.

VII. Requerimientos de Ampliación y Desarrollo

- Balance de comprobación en soles y dólares.

Saldo Ini- Mov Mov Ha- Saldo Fi- Saldo Ini- Mov Mov Ha- Saldo Fi-
cial S/. Debe S/. ber S/. nal S/. cial $ Debe $ ber $ nal $

- La diferencia de cambio sea distribuida a nivel de cuentas para que no se muestre la cuenta que termine en ..999

VIII. Requerimientos de Formulario

No aplica.

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IX. Requerimientos de Reporte

X. Requerimientos de Interface

No aplica

XI. Mejoras Futuras

No aplica

XII. Impacto Organizacional

Se identifica el siguiente impacto organizacional:

Re estructuración de funciones y forma de trabajo dentro del área de contabilidad.

XIII. Documentos Relacionados

No aplica

XIV. Observaciones (Generales /Seguridad / Auditoría)

Transacciones SAP diarias y de cierre:

- OB52 Periodos contables

- OB08 Tipos de cambio
- AFAB Depreciación de activos fijos
- FAGL_FC_VAL Valoración Moneda extranjera
- FAGL_FC_TRANS Traslación
- F.13 Compensación automática
- AFBP Ver log de amortización
- AJAB Cierre de ejercicio de activos fijos
- AJRW Cambio de ejercicio de activos fijos
- OAAQ Modificar, Anular cierre ejercicio de activos fijos
- AO25 Asignar unidades producidas
- FB01 Registros contabilidad
- FB50 Registro de diario
- FV50 Registros de mayor preliminares
- FV60 Registros de acreedores preliminares
- FV70 Registros de deudores preliminares

Transacciones SAP para emitir reportes, los cuales se visualizaran en soles y dólares.

- FBL3N Partidas individuales – libro mayor

- FBL1N Partidas abiertas e individuales – Acreedores
- FBL5N Partidas abiertas e individuales – Deudores
- FAGLB03 Saldos contables
- S_ALR_87011994 Patrimonio de activos fijos
- S_ALR_87012936 Simulación de depreciación
- S_ALR_87012013 Comparación amortización
- S_ALR_87012041 Patrimonio AF (val.contables act.)
- F.01 Estructura de balance (Se puede visualizar en dólares).

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