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TFIN50 (Parte 1)

UNIDAD 1: PARAMETRIZACIONES BASICAS

LECCION: UNIDADES ORGANIZATIVAS

Mandante: Es el nivel mas alto de la jerarqua del sistema. La informacin introducida a nivel mandante
es valida para todas las unidades organizativas, no es necesario volver a introducir dicha informacin.

Unidades organizativas

Sociedad (fines externos): Representa una entidad financiera independiente. Es la estructura mnima
necesaria, los balances contables exigidos por ley se pueden crear en el nivel de sociedad. En empresas
internacionales normalmente se crea una sociedad por pas.

Ejemplo: Una empresa con contabilidad independiente dentro de un grupo de empresas.

Divisin (fines internos): reas independientes dentro de una organizacin que se pueden utilizar para
todas las sociedades. Constituyen entidades de compensacin que pueden crear sus propios cierres con
fines internos. Es Opcional y no corresponde a ninguna sociedad, son independientes.

PARA CREAR UNA SOCIEDAD: Para crear una sociedad se recomienda copiar una sociedad existente
y efectuar los cambios necesarios en la nueva sociedad.
(Se copian los siguientes datos: Definicin, Parmetros Globales, Tablas de Customizing, Cuentas de
Mayor, Determinacin de Cuentas).
Debe seleccionar una clave alfanumrica de 4 dgitos como la clave de la Sociedad.

Definicin de una sociedad


Clave
Sociedad
Ciudad
Pas
Moneda
Idioma
Direccin

Parmetros Globales
Plan de Cuentas
Ejercicio
Valores propuestos de la Sociedad

PARA CREAR UNA DIVISION: Solo se tiene que introducir una clave alfanumrica de 4 dgitos y una
breve descripcin.

Programa de Instalacin de Pas: Copia las tablas especificas de pas del modelo de pas. Esto en caso
de necesitar una sociedad para un pas con un modelo de pas.

LECCION: PRINCIPIO DE VARIANTES

Principio que aparece en varias tablas de configuracin y que simplifica el sistema. Ahorra trabajo y
reduce el % de error.

1) Definir la Variante (nombre)


2) Determinar valores para la variante (objeto)
3) Asignar la variante a los objetos (quien)
LECCION: EJERCICIO

El ejercicio puede ser:

INDEPENDIENTE DEL AO: El nmero y las fechas de inicio y fin de los periodos son los
mismos para cada ejercicio.

Ao Natural: Los periodos contables se corresponden con los meses del ao (12 periodos). Cada periodo
termina el ltimo da del mes.

Independiente del Calendario: Debe definir los periodos contables asignando fechas de fin para cada
periodo (entre 12 y 16 periodos). Si el ejercicio no empieza el 1 de enero, los periodos del ao
pertenecientes al ejercicio anterior o posterior deben poseer un indicador -1 o +1.

ESPECFICO DEL AO (dependientes del ao): Los periodos pueden variar de un ao a otro.
Siempre asignar el ltimo da del periodo.

- Las fechas de inicio y de fin de los periodos contables para algunos ejercicios son diferentes a las
fechas de otros ejercicios.
- Si utilizan el mismo nmero de periodos contables solo se deber definir las fechas de periodo
divergentes para los ejercicios.
- Ejercicio corto: Tiene menos periodos contables. Asigno el ltimo periodo.

Para asignar operaciones contables a diferentes periodos hay que definir un ejercicio con periodos
contables. Puede definir el ejercicio como una Variante asignada a una sociedad.

Definicin de Variante de Ejercicio: PERIODOS CONTABLES y PERIODOS ESPECIALES


(contabilizaciones que no se asignan a periodos determinados, sino al cierre del ejercicio). En total
puede definir 16 periodos.
Si la fecha de contabilizacin esta situada dentro del ltimo periodo contable normal, se puede
contabilizar la operacin en uno de los periodos especiales.

LECCION: MONEDAS

Clave de moneda: Debe asignarse a todas las monedas que se utilizan. Para cada clave de moneda se
puede fijar una fecha de validez.

Para cada par de monedas se pueden actualizar varios Tipos de Cambio que se diferencian por el tipo de
cotizacin.

Factores de conversin, actualiza la relacin entre monedas por tipo de cotizacin y par de monedas.
Para tomar en cuenta la INFLACION se deben definir factores de conversin basados en intervalos de
tiempo.

Herramientas para actualizar tipos de cambio, solo se puede utilizar una para cada tipo de cotizacin (la
actualizacin es una tarea continua).

- Inversin
- Moneda Inicial = MONEDA BASE
- Margen de Cotizacin

RFTBFF00: Permite transferir datos de mercado externos en formato de fichero. Se puede actualizar
automticamente la tabla de tipos de cambio mediante el up load de un fichero de entrada con formato
Multicash.

RFTBDF07 y RFTNDF14: Transferir Tipos de Cambio. Los datos se transfieren en tiempo real, Remote
Function Call (RFC) crea una conexin directa entre un sistema externo y el sistema SAP.
Margen de cotizacin entre el tipo de cambio Vendedor/Comprador y la cotizacin media suelen ser
constantes. Solo se debe actualizar la cotizacin media, ya que el TC Vendedor o Comprador se pueden
calcular sumando o restando el margen de cotizacin a la cotizacin media.

- Utilizar una moneda inicial (moneda base) para la cotizacin media.


- Utilizar Mrgenes de Cotizacin para calcular el TCV o TCC.

Cotizacin Directa: Una unidad de moneda extranjera se cotiza para la moneda local (Ej. U$S 1 $3)
3.01).

Cotizacin Indirecta: una unidad de moneda local se cotiza para la moneda extranjera (Ej $1 U$S 0.3)

TCURR: Actualizacin de la tabla de Tipos de Cambio.

Si la comparten varios empleados surgen los siguientes problemas:


Actualizan incorrectamente los TC
Actualizan mediante cotizacin equivocada
Requiere mucho tiempo
No puede actualizarse por ms de 1 usuario a la vez.

TCURMNT: Es posible definir Pools de Trabajo y actualizar los TC.

Solo se actualizan TC relevantes


nicamente se actualiza con la cotizacin pertinente
El pool de trabajo es de menor tamao y mas sencillo
Posibilidad d tratar varios pool de trabajo en forma paralela.

PARAMETRIZACION:

Escenario 1: Mayoritariamente se trabaja con cotizacin directa:

: TC con cotizacin Directa


/: TC con cotizacin Indirecta

Escenario 2: Se trabaja con cotizacin Indirecta y Directa de igual forma:

* : TC con cotizacin Directa


/: TC con cotizacin Indirecta

Escenario 3: Mayoritariamente se trabaja con cotizacin Indirecta:

* : TC con cotizacin Directa


: TC con cotizacin Indirecta

UNIDAD 2: DATOS MAESTROS

LECCION: CUENTAS DE MAYOR

Plan de cuentas: Variante que contiene la estructura y la informacin bsica de las cuentas de mayor.
Pasos (Aplico el Ppio de Variantes NOMBRE, CONTENIDO, ASIGNACION):
1) Definir el plan de cuentas (identificador de 4 caracteres y descripcin).
2) Definir las propiedades del plan de cuentas (idioma, longitud del numero de cuenta de mayor,
plan de cuentas del grupo, status).
3) Asignar el plan de cuentas a sociedades. (A cada sociedad debe asignarse un plan de cuentas,
puede asignarse un plan de cuentas a varias sociedades)

Idioma de Actualizacin: Idioma en el que se actualizan las descripciones de las cuentas.


Longitud del numero de cuenta de mayor: Entre 1 y 10 dgitos.
Integracin en CO: Controla si el registro maestro de costes se actualiza al actualizar los registros
maestros de cuenta de mayor. Al grabar una nueva cuenta de mayor, se crea automticamente la clase de
coste correspondiente.
*previamente definir un valor de propuesta (configuracin para que se cree automticamente) para la
categora Clase de Coste para esa clase de coste. Si no existe valor de propuesta el sistema asume que no
debe crear ninguna clase de coste.
Plan de cuentas del grupo: El sistema define que debe introducir un nmero de cuenta de grupo en el
campo correspondiente en la definicin de la cuenta de mayor y verifica si este nmero existe en el plan
de cuentas del grupo. EJ. Cada sociedad contabiliza segn el pas donde esta, luego para ver la
informacin global tengo que crear un Plan de Cuentas del Grupo.
Status: Un plan de cuentas incompleto se puede bloquear para que no lo utilice ninguna sociedad.

RFSKPL00 informe que muestra un directorio de las cuentas de mayor en un plan de cuentas.
RFSKVZ00 para visualizar el directorio de cuentas de mayor con datos especficos del plan de cuentas y
sociedad.

PLAN DE CUENTAS
Segmento del Plan de Cuentas (valido para todas las sociedades)
Segmento de Sociedades (segn necesidades de cada sociedad)

Segmento del plan de cuentas: Resume la informacin bsica de las cuentas, informacin valida para
todas las sociedades. Solo se carga una vez.
Numero de cuenta
Denominacin de la cuenta (texto breve y explicativo)
Campos de control
Campos de consolidacin

Grupos de campos:
TIPO/DESCRIPCION
Control de plan de cuentas
Descripcin
Datos de consolidacin del plan de cuentas

PALABRA CLAVE/TRADUCCION
Palabra clave de plan de cuentas
Traduccin

INFORMACION
Informacin de plan de cuentas
Textos de mayor de plan de cuentas

RFSKTH00 visualiza el informe Imputacin de cuenta manual.

Se puede definir y modificar el layout de las etiquetas para el tratamiento individual de los datos maestros
de la cuenta de mayor. Se puede definir: el nmero de etiquetas, el titulo de las etiquetas, los grupos de
campos que precisa y su posicin en las etiquetas. Puede seleccionar los layouts para el tratamiento
central y para el tratamiento en el plan del rea especifica de cuentas y sociedades.

En el segmento Plan de Cuentas debe especificar si la cuenta es una cuenta de Balance o una cuenta de P
Prdidas y Ganancias.

Cuentas de Balance: El saldo se arrastra a la misma cuenta. (Cuenta Patrimonial).


Cuentas de Beneficio: El saldo se transfiere a una cuenta de remanente y la cuenta se fija en 0 (cero).
(Cuenta de Resultado).
Si hay ms de una cuenta de remanente, se debe especificar la cuenta de remanente para cada cuenta de
prdidas y ganancias (en la configuracin pongo que el movimiento con (x) tiene que ir a tal cuenta.
GRUPO DE CUENTAS: Se agrupan cuentas que tienen la misma funcin en el libro mayor. Asignando
un rango de nmeros a un grupo de cuentas puede asegurarse que las cuentas de la misma clase se
incluyan en el mismo intervalo de nmeros.

Segmento de Sociedad: Contiene informacin que se refiere exclusivamente a la sociedad en cuestin.


Junto con el segmento del plan de cuentas forman la cuenta.

Grupos de campos:
DATOS DE CONTROL
Control de cuenta
Gestin de cuenta
Joint Venture

BANCO/INTERES
Creacin documento
Detalles financieros/bancarios
Calculo de inters

INFORMACION
Informacin
Textos de cuenta de mayor

El segmento de sociedad puede ser diferente para la misma cuenta de mayor dependiendo de las
necesidades de la sociedad. Toda sociedad que quiera utilizar una cuenta del plan de cuentas asignado
debe crear un segmento de sociedad propio. Creo un plan de cuentas y lo uso en N sociedades.
El usuario define la informacin relevante para c/sociedad: Moneda; Impuestos; cuenta asociada;
Visualizar partidas individuales; Clave clasificacin; grupo status-campo; Bco.prp.; Indicador de
intereses.

Status de campo: (Puede aplicarse para Datos maestros o para Datos transaccionales)
OCULTAR: Para campos que no utilice.
VISUALIZAR: Para campos cuyos valores no se deban modificar.
ENTRADA OBLIGATORIA: Para campos donde deba introducir un valor (Ej. Campos
moneda de la cuenta y grupo de status de campo).
ENTRADA OPCIONAL: Para campos que puedan contener una entrada pero no sea
obligatorio.

Prioridad: Si por un lado puse que estaba Visualizar y por otro Oculto, queda OCULTO por orden
jerrquico.

Cuentas asociadas: Manejan las transacciones a travs de auxiliares, de esta manera por ejemplo se ven
las operaciones por proveedor y no todo en una cuenta. El auxiliar actualiza el libro mayor.
Son cuentas de mayor asignadas a registros maestros de interlocutor comercial para registrar todas las
operaciones en la contabilidad auxiliar. Todas las contabilizaciones en las cuentas de contabilidad auxiliar
se contabilizan automticamente en las cuentas asociadas asignadas. De esta manera se mantiene
actualizado el libro mayor. No se puede contabilizar importes directamente en cuentas asociadas.
Puede definir una cuenta de mayor como una cuenta asociada introduciendo:
*D (DEUDORES)
*K (ACREEDORES)

CIFRAS DE MOVIMIENTO/debe = Total partidas individuales en el debe.


CIFRAS DE MOVIMIENTO/haber= Total partidas individuales en el haber.

SALDO = Diferencia entre Debe y Haber.

Cuentas sin Visualizacin de partidas Individuales, solo se actualizan las cifras de


movimientos.
Cuentas con Visualizacin de partidas Individuales, se almacenan los datos ms
importantes de las partidas individuales contabilizadas en una tabla de ndices especial (informe
RFSEPA01). Esta visualizacin consume recursos adicionales. Debe utilizarse en casos en que
no sea posible consultar las partidas individuales de otra forma, por lo tanto no se debe activar
para:
CUENTAS ASOCIADAS: Se gestionan en las cuentas de contabilidad auxiliar.
CUENTAS DE INGRESO: Se gestionan en gestin de pedidos de clientes.
CUENTAS DE EXISTENCIA DE MATERIAL: Se gestionan en gestin de compras.
CUENTAS DE IMPUESTOS: Los importes se verifican al contabilizar el documento.

Se debe activar para las cuentas con Gestin de Partidas Abiertas (se activa solo cuando
Saldo=0):
CUENTAS BANCARIAS DE COMPENSACION
CUENTAS DE COMPENSACION: entrada de mercanca/recepcin de facturas.
CUENTAS DE COMPENSACION DE NOMINAS.

Moneda Local: Si la moneda de la cuenta es moneda local, se pueden contabilizar importes en la cuenta
en cualquier moneda. Las otras monedas se convierten a la moneda local para cada partida individual.
Si la casilla Saldos solo en moneda local esta fijada, las cifras de movimientos solo se gestionan para
importes convertidos a la moneda local. Debe seleccionar este campo para compensar cuentas sin
necesidad de contabilizaciones de redondeos por diferencia de cambio. No me genera diferencia por TC.
El campo no debe seleccionarse para cuentas asociadas para deudores y acreedores, si para cuentas de
balance que no se gestionan en moneda extranjera y sin gestin de partidas abiertas.

Moneda Extranjera: Cuando la moneda de la cuenta es una moneda extranjera solo se pueden
contabilizar importes en esa moneda extranjera.

Manualmente: 1 Paso: Crear ambos segmentos a la vez (centralizado).


2 Pasos: 1) Segmento de plan de cuentas; 2) Segmento de sociedad.
Copia:
- Copiar una cuenta individual de mayor con referencia a otra.
- Copiar el segmento de la sociedad.
- Copiar el segmento del plan de cuentas.

Transferencia de datos: Transferir un nuevo plan de cuentas desde un sistema externo.

Tratamiento colectivo, pueden modificarse los datos maestros del Segmento plan de cuentas, Segmento
de Sociedad y Descripcin, simultneamente.

Para modificar las cuentas de mayor visualizadas:


Puede seleccionar los campos a modificarse.
Puede modificar los valores de los campos visualizados.

Para fines internos la gestin de informes multisociedades puede resultar til. Esto es posible cuando
todas las sociedades utilizan el mismo plan de cuentas.
Si no poseen igual plan de cuentas:

Puede utilizar un plan de cuentas del grupo (Asociado a la cuenta a nivel Plan de Cuenta, permite
analizar solo el balance)
Debe asignarse a todos los planes de cuentas operativos.
Debe introducir el nmero de cuenta del grupo en el Segmento del plan de cuentas.
Debe utilizar una estructura de balance/PyG para el plan de cuentas del grupo.

Desventaja: No se puede efectuar el Controlling multisociedades puesto que las sociedades utilizan
diferentes planes de cuentas operativos.

Pueden utilizar un plan de cuentas del pas (Asociado a cada sociedad de un pas. Tiene el formato que
el pas exige)
Se introduce el nmero del plan de cuentas del pas en cada segmento de la sociedad.
Se puede efectuar el Controlling multisociedades puesto que todas las sociedades utilizan el
mismo plan de cuentas operativo.

Desventaja: Los responsables que estn familiarizados con los planes de cuentas del pas debern
acostumbrarse primero a utilizar el plan de cuentas operativo.

LECCION: CUENTAS DE DEUDOR/ACREEDOR

D: deudor (cliente)
K: acreedor (proveedor)

CUENTAS DE DEUDOR y DE ACREEDOR (2 segmentos)


1. Datos Generales: A estos se puede acceder en toda la empresa.
2. Datos especficos de la Sociedad: Aquellas sociedades que desean gestionar operaciones con un
deudor o acreedor determinado, deben crear un segmento de Sociedad para este D/K. Esto crea
una cuenta de D/K.

Informes RFBIDE10/RFBIKR10 transfieren datos maestros de D/K actualizados en una sociedad fuente a
otra sociedad.

Se puede crear:
Segmento de rea de Ventas para el departamento comercial ya que tambin esta en contacto con los
deudores.
Segmento de la organizacin de compras con datos de los acreedores.

CUENTA DE DEUDOR COMPLETA


Datos globales a nivel mandante
Segmento de Sociedad
Segmento rea de Ventas

CUENTA DE ACREEDOR COMPLETA


Datos globales a nivel mandante
Segmento de Sociedad
Segmento Organizacin de Compras

Los registros maestros de deudor/acreedor se pueden actualiza de forma centralizada para todas las
reas o por separado para la Gestin Financiera y Comercial/Materiales.

Los informes RFDKAG00 (deudor) y RFKKAG00 (acreedor) sirven para buscar y corregir en caso de
que existan registros maestros incompletos o duplicados.
Para prevenir la creacin de cuentas duplicadas se debe: Utilizar el matchcode antes de crear una nueva
cuenta y activar la verificacin automtica de duplicados.

Campos Importantes
CONCEPTOS DE BUSQUEDA: Puede introducir una abreviacin para el nombre del deudor/acreedor.
GRUPO DE EMPRESAS: Los D/K que pertenecen a un grupo de empresas pueden agruparse.
RESPONSABLE: Se debe grabar el nombre del responsable con un ID.

IBAN: Es un numero de identificacin nico, internacionalmente reconocido para una cuenta bancaria.
Contiene un mximo de 34 caracteres alfanumrico y se estructura de manera diferente en cada pas.
En SAP se utiliza el IBAN. Se puede introducir como parte de los datos bancarios para los Datos
Maestros de D/K. Se debe grabar manualmente en cada registro maestro ya que se introduce solo cuando
el interlocutor comercial proporciona su IBAN y solicita su entrada.

El grupo de cuentas controla:


Los rangos de nmeros de las cuentas
El status de los campos en el registro maestro
Si la cuenta es de clientes o proveedores espordicos.
Rango de nmeros, puede definirse si la asignacin es Interna (los asigna el sistema) o Externa (los
introduce el usuario). A cada rango se pueden asignar uno o varios grupos de cuentas. LOS RANGOS DE
NUMEROS NO PUEDEN SUPERPONERSE!

Para D/K con los que se mantienen relaciones comerciales espordicas, se deben crear registros maestros
especiales que contienen crditos y deudas para clientes/proveedores espordicos (cuentas CpD).
No se introducen datos especficos, deben suprimirse esos campos. Los datos especficos se introducen en
el documento durante la contabilizacin.

Factores que afectan la estructura de las pantallas para datos maestros de D/K:

Control especifico del Grupo de Cuentas: Todas las cuentas del grupo de cuentas tienen el mismo
layout de pantalla.
Control especifico de la Transaccin: Depende de la actividad de datos maestros (Crear, Modificar,
Visualizar).
Control especifico de Sociedad: Se pueden ocultar campos que no se utilizan enana sociedad especifica
e introducir valores en estos campos en otras sociedades.

El status del campo especifico del grupo de cuentas, de transaccin y de sociedad se comparan y se utiliza
el de mayor prioridad.

Principio de Verificacin por 2 personas: Se puede definir que una persona realice las modificaciones y
otra tenga que confirmarlo. La confirmacin puede hacerse para un nico D/K o puede obtenerse una
lista.

Si define un campo como sensible el D/K correspondiente se bloquea para el pago si la entrada se
modifica. El bloqueo se elimina cuando otra persona con autorizacin verifica la modificacin y la
confirma o rechaza.

Compensar partidas abiertas: Si un deudor es tambin acreedor, o al revs, se pueden compensar


partidas abiertas mediante el programa de pagos de reclamacin.
Pasos:
El nmero de cuenta de acreedor debe introducirse en la cuenta de deudor o viceversa.
C/ Sociedad puede decidir si se compensa o no (Seleccionar campo Compensacin con
Acreedor en la cuenta de deudor o al revs)

Pagador/Receptor del pago alternativo: En el nivel de cliente y de sociedad se puede definir un


pagador/receptor del pago alternativo. El segmento de la Sociedad tiene prioridad al segmento de Cliente.

Central/Sucursal: En algunos casos los clientes asignan las rdenes localmente (Sucursales) pero pagan
sus facturas de forma centralizada (Central). En SAP se puede reflejar mediante las cuentas de la Central
y de la Sucursal.
Todas las posiciones contabilizadas en una cuenta de sucursal se transfieren automticamente a la cuenta
de la central. Si se marca el campo procesamiento descentralizado se utiliza la cuenta de la sucursal
para le pago y reclamacin.

LECCION: CUENTAS BANCARIAS

Cuentas bancarias son distintas a Cuenta de Mayor (Cuenta donde contabilizo)

Para todos los bancos que se utilizan en el sistema debe crearse un registro maestro de banco que incluyen
datos de direccin y datos fiscales.
Estos se almacenan en el directorio bancario (RFBKVZ00 emite lista de bancos). Cada registro maestro
esta caracterizado por el pas y la clave de banco.
Para visualizar las modificaciones de los datos maestros para todos los bancos se utiliza el informe
RFBKABL0.
Los bancos utilizados por la empresa son Bancos Propios. Estos contienen: Datos maestros de banco,
informacin para operaciones de pago electrnicas, cuentas bancarias por banco propio y cuentas de
mayor por cuenta bancaria.
El programa de pagos utiliza el ID de banco propio y las clases de banco (distingue bancos diferentes)
para determinar el banco pertinente.

Creacin de Datos maestros de Banco (4 maneras)

1. Introducir datos bancarios en el registro maestro de D/K o en el Customizing del banco propio.
2. Utilizando la TR Crear Banco en el men del registro maestro de cuentas de deudor/acreedor.
3. Puede importarse desde un disquete o una cinta mediante RFBVALL_0.
4. Los deudores que utilicen la funcin lockbox pueden crear un juego de datos batch input que
actualice automticamente la informacin bancaria del deudor en el registro maestro.

Cada cuenta bancaria se refleja en SAP mediante una combinacin de ID de banco propio y ID de la
cuenta. Dicha combinacin se introduce en una cuenta de mayor que representa la cuenta bancaria en el
Libro Mayor.
Tambin se pueden definir cuentas bancarias que se gestionen en el banco propio. Estas se identifican con
un ID de cuenta nico para cada banco propio. Para cada cuenta bancaria debe crearse una cuenta de
mayor (ambas deben tener la misma moneda).

UNIDAD 3: CONTROL DE DOCUMENTOS

LECCION: ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO

Principio del registro por documentos: Para cada contabilizacin se graba un documento.

Cada documento se identifica de forma nica gracias a los siguientes campos:


N DE DOCUMENTO (Es nico y puede asignarse de forma interna (x sistema) o externa (el
usuario)
SOCIEDAD
EJERCICIO

Los documentos incluyen: Una cabecera del documento (informacin relativa a todo el documento) y
entre 2 y 999 posiciones de documento (informacin que se aplica a la posicin).

Claves de control:
Clave de documento para la cabecera del documento
Clave de contabilizacin para las posiciones del documento

El sistema registra como mnimo un documento por cada operacin, se pueden crear ms de un
documento por operacin contable. Sin embargo tambin puede suceder que se creen documentos pero no
se crea ningn documento contable porque no hay ningn efecto para la contabilidad (Ej. Un pedido en
MM).

Informe RFBELJ00 crea un diario resumido de documentos en el sistema. Para buscar documentos se
utilizan los informes RFBUEB00 y RFBUEB01 (o la TX FB03).

Clases de documentos: La clase de documento controla la cabecera de documento y se utiliza para


diferenciar operaciones contables a contabilizar (facturas de acreedores, pagos del cliente, etc.).
Se definen a nivel Mandante por lo que son validas para todas las sociedades. Las clases de documentos
suministradas por el sistema se pueden modificar o copiar.

Definen:
Rangos de nmeros para nmeros de documentos
Tipos de cuenta permitidos para contabilizar
Tambin definen:
El status campo de los campos Texto de cabecera de documento y Numero de referencia
Si deben contabilizarse las facturas con el procedimiento neto
Clase de documento de anulacin: En caso de que tenga que anular un documento ingresado, si no aclaro
la Clase de documento de Anulacin, el sistema toma por defecto la clase de Documento del documento
que estoy anulando.
Si tildo el campo Cont. Negativa Permitidas en vez de compensar las partidas cruzando el DEBE y
HEBER, hace una contabilidad negativa.

AB: Documentos Generales (permite contabilizaciones en todas las clases de cuentas)


DG: Abonos de Clientes (permite contabilizaciones en cuentas de Deudor (D) y de Mayor (G)
DR: Facturas de Clientes
DZ: Pagos de Clientes.
SA: Contabilizacin de Cuenta Mayor
KR: Facturas de Proveedores
KG: Abonos de Proveedores
KZ: Pagos de Proveedores
KN: Fras. Netas y abonos de Proveedor.

Clase RV permite transferir facturas de deudor.


Clase RE permite transferir facturas de acreedor.
Clase ZP permite contabilizaciones automticas.

El rango de nmeros de documentos define el rango de nmeros para los nmeros del documento que
deben asignarse. Es a nivel Sociedad. LOS RANGOS DE NUMEROS NO PUEDEN SUPERPONERSE!

Un rango de nmeros se puede asignar a varias clases de documentos.


Asignacin Interna: El sistema graba el ltimo nmero de documento utilizado y asigna el
nmero siguiente.
Asignacin Externa: El usuario introduce el nmero de documento original o el nmero se
asigna automticamente desde otro sistema. Los nmeros pueden ser alfanumricos.

El rango de nmeros de documento debe definirse para el ao en el que se utiliza. Hay 2 opciones:

1. Hasta un ejercicio futuro: Al principio de un nuevo ejercicio el sistema utiliza el numero


siguiente al numero actual. No vuelve a empezar.
2. Para cada ejercicio: al empezar un nuevo ejercicio el sistema empieza de nuevo con el primer
nmero del rango de nmeros. Esto ayuda a no completar el rango de nmeros.

Para encontrar discontinuidades en la asignacin de nmeros de documentos se usa el informe


RFBNUM00.

Claves de contabilizacin: Se definen a nivel Mandante y tienen las mismas funciones de control que las
clases de documentos. Es para cada lnea que estoy contabilizando.

Controla:
TIPO DE CUENTA: A que tipo de cuenta se puede contabilizar la partida individual.
DEBE/HABER: Si la partida se contabiliza como Debe o Haber.
STATUS DE CAMPO: El status de campo de los detalles adicionales.

Indican:
Si la partida esta relacionada con una operacin de pago o no.
Si la contabilizacin es relevante para las ventas y deben actualizarse las cifras de ventas de la
cuenta.

Libro Mayor: CC 40 (debe) CC 50 (haber)


Deudor: CC 01 (debe) CC 11 (haber)
Acreedor: CC 21 (debe) CC 31 (haber)

SAP recomienda utilizar las claves de contabilizacin estndar suministradas.


STATUS CAMPO: El status de campo especfico de la cuenta se personaliza para cuentas de mayor. Para
el tratamiento de deudores y acreedores el status de campo se personaliza en la clave de contabilizacin
segn corresponda.
En este caso tambin se utiliza el orden de prioridad (Ocultar, Visualizar, Obligatorio, Opcional), sin
embargo existen ciertas excepciones:

Si se utilizan Divisiones, el campo Divisin debe estar listo para entradas. Solo debe definirse si
es Obligatorio u Opcional.
Las entradas en los campos de impuestos solo son posibles si la cuenta de mayor es relevante
para el impuesto.
Combinar el status Ocultar con el Entrada Obligatoria producir un error.

Para cada grupo de cuentas de mayor debe definir el status de cada campo de la entrada de documentos.
Esta informacin esta dividida en grupos de status de campo para cada grupo de cuentas de mayor.
Los grupos de status de campo se resumen en una variante de status de campo que se asigna a las
Sociedades.
Si el documento se contabiliza en una cuenta auxiliar, se utiliza el grupo de status de campo de la cuenta
asociada.

LECCION: PERIODOS CONTABLES

Los periodos contables se definen en la variante del ejercicio.


Para evitar que los documentos se contabilicen en un periodo contable incorrecto, puede cerrar
determinados periodos contables.
Normalmente solo esta abierto el periodo contable actual. Sin embargo puede tener abiertos tantos
periodos como desee.
Al trmino de un periodo contable, este suele cerrarse y se abre el siguiente periodo. Para abrir un periodo
contable puede introducir un intervalo en la variante que incluya este periodo.
Durante el cierre del periodo deben estar abiertos simultneamente dos intervalos de periodos. Se
pueden abrir periodos especiales para contabilizaciones de cierre.

Variante de periodo contable: Varias sociedades pueden utilizar la misma variante. Para todas las
sociedades asignadas, los periodos contables se abren y cierran simultneamente.

Verificacin de periodos por clase de cuenta: En la cabecera del documento se verifican los periodos
asignados a la clase de cuenta +. La variante de periodo contable debe contener como mnimo la clase
de cuenta +.
Los periodos se pueden tratar de forma diferente para las distintas clases de cuentas, es decir, para un
determinado periodo contable pueden permitirse contabilizaciones en cuentas de deudor mientras que en
las de acreedor no estn permitidas.
A nivel de posicin se verifica la clase de cuenta de la clave de contabilizacin para garantizar que el
periodo este abierto.

Dos intervalos de periodos: Durante el cierre del periodo deben estar abiertos simultneamente dos
intervalos de periodos. Por este motivo se pueden introducir dos intervalos en la tabla de periodos
contables.
Al primer intervalo de periodos se puede asignar un grupo de autorizaciones, por lo que se recomienda
utilizarlo para periodos especiales y as dar autorizacin solamente a los encargados del cierre.

Determinacin de periodos contables durante la contabilizacin: Al introducir un documento se carga la


fecha de contabilizacin. El sistema toma esta fecha y determina automticamente el periodo contable y
el ejercicio.
El periodo contable determinado se introduce en el documento y se actualizan las cifras de operaciones
para dicho periodo contable. Si visualiza el saldo de la cuenta, se visualizan las cifras de operaciones para
los periodos contables.

LECCION: AUTORIZACIONES PARA CONTABILIZACION


Los importes mximos se definen para cada sociedad en grupos de tolerancia, donde tambin se
controla el tratamiento de los pagos.

Lmites superiores: En los grupos de tolerancia se pueden introducir lmites superiores para:
Importe total del documento
Importe por posicin de deudor/acreedor
Descuento por pronto pago

Se pueden crear tantos grupos de tolerancia como desee. Cada usuario puede asignarse a un grupo de
tolerancia. Si no se asignan a ningn grupo de tolerancia se les aplica el grupo de tolerancia _ (por
defecto). Este contiene valores que pueden aplicarse a la mayora de empleados.

LECCION: DOCUMENTOS SIMPLES EN LA GESTION FINANCIERA

Solo hay que introducir los datos generales para el documento de contabilizacin.
Adems de los datos de cabecera y de posicin, la pantalla de entrada contiene un rea de informacin
donde puede ver el saldo.
Mediante el botn rbol puede acceder a variantes que puede seleccionar como modelos.
Se introducen las partidas individuales adicionales para el documento en la tabla de la parte inferior de la
pantalla.

Para contabilizaciones complejas puede acceder a la transaccin de contabilizaciones complejas mediante


el men.

Puede introducir un texto explicativo para la partida individual. Si desea utilizar estos textos para uso
externo introduzca un * delante del texto. Tambin se pueden definir modelos de texto bajo una clave
de 4 dgitos.

UNIDAD 4: CONTROL DE CONTABILIZACION


LECCION: VALORES PROPUESTOS

ID de Parmetro: Permite fijar valores propuestos para campos cuyo valor no se modifica frecuentemente
(Ej. Sociedad y Moneda). Esto evita cargar los mismos datos una y otra vez, estos aparecen
automticamente en los campos correspondientes, lo que evita errores de entrada.
Al entrar al sistema los ID poseen determinadas propiedades (el idioma de trabajo, la edicin de fecha y el
formato de decimales). Los usuarios tambin pueden establecer una impresora por defecto (LOCL me
toma la impresora predeterminada).

Puede configurar sus pantallas para las reas siguientes:


Entrada de documento: Los usuarios pueden ocultar los campos que no sean relevantes para su
trabajo.
Visualizacin de documento: Se pueden seleccionar diferentes opciones de visualizacin.
Partidas Abiertas: Los usuarios seleccionan visualizaciones de estructuras de lneas y opciones
de contabilizacin (Ej. Introducir el importe de un pago parcial o el saldo de una partida abierta
nueva.

Valores propuestos por el sistema:


Fecha actual = fecha de contabilizacin
Si ha introducido un documento, para el documento siguiente el sistema le propone la sociedad
que introdujo en el ltimo documento.
El saldo de un documento debe ser 0 (cero) antes de poder contabilizarse.
El sistema ofrece Clases de Documentos predefinidas y Claves de contabilizacin.
Puede controlar si el ejercicio se propone cuando visualiza o cuando modifica documentos.
Se puede introducir un margen permitido entre el TC del documento y el TC en la tabla de TC.

LECCION: CONTROL DE MODIFICACION


Modificar documentos: Los usuarios pueden modificar documentos que ya se hayan contabilizado. Sin
embargo, segn distintas reglas (definidas por el sistema o por los usuarios), solo se pueden modificar
campos determinados.

Cabecera del documento: Solo se pueden modificar nmero de referencia y los campos de
texto.
Posiciones de documento: El sistema no permite ninguna modificacin en cualquier campo que
afecte a la reconciliacin de una contabilizacin (importe, clave de contabilizacin, cuenta).

Al realizar modificaciones se graba en el Log la informacin siguiente: Campo modificado, Valores


nuevos y antiguos, el Usuario que realizo la modificacin, momento y fecha de la misma.

Diferenciar entre reglas de modificacin de documentos:


Clase de cuenta: Reglas para deudores, acreedores o cuentas de Mayor.
Clase de operacin: Operaciones especiales en cuenta de Mayor, efectos y anticipos.
Sociedad: Si el campo esta vaco se aplica la regla a todas las sociedades.

Requisitos para modificar un campo:


PERIODO CONTABLE ABIERTO
PARTIDA NO COMPENSADA
CONTABILIZACION EN DEBE/HABER
ABONO NO REFERIDO A LA FACTURA
SIN ABONO DE ANTICIPO

El informe RFBABL00 visualiza las modificaciones para todos los documentos.

LECCION: ANULACION DEL DOCUMENTO

Al cometer algn error introduciendo documentos, se debe primeo anular el documento y luego volver a
registrarlo correctamente.

Los documentos se pueden anular, de manera individual o conjunta, de dos maneras:


Contabilizacin de anulacin normal: Contabiliza el cargo incorrecto como un abono y el
abono incorrecto como un cargo (Debe/Haber Haber/Debe). Provoca un aumento adicional de
las cifras de movimientos. (Es la que se usa normalmente)
Contabilizacin negativa: Los importes se deducen de las cifras de movimientos de la otra
parte de la cuenta. Se recuperan las cifras de movimientos anteriores al error.
Tambin pueden utilizarse para realizar traslados de posiciones de documentos incorrectas (si la
clase de documento permite contabilizaciones negativas)
Requisitos: La sociedad debe permitir contabilizaciones negativas, el motivo de anulacin debe
estar definido para la anulacin negativa y la clase de documento debe permitir tambin
contabilizaciones negativas.

Al anular un documento debe introducir un motivo de anulacin (tambin controla si la fecha de


anulacin difiere de la fecha original).
NO PUEDEN CONTABILIZARCE LOS DOCUMENTOS CON PARTIDAS COMPENSADAS!
Primero deben reinicializarse. (Por ej. Una factura que ya pague)

LECCION: CONDICIONES DE PAGO Y DESCUENTOS POR PRONTO PAGO

Condiciones de pago: Son trminos que acuerdan los interlocutores comerciales en relacin con el pago
de facturas. Definen la fecha de vencimiento y el descuento por pronto pago. Para los clientes las
decido yo, para los proveedores las deciden ellos.
Se asignan a un registro maestro de deudor/acreedor
Son propuestas por el sistema o introducidas por el usuario
Se utilizan en posiciones de transaccin para determinar las condiciones de pago

Datos necesarios:
Fecha base: Fecha a partir de la cual se cuentan las condiciones.
Condiciones de descuento por pronto pago: Condiciones bajo las cuales se concede el descuento.
Porcentajes de descuento por pronto pago: Porcentaje utilizado para calcular el descuento.

Las condiciones de pago pueden introducirse en el registro maestro o durante el tratamiento del
documento. Se pueden introducir condiciones de pago en los segmentos: Sociedad (Si la factura se crea
en finanzas), rea de ventas (Si la factura de deudor se crea en la gestin de pedidos de clientes) y
Organizacin de compras (Si la factura de proveedor se crea en la gestin de compras) un registro
maestro de deudor/acreedor.

Abonos referidos a facturas: Los abonos se pueden relacionar con la factura original, en este caso las
condiciones de pago se copian de la factura. Solo me relaciona con la condicin de pago.
Otros Abonos: Para activar las condiciones de pago en un abono que no tiene referencia a una factura hay
que introducir el valor V en el campo Referencia a factura. Si no se relaciona con una factura no me
deja cargar condiciones de pago.

En general
Limite de das, es el da natural hasta el cual las condiciones de pago son validas. Utilizando este lmite
puede almacenar condiciones de pago simple o mltiple en una clave de condiciones de pago.
Descripcin, incluye una explicacin generada por el sistema que se puede sustituir por una explicacin
del usuario, y un texto comercial para imprimirse en las facturas.
Clase de Cuenta, define la contabilidad auxiliar en la que se pueden utilizar las condiciones de pago.

CONTROL DE PAGO:
Claves de bloqueo, que se pueden introducir en partidas individuales, cuentas o en las
condiciones de pago. Letra con la cual cargo el documento para que salga bloqueado y tenga que
ser autorizado por otra persona.
Va de pago, que se pueden introducir en partidas individuales, cuentas o en las condiciones de
pago. Para cada pas el sistema tiene vas de pago definidas. Es el medio de pago (Cheque,
transferencia, etc.)

FECHA BASE: Es la fecha de inicio que el sistema utiliza para calcular las fechas de vencimiento de la
factura.
Propuesta para fecha base: Sin propuesta, Fecha Documento, Fecha Contabilizacin, Fecha de Entrada.
Calculo para la fecha base: Da fijo y Meses adicional.

DESCUENTO POR PRONTO PAGO: Se debe introducir un porcentaje en las condiciones de pago.
Tambin debe introducir el nmero de das que el porcentaje ser valido. Se pueden introducir hasta 3
periodos de descuento por pronto pago.

LIMITES DE DIAS: Es la fecha base hasta la cual se puede aplicar la versin de las condiciones de pago.
Permiten condiciones de pago especficas de fecha en una clave de condiciones de pago. Se pueden
definir varias versiones de condiciones de pago y cada una tener un limite diferente.
Las siguientes condiciones de pago requieren lmite de das:
Fecha de factura hasta el 15, vencen el ltimo da del mes siguiente.
Fecha de factura posterior al 15 vencen el 15 del mes siguiente.

PAGOS A PLAZOS: Una factura se puede pagar a plazos durante varios meses. El importe total se divide
en importes parciales con diferentes fechas de vencimiento. Si en las condiciones de pago se defini pago
a plazos el sistema realiza automticamente esta particin. Para ello hay que: seleccionar pagos a plazos
(no asigne periodos o porcentajes de descuento por pronto pago), definir numero de plazos, un porcentaje
y condiciones de pago para cada plazo. Por cada plazo indicado el sistema crea una partida individual.

IMPORTE BASE DE DESCUENTO: Es el Valor Neto o Valor Bruto, segn el pas.


- Procedimiento Neto: El descuento se introduce en la factura de manera manual o automtica
mediante los porcentajes indicados en las condiciones de pago. Se contabilizan en las cuentas
gastos por descuentos o ingresos por descuentos.
- Procedimiento Bruto: El importe de descuento se deduce del importe que se contabiliza en la
cuenta de gastos o de balances. Se utilizan las cuentas: Compensacin de descuento y Perdida
de descuento.
LECCION: IMPUESTOS

SAP soporta los sistemas fiscales de diferentes pases:


Impuesto sobre el volumen del negocio
Impuesto sobre el valor aadido en EEUU
Impuestos adicionales
Retencin de impuestos

Dispone de dos clases de imposicin (en algunos pases se utilizan ambas):


A NIVEL NACIONAL/FEDERAL
A NIVEL REGIONAL/NIVEL DE DOMICILIO FISCAL

El sistema soporta el tratamiento de impuestos del siguiente modo:


Verificacin o clculo de los importes de Impuestos.
Contabilizacin del importe del impuesto en cuentas de Impuestos.
Realizar rectificaciones de impuestos para descuentos por pronto pago u otras deducciones.
Crea declaraciones fiscales.

El sistema calcula los importes de impuestos a partir de:


Importes base con (Impuesto Bruto) o sin (Impuesto Neto) descuento por pronto pago.
Indicadores de impuestos utilizados para verificar o calcular el importe del descuento.

Impuesto sobre el volumen del negocio: Es el saldo del IVA Repercutido (VENTAS) y del IVA
Soportado (COMPRAS).

IVA REPERCUTIDO: Se graba sobre el valor neto de las mercancas y se graba al deudor (VENTAS)
IVA SOPORTADO: Se graba sobre el importe neto de factura y es facturado por el acreedor
(COMPRAS)

Carga de impuesto: Responsabilidad fiscal IVA soportado deducible

Impuesto sobre el valor aadido en EEUU: En EEUU se distingue entre IVA e impuesto sobre el
consumo. Ambos solo se gravan sobre las mercancas que consume el deudor. 8no sobre mercancas en
fabricacin o reventa a terceros). Por lo tanto se graban solo una vez.
IVA: El acreedor obtiene el impuesto sobre el valor aadido en la venta y lo transmite al emplazamiento
fiscal del deudor. El sistema calcula el impuesto sobre el valor aadido basado en el material y el
emplazamiento fiscal del deudor y lo contabiliza en la gestin de pedidos de cliente y en la gestin de
compras.
Impuestos sobre consumo: El deudor solo debe pagar impuestos sobre consumos si el acreedor no le ha
grabado todava el impuesto sobre el valor aadido. El deudor determina el importe del impuesto sobre el
consumo y lo remite al emplazamiento fiscal donde se consumen mercancas.

Procedimiento de clculo de impuestos: Difiere en cada pas, sin embargo el sistema ofrece
procedimientos preconfigurados que contienen:
El orden de los pasos que deben seguirse.
La clase de impuesto (clase de condicin) que son validas para el pas.
La clave de cuenta/clave de transaccin que cubre especificaciones adicionales.

EEUU cuenta con 2 procedimientos:


1. TAXUSJ: Procedimiento estndar que incluye la gestin de cdigos de emplazamiento
fiscal.
2. TAXUSX: Procedimiento que se utiliza en el caso de un paquete impositivo externo.

Cdigo de domicilio fiscal: Es una combinacin de los cdigos de la Administracin de Hacienda que
graba los movimientos de mercancas y el uso de sus propios tipos impositivos. Hay 4 niveles inferiores
al nacional: Estado, Condado, Localidad y Distrito.
Utilizar cdigos de domicilio fiscal (2 pasos):
1. Definir la longitud de los elementos individuales del cdigo para el formato del cdigo de
domicilio fiscal.
2. Los cdigos de domicilio fiscal debe definirse en cada nivel (Estado, Condado, Localidad y
Distrito)

Ej. 25 022 1105 1 (Estado-condado-Local-rea)

Indicador de Impuestos: Se introduce al contabilizar el documento y esta supone la principal conexin


con el clculo de impuestos. Est enlazado con: la clave de pas o la combinacin de clave de pas y
cdigo de domicilio fiscal. En EEUU dependen tambin de la fecha de validez.
Se utiliza para:
Verificar importe de impuesto
Calcular importe de impuesto
Calcular impuesto adicional
Verificar clase de impuesto
Determinar cuenta de mayor
Representar correctamente impuestos en formularios de impuestos

Adems de otras informaciones, el indicador de impuestos contiene los tipos impositivos. Estos se
asignan a las clases de impuestos utilizadas en el procedimiento de clculo de impuestos. En cada
indicador de impuestos se pueden introducir varios tipos impositivos para distintas clases de impuestos.
Algunas contabilizaciones en cuentas de mayor relevantes para los impuestos deben tener untito
impositivo igual a cero. Esto es valido para:
Partidas libres de impuestos que sin embargo deben notificarse.
Partidas que se crean mediante operaciones libres de impuestos.
La definicin de la clase de impuesto determina si el importe base es un porcentaje de IVA soportado o
un porcentaje de IVA repercutido.
Si el sistema detecta una desviacin entre los impuestos calculados y el importe del impuesto introducido
emitir un mensaje (de error o de advertencia). Para el IVA soportado no se debe fijar ningn indicador
de verificacin.

Contabilizaciones de impuestos
Los impuestos calculados por el sistema suelen contabilizarse en una cuenta de impuestos
determinada.
Los impuestos con determinadas claves de operacin/cuenta se distribuyen en partidas de
gastos/ingresos relevantes.

Determinacin de cuentas de impuestos: Para activarla se debe asignar los datos siguientes a las claves
de cuenta/transaccin que generan las posiciones de impuestos durante la contabilizacin:
Clave de contabilizacin (Se recomienda 40 y 50)
Reglas, que determinan en que campos se basa la determinacin de cuentas (indicador de
impuestos o clave de cuenta)
Cuentas de impuestos

Las diferencias de tipo de cambio debido a rectificaciones de impuestos en moneda extranjera, se suelen
contabilizar en la cuenta normal de diferencias de tipo de cambio. Sin embargo pueden contabilizarse en
una cuenta especial.

Cuentas de Impuestos: Cuentas en las que se contabilicen las posiciones de impuestos.


Se pueden definir en el campo categora fiscal, introduciendo uno de los siguientes signos:
< Para IVA soportado
> Para IVA repercutido

Solo contab. Automticamente se selecciona si no se realizan contabilizaciones manuales.

Otras cuentas de Mayor: Pueden tener las siguientes entradas en el campo Categora fiscal:
para contabilizaciones no relevantes para los impuestos
- para contabilizaciones que requieren un cdigo de IVA soportado
+ para contabilizaciones que requieren un cdigo de IVA repercutido
* para contabilizaciones que requieren cualquier clase de indicador de impuestos
xx para contabilizaciones con el indicador de impuestos predefinido XX

Contabilizacin permitida sin impuesto se selecciona para contabilizar la cuenta de mayor sin
especificar un indicador de impuestos.

MEDIANTE LAS PROPIEDADES DEL INDICADOR DE IMPUESTOS SE ESPECIFICA SI EL


IMPORTE CONTABILIZADO ES EL IVA SOPORTADO O EL REPERCUTIDO.

Mercado comn de la UE Calculo del impuesto sobre el volumen de negocios

Las entregas a deudores de pases que no pertenecen a la UE estn libres de impuestos. El deudor debe
pagar el IVA de importacin que normalmente se corresponde con el IVA soportado nacional.

Generalmente, dentro de la UE se aplica el principio del pas de destino. Por lo tanto las entregas estn
libres de impuestos pero en el pas de destino se grava el IVA de adquisicin de la CE.

Las restricciones en las importaciones y exportaciones se han sustituido por una gestin de informes
completa para las entregas entre empresas de pases de la UE:
El deudor calcula el IVA de adquisicin de la CE y le notifica a la Administracin de Hacienda
en una declaracin de IVA ampliada.
El acreedor debe notificar a las autoridades fiscales las entregas o movimientos de mercancas
libres de impuestos en forma de una declaracin recapitulativa.

Indicadores de impuestos especiales:

Indicador de IVA de adquisicin de la CE genera dos posiciones de contabilizacin: el IVA de


adquisicin se contabiliza en el Haber para el IVA repercutido y el mismo importe en el Debe de la
cuenta para el IVA soportado de adquisicin.

Indicador de IVA repercutido para entregas libres de impuestos requiere un indicador de la UE.

IMPUESTOS (resumen)
PARAMETRIZACIONES BASICAS (asigno esquema)
CALCULO (asigno porcentaje)
CONTABILIZACION (asigno cuenta)

LECCION: OPERACIONES MULTINACIONALES

Una operacin multisociedades incluye dos o ms sociedades en una operacin contable.


Una sociedad compra para otras sociedades (aprovisionamiento centralizado)
Una sociedad paga facturas para otras sociedades (pago centralizado)
Una sociedad vende mercancas a otras sociedades

Una operacin multisociedades efecta contabilizaciones en cuentas de diferentes sociedades. El sistema


crea y contabiliza un documento separado en cada una de las sociedades afectadas (no se puede
contabilizar solo un documento porque un documento siempre se asigna a una sociedad en concreto).
Para que los importes en el Debe y Haber se compensen, el sistema genera posiciones de documentos que
se contabilizan en cuentas de compensacin para deudores o acreedores.
Los documentos estn vinculados mediante un nmero de operacin multisociedades comn.

Para visualizar operaciones multisociedades se usa el informe RFBVOR00.


Los impuestos no se reparten entre las sociedades segn los gastos. Por lo tanto esta operacin solo debe
utilizarse cuando la operacin no sea relevante para los impuestos o cuando las sociedades constituyan
una entidad fiscal.
Los impuestos calculados siempre se contabilizan en la sociedad que se encuentra en la primera posicin.
Para repartir los impuestos segn los gastos (por ejemplo en Japn y Dinamarca) se usa el informe
RFBUST10.

Las cuentas de compensacin deben definirse en cada sociedad antes de que se puedan realizar
operaciones multisociedades. Pueden ser cuentas de Mayor (S), cuentas de Acreedor (K) o cuentas de
Deudor (D).
Debe asignarse una cuenta de compensacin a cada combinacin posible de 2 sociedades.
Para reducir el nmero de cuentas de compensacin puede definir una sociedad como sociedad de
compensacin. En este caso se deben asignar cuentas de compensacin solamente a todas las
combinaciones de la sociedad de compensacin y de otras sociedades.
Para identificar la clase de cuenta deben asignarse claves de contabilizacin a las cuentas de
compensacin.

Cuando se contabiliza el documento multisociedades, el sistema genera un nmero de documento


multisociedades para vincular todos los documentos nuevos.
El nmero de documento es una combinacin del nmero de documento de la primera sociedad, del
primer nmero de sociedad y del ejercicio.
Los documentos multisociedades se pueden anular. Para ello se utiliza la funcin de anulacin para las
operaciones multisociedades.

UNIDAD 5: COMPENSACION

LECCION: COMPENSACION DE PARTIDAS ABIERTAS

Las partidas abiertas son operaciones no completadas, como facturas que no se han pagado.
Para que una operacin se considere finalizada se debe compensar. Una operacin estar compensada
cuando se efecte una contabilizacin de compensacin para una partida o grupo de partidas de forma que
el saldo quede en cero (0).
Los documentos con partidas abiertas no pueden archivarse, permanecen en el sistema.
Una operacin de compensacin siempre crea un documento de contabilizacin.

Hay 2 formas de compensacin:

Contabilizar con compensacin: Introducir el importe del documento de compensacin y


seleccionar las partidas abiertas que se deben compensar. Puede ejecutarse para varias cuentas,
clases de cuentas y cualquier moneda. Se puede realizar manual o automticamente (programa
de pagos automticos).
Si el importe ingresado es igual al total, el sistema compensa las partidas.
Si el importe ingresado no es igual al total, el sistema permite contabilizar la diferencia.

Compensar cuenta: Seleccionar las partidas abiertas de una cuenta cuyo saldo sea cero (0). El
sistema las marcara como compensadas y creara un documento de compensacin. El documento
de compensacin no incluye ninguna partida individua, el sistema deber efectuar
contabilizaciones de compensacin cuando las partidas pertenecen a divisiones diferentes.
Se puede realizar manual o automticamente (programa de pagos automticos).

Programa de compensacin automtica

Pasos:
Agrupar las partidas por cuenta (Segn campos: numero de cuenta asociada, Moneda, Indicador
CME y 5 criterios definidos libremente)
Cuando el saldo es cero (0), las partidas se compensan y se crean documentos de compensacin.

Condiciones previas:
Los criterios de usuario deben definirse en el Customizing.
Las cuentas a compensar deben definirse para la compensacin automtica.

Partidas que no se compensaran:


Apuntes estadsticos.
Contabilizaciones estadsticas y de efectos.
Partidas con retencin de impuestos.

El campo de imputacin de una partida individual se rellena automticamente al realizar la


contabilizacin. Puede ser una combinacin de 4 campos con un mximo de 18 caracteres, depende de la
Clave de clasificacin.
La clasificacin de las partidas individuales en la visualizacin de partidas individuales y las funciones d
compensacin se basan en el campo de imputacin.

De ser necesario el sistema realiza contabilizaciones automticas durante la compensacin:


Gastos o Ingresos de DPP
Compensacin de DPP
Rectificacin de impuestos
Diferencias de cambio
Gastos bancarios
Compensacin para pagos multisociedades
Pago en exceso o en defecto dentro de las tolerancias.

LECCION: ENTRADA Y SALIDA DE PAGOS

Pago Manual, es una transaccin que compensa una partida abierta asignando manualmente un
documento de compensacin.
Pago Recibido, compensa un importe en el Debe abierto (contabilidad de deudores).
Pago Efectivo, compensa un importe en el Haber abierto (contabilidad de acreedores).

Procesamiento de un pago manual


1. Los datos se introducen en la cabecera del documento (cabecera de pago, datos bancarios,
seleccin partidas abiertas).
2. Las partidas abiertas se seleccionan para su compensacin.
3. Se graba la operacin.

Introduzca en la cabecera de documento la siguiente informacin:


Fecha del documento (la que figura en el fsico)
Clase de documento
Sociedad
Fecha de contabilizacin y Periodo contable
Cdigo de moneda, Tipo de Cambio y fecha de conversin de la moneda.
Numero de documento de referencia, Texto de cabecera de documento y texto de
compensacin.

Introduzca en los datos bancarios la siguiente informacin:


Cuenta
Importe
Gastos bancarios (en caso que el banco lo exija)
Fecha de Valor
Texto (descripcin opcional, si se agrega * adelante aparece en la correspondencia
externa)
Numero de asignacin.

Introduzca en la seleccin de partida abierta la siguiente informacin:


Cuenta y clase de cuenta (del interlocutor comercial)
Partidas abiertas normales y/o operaciones de mayor especiales
Numero de aviso de pago (manual o creado por el sistema)
Otras Cuentas (para tratar simultneamente sus partidas abiertas)
Selecciones adicionales

Existen varias opciones para activar o desactivar partidas individuales:


Seleccin de opciones de tratamiento para partidas abiertas
Doble clic en el importe
Seleccin desde mens de medidas y teclas de funcin

Puede contabilizar el documento si el importe introducido es el mismo que el importe asignado.


El descuento por pronto pago se especifica en las condiciones de pago y se tiene en cuenta para el clculo
del importe asignado.

Luego se puede visualizar el documento, si el Debe y Haber coinciden puede contabilizar el documento
completo.
Si se descubre que el documento contiene un error, anule las partidas compensadas y luego anule el
documento. Tendr que reintroducir correctamente la contabilizacin original.

De ser necesario el sistema realiza contabilizaciones automticas durante la compensacin.

Es posible anular operaciones de compensacin para documentos individuales. Cuando anula la


compensacin los datos de compensacin se eliminan de las partidas.

LECCION: DIFERENCIAS DE PAGOS

Hay 3 clases de grupos de tolerancia: Empleados, Cuentas de Mayor y Deudor/Acreedor.

Grupos de tolerancia para empleados: Controla


Limites superiores para contabilizar operaciones.
Diferencias de pago permitidas

Grupos de tolerancia de la cuenta de mayor: Controla


Diferencias de pagos permitidas

Grupos de tolerancia de deudor/acreedor: Controla


Operaciones de compensacin
Diferencias de pago permitidas
Contabilizacin de partidas restantes de las diferencias de pago
Tolerancias de los avisos de pago

Pasos para utilizar grupos de tolerancias:


Definicin de grupos (mediante una clave de grupo, sociedad y un cdigo de moneda. La clave
es el grupo de tolerancia estndar)
Asignacin de grupos (se asignan a los Datos maestros de usuarios, Registros maestros de
cuenta de mayor o Datos maestros de deudor/acreedor segn corresponda. Si no se asigna grupo,
se aplica el prefijado )

Las entradas se realizan siempre en Moneda local.

Las diferencias de pago permitidas pueden encontrarse en ambas clases de grupos de tolerancia.
Controlan la contabilizacin automtica de ajustes de descuento por pronto pago y deducciones no
autorizadas para el deudor.
La diferencia de pago debe aparecer en ambas tolerancias para que se procese automticamente,
SIEMPRE se aplica la tolerancia inferior de las 4 existentes (EMPLEADO, importe o %,
CLIENTE/PROVEEDOR, importe o %)

Si las diferencias estn dentro de las tolerancias, se contabilizan automticamente (diferencias


irrelevantes).
Si las diferencias estn fuera de las tolerancias se tratan manualmente (diferencias considerables). Los
pagos pueden contabilizarse como:
Pago Parcial (quedan las partidas abiertas)
Partidas restantes (se compensa el pago y queda solo el pago restante en la cuenta)
Pago a cuenta (contabilizando en una cuenta diferente)
Compensar diferencia manualmente (liquidar la diferencia)

Los grupos de tolerancia de deudor/acreedor contienen entradas que controlan las partidas restantes:
Si las condiciones de pago de una partida restante son las mismas que las de la partida
compensada o son fijas.
Si el descuento por pronto pago solo se concede parcialmente y no para el total.
Especificando una clave de reclamacin.

Si se conoce, el origen de las diferencias, se utiliza para describir de donde surgen las mismas. Haciendo
clic en repartir diferencia se puede asignar ms de un origen. Son funciones opcionales adicionales:
A: Cuenta a la que va la diferencia.
L: Partidas en litigio
N: No se copia el texto en la posicin.
D: Aunque este dentro del limite de tolerancia, lo mando a diferencia.

LECCION: DIFERENCIAS DE CAMBIO

Las diferencias de cambio pueden surgir debido a fluctuaciones del tipo de cambio.
El sistema contabiliza estas diferencias de cambio automticamente como prdidas o beneficios
realizados en la cuenta de gastos/ingresos para diferencias de cambio que defini durante la
configuracin.
Tambin se contabilizan diferencias de cambio cuando se valoran partidas abiertas en el balance. Estas se
contabilizan en otra cuenta de diferencias de cambio y en una cuenta de correccin del balance.
A todas las cuentas asociadas y cuentas de mayor con partidas abiertas en moneda extranjera se les debe
asignar cuentas de ingresos/gastos para las prdidas y beneficios realizados.
Una cuenta de beneficio/perdida puede asignarse a:
Todas las monedas y todos los tipos de monedas.
Por moneda y por tipo de moneda.
Por moneda.
Por tipo de moneda.

UNIDAD 6: LIBRO DE CAJA

LECCION: CONFIGURACION DEL LIBRO DE CAJA

El libro de caja es una herramienta que da soporte a la contabilizacin de entradas de caja y pagos. Es la
CAJA CHICA de la empresa.
Con esta herramienta se puede:
Crear un libro de caja independiente para cada moneda.
Contabilizar en las cuentas de deudor, acreedor y mayor.
Ejecutar varios libros de caja en cada sociedad.
Seleccionar una clave alfanumrica de 4 dgitos para cada identificacin de libro de caja.

Para configurar un nuevo libro de caja para una sociedad, deben introducirse los datos apropiados para los
siguientes campos:
Sociedad
Identificacin de libro de caja Clave de 4 dgitos)
Cuentas de mayor en las que se contabilizan las operaciones de libro de caja.
Moneda
Clases de documentos (Para: Contabilizaciones de cuenta de mayor, salida/entrada de pagos
acreedores y salida/entrada de pagos deudores)
Dentro del libro de caja se puede tratar diferentes operaciones contables:
GASTOS (G) - E
INGRESOS (I) - R
TRANSFERENCIA DE FONDOS: De libro de caja a banco (B) o de banco a libro de caja (C)
DEUDORES (D)
ACREEDORES (K)

Para definir nuevas operaciones contables se utilizan 2 sitios: EL PROPIO LIBRO DE CAJA o LA GUIA
DE IMPLEMENTACION (IMG).
Para crear una operacin contable, realice las siguientes parametrizaciones:
Sociedad
Clase de Operacin contable
Indicadores de Impuestos (Para operaciones G e I)
Indicador para que la cuenta de mayor se pueda modificar (Para operaciones G, I, C y B)
Una vez grabada, se asigna un nmero a la operacin contable de forma automtica.
Indicador para impedir ms contabilizaciones para la operacin.

LECCION: OPERACIN DE LIBRO DE CAJA

El libro de caja es una de las operaciones contables ENJOY (se puede introducir, visualizar y modificar
en una sola pantalla).
Las entradas del libro de caja grabadas se contabilizan en el libro mayor.
Es posible imprimir las entradas del libro de caja que se han grabado (recibos).
Tambin puede copiar y borrar entradas del libro de caja grabadas, y visualizar las entradas del libro de
caja borradas.

En el sistema SAP se puede introducir un documento de libro de caja con una particin de documento. Es
decir, un documento de caja puede contener varios artculos con diferentes indicadores y/o imputaciones
relativos a la contabilidad de costes. Por lo tanto, si se reenva un documento de libro de caja a la Gestin
financiera, solo se creara un documento contable.

En el libro de caja se puede crear una operacin contable enlazada a una cuenta CpD. Si se utiliza una
cuenta CpD en el libro de caja, se accede automticamente al cuadro de dialogo que permite introducir
datos CpD y las entradas se graban en el libro de caja.

Pasos para operar con un Libro de Caja:


1. Cuenta de mayor
2. Clase de documento
3. Definir rango de N (opera para todos los libros de caja)
4. Crear Libro de Caja
5. Crear operaciones contables
6. Parmetros de impresin

UNIDAD 7: OPERACIONES EN CUENTA DE MAYOR ESPECIALES


LECCION: AREA DE APLICACIN DE LAS OPERACIONES EN CUENTA DE MAYOR
ESPECIALES

CUENTAS ASOCIADAS: Las operaciones efectuadas en los libros auxiliares (deudores/acreedores)


tambin se contabilizan en las cuentas asociadas del libro de mayor. El objetivo es contar con valores
disponibles en forma de totales tambin en el libro mayor. Para determinar los deudores/acreedores es
posible visualizar directamente los saldos de las cuentas asociadas en lugar de tener que buscar los
valores en el libro auxiliar.

Contabilizaciones en el libro auxiliar: Cuando se introduce una factura o un abono de deudor (por
ejemplo) el documento debe contabilizarse de igual modo en la cuenta asociada. En el documento
contable podr verse el nmero de dicha cuenta.
Operaciones en cuenta de mayor especiales: Cuentas Asociadas Alternativas
Las operaciones en cuenta de mayor especiales son aquellas operaciones efectuadas en la contabilidad de
deudores y acreedores que se visualizan por separado en el libro de mayor y en los libros auxiliares.
Las operaciones de los libros auxiliares estn enlazadas al libro mayor mediante la cuenta asociada
definida en el registro maestro del libro auxiliar. Si las imputaciones del libro auxiliar se efectan
mediante un indicador CME, las contabilizaciones se realizan en cuentas asociadas alternativas (cuantas
de mayor especiales).

Categora de operaciones en cuenta de mayor especiales


ANTICIPOS: Solicitados, recibidos y utilizados.
EFECTOS: Tiene en cuenta las especificaciones de cada pas.
OTRAS OPERACIONES: Operaciones contables diversas.

Clases de operaciones en cuenta de mayor especiales


1. Las contrapartidas automticas (estadsticas): Son operaciones que siempre se
contabilizan en la misma cuenta de contrapartida
El sistema efectuara las contrapartidas de forma automtica. Estas operaciones reciben
la denominacin de asientos estadsticos porque generalmente no se visualizan en los
balances.
2. Los apuntes estadsticos: Son imputaciones individuales que sirven nicamente como
recordatorio para el departamento correspondiente de los pagos vencidos o a efectuar.
No se realiza ninguna contrapartida, se administran como partidas abiertas.
3. Las contrapartidas personalizadles: Forman parte de los balances. Se trata de
contabilizaciones con contrapartidas de libre definicin. Genera una contabilizacin en
el libro mayor.

ANTICIPOS Deudores

1. Solicitud de anticipo: Son apuntes estadsticos.


2. Anticipo recibido: Se visualizan como entradas de acreedores.
3. Factura de deudor: El deudor recibe una factura siempre que se suministren mercaderas o
servicios.
4. Contabilizacin de un traslado de anticipo sin factura: El anticipo deja de considerarse como
tal.
5. Compensacin: Cuando se realiza el pago restante de deudor.

Otro ejemplo de operaciones en cuenta de mayor especiales: Amortizacin acumulada individual.


Los crditos en litigio o dudosos se introducen como amortizaciones acumuladas individuales al preparar
la visualizacin de los saldos para el cierre del ejercicio. Aqu conviene utilizar el procedimiento de
cuenta de mayor especial porque la operacin se introduce en la cuenta de deudor y se contabiliza adems
en la cuenta de mayor especial.

Descripcin del procedimiento para amortizaciones acumuladas individuales


1. El crdito se introduce en la cuenta de deudor
2. Se introduce la amortizacin acumulada individual (sin impuesto)
3. Una vez establecida la fecha clave para los balances, la amortizacin acumulada individual se
compensa, es decir, queda anulada.
4. La amortizacin acumulada final se realiza tras determinar que el crdito es incobrable. En este
caso, se contabiliza en la cuenta gastos para crditos incobrables.

EFECTOS
Los efectos son una clase de operacin financiera a corto plazo. Si una factura se paga con un efecto, el
periodo de pago quedar ampliado para sus deudores. Es posible transferir el efecto a un 3ero y tambin
es posible descontarlo en un banco con anterioridad.
Los efectos se graban automticamente en el libro auxiliar, por separado y se contabilizan en una cuenta
de mayor especial.

Ej.
1. El crdito se introduce en la cuenta de deudor
2. El deudor inicia el pago con un efecto
3. El banco efecta el cobro desde la cuenta del deudor con una fecha determinada
4. El importe cobrado se transfiere a la cuenta de su empresa
5. El importe se contabiliza en la cuenta del deudor y las cuentas quedan compensadas.

LECCION: CONFIGURACION DE OPERACIONES EN CUENTA DE MAYOR ESPECIALES

Parametrizaciones bsicas de las operaciones en CME

CLAVES DE CONTABILIZACION: Es necesario un apartado especial para las Claves de


Contabilizacin de operaciones en CME. Las operaciones estndar del sistema se asignan a las claves 09,
19, 29 y 39.
En el valor de entrada siempre tiene que estar incluido el Indicador CME, este indica que la clave de
contabilizacin se utiliza para operaciones CME.

APARTADO DE CUENTAS ASOCIADAS ALTERNATIVAS: Las operaciones en CME se


contabilizan en una cuenta archivada en el Customizing y no en la cuenta asociada archivada en el
registro maestro. Las cuentas han sido definidas como cuentas asociadas para las clases de cuenta D o K.
En oposicin a las cuentas normales, las cuentas de mayor especial tienen activada la visualizacin de
partidas individuales.
PROPIEDADES Y DETERMINACION DE CUENTAS: En la versin estndar se encuentran
configuradas las operaciones en CME. Es posible modificar las siguientes reas:
Diferentes nmeros de cuenta para cuentas asociadas o CME.
Otras claves de contabilizacin e indicadores CME.
Otras parametrizaciones para contabilizaciones automticas.

El indicador CME define la clase de operacin y la clase de cuenta (D o K). LA caracterstica de cada
indicador se define en relacin con la clase de cuenta bajo Propiedades.

Apuntes estadsticos: Es posible especificar que una operacin en CME no actualiza ningn saldo de
cuenta.
Relevancia de la verificacin del limite de crdito: Es posible incluir la verificacin del limite de crdito
de deudores. Los apuntes estadsticos no se tienen en cuenta, el resto se configura segn las necesidades
del usuario.
Advertencia en relacin con el comprometido: Se puede especificar que un mensaje de advertencia
notifique al usuario la existencia de una operacin en CME en el momento en que se efectu una
contabilizacin en cuenta D o K.
Indicador CME de destino: Solo tiene sentido para Apuntes Estadsticos. Es posible determinar los
Indicadores CME permitidos.
Categora de operacin en CME: Establece si la operacin es un anticipo, un efecto o cualquier otra clase
de operacin.
Clave de contabilizacin: Solo pueden utilizarse con los correspondientes Indicadores CME.

CONTRAPARTIDAS AUTOMATICAS ESTADISTICAS

Los asientos estadsticos siempre se efectan en la misma cuenta de contrapartida. La cuenta se archiva en
funcin de la clase de cuenta (D o K) y el indicador CME.

APUNTES ESTADISTICOS: No se actualizan cifras de movimientos en relacin con apuntes


estadsticos. No existe ninguna asignacin de cuenta de contrapartida, solo un recordatorio en la cuenta
del deudor o acreedor.

POSICIONES ESTADISTICAS CON CONTRAPARTIDAS AUTOMATICAS: Para configurar una


operacin en CME con contrapartida automtica, no solo se archiva una CME alternativa (cuenta
asociada) sino tambin una cuenta de compensacin en la tabla para cuentas para contabilizaciones
automticas. La cuenta de contrapartida se introduce manualmente durante la operacin.

UNIDAD 8: ENTRADA PRELIMINAR DE DOCUMENTOS


LECCION: ASPECTOS BASICOS DE LA ENTRADA PRELIMINAR DE DOCUMENTOS
RESPECTO A LA RETENCION DE DOCUMENTOS.

Retencin de documentos/Entrada preliminar de documentos

En caso de que el documento no pueda grabarse porque no esta terminado, no es necesario interrumpir la
operacin y cargar todos los datos nuevamente en otra ocasin. Se busca la forma de grabar
temporalmente los datos introducidos hasta el momento con el fin de reanudar la entrada posteriormente.
Hay 2 formas de grabar documentos (sin realizar contabilizacin):
RETENCION de documentos
ENTRADA PRELIMINAR de documentos

RETENER DOCUMENTOS
Los datos ya introducidos pueden grabarse temporalmente con el fin de continuar con la entrada
posteriormente. No se actualizan los saldos de cuenta y los datos del documento no estarn disponibles
para su evaluacin. No se ha asignado ningn nmero de documento.
La persona que ha realizado las entradas debe asignar una denominacin al documento. Se podr acceder
al mismo mas adelante utilizando esa denominacin.
Los documentos retenidos puedes: concluirse y contabilizarse o borrarse.
ENTRADA PRELIMINAR
Es posible introducir documentos inconclusos en el sistema SAP sin necesidad de verificar
exhaustivamente las entradas. El sistema asigna un nmero de documento utilizando la clase de
documento. El cliente debe transferir el nmero en caso de que este haya sido asignado externamente.
Los documentos podrn completarse, verificarse, contabilizarse o borrarse posteriormente.
No se actualizan cifras de movimientos pero los datos estarn disponibles para realizar evaluaciones en
tiempo real.
El departamento correspondiente debe garantizar que los documentos se completaran con el fin de
convertirlos en verdaderas contabilizaciones.
Esta funcin es ms eficaz que la Retencin de documentos ya que ofrece la opcin de que un usuario
cargue el documento, otro lo verifique y si se desea, otro lo apruebe.

LECCION: ENTRADA PRELIMINAR DE DOCUMENTOS Y TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS


PRELIMINARES

Mediante la entrada preliminar de documentos es posible introducir y grabar documentos inconclusos


en el sistema SAP sin necesidad de verificar exhaustivamente las entradas.
Tambin es posible verificar si un documento preliminar ya est completo (verificar si el saldo del
documento es cero y si se rellenaron los campos obligatorios).
Durante la entrada preliminar es posible utilizar modelos de asignacin de cuentas (no los documentos de
referencia). Las operaciones multisociedades tambin pueden introducirse de forma preliminar (solo se
crea un documento en la primer sociedad).
Al introducir documentos preliminares no se actualizan las cifras de movimientos y no se crean
contabilizaciones automticas. Si se visualizan los documentos preliminares en el resumen de
documentos.

reas de aplicacin
Almacenamiento temporal de los valores de entrada
Posibilidad de visualizacin de modelos en varios niveles.
Asignacin de tareas mediante pools de trabajo.

Mtodos de utilizacin
Cuentas de Deudor
Cuentas de Acreedor
Cuentas de Mayor

Los documentos introducidos de forma preliminar requieren un tratamiento posterior. Deben borrarse
nicamente en casos excepcionales. Es posible visualizar estos documentos (en forma individual o por
medio de una lista).
TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS PRELIMINARES
Toda una serie de campos de cabecera y de posicin, incluidos los importes, son susceptibles de
tratamiento (fechas, importes, cuentas, objetos de imputacin). No es posible modificar: Moneda, Clase
de documento/Numero de documento, Sociedad.
El documento puede modificarse tantas veces como sea necesario. Tambin son posibles las
modificaciones mltiples.

CONTABILIZACION DE DOCUMENTOS PRELIMINARES


Es posible contabilizar documentos preliminares como operaciones estndar de forma individual o
mediante una lista de seleccin. El sistema informa los documentos que no pudieron contabilizarse para
que sean tratados posteriormente.

Que sucede cuando un documento preliminar se convierte en un verdadero documento?


Al contabilizar documentos se realizan las inspecciones habituales.
Se crea un documento FI normal.
Se documenta el historial (modificaciones efectuadas en documentos preliminares)
Se respeta el nmero de documento.
Se actualizan las cifras de movimientos.
El documento preliminar se borra.

ENTRADA PRELIMINAR DE DOCUMENTOS: Gestin de Informes y Resumen


Existen mltiples informes con capacidad de evaluar documentos preliminares. Se pueden ver en la
visualizacin de partidas individuales.

DOCUMENTO DOCUMENTO DE FORMA


CONTABILIZADO PRELIMINAR
Actualizar cifras de movimientos SI NO
Borrado de documento posible NO SI
Modificar: Importes, cuenta,
NO SI
objeto de imputacin, fecha.
De acuerdo a normas de
SI IRRELEVANTE
modificacin de documento

LECCION: ENTRADA PRELIMINAR DE DOCUMENTOS Y WORKFLOW

WORKFLOW: Una gestin de Workflow satisfactoria significa asignar a los empleados las tareas
adecuadas y la informacin necesaria correspondiente, en el momento apropiado.

Las cuatro dimensiones del proceso (Estructura organizativa, Estructura del proceso, Funcin,
Informacin) se combinan para permitir que los procesos empresariales se lleven a cabo con mayor
eficacia posible.

SAP Business Workflow:


Es una herramienta para la automatizacin de los procesos empresariales en sistema SP y
entre sistemas.
No esta vinculado a ninguna aplicacin concreta y puede adaptarse a las necesidades del
deudor.
Funciona del mismo modo en todas las aplicaciones.
Coordina todas las tareas integradas.
Ofrece soporte al usuario de forma activa.

SAP ofrece modelos de Workflow estndar, puede optar por estos o crear los suyos propios.

Arquitectura de gestin de workflow


Workflow significa que un trabajo concreto sea asignado al empleado ms idneo en el momento
apropiado.

El trabajo correcto: El trabajo deber implementarse en el Busines Object Repository (BOR) como
mtodo para un tipo de business object.

En el momento apropiado: Se describe el proceso empresarial en una serie de pasos individuales.

El empleado idneo: Hay un grupo de empleados potencialmente disponibles para cada tarea.

En cada paso del proceso empresarial debe preguntarse lo siguiente:


Que trabajo debe llevarse a cabo?
Quien lo llevara a cabo?
Que texto deber visualizarse en el puesto de trabajo de la persona que recibe el work item?

QUE TAREAS SE LLEVAN A CABO?

Contabilizacin de facturas
Liberacin de solicitudes de pedido
Modificacin de maestros de materiales
Autorizacin de baja
Creacin de cuentas de deudor
Borrado de pedidos
Creacin de solicitudes de aprovisionamiento a travs de Internet

Las tareas representan los pasos del proceso empresarial. Las tareas estn representadas por work tems
que aparecen en la carpeta de entrada del receptor.
A cada una de las tareas debe asignrsele posibles responsables.

QUIEN HACE QUE?

Para cada tarea puede introducir empleados responsables, como as tambin excluir empleados.
El sistema calcula la interseccin de posibles empleados y empleados responsables en relacin con el
tiempo de ejecucin. Los usuarios idneos reciben un work item en su bandeja de entrada y pasa a formar
parte del grupo receptores del work item.

Business Workplace
rbol de seleccin: En el se puede seleccionar work tems pendientes, ya iniciados o
documentos.
Pool de trabajo: El sistema dispone automticamente las entradas en grupos. Existen carpetas
especiales para ver work item vencidos o a vencerse.
Vista previa del work item: El usuario cuenta con la posibilidad de tomar una decisin desde la
vista previa del work item.

Todos los receptores pueden visualizar el work item, sin embargo solo uno puede ejecutarlo. Si un
usuario comienza a ejecutar el work item, los dems receptores no podrn hacerlo.

Workflow y gestin financiera

Pueden crearse variantes de workflow para la entrada preliminar de documentos en el Customizing de


Gestin Financiera. Si el procedimiento de liberacin de documento debe estar activo, esto se
especificara en este punto junto con el importe mnimo necesario para ello.
Es posible asignar estas variantes a Sociedades.
Mediante el Liberar grupo del registro maestro de contabilidad de deudores y acreedores, es posible
aplicar procedimientos de liberacin diferentes.
El grupo de liberacin es necesario con el fin de establecer la va de liberacin.
El proceso de liberacin esta representado por subworkflows. Estos controlan los procedimientos de
liberacin individuales.
Subworkflows
WS10000052: Liberacin de 1 nivel.
WS10000053: Liberacin de 2 nivel.
WS10000054: Liberacin de 3 nivel.