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Liquidación de Vacaciones

El concepto de vacaciones

Para realizar una liquidación de vacaciones es necesario haber creado y configurado

previamente el concepto de vacaciones, Ingrese al Menú en los parámetros particulares de la
empresa en la opción “Definir conceptos de nómina”.

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Ubique el concepto de Vacaciones y con clic derecho Modificar, su naturaleza (Pago),

ponderador (1), Tipo periodicidad (Valor), Tipo de concepto Prestación.

Después debemos seleccionar para que haga base en los cálculos de conceptos.

Si el concepto hace parte de la captura de novedades por planilla independiente del centro de
costo entonces marque los centros de costo en la pestaña de centro de costo.

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Una vez parametrizado el concepto, de clic en el botón “Aceptar”.

Puede realizar liquidación de vacaciones ingresando al menú principal, Nómina (Pagos),

Liquidaciones, Vacaciones individuales.

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Para crea una liquidación de vacaciones de clic derecho y en el menú emergente seleccionar
la opción “Nueva liquidación” o a través de la tecla “Insert”. Una vez que ha hecho clic debe
seleccionar un empleado de la lista desplegable, Asignar una fecha de inicio de disfrute de
las vacaciones, el número de periodos o días a liquidar y opcionalmente si desea liquidar
sueldo, los pagos y descuentos fijos que posea el empleado.

Adicionalmente puede unir esta liquidación de vacaciones a liquidación periódica que se haya
realizado previamente y esté debidamente actualizada.

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Una vez haya digitado los datos presione aceptar y posteriormente presione el botón de
“Nómina” opción “Liquidar” e inicia el proceso de liquidación.

Una vez terminada la liquidación puede comprobar los valores liquidados revisando el
desprendible de pago con clic en botón de informes en la opción de “Desprendible”.

La liquidación puede ser modificada o eliminada. Una vez validada la información, se realiza
su actualización para que el sistema tome los datos.

Un desprendible de pago posee una cabecera donde observa los datos del empleado y la
liquidación. Un cuerpo donde observamos los conceptos liquidados y un pie donde vemos los
totales y firmas.

Nota: Una liquidación de vacaciones actualizada no puede ser modificada ni eliminada.

También puede liquidar de forma opcional, los descuentos y pagos fijos que tenga un
empleado. Para poder realizar este tipo de liquidación basta con marcar antes de liquidar las
vacaciones la opción de “Liquida sueldo” o “Liquida pago/ Descuento Fijo” o ambas según se
desee liquidar.

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En el siguiente desprendible observamos una liquidación de vacaciones

En el anterior desprendible de liquidación visualice la liquidación de vacaciones unos pagos

y descuentos. Note que se discriminan de acuerdo a la naturaleza pago o descuento.

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Vacaciones en dinero.

El sistema maneja el pago a un empleado en dinero, el valor de las vacaciones de acuerdo al

número de días a liquidar. Es decir le permite liquidar una parte normalmente y otra en plata.

Para crear una liquidación en plata cree una nueva liquidación, seleccione el empleado, digite
la fecha de inicio de disfrute y un número de periodos o días a liquidar. O marque si desea
liquidar sueldo, pagos y descuentos fijos.

Una vez configurada la liquidación por las opciones de “Nómina” y con clic en la opción de
“En plata” se despliega una ventana para seleccionar la cantidad de días a pagar y se da clic
en aceptar.

A continuación se realiza la liquidación y actualización de la nómina.

Para liquidar un periodo de vacaciones a un empleado que su último pago fue el 30/08/2010,
en este caso 15 días hábiles (Sin contar domingos y festivos) y pagarle 5 días en plata.

Se crea la liquidación del empleado.

Se ingresa la fecha 01 de Septiembre 2010 y se adiciona que liquide los pagos y descuentos
fijos y sueldo.

Mediante la opción de “En plata” el sistema liquida 6 días.

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Veamos el desprendible.

En el desprendible se discrimina los días de la liquidación de vacaciones de disfrute en este

caso 6 días y vacaciones en plata 10 días.

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Novedades en Vacaciones

Cuando se realiza una liquidación de vacaciones el sistema permite incluir novedades. Esta
novedad la veremos reflejada en el valor a liquidado de vacaciones. Lo anterior dependerá de
la naturaleza de la novedad, pago o descuento.

En la liquidación de vacaciones tenemos tres tipos de novedades

1- Por empleado
2- Por Centro de costo
3- Inactividad.

Novedad por empleado.

Una novedad por empleado se utiliza si se quiere agregar algún tipo de concepto que se
desea liquidar.

Ejemplo a un empleado se le liquida unas vacaciones a partir del 01 de Septiembre de 2010

su última fecha de liquidación es del 30 de Agosto, cuya novedad es préstamo empresa de
150,000 pesos.

- Primero se crea una nueva liquidación de vacaciones para un empleado con fecha de
disfrute a partir del 01/09/2010.

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Una vez creada la liquidación, de clic en el botón “Aceptar”, después en el botón de

“Novedades” y luego en la opción “Empleado”. El sistema despliega una ventana para
ingresar la novedad. Esta novedad será por medio de un concepto de Préstamo por valor de
150,000.

Digitamos un valor para paquete y línea que son dos códigos que el usuario puede manejar o
no, estos se utilizan si se desea dividir el tipo de novedad en paquete y así mismo en líneas,
normalmente siempre se dejan paquete 1 y línea 1.

Seleccione el concepto. En este caso préstamo empresa.

Seleccione un centro de costo.

Ingrese el valor para la novedad. Este campo puede ser un valor o cantidad.

Un consecutivo para organización.

Un tipo valor o cantidad.

De clic en Aceptar.

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Al ingresar las novedades, de clic en Liquidar.

Observemos en el desprendible que se liquidaron los conceptos de vacaciones, los pagos y

descuentos y adicionalmente la novedad, préstamo empresa por el valor de 150,000.

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Novedad por centro de costo

Una novedad por centro de costo se crea cuando es el caso de registrar un concepto a un
empleado en un centro de costo diferente al asignado por ingreso de personal.

Tenemos un empleado que pertenece al centro de costo de Administración y trabajó 5 días

en el centro de costo de producción del 3 de Septiembre al 5 de Septiembre. Cuando
deseamos liquidar las vacaciones de este empleado a partir del 6 de Septiembre. La fecha
último pago esta al 30 de Agosto de 2010.

Al crear la liquidación marque la opción “Liquida sueldo”. Realizada la liquidación, el concepto

de Sueldo debe ser liquidado por los días en Administración y los días en Producción.

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En el desprendible de pago podemos observar que la liquidación de vacaciones ha salido dos

veces con el concepto de sueldo. Esto se interpreta que uno de ellos corresponde al sueldo
devengado en un centro costo y el otro corresponde a la novedad que hemos incluido es
decir a los días que el empleado a trabajo en el centro de costo de Administración y el otro
corresponde al centro de costo de producción.

Como liquidamos con sueldo, debemos calcular el valor de los días laborados en los
diferentes centros de costo. Para esto debemos calcular el valor por día.

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Nota. Tenga en cuenta que cuando se necesita una novedad por centro de costo en una
liquidación de vacaciones esta se basa en el sueldo por lo cual siempre se debe liquidar
sueldo en esta liquidación.

Inactividad

La inactividad en una liquidación de vacaciones se presenta cuando se interrumpe el periodo

debido a una enfermedad general, algún accidente que represente algún tipo de
incapacidad). Para crear una inactividad debemos retomar la liquidación del empleado,
presionamos el botón “Novedades”, la opción “Inactividad” esto desplegará una pantalla
donde digitaremos los datos de la inactividad.

Nota: Para registrar una inactividad en una liquidación de vacaciones esta debe estar
Actualizada previamente.

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• Para pagar los 3 primeros días marque la casilla correspondiente.

• Marque la segunda casilla de utiliza porcentaje 3 días si desea que esos 3 primeros días de
inactividad no se liquiden al 100% sino al 66.67%

• Marque la tercera casilla de Utiliza porcentaje periodo si desea que a partir del 3 día de
inactividad se liquide al 66.67% y no al 100%

• Marque la cuarta casilla de Porcentaje 50% para que se liquide al 50% del IBC esta solo se
debe marcar cuando una inactividad a superado los 90 días por permiso legal

• Nota: vale la pena aclarar que cuando hay una inactividad por enfermedad general los 3
primeros días se deben liquidar al 100%, el resto del periodo ya es decisión del usuario si
desea liquidarlos al 100% o al 66.67%

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Periodo de inactividad

Ingresamos el periodo de inactividad del empleado en las casillas de fecha inicial y fecha
final.

Clase de la inactividad

• Indicamos la clase de inactividad si es una licencia o permiso , si es una inactividad como

enfermedad general , si es por Riesgo cuando es un accidente de trabajo y es el fondo de
riesgo quien atiende al empleado, cuando es una licencia de maternidad o una suspensión.

Descripción de la inactividad

• Se ingresa la descripción el motivo de la inactividad

• Si es una licencia o permiso se debe ingresar la persona quien autoriza tal permiso.

• Y por último se marca la opción de remunerada si es una inactividad que se paga o se

desmarca si es una suspensión o una licencia no remunerada al empleado

• Nota: Recordemos que una inactividad remunerada diferente a riesgo profesional se calcula
dependiendo como se tiene el parámetro en parametrso particulares, parámetros de
autoliquidación en la pestaña de selección marcamos como tomar el IBC para el calculo de la
inactividad, con el IBC del mes anterior a la fecha de la inactividad, Mes anterior de mayor
IBC o mes anterior sin importar si hay novedad.

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Si la inactividad es de clase Riesgo esta se calcula con el promedio del último semestre
devengado del empleado.

Anticipos de Vacaciones

Los anticipos de vacaciones se realizan cuando un empleado solicita vacaciones antes de

cumplir su periodo. Este anticipo puede ser total o parcial al número de días por periodo. Por
ley un empleado tiene derecho a vacaciones después de un año de trabajo.

Para crear un anticipo de vacaciones basta con crear la liquidación, una vez creada
presionamos el botón de “Nómina” y la opción “Anticipo”, este desplegará una ventana
solicitando quien autoriza el anticipo de vacaciones y los días que se liquidarán de anticipo.

Ya ingresado los datos con clic en el botón aceptar el sistema liquida. Cuando generemos el
desprendible notaremos en la parte del periodo a liquidar la palabra anticipo.

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Consignaciones para Vacaciones.

Esta opción nos permite generar el archivo plano para las entidades bancarias para realizar
el pago de la liquidación de vacaciones.

Aparece una pantalla con la opción de colocar la fecha de pago, el medio de salida indicando
si queremos enviar el archivo plano al disco duro C: el archivo se genera en la ruta del
programa c:\Proasistemas\Recurso Humano 4\exe\archivosplanos con el nombre del archivo
que se haya colocado en la cartilla de bancos.

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Seleccione si se va a manejar la opción de cuenta dispersora, esta misma opción permite

seleccionar más de una nomina, y generar el archivo plano consolidado
Algunos bancos solicitan una fecha de dispersión, esta fecha es en la que se le indica al
banco cuando se les debe hacer el pago a sus empleados, independiente de cuando se les
envía el archivo plano

Seleccionamos el banco, y marcamos las nominas a generar

Si se desea se puede generar el archivo plano por ciertos centros de costo, en la paleta de
centros de costo permite seleccionar el centro de costo que queremos generar (Esta opción
solo se hace si no se quiere generar toda la nomina completa) después, con el botón de
archivo plano, se genera el archivo plano del banco el cual aparece en forma informativa en
la parte media inferior de la pantalla y listo este archivo es el que se envía al banco para su
pago

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Cheques para Vacaciones.:

Para generar los cheques ya debe existir el formato del cheque o cheques, este formato se
crea en parámetros particulares formatos editor de formas

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Nos lleva al editor de formato para cheque.

Esta opción permite generar el si se desea el cheque impreso para el pago de la liquidación
de vacaciones. Para generar el cheque seleccione la liquidación, presionamos el botón de
imprimir.

Ingrese los datos solicitados por el sistema:

Beneficiario:
Seleccione el nombre del funcionario a cancelar

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Fecha
Seleccione la fecha de pago

Valor
Ingrese el valor del cheque

Detalle
Este es el concepto a utilizar en el comprobante de pago del cheque

Tipo de Documento
Ingrese el tipo de documento de identificación del funcionario

Consecutivo
Ingrese el número de control del pago

Cuenta débito
Ingrese el número de la cuenta débito a contabilizar el pago

Solo cheque / cheque y desprendible

Seleccione según lo requiera

Bases de Vacaciones:
Le permite observar los conceptos que hicieron base para las liquidaciones de vacaciones en
un periodo determinado.

Al generar el informe el sistema despliega una ventana compuesta por dos pestañas, una de
medios de salida, y otra de parámetros.

En la pestaña de “Medios de salida”, Seleccione el medio para generar el informe, este puede
ser pantalla, Impresoras, correo electrónico, si poseemos cuenta de correo ej. Outlook

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Express) o archivo. Esta última opción nos permite generar informe en formato de archivo
plano, pagina Web, Archivo CVS o qrp para verlo en el visor de informes.

En la pestaña de parámetros seleccionamos un periodo a consultar para generar el informe.

Una vez configurado los parámetros y el medio de salida de clic en el botón aceptar.

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Desprendible:
Una vez realizada la liquidación el sistema permite generar el desprendible por empleado,
con los conceptos liquidados al empleado. Vacaciones, sueldo, pagos y descuentos fijos,
estos son opcionales si se han seleccionado en la liquidación) y el valor de las vacaciones en
plata si se ha realizado este pago.

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