GUÍA PARA LIQUIDACIÓN DE PRIMA

Manual: “Liquidación

Prima de Servicios”

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INTRODUCCIÓN

A continuación, encontrará un instructivo que le será útil para llevar a cabo su proceso de
liquidación de prima. El manual está divido en cuatro partes: la primera, corresponde a un listado
de recomendaciones generales para llevar a cabo el proceso, posteriormente encontrará
información de parametrización para un proceso de liquidación estándar, seguido del proceso
funcional y operativo para generar la liquidación tipo prima de servicios y finalmente encontrará
un listado de preguntas frecuentes que le ayudarán a aclarar inquietudes en el proceso.

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1. Recomendaciones Generales

✓ Revise la parametrización de su promedio prima legal.

✓ En el módulo de novedades está disponible el tipo de novedad: “especial prima”, el

cual le permite hacer pagos o descuentos cuando la prima se liquida independiente del
pago de la nómina.

✓ Los conceptos que se administran por el módulo de préstamos – embargos, cuentan

con la funcionalidad de un pago extraordinario para descuento de cuotas adicionales
cuando se liquida el pago de prima de servicios.

✓ Recuerde que el pago de prima de servicios genera retención en la fuente, y la

depuración es distinta dependiendo del método: tabla o porcentaje.

✓ Estosinformesleseránútilesparalarevisióndesuliquidación de prima:
*Reporte Parametrización depromedios
*Generar reporte planilla de nómina
*Reporte de acumulados por empelado.

✓ Utilice los tipos de liquidación:

Primas/Bonificaciones: cuando la compañía liquida y paga la prima legal a sus
empleados sin involucrar la nómina, es decir que el proceso de prima y nómina se
realiza en fechas diferentes. Primas/Bonificaciones con Nomina cuando la compañía
paga a sus empleados la prima de servicios junto con el pago de nómina del mes o del
periodo. O para realizar ajustes automáticos sobre el valor de prima.

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2. Parametrización Recomendada para Prima de

Servicios
Parametrizar Liquidación:

Consulte la parametrización de liquidación en: Menú – Liquidación – Parametrización Liquidación -

Primas/Bonificaciones y Primas/Bonificaciones Pago Con Nómina

Consulte la parametrización del concepto en: Menú – Conceptos – Actualizar Conceptos –

Prima de servicios

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Al ingresar se visualizará la siguiente pantalla en la cual el concepto debe estar

parametrizado de la siguiente manera:

- Parametrizar Concepto:

- Parametrizar Promedio:

Consulte la parametrización del promedio en: Menú – Parametrización general –

Parametrizar promedios – Promedio Prima legal

Tipo Promedio: Promedio

Fecha inicio promedio: Fecha inicio semestre primer semestre (01 enero) o segundo semestre (01 julio)
Detalle del promedio:
- Concepto Salario Básico, casilla Valor básico/particular: cuando NO se marca, se promedia
salario del trabajador en el número de meses incluido en la casilla ‘número de meses’: (6).
Si, por el contrario, la casilla está chequeada, la aplicación toma el valor del salario del trabajador
de su hoja de vida como fijo (no promedia el salario).

- Concepto Salario Básico, casilla Solo tiene en cuenta días pagados: cuando se chequea, divide
el promedio en el número de días realmente pagados al trabajador si se presentó algún
ausentismo.
- Se deben incluir en el promedio, el listado de conceptos variables que hagan base para el pago
de prima, colocando en la casilla ‘número de meses’: 6.

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- No se deben incluir en el promedio, los conceptos que reemplacen salario como:

vacaciones, incapacidades, licencias.
- Tenga en cuenta que, si existe un retroactivo de salario en el semestre, siempre se va a promediar
en los días totales del semestre (180).

- Parametrizar Fechas de inicio semestre:

Consulte la fecha inicio del semestre para liquidación de prima según corresponda (01 de enero o
01 de julio de acuerdo con el semestre de liquidación): Menú – Parametrización general - definir
variables –
FECHA_INICIO_PRIMA_SEGUNDO_SEMESTRE

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3. Proceso Liquidación de prima:

Paso 1: Ingrese a Menú – liquidación – administrar solicitudes liquidación.

Se registra una nueva solicitud:

Al ingresar se visualiza la siguiente pantalla:

Paso 2: Diligencie los datos de liquidación de acuerdo con la siguiente descripción:

Tipo Liquidación: En esta lista de selección debe elegir uno de los tipos de liquidación de
acuerdo con los 3 existentes para prima de servicios:

- Liquidación Primas/Bonificaciones: Se utiliza cuando la compañía liquida y paga el concepto de prima legal
a sus empleados, sin involucrar la nómina, es decir que el proceso de prima y nómina se realiza en fechas
diferentes.
- Liquidación Primas/Bonificaciones con Nomina: Se utiliza cuando la compañía desea pagar a sus
empleados la prima de servicios, junto con el pago de nómina del mes o del periodo.
- Liquidación Primas/bonificaciones con vacaciones: Se utiliza cuando la compañía desea pagar a sus
empleados la prima de servicios junto con las novedades de vacaciones que se disfruten en el mismo período
y sin involucrar el pago de nómina.

Nóminas: Se presenta la lista de las nóminas existentes en la aplicación. Se puede seleccionar

una o varias nóminas a liquidar, pasándolas de la ventana izquierda a la ventana derecha.

Fecha Pago: En el momento de seleccionar la(s) nómina(s) a liquidar, el sistema presenta en

este campo la "Fecha final" del periodo de liquidación que tiene asociada la primera nómina
seleccionada.

Concepto: De acuerdo con la versión de la aplicación, se presenta o no el concepto: Prima de

Servicios, en ningún caso debe seleccionarse.

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Fecha corte liquidación: Se debe registrar la fecha de liquidación de prima para el semestre en
curso (30 junio ó 30 diciembre).

Liquidar: Cuando se presiona este botón, el sistema liquida todos los empleados seleccionados.

Cancelar: Cuando se presiona este botón, el sistema redirecciona a la página principal.

RECUERDE:
➢ Los campos que tienen la notación (*) son campos obligatorios y tienen que ser
ingresados
➢ Una vez se selecciona la(s) nómina(s) a liquidar, se presenta la lista de todos
los empleados que se encuentran en estado "Activo".
➢ Si ya existe una solicitud de liquidación del mismo tipo y para la misma nómina,
el sistema no permite generar una nueva solicitud de liquidación, por lo tanto, se
presenta un mensaje de validación para que el usuario verifique la solicitud de
liquidación existente, y decida si la reversa o no.
➢ Cuando se elige el tipo de liquidación: Liquidación Primas/Bonificaciones, y
posterior al pago de esta liquidación se realizan pagos de conceptos que afectan el
valor de prima, es necesario calcular un ajuste de prima tomando la opción
Liquidación Primas/Bonificaciones con Nomina para incluir el pago de nómina.
No se debe seleccionar o trasladar de una ventana a otra el concepto prima de
servicios.



Luego de seleccionar la opción de liquidar, se presenta una pantalla donde se indica la

"Trazabilidad de la solicitud de liquidación", es decir el sistema asigna en forma automática el
número de la solicitud padre y las solicitudes hijas y presenta el "progreso" de la solicitud de
liquidación.
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Paso 3: Una vez se completa el 100% del proceso de liquidación, el usuario selecciona el botón
Detalle, el sistema presenta una pantalla con la información a nivel de totales de liquidación por
empleado, y a su vez por cada empleado el "Detalle" de los conceptos que fueron liquidados:

Número Solicitud: Número de la solicitud de liquidación que se está consultando

Empleado: Opción para consultar el detalle de un empleado en específico
Liquidaciones sin inconsistencias: Opción para consultar los empleados que no presentaron
inconsistencias.
Liquidaciones con inconsistencias: Opción para consultar los empleados que presentaron
inconsistencias.

RECUERDE:
➢ Siempre ejecutar un filtro de liquidaciones con inconsistencias y validar el mensaje
de confirmación. Esto, con el fin de asegurar una liquidación exitosa. Si se presenta
alguna inconsistencia, debe revisarse el(os) empleado(s) con error antes de continuar
con el siguiente paso.

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➢ Al consultar el detalle de liquidación por empleado, se habilita frente el concepto prima de servicios
el botón “VER”, el cual le permite consultar el detalle del promedio por empleado y el total de conceptos
que se tienen en cuenta para hallar el valor de prima por trabajador.

Detalle del empleado:

Paso 4: El usuario puede revisar funcionalmente los valores liquidados por la aplicación,
utilizando los informes relacionados a continuación:
- Validación Promedios: Permite revisar el detalle de conceptos asociados al promedio
de prima de servicios.
Para generarlo, ingrese por: Menú - Consultas – reportes / Reporte Parametrización de
promedios – generar.
- Liquidación: Permite revisar el valor liquidado del concepto prima para todos los
trabajadores.
Para generarlo, ingrese por: Menú – Liquidación – Generar reporte planilla de nómina – solicitud
– Generar.

- Acumulados: Permiten revisar el valor acumulado del(os) concepto(s) asociados a la

liquidación de prima de servicios.

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Para generarlo, ingrese por:

Menú - Conceptos – reporte de acumulados por empleado.
Menú - Liquidación - Informe Detalle Promedio Liquidación

Paso 5: Una vez validado el detalle de liquidación, se procede a modificar la solicitud con el fin
de aprobarla.
Si el usuario desea modificar la solicitud de liquidación que se encuentra en estado "pre-
liquidada", una vez selecciona el botón de "Revisar Solicitud", el sistema permite revisar los valores
liquidados para cada uno de los empleados para los cuales se solicitó la liquidación de nómina.

Paso 6: Ahora es posible "Pagar/Cerrar" la solicitud de liquidación que se encuentra en estado

"Aprobada", se selecciona el botón de "Pagar/Cerrar" y se despliega una pantalla con todas las
actividades que componen este proceso.

4. Preguntas frecuentes:
1. Si decido pagar la prima de servicios el 20 de junio, ¿cuál es la fecha corte que debo
registrar para al liquidar?
La fecha corte para liquidación tipo: Liquidación Primas/Bonificaciones, es 30 de junio o
30 de diciembre de acuerdo con el semestre que se esté liquidando, e
independientemente de la fecha de pago.

2. ¿La aplicación realiza ajustes automáticos en el valor pagado por concepto prima de
servicios?
Cuando se elige el tipo de liquidación: Liquidación Primas/Bonificaciones, y posterior al
cierre de ésta se realizan pagos de conceptos que afectan el valor de prima, es necesario
calcular el ajuste tomando la opción Liquidación Primas/Bonificaciones con Nomina, para
liquidar el pago de nómina del período en curso.

3. ¿Cómo se calculan los ajustes automáticos de prima?

Cuando se elige la opción: Liquidación Primas/Bonificaciones con Nomina, la aplicación
calcula el valor total de prima, incluyendo los conceptos pagados hasta la fecha final del
período, posteriormente resta el valor cancelado al trabajador en la liquidación inicial de
Primas/Bonificaciones, y finalmente muestra el ajuste bajo el concepto prima de
servicios, en el detalle de liquidación.

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4. ¿Es posible realizar un ajuste en el pago de prima de servicios una vez ejecutado el
cierre de período del semestre (junio o diciembre)?
Si es posible realizar un ajuste en el pago de prima de servicios fuera del corte del
semestre, pero no de forma automática. Es decir que una vez se ejecuta el cierre de
período del semestre, el usuario puede incluir una novedad utilizando un concepto tipo
ocasional diferente al de prima de servicios, para registrar el valor del ajuste. De forma
automática la aplicación no realiza este cálculo.

5. ¿Qué pasa si se selecciona el concepto “prima de servicios” al momento de ejecutar una

liquidación de tipo: Liquidación Primas/Bonificaciones o Liquidación
Primas/Bonificaciones con Nómina?
El valor correspondiente a liquidación de prima de servicios por trabajador, se duplica.

6. ¿Puedo liquidar el pago de prima de servicios, sin incluir en la liquidación otros pagos o
deducciones de nómina?
Si, para este caso debe elegirse la opción: Liquidación Primas/Bonificaciones.

7. ¿Puedo liquidar el pago de prima de servicios y deducir el valor de un préstamo en esa

liquidación?
Si, para este caso desde el módulo de préstamos y embargos, opción: actualizar
préstamos, aportes y embargos para cada uno de los trabajadores, se debe marcar la
opción: Descuento/Aporte Extraordinario, e incluir el tipo de descuento requerido para
realizar la deducción.

8. ¿Es posible realizar el pago de la liquidación correspondiente a prima de servicios es

un mes diferente a junio o diciembre?
Si es posible realizar el pago en un mes diferente, y es importante que revise en la opción:
menú – liquidación – parametrizar liquidación – que, para el tipo de liquidación a ejecutar,
exista la marcación: proyecta valor particular.

9. Puedo ejecutar el tipo de liquidación Primas/Bonificaciones, y pagar el valor de un auxilio

en esa misma liquidación?
Si, en este caso desde el módulo de novedades, existe un tipo de novedad que se titula:
especial prima y se utiliza para pagar o descontar conceptos ocasionales – novedad en
el tipo de liquidación: Primas/Bonificaciones.

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10. Puedo cargar varias novedades de pago o descuento utilizando el tipo de novedad
especial prima en la liquidación de Primas/Bonificaciones?

Si, existe un cargue masivo para este tipo de novedades, debe tener en cuenta que los
conceptos estén definidos como ocasionales – novedad.

11. ¿Cuál es el tipo de novedad que se utiliza para el cargue masivo en novedades
especiales prima?

El identificador del tipo de novedad es el 11.

12. ¿En la parametrización del promedio de prima de servicios, debo marcar la casilla valor
básico particular para el concepto sueldo?
No debería marcarse, dado que el pago de la prima corresponde al promedio del salario
devengado en el semestre o proporción del semestre laborado. Recuerde que al marcar
el campo de valor básico / particular, la aplicación toma el valor fijo del salario que se
encuentra en hoja de vida.

13. En la parametrización del promedio de prima de servicios, debo marcar la casilla valor
básico / particular para el concepto subsidio de transporte legal?

No debería marcarse, dado que el subsidio de transporte legal forma parte de la base
para liquidar la prima de servicios, de manera que la aplicación tomaría el promedio de
lo pagado por el concepto auxilio de transporte en el semestre o proporcional al semestre
laborado.
Recuerde que, al marcar el campo de valor básico particular para este concepto, la
aplicación toma el valor fijo del auxilio de transporte de acuerdo con el año de liquidación.

14. ¿En la parametrización del promedio de prima de servicios, debo marcar la casilla solo
tiene en cuenta días pagados?

Si, es necesario marcar esta casilla, dado que ausentismos como incapacidades no
deben afectar el pago de la prima de servicios. Al marcar el campo solo tiene en cuenta
días pagados para el concepto sueldo, la aplicación divide el promedio en el número de
días realmente pagados al trabajador si se presentó algún ausentismo.
Recuerde que, si marca esta casilla, no debe incluir en el promedio ningún concepto de
ausentismo que reemplace salario: incapacidades, vacaciones, etc.

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15. Se realizó un pago de prima de servicios a todos los trabajadores iniciando el mes, sin
embargo, al finalizar el mismo mes reportaron renuncia de un trabajador con fecha 02, a
este trabajador ya se le había pagado el valor completo de su prima de servicios, ¿cómo
puedo ajustar el valor de esa prima que pagué?

Al generar la liquidación de retiro la aplicación revisa el valor de la siguiente variable:

LIQUIDA_PRIMA_NEGATIVA_RETIRO, si está en Y: la liquidación de retiro muestra el valor
de ajuste por ese concepto, pero si la variable está en N: la liquidación no muestra ajuste
por concepto prima de servicios.
No obstante, somos conservadores en la posición de no deducir del monto de
prestaciones sociales un valor sin autorización previa del trabajador, por lo que se
recomienda dejar la variable en N y manejar el ajuste en la liquidación de retiro a través
de un concepto de descuento autorizado.

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