Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
En otros términos, la nómina es un documento con validez legal que refleja por
escrito el salario de los trabajadores. El recibo individual justificativo del pago de
salarios, comúnmente conocido como nómina, sirve, por un lado para que el
empresario justifique el pago del mismo y por otra, para dar a conocer al trabajador
las diversas partidas que integran, tanto su retribución como sus deducciones.
PARTES DE LA NÓMINA
Conocer la estructura de una nómina es una consulta muy repetitiva por partes
de estudiantes que apenas se inician en estos temas, así que trataremos de
esbozar de una forma muy general las partes que componen una nómina.
Las apropiaciones, son los valores que la empresa deba pagar, como es la salud
y pensión en el porcentaje que el corresponde, riesgos laborales, los aportes
parafiscales (Sena, Cajas de compensación y el Instituto de bienestar familiar),
las prestaciones sociales (Prima de servicios, cesantías, intereses sobre
cesantías, dotación, vacaciones).
Toda nómina está conformada por estas tres partes, pero no en todas las nóminas
se deben pagar todos los conceptos mencionados aquí, puesto que algunos
dependen de los monto del ingreso del empelado como es el caso del fondo de
solidaridad pensional y la retención en la fuente, o los créditos por libranza que
no todos los empleados lo tienen.
LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA
Mensualmente o quincenalmente según sea el periodo de pago acorado, la
empresa debe proceder a liquidar su respectiva nómina para determinar los
diferentes conceptos que adeuda al trabajador y los que debe descontarle o
deducirle.
A continuación se expone un ejemplo sencillo de la liquidación de una nómina.
Para hacer el ejercicio más ágil y comprensible, el ejemplo se trabajará con un
solo empleado, el cual tenga derecho al Auxilio de transporte, a horas extras y a
comisiones para analizar el efecto que estos conceptos tienen en los diferentes
conceptos que se deben liquidar.
Tabla de contenido
Concepto Valor
Comisiones 100.000
Liquidación.
La liquidación de la nómina se hace por parte, agrupando los conceptos que son
relacionados, y tal vez le resulte útil consular el artículo que hemos llamado Partes
de la nómina.
Concepto Valor
Aparte de los conceptos anteriores, a los trabajadores que tengan libranzas y otro
tipo de obligaciones, se les debe hacer la respectiva liquidación.
Luego continuamos con los aportes a seguridad social que están a cargo del
empleador. Tenga en cuenta que en algunos casos no se pagan los aportes a
seguridad social.
Concepto Valor
Aportes parafiscales
Prestaciones sociales.
Notas aclaratorias:
1. El artículo 192 del C.S.T contempla que para el cálculo de las vacaciones
no se tiene en cuenta el valor de las horas extras.
2. Para el cálculo de las Prestaciones sociales dentro de la base se debe
incluir el Auxilio de transporte, excepto para las vacaciones. Solo se debe
tomar el salario básico, puesto que en vacaciones no tendrá ni horas extras,
comisiones ni trabajo suplementario.
3. Según la sentencia de septiembre 16 de 1958, de la Corte suprema de
justicia, la base para el cálculo de la prima de servicios debe ser el salario
promedio, lo que significa que se deben incluir tanto las comisiones como
el trabajo suplementario y las horas extras.
4. Para el cálculo de las cesantías se debe tomar el salario promedio, lo que
supone la inclusión de las comisiones, horas extras y trabajo suplementario.
5. Para el cálculo de las vacaciones, por costumbre se provisional el 4.17% lo
que corresponde exactamente a 15 días de salario, pero se debe tener en
cuenta que a la hora de pagar la vacaciones se debe pagar
aproximadamente 18 días de salario, toda vez que la norma habla de 15
días hábiles de descanso, lo que por lo general significan 18 días
calendario. Recordemos que los domingos y festivos no son días hábiles.
El sábado es día hábil solo si en la empresa se labora ese día, de lo
contrario tampoco es día hábil.
6. Para el calculo de las vacaciones hemos excluido las comisiones porque
solo tenemos los datos de un mes, pero si estas hacen parte del salario en
todos los meses, entonces estamos ante un salario variable y en tal
caso debemos promediar el salario incluyendo las comisiones.
Consulte: ¿Para calcular las vacaciones cuándo hay que promediar el
salario?
Aportes parafiscales.
Los aportes fiscales también se deben liquidar, aunque alguna empresas no están
obligadas a pagarlos todos.
Concepto Valor
Deducciones de nómina
Es común recibir inquietudes de los usuarios respecto a las apropiaciones y las
deducciones de nómina, por lo que en éste documento se tratará de dejar claro
en qué consisten las deducciones de nómina y cuáles son. En este documento se
desarrollas las apropiaciones de nómina.
Tabla de contenido
División de la nómina.
Aportes a salud:
Aportes a pensión:
Fondo de solidaridad pensional:
Cuotas sindicales:
Aportes a cooperativas:
Embargos judiciales:
Cuotas de créditos a entidades financieras:
Deudas del empleado con la empresa:
Retención en la fuente:
Comentarios finales.
División de la nómina.
Pues bien, el devengado corresponde a todos los conceptos por los que un
empleado recibe una remuneración, como son el salario, horas extras,
comisiones, auxilio de transporte, recargos nocturnos, etc. La sumatoria de estos
valores conforma lo que se llama total devengado, que es la totalidad de los
ingresos que recibe un empleado como remuneración por su trabajo.
Una vez determinado el valor total que un trabajador ha ganado en una quincena
o en un mes, se procede a restar los conceptos que por obligación el empleado
debe pagar, ya sea a la empresa o a terceros.
Estos conceptos se calculan en la respectiva liquidación de la nómina.
Entre los principales conceptos que pueden estar a cargo de un trabajador, y que
por consiguiente se debe descontar (deducir) del total devengado, tenemos:
Aportes a salud:
El trabajador debe estar afiliado al sistema de salud. La cotización por salud que
corresponde al 12.5% de la base del aporte, se hace en conjunto con la empresa.
Ésta última aporta el 8.5%, y el empleado debe aportar el 4% restante. Ese 4%
es el valor que se debe descontar (deducir) del total devengado a cargo del
empleado.
Aportes a pensión:
Todo trabajador que devengue un sueldo que sea igual o superior a 4 salarios
mininos, debe aportar un 1% al Fondo de solidaridad pensional.
Al igual que los conceptos anteriores, éste concepto se resta (deduce) del total
devengado del trabajador.
Cuotas sindicales:
Las cuotas que los trabajadores sindicalizados deben aportar al sindicato al que
estén afiliados, y siempre que medie autorización del empleado, se pueden
descontar o deducir de la nómina del empleado. (Vea: Aspectos generales sobre
los sindicatos).
Aportes a cooperativas:
Las cuotas o aportes que los empleados hagan a las cooperativas legalmente
constituidas, pueden también ser deducidas de la nómina del empleado.
Embargos judiciales:
Los embargos ordenados por autoridad judicial competente contra los empleados,
deben ser descontados de la nómina por la empresa y consignarlos en la cuenta
que el juez haya ordenado.
Las cuotas que el empleado deba pagar a una entidad financiera, para la
amortización de un crédito que le haya sido otorgado por libranza, pueden
también ser descontadas de la nómina del empleado.
Se pueden descontar también de la nómina, el valor que se deba pagar por las
obligaciones que el empleado tenga con su empresa, como puede ser un crédito
que ésta le haya otorgado, o como compensación por algún perjuicio o detrimento
económico que el empleado le haya causado a la empresa.
Retención en la fuente:
No sobra aclarar que los conceptos aquí expuestos no son todos los que pueden
existir, sólo son los más comunes. Además, no todos son obligatorios, algunos
empleados pueden que les apliquen unos y otros no. Los únicos que son de
obligatorio cumplimiento para todos los empleados son los relacionados con la
seguridad social.
0.522% a 0.522% a
Arl 0%
6.960% 6.960%
Entre los pagos que forman parte del ingreso base de cotización tenemos el
salario como tal, las horas extras, los recargos nocturnos, dominicales y festivos,
las comisiones y los pagos en especie.
El ingreso base de cotización no puede ser inferior a un salario mínimo ni mayor
a 25 salarios mínimos.
Algunos empleadores están exoneradas del pago de los aportes a salud según el
artículo 114-1 del estatuto tributario.
Empresas exoneradas
Las empresas o personas jurídicas no deben realizar los aportes a salud que le
corresponden (8.5%), por aquellos empleados que devenguen menos de 10
salarios mínimos mensuales.
En tal caso sólo deben pagar lo que le deduce el trabajador, esto es, el 4%.
La empresa debe pagar los aportes a salud completos por aquellos trabajadores
que devenguen 10 salarios mínimos o más.
Salud: 12.5%
Pensión: 16%
Arl: 0.522% a 6.960%
Es importante tener en cuenta que los costos y gastos que se pueden detraer
para determinar el ingreso base de cotización, son aquellos que cumplan con los
requisitos generales a que se refiere el artículo 107 del estatuto tributario, esto es,
que sean necesarios, que sean proporcionales y que tengan relación de
causalidad con el ingreso.
El artículo 114-1 del estatuto tributario no aplica para las cotizaciones que deben
realizar los trabajadores independientes a su propio nombre.
Aportes parafiscales
Los aportes parafiscales son una contribución obligatoria que algunas empresas
y empleador deben realizar al Sena, ICBF y cajas de compensación familiar, por
cada empleado que tenga.
Tabla de contenido
En Colombia hay tres pagos o aportes parafiscales que los empleadores deben
realizar por sus trabajadores, que son:
Estos son los aportes parafiscales sobre la nómina, que son distintos a las
contribuciones al sistema de seguridad social.
Porcentajes de los aportes parafiscales.
Los porcentajes que el empleador debe pagar por cada uno de los conceptos
parafiscales son los siguientes:
Aporte. Porcentaje.
Cajas de compensación. 4%
ICBF. 3%
SENA. 2
Todo empleador que tenga por lo menos un empleado vinculado con un contrato
de trabajo en cualquiera de sus formas, debe realizar los aportes parafiscales que
correspondan.
Hay algunos empleadores que no deben pagar algunos aportes parafiscales por
algunos trabajadores, y están contenidos en el artículo 114-1 del estatuto
tributario que podemos resumir de la siguiente forma:
Cajas de
Si Por todos.
compensación.
Se precisa que no se paga aportes al SENA e ICBF por los trabajadores que
tengan un sueldo inferior a 10 salarios mínimos.
Salario integral
En general, todo pago que constituya salario debe formar parte de la base para
pagar los aportes parafiscales, y en eso la UGPP es muy estricta.
Los aportes parafiscales con los pagos que se deben realizar a las entidades ya
señaladas que tienen como finalidad financiar actividades sociales que presta el
estado por intermedio de estas entidades, que a continuación detallamos.
Los recursos que financian a esta entidad provienen del aporte que hace toda
empresa o empleador obligado a pagar aportes parafiscales, y este aporte es
equivalente al 3% del salario de cada trabajador.
El SENA tiene como función capacitar a los colombianos para que adquieran el
conocimiento y destrezas necesarias para que logren una adecuada inserción y
desempeño en el campo laboral.
El SENA se financia con los aportes que debe realizar toda empresa obligada a
ello por cada empleado que tenga, en un porcentaje equivalente al 2% de la
nómina.
Para el cálculo del aporte al SENA se excluye el auxilio de transporte, al igual que
para los demás aportes parafiscales.
Contratos de aprendizaje
Para el año 2019 los aportes parafiscales son los expuestos aquí, es decir, se
aplican los mismos porcentajes, considerando que no se deben pagar aportes al
SENA y al ICBF por los trabajadores que tengan un salario inferior a 10 salarios
mínimos mensuales.
PRESTACIONES SOCIALES
Las prestaciones sociales son los dineros o pagos adicionales al salario que el
empleador debe reconocer al trabajador vinculado mediante Contrato de
trabajo por sus servicios prestados.
Es el reconocimiento a su aporte en la generación de ingresos y utilidad en la
empresa o unidad económica, conceptos que han sido expresamente
considerados por la ley laboral. Las prestaciones sociales se deben provisionar
cada vez que se liquida la nómina, sea quincenal o mensualmente.
Tabla de contenido
Prima de servicios.
Cesantías.
o Intereses sobre las cesantías.
Dotación.
Vacaciones.
Prima de servicios.
Toda empresa debe pagar a cada empleado un salario mensual, del cual, quince
días se deben pagar por tardar el ultimo día del mes de junio y los restantes quince
días en los primeros 20 días del mes de diciembre.
Según el artículo 307 del código sustantivo del trabajo, la prima de servicios no
constituye salario ni se debe computar como salario en ningún caso, tratamiento
que se le da a las demás prestaciones sociales.
En el caso que el empleado opere con un Contrato de trabajo a término fijo inferior
a un año, la prima de servicios se calculara en proporción al tiempo laborado,
cualquiera que este sea.
Cesantías.
El trabajador tiene derecho a que se le pague un salario mensual por cada año
de trabajo o proporcionalmente a la fracción de año trabajado por concepto de
auxilio de cesantías.
Para liquidar el auxilio de cesantías se toma como base el último salario mensual
devengado por el trabajador, siempre que no haya tenido variación en los tres (3)
últimos meses. En el caso contrario y en el de los salarios variables, se tomará
como base el promedio de lo devengado en el último año de servicios o en todo
el tiempo servido si fuere menor de un año.
En este caso también se tiene en cuenta el auxilio de transporte como base para
el cálculo de las cesantías.
La liquidación del las cesantías se hará el último día de cada año o al finalizar el
contrato, pero se provisiona mensual o quincenalmente a una tarifa del 8.33%
sobre el la base de liquidación.
Respecto a los empleados del servicio domestico, la base para las cesantías será
la totalidad del salario, incluido el salario es especie, que es típico en estos
trabajadores.
El auxilio de cesantías debe ser consignado por el empleador antes del 15 de febrero
del siguiente año en una cuenta individual de cada trabajador en el fondo que el
empleado elija. De no consignarse oportunamente las cesantías, el empleador
deberá pagar un día de salario por cada día de retraso en la consignación o pago
de las cesantías.
El empleador debe pagar por concepto de intereses sobre las cesantías un 12%
anual, o proporcionalmente al tiempo trabajado.
El empleador debe pagar a sus empleados intereses sobre las cesantías que
tenga acumuladas a 31 de diciembre de cada año, a una tasa del 12% anual, y
en proporción con el tiempo que se lleve laborando si este es menor a un año.
Dotación.
Todo empleador debe suministrar al empleado como dotación cada cuatro meses
un par de zapatos y un vestido.
Esta obligación es para con los empleados que devenguen un sueldo de hasta
dos salarios mínimos, y tendrán derecho los trabajadores que a la fecha de la
entrega de la dotación lleven laborando en la empresa como mínimo 4 meses.
Las fechas de entrega de la dotación serán el 30 de abril, el 31 de agosto y el 20
de noviembre de cada año.
Vacaciones.