EL ARTE DE DELEGAR PARA

CRECER

Antonio Maza Pereda, MCPS

Psic. Isabel Quevedo García, M en Educación
 Enseñanza remota

Recesos
Teléfonos celulares
Equipos de trabajo
Participación

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 Contenido
Las crisis en el crecimiento de Comunicación: Empatía y
una empresa escucha empática, Mensajes
¿Qué es delegar? claros, “En el pedir está el dar”
¿Por qué delegar? Confianza: Niveles de madurez,
Beneficios de delegar Dar y recibir, Autoconocimiento
El plan de delegación Individualismo: Miedos,
Fantasías, Inseguridades
✓ ¿Qué delegar?
Autoevaluación: Ayudas e
✓ ¿A quién delegar?
impedimentos
✓ ¿Qué supervisar y
Gestión de problemas
retroalimentar? principales
✓ ¿Cómo medir los resultados?

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 Objetivos

Conocer los conceptos Mensaje central: No se

básicos de una delegación puede crecer sin una
adecuada adecuada delegación

Tener la capacidad de diseñar Mensaje central: La

delegación requiere un
un plan de delegación diseño cuidadoso

Manejo de emociones, Mensaje central: La

delegación requiere de
actitudes, conductas y habilidades de inteligencia
pensamientos saboteadores emocional

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 LAS BASES:
LA SITUACIÓN DE LA EMPRESA

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 Hay muchas causas de mortandad
de las empresas
Fuente:
Instituto de Proposiciones
Estratégicas de COPARMEX
Causas de Mortandad de la
empresa
Internas y del Entorno
Entre ellas destacan las
crisis en el crecimiento

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 Hay cinco crisis en el crecimiento
de la empresa

Sucesión
Descentralización

Institucionalización
• No necesariamente en
ese orden
Profesionalización
• No siempre de manera
sucesiva
Delegación • Ocurre en cada
departamento de la
empresa

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 Delegación insuficiente

Consecuencias:
Todo pasa por la mano del
Empresario
La gente “no crece”
Los mejores, se van
Los límites:
El tiempo disponible del
jefe
Sus conocimientos y
habilidades
En el extremo: su salud
(física, mental y emocional)

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 Profesionalización Inadecuada
Consecuencias:

No cubre las crecientes

necesidades de la clientela y
de la empresa
Conflicto: Los antiguos, no
profesionales pero que
conocen el negocio contra los
nuevos, muy profesionalizados
pero que no conocen el
negocio… y ganan más
Profesional: quien trabaja de
acuerdo con las mejores prácticas Incluye la profesionalización
de su profesión del empresario

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 Falta de institucionalización

Consecuencias:
Exceso de decisiones
menores, ocupan el tiempo
del empresario
“Reinventando la rueda”
frecuentemente
Falta de especificaciones
“Ceguera de taller”

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 Descentralización no planeada

Consecuencias:
Pérdida de control
Dificultades para mantener
calidad y servicio
Riesgo de “abrir nueva
competencia”
Complicaciones en nuevos
mercados

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 Sucesión no diseñada

Consecuencias
Sucesor inadecuado
Oportunidades perdidas por
falta de reemplazos
Cuando no fue anticipada:
Baja importante en la
eficiencia
Discontinuidad de la
estrategia… si es que había
Sorpresas

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 Para superar estas crisis se
requieren…

Visión sistémica
Dominio de los básicos del
negocio

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LA EMPRESA COMO SISTEMA
Y LOS BÁSICOS

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 ¿Cómo son los sistemas?

Productos/Servicios
Caja negra
Insumos
Valor agregado
Max

Desperdicio Min

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¿Qué hace la caja negra?

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 ¿Qué hace la caja negra?

▪ Operación
▪ Venta
▪ Compras

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 ¿Qué hace la caja negra?

▪ Operación
▪ Venta
▪ Compras

▪ Línea

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 ¿Qué hace la caja negra?

▪ Operación
▪ Venta
▪ Contabilidad ▪ Compras
▪ Finanzas
▪ Administración
▪ Recursos
▪ Línea
Humanos
▪ Contraloría

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 ¿Qué hace la caja negra?
▪ Operación
▪ Venta
▪ Contabilidad
▪ Compras
▪ Finanzas
▪ Marketing
▪ Administración
▪ Ingeniería
▪ Recursos
Humanos ▪ Línea ▪ Investigación y
desarrollo
▪ Contraloría

▪ Apoyo
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 ¿Qué hace la caja negra?
▪ Operación
▪ Venta
▪ Contabilidad
▪ Compras
▪ Finanzas
▪ Marketing
▪ Administración
▪ Ingeniería
▪ Recursos
Humanos ▪ Línea ▪ Investigación y
desarrollo
▪ Contraloría

▪ Técnico
▪ Apoyo
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 Discusión

▪ ¿Cuáles generan valor? ▪ ¿Cuáles

✓ A corto plazo conservan valor?
✓ A largo plazo

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 Uno de los subsistemas:
Abastecimientos

• Ventas
• Programación de la
• Proveedores
producción
• Operadores
• Almacenes Info Abastecimiento Info logísticos
• Entregas
• Fuentes de
• Financiero información
• Cuentas por pagar
• Ingeniería/Calidad V1=
Negociación
Condiciones de compra
Liberación de capital de trabajo
Continuidad de la operación
Bajo costo de oportunidad
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 Subsistema de abastecimiento

Coordinación
Requerimientos Información precisa, oportuna, confiable
Pronósticos

Negociación
Análisis de información
Capacidades
Bases financieras
Capacidad de respuesta a imprevistos

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 Una base
Valor agregado: Los conceptos usados en el modelo de negocio.

Todo negocio existe para

agregar valor

Todo negocio prospera si

puede quedarse con una
parte del valor que genera =
captura valor

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 ¿Cómo se agrega valor?

Principalmente

Aumentar el ingreso neto (venta y mercadotecnia)

Lograr que el mercado esté dispuesto a pagar más
(mercadotecnia + calidad)
Reducir los costos y gastos externos (abastecimiento)

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 ¿Cómo se conserva valor?
Principalmente
Reteniendo al cliente
Desarrollando mejores proveedores
Aumentando la productividad (menor
costo de personal por actividad realizada)
Menor costo de fallas y errores (por tener
mejor control de calidad)
Reducir costo de financiamiento (o mejorar
rendimientos de tesorería)
Dando mayor uso de instalaciones y equipo
(reduciendo depreciación y alquileres por
peso de ingreso)
Otros

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 DELEGACIÓN

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 Del diccionario

El acto de asignar a un
supervisado la autoridad y la
responsabilidad formales para
realizar actividades
específicas.

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 Algunas precisiones

Confiar a otra persona la tarea

Darle
✓ Autoridad
✓ Información
✓ Recursos
Pero… sigues siendo el responsable último
✓ Monitoreando sus resultados
✓ Asumiendo tu responsabilidad
✓ Permitiendo al delegado un alto grado de autonomía

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 El proceso de delegar

Análisis: Seleccionar actividades a delegar

Nombrar: Señalar al delegado

Informar: Definir la tarea

Control: Monitorear y motivar

Evaluación: Revisar y retroalimentar

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 ¿Por qué delegar?

Beneficios:
Reducir estrés
Desarrollar al personal
Motivar
Los costos de no delegar:
Ineficiencia
Desorganización
Carga exagerada
Cuellos de botella

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 Algunos conceptos

La mayoría de los ejecutivos

tienen que vencer la
tentación de ir abajo en la
organización y resolver
directamente las cosas.

Harvey S. Firestone
What I have learned about men

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 ¿Qué nos impide delegar?
Evita quedarte con trabajos solo
porque te gustan Algunas barreras:
Delega eficientemente para
reforzar tu desempeño Inseguridad
Se leal con tu personal para que tu Desconfianza
personal sea leal contigo Gusto por hacerlo uno mismo
Temor de sobrecargar al personal
Falta de experiencia
Pérdida de control
Temor
No tener el tiempo

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 “Es que si delego, las tareas se
harán más mal que si las hago yo
mismo”
El ciclo típico de la delegación
Productividad

Antes
Después

Momento del
terror

Tiempo
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 Creando confianza

Criterios:
Comunicar bien
Comparar percepciones
Respetar opiniones

Asegúrate de que das a la gente

mucha autoridad en vez de muy poca
Trata los asuntos rápida y
positivamente

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 Seleccionando tareas a delegar

Criterios:
Analiza tu tiempo
Fracciona tus tareas
Considera todos los factores
Prioriza las tareas
Estima los tiempos
Agrupa tareas
Selecciona

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 Seleccionando tareas a delegar

Criterios:
Analiza tu tiempo
Fracciona tus tareas
Considera todos los factores
Prioriza las tareas
Estima los tiempos
Agrupa tareas
Selecciona

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 …Seleccionando tareas a delegar

No dejes que la gente te cree

trabajo innecesario
Crea una bitácora de tu tiempo y
revísala cada tres o seis meses
No le des prioridad a las tareas
fáciles
No intentes más de 7 tareas al día
Cuestiona las rutinas

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 Decide con qué tareas quedarte

Criterios: Tener muy claro cuales

Tiempo para pensar actividades absolutamente no
Indelegables se pueden delegar
Liderazgo Agendar tu tiempo para
Recompensar pensar como si fuera una junta
Control
Personal
Clientes y proveedores clave
Estrategia
Comunicaciones
Resultados de la delegación

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 EL PLAN DE DELEGACIÓN

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 Algunos conceptos

Posiblemente, nada
distingue tanto a los
ejecutivos efectivos como
el cuidado amoroso de su
tiempo.

Peter F. Drucker
The Essential Drucker

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 La base: Definir actividades
de alto valor

¿Cuál es el recurso más

importante de tu área?
✓ Escaso
✓ Irreemplazable
✓ Que se deteriora
fácilmente
✓ Valioso

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 ¿Cuáles son las prioridades?
Ejercicio Decisiones del directivo

Muchas

Pocas

Poco valiosas Muy valiosas

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¿Qué decisiones son de alto valor?

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 Pregunta curiosa
¿Qué estarías haciendo con el
tiempo que vas a ganar cuando
delegues?

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 Lista de chequeo:
Proceso de delegar

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 Paso 1: Decidir qué tareas eliminar

Ejercicio de eliminación:
✓ Una lista de las actividades actuales
✓ Quitar las que tú tienes que hacer
personalmente
✓ Revisar cuales son las que podrías
delegar total o parcialmente
✓ Priorizarlas. ¿Cuál de estas
actividades, si las delegara, me
liberará más tiempo? ¿Cuál es la
siguiente?

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 Paso 2: Identificar al personal que
cubre los criterios
Mejor ajuste al trabajo
Tiene un interés especial en
esa tarea
La tarea delegada ¿puede
ayudar a cubrir sus
necesidades de desarrollo?
El empleado tiene las
capacidades/conocimientos
para la tarea
Tiene tiempo disponible*
No hay nadie más
*No siempre estoy de acuerdo

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 Paso 3: Identificar el nivel
apropiado de delegación

Nivel 1: Delegación total

✓ Totalmente a cargo
Nivel 2: Delegación compartida
✓ Es tu ayudante y le das parte de la actividad
Nivel 3: Delegación contributoria
✓ Contribuye con algo a la tarea
La clave: ser totalmente claro de cual es el alcance de la
responsabilidad, el detalle de la tarea a cubrir y los objetivos
de desempeño a cumplir

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 Paso 4: definir los objetivos de
desempeño

¿Cuánto?
¿Cuál es el estándar de
calidad que se necesita
lograr?
¿Para cuándo?

No te metas a demasiado detalle sobre cómo hacerlo. Deja

que ellos encuentren su propio modo de hacerlo. Pero sé
muy claro sobre los resultados que quieres.

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 Paso 5: Examinar y explicar la tarea
Dí lo que quieres delegar y qué esperar ganar con su colaboración
Describe la tarea a delegar y por qué es importante. Qué pasa
cuando no se cumple. Quiénes serán o no responsables y cuáles son
los objetivos de desempeño
Vende la delegación: ¿Qué
ganará el delegado?
Obtén una aceptación formal
Acuerden qué apoyo se
necesita
Determinen cómo se
monitoreará
Cuáles son los siguientes
pasos

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 Paso 6: Comunica la decisión

Que el mundo se entere

Asume la delegación
✓ Dale su lugar al
delegado
✓ No aceptes que “lo
brinquen”
✓ No tomes decisiones por
él

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 Paso 7: Hacer que la delegación
permanezca
Dos problemas:
“Rebotan” la delegación. El delegado te regresa el
problema y tú lo aceptas; al rato, ya es tu asunto otra vez
Tú retomas el tema. A las primeras fallas, te vuelves a
apropiar del asunto
Dos preguntas clave:
¿Ha logrado el resultado acordado, aunque lo haya hecho
de un modo distinto del que tú hubieras usado?
¿Se le puede ayudar o entrenar para que cumpla con el
estándar requerido?

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 Dudas y comentarios

antonio.maza.pereda@gmail.com

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EL ARTE DE DELEGAR PARA
CRECER
HABILIDADES BLANDAS
(Soft skills)

Psic. Isabel Quevedo García, M en Educación

 Isabel Quevedo es Directora del área
HumanNet en Intelinet Servicios Estratégicos,
socia fundadora de CEDESE (Clínica de
Psicoterapia para el Desarrollo Emocional) y
profesora universitaria en la Universidad
TecMilenio del Tecnológico de Monterrey. Se
ha desempeñado como conferencista y
tallerista por más de 20 años en escuelas y en
empresas. Psicóloga, Psicoterapeuta,
Licenciada en Contaduría Pública y Maestra en
Educación, formación que le permite conocer
a profundidad el mundo personal, académico y
de negocios.

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 Conocer los
obstáculos que
pueden impedir
una delegación
adecuada

Manejo de emociones,
actitudes, conductas y
pensamientos saboteadores

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 Temas

1) Comunicación 3) Individualismo
a. Empatía y escucha a. Miedos
empática b. Fantasías
b. Mensajes claros c. Inseguridades
c. “En el pedir está el dar”
4) Autoevaluación
2) Confianza a. Ayudas e impedimentos
a. Niveles de madurez
b. Dar y recibir 5) Gestión de problemas principales
c. Autoconocimiento

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 Comunicación

a. Empatía y escucha empática

▪ Empatía:

• Más allá de ponerse en los zapatos del otro…

• Simpatía vs empatía

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 Comunicación

a. Empatía y escucha empática

▪ Escucha empática:

• Sin ideas preconcebidas

• Sin prejuicios
• Con comprensión
• Con apertura y receptividad
• Y, claro, empatía

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 Comunicación

a. Empatía y escucha empática

Lo que resta Lo que suma

Imponer Guiar y escuchar
Amenazar Ser amable
Juzgar / criticar Aceptar
Ridiculizar / avergonzar Respetar
Asumir / suponer Preguntar
Mentir Ser franco
Sermonear Retroalimentar

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 Comunicación

b. Mensajes claros

• Decir lo que quiero decir

• Evitar rodeos
• Ser directo en lugar de intentar manipular
• Revisar mi percepción vs tu percepción
• Preguntar
• Ejemplos

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 Comunicación

b. “En el pedir, está el dar”

¡Las formas!
• Por favor y Gracias
• Cortesía, amabilidad
• Tono de voz
• Actitud
• Firmeza y respeto
Contrastar estilos

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 Comunicación

Retroalimentación

• Primero “lo bueno”

• Pero… mejor, y …
• Concreto y específico
• Frecuencia

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 Confianza

Obstáculos

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 Confianza

a. Niveles de madurez

• Identificar a la mejor persona

• Confiar en que se eligió bien
• Delegar no es “deshacerse de…”
• Dar responsabilidades incluyendo autoridad

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 Confianza

a. Niveles de madurez

• Confianza inspira a responder

• Alguien más lo puede hacer bien (y a su manera)
• Dar crédito cuando corresponde

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 Confianza

b. Dar y recibir
Dar
Delegar actividad(es), no desentenderme
Solidaridad

• Información clara y completa

• Recomendaciones (experiencia)
• Empoderar
• Seguridad
• Reconocimiento

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 Confianza

b. Dar y recibir
Recibir
• ¿Como reto o como carga?
• Compromiso
• Responsabilidad
• Aprendizaje
• Experiencia

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 Confianza

b. Autoconocimiento

Revisión

¿Qué necesito para confiar?:

• En el proceso de elegir
• En la persona (experiencia, aptitudes y
actitudes)
• En mí

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 Individualismo

a. Miedos

 Baja productividad

 Que no funcione

 Que lo haga mejor

 Ya no estar tan “ocupado”

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 Individualismo

b. Fantasías

Pérdida de poder Estatus Indispensabilidad

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 Individualismo

c. Inseguridades

• Necesidad de control

• Competencia insana

• No me siento capaz de innovar (nuevas

actividades/responsabilidades)

• Zona de confort

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Antídotos

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 Antídotos

● Ajuste de expectativas

● La o las actividades no se harán

IDÉNTICAS

● Claridad en los beneficios de hacerlo

(profesionales, empresa y personales)

● Orientación a resultados

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 Antídotos

• Adecuada autovaloración

• Certeza de logros y desempeño

• Profesionalismo

• Autoconfianza

• Planes específicos con el tiempo “extra”

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 COMUNICACIÓN
• Empatía
• Escucha empática
• Lo que suma
• Lo que resta
• Mensajes claros
Autoevaluación • En el pedir está el dar
CONFIANZA
Ayudas e impedimentos • Niveles de madurez
• Dar y recibir
• Autoconocimiento
INDIVIDUALISMO
• Miedos
• Fantasías
• Inseguridades

Material licenciado para uso exclusivo de la Asociación de Profesionales en Compras, Abastecimiento y Logística, A.C.
 Gestión de
problemas
principales

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 Cierre
¿Cuáles son las lecciones más
importantes del curso?

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 Dudas y comentarios

ilquevedo06@gmail.com

antonio.maza.pereda@gmail.com

¡MUCHAS GRACIAS¡

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