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Fecha 11/12/2021
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Procedimientos para el registro y seguimiento de una venta

cruzada (Cross-Sales)

Definición: Una venta cruzada (cross-sales) es una oportunidad de negocios

que se genera desde cualquier departamento de 365 Multiservices a otro
departamento especializado en la venta del servicio.

En 365 Multiservices las ventas del portafolio de servicios se realizan de la

siguiente manera:

Direct sales (ventas directas): son ejecutadas por los departamentos

especializados y surgen de campañas comerciales manejadas por nuestro
departamento de Marketing o por nuestras agencias aliadas de tráfico digital
(DTA- Digital Trafficker Agency).

Cross-sales (ventas cruzadas): son realizadas por los departamentos

especializados y son oportunidades de negocios originadas por otros
departamentos de 365 las cuales identificaron en las conversaciones con
nuestros clientes o prospectos.

Departamento o área especializada: es la dependencia de 365 Multiservices

que mejor conoce la parte técnica, las características y requisitos para la venta
de un servicio que hace parte del portafolio de 365 Multiservices.

365 Multiservices tiene las siguientes áreas especializadas:

New Corporations & Accounting Services (NCORP/BK/AUDIT/TAX): son los

conocedores del proceso para constituir las nuevas empresas interesadas en
iniciar operaciones en un estado de Estados Unidos e igualmente manejan los
conceptos técnicos para la venta de los servicios contables, impuestos y
auditoría.

Workers Comp & Payroll (WC/PAY/GL): se especializan en el manejo de las

pólizas de Workers Comp y General Liability y orientan sobre los requisitos que
deben cumplir las empresas interesadas en operar en Estados Unidos para las
cuales el estado establece la contratación de estos seguros. De igual manera
ofrecen asesoría para que las empresas abran las cuentas de nómina que
necesitan para realizar los pagos a sus empleados cobijados por las pólizas
antes mencionadas.

Marketing (MKT): se encargan de ofrecer una serie de servicios relacionados

con la imagen corporativa de las empresas, su estrategia de mercadeo y ventas
en redes sociales y a través del posicionamiento en la web.
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1. Definir la necesidad e interés real del prospecto en conversar sobre

nuestro servicio con el área especializada (NCORP / WC /PAY/ GL / MKT
/ BK /AUDIT/ TAX)
2. Si el prospecto manifiesta su interés en la conversación se suministra la
siguiente información al área especializada:

2.1. Nombre y apellido del prospecto

2.2. Número telefónico
2.3. Correo electrónico
2.4. Comentarios sobre la llamada:

La información mencionada arriba se registra en Hubspot mediante la creación de

una nota en el lead que se cree, tal como se indica más abajo.

La nota se debe registrar en el mismo orden y estructura relacionada arriba

3. Se ingresa al aplicativo HUBSPOT con el usuario y claves suministradas.
4. Clic en la esquina superior derecha en “Contacts”. En el campo “Search
name, phone”. que aparece con la figura de la lupa, se anota el nombre y
apellido del contacto que requiere el servicio especializado.
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5. Clic encima del nombre del contacto buscado

6. Luego de dar clic en el nombre del contacto, se despliega una nueva

ventana con los datos del contacto consultado. Buscamos del lado
derecho la sección titulada “DEALS”, que se ubica debajo de la sección
“Company” y encima de la sección “Tickets”. En la sección “DEALS” dar
clic en la leyenda “+ Add” como muestra la imagen.
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7. A continuación se despliega una ventana donde vamos a registrar los

datos del cross-sale, diligenciado de la siguiente forma:

NOTA IMPORTANTE: Se requiere que cada cross-sale se ingrese a Hubspot

como un lead separado de otro, no se pueden juntar TAGs en un mismo deal
porque esto causa un mal registro en nuestras estadísticas de ventas.

La única excepción es el servicio de Workers Comp (WC) cuando se ofrece

en un paquete junto con el payroll (PAY), para éste único caso en el lead se
anotan los dos TAGs WC/PAY.

La venta de la póliza de General Liability se registra como un nuevo lead

y se hace con un TAG aparte: GL.

En los casos en que se realice solo la venta de la cuenta de nómina-Payroll

(PAY) el TAG que se usa es PAY.

Esta regla también aplica para los leads que se creen para ventas directas.

DILIGENCIAMIENTO DE LAS CASILLAS DEL DEAL:

7.1. DEAL NAME: Este campo se llena con la siguiente estructura:

 TAG del dpto especializado al que se remite el cross-sale
 Nombre de la empresa
 Nombre y apellido del contacto
 New deal (esto lo asigna el sistema automáticamente)

TAG del servicio / Nombre de la empresa/ Nombre y apellido del contacto /New
deal

TAGs: NCORP / WC/ PAY / GL / MKT / BK / TAX / AUDIT

7.2. PIPELINE: Se deja como aparece: Sales pipeline

7.3. DEAL STAGE: Se mantiene como se muestra: New lead
7.4. CREATE DATE: Se deja igual, con la fecha asignada por el sistema
7.5. AMOUNT: Se deja en blanco, el dpto especializado luego anota el valor del
negocio
7.6. DEAL OWNER: se selecciona el nombre del director del dpto. especializado de
365 Multiservices, al que se envía el cross-sale
7.7. DEAL TYPE: Se escoge la opción “CROSS-SALE”
7.8. CROSS-SALE REFERRED BY: seleccionar el nombre del team member que
refiere el cross-sale
7.9. TAG: marcar el TAG del dpto especializado al que se remite el cross-sale.
7.10. CLOSE DATE: El plazo para el cierre definitivo de un cross-sale son DOS
MESES, se toma la fecha “CREATE DATE” y se cuentan dos meses hacía
adelante, de tal forma que el vencimiento del plazo sea en el mismo número de
día del “Create date” pero dentro de dos meses en el futuro.Si el vencimiento cae
un sábado o domingo se corre para el lunes siguiente.
7.11. CREATE: Para crear el deal hacer Clic en el botón “CREATE”

En la siguiente imagen se muestran todos los campos mencionados

con un ejemplo para diligenciar correctamente
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8. Asignar una tarea con la fecha y hora indicadas por el prospecto para
que el dpto. especializado lo contacte. 1. Clic en tasks 2. Clic en “create
task”. Se despliega la ventana que muestra la imagen.

9. Programar la tarea al director del dpto especializado encargado de

realizar la venta. La forma correcta de llenar cada campo es como indica
la figura a continuación, usar como guia. Marcar el Send reminder: “One
hour before”