PROCEDIMIENTO DE GESTION

GESTION DE PROYECTOS

GYM.SGP.PG.66 Revisin: 0 Fecha: 22/06/2008 Pgina 1 de 3

RELATORIO DEL PROYECTO

1.

OBJETIVO
Difundir a la Organizacin el conocimiento obtenido con la ejecucin del Proyecto, por medio de la presentacin de los factores clave y de los resultados econmicos del mismo, mediante el anlisis de los rendimientos obtenidos y de las desviaciones respecto del presupuesto.

2.

DESARROLLO
El Relatorio es un documento que resume la informacin relevante del Proyecto. Deber tener una extensin mxima de aproximadamente 25 pginas y los anexos debern dimensionarse en funcin de la importancia de la informacin incluida. No deber incluirse en el Relatorio informacin estndar que sea de conocimiento de la Ocina Principal tal como copias de cartas, recopilacin de informes mensuales, copias de acta de reunin, copias de documentos de la propuesta, etc.

2.1. Contenido del Relatorio del Proyecto:

En general, el Relatorio deber incluir los temas sealados en el formulario GYM.SGP.PG.66-F01 Relatorio del Proyecto. Dicho formato, que se incluye en el CD que acompaa el presente manual, puede ser solicitado a la Jefatura de Base de Datos del rea de Presupuestos. El rea de Control de Gestin de Proyectos, en coordinacin con el rea de Presupuestos, denir la informacin adicional de utilidad que se deba rescatar. Los temas a desarrollar se listan a continuacin. Se recuerda que la lista no es limitativa: 1. Informacin General Adems de los datos generales del Proyecto, se deber incluir las principales complejidades y retos del mismo, as como los Factores Claves de xito. 2. Anlisis de Brechas 2.1. Panel de Control Final 2.2. Hoja resumen de ltima Herramienta de Control de Costos 2.3. Presupuesto vs. Ejecucin 2.4. Distribucin de Brechas por Causas 2.5. Causas de las Brechas y Recomendaciones 3. Anlisis del Cliente y del Contrato 4. Ratios 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7. 4.8. de la Obra Comparativo Ratios de Costos Comparativo Ratios de Metrados Comparativo Ratios de Productividad Comparativo de Costo Horario de la Mano de Obra Comparativo de Tarifas de Equipos y Ratios de Consumo Comparativo de Precios de Principales Materiales (incluyendo combustible) IP de la Mano de Obra ( Explicado ) IP de los Equipos ( Explicado )

5. Procesos Constructivos y Anlisis de Costos Es opcional, slo en caso se trate de procedimientos nuevos, especiales o poco comunes. Aportes y recomendaciones. Archivo de Experiencias. 6. Lecciones Aprendidas Recomendaciones, comentarios, qu se hizo bien y qu se puede mejorar, puntos importantes a tomar en cuenta, etc.

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2.2. Anlisis de Brechas:

El Anlisis de Brechas busca fundamentalmente establecer dnde y porqu se han producido diferencias entre el presupuesto meta y la ejecucin del Proyecto, con el objetivo de evitar las brechas negativas y aprovechar las brechas positivas en el futuro. Se requiere un criterio amplio de anlisis y una actitud autocrtica de las partes en benecio del conocimiento. El Anlisis de Brechas requiere el desarrollo de las siguientes etapas de trabajo: A. Recopilacin de la Informacin: La informacin a recopilar es la del resultado nal del Proyecto, obtenido del ltimo cierre contable del mismo. Esta informacin se presentar desglosada en funcin de la Estructura de Control utilizada, y representa la informacin comparable con el Presupuesto Meta para hacer el anlisis de brechas. B. Determinacin de las Brechas: Sobre la base de la informacin recopilada se establecer un anlisis cuantitativo a manera de cuadros comparativos entre lo presupuestado y los resultados nales. De esta comparacin se proceder a identicar las diferencias sustanciales, positivas y negativas, de modo que se justique por lo menos el 90% de la diferencia total. Aquellos rubros o partidas donde la diferencia sea menor (3-5 %) no sern objeto de mayor anlisis. Al realizar los Anlisis de Brechas por Rubros debe tenerse en cuenta que el resultado real puede coincidir con el previsto por una acumulacin de brechas positivas y negativas que se compensen mutuamente. De no contarse con partidas de control que fraccionen los rubros, se deber tratar de independizar los parciales de dichos rubros siempre que permitan la comparacin con lo presupuestado. C. Distribucin de las Brechas: El objetivo de este anlisis es identicar el origen y la causa de las brechas con la nalidad de poder mostrarlas en trminos cuantitativos, considerando las brechas tanto positivas como negativas. El anlisis cuantitativo permite identicar las causas ms importantes que dieron origen a las brechas, descubriendo la razn por la cual se produjeron y las acciones correctivas sugeridas por cada una de stas. Entre las causas ms frecuentes tenemos: Variaciones en la composicin de la venta Variaciones en las cantidades de trabajo y/o insumos por unidad en los tems de pago (por ejemplo: m3 de excavacin / m de zanja o bolsas de cemento / m3 de concreto) Variaciones en los rendimientos / ratios / productividad considerada. Variaciones en procedimientos constructivos considerados. Variaciones en las condiciones del terreno / sitio / clima / clima social consideradas. Variaciones en tarifas / precios de los recursos. Variaciones en el plazo. Variaciones en la organizacin / infraestructura / facilidades previstas. Gestin contractual / gestin de adicionales. Exigencias contractuales no detectadas / mal estimadas. Factores externos no previstos. Omisiones / duplicaciones.

En el Relatorio del Proyecto se debe mostrar la evolucin del presupuesto desde la propuesta. Para ello se debern considerar dos partes: 9 Brechas Presupuestales: Son las brechas que resultan de comparar el Presupuesto de la Propuesta y el Presupuesto Meta. Este anlisis fue revisado y validado en la Reunin de Compromisos, y simplemente deber ser trasladado al formato del Relatorio. Brechas de Ejecucin: Son las brechas que resultan de comparar el Presupuesto Meta y el costo nal del Proyecto. Este anlisis corresponde a lo desarrollado previamente en este numeral, y tambin deber ser trasladado al formato del Relatorio.

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El objetivo del Relatorio del Proyecto no es brindar informacin directa para la elaboracin de presupuestos, como por ejemplo rendimientos de subpartidas especcas. Sin embargo, la informacin que contiene (HH y costos ordenados segn la estructura de control de costos) podr servir para validar los resultados de presupuestos de Proyectos similares.

2.3. Matriz de Responsabilidades

GP 1. Preparar el Relatorio del Proyecto 2. Revisar y aprobar el Relatorio del Proyecto 3. Archivar el Relatorio del Proyecto y ponerlo a disposicin de los usuarios que lo soliciten GP: Gerente de Proyecto. GD: Gerente de Divisin. JBD: Jefe de Base de Datos. GD JBD

3.

REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Mejores Prcticas

9 Es conveniente ir avanzando con la elaboracin del relatorio durante la ejecucin del Proyecto (por ejemplo, cuando se cierra una etapa del Proyecto o cuando ocurre algn hecho particular que amerite ser registrado) a n de evitar acumulaciones de trabajo al nal del mismo.

3.1. Documentos Relacionados

9 9 GYM.SGP.PG.65 Cierre Tcnico Administrativo del Proyecto GYM.SGP.PG.67 Reunin de Cierre

3.3. Anexos
9 GYM.SGP.PG.66-A01 Modelo de Relatorio de Proyecto Disponible en CD