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TEMA 6: Planificación y gestión de los distintos tipos de almacenes

sanitarios. Sistemas de registro y codificación. Métodos de
valoración de existencias y su rotación. Condiciones de
almacenamiento. Sistemas de seguridad y precauciones en
la manipulación en orden a la prevención de riesgos
personales, de equipos y de instalaciones.

Esquema:

1. INTRODUCCIÓN
2. MATERIALES SANITARIOS
2.1. Uso y duración.
2.2. Catálogo.
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3. PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DE LOS ALMACENES SANITARIOS.

3.1. Clasificación de los stocks.
3.2. Tamaño y estructura del stock.
3.3. Gestión de existencias.
3.4. Variables que afectan a la gestión del stock.
3.5. Rotación del stock
3.6. Control de los materiales sanitarios almacenados.
3.6.1. Fichas de almacén.
3.6.2. Inventarios.
3.7. Determinación del volumen de existencias
3.8. Gestión estadística de stocks.
4. SEGURIDAD E HIGIENE EN LOS ALMACENES SANITARIOS
4.1. Material estéril.
4.2. Material lábil.
4.3. Material peligroso.
4.4. Material caducado y defectuoso.
5. PERSPECTIVAS FUTURAS
5.1. Reducción de los almacenes.
5.2. Empleo de tecnologías de la información.
6. BIBLIOGRAFÍA

1. INTRODUCCIÓN.
Para que los centros sanitarios puedan funcionar correctamente y
garantizar el desarrollo de la actividad asistencial, necesitan almacenar
los artículos sanitarios de una forma coherente y racional. Comprar,
almacenar, y suministrar son actividades propias de cualquier empresa y
REV.: 11/05

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deben estar coordinadas y constituidas para que no se produzca ningún

fallo en la asistencia a los pacientes. Dentro de la compleja estructura
sanitaria, las funciones de almacenamiento, distribución, conservación y
abastecimiento garantizan la calidad de la asistencia sanitaria. Debido a
que el objetivo de la empresas sanitarias es la asistencia al paciente,
nunca se pueden quedar sin materiales o productos esenciales para
esta asistencia. Además, las existencias deben ser tratadas de manera
especial.
La gestión de las existencias consiste en realizar una relación
pormenorizada de todos y cada uno de los productos que se necesita
tener en un almacén para su uso o consumo, de tal forma que las
necesidades estén cubiertas y no se produzca un déficit de almacén.
Por otra parte, todo ello debe hacerse con el menor coste posible para la
empresa. Para controlar y valorar las existencias se utilizan diferentes
métodos, aunque en el ámbito de las empresas de servicios sanitarios
se recomienda el método del precio medio ponderado.
Todos los almacenes sanitarios deben ser independientes del resto de
instalaciones del centro y estar perfectamente separado de ellas, con las
señalizaciones adecuadas. El diseño de los almacenes deberá permitir
la separación de los distintos medicamentos y productos sanitarios,
dando a cada uno las condiciones que necesite, según sus exigencias
de almacenado, acordes con la naturaleza del producto.
Uno de los objetivos de los servicios sanitarios es la necesidad de
reducir el gasto. Por esta razón, entre otras, está surgiendo la tendencia
de intentar reducir los costes del almacén, sobre todo en los grandes
hospitales. Además, en consonancia con esta perspectiva, los Servicios
de Salud de las Comunidades Autónomas están poniendo en marcha
programas de gestión de mejora de la logística sanitaria, sobre todo en
lo referente a la adquisición del material sanitario y a las relaciones con
los proveedores.

2. MATERIALES SANITARIOS

Para poder alcanzar sus objetivos y funcionar correctamente el centro

sanitario necesita una serie de bienes materiales y productos. Estos son
de una gran variedad, por lo que se deben clasificar según criterios que
permitan establecer en cualquier momento a qué grupo pertenece cada
uno. A continuación se expondrán dos de las clasificaciones más
utilizadas; según su uso y duración y dependiendo del catálogo.

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2.1. Clasificación en función del uso y duración de los bienes.

Divide los materiales sanitarios en dos grupos:

1. Material fungible. Es aquel que se agota con el uso en un corto
periodo de tiempo, en una sola o en varias veces. Por ejemplo, el
material desechable.
2. Material inventariable. Tienen la consideración de inventariables los
materiales o suministros siguientes:
• Maquinaria, aparatos y equipos de investigación, cuando:
o tengan una duración previsiblemente superior al ejercicio
presupuestario.
o no sean bienes consumibles, carácter que tienen los que usados
de acuerdo con su función y destino, se destruyen.
o aun reuniendo las cualidades anteriores, no tendrán la
consideración de inventariable aquellos bienes cuyo valor no
supere 300,51 .
• Equipos informáticos, cuando:
o tengan una duración previsiblemente superior al ejercicio
presupuestario.
o no sean bienes consumibles.
o sean programas o aplicaciones informáticas específicos,
realizados según se definen en el artículo 174 de la Ley de
Contratos de las Administraciones Públicas. Están excluidos los
mantenimientos y actualizaciones de datos de estos programas o
aplicaciones informáticas no inventariables.
o sean programas estándar (Windows, Lotus, etc.) si su valor
excede de 300,51 (precio unitario).
o sean incorporaciones al equipo o programa informático, al añadir o
sustituir elementos siempre que su valor sea superior a 300,51 .
o sean licencias de uso, por importe superior a 300,51 , y duración
superior al año.

2.2. Clasificación en función del catálogo de productos

hospitalarios.

El catálogo es la relación de todos los artículos sanitarios que se

encuentran homologados. La comisión de adquisiciones y homologación
de productos del hospital decide qué artículos se catalogan.

En el catálogo se definen los materiales susceptibles de uso en el

hospital. Cada artículo lleva un código o una clave para que el personal
sanitario pueda reconocer todos los productos de los que puede
disponer. El catálogo también sirve para estudiar el consumo de

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productos del hospital: se pueden conocer los artículos consumidos en

cada GFH o grupo funcional homogéneo, es decir, cada una de las
unidades hospitalarias que consumen productos de determinadas clases
y en numero variable.

Un ejemplo de catálogo de productos sanitarios sería el siguiente:

• Material quirúrgico, asistencial y de curas. Se trata de uno de los
grupos de material más importantes, tanto desde el punto de vista
funcional como económico. Es el grupo que abarca una mayor
diversidad de material. Casi todos los productos sanitarios se
agrupan en este apartado, a excepción de los medicamentos. Un
producto sanitario es cualquier instrumento, dispositivo, material u
otro artículo, incluidos los accesorios y programas lógicos que
intervengan en su buen funcionamiento, destinados por el fabricante
a ser utilizados en seres humanos, sólo o en combinación con otros,
con fines diagnósticos, preventivos, terapéuticos o de investigación;
cuya acción principal no se alcance por medios farmacológicos,
químicos o inmunológicos, ni por el metabolismo, pero a cuya función
puedan concurrir tales medios.
• Material de radiología.
• Productos alimenticios.
• Lencería y vestuario.
• Instrumental y pequeño utillaje sanitario. Se refiere al material que
aun no siendo de un solo uso no está sujeto a ser considerado como
inventariable; por ejemplo, unas pinzas.
• Productos farmacéuticos y hemoderivados. En este apartado se
incluyen los medicamentos. La ley encargada de regular el
almacenamiento y dispensación de medicamentos de uso humano es
la Ley del medicamento 25/1990. Esta ley define el medicamento o
fármaco como toda sustancia medicinal destinada a su utilización en
las personas o animales que se pretende dotada de propiedades para
prevenir, diagnosticar, tratar, aliviar o curar enfermedades o dolencias
o para afectar a funciones corporales o al estado mental.
• Material de laboratorio.
• Material de oficina no inventariable.
• Material informático.
• Instrumental y pequeño utillaje no sanitario.
• Material de mantenimiento.
• Limpieza y aseo.
• Implantes.
La ventaja de esta clasificación estriba en que facilita el trabajo de los
responsables de la gestión económica del centro sanitario y además, es
la más adecuada y práctica para controlar los distintos tipos de
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materiales que entran en el centro sanitario. Según se produce la

llegada de los materiales al almacén, estos se van registrando
automáticamente en alguno de estos grupos.

3. PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DE LOS ALMACENES SANITARIOS.

El almacén no es sólo el lugar donde se guardan los materiales que se

compran. Los almacenes son unidades de gestión dinámicas y
portadoras de una información esencial para establecer una política de
suministros de cualquier centro sanitario.
Se define el almacén como un conjunto de mercancías o stocks de
diversa índole que tiene una empresa en espera de su utilización
posterior.
Estos stocks de productos o materias se pueden crear para servir a los
clientes sin sufrir demoras, o bien mantener la continuidad del proceso
productivo y que no se produzcan interrupciones en la actividad
empresarial cuando no exista seguridad de cómo va a evolucionar la
demanda, o cuando no se sepan los plazos de entrega de los
proveedores.
Las empresas necesitan tener un sistema de estudio de las entradas y
salidas del almacén, puesto que si la carencia de mercancías en el
almacén puede ocasionar daños a terceros, la existencia de stocks
excesivos supone para la empresa unos costes de mantenimiento y
conservación, costes del capital invertido, seguros, etc. Por lo tanto, las
empresas deben mantener un equilibrio entre las entradas y salidas del
almacén, para que exista también equilibrio entre los costes de
mantenimiento, y que no se produzcan desabastecimientos a los
clientes.
Las existencias son aquellos bienes que el centro sanitario necesita
almacenar para ofrecer sus servicios. Las existencias son un concepto
cuantitativo, se refiere al número de unidades de cada artículo.
Las existencias se pueden analizar desde punto de vista económico y
desde el punto de vista físico. En el primer caso, este concepto se
refiere al dominio o posesión y se expresa en los términos económicos
de coste financiero e inmovilizado. Desde el punto de vista físico, se
refiere al almacén y se expresará por medio de conceptos tales como
custodia, almacenamiento, etc.
Se pueden definir las existencias como los bienes tangibles
(medicamentos, ropa de cama, reactivos, impresos documentales...),
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con posibilidad de ser almacenados, que se adquiere a terceros (en el

exterior) para garantizar la continuidad en la prestación del servicio.
Cuando nos referimos al stock, generalmente, lo consideramos como
una globalización de todos los materiales o productos almacenados;
aunque no debemos olvidar que cada artículo es una unidad
diferenciada e independiente del resto y se gestiona de forma individual.
El stock económico o administrativo, es el conjunto de productos en
posesión de la empresa y que pueden estar en puntos fijos, en tránsito o
de camino. Su función es regular la cadena logística para que el flujo de
materiales, a lo largo de la misma, sea lo mas estable y continuo
posible.
El stock físico esta formado por productos, además de ser propiedad de
la empresa, necesitan espacio físico en el almacén y medios para su
manipulación. El stock físico también tiene un valor económico que hay
que gestionar.
Es necesario tener un buen control sobre las entradas y salidas del
almacén, ya que, la escasez de mercaderías puede dar lugar a pérdidas
en la prestación del servicio, pero además, el exceso de productos
elevará los costes de mantenimiento de éstos.

3.1. Clasificación de los stocks.

Según la función que cumple el stock, dentro del ciclo de producción y
la finalidad que persigue la empresa se diferencian los siguientes tipos:
stock de ciclo, stock de seguridad, stock optimo y stock cero.
• Stock de ciclo. Se denomina también stock activo o normal y está
formado por los artículos que tiene para hacer frente a la demanda
normal durante un periodo de tiempo determinado. El stock activo se
consume y renueva cada cierto periodo de tiempo creando un ciclo
normal de aprovisionamiento.
• Stock de seguridad. El stock de seguridad es complementario del
stock activo y se crea para evitar la falta de existencias durante el
plazo de aprovisionamiento. El stock de seguridad sirve para hacer
frente a la demanda cuando existe incertidumbre de la misma. Ante
cualquiera de estas situaciones si la demanda es superior a la
estimada puede tener lugar una “rotura de stock” y las existencias del
almacén no pueden hacer frente a las necesidades. Para evitar esta
situación se crea un stock adicional.
• Stock optimo. El stock optimo está formado por los productos que
permiten cubrir las previsiones óptimas de ventas al mismo tiempo
que consigue una mejor rentabilidad almacén-capital invertido.

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• Stock cero. El stock cero se establece por una estrategia logística de

almacenamiento basada en la técnica del “Just In Time” (JIT), que
consiste en aprovisionar en el momento que se necesitan los
productos y materiales en la cantidad necesaria. Según este sistema,
los stocks almacenados no tiene razón de ser y como consecuencia
en la empresa no existen almacenes. Está condicionado por dos
factores: la rapidez en el suministro y el encarecimiento en el precio
de adquisición.

3.2. Tamaño y estructura del stock.

Para la empresa es muy importante mantener un nivel de stock que
guarde equilibrio con el ritmo de producción. Un stock excesivo supone
un coste añadido que puede resultar caro y un stock insuficiente
también es costoso ya que tiene como consecuencias la pérdida de la
prestación de servicios y la insatisfacción de los clientes. Para mantener
un stock equilibrado se deben conseguir los siguientes objetivos:
• Cubrir la producción, las ventas o el servicio durante el periodo que
transcurre entre dos aprovisionamientos.
• Hacer frente a la producción, las ventas o el servicio durante el plazo
de entrega de los proveedores.
• Tener la cantidad suficiente de stock para hacer frente a la demanda.
• Estar preparado ante las posibles oscilaciones del ritmo de
producción, ventas o de demanda del servicio.
En resumen, el stock total se interpreta como las existencias máximas
que se deben tener y está formado por:
• El stock normal o de ciclo que permita realimentar el almacén
durante la recepción de dos pedidos consecutivos. Este stock debe
cubrir las necesidades del centro de producción o de la cadena de
distribución o del centro sanitario.
• El stock en exposición o presentación. Se crea solo en las empresas
con venta directa al público y está formado por los artículos que
están expuestos en el lineal o estanterías.
• El stock de seguridad es un stock de reserva o protección para hacer
frente a la demanda no prevista o retrasos de reaprovisionamientos.
Hoy en día la tendencia es gestionar los stocks “Just In Time” o “Justo a
tiempo”. Se almacenan justo las mercancías que se necesitan para
hacer frente a la demanda, para ello los proveedores tiene que servir los
pedidos en el mismo día que los solicita el cliente.

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3.3. Gestión de existencias.

Gestionar los stocks tiene como objetivo resolver las siguientes

preguntas:
• ¿Cuántas unidades de cada artículo debemos tener almacenadas?
• ¿Qué cantidad debemos solicitar en cada pedido?
• ¿Cuándo debemos emitir una orden de pedido?

Mediante la gestión de stock la empresa pretende llegar a una situación

ideal que permita conocer el volumen de salidas o ventas de cada
artículo durante un periodo de tiempo programado con el fin de solicitar
al proveedor los productos necesarios. Pero en la práctica esto no es
tan sencillo. A la hora de calcular el stock necesario se plantean varios
problemas, como son:
• La dificultad de prever con exactitud el comportamiento de la
demanda.
• La necesidad de disponer de un surtido variado y cierta cantidad de
cada artículo.
• Los problemas de entrega y suministro, pues los proveedores no
siempre pueden garantizar la entrega en los plazos previstos.
• Los costes periódicos y repetitivos. Se realizan muchos pedidos que
incrementan los costes por emisión de pedidos.

La planificación del aprovisionamiento y la gestión del stock se deben

orientar para alcanzar los siguientes objetivos:
• Establecer un inventario en stocks para reducir al máximo los costes
de almacenamiento por pérdidas o daños.
• Conocer el volumen óptimo de pedido.
• Conocer el punto de pedido, para guardar un equilibrio.

3.4. Variables que afectan a la gestión del stock.

No todos los almacenes de un empresa de servicios sanitarios requieren

un control minucioso; para algunos almacenes poco importantes o que
representen inversiones pequeñas, bastará con un control no demasiado
exhaustivo. Será suficiente con controlar escrupulosamente aquellos
almacenes que suponen una inversión grande de capital, como es el
caso de un hospital. En estos stocks hay que tener en cuenta diferentes
variables, como son:
• El nivel de servicio que se oferta al usuario.
• El ritmo de demanda de los clientes.
• Los costes de gestión y existencias almacenadas.
• Los plazos de entrega de los proveedores.
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1. El nivel de servicio ofertado.

Es la capacidad de poder ofrecer al usuario los servicios de salud que
demanda en el momento en que acude al centro sanitario.
2. El ritmo de demanda de los usuarios.
La previsión de la demanda permite decidir el nivel óptimo de
mercancías que debemos almacenar. Analizando el comportamiento de
cada producto se presta mayor atención a aquellos artículos cuya rotura
de stock ocasionaría problemas en la empresa.
Para que las previsiones sean realistas debemos tener en cuenta los
siguientes factores:
• La evolución del servicio en periodos anteriores.
• Las variaciones de los últimos años.
• La situación general del mercado sanitario.
• La evolución de la competencia, en el caso de instituciones
privadas.
3. Los costes de gestión.
Se originan en la empresa por la gestión de los stocks almacenados.
Son de cuatro tipos:
• Los costes de adquisición. Son el valor de la compra cuando la
mercancía ha llegado al almacén de destino, es decir, el importe
de la factura.
• Los costes de almacenaje. Son los costes de mantenimiento, que
se producen como consecuencia de mantener los artículos en
stock: los costes del capital inmovilizado, los costes del riesgo al
que esta sometido el stock, los costes del local, instalaciones y la
maquinaria, y por ultimo los costes para conservar y mantener en
buen estado los productos almacenados.
• Los costes de reaprovisionamiento son gastos repetitivos que se
originan cada vez que se realiza un pedido, como teléfono, fax.
materiales de oficina…
• Los costes por rotura de stocks se producen cuando no se puede
satisfacer la demanda por carecer de existencias.
4. El plazo de entrega de los proveedores.
Se trata del tiempo que transcurre desde que se emite la orden de
pedido hasta que recibimos las mercancías y éstas se encuentran en
disposición de ser utilizadas en el proceso asistencial.

3.5. Rotación del stock.

La rotación del stock es el número de veces que durante un periodo de
tiempo se renuevan las existencias y se recupera la inversión del capital
circulante.
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Para calcular el movimiento de los productos en el almacén se utiliza el

índice de rotación, que mide el tiempo que transcurre desde que un
artículo entra en el almacén hasta que se produce su salida, todo ello
teniendo en cuenta el tipo de producto almacenado.
Cuando se establecen los índices de rotación ideales para cada artículo,
un factor determinante es la caducidad del producto. Obviamente,
ningún artículo puede tener un índice de rotación mayor que su fecha de
caducidad, puesto que los productos estarían caducados cuando se
produjese su salida del almacén.

3.6. Control de los materiales sanitarios almacenados.

Un objetivo fundamental de la gestión de los almacenes es conocer
cuáles y cuántos materiales hay en él, además del seguimiento
minucioso de los productos más peligrosos o delicados. Sin embargo, la
mayoría de los productos almacenados no requieren un cuidado tan
especial, por lo que el seguimiento estricto de todos los productos
sanitarios no es eficiente ni rentable.
El principio de Pareto dice que una pequeña parte del esfuerzo
consigue la mayor parte de los resultados. Esto puede aplicarse a la
gestión de los almacenes sanitarios, en los que no será necesario ni
rentable el seguimiento esmerado de todos los materiales, sino sólo el
de los pocos artículos de mayor coste. Evidentemente el principio no se
aplica directamente a los artículos peligrosos por razones de seguridad.
Mediante un registro continuo del movimiento de las existencias,
elaboración de fichas de almacén, y la revisión y el recuento de todos
los artículos almacenados (realización de un inventario), se puede
conocer la cantidad de materiales disponibles.

3.6.1. Fichas de almacén.

Se trata de un instrumento que utilizan las empresas para llevar el
control de las entradas y salidas de los productos en el almacén. El dato
de las existencias máximas y mínimas, tiene un objetivo de control, ya
que, si las mercancías se acercan al mínimo, es necesario que el
departamento de almacén informe al de compras para que adquiera más
productos. Si por el contrario se acerca a las existencias máximas, hay
que avisar para dar salida a los productos.
Las diferentes entradas y salidas van siguiendo estas pautas:
• Las entradas siempre van valoradas al precio de compra, más
todos los gastos adicionales que tuvieran, hasta que las
mercancías entren en el almacén.
• Las salidas deben valorarse el precio que tenga el producto en la
columna existencias.
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El problema se produce cuando existen entradas del producto a precios

distintos, es decir, no se saben valorar las salidas. Para determinar este
precio se emplean los procedimientos de valoración de existencias que
se analizarán en el siguiente apartado.
El seguimiento de las fichas de almacén se realiza mediante un
programa de gestión de depósitos. Esta base de datos ha de tener,
independientemente del tipo de programa utilizado, los siguientes
campos en los que figurarán los correspondientes datos:
• Nombre del producto, especificando sus posibles variantes.
• Fecha de realización del pedido.
• Nombre del proveedor.
• Fecha de entrada en el almacén.
• Número de factura del material recibido.
• Número de unidades compradas.
• Precio unitario de compra.
• Número de serie o de lote.
• Fecha de salida del almacén.
• Paciente o servicio a quien se entrega el material.
• Existencias restantes en el depósito.
Otras informaciones que pueden acompañar a estos datos son:
• Punto de pedido.
• Plazo de entrega del proveedor.
• Fecha de caducidad.

3.6.2. Inventarios.
Es conveniente que, cada cierto tiempo, se realice un recuento físico del
almacén, es decir, que se cuenten una a una las mercancías, para así
comprobar si realmente se posee lo que marcan las fichas o registros de
almacén.
Con el fin de verificar que las existencias registradas se encuentran
realmente almacenadas se elaboran los inventarios. El inventario es el
recuento manual de todos los artículos almacenados, incluyendo su
revisión para localizar aquellos productos estropeados, caducados u
obsoletos.
Realizar un inventario implica no sólo localizar cada artículo, sino
identificarlo claramente, contar el total de artículos de cada clase y
variedad, registrarlos, separar los artículos inservibles y verificar si
existen en los registros del almacén.
Inventariar al final de cada jornada una parte de los artículos del
almacén, en vez de todos a la vez en unos días fijos, es la base del

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inventario rotativo, junto al principio de Pareto: unos pocos artículos

necesitarán por ser más sensibles una revisión más frecuente que el
resto.
Otra alternativa es el inventario permanente, que consiste en inventariar
diariamente las existencias de los productos que hayan registrado
movimientos de entrada y salida ese día. Así, si hubiera alguna
discordancia entre el material inventariado y el registrado, su causa
sería sencilla de determinar.

3.7. Determinación del volumen de existencias.

Uno de los principales problemas que surge en el estudio de los

almacenes es determinar el volumen de existencias que el centro
sanitario ha de tener almacenado para, con el menor coste posible,
hacer frente a la demanda de los usuarios.
Existe un modelo llamado de previsión perfecta que da por conocido el
ritmo de demanda de las existencias y prevé el momento en que se van
a agotar los productos para proceder a su reposición. Aun así, se
establece un stock de seguridad para evitar un posible
desabastecimiento.
Gráficamente, la evolución sería:

Siendo S, el volumen de pedido; C, el número de unidades que salen

del almacén por día; y S/C, el periodo de aprovisionamiento o número
de días que tardan en agotarse las mercancías.
La valoración de existencias informa al centro sanitario sobre la
cantidad que tiene invertida en los artículos disponibles en el almacén o
sobre los gastos ocasionados por cada mercancía utilizada.
En la valoración de existencias se aplica el precio de adquisición o el
coste de producción de las mismas.
Tratándose de elaboración propia, se computarán las materias primas,
los consumos, la mano de obra y todos aquellos gastos relacionados,
según el sistema de costes aplicado.

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El precio de adquisición comprenderá el consignado en la factura más

todos los gastos adicionales que se produzcan hasta que la mercancía
esté en el almacén, como son los transportes, los seguros, los envases,
carga y descarga, etc.
Cuando hay que asignar el precio unitario de adquisición, generalmente
se imputan estos gastos según las unidades y los precios, aunque la
imputación de los transportes puede hacerse en relación al peso.
Para valorar las salidas y existencias finales el Plan General de
Contabilidad (la normativa contable) adopta con carácter general el
sistema del precio medio ponderado. Los métodos FIFO, LIFO u otros
parecidos son aceptados, dependiendo de las preferencias de contables
y gerentes, como criterios valorativos.
• El método FIFO (first in, first out; primera entrada, primera salida)
consiste en dar salida a las mercancías en el mismo orden en que se
adquirieron. De esta forma, el material utilizado se valora a precios
antiguos y las existencias aún disponibles, a los actuales o a los más
recientes. En épocas de inflación el método FIFO no es aconsejable
ya que la continua subida de los precios conducirá a una
sobrevaloración de las existencias almacenadas.
• EL método LIFO (last in, first out; última entrada, primera salida) da
salida a las mercancías en orden inverso a su compra, lo opuesto al
FIFO. Las existencias del almacén se valoran a los precios más
antiguos y el material utilizado a los precios actuales. Es aconsejable
en periodos inflacionistas, pero no en épocas de estabilidad
monetaria.
• El precio medio ponderado (PMP) intenta superar las desventajas de
los dos métodos anteriores. Consiste en valorar las existencias al
precio resultante de dividir la suma de las diversas cantidades
adquiridas, multiplicándolas por su precio de adquisición, entre la
suma de las cantidades. El precio obtenido es el que se aplicará a
cada unidad que salga del almacén. Cada vez que se efectúe una
nueva compra deberá volver a calcularse el PMP de las existencias
para aplicarlo a las salidas futuras.
Otros métodos de valoración son el HIFO y el precio de reposición.
“La más alta entrada es la que sale antes” es la máxima del método
HIFO. Primero se vende lo que se compra a un precio más alto.
Cuando se valoran las existencias al precio que se estime van a
adquirirse en un futuro cercano, estamos ante el método de precio de
reposición. Como anticipa los precios que se cree que va a haber en el
futuro distorsiona el precio de las existencias, contribuyendo, así, a la
inflación. A pesar de este serio inconveniente, se usa este criterio como
método de estudio de la evolución de los mercados y los precios.

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3.8. Gestión estadística de stocks.

Así se llaman los métodos de análisis de los stocks de productos sujetos

a demanda externa independientes. Esta demanda puede ser
determinista y perfectamente conocida o bien aleatoria y desconocida. Y
en este caso se prevé la demanda mediante métodos estadísticos, los
cuales estiman la distribución que mejor la representa y sus parámetros
esenciales, que son la media y la varianza.
Debido a la dificultad y coste de hacer estas estimaciones, se suele
emplear la distribución normal (o de Gauss) para productos con
demanda continua y elevada, y la distribución de Poisson para
productos con demanda discreta y reducida. Para productos
especialmente importantes se pueden hacer estimaciones más precisas
empleando la distribución de Laplace, binomial o gamma.
La gestión estadística del stock se basa en la construcción de modelos
matemáticos sencillos en los que están representados los costes
relevantes asociados a los stocks, los cuales están afectados por las
decisiones que se tomen en la gestión de los stocks.
Las decisiones a tomar para el stock de cada producto son las
siguientes:
• Periodo de revisión del stock. La clave es ¿cada cuánto tiempo se
revisa el stock para conocer las existencias del producto en
almacén?. La revisión del stock puede ser continua o periódica. Con
la continua se tiene un conocimiento permanente de los datos
anteriores y con la periódica habrá que fijar el periodo de revisión y
tener en cuenta que el nivel del stock es desconocido desde que se
hace una revisión hasta la siguiente (salvo que la demanda sea
determinista).
• Tamaño del lote de abastecimiento. Se puede pedir siempre la misma
cantidad o bien variar la cantidad de un pedido a otro. Que el lote
tenga un tamaño constante simplifica su cálculo y la gestión del stock.
En cambio, la variación del tamaño del lote hace la gestión más difícil,
pero más flexible, con lo que quizá sí se pueda hacer una gestión
más económica.
• Momento de lanzamiento de los pedidos. Para una demanda
determinista, el stock existente en el instante del lanzamiento del
pedido debe cubrir exactamente la demanda durante el plazo de
entrega del pedido, tanto si la revisión del stock es continua como si
es periódica, ya que con demanda determinista se conoce el nivel del
stock en ambos casos. Para una demanda aleatoria, habrá que tener
en cuenta que desde el instante que se lance el pedido hasta que se

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reciba, es decir, durante su periodo de entrega, el stock no podrá

cubrir los posibles aumentos de la demanda sobre su valor medio.
Esto es así en el caso de revisión continua del stock. Cuando se
emplee revisión periódica del stock si hacemos el lanzamiento del
pedido en el mismo instante de la revisión, el periodo de
incertidumbre será el periodo de revisión más el plazo de
abastecimiento del pedido.

4. SEGURIDAD E HIGIENE EN LOS ALMACENES SANITARIOS

El real decreto 2259/1994, de 25 de noviembre, por el que se regulan los

almacenes farmacéuticos de medicamentos de uso humano en su
artículo 6, locales y almacenes, indica:
1. Las instalaciones de los almacenes farmacéuticos reunirán las
condiciones necesarias para que quede garantizada la correcta
conservación y distribución de los medicamentos, sustancias
medicinales y demás productos farmacéuticos.
2. Las dependencias de estos establecimientos permitirán el correcto
almacenamiento, con la debida separación entre los medicamentos,
sustancias medicinales y demás productos farmacéuticos. Contarán,
como mínimo, con un laboratorio de análisis (aquellos almacenes que
adquieran productos a granel, para su distribución al detalle) y con
zonas independientes destinadas a:
a) Las sustancias que requieran acondicionamientos especiales.
b) Los medicamentos y sustancias estupefacientes, con garantías de
cierre.
c) Los medicamentos que requieren para su conservación condiciones
especiales de temperatura.
3. Las citadas instalaciones deberán encontrarse perfectamente
separadas e independientes de cualesquiera otras que pertenezcan a la
misma entidad, ya sean comerciales, industriales o profesionales.
4. En los almacenes habrá acondicionamientos especiales para la
conservación de las sustancias y medicamentos de acuerdo con su
naturaleza y peligrosidad, teniendo debidamente separados y
conservados los que contengan estupefacientes o sustancias
psicotrópicas muy activas, peligrosas, inflamables, explosivas, etc.
Asimismo estarán debidamente separadas las especialidades
farmacéuticas o sustancias medicinales caducadas.
5. Serán de aplicación aquellas normas específicas sobre las
instalaciones de almacenes que contengan sustancias especiales.

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En el almacén de un centro sanitario hay materiales de muy distinta

naturaleza, estéril, lábil, peligroso, caducado..., que precisan unas
condiciones de almacenado particulares para cada tipo de material.

4.1. Material estéril.

Para que el cuidado de estos materiales o su circulación por el almacén

permitan la preservación de la esterilidad, en el lugar debe mantenerse
una higiene escrupulosa. La limpieza será diaria, siguiendo los
procedimientos corrientes y sin que sean necesarios trapos estériles o
productos especiales. El persona! que trabaje allí vestirá un uniforme
propio, que habrá de cambiarse para salir del almacén.
El servicio ha de permanecer cerrado y el material ha de manipularse lo
mínimo posible, salvo para verificar la fecha de caducidad. Para evitar
que el polvo se acumule sobre los envoltorios exteriores, los estantes
han de poder cerrarse o, al menos, han de ser de rejilla. El carro de
transporte del material sucio ha de ser distinto del de transporte de
material esterilizado.
El responsable de la recepción del material esterilizado debe revisar
todos los paquetes para cerciorarse de que:
• Si es material de un solo uso, lleve indicados en el envoltorio externo
el tipo de material, el procedimiento de esterilización y la fecha de
caducidad de ésta; además, los indicadores físicos de esterilización
deben haber virado al color correcto.
• Si se trata de material esterilizado en el centro. tenga impresa en el
envoltorio externo la fecha, de caducidad y los indicadores, cuyo color
habrá cambiado apropiadamente.
Si no se cumplen estas condiciones, el material retornará al lugar de
procedencia, sea el proveedor o el servicio de esterilización. Lo mismo
habrá de ocurrir si el envoltorio exterior está roto, húmedo o estropeado
en alguna forma: el material se considerará contaminado y se
devolverá.

4.2. El material lábil.

Las sustancias perecederas son aquellas que caducan antes de
transcurridos cinco años desde la fecha de fabricación. Son
perecederos muchos medicamentos y reactivos, entre éstos los
radioisótopos. Las sustancias perecederas han de llevar en el ángulo
superior derecho de las dos caras principales del embalaje exterior un
símbolo negro similar a un reloj de arena. Será necesario estar más
pendientes de su rotación en el almacén para evitar que caduquen sin
haber salido de él.
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Las sustancias termolábiles son las que se alteran fácilmente por la

acción del calor. Para evitarlo, algunas deben conservarse en ambiente
fresco (de 10 a 20ºC), otras en frigorífico (entre 2 y 8ºC )y otras a
temperaturas muy bajas (de -20 a +10ºC). Los medicamentos que
necesiten guardarse en el frigorífico llevarán en el lugar citado antes una
estrella de cinco puntas. Los equipos refrigerantes han de disponer de
estos tres sistemas de seguridad:
• Un sistema de seguimiento de temperaturas: sea un termómetro de
máxima u otro equipo. Los registros de temperaturas se archivarán
periódicamente.
• Un sistema de alarma que reaccione cuando la temperatura rebase el
intervalo marcado. Es recomendable que la alerta sea mixta, sonora y
lumínica y que se pruebe su funcionamiento periódicamente.
• Un generador autónomo de energía para garantizar la refrigeración
en ausencia de corriente eléctrica.
Los productos fotosensibles son los que se alteran por la acción de la
luz. Llegan siempre protegidos por un embalaje especial, que debe
conservarse, pero, además, es conveniente guardarlos, mientras no se
usen, en un lugar resguardado de la luz, por ejemplo un armario
cerrado. Las películas radiográficas son un buen ejemplo de este tipo de
material.
Los productos higroscópicos son los que absorben agua, por lo que han
de conservarse en ambientes secos. Puede ser suficiente un armario
alejado de las áreas húmedas o llegar a necesitarse un equipo des-
humidificador del aire, con registro, alarma y generador autónomo de
energía.

4.3. Materiales peligrosos.

Los materiales peligrosos son aquellos que tienen algún riesgo
particular, como los productos muy tóxicos, los muy reactivos o los
sometidos a seguimiento administrativo especial. Es lo que ocurre con
muchos de los reactivos de los distintos laboratorios. Estos materiales
sólo debe manipularlos el personal autorizado, por lo que han de
guardarse en un armario con cerradura de seguridad, cuya llave quede
en manos de la persona responsable del almacén.
La peligrosidad de las sustancias almacenadas se indica en la etiqueta
mediante símbolos, llamados pictogramas, dibujados en negro sobre
fondo amarillo naranja; en cada etiqueta van un máximo de dos
pictogramas, acompañados por las indicaciones de peligro
correspondientes. La etiqueta incluirá también frases R, que informan
sobre algunos riesgos específicos de la sustancia etiquetada, y frases S,
normas para el uso prudente de esa sustancia; tanto las frases R como
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las S pueden combinarse entre sí en oraciones más complejas. Las más

importantes de unas y otras se resumen en los Cuadros 5.7 y 5.8, res-
pectivamente.
De entre todos los materiales peligrosos, tal vez los más conocidos sean
las sustancias explosivas y las inflamables, ambas con sus normas
específicas. Cuando en el almacén se guarden más de 200 litros de
líquidos inflamables, se necesitarán contenedores especiales instalados
fuera de la planta. Aunque las cantidades sean menores, el sentido
común aconseja mantenerlas en un almacén dotado con el número
suficiente de aparatos y recursos que permitan:
• Prevenir los siniestros, evitando o limitando al máximo el uso de
elementos iniciadores de un incendio: materiales combustibles,
consumo de tabaco en la sala, etc.
• En caso de que se produzcan incendios, combatirlos y evitar su
propagación por medio de: extintores, depósitos productores de
ambientes no comburentes, maquinaria para la aspiración de gases y
vapores inflamables y para la condensación del polvo combustible,
detención de la circulación de aire, etc., según el caso.
Las normas de seguridad sobre el almacenamiento de productos tóxicos
se resumen en:
• Orden de 18 de julio de 1991, por la que se modifica la Instrucción
técnica complementaria MIE, referente a almacenamiento de líquidos
inflamables y combustibles. BOE de 30-07.
• Ley 20/1986, de 14 de mayo, básica de residuos tóxicos y peligrosos.
BOE de 10-05.
• Real Decreto 668/1980, de 8 de febrero, sobre almacenamiento de
productos químicos. BOE de 14-04.
Si se almacena tan sólo una cantidad pequeña de líquidos inflamables,
puede ser suficiente con un armario especial, resistente al fuego y con
cierre hermético.
Las sustancias radiactivas pueden irradiar al medio o a los trabajadores
o bien dispersarse en el ambiente, irradiando después. Para asegurarse
de que se disminuyen al máximo ambos riesgos, la Administración debe
hacerlo con quienes distribuyen, almacenan o utilizan radioisótopos,
cumplen los requisitos de seguridad y concederles una autorización
específica. Entre los requisitos solicitados consta que los radioisótopos
deberán guardarse en un recipiente hermético y blindado, debidamente
etiquetado, clasificado, ordenado y guardado bajo llave.
Normalmente, los centros almacenan sólo el material radiactivo que
necesitarán durante los siguientes días o semanas en una zona
inaccesible a las personas ajenas a esta tarea. Anexo al almacén habrá

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un lugar, protegido con un blindaje propio, para desembalar los

paquetes o tomar de los envases la cantidad necesaria para el
diagnóstico o tratamiento de cada paciente.
Para acortar al máximo la circulación de material radiactivo, la zona de
manipulación de radioisótopos estará cercana a la sala en que se le
administren al paciente y a la sala de exploración.
En todos estos lugares hay cierto nivel de radiactividad ambiental, por lo
que debe existir un vestuario con esclusa para cambiarse de ropa antes
de entrar o salir de ellos. Las personas que manipulen los radioisótopos
tendrán los equipos necesarios de protección personal.
Por lo que se refiere a medicamentos terapéuticos peligrosos, podemos
señalar las hormonas, los glucocorticoides, etc., pero nos detendremos
en los psicotropos, los estupefacientes y los productos de especial
control médico, a los cuales se aplica una normativa particular.
Los medicamentos psicotrópicos son los que tienen efectos especiales
sobre las funciones psíquicas. Llevan impresa en la caja, en el mismo
lugar que los citados unos párrafos más arriba, una circunferencia con
una línea vertical que la divide en dos o un círculo con la mitad derecha
pintada de negro. Los medicamentos estupefacientes son aquellos que
causan disminución del estado de consciencia y adicción. Llevan
impreso un círculo negro. Los medicamentos de especial control médico
son los que pueden causar efectos adversos muy graves si no se
utilizan en condiciones muy estrictas. Son los que incluyen como
principios activos los derivados de la vitamina A administrados por vía
general: la talidomida, el ácido acetohidroxámico o la clozapina. En su
envase constará el texto Especial Control Médico y las siglas ECM.

4.4. El material caducado y el material defectuoso.

El material defectuoso es aquel rechazado por el departamento de

vigilancia o control de calidad, según criterios previamente establecidos.
Debe almacenarse en un lugar visiblemente separado del material
utilizable hasta su devolución al proveedor.
Los medicamentos caducados y, por tanto, inutilizables se almacenarán
también separadamente hasta su destrucción, que deberá realizarse
siguiendo las normas pertinentes sobre eliminación de residuos
sanitarios.
Entre los productos cuya esterilidad haya caducado existen dos grupos:
los productos metálicos, que se pueden volver a esterilizar, y los
plásticos, vidrios, gomas que, generalmente no pueden reesterilizarse.

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5. PERSPECTIVAS FUTURAS

La tendencia actual incide en que un punto importante en el que basar la

reducción del gasto sanitario sería la reducción de los almacenes y el
empleo de las tecnologías de la información como factor favorecedor de
una gestión más eficaz del aprovisionamiento.

5.1. Reducción de los almacenes.

Los expertos en gestión suelen coincidir en la necesidad de reducir los
almacenes hospitalarios a la mínima expresión. Los almacenes
inmovilizan muchísimos bienes, emplean un gran número de recursos
humanos, ocupan mucho espacio del hospital que podría ser empleado
para otras funciones y, en definitiva, son un coste añadido.
Los almacenes son casi una carga para el hospital, por lo que se han
propuesto varias medidas para reducir su tamaño. Una de ellas es la
firma de acuerdos con algunos servicios hospitalarios para que se
encarguen de la gestión de una pequeña parte del stock, la que guarda
relación con su actividad asistencial.
Otra medida que podría reducir el tamaño de los almacenes sería la
contratación de entidades que se encargaran de la gestión de los
suministros y que se dedicaran a hacer la compra de productos,
colocándolos en el lugar correspondiente a su debido tiempo. La idea es
que los proveedores podrían tener un almacén con el material que el
hospital necesita y éste facturaría a la compañía en función de lo que le
pidiera.
Las unidades de gestión de los hospitales son las que deben definir los
criterios de compra y aprovisionamiento, así como los relativos a las
relaciones con las empresas proveedoras. Esta unidad debe ser la
responsable de todo el proceso y la que controle de forma periódica
cómo se está gestionando la logística de su hospital.
Además, es necesario que los directivos y profesionales se impliquen en
la gestión logística, participando en el diseño de su catálogo de
productos, en el asesoramiento de las características de los concursos
y, sobre todo, en la asunción de una cultura de uso razonable de los
productos.
Para frenar el incremento del gasto relacionado con las compras es
necesario aplicar una batería de medidas en las que se implique a toda
la organización y a las contratas.
Algunas de las medidas relacionadas con los proveedores han sido la
negativa a aceptar incrementos de precios unilaterales (las tradicionales
subidas anuales), la disminución progresiva del número de contratas allí
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donde es posible y el control continuo del trabajo que realizan todas

estas empresas en el hospital.

5.2. Empleo de tecnologías de la información.

Un ejemplo del cambio que se está produciendo en relación a la
adquisición de productos sanitarios es el uso del comercio electrónico.
El Servicio Andaluz de Salud (SAS) ahorró un 15,2 por ciento en la
adquisición de los productos sanitarios durante los últimos 18 meses
gracias al uso del comercio electrónico a través de la Central Logística
de Compras, entidad perteneciente al SAS que permite la realización de
estas operaciones y que empezó a funcionar en el año 2000.
La Central Logística de Compras es la entidad que permite adquirir los
productos sanitarios a través de la página Web del SAS y de la intranet
corporativa. En ella, los profesionales de los centros sanitarios
encargados de realizar estas adquisiciones pueden consultar todos los
datos técnicos y económicos de los productos existentes en el mercado.
De esta forma, los productos de una misma categoría se muestran en un
escaparate electrónico, lo que permite comparar sus precios y
características para facilitar las compras con los criterios de máxima
rentabilidad y eficacia. Asimismo, este sistema favorece la participación
de las empresas proveedoras en términos de igualdad y competencia
entre las mismas para ofertar mejores precios. De hecho, muchos
productos sanitarios han sufrido una reducción en sus precios de hasta
un 20%.
Además, el comercio electrónico permitió reducir los costes y los
tiempos de los trámites administrativos, ya que permite que buena parte
de éstos y de su seguimiento se realicen de forma virtual entre las
empresas y la Administración sanitaria. A través de Internet, las
empresas proveedoras pueden obtener los pliegos de los concursos
públicos, recibir información sobre licitaciones y convocatorias de las
mesas de contratación, realizar sus ofertas económicas y enviar
facturaciones.
Igualmente, durante el próximo año se iniciará la implantación del
Sistema Integrado de Gestión Logística (SIGLO), una nueva herramienta
informática que se incorporará a los almacenes de los centros sanitarios
y que permitirá centralizar toda la información sobre los productos
adquiridos, almacenados y consumidos. Este sistema garantizará la
máxima eficacia y racionalidad en el aprovisionamiento,
almacenamiento, distribución y consumo de productos en los centros
sanitarios.

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6. BIBLIOGRAFÍA
• GONZÁLEZ BUENO, A. Manual de legislación farmacéutica,
Madrid,1999.
• MINGO, GJ.; SÁNCHEZ-CASADO, G. Operaciones administrativas y
documentación sanitaria. Editex. Madrid, 2005.
• ORTEGA, A. Organización y gestión del área de trabajo. McGraw-Hill.
Madrid, 2000.
• ROSELL, MG. Evaluación y control de contaminantes químicos en
hospitales INSHT. Documento técnico Nº 57. Barcelona, 1986.
• Decreto 259/1993, de 30 de diciembre, del Gobierno Valenciano.
Ordenación sanitaria de los servicios farmacéuticos hospitalarios en
Email: Preparadores@arrakis.es • Web: http://www.preparadoresdeoposiciones.com

la Comunidad Valenciana.
• DIRECTIVA 93/42/CEE. Productos sanitarios.

NOTAS
REV.: 11/05

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