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1. Acta de Constitución del Proyecto (Chárter Plantilla)

un proyecto (Chárter)

1. Información General
1.1. Descripción del Proyecto
Abrir una papelería dentro de la institución que proporcione los materiales necesarios
para los alumnos y a los docentes de la institución para evitar que salgan de la
institución y pongan en peligro su integridad, además de ahorrarles tiempo y
esfuerzo a los alumnos y tengan todo lo necesario para realizar sus trabajos.
Justificación del proyecto:
Se quiere llevar a cabo para que alumnos y maestros tengan la facilidad de
adquirir un material que necesiten dentro de la institución y así no tengan que salir
de la institución para ir a comprar en dado caso de que necesiten algún material
y lo puedan encontrar aquí.
Fecha de inicio Fecha de finalización Duración
06/Septiembre/2022 06/Diciembre/2022 3 meses

1.2. Director del Proyecto y Patrocinador

Patrocinador del
Director del Proyecto Nivel de Autoridad
Proyecto
Dirección Departamento de
Roxana Cedillo Finanzas
Cipriano Tiene autoridad para aprobar
cualquier cambio en la lista de Laura Yolanda Alvarado
las actividades, así como en el Reyes
presupuesto empleado para el
proyecto.

1.3. Descripción del Producto, Servicio o Resultado/Entregables

-Destacan algunos lápices, plumas, borradores y hojas; estos en si pueden ser de distinto
color para la preferencia de los alumnos al igual que puede variar el diseñode cada uno de
ellos.
-También se podrán encontrar cartulinas, papel cascaron y hojas blancas en caso de que a
los estudiantes se les encarguen tareas donde lleguen a ocupar estos materiales.
-En cuanto a servicios contaremos con computadoras para que los estudiantes puedan
-Impresiones
-Escaneos
-Copias
1.4. Objetivos del Proyecto
Objetivo General:
Implementación de una papelería en el instituto para ahorrarles tiempo y
esfuerzos a los estudiantes de conseguir los materiales que necesitan para
elaborar sus trabajos y tareas.

Objetivos Específicos:
- Satisfacer las necesidades de los estudiantes
-Ofrecer productos de buena calidad
-Tener un precio accesible para todos
-Contar con un servicio rápido y eficaz
-Brindar una buena atención a los clientes

1.5. Requisitos del proyecto

-Debemos de considerar cuales son los mejores lugares dentro de la institución
-Que sea de facil acceso y quede cerca de las aulas de los alumnos
-No excedernos del presupuesto estimado
-Debe de contar con un espacio considerable para poder así organizar de una
mejor manera los equipos y los productos que se utilizaran
-Realizar un análisis de mercado para saber que productos son los que más se
utilizan
-Contemplaremos a los distintos proveedores
-Seleccionar al proveedor correcto
-Debemos de buscar y contratar al personal adecuado
-Proporcionarle una capacitación correspondiente para que así haya una mejor
integración en el área de trabajo

1.6. Resumen del Cronograma de Hitos

Descripción del Hito (milestone) (actividad) Fecha estimada
A – Inicio del proyecto 06/09/2022
B – Identificación del área 07/09/2022
C - Selección del área 09/09/2022
D – Limpiar área 12/09/2022
E – Organizar área 14/09/2022
F – Buscar proveedores de materiales y equipo 20/09/2022
G – Seleccionar proveedores de material y equipo 21/09/2022
H – Comprar material y equipo al proveedor 23/09/2022
I – Recibir material y equipo 29/09/2022
J – Instalar equipo y materiales 30/09/2022
K – Analizar que productos se vendaran 05/10/2022
L – Buscar proveedor de productos 10/10/2022
M – Seleccionar proveedor de productos 12/10/2022
 N – Comprar productos al proveedor 13/10/2022
O – Recibir productos de papelería 19/10/2022
P – Revisión e inventario de productos 20/10/2022
Q – Instalación de papelería 24/10/2022
R – Búsqueda de personal 27/10/2022
S - Selección de personal 03/11/2022
T – Capacitación de personal 08/10/2022
U – Publicidad 21/11/2022
V – Presentación del proyecto 06/12/2022
W – Administración del proyecto 06/12/2022

Nota: Fechas específicas para los hitos del proyecto serán determinadas durante
la fase de Planificación, y no durante la fase de Iniciación con la presente Acta de
Constitución del Proyecto

1.7. Resumen del Presupuesto

Del presupuesto establecido por el director que fue de 100,000 pesos hemos
analizado los posibles gastos que podríamos generar y llegamos a la conclusión de
lo que nosotros necesitaremos para poder comprar todos los materiales y productos
de la papelería son 30,000 pesos esto se divide en dos:
-Material y equipo que tendrá un gasto total de 16,593 con los cuales se compraran
• Impresoras
• Tintas o cartuchos
• Estanterías
• Vitrinas
• Mostrador
• Computadora
- Productos de papelería los cuales tendrán un valor estimado de 13,407 pesos
con esa cantidad de dinero se compran distintas cantidades de productos por
mayoreo, por ejemplo:
• Carpetas
• Folders
• Protectores de hojas etc.
• Lápices
• Plumas
• Tijeras
• Borradores
• Sacapuntas
• Resistol
• Carpetas
• Clips
• Marcadores para pizarrón
• Entre gran variedad de productos
 - Además, guardaremos 15,000 pesos en dado caso que hubiera algún
problema o percance

Nota: El presupuesto final o definitivo será determinado durante la fase de

Planificación, y no durante la fase de Iniciación con la presente Acta de
Constitución del Proyecto.

1.8. Supuestos
-La papelería les gustara a los estudiantes
-El presupuesto determinado alcanzara para todos los gastos
-La papelería es de gran utilidad en la institución
-El patrocinador aprobara el proyecto
-La papelería cuenta con buena ubicación
-Se ofrecen siempre productos de buena calidad
-El personal tendrá una buena capacitación
-Contar con los servicios de la institución

1.9. Restricciones
-Pocas relaciones con proveedores
-Tener un bajo nivel de confianza de los clientes
-Contar con poco personal
-Contar con un presupuesto limitado
-Tenemos una fecha establecida para realizar el proyecto
-Escases de producto

1.10. Riesgos del Proyecto

-Que los productos lleguen en mal estado
-Que los proveedores nos queden mal con los acuerdos llegados al inicio
-No haber realizado un buen análisis de mercado
-No haberle proporcionado la capacitación adecuada al personal
-Tiempo limitado para los servicios de la papelería
-Mal recibimiento o impresión del proyecto por parte de los alumnos
-Fallas en los equipos y servicios

2. Información del Negocio o Institución

2.1. Interesados
Nombre del Interesado Expectativas
Consideraría que sería una buena inversión si lograran
Javier Octavio Núñez implementarlo exitosamente, cumplimiento claramente con
Ramírez los términos de la institución.
 Gustavo Emilio Rojo
Velásquez
Roxana Cedillo Cipriano
Laura Yolanda Alvarado
Reyes
Consideraría que la implementación del proyecto dentro de
la institución beneficiaria tanto a los alumnos como a los
docentes y también beneficiaria de manera económica a la
institución.
Cumplir con el proyecto de la papelería en tiempo y forma
Cumplir con el presupuesto acordado de manera exitosa

2.2. Requisitos de Aprobación del Proyecto

-Administración del presupuesto establecido
-Realización de una lista de actividades a desarrollar durante el proyecto
-Coordinar que las actividades se cumplan antes de finalizar el tiempo determinado
-Identificación del lugar del proyecto
-Autorización por parte del patrocinador del proyecto

3. Autorizaciones
Nombre Titulo Firma Fecha
Javier Octavio Director Javier Octavio Núñez Ramírez 29/08/2022
Núñez Institucional
Ramírez

Roxana Director de Roxana Cedillo Cipriano 30/08/2022

Cedillo proyecto
Cipriano
Laura Yolanda Patrocinador Laura Alvarado 31/08/2022
Alvarado
Reyes

Gerente de Alfredo Llanas Lechuga 01/09/2022

Alfredo Llanas proyecto
Lechuga
 4. Diagrama Organizacional

Director de proyecto
Roxana Cedillo Cipriano

Patrocinador
Laura Yolanda Alvarado Reyes

Gerente de proyecto
Alfredo Llanas Lechuga

Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de Gerente de

finanzas almacén Recursos mercadotecnia ventas compras
Alexis Fernando Ariel Jesua Humanos (prov.)
Cesar Manuel Ana Isabel
Martínez Delgado Santiago Santiago Pedro Antonio Lizardo Álvarez Rosales Gael Santos
López Hernández Tovar Rodríguez

Contador Inventario Reclutamiento Publicidad Realizar

y selección de pedidos a
Jesús Manuel Jairo Yahir personal Ana Laura proveedores
Chaidez Olivares Hernández Martínez
Hernández Raul Cazares Zavala Anahi Santiago
Quintanilla Pedraza

Cajero Capacitador de Promotor Recibir

personal pedidos de
Oscar Martin Rodrigo proveedores
Rodríguez Alexandra Morales
Rodríguez Castillo Meraz Cazares Jose Antonio
Luna Garcia