ACTA N°03-2022-APCI-CGTD

Comité de Gobierno y Transformación Digital

Fecha: martes 15 de marzo 2022 Hora inicio: 15:07 horas

Sesión virtual Hora término: 17:17 horas

I. PARTICIPANTES

● Representante del Titular de la APCI: Álvaro Carrillo Mayanga – jefe de la Oficina General de
Administración (OGA).
● Líder del Gobierno y Transformación Digital: María Helena Saravia Benavides - asesora de la
Dirección Ejecutiva (DE).
● Jefe de la Unidad de Sistemas e Informática (USI), Orlando Vásquez Rubio - secretario
técnico del CGTD.
● Responsable de la Mejora de Atención a la Ciudadanía: César Díaz Díaz, jefe de la Oficina
de Planeamiento y Presupuesto (OPP)
● Jefe de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto (OPP): César Díaz Díaz.
● Director de la Dirección de Operaciones y Capacitación (DOC): Jaime Mosqueira López.
● Jefe de la Unidad de Adquisiciones y Servicios Generales (UAS) y Responsable Operativo
del Modelo de Gestión Documental (MGD): María Sánchez Valera.
● Oficial de Seguridad y Confianza Digital: Jonathan Ortiz Muñoz– Analista de Redes e
Infraestructura de la Unidad de Sistemas e Informática (USI).
● Jefa de la Unidad de Administración de Personal (UAP): Ruth Sosa Ronceros.

El presidente del CGTD verificó la asistencia de todos/as los/as integrantes del Comité de
Gobierno y Transformación Digital (CGTD) designados en la APCI mediante Resolución
Directoral N°048-2019/APCI-DE de fecha 16 de abril de 2019, y se prosigue con la sesión.

Adicionalmente asistieron como invitados:

● Marcial Soto Sánchez - profesional de USI.
● Diego Camarena Sánchez - profesional de USI.
● Cecilia Pacheco Torres – coordinadora de imagen y comunicaciones de la DE.
● Claribel Enriquez Aliaga – supervisora de trámite documentario y archivo.

II. AGENDA

1. Avances del programa de lanzamiento del Portal Colaborativo.

2. Avances del programa de lanzamiento de la Casilla Electrónica.
3. Evaluación del PGD al 31 de diciembre teniendo en cuenta los indicadores incluidos en la
Tabla 9 del PGD de la APCI.
4. Reporte sobre los informes que corresponden a los trimestres y semestres del presente año.
5. Avances del programa de trabajo para la presentación de video de bienvenida a la APCI con
la inclusión del lenguaje de señas en el GOB.PE.
6. Reporte de acciones realizadas en torno a la posible solución que permita contar con la óptima
trazabilidad de la documentación que se emita por sistema de trámite con el MRE.
7. Avances y/o acciones sobre la investigación de necesidades de la ciudadanía.
8. Lineamientos para la Propuesta de acciones para atender los procesos señalados en el
numeral 16.2 del artículo 16, del Reglamento del Decreto de Urgencia Nº006-2020, que crea
el Sistema Nacional de Transformación Digital.
9. Seguimiento bimestral del Programa de trabajo de la implementación del MGD del 2022.

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III. DESARROLLO DE LA AGENDA

Se da la bienvenida a los participantes e invitados a la sesión virtual, y a continuación se prosigue

con los puntos previstos en la agenda:

1. Avances del programa de lanzamiento del Portal Colaborativo (Intranet)

Sobre este punto de agenda, el jefe de USI informa que, de acuerdo a lo señalado en el Acta
de la sesión anterior, las actividades 1 Presentación ejecutiva y 2 Prueba Piloto, del Programa
de Lanzamiento del Portal Colaborativo, fueron implementadas.

En cuanto a las actividades siguientes, el estado a la fecha, es como sigue:

⮚ 3. Elaboración de Lineamientos: se desarrolló un proyecto de los Lineamientos para el uso
del Portal Colaborativo. Este documento tuvo dos revisiones por parte de la OGA y de la
Asesora de la DE, posteriormente, el 7 de marzo, fue compartido -vía correo electrónico-
con la OAJ y la OPP para sus comentarios y/o aportes.

El 11 de marzo, mediante MEMORANDUM 0098-2022-APCI/OPP, la OPP se pronuncia

formalmente, recomendando replantear el documento considerando una lógica de uso de
una herramienta (como podría ser una guía o un manual), y que bajo esa premisa se
ilustren las situaciones de uso de las diferentes opciones que ofrece la herramienta y,
complementariamente, se señalen las reglas y previsiones para el cumplimiento de las
mismas por parte de los usuarios y responsables.

De acuerdo a lo señalado por el órgano técnico, la propuesta ha sido replanteada y

adecuada a una Guía para el Uso del Portal Colaborativo (Intranet) de la Agencia Peruana
de Cooperación Internacional – APCI.

Es importante precisar que, de acuerdo al Programa de lanzamiento para el Portal

Colaborativo, la aprobación y comunicación de la Guía para el Uso del Portal Colaborativo
(Intranet) de la APCI, está prevista para la última semana de marzo. En ese sentido, la
UAP compartirá el nuevo proyecto formalmente para comentarios y aportes de la OAJ y
OPP.

⮚ 4. Capacitación: se han desarrollado los temas y definido las fechas de capacitación,

quedando de la siguiente manera:
○ Capacitación para administradores del portal colaborativo (viernes 18 de marzo).
○ Capacitación para el uso del portal colaborativo (viernes 01 de abril).

Lo que sigue es:

⮚ 5. Puesta en marcha y estrategia de difusión: se está previendo la puesta en marcha para
la semana de Aniversario de la institución.

2. Avances del programa de lanzamiento de la Casilla Electrónica

Sobre este punto de agenda, la OAJ precisó, respecto al desarrollo de la directiva que estaba
prevista inicialmente en el punto 1 del programa de lanzamiento de la Casilla Electrónica, que
en atención a los alcances y asignación de las responsabilidades que están contenidas en el
texto del documento desarrollado, se ha considerado pertinente denominarlo “Reglamento”,
tal como se ha utilizado en el caso de otras entidades.

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Luego, el jefe de USI informa que, en el marco de la revisión de la propuesta de Reglamento

del Sistema de Casilla Electrónica, se sostuvo una reunión el 02 de marzo, con la OAJ, DOC,
CIS, DFS, OGA, OPP y la OGA-UASG en donde se acordó lo siguiente:

⮚ La OAJ efectuará los ajustes respectivos al proyecto a partir de los comentarios y

recomendaciones brindadas por los órganos y unidades orgánicas de la APCI.

⮚ La USI se reunirá con la OAJ a fin de elaborar un "flujo" que permita una mejor
comprensión del funcionamiento del sistema de Casilla Electrónica. En ese sentido, se
sostuvo el día viernes 11 de marzo una reunión en donde se elaboraron los flujos
necesarios para el uso de la Casilla Electrónica (alineados a la propuesta de Reglamento).

También señala que el lunes 14 de marzo se llevó a cabo con OAJ, DOC, CIS, DFS, OGA,
OPP y la OGA-UASG, una reunión para la segunda revisión del proyecto de Reglamento,
determinándose lo siguiente:

⮚ Se culminó satisfactoriamente con la elaboración del texto del Reglamento.

⮚ Se acordó que la DOC iniciaría las gestiones con la SUNAT para buscar que esa entidad
acepte las constancias previas de la devolución de IGV firmadas digitalmente o se adopten
otros mecanismos que permitan el envío de tales documentos; a fin de incluirlo como un
procedimiento respecto de lo cual se podrá aplicar el sistema de Casilla Electrónica.

⮚ De acuerdo al texto final del Reglamento, se requieren realizar ajustes a las

funcionalidades del sistema de Casilla Electrónica, así como al sistema de trámite
documentario (D-TRAMITE), con lo que se iniciaría la capacitación prevista.

Cabe señalar que, de acuerdo al programa de lanzamiento aprobado para la Casilla

Electrónica, las 2 siguientes actividades: 2. Capacitación y 3. Puesta en marcha y estrategia
de difusión, estaban previstas realizarlas en el mes de febrero. En ese sentido, dado el
desfase, se reprograman las siguientes actividades, como sigue:

⮚ 2. Capacitación: se prevé realizar el miércoles 6 de abril.

⮚ 3. Puesta en marcha y estrategia de difusión: se reprograma tentativamente entre el 6 y

22 de abril.

Según el jefe de USI, está previsto que el desarrollo se realice en 10 días calendario.
Se seguirán realizando las gestiones de un convenio con la RENIEC sobre servicio web que
brinde la fecha de emisión del DNI, para mejorar el proceso de validación respectivo.

3. Evaluación del PGD al 31 de diciembre, teniendo en cuenta los indicadores incluidos

en la Tabla 9 del PGD de la APCI

Sobre este punto de agenda, el jefe de USI informa que, tomando en cuenta los Lineamientos
para la formulación del PGD, según se señala en el punto 7.2.2 de los mismos, dado que el
CGTD debe evaluar de manera trimestral el avance de la implementación del PGD, dicha
evaluación se presentará el 7 abril.

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4. Reporte sobre los informes que corresponden a los trimestres y semestres del presente
año

De la revisión a los Lineamientos para la formulación del Plan de Gobierno Digital - PGD se
informa lo siguiente:

⮚ Del punto 7.2.1. Elaborar la matriz de comunicaciones. Dicha matriz se desarrolló en el

marco de la Estrategia Digital de la Entidad, la cual ha sido aprobada con Acta 11-2021-
CGD del 16 de noviembre de 2021. En la Matriz de comunicaciones se identifican las
actividades por tipo de comunicación, acciones, productos, plazos de ejecución y
responsables de las estrategias de difusión de cada uno de los proyectos del Plan de
Gobierno Digital (PGD), que es utilizado antes de su lanzamiento.

⮚ Del punto 7.2.2. Solicitar reporte de avance del PGD. Se elaborará el reporte de avance
con una frecuencia trimestral siendo las fechas de entrega: la primera semana de abril, de
julio, de octubre y de diciembre. El mencionado reporte contendrá las acciones y proyectos
establecidos en el PGD en base a los indicadores definidos para sus objetivos de gobierno
digital.

⮚ Del punto 7.2.3. Elaborar informe de supervisión del PGD. Se elaborará el informe con una
frecuencia semestral, siendo la fecha de entrega la primera semana de julio y de enero. El
mencionado informe contendrá aquellas recomendaciones sobre modificaciones o
actualizaciones a los Proyectos de Gobierno Digital, las dificultades presentadas, logros
obtenidos, compromisos de mejora de actividades o proyectos.

5. Avances del programa de trabajo para la presentación de video de bienvenida a la APCI

con la inclusión del lenguaje de señas en el GOB.PE.

Sobre este punto de agenda, la Coordinadora de Imagen y Comunicaciones informa lo

siguiente:
⮚ Del 9 al 18 de febrero se realizó el casting La Voz de APCI con la participación de 5
servidores/as. Dos servidoras, quedaron como finalistas y ambas, estarán grabando con
la productora para elegir finalmente la voz en el video institucional.

⮚ Se redactó el texto para la locución EN OFF del video institucional, pasando los filtros
correspondientes, quedando finalmente aprobado el 9 de marzo, por la Alta Dirección.

⮚ El 4 de marzo, la UASG notificó sobre la empresa a la cual se le ha girado la orden de

servicio para la producción del video institucional con lenguaje de señas.

⮚ El 10 de marzo se sostuvo reunión con representante de la empresa para determinar los

detalles para la producción y edición del video institucional. Se acordó que el 17 o 18 de
marzo estarían realizando en la APCI algunas tomas de locación.}

⮚ El 11 de marzo se remitió a las 2 finalistas, el texto que grabarán a fin que vayan realizando
los ejercicios de locución.

Las acciones realizadas a la fecha, están conforme a los plazos previstos en el programa de
trabajo.

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6. Reporte de acciones realizadas en torno a la posible solución que permita contar con
la óptima trazabilidad de la documentación que se emita por sistema de trámite con el
MRE.

Sobre este punto de agenda, el jefe de USI, señala que se han desarrollado las siguientes
actividades:

⮚ Según lo acordado, se realizó el análisis respectivo sobre las casuísticas y servicios que
tendrían que ser implementados por la OTI : MRE:
○ Webservice sobre numeración de memorándum.
○ Webservice sobre entidades externas
○ Webservice sobre equivalencia de numeración entre APCI-MRE

⮚ Se puede precisar que existen varias actividades que requieren compromiso activo del
área de sistemas del Ministerio de Relaciones Exteriores (MRE), perdiendo el control y,
por ende, la viabilidad del proyecto.

⮚ En ese sentido, es recomendable continuar con la solución que USI ha desplegado a

producción hasta el momento, con la inclusión de las siguientes funcionalidades:
○ Crear un tipo documental para los documentos que se derivan al MRE.
○ Identificar fácilmente los documentos MEMORÁNDUM EXTERNOS remitidos al MRE
en los distintos reportes del Sistema D-Trámite.

⮚ Finalmente, a fin de mejorar claridad en las comunicaciones con el MRE, se recomienda

unificar los procedimientos a través de un solo criterio (MEMORÁNDUM EXTERNO a
través del sistema D-Trámite).

7. Avances y/o acciones sobre la investigación de necesidades de la ciudadanía.

Sobre este punto de agenda, el jefe de OPP, señala que luego de coordinaciones con UASG
y varias coordinaciones con USI, se ha elaborado una base de datos que ha permitido
identificar a la participación de los administrados (entidades públicas y privadas, nacionales y
extranjeras) en los tres procedimientos TUPA, más recurrentes y requeridos, por lo que luego
de chequear el contenido de una encuesta (que ya se tiene en borrador), se remitirá la misma
a dichos usuarios, antes de fin de mes. El resultado de la encuesta permitirá la obtención de
necesidades de la ciudadanía.

8. Lineamientos para la Propuesta de acciones para atender los procesos señalados en

el numeral 16.2 del artículo 16, del Reglamento del Decreto de Urgencia Nº006-2020,
que crea el Sistema Nacional de Transformación Digital

Sobre este punto de agenda, el jefe de OPP, señala que sobre los procedimientos TUPA y
servicios, se ha elaborado una encuesta para ser planteada a USI, DOC y UASG, lo que
permitirá:

⮚ Verificar el estado de la digitalización de los procedimientos y servicios prioritarios de la

APCI - Fase 1.
⮚ Identificar procedimientos y servicios de la APCI, para avanzar a la digitalización en una
Fase 2.

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Luego de coordinar con OGA y OAJ el contenido de la encuesta, se remitirá la misma a DOC,
UASG y USI, antes de fin de mes. Con la resolución de la encuesta, se obtendrá el diagnóstico
existente de digitalización en la APCI y en coordinación con la USI se podrá formular una
programación priorizada para la digitalización de los procesos que no se encuentran
digitalizados en la APCI, para la formulación de los lineamientos para esta digitalización. Se
informará en la próxima sesión de comité

9. Seguimiento bimestral del Programa de trabajo de la implementación del MGD del 2022

Sobre este punto de agenda, la jefa de UASG informa lo siguiente, por cada una de las
actividades previstas y adjunta archivo con el seguimiento del programa:

⮚ 1. Propuesta de Actualización de Política y objetivos: actividad programada para la última

semana del mes de agosto.

⮚ 2. Implementación del Gestor Documental:

○ Propuesta de procedimiento de uso (Directiva/Instructivo, etc.), programada para la
tercera semana del mes de marzo, habiendo a la fecha sostenido reunión con el
personal de USI, a fin coordinar las funciones del gestor documental.
○ Aprobación de procedimiento de uso (Directiva/Instructivo, etc.) e Implementación de
Gestor Documental, actividades programadas, desde la última semana del mes de
marzo hasta la primera semana del mes de abril.

⮚ 3. Mejoras en el Módulo de Archivo: las actividades de revisión y validación de nuevas

funcionalidades u observaciones módulo de archivo; verificación de la viabilidad técnica
de nuevas funcionalidades u observaciones; cronograma de trabajo; y, el desarrollo e
implementación de funcionalidades del módulo archivo, se encuentran
programadas desde la última semana de abril hasta la segunda semana del mes de junio.

⮚ 4. Inducción y capacitación
○ Difusión a través de correo (comunicado), se encuentra programada para la última
semana del mes de marzo.
○ Capacitación de uso módulo de archivo, se encuentra programada para la última
semana del mes de junio.

⮚ 5. Informe final de Implementación: la elaboración del informe final, está programado para
la segunda semana del mes de diciembre.

10. Otros

Capacitación organizada por el equipo de Contenido de GOB.PE de la Secretaría de

Gobierno y Transformación Digital de la Presidencia del Consejo de Ministros (PCM):

La Coordinadora de imagen y comunicaciones señala lo siguiente en relación a la

capacitación señalada:

Primera fecha (03/03/22)

⮚ Se reforzaron los conocimientos respecto a la gestión de contenidos en GOB.PE. toda vez

que varios de los participantes eran nuevos.

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⮚ Se informó que la PCM ha implementado ‘el proyecto de permisos’ para que cada entidad
pueda publicar libremente los contenidos en su portal institucional, incluido aquellos que
antes tenían que pasar por la revisión del equipo de GOB.PE. como son las páginas de
contenidos de orientación y las páginas de trámites y servicios. Es así que se estará
otorgando el permiso de publicación de estas páginas a 2 usuarios de cada entidad y que
tienen la condición de coordinadores, ya que serán los responsables ante GOB.PE.
Finalmente, la revisión de contenidos la PCM la seguirá realizando, pero una vez que ya
estén publicadas en los portales institucionales.

Segunda fecha (11/03/22)

⮚ Se reforzaron los conocimientos de la generación de contenidos, y se puso énfasis en los

lineamientos y estándares de calidad de GOB.PE. También se brindó capacitación
respecto de las páginas transversales, las cuales son las mismas en cuanto a estructura
para todas las entidades del Estado: Mesa de partes, Denuncias y Servicios.

⮚ También se hizo un repaso del esquema actual para subir y publicar contenido en la
sección de campañas. Cómo publicar correctamente en la sección de noticias
considerando los lineamientos con una redacción clara y directa considerando lectores
superficiales y lectores profundos. Brindaron un link para que puedan inscribir al personal
a fin que sean capacitados semanalmente de forma más detallada, el link
es: https://www.gob.pe/15645

Directiva N°001-2022-PCM/SIP, Lineamientos para asegurar la integridad y

transparencia en las gestiones de intereses y otras actividades a través del registro de
visitas en línea y registro de agendas oficiales.

La jefa de la UAP, en relación a la Directiva de la SIP-PCM, informa que, en su calidad de

responsable de las funciones delegadas como Oficina de Integridad de la APCI, ha solicitado
a la USI tomar conocimiento de la normativa señalada, en donde se definen dos principales
conceptos:

Registro de Visitas en Línea: Plataforma en donde se registra y publica información, en

tiempo real, de las visitas que reciben los funcionarios y servidores públicos, así como los
actos de gestión de intereses que atienden los funcionarios con capacidad de decisión pública
en la entidad pública. Lo que se encuentra implementado y viene operándose a través del
Portal de Transparencia de la APCI, sin embargo, es necesario incluir dentro del formulario
de registro de visitas en línea el tipo de persona que la realiza (natural o jurídica).

Registro de Agendas Oficiales: Plataforma en la que se registra y publica información sobre

las actividades oficiales que realiza el titular de la entidad y los funcionarios de la alta dirección
y en donde se anotan los actos de gestión de intereses que atienden fuera de la sede
institucional los funcionarios con capacidad de decisión pública (incluye la modalidad virtual).
Que se requiere implementar, debiendo incluir un formulario que facilite al operador del
Registro de Agendas Oficiales consignar cierta información.

Que el plazo máximo de implementación de lo señalado en la mencionada Directiva, es hasta

el 31 de agosto del 2022. En tal sentido, debe realizar las coordinaciones necesarias para el
desarrollo y las pruebas que se requieran para dar cumplimiento a lo dispuesto por la
Secretaría de Integridad Pública, luego de lo cual debe coordinar con la UAP, para fijar reunión

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interna con Responsable del Portal Institucional, jefe de UASG, Secretaria de la Dirección
Ejecutiva, Asesora de la Dirección Ejecutiva, con el fin de elaborar un programa de trabajo
para la implementación de los registros de Visitas en Línea y de Agendas Oficiales señalados
y dentro de los plazos establecidos.

IV. ACUERDOS

Luego de las diferentes intervenciones de los miembros del CGTD, en cada punto, se acuerda:

1. Tomar conocimiento de los avances del programa de Lanzamiento del Portal Colaborativo
el cual se encuentra en ejecución. La UAP, seguirá reportando avances en la siguiente
sesión.

2. Tomar conocimiento de los avances del programa de Lanzamiento de la Casilla Electrónica,

el cual se encuentra ejecutándose fuera del plazo establecido, La USI, en coordinación con
la OAJ, seguirá reportando avances en la siguiente sesión, según lo tratado en la presente
Acta.

3. Encargar a la USI presentar la evaluación del PGD al 31 de diciembre del 2021, para el 7
de abril, en el marco de lo tratado en la presente sesión.

4. Encargar a la USI a presentar los siguientes reportes según como se indica a continuación:
4.1. Matriz de comunicaciones, en la oportunidad que se efectúe el lanzamiento de cada
uno de los proyectos.
4.2. Reportes de avance del PGD, la primera semana de abril, de julio, de octubre y de
diciembre.
4.3. Informe de supervisión del PGD, la primera semana de julio y de enero del 2023.

5. Tomar conocimiento de los avances del programa de trabajo para la presentación de video
de bienvenida a la APCI con la inclusión del lenguaje de señas en el GOB.PE el cual se
encuentra ejecutándose según lo previsto.

6. Encargar a la USI la implementación de un nuevo tipo de documento, a fin que se pueda

distinguir los memorandos externos que se envían al MRE, lo que informará en la siguiente
sesión.

7. La OPP, remitirá la encuesta sobre los tramites más recurrentes en el sistema de trámite,
antes del fin de mes de marzo, así como las necesidades de la ciudadanía que se han
identificado a través de esta encuesta que se considera representativa, de lo cual se
informará en la próxima sesión.

8. La OPP formulará una encuesta para ser planteada a USI, DOC y UASG antes del fin de
mes e informará sobre los resultados y así como presentará los Lineamientos para la
Propuesta de acciones para atender los procesos obtenidos del diagnóstico efectuado en la
APCI, a los que se refiere el numeral 16.2 del artículo 16, del Reglamento del Decreto de
Urgencia Nº006-2020, que crea el Sistema Nacional de Transformación Digital

9. Tomar conocimiento del seguimiento bimestral del Programa de trabajo de la

implementación del MGD del 2022 el cual se encuentra ejecutándose. UASG compartirá vía

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correo electrónico a los demás miembros a fin de recibir los aportes del caso, lo cual
formalizará la gestión respectiva

10. El jefe de la USI, en coordinación con la jefa de la UAP, informará de los avances para la
implementación de las plataformas de registro de visitas en línea y de las agendas oficiales
para próxima sesión.

Concluida la sesión el 15 de marzo de 2022, se procede a las firmas digitales de los participantes
siguientes:

● Álvaro Carrillo Mayanga, jefe de la OGA - Representante del Titular de la APCI.

● María Helena Saravia Benavides, asesora de la D.E. - Líder del Gobierno Digital.
● Orlando Vásquez Rubio, jefe de la USI - encargado de la Secretaría Técnica del CGTD.
● César Díaz Díaz, jefe de la OPP - Responsable de la Mejora de Atención a la Ciudadanía.
● César Díaz Díaz, jefe de la OPP.
● Jaime Mosqueira López, director de DOC.
● María Sánchez Valera jefe de la UAS y responsable Operativo del MGD.
● Jonathan Ortiz Muñoz– Oficial de Seguridad de la Información.
● Ruth Sosa Ronceros, jefa de la UAP.
● Marcial Soto Sánchez, profesional de USI.
● Diego Camarena, profesional de la USI.
● Cecilia Pacheco Torres – coordinadora de imagen y comunicaciones de la DE.
● Claribel Enriquez Aliaga – supervisora de trámite documentario y archivo.

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Continuación … hoja de control de firmas digitales de los participantes en la sesión el 15 de marzo del
2022 del CGTD.

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