1.

ANTECEDENTES
1. Por Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública,
se aprobó la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos, que
establece las características de los formatos, metadatos y firma electrónica de los
documentos digitalizados.
2. En el año 2014 se publicó la Política de Gestión de Documentos electrónicos del
Ministerio, la primera que se ha elaborado en el entorno de la Administración General del
Estado (AGE). Por haber sido consensuada entre los diferentes organismos del entonces
Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas (MINHAP), así como por la
Subdirección General de los Archivos Estatales del Ministerio de Educación Cultura y
Deportes, y el Ministerio de la Presidencia, se ha convertido en un referente para las
políticas de gestión de documentos electrónicos posteriores, tanto de la AGE, como de
las comunidades autónomas y entidades locales.
3. En el año 2016 se aprobó la segunda edición de la Política de Gestión de Documentos
Electrónicos del entonces Ministerio de Hacienda y Función Pública, que fue galardonada
con el premio al mejor proyecto archivístico en el VII Congreso de Archivos de Castilla y
León (25-27 de mayo de 2016).
4. Pasados cuatro años desde la publicación de la Política de Gestión de documentos
electrónicos, se hace necesaria una actualización de la misma, sobre todo, teniendo en
cuenta las experiencias que se han tenido en administración electrónica en las
aplicaciones de tramitación y archivo electrónico. También es necesaria la adaptación a
la nueva normativa: la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo
Común de las Administraciones Públicas y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen
Jurídico del Sector Público, sin olvidar que en fechas próximas será aprobado el nuevo
reglamento de administración electrónica, que desarrollará las dos leyes citadas.
5. Dentro de esta Política de gestión de documentos electrónicos, aprovechando la
experiencia de organismos y centros directivos como la Agencia Tributaria y el Catastro,
se incluyó un protocolo de digitalización de documentos, que ha servido de base para la
elaboración de la presente guía de aplicación, asociada a la tercera versión de la Política
de Gestión de documentos electrónicos ministerial.

Guía de aplicación de digitalización de documentos 5

2. INTRODUCCIÓN
6. Esta guía de aplicación de digitalización de documentos tiene su fundamento en la Norma
Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de documentos y en el protocolo de
digitalización incluido en la primera versión de la Política de Gestión de documentos
electrónicos elaborada en el 2014, que recoge la experiencia de organismos con una
práctica amplia y consolidada en procesos de digitalización de volúmenes masivos de
documentación para la tramitación cotidiana de procedimientos. La Agencia Estatal de
Administración Tributaria y la Dirección General del Catastro cuentan con manuales de
procedimiento de digitalización de documentos muy completos y detallados, que sirvieron
de base para la elaboración del mencionado protocolo.
7. En líneas generales, se aprovecha de forma completa el protocolo de digitalización
anterior, aunque se añaden las correspondientes actualizaciones derivadas de las Leyes
39 y 40 del año 2015, así como otros aspectos como la referenciación de documentos o
la digitalización de documentos no escritos (fotográficos, sonoros, planimétricos, etc.).
8. Puesto que la Ley 39/2015 nos obliga a que los documentos emitidos por las
administraciones públicas sean nativos electrónicos, entendemos que la digitalización
queda reducida, en principio, a la transformación digital de los documentos analógicos
presentados por los ciudadanos.
9. Esta guía de digitalización tiene una vocación global, con la intención de que pueda ser
completada en cada entorno organizativo de acuerdo con sus especiales características
e idiosincrasia.

Guía de aplicación de digitalización de documentos 6

3. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA GUÍA
10. El objetivo de esta guía de aplicación es desarrollar y actualizar los conceptos en materia
de digitalización que establece la Política de Gestión de Documentos electrónicos del
Ministerio. Tiene por objeto establecer los requisitos a cumplir en la digitalización de
documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de
digitalización a través de medios fotoeléctricos.
11. Se tendrá que hacer un especial hincapié en los diferentes escenarios que podemos
encontrar, buscando que los resultados sean óptimos, para lo que se requerirán los
controles de calidad correspondientes. Los objetivos de la presente guía estarán
centrados en los siguientes conceptos:
i. Preparación de la documentación.
ii. Requisitos técnicos.
iii. Fases del proceso de digitalización.
iv. Metadatos.
v. Incorporación de los documentos al expediente.
vi. Archivo.
12. Por otro lado, también se incluye un breve apartado sobre la digitalización de documentos
no textuales, entre los que destacamos los sonoros, los audiovisuales y los fotográficos.

3.1. Qué NO incluye la guía

13. Los ficheros electrónicos aportados por el ciudadano sin firma electrónica (CD
presentados en registro, memorias USB, correos electrónicos, etc.) no se considerarán
digitalizaciones.

Guía de aplicación de digitalización de documentos 7

4. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y DESTINATARIOS
14. La Guía de digitalización tendrá su ámbito de aplicación en los servicios centrales y
periféricos del Ministerio de Hacienda y del Ministerio de Política Territorial y Función
Pública. También será de aplicación en las entidades u organismos dependientes o
vinculados al ministerio que así lo deseen.
15. Dentro del ámbito de aplicación definido anteriormente, los destinatarios del contenido de
esta guía son los siguientes:
i. Los empleados de las Oficinas de asistencia en materia de registros.
ii. Responsables de procedimientos de creación de documentos electrónicos
desde soporte papel.
iii. Responsables de sedes electrónicas y, por tanto, de garantizar los requisitos de
interoperabilidad de las mismas.
iv. Responsables de gestión, conservación y archivo de documentos y expedientes
electrónicos.
v. Desarrolladores de aplicaciones de digitalización de documentos electrónicos.
vi. Desarrolladores de aplicaciones de gestión, conservación y archivo de
documentos y expedientes electrónicos.

Guía de aplicación de digitalización de documentos 8

5. REQUISITOS PREVIOS A LA DIGITALIZACIÓN

5.1. Directrices generales de digitalización

16. Los requisitos y criterios que se han de seguir ante procesos de digitalización de
documentos constituirán las condiciones mínimas aplicables a cualquier proceso de
digitalización que se lleve a cabo en el organismo y se ajustarán a lo establecido en el
apartado IV de la NTI de Digitalización de documentos en cuanto a los siguientes
requisitos de la imagen electrónica:
1. Las imágenes electrónicas aplicarán los formatos establecidos para ficheros
de imagen en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Catálogo de Estándares.
2. El nivel de resolución mínimo para imágenes electrónicas será de 200 píxeles
por pulgada, tanto para imágenes obtenidas en blanco y negro, como para color
o escala de grises. Se recomienda no superar el máximo de 300 ppp, salvo
que el documento aconseje una resolución especial.
3. La imagen electrónica será fiel al documento origen, para lo cual:
i. Respetará la geometría del documento origen en tamaños y proporciones.
ii. No contendrá caracteres o gráficos que no figurasen en el documento
origen.
17. A la hora de establecer criterios para determinar qué documentos se van a digitalizar, se
recomienda priorizar del siguiente modo:
 Como indica la Ley 39/2015, se digitalizarán todos los documentos analógicos
presentados por los ciudadanos.
 También se digitalizarán todos aquellos documentos administrativos
generados por otros organismos que, de forma excepcional, puedan llegar en
soporte papel y hayan de formar parte de expedientes administrativos.
 También se tendrán en cuenta expedientes en soporte analógico cuya
consulta sea frecuente, aunque en principio no se recomienda la digitalización
con carácter retroactivo.

5.2. Requisitos técnicos

18. Sobre la base de los requisitos mínimos de carácter normativo se relaciona una serie de
aspectos que han de considerar las unidades responsables del desarrollo de procesos de
digitalización. Algunos de estos requisitos habrán de tenerse en cuenta en procesos de
gestión interna o en licitaciones en el perfil de externalización.
19. Estos requisitos tienen que ver con la resolución, profundidad de color y formato de la
imagen electrónica obtenida. Como regla general, la digitalización de documentos se
llevará a cabo con los siguientes parámetros:
 Se recomienda la digitalización a doble cara, para que el documento sea lo
más fiel posible al original y para que, en el caso de que se digitalice por lotes,
se diferencien los distintos documentos.

Guía de aplicación de digitalización de documentos 9

 frecuencia es indicativa de la importancia que el material tiene para la comunidad de usuarios
de cada institución. Por ambos motivos, podría concluirse en la necesidad de digitalizar el ma-
terial tanto para disminuir su deterioro como para mejorar las condiciones de acceso, incluido
aquel de carácter remoto y simultáneo.
• c) Acceso: en caso de contar con material con limitaciones de accesibilidad física, ya sea
por malas condiciones de conservación, difícil lectura, escucha, visualización u obsolescencia
inminente de las herramientas de reproducción, la digitalización puede ser una alternativa
para favorecer, o incluso permitir, el acceso al mismo. Si las condiciones de preservación del
material son muy malas es imprescindible la restauración como paso previo a la digitalización.
• d) Derechos de autor y protección de datos personales: se priorizarán aquellos documen-
tos en dominio público o con total potestad de los derechos por parte de la institución. Las
limitaciones al acceso de orden legal, así como la normativa referida a la propiedad intelec-
tual debe ser analizada con anterioridad a la propuesta de digitalización, dado que si éstas
pusieran límites a la difusión de las imágenes digitalizadas, quizás los recursos invertidos en el
proceso terminen careciendo de justificación, a menos que se trate exclusivamente de copias
de resguardo.
• e) Estado del tratamiento archivístico previo: la adecuada identificación, clasificación y des-
cripción archivística del material a digitalizar es condición excluyente para proponer el pro-
ceso de digitalización. En el caso del material bibliográfico, corre el mismo presupuesto pero
bajo los estándares que se correspondan con ese tipo de documentos.
• d) Equipamiento requerido y recursos vinculados: es necesario evaluar el costo de adqui-
sición tanto del equipamiento para la obtención de imágenes digitalizadas como de todos
los recursos vinculados (capacidad de las computadoras, servidores, etc.). También puede
considerarse, la tercerización del servicio y/o el desarrollo de un convenio interinstitucional,
siempre en los términos de la presente Guía.

1.2. Tareas previas archivísticas: identificación, clasificación y descripción

Como se mencionaba anteriormente, toda la documentación cuya digitalización se proponga

debe estar debidamente identificada, clasificada y descripta, además de estar en condiciones de
conservación adecuadas para su digitalización (ver 1.3).

Una adecuada clasificación y los instrumentos de descripción, además de dotar del necesario
contexto a los documentos, representan conocimiento del material, control del mismo y las refe-
rencias necesarias para su usabilidad; en términos del proceso de digitalización, además:

• a) Permite, con el conocimiento del volumen exacto de la documentación, evaluar tiempos

del proyecto.
• b) Permite la trazabilidad de los documentos originales durante el proceso: salida y retorno de
los documentos originales a su lugar de conservación
• c) Permite la creación y asegura el seguimiento de los archivos digitales en forma normaliza-
da, incluyendo la adecuada elección de los dispositivos de captura en función de los requisitos
que imponga cada tipo de original por su estado, formato, soporte, etc.
• d) Colabora con la aplicación de medidas de control de calidad y supervisión del proceso
• e) Facilita el control, la gestión y la relación de los documentos originales con sus imágenes
digitales, en el marco de un sistema integral de administración del patrimonio documental.
El Cuadro de Clasificación y los instrumentos de descripción se entregarán, junto con la docu-
mentación original, a la persona encargada de la digitalización. Es preciso reiterar que toda docu-
mentación que sea seleccionada para su digitalización, independientemente del soporte, deberá
ser analizada y descripta en contexto.

Además de las necesidades particulares de descripción para cada agrupación documental, en los
proyectos de digitalización deberá consignarse, como mínimo, la información correspondiente
a los elementos obligatorios de la Norma ISAD(G) que, además, serán parte de los metadatos
obligatorios.

• Código de referencia
• Título
• Fecha
• Nivel de la descripción
• Volumen
• Soporte
• Nombre del productor

1.3. Tareas previas de preservación de la documentación analógica

Con anterioridad a la digitalización de los documentos se verificará el estado de conservación y

la integridad de las unidades documentales, a los efectos de establecer si están en condiciones
de ser sometidos a un proceso de digitalización o, en su defecto, cuánto tiempo demorará su
preparación y qué recursos serán destinados a tal fin.

Si bien esto requiere instrumentos operativos específicos del área correspondiente, en líneas ge-
nerales los documentos a digitalizar deben estar libres de cualquier elemento que obstaculice la
digitalización. Si corresponde, se deben intervenir los documentos (restauración, limpieza, etc.)
siempre de acuerdo a las características específicas de cada tipo de soporte, a los efectos tanto
de proteger el documento original como de mejorar o posibilitar la captura, y evitar daños en el
equipamiento de digitalización manteniendo el buen estado de funcionamiento de los mismos.

En ningún caso y bajo ningún punto de vista el personal que diagnostica el estado de conser-
vación de los documentos para evaluar la posibilidad de su digitalización, ni el que interviene
preparándolos para ese procesamiento, puede alterar el orden de los mismos, su integridad, o los
instrumentos de descripción que los acompañan; sin embargo sí puede -y en ciertos casos, debe-
agregar información relativa a esa intervención en éstos últimos.

Toda información relevante que surja de la intervención en términos de conservación debe con-
signarse en forma específica, y en relación con la demás información de los documentos que
integran el proyecto y, si corresponde, volcarse en los metadatos.
1.4. Análisis y evaluación de la tecnología requerida

1.4.1. Dispositivos de captura

La selección y utilización del hardware se hará en función del soporte y las características de los
documentos originales. Se optará por el equipo más adecuado para llevar las tareas digitaliza-
ción, teniendo en cuenta como premisa básica que los originales sufran la menor manipulación y
desgaste posible.

En base a los parámetros de resolución y calidad establecidos para cada tipo de formato, se op-
tara por el más adecuado, si bien puede haber equipos que tengan mayores resoluciones ópticas
reales se deberá evaluar si ese tipo de equipo es el mejor, teniendo en cuenta lo antes mencio-
nado.

Es recomendable que en la captura de imágenes masters no se utilicen las herramientas de “me-

jora de captura” (corrección de histograma, eliminación de rayas, mejora de sonido, etc.) que
traen en su mayoría los softwares controladores de los escáneres ya que al tratarse de la obten-
ción de un master la mejor opción es buscar la mejor calidad en base a ajustes manuales.

Respecto del software para la visualización, post proceso, conversión de archivos por lotes, es
recomendable optar por programas con licencia de software libre. Esto significa un ahorro en los
costos de obtención y mantenimiento de licencias y permite contar con el código fuente de los
mismos, lo que contribuirá directamente a la preservación digital.

1.4.2. Dispositivos de almacenamiento de los objetos digitales

Los objetos digitales obtenidos pueden ser conservados en diversos soportes físicos. Estos pue-
den ir desde discos duros internos, discos duros externos, pendrives, CD, DVD, hasta cintas mag-
néticas. Por supuesto cada soporte tiene sus ventajas o desventajas por lo que quizás lo más
recomendable sea una mezcla de ellos. Esto es utilizar el disco interno de una computadora o un
servidor y varias copias de lo mismo en discos externos o en otra computadora. Esto también
puede incluir almacenamiento en soportes ubicados físicamente localmente o en ubicaciones
remotas.

Esta idea se basa en el sistema LOCKSS (Lots of Copies Keep Stuff Safe, o en español muchas
copias mantienen a las cosas seguras) utilizado por ejemplo en proyectos del Public Knowledge
Project como el Open Journal System (OJS). Esto implica que al encontrarse las colecciones de
objetos digitales diseminadas en diversos medios y ubicaciones, se garantizaría una mayor pro-
babilidad de una conservación a largo plazo.
PARTE 2.
Requisitos para la captura de imágenes

Si bien el desarrollo de los ítems subsiguientes debe volcarse en herramientas operativas concre-
tas, la presente Guía orienta sobre los criterios generales a tener en cuenta para las mismas. En
los anexos a la presente guía se encontrará información adicional complementaria que profundiza
los puntos desarrollados debajo.

2.1. Especificaciones técnicas para la creación de imágenes máster

Como resultado de la digitalización de documentos se obtendrán dos tipos de copias, a saber:

1. Máster, son reproducciones digitales de alta calidad realizadas con fines de preservación,
en formatos sin compresión (o, si es factible, con compresión sin pérdida) que afecte a la
calidad del objeto digital
2. Derivada: a partir de cada máster deberá crearse un archivo apto para la consulta en el for-
mato que corresponda según el tipo de documento

Cabe puntualizar que por archivos de consulta se entiende aquél que se genera para la consulta
web o de usuarios. Para el caso, de archivos solicitado bajo demanda, el peso del archivo de-
penderá de las necesidades del interesado (publicaciones, exposiciones, uso particular, etc.).

Para dar estructura a los archivos digitales y para adecuarla a la que se ha creado en el reposito-
rio, se establece una estructura interna de carpetas que debe responder a la estructura del Cua-
dro de Clasificación del material digitalizado y que se indica a continuación.

- MASTER
Nombre del fondo
Nombre del subfondo (si corresponde)
Nombre de la sección (si corresponde)
Nombre de la serie
Nombre de la unidad documental compuesta o simple
Nombre archivo. Extensión

- CONSULTA
Nombre del fondo
Nombre del subfondo (si corresponde)
Nombre de la sección (si corresponde)
Nombre de la serie
Nombre de la unidad documental compuesta o simple
Nombre archivo. Extensión

Si bien cada proyecto puede tener determinadas particularidades, tanto de los materiales origi-
nales como de las necesidades respecto de la imagen digital obtenida, a continuación, la presente
Guía brinda el siguiente cuadro orientativo para el desarrollo general de los proyectos de digita-
lización que se propongan al SNDH.
Características materiales de originales Resolución de captura/ Modos de Color
tipos de archivo a obtener (Escala de grises/color RGB)

PUBLICACIONES PERIODICAS 300 dpi/TIFF sin comprimir Escala de grises, a 8 bits

(formato hasta A4)

PUBLICACIONES PERIODICAS 200 dpi/TIFF sin comprimir Escala de grises, a 8 bits

(formatos A3 o superior)

TEXTO IMPRESO 300 dpi/TIFF sin comprimir Escala de grises, a 8 bits

(formato hasta A4)

TEXTO IMPRESO 200 dpi/TIFF sin comprimir Escala de grises, a 8 bits

(formatos A3 o superior)

MANUSCRITO 300 dpi/TIFF sin comprimir Color, a 24 bits

(diferentes formatos)

FOTOGRAFIA / OPACOS B/N 600 dpi/TIFF sin comprimir Color, a 24 bits

(diferentes formatos)

FOTOGRAFIA/OPACOS COLOR 600 dpi/TIFF sin comprimir Color, a 24 bits

(diferentes formatos)

FOTOGRAFIA/NEGATIVOS Y 800 / 2.400 dpi/TIFF sin comprimir Color, a 24 bits

DIAPOSITIVAS B/N (según tamaño del original)

FOTOGRAFIA/ NEGATIVOS Y 800 / 2.400 dpi/TIFF sin comprimir Color, a 24 bits

DIAPOSITIVAS COLOR (según tamaño del original)

FOTOGRAFIA/ 800 / 2.400 dpi/TIFF sin comprimir Color, a 24 bits

PLACAS (según tamaño del original)

MAPAS, PLANOS Y PERGAMINOS 600 dpi/TIFF sin comprimir Color, a 24 bits

(formatos hasta A4)

MAPAS, PLANOS Y PERGAMINOS 300 dpi. /TIFF sin comprimir Color, a 24 bits
(formatosA3 ó superior)

AUDIO (formato .wav) 24 bits. 96000 khz

IMAGEN EN MOVIMIENTO H264 (formato .avi)

2.2. Especificaciones para la creación de copias derivadas para la web

Estas diferirán de acuerdo a las características del material y al tipo de proyecto. En líneas gene-
rales, contarán con:

• menor resolución (para las imágenes fijas, se recomienda 72 dpi)

• menor en tamaño
• un archivo comprimido (por lo general, JPG o PDF)

Es requisito que estas copias sean nombradas de la misma manera que la copia máster, siempre
que la edición de las copias derivativas no produzca varios objetos digitales diferenciados (ej. la
digitalización de una cinta de audio / video y los tracks que de ella se desprendan).

2.3. Metadatos

Dado que los metadatos son datos estructurados que describen el contexto, el contenido y la
estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo, en cualquier proyecto de digi-
talización, las organizaciones deberán contemplar un tratamiento integral en el que se incluya la
gestión de los metadatos y, si corresponde, la firma electrónica.

La presente Guía establece los metadatos mínimos y obligatorios que deben utilizarse y gestio-
narse en la totalidad de los proyectos de digitalización que se desarrollen en la órbita del SNDH.

De acuerdo con eventuales necesidades específicas, se podrán sumar campos de metadatos a los
listados a continuación, pero en ningún caso reemplazarlos.

Se recomienda establecer con claridad quién, cuándo y cómo consigna los distintos metadatos
sobre el proyecto de digitalización.

Metadatos mínimos y obligatorios:

Denominación Descripción

Archivo Nombre del Archivo que custodia la unidad de descripción.

Código de referencia Código que identifica la unidad de descripción.

Debe coincidir con la estructura del fichero digital

Nivel de descripción Identificar el nivel de la unidad de descripción

Serie documental Nombre de la serie documental a la que pertenece.

Título Campo de texto que da nombre al objeto. Se trata de una

descripción breve del documento, expediente, etc.

Fechas del original En caso de tratarse de una unidad documental simple, se reseñará
la fecha de producción de la misma.
En caso de tratarse de un expediente, se reseñará la fecha de
apertura y de cierre del expediente.

Volumen del original Se consignará el volumen de la unidad de descripción que se ha

digitalizado.
Denominación Descripción

Soporte del original Se consignará el soporte de la unidad de descripción que se ha

digitalizado.

Nombre del productor Nombre del productor del fondo

Condiciones de acceso Identificación de los diferentes niveles de acceso al objeto según

el tipo de información que contenga.

Responsable de la digitalización / migración Identifica operador de la digitalización o de la conversión de

formato.

Fecha de la digitalización / migración Se consignará la fecha en la que se ha realizado la digitalización o

conversión de la unidad de descripción.

Formato digital Extensión del archivo obtenido (p.ej.: TIF)

Resolución espacial (dpi) Indicar la resolución en dpi de las imágenes digitales

Tamaño (Megabytes) Tamaño del archivo obtenido expresado en Megabytes

Tipo de imagen Master o Derivada (es decir, de consulta)

Profundidad de bits 1bit (bitonal); 8bits (grises); 24bits (color); 48bits (color)

Compresión Con o sin (en caso afirmativo indicar tipo, ej.: TIF LZW)

Espacio de color Gray Gamma 2.2; sRGB; Adobe RGB (1998). Indicar lo que corres-
ponda (no aplica con imágenes de 1bit).

Software Utilizado para la captura y/o proceso, nombre y versión

Dispositivo o equipo Utilizado para la captura y/o proceso, marca y modelo

Observaciones (No debe utilizarse el campo para otros metadatos específicos,

los cuales deben consignarse en el proyecto particular que los
requiere)
2.4. Nombramiento de archivos

El nombre de los objetos digitales obtenidos guardará vinculación con el fondo digitalizado y se
recomienda definir un patrón codificado, homogéneo y preciso para los distintos documentos,
evitando la utilización de nombres descriptivos. Es recomendable no utilizar símbolos extraños
que puedan ocasionar problemas en la búsqueda, migración o trabajo en lote con los archivos.
Algunos de los símbolos a evitar son:

/o\
tildes varios
(o)
¿? o ¡ !
.
:
*
“
<o>
|
,
ñ

Es importante, además, evitar los nombres excesivamente largos, ya que pueden dificultar la edi-
ción, el renombrado en lote u otras actividades concomitantes al trabajo con los objetos digitales.

2.4. Tratamiento de las imágenes

El tratamiento de las imágenes digitalizadas debe balancear adecuadamente tanto las evidentes
posibilidades de mejorar el acceso a las mismas, como los recursos que se requieren para su im-
plementación y, no por último menos importante, la alteración en la imagen digital de las carac-
terísticas originales del documento.

En el caso de que se realice la edición de imágenes, ya sea para mejorar el acceso, o por cues-
tiones ligadas a la protección de datos sensibles, derechos de imagen, etc. ese tratamiento debe
hacerse exclusivamente sobre las copias derivadas, debe ser aprobado por la máxima autoridad
(que es la que debe autorizar la asignación de recursos humanos y materiales a la tarea) y debe
trabajarse en estrecha colaboración con las áreas responsables de la documentación original.

Asimismo, cualquier tratamiento debe consignarse en los metadatos, en el campo “Observacio-

nes” en general, pero las características específicas del tratamiento deben estar disponibles para
los usuarios que las requieran.
Una vez que haya seleccionado todos los archivos que desea unir en un solo documento, podrá ordenarlos para
establecer cual quiere que aparezca primero en orden y así con cada documento.

Para ordenarlos deberá seleccionarlo y arrastrarlo para adelante o atrás de la fila.

Una vez que los documentos hayan quedado en el orden deseado, deberá seleccionar el botón de color negro que
indica “UNIR PDF”.

A continuación, dependiendo de la configuración de su PC, se le descargará automáticamente archivo unificado de

PDF o deberá seleccionar el botón rojo que indica “DESCARGAR EL PDF UNIDO”.

Allí podrá descargarlo y asignarle el nombre del archivo que corresponda, por ejemplo: Reconocimiento de Servicios
ANSES.

4
 DI VI DI R PDF

www.ilovepdf.com/es/dividir_pdf
Para dividir un documento que ya se encuentra en formato PDF, deberá seleccionar de las solapas del margen
superior la que indica “DIVIDIR PDF”, luego presionar botón rojo que indica “SELECCIONAR ARCHIVO PDF”.

Esta función será de gran utilidad cuando debemos extraer solo una parte de un documento y desechar el
resto de la documentación que contiene el mismo, o bien cuando debemos eliminar solo alguna parte del
mismo, ya sea porque la imagen se encuentra duplicada o porque es incorrecta.

Se abrirá una ventana para que seleccione el archivo PDF que desea dividir, o bien podrá arrastrarlo hasta la página
de

Seleccionado el archivo PDF, podrá realizar hasta 10 divisiones del archivo seleccionado, apretando en el botón de
“Seleccionar Rango” para cuantas divisiones desee realizar del documento.
5
 En caso de que no complete las divisiones del documento, podrá repetir la secuencia retomando desde la última
página que llegó a segmentar.

Se recomienda realizar este procedimiento teniendo a la vista el documento original PDF para saber el número de
página que desea incluir en cada intervalo de corte.

Al finalizar de completar los intervalos, tendrá la opción de tildar el botón de “Unir todos los rangos en un único PDF”
para que unifique todos los segmentos en un único nuevo documento, descartando los segmentos que no se hayan
incluido (en el ejemplo de la imagen, las hojas 6 y 11 no se incluyeron, y desde la 20 en adelante tampoco); o bien
no tildar el botón de “Unir todos los rangos en un único PDF” y obtener así por separado un nuevo documento por
cada rango de páginas segmentado (en el ejemplo, obtendremos 5 nuevos documentos).

Para completar el proceso, deberá apretar el botón negro de “DIVIDIR PDF” y Descargar el nuevo documento.

CO NVERTIR PDF

Para poder transformar archivos al formato PDF y posteriormente poder unirlos, primero deberá dirigirse a la solapa
superior y seleccionar “CONVERTIR PDF”. En la primera columna tendrá las opciones para transformar archivos del
formato JPG, Word, Excel o PowerPoint al formato de PDF.

6
 Siguiendo el mismo procedimiento que en los pasos anteriores, podrá seleccionar uno o más archivos en el mismo
formato de origen, ordenarlos y transformarlos en un único documento de PDF.

Le será de utilidad si no posee escáner y solo puede sacar fotografías a la documentación. Deberá asegurarse de
que las fotos sean legibles. Puede transformar uno por uno cada fotografía en un archivo PDF, o seleccionar todas
las fotos que desea incorporar en un documento y transformarlas en un documento PDF.

CO NVERTIR PDF

https://www.ilovepdf.com/es/comprimir_pdf
En el caso de que el documento de PDF resulte de un tamaño mayor al permitido para la carga en la plataforma de
ABC, esta herramienta le permitirá reducir el tamaño de su archivo PDF.
Debe tener en cuenta que para reducir el tamaño del archivo la herramienta quita calidad a las imágenes, por lo que
si las imágenes de su documento eran de poca calidad podrían tornarse ilegibles luego de realizar el procedimiento
para comprimir el archivo.

7
Deberá seleccionar el archivo con formato PDF, obsérvese el tamaño original del archivo a convertir en el recuadro
color verde.

Una vez seleccionado el archivo, deberá indicar en el margen inferior el “NIVEL DE COMPRESIÓN” del archivo,
siendo recomendada la opción intermedia para que el documento no pierda tanta calidad en sus imágenes.

A continuación, deberá seleccionar el botón negro de “COMPRIMIR PDF” y podrá descargar el nuevo archivo
comprimido.