I.E.S.

JOSÉ ZERPA

CURSO: 2º ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PRESENCIAL

MÓDULO: GESTIÓN LOGÍSTICA Y COMERCIAL (GIL)
UT5. CONTROL DE LA FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO
RA4. PROGRAMA EL SEGUIMIENTO DOCUMENTAL Y LOS CONTROLES DEL
PROCESO DE APROVISIONAMIENTO, APLICANDO LOS MECANISMOS
PREVISTOS EN EL PROGRAMA Y UTILIZANDO APLICACIONES INFORMÁTICAS.

UT5. CONTROL DE LA FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO.

1. EL PROCESO DE APROVISIONAMIENTO.
Cuando hablamos del proceso de aprovisionamiento de la empresa nos referimos a todas las actividades que
realizamos desde que solicitamos información sobre determinada mercancía hasta que nos es entregada y
pagada, incluyendo, así mismo, la contabilización, registro y archivo de la documentación originada.
Debes tener identificados, definidos y documentados los procesos de aprovisionamiento, de manera
que puedas analizarlos periódicamente con el objetivo de identificar las oportunidades.
Por tanto, podemos definir el proceso de aprovisionamiento como el conjunto de actividades orientadas a la
adquisición de los materiales que necesitamos para la elaboración o comercialización de nuestros
productos, en las mejores condiciones y menor coste. Para que esta función se desarrolle de forma
adecuada será necesario establecer líneas de coordinación con el resto de departamentos definidos en el
organigrama de la empresa. Entre los objetivos básicos que establece la gestión de aprovisionamiento se
encuentran: reducir los costes de almacenamiento, mantener suficiente productos en almacén para evitar
roturas de stock, reducir los daños producidos por la pérdida de artículos perecederos y obsoletos.
1.1. DOCUMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE APROVISIONAMIENTO
¿Por qué documento debes comenzar cuando quieres realizar un proceso de aprovisionamiento? ¿Tienes que
seguir un orden en la realización de estos documentos o por el contrario no importa en el orden que los
realices?
 DOCUMENTOS DE CARÁCTER EXTERNO. Sirven para que el cliente y el proveedor puedan
justificar la operación de compraventa o servicio, como un pedido, un albarán de entrega, una
factura, una carta de portes, una nota de gastos por envases y embalajes, carga y descarga, seguro,
etc.
 DOCUMENTOS DE CARÁCTER INTERNO. Contienen información de utilidad para la empresa que
los emite, como el registro de pedidos emitidos, las hojas de solicitud, recepción o expedición, las
órdenes de envío, expedición, fabricación o partes de actividad, las fichas de control de existencias,
los inventarios y registros, etc.
Como es obvio, entre los departamentos de compras, almacén, ventas, administración y contabilidad debe
existir intercambio de documentos para que el flujo de información llegue a todos los estamentos de la
empresa.
DOCUMENTACIÓN: PROCESO
1º) HOJA DE SOLICITUD
Se trata de un documento interno que se utiliza cuando se piden materiales desde una sección a otra de la
empresa: desde el almacén general al centro de fabricación o desde el punto de venta al almacén central o
regional. Generalmente estos impresos de carácter interno se envían de ordenador a ordenador cuando la
empresa dispone de un sistema de pedido automático, es decir, en el momento en que las existencias llegan
al punto de pedido, el ordenador solicita el correspondiente pedido. Otras veces al final de la jornada, en
previsión de las ventas del día siguiente, se envía la hoja de solicitud por correo electrónico.

1
EJEMPLO PRÁCTICO:

2º) PEDIDO.
Cuando la empresa necesita mercancías, normalmente, envía una solicitud o pedido al proveedor o
suministrador de las mismas. Para solicitar una entrega urgente, la forma más fácil y cómoda es llamar por
teléfono o watsapp, pero siempre que se utilizan estos medios, después se debe confirmar y dejar
constancia de la solicitud mediante carta o impreso.
a) Tipos de pedido según la forma:
 Pedido normal. Se utiliza para solicitar mercancías que se necesitarán en un periodo reducido de
tiempo. Las cantidades solicitadas se ajustan a los consumos previstos durante una semana, mes,
temporada, etc.
 Pedido programado. Se emite para solicitar uno o varios productos sobre los que se ha realizado
un estudio previo de necesidades. Con este tipo de pedido se contrata una cantidad anual, cuya
entrega se puede fraccionar en uno o varios envíos (mensuales o trimestrales), previo aviso de la
cantidad y la fecha de entrega.
 Pedido abierto. Se utiliza para solicitar una cantidad aproximada, sin que ello suponga un
compromiso de compra, pues el cliente no acepta ningún envío que no haya confirmado
previamente. Ejemplo, supongamos que en el mes de febrero solicitamos a un fabricante de turrones
que nos reserve una cantidad determinada y posteriormente, en función de las necesidades reales,

2
 pedimos nos envíe un número de unidades cuya cantidad puede ser superior o inferior a la
acordada.
b) Tipos de pedido según el material. Según el destino del artículo o servicio solicitado, los pedidos se
clasifican en extraordinarios, de reposición, se servicio u obra y de mercancías.
- Pedido extraordinario. Se utiliza para solicitar “materiales de pronto empleo” que, por causas
extraordinarias, se necesitan para un fin concreto. Este pedido se envía aunque tengamos en el
almacén los materiales solicitados, pues así evitamos alterar los consumos medios que afectan
sobre el “punto de pedido” y las consecuencias negativas que pueden repercutir en el stock mínimo
o de seguridad.
- Pedidos de reposición. Se corresponde con aquel cuya iniciativa parte del almacén, dado que se
solicitan materiales sobre cuyas existencias se ha fijado un stock mínimo. El pedido puede contener
los materiales que se necesitan en uno o varios almacenes, indicando con siglas dónde se debe
realizar la entrega de cada producto.
- Pedido se servicio u obra. Se emplea para solicitar la realización de un trabajo determinado. Los
materiales necesarios para la obra o servicio pueden ser a cuenta del contratado o del contratante y
estar incluidos o no en el pedido.
- Pedido habitual de materiales o mercancías. Es el más generalizado y se expide para solicitar los
artículos que se precisan normalmente en el punto de venta, independientemente de que, una vez
recibidos, sean para reposición o para consumo.

ACTIVIDAD PROPUESTA

3
EJEMPLO DE PEDIDO:

4
3º) REGISTRO DE PEDIDOS

Cuando se envía un pedido al proveedor, se debe realizar un seguimiento del mismo hasta que se reciben
las mercancías en el almacén o el lugar de entrega indicado. El control de los pedidos enviados se refleja en
el libro registro de pedidos emitidos.

Ejemplo:

4º) ALBARÁN O NOTA DE ENTREGA

El albarán es un documento que confecciona el vendedor y lo envía al comprador junto con la mercancía. Su
función principal es servir como justificante para acreditar que los productos han sido entregados al cliente y
también de guía para emitir la factura. Al confeccionar el albarán, se hacen varias copias y cada una de
ellas se envía a un departamento o sección para informar de la operación realizada.
El original y la primera copia se remiten al cliente y este, una vez comprobada la mercancía, devuelve
firmada la copia. La copia del albarán con la aceptación del cliente se remite al departamento de
contabilidad, para confeccionar posteriormente la factura.
La segunda copia se queda en el almacén, para justificar la salida de la mercancía.
La tercera copia se remite al departamento de ventas.
Respecto al documento que se entrega junto con la mercancía, cabe mencionar dos excepciones:
- Cuando se sustituye el albarán por una nota de entrega al transportista. El contenido de la nota
de entrega hace mención al tipo de mercancía o nombre del producto, el número de bultos y las
unidades que contiene cada bulto, pero en ella no se reflejan precios, referencias o importe de la
carga entregada.
- Cuando se exporta la mercancía, se confecciona el packinglist o relación de contenido. Este
documento se utiliza, en los envíos al extranjero, para completar la información de la factura y
facilitar el despacho aduanero.

5
EJEMPLO:

6
 5º) RECEPCIÓN Y REGISTRO DE MERCANCÍAS
Cuando llega un envío, antes de proceder a la descarga del vehículo, debemos comprobar los datos del
documento (albarán o nota de entrega al transportista) que acompaña a la mercancía coinciden con el
pedido. Durante la descarga y antes de depositar las mercancías en su lugar de almacenaje, se comprueba
que no existen errores, como equivocaciones en los artículos enviados, dañados o roturas en el embalaje o
en la propia mercancía, etc. Para ello, se realiza una inspección cuantitativa y cualitativa del envío, que
consiste en:
- Contar los bultos y examinar si existen daños externos. Cuando el embalaje está deteriorado, se
anotan los desperfectos en la copia del albarán que se devuelve al proveedor y se acepta la
mercancía con la condición “salvo examen posterior”.
- Se realiza un recuento físico de los artículos recibidos y se comprueba con el albarán de entrega y
con los solicitados en el pedido. El examen consiste en cotejar cantidades, modelos, tamaños,
referencias, etc.
El resultado del examen puede ser conforme o no conforme, por mercancías en mal estado, falta de artículos,
errores en tallas o colores, etc. En función de la causa de la anomalía se acepta la mercancía o no, pero
siempre se indicará el motivo en el apartado “observaciones” del albarán emitido por el proveedor.
Una vez realizado el control, se procede a registrar la mercancía recibida en la “hoja de recepción”.
Estatuto de cuarentena: Algunas mercancías están sometidas a estatutos particulares y deben permanecer
en la denominada “zona de cuarentena” por tener que superar el control administrativo, de calidad o de
condiciones ambientales especiales. El estatuto de cuarentena establece los productos que se deben someter
a dicho estado, el tiempo que permanecerán en esa situación, los controles que deben superar, el acceso
autorizado y los procedimientos de exención. Durante el tiempo que dura la cuarentena, aunque el artículo esté
físicamente presente, no se encuentra disponible hasta que no se hayan efectuado los controles que permiten
decidir si es o no utilizable y en qué condiciones se debe almacenar.
Las situaciones más frecuentes de cuarentena, para ciertos productos, son:
 Industrias farmacéuticas y agroalimentarias y empresas que exigen control de calidad cuando las
materias primas son de importación. También se aplica en productos acabados y mercancías que
precisan condiciones ambientales especiales (temperatura o humedad).
 Productos tóxicos, peligrosos, estupefacientes, etc., que se almacenan separados de otros artículos o
bajo un sistema de seguridad, para cuyo acceso es necesario presencial credencial.
 Artículos que pasan por la aduana, sea en tránsito o a la espera de formalizar el pago de los derechos
arancelarios correspondientes, como alcoholes, productos farmacéuticos o ciertos productos
petrolíferos.

7
Los almacenes con este tipo de problemas están obligados a poner los medios necesarios para que no se
pueda acceder a los productos afectados mientras dure la cuarentena. Para ello, aplican dos métodos:
cuarentena “física” exige que los artículos estén almacenados en una zona delimitada hasta que se autorice
su salida. La cuarentena “informática” permite el almacenaje en cualquier lugar del almacén, pero el sistema
informático prohíbe que se expidan hasta recibir una autorización o la orden de salida.
Recepción de devoluciones: Cuando se reciben mercancías procedentes de un cliente, hay que averiguar la
causa de la devolución y aplicar el procedimiento correcto en cada caso. Una devolución de mercancías por
parte del cliente ocurre cuando:
 El producto no llegó a su destino en las condiciones solicitadas por el cliente o no se puede vender
por defectos de calidad, errores de fabricación, golpes o deterioros sufridos durante el transporte.
Estos artículos no se almacenan; pasan directamente al centro de fabricación para su reparación o
destrucción.
 El cliente recibe artículos que no ha solicitado; se enviaron tallas, modelos, colores, referencias, etc.,
que no se corresponden con las del pedido emitido. Los productos que entran en el almacén, en
estos casos, se acondicionan y guardan en el lugar que les corresponde según el tipo de mercancía.
 La empresa solicitó más mercancía de la que ha podido vender y devuelve los excedentes.
Normalmente, los fabricantes no admiten este tipo de devoluciones a no ser que conste en el
contrato de compraventa. Cuando el almacén se tiene que hacer cargo de los artículos devueltos, el
proceso es el mismo que en el caso anterior: se acondicionan y almacenan en el lugar de ubicación.
6º) HOJA DE RECEPCIÓN
La hoja de recepción o registro de entrada es un documento de carácter interno. Se confecciona para
demostrar que se han recibido los materiales solicitados y para controlar el cumplimiento de los plazos de
entrega o roturas que pueda presentar la mercancía.
El contenido del documento debe reflejar la orden de compra o número de pedido; el albarán o nota de
entrega; el resultado del control de calidad y cantidad; el almacén o la sección de destino; la descripción y el
código de la mercancía; las cantidades recibidas, solicitadas y pendientes de servir, etc.

8
9
ACTIVIDAD PROPUESTA: Realiza los siguientes ejercicios realizando las plantillas de los documentos
en Excel.

1)

2)

3)

10
4)

1.2. OTROS DOCUMENTOS

A) LA FACTURA

Finalizado el proceso de recepción, comprobación y control de la mercancía, el proveedor emite el

documento que recoge la obligación de pago: la factura.

En la factura se especifica la cantidad de cada referencia de producto, el precio unitario, el valor total, los
descuentos, los gastos incluidos y los impuestos aplicados. Las condiciones de pago y otras posibles
observaciones se recogen en una nota al pie del documento.

Gracias a la consolidación de una actitud más respetuosa con el medioambiente y al uso de las nuevas
tecnologías, la factura en papel se está sustituyendo por la e-factura. La factura electrónica tiene el mismo
valor legal, pero para su tramitación es necesario disponer de firma digital, sistema EDI o certificado digital.
Más información sobre facturación electrónica en este enlace. https://www.facturae.gob.es/factura-
electronica/Paginas/factura-electronica.aspx

Conservación de las facturas:

La empresa debe conservar las facturas durante:

- Seis años si se trata de mercadería.
- Diez años en caso de inmovilizado.
- Quince años si se trata de bienes inmuebles (locales o terrenos).

11
Plazo de emisión y entrega de las facturas:

Cálculo del importe de la factura:

Ejemplo:Supongamos que hemos comprado del artículo X 220 unidades a 30,00€/ud. Y del artículo “Y”
150 unidades a 23,00 €/ud.

 Descuento comercial del artículo X el 5% y del artículo Y el 10%.

 Descuento por volumen: el 2% en compras superiores a 200 unidades.
 Descuento por pronto pago el 3% (se aplica sobre la mercancía de los dos productos).
 El Artículo Y se encuentra en promoción y regalan 10 unidades por cada 100 de compra.
 Envases y embalajes: cada unidad necesita un envase cuyo precio es: para el artículo X de
2,00€/ud, y para el artículo Y de 1,50 €/ud.
 Portes y seguro: el importe total es 456,00€ (se reparte en función de las unidades).
 El artículo X se encuentra gravado con el IGIC general y el artículo Y con el reducido (3%).

Se pide: Confeccionar la factura correspondiente.

12
ACTIVIDAD PROPUESTA:
Supongamos que hemos comprado los siguientes productos:
- Artículo A: 220 unidades a 30,00€/ud.; descuento comercial 5%.
- Artículo B: 150 unidades a 23,00€/ud.; descuento comercial 6%.
- Artículo C: 300 unidades a 27,00 €/ud; descuento comercial 10%.
 Descuento por volumen: el 3% en compras superiores a 200 unidades.
 Descuento por pronto pago el 2% (se aplica sobre los tres productos).
 El artículo B está en promoción y regalan 10 unidades por cada 100 de compra.
 Embalajes:el artículo A, a 1,80 €/ud, el artículo B a 1,50 €/ud y el artículo C a 1,20 €/ud. (Cada
unidad necesita un embalaje).
 Transporte: el gasto total es de 816,00 € y se reparte en función de las unidades.
 El IGIC para el artículo A es el general (7%), para el B es el reducido (3%)y para el C es el 9,5%.
Confecciona la factura desglosando los artículos.

B) NOTA DE GASTOS:
La nota o “factura de gastos” se utilizan para reflejar lo que el vendedor paga a terceras personas en
nombre y por cuenta del comprador. El documento es similar al impreso de una factura y solo se diferencia
de esta en los conceptos facturados. Los gastos más frecuentes que figuran en esa nota son envases y
embalajes, transporte y seguro.

13
Los envases y embalajes se originan cuando el producto necesita alguno de ellos al salir de la fábrica o
cuando el comprador solicita uno en concreto. Sucede, por ejemplo, cuando un hipermercado compra a un
fabricante y pide que en el envase figure su marca (Hipercor, Carrefour, Hacendado, etc.); en estos casos
los gastos corren a cargo del comprador y se facturan por separado. Otra causa sería que, por las
características del producto y el trayecto, se necesite un embalaje especial.
Los portes surgen cuando la agencia de transportes que realiza el servicio cobra en origen; entonces el
vendedor o remitente de la mercancía paga al transportista. Pero, si en la operación se había pactado que
los gastos fueran a cargo del comprador, el vendedor, para cobrarle los gastos a aquel, extenderá una nota
de gastos por el importe pagado a la agencia de transportes.
El seguro es un gasto que se paga a la compañía de seguros por los riesgos que pueda sufrir la mercancía
durante el transporte hasta el almacén del comprador. Generalmente, el contrato de transporte lleva incluido
el seguro durante el tiempo que dura el viaje, pero a veces el cliente decide ampliar la cobertura de la póliza
y, como es obvio, este importe corre a su cargo. Otras veces la operación de compraventa se pacta bajo la
cláusula CFR (coste y flete): el vendedor expide una nota de gastos a cargo del comprador por el importe del
seguro que corre de su cuenta.
Formato de la nota de gastos:
Es similar a la factura de compraventa. Sin embargo, los gastos incluidos en la nota tributan al tipo impositivo
que les corresponde, mientras que los de una factura de compraventa se gravan con el tipo de IGIC que le
corresponde al producto.

EJEMPLO:
CERMADIS, SA, con NIF: A35765908, es una empresa dedicada a la fabricación y comercialización de
varias marcas de cerveza; se encuentra ubicada en el Polígono Industrial de Arinaga, sector 14 de Agüimes.
El día 10 de abril de 2022 notifica a su cliente MESÓN LA ALDEA, SL, NIF: B35190745M con domicilio en
C/ Acacias, 23, 35470 San Nicolás de Tolentino, los gastos a su cargo correspondientes al primer trimestre:
 Envases: 2.000 botellas de litro a 0,50 €/ud, 8000 botellas de 173 de litro a 0,40 €/ud, y 9.500
botellas de 1/5 de litro a 0,30 €/ud.
 Transportes: 350,60 €/ud.
 Embalajes: 585,40 €/ud.
Se pide: emitir la factura de gastos nº 74/2022, aplicando los tipos impositivos de IGIC correspondientes
(envases y embalajes 7% y transporte 3%).

14
ACTIVIDAD PROPUESTA:
El 30 de abril la empresa AGRINVER expide factura de gastos a cargo de ALIMENTARIA CANARIA
por los géneros enviados el 4 de abril de 2022 (albarán nº 135/2022) y facturados el día 10 de abril
(factura nº 115/2022).
Los gastos que se incluyen son:
 Embalajes: 200 cestones a 1,65€/ud, 400 cajas a 0,89 €/ud y 20 palés a 1,25 €/ud.
 Transportes: 340 €.
 IGIC: 7% (embalajes) y 3% (transporte).
Se pide: Confeccionar la factura de gastos nº 34/2022 que expide AGRINVER.

15
C) NOTA DE ABONO Y FACTURA RECTIFICATIVA
Una vez expedida una factura, si contiene errores en mayor o menor cantidad, las rectificaciones se llevarán
a cabo emitiendo un documento sustitutivo rectificativo. La factura rectificativa debe identificar a la que se
corrige y las rectificaciones efectuada, haciendo constar los motivos. Estas facturas se numeran con series
especiales; no deben seguir la misma numeración que el resto.
Contenido de las facturas rectificativas:
 Datos de la factura modificada y motivos.
 Descripción de la modificación efectuada.
 Mención expresa de que es una factura rectificativa.
 Numeración con una serie específica.
 Cumplimentación de los requisitos formales establecidos en el reglamento de facturación.
Los datos de la base imponible, del tipo impositivo y de las cuotas tributarias rectificativas serán los que
resulten de la rectificación, esto es, el importe correcto por el que se debían haber reflejado dichas
operaciones. Además la rectificación se realizará factura a factura; no se admite la rectificación global de
varios documentos.

16
EJEMPLO FACTURA RECTIFICATIVA: Conservas Ferro devuelve a Coop. Canaria 200 cestones y 600
cajones. Ambos envases se facturaron con derecho a devolución y gravados con el IGIC reducido (3%). Los
cestones con un precio de 1,65€ y los cajones con un precio de 0,95€.
La coop. Canaria comunica, en el apartado observaciones que la cantidad a favor del cliente se considera
como anticipo para futuras compras, salvo indicaciones en contra.
Los datos anteriores son: nº albarán: 102, nº de nota de entrega: 115. Fecha y nº de la factura: 30 de julio de
2022 y nº 89/2022.
Se pide: Confeccionar la factura rectificativa número FR-22/2022, con fecha 20 de septiembre 2022.

DISTRI

17
ACTIVIDAD PROPUESTA:

El 03 de febrero de 2022 DISTRIBUCIONES LEVANTE, SL, emite nota de abono a favor de María Llopis,
titular del quiosco papelería-prensa-regalitos, por los siguientes conceptos:

 Devolución de 29 periódicos ABC cargados a 0,85€/ud, en la factura nº 35/2022.

 Devolución de 12 periódicos El País cargados a 0,95 €/ud, en la factura nº 38/2022.
 Devolución de 9 revistas Semana cargadas a 1,84 €/ud, en la factura nº 75/2022.
 Rappels: 8% sobre 8234 € (compras netas del 2º semestre del ejercicio anterior).

Todos los artículos se facturaron con los tipos impositivos de IGIC general.

Se pide: confeccionar la nota de abono o factura rectificativa nº FR-32/2022

D) DOCUMENTOS QUE ORIGINA EL TRANSPORTE DE MERCANCÍAS:

 Carta de portes: Este documento se utiliza cuando las mercancías viajan por territorio nacional y se
transportan por carretera o por ferrocarril. Para transportes internacionales se utiliza documentos
normalizados: “carta de portes CMR” (Transporte terrestre por carretera) y “carta de porte CIM”
(Transporte terrestre por ferrocarril).
 Conocimiento de embarque Aéreo: Cuando el transporte se realiza por vía aérea, tanto en aviones
comerciales como mixtos (transporte de personas y mercancías), El conocimiento de embarque aéreo
(Air Waybill) es un documento normalizado y emitido por un agente de carga aérea de la IATA.
 Conocimiento de embarque marítimo: Cuando los medios utilizados son barco de alta mar o de aguas
interiores. El transporte marítimo se puede contratar en línea regular, para este caso se utiliza el
Conocimiento de Embarque (Bill ofLading), o mediante el fletamento de buque completo y para ello se
formaliza la Póliza de fletamento.

EJEMPLO CARTA DE PORTE: la carta de porte la expide el transportista.

18
ACTIVIDAD PROPUESTA:
El día 22 de julio de 2022 TRANSPORTES BUYTRAGO, a través del transportista Pedro Garrido, realiza
un servicio desde la empresa COOP. CONSERVAS en Las Palmas de GC a la empresa CONSERVAS
FRUTERA, SL en Vecindario.
El día 25 de julio TRANSPORTES BUYTRAGO entrega a COOP. CONSERVAS, una factura para cobrar
el servicio realizado. Los conceptos facturados son 70 palés de latas de fruta con un peso de 5.500 kg; el
porte es de 0,55 €/kg.; el seguro, de 130€; los gastos de carga y descarga, de 85 € y el IGIC es el 3%.
Se pide: Confeccionar la factura/carta de portes nº 189/2022 emitida por TRANSPORTES BUYTRAGO,
SA.

E) DOCUMENTOS EN COMERCIO INTERNACIONAL

 FACTURA PROFORMA: Es una factura sin validez fiscal ni contable que acompaña a la mercancía
con el fin de facilitar el cálculo de aranceles y de las distintas tasas en función del valor o tipo de
mercancía.
 DOCUMENTO ÚNICO ADUANERO (DUA). Documento de declaración de importación o exportación
ante las autoridades aduaneras que supone la autorización para la retirada o el embarque de las
mercancías. Está formado por nueve ejemplares, dos de ellos destinados a usos estadísticos.
 CERTIFICADO DE CIRCULACIÓN EUR1. Es un documento justificativo del origen europeo para
exportar a aquellos países con los que la Unión Europea mantiene acuerdos preferenciales. De este
modo, si la mercancía se acompaña del correspondiente DUA, puede acogerse al régimen
arancelario preferencial y pagar menos derechos de aduana.
En este documento debe constar la identificación del exportador y del importador, los países
intervinientes, el transporte utilizado, el peso y el número de bultos, la factura, el número de DUA y la
declaración del exportador.
 CERTIFICADO DE ORIGEN. Certificado emitido por la Cámara de Comercio y utilizado por las
empresas vendedoras para acreditar el origen de una mercancía (país de fabricación).
Este certificado se suele requerir cuando la mercancía no se compra directamente al fabricante y se
precisa de una garantía de calidad.
 MEDIOS DE COBRO DOCUMENTARIOS. Se trata de la gestión de medios de cobro entre
entidades en el ámbito internacional. Se denominan documentarios porque no se entregan los
documentos de venta de una mercancía por parte del exportador hasta que se realiza el pago del
importe o la aceptación de los efectos, de forma que garantizan el cobro de la operación. Así, si no
se entrega la documentación a la llegada al puerto no se puede retirar la mercancía.
 CERTIFICADOS ESPECIALES. En algunos casos de exportación de determinadas mercancías se
requerirán certificados especiales. Por ejemplo, cuando se envía mercancía en palés de madera
debe ajustarse al certificado de fumigación.

2. CONTROL DE LAS COMPRAS

La importancia de gestionar fe forma eficaz el ciclo de compras radica en la eliminación de errores y

contratiempos en el suministro de la mercancía no solo desde el punto de vista del aprovisionamiento, sino
también desde la perspectiva de la prestación del servicio al cliente.

Cada vez más empresas desarrollan la conocida estrategia de calidad total, que se resume en la asunción
por parte del personal de un compromiso con el perfeccionamiento continuo de todos los procesos con el fin
de eliminar errores y alcanzar una mejora de los productos y de los servicios.

2.1. INDICADORES DE CALIDAD

Existen varios indicadores para medir el grado de desempeño de los distintos objetivos establecidos de
mejora continua por parte de las empresas. El cumplimiento de estos objetivos también aporta la posibilidad
de marcar la diferencia respecto a la competencia.
Desde el punto de vista del comprador, estos indicadores permiten evaluar a sus proveedores y tomar
decisiones respecto a la renegociación de las condiciones o la búsqueda de nuevos suministradores que
cumplan con los requisitos establecidos.

19
A. Indicador de fiabilidad en las entregas.
Los errores más comunes a la hora de servir los pedidos tienen que ver con la rotura del stock, que provoca
retrasos en el pedido o su desglose en dos entregas, con la falta de coincidencia entre las cantidades
solicitadas y las servidas y con erratas en los documentos.

Nº de pedidos servidos sin errores

Indicador = x 100
Nº de pedidos totales servidos

Cuanto más se aproxime a 100 este indicador, mejor será la calidad del servicio de pedidos, lo que se
traducirá en una mayor satisfacción de los clientes.
B. Indicador de entrega en plazo.
La mala gestión de la información interna puede provocar errores en los plazos de entrega, pero también
imprevistos en el proceso de producción, en la preparación de los pedidos, en la expedición o en el
transporte, que originen el incumplimiento de los plazos de entrega del pedido. Esto se traduce en un retraso
general de toda la cadena de suministro que suscita reclamaciones por parte de los clientes, la necesidad de
compensación económica y, a veces, la pérdida del cliente, con el consecuente daño a la reputación de la
empresa.

Nº de pedidos servidos en plazo

Indicador = x 100
Nº de pedidos totales servidos

Cuánto más se aproxime a 100 este indicador, mayor será la satisfacción del cliente, quien podrá cumplir con
sus propios pedidos sin sufrir roturas de stock.
C. Indicador cualitativo de la mercancía.
Según las condiciones de compra pactadas, en muchas ocasiones la manipulación de la mercancía
corresponde a la empresa compradora, con sus medios y su personal, asumiendo toda la responsabilidad
sobre las roturas o los desperfectos ocasionados. No obstante, el envasado y el embalado corresponderán
siempre a la empresa vendedora que prepara el pedido, con lo que el incumplimiento de las condiciones de
entrega o el deterioro de la mercancía provocados por el uso en este proceso de elementos o herramientas
inadecuados repercutirá sobre el proveedor.
Así mismo, es importante tener en cuenta las características del producto a la hora de realizar el transporte y
asegurar la mercancía, pues el medio de transporte escogido influirá en que los productos lleguen en buen
estado.

Unidades servidas en buen estado

Indicador = x 100
Unidades totales servidas

Cuanto más se aproxime a 100 este indicador, mejor será la calificación del proveedor, y más fuerte y
duradera su relación con el cliente ya que asegura la calidad del pedido servido.

D. Indicador cualitativo de la gestión documental

Es muy importante la revisión continua de los datos de las partes que intervienen en la compraventa con el
fin de evitar errores en la documentación y en la entrega de la mercancía así como en las condiciones de
entrega, cobro o plazo, bien por no constar en los documentos una renegociación posterior, bien por errores
en la comunicación interna. Hay que tener en cuenta que la simple variación de un número o de una palabra
en una dirección puede provocar el retraso de la mercancía, un aumento de los costes de transporte y
reclamaciones.

Por este motivo, el uso de medios escritos en la comunicación es de vital importancia, así como formalizar en
un contrato las condiciones y los datos de la compraventa.

20
 Nº de pedidos servidos sin errores administrativo s
Indicador = x 100
Nº de pedidos totales servidos

E. Índice de rechazos

Los proveedores con mayor número de reclamaciones de devolución por cualquiera de los motivos previstos
anteriormente (errores en la cantidad o equivocaciones en el producto solicitado, incumplimiento de las
condiciones o del los plazos, etc.) sufren una pérdida de imagen y de credibilidad que tiene consecuencias
en la relación mercantil.

Devoluciones de compras
Indicador = x 100
Comprasanuales

Cuanto mayor sea este indicador, mayor será la desconfianza hacia el proveedor. Conviene buscar un
proveedor distinto que garantice un servicio correcto.

ACTIVIDADES PROPUESTAS
1) Antonio es jefe de compras de una compañía distribuidora de bebidas y esta tarde ha recibido un
aviso desde el almacén porque es la quinta vez en tres meses que el proveedor de refrescos se
retrasa en la entrega y, para mayor gravedad, es el producto que más se vende. Si se han
servido 15 pedidos en estos tres últimos meses, ¿Cómo podrá analizar Antonio la situación del
proveedor y a qué conclusión llegará?
2) Patricia es conductora de una empresa de transportes. Esta mañana, al entregar un pedido de
una empresa mayorista de informática, presencia una situación incómoda que últimamente se
repite cada vez más. Desde el control de calidad, le indican que uno de los paquetes está mal
cerrado. El jefe de compras, al registrar el incidente, advierte que el número de pedidos con
errores es cada vez mayor (15 pedidos de 50). Al revisar las devoluciones de esos 50 pedidos,
observa que han realizado cuatro devoluciones. ¿Qué indicadores podrá utilizar la empresa para
analizar la situación del proveedor y a qué conclusión llegará?
3) Laura es jefa de compras de una empresa y está calculando diferentes indicadores para
determinar si el aprovisionamiento de la empresa ha sido eficaz. Concretamente está realizando
el estudio del proveedor FRESCO, SL.
Durante el primer trimestre del año 2022 cuenta con los siguientes datos:
- Número total de pedidos: 110.
- Pedidos con errores (sin coincidencia entre las cantidades servidas y las solicitadas): 5
- Pedidos con retraso en la entrega: 10.
- De un total de 15.000 unidades servidas en el trimestre, se sirvieron en mal estado 2.000
unidades.
- Debido a los errores anteriores se han realizado devoluciones, cuyas unidades ascienden a
2.300, de un total de 15.000 unidades servidas.
Calcula los indicadores de calidad según los datos aportados.

2.2. INDICADORES DE DESEMPEÑO

En lo que respecta al ámbito económico de las compras, es necesario analizar los recursos invertidos para
evaluar si se cumplen los objetivos marcados no hay que realizar cambios estratégicos para mejorar en este
sentido.

21
A) Índice de compras

Permite analizar la relación entre las compras realizadas y las ventas del año anterior.

Valor total de las compras

Indicador = x 100
Valor total de las ventas

Cuanto menor sea este valor, más eficiente será la empresa, ya que obtiene un beneficio elevado con una
inversión reducida.

B) Índice del coste de un pedido de compra

Es necesario saber si se rentabiliza la gestión del departamento de compras de compras en comparación

con la cantidad de mercancía adquirida, pues gracias a este dato se puede conocer si podemos aumentar el
volumen de compras con el personal disponible (disminuye el valor del indicador) o si es más rentable hacer
menos pedidos pero más grandes (aumenta el valor del indicador).

Coste del personal de compras

Indicador = x 100
Nº de pedidos anuales

Cuanto menor sea este valor, más eficiente será la empresa, respecto al coste del personal de compras.

C) Período medio de pago

Desde que comienza su actividad, una empresa debe establecer unas pautas de cobros y pagos que
posteriormente adaptará según las negociaciones con clientes y proveedores, pero manteniendo siempre la
base de que periodo medio de pago debe ser lo más largo posible.

PMP =
365
Comprasanuales
Saldomedioanualdeproveedores

Donde el saldo medio de proveedores es el plazo que transcurre desde la entrega de los bienes o la
prestación de los servicios y el pago material de la operación, y se calcula así:

Saldo medio anual proveedores =

Saldo inicial 01de enero 20 XX de proveedores+ saldo final 31 de diciembre 20 XX
2

Nota: El saldo medio de proveedores es el valor medio de la cuenta contable 400 Proveedores

Caso práctico: Tiempos de pago

José es nuevo en el departamento de compras de una empresa mayorista de electrodomésticos. Está

poniéndose al día con la información y tramitación de la documentación de la empresa y tiene varias dudas
sobre los periodos de cobro y de pago. La empresa tiene en su cuenta de proveedores del año anterior
(2022) Saldo inicial: 30000 € y el saldo final es de 50.000 €. De un total de 1000000€ de compras anuales.

22
Sabe que el periodo medio de cobro es de 30 días. ¿Está fundamentado que tenga dudas sobre estos
datos? ¿Qué problema surge en estos casos y qué medidas debería plantear José?

23
 2.3. PERIODO MEDIO DE MADURACIÓN
https://www.youtube.com/watch?v=Il6SReoRiWw&t=412s

El periodo medio de maduración es el tiempo que transcurre desde que se compran las materias primas o
mercaderías hasta que se cobra por su venta, en término medio. Está compuesto por diversos periodos
medios que forman parte del proceso que abarca este tiempo: almacenamiento, fabricación, venta y cobro.

PMM = PMA + PMF + PMV + PMC

En el caso de las empresas no fabricantes, el periodo medio de fabricación no formaría parte del periodo de
maduración.
Para conocer cómo se obtiene cada uno de los sumandos habrá que desglosar las fórmulas por separado,
tal y como vernos a continuación.

A. Periodo medio de almacenamiento (PMA)

Cuando no se trabaja con un sistema JIT (Just in Time) (se solicita la mercancía que se tiene vendida y,
prácticamente no existe almacenamiento de la mercancía), el almacenamiento de la mercancía supone un
tiempo, normalmente expresado en días, desde que esta llega al almacén hasta que es utilizada en la
fabricación o vendida (producto terminado):

PMA =
365
Consumo de materias primas
Existencias mediasde materias primas El denominador del PMA se denomina rotación de materias
primas o mercancía (si no se dedica a la fabricación la
empresa) y cuanto mayor es esa rotación (es decir, las materias primas se incorporan más rápidamente al
proceso productivo), significa que menor será el periodo medio de almacenamiento.

Consumo (materias primas o mercaderías)= (Compras – devoluciones – rappels) + existencias iniciales

– Existencias finales.

Existencias medias de materias primas o mercaderías =

(Ex. iniciales de materias primas o mercaderías + Ex. Finales de materias primas o mercaderías) /2

B. Periodo medio de fabricación (PMF)

Es el tiempo promedio del proceso de fabricación, es decir, desde que la materia prima se incorpora a la
cadena productiva hasta que termina su procesado y se transforma en un producto terminado. Hasta ese
momento se considera producto en curso.

PMF =
365
Valor de la produccci ó n
Existencias medias de producción en curso

Las empresas comerciales no fabrican, por lo que este tiempo no se considera, ya que revenden lo que
compran. En algunas ocasiones simplemente cambian el envase o el embalaje.
El denominador del PMF se denomina rotación de productos en curso y cuanto mayor es esa rotación
significa que más rápidamente se transforma en productos terminados y, por lo tanto, menor es el periodo
medio de fabricación.

Valor de la producción (coste de producción)= Consumo+ gastos de fabricación.

Existencias medias de producción en curso =

24
 (Ex. Iniciales productos en curso + Ex. Finales productos en curso)/2

C. Periodo medio de venta (PMV)

Tiempo que transcurre desde que se fabrica el producto hasta que sale del almacén para ser entregado al
cliente.

PMV =
365
Valor de la produccci ó n vendida
Existencias medias de producción terminada

Cuanto menor sea este periodo, menores son los riesgos de que la mercancía sufra daños en el almacén.
Además, los retrasos en las ventas originan problemas de liquidez.

Valor o coste de la producción vendida = Ventas netas (Ventas – devolución mercadería)

Existencias medias de producción terminada=
(Ex. Iniciales producción terminada o mercadería + Ex. Finales de prod. Terminada o mercadería)/2

D. Periodo medio de cobro (PMC)

Es importante determinar el plazo de cobro en la negociación de las condiciones de venta con los clientes, es
decir, el momento en el que estos pagarán la mercancía adquirida.

365
PMV = Ventasnetas
Saldo medio de clientes

Ventas netas = Ventas – devolución de mercaderías

Saldo medio de clientes:

(Saldo clientes 01/01 + saldo clientes 31/12)/2

PMM económico = PMA+PMF+PMV+PMC

PMMf (Periodo medio de maduración financiero) = PMM – PMP (Periodo medio de pago)

Cuanto menor será le PMM mejor es para la empresa. Cuanto mayor será el PMP mejor es para la empresa.

25
26
EJEMPLO:

La empresa Rondilla, SL, se dedica a la compraventa de mobiliario de oficina en la zona Gran Canaria.
Distribuye a sus clientes en toda la isla y su almacén central tiene su sede en Polígono industrial de
Arinaga. Querría ampliar el número de almacenes, pero no cuenta con liquidez suficiente y se está
planteando la posibilidad de reajustar los periodos medios y evitar así la financiación externa. Dispone de la
siguiente información:

 Compras de mercaderías: 1251.000 €

 Existencias de mercaderías 01/01: 100.000 €
 Existencias de mercaderías 31/12: 51.000 €
 Ventas: 4.500.000 €
 Devoluciones de ventas: 119.500 €
 Saldo de clientes a 01/01: 201.000 €
 Saldo de clientes a 31/12: 100.000 €
 Compras anuales: 1.251.000 €
 Devoluciones de compras: 150.000 €
 Saldo de proveedores a 01/01: 50.000 €
 Saldo de proveedores a 31/12: 100.000 €

Determina el Periodo medio de maduración (PMM) y el Periodo medio de maduración financiera (PMMf)

Consumo de mercaderías= 1251.000 – 150.000 + 100.000 – 51.000 = 1.150.000 €

Existencias medias de mercaderías = (100.000 + 51.000)/2 = 75.500 €

Coste de producción = Consumo de mercaderías (porque no hay fabricación) = 1.150.000 €

Ventas netas = 4.500.00 – 119500 = 4.380.500 €

365
a) PMA = 1. 15 0.000 = 365/15,23 = 23,97 días
75.500
Consumo de mercaderías = 1251.000 – 150.000 + 100.000 – 51.000 = 1,150.000
Existencias medias de mercaderías = (100.000+51.000)/2= 75.500
Rotación mercaderías (nº veces)= 1.150.000/75.500 = 15,23

365
b) PMV = 4.380.500 = 365 / 58,02 = 6,29 días
75.500
Ventas netas = Ventas - Devoluciones ventas = 4.500.000 – 119.500 = 4.380.500 €
Existencias medias de mercaderías = 75.500 €
Rotación ventas (nº veces) = 4.380.500 – 75.500 = 58,02

365
c) PMC = 4.380.500 = 365 / 29,11 = 12,54 días
150.500
Ventas netas = 4.380.500 €
Saldo medio de clientes = (201.000 + 100.000)/2 = 150.500 €

27
 Rotación cobro ventas = 4.380.500 / 150.500 = 29,11

PMM= 23,97 + 6,29 + 12,54 = 42,80 días

365
a) PMP = 1.251 .000 = 365 / 14,68 = 24,86 días
75.000

Compras netas = 1.251.000 – 150.000 = 1.101.000

Saldo medio de proveedores = (50.000 + 100.000) / 2 = 75.000
Rotación pago compras = 1.101.000 / 75.000 = 14,68

PMMf = PMM - PMP= 42,80 - 24,86 = 17,94 días.

28