UNIDAD 5

RECEPCIÓN Y - Distintas fases en la logística de

almacenes.

EXPEDICIÓN DE - La recepción:
identificación.
etiquetado e

- La salida de mercancías:

MERCANCÍAS preparación de pedidos, el picking,

embalaje y envío.

OBJETIVOS:

• Conocer los principales

documentos y justificantes que
reflejan la entrada de materiales o
productos, procedentes de
proveedores o de otros almacenes
o secciones de la propia empresa.

• Conocer los pedidos, albaranes,

registros, hojas de recepción, etc.

• Conocer las actividades de

almacén para preparar un envío o
expedición.

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 1. DISTINTAS FASES EN LA LOGÍSTICA DE ALMACENES

Los productos que entran en un almacén pueden venir de fuentes externas

(proveedores) o de la propia empresa (centro de producción o almacén central). Del
mismo modo, cuando se produce una salida, su destino es otras empresas (clientes),
otros almacenes o tiendas de la propia empresa, la sección de fabricación o la de
empaquetado.

• Los documentos de carácter externo sirven para que el cliente y el proveedor

puedan justificar la operación de compraventa o servicio, como un pedido, un
albarán o nota de entrega, una factura o carta de portes, seguro, etc.

• Los documentos de carácter interno contienen información de utilidad para la

empresa que los emite, como el registro de pedidos emitidos; las hojas de
solicitud, recepción o expedición; los inventarios y registros; etc.

Solicitud de mercancías. El pedido

Cuando la empresa necesita mercancías, normalmente, envía una solicitud o

documento (pedido) al proveedor o suministrador de las mismas. Otras veces el
representante de la empresa suministradora visita a sus clientes y estos realizan los
pedidos a través de él. Para solicitar una entrega urgente la forma más fácil y cómoda
es llamar por teléfono; pero siempre que se utiliza este medio después hay que confirmar
y dejar constancia de la solicitud mediante carta o impreso.

El pedido es un documento que expide el comprador

cuando solicita en firma materiales o artículos a su
proveedor.

El pedido se puede enviar por correo ordinario, correo electrónico, etc. y se debe
conservar una copia para contrastar la mercancía recibida con la solicitada. También es
normal enviar dos copias para que el proveedor devuelva una firmada en señal de
aceptación “pedido en firme”.

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 Contenido y requisitos de los pedidos (información que debe figurar en el documento
o impreso):

Datos del comprador: nombre o razón social de la empresa, NIF, domicilio y

dirección completa.

Número de orden: puede ser correlativo para todos los proveedores o utilizar una
numeración distinta para cada uno. El número de pedido debe figurar en toda la
correspondencia, documentos y facturas relacionadas con el mismo.

Fecha de expedición y referencias: que será la de emisión del documento de

pedido.

Datos del vendedor: nombre o razón social, NIF, domicilio fiscal o dirección
completa. Dirección de entrega en caso de que ésta sea distinta y también la fecha
de entrega o plazo máximo de envío.

Relación de los artículos solicitados: nombre del producto o descripción en

unidades de venta, referencia o código, cantidad que solicita de cada artículo,
precios unitarios.

Condiciones comperciales: quien paga gastos de embalaje, transporte, etc. Firma

del comprador en señal de aceptación o compromiso.

Ejemplo 1 hoja de pedido:

Datos de la empresa
suministradora

Datos del cliente

Condiciones de la
propuesta de pedido

Detalle de las
mercancías 1,02€

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Ejemplo 2 hoja de pedido:

Registro de pedidos:

Una vez enviado el pedido hay que hacer un seguimiento del mismo hasta que se
reciben las mercancías en el almacén o el lugar de entrega indicado. El control de los
pedidos enviados a los proveedores se refleja en el libro Registro de pedidos emitidos,
cuyo contenido es el siguiente:

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Nº de pedido: es el número asignado al pedido, el que figura en el documento
enviado al proveedor.

Fecha de emisión: día y mes que se envió el pedido.

Importe del pedido: importe de las mercancías solicitadas.

Proveedor: nombre o razón social del proveedor.

Cód. o NIF: código asignado al proveedor o el código de identificación fiscal.

Fecha de entrega: fecha o plazo acordado en el pedido.

Almacén: lugar de entrega o almacén para el que se solicitaron las mercancías.

Fecha de recepción: fecha en la cual se reciben las mercancías en el almacén.

Nº de albarán: número de documento que se firma aceptando el envío.

Observaciones: se anotan las incidencias cuando existe diferencia entre la fecha

de entrega y la de recepción, o cuando no se han recibido todas las cantidades
solicitadas.

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 Hoja de solicitud

Es un documento interno que se utiliza cuando hay que pedir materiales desde una
sección a otra de la empresa; desde el almacén central al centro de fabricación; desde
el punto de venta al almacén central, etc. Generalmente, estos impresos de carácter
interno se envían de ordenador a ordenador.

Albarán y nota de entrega

El albarán es un documento que confecciona el vendedor y lo envía al comprador

junto con la mercancía. Su función principal es servir como justificante para acreditar
que la mercancía ha sido entregada al cliente y también de guía para emitir la factura.
Al confeccionar el albarán, se hacen varias copias y cada una de ellas se envía a un
departamento o sección para informar de la operación realizada.

El original y la primera copia se remiten al cliente y éste, una vez comprobada
la mercancía, devuelve la copia firmada. La copia de albarán con la aceptación
del cliente se remite al departamento de contabilidad, para confeccionar
posteriormente la factura.

La segunda copia se queda en el almacén, para justificar la salida de la

mercancía.

La tercera copia se remite al departamento de ventas.

Excepciones:

• Se puede sustituir el albarán por una nota de entrega al transportista (tipo de

mercancía o nombre del producto, número de bultos y unidades de cada bulto).

• Cuando se exporta la mercancía se confecciona el packing list o relación de

contenido (se trata de facilitar el despacho aduanero).

Formato y contenido de un modelo de albarán estándar:

Datos del vendedor: nombre o razón social, NIF y dirección completa.

Número de orden: del albarán y fecha de emisión.

Datos del cliente: nombre o razón social, NIF o código asignado y dirección
completa, siendo ésta el lugar de entrega de la mercancía.
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Referencias: número del pedido al que corresponde y la fecha del mismo;
también se suele mencionar el nombre del representante o agente comercial a
través del cual se formuló el pedido.

Forma de envío: agencia de transportes o transportista que realiza la entrega. Se

indica si la mercancía viaja a "portes debidos" o "portes pagados" y el número de
paquetes o bultos.

Descripción de la mercancía: código del producto, descripción del artículo,

unidades entregadas de cada artículo y, en algunos casos, precio.

Observaciones: el cliente puede hacer constar las posicles incidencias

observadas en la mercancía recibida.

Recibí: nombre y firma del cliente o persona autorizada en la empresa receptora.

La aceptación o conformidad sirve para que el vendedor pueda facturar a cargo
del comprador.

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 2. RECEPCIÓN

Los productos que llegan a un almacén pueden proceder del centro de fabricación, otros
almacenes de la propia empresa o los solicitados a proveedores. Cualquiera que sea el
origen, las actividades y comprobaciones que se deben realizar son las mismas.

Cuando llega un envío, antes de proceder a la descarga del vehículo, debemos

comprobar que los datos del documento (albarán o nota de entrega) coinciden con
los productos recibidos. Durante la descarga y antes de depositar las mercancías en su
lugar de almacenaje se comprueba que no existen errores, como equivocaciones en
los artículos enviados, daños o roturas en el embalaje o en la propia mercancía, etc.
para ello, se hace una inspección cuantitativa y cualitativa del envío.

Una vez realizado el control se registra la mercancía recibida y se envía una copia a
los departamentos de compras y contabilidad, para que reclame material que pueda
faltar y gestiones la devolución de artículos equivocados o defectuosos. Los artículos
que están en perfecto estado se acondicionan y codifican para colocarlos en su lugar de
almacenaje.

Recepción de devoluciones: a veces, en el almacén se reciben mercancías de un

cliente. En este caso, hay que averiguar la causa de la devolución y aplicar el
procedimiento correcto en cada caso concreto.

La trazabilidad en la cadena de suministros nos permite conocer la ubicación y

trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministro,
desde su origen hasta su destinado final.

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 Registro de mercancías. Hoja de recepción

Es un documento de carácter interno. Se confecciona para demostrar que se han

recibido los materiales solicitados y para controlar el cumplimiento de los plazos de
entrega, roturas, etc. que pueda presentar la mercancía.

El contenido del documento debe reflejar:

Orden de Resultado del Descripción

compra o control de y código de
nº de cantidad y la
pedido calidad mercancía

Cantidades
Almacén recibidas,
Albarán o o sección solicitadas y
nota de
de destino pendientes
entrega
de servir

Etiquetado y codificación de mercancías

Cuando llega un producto o unidad de carga, antes de proceder a su almacenaje, hay

que ponerle una etiqueta con un código de identificación interna que permita obtener
datos sobre el tipo de artículo, las unidades que componen el lote, etc.; así podremos
localizar y gestionar eficazmente el stock.

Las etiquetas se colocan en el lugar más visible, para permitir su lectura óptica o
automática con medios mecánicos o por el personal encargado de su manipulación.
Respecto al soporte de la etiqueta, los más utilizados son:

❖ Soportes ópticos: son etiquetas de papel o similar con un código alfanumérico

o un código de barras.

❖ Soportes magnéticos: son bandas magnéticas que contienen la información

del producto o unidad de carga.

❖ Soportes inductivos: están formados por un chip que almacena la información

de la etiqueta.

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Formas de codificación:

La codificación es un conjunto de números o números y letras que se asigna a cada

producto, bulto o unidad de carga para su identificación. Según la información,
independiente del soporte de la etiqueta, pueden ser:

• Codificación no significativa: se asigna de forma correlativa o al azar y el

código, aunque es personal e irrepetible para cada artículo, no ofrece
información sobre la mercancía. Se utiliza para lotes o paquetes que no tienen
código de barras y se pueden codificar diez mil artículos utilizando cuatro dígitos
(de 0000 a 9999).

• Codificación significativa: proporciona información como contenido del bulto o

unidad de carga, procedencia y destino, ubicación dentro del almacén, etc. las
ventajas de esta codificación son: menor errores de transcripción, permite
identificar rápidamente el producto y el código.

• Codificación automática: se corresponde con el código de barras normalizado

AECOC-GS1 que controla y garantiza un código único para cada producto,
unidad de venta, bulto o unidad de carga.

Ejemplo de etiqueta:

Id producto:

Destino Información para almacén y clasificación

Id de embalaje

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 Código de barras: sistema estándar GS1

El código de barras es un sistema estándar de identificación de productos, unidades

comerciales y logísticas. Facilita la comunicación del lenguaje EDI (Intercambio
Electrónico de Datos), permite reducir costes y optimizar la cadena de suministro.

Los sistemas estándar GS1 de identificación y transmisión de datos mediante códigos

de barras es una herramienta básica para operar logística y comercialmente con los
interlocutores comerciales (proveedores y clientes). Los estándares internacionales
del Sistema de Identificación GS1 permiten la identificación de productos,
comunicación, información, servicios y localizaciones. El GS1 se aplica a las siguientes
áreas:

GS1 Bar Son datos y aplicaciones globales GS1

Codes
Para transacciones electrónicas que
representados mediante el código de eCom
(Código (Comercio
permiten el intercambio de información, en
barras. se utiliza para la identificación
de barras) electrónico) formato electrónico, de forma rápida entre
automática de productos y unidades
comerciantes.
logísticas.

GS1 EPC
GDSN Son estándares para el intercambio de Es un estándar que combina la
Global
(Red Global datos y que los comerciantees dispongan (Código identificación del código electrónico del
Sincroniza-
de información fiable sobre ficheros Electrónico producto por radiofrecuencia y su
ción Datos) Productos)
maestros de artículos. seguimiento en la cadena de suministro.

El código de barras consta de dos partes diferenciadas:

➢ El código: es una serie de caracteres numéricos o alfanuméricos asignados a

una unidad.

➢ El símbolo: son barras paralelas, claras y oscuras, de diferente amplitud y

separación.

Algunos de los códigos más utilizados son GTIN-13, antes EAN-13, para identificar
unidades de consumo; GS1 DataBar para identificar en el punto de venta productos de
peso variable, entre otros.

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El código GTIN-13 se utiliza para unidades de consumo cuyo destino es el punto de
venta. Está formado por 13 caracteres numéricos:

Código QR

El QR-Code representa las mismas ventajas e inconvenientes que las simbologías 2D;
pero su lectura es más rápida y tiene mayor capacidad de almacenaje de datos (más de
4.200 caracteres alfanuméricos o más de 7.000 numéricos y hasta 1.817 caracteres
Kanji/Kana).

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Etiquetas electrónicas. Códigos EPC/RFID

Las etiquetas electrónicas están formadas por circuitos y microprocesadores, memorias,

emisores y receptores de radiofrecuencia, RFID. La etiqueta con identificador EPC
(código electrónico de producto) utiliza la radiofrecuencia y sus posibilidades muchas.
Los códigos EPC/RFID almacenan gran cantidad de información en diminutos chips,
identificando el producto de forma unitaria y facilitando su ubicación en todo momento.

3. La salida de mercancías: preparación de pedidos

La primera operación, antes de iniciar la selección y extracción de mercancías, es

analizar: el tipo de pedido, la mercancía solicitada y la distribución del almacén. Los
pedidos recibidos los clasificaremos en dos grupos:

➢ Según el plazo de entrega: en pedidos urgentes y pedidos ordinarios.

➢ Según el volumen de la mercancía: en pedidos de un solo producto de gran

cantidad y pedidos de muchos artículos en pequeñas cantidades.

Normalmente, la expedición de pedidos consta de las siguientes operaciones:

1) Extraer las mercancías del lugar de almacenaje y llevarlas a la zona de

preparación de pedido.

2) Preparar los artículos y acondicionarlos con embalaje, precinto y etiquetado.

3) Realizar el control o verificación y pesar los artículos que compone cada pedido.

4) Agrupar los envíos por clientes o destino y trasladarlos a la zona de expedición.

5) Emitir la documentación para administración y ventas, clientes y transportistas.

6) Trasladar los envíos al muelle de salida, para su carga en el vehículo.

Sistemas de extracción y selección de mercancías

La preparación de pedidos o picking consiste en extraer las mercancías de su lugar de

ubicación; seleccionar y combinar las cargas que solicita el cliente y acoplar las
unidades físicas o logísticas que componen el pedido.

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Las operaciones de expedición repercuten: por una parte, en desplazamientos de los
operarios y los equipos de manutención (horas de trabajo, esfuerzo del personal, costes
operativos del almacén) y, por otra, en el servicio al cliente, cuando recibe el envío con
puntualidad.

Los sistemas de picking o preparación de pedidos que más se utilizan son:

PICKING A NIVEL DEL SUELO: consiste en extraer cargas completas y dejarlas en la

zona destinada a operaciones de picking. Las cargas se colocan por artículos o
referencias y de ellas se toman los productos para componer los pedidos que
corresponden a un plazo de entrega, cliente o destino. Los medios mecánicos que se
utilizan para este tipo de picking son: transpaleta (manual o autopropulsada), aunque el
más adecuado es el denominado selector o “preparador de pedidos de bajo nivel”,
porque está diseñado para preparar varios pedidos al mismo tiempo.

PICKING A BAJO NIVEL: consiste en extraer artículos o paquetes individuales en

forma de unidades de carga, almacenados en estanterías especiales para picking
manual. El operario que realiza la extracción se desplaza hasta la ubicación del
producto. Las estanterías que más se utilizan son de varios niveles; los más bajos se
destinan para artículos sueltos o paletas abiertas y el resto para stock de reposición.

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Los medios que se utilizan en la preparación de pedidos a bajo nivel son: escaleras,
carros-escalera con ruedas y “selectores de pedidos” o máquinas recogepedidos de bajo
nivel (las más adecuadas cuando se dispone de poco tiempo).

PICKING A MEDIO NIVEL: se utiliza en almacenes de distribución que preparan un

número muy alto de pedidos por jornada y con pocos artículos o referencias en cada
pedido. Estos almacenes destinan una zona exclusivamente a preparación de pedidos
y equipada con estanterías de picking manual; suelen ser estanterías dinámicas que
permiten la carga y descarga a turnos alternativos.

Cuando hay que preparar los pedidos con gran rapidez se utilizan carretillas
recogepedidos, procurando que salgan lo menos posible del pasillo para que el
rendimiento sea óptimo. Además, se coloca en el pasillo frontal un sistema de transporte
horizontal, como cintas transportadoras o vehículos automáticos, para evitar la pérdida
de tiempo.

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PICKING A ALTO NIVEL: consiste en realizar la preparación de pedidos utilizando la
altura total de las estanterías, para ello cada alvéolo o ubicación contiene solo una
referencia. La selección y extracción de mercancías se hace tomando uno a uno los
artículos que componen cada pedido.

Los medios mecánicos que se utilizan en la preparación de pedidos a alto nivel son:
carretillas trilaterales tipo “combi” y transelevadores. El operario recibe las órdenes del
ordenador central y, a su vez, transmite los productos que extrae; para realizar estas
funciones se instala en las máquinas un terminal (conectado vía interfaz con el
ordenador) y un escáner de pistola o un lector de códigos de barras.

Picking por voz usando

lector de código de barras.

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 Preparación del envío
Una vez que los artículos que pertenecen a cada envío están en la zona de preparación
de pedidos o expedición, se procede a las siguientes operaciones:

Verificación: consiste en comprobar que cada envío contiene los artículos (modelos, tallas, colores, etc.) y
las cantidades detalladas en el pedido del cliente.

Embalado: se coloca la máxima cantidad de artículos en un número reducido de bultos (cajas, contenedores,
paletas, etc.) y se rellenan los espacios vacíos con materiales de relleno, papeles arrugados, bolsas de
plásticos llenas de aire, etc.

Precintado: se hace para evitar la apertura de los bultos antes de llegar al destinatario.

Pesado: es muy importante para el transporte, tanto para calcular su coste como para que el transportista
controle el peso que va cargando en el vehículo.

Etiquetado: consiste en colocar una o varias etiquetas en cada bulto. Por ejemplo: la etiqueta de expedición,
etiqueta de mercancías peligrosas, identificación del bulto, etc.

Emisión de documentos: son el albarán para el cliente o el listado de bultos y pesos. El albarán refleja el
contenido real de cada bulto y se puede entregar al transportista o adjuntar a un bulto del envío (dentro de
una bolsa de plástico adherida en lugar visible).

Consolidación o agrupación de envíos: los bultos que pertenecen al mismo pedido deben estar juntos
durante la preparación del envío. También se agrupan, en la zona de expedición, los envíos que se cargan en
el mismo camión; cuando en la misma ruta hay varias entregas.

Entrega al transportista: se puede realizar en el área de expedición o en el muelle de carga; según los
servicios que son responsabilidad del transportista y la zona del almacén a la que puede acceder para
agrupar los envíos en función de la ruta o itinerario.
Las operaciones anteriores no siguen siempre el orden expuesto y en algunos casos
tampoco se llevan a cabo todas. Cuando el almacén recibe mercancías paletizadas, que
almacena y expide de la misma forma, las actividades de preparación de envío se limitan
a extraer la paleta y cambiar la etiqueta de ubicación por la de expedición o destino.

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